Toimintakäsikirja_16.1.2015 - RTA

TOIMINTAKÄSIKIRJA
2015
Yritys: RTA-YHTIÖT
Maarakennusliike Raimo T.A Virtanen Oy
Maarakennus Rasimus Oy
Päivitetty:
Hyväksyi:
16.1.2015
Nina Lindström
1
RTA-YHTIÖT, Toimintakäsikirja 2014
Sisällysluettelo
1.
JOHDANTO ............................................................................................................................................. 3
2.
TOIMINTAJÄRJESTELMÄN VAATIMUKSET ............................................................................................. 3
3.
4.
5.
6.
7.
2.1.
Toimintajärjestelmän kuvaus ja ylläpito ........................................................................................ 3
2.2.
Dokumenttien ja tiedon hallinta.................................................................................................... 3
2.3.
Asiakirjojen arkistointi ................................................................................................................... 4
ORGANISAATIO JA ARVOT ..................................................................................................................... 4
3.1.
Organisaatio................................................................................................................................... 4
3.2.
Arvot .............................................................................................................................................. 5
TOIMINTAPERIAATTEET ......................................................................................................................... 5
4.1.
Vahva Ote Maahan ........................................................... Virhe. Kirjanmerkkiä ei ole määritetty.
4.2.
Työterveys ja työturvallisuus ......................................................................................................... 6
4.3.
Ympäristöasiat ............................................................................................................................... 7
TOIMINNAN KEHITTÄMINEN ................................................................................................................. 8
5.1.
Johdon vastuu................................................................................................................................ 8
5.2.
Strateginen suunnittelu ................................................................................................................. 9
PALVELUIDEN TOTEUTTAMINEN ........................................................................................................... 9
6.1.
Tarjouslaskenta ja sopimustoiminta .............................................................................................. 9
6.2.
Hankintatoimi .............................................................................................................................. 10
6.3.
Urakkarakentaminen ................................................................................................................... 11
6.4.
Teiden- ja katujen kunnossapito ................................................................................................. 13
RESURSSIEN HALLINTA ........................................................................................................................ 15
7.1.
Henkilöstön kehittäminen ........................................................................................................... 15
7.2.
Korjaamon prosessi ..................................................................................................................... 18
7.3.
Alihankinnan periaatteet ............................................................................................................. 18
8.
TALOUSHALLINTO ................................................................................................................................ 19
9.
TOIMINTAJÄRJESTELMÄN YLLÄPITO ................................................................................................... 20
9.1.
Palaute asiakkaalta ...................................................................................................................... 20
9.2.
Sisäiset laatuarvioinnit ja toimintajärjestelmän kehittäminen ................................................... 20
9.3.
Laatupoikkeamien käsittely ja korjaavat toimenpiteet ............................................................... 20
2
3
1.
JOHDANTO
Tämän toimintakäsikirjan tavoitteena on kuvata RTA-YHTIÖIDEN liiketoiminnan toimintatavat
ja toimintaperiaatteet. RTA-YHTIÖIDEN johtoryhmä asetti vuonna 2012 tavoitteeksi hakea
RTA-YHTIÖILLE yhtiökohtaista RALA-sertifikaattia. Tavoitteen toteuttamiseksi johtoryhmä
työsti vuoden 2012 ja 2013 aikana eri toimintatavoista prosessikuvauksia, jotka kuvaavat RTAYHTIÖIDEN toimintatapoja. Tämän lisäksi johtoryhmä teetti RTA-YHTIÖIDEN lomakepankin
kokoamisen yhtiön palvelimelle tukemaan ja yhtenäistämään yhtiön toimintatapoja.
Lomakepankki ja toimintatapojen prosessikuvaukset ovat oleellinen osa tätä
toimintakäsikirjaa.
Toimintakäsikirja valmistui vuonna 2014 ja toimii jatkossa RTA-YHTIÖIDEN jatkuvan
kehittämisen välineenä.
2.
TOIMINTAJÄRJESTELMÄN VAATIMUKSET
2.1.
Toimintajärjestelmän kuvaus ja ylläpito
Toimintajärjestelmä koostuu toimintakäsikirjasta, siihen liittyvistä prosessikuvauksista,
toiminta-, työ-, ja tarkastusohjeista, suunnitelmista sekä tallenteista. Dokumentit on koottu
lomakepankkiin joka löytyy yhtiön sisäiseltä palvelimelta sekä intranetistä.
Toimintakäsikirja on päädokumentti, joka kuvaa yleisellä tasolla menettelytavat. Tämän avulla
huomioidaan toiminnassa laatu, ympäristö ja turvallisuus sekä asiakkaiden ja muiden
sidosryhmien tarpeet. Toimintakäsikirjaa päivitetään vähintään vuosittain ja aina tarvittaessa.
Toimintakohtaisilla prosessikaavioilla, toiminta-, työ- ja tarkastusohjeilla sekä tallenteilla
tuetaan päivittäistä operatiivista toimintaa. Em. kaavioiden ja ohjeiden ylläpidosta ja
kehittämisestä vastaa toimitusjohtaja.
Vuosittain pidetään johdon katselmus, jossa arvioidaan toimintakäsikirjan kehittämistarpeita
suhteessa yrityksen toimintatapaan. Johdon katselmuksen jälkeen toimitusjohtaja tekee
johtoryhmässä päätetyt päivitykset toimintakäsikirjaan ennen henkilöstön kehityspäivää.
Kehityspäivässä jalkautetaan tehdyt muutokset toimintakäsikirjaan koko henkilöstölle.
2.2.
Dokumenttien ja tiedon hallinta
Lomakepankki löytyy RTA-Yhtiöiden sisäiseltä palvelimelta S:/Lomakepankki ja intranetistä.
Lomakepankkiin on koottu lomakkeita ja asiakirjoja laadunseurannan helpottamiseksi.
Dokumenttien ylläpidosta ja päivityksestä vastaa toimitusjohtaja.
Lomakepankki sisältää täytettäviä
mallilomakkeita ja asiakirjoja.
lomakkeita, ohjeita, yritystietoja
sekä
valmiita
4
2.3.
Asiakirjojen arkistointi
Työmaan sähköiset asiakirjat ja suunnitelmat arkistoidaan RTA-Yhtiöiden sisäiselle
palvelimelle, S:/Arkisto. Arkisto koostuu työmaittain numeroiduista kansioista, joihin työmaan
asiakirjat ja suunnitelmat tallennetaan. Työpäällikkö vastaa työmaan arkistoinnista annettujen
ohjeiden mukaisesti.
Työmaan paperiset asiakirjat ja suunnitelmat arkistoidaan RTA-YHTIÖIDEN Kerkkolankatu 28,
Hyvinkää toimitilan arkistoon. Työpäällikkö vastaa työmaan arkistoinnista annettujen ohjeiden
mukaisesti.
RTA-Yhtiöiden alihankkijoiden urakkasopimukset ja tilaukset kirjataan taloushallinnon
sähköiseen järjestelmään. Järjestelmän välityksellä tehdään kuukausittain ilmoitus
alihankkijoista verottajalle. Järjestelmä toimii sähköisenä sopimusarkistona. Sopimusarkiston
ylläpidosta vastaa talouspäällikkö.
3.
ORGANISAATIO JA ARVOT
3.1.
Organisaatio
Maarakennusliike Raimo T.A Virtanen Oy ja Maarakennus Rasimus Oy toimivat yhtiöryhmänä,
jonka operatiivinen johto, taloushallinto sekä kalusto- ja henkilöstöresurssit on yhdistetty
molempien yhtiöiden käyttöön. Yhtiöryhmän markkinointinimenä käytetään RTA-YHTIÖITÄ.
Yhtiöryhmän toimitusjohtaja vastaa yhtiöiden strategisesta suunnittelusta ja henkilöstön
kehittämisestä. Yhtiöryhmän talousjohtaja vastaa talous- ja tietohallinnon johtamisesta sekä
tekninen johtaja rakentamisen ja kunnossapidon teknisestä johtamisesta.
Strategiseen suunnitteluun ja yhtiöryhmän kehittämiseen osallistuu johtoryhmä, joka koostuu
toimitusjohtajasta, talousjohtajasta, teknisestä johtajasta, työpäälliköistä ja talouspäälliköstä.
Johtoryhmä määrittelee vuosittain kehittämisen tavoitteet ja niille vastuuhenkilön ja
aikataulun.
Talousjohtajan vastuulla olevaa taloushallintoa johtaa talouspäällikkö. Taloushallinto hoitaa
kassaa, kirjanpitoa, palkanlaskentaa, osto- ja myyntireskontraa sekä muita taloushallinnon
tehtäviä tukevia toimintoja. Talouspäällikön alaisuudessa toimivat taloushallinnon työntekijät
ja alihankkijat.
Teknisen johtajan vastuulla olevaa teknistä toteutusta johtaa työpäällikkö. RTA-YHTIÖILLÄ on
urakkarakentamisen, energiaverkonrakentamisen ja kunnossapidon toimialueet, joita johtaa
työpäällikkö. Työpäälliköiden alaisuudessa toimivat työnjohtajat ja teknistä toteutusta
johtavat alihankkijat. Työnjohtajien alaisuudessa toimivat rakennusmiehet, koneenkuljettajat,
autonkuljettajat, kunnossapitohenkilöt, mittamiehet sekä muut teknistä toteutusta palvelevat
työntekijät ja alihankkijat.
Teknisen johtajan vastuulla on lisäksi tarjouslaskenta ja hankinnat, jonka toteutuksesta vastaa
laskentapäällikkö sekä logistiikka, jonka toteutuksesta vastaa kalustopäällikkö.
Laskentapäällikön ja kalustopäällikön alaisuudessa toimivat assistentit.
5
RTA-Yhtiöiden toimintojen vastuut ja valtuudet määritellään organisaatiokaaviossa ja
prosessikuvauksissa. Organisaatiomuutoksista tiedotetaan säännöllisesti henkilöstöä.
Jokainen henkilö vastaa oman työnsä laadusta ja tunnistaa seuraavan prosessivaiheen
vaatimukset omassa työssään. Prosessin omistaja valvoo, että organisaatio toimii prosessin
mukaisesti ja tekee tarvittaessa kehitystoimenpiteitä prosessikuvaukseen toiminnan
muuttuessa.
3.2.
Arvot
RTA-Yhtiöiden arvot ovat ammattitaitoinen henkilökunta, tuloksellinen toiminta ja
tyytyväinen asiakas.
Ammattitaitoinen henkilökunta
RTA-YHTIÖIDEN peruskivi on ammattitaitoinen henkilökunta. Vuosittain tehdään henkilöstöja koulutussuunnitelma, jonka tavoitteena on kehittää henkilöstön ammattitaitoa ja
hyvinvointia. Koulutussuunnitelman mukaisilla koulutuksilla ja esimiesten pitämillä
kehityskeskusteluilla turvataan henkilöstön jatkuva kehittyminen ja vuorovaikutus. Lisäksi
vähintään kerran vuodessa koko henkilökunta kokoontuu kehityspäivään, jonka tavoite on
jalkauttaa toimintajärjestelmässä tapahtuneita muutoksia ja tavoitteita koko henkilökunnalle.
Tuloksellinen toiminta
Ammattitaitoisella organisaatiolla, oikeilla työvälineillä ja vuosittain asetetuilla tavoitteilla
saavutetaan tulosta. Tavoitteet asetetaan vuosittain johtoryhmässä, jotka jalkautetaan koko
organisaatiolle vuosittain pidettävässä kehityspäivässä. Tavoitteet luovat koko organisaation
yhteisen suunnan ja takaavat organisaation jatkuvan kehittymisen.
Tyytyväinen asiakas
Toimintamme perusta on palvella asiakkaitamme. Toteuttamalla projektit sopimuksen
mukaisesti ja ammattitaitoisesti takaamme tavoittelemamme asiakastyytyväisyyden. Jokaisen
prosessin lopullinen tavoite on saavuttaa tyytyväinen asiakas, koska asiakkaat takaavat
jatkuvan kehittymisen ja toiminnan jatkumisen edellytykset.
4.
TOIMINTAPERIAATTEET
4.1.
VAHVA OTE MAAHAN
VAHVA= Tarjoaa luotettavaa ja ammattitaitoista palvelua
OTE= Osaavalla henkilökunnalla ja nykyaikaisella kalustolla
MAAHAN= Maanrakennuksen ja kunnossapidon rakennuttajille ja tilaajille
RTA-Yhtöiden toimintaperiaatteena on Vahva Ote Maahan. Tämä tarkoittaa yhtiön kykyä
tuottaa laadukkaita ja monipuolisia maanrakennus- ja kunnossapitopalveluja kunnille,
rakennuttajille ja muille tilaajille. Yhtiön osaaminen on kyvyssä hallita kokonaisuuksia
tarjouslaskennasta työmaan tekniseen toteutukseen. Tämän päämäärän toteuttamiseksi yhtiö
kehittää jatkuvasti erityisosaamistaan, joka tukee yhtiön päätoimialaa ja ylläpitää suhteita
aliurakoitsijoihin, jotka tukevat erityisosaamisellaan RTA-Yhtiöiden kokonaistarjontaa. RTAYhtiöiden toiminta on pitkäjänteistä ja luotettavaa, joka huomioi jatkuvan kehittymisen
tarpeen.
6
Riskien hallinta on oleellinen osa RTA-Yhtiöiden jatkuvan kehittymisen periaatetta.
Riskiarvioinnilla ennakoidaan toimenpiteet miten riskit voidaan välttää kokonaan tai
pienentää niiden vaikutusta toimintaan. Niihin työkohteisiin, joissa RTA-Yhtiöt toimii
pääurakoitsijana, laaditaan aina työmaan laatusuunnitelma, joka koostuu laatusuunnitelman
yleisestä osasta, sekä tarpeen mukaan erillisistä työ- ja laatusuunnitelmasta,
turvallisuussuunnitelmasta,
tehtäväsuunnitelmasta,
aluesuunnitelmasta,
liikennesuunnitelmasta sekä resurssi-ja aikataulusuunnitelmasta. Alihankinta- ja muissa
pienemmissä kohteissa laaditaan yksinkertaisempi riskien arviointisuunnitelma työ- ja
laatusuunnitelman ja turvallisuus suunnitelman avulla.
Ensimmäisen kerran riskien arviointi tehdään tarjouslaskentavaiheessa ja mikäli työ saadaan,
riskikartoitus käydään läpi työmaan aloituskokouksessa ja pohditaan kohteen mahdollisuuksia
toteutuksen osalta. Riskit määritellään työmaakohtaisesti laatusuunnitelmaan, kirjataan
miten riskit ilmenevät ja millä ennakoivilla toimenpiteillä riskit voidaan poistaa tai niiden
vaikutusta voidaan pienentää. Riskien ennakoivien toimenpiteiden toteuttamiseen
määritellään vastuuhenkilö.
Työaikainen laadun varmistus toteutetaan valvomalla työmaata työmaakäynneillä ja
päivittäisillä
työmaapäiväkirja
merkinnöillä
sekä
viikoittaisilla
työmaan
kunnossapitotarkastuksilla. Henkilöstöstä pidetään luetteloa työmaalla, josta selviää henkilön
pätevyys, veronumero ja kulkulupa työmaalle. Henkilöstö perehdytetään ennen työmaan
alkamista ja kalustolle tehdään käyttöönottotarkastus. Mittalaitteiden kalibroinnit
tarkistetaan koko RTA-Yhtiöiden mittalaitteiden osalta kolmen kuukauden välein ja tarvittavat
kalibroinnit suoritetaan.
Laatusuunnitelmat,
työmaapäiväkirjat,
työmaan
kunnossapitotarkastuspöytäkirjat,
henkilöstön
pätevyysrekisteri
ja
perehdytysmuistiot
sekä
kaluston
käyttöönottotarkastuspöytäkirjat ja mittalaiterekisteri arkistoidaan työmaakansioon tai mikäli
käytössä on sähköinen järjestelmä, työmaan tiedostokansioon. Työmaakansion tulee olla
paikassa, josta se on helposti tarkistettavissa työmaalla.
Työmaan aikana vastaava työnjohtaja kerää tilaajalle luovutuskansion kaikista dokumenteista,
jotka työmaan lopussa tulee luovuttaa tilaajalle. Laatusuunnitelmassa määritellään
dokumentit, jotka luovutuskansioon kerätään.
4.2.
Työterveys ja työturvallisuus
RTA-YHTIÖT on sitoutunut työterveyden ja työturvallisuuden jatkuvaan parantamiseen.
Tavoitteena RTA-YHTIÖISSÄ on 0-tapaturmaa. 0-tapaturmaa tavoitteen saavuttamiseksi
poistetaan tai minimoidaan toiminnasta työntekijöille tai muille sidosryhmille mahdollisesti
aiheutuvat työterveys- ja työturvallisuusriskit.
RTA-YHTIÖIDEN työterveys- ja työturvallisuustoiminnassa noudatetaan työsuojelun
toimintaohjelmaa, työterveyshuollon toimintasuunnitelmaa, toimintakäsikirjaa ja toiminta- ja
työohjeita sekä katselmuksissa ja kokouksissa sovittuja menettelytapoja. Kaikessa toiminnassa
noudatetaan vähintään lainsäädännön mukaisia vaatimuksia.
TTT-toiminnan prosessikuvauksessa on kuvattu RTA-YHTIÖIDEN TTT-toiminnan toimintatapa,
vastuualueet ja toiminnasta syntyvät dokumentit. TTT-toiminnan prosessikuvaus on
7
luettavissa
RTA-Yhtiöiden
intranetissä
ja
S:/LOMAKEPANKKI/Dokumentit/Ohjeet/Prosessikuvakset.
sisäisellä
palvelimella
TTT-politiikka käsitellään edellä mainittujen suunnitelmien ja ohjelmien mukaisissa
kokouksissa ja niissä syntyvät muistiot ym. tiedot arkistoidaan RTA-YHTIÖIDEN sisäiselle
palvelimelle S:/LOMAKEPANKKI/Dokumentit/Ohjeet.
4.3.
Ympäristöasiat
YMPÄRISTÖRISKIEN TUNNISTAMINEN JA HUOMIOINTI
Ympäristöriskien tunnistamiseksi ja huomioimiseksi RTA-YHTIÖT noudattaa seuraavia
ympäristöperiaatteita kaikessa toiminnassaan:
-
työn suunnittelussa huomioidaan ympäristöriskit ja pyritään minimoimaan ne
henkilökunnalta vaaditaan ympäristövaikutusten huomioon ottamista toiminnassaan
noudatetaan ympäristölakeja sekä viranomaismääräyksiä kaikessa toiminnassa
kehitetään ympäristöriskien tunnistamisen ja huomioimisen osaamista kouluttautumalla
Työmaan ympäristösuunnittelussa tunnistetaan merkittävimmät ympäristövaikutuksia
aiheuttavat ympäristöriskit sekä laaditaan suunnitelma riskien hallitsemiseksi.
Jokainen työmaalla työskentelevä on velvollinen ilmoittamaan havaitsemistaan
ympäristönsuojelupuutteista esimiehelleen. Vahinkoihin varaudutaan riskikartoituksella ja
toimintasuunnitelmalla. Suuremmissa vahingoissa turvaudutaan palo- ja pelastustoimen
apuun.
Yleinen työmaan kunnossapitotarkastus suoritetaan kerran viikossa. Tarkastuksen yhteydessä
tarkistetaan alueen yleisjärjestys, varastointialueet, ajo- ja kulkuväylät sekä
työturvallisuuslaitteet ja kalusto. Mittauksessa käytetään MVR-mittaria, joka lähtökohtaisesti
toimii työmaan työturvallisuusmittarina, mutta toimii myös ympäristöriskien hallinnan
tarkastusvälineenä.
Kaluston huollot tehdään pääsääntöisesti paikallisilla huoltoliikkeillä tai yhtiön omalla
korjaamolla. Näin ehkäisemme jäteöljyjen tai muiden haitta-aineiden kulkeutumisen
maaperään ja vesistöön.
PÄÄSTÖJÄ JA YMPÄRISTÖVAIKUTUKSIA VÄHENNETÄÄN SEURAAVILLA TOIMENPITEILLÄ
PALAUTUVAN MATERIAALIN/JÄTTEEN KÄSITTELY
- Polttoaineiden kulutusta seurataan kone ja laitekohtaisesti. Koneet ja laitteet on
numeroitu kulutuksen seurannan helpottamiseksi. Kone tai laite numero tallentuu
järjestelmäämme polttoaineen ostotapahtuman yhteydessä.
- Sorat ja muut käyttökelpoiset maa-ainekset kierrätetään työmaalla mahdollisuuksien
mukaan. Mikäli kierrättäminen ei onnistu maa-ainekset toimitetaan maakaatopaikalle
- Asfalttipalat toimitetaan asfalttiasemalle.
- Purkujäte lajitellaan eri jätelajeiksi ja toimitetaan kaatopaikalle.
- Betonijäte toimitetaan betonin vastaanottopisteeseen.
8
-
Ongelmajäte toimitetaan ongelmajätepisteeseen.
Kannot toimitetaan kantojen vastaanottopisteeseen.
PÄÄSTÖT ILMAAN TAI VETEEN
- koneiden tyhjäkäyttö on kielletty
- kalustoa uusitaan suunnitelmallisesti, jotta kalusto on mahdollisimman vähäpäästöistä
JÄTTEIDEN SYNTYMINEN JA KÄSITTELY
- syntyvät jätteet kerätään, lajitellaan ja toimitetaan kaatopaikalle
MAAN SAASTUMINEN
- koneita huolletaan säännöllisesti
- koneet huolletaan korjaamolla tai työmaalla erikseen määritellyllä alueella
- konevuodot imeytetään imeytysturpeeseen tai -mattoon, joka toimitetaan
ongelmajätepisteeseen
- jäteöljyt, liuottimet yms. työmaalla syntyvät nesteet kerätään tiiviiseen, siirrettävään
säiliöön, joka toimitetaan ongelmajätepisteeseen
- käytetyt polttoainesäiliöt ovat kaksivaippaisia
- koneita tankattaessa polttoainetta ei valuteta maastoon
- ympäristön siisteyteen kiinnitetään huomiota jatkuvasti ja sitä koskevat huomautukset
kirjataan viikoittain tehtävän MVR-mittaus pöytäkirjaan. Toimenpiteille asetetaan
takaraja ja toteutumista seurataan viikoittain työsuojelutarkastuksilla.
RAAKA-AINEIDEN JA LUONNONVAROJEN KÄYTTÖ
- sorat ja maa-ainekset noudetaan tai toimitetaan CE-merkintä hyväksytyiltä sora-asemilta
- työmaan materiaaleja kierrätetään mahdollisuuksien mukaan
VAIKUTUKSET TYÖNTEKIJÖIDEN, ASIAKKAIDEN TAI KOLMANSIEN OSAPUOLIEN TERVEYTEEN,
TURVALLISUUTEEN TAI YMPÄRISTÖÖN
- koneita ja laitteita käytetään mahdollisuuksien mukaan normaalin työajan puitteissa
meluhaittojen vähentämiseksi
- työntekijät käyttävät suojavälineitä, kuten käsineitä, haalareita, silmä- ja hengityssuojia
käsitellessään ihmisille haitallisia aineita tai materiaaleja
- työmaa-alue suojataan ja varoitetaan määräysten mukaisilla liikennemerkeillä ja
suojalaitteilla
- työskennellessä liikennealueilla noudatetaan Liikenneviraston määräyksiä liikenteestä
tietyömaalla.
5.
TOIMINNAN KEHITTÄMINEN
5.1.
Johdon vastuu
Johtoryhmä kokoontuu vuosittain vähintään 6 kertaa, joista yhdessä tapaamisessa
alkuvuodesta laaditaan yhtiön vuositavoitteet strategian mukaisesti ja yhdessä tapaamisessa
loppuvuodesta tarkistetaan johdon katselmuksessa yhtiön toimintatavan tila ja
parannustarpeet.
Johtoryhmän puheenjohtaja vastaa johtoryhmän toiminnan organisoinnista ja tavoitteiden
asettamisesta. Toiminnan arvioimiseksi ja parantamiseksi johdon vastuu on kerätä mittareiden
kautta tietoa, jonka tulosten perusteella voidaan analysoida toiminnan tilaa.
9
5.2.
Strateginen suunnittelu
Johtoryhmä laatii liiketoimintasuunnitelman ja pitkän tähtäimen päämärät viiden vuoden
välein. Vuosittain johtoryhmä laatii vuositavoitteet liiketoiminnan päämäärien tueksi.
Johtoryhmän tehtävä on vuosittain toteuttaa ja valvoa vuositavoitteiden saavuttamista tehdyn
toimintasuunnitelman mukaisesti.
Vuositavoitteiden valvonnan välineeksi laaditaan vuosikello, jonka avulla aikataulutetaan
tavoitteiden toteuttamiseksi suunnitellut palaverit, tiedotteet, raportit ja katselmukset.
Johdon katselmuksen tavoitteena on vastata kysymykseen toimiiko organisaatio yhteisen
päämäärän ja yhteisesti sovittujen toimintatapojen mukaisesti. Johdon katselmuksessa
voidaan käsitellä asiakaspalautteita, sisäisen auditoinnin raportteja, prosessien toimintakykyä
ja mittareita, poikkeamien hoitoa, aikaisempia katselmuksia, toimintaympäristön muutoksia ja
toiminnan strategian toteutumista. Johdon katselmuksen tuloksena johtoryhmä päättää
tarvittavista toimintatavan muutoksista ja kehitystoimenpiteistä.
6.
PALVELUIDEN TOTEUTTAMINEN
Palveluiden toteuttaminen on kuvattu prosessikuvauksina eri toimintaympäristöistä. RTAYhtiöiden kokonaisprosessi koostuu pääprosesseista ja näitä tukevista tukiprosesseista.
Pääprosesseja ovat rakennusprosessi ja kunnossapidon prosessi. Tukiprosesseja ovat
tarjouslaskenta, hankinta, logistiikka, henkilöstön kehittäminen, talous ja tietohallinta sekä
strateginen suunnittelu.
6.1.
Tarjouslaskenta ja sopimustoiminta
Tarjouslaskenta alkaa tarjouspyyntöjen vastaanottamisella sekä Hilman seurannalla. Tähän
prosessin vaiheeseen kuuluu osallistumishakemusten tekeminen, tarjouspyyntöasiakirjojen
tilaaminen sekä tarjousrekisterin ylläpito.
Seuraava tarjouslaskennan vaihe on tarjouspyyntöihin tutustuminen. Tarjouspyyntömateriaali
käydään läpi sillä tasolla sopiiko työ tilauskantaan ja vastaako työ yhtiön toiminnan tavoitteita
ja strategiaa. Tarjouspalaverissa tehdään päätös tarjottavista kohteista.
Tarjouslaskenta tekee hankintakyselyt ja massoittelut sekä kokoaa laskennan
tarjouslaskentaohjelmaan. Tarjottavan kohteen riskit kartoitetaan tarjouspyyntöasiakirjoista
ja kysymällä tarjouksen pyytäjältä tarkentavia tietoja ja asiakirjoja. Tarjouspalaverissa käydään
läpi tarjousasiakirjat, laskenta sekä kohteen riskikartoitus ja päätetään lopullinen tarjouksen
sisältö ja hinta, jonka jälkeen tarjous jätetään tarjouksen pyytäjälle. Tarjouslaskennan jälkeen
tarjousmateriaali arkistoidaan.
Mikäli tarjottuun kohteeseen saadaan kutsu urakkaneuvotteluun, valmistaudutaan
neuvotteluun käymällä urakkaneuvottelun muistilistan kautta läpi tarjottavan kohteen
oleelliset asiat. Mikäli neuvottelu johtaa tilaukseen, tehdään työtä urakkasopimus ja haetaan
työlle tarvittavat rakennusaikaiset vakuudet. Ennen urakkasopimuksen allekirjoittamista
käydään sopimus ja sopimuksen liitteet läpi, jotta ne vastaavat tarjouspyynnön sisältöä.
Tarjouslaskennan ja työmaan toteutuksen välillä pidetään aloituspalaveri jossa käydään läpi
mm. työvaiheet, laskenta-asiakirjat, hankinnat, tarjouslaskennan budjetti ja aikataulu.
10
Aloituspalaverissa kirjataan asiat aloituskokouksen muistilistaan ja määritellään muistilistan
mukaisille aiheille vastuuhenkilöt ja aikataulu.
Dokumentit lomakepankissa: Urakanaloituksen muistilista, Urakkaneuvottelun muistilista
6.2.
Hankintatoimi
HANKINTATARVE TARJOUSVAIHEESSA
Tarjousvaiheessa hankintatarve syntyy tarjoustiimin laskiessa tarjousta. Tarjoustiimi
kilpailuttaa työkohteiden isommat hankintatarpeet ja pyytää ennakkotarjouksia toimittajilta
joko suullisesti tai kirjallisesti.
TYÖMAAN KÄYNNISTYESSÄ
Työmaan käynnistyessä hankintoja suunnittelevat tarjoustiimi ja työmaan tekninen johto
yhdessä. Aloituskokouksessa määritellään hankintojen vastuunjako tarjouslaskentatiimin ja
työmaajohdon välillä. Vastuujako kirjataan aloituskokousmuistioon.
Tarjoustiimi siirtää hankintakilpailutukseen liittyvän tiedon työmaan vastaavalle työnjohtajalle
aloituskokouksessa. Tarjoustiimi ja työmaan tekninen johto arvioivat ja vertailevat tarjoukset
sekä neuvottelevat tarjoajien kanssa sekä lopuksi valitsevat toimittajan, jonka kanssa tehdään
sopimus.
Alihankkijoiden kanssa tehdään kirjallinen sopimus tai tilaus. Aliurakkasopimukset
maarakennuksen
urakkakohteisiin
tehdään
pääsääntöisesti
Rakennustiedon
pienurakkasopimuslomakkeelle (sopimuslomake.net). Sopimuksen tekemisestä vastaa
tekninen johtaja. Mikäli alihankinta on pieni, riittää kirjallinen tilaus, käyttäen tilaus- ja
alihankintasopimuslomaketta.
Aliurakkasopimukset, jotka jatkuvat vuosittain toistaiseksi voimassa olevina (mm.
kunnossapidon- ja energiaverkostorakentamisen alihankinta), tehdään erillinen
aliurakkasopimus, joka määritellään alihankinta kohteen ja tehtävän työnkuvan mukaan.
Toistaiseksi voimassa olevien alihankintasopimusten tekemisestä vastaa tekninen
johtaja/toimitusjohtaja.
HANKINNAN TOTEUTUS
Työmaan hankinnoista, joita tarjoustiimi ei ole toteuttanut, vastaa vastaava työnjohtaja.
Vastaava työnjohtaja ei voi siirtää hankintojen tekemistä muulle organisaatiolle, ellei
tekninen johtaja ole toimenpidettä hyväksynyt. Mikäli hankinnat ylittävät 3000,- euroa,
vastaava työnjohtaja pyytää teknisen johtajan hyväksynnän hankinnoille.
Toimituksen toteutumista valvoo työmaan tekninen johto tilaus- ja toimitusasiakirjoista. Kun
toimituksesta tulee ostolasku, tekninen johto tarkastaa ostolaskut käyttäen hyväksi mm.
mittapöytäkirjoja ja kuormakirjoja. Ostolaskut hyväksyy tekninen johtaja. Vain hyväksyttyjä
ostolaskuja maksetaan.
11
Toimitusongelmat reklamoidaan toimittajalle heti. Mikäli reklamointi tapahtuu suullisesti,
reklamaatio varmistetaan vielä sähköpostiviestillä toimittajalle, jotta reklamaatio saadaan
kirjalliseen muotoon.
Dokumentit lomakepankissa: Tilaus- ja aliurakkasopimus
6.3.
Urakkarakentaminen
ALUSTAVAT TYÖT
Ennen töiden aloitusta tekninen johto tutustuu huolellisesti laskenta-asiakirjoihin,
urakkaneuvottelupöytäkirjoihin ja sopimukseen. Laskennan ja kustannuspaikkajaottelun
mukaisesti määritellään urakkaan tavoite budjetti. Näiden perusteella luodaan aikataulu ja
tehdään tarvittavat materiaali- ja aliurakkahankinnat. Tarkistetaan tarvittavat vakuutukset ja
työaikainen vakuustarve. Urakalle laaditaan työmaakohtainen laatusuunnitelma ja
turvallisuussuunnitelma, pidetään tilaajan kanssa aloituskokous ja haetaan tarvittavat luvat
ennen töiden aloitusta.
Dokumentit lomakepankissa: Laatusuunnitelma, Työvaihekohtaiset Työ- ja laatusuunnitelma,
Turvallisuussuunnitelma, Alihankintasopimus,
TÖIDEN ALOITUS
Urakka alkaa työmaa-alueen merkitsemisellä. Työmaa-alueelle merkitään olemassa olevat
johto- ja putkilinjat, säilytettävät rakenteet siirretään ja pysyvät rakenteet suojataan.
Pääurakoitsija perehdyttää henkilöstön työmaan käytäntöihin. Perehdytyksessä käydään
erityisesti läpi työturvallisuus ja ympäristöasiat. Perehdytyslomake arkistoidaan
työmaatukikohtaan. Tässä vaiheessa tehdään myös konetarkastukset ja laaditaan koneiden
käyttöönottopöytäkirjat. Pöytäkirjat arkistoidaan työmaakansioon. Pääurakoitsija pitää yllä
työmaan henkilöstöstä pätevyysluetteloa. Työmaalla suoritetaan tarvittavat katselmukset ja
informoidaan työmaasta kolmansille osapuolille. Työmaan varasto- ja tankkausalueet sekä
työmaatoimisto ja muut sosiaalitilat merkitään aluesuunnitelmaan.
Dokumentit lomakepankissa: Työmaaperehdytys, Koneidenkäyttöönotto, Veronumerot
TÖIDEN TOTEUTUS
Toteutusvaiheessa urakkaa seurataan ja työtä ohjataan päivittäin. Kalusto valitaan oikein ja
mitoitetaan halutun työsaavutuksen mukaan. Kalustoresurssiin liittyy myös ympäristön ja
turvallisuuden huomioonottaminen sekä kiireellisten korjausten arviointi. Henkilöstö valitaan
työkohteeseen ammattitaidon fyysisten ja psyykkisten ominaisuuksien mukaan sekä
työmenetelmät ja suoritustavat valitaan tekijöiden ja työkohteen mukaan. Työntekijöitä
motivoidaan työsaavutuksiin, aikatauluun ja laatuun. Logistiikan hallintaan liittyy
materiaalivirtojen tahdistaminen työaikatauluun ja riittävän sekä oikean kaluston mitoitus.
Koneet ja laitteet siirretään oikealla kalustolla ja siihen vaaditulla ammattitaidolla.
Aliurakoitsijoiden kanssa käydään läpi vastuut, vastuualueet, laadun määritys ja näiden
valvonta. Aliurakoitsijoilta kerätään myös dokumentit jotka arkistoidaan työmaakansioon.
12
Toteutusvaiheen suoritteisiin kuuluu materiaalien tilaukset, näitä tilauksia ovat esimerkiksi
murskeet, putket, puutavarat ja raudat. Suoritteeseen kuuluu myös materiaalitoimitusten
vaiheistus työaikatauluun, toimitettujen materiaalien vastaanotto, tarkastus ja varastointi
sekä laskujen tarkastus ja reklamointi. Toteutusvaiheessa seurataan päivittäin toteutuneita
määriä mittausyksikön kanssa ja näitä määriä verrataan tarjouslaskennan määriin. Aikataulun
ja määrien sekä työsaavutusten perusteella arvioidaan tulevaa toteutumaa ja näitä seurataan
jatkuvasti. Poikkeamatilanteissa informoidaan kaikkia osapuolia ongelman ratkaisemiseksi.
Huollettu ja kunnossa oleva kalusto, oikein tahdistettu logistiikka, sitoutettu ja motivoitunut
henkilöstö luovat edellytyksen saavuttaa tai ylittää laskennassa asetetut tavoitteet.
Suoritteiden laatu syntyy kun materiaalit ovat tilattu suunnitelmien mukaan ja ovat tarkastettu
sekä varastoitu oikein. Oikea-aikaisesti suoritetut laadunvarmistuskokeet ja
laboratoriotutkimukset sekä viranomaistarkastukset ovat osa totutusvaiheen laatua. Näiden
lisäksi tehdään riittävä määrä tarkemittauksia ja näitä mittauksia verrataan suunnitelmiin.
Toteutusvaiheen talouteen kuuluu kustannusseuranta, lisätyöt ja maksuerät.
Kustannusseurantaa ovat ostolaskujen tarkastus ja hyväksyntä, alaurakoitsijoiden
laskutusperusteiden kuittaus ja hyväksyntä, tuntiseurannan tarkastus ja hyväksyntä,
ostolaskujen reklamointi, viallisien tuotteiden toimituksesta hinnanalennusten neuvottelu ja
tuotteiden palautus, kustannuskehityksen arviointi määrien ja suoritusten perusteella.
Lisätöistä ilmoitetaan rakennuttajalle ja niistä tehdään tarjous heti kun niiden tarve havaitaan.
Lisätyöt merkataan työmaapäiväkirjaan. Laskutöistä kirjataan mahdollisimman tarkkaan
tietoja, esimerkiksi materiaalinoutoihin kuluneet ajat, tarvikkeet ja päivämäärät. Lisätyöt
hyväksytetään rakennuttajalla ja näistä annetaan tieto laskutukseen. Maksueriin liittyvät työt
huolehditaan loppuun ja maksuerä hyväksytetään rakennuttajalta jonka jälkeen
laskutuskelpoisuudesta lähetetään tiedot laskutukselle.
Toteutuksen dokumentointiin liittyy mittaukset, materiaalit, kokeet, laboratoriotestit,
työmaapäiväkirja ja raportointi sekä valvonta. Mittauksista tarkemittaukset tallennetaan
päivittäin, mittatulokset päivitetään päivämäärineen ja nämä tiedot tallennetaan määrävälein
DVD:lle sekä paperille. Materiaalien dokumenteista arkistoidaan käyttö- ja huolto-ohjeet,
kuormakirjat, tarkastuspöytäkirjat, materiaalitodistukset ja näiden sertifikaatit. Eri kokeiden
dokumentit arkistoidaan, näitä kokeita ovat esimerkiksi putkikuvaukset, kantavuuskokeet ja
laboratoriotestit. Työmaapäiväkirja on numeroitu ja sitä täytetään joka päivä.
Työmaapäiväkirjaan pyydetään kuittaus päivittäin rakennuttajalta tai rakennuttajan
edustajalta.
Rakennuttajalle
annetuista
raporteista,
työmaa-aikatauluista,
kokouspöytäkirjoista ja laskutus koonnista otetaan kopiot ja nämä kopiot arkistoidaan
työmaakansioon.
Toteutusvaiheen dokumentit lomakepankissa: Työmaapäiväkirja, Työvaiheilmoitus,
Poikkeamaraportti, MVR- lomake, Mittapöytäkirja, Koneidenkäyttöönotto,
TÖIDEN VALMISTUMINEN
Työmaan valmistumiseen liittyvät lopputarkastukset, luovutusasiakirjat ja itselle luovutus.
Lopputarkastuksia ovat kiinteistön veden ja viemärin, rakennusvalvonnan, sähkötöiden ja
louhinnan lopputarkastukset sekä louhinnan kiinteistökatselmus. Luovutusasiakirjat
tarkastetaan, kootaan ja arkistoidaan. Luovutusasiakirjoihin kootaan rakennusvalvonnan
tarkastusasiakirjat sekä tarkastuksien koontilistat. Työsuorituksiin liittyvät lupa-asiakirjat, työn
edetessä otetut tarkemittaukset sekä suunnitelmapäivitykset ovat luovutusasiakirjoja. Näiden
lisäksi kootut materiaalitodistukset, huolto-ohjeet ja katselmusasiakirjat ovat
13
luovutusasiakirjoja. Itselle luovutus tehdään valmistumisvaiheessa ja tästä tehdään
työmaakohtainen kansio. Itselle luovutuksessa käydään läpi reklamaatiot ja huomautukset ja
näistä laaditaan vastineet. Jos urakasta on syntynyt kolmansien osapuolien vaateita nämä
vaateet saatetaan hyväksyttyyn kuntoon. Työkohteesta tarkistetaan, että kaikki vaadittavat
suoritteet on tehty loppuun. Itselle luovutukseen liittyy myös kohteen loppusiivouksen
tarkistus. Maksuerät, lisä- ja muutostyöt käydään läpi ja tarkastetaan. Työmaan asiakirjat
arkistoidaan Kerkkolankatu 28:n toimitilan arkistoon sekä sähköiset asiakirjat arkistoidaan
sisäisen palvelimelle.
Töiden valmistumisen dokumentit lomakepankissa: Itselle luovutus, Mittapöytäkirja,
TÖIDEN LUOVUTUS
Luovutusvaiheessa urakka otetaan vastaan. Vastaanottovaiheessa tehdään katselmus
työmaalla urakan osapuolien kesken. Urakasta kirjataan siihen kuuluvat työt sekä lisä- ja
muutostyöt. Urakan vastaanotossa kirjataan myös suoritetut ja suorittamattomat
tarkastukset, virheet, puutteet sekä vastaanoton jälkeen tehtävät työt. Vastaanotossa
luovutetaan viralliset sopimukseen perustuvat asiakirjat. Urakka hyväksytään, takuuajalle
määritetään päivämäärät ja todetaan valmistumispäivämäärä. Luovutusvaiheessa lopetetaan
rakennustyövakuutus ja vaihdetaan työaikainen vakuus takuuajan vakuuteen. Taloudellisessa
loppuselvityksessä sovitaan maksuerien maksukelpoisuus sekä eri osapuolien vaateet.
Loppuselvityksessä kirjataan mielipide-eroavuudet ja sovitaan toimenpiteet mielipide-erojen
ratkaisuun. Taloudellisessa loppuselvityksessä tehdään lista sovituista lisäkorvauksista ja
luovutetaan lopputilitys. Takuuaika alkaa kun rakennuskohde on otettu vastaan
hyväksytetysti. Takuuaikaan kuuluu tarkastukset, mahdolliset takuuaikaiset korjaukset, sovitut
laadunvarmistus kokeet ja tutkimukset.
6.4.
Teiden- ja katujen kunnossapito
ALUSTAVAT TYÖT
Ennen kunnossapitourakan aloitusta työmaan vastaava työnjohtaja tutustuu huolellisesti
laskenta-asiakirjoihin, urakkaneuvottelupöytäkirjoihin ja sopimukseen. Laskennan ja
kustannuspaikkajaottelun mukaisesti määritellään urakkaan tavoite budjetti. Budjetti
edellyttää, että urakalle on määritelty oma kalusto ja kalustovuokrat. Kalustovuokrat
veloitetaan työmaalta kuukausittain. Tekninen johto kilpailuttaa tarvittavat hankinnat, tekee
mahdolliset alihankintasopimukset ja tukikohtasopimukset. Tarkistetaan tarvittavat
vakuutukset ja työaikainen vakuustarve. Urakalle laaditaan työmaakohtainen
laatusuunnitelma ja turvallisuussuunnitelma, pidetään tilaajan kanssa aloituskokous ja
haetaan tarvittavat luvat ennen töiden aloitusta.
Dokumentit lomakepankissa: Laatusuunnitelma, Työvaihekohtaiset Työ- ja laatusuunnitelma,,
Turvallisuussuunnitelma, Alihankintasopimus,
TÖIDEN ALOITUS
Urakalle laaditaan reittikartat ja työohjeet, jotka perehdytetään henkilöstölle esittelemällä
alue ajamalla se läpi ja pysähtymällä erityistä huomiota vaativiin kohtiin. Henkilöstölle
luovutetaan alueen reittikartat ja toimenpiteiden laatuvaatimukset ja toimenpideajat.
Henkilöstö tutustuu alueen kalustoon, ajaa alueen läpi ennen toimenpiteitä ja opettelee
14
alueen kadut ja reitit. Perehdytyksessä käydään erityisesti läpi työturvallisuus ja
liikenneturvallisuusasiat
sekä
ympäristöasiat.
Perehdytyslomake
arkistoidaan
työmaatukikohtaan.
Urakka-alue tarkastetaan tilaajan ja edellisen urakoitsijan kanssa tehtävällä katselmuksella.
Katselmuksesta tehdään pöytäkirja, johon kirjataan edellisen urakoitsijan korjattava
toimenpiteet ennen urakan päättymistä.
Työmaan tukikohta perustetaan, tehdään tarvittavat ylläpitosopimukset ja suunnitellaan
alueen käyttö palvelemaan alueen kunnossapitotöitä.
Koneille tehdään käyttöönottotarkastus ja pöytäkirjat arkistoidaan työmaatukikohtaan.
Tukikohdassa pidetään henkilöstön pätevyyslistaa, johon päivitetään henkilöstössä tapahtuvat
muutokset heti. Työmaalla suoritetaan tarvittavat katselmukset ja informoidaan urakkaalueen asukkaita urakoitsijan muutoksesta. Työmaan tukikohta perustetaan urakka-alueelle
tai sen läheisyyteen.
Töiden aloituksen dokumentit lomakepankissa: Työmaaperehdytys, Koneidenkäyttöönotto,
Veronumerot,
TÖIDEN TOTEUTUS
Urakka-alueella tehtävät toimenpiteet suoritetaan sopimuksen laatuvaatimusten ja
toimenpideaikojen mukaisesti. Erityistä suunnittelua vaativat toimenpiteet raportoidaan
tilaajalle hyvissä ajoin ennen toimenpiteitä. Alueen asukkaat pidetään tietoisena
toimenpiteistä tarvittaessa. Tehdyistä toimenpiteistä raportoidaan tilaajaa päivittäin
sähköisen työmaapäiväkirjan välityksellä. Päiväkirjaan liitetään tarvittaessa valokuvia ja muita
liitteitä.
Päivittäin seurataan urakka-alueen asiakaspalautejärjestelmää ja tehdään tarvittavat
toimenpiteet palautteiden korjaamiseksi tai selvittämiseksi. Tarvittaessa tehdään katselmus
asioiden eteenpäin viemiseksi.
Materiaalit tilataan hyvissä ajoin tukikohtaan tai muihin varastopisteisiin alueella
toimenpiteitä varten. Käytetyt materiaalit raportoidaan ympäristöseurantaraporttiin.
Laadunvarmistustoimenpiteinä tehdään laadunmittauksia ja silmämääräistä laaduntarkkailua
alueella. Alueen turvallisuustaso tarkistetaan viikoittain MVR-mittaria käyttäen. Kuukausittain
tehdään alueella katselmus tilaajan valvojan kanssa ja kirjataan korjaustoimenpiteet
muistioon. Työmaakokous pidetään kuukausittain, jossa kirjataan sopimuksen kannalta
oleelliset asiat molemmin puolin.
Toteutusvaiheen talouteen kuuluu kustannusseurannan ja tavoitebudjetin seuranta, lisätöiden
esittäminen ja laskuttaminen sekä maksuerien laskuttaminen toteutuneiden työsuoritteiden
mukaisesti. Kustannusseurantaan kirjautuu ostolaskut, palkkakustannukset, kaluston
kuukausivuokrat sekä laskutustuotot. Vastaavan työnjohtajan velvollisuutena on tarkastaa
päivittäin ostolaskut, tarkistaa aliurakoitsijoiden laskutusperusteet, tarkastaa omien
työntekijöiden tuntiseuranta, ostolaskujen reklamointi tarvittaessa. Lisätöistä ilmoitetaan
tilaajalle ja niistä tehdään tarjous heti. Lisätyöt merkataan työmaapäiväkirjaan. Laskutöistä
kirjataan mahdollisimman tarkkaan tietoja, esimerkiksi materiaalinoutoihin kuluneet ajat,
tarvikkeet ja päivämäärät. Lisätyöt hyväksytetään tilaajalla ja näistä annetaan tieto
laskutukseen.
Toteutuksen dokumentointiin liittyy mittaukset, materiaalit, kokeet, laboratoriotestit,
työmaapäiväkirja ja raportointi sekä valvonta. Materiaalien dokumenteista arkistoidaan
käyttö- ja huolto-ohjeet, kuormakirjat, tarkastuspöytäkirjat, materiaalitodistukset ja näiden
sertifikaatit. Työmaapäiväkirjaan pyydetään kuittaus päivittäin tilaajalta. Tilaajalle annetuista
15
raporteista, työmaa-aikatauluista, kokouspöytäkirjoista ja laskutus koonnista otetaan kopiot ja
nämä kopiot arkistoidaan työmaakansioon.
Toteutusvaiheen dokumentit lomakepankissa: Työmaapäiväkirja,, Poikkeamaraportti, MVRlomake, Mittapöytäkirja, Koneidenkäyttöönottopöytäkirja,
TÖIDEN VALMISTUMINEN
Työmaan valmistumiseen liittyvät lopputarkastukset, luovutusasiakirjat ja itselle luovutus. Kun
urakka-alueella on tehty kaikki tarvittavat toimenpiteet ja korjaukset urakan loppuun,
suoritetaan tilaajan kanssa katualueiden, viheralueiden, rakenteellisen kunnossapidon sekä
tukikohdan lopputarkastukset urakka-alueella. Luovutusasiakirjat tarkastetaan, kootaan ja
arkistoidaan. Kolmansien kanssa avoimet reklamaatiot ja muut asiat selvitetään loppuun asti.
Maksuerät, lisä- ja muutostyöt käydään läpi ja tarkastetaan. Työmaan asiakirjat arkistoidaan
Kerkkolankatu 28:n toimitilan arkistoon sekä sähköiset asiakirjat arkistoidaan sisäisen
palvelimelle.
Töiden valmistumisen dokumentit lomakepankissa: Itselle luovutus, Mittapöytäkirja,
TÖIDEN LUOVUTUS
Luovutusvaiheessa urakka otetaan vastaan. Vastaanottovaiheessa tehdään katselmus
työmaalla urakan osapuolien kesken. Urakasta kirjataan siihen kuuluvat työt sekä lisä- ja
muutostyöt. Urakan vastaanotossa kirjataan myös suoritetut ja suorittamattomat
tarkastukset, virheet, puutteet sekä vastaanoton jälkeen tehtävät työt. Vastaanotossa
luovutetaan viralliset sopimukseen perustuvat asiakirjat. Urakka hyväksytään, takuuajalle
määritetään päivämäärät ja todetaan valmistumispäivämäärä. Luovutusvaiheessa lopetetaan
rakennustyövakuutus ja vaihdetaan työaikainen vakuus takuuajan vakuuteen. Taloudellisessa
loppuselvityksessä sovitaan maksuerien maksukelpoisuus sekä eri osapuolien vaateet.
Loppuselvityksessä kirjataan mielipide-eroavuudet ja sovitaan toimenpiteet mielipide-erojen
ratkaisuun. Taloudellisessa loppuselvityksessä tehdään lista sovituista lisäkorvauksista ja
luovutetaan lopputilitys. Takuuaika alkaa kun rakennuskohde on otettu vastaan
hyväksytetysti. Takuuaikaan kuuluu tarkastukset, mahdolliset takuuaikaiset korjaukset, sovitut
laadunvarmistus kokeet ja tutkimukset.
7.
RESURSSIEN HALLINTA
7.1.
Henkilöstön kehittäminen
7.1.1 Henkilöstön rekrytointi
Kun on tehty rekrytointipäätös, määritellään rekry-ilmoituksen sisältö ja kanava mitä kautta
ilmoitus markkinoidaan. Rekrytointi voidaan tehdä itse tai rekrytointiyhtiön kautta erillisellä
sopimuksella. Ilmoituksen tekemisestä vastaa tulevan työsuhteen esimies, ilmoituksen
hyväksyy tekninen johtaja, talousjohtaja tai toimitusjohtaja.
Työhakemukset vastaanotetaan ja käsitellään esimiehen toimesta. Työhön ottaja valitsee
hakemuksista tarvittavan määrän haastateltavia ja kutsuu hakijat haastatteluun.
Haastattelussa on läsnä työhön tulevan esimies ja tämän esimies.
Työhakemukset ja CV:t arkistoidaan palkkahallintoon tulevia rekrytointitilanteita varten.
16
7.1.2 Työsuhdeasioiden hoito
Kun työsopimukseen on päästy, tehdään kirjallinen työsopimus. Työsopimusta tehdessä
huomioidaan henkilöä velvoittava työehtosopimus ja tämän sopimuksen määräykset.
Työsopimuksen liitteeksi tehdään mm. puhelimenkäyttösopimus ja tarvittaessa myös muita
sopimuksia, kuten tulospalkkasopimus. Työsopimus ja sen liitteet sekä henkilön CV ja työ- ja
koulutodistukset arkistoidaan palkkahallintoon.
Työaikakirjanpidon ylläpitämiseksi työntekijä on velvollinen täyttämään päivittäin tekemänsä
työsuoritteen sähköiseen tuntiseurantaan. Esimiehen velvollisuus on tarkistaa ja hyväksyä
tuntiseuranta viikoittain seuraavan maanantain aikana. Palkanmaksu tapahtuu kahden viikon
välein.
Toimihenkilön velvollisuus on täyttää tekemänsä työsuorite sähköiseen tuntiseurantaan
viikoittain, jonka esimies tarkistaa ja hyväksyy kuukauden 25. päivään mennessä ennen
kuukausipalkan maksua. Palkanmaksu tapahtuu kerran kuukaudessa kuun viimeinen päivä.
Mikäli työsuhteen ehdot muuttuvat kesken työsuhteen, tehdään muutoksesta kirjallinen
sopimus. Muutos tulee osaksi työsopimusta.
Työsuhteen alussa työntekijällä on 4 kuukauden koeaika, jonka aikana molemmat osapuolet
voivat päättää työsuhteen ilman irtisanomisaikaa.
Työsuhde voi päättyä työntekijän omasta pyynnöstä tai työnantajan irtisanoessa tai purkaessa
työsuhteen. Irtisanomistilanteessa työehtosopimuksessa on määritelty irtisanomisaika, jota
pitää noudattaa, elleivät osapuolet ole toisin sopineet.
Työnantajan irtisanoessa työsuhteen henkilöstä johtuvasta syystä, tulee työntekijälle kertoa
irtisanomisen perusteet ja varata mahdollisuus tulla kuulluksi irtisanomisen perusteista.
Työnantajan irtisanoessa työsuhteen taloudellisella tai tuotannollisella syyllä, perusteet on
neuvoteltu henkilöstön luottamusmiehen kanssa ja päätös henkilöstön vähentämisestä tai
muista toimenpiteistä on tehty yhteistoimintaneuvottelussa.
Työntekijän rikkoessa työsuhteen ehtoja on esimiehellä velvollisuus antaa rikkomuksesta
kirjallinen varoitus. Toinen kirjallinen varoitus oikeuttaa työsuhteen irtisanomiseen. Kaikista
työsuhteen irtisanomistilanteista esimiehen tulee keskustella oman esimiehensä kanssa ennen
toimenpiteiden käynnistämistä.
Työsuhteen purkaminen voi tapahtua vain erittäin painavasta syystä ja esimiehen tulee esittää
työsuhteen purkamista omalle esimiehelleen ja toimitusjohtajalle. Toimitusjohtaja päättää
onko purkamiselle olemassa perusteita. Purkuperusteeseen tulee vedota 14 päivän aikana
perusteen tultua ilmi.
Mikäli työntekijä on poissa työstä seitsemän päivän ajan ilman pätevää ilmoitus poissaolon
syystä, voi työnantaja katsoa työsuhteen purkautuneeksi ja päättää työsuhteen ilman
irtisanomisaikaa.
7.1.3 Henkilöstön perehdyttäminen
Työsuhteen alkaessa työntekijä perehdytetään uuteen työtehtäväänsä. Onnistuneen
perehdyttämisen tekemiseksi perehdytys tulee suunnitella eri kokonaisuuksiin ja jaksottaa
tehtäväksi työsuhteen alkaessa useammalle päivälle. Tärkeää on perehdyttämisen jälkihoito.
Kun työsuhde on kestänyt 1-2 kuukautta, tarkistetaan että uusi työntekijä on sisäistänyt
perehdytyksessä läpi käydyt asiat oikein ja annetaan työntekijälle mahdollisuus kysyä epäselviä
asioita.
17
Perehdyttäminen on jaettu kahteen osaa, perehdyttäminen työsuhteen alussa ja
perehdyttäminen työsuhteen aikana uusiin tehtäviin, tai työmaaperehdytys uuden työmaan
alkaessa tai työmaan vaihtuessa.
Työsuhteen alkaessa perehdytyssuunnitelmassa sovitaan osapuolien kesken perehdytyksen
aiheet, aikataulu, paikka ja vastuuhenkilö. Suunnitelma auttaa osapuolia muistamaan ja
hahmottamana kokonaisuuden ja esittämään tarvittaessa kysymyksiä. Perehdytyksen aikana
täytetään perehdytyslomake ja allekirjoitetaan se, kun perehdytys on tehty loppuun. Esimies
toimittaa allekirjoitetun perehdytyslomakkeen palkkahallintoon arkistoitavaksi.
Työmaaperehdytys tehdään työmaalla perehdytyslomakkeen avulla aina kun työtekijä tulee
työmaalle.
Työtehtävien muuttuessa tehdään perehdytyssuunnitelma samalla tavalla kuin työsuhteen
alkaessa on tehty.
7.1.4 Henkilöstön kehittäminen
Organisaation eri työtehtävät ja vastuut määritellään toimenkuvaan. Toimenkuvasta tulee
selvitä työntekijän pätevyys tehtävään sekä vastuualueet. Toimenkuva käydään työntekijän
kanssa läpi työsuhteen alkaessa ja sitä päivitetään muutostilanteessa vastaamaan
muuttunutta toimenkuvaa.
Vuosittain johtoryhmä hyväksyy henkilöstö- ja koulutussuunnitelman. Suunnitelman
esittelystä johtoryhmälle vastaa toimitusjohtaja. Suunnitelmassa tulee analysoida henkilöstön
rakennetta ja pätevyyksiä ja määritellä mahdolliset henkilöstön osaamistarpeet. Suunnittelun
pohjana on kehityskeskustelujen kautta saatu tieto henkilöstön pätevyyksistä ja
osaamistarpeista. Suunnitelman kautta määritellään koulutussuunnitelma ja -budjetti
henkilöstön osaamistarpeiden mukaan.
Henkilöstö- ja koulutussuunnitelma tiedotetaan koko henkilöstölle kehityspäivänä ja
intranetin välityksellä.
7.1.5 Henkilöstön yksilöosaaminen
Kerran vuodessa henkilöstölle pidetään kehityskeskustelu. Kehityskeskustelun pitämisestä
vastaa esimies. Kehityskeskusteluun valmistaudutaan huolella kehityskeskustelulomakkeen
avulla. Aikaisemmin pidetty kehityskeskustelu ja siinä määritellyt henkilökohtaiset tavoitteet
käydään läpi ja arvioidaan niiden onnistumista. Systemaattisesti vuosittain pidetystä
kehityskeskustelusta on eniten hyötyä henkilön omalle kehittymiselle ja koko organisaatiolle.
Tavoitteita asetettaessa on tärkeää asettaa tavoitteiden saavuttamiselle välitavoitteita ja sopia
miten saavutuksia matkan varrella käsitellään. Esimiehen vastuulla on valvoa, että tavoitteiden
eteen tehdään oikeita toimenpiteitä. Työntekijän vastuu on toteuttaa sovitut toimenpiteet.
Mentorointi tarkoittaa kokeneen työntekijän osaamisen siirtämistä kokemattomalle
työntekijälle. Mentorointia käynnistettäessä on hyvä tehdä suunnitelma, mitä asioita mentori
tulee ohjaamaan ja milloin näitä asioita puretaan yhdessä ja tarkastellaan kokelaan
kehittymistä. Mentorointi on hyvä tapa siirtää organisaatiossa olevaa hiljaista tietoa
eteenpäin.
Palkkakeskustelut suoritetaan erillään kehityskeskusteluista. Palkan määräytymisen
perusteena on henkilön pätevyys kyseiseen työtehtävään. Pätevyys määritellään henkilön
koulutuksen, kokemuksen ja osaamisen kautta.
18
7.1.6 Henkilöstön työhyvinvointi
Työsuojeluyhteistoiminnan tavoitteena on edistää työnantajan ja työntekijöiden välistä
vuorovaikutusta ja mahdollistaa työntekijöiden osallistuminen ja vaikuttaminen työpaikan
turvallisuutta ja terveellisyyttä koskeviin asioihin.
Työsuojeluyhteistoiminta
toteutetaan
työsuojelutyöryhmässä,
johon
osallistuu
työsuojeluvaltuutettu, työsuojelupäällikkö ja erikseen niin sovittaessa myös muita
organisaation jäseniä ja ulkopuolisia asiantuntijoita. Työsuojelutyöryhmä valvoo ja kehittää
yhtiön työturvallisuuden toimintasuunnitelman tavoitteiden toteutumista.
Työsuojeluorganisaation valinta ja työsuojelutoiminkunnan toiminta on määritelty lailla ja
työehtosopimuksessa. Työsuojelutoimikunta kokoontuu vähintään neljä kertaa vuodessa.
Työnantaja on järjestänyt työterveyshuoltosopimuksella henkilöstölleen työterveyspalveluja
työstä johtuvien työterveysvaarojen ehkäisemiseksi. Työterveyshuollon tavoitteet on
määritelty työterveyshuollon toimintasuunnitelmaan.
Työhyvinvoinnin
määritellään
7.2.
tason
selvittämiseksi tehdään
työhyvinvoinnin
henkilöstökyselyjä,
kehittämisen
joiden
pohjalta
tavoitteet.
Korjaamon prosessi
Korjaamon prosessiin kuuluu huoltosuunnitelma, kaluston kunnon tarkastaminen ja
huoltaminen, määräaikaistarkastukset sekä kaluston vaihtosuunnitelmat. Kaluston huollossa
noudatetaan maahantuojien antamia huoltovälejä. Huollossa käytettävien tarvikkeiden
täydennystarve tarkastetaan kahden viikon välein tehtävässä inventaariossa.
Kuljettaja tarkastaa kaluston kunnon päivittäin ja huoltojen yhteydessä tehdään
ennaltaehkäisevät tarkastukset. Huollot tehdään RTA-Yhtiöiden omalla korjaamolla ja sen
lisäksi huolto voidaan tarvittaessa tilata merkkikorjaamolta. Katsastusajankohtia seurataan
kalustoraportin avulla. Katsastushuollot suunnitellaan ennen katsastusta.
Tekninen johtaja laatii investointisuunnitelman ja esittelee sen hallitukselle päätettäväksi.
Dokumentit lomakepankissa: Koneidenkäyttöönotto
7.3.
Alihankinnan periaatteet
RTA-Yhtiöiden alihankinnan periaatteena on yhteiskunnallisten velvoitteiden täyttäminen ja
toiminta RTA-Yhtiöiden arvojen ja sopimusten mukaisesti. Kaikkia alihankkijoita ohjataan
liittymään tilaajavastuu.fi palveluun. Aliurakoitsijat perehdytetään yhtiön toimintatapaan ja
työmaahan kuten yhtiön oma henkilökunta.
19
8.
TALOUSHALLINTO
Palkkahallinto
Palkkahallinto vastaa tunti- ja kuukausipalkkojen laskennasta, palkkatietojen raportoinnista
sekä muista henkilöstöasioista.
Palkkahallinto avustaa esimiehiä työsopimusten ja muiden työsuhteeseen liittyvien
dokumenttien laadinnassa, seuraa työntekijöiden ja työtuntien ja tarkastusta ja hyväksyntää
sekä siirtää työntekijöiden palkkakustannukset työmaaseurantaan.
Palkkahallinto raportoi toteutuneista palkka- ja henkilöstökuluista johdolle ja muille
sidosryhmille.
Lisäksi palkkahallinto huolehtii koulutusrekisterin ylläpidosta, koulutusten järjestämisestä
sekä yhteistyöstä työterveyshuollon kanssa.
Osto- ja Myyntireskontra
Reskontranhoitaja vastaa myynti- ja ostolaskujen kirjaamisesta
työmaaseurantaan sekä reskontrien täsmäytyksestä ja ajantasaisuudesta.
kirjanpitoon
ja
Reskontranhoitaja seuraa ostolaskujen tarkastusta ja hyväksyntää sekä huolehtii
toimittajarekisterin
ylläpidosta,
tilaajavastuutietietojen
seurannasta
ja
rakentamisilmoituksista verottajalle.
Työnjohtaja- tai työpäällikkö toimittaa laskutusaineiston reskontranhoitajalle, joka laatii ja
lähettää myyntilaskut sekä raportoi toteutuneesta laskutuksesta.
Maksuliikenne
Maksuliikenteen hoitoon kuluu laskujen maksu, osto- ja myyntireskontran maksuennusteiden
seuranta, saatavien perintä, lakisääteisten maksujen maksu, laskutustilanteen seuraaminen
sekä kassabudjetin laatiminen. Maksuliikenteen hoidosta vastaa talouspäällikkö.
Tuotannonhallinta
Tuotannonhallinta on integroitu järjestelmä joka kokoaa tietoa muista taloushallinnon
ohjelmista kuten reskontrista, palkanlaskennasta ja sopimusrekisteristä. Tuotannonhallinnan
avulla seurataan työmaiden tilannetta, ja sen avulla taloushallinto raportoi työmaiden
taloudellisesta tilanteesta johdolle ja työpäälliköille.
Kirjanpito
Kirjanpidon tehtävä on tuottaa taloudellista tietoa johdolle ja ulkoisille sidosryhmille.
Kirjanpito tuottaa alv-laskelman kuukausittain, välitilinpäätöksen kolmen kuukauden välein
sekä tilinpäätöksen 28.2.
Kirjanpitoon siirretään kuukausittain tiedot reskontrista ja palkanlaskennasta ja tiliotteelta.
Välitilinpäätökseen kirjataan myös poistot, jaksotukset ja laskuttamaton myynti.
20
9.
TOIMINTAJÄRJESTELMÄN YLLÄPITO
9.1.
Palaute asiakkaalta
Asiakastyytyväisyyttä seurataan asiakkailta suoraan saatujen palautteiden ja
asiakaskyselyiden pohjalta. Saatu palaute käsitellään johdon katselmuksessa kerran vuodessa.
Asian esittelystä vastaa toimitusjohtaja, johtoryhmä päättää toimenpiteistä
asiakastyytyväisyyden parantamiseksi.
Palautteet, jotka vaativat välitöntä kannanottoa hoidetaan organisaation toimesta
välittömästi ja kopio toimenpiteistä toimitetaan toimitusjohtajalle.
9.2.
Sisäiset laatuarvioinnit ja toimintajärjestelmän kehittäminen
Toimintajärjestelmän toimivuutta valvotaan esimiesten työmaakäyntien yhteydessä ja
vuosittain johdon katselmuksessa määritellyn sisäisen auditointiohjelman avulla. Sisäisen
auditoinnin yhteydessä haastatellaan myös työntekijöitä ja pyritään laatuajattelun
levittämiseen ja työntekijöiden saamiseen mukaan tarvittavien työohjeiden kehittämiseen.
Tarvittaessa järjestetään kehityspäivän yhteydessä toimintajärjestelmäkatselmus koko
henkilökunnalle. Auditointi voidaan suorittaan myös ulkopuolisen asiantuntijan toimesta.
Mikäli toimintajärjestelmän ei koeta soveltuvan ko. työn hoitoon tai sen soveltuvuus on
huono, laaditaan asiasta poikkeamailmoitus, jossa kerrotaan ehdotus uudeksi työn
toteutustavaksi. Poikkeamailmoituksen kopio toimitetaan toimitusjohtajalle järjestelmän
kehittämistiedoksi.
Toimitusjohtaja järjestää vuosittain yhtiön johdon katselmuksen varmistaakseen järjestelmän
jatkuvan soveltuvuuden ja tehokkuuden. Katselmuksessa arvioidaan saadun / hankitun
asiakaspalautteen, reklamaatioiden ja takuutöiden sekä auditointiraporttien ja
poikkeamailmoitusten perusteella toimintajärjestelmän toimivuus sekä korjaavien
toimenpiteiden tarve.
Samassa yhteydessä arvioidaan toimintakäsikirjan ja muiden toimintajärjestelmän
dokumenttien laadinta- ja kehittämistarve henkilöstöstä ja em. aineistosta saadun palautteen
avulla. Kehittämistoimenpiteistä päätetään samassa yhteydessä.
9.3.
Laatupoikkeamien käsittely ja korjaavat toimenpiteet
Havaitut laatupoikkeamat ilmoitetaan välittömästi ao. työstä vastuussa olevalle henkilölle.
Kirjallinen poikkeama ilmoitus tehdään mikäli asiakas tai työohje sitä edellyttää.
Laatupoikkeaman dokumentti lomakepankissa: Poikkeamaraportti
Havaitut poikkeamat ja reklamaatiot käsitellään ja niiden merkitys arvioidaan. Tarvittavat
korjaustoimenpiteet suoritetaan välittömästi.
Laatupoikkeamien
uusimisen
estämiseksi
käsitellään
merkittävät
poikkeamat
pomopalavereissa, joiden muistio toimitetaan toimitusjohtajalle ja tarvittaessa tehdään aloite
toimintajärjestelmän ohjeiden kehittämiseksi.