1. No category

RAUMAN KAUPUNKI
Sosiaali- ja terveysvirasto
TIETOSUOJASELOSTE
1 (4)
yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja
Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 §
Laatimispvm: 24.6.2015
1. Rekisterin nimi
Lastensuojelun asiakasrekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Rauman sosiaali- ja terveyslautakunta
Steniuksenkatu 2
26100 Rauma
3. Yhteyshenkilö
rekisteriä
koskevissa
asioissa
Rekisterin yhteyshenkilö:
toimistosihteeri
Rauman sosiaali- ja terveysvirasto
Kalliokatu 1, 26100 Rauma
puh. 02 834 11 (vaihde)
Rekisteriasioista vastaavat henkilöt:
Sosiaalipalvelujen johtaja
Lastensuojelutyön päällikkö
Sosiaalitoimisto, Kalliokatu 1, 26100 Rauma
PL 59, 26101 Rauma
puh. 02 834 11 (vaihde)
4. Henkilötietojen
käsittelyn tarkoitus /
rekisterin käyttötarkoitus
Rekisteri on perustettu Rauman kaupungin sosiaali- ja terveysviraston
lastensuojelun käyttöä varten.
Rekisterin tarkoituksena on:
- asiakassuhteen hoitaminen, arviointi, suunnittelu, toteutus ja seuranta
- sosiaalihuollon ja lastensuojelun lakisääteisten palvleujen järjestäminen
- tilastointi ja seuranta
- sosiaalihuollon ammattihenkilöiden toiminnan valvominen.
Lastensuojelun asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät
niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Rauman kaupunki on
tehnyt toimeksiantosopimuksen lastensuojelun palvelujen tuottamisesta. Rauman
kaupunki toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä
palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn
lainmukaisuudesta.
PERUSTEET:
Suomen perustuslain yksityiselämän suojaa koskeva säännös
Henkilötietolaki (523/1999, 11 §)
Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999, 24 §)
Lastensuojelulaki (417/2007)
Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)
Adoptiolaki (vahvistettu 20.1.2012/22)
Laki lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta (361/1983)
Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä
(159/2007)
Arkistolaki (831/1994)
Laki ja asetus sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista (734/1992 ja
912/1992)
Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015).
5. Rekisterin
tietosisältö
- Lapsen ja huoltajien henkilötiedot (nimi ja henkilötunnus) ja yhteystiedot
- Perheenkokoonpano
SOSIAALI- JA TERVEYSVIRASTO
Steniuksenkatu 2, PL 283 26101 RAUMA, Puhelin 02 835 11 Faksi 02 835 2622, [email protected]
RAUMAN KAUPUNKI
Sosiaali- ja terveysvirasto
TIETOSUOJASELOSTE
2 (4)
yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja
Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 §
- Tiedot palvelun tarpeesta
- Lastensuojelutarpeen selvitykset ja yhteenveto
- Asiakasasiakirjat (asiakaskertomukset, suunnitelmat, jne.)
- Tiedot asiakkuuden alkamisesta, jatkumisesta ja päättymisestä
- Tiedot laitoksista ja sijaisperheistä
- Kuulemiskertomukset
- Lastensuojelupäätökset ja tiedoksianto
- Muut asiakkaita koskevat tiedot
TIEDOT OVAT SALASSAPIDETTÄVIÄ.
Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:
– ei yhdistetä.
6. Säännönmukaiset
tietolähteet
- Väestörekisterikeskus
- Lastensuojeluilmoitukset
- Lapsen tai huoltajan antamat tiedot
- Muilta tahoilta asiakkaan suostumuksella hankitut tiedot
- Lastensuojelulain (417/2007) 25 §:n mukaiset henkilöt:
Sosiaali- ja terveydenhuollon ja lasten päivähoidon, opetustoimen, nuorisotoimen,
poliisitoimen, Rikosseuraamuslaitoksen, palo- ja pelastustoimen,
sosiaalipalvelujen, lasten päivähoidon tai terveydenhuollon palvelujen tuottajan,
opetuksen tai koulutuksen järjestäjän, seurakunnan tai muun uskonnollisen
yhdyskunnan, kansainvälistä suojelua hakevan vastaanotosta annetun lain 3
§:ssä tarkoitetun vastaanottokeskuksen ja järjestelykeskuksen,
hätäkeskustoimintaa harjoittavan yksikön, koululaisten aamu- ja
iltapäivätoimintaa harjoittavan yksikön, Tullin, rajavartiolaitoksen taikka
ulosottoviranomaisen palveluksessa tai luottamustoimessa olevat henkilöt tai
vastaavissa tehtävissä toimeksiantosuhteessa tai itsenäisinä ammatinharjoittajina
toimivat henkilöt sekä kaikki terveydenhuollon ammattihenkilöt ovat velvollisia
salassapitosäännösten estämättä viipymättä ilmoittamaan kunnan
sosiaalihuollosta vastaavalle toimielimelle, jos he ovat tehtävässään saaneet
tietää lapsesta, jonka hoidon ja huolenpidon tarve, kehitystä vaarantavat
olosuhteet tai oma käyttäytyminen edellyttää mahdollista lastensuojelun tarpeen
selvittämistä. Myös muu kuin edellä mainittu henkilö voi tehdä tällaisen
ilmoituksen häntä mahdollisesti koskevien salassapitosäännösten estämättä.
- Sosiaalihuollon asiakkaan asemaan ja oikeuksia koskevan lain 20 § nojalla
hankitut tiedot. Esimerkiksi sen ratkaisemiseksi, ryhdytäänkö kiireellisesti
lastensuojelutoimenpiteisiin, tehdäänkö lastensuojelulain 27 §:ssä tarkoitettu
lastensuojelutarpeen selvitys vai onko ilmoitus selvästi luonteeltaan sellainen,
ettei se johda toimenpiteisiin, voidaan tietoja pyytää tarpeen mukaan esim.
päiväkodista, koulusta tai lasta hoitaneelta lääkäriltä. Tietoja voidaan pyytää
myös lapsen sukulaiselta tai muilta lapsen olosuhteita tuntevilta henkilöiltä.
Valtion ja kunnan viranomainen sekä muu julkisoikeudellinen yhteisö,
kansaneläkelaitos, eläketurvakeskus, eläkesäätiö tai muu eläkelaitos,
vakuutuslaitos, koulutuksen järjestäjä, sosiaalipalvelujen tuottaja, terveyden- ja
sairaudenhoitotoimintaa harjoittava yhteisö tai toimintayksikkö sekä
terveydenhuollon ammattihenkilö ovat velvollisia antamaan sosiaalihuollon
viranomaiselle sen pyynnöstä maksutta ja salassapitosäännösten estämättä
hallussaan olevat sosiaalihuollon asiakassuhteeseen olennaisesti vaikuttavat
tiedot ja selvitykset, jotka viranomaiselle laissa säädetyn tehtävän vuoksi ovat
välttämättömiä asiakkaan sosiaalihuollon tarpeen selvittämiseksi, sosiaalihuollon
järjestämiseksi ja siihen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi sekä
viranomaiselle annettujen tietojen tarkistamista varten (laki sosiaalihuollon
SOSIAALI- JA TERVEYSVIRASTO
Steniuksenkatu 2, PL 283 26101 RAUMA, Puhelin 02 835 11 Faksi 02 835 2622, [email protected]
RAUMAN KAUPUNKI
Sosiaali- ja terveysvirasto
TIETOSUOJASELOSTE
3 (4)
yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja
Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 §
asiakkaan asemasta ja oikeuksista 20 § 1 momentti).
Edellä tarkoitettu velvollisuus koskee myös rahalaitosta, jos sosiaalihuollon
viranomainen ei saa riittäviä tietoja ja selvityksiä edellä mainituilta tahoilta ja jos
on perusteltua syytä epäillä asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa antamien
tietojen riittävyyttä tai luotettavuutta. Pyyntö tulee esittää kirjallisena
rahalaitokselle ja pyynnön esittämistä koskevan päätöksen on oikeutettu
tekemään sosiaalihuoltolain 6 §:ssä tarkoitetun toimielimen määräämä
sosiaalihuollon viranhaltija. Ennen kuin pyyntö tehdään rahalaitokselle, on
asiakkaan annettava siitä tieto (laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja
oikeuksista 20 § 2 momentti).
7. Säännönmukaiset
tietojen luovutukset ja
tietojen siirto EU:n tai
Euroopan talousalueen ulkopuolelle
- Laskutustiedot kirjanpitoon ja kuntalaskutukseen sekä tarvittaessa asiakkaan
kotikunnan viranomaisille tai maksuhäiriöiden yhteydessä ulosottotoimenpiteitä
suorittaville
- Palkkiotiedot ESS-järjestelmään
- Kansallinen sosiaalihuollon asiakastietovaranto eli KanSa, käyttöönotto
tapahtuu vuodesta 2016 eteenpäin vaiheittain
Asiakastietoja luovutetaan asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa
nimenomaisen suostumuksen perusteella tai hänen tietojen luovuttamiseen
oikeuttavan lainsäädöksen perusteella:
- Lapsen muuttotilanteissa uuden kotikunnan sosiaaliviranomaiselle
(Lastensuojelulaki 25 d §)
- Poliisille (Lastensuojelulaki 25 § 3 momentti)
- Lastensuojelutarpeen selvittämiseksi välttämättömiä tietoja toiselle
viranomaiselle, asiakkaan lailliselle edustajalle tai muulle henkilölle tai yhteisölle
(Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 17–18 §)
- Pyynnöstä sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskukselle tilastojen
laatimisen kannalta välttämättömät tiedot.
- Rekisterinpitäjänä toimiva viranomainen tai sosiaali- ja terveysministeriö voi
myöntää luvan asiakastietojen saamiseen tieteellistä tutkimusta varten (Laki
viranomaisen toiminnan julkisuudesta 28 §).
Tietojen luovuttamisesta ulkopuolisille tehdään asiakirjaan merkintä.
Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen
antamiseen.
Alaikäisen asiakkaan tietojen antamista koskeva kielto-oikeus:
Alaikäinen voi ottaen huomioon hänen ikänsä ja kehitystasonsa sekä asian laatu
painavasta syystä kieltää antamasta itseään koskevia tietoja lailliselle
edustajalleen, jollei se ole selvästi alaikäisen edun vastaista. Jos alaikäinen tai
hänen laillinen edustajansa ovat asianosaisena sosiaalihuoltoa koskevassa
asiassa, laillisella edustajalla on kuitenkin oikeus tiedonsaantiin siten kuin
viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 §:ssä säädetään (Laki
sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 11 § 3 momentti).
Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan
Unionin jäsenvaltion alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuoliseen maahan
ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli riittävä tietosuojan taso on taattu
(Henkilötietolaki 22 §).
8. Rekisterin ylläpito- Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan
järjestelmät ja suojauk- arkistointisuunnitelmalla ja tietosuojaohjeistuksella.
sen periaatteet
SOSIAALI- JA TERVEYSVIRASTO
Steniuksenkatu 2, PL 283 26101 RAUMA, Puhelin 02 835 11 Faksi 02 835 2622, [email protected]
RAUMAN KAUPUNKI
Sosiaali- ja terveysvirasto
TIETOSUOJASELOSTE
4 (4)
yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja
Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 §
Rekisterin atk:lle tallennetut sähköiset tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että
niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä siinä laajuudessa kuin
työtehtävät edellyttävät. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin
pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Tietokanta säilytetään Rauman kaupungin tietohallinnon hallinnoimassa
sisäisessä verkossa.
Manuaaliset asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa ja niiden käyttöä valvotaan.
9. Tarkastusoikeus ja PERUSTEET:
tarkastusoikeuden
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26 § ja 28 §:
toteuttaminen
Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi
tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Rauman sosiaali- ja
terveysviraston toimipisteistä ja Internet-sivuilta.
Tarkastuspyyntö osoitetaan sosiaalihuollon ammattihenkilölle, joka neuvottelee
tarkastusoikeuden toteuttamisesta toiminnasta vastaavan kanssa.
10. Oikeus vaatia
tiedon korjaamista
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §:
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn
vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva,
käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai
vanhentunut henkilötieto.
Korjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti. Lomakkeita on saatavissa Rauman
sosiaali- ja terveysviraston toimipisteistä ja internet-sivuilta.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta,
hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava
myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa
asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun
asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut
vähemmän kuin yksi vuosi.
SOSIAALI- JA TERVEYSVIRASTO
Steniuksenkatu 2, PL 283 26101 RAUMA, Puhelin 02 835 11 Faksi 02 835 2622, [email protected]