1. No category

Liaison Laskuttajaportaali
Käyttöopas
Dokumenttiversio 12.14
Käyttöopas: Liaison Laskutusportaali
© 2001-2014 Liaison Technologies
Tässä dokumentissa esitetty informaatio voi muuttua ilman erillistä ilmoitusta, eikä dokumentti
edusta Liaisonin sitoutumista esitettyjen kuvausten paikkansapitävyyteen. Dokumentti tarjotaan
asiakkaan käyttöön sellaisenaan, ilman minkäänlaisia takuita. Liaison ei tällä dokumentilla takaa,
varmista tai anna muita esityksiä liittyen sen ohjelmiston tai kirjoitetun materiaalin käyttöön tai
käytön tuloksiin koskien esitetyn informaation oikeellisuutta, tarkkuutta, luotettavuutta tai muita
ominaisuuksia.
Liaison on Liaison Technologies Inc:n rekisteröity tavaramerkki. Tässä dokumentissa mainittujen
muiden yritysten ja tuotteiden nimet kuuluvat omistajilleen.
2
Käyttöopas: Liaison Laskutusportaali
Sisällys
Johdanto ..................................................................................................................................................... 4
Termit ja lyhenteet .................................................................................................................................. 4
Portaalin esittely ..................................................................................................................................... 4
Käyttöliittymän esittely ........................................................................................................................ 5
Portaalin toiminnallisuudet.................................................................................................................. 6
Laskun lähettäjän rekisteröiminen ............................................................................................................... 7
Asiakasyhteyden perustaminen ................................................................................................................. 11
Valitse asiakkaasi ................................................................................................................................... 12
Odota asiakkaan vastausta .................................................................................................................... 12
Verkkolaskujen lähettäminen .................................................................................................................... 14
Laskun vastaanottajan valinta ................................................................................................................ 14
Laskun luontilomake.............................................................................................................................. 14
Verkkolaskuluonnokset.......................................................................................................................... 17
Verkkolaskupohjat ................................................................................................................................. 17
Hylätyt verkkolaskut .............................................................................................................................. 19
Verkkolaskun kopion lataaminen arkistointia varten.................................................................................. 20
Asetukset .................................................................................................................................................. 21
Profiili .................................................................................................................................................... 21
Hälytykset ............................................................................................................................................. 21
Teemat .................................................................................................................................................. 22
Muuta ....................................................................................................................................................... 22
Palautteen lähettäminen Liaisonille ....................................................................................................... 23
Yhteydenotto Liaisonin tukeen .............................................................................................................. 23
3
Käyttöopas: Liaison Laskutusportaali
Johdanto
Liaison Laskuttajaportaalin Käyttöopas kuvaa Liaisonin laskuttajaportaalin ominaisuuksia ja
toiminnallisuuksia.
Termit ja lyhenteet
Termi
Selitys
Captcha
“Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans
Apart” – Kuvavarmennus
Asiakas
Laskun vastaanottaja
Luonnos
Lähettämätön lasku, joka on tallennettu luonnokseksi
Verkkolasku
Sähköisessä muodossa lähetettävä lasku (engl. eInvoice)
Verkkolaskutus
Verkkolaskujen lähettäminen (engl. eInvoicing)
Laskun lähettäjä
Laskuja lähettävä organisaatio, ts. organisaatio, joka käyttää
laskuttajaportaalia
Laskupohja
Esitäytetty lomake laskun luomiseksi
Käyttöliittymä
Portaalin verkkokäyttöliittymä
Portaalin esittely
Liaison Laskuttajaportaali tarjoaa laskujen lähettäjille yksinkertaisen tavan aloittaa
verkkolaskujen lähettäminen organisaatioille, jotka käyttävät Liaisonia
verkkolaskupalveluntarjoajanaan. Portaali on helppokäyttöinen ja tehokas, ja näin ollen
yksinkertaistaa prosessia laskujen lähettämiseksi sähköisesti.
Portaalin käytön kustannuksista huolehtii laskuja vastaanottava organisaatio, joten sen käyttö on
maksutonta laskujen lähettäjille.
4
Käyttöopas: Liaison Laskutusportaali
Käyttöliittymän esittely
Voit rekisteröityä tai kirjautua sisään tilillesi Liaison Laskuttajaportaalin etusivulla.
(https://einvoice.liaison.com/portal)
Kirjautumisen jälkeen sinut ohjataan portaalin pääsivulle. Sivujen alareunan Suomen lipusta voit
vaihtaa kielen suomenkielelle, jos portaali on englanninkielinen.
5
Käyttöopas: Liaison Laskutusportaali
Portaalin toiminnallisuudet
Alla oleva kaavio havainnollistaa portaalin toiminnallisuuksia ja niiden järjestystä
verkkolaskutusprosessissa.
Nämä toiminnallisuudet ja vaadittavat toimenpiteet niihin liittyen on kuvattu seuraavissa osioissa:
Laskun lähettäjän rekisteröiminen
Asiakasyhteyden perustaminen
Verkkolaskujen lähetys
Verkkolaskun kopion lataaminen arkistointia varten
6
Käyttöopas: Liaison Laskutusportaali
Laskun lähettäjän rekisteröiminen
Seuraa alla kuvattuja vaiheita rekisteröidäksesi yrityksesi laskujen lähettäjäksi
1. Klikkaa Rekisteröidy linkkiä portaalin etusivulla. Rekisteröintilomake aukeaa.
2. Täytä rekisteröintilomake.
Punaisella tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia. Kaikki kentät on kuvattu alla
olevassa taulukossa.
7
Käyttöopas: Liaison Laskutusportaali
Kentän nimi
Kuvaus
Pakollinen
Organisaation nimi
Organisaatiotunnus
Organisaation virallinen nimi kokonaisena
Organisaation virallinen tunnistenumero, joka
paikallisten lakien mukaan vaaditaan
ilmoitettavaksi laskussa. Yrityksillä Y-tunnus.
Verkkolaskutusosoite Osoite, jota organisaatio käyttää sähköisten
laskujen lähettämiseen tai vastaanottamiseen
Kyllä
Kyllä
ALV-tunniste
Ei
Osoite
Kaupunki
Postinumero
Maakunta
Maa
Etunimi
Sukunimi
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Sähköpostiosoite
uudelleen
Salasana
Salasana uudestaan
Ei
Organisaation arvonlisäverotunniste, muodossa
FI + Y-tunnus ilman kahden viimeisen numeron
välissä olevaa viivaa
Organisaation katuosoite
Organisaation kaupunki
Organisaation postinumero
Organisaation maakunta
Organisaation kotimaa
Portaalin käyttäjän etunimi
Portaalin käyttäjän sukunimi
Portaalin käyttäjän puhelinnumero
Portaalin käyttäjän sähköpostiosoite. Tätä
sähköpostiosoitetta käytetään kaikkeen
kommunikaatioon portaalista käyttäjälle, joten sen
oikeellisuus on tärkeää
Kyllä
Kyllä
Kyllä
Ei
Kyllä
Kyllä
Kyllä
Ei
Kyllä
Käyttäjän sähköpostiosoitteen vahvistaminen
Kyllä
Käyttäjän salasana portaaliin
Käyttäjän salasanan vahvistaminen
Kyllä
Kyllä
8
Käyttöopas: Liaison Laskutusportaali
3. Kun olet syöttänyt kaikki pakolliset tiedot rekisteröintilomakkeeseen, todenna Captcha
kuvavarmennusta käyttäen olevasi ihmiskäyttäjä syöttämällä kuvassa esitetty arvo sen alla
olevaan tekstikenttään.
4. Jatka rekisteröitymisprosessia klikkaamalla Rekisteröidy nappia. Jos täyttämistäsi
tiedoista puuttuu pakollisia arvoja, sinun pitää täyttää puuttuvat arvot jatkaaksesi
rekisteröitymistä. Mahdolliset puuttuvat arvot on korostettu punaisella värillä.
5. Sinua kehotetaan vahvistamaan sähköpostiosoitteesi. Tämä tehdään automaattisella
sähköpostiviestillä, joka lähetetään lomakkeessa ilmoittamaasi sähköpostiosoitteeseen.
6. Tarkasta vahvistusviesti sähköpostistasi. Joskus vahvistusviestin saapuminen voi viedä
jopa 30 minuuttia, joten pyydämme olemaan kärsivällinen. Jos sähköposti ei ole
saapunut, tarkasta roskapostikansiosi sillä roskapostisuodattimesi on voinut estää
vahvistusviestin vastaanottamisen ja siirtää sen roskapostikansioon.
7. Kun vahvistusviesti on saapunut, klikkaa viestissä olevaa linkkiä vahvistaaksesi
sähköpostiosoitteesi.
9
Käyttöopas: Liaison Laskutusportaali
8. Kirjaudu portaaliin. Kun kirjaudut sisään ensimmäisen kerran, sinua pyydetään
lukemaan ja hyväksymään palvelun käyttöehdot. Käyttöehdot koostuvat kahdesta
dokumentista: Käyttöehdot ja Valtuutus ulkoistetulle verkkolaskujen luomiselle. Nämä
dokumentit voidaan lukea ja tulostaa klikkaamalla kunkin dokumentin
nimeä.
10
Käyttöopas: Liaison Laskutusportaali
9. Hyväksy palvelun käyttöehdot ja klikkaa Tallenna nappia. Rekisteröinti on valmis ja sinut
ohjataan portaaliin; avautuu ponnahdusikkuna, jonka tarkoituksena on auttaa sinua
portaalin käytön aloittamisessa.
11
Käyttöopas: Liaison Laskutusportaali
Asiakasyhteyden perustaminen
Rekisteröidyttyäsi portaaliin, sinun tulee ensimmäiseksi perustaa yhteydet
yrityksiin/organisaatioihin joille haluat lähettää verkkolaskuja. Prosessi yhteyksien
perustamiseksi on kuvattu seuraavissa osioissa.
Valitse asiakkaasi
Perustaaksesi yhteyksiä asiakkaisiisi, valitse halutut laskujen vastaanottajat Asiakasluettelo
listasta sivu kerrallaan ja klikkaa Lisää valitut organisaatiot kauppakumppaneiksi nappia.
Asiakasluettelo on esitetty alla olevassa ruutukaappauksessa.
Odota asiakkaan vastausta
Kun olet lisännyt asiakkaasi tai kauppakumppanisi, joille haluat lähettää verkkolaskuja, näille
välitetään pyyntö hyväksyä uusi laskun lähettäjä (sinun organisaatiosi).
Ennen kuin asiakas on hyväksynyt organisaatiosi uudeksi laskun lähettäjäksi, asiakas näkyy
Nykyiset asiakkaat listassa tilassa Odottaa, kuten alla olevassa ruutukaappauksessa on kuvattu.
12
Käyttöopas: Liaison Laskutusportaali
Kun asiakas on hyväksynyt organisaatiosi uudeksi laskun lähettäjäksi, sen tila Nykyiset
asiakkaat listassa muuttuu tilaksi Hyväksytty ja tilan muutoksesta lähetetään ilmoitus
sähköpostiisi. Jos asiakas ei hyväksy pyyntöäsi, myös tämä näkyy listassa ja siitä lähetetään
ilmoitus sähköpostiisi.
Kun asiakas on hyväksynyt organisaatiosi uudeksi laskun lähettäjäksi, voit alkaa luomaan
verkkolaskuja portaalissa.
13
Käyttöopas: Liaison Laskutusportaali
Verkkolaskujen lähettäminen
Verkkolaskujen lähettäminen on portaalin pääasiallinen toiminnallisuus. Ennen kuin voit lähettää
laskuja, sinun tulee onnistuneesti rekisteröidä organisaatiosi portaalissa, kuten on kuvattu osiossa
Laskun lähettäjän rekisteröiminen, sekä onnistuneesti perustaa yhteys asiakkaaseesi, kuten on
kuvattu osiossa Asiakasyhteyden perustaminen.
Laskun vastaanottajan valinta
Seuraa alla olevia vaiheita valitaksesi laskun vastaanottaja.
1. Lähetä verkkolasku näkymässä, valitse vastaanottaja kohdasta Asiakas. Kaikki
asiakkaasi, jotka on lisätty aiemmin kuvatun prosessin mukaisesti, ovat listattuina
valikossa.
2. Valitse laskupohja (esitäytetty lomake laskun luomiseen) laskulle kohdasta Laskupohja.
Laskupohjan valinta ei ole pakollista. Laskupohjat on kuvattu osiossa
Verkkolaskupohjat.
3. Kun asiakas ja mahdollinen laskupohja on valittu, klikkaa Luo lasku nappia ja täytä
Laskunluomislomake.
Laskun luontilomake
Laskut luodaan käyttämällä laskun luontilomaketta, kuten alla olevassa ruutukaappauksessa on
kuvattu.
14
Käyttöopas: Liaison Laskutusportaali
15
Käyttöopas: Liaison Laskutusportaali
Laskunluomislomake sisältää kolmentyyppisiä kenttiä:
Pakolliset kentät, jotka on merkitty oranssilla taustavärillä
Valinnaiset kentät, jotka on merkitty valkoisella taustavärillä
Esitäytetyt kentät, jotka on merkitty harmaalla taustavärillä. Esitäytetyt kentät sisältävät
informaatiota, jonka käyttäjä on antanut rekisteröintivaiheessa, tai joka perustuu
vastaanottajan ennalta määrittämään tietoon
Sinun tulee täyttää vähintään kaikki pakolliset kentät. Omat yhteystietosi, sekä esimerkiksi
asiakkaan yhteyshenkilön tiedot, voit laittaa Viesti kenttään. Plus-painikkeella saat useamman
viestirivin käyttöösi.
Kun olet syöttänyt kaiken tarvittavan tiedon, voit tarkastaa antamasi tiedot klikkaamalla Tarkasta
nappia, jonka löydät sekä lomakkeen ylä- että alapuolelta. Voit myös laskea määrät laskun
loppusummalle, arvonlisäverolle sekä rivisummille klikkaamalla Laske nappia lomakkeen ylä- tai
alapuolella.
Kun olet syöttänyt ja tarkastanut tarvittavat tiedot, lähetä lasku klikkaamalla Lähetä nappia joko
lomakkeen ylä- tai alapuolella.
Kun lasku on lähetetty, esitetään visualisointi laskudatasta. Tämä visualisointi ei kuitenkaan ole
varsinainen laskukopio käyttäjän arkistoitavaksi. Kopio laskusta arkistointitarkoitukseen lähetetään
portaaliin sen jälkeen, kun lasku on käsitelty Liaisonin integraatioalustalla.
16
Käyttöopas: Liaison Laskutusportaali
Verkkolaskuluonnokset
Jos olet luomassa laskua, mutta et halua vielä lähettää sitä, voit tallentaa laskun luonnoksena
klikkaamalla Tallenna luonnoksiin nappia laskunluomislomakkeen ylä- tai alapuolella. Tällöin
luonnos tallennetaan Luonnokset listaan, kuten alla olevassa ruutukaappauksessa on esitetty.
17
Käyttöopas: Liaison Laskutusportaali
Verkkolaskupohjat
Jos lähetät usein laskuja samankaltaisella sisällöllä samalle asiakkaalle, voit käyttää laskupohjia
vähentämään laskun lähettämiseen vaadittavaa työtä. Laskupohjat ovat esitäytettyjä
laskunluomislomakkeita, joille voit täyttää yleisimmin käyttämäsi tiedot ja tallentaa nämä
laskupohjaksi. Tällöin voit hyödyntää näitä laskupohjia uutta laskua lähettäessäsi. Käyttäessäsi
laskupohjaa, muista vaihtaa uudelle laskulle laskunumero.
Tallenna haluamasi laskupohja klikkaamalla Tallenna laskupohjiin nappia. Tallennetut
laskupohjat ovat nähtävillä Laskupohjat kohdassa, kuten alla olevassa ruutukaappauksessa on
esitetty.
18
Käyttöopas: Liaison Laskutusportaali
Hylätyt verkkolaskut
Jos verkkolasku jostain syystä hylätään, näkyy tämä sekä Hylätyt että Lähetetyt listoissa. Nämä
näkymät on esitetty alla olevissa ruutukaappauksissa.
Hylkäykset useimmiten aiheutuvat joko teknisistä tai liiketoiminnallisista syistä:
Tekninen hylkäys voi tapahtua, jos viestiä ei voida käsitellä Liaisonin integraatioalustalla.
Tähän voi olla useita syitä, mutta tavallisesti tekniseen hylkäykseen johtavat syyt korjataan
Liaisonin toimesta. Mikäli tekninen hylkäys tapahtuu, sinun tarvitsee vain lähettää lasku
uudestaan vähintään 24 tuntia myöhemmin.
Liiketoiminnallinen hylkäys voi tapahtua jos laskun vastaanottaja (ts. asiakas) ei ole
hyväksynyt lähettämääsi laskua. Tässä tapauksessa sinun tulee olla yhteydessä
asiakkaaseen ja kysyä, miksi lähettämääsi laskua ei hyväksytty.
19
Käyttöopas: Liaison Laskutusportaali
Verkkolaskun kopion lataaminen arkistointia varten
Kun lasku on lähetetty ja prosessoitu Liaisonin integraatioalustalla, arkistointikopio laskusta
lähetetään takaisin portaaliin sinun ladattavaksesi. Portaalia ei voida käyttää lähetettyjen laskujen
pitkäaikaiseen arkistointiin; tästä syystä laskun lähettäjän tulee ladata arkistointikopio omaan
arkistoonsa.
Arkistointikopiot laskuista voidaan ladata PDF-muodossa Lähetetyt listalta, kuten alla kuvataan.
20
Käyttöopas: Liaison Laskutusportaali
Asetukset
Asetukset kohdassa voit muuttaa portaalin asetuksia.
Profiili
Profiili osiossa voit muuttaa nimeäsi ja salasanaasi. Huomaa, että nimen vaihtaminen ei muuta
käyttäjätunnustasi, jolla palveluun kirjaudutaan sisään. Alla on ruutukaappaus Profiili osiosta
Hälytykset
Hälytykset osiossa voit asettaa hälytyksiä, jotka lähetetään antamaasi sähköpostiosoitteeseen
kun määrittämäsi asia tapahtuu. Alla on ruutukaappaus Hälytykset osiosta.
Määriteltäviä tapahtumia ovat:
Laskun visualisointi vastaanotettu
Hylkäys vastaanotettu
Voit myös säätää hälytysviestien lähetystiheyttä. Tämä tarkoittaa sitä, että hälytykset lähetetään
ainoastaan kerran määritellyn aikajakson sisällä. Vaihtoehdot lähetystiheydelle ovat:
Päivittäin
Kahdesti päivässä
Kolme kertaa päivässä
Tunneittain
15 minuutin välein
21
Käyttöopas: Liaison Laskutusportaali
Teemat
Teemat osiossa voit vaihtaa portaalin väriteemaa. Alla on ruutukaappaus Teemat osiosta.
22
Käyttöopas: Liaison Laskutusportaali
Muuta
Palautteen lähettäminen Liaisonille
Mikäli kohtaat epätoivottuja toimintoja tai toiminnallisia virheitä portaalissa, on suositeltavaa
ilmoittaa näistä Liaisonille. Helpoin tapa ilmoittaa asiasta on täyttää palautelomake. Linkki
palautelomakkeeseen löytyy jokaisen sivun alareunasta.
Alla on ruutukaappaus palautelomakkeesta.
Yhteydenotto Liaisonin tukeen
Jos haluat olla yhteydessä Liaisonin tukeen portaaliin liittyvissä kysymyksissä, voit soittaa
Liaisonin tekniseen tukeen numerossa +358 600 93388 (2,92 EUR/min + PVM).
23
Käyttöopas: Liaison
Laskutusportaali
European Headquarters
Visiokatu 3
33720 Tampere, Finland
T: +358 (0)10 3060 900
F: +358 (0) 10.3060.901
[email protected]
24