SAM
Sammenslutningen af grundejerforeninger i sommerhusområder i Syddjurs Kommune
Ekstraordinær generalforsamling i SAM
På bestyrelsens foranledning indkaldes herved til ekstraordinær generalforsamling i SAM tirsdag
den 11. november 2014 kl. 19.00 på Ebeltoft Parkhotel med nedenstående dagsorden:
Af hensyn til forplejning vil vi gerne have jeres tilmelding med antal deltagere senest den 5.
november 2013 til [email protected] eller tlf.22 72 33 13
Dagsorden
1. Valg af dirigent
2. Beretning af sammenslutningens virke i det forløbne år, som vedhæftet, samt beretning om
det siden den ordinære Generalforsamling passerede.
3. Fremlæggelse af revideret regnskab for regnskabsåret 2013/14, der vedlægges.
4. Behandling af forslag fra bestyrelsen:
Forslag om vedtægtsændring, jfr. vedlagte bilag.
Der foreslås ændring i vedtægternes stemmekrav ved opløsning, ligesom der foreslås forkortet
varsel ved indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling.
Bestyrelsen fremsætter forslag om foreningens opløsning pr. 31.12.2014.
3. Fortsat behandling af pkt. 3.
Fremlæggelse af budget samt vedtagelse af kontingent.
5. Behandling af eventuelle forslag fra tilsluttede foreninger, udgår, da sådanne skulle være
fremsat inden udgangen af juli 2014.
6. Valg af bestyrelsesmedlemmer.
På valg er Knud Erik Raahauge, Søren Hansen. Endvidere skal der vælges et nyt medlem af
bestyrelsen til erstatning for Johannes Abildtrup, der er fratrådt på grund af sygdom.
7. Valg af 2 bestyrelsessuppleanter.
8. Valg af 1 revisor
9. Valg af revisorsuppleant
10. Eventuelt
Vær venligst opmærksom på at der kan afgives stemme ved fuldmagt jfr. vedtægternes § 3.
En stemmeberettiget person kan medbringe op til 2 fuldmagter, der ønskes afgivet på
nedenstående blanket, der, forinden den ekstraordinære generalforsamling begynder, skal være
afleveret til sammenslutningens konstituerede formand.
Med venlig hilsen
P.b.v.
Helge Svendsen
næstformand/sekretær
1
SAM
Sammenslutningen af grundejerforeninger i sommerhusområder i Syddjurs Kommune
Bilag til dagsordenens pkt. 2
Nugældende formulering
§ 9 Opløsning af Sammenslutningen
Sammenslutningen kan kun opløses af en generalforsamling, der er indvarslet med denne sag på
dagsordenen. Der skal være mødt (inkl. fuldmagter) mindst 2/3 af de stemmeberettigede
medlemmer, og mindst ¾ af de afgivne stemmer skal stemme for opløsningen, for at denne kan
vedtages. Foreningens formue tilfalder ved opløsning de enkelte medlemsforeninger i forhold til
antal sidst registrerede medlemmer.
FORSLAG 1
Foreslået ændret formulering. (Den ændrede formulering er fremhævet i nedenstående
tekst)
§ 9 Opløsning af Sammenslutningen
Sammenslutningen kan kun opløses af en generalforsamling, der er indvarslet med denne sag på
dagsordenen. Der skal være mødt (inkl. fuldmagter) mindst 2/3 af de stemmeberettigede
medlemmer, og mindst ¾ af de afgivne stemmer skal stemme for opløsningen, for at denne kan
vedtages. Opnås det fornødne kvalificerede flertal ikke, kan forslaget behandles på ny på en
ekstraordinær generalforsamling, hvor der til forslagets vedtagelse kræves 2/3 af de
fremmødte medlemmers stemme (inkl. fuldmagter). Foreningens formue tilfalder ved opløsning
de enkelte medlemsforeninger i forhold til antal sidst registrerede medlemmer.
Nugældende formulering
(Vedtægternes § 3 stk. sidste afsnit)
Bestyrelsen kan til enhver tid indkalde til ekstraordinær generalforsamling. Bestyrelsen skal tillige
indkalde til ekstraordinær generalforsamling såfremt 1/3 af medlemmerne skriftligt anmoder herom.
Generalforsamlingens emne skal oplyses i indkaldelsen. Proceduren er i øvrigt som ved den
ekstraordinære generalforsamling.
FORSLAG 2
Foreslået ændret formulering. (Den ændrede formulering er fremhævet i nedenstående
tekst)
Bestyrelsen kan til enhver tid indkalde til ekstraordinær generalforsamling. Indkaldelse til
ekstraordinær generalforsamling sker ved skriftlig meddelelse til formændene for de
tilsluttede grundejerforeninger med mindst 8 dages varsel. Bestyrelsen skal tillige indkalde til
ekstraordinær generalforsamling såfremt 1/3 af medlemmerne skriftligt anmoder herom.
Generalforsamlingens emne skal oplyses i indkaldelsen. Proceduren er i øvrigt som ved den
ekstraordinære generalforsamling.
2
SAM
Sammenslutningen af grundejerforeninger i sommerhusområder i Syddjurs Kommune
FULDMAGTSBLANKET
……… klip ……… klip ……… klip ……… klip ………. Klip ……… klip ……. Klip ……. Klip
’
Grundejerforeningen: __________________________________________________
Fuldmagtsgivers navn
Bemyndiger herved: ___________________________________________________
Fuldmagtshavers navn
Til at afgive stemme på grundejerforeningen vegne på ekstraordinær generalforsamling i
SAM der afholdes den 11. november 2014.
___________________________________________
For den fuldmagtsgivende grundejerforening
(Vær opmærksom på grundejerforeningens tegningsregler)
3
C:\Users\Helge\Documents\Helges kontor\SAM\SAM vedtægter 20100925.doc
Sammenslutningen af grundejerforeninger i
sommerhusområder i Syddjurs Kommune
VEDTÆGTER
§ 1.
Foreningens navn og formål
Foreningens navn er Sammenslutningen af grundejerforeninger for sommerhusområder i Syddjurs kommune. Dens formål er:
a.
b.
c.
d.
e.
virke til fremme af kommunikation med myndigheder, herunder specielt
mellem Syddjurs kommune og medlemsforeningerne.
virke til fremme af sager af fælles interesse.
varetage medlemmernes interesser og rettigheder.
virke til fremme af kommunikation mellem tilsluttede grundejerforeninger.
at medvirke til at bevare det rekreative, grønne miljø i området, herunder
store og små uregulerede områder.
Sammenslutningen er begrænset i sin kompetence i forhold, der alene vedrører
en enkelt medlemsforenings forhold til amt, kommune, offentlige myndigheder
og koncessionerede selskaber. Dog er sammenslutningen villig til og interesseret i at medvirke til og deltage i enhver forhandling mellem de nævnte parter i
den udstrækning, det er muligt. Sammenslutningens hjemsted er Syddjurs
kommune.
§ 2. Medlemmerne
Som medlem i sammenslutningen kan optages enhver grundejerforening eller
ethvert ejerlaug indenfor Syddjurs kommune, hvorom a, b eller c gælder.
a)
b)
c)
Som medlem optages grundejerforeninger og/eller ejerlaug i områder med
sommerhusdeklaration, når der er tvunget medlemskab af grundejerforening/ejerlaug.
Som medlem optages grundejerforeninger og/eller ejerlaug i områder med
sommerhusdeklaration, når bestyrelsen skønner at grundejerforeningen/ejerlauget repræsenterer et bestemt område.
Som medlem optages grundejerforening og/eller ejerlaug i områder med
blandet helårs- og fritidshusbyggeri, når bestyrelsen skønner, at grundejerforeningen/ejer-lauget har interessefællesskab med de øvrige medlemsforeninger.
Bestyrelsens afgørelse om en forenings medlemskab kan ankes til og afgøres
af generalforsamlingen. Anmodning om optagelse og udmeldelse sker ved
skriftlig henvendelse til bestyrelsen. Der betales fuldt kontingent for det regnskabsår, hvori udmeldelse finder sted. Der tilstilles nye medlemmer et eksemplar af vedtægterne.
§ 3. Generalforsamling
Generalforsamlingen vælger ved simpelt stemmeflertal sin dirigent, der ikke må
være medlem af bestyrelsen, til at lede forhandlingerne. Generalforsamlingens
beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal uden hensyn til de fremmødtes
antal, dog undtagen § 8 og § 9, hvor vedtægterne indeholder skærpede krav.
Dirigenten bestemmer afstemningsmåden. Dog skal afstemning på begæring af
bestyrelsen eller mindst 5 stemmeberettigede medlemmer foregå skriftligt.
Side 1 af 4
C:\Users\Helge\Documents\Helges kontor\SAM\SAM vedtægter 20100925.doc
Personvalg foregår dog altid skriftligt, såfremt der er flere kandidater, end der
skal vælges. Genvalg kan finde sted. Generalforsamlingens beslutninger skal
fremgå af referatet, der udsendes til samtlige tilsluttede sommerhusgrundejerforeninger. Hver forening kan deltage i generalforsamlingen med samtlige bestyrelsesmedlemmer og et evt. udpeget medlem. Hver medlemsforening har
dog kun 2 stemmer. En stemmeberettiget person kan medbringe op til 2 fuldmagter. Fuldmagt skal være skriftlig og være godkendt af bestyrelse og dirigent. Sammenslutningens øverste myndighed er den ordinære generalforsamling, der afholdes hvert år i september med følgende dagsorden:
1.
2.
3.
Valg af dirigent.
Beretning af sammenslutningens virke i det forløbne år.
Fremlæggelse af revideret regnskab og budget samt vedtagelse af kontingent.
4. Behandling af eventuelle forslag fra bestyrelsen.
5. Behandling af eventuelle forslag fra de tilsluttede foreninger.
6. Valg af bestyrelsesmedlemmer.
7. Valg af 2 bestyrelsessuppleanter.
8. Valg af 1 revisor.
9. Valg af 1 revisorsuppleant.
10. Eventuelt.
Indkaldelsen til generalforsamlingen sker ved skriftlig meddelelse til formændene for de tilsluttede grundejerforeninger med mindst 3 ugers varsel. Indkaldelsen skal indeholde ovennævnte dagsorden, samt oplysning om, hvem der er på
valg og om de er villige til genvalg. Til behandling under pkt. 4 på generalforsamlingen har enhver medlemsforening ret til at fremsætte forslag. Sådanne
forslag skal være formanden skriftligt i hænde inden udgangen af juli. Modtagne forslag udsendes herefter sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen.
Bestyrelsen kan til enhver tid indkalde til ekstraordinær generalforsamling. Bestyrelsen skal tillige indkalde til ekstraordinær generalforsamling såfremt 1/3 af
medlemmerne skriftligt anmoder herom. Generalforsamlingens emne skal oplyses i indkaldelsen. Procedurerne er i øvrigt som ved den ordinære generalforsamling.
§ 4. Bestyrelsen
Sammenslutningens anliggender varetages af en bestyrelse på 5 medlemmer,
der sammen med 2 bestyrelsessuppleanter vælges på den årlige generalforsamling, så vidt muligt repræsenterende hele distriktet. Som bestyrelsesmedlem eller suppleant kan vælges medlemmer af medlemsforeningernes bestyrelser eller et medlemsforeningsmedlem udpeget af en medlemsforening. Valget
til bestyrelse og som revisorer gælder for 2 år. Valg som bestyrelsessuppleanter og revisorsuppleant gælder for 1 år. Der afgår årligt henholdsvis 2 og 3
medlemmer af bestyrelsen samt den ene revisor. Bestyrelsen konstituerer sig
selv med formand, kasserer, næstformand, sekretær og diverse udvalg. Den
sammensætter og godkender selv sin forretningsorden.
Formanden eller i dennes forfald næstformanden, sammenkalder til bestyrelsesmøde så ofte denne finder det fornødent, eller når mindst 3 af bestyrelsens
øvrige medlemmer opfordrer dertil med angivelse af forhandlingsemne.
Side 2 af 4
C:\Users\Helge\Documents\Helges kontor\SAM\SAM vedtægter 20100925.doc
Over forhandlinger og beslutninger på møder og generalforsamling føres en
protokol. Der udsendes efter hvert møde referat til alle bestyrelsesmedlemmer
og suppleanter.
stk. 2. Der fordres mindst 3 bestyrelsesmedlemmers tilstedeværelse for at tage
gyldig beslutning. Alle sager afgøres ved afstemning med simpel stemmeflerhed og i tilfælde af stemmelighed gør formandens stemme udslaget. Det påhviler bestyrelsen at repræsentere sammenslutningen samt at modtage og besvare enhver til sammenslutningen stilet henvendelse eller forespørgsel fra myndigheder, medlemsforeninger eller private. Bestyrelsen er berettiget og bemyndiget til at udtale sig og handle i sammenslutningens navn. Bestyrelsen kan dog
ikke tegne eller foretage beslutninger for den enkelte medlemsforening, med
mindre den pågældende forenings formand skriftligt har bemyndiget bestyrelsen forhandlings- og beslutningsretten.
stk. 3. Udtræder et bestyrelsesmedlem af sin lokalforenings bestyrelse, kan
dette medlem fortsætte sin valgperiode ud i Sammenslutningens bestyrelse
(med Sam-bestyrelsens accept).
stk. 4. Bestyrelsen er ansvarlig overfor generalforsamlingen for at de af generalforsamlingen vedtagne beslutninger bliver fulgt.
§ 5. Udvalg
Bestyrelsen kan i øvrigt nedsætte fornødne udvalg med deltagere udenfor bestyrelsens kreds. Der skal dog altid være mindst 1 bestyrelsesmedlem med i
udvalgene. Bestyrelsen fører kontrol med de nedsatte udvalgs arbejde og koordinerer de enkelte udvalg i bestræbelserne på at sammenslutningen udadtil
virker i overensstemmelse med sine vedtægter.
Særlige udvalg er altid ansvarlig overfor den til enhver tid siddende bestyrelse,
og er tænkt nedsat fra sag til sag. Særlige udvalg tegner sammenslutningen
indenfor sit specielle kompetenceforhaold, men kan i øvrigt ikke udtale sig til
medlemsforeninger, myndigheder eller offentligheden på sammenslutningens
vegne.
Bestyrelsen kan altid og uden varsel ændre sammensætningen af de særlige
udvalg.
§ 6. Kontingent
Kontingent fastsættes på den årlige generalforsamling.
Kontingent beregnes på grundlag af de medlemstal, de enkelte medlemsforeninger havde på deres seneste generalforsamling. Opkrævningen udsendes til
kassererne, som indbetaler kontingent inden 1. november.
Er kassererens navn og adresse ikke oplyst til SAM, sendes opkrævningen til
formanden.
Udebliver kontingentbetalingen betales 50 kr. for 1. rykker og 100 kr. for 2. rykker. Bestyrelsen kan ekskludere en forening p.g.a. kontingentrestance.
§ 7. Regnskab
Sammenslutningens regnskabsår er fra 1/7 til 30/6. Årsregnskabet udsendes til
medlemmerne sammen med indkaldelsen til den ordinære generalforsamling.
Det reviderede regnskab, med evt. påtegninger, fremlægges på den ordinære
generalforsamling og offentliggøres sammen med referatet.
Side 3 af 4
C:\Users\Helge\Documents\Helges kontor\SAM\SAM vedtægter 20100925.doc
§ 8. Vedtægtsændringer
Forslag til ændring af eller tilføjelse til disse vedtægter forelægges for generalforsamlingen, efter at bestyrelsen har drøftet dem. For at ændringen kan vedtages skal mindst 2/3 af de afgivne stemmer være for ændringen.
§ 9. Opløsning af Sammenslutningen
Sammenslutningen kan kun opløses af en generalforsamling, der er indvarslet
med denne sag på dagsordenen. Der skal være mødt (incl. fuldmagter) mindst
2/3 af de stemmeberettigede medlemmer, og mindst 3/4 af de afgivne stemmer
skal stemme for opløsningen, for at denne kan vedtages. Foreningens formue
tilfalder ved opløsning de enkelte medlemsforeninger i forhold til antal sidst registrerede medlemmer.
Vedtægterne er oprindeligt vedtaget torsdag den 20.9.1973 på den stiftende
generalforsamling.
Ændret ved ordinær generalforsamling den 28.9.1977.
Vedtaget med mindre ændringer og en redaktionel omskrivning på generalforsamlingen den 25.9.1992.
Ændring af § 4 vedtaget på generalforsamlingen den 19.9.1997.
Ændring af § 1, § 3 og § 4 vedtaget på generalforsamlingen den 22.9.2001.
Ændring af Ebeltoft / Syddjurs vedtaget på generalforsamlingen den 26.9.2006.
Ændring af § 6 Kontingent vedtaget på generalforsamlingen den 19.9.2007
Ændring af § 3 og § 4 vedtaget på generalforsamlingen den 25.9.2008
Ændring af § 7 vedtaget på generalforsamlingen den 23.9.2009
Ændring af § 7 vedtaget på generalforsamlingen den 25.9.2010
Vedtægterne er gældende som de fremgår af herværende tryk.
Side 4 af 4
SAM
Sammenslutningen af grundejerforeninger i sommerhusområder i Syddjurs Kommune
Beretning SAM 2014
Sammenslutningen blev stiftet den 20.9.1973 altså for 41 år siden.
Formålet var og er stadig:
Ø virke til fremme af kommunikation med myndigheder, herunder specielt
mellem Syddjurs kommune og medlemsforeningerne.
Ø virke til fremme af sager af fælles interesse.
Ø varetage medlemmernes interesser og rettigheder.
Ø virke til fremme af kommunikation mellem tilsluttede
grundejerforeninger.
Ø at medvirke til at bevare det rekreative, grønne miljø i området,
herunder store og små uregulerede områder.
I de første mange år var det vanskeligt for de enkelte foreninger at komme
igennem til amt og kommune med deres problemer. Her havde SAM en større
gennemslagskraft og mange sager blev taget op og løst.
I de seneste år har SAM hovedsagligt arbejdet med forhold omkring
oliedepoterne i Lyngsbæk og Handrup. Her er resultatet, at både det militære
og civile depot er nedlagt. Natomolen er nu blevet åbnet for offentligheden.
Det kan blive en rekreativ perle, når også oliedepoterne og pumpestationen
inddrages med en forbindende vandre sti langs Stambækken, arealerne
forventes overdraget til Skov og Naturstyrelsen, administreret af Nationalpark
Mols Bjerge. Dette projekt er langt fra ført til ende og fortjener vores fortsatte
opmærksomhed.
Det er også lykkedes SAM at få et medlem af SAM’s bestyrelse udpeget som
medlem af bestyrelsen for Nationalpark Mols Bjerge i en ny fireårig periode fra
den 1. oktober 2013. Det er en vigtig post, som giver mulighed for at vore ca.
10.000 medlemmer kan få indflydelse på udviklingen af Nationalparken. Det er
mig der er denne repræsentant og jeg har på et ret gammelt mandat fra SAMs
bestyrelse interesseret mig for trafikale forhold, herunder også cykelstier og
offentlig transport i området.
Jeg vil godt henlede jeres opmærksomhed på de fine cykelstier i ’bjergene’ og
fx mellem Ebeltoft og Stubbe sø.
Der er kommet en del fine nye foldere og et nyt kort over områdets
friluftsattraktioner. I sommer har Nationalparken været meget synlig med
naturvejleder-stationer, bus- og vandreture. Der har været mange besøgende,
og jeg er af den overbevisning at disse aktiviteter på alle måder er af stor
værdi for sommerhusejerne.
For tiden er det mest kontroversielle emne i Nationalpark-bestyrelsen
oprettelsen af et velkomstcenter. Den placering der arbejdes ved Kalø
slotsruin, og den er bestemt ikke uproblematisk.
Bestyrelse: Johannes Abildtrup, Knud Erik Raahauge, Susanne Bødker, Søren Hansen og
Helge Svendsen.
SAM
Sammenslutningen af grundejerforeninger i sommerhusområder i Syddjurs Kommune
Vi har efterhånden delt en del penge ud til større og mindre projekter og jeg
kan kun opfordre til at alle er opmærksomme på de muligheder der gives den
vej rundt.
En af SAM’s meget store opgaver er de årlige vejlister med sommerhusejernes
navne og faste adresser/sommerhusadresse. Kommunen leverer listerne på
papir. De skal herefter sorteres, printes, kuverteres og sendes til de 49
medlemsforeninger. Det er et meget stort arbejde for bestyrelsen samtidig
som vi ved at listerne værdsættes af foreningerne, og at kommunen ikke vil
lave sorteringsarbejdet.
Derudover har bestyrelsen faste opgaver:
Ajourføring af medlemskartotek med formænd og kasserer,
kontingentopkrævning, aktuel bogføring og årsregnskab. Indkaldelse og
afholdelse af generalforsamling, borgermøder efter behov, ansøgninger m.m.
Ide seneste mange år har SAM manglet opbakning fra medlemmerne.
Vi får ingen henvendelser om assistance fra medlemsforeningerne, så vi kan
ikke udføre det arbejde, som er beskrevet i vedtægterne.
Til de seneste generalforsamlinger er der mødt under 13 medlemmer.
Det har hidtidig været meget vanskeligt at sammensætte en bestyrelse. Det
var med hiv og sving. Men i år bliver det måske bedre?
Vi må nok erkende, at tiden måske er løbet fra SAM. Der er ikke de
udfordringer, som tidligere. I dag kan de enkelte foreninger nemt få åben
aktindsigt via internettet i de sager, som de tumler med.
Informationssamfundet har taget over.
Derfor vil bestyrelsen lægge op til generalforsamlingen, om vi skal kæmpe
videre med en ny slagkraftig bestyrelse eller vi skal lade SAM gå på pension.
Susanne Bødker
30. september 2014
Bestyrelse: Johannes Abildtrup, Knud Erik Raahauge, Susanne Bødker, Søren Hansen og
Helge Svendsen.