Ohje 1 (3) TRAFI/16346/01.00.04/2011 [muu tunniste] Antopäivä: 19.09.2011 Voimaantulopäivä: 19.09.2011 Voimassa: toistaiseksi Säädösperusta: Valtion virka- ja työehdot, Valtiovarainministeriön ohje (VM1978/00.00.00/2010) Muutostiedot: Soveltamisala: Trafin palkattu henkilöstö Etätyöohje SISÄLTÖ 1 2 3 4 5 6 7 YLEISTÄ ....................................................................................................... 2 SOVELTAMISALA ........................................................................................... 2 TYÖVÄLINEET ................................................................................................ 2 SOPIMINEN ETÄTYÖN TEKEMISESTÄ ................................................................ 2 TYÖAIKA....................................................................................................... 3 TYÖSKENTELY ETÄTYÖSSÄ ............................................................................. 3 ESIMIEHEN VELVOLLISUUS SEURATA ETÄTYÖN TULOKSIA ................................. 3 Liikenteen turvallisuusvirasto • Trafiksäkerhetsverket • Finnish Transport Safety Agency Kumpulantie 9, PL/PB/P.O. Box 320, 00101 Helsinki/Helsingfors, Finland. Puh./Tfn/Tel. +358 (0)20 618 500, fax +358 (0)20 618 5095 • www.trafi.fi Y-tunnus/FO-nummer/ Busines ID:1031715-9 Ohje 2 (3) TRAFI/16346/01.00.04/2011 [muu tunniste] 1 YLEISTÄ Liikenteen turvallisuusvirastossa on mahdollista työskennellä myös etätyönä työtehtävien sen salliessa. Etätyöllä tarkoitetaan muualla kuin Trafin tiloissa tapahtuvaa toimistotyöhön verrattavaa työskentelyä. Etätyöllä ei tarkoiteta virkamatkoja eikä etätyötä pidä myöskään sopia tehtäväksi kodin ja työpaikan välisillä matkoilla. Etätyö on tapa organisoida työtä. Etätyön tavoitteena on lisätä työn tehokkuutta ja joustavuutta, edistää työssä jaksamista sekä helpottaa työn ja yksityiselämän yhteensovittamista. Työnantaja ja työntekijä sopivat etätyön tekemisestä keskenään, ja se perustuu molemminpuoliseen vapaaehtoisuuteen. 2 SOVELTAMISALA Tätä ohjetta sovelletaan kaikkiin Trafissa työskenteleviin henkilöihin. Etätyö on mahdollista jokaiselle Trafilaiselle, mikäli henkilölle määrätyt työtehtävät soveltuvat vaikeuksitta etätyön tekemiseen. Trafin työtehtävät ovat pääsääntöisesti sellaisia, että työ edellyttää läsnäoloa työpaikalla. Etätyöskentely ei saa hankaloittaa esim. asiakaspalvelua eikä tiimityöskentelyä tai muutenkaan työyksikön toimintavalmiutta. Trafissa etätyö tulee työn luonteesta johtuen kyseeseen yleensä vain osa-aikaisena, esim. muutamana päivänä kuukaudessa. 3 TYÖVÄLINEET Etätyötä tehdään lähtökohtaisesti Trafin työvälineillä (tietokone ja puhelin). Mikäli Trafin työvälineitä ei ole käytettävissä, voidaan etätyötä poikkeustapauksissa tehdä myös muilla työvälineillä. Muita kuin Trafin työvälineitä käytettäessä, tulee aina varmistaa tietoturvallisuusasiat tietohallinnosta. Jos henkilöllä ei ole esim. kannettavaa tietokonetta käytössään, ei hänelle sellaista hankita pelkästään etätyön mahdollistamiseksi. Lisäksi etätyötä tehtäessä tulee huomioida Trafin linjaus siitä, että Trafin kustantaman laajakaistan kotiin voi saada vain työaikalain piiriin kuulumattomat virkamiehet. Mikäli etätyö edellyttää Internetin käyttämistä, henkilön tulee käyttää omaa henkilökohtaista Internet-yhteyttään eikä Trafi korvaa sen aiheuttamia kustannuksia. 4 SOPIMINEN ETÄTYÖN TEKEMISESTÄ Yksikönpäällikkö, ja virkamies sopivat etätyön tekemisestä keskenään etukäteen. Varsinaista kirjallista sopimusta asiasta ei tarvitse laatia, mutta lupa etätyöhön tehtäväsisältöineen ja tulostavoitteineen vahvistetaan esimiehen toimesta työntekijälle sähköpostitse. Työntekijä antaa suostumuksensa ja sitoumuksensa sähköpostissa mainittuun etätyöhön, etätyöohjeiden noudattamiseen ja työtehtävien suorittamiseen jäämällä sovitun mukaisesti työskentelemään muualle kuin Trafin tiloihin. Työntekijän oikeusturvan takia on etätyöpaikka ilmoitettava kirjallisesti (esim. sähköpostilla) esimiehelle ennen etätyön aloittamista. Etätyön tekemistä ei sovita pysyväisluonteisesti vaan päivä- tai tehtäväkohtaisesti silloin, kun työtehtävien ja työntekijän sekä työyksikön yhteisten tarpeiden puolesta on mahdollista tehdä etätyötä. Etätyöstä ei voi sopia siten, että jokaisen viikon tai kuukauden tiettynä päivänä ollaan etätyössä. Etätyön tekeminen on aina harkinnanvaraista ja kenelläkään ei ole siihen sub- Ohje 3 (3) TRAFI/16346/01.00.04/2011 [muu tunniste] jektiivista oikeutta. Esimiehellä on oikeus määrätä tekemään työtehtävät vakituisessa työpisteessä, mikäli se on työyksikön kannalta tarkoituksenmukaisinta. 5 TYÖAIKA Etätyössä säännöllinen työaika määräytyy virka- ja työehtosopimuksen mukaisesti. Esim. tehtäessä virastotyössä etätyötä yhtenä päivänä viikossa katsotaan kyseinen päivä 7 tunnin 15 minuutin mittaiseksi. Etätyönä tehtäväksi suunnitellun työn määrä tulee mitoittaa siten, että tekemistä riittää koko työpäiväksi, mutta ei edellytä säännöllisen työajan ylittämistä. Pääsääntöisesti etätyö ei saa aiheuttaa korjauksia työaikasaldoon. Etätyönä ei lähtökohtaisesti voi tehdä ylityötä. Kaikki etätyötä tekevät leimaavat etätyöpäivän Fleximiin >-merkin takaa löytyvällä ”Muu syy 17 etätyö” –leimalla. Trafissa etätyön tekemistä seurataan Flexim–järjestelmällä, tilastoinnin takia myös johtajien ja päälliköiden tulee leimata etätyönsä, vaikka eivät olisikaan työajanseurannan piirissä. 6 TYÖSKENTELY ETÄTYÖSSÄ Etätyöpäivänä virkamies on työskentelypaikkaa lukuun ottamatta normaalisti työtehtävissä. Henkilön tulee virka-aikana olla tavoitettavissa puhelimella tai vähintään sähköpostilla. Jos etätyötä tehdään virka-ajasta poikkeavana aikana, on tavoitettavuus sovittava esimiehen kanssa erikseen. Etätyö merkitään työntekijän kalenteriin. Etätyötä ei voi tehdä muiden keskittymistä ja aikaa vaativien tehtävien kanssa yhtä aikaa. Etätyö ei siten ole ratkaisu esim. lastenhoitopulmiin tai kotona tehtävän remontin valvomiseen. Etätyön tekemisen ei kuitenkaan tarvitse rajoittua täsmällisesti virka-aikaan, joten yksityisasioiden ja työtehtävien yhteensovittaminen voi helpottua etätyön avulla. Etätyöpaikka voi olla mikä tahansa sellainen paikka, jossa työskentely on mahdollista ja virkamies on tarvittaessa tavoitettavissa. 7 ESIMIEHEN VELVOLLISUUS SEURATA ETÄTYÖN TULOKSIA Esimiehellä on erityinen vastuu ja velvollisuus seurata säännöllisesti etätyölle asetettujen tulostavoitteiden toteutumista. Tulosten seurantatavasta sovitaan etukäteen etätyöhön ryhtyvän henkilön kanssa muistaen, että etätyö ei kuitenkaan rajoita virkamiehen oikeutta yksityisyyden suojaan. Etätyön tekeminen ei saa pienentää työyksikön työtehoa.