Yhteenveto

Sisäisten auditointien 2014 -2015 yhteenveto
Versio
1.0
Päiväys
24.6.2015
Laatija
Tanja Witick
Hyväksyjä
Sote johtoryhmä 18.8.2015
YHTEENVETO – KOKKOLAN SOSIAALI- JA TERVEYSPALVELUIDEN SISÄISET AUDITOINNIT 2014–2015
Kokkolan Sosiaali- ja terveyspalveluiden toimintaan tehtiin vuodenvaihteessa 2014–2015 yhteensä 10 sisäistä auditointia.
Sisäiset auditoinnit tehtiin seuraaviin yksiköihin: Terveyskeskussairaalan osasto 4 ja Teerijärven osasto, vastaanotto, röntgen, kotisairaala, POK
(Palveluohjauskeskus), Kotihoidon alueille 3 ja 4, Honkaharjun laitosasumiseen sekä Sandbackaan. Sisäisten auditointien painopisteeksi oli määritelty
yksiköiden taloudenhallinta ja tuloksellisuus.
Sisäisinä auditoijina toimii terveys- ja vanhuspalveluiden esimiehiä sekä henkilöstöä. Sisäisille auditoijille pidettiin ennen auditointien aloittamista tilaisuus,
jossa kerrattiin sisäisten auditointien toimintaohjetta ja suunniteltiin sisäisten auditointien ohjelmaa.
Tässä yhteenvedossa on esitetty jokaisen auditoinnin osalta yksikölle annetut erityismaininnat sekä yksiköiden saamat kehittämissuositukset ja niihin
laaditut kehittämissuunnitelmat.
Auditointipalautteista on nähtävissä että esimiehet tarvitsevat edelleen koulutusta taloushallinnossa, myös henkilöstöä tulisi kouluttaa ja tiiviimmin
informoida yksikön taloudellisesta tilanteesta. Tuotteistamista tulee jatkaa yksiköissä ja tilastointia tulee selkiinnyttää.
SoTe Tietopakkia tulee edelleen kehittää informaatioväylänä ja sen käyttöä aktivoida yksiköissä, jotta henkilöstöllä on mahdollisuus saada tietoa ja
osallistua yksikön kehittämiseen. Kehityskeskustelut tulee käydä yksiköissä soten linjausten mukaisesti ja edelleen tulee kiinnittää huomiota henkilöstön
perehdyttämiseen ja koulutuksen suunnitelmallisuuteen. Myös työn vaativuuden arviointia tulisi tehdä uudestaan ja päivittää tehdyt kuvaukset.
Sijaisjärjestelmien käyttämiselle yli yksikkörajojen nähdään olevan tarvetta ja sijaisjärjestelmiä tulisikin kehittää.
Prosessien rajapinnoilla on edelleen tarvetta prosessien ja työnjaon selkiinnyttämiseen, jotta asiakkaan palvelussa ei ole katkoja eikä toisaalta
päällekkäisyyksiä.
Erityismaininnoista voi nähdä että kotihoidon käyttöönottama Optimointi nähdään hyvänä toimintatapana ja sen on tehostanut toimintaa merkittävästi.
1 (21 )
Sisäisten auditointien 2014 -2015 yhteenveto
Versio
1.0
Päiväys
24.6.2015
Laatija
Tanja Witick
Hyväksyjä
Sote johtoryhmä 18.8.2015
Terveyskeskussairaala osasto 4
Erityismaininnat: Henkilökunta on osallistunut talousosaamisen koulutukseen vuonna 2014. Tuotteistaminen: henkilökunta on tietoisia lääke-ja
materiaalikustannuksista. Toimintojen kehittämiseksi on kerätty palautetta sekä opiskelijoilta että kesätyöntekijöiltä
KRITEERI
HAVAINNOT
KEHITTÄMISSUOSITUKSET
TOIMENPITEET
Portin ja terveyskeskuksen vuodeosasto 4
roolit ja yhteistyö eivät ole selkiytyneet.
Yhteinen palaveri on sovittuna.
Potilaspaikoilla on ollut päihdepotilaita.
Suunnitelma, josta selviää yhteiset Yhteistyöpalaveri ja sovittu
pelisäännöt ja kriteerit, tulisi tehdä. toimintamalli, yhteistyöstä.
3.2.2014 kehittämissuunnitelmassa on ollut
työergonomia ohjaus ja koulutus tavoitteena.
Työ on jatkuvaa ja työergonomian ohjausta
työskentelytapoihin liittyen. Apuvälineitä on
lisätty.
Työergonomiaa koskeva
Ko. koulutus on toteutunut
suunnitelma, joka sisältää
suunnitellusti ja muodostunut
seurannan ja arvioinnin tulee laatia jatkuvaksi käytännöksi.
Osasto 4 toimii ohjausosastona
jatkohoitopaikkojen suhteen.
Sidosryhmien oltava tietoisia potilaiden
VASTUU-
TAULU
HENKILÖ
Portilla ei ole tarjota
yhteistyöresursseja.
Koulutus suunnitelmassa on
tämä myös huomioitu.
8.10 .2014 osasto-joryn muistiossa on todettu
tuki-ja liikuntaelimestä johtuvien
sairauslomien määrän olevan 27%
Tiedonkulku sidosryhmien ja verkostojen
kanssa on tärkeää toiminnan suunnittelussa.
Tiedonkulussa on ollut katkoksia koskien
potilastietoja
AIKA-
Jatkuva
Vuosittain
Apuväline hankinnat tehdään
suunnitellusti ja talouden
sallimissa rajoissa.
Osasto 4 tulee laatia
verkostosuunnitelma, josta
ilmenee sidosryhmien
hoitopaikkojen
jatkohoitomahdollisuudet
Tämä ongelma on
yhteispäivystyksessä, siellä ei
tiedosteta, potilaiden
jatkohoitopaikkoja, jonne
potilaan voisi siirtää suoraan.
Tällöin potilaat tulevat Tk:hon
2 (21 )
v. 2015
Sisäisten auditointien 2014 -2015 yhteenveto
KRITEERI
Versio
1.0
Päiväys
24.6.2015
Laatija
Tanja Witick
Hyväksyjä
Sote johtoryhmä 18.8.2015
HAVAINNOT
jatkohoitopaikoista tai mahdollisuudesta
hoitaa kotona/palvelutalossa/vanhainkodissa.
KEHITTÄMISSUOSITUKSET
TOIMENPITEET
AIKA-
VASTUU-
TAULU
HENKILÖ
kotiuttamista varten.
Suunnitelma sij.sh:n
tarpeesta/tehtävistä myös
Esh:oon on tehty.
Hankkeeseen on saatu
määräraha ja projekti
käynnistyy.
3 (21 )
3/2015
Sisäisten auditointien 2014 -2015 yhteenveto
Versio
1.0
Päiväys
24.6.2015
Laatija
Tanja Witick
Hyväksyjä
Sote johtoryhmä 18.8.2015
Terveyskeskussairaala Teerijärven osasto
Erityismaininnat: Uusien muutosten myötä lääkkeiden velvoitevarastosta on pystytty luopumaan. Yksikkö vaikuttaa myönteiseltä,
motivoituneelta ja työhön sitoutuneelta.
KRITEERI
HAVAINNOT
KEHITTÄMISSUOSITUKSET
TOIMENPITEET
1. Toiminnan
suunnittelu ja
talousarvio
Toiminnan ja talouden
yhteensovittaminen
Henkilöstön osallistuminen
Suunnitelma/budjetti jouduttu
tekemään vajailla tiedoilla.
Tästä huolimatta on onnistuttu
hyvin.
Budjettia ja toteumaa voisi
käydä läpi henkilökunnan
kanssa aika ajoin yhteisissä
kokouksissa.
Seurantaa henkilökunnan
kanssa vähän. Lähinnä
hankintojen yhteydessä.
Sijaistarvetta arvioidaan aina
tapauskohtaisesti. Aina ei
oteta sijaista.
Sijaisjärjestelmän/
varahenkilöjärjestelmän tarpeen
kartoittaminen lähiyksikköjen
kanssa.
Sijaisten saanti ajoittain
haasteellista esim.
kesäsijaiset. Pitäisi osata
ruotsia. Kirjaukset sekä
suomeksi, että ruotsiksi.
4 (21 )
AIKA-
VASTUU-
TAULU
HENKILÖ
Sisäisten auditointien 2014 -2015 yhteenveto
KRITEERI
Versio
1.0
Päiväys
24.6.2015
Laatija
Tanja Witick
Hyväksyjä
Sote johtoryhmä 18.8.2015
HAVAINNOT
KEHITTÄMISSUOSITUKSET
TOIMENPITEET
Käytössä ei ole
varahenkilöjärjestelmää.
2. Vaihtoehtoiset
toimintamallit
Hoitoajat/jaksot ovat
lyhentyneet.
Pitkäaikaispotilaspaikkoja on
saatu vähennetty.
Lääkäri kotiuttaa mahd.
sujuvasti.
Muutosta nähdään myös
potilaiden ja omaisten
asenteissa. Osastohoito ei
enää ensisijainen hoitomuoto.
Lääkejakokäytäntöjä
muutettu.
Laboratorio käytäntöjä
muutettu
Lääkevarastoja
(velvoitevarasto) ei tarvitse
ylläpitää. Ei vanhene niin
paljon lääkkeitä.
Vaatehuollon kustannukset
ovat (kilohinta) nousseet.
5 (21 )
AIKA-
VASTUU-
TAULU
HENKILÖ
Sisäisten auditointien 2014 -2015 yhteenveto
KRITEERI
Versio
1.0
Päiväys
24.6.2015
Laatija
Tanja Witick
Hyväksyjä
Sote johtoryhmä 18.8.2015
HAVAINNOT
Henkilökunnan kokemusten
mukaan myös laatu
huonontunut.
3. Muut asiat
KEHITTÄMISSUOSITUKSET
TOIMENPITEET
Syytä antaa
palautetta/reklamaatiota
palvelusta.
Keskiviikkoisin ei lääkäriä
talossa.
Lääkäripalvelut on syytä turvata Keskusteltu lääkärin
kaikille arkipäiville.
kanssa
Puhelinyhteys päivystykseen.
Jopa tunnin jonotus
puhelimessa.
Sovittava joustavampi ja
nopeampi yhteys
päivystykseen.
Päivystykseen otettu
yhteyttä. Luvattu
hoitaa asia.
AIKA-
VASTUU-
TAULU
HENKILÖ
Jatkuva
Os.hoit., henkilökunta
Os.hoit., johtava
lääkäri, Attendo
Kevät -15
Os.hoit. ja ensiavun
os.hoit.
Tiloihin ollaan tyytyväisiä.
Potilas WC:t voisi olla
paremmin suunniteltu.
Kirjaamista kehitetään.
Riskienkartoitusta tehdään.
Sh virkoja täyttämättä 1,8.
Täytetty sijaisilla.
Riskien kartoitus tehty
uudella Pro24
ohjelmalla
maaliskuussa
Kevät -15
TVA:t päivittämättä.
TVA päivitykset
6 (21 )
Hoitotyön
palvelupäällikkö,
Sisäisten auditointien 2014 -2015 yhteenveto
KRITEERI
HAVAINNOT
Versio
1.0
Päiväys
24.6.2015
Laatija
Tanja Witick
Hyväksyjä
Sote johtoryhmä 18.8.2015
KEHITTÄMISSUOSITUKSET
TVA:t päivitettävä.
TOIMENPITEET
meneillään maalishuhtikuussa
AIKA-
VASTUU-
TAULU
HENKILÖ
Kevät -15
hoitotyön johtaja,
os.hoit.,
henkilöstöhallinnon
edustaja,
luottamusmiehet
Jatkuva
Os.hoit, apul.os.hoit.,
Effica vastaavat
Sh / ph,lh tehtäväjakoa
tarkennetaan
Effica koetaan Abilitaa
huonommin toimivaksi
ratkaisuksi.
Lisäkoulutuksen tarpeen
selvittely.
Toiminnan
suunnittelu, talousarvio
Henkilökunnan informoiminen
budgetin tilanteesta
Henkilökuntaa
informoidaan
osastopalaverin
yhteydessä esim.
puolivuosittain,
millainen taloudellinen
tilanne
2x/V
os.hoit.
Sijaisten saanti välillä
haasteellista
Varahenkilöstön kartoittaminen
lähiyksiköiden kanssa
Yhteistyötä Heimbon
kanssa ja selvitetään
onko mahdollista
saada sijaisia
kaupungin alueelta
2015
os.hoit ja apul.os.hoit.
Lääkäripalvelujen
turvaaminen kaikkina
Lääkärin saaminen taloon myös Lääkäripalveluja
keskiviikkoisin
yritetty järjestää jo
2015
os.hoit.
7 (21 )
Sisäisten auditointien 2014 -2015 yhteenveto
KRITEERI
HAVAINNOT
Versio
1.0
Päiväys
24.6.2015
Laatija
Tanja Witick
Hyväksyjä
Sote johtoryhmä 18.8.2015
KEHITTÄMISSUOSITUKSET
arkipäivinä
TOIMENPITEET
AIKA-
VASTUU-
TAULU
HENKILÖ
vuoden 2014 aikana,
oltu yhteydessä sekä
Attendoon että
I.Luomaan.
apul.os.hoit.
Yritetään vielä saada
järjestettyä lääkäri
taloon keskiviikkoisin
Uusi, nopeampi
numero ensiapuun
Yhteyden saaminen
ensiapuun välillä takkuilee
Jonotusaikoja
TVA:t vielä laitospalvelujen
mukaan
Kirjaaminen
Kirjaaminen koetaan
haasteelliseksi, vie myös
paljon aikaa
Nopeampi yhteys ensiapuun
tarvittaessa
Mahd.
nopeasti
os.hoit.
TVA:t päivitetään
Päivitykset aloitettu
sairaanhoitajista.
Jatketaan
perushoitajilla
2015
os.hoit., hoitotyön
johtaja, Tehyn ja
Superin edustajat
liittojen luottamusmiehet,
henkilöstöyksikön
edustaja
Varmistetaan oikeanlaista
kirjaamista
Jatketaan jo viime
vuonna aloitettua
kirjaamiskoulutusta
osaston sisällä
Jatkuva
Effica vastuuhenkilöt
8 (21 )
Sisäisten auditointien 2014 -2015 yhteenveto
Versio
1.0
Päiväys
24.6.2015
Laatija
Tanja Witick
Hyväksyjä
Sote johtoryhmä 18.8.2015
Vastaanotto
Erityismaininnat: Vastaanoton työilmapiiri koetaan erittäin hyväksi. Henkilökunnan keskuudessa on hyvä tekemisen meininki. Yksikön kehittämistyö on
monipuolista ja asiakaslähtöistä. Yksikkö on pysynyt hyvin suunnitellussa budjetissa.
KRITEERI
2.1
3.31
HAVAINNOT
KEHITTÄMISSUOSITUKSET
TOIMENPITEET
Hoitajien varahenkilöstön
resurssit ovat riittämättömät.
Varahenkilöstön resursseja tulisi
vahvistaa.
Esitetään lisäresursseja
hoitajamääriin seuraavan
budjettivalmistelun yhteydessä.
Laboratoriokustannukset ovat
nousseet. Laboratoriokokeissa
päällekkäisyyttä.
Laboratoriokokeisiin tulisi kiinnittää Tarkennetaan ohjeistusta
laboratoriokokeiden
huomiota.
määräämisestä huomioiden
mahd.päällekäisyydet.
9 (21 )
AIKA-
VASTUU-
TAULU
HENKILÖ
Syksy 2015,
budjetin
2016valmistelun
yhteydessä
P.Lukkarila
syksy 2015
M.Vähähyyppä
H.TikkakoskiAlvarez
P.Lukkarila
Sisäisten auditointien 2014 -2015 yhteenveto
Versio
1.0
Päiväys
24.6.2015
Laatija
Tanja Witick
Hyväksyjä
Sote johtoryhmä 18.8.2015
Röntgen
Erityismaininnat: Yksikön toiminta on hyvin organisoitua. Henkilökunta on ammattitaitoista ja motivoitunutta – vaihtuvuus on pieni. Tiedonkulku yksikön
sisällä on sujuvaa ja säännöllistä.
KRITEERI
HAVAINNOT
KEHITTÄMISSUOSITUKSET
TOIMENPITEET
AIKA-
VASTUU-
TAULU
HENKILÖ
1/2016
ST,A-LA
1.14.
Toimintasuunnitelma on suppea
Toimintasuunnitelmassa tulisi olla
laajemmin kuvattuna yksikön
toimintaa.
1.6.
Osastonhoitajalla ei ole nimettyä
sijaista.
Osastonhoitajalle tulee nimetä
sijainen.
2.1.
Yksikössä ei ole sairausloma-sijaisia Sijaiskäytäntöä tulisi kehittää
vakituisten työntekijöiden
jaksamisen varmistamiseksi.
Toteutettu
Meillä ei ole jaksamisen
kanssa mitään ongelmaa ja sijaisten
puuttuminen hoidetaan
ennakoimalla ja työjärjestelyillä.
Tällainen kirjaus on aivan turha, sillä
jos röntgenhoitajia olisi, heitä kyllä
otettaisiin sijaisuuksiin.
3.2.
Palveluita ei ole tuotteis-
Röntgentutkimukset on
tuotteistettu.Kuntalaskutuksessa
käytetään kelan luokittelua 1,2 ja 3,
joissa tutkimukset on luokiteltu
tutkimuksen vaativuuden mukaan.
tettu.
Palvelut tulisi tuotteistaa.
Osastonhoitajalle on nimetty
sijainen.
10 (21 )
Toteutettu
Toteutettu
Sisäisten auditointien 2014 -2015 yhteenveto
Versio
1.0
Päiväys
24.6.2015
Laatija
Tanja Witick
Hyväksyjä
Sote johtoryhmä 18.8.2015
Kotisairaala
Erityismaininnat: Henkilökunta on motivoitunut ja sitoutunut työhön. Työyhteisö tunnistaa yksikön kehittymismahdollisuudet ja tarpeet. Henkilökunta näkee
laaja-alaisesti kotisairaalan merkityksen potilaan hoitoketjussa. Potilas/asiakaslähtöinen työskentely keskeistä. Sairaspoissaolot ovat vähäiset.
KRITEERI
1.14
HAVAINNOT
Budjetti ei ole realistinen.
KEHITTÄMISSUOSITUKSET
2014.
AIKA-
VASTUU-
TAULU
HENKILÖ
Budjetti tulisi laatia realistisesti.
1.14 Kotisairaalassa budjetti
laaditaan realistisesti arvioiden
edellisen vuoden toteuma.
Alibudjetointi tehdään
taloushallinnossa.
2/2015
Tikkakoski/Luoto
Kun vertailutietoa saatavilla tietoja
tulisi hyödyntää budjetin
laatimisessa.
Hoitoisuusluokitusta pyritään
hyödyntämään jatkossa
resurssien arvioinnissa.
Käytössä
Koko henkilöstö
Käytössä
Koko henkilöstö
Yhteistyöpalavereita ollut
Käytössä
riittävästi. Jos yhteistyö sujuu
toimii, palaverit tarpeen vaatiessa.
Koko henkilöstö
Budjetti laaditaan tietoisesti
todellisia kuluja pienemmäksi.
Hoitoisuusluokitukset aloitettu
TOIMENPITEET
2.1
Sijaisten saaminen haasteellista
2.1 Toimintamalli käytössä,
Kehittää edelleen toimintamallia
yhteistyö osasto 2 ja palliatiivisen
jolla turvataan kotisairaalaan
osaava henkilöstö ruuhkahuippujen pkl:n kanssa.
aikana.
3.11
Yhteistyöpalaverit eri toimijoiden
kanssa ei ole toteutunut kaikilta
osin säännöllisesti.
Yhteistyöpalavereiden käytäntöjen
kehittäminen säännölliseksi eri
toimijoiden kanssa.
11 (21 )
Sisäisten auditointien 2014 -2015 yhteenveto
KRITEERI
3.11
HAVAINNOT
Tilastointi
Versio
1.0
Päiväys
24.6.2015
Laatija
Tanja Witick
Hyväksyjä
Sote johtoryhmä 18.8.2015
KEHITTÄMISSUOSITUKSET
Tilastoinnin kehittäminen
vertailutiedon
saamiseksi/hyödyntämiseksi
todentamaan kotisairaalan
taloudellisuutta verrattuna
sairaalahoitoon.
TOIMENPITEET
Kotisairaalan hinta on tiedossa
verrattuna erikoissairaanhoitoon,
tk vuodeos. ja kotihoitoon.
Hoitoisuusluokitus on hinnoiteltu
ja voidaan arvioida tk-vuodeos.
hoitoon. Jatkossa siirrytään
exreport-järjestelmään, josta
tarkempia tilastoja käyttöön.
12 (21 )
AIKA-
VASTUU-
TAULU
HENKILÖ
v.2015
Tikkakoski/Luoto
Sisäisten auditointien 2014 -2015 yhteenveto
Versio
1.0
Päiväys
24.6.2015
Laatija
Tanja Witick
Hyväksyjä
Sote johtoryhmä 18.8.2015
POK (Palveluohjauskeskus)
Erityismaininnat: Yksikön toiminnan suunnittelussa on kartoitettu laajasti vastaavien palveluntuottajien toimintamallit. Toiminta on asiakaslähtöistä ja
yksikössä on kova kehittämisen draivi. Henkilöstö hallitsee toistensa tehtäväalueita ja toimii joustavasti. Laadukkaat ja informatiiviset www-sivut
KRITEERI
HAVAINNOT
KEHITTÄMISSUOSITUKSET
2.17
Toimitilat ovat erillään ja vaikeasti
löydettävissä
Toimitilat tulisi olla saman katon alla
2.8.
Henkilöstön tehtäväkuvauksia ei ole Tehtäväkuvaukset tulee laatia
tehty
TOIMENPITEET
POK tullaan keskittämään yhteisiin
tiloihin Kanta-Kokkolassa
Käynnistetty vuonna 2014, jatketaan
vuonna 2015
13 (21 )
AIKA-
VASTUU-
TAULU
HENKILÖ
Sisäisten auditointien 2014 -2015 yhteenveto
Versio
1.0
Päiväys
24.6.2015
Laatija
Tanja Witick
Hyväksyjä
Sote johtoryhmä 18.8.2015
Kotihoidon alue 3
Erityismaininnat: Henkilöstö oli motivoitunutta ja innostunutta työstään ja sen kehittämisestä. Optimointi-ohjelman mukanaan tuomia hyötyjä on käytetty
hyväksi. Optimointi on tuonut näkymättömän työn näkyväksi.
KRITEERI
5.3 Keskeiset
palveluprosessit on kuvattu
HAVAINNOT
QPR - ohjelmalla tehtyä
prosessikuvausta ei ole arvioitu
KEHITTÄMISSUOSITUKSET
TOIMENPITEET
Prosessit tulee arvioida
systemaattisesti
AIKA-
VASTUU-
TAULU
HENKILÖ
On kuvattu mutta, ei arvioitu. Uudet
Marjo
Kotihoidon prosessit
prosessit
Kerokuvataan uudelleen
tavoitteena Järvilä
valmistua
syksyllä
2015
2.1 Henkilöstövoimavarojen Optimointi-ohjelman myötä
hallinta on suunnitelmallista omahoitajuuden toteutuminen
ja strategian mukaista
huolestuttaa henkilökuntaa
Optimointi- ohjelman käyttöä tulee 25.5.2015 optimointikeskus
kehittää niin, että omahoitajuus
aloittaa toiminnan. Koko
toteutuu
kaupunki optimoidaan
yhtäaikaisesti. Tavoitteen
omahoitajuuden (tiimin)
toteutuminen
Syksyyn
Vuokko
mennessä Paananen,
Marjo
KeroJärvilä
3.33 Hoidon koordinointi eri
toimijoiden kesken
Toimintatapoja tulee tarkistaa
rajapintojen kanssa tehtävässä
yhteistyössä
Syyskuu
2015
Erikoissairaanhoidon kanssa
tehtävään yhteistyöhön
toivotaan parannusta
Kuntoutumistiimi aloittaa
syyskuussa 2015
toimintansa, yhteistyössä
Kiurun sekä
terveyskeskuksen kanssa.
14 (21 )
Vuokko
Paananen,
Anne
Tunkkari
Sisäisten auditointien 2014 -2015 yhteenveto
Versio
1.0
Päiväys
24.6.2015
Laatija
Tanja Witick
Hyväksyjä
Sote johtoryhmä 18.8.2015
Kotihoidon alue 4
Erityismaininnat: Motivoitunutta henkilökuntaa. Henkilökunta näkee optimoinnin positiivisena asiana työn kehittämiselle.
KRITEERI
1.10
1.14
HAVAINNOT
KEHITTÄMISSUOSITUKSET
TOIMENPITEET
Kokouskäytännöt sovittu, mutta eivät ole
toimineet käytännössä.
Kokoukset/palaverit tulee pitää
suunnitellusti
Pidetään suunnitellusti
Aluepalaverit 1 x kk
Uusi esimies ei ollut tehnyt vielä yhtään
toiminta- ja taloussuunnitelmaa.
Henkilökunta ei ole ollut mukana
tekemässä toiminta- ja
taloussuunnitelmaa edellisen
palveluesimiehen aikana.
Toiminta- ja taloussuunnitelma
tulee tehdä yhdessä
henkilökunnan kanssa.
Toimintasuunnitelma
laaditaan vanhuspalvelun
johdon toimesta
Talouden toteumasta tulee
tiedottaa henkilökuntaa.
Työntekijöille ei ole tiedotettu talouden
toteumasta
Aluepalaverissa käydään
taloussuunnitelma läpi
AIKA-
VASTUU-
TAULU
HENKILÖ
joka
kuukausi
Pem
Vanh.palv. johto
2015
Pem
2015
1.19
Esimies tarvitsee lisäkoulutusta
taloudenhallintaan
Esimiehen tulee saada
koulutusta
taloudenhallintaan
Esimies osallistuu
talouskoulutukseen
2015
Palv.päällikkö
1.25
Työhyvinvointi palautetta ei ole annettu
työntekijöille
Työhyvinvointi palaute tulee
antaa työntekijöille.
Seuraava
työhyvinvointikyselyn palaute
käydään aluepalaverissa läpi
2015
Pem
15 (21 )
Sisäisten auditointien 2014 -2015 yhteenveto
KRITEERI
HAVAINNOT
Versio
1.0
Päiväys
24.6.2015
Laatija
Tanja Witick
Hyväksyjä
Sote johtoryhmä 18.8.2015
KEHITTÄMISSUOSITUKSET
TOIMENPITEET
AIKA-
VASTUU-
TAULU
HENKILÖ
2.4
Hoitajille oli jaettu tehtävä vastuu alueita,
mutta hoidollisia vastuualueita ei ollut
jaettu esim. Diabetes, haavanhoito.
Henkilökunnan tulee miettiä,
onko tarvetta hoidollisiin
vastuualueisiin.
2.6
Perehdytyskortti käytössä.
Perehdytyksen arviointi tulee
tehdä perehdytyssuunnitelman
mukaisesti.
Toimitaan
perehdytyssuunnitelman
mukaisesti
2015
Pem
Suullista arviointia tapahtuu
perehdytyksen myötä, mutta kirjallista
arviota heti perehdytyksen jälkeen ja ½
vuoden jälkeen ei ole tehty
2.7
Kehityskeskusteluita ei ole käyty.
Kehityskeskustelut tulee käydä
suunnitelman mukaisesti
Yksilökehityskeskustelut
käydään kevään aikana
2015
Pem
2.9
Vanhuspalveluiden yhteinen
koulutussuunnitelma käytössä. Yksikön
oma koulutussuunnitelma puuttuu
Yksikön koulutussuunnitelma
tulee laatia
Laadinnassa
2015
Pem
2.12
Koulutuspalautteen antamisesta ei ollut
yhtenäistä käytäntöä.
Tulee sopia yhtenäinen käytäntö Koulutuspalautetta käydään
aluepalavereissa läpi
jatkuva
Pem
3.11
Kotisairaanhoitajalla on yhteisiä asiakkaita Toimintavoista tulee laatia
yksityisen palvelutuottajan kanssa.
yhtenäinen
käytäntö/toimintaohje.
Tiedottaminen vaihtelevaa riippuen
sairaanhoitajasta/palvelutuottajasta.
Käytöntö/toimintaohje tulossa
2015
Palvelupäällikkö
3.12
Tarvetta saattajapalveluun vanhuksilla,
joilla ei omaista käytettävissä. Vanhuksia
joudutaan laittamaan yksin esim.
Keskustellaan muiden pemien 2015
kanssa yhteisesti Pemien
palaverissa
Palvelupäällikkö
Tulee selvittää yhteisten
käytäntöjen mahdollisuus
yhdessä muiden kotihoidon
16 (21 )
Sisäisten auditointien 2014 -2015 yhteenveto
KRITEERI
HAVAINNOT
Versio
1.0
Päiväys
24.6.2015
Laatija
Tanja Witick
Hyväksyjä
Sote johtoryhmä 18.8.2015
KEHITTÄMISSUOSITUKSET
TOIMENPITEET
AIKA-
VASTUU-
TAULU
HENKILÖ
päivystykseen ja lääkäreiden
vastaanotoille. Tiedonkulku puutteellista.
alueiden kanssa. Asiakkaiden
hoidon jatkuvuus tulee turvata.
Tukipalveutiimi?
3.15
Kehittämispäiviä ei ole pidetty
Kehittämispäivät tulee
pitää
Kehittämispäivän suunittelu ja 2015
toteutus
Pem
3.16
Yksikön kehittämissuunnitelma on laadittu Kehittämissuunnitelma tulee
edellisen esimiehen toimesta. Sitä ei ole päivittää.
päivitetty.
Päivitetään
kehittämissuunnitelma
2015
Pem
3.30
Hoito- ja palvelusuunnitelmat on
pääsääntöisesti tehty ja päivitetty, mutta
esimiehen auditointi ei ole toteutunut.
Auditoidaan hopsit
toimintaohjeem mukaisesti
2015
Pem
Hoito- ja palvelusuunnitelmat
tulee auditoida esimiehen
toimesta toimintaohjeen
mukaisesti.
17 (21 )
Sisäisten auditointien 2014 -2015 yhteenveto
Versio
1.0
Päiväys
24.6.2015
Laatija
Tanja Witick
Hyväksyjä
Sote johtoryhmä 18.8.2015
Honkaharju, laitosasuminen
Erityismaininnat: Vuoden 2015 pääteemana on ravitsemus. Tätä varten on ollut yhteistyötä lääkärin, ravitsemusasiantuntijan ja keittiöhenkilökunnan
kanssa. Ruoka on parantunut ja monipuolistunut eikä asukkailla ole makuuhaavoja. Ruokailutilanteisiin varataan riittävästi aikaa ja ergonomiaa tältä osin on
parannettu. Seniori-Kaste kuntoutusprojektin kehittämiseen on lähdetty innolla mukaan. Henkilökunnalta kiitokset mahdollisuudesta saada tarvittavia työ- ja
apuvälineitä arjen työn kuormittavuuden vähentämiseksi.
KRITEERI
3.9
3.15
HAVAINNOT
KEHITTÄMISSUOSITUKSET
Sylvin polku on henkilöstön
tiedossa ja toteutuu toiminnassa
Prosesseja tulee edelleen kehittää
vastaanottaa
ja toiminnoille sopivia mittareita
asiakkaat/asukkaat.
tulee laatia.
TOIMENPITEET
Prosessi Sylvinpolku, mittarit
laaditaan
Asiakastyytyväisyyskysely
AIKA-
VASTUU-
TAULU
HENKILÖ
v. 2015
palvelupäällikkö Pasi
Paasila ja
prosessityöryhmä
maaliskuu
2015
Käytössä oleva rai-mittaristo
tunnistetaan.
3.13
Palveluiden suunnittelu
toteutunut jo pitkällä aikavälillä,
halutaan näin jatkuvan”uusissa
tiloissa” ja henkilöstön
yhdistyessä.
RAI-mittaristo käytössä hoidon
laadun seurannassa
Osastojen tulee pitää edelleen
raja-aidat matalina ja jatkaa
osastojen välistä yhteistyötä.
Toimintakeskuksen sairaanhoitajien yhteistyöpalaverit
säännölliset. Yhteiset
toimintaohjeet kaikilla osastoilla.
Osastojen välinen konsultointi
toimii.
18 (21 )
jatkuvasti
jatkuvasti
palveluesimies ja
hoitohenkilöstö
palveluesimies ja
hoitohenkilöstö
Sisäisten auditointien 2014 -2015 yhteenveto
Versio
1.0
Päiväys
24.6.2015
Laatija
Tanja Witick
Hyväksyjä
Sote johtoryhmä 18.8.2015
Sandbacka vårdcenter
Specialomnämnanden: Avdelningsskötaren och den biträdande avdelningsskötaren har ett bra stöd av varandra, de har en likritad syn på verksamheten
och strävar mot samma mål. Det är en stor resurs i utvecklande av verksamheten på SVC för och tillsammans med personalen, patienterna och deras
anhöriga. På SVC har man startat en kunskapskartläggning i samband med de pågående utvecklingssamtalen. Kunskapskartläggningen kommer att
används under år 2015, för att uppdatera enhetens arbetsbeskrivningar för olika yrkesgrupper. Det här en aktuell och nödvändig åtgärd med tanke på hur
mycket verksamheten har förändrats och kommer att förändras. Haipro har börjats använda i större utsträckning och tröskel för att göra en
vårdavvikelseanmälan är lägre. De handlar inte längre bara om läkemedelsavvikelser, utan om t.ex. aggresivitet hos patienter som anhöriga alternativt
fallolyckor.
KRITEERI
HAVAINNOT
KEHITTÄMISSUOSITUKSET
TOIMENPITEET
AIKA-
VASTUU-
TAULU
HENKILÖ
1.6
Vid den interna auditeringen
framkom, att t.f. avd.sköt. och t.f.
bitr.avd. kunde ha fått bättre
inskolning i arbetet och fortsatt stöd
av en mentor
Förmännens inskolning borde
planeras och förverkligas bättre i
praktiken. Så att nya förmän får en
bra start i arbete och har ett stöd av
erfarna kolleger.
Förmannen begär ekonomi-skolning Våren 2015 Carina
Lindh, Maija
av servicedirektören för
Juola
äldreomsorgen
1.9
Vad gäller den interna och externa
informationsförmed-lingen fanns det
brister i tillgänglighet särskilt i
elektronisk form. Tietopakki
utnyttjades i lite utsträckning.
Tietopakki kunde användas i större
uträckning för informationsförmedlingen och personalen borde
motiveras att börja använda den och
inte erbjudas så många andra
alternativa lösningar.
Saken diskuteras på personal-mötet. Februari
Personalen får komma med förslag 2015
på hur de vill att information skall
ges och var det dokumenteras.
Viktigt att höra personalens åsikter
för att det ska bli en långvarig
lösning på problemet.
19 (21 )
Carina
Lindh
Sisäisten auditointien 2014 -2015 yhteenveto
KRITEERI
HAVAINNOT
Versio
1.0
Päiväys
24.6.2015
Laatija
Tanja Witick
Hyväksyjä
Sote johtoryhmä 18.8.2015
KEHITTÄMISSUOSITUKSET
TOIMENPITEET
AIKA-
VASTUU-
TAULU
HENKILÖ
1.11
Vad gäller samarbete och
arbetsfördelning kunde observeras,
att SVC:s kvalitets- och
utvecklingsarbete hittills har skett
närmast enbart av förmännen.
Personalens delaktighet och
deltagande borde synas tydligare i
kvalitets- och utvecklingsarbete,
t.ex. i fyllandet av enhetens
självvärderingsblankett.
Maj
Kvalitetsgrupp vid SVC är under
planering sedan slutet av 2014. Den
tillsätts i början av året och kommer
att hjälpa till med kvalitetsarbetet.
3.12, 3.14
Det kunde observeras att
vårdkedjan fungerade bra och den
värderades med jämna mellanrum,
t.ex. enligt behovet av
intervallvårdsplatser
Tillgången på intervallvårds-platser
borde planeras, så att tillgången på
platser är tillräcklig. Behovet är på
stigande sedan någon månad
tillbaka.
SAS-gruppen tog beslut redan på
första mötet efter auditeringen på
begäran av avdelningsskötaren att
öka intervallplatsantalet från två till
tre.
3.31
Verksamhetsdirektiv visade sin
frånvaro i skriftlig form, men det
finns en levande muntlig kultur av
olika direktiv som diskuteras under
kaffepauser m.m.
Verksamhetsdirektiven som finns
tillgänga på Tietopakki borde
användas i större utsträckning, plus
att SVC:s egna direktiv borde sättas
i skriftlig, elektronisk form, så att de
är lättillgängliga för personalen.
Fördragningslistor och
mötesprotokoll, kunde med fördel
finnas i elektronisk form på
Tietopakki av samma skäl som
ovan.
Verksamhetsdirektiven finns nog
Mars 2015 Carina
redan i skriftlig form till viss del, men
Lindh,
de finns inte på Tietopakki utan på
Guadalupe
V: Sandbacka. Överföring görs av
Vázquez
det som finns. Nya
Sánchez
verksamhetsdirektiv kommer att
komma i samband med att
verksamhetsformen ändras 2016.
Som tidigare beslutats kommer inte
föredragningslistor och protokoll att
finnas på Tietopakki, eftersom dessa
innehåller så mycket interna saker,
20 (21 )
2015 Carina
Lindh,
Guadalupe
Vázquez
Sánchez
Januari
2015
Carina
Lindh
Sisäisten auditointien 2014 -2015 yhteenveto
KRITEERI
HAVAINNOT
Versio
1.0
Päiväys
24.6.2015
Laatija
Tanja Witick
Hyväksyjä
Sote johtoryhmä 18.8.2015
KEHITTÄMISSUOSITUKSET
TOIMENPITEET
AIKA-
VASTUU-
TAULU
HENKILÖ
Hösten
2015-våren
2016
Carina
Lindh, Maija
Juola, Pasi
Paasila
som personalen inte vill att ska läsas
av andra, samt även sådant som
berörs av tystnadsplikten. De finns
istället på V: som kan läsas endast
internt.
3.11
Det kan observeras, att samarbetet
Kronoby och Karleby inte är helt
utvecklat/ integrerat. Alla enheter
internt som externt har inte ännu
riktigt på klart för sig, vilka patienter
som vårdas på SVC. Bristen i stödet
till förmannen visar också på, att ett
nära samarbete mellan olika förmän
på enheterna kunde intensifieras,
nya – erfarna förmän.
En tydligare profilering av SVC
sedan verksamheten förändrades är
eftersträvandsvärt. Det borde
skapas gemensamma
verksamhetsmodell för hur
verksamheten borde fungerar
gällande patienter, personal som
förmän.
Många förändringar är på gång och
vi står mitt i en ny förändring av
åldringshemssidan till effektiverat
servieboende 2016. Efter beslutet
om omändring kommer information
till alla parter att ges.
21 (21 )