1(5) Hyväksyttäneen vuosikokouksessa LIITE 1 TieLoman Tuki ry:n hallituksen toimintakertomus kaudelta 2013 1. JÄSENISTÖ Yhdistyksen varsinaisina jäseninä ovat Tiehallinnon, Destia Oyn (Tieliikelaitoksen nimi muuttunut 14.2.2007) tai niistä muodostettavien erillisten yhtiöiden tms. palveluksessa olevat henkilöt sekä entisen TVH:n ja Tielaitoksen palveluksessa olleet henkilöt. Kannattajajäseninä voivat olla yhdistyksen tarkoitusperien edistämistä harrastavat niin luonnolliset kuin juridisetkin henkilöt, jotka hallitus hyväksyy. TieLoman Tuki ry:n ainaisjäseneksi on vuoden 2010 alusta alkaen hyväksytty vain joitain Tiehallinnossa työskennelleitä henkilöitä. Majaa voivat ainaisjäsenten lisäksi käyttää Liikenneviraston, Destian sekä Elinkeino-, Liikenne-, ja Ympäristökeskusten Liikenne- ja Infrastruktuurivastuualueiden työntekijät perheineen. Organisaatiomuutosten vuoksi on hallitus valmistellut uusia sääntöjä vuosikokouksen hyväksyttäväksi. Yhdistyksen voimassa olevat säännöt on rekisteröity yhdistysrekisterissä elokuussa 2002. Ainaisjäseneksi liittyvän jäsenmaksu on vuoden 2013 vuosikokouksen päätöksen mukaan kertasuorituksena 100 €. Kannatusjäsenmaksun suuruus on 300 €. Jäsenrekisterissä oli 31.12.2013 725 henkilöä (721 31.12.2012, 719 henkilöä 31.12.2011, 711 henkilöä 31.12.2010, 700 henkilöä 31.12.2009). Toimikauden aikana on otettu jäseniksi muutamia vanhoja, vielä töissä olevia entisiä tiehallintolaisia, jotka eivät informoinnista huolimatta ole aiemmin huomanneet liittyä jäseneksi. Samalla on aktiivisesti päivitetty yhdistyksen jäsenrekisteriä (puhelinnumerot, osoitteet ja sähköpostisoitteet) ottamalla yhteyttä kaikkiin jäsenrekisterissä olleisiin henkilöihin, joille on löydetty yhteystiedot. 2. HALLITUS, TOIMIHENKILÖT JA TOIMIKUNNAT Kevään 2013 vuosikokouksessa yhdistyksen puheenjohtajaksi valittiin Oili Puttonen Keski-Suomen ELY-keskuksesta. Vuoden 2013 hallituksen kokoonpano on ollut seuraavanlainen. Hallitus vaihtuu kevään 2014 vuosikokouksessa: Varsinaiset jäsenet Oili Puttonen, pj Ritva Varonen, vara pj Erja Ovaskainen Anne Hammar Marjut Saarinen Ari Puhakka Anitta Westerlund, siht. läsnä kok. 4 2 4 3 3 4 2 Pardia Pardia Pardia JHL Pardia AKAVA Pardia KES ELY Liikennevirasto UUD ELY Liikennevirasto Destia Oy UUD ELY Liikennevirasto Hyväksyttäneen vuosikokouksessa Varajäsenet Pia Kivistö Pirkko Nevalainen Erja Järviluoma Anitta Westerlund 2(5) Pardia Pardia Pardia Pardia LIITE 1 Destia Oy UUD ELY LAP ELY Liikennevirasto Hallituksen kokoonpano ja toimihenkilöt Varapuheenjohtajana on toiminut Ritva Varonen ja sihteerinä Anitta Westerlund. Laskut on maksanut Nordean tililtä puheenjohtaja. Majoitusvarausten vastaan ottamisen lisäksi Anne Hammar on lähettänyt myös majoituslaskut ja pitänyt jäsenluetteloa. Kirjanpito, toiminnantarkastajat ja varatoiminnantarkastajat Kirjanpitäjä Ritva Kima on laatinut vuoden 2013 tilipäätöksen. Toiminnantarkastajina ovat toimineet Merja Koivu Destia Oy:stä ja Arja Kuivalainen Liikennevirastosta. Toimikunnat Toimikuntia ei vuoden aikana työskennellyt. 3. HALLITUKSEN KOKOUKSET Yhdistyksen hallitus kokoontui toimikaudella neljä kertaa. Osallistuminen kokouksiin on merkattu hallituksen nimilistaan. Vuonna 2013 tupatarkastus pidettiin TieLomassa marraskuussa 2013. Sähköpostikirjeenvaihto on ollut aktiivista. Yhdistyksen vuosikokous pidettiin Pasilassa 11.4.2013. 4. TOIMINTA 4.1 MAJAAN LIITTYVÄT ASIAT Majan huolto Anne ja Petteri Peuhkuri/ Majahuolinta A&P Peuhkuri on jatkanut majan huoltoa. Huoltoyhtiö on hoitanut majaa, siivonnut sekä tehnyt pienet korjaus- ja huoltotyöt majalla hallituksen ja puheenjohtajan kanssa sovitulla tavalla. Sesonkikuukausille on sovittu aikaisempaa useammin saniteettitilojen siivousta majan puhtauden säilymiseksi. Peuhkurit myös huolehtivat ulko-oven avainkoodin vaihtamisesta. Heiltä saa tilata erillistä korvausta vastaan majalle liinavaatesettejä sekä siivousta. Huoltoyhtiö Majahuolinta A&P Peuhkuri hoitaa myös vara-avainpalvelun. Korjaukset ja hankinnat on kirjattu majalla myös korjaukset - vihkoon. Yhteistyö on ollut kitkattoman sujuvaa ja palaute heidän toiminnastaan on ollut pääosin hyvää/myönteistä. Isompia korjauksia hallituksen tukena on valvonut korvaamattomalla paikallistuntemuksellaan ja ammattitaidollaan Tuomo Rauhala Destia Oy:stä. Vakuutussopimus on voimassa Vahinkovakuutusyhtiö Ifin kanssa. Vakuutukseen sisältyvät sekä kiinteistö että irtaimisto. 3(5) Hyväksyttäneen vuosikokouksessa LIITE 1 Majalla tehdyt muut korjaukset ja hankinnat, liite1a Majalla on tehty mm. seuraavia korjauksia, huoltoja ja hankintoja: - takkapuita neljä kuutiota - ikkunoiden ulkokarmien uusintakäsittely puunsuojalla Sähkön ja veden kulutus Kilpailutettu sähkösopimus päättyi vuoden 2013 lopussa ja sopimusta on jatkettu Energiapolarin edullisimmalla hinnalla kuitenkin siten, että se on milloin vain irtisanottavissa. Sähkön kokonaishinnan jatkuvasti noustessa, energian kulutusta pienentäviä keinoja tulee miettiä jatkuvasti. Alla oleva taulukko ei ole aivan tarkka, koska sen enempää majoitusvuorokaudet kuin sähkölaskukaan eivät katkea täsmälleen vuoden päättyessä, vaan ne ovat kirjautuneet laskun maksuajankohdan mukaan. vuosi 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 majoitusvuorokaudet käytettävissä 2555 vrk/vuosi 985 1220 941 809 987 1170 1057 1120 1156 846 1036 sähkölasku vesilasku € € 5 860 6 178 6 536 5 917 8 327 10 124 6 947 811 9 785 1 128 7 889 1 002 8 630 863 8 323 1 010 Hyväksyttäneen vuosikokouksessa 4(5) LIITE 1 Majan varaaminen Toimintakauden 2008 alusta varauksia on ottanut vastaan Anne Hammar, joka hoitaa nyt myös majoituslaskutuksen ja saapuneiden maksujen tarkistuksen. Hän on toiminut tehtävissään erittäin oma-aloitteisesti ja motivoituneesti. Majan käyttöaste liite 1b Majalla käyttö on sesonkiaikoina runsainta. Käytössä on nähtävissä pientä heilahtelua vuosittain. Vuoden 2013 aikana TieLomassa oli käyttövuorokausia (vuokrattuja huoneita) 1036 vrk. Kaikkiaan käytettävissä on 2555 majoitusvuorokautta/vuosi. Kapasiteetista on sesongilla käytössä noin 70 % ja koko vuoden aikana keskimäärin noin 40 %. Tuvan Lintuvintti-parvi on lähinnä vain lyhytaikaisessa majoituskäytössä joustamassa esim. lentoaikataulujen vuoksi. Parven käyttäjällä on käytössään autolle sähkötolppa. Asuntoautojen pitäminen lämpötolpassa on kielletty. Maanvuokrasopimus ja latumaksu Maanvuokrasopimuksessa olevan pykälän nojalla yhdistys kuuluu Saariselän hoito-osuuskuntaan, joka mm. ylläpitää alueen latuverkkoa ja rinnebussipalveluja. Maksu peritään mökin petipaikkojen ja vedenkulutuksen perusteella. Informaatio, markkinointi ja mainonta TieLoman Internet – sivuja on kehitetty edelleen jäsenistöä palvelevampaan suuntaan ja niiden markkinointia on suoritettu sekä varausten yhteydessä, että jäsenrekisterin tietojen päivityksen yhteydessä ja sähköpostikampanjalla. Hallitus on valmistellut mainoksen, joka jaettiin jäsenistölle vuosikokouskutsun yhteydessä. Avustukset Liikennevirasto on avustanut rahallisesti TieLoman kehittämistä. Hyväksyttäneen vuosikokouksessa 5(5) LIITE 1 4.2 MUUT YHDISTYKSEN TOIMINTAAN LIITTYVÄT ASIAT Kunniapuheenjohtaja ja -jäsenet Toimikauden lopussa ei ole nimettyinä kunniapuheenjohtajaa tai – jäseniä, joita voi olla viisi kerrallaan. Huomionosoitukset Toimikauden aikana ei ole ollut huomionosoituksia. 5. TALOUS TieLoman Tuki ry:n tulos vuodelta 2013 on voitollinen 66,48 €. Majoitustuloja tuli 21 526,00 € mikä oli noin 1 000 € budjetoitua enemmän. Käyttö- ja huoltomenot sekä siivous olivat 7 566,33 € ylittäen budjetoidun, joka oli 7 500 €. Ulkoalueiden hoito eli lumen auraus oli 735,05 €. Vesi ja jätevesi alittivat niukasti budjetoidun 1 100 € ollen 1 010,01 €. Sähkö ylitti budjetoidun 8 200 € ja oli 8 323,14 €. Jätehuolto alitti budjetoidun ollen 376,55 €. Kiinteistön täysarvo- ja irtaimistovakuutus olivat yhteensä 1 188,76 €. Tontti- ja latuvuokrat olivat yhteensä 1 989,05 €. Kunnan kiinteistövero oli 1 326,84 €. Muut kulut olivat 2 602,94 € ja alittivat budjetoidun noin 1 000 eurolla. Avustusta saatiin Liikennevirastolta 4 000 €. Kiinteistöstä ei tehty poistoa kuluneella tilikaudella.