Frederiksberg, 24-10-2013 Kundenr. 8-436 Sagsnr. 07-27904 Dok.nr. 13-155340 Direkte tlf. +45 39 46 60 57 [email protected] REFERAT E/F Eremitageparken – bestyrelsesmøde Mødested: Mødedato: Fremmødte: Referent: Selskabslokalerne, Eremitageparken 335, 2800 Kgs. Lyngby 27. januar 2014, kl. 16.30 Bestyrelsen: Flemming Palshof Jacob Lundgaard, Lyngby-Taarbæk Kommune, Center for Arealer og Ejendomme, att. Ulla Buchardt Charlotte Heier, Nordea Ejendomsinvestering A/S Erik Husmark Nina Kjeldsen Suppleanter: Klaus Dyrløv Madsen David Söderberg Andre: Deas: Projektleder Per Rønn Andreasen Administrator Christiern Rackham Håkansson (afbud) Afdelingsdirektør Per Holm Inspektør: Per Jensen Per Holm Dagsorden: 1. Rapportering om økonomien for perioden januar – december 2013 a. Rapportering for perioden er vedlagt b. Regnskabsudkast for 2013 c. E-on, varmeopgørelse 2013 2. Meddelelser fra formand Flemming Palshof a. 3. Meddelelser fra inspektør Per Jensen a. Ejendommens drift 2014 b. .. 4. Drift og vedligeholdelse (Per Rønn Andreassen) a. Status på planlagte vedligeholdelsesopgaver 2013 b. Vedligeholdelse 2014, årets projekter c. Status på påbudssager 5. Meddelelser fra administrator 6. Eventuelt 7. Næste møde DEAS A/S Dirch Passers Allé 76 2000 Frederiksberg www.deas.dk Tel +45 70 30 20 20 [email protected] cvr. 20 28 34 16 Regionskontorer: Aalborg Aarhus Kolding ejd.8-436 1. Rapportering om økonomien for perioden januar – september 2013. a. b. Rapportering for perioden er vedlagt Regnskabsudkast for 2013 Per Holm gennemgik kort rapporteringen. Der mangler fortsat årsafregninger for el og vand samt de sidste fakturaer for vedligeholdelsesarbejder udført i slutningen af 2013. Derudover henviste Per Holm til rapporteringerne fra bestyrelsesmøderne i 2013, hvor mange af regnskabets poster var gennemgået. Endelig gennemgang af årsregnskabet vil ske på næste bestyrelsesmøde. c. E-on, varmeopgørelse for 2013 Ejerforeningen har fået ca. 1,35 mill. kr. tilbage fra e-on vedrørende uretmæssig prisfastsættelse og dermed fejlagtig varmeafregninger for 2008-2013. Bestyrelsen drøftede, hvordan tilbagebetalingen skal håndteres. Det blev besluttet, at tilbagebetalingen sker i forbindelse med afregningen af varmeregnskabet for 2013 efter samme retningslinjer og fordeling som varmeudgifterne. Deas skriver en kort forklaring i følgebrevet – også for at forklare, hvorfor der eventuelt ikke sker en regulering af aconto varmen for den enkelte ejerlejlighed. Per Rønn Andreasen redegjorde for det fremsendte udkast til en ny aftale med e-on. Der er tale om en puljeaftale til p.t. en lidt lavere pris end den tidligere. Enkelte betingelser blev stillet i lighed med den tidligere aftale. Hvis dette overholdes, blev Deas bemyndiget til at acceptere en ny aftale. 2. Meddelelser fra formand Flemming Palshof. Flemming Palshof orienterede om, at udvalget, der havde indhentet tilbud fra andre administrationsfirmaer, havde besluttet, at indgå en ny aftale med DEAS, da tlbuddet herfra fra konkurrencedygtigt. Aftalerne er nu opdelt i to, ejendomsadministration og driftsledelse. Kontrakterne blev underskrevet. Bestyrelsen havde fået henvendelse fra en ejer, der ikke har været tilfreds med servicen fra ejendommens sædvanlige vvs-firma, Gliese. Både bestyrelse, inspektør og Per Rønn er generelt tilfredse med samarbejdet, men det blev aftalt, at Per Rønn og Per Jensen tog kontakt til firmaet for at få undersøgt dette specifikke forhold, da der var enighed om dette forløb ikke var tilfredsstillende. Formanden oplyste, at Nina Kjeldsen havde solgt sin ejerlejlighed og derfor udtrådte af bestyrelsen. Det blev aftalt, at suppleant, Klaus Dyrløv Madsen indtrådte i stedet. Formanden og de øvrige bestyrelsesmedlemmer takkede Nina for indsatsen for foreningen. På den ekstraordinære generalforsamling den 6. januar 2014 blev det besluttet at give tilladelse til etablering af en støjvold mod Helsingørmotorvejen. Det blev aftalt, at DEAS sender referatet fra generalforsamlingerne i Eremitageparken og Rævehøjparken til Vejdirektoratet og herefter afventer deres svar. 3. Meddelelser fra inspektør Per Jensen. a. Ejendommens drift 2014 Der blev aftalt møde mellem enkelte bestyrelsesmedlemmer, Per Jensen og Per Rønn for at drøfte ejendommens fremtidige driftsforhold. 2/3 ejd. 8-436 4. Drift og vedligeholdelse . a. Status på planlagte vedligeholdelsesopgaver 2013 De planlagte større arbejder i 2013 er afsluttet, dog mangler en brønd i forbindelse med skolesti-projektet. b. Vedligeholdelse 2014, årets projekter Per Holm gennemgik kort budgetforslaget for 2014. Per Rønn supplerede med budgettet for de store vedligeholdelsesarbejder. Hovedparten er nødvendige arbejder. Det overvejes om renovering af selskabslokalet skal indgå i budgettet eller stilles til afstemning særskilt. Per Holm udarbejder beslutningsforslag til næste bestyrelsesmøde, hvorefter der tages stilling til fremgangsmåden. c. Status på påbudssager mod ejere: Per Rønn orienterede om, at sagen vedrørende nogle installationer i et rækkehus var afsluttet. Per Rønn og Per Jensen orienterede om konstateret skimmelsvamp i en ejerlejlighed. Der er igangsat undersøgelser for at finde årsagen. 5. Meddelelser fra administrator. Er behandlet under de tidligere punkter 6. Eventuelt. Intet 7. Næste møde. Næste møde holdes den 11. marts kl. 16.30. Bemærk, at mødes holdes hos DÈAS, Dirch Passers Allé 76, 2000 Frederiksberg (lige ved Flintholm St.) Ordinær generalforsamling blev fastlagt til afholdelse onsdag den 9. april 2014. Der er bestilt lokale på Lundtofte Skole. Referent _________________________ Per Holm 3/3 ejd. 8-436