1. No category

Beskrivelse af Økonomisystemet
November 2011
Indholdsfortegnelse
Indhold ......................................................................................................................................................3
Overblik over systemet .............................................................................................................................3
Kontoplan .................................................................................................................................................6
Fuldstændighed og nøjagtighed ...............................................................................................................7
Aftaler i forbindelse med elektronisk udveksling af data ..........................................................................8
Fuldstændig og nøjagtig registrering af transaktioner ............................................................................10
Benyttede edb systemer .........................................................................................................................11
Manuelle rutiner ......................................................................................................................................13
Automatisk genererede registreringer ....................................................................................................13
Opbevaring af regnskabsmateriale ........................................................................................................14
Fremfinding og udskrift i klarskrift ...........................................................................................................15
Omregning af registreringer i fremmed valuta til danske kroner ............................................................16
Bilag: Krav til dokumentation affærdiges således i Bogføringsloven: ....................................................17
2 / 17
Indhold
En beskrivelse af hvorledes registrering af transaktioner og opbevaring af regnskabsmateriale foretages af den bogføringspligtige ved brug og anvendelse af DLBR Dansk Landbrugsrådgivnings økonomisystem Ø90 Online.
Ø90 Online er kendetegnet ved at alle regnskabsmæssige registreringer og beregninger er
samlet i et integreret system.
Figur 1:
Ø90 - Et sammenhængende økonomistyringssystem
Beskrivelsen er målrettet en person ”udefra” som med en rimelig viden om regnskab og
den anvendte teknologi til enhver tid kan følge, hvorledes registreringerne foretages, og
hvorledes regnskabsmateriale fremfindes og udskrives.
Yderligere og mere dybdegående beskrivelse af de enkelte områder og beregninger findes
i Ø90 Vejledningen på www.o90.dk
Overblik over systemet
Ø90 er et økonomiprogram, som udvikles og drives af DLBR Dansk Landbrugsrådgivning.
Videncentret for Landbrug er ansvarlig for det faglige indhold i systemet. IT-driften er outsourcet, og varetages af IBM.
Ø90 er et mainfraime økonomistyringssystem til brug for bogføring, udarbejdelse af årsrapporter, skatteregnskaber, momsopgørelser budget og budgetkontroller. Systemet anvendes
såvel af DLBR virksomheder til produktion af rådgivningsprodukter til kunder, dels direkte af
kunderne til bogføring og kontrolopgaver.
Ø90 Online er basalt set samme økonomisystem som Ø90 som brandes og markedsføres
målrettet i forhold til kunderne.
3 / 17
Systemet består af 4 hovedområder, hvor de forskellige arbejdsprocesser i forbindelse med
regnskabsudarbejdelsen udføres.
 Registrering
 Opgørelse
 Færdiggørelse
 Aflevering
Registrering dækker over alle former for indlæsning og registrering af posteringer, herunder
indlæsning af posteringer fra andre virksomheder som faktura og afregninger.
4 / 17
Opgørelse dækker over alle regnskabsopgørelser, momsopgørelser, budgetkontroller og
andre rådgivningsprodukter til kunden.
Færdiggørelse dækker over alle handlinger forbundet med at tilpasse rådgivningsprodukterne til kunden. Det vedrører alt vedr. bemærkninger som ledelseserklæring, anvendt
regnskabspraksis, forslag til revisionspåtegning mv.
5 / 17
Herudover faciliteter til at til- og fravælge noter og analyser i regnskabsproduktet, samt
vælge udskrift på papir og eller PDF, samt overføre til elektronisk arkiv.
Området med Aflevering indeholder hovedsagelig den elektroniske efterbehandling, som
for eksempel elektronisk overførsel af selvangivelse til SKAT, overførsel af årsrapport til
realkreditinstitutter, samt de muligheder der er for at udlæse data fra Ø90 som komma separerede oplysninger
Grundlæggende opbygning
En 3 laget opbygning giver mulighed for et landsniveau, som kan udvides/ændres af den
enkelte DLRB virksomhed, og endelig kan kundens individuelle behov tilpasses.
Kontoplan
Kontoplanen består af 6 cifre.
 4 cifre kaldes grundkonto, og er den specifikation, som udskrifterne som hovedregel er defineret efter.
 2 cifre kaldes specifikationskonti, og specificerer indhold på den 4 cifrede konto.
Derudover er der nogle posteringskoder, som kan anvendes efter behov, dels som forvalg
på kontoen (hvilket anbefales) dels kan koderne anvendes og rettes i konteringen:
 Momskode
6 / 17




Stedkode
Virksomhedskode
Personkode
Produktionsgrenskode
Figur Kontoplan:
Eksempel på kontoplan i Ø90
Det dobbelte bogholderi
Begreberne debet og kredit er ikke anvendt i Ø90 Online. Her anvendes fortegnet i stedet
for, som afgørende for om det er aktiver eller gæld, og om det er indtægter eller udgifter der
er tale om.
Fortegn anvendes således:
Indtægter:
+ beløb på konto
Udgifter:
- Beløb på konto
Aktiver:
+ beløb på konto
Passiver:
- Beløb på konto
Fuldstændighed og nøjagtighed
Bogføringen i Ø90 Online indeholder alle regnskabsmæssige poster.
Kasseregistreringen er fælles for alle regnskaber og opgørelser.
Efterposteringer og statusposteringer kan registreres som fælles. Fælles posteringer er
normalt anvendt, hvor der er samme statusværdi i både årsrapport og skatteregnskab.
7 / 17
Efterposteringer og statusposteringer kan også registreres enten som driftsmæssige posteringer, eller som skattemæssige posteringer.
Posteringer, som ikke vedrører det eksterne regnskab, for eksempel grovfoder produceret
og anvendt til foder, registreres som indtægt for marken og foderomkostning for kvæg.
Denne type poster registreres som en ”intern omsætning” og indgår kun i det interne regnskab.
Aftaler i forbindelse med elektronisk udveksling af data
Alle indgåede aftaler fremgår af ”Samtykke” i Ø90. Samtykke indeholder altid en oversigt
over alle aftaler indgået om elektronisk udveksling af data.
Hver gang der foretages en ændring, enten af kunden selv eller af økonomikonsulenten,
udskrives der en kvittering til kunden med oversigt over gældende samtykke.
Oversigten over virksomheder tilsluttet Dataoverførsel findes her: www.o90.dk/data
Eksempel på kvittering til kunde:
I eksemplet fremgår det til højre med *, hvilken ændring der er i forhold til tidligere fremsendte kvittering.
Dataoverførsel
8 / 17
Dataoverførsel er en elektronisk overførsel og kontering af faktura og afregninger fra andre
systemer til Ø90 (som DLG, mfl).
Dataoverførsel giver kunden:
- specificeret faktura og afregninger konteret automatisk i Ø90 på en hurtig, sikker og
enkel måde
- sparet tid ved kassebogsføring af faktura og afregninger
- et godt grundlag for opfølgning og rådgivning for både kunder og rådgivere
- Dataoverførsel af faktura og afregninger er en stor hjælp ved registrering i økonomisystemet.
Figur: Kobling af varer til konto i Ø90.
Konteringen foretages ud fra konkrete varetekster fra faktura og afregninger. Kontonummer
tildeles ud fra den gruppering som varen er tilknyttet via Dataoverførsel.
Figur: Datatransport til og fra Ø90
9 / 17
Eksempler på løsninger tilsluttet Dataoverførsel
Fuldstændig og nøjagtig registrering af transaktioner
Den fuldstændige registrering sikres via afstemning af kassebogen i forhold til kontoudtog
fra banker. Der er mulighed for at indlæse kontoudtog, hvorved alle transaktioner fra kontoen registreres.
Automatiske overførsler af faktura og afregninger afstemmes manuelt i forhold til indbetalinger/udbetalinger fra bankkonto. Hver enkelt virksomheds transaktioner afstemmes på en
konto pr. virksomhed (mellemregningskonto).
Konteringen via Dataoverførsel fastlægges ud fra en landskontering, hvor hver enkelt vare
tilkobles en konto. Denne kontering kan ændres på kredsniveau og på kundens egen kontoplan.
Se yderligere beskrivelse af revisionsspor i dokumentet her.
(Ø90 > Vejledning > Registrering > Kasseregistrering > Revisionsspor og Dataoverførsel i Ø90)
10 / 17
Benyttede edb systemer
Ø90 Online er et program (en tynd klient) som skal installeres og køre på en pc.
Forbindelsen fra pc til servere og database er sikret via en sikker forbindelse (VPN), eller
via et lukket MPLS netværk mellem DLRB virksomheden og IBM.
Der foretages automatisk opdatering til en ny version, når en sådan frigives på den centrale
server.
Versionen af programmet kan aflæses øverst i højre hjørne på Startklienten, skærmbilledet
hvor bruger angiver bruger logonID og adgangskode.
Adgangen til programmet er styret ud fra en ”brugerkode”. Hver enkelt bruger er tildelt en
brugerkode, som afgør hvilke dele af systemet der er tilgængeligt.
Oversigt over brugertyper:
Brugertype
680
Beskrivelse
Online Statusseddel.
Adgang til statusseddel i Ø90 kun via Internet.
440
Produktionsbudget uden adgang til Opfølgning, Regnskab eller Kasseregistrering.
430
Budget uden adgang til Opfølgning, Regnskab eller Kasseregistrering.
425
Budget og Opfølgning, uden adgang til Regnskab eller Kasseregistrering.
90
Online Kasseregistrering, fakturering og statusseddel.
Adgang til Opfølgning, men ikke Budget
Brugertype 680 + kasseregistrering m.m. uden lås posteringer.
Der er mulighed for at udskrive afstemningsliste og faktura.
Online Kasseregistrering med låsning af posteringer.
Brugertype 90 + mulighed for at låse posteringer.
Der kan udskrives kasseliste.
Adgang til Budget og Opfølgning
Moms og Lynmoms
Opgørelse af moms for kort periode.
Brugertype 85 + anvende momsopgave, kortperiodisk og udskrive momsopgørelse.
85
80
79
Opgørelse af moms for helårs periode.
Brugertype 80 + anvende momsopgave, helårs periode og udskrive momsopgørelse.
60
Online Registrering inkl. Likviditetsopgørelse (kort periode).
Som brugertype 79 + der kan anvendes likviditetsopgave (ikke helårs) og udskrives
periodeopgørelse.
59
OnLine Registrering inkl. Likviditetsopgørelse (også helårs).
Som brugertype 60 + der kan anvendes likviditetsopgave (alle perioder) og udskrives
periodeopgørelse.
55
OnLine Registrering inkl. Likviditetsopgørelse og budgetkontrol (Budget overført fra
BEDRIFTSLØSNING). Kontrol (kortperiodisk).
Som brugertype 79 plus:
Der kan anvendes likviditetsopgave og budget (fra DLBR-IT) (ikke helårs) og udskri-
11 / 17
54
30
ves periodeopgørelse og budgetkontrol (Budget overført fra DLBR-IT).
OnLine Registrering inkl. Likviditetsopgørelse og budgetkontrol (også helårs) (Budget
overført fra DLBR-IT).
Som brugertype 55 plus: Der kan anvendes likviditetsopgave og budget (alle perioder), og udskrives periodeopgørelse og budgetkontrol (Budget overført fra DLBR-IT).
Fuld adgang på den pågældende ejendom.
12 / 17
Figur Arkitektur:
Oversigt over arkitektur for Ø90 Online.
Manuelle rutiner
I arbejdet med regnskaber i Ø90 er der nogle manuelle rutiner der skal udføres. Det drejer
sig om at holde sig ajour med opdateringer til systemet og oversigten over kendte fejl. Se
www.o90.dk.
Derudover er der behov for at:
 Sørge for at holde stamoplysninger opdaterede
 Aftale med kunden hvilket produkt kunden ønsker og på denne baggrund tilrette
opgavestyring til opgørelsen.
 Sammensætte udskrifter, så de indeholder de noter og specifikationer kunden ønsker og som giver kunden et godt grundlag for økonomistyring.
 Vedligeholde aftaler om Dataoverførsel
Automatisk genererede registreringer
Kontokoblinger
13 / 17
Anvendes i budget og i Kasseregistrering. Ud fra en postering i kasseregistrering til en bestemt konto, kan der laves en beregning på baggrund af posteringens beløb og eller kvantum. Der findes vejledende kontokoblinger, blandt andet til energiafgift beregninger på dieselolie og el, håndtering af moms på EU varekøb og salg. Posteringer beregnet via kontokoblinger kan kendes på oprindelseskoden = KB.
Status posteringer.
Ved hjælp af beregninger i opgørelsesmodulet kan en ultimo postering beregnes ud fra
forskellige kriterier, for eksempel ud fra primo og omsætning. Beregningen styres via
Kontering af prisgrupper
Prisgrupper
Prisgrupper indeholder ”data”, der anvendes til automatiske beregninger i opgørelsesbillederne. Det kan fx være beløb pr. stk. til en statusberegning, eller en sats til fx bilfordeling.
Prisgruppernes dataindhold hentes til beregning i Ø90 via ”Kontering af prisgruppe”. I denne dialog sammenkædes en beregningskonto med en prisgruppe. Når beregningen så
gennemføres, hentes der data fra prisgruppen til den enkelte beregning.
Faste oplysninger, satser mv.
Styreoplysninger, værdier mv. vedrører en periode. Oplysningen kan enten være afgrænset
af en periode, eller være fast indtil den erstattes af en ny værdi. Det betyder at der altid vil
være en oplysning, hvis der ikke er en ny og opdateret sats, så er den foregående sats den
gældende.
Nedenfor ses et eksemplet på en fast oplysning
Eksempel: SLET nyeste oplysning (fradato = ultimodato fra opgavevalg)
Slet:
Slet
Eksisterende:
10
30
Efter rettelse:
10
30
50
100
50
I eksemplet slettes værdien ”100”, for den seneste periode, hvorefter den tidligere værdi 50
vil være gældende for perioden.
Opbevaring af regnskabsmateriale
Bilagsmateriale skal opbevares af kunden. Bilag kan fysisk være til stede hos DLBR virksomheden for en periode, hvorefter det returneres til kunden.
14 / 17
Bilagsmaterialet kan også opbevares elektronisk, hvor DLBR virksomheden har adgang til
det elektroniske arkiv af hensyn til dokumentation og gennemførelse af review og revisionshandlinger mv.
Regnskabsudskrifter fra Ø90 kan arkiveres elektronisk ved at angive, hvilken modtager
regnskaber skal sendes til, når de er dannet i Ø90.
Eksempel på dialog i Ø90, hvor mailadresse til DLBR virksomhedens arkiv angives:
Udsnit fra dialogen med Stamdata, hvor arkiv mailadresse fremgår.
Fremfinding og udskrift i klarskrift
Regnskabsmateriale fra Ø90 kan produceres dels som PDF materialer til elektronisk arkiv,
enten på DLBR virksomheden, eller hos kunden, og det kan udskrives på papir.
Når et regnskab er dannet i Ø90, bliver det liggende i Ø90 i få dage, hvorefter udskriften
bliver slettet.
Regnskaber og anden dokumentation skal arkiveres til senere brug. Hvis man senere skal
have en kopi af regnskabet, så skal man have det fra kundens/ DLBR virksomhedens arkiv.
Det er ikke muligt at bestille et nyt regnskab i Ø90, uden først at låse færdiggørelsen op, og
hermed er der en risiko for at der kan være ændringer til regnskabet, hvis det køres igen. I
regnskabskørslen opstilles regnskabet og ændrede kontotekster, ændringer til definition af
regnskaber kan betyde, at en genbestilling ikke giver helt samme regnskab som det der er
låst tidligere, derfor frarådes det at genbestille et regnskab når det først er låst.
Posteringer overført via Dataoverførsel
Der er mulighed for at få vist og udskrevet en tilnærmet faktura ud fra de data der er overføret fra virksomheden til kundens regnskab i Ø90.
Eksempel på en tilnærmet faktura fra 3S:
15 / 17
Indhold fra leverancen fra 3S, vist via Kasseregistrering, funktionen ”Vis faktura” i Ø90:
Systemadgang.
Der er kun adgang til Ø90 med personlig logon.
Der findes på DLBR virksomheden en ansvarlig person for logon til Ø90, denne person
kaldes en ”Kredsansvarlig vedr. Ø90”. Den kredsansvarlige person kan oprette brugere til
systemet, og angive hvilken brugerkode vedkommende skal have.
Det er også denne person der kan hjælpe, hvis bruger glemmer sit password.
Omregning af registreringer i fremmed valuta til danske kroner
Valuta enheden i Ø90 er DKK.
Eurolån og andet i udenlandsk valuta bliver konteret i DKK.
Via Dataoverførsel overføres det oprindelige beløb i Euro, og kursen leveres fra realkreditinstituttet.
Ved opdatering i Ø90 bliver beløbet i DKK beregnet. Det oprindelige beløb fremgår af kvantum 1 feltet. Kursen kan beregnes ved at dividere DKK med det oprindelige beløb og gange
med 100.
16 / 17
Bilag: Krav til dokumentation affærdiges således i Bogføringsloven:
§ 14. Den bogføringspligtige skal udarbejde en efter aktiviteternes art og omfang afpasset
beskrivelse af registreringen af transaktioner og af opbevaringen af regnskabsmateriale.
Beskrivelsen skal gøre det muligt for en person udefra med en rimelig viden om regnskab
og den anvendte teknologi til enhver tid at følge, hvorledes registreringerne foretages, og
hvorledes regnskabsmateriale fremfindes og udskrives i klarskrift. Beskrivelsen skal affattes
på et sprog, som er naturligt for offentlige myndigheder og med anvendelse af almindelig
sprogbrug og sædvanlige fagudtryk på området.
Stk. 2. Beskrivelsen af registreringen af transaktioner skal i det mindste indeholde tilstrækkelige oplysninger om,
1) hvorledes systemerne sikrer fuldstændighed og nøjagtighed af det materiale, der danner
grundlag for registreringer, herunder aftaler i forbindelse med elektronisk udveksling af
data, der danner grundlag for registreringer,
2) hvorledes systemerne sikrer en fuldstændig og nøjagtig registrering af transaktioner,
herunder konteringsinstruks, benyttede edb-systemer, manuelle rutiner m.v., og
3) hvorledes automatisk genererede registreringer foretages, herunder beregningsgrundlag
og beregningsformel.
Stk. 3. Beskrivelsen af opbevaringen af regnskabsmateriale skal i det mindste indeholde
tilstrækkelige oplysninger om
1) de metoder, der benyttes ved opbevaring af regnskabsmateriale,
2) hvorledes regnskabsmateriale fremfindes og udskrives i klarskrift, herunder oplysning
om adgangskoder m.v., og om, hvorledes krypterede data oversættes, og
3) hvorledes registreringer i fremmed valuta omregnes til danske kroner.
Stk. 4. Uanset stk. 1-3 kan den bogføringspligtige, hvis denne anvender et standardsystem
til registrering af transaktioner og opbevaring af regnskabsmateriale, undlade at udarbejde
de nævnte beskrivelser. Undladelsen efter 1. pkt. er betinget af, at
1) der ikke er foretaget væsentlige tilretninger i standardsystemet og
2) leverandøren af standardsystemet har udarbejdet sådanne beskrivelser, som virksomheden opbevarer.
Link: https://www.retsinformation.dk/forms/R0710.aspx?id=27298
17 / 17