Koulumaitotuen hakuopas
HAKUOPAS Koulumaitotuki Lukuvuosi 2015-2016 päivitetty 1.8.2015 Sisältö 1 JOHDANTO ...................................................................................................................... 4 2 TUKEEN OIKEUTETTU PÄIVÄHOITO JA KOULUTUS ................................. 5 3 TUKEEN OIKEUTETUT TUOTTEET JA TUEN MÄÄRÄ ................................ 6 3.1 Tukeen oikeutettu enimmäislitramäärä ........................................................................ 7 3.2 Tukitasot............................................................................................................................ 7 4 REKISTERÖITYMINEN TUKIOHJELMAAN ....................................................... 8 4.1 Rekisteröitävät asiakkaat ja toimipisteet ....................................................................... 8 4.2 Rekisteröinnin merkitys tukihakemuksessa ................................................................. 9 4.3 Rekisteröintihakemus .................................................................................................... 10 4.4 Sitoutuminen tuen ehtoihin.......................................................................................... 10 4.5 Rekisteröintitietoihin liittyvät muutokset ................................................................... 11 4.6 Uudelleen rekisteröinti ja väliaikainen rekisteröinti .................................................. 11 5 TUEN HAKEMINEN ................................................................................................... 13 5.1 Toimittaja hakee tuen .................................................................................................... 13 5.1.1 Toimittajavaltuutus ...................................................................................................... 13 5.1.2 Lukuvuosi-ilmoitus ...................................................................................................... 14 5.1.3 Tukihakemus................................................................................................................. 15 5.1.4 Tuotemäärien seuranta ................................................................................................ 15 5.1.5 Tuettomat ostot............................................................................................................ 15 5.2 Kunta hakee tuen ........................................................................................................... 16 5.2.1 Tukihakemus................................................................................................................. 16 5.2.2 Tuotemäärien koostaminen ........................................................................................ 16 5.2.3 Lukuvuositiedot ........................................................................................................... 17 5.3 Yksityinen organisaatio tai kuntayhtymä hakee tuen................................................ 18 5.3.1 Tukihakemus................................................................................................................. 18 5.3.2 Tuotemäärien koostaminen ........................................................................................ 18 5.3.3 Lukuvuositiedot ........................................................................................................... 19 6 TUKEEN OIKEUTTAMATTOMAT RUOKAILIJAT ......................................... 20 6.1 Säännöllisesti koulussa tai päiväkodissa ruokailevat henkilöt ................................. 20 2 6.2 Satunnaisesti koulussa tai päiväkodissa ruokailevat henkilöt .................................. 20 6.3 Jakelupisteen ulkopuoliset ruokailijat.......................................................................... 21 7 RUOANVALMISTUKSEN OSUUDEN HUOMIOIMINEN ............................. 22 8 TUEN HAKEMINEN, KUN RUOKALAN YLLÄPITÄJÄ ON ATERIAPALVELUYRITYS TAI MUU ULKOPUOLINEN TAHO ........................ 23 9 TUEN HAKIJAN MUUTOKSET ............................................................................... 24 9.1 Toimittajahakija vaihtuu ............................................................................................... 24 9.2 Kunta- tai itsehakija siirtyy toimittajahakuun tai päinvastoin ................................. 24 10 TUKIHAKEMUKSEN LAATIMINEN JA MÄÄRÄAJAT ................................. 25 10.1 Tukihakemuksen täyttäminen ja korjaaminen ......................................................... 25 10.2 Määräajat tuen hakemiselle......................................................................................... 26 10.3 Tukipäätös..................................................................................................................... 26 11 TUEN HEIJASTUMINEN ......................................................................................... 27 11.1 Tuen välittäminen edunsaajalle .................................................................................. 27 11.2 Koulumaitotukijuliste .................................................................................................. 28 12 VALVONTA .................................................................................................................. 29 12.1 Tarkastettavat tiedot ja asiakirjat ............................................................................... 29 12.2 Tarkastuksista ilmoittaminen ..................................................................................... 30 12.3 Asiakirjojen säilyttäminen ........................................................................................... 30 12.4 Tarkastustulosten seuraamukset ................................................................................ 31 13 SANASTO ....................................................................................................................... 32 14 YHTEYSTIEDOT......................................................................................................... 34 HAKUOPAS #167699 Julkaisija: Maaseutuvirasto, PL 405 (Alvar Aallon katu 5), 60101 Seinäjoki Puh. 0295 31 2000, faksi 0295 31 2203, www.mavi.fi Markkinatukiosasto | Koulujakelu ja kauppamekanismit -yksikkö 02/2015 Tässä oppaassa annetut ohjeet eivät ole tyhjentäviä selvityksiä alan lainsäädännöstä, eikä niillä ole oikeudellista sitovuutta. EU:n ja kansalliseen lainsäädäntöön tehdään muutoksia, joten huolimatta tähän julkaisuun tehdyistä päivityksistä, tiedot eivät ole aina ajan tasalla. Kaikki oikeudelliset vaateet on tehtävä asetusten perusteella. Tuen hakija voi halutessaan vedota viranomaisen toimenpiteiden laillisuuteen. Viime kädessä EU:n tuomioistuin ratkaisee oikeustulkinnat. 3 1 JOHDANTO Tämän ohjeen tarkoituksena on kertoa Euroopan unionin koulumaitotukiohjelman toimeenpanosta Suomessa. Koulumaitotuen tarkoituksena on edistää maidon ja maitovalmisteiden käyttöä jäsenvaltioiden kouluissa ja päiväkodeissa. Tuki maksetaan kokonaisuudessaan Euroopan unionin varoista. Koulumaitotuki ja tässä julkaisussa esitetyt ohjeet perustuvat Euroopan unionin säädöksiin, erityisesti Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksiin (EU) N:o 1308/2013 ja 1306/2013 sekä komission asetukseen (EY) N:o 657/2008, jotka muutoksineen ovat sellaisenaan sitovia Suomessa. Tämän lisäksi sovelletaan lakia maataloustuotteiden markkinajärjestelystä 999/2012, valtioneuvoston asetusta 314/2013 ja Maaseutuviraston määräystä 1/09 muutoksineen. Suomessa koulumaitotuen tukipolitiikasta vastaa maa- ja metsätalousministeriön markkinayksikkö ja toimeenpanosta Maaseutuviraston markkinatukiosasto. Maaseutuviraston valvontaosasto vastaa koulumaitotukiasetuksen mukaisista tarkastuksista. Koulumaitotukea hallinnoidaan Nekka-tietojärjestelmällä, joka käsittää sekä asiointipuolen että viranomaiskäsittelyn. Nekkaan kirjaudutaan Katso-tunnisteella osoitteessa https://nekka.mavi.fi ja sen kautta asiakas voi hoitaa asiakas- ja toimipisterekisteröinnin, valtuutuksia, tuen hakemisen sekä vastaanottaa ja selailla lähettämistään hakemuksista tehtyjä päätöksiä. Maaseutuvirasto julkaisee vuosittain oikeushenkilöille maksetut tuet www-sivuillaan. Koulumaitotuki sisältyy EU:n maataloustukirahastosta maksettaviin muihin tukiin, joiden osalta julkaistaan tuensaajan nimi, verotuskunta sekä kalenteri- tai varainhoitovuoden (16.10.–15.10.) aikana maksetun tuen kokonaismäärä. Tukien julkaiseminen perustuu Euroopan parlamentin ja neuvoston asetukseen (EU) N:o 1306/2013 ja komission täytäntöönpanoasetukseen (EU) N:o 908/2014. Lisäksi tukitietoja käytetään valvontatarkoituksiin. Valvontaa suorittavat sekä EU:n että Suomen valvontaviranomaiset ja valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että tuet on maksettu oikein perustein. 4 2 TUKEEN OIKEUTETTU PÄIVÄHOITO JA KOULUTUS Koulumaitotukeen ovat oikeutettuja seuraavanlaisessa päivähoidossa tai koulutuksessa lukukauden alussa kirjoilla olevat lapset tai oppilaat: • Päivähoito Päiväkoti tai ryhmäperhepäiväkoti, jossa on joko vakituinen tai kiertävä lastentarhanopettaja. • Esiasteen koulutus Koulun, päiväkodin tai ryhmäperhepäiväkodin esiopetus. • Perusasteen koulutus Peruskoulun luokat 1-10. • Toisen asteen koulutus Lukio ja ammatilliseen perustutkintoon johtava ammatillinen koulutus. Päiväkodit, ryhmäperhepäiväkodit ja koulut voivat olla joko kunnan, valtion tai yksityisen ylläpitämiä. Päivähoidon ja koulutuksen tulee olla niistä vastaavan toimivaltaisen viranomaisen järjestämää tai hyväksymää. Koulumaitotukeen ei ole oikeutettua muun muassa: koululaisten iltapäiväkerhot korkea-asteen koulutus aikuiskoulutus monimuotokoulutus työvoimakoulutus jatko- ja täydennyskoulutus kerhotoiminta. Tuen piiriin ei myöskään kuulu missään tilanteessa koulun/päiväkodin henkilökunnan tai ylipäätään muiden kuin tukeen oikeutettujen lasten/oppilaiden kuluttamat maitotuotteiden määrät. Päivähoidon tai koulutuksen tukikelpoisuudesta saa lisätietoa Maaseutuvirastosta. 5 3 TUKEEN OIKEUTETUT TUOTTEET JA TUEN MÄÄRÄ Koulumaitotukea voi hakea vain tukeen oikeutetuille maitotuotteille. Tukikelpoiset tuotteet esitellään alla olevassa taulukossa. Tuotteiden tulee olla alkuperältään Euroopan unionin alueella tuotettuja. Kaikkien tuettujen tuotteiden on täytettävä koulumaito-ohjelmasta säädettyjen asetusten lisäksi muissa EU:n lainsäädännössä ja kansallisissa säädöksissä maidolle ja maitovalmisteille asetetut laatuvaatimukset mukaan lukien tunnistusmerkkiin liittyvät vaatimukset. Luokka Tuote nro 1001 1101 I 1211 1221 II 1501 III 2001 V 3001 Tuote Tuki €/kg Ykkösmaito, enintään 1 % rasvaa, lämpökäsitelty. Rasvaton maito, lämpökäsitelty Piimä ja muut hapanmaitojuomat, enintään 1 % rasvaa, lämpökäsitelty Maustetut tai maustamattomat jogurtit, viilit ja rahkat, enintään 1 % rasvaa, myös hedelmämehua sisältävät, joissa on maitoa vähintään 90 paino-% ja enintään 7 % lisättyä sokeria ja/tai hunajaa. 0,1815 Hedelmillä ja/tai marjoilla maustetut jogurtit, viilit ja rahkat, enintään 1 % rasvaa, maitoa vähintään 75 paino-% ja enintään 7 % lisättyä sokeria ja/tai hunajaa, johon on sisällyttävä myös hedelmään lisätty sokeri. Hedelmää sisältävien tuotteiden on aina sisällettävä hedelmää, hedelmälihaa, hedelmäsosetta tai hedelmämehua. Maustetut tai maustamattomat tuore- ja sulatejuustot, enintään 17 % rasvaa ja 1,3 % suolaa, enintään 10 % muuta kuin maitoa sisältäviä ainesosia. 0,1634 Muut maustetut ja maustamattomat juustot kuin tuore- ja sulatejuustot, enintään 17 % rasvaa ja 1,3 % suolaa, enintään 10 % muuta kuin maitoa sisältäviä ainesosia. 1,3885 0,5445 Koulumaitotukeen eivät ole oikeutettuja yli 1 % rasvaa sisältävät maidot, piimät, jogurtit, viilit ja rahkat eivätkä yli 17 % rasvaa ja/tai yli 1,3 % suolaa sisältävät juustot. Tukeen oikeutettuja eivät ole myöskään tilamaito, maitojauhe, voi eikä kerma. Tukea ei makseta ruoanvalmistukseen käytetyille maitotuotteille. Poikkeuksen säännöstä muodostavat kylmät, koulun/päiväkodin omissa tiloissa ruokailun yhteydessä valmistetut tai sekoitetut ruoat, kuten: 6 hedelmä- tai marjarahka, puuroon, muroihin tai kiisseliin ruokailun yhteydessä lisättävä maito tai piimä, kaakao, joka voidaan valmistaa joko kylmään tai kuumaan maitoon. 3.1 Tukeen oikeutettu enimmäislitramäärä Tukea voidaan maksaa enintään sille määrälle maitoa ja maitovalmisteita, joka vastaa 0,25 muunnettua maitolitraa oppilasta/lasta kohden koulu- tai toimintapäivänä. Tuotteiden ostajan tai tuen hakijan ei tarvitse huolehtia itse enimmäislitramäärän laskennasta tai sen ylittymisestä, sillä Maaseutuviraston tietojärjestelmä vähentää ylimenevän osan myönnettävistä tuotemääristä tukipäätöksellä. On kuitenkin suositeltavaa tarkistaa toimipisteen tuotemäärät tuotetiedoista, ettei ylitys johdu esim. näppäilyvirheestä tuotemääriä syötettäessä. Enimmäislitramäärän alittuessa tuki tulee aina hakea toteutuneille tuotemäärille, jotka voidaan mahdollisen tarkastuksen yhteydessä tarvittaessa todentaa laskuilta ja kuormakirjoilta. Toimipistekohtaisen enimmäislitramäärän voi laskea seuraavan kaavan mukaan: 0,25 x lasten/oppilaiden määrä lukukauden alussa x koulu-/toimintapäivien määrä hakukauden aikana. Enimmäislitramäärä on nähtävissä Tuotetiedot-taulukon alla, kun tuotemääriä syötetään Nekassa. Kaikki tuetut tuotteet lasketaan mukaan päivittäiseen 0,25 muunnetun maitolitran enimmäismäärään. Toimipisteen muunnetut maitolitrat ovat niin ikään nähtävissä Tuotetiedot-taulukon alla. Luokkaan I kuuluvat maito- ja piimälitrat lasketaan enimmäislitramäärään sellaisenaan, mutta kg:na ilmoitettavat tuotteet muunnetaan maitolitroiksi seuraavien kaavojen mukaisesti: Luokan I jogurtti-, rahka- ja viilikg:t jaetaan luvulla 1,03. Luokan II jogurtti-, rahka- ja viilikg vastaa 0,9 kg maitoa. Kg:t kerrotaan ensin 0,9:llä ja saatu luku jaetaan 1,03:lla. Kg:t voidaan myös kertoa suoraan luvulla 0,8738. Luokan III juusto-kg vastaa 3,0 kg:a maitoa. Kg:t kerrotaan ensin 3,0:lla ja saatu luku jaetaan 1,03:lla. Kg:t voidaan myös kertoa suoraan luvulla 2,9127. Luokan V juusto-kg vastaa 7,65 kg:a maitoa. Kg:t kerrotaan ensin 7,65:llä ja saatu luku jaetaan 1,03:lla. Kg:t voidaan myös kertoa suoraan luvulla 7,4272. 3.2 Tukitasot Tuen määrä perustuu EU:n komission asetuksessa määriteltyihin tukitasoihin. EU:n komissio voi päätöksellään muuttaa näitä tukitasoja. Tuki määräytyy hakukauden ensimmäisenä päivänä voimassa olevan tuen määrän mukaan. Tukitasot tuoteluokittain on kuvattu luvun 3 taulukossa. Maito- ja piimälitrat muunnetaan kilogrammoiksi kertomalla ne luvulla 1,03. 7 4 REKISTERÖITYMINEN TUKIOHJELMAAN Tuen hakijoiden eli toimipisteiden omistajien/asiakkaiden sekä kaikkien edunsaajina olevien koulujen ja päiväkotien sekä jakelupisteiden on oltava rekisteröityneinä ja hyväksyttyinä Maaseutuviraston koulumaitotukiohjelmaan ennen tuenalaisen toiminnan aloittamista. Nekka-asiointipalvelussa hyväksyminen tukiohjelmaan tapahtuu asiakasrekisteröinnin yhteydessä, jonka voi tehdä vain Katso-pääkäyttäjä. Sen sijaan toimipisterekisteröinnin voi tehdä Katso-alitunnisteen haltija ja tämä onnistuu vasta sen jälkeen kun asiakasrekisteröinnistä on tullut hyväksytty päätös. Nekassa asiakasrekisteröinti perustuu Y-tunnukseen ja perustiedot saadaan suoraan yritystietojärjestelmästä. Saatuaan päätöksen asiakasrekisteröinnistä, asiakas voi hakea toimipisterekisteröintejä kouluille ja päiväkodeille. Halutessaan asiakas voi käyttää myös paperisia hakulomakkeita, jotka löytyvät www.mavi.fi –sivustolta Oppaat ja lomakkeet /kunta, koulu, päiväkoti/koulumaitotuki –välilehdeltä. 4.1 Rekisteröitävät asiakkaat ja toimipisteet Toimittajahakijan tulee rekisteröityä asiakkaaksi ennen kuin se voi välittää tuetulla hinnalla tuotteita valtuutuksen antaneille kouluille, päiväkodeille ja jakelupisteille. Toimittajahaussa olevat kunta- ja organisaatioasiakkaat hakevat asiakasrekisteröintiä itselleen ja toimipisterekisteröintiä omistamilleen toimipisteilleen Nekassa omilla Katso-tunnuksillaan ja ilmoittavat rekisteröinneistä toimittajahakijalle. Kuntahakijan eli kunnan, joka hakee tuen oman kuntansa yhdelle tai useammalle kunnalliselle koululle, päiväkodille, keskuskeittiölle ja/tai jakelupisteelle, tulee rekisteröityä asiakkaaksi Nekassa. Kuntahakijaksi voidaan hyväksyä myös yksittäisen kunnan omistuksessa oleva liikelaitos, mikäli sillä on sama y-tunnus kuin kunnalla. Itsehakijat eli kuntayhtymien, yritysten, säätiöiden ja yhdistysten omistajat ja niiden omistamat koulut ja päiväkodit, jotka tulevat käyttämään tuettuja tuotteita, tulee kaikki rekisteröidä riippumatta siitä, saavatko ne tuen toimittajan kautta vai hakevatko tuen itse. Asiakasrekisteröintihakemuksella rekisteröidään toimipisteen omistaja, minkä jälkeen haetaan toimipisterekisteröintiä organisaation omistamille kouluille ja päiväkodeille. Kaikkien rekisteröitävien koulujen/päiväkotien tulee olla tukeen oikeutettuja. Esikoululaiset voidaan laskea tapauskohtaisesti mukaan joko koulun tai päiväkodin oppilasmääriin tai heidät voi rekisteröidä erikseen omaksi ryhmäkseen, mikäli toimintapäivien määrä ei ole sama kuin koululla/päiväkodilla. Vuorohoidossa olevien lasten toimintapäivät ovat pääsääntöisesti keskimäärin samat kuin normaaliaikoina hoidossa olevien lasten, koska toimintapäivien lukumäärä tasaantuu tietyllä aikajaksolla. Mikäli vuorohoidon toimintapäivät poikkeavat suuntaan tai toiseen normaaliryhmän toimintapäivien lukumäärästä, ilmoitetaan todelliset toimintapäivät ja vuorohoitoryhmät rekisteröidään erikseen. Päiväkodilla on velvollisuus pitää kirjaa vuorohoidon toimintapäivistä valvontaa varten. Jakelupiste eli kunnallinen valmistuskeittiö, joka toimittaa tukeen oikeutettuja maitotuotteita myös muualle kuin tukeen oikeutettuihin kouluihin/päiväkoteihin, on rekisteröitävä. Erillinen rekisteröinti mahdollistaa sen, että jakelupisteelle voidaan määritellä erikseen ulkopuoliset, tukeen oikeuttamattomat ruokailijat. 8 Toimitettaessa maitotuotteet jakelupisteen kautta toimipisteille asiakkaan kannalta huomionarvoista on se, menevätkö toimipisteiden tuotteet erillisellä laskutusnumerolla jakelupisteeseen vai ovatko kaikki jakelupisteeseen menevät tuotteet yhdistetty. Jos lasku on erillinen ja toimipisteiden tuenalaiset tuotteet ovat todennettavissa siitä, niin silloin jakelupisteen tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden määrä voidaan ilmoittaa koulumaitohakemuksella ja lukuvuositiedoissa nollana, jolloin tukeen oikeutettujen ja tukeen oikeuttamattomien suhde on edullisempi hakijalle. Jakelupisteen toimintaa on selitetty tarkemmin luvussa 13. Keskuskeittiötä eli valmistuskeittiötä, joka toimittaa tukeen oikeutettuja maitotuotteita vain tukeen oikeutettuihin kouluihin/päiväkoteihin, ei tarvitse rekisteröidä erikseen, vaan keittiö käyttää lähtökohtaisesti sen koulun tai päiväkodin rekisterinumeroa, jossa se sijaitsee. Jos vaihtoehtoja on useita, keskuskeittiö voi valita minkä tahansa alaisen toimipisteensä rekisterinumeron. Ulkopuolista ateriapalvelujen tuottajaa ei voida hyväksyä koulumaitotuen hakijaksi, joten sitä ei voi rekisteröidä. 4.2 Rekisteröinnin merkitys tukihakemuksessa Rekisteröinti luo perustan tukihakemuksen rakenteelle. Rakenteen ja siihen liittyvien tarkisteiden kuten enimmäislitramäärän laskennan avulla varmistetaan tuen ehtojen täyttyminen mahdollisimman kattavasti ennen tuen maksamista. Lisäksi rekisterinumeron avulla varmistetaan muun muassa, että samalle toimipisteelle ei makseta tukea kuin yhden kerran hakukautta kohden. Seuraavassa esimerkissä on kuvattu tukihakemuksen rakenne pääpiirteissään: 1234567-8 Tuen hakija (toimipisteiden omistaja tai toimittajahakija) 10001234 Koulu A 10001233 Koulu B 10001555 Keskuskeittiö C 10001555 Koulu C 10001666 Päiväkoti A 10001777 Päiväkoti B 10009999 Jakelupiste A 10001888 Koulu D 10001999 Päiväkoti C 10009999 Jakelupiste A Esimerkissä tuen hakijana on joko tuotteiden toimittaja tai kunta/yksityinen organisaatio. Tuenalaisia tuotteita on toimitettu/ostettu kouluihin A ja B sekä keskuskeittiöön C ja jakelupisteeseen A. Näistä koulut A ja B ovat yksittäisiä toimipisteitä, eli niissä valmistetaan ruokaa tai tarjotaan maitotuotteet ainoastaan oman koulun oppilaille. Keskuskeittiö C sijaitsee koulussa C, mutta toimittaa ruoat, mukaan lukien maitotuotteet, myös päiväkoteihin A ja B. Jakelupiste A sijaitsee koulussa D, mutta koska se toimittaa ruoat, mukaan lukien maitotuotteet, koulun D ja päiväkoti C:n lisäksi vanhainkotiin, sillä on oma rekisterinumero. 9 4.3 Rekisteröintihakemus Asiakas- ja toimipisterekisteröintejä haetaan Nekka-asiointipalvelussa tai palauttamalla asiakkaan rekisteröintihakemus (Lnro 561233) ja toimipisterekisteröintihakemus (Lnro 561235) Maaseutuvirastoon. Nekka ohjaa käyttäjäänsä hakemusprosessin edetessä ja lähettää palauteviestin sähköpostiin, kun päätös on saapunut asiointipalveluun. Paperisia hakemuksia täytettäessä allekirjoitetaan kaikki lomakkeet. Paperiset rekisteröintihakemukset voi lähettää faksilla tai pdf-muodossa sähköpostitse osoitteeseen [email protected]. Hakemuksen allekirjoittajalla tulee olla nimenkirjoitusoikeus organisaatiossa. Asiakasrekisteröintejä voi hakea aikaisintaan sen kuukauden 1. päivästä, kun rekisteröintihakemus lähetetään Nekan kautta tai on saapunut Maaseutuvirastoon muulla tavoin. Asiointi rekisteröitymisen jälkeen tapahtuu Y-tunnuksen perusteella ja sitä on käytettävä tuen haussa ja tuen haun perusteena olevissa ilmoituksissa. Rekisteröinti on voimassa toistaiseksi. Toimipisterekisteröintejä voi hakea takautuvastikin ja ne ovat voimassa niin ikään toistaiseksi. Toimipisteen omistaja voi itse päättää toimipisteen voimassaolon Nekka-palvelussa. Paperihakijat ilmoittavat toimipisteen päättämisestä sähköpostitse Maviin. Asiakas- ja toimipisterekisteröintipäätökset ovat tulostettavissa Nekasta, ellei asiakas ole pyytänyt lähettämään niitä erikseen postitse. Valtuutukset asiakas voi tehdä itse Nekassa toimipisterekisteröinnin hyväksynnän jälkeen tai jos paperisen rekisteröintihakemuksen yhteydessä on annettu toimittajavaltuutus, Maaseutuvirasto vie sen järjestelmään. Asiakkaalla on velvollisuus ylläpitää asiakkuuteen liittyviä tietoja ja ilmoittaa muutoksista myös aina valtuutetulle toimittajahakijalle. Toimittajahakijan tietojen oikeellisuus ja haun onnistuminen ovat suoraan sidoksissa siihen, että toimittajahakijoiden asiakkaiden tiedot ovat oikein Nekassa. 4.4 Sitoutuminen tuen ehtoihin Asiakas- ja toimipisterekisteröinnin yhteydessä rekisteröinnin hakija antaa komission asetuksen (EY) N:o 657/2008 mukaisen kirjallisen sitoumuksen siitä, että: • Tukea saavia tuotteita käyttävät vain oppilaat/lapset tukeen oikeutetuissa kouluissa ja päiväkodeissa. • Aiheettomasti maksettu tuki palautetaan kyseisten määrien osalta, jos todetaan, että tuotteita on luovutettu muille kuin varsinaisille edunsaajille, enimmäislitramäärä on ylittynyt tai tukea on muutoin myönnetty virheellisin perustein. • Toimivaltaisten viranomaisten käyttöön annetaan näiden pyynnöstä tositteet. • Kaikkiin toimivaltaisen viranomaisen päättämiin tarkastuksiin suostutaan, mukaan luettuina erityisesti kirjanpidon tarkastukset ja fyysiset, paikan päällä tehtävät tarkastukset. Toimittajahakijalta edellytetään edellä mainittujen sitoumusten lisäksi kirjallista sitoumusta siitä, että kirjanpidosta käy ilmi: 10 maitotuotteiden valmistaja, koulujen, päiväkotien ja jakelupisteiden sekä tarvittaessa näistä vastaavien viranomaisten nimet ja osoitteet, oppilas-/lapsimäärät, tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden määrät, kuukausikohtaiset koulu-/toimintapäivät sekä keskuskeittiökokoonpanot, näille kouluille/päiväkodeille myydyt tai luovutetut tuotteet ja niiden määrät. 4.5 Rekisteröintitietoihin liittyvät muutokset Rekisteröintitietojen muutokset tehdään itse Nekassa tai niistä voi ilmoittaa Maaseutuvirastoon sähköpostitse. Poikkeus on tilitietomuutos, jonka paperihakijat ilmoittavat vapaamuotoisella, allekirjoitetulla asiakirjalla tai Katso-pääkäyttäjä käy vaihtamassa sen itse Nekassa. Jos asiakkaan osoite muuttuu, tästä tulee suoraan tieto Nekkaan YTJ-palvelun kautta, mutta valtuutettuja toimittajia on informoitava asiasta. Seuraavat rekisteröintitietojen muutokset ilmoitetaan Nekassa tai suoraan Maviin. Valtuutetulle toimittajahakijalle ilmoitetaan aina yhteystietoihin ja toimipisteen tietoihin tulevat muutokset. • • • • • Toimipisteen nimi muuttuu toiminnan pysyessä samana. Toimipisteen osoite muuttuu. Yhteyshenkilö ja/tai yhteystiedot muuttuvat. Tilinumero muuttuu. Oppilaat/lapset siirtyvät esimerkiksi remontin alkamisen tai päättymisen vuoksi yhteen tai useampaan muuhun toimipisteeseen lukukauden vaihteessa. • Kaksi tai useampi rekisteröity toimipiste yhdistyy lukukauden vaihteessa. Jos yhdistyminen tapahtuu kesken lukukauden, uusi toimipiste on rekisteröitävä väliaikaisena toimipisterekisteröintinä Mavissa. • Toimipisteen toiminta päättyy; asiakas pystyy itse lopettamaan toimipisteen Nekassa antamalla toimipisteelle viimeisen voimassaolopäivämäärän. Paperiset asiakirjat voi toimittaa Maaseutuvirastoon faksilla tai pdf-muodossa sähköpostitse osoitteeseen [email protected]. Lisätietoa rekisteröinnistä eri tilanteissa voi kysyä Maaseutuvirastosta. 4.6 Uudelleen rekisteröinti ja väliaikainen rekisteröinti Mikäli toimipisteet siirtyvät uudelle omistajalle esimerkiksi yrityskaupan seurauksena, vanha omistaja päättää asiakkuutensa ilmoittamalla siitä Maviin sähköpostitse. Toimipisteet asiakas voi itse päättää Nekassa. Vaikka toimipisteet päätetään, se ei estä asiakkaan tuen hakua kuluneelta kaudelta, jos asiakkuus on vielä voimassa. Uusi omistaja hakee asiakasrekisteröintiä Nekassa ja tämän jälkeen rekisteröintiä toimipisteille kyseisen asiakkaan toimipisteinä, kun on saanut päätöksen asiakasrekisteröinnistä. Paperiset asiakas- ja toimipisterekisteröintihakemukset voi lähettää samanaikaisesti Maviin. Jos kunnan nimi muuttuu esimerkiksi kuntaliitoksen seurauksena, asiasta tulee ilmoittaa Maviin, jolloin liitoskunnan toimipisteet voidaan siirtää Mavissa emokunnan toimipisteiksi. Jos kaksi tai useampi rekisteröity toimipiste yhdistyy lukukauden. alussa, uudelle yhdistyvälle toimipisteelle annetaan uusi nimi ja yhden yhdistyvän toimipisteen rekisterinumero ja muut toimipisteet päätetään. 11 Mavissa tehdään toimipisteelle väliaikainen rekisteröinti (VR), jos oppilaat/lapset siirtyvät esimerkiksi remontin alkamisen tai päättymisen vuoksi yhteen tai useampaan muuhun toimipisteeseen kesken lukukauden tai oppilasmäärässä tapahtuu huomattavia muutoksia kesken lukukauden. Väliaikaista rekisteröintiä ei pysty tehdä itse Nekassa, vaan sitä pyydetään Mavista. Jos asiakas tekee uudelleen rekisteröinnin paperilla, käytetään samoja lomakkeita kuin ensirekisteröinnissäkin eli asiakkaan rekisteröintihakemusta (Lnro 561233) ja toimipisteen rekisteröintihakemusta (Lnro 561235). Rekisteröintihakemus on toimitettava Maaseutuvirastoon ennen muutoksen alkua, mikäli tukea halutaan vastaanottaa muutoksen alusta alkaen. Toimipistettä uudelleen rekisteröitäessä merkitään lisätietoihin ajankohta, jolloin muutos on tapahtunut ja toimipiste saa uuden rekisterinumeron. Lisätietoa rekisteröinnistä eri tilanteissa voi kysyä Maaseutuvirastosta. 12 5 TUEN HAKEMINEN Koulu tai päiväkoti voi saada tukeen oikeutetuille oppilaille/lapsille koulumaitotukea: toimittajan eli meijeri- tai kaupan alan yrityksen kautta (toimittajahakija). kunnan kautta, jos koulu/päiväkoti on kunnallinen (kuntahakija). hakemalla itse, jos koulu/päiväkoti on yksityisen organisaation tai kuntayhtymän omistuksessa (itsehakija). Jos koulu/päiväkoti tai niistä vastaava kunta saa tuen toimittajan kautta, tukihakemuksen laatii toimittaja. Jos koulu/päiväkoti saa tuen siitä vastaavan kunnan tai yksityisen organisaation kautta, tukihakemus laaditaan keskitetysti kyseisessä organisaatiossa. 5.1 Toimittaja hakee tuen Koulumaitotukea voi hakea koulun/päiväkodin puolesta meijeri- tai kaupan alan yritys. Koulu/päiväkoti saa tällöin koulumaitotuen suoraan tukeen oikeutettujen tuotteiden oston yhteydessä joko alennettuina ostohintoina tai jälkihyvityksenä. Koulumaitotuen hakukausi on toimittajalle yksi kuukausi. Koulu/päiväkoti voi saada tukea vain yhden toimittajahakijan kautta ostetuille tuotteille hakukautta kohden. Toimittaja voi hakea koulumaitotukea myös niissä tapauksissa, joissa ruokalan ylläpitäjä ei ole sama kuin koulun/päiväkodin omistaja. Edellä mainittuja tapauksia ovat muun muassa yksityiseltä yritykseltä tai kuntayhtymän liikelaitokselta kunnallisille tai yksityisille kouluille/päiväkodeille ostetut ateriapalvelut. Asiaa on selvitetty luvussa 8. 5.1.1 Toimittajavaltuutus Asiakkaan, joka haluaa valtuuttaa toimittajan hakemaan koulumaitotuen puolestaan omistamalleen koululle/päiväkodille, tulee antaa kyseiselle toimittajalle toimittajavaltuutus. Valtuutus voidaan tehdä toistaiseksi voimassa olevaksi tai määräajaksi. Valtuutuksen voi tehdä joko Nekassa, toimipisteen rekisteröintihakemuksen (Lnro 561235) yhteydessä tai valtuutuslomakkeella (Lnro 561236). Jos valtuutus tehdään paperisena, se tulee lähettää sekä valtuutetulle toimittajalle että Maaseutuvirastoon. Toimittajan vaihtuessa tai valtuutuksen päättyessä on muistettava ennen uuden valtuutuksen voimaantuloa ilmoittaa päättymisestä toimittajalle, jonka valtuutus päättyy. 13 5.1.2 Lukuvuosi-ilmoitus Toimittajahaussa olevien toimipisteiden on ilmoitettava toimittajalle tuenhakua varten seuraavat tiedot lukuvuosi-ilmoituksella: oppilaiden/lasten määrät lukukausien alussa, tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden määrät lukukausien alussa, lukuvuoden koulu-/toimintapäivien määrä kuukausittain eriteltynä, mahdolliset keskuskeittiö- ja jakelupistekokoonpanot. Lukuvuosi-ilmoituksessa annettuja tietoja käytetään tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden osuuden ja enimmäislitramäärien laskentaan. Oppilaiden/lasten ja tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden laskennasta on kerrottu tarkemmin luvussa 6. Koulujen ja päiväkotien oppilaat, tukeen oikeuttamattomat ruokailijat sekä koulu- ja toimintapäivät kirjataan lukuvuosi-ilmoitukseen aina kyseisen koulun tai päiväkodin kohdalle. Keskuskeittiö- tai jakelupistekokoonpano muodostuu keittiöstä ja sen alaisista toimipisteistä eli tukeen oikeutetuista kouluista ja päiväkodeista. Jakelupisteen tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden määräksi merkitään tukeen oikeuttamattomien yksiköiden (muun muassa palvelukeskuksen, vanhainkodin, terveyskeskuksen, ryhmäperhepäivähoidon, iltapäivähoidon ja ateriapalvelun) ateriamäärien mukaisesti lasketut henkilömäärät. Jakelupisteelle ei merkitä oppilaita eikä toimintapäiviä. Perusopetuksen ja esikoulun koulupäiviin Maaseutuvirasto soveltaa perusopetuslaissa (628/1998) säädettyä 190 koulupäivän enimmäismäärää. Samaa enimmäismäärää sovelletaan lukioihin. Todelliset koulupäivät tulee kuitenkin ilmoittaa lukuvuosi-ilmoituksessa. Koska henkilömäärät ilmoitetaan lukuvuosi-ilmoituksessa aina lukukauden ensimmäisen koulu- tai toimintapäivän mukaisina, lukukauden aikana määriin tulevia muutoksia ei tarvitse ottaa huomioon. Toimipisteiden lakkauttamisista, yhdistämisistä ja muista muutoksista sen sijaan tulee aina ilmoittaa toimittajalle ja Maaseutuvirastoon. Lukukauden aikana tapahtuvat kokoonpanojen muutokset tulee ilmoittaa toimittajalle viipymättä ja ne voidaan ottaa huomioon kuukauden vaihtuessa. Asiakkaalla on velvollisuus ylläpitää ja päivittää tietojaan, ja Nekassa saa muutettua myös kokoonpanojen roolia, joka ei kuitenkaan poissulje asiakkaan ilmoitusvelvollisuutta toimittajaan nähden. Lukuvuosi-ilmoitus täytetään ja lähetetään toimittajalle tämän antamien ohjeiden mukaisesti ja annettuun määräpäivään mennessä. Jos toimittaja ei ole antanut erillistä ohjeistusta palautuspäivästä, on se syyslukukauden osalta elokuun viimeinen päivä. Lukuvuosi-ilmoitus on allekirjoitettava. Toimittaja lähettää kopiot lukuvuosi-ilmoituksista edelleen Maaseutuvirastoon. Lukuvuosi-ilmoituksella voi ilmoittaa enintään yhden lukuvuoden (1.8.-31.7.) tiedot kerralla. Jos kevätlukukauden tietoja ei ole ilmoitettu jo syyslukukauden alussa tai jos jo ilmoitettuihin kevätlukukauden tietoihin tulee muutoksia, on kevätlukukaudesta toimitettava uusi lukuvuosi-ilmoitus toimittajan antamien ohjeiden mukaisesti. Jos toimittaja ei ole antanut erillisiä ohjeita, kevätlukukauden tiedot on oltava toimittajalla tammikuun loppuun mennessä. Päiväkotien kesän toimintapäivät tulee ilmoittaa heti kun ne on vahvistettu. 14 Toimittaja ei voi myydä tuotteita tuettuun hintaan ilman koulun/päiväkodin ilmoittamia lukuvuositietoja. Jos tuotteita on kuitenkin myyty ilman koulun/päiväkodin määräaikaan toimittamia tietoja, toimittaja voi periä jo maksetun elokuun tai tammikuun koulumaitotuen takaisin. Toimittaja voi jatkaa tuettujen tuotteiden toimittamista vasta, kun on saanut tiedot koululta/päiväkodilta. Lukuvuosi-ilmoituksella ilmoitetut tiedot tulee voida todentaa mahdollisen tarkastuksen yhteydessä erillisellä selvityksellä tai vapaaehtoisesti täytettävällä apulomakkeella (Lnro 561231), jonka on päivännyt ja allekirjoittanut koulun/päiväkodin johtaja tai muu tiedoista vastaava henkilö. Lisätietoja määrien kirjaamisesta löytyy lomakkeiden täyttöohjeista. 5.1.3 Tukihakemus Toimittajahakija hakee tuen kuukausittain jälkikäteen Nekassa joko lataamalla xml-tukihakemustiedoston tai syöttämällä hakutiedot manuaalisesti tai paperilomakkeilla liitteineen (Lnro 561240, 561241, 561242). Xml-tiedostolatauksesta löytyy teknisiä lisätietoja www.mavi.fi –sivustolta. 5.1.4 Tuotemäärien seuranta Tuen maksaminen perustuu yksittäisiin toimipisteisiin, keskuskeittiöihin ja jakelupisteisiin toimitettujen tukikelpoisten tuotteiden määriin. Toimittajahakijalle maksetaan tuki niille määrille, jotka tämä on tukihakemuksessa ilmoittanut myyneensä alennetulla eli tuetulla hinnalla. Lukuvuositietojen perusteella Maaseutuvirasto laskee ja myöntää tuen suoraan tukeen oikeutettujen ruokailijoiden osuudelle ja huomioi mahdollisen enimmäislitramäärän ylityksen. Toimittajahakijan ei siis tarvitse laskea tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden prosenttiosuutta itse, eikä vähentää tätä osuutta tuotemääristä tukea hakiessaan, vaan tuotemäärät syötetään tuotetietoihin bruttomääräisinä. Toimittajahaussa olevan keittiön tai siitä vastaavan viranomaisen on huolehdittava siitä, että toimittajan tukihakemuksessaan myydyiksi ilmoittamat tuotemäärät voidaan valvonnan yhteydessä todentaa laskuilta ja tarvittaessa kuormakirjoilta tai muista tositteista, mikäli laskut eivät sisällä kaikkea tarvittavaa tietoa. Todentavat asiakirjat on arkistoitava siten, että tarkastus voidaan tehdä kohtuullisessa ajassa. Seurannan ja arkistoinnin apuvälineenä on suositeltavaa käyttää koontilomaketta (Lnro 561243), johon kirjataan kalenterikuukauden aikana ostettujen tukikelpoisten tuotteiden määrät ja niitä vastaavat laskujen/kuormakirjojen tunnistetiedot. Vastaavan yhteenvedon voi joissain tapauksissa saada myös toimittajalta valmiina raporttina. Toimittajahakijat laativat lukuvuosittain luettelon kauttaan ostettavissa olevista koulumaitotukeen oikeuttavista tuotteista. Ennen kevätlukukauden alkua on mahdollista tehdä pyynnöstä lisäyksiä tuoteluetteloon. Maaseutuvirasto hyväksyy tuoteluettelon toimittajan pyynnöstä ennen lukuvuoden alkua. 5.1.5 Tuettomat ostot Jos tukeen oikeutettuja tuotteita ostetaan myös muualta kuin toimittajahakijalta, näistä ei voi hakea tukea, koska tukea voi saada vain yhden toimittajahakijan kautta kuukaudessa. Ulkopuolisten ostojen tositteet kannattaa kuitenkin arkistoida mahdollista tarkastusta varten, sillä niillä voidaan todentaa satunnaisten, tu- 15 keen oikeuttamattomien ryhmien maitotuotteiden kulutus. Erillisen kirjanpidon ansiosta näitä ulkopuolisia, tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden määriä ei siten tarvitse huomioida ilmoitettaessa tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden lukumääriä tukihakemuksella. 5.2 Kunta hakee tuen 5.2.1 Tukihakemus Kunnallinen koulu/päiväkoti voi saada tuen joko kunnan (kuntahakija) tai toimittajan kautta. Kuntahaussa kunnalliset koulut/päiväkodit ostavat tukeen oikeutetut tuotteet tuettomalla hinnalla ja kunta hakee koulumaitotuen näiden koulujen/päiväkotien puolesta lukukausittain jälkikäteen. Koulumaitotuen hakukaudet ovat kuntahakijalle elo-joulukuu (1.8.-31.12.) ja tammi-heinäkuu (1.1.-31.7.). Tukihakemuksessa ilmoitettu hakujakso voi olla lyhyempikin, jos esimerkiksi kaikkien koulujen/päiväkotien toiminta päättyy aiemmin tai jos kaikki koulut/päiväkodit siirtyvät toimittajahakuun kesken lukukauden. Kuntahakija voi kuitenkin esittää vain yhden tukihakemuksen yhtä lukukautta kohden. Kunta voi hakea koulumaitotukea Nekka-asiointipalvelun kautta (https://nekka.mavi.fi). Lisätietoa sähköisestä palvelusta saa Maaseutuviraston www-sivuilta. Vaihtoehtoisesti koulumaitotukea voi hakea myös paperilomakkeilla (Lnro 561240), johon liitetään koulu- ja keskuskeittiöliitteet (Lnro 561241 ja 561242). Paperisen tukihakemuksen voi lähettää skannattuna pdf-tiedostona sähköpostin liitteenä. Kuntayhtymä on itsenäinen tuen hakija ja hakee siten koulumaitotuen itsehakijana tai toimittajan kautta. 5.2.2 Tuotemäärien koostaminen Tuen hakeminen perustuu hakukautena yksittäisiin toimipisteisiin, keskuskeittiöihin ja jakelupisteisiin toimitettujen tukikelpoisten tuotteiden määriin. Kuntahakija ilmoittaa nämä määrät tukihakemuksella. Kunnan tai tarvittaessa yksittäisen keittiön (mikäli kunta näin päättää) on huolehdittava siitä, että tukihakemuksessa hankituiksi ilmoitetut tuotemäärät voidaan valvonnan yhteydessä todentaa laskuilta ja tarvittaessa kuormakirjoilta tai muista tositteista, mikäli laskut eivät sisällä kaikkea tarvittavaa tietoa. Todentavat asiakirjat on arkistoitava siten, että tarkastus voidaan tehdä kohtuullisessa ajassa. Jos ruokapalvelut ostetaan ulkopuoliselta yritykseltä, on myös näiden tuen hakua varten antamat todistukset, laskukopiot ja muut asiakirjat säilytettävä ja arkistoitava asianmukaisesti. Tuotemäärien koostamiseksi tukihakemukselle sekä seurannan ja arkistoinnin apuvälineenä on suositeltavaa käyttää koontilomaketta (Lnro 561243). Tällöin kukin yksittäinen toimipiste/keskuskeittiö/jakelupiste kirjaa koontilomakkeelle hakukauden aikana ostettujen tukikelpoisten tuotteiden määrät sekä niitä vastaavat laskujen/kuormakirjojen tunnistetiedot. Vastaavan yhteenvedon voi joissain tapauksissa saada myös tuotteiden myyjältä valmiina raporttina. Maaseutuviraston www-sivuilta tulostettavan koontilomakkeen voi täyttää sähköisesti (= automaattinen tukeen oikeuttamattomien osuuden, määrien ja tuen laskenta). Koontilomaketta tai muuta vastaavaa yhteenvetoa ei lähetetä Maaseutuvirastoon. Kunta- ja itsehakijat voivat ostaa tuotteet keneltä tahansa tavarantoimittajalta riippumatta siitä, onko tämä Maaseutuviraston hyväksymä toimittajahakija vai ei. Jos tukea haetaan juustoista, piimistä, maustamatto- 16 mista jogurteista, viileistä ja rahkoista, tulee tuenhakijalla olla kirjallinen selvitys, että tuote täyttää koulumaitotuen edellytykset. Tällainen selvitys on esimerkiksi toimittajan lista koulumaitotukeen oikeuttavista tuotteista tai valmistajan kirjallinen ilmoitus tuotteen koostumuksesta. Lisätietoa saa tarvittaessa ottamalla yhteyttä Maaseutuvirastoon. Selvityksiä ei lähetetä tukihakemuksen liitteenä Maaseutuvirastoon, mutta ne tulee säilyttää mahdollisia tarkastuksia varten. 5.2.3 Lukuvuositiedot Kuntahakija ilmoittaa Nekan hakemustiedoissa tai tukihakemuksen liitteissä tuotemäärien lisäksi seuraavat tiedot: oppilaiden/lasten määrät lukukauden alussa, tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden määrät lukukauden alussa, koulu-/toimintapäivien määrät hakukautena. Lukuvuositietojen perusteella Maaseutuvirasto laskee ja myöntää tuen suoraan tukeen oikeutettujen ruokailijoiden osuudelle ja huomioi mahdollisen enimmäislitramäärän ylityksen. Kuntahakijan ei siis tarvitse laskea tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden prosenttiosuutta itse, eikä vähentää tätä osuutta tuotemääristä tukea hakiessaan. Oppilaiden/lasten ja tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden lukumääränä käytetään lukukauden ensimmäisenä päivänä koulussa/päiväkodissa kirjoilla olevien henkilöiden määrää. Tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden laskennasta on kerrottu tarkemmin luvussa 6. Henkilömäärät tulee voida todentaa mahdollisen tarkastuksen yhteydessä erillisellä selvityksellä tai vapaaehtoisesti täytettävällä apulomakkeella (Lnro 561231), jonka on päivännyt ja allekirjoittanut koulun/päiväkodin johtaja tai muu tiedoista vastaava henkilö. Koulu-/toimintapäivien määränä käytetään lukukaudella toteutuneita päiviä. Perusopetuksen koulupäiviin Maaseutuvirasto soveltaa perusopetuslaissa (628/1998) säädettyä 190 koulupäivän enimmäismäärää. Samaa tietoa sovelletaan lukion enimmäiskoulupäiviin. Todelliset koulupäivät tulee silti ilmoittaa tukihakemuksessa. Jos kunnan koulut/päiväkodit siirtyvät kuntahausta toimittajahakuun, tulee koulujen/päiväkotien toimittaa toimittajalle ennen tuettujen tuotteiden oston aloittamista lukuvuosi-ilmoitus. Keskuskeittiö- tai jakelupistekokoonpano muodostuu keittiöstä ja sen alaisista toimipisteistä eli tukeen oikeutetuista kouluista ja päiväkodeista. Keskuskeittiö-/jakelupistekokoonpanot ja niiden alaisten koulujen/päiväkotien lukuvuositiedot ilmoitetaan Nekan hakemustiedoissa tai tukihakemuksen keskuskeittiö/jakelupiste-liitteellä (Lnro 561242). Jakelupisteen tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden määräksi merkitään tukeen oikeuttamattomien yksiköiden (muun muassa palvelukeskuksen, vanhainkodin, terveyskeskuksen, ryhmäperhepäivähoidon, iltapäivähoidon ja ateriapalvelun) ateriamäärien mukaisesti lasketut henkilömäärät. Jakelupisteelle ei merkitä oppilaita eikä toimintapäiviä. Jos jakelupisteen tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden maitotuotteet toimitetaan erillisellä laskulla ja koulujen/päiväkotien maitotuotteet toimitetaan omilla laskuillaan, tuolloin tukeen oikeuttamattomia ruokailijoita ei tarvitse ilmoittaa jakelupisteelle. 17 5.3 Yksityinen organisaatio tai kuntayhtymä hakee tuen 5.3.1 Tukihakemus Yksityinen organisaatio tai koulutuskuntayhtymä voi saada tuen omistamilleen toimipisteille joko hakemalla tuen itse (itsehaku) tai toimittajan kautta (toimittajahaku) . Itsehaussa asiakas ostaa tukeen oikeutetut tuotteet tuettomalla hinnalla ja hakee tuen ostamilleen tuotteille jälkikäteen. Koulumaitotuen hakukaudet ovat itsehakijoille elo-joulukuu (1.8.-31.12.) ja tammi-heinäkuu (1.1.-31.7.). Tukihakemuksessa ilmoitettu hakujakso voi olla lyhyempikin, jos esimerkiksi koulun/päiväkodin toiminta päättyy aiemmin tai jos koulu/päiväkoti siirtyy toimittajahakuun kesken lukukauden. Itsehakija voi kuitenkin esittää vain yhden tukihakemuksen yhtä lukukautta kohden. Itsehakija voi hakea koulumaitotukea Nekka-asiointipalvelun kautta (https://nekka.mavi.fi). Lisätietoa sähköisestä hakupalvelusta saa Maaseutuviraston www-sivuilta. Vaihtoehtoisesti koulumaitotukea voi hakea myös paperilomakkeella (Lnro 561240), johon liitetään tarvittavat lomakkeet (Lnro 561241 ja 561242). Yksityisen organisaation tukihakemus voi sisältää yhden tai useamman koulun tai päiväkodin tiedot. Paperisen tukihakemuksen voi lähettää skannattuna pdf-tiedostona sähköpostin liitteenä. 5.3.2 Tuotemäärien koostaminen Tuen hakeminen perustuu hakukautena toimitettujen tukikelpoisten tuotteiden määriin. Itsehakija ilmoittaa nämä määrät tukihakemuksessa. Tuenhakijan on huolehdittava siitä, että tukihakemuksessa ostetuiksi ilmoitetut tuotemäärät voidaan valvonnan yhteydessä todentaa laskuilta ja tarvittaessa kuormakirjoilta tai muista tositteista, mikäli laskut eivät sisällä kaikkea tarvittavaa tietoa. Todentavat asiakirjat on arkistoitava siten, että tarkastus voidaan suorittaa kohtuullisessa ajassa. Jos ruokapalvelut ostetaan ulkopuoliselta yritykseltä, on myös näiden tuen hakua varten antamat todistukset, laskukopiot ja muut asiakirjat säilytettävä ja arkistoitava asianmukaisesti. Tuotemäärien koostamiseksi tukihakemukselle sekä seurannan ja arkistoinnin apuvälineenä on suositeltavaa käyttää koontilomaketta (Lnro 561243). Koontilomakkeelle kirjataan hakukauden aikana ostettujen tukikelpoisten tuotteiden määrät ja niitä vastaavat laskujen/kuormakirjojen tunnistetiedot. Vastaavan yhteenvedon voi joissain tapauksissa saada myös tuotteiden myyjältä valmiina raporttina. Maaseutuviraston www-sivuilta tulostettavan koontilomakkeen voi täyttää sähköisesti (= automaattinen tukeen oikeuttamattomien osuuden, määrien ja tuen laskenta). Koontilomaketta tai muuta vastaavaa yhteenvetoa ei lähetetä Maaseutuvirastoon. Jos tukea haetaan juustoista, piimistä, maustamattomista jogurteista, viileistä ja rahkoista, tulee tuenhakijalla olla kirjallinen selvitys, että tuote täyttää koulumaitotuen edellytykset. Tällainen selvitys on esimerkiksi toimittajan lista koulumaitotukeen oikeuttavista tuotteista tai valmistajan kirjallinen ilmoitus tuotteen koostumuksesta. Lisätietoa saa tarvittaessa ottamalla yhteyttä Maaseutuvirastoon. Selvityksiä ei lähetetä tukihakemuksen liitteenä Maaseutuvirastoon, mutta ne tulee säilyttää mahdollisia tarkastuksia varten. 18 5.3.3 Lukuvuositiedot Itsehakija ilmoittaa Nekan hakemustiedoissa tai paperisella tukihakemuksella tuotemäärien lisäksi seuraavat tiedot: • oppilaiden/lasten määrä lukukauden alussa • tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden määrä lukukauden alussa • koulu-/toimintapäivien määrä hakukautena. Lukuvuositietojen perusteella Maaseutuvirasto laskee ja myöntää tuen suoraan tukeen oikeutettujen ruokailijoiden osuudelle ja huomioi mahdollisen enimmäislitramäärän ylityksen. Itsehakijan ei siis tarvitse laskea tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden prosenttiosuutta itse, eikä vähentää tätä osuutta tuotemääristä tukea hakiessaan. Oppilaiden/lasten ja tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden lukumääränä käytetään lukukauden ensimmäisenä päivänä koulussa/päiväkodissa kirjoilla olevien henkilöiden määrää. Tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden laskennasta on kerrottu tarkemmin luvussa 6. Henkilömäärät tulee voida todentaa mahdollisen tarkastuksen yhteydessä erillisellä selvityksellä tai vapaaehtoisesti täytettävällä apulomakkeella (Lnro 561231), jonka on päivännyt ja allekirjoittanut koulun/päiväkodin johtaja tai muu tiedoista vastaava henkilö. Koulu-/toimintapäivien määränä käytetään lukukaudella toteutuneita päiviä. Perusopetuksen koulupäiviin Maaseutuvirasto soveltaa perusopetuslaissa (628/1998) säädettyä 190 koulupäivän enimmäismäärää. Samaa tietoa sovelletaan lukion enimmäiskoulupäiviin. Todelliset koulupäivät tulee silti ilmoittaa tukihakemuksessa. Jos koulu/päiväkoti siirtyy toimittajahakuun, tulee toimittajalle toimittaa ennen tuettujen tuotteiden oston aloittamista lukuvuosi-ilmoitus. 19 6 TUKEEN OIKEUTTAMATTOMAT RUOKAILIJAT Koulun ja päiväkodin henkilökunnan tai ylipäätään muiden kuin tukeen oikeutettujen lasten tai oppilaiden kulutus ei ole koulumaitotukeen oikeutettua. Jotta tuki voitaisiin laskennallisesti kohdistaa vain tukeen oikeutettujen oppilaiden/lasten kuluttamille määrille, on Nekan hakemustiedoissa/tukihakemuksen liitteessä tai lukuvuosi-ilmoituksessa ilmoitettava ruokailuun osallistuvien tukeen oikeuttamattomien henkilöiden määrä. Tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden määräksi lasketaan lukukauden alussa ne tukeen oikeuttamattomat henkilöt, joiden tiedetään säännöllisesti osallistuvan koulu- tai päiväkotiruokailuun. Tätä määrää sovelletaan koko lukukauden ajan ja sen perusteella tietojärjestelmässä lasketaan automaattisesti tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden prosenttiosuus. Vähennys tehdään yksittäiseen pisteeseen/keskuskeittiöön/jakelupisteeseen toimitetuista, tukeen oikeutetuista kokonaismääristä. Jos tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden määrittäminen on esimerkiksi jonkun yksittäisen ryhmän osalta erityisen hankalaa, voi tämän ryhmän kuluttamat tuotemäärät erottaa tukeen oikeutetuista kokonaismääristä erillisen kirjanpidon avulla. Näitä määriä ei tällöin merkitä tukihakemukseen lainkaan, vaan ne ostetaan erikseen tuettomalla hinnalla. Näin kannattaa toimia esimerkiksi koululla toimivan iltapäiväkerhon kohdalla. 6.1 Säännöllisesti koulussa tai päiväkodissa ruokailevat henkilöt Koulun ja päiväkodin henkilökunta ei kuulu koulumaitotuen piiriin. Näiden henkilöiden määrä on laskettava tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden määrään, mikäli he osallistuvat ruokailuun. Poikkeuksena tästä ovat ne henkilöt, joiden osalta pystytään kirjallisesti vahvistamaan, etteivät he osallistu kouluruokailuun. Myöskään ruokailijoita, joiden ruokavalio estää maitotuotteiden nauttimisen, ei tarvitse laskea tukeen oikeuttamattomiksi. 6.2 Satunnaisesti koulussa tai päiväkodissa ruokailevat henkilöt Tunti- ja esikouluopettajat lasketaan mukaan tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden määrään, mikäli he ruokailevat edes satunnaisesti koulussa tai päiväkodissa. Jos tunti- tai esikouluopettajat eivät ole koulussa kaikkia koulupäiviä, laskenta on mahdollista tehdä seuraavan esimerkin mukaisesti: kaksi tunti- tai esikouluopettajaa on koulussa tai päiväkodissa siten, että toinen on koulussa kahtena päivänä viikossa ja toinen kolmena päivänä viikossa. Heidät voidaan laskea yhdeksi tukeen oikeuttamattomaksi ruokailijaksi. Samaa periaatetta voi soveltaa esimerkiksi iltapäiväkerholaisiin. 20 Sijaisuuksia tekeviä henkilöitä ei tarvitse erikseen huomioida, jos henkilöt, joiden sijaisuuksia hoidetaan, sisältyvät jo ilmoitettuun tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden määrään. Jos heitä ei ole määrässä huomioitu, heidän osuutensa tulee huomioida tukea haettaessa. Opiskelijaharjoittelijoita, vierailijaryhmiä ja muita satunnaisruokailijoita ei merkitä tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden määrään. Heidän osuutensa tulee kuitenkin huomioida tukea haettaessa tai ostettaessa tuotteita tuettomaan hintaan. Henkilömäärä on kirjattava ylös siten, että tarkastaja voi tarvittaessa todentaa tiedon. 6.3 Jakelupisteen ulkopuoliset ruokailijat Jakelupisteen muiden kuin tukeen oikeutettujen koulujen/päiväkotien ruokailijat lasketaan ateriamäärien mukaisesti seuraavasti: RUOKAILU KERROIN * Aamupala, sisältää maitoa/piimää ja juustoa Aamupala, juustoviipale (ei maitoa/piimää) 1 0,5 ** Lounas Koululaisten iltapäiväkerho, sisältää maitoa/piimää ja juustoa 1 1 Koululaisten iltapäiväkerho, juustoviipale (ei maitoa/piimää) Päivällinen 0,5 ** 1 Iltapala, sisältää maitoa/piimää ja juustoa Iltapala, juustoviipale (ei maitoa/piimää) 1 0,5 ** * Muuntokertoimien määrittelyssä on käytetty pohjatietona koulujen kulutusta (= koululounas). Muuntokertoimet ovat suhteutettavissa tukeen oikeutettujen kulutuksen määrään. ** Jos kulutus lasketaan puolikkaaksi ateriamääräksi, on huomioitava, että tukeen oikeuttamattomien kokonaismäärä tulee ilmoittaessa pyöristää kokonaisluvuksi. Esimerkki 2: Vanhainkodin keittiössä (= jakelupiste) valmistetaan koululounas kouluun, jossa on 360 oppilasta ja ruokailevaa henkilökuntaa 25. Lisäksi keittiö valmistaa 30:lle vanhainkodin asukkaalle aamupalan, lounaan, päivällisen ja iltapalan. Lisäksi keittiö tekee välipalan koulun 15 iltapäiväkerholaiselle ja lounaan 10:lle kotona asuvalle vanhukselle. Naapurin virastotalosta käy säännöllisesti 5 henkilöä lounaalla. Koulun ruokailu: 360 tukeen oikeutettua ruokailijaa ja 25 tukeen oikeuttamatonta ruokailijaa. Vanhainkodin ruokailu: 30 maitoa ja juustoa sisältävää aamupalaa, 30 lounasta, 30 päivällistä ja 30 maitoa ja juustoa sisältävää iltapalaa. Yhteensä 30 x 1 + 30 x 1 + 30 x 1 + 30 x 1 = 120 tukeen oikeuttamatonta ruokailijaa. Iltapäiväkerhon ruokailu: 15 maitoa ja juustoa sisältävää välipalaa = 15 tukeen oikeuttamatonta ruokailijaa. Ateriapalvelu: 10 lounasta = 10 tukeen oikeuttamatonta ruokailijaa. Virastotalon ruokailijat: 5 lounasta = 5 tukeen oikeuttamatonta ruokailijaa. 21 Lukuvuosi-ilmoitukseen (toimittajahaku) tai tukihakemukseen (kunta- ja itsehaku) kirjataan koulun oppilasmääräksi 360, koulun tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden määräksi 25 sekä jakelupisteen tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden määräksi 150 (120+15+10+5). 7 RUOANVALMISTUKSEN OSUUDEN HUOMIOIMINEN Koulumaitotukea ei voida maksaa ruoanvalmistuksessa käytetyille tuotteille. Tämän vuoksi hakijat ilmoittavat Nekan perustiedoissa tai paperihakemuksella, sovelletaanko ruoanvalmistuksen osuuden vähennystä vai ei. a) Kyllä (ruoanvalmistuksen osuuden vähennystä sovelletaan) Jos tukihakemuksella haetaan tukea kaikille ostetuille tuenalaisten tuotteiden määrille mukaan lukien ruoan valmistukseen käytetyt määrät, tuen hakija valitsee Nekassa kohdan kyllä tai rastittaa vastaavasti sen paperihakemuksella. Tällöin Maaseutuvirasto vähentää ruoan valmistukseen käytettyjen tuotteiden teoreettisen määrän (2 %) automaattisesti haetuista määristä. Tämän lisäksi Maaseutuvirasto tekee normaaliin tapaan vähennyksen tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden osuudesta. Ruoanvalmistuksen osuutta ei tällöin tarkasteta mahdollisissa koulumaitotukitarkastuksissa eikä siitä tarvitse pitää erillistä kirjanpitoa. b) Ei (ruoanvalmistuksen osuuden vähennystä ei sovelleta) Jos tukihakemuksella haetaan tukea ainoastaan tuenalaisille juotaville ja sellaisenaan kylmänä käytetyille tuotemäärille pois lukien mahdolliset ruoanvalmistukseen käytetyt määrät, tuen hakija valitsee Nekassa kohdan ei tai rastittaa vastaavasti sen paperihakemuksella. Ruoan valmistuksessa käytettyä maitoa ja maitotuotteita ei siis tällöin ilmoiteta tukihakemuksella ja Maaseutuvirasto tekee vähennyksen vain tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden osuudesta. Ruoanvalmistukseen käytetyistä, tukikelpoisista maitotuotteista on pidettävä erillistä kirjanpitoa. Kirjanpidossa voi hyödyntää Maaseutuviraston www-sivuilta tulostettavaa vapaaehtoisesti täytettävää apulomaketta (Lnro 561230). Jos ruoanvalmistukseen ei käytetä lainkaan tukikelpoisia maitotuotteita, on tämä valvonnan yhteydessä voitava todentaa. 22 8 TUEN HAKEMINEN, KUN RUOKALAN YLLÄPITÄJÄ ON ATERIAPALVELUYRITYS TAI MUU ULKOPUOLINEN TAHO Toimipisteen omistaja on oikeutettu tukeen, vaikka ruokalan ylläpitäjänä toimii muu taho kuin koulun/päiväkodin omistaja. Tukea voi saada myös, vaikka maito ostetaan koululle/päiväkodille ruokalan ylläpitäjältä, jolla on eri omistuspohja kuin koululla/päiväkodilla. Edellä mainittuja tapauksia ovat muun muassa yksityisen yrityksen hoitama koulun ruokala, yksityisen päiväkodin ostama ruokapalvelu kunnan keskuskeittiöstä tai kunnallisen koulun ostama ruokapalvelu kuntayhtymän liikelaitokselta. Ensimmäinen vaihtoehto tuen hakemiselle on itse- tai kuntahaku. Koska tukea voi hakea vain kirjallisten asiakirjojen perusteella, ruokalan ylläpitäjän on oheistettava aterialaskuihin todistus siitä, kuinka paljon tukeen oikeutettuja tuotteita lasku sisältää. Jos ruokala tekee ruokaa vain sille koululle/päiväkodille, jossa keittiö sijaitsee, on suositeltavaa, että todistuskäytännön sijaan liitetään ruokalan ylläpitäjän laskuihin kopiot ajanjaksolla ostettujen tukeen oikeutettujen tuotteiden laskuista. Tukihakemuksen voi allekirjoittaa ainoastaan koulun/päiväkodin (itsehaku) tai kunnan (kuntahaku) edustaja. Toinen vaihtoehto tuen hakemiselle on toimittajahaku, jolloin ruokalan ylläpitäjä saa tuen suoraan alennettuina ostohintoina. Koulumaitotukea voi kuitenkin saada vain yhden (tuen hakevan) toimittajan tuotteille, vaikka ruokalan ylläpitäjä ostaisi tukeen oikeutettuja tuotteita myös muualta. Ennen toimittajahaun aloittamista toimipisteen omistajan tulee tehdä toimittajavaltuutus. Ulkopuolisen ruokalan ylläpitäjän ja toimipisteen omistajan on tehtävä sellainen keskinäinen sopimus, että koulumaitotuki välittyy tai hyvitetään laskutuksessa täysimääräisenä lopulliselle edunsaajalle asti. Mahdollisten tarkastusten yhteydessä ruokalan ylläpitäjän tulee antaa tarkastajien käyttöön laskut/kuormakirjat (tai kopiot niistä) tukeen oikeuttavien tuotteiden määrien todentamiseksi. 23 9 TUEN HAKIJAN MUUTOKSET Tuen hakijan vaihtuessa kesken lukukauden on huomioitava seuraavaa: • Yhtä kalenterikuukautta kohden voi olla vain yksi tuenhakija. Tuenhakijan vaihtuessa kesken kalenterikuukauden koulumaitotukea on mahdollista saada vain yhdelle hakijalle / yhden hakijan kautta. • Uuden tuen hakijan on käytettävä lukukauden alun oppilas-/lapsimäärää. 9.1 Toimittajahakija vaihtuu Jos toimittajahakija vaihtuu kesken kalenterikuukauden, koulumaitotukea on mahdollista saada vain toisen toimittajan toimittamille tuotteille. Yhtä kalenterikuukautta eli toimittajan tuenhakukautta kohden voi siis olla voimassa vain yksi valtuutus. Asiakkaan tulee päättää aiempi valtuutus ennen uuden toimittajan valtuutuksen voimaan astumista. Jos toimittaja vaihtuu kesken lukukauden, asiakas lähettää saman lukuvuosi-ilmoituksen uudelle toimittajalle ja tekee tarvittavat muutokset Nekassa kokoonpanoihin tai toimipisteen tietoihin tai ilmoittaa niistä Maaseutuvirastoon. 9.2 Kunta- tai itsehakija siirtyy toimittajahakuun tai päinvastoin Tuenhakijan muuttuessa toimittajaksi tulee tehdä toimittajavaltuutus Nekassa tai paperisena Maviin. Jos tuen hakijaksi tulee kunta tai yksityinen organisaatio, muutos saatetaan voimaan edellä mainitulla tavalla. Tuen hakijan muuttuessa edellisen tuen hakijan valtuutus tulee päättää Nekassa tai valtuutuslomakkeella (Lnro 561236) Maviin. Edellisellä tuen hakijalla on oikeus tuen hakuun siihen asti, kunnes sille on ilmoitettu asiasta kirjallisesti. Valtuutuslomakkeeseen kirjataan niiden jakelupisteiden, koulujen ja päiväkotien nimet ja alaiset pisteet sekä rekisterinumerot, joiden puolesta tuenhaku alkaa. Tuen hakijan valtuutuksen muutosilmoitus on toimitettava Maaseutuvirastoon ennen sen voimaantuloa. Kunnalle ja yksityiselle organisaatiolle voidaan myöntää tukea vain yhdeltä yhtenäiseltä ajanjaksolta lukukautta kohden. Esimerkiksi jos kunta hakee tukea itse elo- ja syyskuulle ja tämän jälkeen toimittaja loka- ja marraskuulle, ei kunta voi enää hakea tukea itse joulukuulle. Tässä tapauksessa tukea voidaan myöntää vain elo-, syys-, loka- ja marraskuulle. 24 10 TUKIHAKEMUKSEN LAATIMINEN JA MÄÄRÄAJAT 10.1 Tukihakemuksen täyttäminen ja korjaaminen Tuki voidaan maksaa ainoastaan rekisteröidyn tuen hakijan sähköisen asiointipalvelun kautta tekemästä tai kirjallisesta hakemuksesta. Kirjallisella hakemuksella tarkoitetaan Maaseutuviraston virallista tukihakemuslomaketta liitteineen. Tapauskohtaisesti ja Maaseutuviraston luvalla liitesivut voi korvata muilla, samat tiedot sisältävillä tulosteilla tai raporteilla. Tukihakemuksesta tai sen liitteistä on käytävä ilmi vähintään seuraavat tiedot: tuen hakijan nimi ja Y-tunnus, hakujakso, jolta tukea haetaan, yksittäisiin toimipisteisiin, keskuskeittiöihin ja jakelupisteisiin toimitetut/ostetut tukeen oikeutettujen tuotteiden määrät hakujakson aikana, yksittäisten ja alaisten toimipisteiden lukuvuositiedot eli tiedot oppilaiden, tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden sekä koulu-/ja toimintapäivien määrästä, jakelupisteen tukeen oikeuttamattomien ruokailijat, tieto siitä, sovelletaanko ruoanvalmistuksen osuuden vähennystä haetuista määristä vai ei päiväys ja allekirjoitus. Tukihakemuksen rakenteesta on esitetty esimerkki luvussa 4.2. Sähköisessä asiointipalvelussa voi täyttää ja lähettää tukihakemuksen. Keskeneräisen tukihakemuksen voi myös tallentaa Luonnos-tilassa ennen lopullista lähettämistä. Ennen hakemuksen lähettämistä asiakas voi tarkastaa hakemuksen Tarkasta-painikkeen kautta, jolloin tulee tarkastusraportti nähtäväksi ja tulostettavaksi. Mikäli korjattavaa löytyy, raportti esittää myös korjaustoimenpiteet. Kun lähetystä estävät virheet on korjattu, hakemuksen voi lähettää Maaseutuvirastoon. Jos Maaseutuvirasto kuitenkin vielä havaitsee tukihakemuksessa puutteita, tukihakemus palautetaan saateviestin kera täydennettäväksi asiointipalveluun, jossa sen voi korjata ja lähettää uudelleen Maaseutuvirastoon. Kaikki koulumaitotukeen liittyvät paperilomakkeet, mukaan lukien apulomakkeet, löytyvät Maaseutuviraston www-sivuilta ja ne voi täyttää sähköisessä muodossa ennen tulostamista. Muussa tapauksessa lomakkeet on täytettävä kuulakärkikynällä tai muulla pysyvällä tavalla. Jos paperilomakkeita joudutaan korjaamaan jälkikäteen, korjaukset on tehtävä vetämällä viiva korjattavan tiedon päälle siten, että vanha tieto jää näkyviin ja kirjoittamalla uusi tieto korjatun kohdan yläpuolelle. Jos korjattavia kohteita on useita, voi täyttää kokonaan uuden lomakkeen. Jos korjataan rivillä tapahtunutta virhettä, korjaus on tehtävä kyseiselle riville tai tähdellä/nuolella on merkittävä selvästi, mitä kohtaa korjaus koskee. Korjatussa asiakirjassa tulee olla päivämäärä, jolloin asiakirjaa on korjattu ja korjauksen tekijän nimikirjaimet. Korjauksia/ täydennyksiä voi lähettää faksilla ja sähköpostitse, kuten hakemuksenkin. 25 10.2 Määräajat tuen hakemiselle Tukihakemuksen tulee olla Maaseutuvirastossa viimeistään tukihakemuksessa mainittua hakujaksoa seuraavan kolmannen kuukauden viimeisenä päivänä. Jos määräaika ylittyy enintään yhdellä kuukaudella, vähennetään tukea 5 % ja jos määräaika ylittyy enintään kahdella kuukaudella, vähennetään tukea 10 %. Hakemuksen saapumispäiväksi lasketaan se päivä, kun hakemus saapuu Maaseutuvirastoon oikein ja asianmukaisesti täytettynä. Tarvittaessa Maaseutuvirasto pyytää tuenhakijaa korjaamaan ja täydentämään puutteellista hakemusta ja neuvoo tukihakemuksen täyttämisessä, mutta korjaukset on tehtävä määräajan puitteissa, jotta tuki voidaan maksaa täysimääräisenä. Esimerkiksi jos hakujakso päättyy 5. päivänä kesäkuuta ja tukihakemus saapuu Maaseutuvirastoon viimeistään 30. syyskuuta → tuki maksetaan täysimääräisenä, lokakuun aikana → tuen vähennys on 5 %, marraskuun aikana → tuen vähennys on 10 %, 1. päivänä joulukuuta tai sen jälkeen → tukea ei makseta lainkaan. Jos tuen hakija vaihtuu kesken lukukauden esimerkiksi kunta- tai itsehausta toimittajahakuun, on huomioitava, että myös kunta- ja itsehakijan hakujakso päättyy tällöin aiemmin. Sähköisessä asiointipalvelussa tukihakemusta ei pääse enää täyttämään, mikäli hakemuksen jättöaika ylitetään yli kahdella kuukaudella. Tukihakemus tulee lähettää Maaseutuvirastoon joko sähköisen asiointipalvelun kautta, skannattuna sähköpostin liitteenä osoitteeseen [email protected] tai postitse. Toimittajan hakiessa tuen koulun/päiväkodin puolesta toimittaja huolehtii tuen hakemisesta. 10.3 Tukipäätös Maaseutuvirasto tekee tukihakemuksesta aina tukipäätöksen riippumatta siitä, maksetaanko tuki hakemuksen mukaisena vai ei. Tukipäätös tehdään kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun asianmukaisesti täytetty tukihakemus on saapunut Maaseutuvirastoon. Jos asiakkaalle on esitetty selvityspyyntö tai meneillään on tutkimus tuen oikeutuksesta, määräaika voi ylittyä. Määräaika voi ylittyä myös ylivoimaisen esteen vuoksi. Koulumaitotukea ei voida maksaa yksityisen ravintolan-/ruokalanpitäjän tilille. 26 11 TUEN HEIJASTUMINEN 11.1 Tuen välittäminen edunsaajalle Koulumaitotukiasetuksen mukaan tuen on heijastuttava asianmukaisesti edunsaajan maksamaan hintaan. Koska varsinaiselle edunsaajalle eli tukeen oikeutetulle lapselle/oppilaalle ruokailu on Suomessa maksutonta, edunsaajalla tarkoitetaan tässä yhteydessä tahoa, joka vastaa viime kädessä koulu- tai päiväkotiruokailun kustantamisesta. Käytännössä tämä on yleensä kunta, kuntayhtymä tai jokin muu koulun/päiväkodin omistava organisaatio. Toimittajahakijan on hyvitettävä saamansa tuki täysimääräisenä niille toimipisteiden omistajille, joiden puolesta se on hakenut tukea. Tuki voidaan välittää joko suoraan alennettuina ostohintoina tai jälkihyvityksinä. Toimittajan tuotteistaan perimän hinnan ja tuen yhteenlaskettu määrä ei saa ylittää toimittajan vastaavan tyyppisiltä asiakkailta veloittamaa hintaa. Jos toimittajahakija myy tuotteita tuetulla hinnalla ulkopuoliselle ruokalan ylläpitäjälle, joka puolestaan laskuttaa aterioista edunsaajaa, ruokalan ylläpitäjän ja edunsaajan on tehtävä sellainen keskinäinen sopimus, että koulumaitotuki välittyy tai hyvitetään laskutuksessa täysimääräisenä edunsaajan hyväksi. Lisäksi ulkopuolisen ruokalan ylläpitäjän ja edunsaajan välisestä laskutuksesta tulee voida todentaa, että tukea on välittynyt edunsaajalle saman verran kuin toimittajahakija on välittänyt tukea ruokalan ylläpitäjälle tuotteiden oston yhteydessä. Koska tukiehtojen laiminlyönti saattaa johtaa seuraamuksiin, kuten takaisinperintään, tämän varalta osapuolten on myös syytä sopia vastuusta etukäteen. Kunta- ja itsehakijan on hyvitettävä saamansa tuki täysimääräisenä koululle/päiväkodille, jos tukea hakevalla koululla/päiväkodilla on oma, kiinteä ruokabudjetti. Muussa tapauksessa tukea ei tarvitse hyvittää eteenpäin koululle/päiväkodille, vaan se on syytä ohjata kustannuspaikalle, josta tulevat maitotuoteostot joko suoraan tai välillisesti kustannetaan. Jos ruokalan ylläpitäjänä on yksityinen ateriapalveluyritys, edunsaajan saama tuki on tarkoituksenmukaisinta ohjata tilille, jolta ruokalan ylläpitäjän aterialaskut maksetaan, jolloin tuen heijastuminen on selvästi osoitettavissa. Tukisumman yksiselitteinen kohdistaminen luonteeltaan ylimääräisten, muiden kuin tukeen oikeutettujen maitotuotteiden hankintaan ei ole suotavaa, sillä tuen tavoitteena on nimenomaisesti terveellisten maitotuotteiden kulutuksen edistäminen. 27 11.2 Koulumaitotukijuliste Tuettuja maitotuotteita käyttävissä kouluissa ja päiväkodeissa on oltava esillä koulumaitotukijuliste. Julisteen tarkoituksena on viestittää, että koulussa/päiväkodissa tarjotaan Euroopan unionin koulumaitojärjestelmän mukaista tukea saavia maitotuotteita. Valmiin julisteen voi tulostaa koulumaitotuen www-sivuilta A3-kokoisena. Juliste on sijoitettava pysyvästi näkyvälle paikalle esimerkiksi pääsisäänkäynnin yhteyteen. Halutessaan koulu/päiväkoti voi myös laatia julisteen itse Maaseutuvirastosta saatavien ohjeiden mukaisesti. Juliste on hyväksytettävä Maaseutuvirastossa ennen esillepanoa. 28 12 VALVONTA Koulumaitotuen vuotuisista, komission asetuksen (EY) N:o 657/2008 15 artiklaan perustuvista paikan päällä tehtävistä tarkastuksista vastaa Maaseutuviraston valvontaosasto. Tarkastukseen valitaan kohteet otannan perusteella siten, että tarkastukset kattavat vähintään 5 prosenttia kaikista tuen hakijoista ja Suomessa maksetusta tuen kokonaismäärästä tietyllä aikavälillä. Kunta-, itse- ja toimittajahakijoiden tarkastus kohdistuu myös lopullisina edunsaajina oleviin kouluihin/päiväkoteihin/ateriapalveluyrityksiin. Valvonnan tarkoituksena on varmistaa tukien myöntämistä koskevien edellytysten täyttyminen. 12.1 Tarkastettavat tiedot ja asiakirjat Tuen hakijan sekä toimittajan kautta tukea saaneen kunnan tai organisaation vastuulla on arkistoida koulumaitotukea koskevat asiakirjat siten, että ne ovat mahdollisen valvonnan yhteydessä helposti saatavilla ja että tarkastus voidaan tehdä kohtuullisessa ajassa. Asiakirjojen avulla on voitava todentaa tukihakemuksessa annetut tiedot oikeiksi ja varmistua siitä, että tukea ei ole maksettu liikaa. Rekisteröintitietojen oikeellisuus tarkastetaan vertaamalla todellista tilannetta tukihakemuksessa ilmoitettuun. Tukikelpoisten tuotemäärien todentamiseksi on esitettävä laskut ja tarvittaessa kuormakirjat, joista käy ilmi seuraavat tiedot: toimitusasiakkaan nimi ja osoite laskutusasiakkaan nimi toimituspäivä tukikelpoisen tuotteen nimi ostettu määrä maksettu hinta maininta, mikäli hinta sisältää koulumaitotukea. Tukikelpoisten tuotteiden tulee olla selvästi nimettyjä, jotta niiden tukikelpoisuus voidaan todentaa – esimerkiksi nimeä maito tai juusto ei voida sellaisenaan katsoa riittäväksi. Jos kaikkia tietoja ei voida todentaa laskuilta, myös kuormakirjat tai muut selventävät asiakirjat tulee säilyttää ja esittää valvonnan yhteydessä. Lisäksi on esitettävä todiste (kuitti tai tiliote) laskun maksamisesta. Lukuvuositietojen todentamiseksi on esitettävä koulun/päiväkodin omat kirjalliset selvitykset lukukauden alussa kirjoilla olevista oppilaista/lapsista, tukeen oikeuttamattomista ruokailijoista sekä koulu/toimintapäivistä. Tällä tarkoitetaan esimerkiksi koulun/päiväkodin omaa lukukauden alun selvitystä oppilaiden/lasten/tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden määrästä ja koulu-/toimintapäivien määrästä tai vaihtoehtoisesti vapaaehtoisesti täytettävää apulomaketta (Lnro 561231). Koulun/päiväkodin johtajan tai henkilön, joka hallinnoi näitä tietoja, tulee vahvistaa selvitykset allekirjoituksella, nimenselvennyksellä ja päiväyksellä. Henkilömääriä ei voida todentaa Opetushallitukselle virallisina tilastointipäivinä laadituista asiakirjoista. Ruoanvalmistukseen käytetty tukeen oikeutettujen tuotteiden määrä tarkastetaan ainoastaan silloin, kun hakija on tukihakemuksessa ilmoittanut, ettei ruoanvalmistuksen osuuden vähennystä sovelleta (vaihtoehto 29 Ei). Ruoanvalmistukseen käytetyt määrät on tarvittaessa voitava todentaa erillisen kirjanpidon avulla, esimerkiksi vapaaehtoisesti täytettävän apulomakkeen (Lnro 561231) avulla. Jos ruoanvalmistukseen ei ole käytetty tuenalaisia tuotteita lainkaan, voidaan tämä todentaa esimerkiksi seuraavasti: Tukeen oikeutetut maitotuotteet toimitetaan kouluun/päiväkotiin erikseen, jolloin niitä ei ole mahdollistakaan käyttää ruoanvalmistukseen. Ruoanvalmistuksessa ei käytetä lainkaan maitotuotteita tai jos käytetään, ne ovat tukeen oikeuttamattomia. Tämä voidaan tarvittaessa tarkastaa pistokokeenomaisesti esimerkiksi valmistusreseptien avulla tai muilla maitotuoteostoilla. EU:n koulumaitotukijulisteen olemassaolo ja näkyvyys tarkastetaan koulussa/päiväkodissa. Tuen heijastuminen edunsaajan eli käytännössä kunnan/organisaation maksamaan hintaan todennetaan joko laskuista ja tarvittaessa kuormakirjoista tai tapauskohtaisesti ulkopuolisen ateriapalveluyrityksen kanssa tehdyistä sopimuksista ja ateriahinnoista. 12.2 Tarkastuksista ilmoittaminen Koulumaitotukeen liittyvistä tarkastuksista ilmoitetaan yleensä etukäteen, jotta koulumaitotukiasioita hoitavalla henkilöllä tai hänen sijaisellaan on mahdollisuus osallistua tarkastukseen. Tarkastusilmoituksen yhteydessä tarkastaja kertoo tarkemmin, mitä asiakirjoja tarkastustilanteessa tarvitaan. Tarkastettavan kohteen edustajan tulee tarkastusilmoituksen saatuaan varmistaa, että tarkastuksessa tarkistettavat asiakirjat ovat saatavilla ja tarkastettavissa kohtuullisessa ajassa. Tarkastuksia voidaan tehdä myös ilman ennakkoilmoitusta. Tarkastuksesta tehdään aina tarkastuskertomus. Tuen hakijalle lähetetään kopio tarkastuskertomuksesta jälkikäteen, minkä jälkeen tuen hakijalla on 14 päivää aikaa kommentoida kertomusta. 12.3 Asiakirjojen säilyttäminen Asiakirjat tulee säilyttää kuluvan vuoden lisäksi vähintään neljä täyttä kalenterivuotta mahdollisia tarkastuksia varten. Suositeltavaa on säilyttää asiakirjoja kauemminkin. Tukien takaisinperintää voidaan joutua harkitsemaan jossakin tapauksessa myös neljää vuotta pidemmältä ajalta, jos tukiehdot eivät ole täyttyneet. Siten mahdollisessa kiistatilanteessa asiakas pystyy osoittamaan tukiehtojen täyttymisen myöhemminkin. Suomen kirjanpitolaissa (1336/1997) säädetään lisäksi kirjanpitoaineiston säilytysajasta, että kirjanpitoasiakirjat ja käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä siten järjestettynä, että tietokäsittelyn suorittamistapa voidaan vaikeuksitta todeta. Kirjanpitoon liittyvät tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto ja koneellisen kirjanpidon täsmäytysselvitykset sekä muut kuin kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. 30 12.4 Tarkastustulosten seuraamukset Väärin perustein haettu ja maksettu tuki peritään takaisin Maaseutuviraston tekemällä takaisinperintäpäätöksellä. Maaseutuvirastolla on myös mahdollisuus luopua takaisinperinnästä kokonaan, mikäli summa on vähäinen eikä johdu merkittävästä sääntöjenvastaisuudesta. Ennen takaisinperintäpäätöksen tekemistä tuenhakijalle annetaan hallintolain mukaisesti mahdollisuus tulla kuulluksi eli antaa vastine takaisinperintäasiassa. Varsinaisesta tukipäätöksestä voi valittaa päätöksen liitteenä lähetettävän oikaisuvaatimusohjeen mukaisesti. Jos valvonnan yhteydessä ilmenee vakavia rikkomuksia tai todetaan, että tuen hakija ei enää täytä koulumaitotukiohjelman edellytyksiä, Maaseutuvirasto voi joko keskeyttää määräajaksi tai peruuttaa kokonaan tuen hakijan hyväksynnän. Käytännössä hyväksynnän keskeyttäminen tarkoittaa toimipisterekisteröinnin voimassaolon päättämistä ja peruuttaminen merkitsee asiakasrekisteröinnin lopettamista. Hyväksyntä voidaan keskeyttää 1-12 kuukauden määräajaksi sen mukaan, miten suuresta sääntöjenvastaisuudesta on kyse. Jos hyväksyntä päätetään peruuttaa kokonaan, se voidaan hakijan pyynnöstä ja erityisestä tarkastuksesta palauttaa aikaisintaan 12 kuukauden kuluttua. 31 13 SANASTO Alainen toimipiste on koulu tai päiväkoti, johon keskuskeittiö tai jakelupiste toimittaa ruoan ja välittää tuenalaiset maitotuotteet. Asiakas on koulumaidon asiointipalveluun rekisteröity tuen hakija (kunta-, itse- tai toimittajahakija). Itsehakija on kuntayhtymä, yritys, säätiö tai yhdistys, joka hakee koulumaitotuen omistamilleen kouluille tai/ja päiväkodeille. Itsehakija ostaa tuotteet tuettomaan hintaan ja hakee tuen jälkikäteen. Jakelupiste on kunnallinen valmistuskeittiö, johon tukeen oikeutetut maitotuotteet ostetaan ja josta niitä toimitetaan edelleen aterioiden yhteydessä vähintään yhteen tuenalaiseen kouluun/päiväkotiin eli alaiseen toimipisteeseen. Tämän lisäksi jakelupiste toimittaa tai tarjoaa samoja maitotuotteita myös muualle kuten vanhainkotiin tai terveyskeskukseen. Jakelupiste on erikseen rekisteröitävä, jotta sille voidaan merkitä kouluihin/päiväkoteihin kuulumattomat, tukeen oikeuttamattomat ruokailijat. Termi liittyy kunta- ja toimittajahakuun. Katso-tunniste on Verohallinnon organisaatioille myöntämä tunnistautumistapa sähköisiin palveluihin. Keskuskeittiö on valmistuskeittiö, johon tukeen oikeutetut maitotuotteet ostetaan ja josta ne toimitetaan edelleen aterioiden yhteydessä vähintään kahteen tukeen oikeutettuun kouluun/päiväkotiin eli alaiseen toimipisteeseen. Keskuskeittiö ei toimita tukeen oikeutettuja maitotuotteita muualle kuin tukeen oikeutettuihin kouluihin/päiväkoteihin, joten se käyttää yhteydessään olevan koulun/päiväkodin rekisterinumeroa. Jos muut kuin ruoanvalmistuksen yhteydessä tarvittavat tukeen oikeutetut tuotteet toimitetaan erikseen jokaiselle alaiselle toimipisteelle ja toimipisteitä laskutetaan erikseen, alaisista toimipisteistä tulee yksittäisiä toimipisteitä, koska ruoanvalmistuksen osuudelle ei makseta tukea. Jos näissä tapauksissa keskuskeittiötä kuitenkin laskutetaan yhtenä toimipisteenä, asiakirjojen säilyttämisestä tulee sopia siten, että ne ovat tarkistettavissa mahdollisen valvonnan yhteydessä. Koontilomakkeelle kirjataan kouluun, päiväkotiin, keskuskeittiöön tai jakelupisteeseen hakukauden aikana ostetut/toimitetut tukeen oikeutetut tuotteet. Lomakkeen ylläpitäminen on suositeltavaa, sillä esimerkiksi kunta- ja itsehakijat voivat hyödyntää sitä tukihakemuksella edellytettyjen tietojen keräämiseen laskuilta ja tarvittaessa kuormakirjoilta. Koontilomakkeen voi korvata tavaran myyjän vastaavalla raportilla. Kuntahakijalla tarkoitetaan kuntaa, joka hakee tuen oman kuntansa yhdelle tai useammalle kunnalliselle koululle ja päiväkodille. Koulupäivillä tarkoitetaan koulun vahvistettuja työpäiviä. Lukuvuositiedoilla tarkoitetaan koulun/päiväkodin oppilaiden/lasten, tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden sekä koulu-/toimintapäivien määriä. Lukuvuositiedot ilmoitetaan joko lukuvuosi-ilmoituksessa (toimittajahakija) tai tukihakemuksessa (kunta- ja itsehakijat). Omistajalla tarkoitetaan asiakasta, joka omistaa ja hallinnoi toimipisteitä ja joille se hakee koulumaitotuen. Rekisterinumero on Maaseutuviraston antama kahdeksannumeroinen tunniste toimipisteille eli kouluille/päiväkodeille. 32 Toimintapäivillä tarkoitetaan päiväkodin vahvistettuja toimintavuoden aukiolopäiviä. Toimittajahakija on meijeri tai kaupan alan yritys, joka hakee koulumaitotuen koulujen ja päiväkotien puolesta. Tuen hakija voi olla toimittaja, kunta, kuntayhtymä tai yksityinen organisaatio. Tuen hakija laatii ja lähettää koulumaitotukihakemuksen Maaseutuvirastoon ja tuki maksetaan tuen hakijan tilille. Tukeen oikeuttamattomilla ruokailijoilla (TOR) tarkoitetaan koulu- tai päiväkotiruokailuun säännöllisesti tai satunnaisesti osallistuvia tukeen oikeuttamattomia henkilöitä. Väliaikainen rekisteröinti (VR) tehdään, jos oppilasmäärässä tai tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden määrässä tapahtuu huomattavia muutoksia kesken lukukauden tai jos keskuskeittiökokoonpanoissa tapahtuu muutoksia kesken hakujakson. Yksittäinen toimipiste on koulu/päiväkoti, johon tukeen oikeutetut maitotuotteet ostetaan, mutta josta niitä ei enää toimiteta eteenpäin minnekään muualle. Yksittäinen toimipiste voi saada ruoan keskuskeittiöstä/jakelupisteestä tai valmistaa sen itse, kunhan tukeen oikeutetut maitotuotteet toimitetaan suoraan kouluun/päiväkotiin. Yksityinen koulu/päiväkoti on muu kuin kunnallinen koulu/päiväkoti. Esimerkiksi osakeyhtiöiden, rekisteröityjen yhdistysten, säätiöiden ja kuntayhtymien omistuksessa olevat koulut ja päiväkodit sekä korvaavat koulut (esimerkiksi kristilliset koulut ja päiväkodit, Rudolf Steiner -koulut) luokitellaan koulumaitotukiohjelmassa yksityisiksi kouluiksi/päiväkodeiksi. Y-tunnus on viranomaisten yritykselle ja yhteisölle antama tunnus, joka yksilöi yrityksen. Tunnuksessa on seitsemän numeroa, väliviiva ja tarkistusmerkki eli se on muotoa 1234567-8. 33 14 YHTEYSTIEDOT Postiosoite: Maaseutuvirasto Markkinatukiosasto PL 405 60101 Seinäjoki Käyntiosoite: Alvar Aallon katu 5, Seinäjoki Puhelin: 0295 31 2000 (vaihde) Sähköpostiosoite: [email protected] Faksi: 0295 31 2203 Internet-sivut: www.mavi.fi → Tuet ja palvelut → Yrittäjä, kauppa, teollisuus TAI Kunta, koulu, päiväkoti → Koulumaitotuki www.mavi.fi/nekka Koulumaitotuki: http://www.mavi.fi/fi/tuet-ja-palvelut/yrittaja-kauppateollisuus/Sivut/koulumaitotuki.aspx http://www.mavi.fi/fi/tuet-ja-palvelut/kunta-koulupaivakoti/Sivut/koulumaitotuki.aspx Oppaat ja lomakkeet: http://www.mavi.fi/fi/oppaat-ja-lomakkeet/kunta-koulupaivakoti/Sivut/Koulumaitotuki.aspx HUOM! Kaikkien koulumaitotuen hakijoiden lomakkeet löytyvät samalta sivulta. 34 35 36
© Copyright 2024