Projektipäivät Investoinnit projektitoimintaan näkyvät viivan alla Teksti: Mirkka Lyytikäinen ja Mia Heiskanen Projektiosaamiseen panostaneet organisaatiot menestyvät muita paremmin. Kaikkia projektiosaamisen osa-alueita kannattaa kehittää tasapuolisesti. Se näkyy tuloksena viivan alla. Mirkka Lyytikäinen toimii projektijohtamisen konsulttina Suomen Projekti-Instituutissa. Mirkka on kehittänyt organisaatioiden projektitoimintaa jo 10 vuotta. Erityisosaamiseen kuuluu mm. organisaatioiden projektitoiminnan arviointi ja projektinjohtamismallien kehittäminen. Mia Heiskanen on toimittaja Editor Helsinki Oy:ssa Kuva: Sami Perttilä 34 S uomen Projekti-Instituutti Oy toteutti kevään 2011 aikana kyselytutkimuksen, jolla kartoitettiin suomalaisten yritysten ja julkisten organisaatioiden projektitoiminnan kypsyystasoa. Tutkimusaineiston (kuva 1.) muodostivat Internet-kyselyn 97 vastausta. Vastaajat edustivat pääosin yli 100 hengen yrityksiä ja julkisia organisaatioita,joilla on projektitoimintaa, kuten sisäisiä kehitysprojekteja tai asiakastoimitusprojekteja. Kyselyyn vastasivat henkilöt, jotka osallistuvat projektitoimintaan jossakin roolissa, esimerkiksi projektipäällikkönä, projektitoiminnan kehittäjänä tai projektisalkunhallintaryhmän jäsenenä. Tutkimus perustui Projekti-Instituutin Infocus-arviointiviitekehykseen, jonka taustalla on yhtiön kehittämä projektikulttuurin kypsyysmalli. Yrityksen projektitoiminnan tasoa mitataan toimintaedellytysten, prosessien ja toimintatapojen sekä osaamisen näkökulmista. Sen lisäksi arvioidaan myös projektien onnistuminen. Näin saadaan kattava arvio yrityksen projektitoiminnan nykytilasta. Sen perusteella piirretään selkeä tiekartta panostuksia vaativille osaalueille. Kypsyystaso vaihtelee Tutkimustulokset osoittivat, että projektikulttuurin kypsyystaso vaihtelee huomattavasti suomalaisissa organisaatioissa ja yrityksissä (kuva 2.). Kypsät projektiorganisaatiot, jotka ovat panostaneet projektiosaamiseen ja -johtamiseen, menestyvät muita organisaatioita paremmin kaikilla tutkimuksessa käytetyillä projektin onnistumisen mittareilla. "Jos projektit ovat olennainen osa yrityksen liiketoimintaa, mutta johto ei tiedä, mitä projekteja on käynnissä, mitä silloin johdetaan?" Toisaalta tutkimus myös osoitti, että yritys voi onnistua projekteissa koosta tai toimialasta riippumatta. Organisaation projektitoiminnan kypsyyttä ei sanele yrityksen koko, toimiala tai projektityyppi, sillä kypsimpien organisaatioiden joukossa on kaikenlaisia yrityksiä ja organisaatioita. Mikäli projektitoiminta on oleellinen osa yrityksen liiketoimintaa, projektitoimintaan kannattaa aina panostaa. Kuka omistaa projektin? Tutkimuksen mukaan parhailla kantimilla ovat projektijohtamisen prosessit ja toimintatavat, mutta parannettavaakin on. Yllättävää oli se, että vastaajaorganisaatioista 42 prosentilla ei aina ole nimettyä projektin omistajaa. Tästä voidaankin vetää karkea johtopäätös, että organisaatioissa polkaistaan käyntiin projekteja melko kevyin eväin. Jos projektille ei ole omistajaa, kuka määrittää projektille tavoitteet ja seuraa tavoitteiden toteutumista? Myös tässä 42 prosenttia vastanneista kertoi, että yrityksen johto ei tiedä, mitä projekteja yrityksessä on käynnissä. Jos projektit ovat olennainen osa yrityksen liiketoimintaa, eikö johto tiedä mitä projekteja on käynnissä, mitä silloin johdetaan? Projektipäällikön vaativa hattu Kuva 1. Projektitoiminnan kypsyystason tutkimukseen osallistuneiden yritysten ja henkilöiden jakautuminen. Itse tutkimusraportti on ladattavissa maksutta osoitteesta: www.projektipantteri.ﬁ/tilaa_tutkimus.php Toimintaedellytykset Prosessit ja toimintatavat 1% 2% Taso 5 Optimoitu Taso 4 Hallittu ja mitattu 10 % Taso 3 Määritelty Taso 2 Toistettavissa mutta intuitiivinen 32 % 8% 40 % 34 % 42 % 8% Osaaminen 0% 9% 48 % Taso 1 Alustava/satunnainen 45 % 6% 12 % Pitkän aikavälin hyötytavoitteet Kuva 2. Projektiosaamisen eri osa-alueiden kypsyystasot korreloivat keskenään. Yhdellä osa-alueella vahva organisaatio on vahvoilla myös kahdella muulla osa-alueella. Tuotostavoitteet Projektin epäonnistuessa syytökset kohdistuvat useimmiten projektipäällikköön. Tutkimuksen tulokset kuitenkin osoittavat, että yleisimpiä projektien epäonnistumisen syitä ovatkin riittämättömät resurssit ja epäselvät tavoitteet (kuva 3). Palataan siis lähtöruutuun: Mikäli projektilla ei ole omistajaa, joka haluaa projektin, määrittää sille tavoitteet ja valvoo sen tuottamia tuloksia, projektipäälliköllä on haastava pesti. Hänen tehtävänsähän on huolehtia, että projektille asetetut tavoitteet konkretisoituvat liiketoiminnallisiksi hyödyiksi. Tutkimus myös osoitti, että yli puolessa Kuva: Sami Perttilä vastaajaorganisaatioista ei yleensä kiinnitetä huomiota projektijohtamisen osaamiseen projektipäällikköä valittaessa. Usein projektia johtamaan valitaan tietyn osaalueen paras asiantuntija. Syväosaaja kuuluu ehdottomasti projektiryhmään, mutta hän ei välttämättä ole paras henkilö vetämään projektia. Kaikki edellä mainitut löydökset tukevat projektikulttuurin kypsyysmallin periaatetta. Sen mukaan tuloksellinen projektitoiminta edellyttää, että kaikkia projektikulttuurin osa-alueita kehitetään tasapainoisena kokonaisuutena. Näin toimivat ne yritykset, joiden viivan alla näkyy paras tulos. Kypsimmät 24 % 21 % 34 % Muut 30 % Kypsimmät 3% 10 % Muut 66 % 36 % 86 % 21 % Ei ole asetettu tavoitteita tai ei osata arvioida 24 % 55 % Ei yleensä pysytä tavoitteissa/ saavuteta tavoitteita Suurin osa projekteista pysyy tavoitteissa/ saavuttaa tavoitteensa Kuva 3. Projektikulttuurin kypsyys on yhteydessä projektin tavoitteiden saavuttamiseen. PROJEKTITOIMINTA 2/2011 35