Toimintakäsikirja_16.1.2015 - RTA
TOIMINTAKÄSIKIRJA 2015 Yritys: RTA-YHTIÖT Maarakennusliike Raimo T.A Virtanen Oy Maarakennus Rasimus Oy Päivitetty: Hyväksyi: 16.1.2015 Nina Lindström 1 RTA-YHTIÖT, Toimintakäsikirja 2014 Sisällysluettelo 1. JOHDANTO ............................................................................................................................................. 3 2. TOIMINTAJÄRJESTELMÄN VAATIMUKSET ............................................................................................. 3 3. 4. 5. 6. 7. 2.1. Toimintajärjestelmän kuvaus ja ylläpito ........................................................................................ 3 2.2. Dokumenttien ja tiedon hallinta.................................................................................................... 3 2.3. Asiakirjojen arkistointi ................................................................................................................... 4 ORGANISAATIO JA ARVOT ..................................................................................................................... 4 3.1. Organisaatio................................................................................................................................... 4 3.2. Arvot .............................................................................................................................................. 5 TOIMINTAPERIAATTEET ......................................................................................................................... 5 4.1. Vahva Ote Maahan ........................................................... Virhe. Kirjanmerkkiä ei ole määritetty. 4.2. Työterveys ja työturvallisuus ......................................................................................................... 6 4.3. Ympäristöasiat ............................................................................................................................... 7 TOIMINNAN KEHITTÄMINEN ................................................................................................................. 8 5.1. Johdon vastuu................................................................................................................................ 8 5.2. Strateginen suunnittelu ................................................................................................................. 9 PALVELUIDEN TOTEUTTAMINEN ........................................................................................................... 9 6.1. Tarjouslaskenta ja sopimustoiminta .............................................................................................. 9 6.2. Hankintatoimi .............................................................................................................................. 10 6.3. Urakkarakentaminen ................................................................................................................... 11 6.4. Teiden- ja katujen kunnossapito ................................................................................................. 13 RESURSSIEN HALLINTA ........................................................................................................................ 15 7.1. Henkilöstön kehittäminen ........................................................................................................... 15 7.2. Korjaamon prosessi ..................................................................................................................... 18 7.3. Alihankinnan periaatteet ............................................................................................................. 18 8. TALOUSHALLINTO ................................................................................................................................ 19 9. TOIMINTAJÄRJESTELMÄN YLLÄPITO ................................................................................................... 20 9.1. Palaute asiakkaalta ...................................................................................................................... 20 9.2. Sisäiset laatuarvioinnit ja toimintajärjestelmän kehittäminen ................................................... 20 9.3. Laatupoikkeamien käsittely ja korjaavat toimenpiteet ............................................................... 20 2 3 1. JOHDANTO Tämän toimintakäsikirjan tavoitteena on kuvata RTA-YHTIÖIDEN liiketoiminnan toimintatavat ja toimintaperiaatteet. RTA-YHTIÖIDEN johtoryhmä asetti vuonna 2012 tavoitteeksi hakea RTA-YHTIÖILLE yhtiökohtaista RALA-sertifikaattia. Tavoitteen toteuttamiseksi johtoryhmä työsti vuoden 2012 ja 2013 aikana eri toimintatavoista prosessikuvauksia, jotka kuvaavat RTAYHTIÖIDEN toimintatapoja. Tämän lisäksi johtoryhmä teetti RTA-YHTIÖIDEN lomakepankin kokoamisen yhtiön palvelimelle tukemaan ja yhtenäistämään yhtiön toimintatapoja. Lomakepankki ja toimintatapojen prosessikuvaukset ovat oleellinen osa tätä toimintakäsikirjaa. Toimintakäsikirja valmistui vuonna 2014 ja toimii jatkossa RTA-YHTIÖIDEN jatkuvan kehittämisen välineenä. 2. TOIMINTAJÄRJESTELMÄN VAATIMUKSET 2.1. Toimintajärjestelmän kuvaus ja ylläpito Toimintajärjestelmä koostuu toimintakäsikirjasta, siihen liittyvistä prosessikuvauksista, toiminta-, työ-, ja tarkastusohjeista, suunnitelmista sekä tallenteista. Dokumentit on koottu lomakepankkiin joka löytyy yhtiön sisäiseltä palvelimelta sekä intranetistä. Toimintakäsikirja on päädokumentti, joka kuvaa yleisellä tasolla menettelytavat. Tämän avulla huomioidaan toiminnassa laatu, ympäristö ja turvallisuus sekä asiakkaiden ja muiden sidosryhmien tarpeet. Toimintakäsikirjaa päivitetään vähintään vuosittain ja aina tarvittaessa. Toimintakohtaisilla prosessikaavioilla, toiminta-, työ- ja tarkastusohjeilla sekä tallenteilla tuetaan päivittäistä operatiivista toimintaa. Em. kaavioiden ja ohjeiden ylläpidosta ja kehittämisestä vastaa toimitusjohtaja. Vuosittain pidetään johdon katselmus, jossa arvioidaan toimintakäsikirjan kehittämistarpeita suhteessa yrityksen toimintatapaan. Johdon katselmuksen jälkeen toimitusjohtaja tekee johtoryhmässä päätetyt päivitykset toimintakäsikirjaan ennen henkilöstön kehityspäivää. Kehityspäivässä jalkautetaan tehdyt muutokset toimintakäsikirjaan koko henkilöstölle. 2.2. Dokumenttien ja tiedon hallinta Lomakepankki löytyy RTA-Yhtiöiden sisäiseltä palvelimelta S:/Lomakepankki ja intranetistä. Lomakepankkiin on koottu lomakkeita ja asiakirjoja laadunseurannan helpottamiseksi. Dokumenttien ylläpidosta ja päivityksestä vastaa toimitusjohtaja. Lomakepankki sisältää täytettäviä mallilomakkeita ja asiakirjoja. lomakkeita, ohjeita, yritystietoja sekä valmiita 4 2.3. Asiakirjojen arkistointi Työmaan sähköiset asiakirjat ja suunnitelmat arkistoidaan RTA-Yhtiöiden sisäiselle palvelimelle, S:/Arkisto. Arkisto koostuu työmaittain numeroiduista kansioista, joihin työmaan asiakirjat ja suunnitelmat tallennetaan. Työpäällikkö vastaa työmaan arkistoinnista annettujen ohjeiden mukaisesti. Työmaan paperiset asiakirjat ja suunnitelmat arkistoidaan RTA-YHTIÖIDEN Kerkkolankatu 28, Hyvinkää toimitilan arkistoon. Työpäällikkö vastaa työmaan arkistoinnista annettujen ohjeiden mukaisesti. RTA-Yhtiöiden alihankkijoiden urakkasopimukset ja tilaukset kirjataan taloushallinnon sähköiseen järjestelmään. Järjestelmän välityksellä tehdään kuukausittain ilmoitus alihankkijoista verottajalle. Järjestelmä toimii sähköisenä sopimusarkistona. Sopimusarkiston ylläpidosta vastaa talouspäällikkö. 3. ORGANISAATIO JA ARVOT 3.1. Organisaatio Maarakennusliike Raimo T.A Virtanen Oy ja Maarakennus Rasimus Oy toimivat yhtiöryhmänä, jonka operatiivinen johto, taloushallinto sekä kalusto- ja henkilöstöresurssit on yhdistetty molempien yhtiöiden käyttöön. Yhtiöryhmän markkinointinimenä käytetään RTA-YHTIÖITÄ. Yhtiöryhmän toimitusjohtaja vastaa yhtiöiden strategisesta suunnittelusta ja henkilöstön kehittämisestä. Yhtiöryhmän talousjohtaja vastaa talous- ja tietohallinnon johtamisesta sekä tekninen johtaja rakentamisen ja kunnossapidon teknisestä johtamisesta. Strategiseen suunnitteluun ja yhtiöryhmän kehittämiseen osallistuu johtoryhmä, joka koostuu toimitusjohtajasta, talousjohtajasta, teknisestä johtajasta, työpäälliköistä ja talouspäälliköstä. Johtoryhmä määrittelee vuosittain kehittämisen tavoitteet ja niille vastuuhenkilön ja aikataulun. Talousjohtajan vastuulla olevaa taloushallintoa johtaa talouspäällikkö. Taloushallinto hoitaa kassaa, kirjanpitoa, palkanlaskentaa, osto- ja myyntireskontraa sekä muita taloushallinnon tehtäviä tukevia toimintoja. Talouspäällikön alaisuudessa toimivat taloushallinnon työntekijät ja alihankkijat. Teknisen johtajan vastuulla olevaa teknistä toteutusta johtaa työpäällikkö. RTA-YHTIÖILLÄ on urakkarakentamisen, energiaverkonrakentamisen ja kunnossapidon toimialueet, joita johtaa työpäällikkö. Työpäälliköiden alaisuudessa toimivat työnjohtajat ja teknistä toteutusta johtavat alihankkijat. Työnjohtajien alaisuudessa toimivat rakennusmiehet, koneenkuljettajat, autonkuljettajat, kunnossapitohenkilöt, mittamiehet sekä muut teknistä toteutusta palvelevat työntekijät ja alihankkijat. Teknisen johtajan vastuulla on lisäksi tarjouslaskenta ja hankinnat, jonka toteutuksesta vastaa laskentapäällikkö sekä logistiikka, jonka toteutuksesta vastaa kalustopäällikkö. Laskentapäällikön ja kalustopäällikön alaisuudessa toimivat assistentit. 5 RTA-Yhtiöiden toimintojen vastuut ja valtuudet määritellään organisaatiokaaviossa ja prosessikuvauksissa. Organisaatiomuutoksista tiedotetaan säännöllisesti henkilöstöä. Jokainen henkilö vastaa oman työnsä laadusta ja tunnistaa seuraavan prosessivaiheen vaatimukset omassa työssään. Prosessin omistaja valvoo, että organisaatio toimii prosessin mukaisesti ja tekee tarvittaessa kehitystoimenpiteitä prosessikuvaukseen toiminnan muuttuessa. 3.2. Arvot RTA-Yhtiöiden arvot ovat ammattitaitoinen henkilökunta, tuloksellinen toiminta ja tyytyväinen asiakas. Ammattitaitoinen henkilökunta RTA-YHTIÖIDEN peruskivi on ammattitaitoinen henkilökunta. Vuosittain tehdään henkilöstöja koulutussuunnitelma, jonka tavoitteena on kehittää henkilöstön ammattitaitoa ja hyvinvointia. Koulutussuunnitelman mukaisilla koulutuksilla ja esimiesten pitämillä kehityskeskusteluilla turvataan henkilöstön jatkuva kehittyminen ja vuorovaikutus. Lisäksi vähintään kerran vuodessa koko henkilökunta kokoontuu kehityspäivään, jonka tavoite on jalkauttaa toimintajärjestelmässä tapahtuneita muutoksia ja tavoitteita koko henkilökunnalle. Tuloksellinen toiminta Ammattitaitoisella organisaatiolla, oikeilla työvälineillä ja vuosittain asetetuilla tavoitteilla saavutetaan tulosta. Tavoitteet asetetaan vuosittain johtoryhmässä, jotka jalkautetaan koko organisaatiolle vuosittain pidettävässä kehityspäivässä. Tavoitteet luovat koko organisaation yhteisen suunnan ja takaavat organisaation jatkuvan kehittymisen. Tyytyväinen asiakas Toimintamme perusta on palvella asiakkaitamme. Toteuttamalla projektit sopimuksen mukaisesti ja ammattitaitoisesti takaamme tavoittelemamme asiakastyytyväisyyden. Jokaisen prosessin lopullinen tavoite on saavuttaa tyytyväinen asiakas, koska asiakkaat takaavat jatkuvan kehittymisen ja toiminnan jatkumisen edellytykset. 4. TOIMINTAPERIAATTEET 4.1. VAHVA OTE MAAHAN VAHVA= Tarjoaa luotettavaa ja ammattitaitoista palvelua OTE= Osaavalla henkilökunnalla ja nykyaikaisella kalustolla MAAHAN= Maanrakennuksen ja kunnossapidon rakennuttajille ja tilaajille RTA-Yhtöiden toimintaperiaatteena on Vahva Ote Maahan. Tämä tarkoittaa yhtiön kykyä tuottaa laadukkaita ja monipuolisia maanrakennus- ja kunnossapitopalveluja kunnille, rakennuttajille ja muille tilaajille. Yhtiön osaaminen on kyvyssä hallita kokonaisuuksia tarjouslaskennasta työmaan tekniseen toteutukseen. Tämän päämäärän toteuttamiseksi yhtiö kehittää jatkuvasti erityisosaamistaan, joka tukee yhtiön päätoimialaa ja ylläpitää suhteita aliurakoitsijoihin, jotka tukevat erityisosaamisellaan RTA-Yhtiöiden kokonaistarjontaa. RTAYhtiöiden toiminta on pitkäjänteistä ja luotettavaa, joka huomioi jatkuvan kehittymisen tarpeen. 6 Riskien hallinta on oleellinen osa RTA-Yhtiöiden jatkuvan kehittymisen periaatetta. Riskiarvioinnilla ennakoidaan toimenpiteet miten riskit voidaan välttää kokonaan tai pienentää niiden vaikutusta toimintaan. Niihin työkohteisiin, joissa RTA-Yhtiöt toimii pääurakoitsijana, laaditaan aina työmaan laatusuunnitelma, joka koostuu laatusuunnitelman yleisestä osasta, sekä tarpeen mukaan erillisistä työ- ja laatusuunnitelmasta, turvallisuussuunnitelmasta, tehtäväsuunnitelmasta, aluesuunnitelmasta, liikennesuunnitelmasta sekä resurssi-ja aikataulusuunnitelmasta. Alihankinta- ja muissa pienemmissä kohteissa laaditaan yksinkertaisempi riskien arviointisuunnitelma työ- ja laatusuunnitelman ja turvallisuus suunnitelman avulla. Ensimmäisen kerran riskien arviointi tehdään tarjouslaskentavaiheessa ja mikäli työ saadaan, riskikartoitus käydään läpi työmaan aloituskokouksessa ja pohditaan kohteen mahdollisuuksia toteutuksen osalta. Riskit määritellään työmaakohtaisesti laatusuunnitelmaan, kirjataan miten riskit ilmenevät ja millä ennakoivilla toimenpiteillä riskit voidaan poistaa tai niiden vaikutusta voidaan pienentää. Riskien ennakoivien toimenpiteiden toteuttamiseen määritellään vastuuhenkilö. Työaikainen laadun varmistus toteutetaan valvomalla työmaata työmaakäynneillä ja päivittäisillä työmaapäiväkirja merkinnöillä sekä viikoittaisilla työmaan kunnossapitotarkastuksilla. Henkilöstöstä pidetään luetteloa työmaalla, josta selviää henkilön pätevyys, veronumero ja kulkulupa työmaalle. Henkilöstö perehdytetään ennen työmaan alkamista ja kalustolle tehdään käyttöönottotarkastus. Mittalaitteiden kalibroinnit tarkistetaan koko RTA-Yhtiöiden mittalaitteiden osalta kolmen kuukauden välein ja tarvittavat kalibroinnit suoritetaan. Laatusuunnitelmat, työmaapäiväkirjat, työmaan kunnossapitotarkastuspöytäkirjat, henkilöstön pätevyysrekisteri ja perehdytysmuistiot sekä kaluston käyttöönottotarkastuspöytäkirjat ja mittalaiterekisteri arkistoidaan työmaakansioon tai mikäli käytössä on sähköinen järjestelmä, työmaan tiedostokansioon. Työmaakansion tulee olla paikassa, josta se on helposti tarkistettavissa työmaalla. Työmaan aikana vastaava työnjohtaja kerää tilaajalle luovutuskansion kaikista dokumenteista, jotka työmaan lopussa tulee luovuttaa tilaajalle. Laatusuunnitelmassa määritellään dokumentit, jotka luovutuskansioon kerätään. 4.2. Työterveys ja työturvallisuus RTA-YHTIÖT on sitoutunut työterveyden ja työturvallisuuden jatkuvaan parantamiseen. Tavoitteena RTA-YHTIÖISSÄ on 0-tapaturmaa. 0-tapaturmaa tavoitteen saavuttamiseksi poistetaan tai minimoidaan toiminnasta työntekijöille tai muille sidosryhmille mahdollisesti aiheutuvat työterveys- ja työturvallisuusriskit. RTA-YHTIÖIDEN työterveys- ja työturvallisuustoiminnassa noudatetaan työsuojelun toimintaohjelmaa, työterveyshuollon toimintasuunnitelmaa, toimintakäsikirjaa ja toiminta- ja työohjeita sekä katselmuksissa ja kokouksissa sovittuja menettelytapoja. Kaikessa toiminnassa noudatetaan vähintään lainsäädännön mukaisia vaatimuksia. TTT-toiminnan prosessikuvauksessa on kuvattu RTA-YHTIÖIDEN TTT-toiminnan toimintatapa, vastuualueet ja toiminnasta syntyvät dokumentit. TTT-toiminnan prosessikuvaus on 7 luettavissa RTA-Yhtiöiden intranetissä ja S:/LOMAKEPANKKI/Dokumentit/Ohjeet/Prosessikuvakset. sisäisellä palvelimella TTT-politiikka käsitellään edellä mainittujen suunnitelmien ja ohjelmien mukaisissa kokouksissa ja niissä syntyvät muistiot ym. tiedot arkistoidaan RTA-YHTIÖIDEN sisäiselle palvelimelle S:/LOMAKEPANKKI/Dokumentit/Ohjeet. 4.3. Ympäristöasiat YMPÄRISTÖRISKIEN TUNNISTAMINEN JA HUOMIOINTI Ympäristöriskien tunnistamiseksi ja huomioimiseksi RTA-YHTIÖT noudattaa seuraavia ympäristöperiaatteita kaikessa toiminnassaan: - työn suunnittelussa huomioidaan ympäristöriskit ja pyritään minimoimaan ne henkilökunnalta vaaditaan ympäristövaikutusten huomioon ottamista toiminnassaan noudatetaan ympäristölakeja sekä viranomaismääräyksiä kaikessa toiminnassa kehitetään ympäristöriskien tunnistamisen ja huomioimisen osaamista kouluttautumalla Työmaan ympäristösuunnittelussa tunnistetaan merkittävimmät ympäristövaikutuksia aiheuttavat ympäristöriskit sekä laaditaan suunnitelma riskien hallitsemiseksi. Jokainen työmaalla työskentelevä on velvollinen ilmoittamaan havaitsemistaan ympäristönsuojelupuutteista esimiehelleen. Vahinkoihin varaudutaan riskikartoituksella ja toimintasuunnitelmalla. Suuremmissa vahingoissa turvaudutaan palo- ja pelastustoimen apuun. Yleinen työmaan kunnossapitotarkastus suoritetaan kerran viikossa. Tarkastuksen yhteydessä tarkistetaan alueen yleisjärjestys, varastointialueet, ajo- ja kulkuväylät sekä työturvallisuuslaitteet ja kalusto. Mittauksessa käytetään MVR-mittaria, joka lähtökohtaisesti toimii työmaan työturvallisuusmittarina, mutta toimii myös ympäristöriskien hallinnan tarkastusvälineenä. Kaluston huollot tehdään pääsääntöisesti paikallisilla huoltoliikkeillä tai yhtiön omalla korjaamolla. Näin ehkäisemme jäteöljyjen tai muiden haitta-aineiden kulkeutumisen maaperään ja vesistöön. PÄÄSTÖJÄ JA YMPÄRISTÖVAIKUTUKSIA VÄHENNETÄÄN SEURAAVILLA TOIMENPITEILLÄ PALAUTUVAN MATERIAALIN/JÄTTEEN KÄSITTELY - Polttoaineiden kulutusta seurataan kone ja laitekohtaisesti. Koneet ja laitteet on numeroitu kulutuksen seurannan helpottamiseksi. Kone tai laite numero tallentuu järjestelmäämme polttoaineen ostotapahtuman yhteydessä. - Sorat ja muut käyttökelpoiset maa-ainekset kierrätetään työmaalla mahdollisuuksien mukaan. Mikäli kierrättäminen ei onnistu maa-ainekset toimitetaan maakaatopaikalle - Asfalttipalat toimitetaan asfalttiasemalle. - Purkujäte lajitellaan eri jätelajeiksi ja toimitetaan kaatopaikalle. - Betonijäte toimitetaan betonin vastaanottopisteeseen. 8 - Ongelmajäte toimitetaan ongelmajätepisteeseen. Kannot toimitetaan kantojen vastaanottopisteeseen. PÄÄSTÖT ILMAAN TAI VETEEN - koneiden tyhjäkäyttö on kielletty - kalustoa uusitaan suunnitelmallisesti, jotta kalusto on mahdollisimman vähäpäästöistä JÄTTEIDEN SYNTYMINEN JA KÄSITTELY - syntyvät jätteet kerätään, lajitellaan ja toimitetaan kaatopaikalle MAAN SAASTUMINEN - koneita huolletaan säännöllisesti - koneet huolletaan korjaamolla tai työmaalla erikseen määritellyllä alueella - konevuodot imeytetään imeytysturpeeseen tai -mattoon, joka toimitetaan ongelmajätepisteeseen - jäteöljyt, liuottimet yms. työmaalla syntyvät nesteet kerätään tiiviiseen, siirrettävään säiliöön, joka toimitetaan ongelmajätepisteeseen - käytetyt polttoainesäiliöt ovat kaksivaippaisia - koneita tankattaessa polttoainetta ei valuteta maastoon - ympäristön siisteyteen kiinnitetään huomiota jatkuvasti ja sitä koskevat huomautukset kirjataan viikoittain tehtävän MVR-mittaus pöytäkirjaan. Toimenpiteille asetetaan takaraja ja toteutumista seurataan viikoittain työsuojelutarkastuksilla. RAAKA-AINEIDEN JA LUONNONVAROJEN KÄYTTÖ - sorat ja maa-ainekset noudetaan tai toimitetaan CE-merkintä hyväksytyiltä sora-asemilta - työmaan materiaaleja kierrätetään mahdollisuuksien mukaan VAIKUTUKSET TYÖNTEKIJÖIDEN, ASIAKKAIDEN TAI KOLMANSIEN OSAPUOLIEN TERVEYTEEN, TURVALLISUUTEEN TAI YMPÄRISTÖÖN - koneita ja laitteita käytetään mahdollisuuksien mukaan normaalin työajan puitteissa meluhaittojen vähentämiseksi - työntekijät käyttävät suojavälineitä, kuten käsineitä, haalareita, silmä- ja hengityssuojia käsitellessään ihmisille haitallisia aineita tai materiaaleja - työmaa-alue suojataan ja varoitetaan määräysten mukaisilla liikennemerkeillä ja suojalaitteilla - työskennellessä liikennealueilla noudatetaan Liikenneviraston määräyksiä liikenteestä tietyömaalla. 5. TOIMINNAN KEHITTÄMINEN 5.1. Johdon vastuu Johtoryhmä kokoontuu vuosittain vähintään 6 kertaa, joista yhdessä tapaamisessa alkuvuodesta laaditaan yhtiön vuositavoitteet strategian mukaisesti ja yhdessä tapaamisessa loppuvuodesta tarkistetaan johdon katselmuksessa yhtiön toimintatavan tila ja parannustarpeet. Johtoryhmän puheenjohtaja vastaa johtoryhmän toiminnan organisoinnista ja tavoitteiden asettamisesta. Toiminnan arvioimiseksi ja parantamiseksi johdon vastuu on kerätä mittareiden kautta tietoa, jonka tulosten perusteella voidaan analysoida toiminnan tilaa. 9 5.2. Strateginen suunnittelu Johtoryhmä laatii liiketoimintasuunnitelman ja pitkän tähtäimen päämärät viiden vuoden välein. Vuosittain johtoryhmä laatii vuositavoitteet liiketoiminnan päämäärien tueksi. Johtoryhmän tehtävä on vuosittain toteuttaa ja valvoa vuositavoitteiden saavuttamista tehdyn toimintasuunnitelman mukaisesti. Vuositavoitteiden valvonnan välineeksi laaditaan vuosikello, jonka avulla aikataulutetaan tavoitteiden toteuttamiseksi suunnitellut palaverit, tiedotteet, raportit ja katselmukset. Johdon katselmuksen tavoitteena on vastata kysymykseen toimiiko organisaatio yhteisen päämäärän ja yhteisesti sovittujen toimintatapojen mukaisesti. Johdon katselmuksessa voidaan käsitellä asiakaspalautteita, sisäisen auditoinnin raportteja, prosessien toimintakykyä ja mittareita, poikkeamien hoitoa, aikaisempia katselmuksia, toimintaympäristön muutoksia ja toiminnan strategian toteutumista. Johdon katselmuksen tuloksena johtoryhmä päättää tarvittavista toimintatavan muutoksista ja kehitystoimenpiteistä. 6. PALVELUIDEN TOTEUTTAMINEN Palveluiden toteuttaminen on kuvattu prosessikuvauksina eri toimintaympäristöistä. RTAYhtiöiden kokonaisprosessi koostuu pääprosesseista ja näitä tukevista tukiprosesseista. Pääprosesseja ovat rakennusprosessi ja kunnossapidon prosessi. Tukiprosesseja ovat tarjouslaskenta, hankinta, logistiikka, henkilöstön kehittäminen, talous ja tietohallinta sekä strateginen suunnittelu. 6.1. Tarjouslaskenta ja sopimustoiminta Tarjouslaskenta alkaa tarjouspyyntöjen vastaanottamisella sekä Hilman seurannalla. Tähän prosessin vaiheeseen kuuluu osallistumishakemusten tekeminen, tarjouspyyntöasiakirjojen tilaaminen sekä tarjousrekisterin ylläpito. Seuraava tarjouslaskennan vaihe on tarjouspyyntöihin tutustuminen. Tarjouspyyntömateriaali käydään läpi sillä tasolla sopiiko työ tilauskantaan ja vastaako työ yhtiön toiminnan tavoitteita ja strategiaa. Tarjouspalaverissa tehdään päätös tarjottavista kohteista. Tarjouslaskenta tekee hankintakyselyt ja massoittelut sekä kokoaa laskennan tarjouslaskentaohjelmaan. Tarjottavan kohteen riskit kartoitetaan tarjouspyyntöasiakirjoista ja kysymällä tarjouksen pyytäjältä tarkentavia tietoja ja asiakirjoja. Tarjouspalaverissa käydään läpi tarjousasiakirjat, laskenta sekä kohteen riskikartoitus ja päätetään lopullinen tarjouksen sisältö ja hinta, jonka jälkeen tarjous jätetään tarjouksen pyytäjälle. Tarjouslaskennan jälkeen tarjousmateriaali arkistoidaan. Mikäli tarjottuun kohteeseen saadaan kutsu urakkaneuvotteluun, valmistaudutaan neuvotteluun käymällä urakkaneuvottelun muistilistan kautta läpi tarjottavan kohteen oleelliset asiat. Mikäli neuvottelu johtaa tilaukseen, tehdään työtä urakkasopimus ja haetaan työlle tarvittavat rakennusaikaiset vakuudet. Ennen urakkasopimuksen allekirjoittamista käydään sopimus ja sopimuksen liitteet läpi, jotta ne vastaavat tarjouspyynnön sisältöä. Tarjouslaskennan ja työmaan toteutuksen välillä pidetään aloituspalaveri jossa käydään läpi mm. työvaiheet, laskenta-asiakirjat, hankinnat, tarjouslaskennan budjetti ja aikataulu. 10 Aloituspalaverissa kirjataan asiat aloituskokouksen muistilistaan ja määritellään muistilistan mukaisille aiheille vastuuhenkilöt ja aikataulu. Dokumentit lomakepankissa: Urakanaloituksen muistilista, Urakkaneuvottelun muistilista 6.2. Hankintatoimi HANKINTATARVE TARJOUSVAIHEESSA Tarjousvaiheessa hankintatarve syntyy tarjoustiimin laskiessa tarjousta. Tarjoustiimi kilpailuttaa työkohteiden isommat hankintatarpeet ja pyytää ennakkotarjouksia toimittajilta joko suullisesti tai kirjallisesti. TYÖMAAN KÄYNNISTYESSÄ Työmaan käynnistyessä hankintoja suunnittelevat tarjoustiimi ja työmaan tekninen johto yhdessä. Aloituskokouksessa määritellään hankintojen vastuunjako tarjouslaskentatiimin ja työmaajohdon välillä. Vastuujako kirjataan aloituskokousmuistioon. Tarjoustiimi siirtää hankintakilpailutukseen liittyvän tiedon työmaan vastaavalle työnjohtajalle aloituskokouksessa. Tarjoustiimi ja työmaan tekninen johto arvioivat ja vertailevat tarjoukset sekä neuvottelevat tarjoajien kanssa sekä lopuksi valitsevat toimittajan, jonka kanssa tehdään sopimus. Alihankkijoiden kanssa tehdään kirjallinen sopimus tai tilaus. Aliurakkasopimukset maarakennuksen urakkakohteisiin tehdään pääsääntöisesti Rakennustiedon pienurakkasopimuslomakkeelle (sopimuslomake.net). Sopimuksen tekemisestä vastaa tekninen johtaja. Mikäli alihankinta on pieni, riittää kirjallinen tilaus, käyttäen tilaus- ja alihankintasopimuslomaketta. Aliurakkasopimukset, jotka jatkuvat vuosittain toistaiseksi voimassa olevina (mm. kunnossapidon- ja energiaverkostorakentamisen alihankinta), tehdään erillinen aliurakkasopimus, joka määritellään alihankinta kohteen ja tehtävän työnkuvan mukaan. Toistaiseksi voimassa olevien alihankintasopimusten tekemisestä vastaa tekninen johtaja/toimitusjohtaja. HANKINNAN TOTEUTUS Työmaan hankinnoista, joita tarjoustiimi ei ole toteuttanut, vastaa vastaava työnjohtaja. Vastaava työnjohtaja ei voi siirtää hankintojen tekemistä muulle organisaatiolle, ellei tekninen johtaja ole toimenpidettä hyväksynyt. Mikäli hankinnat ylittävät 3000,- euroa, vastaava työnjohtaja pyytää teknisen johtajan hyväksynnän hankinnoille. Toimituksen toteutumista valvoo työmaan tekninen johto tilaus- ja toimitusasiakirjoista. Kun toimituksesta tulee ostolasku, tekninen johto tarkastaa ostolaskut käyttäen hyväksi mm. mittapöytäkirjoja ja kuormakirjoja. Ostolaskut hyväksyy tekninen johtaja. Vain hyväksyttyjä ostolaskuja maksetaan. 11 Toimitusongelmat reklamoidaan toimittajalle heti. Mikäli reklamointi tapahtuu suullisesti, reklamaatio varmistetaan vielä sähköpostiviestillä toimittajalle, jotta reklamaatio saadaan kirjalliseen muotoon. Dokumentit lomakepankissa: Tilaus- ja aliurakkasopimus 6.3. Urakkarakentaminen ALUSTAVAT TYÖT Ennen töiden aloitusta tekninen johto tutustuu huolellisesti laskenta-asiakirjoihin, urakkaneuvottelupöytäkirjoihin ja sopimukseen. Laskennan ja kustannuspaikkajaottelun mukaisesti määritellään urakkaan tavoite budjetti. Näiden perusteella luodaan aikataulu ja tehdään tarvittavat materiaali- ja aliurakkahankinnat. Tarkistetaan tarvittavat vakuutukset ja työaikainen vakuustarve. Urakalle laaditaan työmaakohtainen laatusuunnitelma ja turvallisuussuunnitelma, pidetään tilaajan kanssa aloituskokous ja haetaan tarvittavat luvat ennen töiden aloitusta. Dokumentit lomakepankissa: Laatusuunnitelma, Työvaihekohtaiset Työ- ja laatusuunnitelma, Turvallisuussuunnitelma, Alihankintasopimus, TÖIDEN ALOITUS Urakka alkaa työmaa-alueen merkitsemisellä. Työmaa-alueelle merkitään olemassa olevat johto- ja putkilinjat, säilytettävät rakenteet siirretään ja pysyvät rakenteet suojataan. Pääurakoitsija perehdyttää henkilöstön työmaan käytäntöihin. Perehdytyksessä käydään erityisesti läpi työturvallisuus ja ympäristöasiat. Perehdytyslomake arkistoidaan työmaatukikohtaan. Tässä vaiheessa tehdään myös konetarkastukset ja laaditaan koneiden käyttöönottopöytäkirjat. Pöytäkirjat arkistoidaan työmaakansioon. Pääurakoitsija pitää yllä työmaan henkilöstöstä pätevyysluetteloa. Työmaalla suoritetaan tarvittavat katselmukset ja informoidaan työmaasta kolmansille osapuolille. Työmaan varasto- ja tankkausalueet sekä työmaatoimisto ja muut sosiaalitilat merkitään aluesuunnitelmaan. Dokumentit lomakepankissa: Työmaaperehdytys, Koneidenkäyttöönotto, Veronumerot TÖIDEN TOTEUTUS Toteutusvaiheessa urakkaa seurataan ja työtä ohjataan päivittäin. Kalusto valitaan oikein ja mitoitetaan halutun työsaavutuksen mukaan. Kalustoresurssiin liittyy myös ympäristön ja turvallisuuden huomioonottaminen sekä kiireellisten korjausten arviointi. Henkilöstö valitaan työkohteeseen ammattitaidon fyysisten ja psyykkisten ominaisuuksien mukaan sekä työmenetelmät ja suoritustavat valitaan tekijöiden ja työkohteen mukaan. Työntekijöitä motivoidaan työsaavutuksiin, aikatauluun ja laatuun. Logistiikan hallintaan liittyy materiaalivirtojen tahdistaminen työaikatauluun ja riittävän sekä oikean kaluston mitoitus. Koneet ja laitteet siirretään oikealla kalustolla ja siihen vaaditulla ammattitaidolla. Aliurakoitsijoiden kanssa käydään läpi vastuut, vastuualueet, laadun määritys ja näiden valvonta. Aliurakoitsijoilta kerätään myös dokumentit jotka arkistoidaan työmaakansioon. 12 Toteutusvaiheen suoritteisiin kuuluu materiaalien tilaukset, näitä tilauksia ovat esimerkiksi murskeet, putket, puutavarat ja raudat. Suoritteeseen kuuluu myös materiaalitoimitusten vaiheistus työaikatauluun, toimitettujen materiaalien vastaanotto, tarkastus ja varastointi sekä laskujen tarkastus ja reklamointi. Toteutusvaiheessa seurataan päivittäin toteutuneita määriä mittausyksikön kanssa ja näitä määriä verrataan tarjouslaskennan määriin. Aikataulun ja määrien sekä työsaavutusten perusteella arvioidaan tulevaa toteutumaa ja näitä seurataan jatkuvasti. Poikkeamatilanteissa informoidaan kaikkia osapuolia ongelman ratkaisemiseksi. Huollettu ja kunnossa oleva kalusto, oikein tahdistettu logistiikka, sitoutettu ja motivoitunut henkilöstö luovat edellytyksen saavuttaa tai ylittää laskennassa asetetut tavoitteet. Suoritteiden laatu syntyy kun materiaalit ovat tilattu suunnitelmien mukaan ja ovat tarkastettu sekä varastoitu oikein. Oikea-aikaisesti suoritetut laadunvarmistuskokeet ja laboratoriotutkimukset sekä viranomaistarkastukset ovat osa totutusvaiheen laatua. Näiden lisäksi tehdään riittävä määrä tarkemittauksia ja näitä mittauksia verrataan suunnitelmiin. Toteutusvaiheen talouteen kuuluu kustannusseuranta, lisätyöt ja maksuerät. Kustannusseurantaa ovat ostolaskujen tarkastus ja hyväksyntä, alaurakoitsijoiden laskutusperusteiden kuittaus ja hyväksyntä, tuntiseurannan tarkastus ja hyväksyntä, ostolaskujen reklamointi, viallisien tuotteiden toimituksesta hinnanalennusten neuvottelu ja tuotteiden palautus, kustannuskehityksen arviointi määrien ja suoritusten perusteella. Lisätöistä ilmoitetaan rakennuttajalle ja niistä tehdään tarjous heti kun niiden tarve havaitaan. Lisätyöt merkataan työmaapäiväkirjaan. Laskutöistä kirjataan mahdollisimman tarkkaan tietoja, esimerkiksi materiaalinoutoihin kuluneet ajat, tarvikkeet ja päivämäärät. Lisätyöt hyväksytetään rakennuttajalla ja näistä annetaan tieto laskutukseen. Maksueriin liittyvät työt huolehditaan loppuun ja maksuerä hyväksytetään rakennuttajalta jonka jälkeen laskutuskelpoisuudesta lähetetään tiedot laskutukselle. Toteutuksen dokumentointiin liittyy mittaukset, materiaalit, kokeet, laboratoriotestit, työmaapäiväkirja ja raportointi sekä valvonta. Mittauksista tarkemittaukset tallennetaan päivittäin, mittatulokset päivitetään päivämäärineen ja nämä tiedot tallennetaan määrävälein DVD:lle sekä paperille. Materiaalien dokumenteista arkistoidaan käyttö- ja huolto-ohjeet, kuormakirjat, tarkastuspöytäkirjat, materiaalitodistukset ja näiden sertifikaatit. Eri kokeiden dokumentit arkistoidaan, näitä kokeita ovat esimerkiksi putkikuvaukset, kantavuuskokeet ja laboratoriotestit. Työmaapäiväkirja on numeroitu ja sitä täytetään joka päivä. Työmaapäiväkirjaan pyydetään kuittaus päivittäin rakennuttajalta tai rakennuttajan edustajalta. Rakennuttajalle annetuista raporteista, työmaa-aikatauluista, kokouspöytäkirjoista ja laskutus koonnista otetaan kopiot ja nämä kopiot arkistoidaan työmaakansioon. Toteutusvaiheen dokumentit lomakepankissa: Työmaapäiväkirja, Työvaiheilmoitus, Poikkeamaraportti, MVR- lomake, Mittapöytäkirja, Koneidenkäyttöönotto, TÖIDEN VALMISTUMINEN Työmaan valmistumiseen liittyvät lopputarkastukset, luovutusasiakirjat ja itselle luovutus. Lopputarkastuksia ovat kiinteistön veden ja viemärin, rakennusvalvonnan, sähkötöiden ja louhinnan lopputarkastukset sekä louhinnan kiinteistökatselmus. Luovutusasiakirjat tarkastetaan, kootaan ja arkistoidaan. Luovutusasiakirjoihin kootaan rakennusvalvonnan tarkastusasiakirjat sekä tarkastuksien koontilistat. Työsuorituksiin liittyvät lupa-asiakirjat, työn edetessä otetut tarkemittaukset sekä suunnitelmapäivitykset ovat luovutusasiakirjoja. Näiden lisäksi kootut materiaalitodistukset, huolto-ohjeet ja katselmusasiakirjat ovat 13 luovutusasiakirjoja. Itselle luovutus tehdään valmistumisvaiheessa ja tästä tehdään työmaakohtainen kansio. Itselle luovutuksessa käydään läpi reklamaatiot ja huomautukset ja näistä laaditaan vastineet. Jos urakasta on syntynyt kolmansien osapuolien vaateita nämä vaateet saatetaan hyväksyttyyn kuntoon. Työkohteesta tarkistetaan, että kaikki vaadittavat suoritteet on tehty loppuun. Itselle luovutukseen liittyy myös kohteen loppusiivouksen tarkistus. Maksuerät, lisä- ja muutostyöt käydään läpi ja tarkastetaan. Työmaan asiakirjat arkistoidaan Kerkkolankatu 28:n toimitilan arkistoon sekä sähköiset asiakirjat arkistoidaan sisäisen palvelimelle. Töiden valmistumisen dokumentit lomakepankissa: Itselle luovutus, Mittapöytäkirja, TÖIDEN LUOVUTUS Luovutusvaiheessa urakka otetaan vastaan. Vastaanottovaiheessa tehdään katselmus työmaalla urakan osapuolien kesken. Urakasta kirjataan siihen kuuluvat työt sekä lisä- ja muutostyöt. Urakan vastaanotossa kirjataan myös suoritetut ja suorittamattomat tarkastukset, virheet, puutteet sekä vastaanoton jälkeen tehtävät työt. Vastaanotossa luovutetaan viralliset sopimukseen perustuvat asiakirjat. Urakka hyväksytään, takuuajalle määritetään päivämäärät ja todetaan valmistumispäivämäärä. Luovutusvaiheessa lopetetaan rakennustyövakuutus ja vaihdetaan työaikainen vakuus takuuajan vakuuteen. Taloudellisessa loppuselvityksessä sovitaan maksuerien maksukelpoisuus sekä eri osapuolien vaateet. Loppuselvityksessä kirjataan mielipide-eroavuudet ja sovitaan toimenpiteet mielipide-erojen ratkaisuun. Taloudellisessa loppuselvityksessä tehdään lista sovituista lisäkorvauksista ja luovutetaan lopputilitys. Takuuaika alkaa kun rakennuskohde on otettu vastaan hyväksytetysti. Takuuaikaan kuuluu tarkastukset, mahdolliset takuuaikaiset korjaukset, sovitut laadunvarmistus kokeet ja tutkimukset. 6.4. Teiden- ja katujen kunnossapito ALUSTAVAT TYÖT Ennen kunnossapitourakan aloitusta työmaan vastaava työnjohtaja tutustuu huolellisesti laskenta-asiakirjoihin, urakkaneuvottelupöytäkirjoihin ja sopimukseen. Laskennan ja kustannuspaikkajaottelun mukaisesti määritellään urakkaan tavoite budjetti. Budjetti edellyttää, että urakalle on määritelty oma kalusto ja kalustovuokrat. Kalustovuokrat veloitetaan työmaalta kuukausittain. Tekninen johto kilpailuttaa tarvittavat hankinnat, tekee mahdolliset alihankintasopimukset ja tukikohtasopimukset. Tarkistetaan tarvittavat vakuutukset ja työaikainen vakuustarve. Urakalle laaditaan työmaakohtainen laatusuunnitelma ja turvallisuussuunnitelma, pidetään tilaajan kanssa aloituskokous ja haetaan tarvittavat luvat ennen töiden aloitusta. Dokumentit lomakepankissa: Laatusuunnitelma, Työvaihekohtaiset Työ- ja laatusuunnitelma,, Turvallisuussuunnitelma, Alihankintasopimus, TÖIDEN ALOITUS Urakalle laaditaan reittikartat ja työohjeet, jotka perehdytetään henkilöstölle esittelemällä alue ajamalla se läpi ja pysähtymällä erityistä huomiota vaativiin kohtiin. Henkilöstölle luovutetaan alueen reittikartat ja toimenpiteiden laatuvaatimukset ja toimenpideajat. Henkilöstö tutustuu alueen kalustoon, ajaa alueen läpi ennen toimenpiteitä ja opettelee 14 alueen kadut ja reitit. Perehdytyksessä käydään erityisesti läpi työturvallisuus ja liikenneturvallisuusasiat sekä ympäristöasiat. Perehdytyslomake arkistoidaan työmaatukikohtaan. Urakka-alue tarkastetaan tilaajan ja edellisen urakoitsijan kanssa tehtävällä katselmuksella. Katselmuksesta tehdään pöytäkirja, johon kirjataan edellisen urakoitsijan korjattava toimenpiteet ennen urakan päättymistä. Työmaan tukikohta perustetaan, tehdään tarvittavat ylläpitosopimukset ja suunnitellaan alueen käyttö palvelemaan alueen kunnossapitotöitä. Koneille tehdään käyttöönottotarkastus ja pöytäkirjat arkistoidaan työmaatukikohtaan. Tukikohdassa pidetään henkilöstön pätevyyslistaa, johon päivitetään henkilöstössä tapahtuvat muutokset heti. Työmaalla suoritetaan tarvittavat katselmukset ja informoidaan urakkaalueen asukkaita urakoitsijan muutoksesta. Työmaan tukikohta perustetaan urakka-alueelle tai sen läheisyyteen. Töiden aloituksen dokumentit lomakepankissa: Työmaaperehdytys, Koneidenkäyttöönotto, Veronumerot, TÖIDEN TOTEUTUS Urakka-alueella tehtävät toimenpiteet suoritetaan sopimuksen laatuvaatimusten ja toimenpideaikojen mukaisesti. Erityistä suunnittelua vaativat toimenpiteet raportoidaan tilaajalle hyvissä ajoin ennen toimenpiteitä. Alueen asukkaat pidetään tietoisena toimenpiteistä tarvittaessa. Tehdyistä toimenpiteistä raportoidaan tilaajaa päivittäin sähköisen työmaapäiväkirjan välityksellä. Päiväkirjaan liitetään tarvittaessa valokuvia ja muita liitteitä. Päivittäin seurataan urakka-alueen asiakaspalautejärjestelmää ja tehdään tarvittavat toimenpiteet palautteiden korjaamiseksi tai selvittämiseksi. Tarvittaessa tehdään katselmus asioiden eteenpäin viemiseksi. Materiaalit tilataan hyvissä ajoin tukikohtaan tai muihin varastopisteisiin alueella toimenpiteitä varten. Käytetyt materiaalit raportoidaan ympäristöseurantaraporttiin. Laadunvarmistustoimenpiteinä tehdään laadunmittauksia ja silmämääräistä laaduntarkkailua alueella. Alueen turvallisuustaso tarkistetaan viikoittain MVR-mittaria käyttäen. Kuukausittain tehdään alueella katselmus tilaajan valvojan kanssa ja kirjataan korjaustoimenpiteet muistioon. Työmaakokous pidetään kuukausittain, jossa kirjataan sopimuksen kannalta oleelliset asiat molemmin puolin. Toteutusvaiheen talouteen kuuluu kustannusseurannan ja tavoitebudjetin seuranta, lisätöiden esittäminen ja laskuttaminen sekä maksuerien laskuttaminen toteutuneiden työsuoritteiden mukaisesti. Kustannusseurantaan kirjautuu ostolaskut, palkkakustannukset, kaluston kuukausivuokrat sekä laskutustuotot. Vastaavan työnjohtajan velvollisuutena on tarkastaa päivittäin ostolaskut, tarkistaa aliurakoitsijoiden laskutusperusteet, tarkastaa omien työntekijöiden tuntiseuranta, ostolaskujen reklamointi tarvittaessa. Lisätöistä ilmoitetaan tilaajalle ja niistä tehdään tarjous heti. Lisätyöt merkataan työmaapäiväkirjaan. Laskutöistä kirjataan mahdollisimman tarkkaan tietoja, esimerkiksi materiaalinoutoihin kuluneet ajat, tarvikkeet ja päivämäärät. Lisätyöt hyväksytetään tilaajalla ja näistä annetaan tieto laskutukseen. Toteutuksen dokumentointiin liittyy mittaukset, materiaalit, kokeet, laboratoriotestit, työmaapäiväkirja ja raportointi sekä valvonta. Materiaalien dokumenteista arkistoidaan käyttö- ja huolto-ohjeet, kuormakirjat, tarkastuspöytäkirjat, materiaalitodistukset ja näiden sertifikaatit. Työmaapäiväkirjaan pyydetään kuittaus päivittäin tilaajalta. Tilaajalle annetuista 15 raporteista, työmaa-aikatauluista, kokouspöytäkirjoista ja laskutus koonnista otetaan kopiot ja nämä kopiot arkistoidaan työmaakansioon. Toteutusvaiheen dokumentit lomakepankissa: Työmaapäiväkirja,, Poikkeamaraportti, MVRlomake, Mittapöytäkirja, Koneidenkäyttöönottopöytäkirja, TÖIDEN VALMISTUMINEN Työmaan valmistumiseen liittyvät lopputarkastukset, luovutusasiakirjat ja itselle luovutus. Kun urakka-alueella on tehty kaikki tarvittavat toimenpiteet ja korjaukset urakan loppuun, suoritetaan tilaajan kanssa katualueiden, viheralueiden, rakenteellisen kunnossapidon sekä tukikohdan lopputarkastukset urakka-alueella. Luovutusasiakirjat tarkastetaan, kootaan ja arkistoidaan. Kolmansien kanssa avoimet reklamaatiot ja muut asiat selvitetään loppuun asti. Maksuerät, lisä- ja muutostyöt käydään läpi ja tarkastetaan. Työmaan asiakirjat arkistoidaan Kerkkolankatu 28:n toimitilan arkistoon sekä sähköiset asiakirjat arkistoidaan sisäisen palvelimelle. Töiden valmistumisen dokumentit lomakepankissa: Itselle luovutus, Mittapöytäkirja, TÖIDEN LUOVUTUS Luovutusvaiheessa urakka otetaan vastaan. Vastaanottovaiheessa tehdään katselmus työmaalla urakan osapuolien kesken. Urakasta kirjataan siihen kuuluvat työt sekä lisä- ja muutostyöt. Urakan vastaanotossa kirjataan myös suoritetut ja suorittamattomat tarkastukset, virheet, puutteet sekä vastaanoton jälkeen tehtävät työt. Vastaanotossa luovutetaan viralliset sopimukseen perustuvat asiakirjat. Urakka hyväksytään, takuuajalle määritetään päivämäärät ja todetaan valmistumispäivämäärä. Luovutusvaiheessa lopetetaan rakennustyövakuutus ja vaihdetaan työaikainen vakuus takuuajan vakuuteen. Taloudellisessa loppuselvityksessä sovitaan maksuerien maksukelpoisuus sekä eri osapuolien vaateet. Loppuselvityksessä kirjataan mielipide-eroavuudet ja sovitaan toimenpiteet mielipide-erojen ratkaisuun. Taloudellisessa loppuselvityksessä tehdään lista sovituista lisäkorvauksista ja luovutetaan lopputilitys. Takuuaika alkaa kun rakennuskohde on otettu vastaan hyväksytetysti. Takuuaikaan kuuluu tarkastukset, mahdolliset takuuaikaiset korjaukset, sovitut laadunvarmistus kokeet ja tutkimukset. 7. RESURSSIEN HALLINTA 7.1. Henkilöstön kehittäminen 7.1.1 Henkilöstön rekrytointi Kun on tehty rekrytointipäätös, määritellään rekry-ilmoituksen sisältö ja kanava mitä kautta ilmoitus markkinoidaan. Rekrytointi voidaan tehdä itse tai rekrytointiyhtiön kautta erillisellä sopimuksella. Ilmoituksen tekemisestä vastaa tulevan työsuhteen esimies, ilmoituksen hyväksyy tekninen johtaja, talousjohtaja tai toimitusjohtaja. Työhakemukset vastaanotetaan ja käsitellään esimiehen toimesta. Työhön ottaja valitsee hakemuksista tarvittavan määrän haastateltavia ja kutsuu hakijat haastatteluun. Haastattelussa on läsnä työhön tulevan esimies ja tämän esimies. Työhakemukset ja CV:t arkistoidaan palkkahallintoon tulevia rekrytointitilanteita varten. 16 7.1.2 Työsuhdeasioiden hoito Kun työsopimukseen on päästy, tehdään kirjallinen työsopimus. Työsopimusta tehdessä huomioidaan henkilöä velvoittava työehtosopimus ja tämän sopimuksen määräykset. Työsopimuksen liitteeksi tehdään mm. puhelimenkäyttösopimus ja tarvittaessa myös muita sopimuksia, kuten tulospalkkasopimus. Työsopimus ja sen liitteet sekä henkilön CV ja työ- ja koulutodistukset arkistoidaan palkkahallintoon. Työaikakirjanpidon ylläpitämiseksi työntekijä on velvollinen täyttämään päivittäin tekemänsä työsuoritteen sähköiseen tuntiseurantaan. Esimiehen velvollisuus on tarkistaa ja hyväksyä tuntiseuranta viikoittain seuraavan maanantain aikana. Palkanmaksu tapahtuu kahden viikon välein. Toimihenkilön velvollisuus on täyttää tekemänsä työsuorite sähköiseen tuntiseurantaan viikoittain, jonka esimies tarkistaa ja hyväksyy kuukauden 25. päivään mennessä ennen kuukausipalkan maksua. Palkanmaksu tapahtuu kerran kuukaudessa kuun viimeinen päivä. Mikäli työsuhteen ehdot muuttuvat kesken työsuhteen, tehdään muutoksesta kirjallinen sopimus. Muutos tulee osaksi työsopimusta. Työsuhteen alussa työntekijällä on 4 kuukauden koeaika, jonka aikana molemmat osapuolet voivat päättää työsuhteen ilman irtisanomisaikaa. Työsuhde voi päättyä työntekijän omasta pyynnöstä tai työnantajan irtisanoessa tai purkaessa työsuhteen. Irtisanomistilanteessa työehtosopimuksessa on määritelty irtisanomisaika, jota pitää noudattaa, elleivät osapuolet ole toisin sopineet. Työnantajan irtisanoessa työsuhteen henkilöstä johtuvasta syystä, tulee työntekijälle kertoa irtisanomisen perusteet ja varata mahdollisuus tulla kuulluksi irtisanomisen perusteista. Työnantajan irtisanoessa työsuhteen taloudellisella tai tuotannollisella syyllä, perusteet on neuvoteltu henkilöstön luottamusmiehen kanssa ja päätös henkilöstön vähentämisestä tai muista toimenpiteistä on tehty yhteistoimintaneuvottelussa. Työntekijän rikkoessa työsuhteen ehtoja on esimiehellä velvollisuus antaa rikkomuksesta kirjallinen varoitus. Toinen kirjallinen varoitus oikeuttaa työsuhteen irtisanomiseen. Kaikista työsuhteen irtisanomistilanteista esimiehen tulee keskustella oman esimiehensä kanssa ennen toimenpiteiden käynnistämistä. Työsuhteen purkaminen voi tapahtua vain erittäin painavasta syystä ja esimiehen tulee esittää työsuhteen purkamista omalle esimiehelleen ja toimitusjohtajalle. Toimitusjohtaja päättää onko purkamiselle olemassa perusteita. Purkuperusteeseen tulee vedota 14 päivän aikana perusteen tultua ilmi. Mikäli työntekijä on poissa työstä seitsemän päivän ajan ilman pätevää ilmoitus poissaolon syystä, voi työnantaja katsoa työsuhteen purkautuneeksi ja päättää työsuhteen ilman irtisanomisaikaa. 7.1.3 Henkilöstön perehdyttäminen Työsuhteen alkaessa työntekijä perehdytetään uuteen työtehtäväänsä. Onnistuneen perehdyttämisen tekemiseksi perehdytys tulee suunnitella eri kokonaisuuksiin ja jaksottaa tehtäväksi työsuhteen alkaessa useammalle päivälle. Tärkeää on perehdyttämisen jälkihoito. Kun työsuhde on kestänyt 1-2 kuukautta, tarkistetaan että uusi työntekijä on sisäistänyt perehdytyksessä läpi käydyt asiat oikein ja annetaan työntekijälle mahdollisuus kysyä epäselviä asioita. 17 Perehdyttäminen on jaettu kahteen osaa, perehdyttäminen työsuhteen alussa ja perehdyttäminen työsuhteen aikana uusiin tehtäviin, tai työmaaperehdytys uuden työmaan alkaessa tai työmaan vaihtuessa. Työsuhteen alkaessa perehdytyssuunnitelmassa sovitaan osapuolien kesken perehdytyksen aiheet, aikataulu, paikka ja vastuuhenkilö. Suunnitelma auttaa osapuolia muistamaan ja hahmottamana kokonaisuuden ja esittämään tarvittaessa kysymyksiä. Perehdytyksen aikana täytetään perehdytyslomake ja allekirjoitetaan se, kun perehdytys on tehty loppuun. Esimies toimittaa allekirjoitetun perehdytyslomakkeen palkkahallintoon arkistoitavaksi. Työmaaperehdytys tehdään työmaalla perehdytyslomakkeen avulla aina kun työtekijä tulee työmaalle. Työtehtävien muuttuessa tehdään perehdytyssuunnitelma samalla tavalla kuin työsuhteen alkaessa on tehty. 7.1.4 Henkilöstön kehittäminen Organisaation eri työtehtävät ja vastuut määritellään toimenkuvaan. Toimenkuvasta tulee selvitä työntekijän pätevyys tehtävään sekä vastuualueet. Toimenkuva käydään työntekijän kanssa läpi työsuhteen alkaessa ja sitä päivitetään muutostilanteessa vastaamaan muuttunutta toimenkuvaa. Vuosittain johtoryhmä hyväksyy henkilöstö- ja koulutussuunnitelman. Suunnitelman esittelystä johtoryhmälle vastaa toimitusjohtaja. Suunnitelmassa tulee analysoida henkilöstön rakennetta ja pätevyyksiä ja määritellä mahdolliset henkilöstön osaamistarpeet. Suunnittelun pohjana on kehityskeskustelujen kautta saatu tieto henkilöstön pätevyyksistä ja osaamistarpeista. Suunnitelman kautta määritellään koulutussuunnitelma ja -budjetti henkilöstön osaamistarpeiden mukaan. Henkilöstö- ja koulutussuunnitelma tiedotetaan koko henkilöstölle kehityspäivänä ja intranetin välityksellä. 7.1.5 Henkilöstön yksilöosaaminen Kerran vuodessa henkilöstölle pidetään kehityskeskustelu. Kehityskeskustelun pitämisestä vastaa esimies. Kehityskeskusteluun valmistaudutaan huolella kehityskeskustelulomakkeen avulla. Aikaisemmin pidetty kehityskeskustelu ja siinä määritellyt henkilökohtaiset tavoitteet käydään läpi ja arvioidaan niiden onnistumista. Systemaattisesti vuosittain pidetystä kehityskeskustelusta on eniten hyötyä henkilön omalle kehittymiselle ja koko organisaatiolle. Tavoitteita asetettaessa on tärkeää asettaa tavoitteiden saavuttamiselle välitavoitteita ja sopia miten saavutuksia matkan varrella käsitellään. Esimiehen vastuulla on valvoa, että tavoitteiden eteen tehdään oikeita toimenpiteitä. Työntekijän vastuu on toteuttaa sovitut toimenpiteet. Mentorointi tarkoittaa kokeneen työntekijän osaamisen siirtämistä kokemattomalle työntekijälle. Mentorointia käynnistettäessä on hyvä tehdä suunnitelma, mitä asioita mentori tulee ohjaamaan ja milloin näitä asioita puretaan yhdessä ja tarkastellaan kokelaan kehittymistä. Mentorointi on hyvä tapa siirtää organisaatiossa olevaa hiljaista tietoa eteenpäin. Palkkakeskustelut suoritetaan erillään kehityskeskusteluista. Palkan määräytymisen perusteena on henkilön pätevyys kyseiseen työtehtävään. Pätevyys määritellään henkilön koulutuksen, kokemuksen ja osaamisen kautta. 18 7.1.6 Henkilöstön työhyvinvointi Työsuojeluyhteistoiminnan tavoitteena on edistää työnantajan ja työntekijöiden välistä vuorovaikutusta ja mahdollistaa työntekijöiden osallistuminen ja vaikuttaminen työpaikan turvallisuutta ja terveellisyyttä koskeviin asioihin. Työsuojeluyhteistoiminta toteutetaan työsuojelutyöryhmässä, johon osallistuu työsuojeluvaltuutettu, työsuojelupäällikkö ja erikseen niin sovittaessa myös muita organisaation jäseniä ja ulkopuolisia asiantuntijoita. Työsuojelutyöryhmä valvoo ja kehittää yhtiön työturvallisuuden toimintasuunnitelman tavoitteiden toteutumista. Työsuojeluorganisaation valinta ja työsuojelutoiminkunnan toiminta on määritelty lailla ja työehtosopimuksessa. Työsuojelutoimikunta kokoontuu vähintään neljä kertaa vuodessa. Työnantaja on järjestänyt työterveyshuoltosopimuksella henkilöstölleen työterveyspalveluja työstä johtuvien työterveysvaarojen ehkäisemiseksi. Työterveyshuollon tavoitteet on määritelty työterveyshuollon toimintasuunnitelmaan. Työhyvinvoinnin määritellään 7.2. tason selvittämiseksi tehdään työhyvinvoinnin henkilöstökyselyjä, kehittämisen joiden pohjalta tavoitteet. Korjaamon prosessi Korjaamon prosessiin kuuluu huoltosuunnitelma, kaluston kunnon tarkastaminen ja huoltaminen, määräaikaistarkastukset sekä kaluston vaihtosuunnitelmat. Kaluston huollossa noudatetaan maahantuojien antamia huoltovälejä. Huollossa käytettävien tarvikkeiden täydennystarve tarkastetaan kahden viikon välein tehtävässä inventaariossa. Kuljettaja tarkastaa kaluston kunnon päivittäin ja huoltojen yhteydessä tehdään ennaltaehkäisevät tarkastukset. Huollot tehdään RTA-Yhtiöiden omalla korjaamolla ja sen lisäksi huolto voidaan tarvittaessa tilata merkkikorjaamolta. Katsastusajankohtia seurataan kalustoraportin avulla. Katsastushuollot suunnitellaan ennen katsastusta. Tekninen johtaja laatii investointisuunnitelman ja esittelee sen hallitukselle päätettäväksi. Dokumentit lomakepankissa: Koneidenkäyttöönotto 7.3. Alihankinnan periaatteet RTA-Yhtiöiden alihankinnan periaatteena on yhteiskunnallisten velvoitteiden täyttäminen ja toiminta RTA-Yhtiöiden arvojen ja sopimusten mukaisesti. Kaikkia alihankkijoita ohjataan liittymään tilaajavastuu.fi palveluun. Aliurakoitsijat perehdytetään yhtiön toimintatapaan ja työmaahan kuten yhtiön oma henkilökunta. 19 8. TALOUSHALLINTO Palkkahallinto Palkkahallinto vastaa tunti- ja kuukausipalkkojen laskennasta, palkkatietojen raportoinnista sekä muista henkilöstöasioista. Palkkahallinto avustaa esimiehiä työsopimusten ja muiden työsuhteeseen liittyvien dokumenttien laadinnassa, seuraa työntekijöiden ja työtuntien ja tarkastusta ja hyväksyntää sekä siirtää työntekijöiden palkkakustannukset työmaaseurantaan. Palkkahallinto raportoi toteutuneista palkka- ja henkilöstökuluista johdolle ja muille sidosryhmille. Lisäksi palkkahallinto huolehtii koulutusrekisterin ylläpidosta, koulutusten järjestämisestä sekä yhteistyöstä työterveyshuollon kanssa. Osto- ja Myyntireskontra Reskontranhoitaja vastaa myynti- ja ostolaskujen kirjaamisesta työmaaseurantaan sekä reskontrien täsmäytyksestä ja ajantasaisuudesta. kirjanpitoon ja Reskontranhoitaja seuraa ostolaskujen tarkastusta ja hyväksyntää sekä huolehtii toimittajarekisterin ylläpidosta, tilaajavastuutietietojen seurannasta ja rakentamisilmoituksista verottajalle. Työnjohtaja- tai työpäällikkö toimittaa laskutusaineiston reskontranhoitajalle, joka laatii ja lähettää myyntilaskut sekä raportoi toteutuneesta laskutuksesta. Maksuliikenne Maksuliikenteen hoitoon kuluu laskujen maksu, osto- ja myyntireskontran maksuennusteiden seuranta, saatavien perintä, lakisääteisten maksujen maksu, laskutustilanteen seuraaminen sekä kassabudjetin laatiminen. Maksuliikenteen hoidosta vastaa talouspäällikkö. Tuotannonhallinta Tuotannonhallinta on integroitu järjestelmä joka kokoaa tietoa muista taloushallinnon ohjelmista kuten reskontrista, palkanlaskennasta ja sopimusrekisteristä. Tuotannonhallinnan avulla seurataan työmaiden tilannetta, ja sen avulla taloushallinto raportoi työmaiden taloudellisesta tilanteesta johdolle ja työpäälliköille. Kirjanpito Kirjanpidon tehtävä on tuottaa taloudellista tietoa johdolle ja ulkoisille sidosryhmille. Kirjanpito tuottaa alv-laskelman kuukausittain, välitilinpäätöksen kolmen kuukauden välein sekä tilinpäätöksen 28.2. Kirjanpitoon siirretään kuukausittain tiedot reskontrista ja palkanlaskennasta ja tiliotteelta. Välitilinpäätökseen kirjataan myös poistot, jaksotukset ja laskuttamaton myynti. 20 9. TOIMINTAJÄRJESTELMÄN YLLÄPITO 9.1. Palaute asiakkaalta Asiakastyytyväisyyttä seurataan asiakkailta suoraan saatujen palautteiden ja asiakaskyselyiden pohjalta. Saatu palaute käsitellään johdon katselmuksessa kerran vuodessa. Asian esittelystä vastaa toimitusjohtaja, johtoryhmä päättää toimenpiteistä asiakastyytyväisyyden parantamiseksi. Palautteet, jotka vaativat välitöntä kannanottoa hoidetaan organisaation toimesta välittömästi ja kopio toimenpiteistä toimitetaan toimitusjohtajalle. 9.2. Sisäiset laatuarvioinnit ja toimintajärjestelmän kehittäminen Toimintajärjestelmän toimivuutta valvotaan esimiesten työmaakäyntien yhteydessä ja vuosittain johdon katselmuksessa määritellyn sisäisen auditointiohjelman avulla. Sisäisen auditoinnin yhteydessä haastatellaan myös työntekijöitä ja pyritään laatuajattelun levittämiseen ja työntekijöiden saamiseen mukaan tarvittavien työohjeiden kehittämiseen. Tarvittaessa järjestetään kehityspäivän yhteydessä toimintajärjestelmäkatselmus koko henkilökunnalle. Auditointi voidaan suorittaan myös ulkopuolisen asiantuntijan toimesta. Mikäli toimintajärjestelmän ei koeta soveltuvan ko. työn hoitoon tai sen soveltuvuus on huono, laaditaan asiasta poikkeamailmoitus, jossa kerrotaan ehdotus uudeksi työn toteutustavaksi. Poikkeamailmoituksen kopio toimitetaan toimitusjohtajalle järjestelmän kehittämistiedoksi. Toimitusjohtaja järjestää vuosittain yhtiön johdon katselmuksen varmistaakseen järjestelmän jatkuvan soveltuvuuden ja tehokkuuden. Katselmuksessa arvioidaan saadun / hankitun asiakaspalautteen, reklamaatioiden ja takuutöiden sekä auditointiraporttien ja poikkeamailmoitusten perusteella toimintajärjestelmän toimivuus sekä korjaavien toimenpiteiden tarve. Samassa yhteydessä arvioidaan toimintakäsikirjan ja muiden toimintajärjestelmän dokumenttien laadinta- ja kehittämistarve henkilöstöstä ja em. aineistosta saadun palautteen avulla. Kehittämistoimenpiteistä päätetään samassa yhteydessä. 9.3. Laatupoikkeamien käsittely ja korjaavat toimenpiteet Havaitut laatupoikkeamat ilmoitetaan välittömästi ao. työstä vastuussa olevalle henkilölle. Kirjallinen poikkeama ilmoitus tehdään mikäli asiakas tai työohje sitä edellyttää. Laatupoikkeaman dokumentti lomakepankissa: Poikkeamaraportti Havaitut poikkeamat ja reklamaatiot käsitellään ja niiden merkitys arvioidaan. Tarvittavat korjaustoimenpiteet suoritetaan välittömästi. Laatupoikkeamien uusimisen estämiseksi käsitellään merkittävät poikkeamat pomopalavereissa, joiden muistio toimitetaan toimitusjohtajalle ja tarvittaessa tehdään aloite toimintajärjestelmän ohjeiden kehittämiseksi.
© Copyright 2024