Artikkeliin - Projekti

Projektipäivät
Investoinnit projektitoimintaan
näkyvät viivan alla
Teksti: Mirkka Lyytikäinen ja Mia Heiskanen
Projektiosaamiseen panostaneet organisaatiot menestyvät muita paremmin.
Kaikkia projektiosaamisen
osa-alueita kannattaa kehittää tasapuolisesti. Se
näkyy tuloksena viivan alla.
Mirkka Lyytikäinen toimii projektijohtamisen konsulttina Suomen Projekti-Instituutissa. Mirkka on kehittänyt organisaatioiden projektitoimintaa jo 10 vuotta.
Erityisosaamiseen kuuluu mm. organisaatioiden projektitoiminnan arviointi ja
projektinjohtamismallien kehittäminen.
Mia Heiskanen on toimittaja Editor
Helsinki Oy:ssa
Kuva: Sami Perttilä
34
S
uomen Projekti-Instituutti Oy toteutti kevään 2011 aikana kyselytutkimuksen, jolla kartoitettiin
suomalaisten yritysten ja julkisten organisaatioiden projektitoiminnan kypsyystasoa.
Tutkimusaineiston (kuva 1.) muodostivat
Internet-kyselyn 97 vastausta. Vastaajat
edustivat pääosin yli 100 hengen yrityksiä
ja julkisia organisaatioita,joilla on projektitoimintaa, kuten sisäisiä kehitysprojekteja tai asiakastoimitusprojekteja. Kyselyyn
vastasivat henkilöt, jotka osallistuvat projektitoimintaan jossakin roolissa, esimerkiksi projektipäällikkönä, projektitoiminnan
kehittäjänä tai projektisalkunhallintaryhmän jäsenenä.
Tutkimus perustui Projekti-Instituutin Infocus-arviointiviitekehykseen, jonka taustalla on yhtiön kehittämä projektikulttuurin
kypsyysmalli. Yrityksen projektitoiminnan
tasoa mitataan toimintaedellytysten, prosessien ja toimintatapojen sekä osaamisen
näkökulmista. Sen lisäksi arvioidaan myös
projektien onnistuminen. Näin saadaan
kattava arvio yrityksen projektitoiminnan
nykytilasta. Sen perusteella piirretään selkeä tiekartta panostuksia vaativille osaalueille.
Kypsyystaso vaihtelee
Tutkimustulokset osoittivat, että projektikulttuurin kypsyystaso vaihtelee huomattavasti suomalaisissa organisaatioissa ja
yrityksissä (kuva 2.). Kypsät projektiorganisaatiot, jotka ovat panostaneet projektiosaamiseen ja -johtamiseen, menestyvät
muita organisaatioita paremmin kaikilla
tutkimuksessa käytetyillä projektin onnistumisen mittareilla.
"Jos projektit ovat olennainen
osa yrityksen liiketoimintaa,
mutta johto ei tiedä, mitä
projekteja on käynnissä, mitä
silloin johdetaan?"
Toisaalta tutkimus myös osoitti, että
yritys voi onnistua projekteissa koosta
tai toimialasta riippumatta. Organisaation projektitoiminnan kypsyyttä ei sanele
yrityksen koko, toimiala tai projektityyppi,
sillä kypsimpien organisaatioiden joukossa
on kaikenlaisia yrityksiä ja organisaatioita.
Mikäli projektitoiminta on oleellinen osa
yrityksen liiketoimintaa, projektitoimintaan
kannattaa aina panostaa.
Kuka omistaa projektin?
Tutkimuksen mukaan parhailla kantimilla
ovat projektijohtamisen prosessit ja toimintatavat, mutta parannettavaakin on.
Yllättävää oli se, että vastaajaorganisaatioista 42 prosentilla ei aina ole nimettyä
projektin omistajaa. Tästä voidaankin vetää
karkea johtopäätös, että organisaatioissa
polkaistaan käyntiin projekteja melko kevyin eväin.
Jos projektille ei ole omistajaa, kuka
määrittää projektille tavoitteet ja seuraa
tavoitteiden toteutumista? Myös tässä 42
prosenttia vastanneista kertoi, että yrityksen johto ei tiedä, mitä projekteja yrityksessä on käynnissä. Jos projektit ovat olennainen osa yrityksen liiketoimintaa, eikö johto
tiedä mitä projekteja on käynnissä, mitä
silloin johdetaan?
Projektipäällikön vaativa hattu
Kuva 1. Projektitoiminnan kypsyystason tutkimukseen osallistuneiden
yritysten ja henkilöiden jakautuminen.
Itse tutkimusraportti on ladattavissa
maksutta osoitteesta:
www.projektipantteri.fi/tilaa_tutkimus.php
Toimintaedellytykset
Prosessit ja
toimintatavat
1%
2%
Taso 5
Optimoitu
Taso 4
Hallittu ja mitattu
10 %
Taso 3
Määritelty
Taso 2
Toistettavissa mutta intuitiivinen
32 %
8%
40 %
34 %
42 %
8%
Osaaminen
0%
9%
48 %
Taso 1
Alustava/satunnainen
45 %
6%
12 %
Pitkän aikavälin
hyötytavoitteet
Kuva 2. Projektiosaamisen eri osa-alueiden kypsyystasot korreloivat keskenään. Yhdellä
osa-alueella vahva organisaatio on vahvoilla myös kahdella muulla osa-alueella.
Tuotostavoitteet
Projektin epäonnistuessa syytökset kohdistuvat useimmiten projektipäällikköön.
Tutkimuksen tulokset kuitenkin osoittavat,
että yleisimpiä projektien epäonnistumisen syitä ovatkin riittämättömät resurssit ja
epäselvät tavoitteet (kuva 3). Palataan siis
lähtöruutuun: Mikäli projektilla ei ole omistajaa, joka haluaa projektin, määrittää sille
tavoitteet ja valvoo sen tuottamia tuloksia,
projektipäälliköllä on haastava pesti. Hänen
tehtävänsähän on huolehtia, että projektille asetetut tavoitteet konkretisoituvat liiketoiminnallisiksi hyödyiksi.
Tutkimus
myös osoitti, että yli puolessa
Kuva:
Sami Perttilä
vastaajaorganisaatioista ei yleensä kiinnitetä huomiota projektijohtamisen osaamiseen projektipäällikköä valittaessa. Usein
projektia johtamaan valitaan tietyn osaalueen paras asiantuntija. Syväosaaja kuuluu ehdottomasti projektiryhmään, mutta
hän ei välttämättä ole paras henkilö vetämään projektia.
Kaikki edellä mainitut löydökset tukevat projektikulttuurin kypsyysmallin
periaatetta. Sen mukaan tuloksellinen
projektitoiminta edellyttää, että kaikkia
projektikulttuurin osa-alueita kehitetään
tasapainoisena kokonaisuutena. Näin toimivat ne yritykset, joiden viivan alla näkyy
paras tulos.
Kypsimmät
24 %
21 %
34 %
Muut
30 %
Kypsimmät 3% 10 %
Muut
66 %
36 %
86 %
21 %
Ei ole asetettu
tavoitteita tai ei
osata arvioida
24 %
55 %
Ei yleensä pysytä
tavoitteissa/
saavuteta tavoitteita
Suurin osa projekteista
pysyy tavoitteissa/
saavuttaa tavoitteensa
Kuva 3. Projektikulttuurin kypsyys on yhteydessä projektin tavoitteiden saavuttamiseen.
PROJEKTITOIMINTA 2/2011
35