HANKESUUNNITELMA ERKKISJÄRVEN ULKOILUKESKUS 21.6.2012 HANKKEEN NIMI Hankkeen nimi on Erkkisjärven ulkoilukeskus Turvallinen, viihtyisä, virikkeellinen ja luonnonkaunis koko kylän yhteinen liikunta- ja virkistäytymisalue. HANKKEEN TAUSTA JA TARVE Sarjankylän-Erkkilän alue on kasvavaa aluetta. Uusia lapsiperheitä muttaa kylälle vuosittain. Kylän keskeiseksi alueeksi on muodostunut Erkkilän koulu ja Erkkisjärven seutu. Erkkisjärvi ja siitä 1,2 km etäisyydellä oleva Vähäjärvi sekä 2 km etäisyydellä oleva Koistislampi muodostavat maakunnallisesti ja jopa valtakunnallisesti merkittävän lintuvesistökokonaisuuden. Molemmat lähialueen vesistöt ovat kunnostettu lintuvesistöiksi. Eri ryhmät, mm. vanhempainyhdistys, Keskustan Sarjankylän paikallisyhdistys, ovat miettineet kylän kehittämistä ja harrastusmahdollisuuksien parantamista. Yhteistuumin on päädytty kehittämään ko. aluetta, koska se hyvin soveltuu monipuoliseen harrastamiseen. Alueen kartoituksessa on todettu, että mm. koulun piha-alueella olevat liikuntavälineet ja -kentät ovat surkeassa, jopa vaarallisessa kunnossa. Ranta-alueen lintutornin käytettävyys on hankala, koska kulku tapahtuu koulun piha-alueen läpi, mikä aiheuttaa myös turvallisuusriskin. Vanhempainyhdistyksen kokoama työryhmä on tehnyt alustavaa selvitystä ja suunnitelmaa ulkoilualueen kehittämiseksi. Hankkeen juridiseksi toteuttajaksi valittiin kylän yhteinen organisaatio, Sarjankylän-Erkkilän kehitysosuuskunta, joka on perustettu vuonna 1992 kylän kehittämiseen. HANKKEEN KOHDERYHMÄT JA HYÖDYNSAAJAT Hankkeen ensisijainen kohderyhmä on kylän nuoret ja lapset, sekä heidän vanhempansa. Kokonaisuuden kuitenkin ollessa laaja hyötyjiä ovat kaikki kyläläiset. Rakennettavat liikuntavälineet ja -kentät ovat kaikkien käytettävissä. Ranta-alueelle rakennettava luontopolku/hiihtolatu sopii rauhallisempaan liikkumiseen kaiken ikäisille. Tien siirron johdosta rannalle pääsy helpottuu liikuntarajoitteisille ja vanhuksille. Siirrolla parannetaan pelialueen toimivuutta, huollettavuutta ja turvallisuutta. Hankkeesta hyötyvät lintuharrastajat maakunnallisesti, tuleehan kohteesta myös lintuharrastajien keskus, mahdollistaen jopa retkikuntien saapumisen linja-autolla. Hyötyjiä ovat myös virkistyskalastajat. Hankkeen uskotaan parantavan kylän yhteishenkeä ja talkoohenkeä, josta jo suunnitteluvaiheessa on ollut näyttöä. Kylä on ollut aikaisemmin kaksijakoinen koulupiirien mukaan (Sarjankylän koulupiiri ja Erkkilän koulupiiri), tällä hankkeella on tavoitteena saada aikaan viimeinen silaus yhteenkuuluvuuden parantamisessa. HANKKEEN TOTEUTUS Hankkeen toteuttamiseen osallistuu laaja joukko kyläläisiä, juridisena toimijana on SarjankylänErkkilän kehitysosuuskunta ja sen kuusijäseninen hallitus. Hankkeelle on valittu vetäjä hallituksen ulkopuolelta. Hankkeelle on muodostettu ohjausryhmä, jossa osuuskunnan halituksen lisäksi on hankkeen vetäjä, hankintavastaava ja valvoja, sekä tarvittaessa eri sidosryhmien edustajia. Hankkeelle on muodostettu toiminnallinen ryhmä, johon on nimetty vetäjät eri vastuualueille. Organisaatiosta on erillinen liite. Kukin toiminnallisen ryhmän vetäjä kokoaa itselleen oman talkooryhmänsä ja vastaa vastuualueensa toteutuksesta. Hankken tilikirjanpidosta vastaa tilitoimisto ja päiväkirjasta kukin vastuuhenkilö vuorollaan. Omarahoitusosuuden (rahana) hankkimisesta vastaa Erkkilän koulun vanhempainyhdistys järjestämällä mm. tapahtumia ja myyjäisiä. Vanhempainyhdistys lahjoittaa tuotot osuuskunnalle hankkeen käyttöön. Lisäksi Keskustan Sarjankylän paikallisyhdistys on luvannut lahjoituksen. Hankeen käytännön toteutus on alkanut suunnittelutöillä, joihin on löytynyt kylältä ammattilaisia. Laajasta kylästä löytyy monen alan ammattilaisia, jotka otetaan mukaan yhteisiin talkoisiin. Kylältä löytyy esimerkikis noin kymmenen kaivinkonetta ja kymmeniä isoja traktoreita maansiirtokärryineen, sekä muuta tarvittavaa kalustoa. Näitä kaikkia hyödynnetään talkootöissä. Hankkeelle saatava avustus ja lahjoitusvarat käytetään materiaalien ja laitteiden hankintaan. Hankkeen suuri voimavara on osuuskunta, joka palvelee koko kylää, sekä eri yhteisöt, jotka ovat sitoutuneet hankkeen tukemiseen. Näin saamme suuren osan kyläläisistä mukaan. Hankkeen toteuttamiseen hankitaan kaupungilta käyttöoikeussopimus ja tarvittavat rakennusluvat, sekä Erkkkisjärventien tiekunnan lupa. Luettelo rakennettavista kohteista ja hankinnoista liitteenä HANKKEEN AIKATAULU Hankkeen käytännön toteutus aloitetaan 16.7.2012 raivaustöillä. Suoritetaan tarvittava puuston raivaus sekä tien siirto. Tie palvelee hankkeen aikana rakentamisliikennettä, häiritsemätttä koulutoimintaa ja parantaen rakentamisen aikaista turvallisuutta. Muussa rakentamisessa keskitytään alussa talkootyöpainotteiseen työhön. Avustuksen varmistuttua siirrytään rahavaroja vaativiin investointeihin ja varsnaiseen rakentamiseen. 2012 Heinä- elokuu: Tiensiirto, liittymät, puuston raivaus, nuotiopaikka, pelkkaterassi ja rantalaituri, leikki ja pelivälineiden kunnostus, venevalkama, pöydät ja penkit. Elo- syyskuu: Rantapellon huoltotie ja parkkialue, grillikatos, kuivatus, maansiirto- ja pohjatyöt leikkipuisto alueella, pelikentällä, jääkiekkokaukalossa, pulkkamäessä, hiihtolatu/polulla, muilla poluilla, sekä beach-voley kenttä, vesiputket ja maakaapelit. Syys-lokakuu: pukukoppi, leikkivälineiden asennus, jääkiekkokaukalon pystytys, muiden liikuntavälineiden asennus, opastaulujen pystytys, vesiposti, valaisinlaitteet ja pylväät. 2013 Touko- elokuu: jääkiekkokaukalon asfaltointi, istutukset, nurmialueet, viimeistely. Hanke on valmis 30.8.2013 Vanhempainyhdistyksen toimesta varainhankinta heinäkuu 2012- heinäkuu 2013 HANKKEEN TAVOITTEET JA TULOSODOTUKSET Hankkeen tavoitteet: 1. Kylän yhteinen ulkoilukeskus, jossa on kyläläisillä, etenkin nuorilla, mahdollisuus harrastaa monipuolisesti liikuntaa ja muita terveellisiä harrastuksia. 2. Parantaa kalastus mahdollisuutta ja lintujen sekä muun luonnon havainnoimista. 3. Järjestää kyläläisille paikka jossa nuoret, lapset, aikuiset ja vanhukset voivat yhdessä kohdata, virkistäytyä ja harjoittaa sosiaalista kanssakäymistä. 4. Parantaa alueen turvallisuutta ja viihtyisyyttä 5. Kylän yhteishengen ja yhteenkuuluvuuden lujittaminen Tulosodotukset: 1. Kyläläisten liikunnan harrastaminen lisääntyy 2. Yhteishenki lisääntyy 3. Kylälle muuttaa uusia asukkaita 4. Sosiaalinen kanssakäyminen lisääntyy 5. Kylän kehittäminen jatkuu 6. Lintu harrastus lisääntyy HANKKEEN KUSTANNUSARVIO JA RAHOITUSSUUNNITELMA Hankkeen kustannusarvio on 157 112 euroa (josta tien siirron osuus on 10 252 euroa). Hankkeeseen haetaan Ely-keskuksen yleishyödyllisen investoinnin rahoitusta Keskipiste-Leaderin kautta 75 % 117 834 euroa. Loput 25% 39 278 euroa jää omarahoitusosuudeksi, josta suurinosa katetaan talkootyöllä (enintään 75 %), ja loput rahalla. Hankkeen aikainen rahoitusvaje katetaan kaupungilta saatavalla lainalla ja tarvittaessa pankkilainalla. Kilpailuttaminen, hankkeelle on valittu hankintavastaava, joka hoitaa kilpailuttamisen yhteistyössä vastuuhenkilöiden kanssa. Hinnat kilpailutetaan vähintään kolmen toimittajan kesken, mikäli se on mahdollista. Hankintavastaavaa huolehtii myös hankinnasta ja laskutuksen oikeellisuudesta. Hallituksen rahastonhoitaja huolehtii laskujen maksamisesta. Liitteenä erillinen kustannusarvio. HANKKEEN TIEDOTUS JA RAPORTOINTI Hankkeen tiedottamisessa pyritään avoimuuteen ja realiaikaisuuteen, sekä siihen, että kaikki kohderyhmät tavoitetaan.Hankkeen toteuttamisen aikaisesta tiedottamisesta vastaa hankkeen vetäjä yhdessä osuuskunnan puheenjohtajan kanssa. Hankkeen suunnitteluvaiheessa on järjestetty kaksi tiedotustilaisuutta kyläläisille, asia uutisoitu paikallislehdessä ja kyläläisten postilaatikkoihin on jaettu tiedote. Eri sidosryhmät Nivalan kaupunki, koulun henkilökunta, Keskipiste-Leader, Erkkisjärventien hoitokunta, maanomistaja Paavo Karhu, on tiedotettu asiasta etukäteen. Tiedotettavat jaetaan neljään eri kohderyhmään seuraavasti: 1.Sidosryhmät, 2. Kyläläiset, 3. Hankkeen organisaatio ja 4. Julkinen tiedottaminen. Tiedottamisen avuksi hankkeelle rakennetaan omat kotisivut, jotka suunnitellaan erityisesti kyläläisille tiedottamiseen, mutta siitä hyötyvät myös muut tahot kuten julkinen tiedottaminen. 1. Sidosryhmien tiedottaminen hankkeen aikana järjestetään henkilökohtaisella kontaktilla, kuten tapaaminen, puhelinkontakti tai sähköposti, tarvittaessa järjestetään sidosryhmille oma tiedotus/esittelytilaisuus. Sidosryhmiä ovat: Nivalan kaupunki, koulun henkilökunta, Keskipiste-Leader, Erkkisjärventien tiekunta, maanomistajat. Hankkeesta tiedotetaan ko.tahoille aina tarvittaessa. 2. Kyläläisille suunnatussa tiedottamisessa hyödynnetään kylän tapahtumia, joissa hanketta esitellään ja kyläläiset voivat esittää kysymyksiä. Myös erilaisia tiedotteita voidaan jakaa postilaatikkoihin. Hankkeelle rakennettavat kotisivut pyritään saamaan ensisijaiseksi tiedonlähteeksi kyläläisille. 3. Hankeen organisaatio muodostuu ohjausryhmästä ja toiminnallisesta ryhmästä, näille ryhmille tiedottaminen järjestetään sähköpostilla ja yhteisillä palavereilla. 4. Julkinen tiedottaminen järjestetään lehdistön ja internetin kautta, lehdistölle järjestetään tarvittaessa tiedotuksia ja lehtiartikkeleita joko valmiina tai kutsutaan paikalle toimittaja. Raportointi: Hankkeen aikana otetaan eri työvaiheista ja hankkeen etenemisestä sekä talkooväestä kuvia, joita hyödynnetään kotisivuilla, raportoinnissa ja tiedottamisessa. Hankkeen töistä pidetään päiväkirjaa sekä hankinnoista ja kilpailutuksesta kirjanpitoa. Sidosryhmille kuten Keskipiste-Leader toimistolle tehdään tarvittavat raportit kuukausittain sekä vuosiraporti ja loppuraportti. Raportoinnissa arvioidaan hankkeen onnistumista ja siitä miten suunnitellut toimenpiteet ovat toteutuneet sekä aikataulun toteutumista. Loppuraportissa arvioidaan lisäksi miten tavoitteet on saavutettu ja miten tulosodotukset täyttyvät. HANKKEEN RISKIT JA OLETUKSET Hankkeen toteuttamisen suurin riski on se ettei sille myönnetä tukea. Tätä riskiä minimoi se, että hanke on yleishyödyllinen, koko kylän yhteinen ja suunnattu erityisesti nuorille ja mukana hankkeen taustalla on useita kylän organisaatioita, sekä se, että se on laaja kokonaisuus eikä pelkästään liikuntavälineiden hankinta. Talkoohengen puuttuminen riskinä otetaan huomioon. Sen todennäköisyys on suhteellisen pieni sillä kylällä on jo vuosikymmenien takaa kokemusta talkoohengestä ja yhteisten asioiden viemisestä eteenpäin. Yhtenä osituksena innostumisesta hankkeeseen oli 11.6.2012 järjestetty osuuskunnan ”henkiinheättämiskokous” kokous, jossa uusia jäseniä liityi osuuskuntaan n.20 kpl. Omarahoitusosuuden löytymiseksi hankeelle on nimetty varaihankintavastaava, jolla on jo nyt runsaasti ideoita rahan keräämiseksi. Osa kylän järjestöistä on lupautuneet lahjoittamaan varoja hankkeelle. Ammattitaitoinen työvoima ja kalusto on alustavan kartoituksen mukaan kylältä löydettävissä. Aikaisemmat talkoot ja hankkeet ovat osoittaneet että Sarjankylän-Erkkilän alueella talkoohenki on yhä voimassaan. Alustavien selvitysten mukaan tarvittavat luvat tullaan saamaan, joten lupaasiat eivät nouse riskiksi. Työnaikainen turvallisuus: Hankkeen työnaikaisesta turvallisuudesta vastaa hankkeen vetäjä, jolla on kokemusta vastaavista ”talkoohenkisistä” hankkeista, joissa työskennellään koneilla. Työmaaalue eristetään koulualueesta ja koulun henkilökuntaa tiedotetaan ja opastetaan. Töiden ajoitus pyritään järjestämää niin, että niitä on mahdollisimman vähän kouluaikana. Konetöiden aikana on kaikilla ”jalkamiehillä” huomioliivit. Kaikki työt, jotka vaativat ammattipätevyyden tai ovat luvanvaraisia kuten sähkötyöt, teetetään pätevyyden omaavilla henkilöillä ja varmistetaan, että tarvittavat luvat ovat kunnossa. Osuuskunta hankkii talkoovakuutuksen ja tarvittavan vastuuvakuutuksen työn ajaksi. Hyvin suunniteltu ja ammattitaitoisesti suoritettu valvonta poistavaa riskejä. LIITTEET (* toimitetaan jälkikäteen) − − − − − − − − − − − − − − Lähestymiskartta Asemapiirustukset Rakennepiirustukset Kustannusarvio * Käyttöoikeussopimus * Tiekunnan lupa * Rakennusluvat Hankinta luettelo Tiensiirto suunnitelma kustannusarvioineen Organisaatio kaavio Yhteystiedot Pöytäkirja kopiot Osuuskunnan säännöt Selvitys varallisuudesta