Jalasjarvi.fi Tiedostot Kuntaliitos 2016 Tukipalvelukeskus
TUKIPALVELUKESKUSTYÖRYHMÄ Tukipalvelukeskus Loppuraportti Tapani Latikka 11.3.2016 2 (14) Sisältö 1) Tukipalvelukeskuksen valmistelu ................................................................................................................. 3 2) Tavoitetilan määrittelyn pääkohdat ............................................................................................................. 5 Lähtökohdat ................................................................................................................................................. 5 Hallinnon järjestäminen ............................................................................................................................ 5 Henkilöstöhallinto ..................................................................................................................................... 5 Yhdistyneen kaupungin tukipalvelut ............................................................................................................ 5 Tytäryhteisöt ................................................................................................................................................ 6 Suunnitelmat ................................................................................................................................................ 6 3) Tavoitetila ..................................................................................................................................................... 8 Palvelut ......................................................................................................................................................... 8 TALOUSHALLINTO ...................................................................................................................................... 8 PALKKAHALLINTO ...................................................................................................................................... 9 TIETOHALLINNON PALVELUT ..................................................................................................................... 9 HANKINTAPALVELUT ............................................................................................................................... 10 Palvelusopimukset...................................................................................................................................... 10 Hyödyt / tavoitteet ..................................................................................................................................... 11 Keskittymisen hyödyt .............................................................................................................................. 11 Tietojärjestelmätavoitteet....................................................................................................................... 11 Prosessit ..................................................................................................................................................... 12 Resurssit ..................................................................................................................................................... 12 Tilatarpeet/periaatteet............................................................................................................................ 12 Henkilöstö ................................................................................................................................................ 12 Tukipalvelukeskuksen organisaatio ............................................................................................................ 13 4) Yhteenveto ................................................................................................................................................. 14 Esitys jatkosta ............................................................................................................................................. 14 3 (14) 1) Tukipalvelukeskuksen valmistelu Järjestämissuunnitelmaan perustuen yhdistymishallitus päätti 6.10.2014 asettaa tukipalvelukeskuksen konkreettista valmistelua ja suunnittelua varten työryhmän. Tukipalvelukeskustyöryhmään nimettiin päätöksen mukaisesti jäsenet: - talousjohtaja Tapani Latikka (pj) hallinto- ja talousjohtaja Erkki Hirsimäki hallintojohtaja Kaarina Hautala henkilöstöpäällikkö Elise Rantanen henkilöstösihteeri Leila Koivula talouspäällikkö Marjukka Kätevä (siht) henkilöstön edustajana Kurikasta oli Kirsti Lähdesmäki ja varalla Arto Mäkipelto, Jalasjärveltä oli valittu Sakari Kivikko luottamushenkilönä työryhmässä Kurikasta oli Erkki Riippi ja Jalasjärveltä Teija Valkama. Tukipalvelukeskustyöryhmän ensimmäisessä kokouksessa päätettiin perustaa alaryhmäkohtaisesti prosessityöryhmät, joiden tehtävänä oli käydä kuntien ja konserniyhtiöiden kanssa yhteisesti lävitse tukipalvelukeskuksen prosessit sekä tuoda esiin kehittämisehdotuksia toimintojen parantamiseksi. Toiminnan kehittämiselle asetettiin seuraavat tavoitteet ja tulokset: lisätiedon saaminen rooli / tehtäväjakoihin tukipalvelukeskusorganisaatiossa yhteisten prosessien kehittäminen prosessien mallintaminen palvelunäkökulmasta (asiakkaan / toimittajan välinen rajapinta) ehdotuksen luominen yhdenmukaisista toimivista tukipalvelukeskusprosesseista tietoteknologian hyödyntämisen kuvaaminen prosessissa lisätiedon saaminen kehittämistyön jatkamiseksi alustavan prosessien yleiskuvauksen/ohjeen saaminen prosesseista käyttäjille. Hankintaprosessien käsittelyn työryhmässä olivat: - Marjukka Kätevä (vetäjä) Paula Antila Pekka Haapalainen Johanna Kaari Tiina Kankaanpää Joona Kankainen Sami Leppänen Aino Liikaoja Harri Mäkiranta Jarmo Ojajärvi - Maire Pääkkönen Aila Rätti Erkki Riippi Arto Saarela Marko Stenius Terhi Venna Petri Viinikainen Tapani Latikka Annikki Viertola - Sakari Matalamäki Palkkalaskentaprosessien käsittelyn työryhmässä olivat: - Marianne Tapanainen (vetäjä) 4 (14) - Maria Kärkkäinen Kaisu Kortesluoma Tuula Kuusiluoma Sinikka Koskela Ritva Kortteinen Katri Kaksonen Marja-Leena Suokas Heli Sillanpää - Satu Lyly-Yrjänäinen Heli Ranta Vuokko Kuusisto Aila Rätti Aino Liikaoja Leena Tuomisto Tapani Latikka - Teemu Harjunpää Pekka Haapalainen Aila Rätti Heli Ranta Seija Haapala Tapani Latikka Petri Viinikainen - Tanja Rinne Mari Vuorenmaa Aino Liikaoja Petri Viinikainen Pekka Haapalainen Aila Rätti Satu Lyly-Yrjänäinen Pirjo Marttila Kati Hiipakka Pirjo Nyrhinen Arto Saarela Hanna Tonkkala Tapani Latikka Marjukka Kätevä Margit Ketola Tiina Tarkkanen ICT-prosessien käsittelyn työryhmässä olivat: - Ari Nuotio (vetäjä) Ketonen Arttu Minna Harju-Jyllilä Latvaniemi Kai Tuomo Kuusisto Jyrki Toivonen Päivi Tuominen Talousprosessien käsittelyn työryhmässä olivat: - Paula Antila (vetäjä) Paula Alanen Päivi Haavisto Ulla Linna Sakari Matalamäki Merja Mäkiranta Pia Pajala Marko Stenius Jaana Kangas Ulla Korpi Maria Kärkkäinen Marja-Leena Lehtinen Sarita Levä Hannele Mäki-Ventelä Aino Nevala Maire Pääkkönen Lisäksi Kurikan kaupungin ja Jalasjärven kunnan hallituksen puheenjohtajat Juhani Mäki ja Jaakko Ventelä, kuntien johtajat Paavo Tyrväinen ja Luukko sekä tukipalvelukeskustyöryhmän jäsenet osallistuivat halutessaan prosessityöryhmien kokouksiin. Kuntien yhdistäminen vaatii myös tietojärjestelmien ja tietotekniikkainfrastruktuurin yhtenäistämistä. Muutoksen ja toteutuksen suunnitteluun on haettu avustusta valtionvarainministeriöstä. Avustusta saa myös prosessien mallintamiseen liittyvästä oman organisaation työstä määrätyltä osin. Avustushakemus projektisuunnitelmineen on liitteenä. Järjestelmien yhtenäistämiseen liityvän ICT-projektin projektipäällikkönä toimii Ari Nuotio ja ohjausryhmässä ovat Tapani Latikka (pj), Erkki Hirsimäki ja VM:n edustajina Ossi Korhonen ja Hanna Majurinen. 5 (14) Kunnan ja kaupungin palvelinten, sähköpostin, ym. yhteensovittamisen projektin projektipäälliköksi sovittiin Arttu Ketonen ja ohjausryhmään nykyiset osastonjohtajat. Liitteenä on CGI:n suunnitelma. 2) Tavoitetilan määrittelyn pääkohdat Lähtökohdat Hallinnon järjestäminen Yhdistymissopimuksen mukaan yhdistyneen kaupungin organisaatio rakentuu Kurikan kaupungin nykyisen organisaation pohjalle, johon Jalasjärven kunnan nykyinen hallintorakenne yhdistetään. Organisaatiota tullaan tarpeen mukaan tarkentamaan ja täydentämään siten, että se palvelee tasapuolisesti laajentuvan kaupungin aluetta. Tarvittavat johtosääntömuutokset tehdään erikseen. Henkilöstöhallinto Edelleen yhdistymissopimuksen mukaan kuntien vakinainen henkilöstö siirtyy perustettavan uuden Kurikan kaupungin palvelukseen kuntarakennelain edellyttämällä tavalla. Kuntien yhdistyminen antaa mahdollisuuden tarkastella ja kehittää viranhaltijaorganisaatiota toiminnallisista lähtökohdista. Suurimmalta osin henkilöstön tehtävät säilyvät kuitenkin nykyisellään. Lähinnä hallinnossa, suunnittelussa ja joissakin keskitetysti toimivissa tukipalveluissa tilanteet muuttuvat enemmän ja uudelleenjärjestelyjä tarvitaan. Tehtäväkuvia muodostettaessa ensisijaisena kriteerinä on uuden organisaation toimivuus. Henkilöstön yksityiskohtainen sijoitussuunnitelma laaditaan noin kuusi kuukautta ennen yhdistymisen alkamisajankohtaa. Yhdistyneen kaupungin tukipalvelut Yhdistymissopimuksen liitteen ’Palvelujen järjestämissuunnitelma uudessa Kurikan kaupungissa’ mukaan yhdistyneen kaupungin hallinto-, talous-, henkilöstö- ja tukipalvelut kootaan konsernin palvelukeskukseksi seuraavan jaottelun mukaisesti: Hallinto- ja konserniviestintä Konsernitalous ja controllertoiminta HRM Tietohallinto Hankinta Periaatteena on, että toimintamallina käytetään tiimityötä. Palvelukeskus tuotteistaa palvelunsa ja tarjoaa niitä myös konsernin tytäryhteisöille. Asiaa voidaan ohjeistaa tarkemmin konserniohjeella. Palvelussa toteutetaan asiakkaan läheisyysperiaatetta. Tukipalvelukeskukseen tulevia palveluja on tarkennettu. Hallinto-/sihteeripalveluille on perustettu oma työryhmänsä, joten tukipalvelukeskustyöryhmä on jättänyt ne oman valmistelunsa ulkopuolelle. Lisäksi Hallinto- ja konserniviestintä on katsottu kaupungin ydintoiminnaksi eikä 6 (14) sitä sisällytetä tukipalvelukeskuksen toimintoihin. HRM-käsite on muutettu palkkahallinnoksi ja talouden osalta käytetään taloushallintoa. Yllä olevan mukaan yhdistyneen kaupungin tukipalvelukonseptiksi muodostuu päivitettynä: Taloushallinto Palkkahallinto Tietohallinto (ICT-palvelut) Hankinta Tytäryhteisöt Lähtökohtana on, että palvelukeskus tuotteistaa palvelunsa ja tarjoaa niitä myös konsernin tytäryhteisöille. Asiasta on pyydetty yhdistymishallituksen kautta tytäryhteisöltä kannanottoa. JIK ky. on antanut lausuntonaan, että vireillään olevan sote-uudistuksen vuoksi JIK ky. ei lähde mukaan Kurikan tukipalvelukeskuksen toimintaan. Muiden osalta lausuntoa pyydetään kuluvan vuoden toukokuun loppuun mennessä. Suunnitelmat Järjestelmien yhtenäistämiseen liittyvän ICT-projekti on käynnistynyt. VM:n edustajat toimivat ohjausryhmässä ja projektiryhmässä. Sisältöä on kuvattu tarkemmin liitteenä olevassa projektisuunnitelmassa. Oheisessa kuviossa 1 on projektisuunnitelman aikataulutus ja vaiheineen. KUVIO 1. Projektisuunnitelma ja aikataulu (VM:n ICT-projekti) Kunnan ja kaupungin palvelinten, sähköpostin, ym. yhteensovittamisen projektin vetäjäksi sovittiin Arttu Ketonen ja ohjausryhmään nykyiset osastonjohtajat. Asiaan liittyvää tarjousta, suunnitelmaa ja aikataulua järjestelmien käyttöönotosta ja yhtenäistämisestä on käsitelty toimittajan (CGI) aloituskokouksessa. Käyttöönotto koskee talouden, henkilöstöhallinnon, tekniikan, varhaiskasvatuksen ohjelmistojen yhdistämistä. Perustettiin sopimusryhmä, johon valittiin Tapani Latikka ja Marjukka Kätevä. Sopimusryhmän tehtävänä oli käydä läpi tämänhetkiset talous-, it- ja palkkahallinnon palvelusopimukset. 7 (14) Alla olevassa kuviossa 2 ’Projektisuunnitelma ja aikataulu’ on kuvattu toiminnan kehittämiseen liittyviä työryhmien tehtäviä, kokoontumisaikataulua ja mallinnettavia yhteisiä prosesseja. Mallinnetut prosessit ovat liitteenä. PROJEKTISUUNNITELMA / AIKATAULU TUKIPALV.PROSESSIEN MALLINTAMISESTA marras 2014 Tunn iste 1 Tehtävän nimi Käynnistä Valmis Aloitus 15.10.2014 27.11.2014 Kehityshankesuunnitelman laadinta 15.10.2014 25.11.2014 3 Aloituskokous 6.11.2014 6.11.2014 4 Prosessien läpikäynnin käsittely 6.11.2014 27.11.2014 5 ICT-palvelut 21.11.2014 21.11.2014 6 Hankinta 25.11.2014 25.11.2014 7 Palkkahallintopalvelut 14.11.2014 8 Taloushallintopalvelut 10 Kesto Nykytilan kartoitus/kehitämisehdotukset ICT-palvelut 9:00 32p 27.11.2014 30p 25.11.2014 1p 6.11.2014 16p 27.11.2014 9:00 1p 21.11.2014 9:00 1p 25.11.2014 14.11.2014 9:00 1p 14.11.2014 27.11.2014 27.11.2014 9:00 1p 27.11.2014 14.11.2014 6.2.2015 61p 6.2.2015 21.11.2014 20.1.2015 43p 20.1.2015 11 Helpdesk 21.11.2014 21.11.2014 9:00 1p 21.11.2014 12 Laitehankinta 21.11.2014 21.11.2014 9:30 1p 21.11.2014 13 Työasema-asennukset 21.11.2014 21.11.2014 10:15 1p 21.11.2014 14 Palvelimien hoito 10.12.2014 10.12.2014 9:00 1p 10.12.2014 15 Ohjelmistojen päivitys 10.12.2014 10.12.2014 9:30 1p 10.12.2014 16 Infrastruktuurin hoito 10.12.2014 10.12.2014 10:15 1p 10.12.2014 17 Tietojärjestelmäprojektit 20.1.2015 20.1.2015 9:00 1p 20.1.2015 18 Tietohallinto 20.1.2015 20.1.2015 9:45 1p 20.1.2015 19 Web-järjestelmien ylläpito 20.1.2015 20.1.2015 10:15 1p 20.1.2015 25.11.2014 12.1.2015 35p 12.1.2015 20 Hankinta 21 Hankinta (mallinnuksen aloitus) 25.11.2014 25.11.2014 9:00 1p 25.11.2014 22 Hankinta (jatko: tytäryht.,yleis, tekninen, kuljetus) 12.1.2015 12.1.2015 14:00 1p 12.1.2015 14.11.2014 6.2.2015 23 Palkkahallintopalvelut 61p 6.2.2015 24 Palvelusuhteen alkaminen/ päättäminen 14.11.2014 14.11.2014 9:30 1p 14.11.2014 25 Keskeytykset, muutosilmoitukset 14.11.2014 14.11.2014 12:00 1p 14.11.2014 26 Palkkalaskenta 28.11.2014 28.11.2014 9:00 1p 28.11.2014 6.2.2015 6.2.2015 9:00 1p 6.2.2015 6.2.2015 6.2.2015 12:00 1p 6.2.2015 27.11.2014 30.1.2015 47p 30.1.2015 27 28 29 Muut (eläke, matkalasku, palkkio, ym.) Kausiajot (KELA-hakem., vakuutus, kk-tilitykset ym.) Taloushallintopalvelut 30 Ostolaskut, ostoreskontra 27.11.2014 27.11.2014 9:30 1p 27.11.2014 31 Taloussuunnittelu 27.11.2014 27.11.2014 10:30 1p 27.11.2014 32 Kassa 12.12.2014 12.12.2014 8:00 1p 12.12.2014 33 Käyttöomaisuus/irtain omaisuus 12.12.2014 12.12.2014 9:00 1p 12.12.2014 34 Kirjanpito 12.12.2014 12.12.2014 10:00 1p 12.12.2014 35 Raportointi 12.12.2014 12.12.2014 11:00 1p 12.12.2014 36 Maksuliikenne 30.1.2015 30.1.2015 9:45 1p 30.1.2015 37 Myyntilaskut 30.1.2015 30.1.2015 12:00 1p 30.1.2015 38 Vesilaskutus 30.1.2015 30.1.2015 13:00 1p 30.1.2015 39 Perintä 30.1.2015 30.1.2015 14:00 1p 30.1.2015 13.4.2015 16.4.2015 4p 16.4.2015 40 Tavoitetilan läpikäynti 41 ICT-palvelut 13.4.2015 13.4.2015 9:00 1p 13.4.2015 42 Hankinta 14.4.2015 14.4.2015 9:00 1p 14.4.2015 43 Palkkahallintopalvelut 15.4.2015 15.4.2015 9:00 1p 15.4.2015 44 Taloushallintopalvelut 16.4.2015 16.4.2015 9:00 1p 16.4.2015 3.11.2014 11.3.2015 93p 11.3.2015 27.2.2015 45 Prosessikuvaukset 46 Prosessikuvausten teko 3.11.2014 27.2.2015 85p 47 Prosessikuvausten hyväksyminen 11.3.2015 11.3.2015 1p 11.3.2015 2.3.2015 29.5.2015 65p 29.5.2015 48 Jatkotoimenpidesuunnitelma tammi 2015 helmi 2015 10.3.2015 maalis 2015 huhti 2015 touko 2015 Valmis 9.11 2 9 KLO joulu 2014 49 Suunnitelman teko 2.3.2015 29.5.2015 65p 29.5.2015 50 Hankkeen päättäminen 1.6.2015 1.6.2015 1p 1.6.2015 51 Projektin päätös 1.6.2015 1.6.2015 1p 1.6.2015 16.11 23.11 30.11 7.12 14.12 21.12 28.12 52 53 54 KUVIO 2. Projektisuunnitelma ja aikataulu (prosessien mallinnus) 4.1 11.1 18.1 25.1 1.2 8.2 15.2 22.2 1.3 8.3 15.3 22.3 29.3 5.4 12.4 19.4 26.4 3.5 10.5 8 (14) 3) Tavoitetila Palvelut Tukipalvelukeskus tuottaa tukipalveluja, joiden toiminta perustuu sekä omaan palvelutuotantoon että kumppaneiden kanssa tuotettujen palveluiden toimittamiseen. Palvelukonsepti käsittää: - taloushallinnon palvelut palkkahallinnon palvelut tietohallinnon palvelut hankintapalvelut. Palvelut on osoitettu: - kunnille (ensisijaisesti Kurikan kaupunki) - terveydenhuollolle (odotetaan sote-ratkaisua) - muille toimijoille (esim. tytäryhteisöt). Toiminta perustuu sekä omaan palvelutuotantoon että kumppaneiden kanssa tuotettujen palveluiden toimittamiseen. Kuviossa 3 on esimerkki palveluista asiakkaittain. KUVIO 3. Palvelut asiakkaittain. TALOUSHALLINTO Taloushallinnon palveluita on kuvattu alapuolella. Kirjanpito Vuoden aikana tapahtumien kirjaukset kuukausittain Arvonlisäverotilitykset valtiolle Vuoden aikana tapahtuvien budjettimuutosten kirjaukset Tilinpäätökset yhteisöjen kanssa sovituilla tehtävärajauksilla Tilastopohjien ylläpito tilasto-ohjelmassa 9 (14) Ostoreskontra - Ostolaskujen vastaanotto paperilla tai sähköisessä muodossa - Laskujen skannaus - Laskujen reititys asiatarkastajille ja hyväksyjille - Laskujen vastaanotto ostoreskontraan - Laskujen maksatuslistojen tulostus Myyntireskontra - Tiliotteiden nouto pankkiohjelmalla - Viitesuoritusten nouto ja suoritusten kuittaus - Laskutusten vastaanotto myyntireskontraan - Laskutus ja saatavien perintä PALKKAHALLINTO Palkkahallinnon palveluita on kuvattu alapuolella. - Vakiopalkkatekijöiden ja lisätapahtumien tallennus, tietojen tarkastus/korjaukset sekä ajon tulostukset Lakisääteiset tilitykset, täsmäytykset ja vuosi-ilmoitukset Palkkatodistukset, sv- ja tapaturmailmoitukset sekä uusien verokorttien tallennus tai suorasiirto Palkanlaskennassa vaadittavien tietojen sähköiset siirrot, tietojen täydennys ja tulostus Henkilöstöraportointi Matkalaskujen maksatusajot Eläkeasiamiespalvelut TIETOHALLINNON PALVELUT Tietotekniikan palveluita on kuvattu alapuolella. PERUSTIETOTEKNIIKAN PALVELUT Työasemapalvelut - Työasemien hankinta - Käyttäjien opastus/koulutus työasemaohjelmistoihin - Helpdesk-toiminnot Konesalipalvelut - Asiakkaiden käyttämien palvelinlaitteistojen hallinnointi - Kunnossapito - Varmistukset. Tietoverkkopalvelut - Kilpailutus - Yhteyksien tekninen määrittely ja hallinnointi - Palomuurin hallinnointi. Muut palvelut - Keskitetyn puheratkaisun hoito 10 (14) JÄRJESTELMÄPALVELUT Sovelluspalvelut - Hanke-/projektipalvelut - Projektipäällikköpalvelut - Konsultointi - Tietohallintostrategiat - Sovelluspalvelut - Ohjelmistojen päivitykset HANKINTAPALVELUT Hankintapalveluiden sisältöä on kuvattu alapuolella. Palveluihin liittyy hankintaprosessiin liittyvä asiantuntemus. Hankinnan sisältö tarjouspyyntöä varten on määriteltävä ko. toimialalla. - Hankintaneuvonta Kilpailutus (toimialaosaaminen tilaajalta) Pisteytys (toimialaosaaminen tilaajalta) Kilpailutus- ja hankintajärjestelmän ylläpito Kuljetukset Lakimiestarpeen osalta todettiin, että aluksi riittää lakimiespalvelujen ostaminen ulkopuoliselta ja vasta jatkossa tilanteen mukaan mahdollisesti huomioidaan tarve rekrytoinnissa. Hankintatyöryhmän esittämä projektirahoitusten keskittäminen yhdelle henkilölle pidetään mielessä työnkuvia mietittäessä. Samoin toimitaan hankintojen keskittämisessä yhdelle henkilölle. Reklamoinnissa päätettiin ottaa käytännöksi reklamaatioiden tekeminen kirjallisesti. Palvelusopimukset Palvelusopimuksien pohjana käytetään tämänhetkisiä talous-, tietohallinnon ja palkkahallinnon palvelusopimuksia. Alustavasti laskutus tapahtuisi aluksi henkilötyön osalta tuntihinnoittelulla omakustannusperiaatteella. Kunkin asiakkaan kanssa laaditaan yleinen sopimus, jossa on laskutusjaksot ym. määritelty. Sopimuksen liitteessä sovitaan tarkemmin kyseisen asiakkaan ostamat palvelut ja rajapinnat sekä hinnoittelun tarkistus vuosittain. Tukipalvelukeskustyöryhmässä päätettiin, että sopimusneuvotteluihin ja sopimusten valmisteluun sekä hinnoitteluun siirrytään vasta kaupunkiorganisaation muodostuttua. Valmistelusta vastaa tukipalvelukeskuksen vetäjä. Sopimuksessa kuvataan: - Tuotettavat palvelukokonaisuudet Palvelutuotannon periaatteet Rajapinnat Palvelujen hinnoittelu Puitesopimus / palvelusopimus Palvelusopimuksen seurantaneuvottelu. 11 (14) Jäljempänä olevassa kuviossa 4 on kuvattu palvelujen tuottamismalli. KUVIO 4. Palvelujen tuottamismalli. Hyödyt / tavoitteet Seuraavassa on lueteltu lyhyesti keskittymisen hyötyjä ja tavoitteita: Keskittymisen hyödyt - Seudullinen yhteistyö / kumppanuus Erityisosaaminen, osaamisen ylläpito Toimintavarmuus, sijaisuudet Toimintojen kehittäminen, toimintaprosessien käyttöönotto Toiminnan tehokkuus, päällekkäisyyksien poistaminen Oikea mitoitus Volyymihyödyt – yhteiset tietojärjestelmät, yhteinen ylläpito, hankinnat, henkilöstö, koulutus Kustannustehokkuus Keskitetty tietohallinto / tiedonhallintajärjestelmien verkottuminen ja yhteistyö: julkinen sektori, yritykset, yhdistykset Voimavarat ydintehtävien toteuttamiseen Tietojärjestelmätavoitteet - Yhteiset tietojärjestelmät Mahdollisuus seudulliseen yhteistyöhön Nykyaikaisten järjestelmien ja prosessien käyttöönotto Toimintaprosessien sähköistäminen Reaaliaikaisuus Sisäisen valvonnan apuväline – tieto helposti saatavissa järjestelmästä 12 (14) Prosessit Alatyöryhmät ovat omissa määrittelykokouksissaan käyneet toimintoprosessit lävitse ja kuvanneet ne. Tukipalvelukeskus työryhmä on hyväksynyt prosessikuvaukset. Työryhmien tekemät prosessimallinnukset ovat tämän loppuraportin liitteenä. Myöhemmin toimintojen tarkennuttua niitä voidaan päivittää lopulliseen muotoon. Alatyöryhmät ovat myös toimittaneet liitteenä olevat omien prosessiensa kehittämiskohdeyhteenvedot. Niiden käyttöönottamisesta voidaan laatia suunnitelma organisaation tarkennettua ja jatkotyöstön yhteydessä. Prosessikuvauksien perusteella voidaan ottaa käyttöön tulevat toiminnot ja arvioida myös resurssitarvetta. Tukipalvelukeskuksen organisaation suunnittelusta vastaa tuleva tukipalvelukeskuksen johtaja todennäköisesti nykyisten esimiesten kanssa yhteistyössä. Resurssit Tilatarpeet/periaatteet Tukipalvelukeskuksen sijoittumisen periaatteet on ratkaistava. On päätettävä, sijoittautuuko henkilökunta samaan toimipisteeseen, käytetäänkö hajautusta ja missä toimipiste / toimipisteet sijaitsevat. Yhdistymishallitukselle on päätetty esittää, että se ottaisi kantaa ja päättäisi kokonaissuunnitelman uuden kaupungin toimintojen sijoittumisesta. Tilatyöryhmä tulee työstämään asiaa. Henkilöstö Nykyresurssit ovat jäljempänä olevan taulukon 1 mukaisia. Luettelosta puuttuu tytäryhteisöjen osuus henkilökunnasta. Niiden mukaan ottaminen selviää, kun saadaan vastaukset tytäryhteisöiltä yhdistymishallituksen pyytämään vastaukseen palvelujen hankinnasta toukokuun loppuun mennessä. Hankinnoissa ei ole yhtäkään päätoimista henkilöä Kurikassa eikä Jalasjärvellä. Useita sivutoimisia on. Tutkitaan vaihtoehtoa, jossa olisi jatkossa yksi päätoiminen hankinnan asiantuntija. Taulukon mukaan tukipalvelukeskukseen siirtyisi noin 30 henkilöä. Todettiin, että tämä vaatii jo suuret tilat, mikäli kaikki keskitetään yhteen toimipaikkaan. Yhdistymishallitus kuitenkin tulee perustamaan erillisen tilatyöryhmän, joten tilakysymykset joutuvat odottamaan sen tuloksia. 13 (14) Hankinta Palkkahallinto Taloushallinto Tietohallinto Kurikka 2 oman toimen ohella 4 palkkasihteeriä 4 laskentasihteeriä 2 kirjanpitäjää 1 talouspäällikkö 1 atk-suunnittelija 1 atk-tukihenkilö (2 määräaik. tukihenk.) Jalasjärvi 1 oman toimen ohella 3 palkkasihteeriä 1 henkilöstösihteeri 0.5 + 0.5 lom.palv.ohj. 3 laskentasihteeriä 1 kirjanpitäjä 1 pääkirjanpitäjä 1 määr.aik. kirjanp. 1 talouspäällikkö 2 järjestelmäasiantuntijaa 1 IT-tukihenkilö 1 IT-vastaava Yhteensä (vakituiset) 3 oman toimen ohella 9 henkilöä 13 henkilöä 6 henkilöä TAULUKKO 1. Henkilöresurssit Tukipalvelukeskuksen organisaatio Alapuolella on alustava organisaatiomalli. Tukipalvelukeskuksen vastaava Taloustiimin vastaava Palkkatiimin vastaava IT-tiimin vastaava - Hankintavastaava - Kirjanpitäjät - Laskentasihteerit KUVIO 6. Organisaatio - Palkkasihteerit - IT-tukihenkilöt - Järjestelmäasiantuntijat 14 (14) 4) Yhteenveto Työryhmät ovat ansiokkaasti käyneet lävitse uuden Kurikan tulevia prosesseja ja kirjanneet lukuisia kehitysehdotuksia tulevaan toimintaan. Työn tuloksena on saatu suunnitellusti kehittämiselle asetettavia tavoitteita määritellyksi. Alkuperäisen aikataulun mukaisesti työryhmän tehtävän piti olla päättynyt helmikuun loppuun mennessä. Suunnitelman mukainen tavoitetilan läpikäynti on vielä tekemättä. Aikataulussa olevaa tavoitetilan läpikäyntiä on siirretty, koska tukipalvelukeskuksen vetäjää ei vielä ole valittu. Muilta osin tehtävät on suoritettu. Aikataulussa oleva tavoitetilan läpikäynti tulevan tukipalvelukeskuksen vetäjän johdolla esitetään tehtäväksi, kun päätös tukipalvelukeskusorganisaatiosta virallisesti tehdään. Alustavasti aikataulua on siirretty huhtikuun puoleen väliin. Tukipalvelukeskustyöryhmä toteaa tehtävänannon päättyneen ja luovuttaa työn tulokset edelleen käsiteltäviksi ja välittää kiitokset alatyöryhmille hyvin tehdystä työstä. Esitys jatkosta Tukipalvelukeskustyöryhmä esittää jatkosta, että 1) Yhdistymishallitus hyväksyy loppuraportin liitteineen (mm. prosessikuvaukset) ja toteaa tukikeskuspalvelutyöryhmän tehtävän päättyneen 2) Valittu tukipalvelukeskuksen vetäjä käy tavoitetilan alaryhmien kanssa lävitse ja informoi jatkotoimenpiteistä. 3) Tukipalvelukeskuksen vetäjä ottaa vastuulleen organisaation loppuvalmistelun mm. tukipalveluorganisaation suunnittelun (henkilöresurssit) sekä vastaa muiden tarvittavien resurssien mm. tilat, määrärahat varaamisesta sekä tarvittavien toimintojen käynnistämisestä.
© Copyright 2024