Laskun skannauksen tärkeät tiedot Ostolaskujen käsittelyn nopeuttamiseksi pyydämme noudattamaan seuraavia suosituksia: • On erittäin tärkeää, että vain lasku/laskut ja siihen liittyvät liitteet ovat kirjekuoressa. Mikäli laskutusosoitteeseen saapuu muuta postia, ne lähetetään edelleen skannauspalvelun tilaajalle ja lähettäminen laskutetaan voimassa olevan hinnaston mukaan. • Monisivuista laskua ei saa jakaa useampaan kirjekuoreen. • Laskut on tulostettu korkealaatuisella tulostimella. • Laskujen kopiot skannataan, mikäli ne tulevat ilman alkuperäistä laskua. Jos kopio on alkuperäisen liiteenä, tuhotaan kopio. • Laskun sivuja ei saa liittää yhteen (nitoa, yms). • Mikäli laskulla on käsinkirjoitettua tekstiä, laskutetaan sen tulkitseminen erikseen voimassa olevan hintalistan mukaan. • Laskulla on loppusumma. Skannauspalveluun saapuvien virheellisten dokumenttien käsittely: • Mikäli saapuvassa laskussa ei ole sarjanumeroa, siinä on väärä sarjanumero tai sarjanumero on puutteellinen, se lisätään laskulle. (sarjanumeron lisäys voimassa olevan hinnaston mukaan.) • Mikäli skannauspalveluun saapuu huomautus-‐ tai perintäkirje, sitä ei skannata vaan se lähetetään asiakkaalle postitse (dokumentin edelleen lähetys voimassa olevan hintalistan mukaan). • Mikäli skannauspalveluun saapuu tilausdokumentti, sitä ei skannata vaan se lähetetään asiakkaalle postitse (dokumentin edelleen lähetys voimassa olevan hintalistan mukaan). • Mikäli skannauspalveluun saapuu laskun mukana kopio laskusta, vain alkuperäinen skannataan ja kopio tuhotaan. • Kaikki skannauspalveluun saapuvat mainokset tuhotaan. Virheellisen dokumentin edelleen lähetys: • Virheelliset dokumentit lähetetään edelleen asiakkaan rekisteröinnissä ilmoittamaan postiosoitteeseen. Mikäli postiosoite muuttuu rekisteröinnin jälkeen on asiakkaan ilmoitettava uusi postiosoite sähköpostitse [email protected]. • Virheellisten laskujen edelleen lähettämisestä peritään maksu voimassa olevan hintalistan mukaan. 1 Mekaanisesti tunnistettavien kenttien määritteet: Ostolaskujen skannauksen onnistumiseksi on tärkeää, että laskulla olevat kentät ovat tunnistettavissa. Kentät tunnistetaan automaattisesti alla olevan erittelyn mukaan tai ohjatusti mikäli kenttä on selkeästi merkitty yleisesti käytetyllä tunnistesanalla. Mikäli listalta puuttuu tunnistesanoja mitkä esiintyvät teille lähetetyissä laskuissa, mutta poikkeavat yleisesti käytetyistä tunnistesanoista, ilmoitattehan ne osoitteeseen [email protected]. Laskulta tunnistetaan 11 kenttää kuten listattu alla: 1. Laskun numero/Invoice number • Käytettävät tunnisteet: Laskun numero, Lasku, Numero, Laskunumero, Laskunro, laskunnro, Laskun no, No, Nr, Invoice, Laskutunniste,, Laskun tunniste, koontilasku, anges vid betalning, avinummer, faktnr, fakturanr, fakturanummer, notanr, notanummer, number, nummer, referensnummer, rekisteritunnus ,räkningsnr (+yleisesti käytetyt tunnistesanat) • Jos puuttuu: SkanniID (esim 1310702MAVEN01N77190) 2. Laskunpäivämäärä/Invoice date • Käytettävät tunnisteet: Päivämäärä, Päiväys, Laskun pvm, Laskun päivämäärä, Laskupäivä, Päivä, Pvm, Invoice date, datum, faktdat, fakturadag, fakturadatum, Laskun päiväys, räkningsdag, räkningsdatum, utskriftsdatum (+yleisesti käytetyt tunnistesanat) • Jos puuttuu: Skannaus päivämäärä (esim 20090630) (VVVVKKPP/YYYYMMDD) 3. Eräpäivä/Due date: • Käytettävät tunnisteet: Eräpäivä, Eräpvm, Erääntyy, Maksupäivä, Maksuehto, Laskun eräpäivä, betalasenast, betalningsdatum, betalningsfrist, förf, förfallodag, förfallodatum, förfdat, likvidosstillhanda, osstillhandasenast, senastebetalningsdag, sistabetalningsdag, sistalikviddag (+yleisesti käytetyt tunnistesanat) • Jos puuttuu: jää tyhjäksi 4. Valuuttakoodi/Currency code: • Käytettävät tunnisteet: YAED, AFN, ALL, AMD, ANG, AOA, ARS, AUD, AWG, AZN, BAM, BBD, BDT, BGN, BHD, BIF, BMD, BND, BOB, BRL, BSD, BTN, BWP, BYR, BZD, CAD, CDF, CHF, CLP, CNY, COP, CRC, CUC, CUP, CVE, CZK, DJF, DKK, DOP, DZD, EGP, ERN, ETB, EUR, FJD, FKP, GBP, GEL, GGP, GHS, GIP, GMD, GNF, GTQ, GYD, HKD, HNL, HRK, HTG, HUF, IDR, ILS, IMP, INR, IQD, IRR, ISK, JEP, JMD, JOD, JPY, KES, KGS, KHR, KMF, KPW, KRW, KWD, KYD, KZT, LAK, LBP, LKR, LRD, LSL, LTL, LVL, LYD, MAD, MDL, MGA, MKD, MMK, MNT, MOP, MRO, MUR, MVR, MWK, 2 MXN, MYR, MZN, NAD, NGN, NIO, NOK, NPR, NZD, OMR, PAB, PEN, PGK, PHP, PKR, PLN, PYG, QAR, RON, RSD, RUB, RWF, SAR, SBD, SCR, SDG, SEK, SGD, SHP, SLL, SOS, SPL*, SRD, STD, SVC, SYP, SZL, THB, TJS, TMT, TND, TOP, TRY, TTD, TVD, TWD, TZS, UAH, UGX, USD, UYU, UZS, VEF, VND, VUV, WST, XAF, XCD, XDR, XOF, XPF, YER, ZAR, ZMW, ZW, • Jos puuttuu: EUR, joku muu kuin määritelty = NIL 5. IBAN -‐tilinumero/Bank account number: • Käytettävät tunnisteet: IBAN, IBAN no, IBAN koodi, Saajan tilinumero, IBAN tilinumero, Pankkiyhteys, Ibannr, Pankit, Pankkitili, Tilinumero, Pankkitiedot, Pankkiyhteytemme, Pankki, Tilinro, Tili, Nordea, aktia, oko, okopankki, op, osuuspankki, pohjola, danske bank, sampo, handelsbanken, ålandsbanken, seb, shb, säästöpankki, SP, bankkonto, bankkontonummer, danskebank, handelsbanken, kontonr, kontonummer (+yleisesti käytetyt tunnistesanat) • Jos puuttuu: jää tyhjäksi 6. Viitteenne/Your reference: • Käytettävät tunnisteet: Tilaaja, Viitteenne, Viite, Tilausviitteenne, Asiakkaan viite, Toimitusviite, Laskun viite, Tilaajanviite, beställare, beställtav, erref, erreferens, kostnadställe, kst, ordernr, referens (+yleisesti käytetyt tunnistesanat) • Jos puuttuu: jää tyhjäksi 7. Viitenumero/Payment Reference nr: • Käytettävät tunnisteet: Viitenro, Viitenumero, Viite, Maskuviite, Pankkiviite, paymentreference, paymentreferencenr, paymentreferencenumber, referensnr, refnr, (+yleisesti käytetyt tunnistesanat) • Jos puuttuu: jää tyhjäksi 8. Sarjanr • Käytettävät tunnisteet: Sarjnr, Sarjanumero, serienr, sarjanr, sarjanumero, serie, serial, serial nr, Fack, Fack nr (jos ei tunnisteta, sarjanumero etsitään ohjatusti ja lisätään laskun sarjanumero kenttään) • Jos puuttuu: sarjanumero etsitään ohjatusti ja lisätään laskun sarjanumero kenttään 9. ALV summa • Käytettävät tunnisteet: ALV, Arvonlisävero, Vero, ALV eur, Veron märää, sis. Alv, Veron osuus, Arvonlisäveron summa, ALV summa, ALV vero • Jos puuttuu: jää tyhjäksi 3 10. Laskun summa/Invoice amount total • Käytettävät tunnisteet: Yhteensä, Yhteensä EUR, Total EUR, Saldo, Brutto, Totalt, Maksettava, Maksettavaa, Loppusumma, Laskun summa, Laskun yhteensä, Verollinen summa, Verollinen, Maksettava yhteensä, Euro, EUR, Summa, attbetala, belopp, beloppattbetala, betala, ertillgodo, fakturabelopp, laskuyhteensä, laskunsumma, loppusumma, maksettavaa, maksettavaayhteensä, slutsumma, summa, summaattbetala, summakronor, summatotalt, total, totalbelopp, totalinkl, totaltkrono,r utgåendesaldo, yhteensäeur, yhteensä (+yleisesti käytetyt tunnistesanat) • Jos summa puuttuu: Laitetaan automaattisesti 0.00 11. Toimittajan y-‐tunnus ja ulkomaisen toimittajan VAT tunnus /Business Code • Käytettävät tunnisteet: Y-‐tunnus, Y, Ly-‐tunnus, LY, ALV rek., VAT, VAT nro, VAT-‐tunnus, ytunnus, vatnr, fskattbevis, fskattsedel, organisationsnr, organisationsnummer, orgnr, orgnummer, (+yleisesti käytetyt tunnistesanat) • Jos puuttuu: jää tyhjäksi 4