Brugermanual i fakturahåndtering

Fakturahåndtering ........................................................................................................2
Fakturaadministration ..................................................................................................2
Godkendelsesflow........................................................................................................2
Automatisk routing af nye fakturabilag .......................................................................6
Kontor og brugere........................................................................................................8
Beløbsgrænser (Prokura) ...........................................................................................14
Arkivadgang ..............................................................................................................16
Filtrering af dimensioner/konteringselementer..........................................................18
Automatisk kontering ................................................................................................28
Fakturabehandling .....................................................................................................33
Faktura(er) til behandling ..........................................................................................33
Gruppering af fakturabilag ........................................................................................34
Filtrering af fakturabilag............................................................................................41
Kontering af fakturalinjer ..........................................................................................42
Opdeling af fakturalinjer............................................................................................49
Etiketter......................................................................................................................53
Videresendelse af fakturabilag ..................................................................................58
Send rykker ................................................................................................................59
Faktura til orientering ................................................................................................61
Søgning i fakturaarkivet ............................................................................................64
Genvejstaster..............................................................................................................65
Fakturahåndtering
Fakturaadministration
Generelt
Udover den generelle brugeropsætning med rettigheder og roller, som gælder på tværs af hele
løsningen, er der også nogle fakturaspecifikke opsætninger. Under "Fakturaadministration" kan man
blandt andet opsætte:






Automatisk godkendelsesflow
Automatisk routing (distribution) af fakturaer
Specielle beløbsgrænser for kontor og brugere
Differentieret arkivadgang til fakturabilag
Filtrering af dimensioner/konteringselementer
Automatisk kontering af fakturabilag (uden indkøbsordre)
Godkendelsesflow
Generelt
Under fakturaadministrationen kan man opbygge et automatisk godkendelsesflow, som styres
hierarkisk på kontorniveau. Vælger en Rekvirent at varemodtage uden at vælge en bestemt
disponent, vil fakturabilaget automatisk ”søge” efter en disponent i samme ”Kontor”. Hvis der ikke
findes en disponent i samme kontor, vil fakturabilaget automatisk "søge" et niveau op i hierarkiet.
Er der flere disponenter i samme ”Kontor”, kan man vælge en kontordisponent, som alle
fakturabilag automatisk sendes til.
Man kan også vælge at overstyre/kombinere det hierarkiske godkendelsesflow og route på
kontering, dvs. at en rekvirent konterer et fakturabilag og trykker på knappen ”Bekræft
varemodtag”. Derefter vil fakturabilaget automatisk blive routet til den ansvarlige disponent for den
valgte kontering.
Godkendelsesflow - senarier
Senario 1
"Rekvirent RS" varemodtager en faktura på DKK 1.000 under Kontor 4.1. Fakturaen får status
"Varemodtaget" og bliver automatisk sendt til disponenten "Disponent Susanne", som er
"kontordisponent" i samme kontor og har en prokura (beløbsgrænse) på DKK 5.000. Efter
"Disponent Susanne" har godkendt fakturaen, får den status "godkendt" og bliver automatisk
overført til NS.
Senario 2
"Rekvirent RS" varemodtager en faktura på DKK 7.500 under Kontor 4.1. Fakturaen får status
"Varemodtaget" og bliver automatisk sendt til disponenten "Disponent Susanne", som er
"kontordisponent" i samme kontor og har en prokura (beløbsgrænse) på DKK 5.000. Efter
"Disponent Susanne" har godkendt fakturaen, får den status "Godkendt (kræver yderligere
godkendelse)". Da "Disponent Susanne" har overskrevet sin beløbsgrænser, "søger" fakturaen et
niveau op til yderligere godkendelse. Fakturaen ryger automatisk op til disponent "RID5 MD", som
er "kontordisponent" i "Kontor 4". Efter disponent "RID5 MD" har godkendt fakturaen, får den status
"Godkendt" og bliver automatisk overført til NS.
Senario 3
"Rekvirent RS" i Kontor 4.1 konterer en faktura med værdien "8010 - Husleje" i dimensionen
"Indkøbskategori" og varemodtager derefter fakturaen på DKK 1.000. Fakturaen får status
"Varemodtaget" og bliver automatisk sendt til disponent "Disponent RID1", da der er sat en routingregel på "Disponent RID1". Alt der bliver konteret på værdien "8010 - Husleje", vil altid ryge forbi
denne bruger, med mindre rekvirenten specifikt vælger en anden disponent. Efter "Disponent RID1"
har godkendt fakturaen, får den status "Godkendt" og bliver automatisk overført til NS.
Opsætning af kontorgodkender
Sådan tilføjer man en kontorgodkender til et kontor:

Vælg "Fakturaadministration" i topmenuen "Administration".

I hierarkiet til venstre vælger man det kontor, hvor man vil tilknytte en kontordisponent.
Vælg fanebladet "Detaljer", vælg kontordisponenten i dropdown-listen "Kontordisponent",
og tryk til sidst på knappen "Gem".
Opsætning af godkendelsesregel ift. kontering
Sådan sætter man en automatisk godkendelsesregel op ift. konteringen.

Vælg "Fakturaadministration" i topmenuen "Administration".

Vælg brugeren i hierarkiet til venstre, og vælg derefter fanebladet "Omdirigering".

Under "Routing til Disponent - Indkøbskategori" trykker man på knappen "Tilføj", vælger en
værdi i dimensionen "Indkøbskategori" og trykker til sidst "Tilføj".
Automatisk routing af nye fakturabilag
Generelt
Når et fakturabilag "ankommer" til løsningen, vil det automatisk ligge hos fakturafordeleren klar til
distribution, med mindre man har sat automatisk routing op af nye fakturabilag.
Man kan sætte automatisk routing op af nyankomne fakturabilag (uden ordre) med følgende
parametre:





Routing på fortrolighedsniveau
Routing på reference (Nye fakturaer - Ref)
Routing på leverandører (Nye fakturaer - Leverandør)
Routing på bestemte fakturabilag, faktura, kreditnota, rykker og kontoudtog (Alle
fakturaer/kreditnotaer)
Routing på kontering
Ovenstående liste er i prioriteret rækkefølge.
Fakturabilag, som ikke bliver automatisk matchet af den ene eller anden årsag, kan også opsættes
til at blive sendt direkte til en bestemt bruger for yderligere behandling.
Routing af nye fakturabilag (uden ordre)
Sådan sætter du en automatisk routing op på en bruger:

Vælg "Fakturaadministration" i topmenuen "Administration".

Tryk på den bruger, som skal have opsat automatisk routing, og vælg fanebladet
"Omdirigering".

Vælg efterfølgende hvilket parameter der skal routes på.
Nedenfor et eksempel på en opsætning, hvor der vælges at route på referencefeltet med en værdi
"Rid5". Alle fakturabilag, som ankommer til løsningen med "Rid5" i referencefeltet, vil efterfølgende
automatisk blive distribueret til brugeren.
Hvis man prøver at tilføje en automatisk routing, som allerede er opsat på en anden bruger, vil man
få en fejlbesked. Nedenfor et eksempel på en fejlbesked, hvor man kan se hvilken bruger, som
allerede har fået opsat den valgte routing, og i hvilket kontor brugeren hører til.
Benytter man beløbsintervaller, skal man være opmærksom på, at i feltet "Min.beløb" er værdien
inklusiv, hvor den er eksklusiv i feltet "Maks.beløb".
Kontor og brugere
Generelt
I fakturadelen af løsningen kan man oprette kontorer. Kontorer bliver primært brugt til
godkendelseshierarkiet, styring af beløbsgrænser og filtrering af dimensioner/konteringselementer.
Alle brugere, som er oprettet i løsningen og får tildelt en fakturarolle, bliver automatisk "lagt" i
kontoret "Nye brugere". Man kan efterfølgende flytte brugeren(e) til de rigtige kontorer, så det
passer med godkendelsesflowet.
Oprettelse af kontor(er)
Sådan opretter man et kontor:

Vælg "Fakturaadministration" i topmenuen "Administration".

Vælg det kontor, hvor man vil oprette et nyt underkontor i hierarkiet til venstre. Tryk på
knappen "Ny" under "Kontorer". Efterfølgende skal kontoret navngives og have en unik HRnøgle. Tryk til sidst på knappen "Gem".
OBS! Hvis man glemmer at angive en unik HR-nøgle under kontoroprettelsen, kan dette medfører,
at HR-integration mellem indkøb og faktura kommer ud af synkronisering.
Flyt et kontor
Sådan flytter man et kontor:

Vælg det kontor, som det kontor, man vil flytte, ligger i, markér kontoret under "Kontorer",
tryk på knappen "Flyt kontor", og vælg hvilket kontor det skal flyttes til i dropdown-listen.
Tryk til sidst på knappen "Flyt kontor".
Slet et kontor
Man skal gøre følgende for at slette et kontor:

Vælg det kontor, som det kontor, man vil slette, ligger i, markér kontoret under "Kontorer",
og tryk på knappen "Slet". Kontoret bliver nu slettet.
Prøver man at slette et kontor, hvor der enten er oprettet et underkontor eller tilføjet nogle
brugere, får man følgende fejl "Kontoret kunne ikke slettes. Fjern alle brugere og underkontorer".
Flyt en bruger
Sådan flytter man en bruger fra et kontor til et andet:

Vælg "Fakturaadministration" i topmenuen "Administration".

Vælg det kontor, hvor brugeren(e) er tilknyttet, markér brugeren(e), og tryk på knappen
"Flyt bruger". Vælg derefter det kontor, som brugeren(e) skal flyttes til i dropdown-listen,
og tryk til sidst på knappen "Flyt bruger".
Beløbsgrænser (Prokura)
Generelt
Beløbsgrænser (prokura) kan opsættes på den enkelte bruger eller på et kontor, hvor alle brugere i
det pågældende kontor samt underkontorer nedarver beløbsgrænserne.
Selvom en disponent ikke har den fornødne prokura, kan en rekvirent godt sende den til
disponenten. Fakturaen vil da få status “kræver yderligere godkendelse” og vil automatisk søge
efter yderligere godkendelse, til den “rammer” en disponent med den fornødne prokura.
Beløbsgrænser på bruger(e)

Vælg "Fakturaadministration" i topmenuen "Administration".

Tryk på den bruger, som skal have opsat en beløbsgrænse (prokura), og vælg fanebladet
"Beløbsgrænser".

Ønsker man, at brugeren skal have en generel beløbsgrænse, skal man trykke på knappen
"Ny", indtaste beløbet og eventuelt en anden valuta. Til sidst trykker man på knappen
"Gem".

Skal brugeren have opsat en beløbsgrænse (prokura) inden for et interval i en bestemt
dimension/konteringselement, skal man trykke på knappen "Ny", indtaste de relevante
oplysninger og til sidst trykke på knappen "Gem".

Skal brugeren have en bestemt beløbsgrænse (prokura) i en bestemt dimensions/konteringselementsværdi, skal man trykke på knappen "Ny", indtaste beløb, vælge
dimensionen og værdien og til sidst trykke på knappen "Gem".
Arkivadgang
Generelt
Alle rekvirenter og disponenter, som bliver oprettet i fakturadelen, får automatisk adgang til deres
"egne" fakturabilag - de fakturabilag, som de har haft "berøring" med. Fakturafordelere får
automatisk adgang til alle fakturabilag, som ligger i den organisation/institution, som
fakturafordeleren har adgang til.
Ønsker man at give rekvirenter og disponenter yderligere adgang til fakturaarkivet, kan man styre
dette med følgende kriterier:



Adgang til fakturabilag, som er behandlet af en anden bruger
Adgang til fakturabilag, som er behandlet af et bestemt kontor
Adgang til fakturabilag, som er konteret på en bestemt måde
Tildeling af differentieret arkivadgang

Vælg "Fakturaadministration" i topmenuen "Administration".

Tryk på den bruger, som skal have en speciel arkivadgang. Vælg fanebladet "Arkivadgang",
og tryk på knappen "Ny". Vælg nogle værdier under den kategori, som brugeren skal have
adgang til. Husk at trykke på knappen "Gem" til sidst.
Filtrering af dimensioner/konteringselementer
Generelt
Filtrering af kontoplanen samt underliggende dimensioner/konteringselementer gør, at man kan
begrænse brugernes adgang til værdierne i kontoplanen eller de underliggende dimensions- og
konteringselementsværdier. Filtrene kan påføres på bruger- og kontorniveau.
Det anbefales, at man kun bruger filtrering på kontorniveau for at undgå for meget vedligeholdelse.
Oprettelse af filter

I fakturahovedmenuen vælger man "Administration".

Under "Kontoplan og hjælpeværktøj for kontering" vælger man "Filtrering af kontoplan".

Tryk på knappen "Ny", skriv navnet på det nye filter med en eventuel beskrivelse, og tryk
på knappen "Gem".

Som udgangspunkt filtrerer man fra alle oplysninger, som er modtaget fra NS. Man kan dog
også vælge at tage udgangspunkt i et allerede oprettet filter ved at vælge det i dropdownlisten "Basisfilter". Vælg hvilke dimensioner/konteringselementer, som skal filtreres, markér
efterfølgende de værdier, som skal med i filtret, og tryk på pileknappen. Man kan godt have
flere dimensioner/konteringselementer samt værdier i et filter. Når man er færdig, skal
man trykke på knappen "Gem".
Rediger filter
Skal man redigere et allerede oprettet filter, gør man følgende:

Vælg det ønskede filter i dropdown-listen "Vælg filter".

Lav de ønskede tilretninger, og tryk derefter på knappen "Gem".
Slet filter

I dropdown-listen "Vælg filter" vælger man det filter, som skal slettes.

Tryk derefter på knappen "Slet", hvorefter filtret bliver slettet.

Er filteret allerede tilknyttet et kontor eller en bruger, kan man ikke slette det, og man vil få
følgende fejlbesked "Filtret er i brug. Slå filtret fra, før du sletter det". Fjern filtret på de
pågældende kontor(er)/brugere(e), og slet efterfølgende filtret.
Tildeling af filter på kontorniveau

Vælg "Fakturaadministration" i topmenuen "Administration".

I hierarkiet til venstre vælger man det kontor, som skal have tilknyttet et filter. Vælg
fanebladet "Filtrering", og marker boksen "Anvend dit eget filter for denne enhed". Vælg
derefter det filter, som skal benyttes i dropdown-listen "Filter", og tryk til sidst på knappen
"Gem".
Tildeling af filter på brugerniveau

Vælg "Fakturaadministration" i topmenuen "Administration".

I hierarkiet til venstre vælger man den bruger, som skal have tilknyttet et filter. Vælg
fanebladet "Filtrering", og marker boksen "Anvend dit eget filter for denne enhed". Vælg
derefter det filter, som skal benyttes i dropdown-listen "Filter", og tryk til sidst på knappen
"Gem".
Se hvem som har fået tildelt et filter
I løsningen findes der to måder at se, hvem som har fået tilknyttet et filter. Man kan trække en
rapport over hele organisationen og se, hvem og hvilke kontorer som har fået et filter tilknyttet,
eller man kan tilgå det enkelte filter og se, hvem og hvilket kontorer det er tilknyttet.
Nedenfor et eksempel på en rapport, som viser hvilke brugere og kontorer, som har fået tilknyttet
et filter.
Nedenfor et eksempel på en filtervisning, som viser, hvilke brugere og kontorer som er tilknyttet.
Automatisk kontering
Generelt
I løsningen kan man sætte en automatisk kontering op på udvalgte leverandører, så
fakturaerne/kreditnotaerne automatisk bliver konteret ved ”ankomst”.
Oprettelse af automatisk konteringsregel
For at sætte en automatisk kontering op for en leverandør skal man gøre følgende:

I faktura hovedmenuen vælger man "Administration".

Under "Kontoplan og hjælpeværktøj for kontering" vælger man "Automatisk kontering".

Tryk på knappen "Tilføj", navngiv den nye konteringsregel, skriv en eventuel beskrivelse og
tryk på knappen "Gem".

Konteringsskabelonen er nu oprettet, og tryk på ikonet "Vis automatisk kontering" for at
tilføje værdier.
Først vælger man de leverandører, som skal tilknyttes den automatiske kontering på
"Kontorartikler" ved at trykke på knappen "Tilføj". Vælg derefter en leverandør i dropdrown-listen,
og tryk til sidst på "Gem".

Efterfølgende skal man vælge hvilken kontering, som skal tilknyttes de valgte leverandører.
Under "Felt" trykker man på "Tilføj", vælger en dimension/konteringselement i dropdown
feltet "Felt", og vælger derefter hvilken værdi man ønsker. Til sidst trykker man på "Gem".
Rediger en automatisk konteringregel
Har man allerede oprettet en automatisk kontering, men ønsker at rette, slette eller tilføje nogle
"værdier", skal man trykke på ikonet "Vis automatisk kontering" på den ønskede regel.
Herefter kan man tilføje/slette leverandører og tilføje, slette og rette konteringsværdier.
Slet en automatisk konteringsregel
Ønsker man at slette en automatisk konteringsregel, skal man markere reglen og trykke på
knappen "Slet". Reglen er derefter slettet.
Fakturabehandling
Faktura(er) til behandling
Generelt
Under ”Faktura(er) til behandling” kan man se alle de åbne fakturabilag, som ligger i den valgte
institution. For at danne sig et hurtigt overblik eller fremsøge specielle fakturabilag kan man vælge
gruppering, filtrering på faktura- eller linjeniveau eller at sortere i kolonnerne.





"Fakturaniveau" er en visning af fakturabilag på hovedniveau
"Linjeniveau" er en visning af fakturabilag på linjeniveau, da fakturabilag kan deles op på
flere linjer og sende til forskellige brugere
"Filtering", kan ske på "Fakturaniveau" og på "linjeniveau"
"Gruppering" af fakturbilag kan kun ske på "Fakturaniveau" og vil dele fakurabilagene op i
"bunker"
"Etiketter", man kan markere fakturabilag med forskellige etiketter
Gruppering af fakturabilag
Gruppering på "Bilagstype"
Vælger man at gruppere på "Bilagstype", bliver fakturabilagene delt op i:




Faktura
Kreditnota
Kontoudtog
Rykker
Gruppering på "Status"
Vælger man at gruppere på "Status", bliver fakturabilagene delt op i følgende "arbejdsopgaver":




"Andre opgaver regnskab" – afviste fakturabilag, fakturabilag som er ”fejlet” i workflowet,
eller fakturabilag som er genåbnet grundet fejl i NS
"Klar til overførsel" – fakturabilag som er færdiggodkendte og klar til overførsel til NS (der
kan også sættes automatisk overførsel op)
"Nye" – fakturabilag som er ankommet i løsningen, hvor der ikke er sat en automatisk
routing op, og som venter på at blive distribueret
"Ude til behandling" – fakturabilag som ”ligger” til varemodtagelse eller godkendelse i
organisationen
Gruppeing på "Forfaldsdato"
Gruppering på "Forfaldsdato" vil dele fakturabilagene i "bunker" fordelt på forfaldsmåned.
Gruppering på "Fakturadato"
Gruppering på "Fakturadato" vil dele fakturabilagene op i "bunker" fordelt på fakturadatoen (pr.
måned).
Gruppering på "Leverandør"
Gruppering på "Leverandør" vil dele fakturabilagene op alfabetiske "bunker" på leverandørerne.
Gruppering på "Valuta"
Gruppering på "Valuta" vil dele fakturabilagene op i "bunker" fordelt pr. valuta.
Gruppering på "Bruttobeløb"
Gruppering på "Bruttobeløb" vil dele fakturabilagene op i intervaller ift. bruttobeløbene.
Gruppering på "Resterende dage før forfald"
Gruppering på "Resterende dage før forfald" vil dele fakturabilagene op i datointervaller fordelt på
forfaldsdato.
Filtrering af fakturabilag
Filtrering på fakturahoved
Filtrering på "Fakturaniveau" kan kombineres på mange forskellige måder:




Status
o
Alle
o
Nye
o
Klar til overførsel
o
Andre regnskabsopgaver
o
Ude til behandling
Bilagstype
o
Faktura
o
Kreditnota
o
Kontoudtog
o
Rykker
Resterende dage før forfald
Fritekstsøgning på
o
Leverandør
o
Fakturanummer
o
Reference
Nedenfor et eksempel på en filtrering, hvor der filtreres på fakturanr.
Filtrering på fakturalinje
Filtrering på "Fakturalinje" kan kombineres på mange forskellige måder:





Bilagstype
o
Faktura
o
Kreditnota
o
Kontoudtog
o
Rykker
Status
o
Alle
o
Godkendelse er afvist
o
Godkendt (kræver yderligere godkendelse)
o
Til varemodtagelse
o
Godkendt
o
Ny
o
Varemodtagelse er bekræftet
o
Tilbagekaldt
o
Afsluttet
o
Til godkendelse
o
Varemodtagelse er afvist
Behandles af – filtrering på en bestemt bruger
Resterende dage før forfald
Dage hos behandler – hvor mange dage den har ligget til behandling
Nedenfor et eksempel, hvor der filtreres på fakturalinje efter "Resterende dage før forfald" på 5
dage.
Kontering af fakturalinjer
Manuel kontering
”Finanskonto”, ”Varekonto” og ”Anlægskonto” er altid obligatoriske konteringselementer i NS og
derved de primære konteringselementer i løsningen. Det vil sige, at en af disse konteringselementer
altid skal være udfyldt i en konteringsstreng. Hvis man vælger en værdi i ”Konto”, blankes
"Varekonto" og ”Anlæg” og vice versa. Det er således kun muligt at angive en værdi i den ene af de
primære konteringselementer. Efter man har valgt en en værdi i en af de primære
konteringselementer, vil man efterfølgende blive præsenteret for alle de sekundære
konteringselementer.
Sådanne konteres en fakturalinje:

I fakturavisningen trykker man på ikonet "Rediger".
Man vil efterfølgende blive præsenteret for de primære konteringselementer samt "Alias", som man
har til "rådighed". Vælger man en værdi i en af konteringselementerne, vil man automatisk blive
præsenteret for de "sekundære" konteringselementer.
Nedenfor et eksempel på en kontering, hvor man har valgt en værdi "Konto" og efterfølgende bliver
præsenteret for resten af konteringselementerne.
Når man har valgt den ønskede kontering, skal man trykke på ikonet "Gem"
Historisk kontering
I løsningen kan man også benytte sig af historisk kontering på baggrund af, hvordan fakturaer fra
den pågældende leverandør tidligere er konteret. De konteringsforslag, man kan vælge imellem, er
de mest brugte konteringer på de sidste 10 overførte fakturaer fra leverandrøren.
Sådan benytter man historisk kontering:

I fakturavisningen trykker man på ikonet "Rediger".

Tryk derefter på ikonet "Historisk kontering".

Herefter vil man blive præsenteret for de valgmuligheder, som er på den pågældende
leverandør. Tryk på knappen "Vælg" for at vælge den kontering, som passer. Man kan lave
en mouse-over på det lille ikon "tekstboks" for at se navnet på konteringsværdien.
Tilknyt konteringsskabelon
Modtager man fakturaer, som altid skal konteres på flere fakturalinjer og på forskellige
konti/dimensioner, kan man oprette en ”Konteringsskabelon” eller bruge en allerede oprettet
skabelon.
Sådan tilknytter man en konteringsskabelon til en fakturalinje:
I fakturavisningen trykker man på knappen "Konteringsskabeloner", vælg den ønskede skabelon i
dropdown menuen og tryk på knappen "Anvend".
Efterfølgende vil man kunne se opdelingen fra konteringsskabelonen med fordelingen af beløb og de
enkelte konteringer.
Opret konteringsskabelon
Det er kun Fakturafordeleren, som kan oprette konteringsskabeloner, som kan ses og bruges af alle
andre. Opretter en Rekvirent eller en Disponent en konteringsskabelon, kan denne kun benyttes af
personen selv. På konteringsskabeloner sætter man ikke et "fast beløb", men en fordelingsnøgle
samt dimensions- og konteringselementsværdier på linjeniveau.
Sådan opretter man en konteringsskabelon:

Marker de fakturalinjer, som skal være udgangspunktet i konteringsskabelonen. Tryk på
knappen "Konteringsskabelon", og tryk derefter på knappen "Opret ny skabelon".

Navngiv herefter skabelonen og marker "Kan anvendes af alle", hvis skabelonen skal være
tilgængelig for alle. Tryk til sidst på "Gem", og skabelonen er oprettet.
Massekontering
Ønsker man at kontere eller rette konteringen på flere linjer, kan man benytte sig af funktionen
”Massekontering”.
Man vælger de fakturalinjer, som skal massekonteres og trykker på knappen ”Massekontering”.
Derefter indtaster/vælger man den ønskede kontering og trykker på knappen ”Gem”.
Efterfølgende bliver de valgte konteringslinjer opdateret.
OBS - Når man massekonterer, vil alle dimensioner og konteringsfelter blive vist. De værdier, som
vises, er ikke påvirket af konteringsregler som ved ordinær kontering. Når man normalt konterer på
konto, tager den automatisk de defaulte værdier (momskode etc.), hvilket ikke sker, når man
massekonterer.
Indlæsning af konteringslinjer fra Excel
Har man en faktura, som skal konteres på mange linjer, og har man konteringsgrundlaget i Excel,
kan man uploade fakturalinjerne direkte fra Excel.

I fakturavisningen trykker man på ikonet "Avanceret opdeling".
Tryk derefter på knappen "Indlæs konteringslinjer", og vælg derefter Excelfilen og den skabelon,
som skal benyttes. Tryk til sidst på knappen "Indlæs".
Alle konteringslinjerne fra Excelfilen vil nu blive vist med beløb og den valgte kontering. Marker alle
linjerne, og tryk på knappen "Gem".
OBS - Hvis bruttobeløbet fra fakturaen ikke passer med bruttobeløbet i Excelfilen, vil der automatisk
blive oprettet en "Balancelinje" med det resterende beløb.
Opret indlæsningsskabelon fra Excel
Sådan opretter du en indlæsningsskabelon fra Excel.

I fakturavisningen trykker man på ikonet "Avanceret opdeling".

Tryk derefter på knappen "Indlæs konteringslinjer", vælg din Excelfil og tryk på knappen
"Opret/rediger valgt skabelon".

Navngiv skabelonen, skriv en eventuel beskrivelse og hvilken række i Excelfilen, den skal
starte udlæsningen fra. Når disse ting er valgt, skal man trykke på knappen "Tilføj".

Åben derefter Ecxelfilen, så man kan se, hvilket kolonner man skal henvise til.

Vælg hvilke kolonner i Excelfilen, som skal referere til dimensioner/konteringselementer i
løsningen, og slut med at trykke på knappen "Gem".
Opdeling af fakturalinjer
Manuel opdeling af fakturalinje
Ønsker man at opdele fakturalinjen i flere linjer, kan dette gøres manuelt. Ændres fakturalinjens
beløb, vil løsningen automatisk oprette en ny fakturalinje, så beløbet passer med fakturaens
totalbeløb.

I fakturavisningen trykker man på ikonet "Rediger".

Efterfølgende indtastes det ønskede beløb i feltet "Bruttobløb". Man kan også benytte sig af
de fire grundlæggende regnearterne ”+”, ”-”, ”*”, ”/”. Beløbet vil efterfølgende blive
udregnet automatisk.


Nedenfor er et eksempel, hvor man vælger at dividere fakturalinjens beløb med tre.
Efterfølgende oprettes der en ny fakturalinje med det resterende beløb.
Avanceret opdeling af fakturalinjer
Løsningen understøtter en hurtig og enkelt proces for at dele en fakturalinje op på flere linjer, enten
som en procentvis eller en ligelig fordeling.

I fakturavisningen trykker man på ikonet "Avanceret opdeling".

Vælg derefter den fakturalinje, som skal skal opdeles. Tryk på knappen "Opdel", og tag
stilling til, hvordan og hvor mange linjer den skal opdeles i. Tryk på knappen "Opdel", når
du er færdig.

Efter man har trykket på knappen "Opdel", vil linjen automatisk blive opdelt. Marker
linjerne, og tryk på knappen "Gem" for at bekræfte opdelingen.
Opdel fakturalinjen fra e-faktura
Ønsker man at opdele fakturaen (e-faktura og ikke en manuelt oprettet faktura) på flere linjer på
baggrund af oplysninger fra originalfakturaen med bliagstekst og beløb, skal man gøre følgende:

I fakturavisningen trykker man på ikonet "Avanceret opdeling".

Tryk derefter på knappen "Opdel fra e-faktura".

Efter man har trykket på knappen "Opdel fra e-faktura", vil linjerne automatisk blive
afløftet. Tryk på knappen "Gem" for at bekræfte opdelingen.
Nedenfor et eksempel på en faktura, hvor man har opdelt den på baggrund af oplysningerne fra
fakturaen.
Etiketter
Hvad bruges etiketter til?
Etiketter er primært et redskab, som ”Fakturafordeleren” kan anvende til at gruppere de fakturaer,
som er til behandling i løsningen. Det er ”Fakturafordeler”, som opretter, sletter og vedligeholder
etiketter i organisationen eller regnskabsenheden.
”Fakturafordeler” kan altid tilføje eller fjerne en etiket på et bilag, så længe det er ”åbent”.
”Rekvirent” og ”Disponent” kan kun tilføje eller fjerne etiketter på de bilag, som de har til
behandling.
Nedenfor et eksempel på en fakturaoversigt, hvor ”Fakturafordeler” kan se, hvor mange bilag som
har fået tilknyttet etiketten ”Afventer kreditnota”. Trykker ”Fakturafordeleren” på knappen ”Afventer
kreditnota”, kan han se de bilag, som har fået tilknyttet den etikette.
Se tilknyttede etiketter på fakturavisningen
Hvis en faktura har fået tilknyttet en etikette, kan man se den på fakturahovedet, som vist i
nedestående eksempel.
Oprettelse af etiketter
For at oprette en ny fakturaetikette skal man gøre følgende:

Tryk på knappen "Administration"

Under administration vælges knappen "Etiketter (faktura)".

Tryk derefter på knappen "Ny". Indtast navnet på etiketten, eventuelt en beskrivelse, og
tryk til sidst på knappen "Gem".
Sletning af etiketter
Ønsker man at slette en etikette, skal man markere den pågældende etikette under "Etikette
administrationen" og trykke på knappen "Slet".
Redigering af etiketter
Ønsker man at ændre navnet på en allerede oprettet etikette, skal man trykke på ikonet "Blyant",
skrive det nye navn og trykke på knappen "Gem" under "Etikette administrationen".
Tildeling af etiketter
I fakturavisningen på fakturahovedet trykker man på knappen "Etiketter", derefter vælger man den
etikette, som man ønsker at tilføje i dropdown menuen og til sidst trykker man på knappen "Tilføj".
Fjern etiketter
I fakturavisningen på fakturahovedet, trykker man på knappen "Etiketter". Derefter vælger man
den etikette, som man ønsker at fjerne i dropdown menuen, og til sidst trykker man på knappen
"Fjern" eller "Fjern alle".
Videresendelse af fakturabilag
Videresendelse af fakturabilag til en anden regnskabsenhed
Ønsker man at videresende et fakturabilag til en anden regnskabsenhed, skal man tilgå "Faktura til
behandling".

I fakturaoversigten markerer man den/de fakturabilag, som man ønsker at videresende til
en anden regnskabsenhed, og trykker på knappen "Videresend".

Vælg derefter den regnskabsenhed i dropdown-menuen "Videresend til" og tryk på knappen
"Videresend". Fakturabilaget(ene) vil efterfølgende "forsvinde" fra det regnskab, du har
videresendt fra og ankomme til det nye regnskab.
Send rykker
Generelt
Der er 2 muligheder for at sende rykker(e) ud til brugerne:
1.
2.
Udsendelse af rykker(e) via "Faktura til behandling", her kan man vælge at sende
rykkere ud på flere fakturabilag adgangen.
Udsendelse af rykker fra fakturavisningen, her kan man sende en rykker på det
pågældenende fakturabilag.
Send rykker fra "Faktura til behandling"
Under "Faktura til behandling" skal man trykke på knappen "Linjeniveau", markere de fakturalinjer,
som man ønsker, der skal rykkes på, og til sidst trykke på knappen "Send rykker". Efterfølgende vil
der automatisk blive sendt en rykker til de brugere, som har de valgte fakturalinjer til behandling.
Send rykker fra fakturavisningen
Under fakturavisningen markerer man de fakturalinjer, som man ønsker, der skal rykkes på, og
trykker derefter på knappen "Send rykker". Efterfølgende vil der automatisk blive sendt en rykker til
de brugere, som har de valgte fakturalinjer til behandling.
Faktura til orientering
Send faktura til orientering
I fakturavisningen kan en bruger også vælge at sende en faktura til orientering. Faktura til
orientering er ikke en del af godkendelsesprocessen; blot en orientering, som modtageren skal
bekræfte. Faktura til ”Orientering” bliver logget i IFS, men brugeren har ”kun” se-rettigheder til
fakturaen.
Sådan sender man et fakturabilag til orientering:

I fakturavisningen trykker man på fanebladet "Orientering".

Efterfølgende trykker man på knappen ”Send til orientering”, vælger en bruger og trykker
på knappen ”Send”.
Bekræft faktura til orientering
Faktura, som er blevet sendt til "Orientering" til en bruger, vil blive "liggende" hos brugeren, indtil
den er blevet "bekræftet", eller at afsender har kaldt den tilbage. Brugeren kan se, hvor mange
fakturaer som ligger til "Orientering", enten i dashboardet eller i overblikket over fakturahandlinger.
Sådan bekræftes en faktura til "Orientering".

I fakturaoverblikket trykker man på knappen "Faktura(er) til orientering".

Derefter vælger man den faktura, som man ønsker at bekræfte.

Den pågældende faktura bliver vist, og brugeren kan trykke på "Arkivér" for at bekræfte
den.
Kald faktura til orientering tilbage
Fakturaer, som er sendt til "Orientering", kan også kaldes tilbage.
Sådan kalder du en fakutura til "Orientering" tilbage:
I fakturavisningen vælger man fanebladet "Orientering". Derefter markerer man den faktura, som
man ønsker at kalde tilbage, og til sidst trykker man på knappen "Kald tilbage".
Søgning i fakturaarkivet
Fakturasøgning
I fakturaarkivet kan man søge på alle fakturabilag i løsningen. Bilagssøgningen er delt op på fire
overordnede søgekriterier samt en masse underliggende felter. Alle disse søgekriterier kan
kombineres, som man vil.
Fakturahoved – Søgning på originalbilagets stamoplysninger











Bilagsnr. - det nummer bilaget får tildelt ved overførslen til NS
Leverandør (leverandørnavn, nr., CVR-nr. og sekundær identifikation)
Fakturanr.
Bilagstype – faktura, kreditnota, kontoudtog eller rykker
Bruttobeløb – til og fra beløb
Valuta
Fakturadato – til og fra
Ankomstdato – til og fra dato ift. hvornår bilaget er ankommet til IndFak2
Forfaldsdato – til og fra
Reference – bilagsreferencen
Bilagstekst
Dokumentstatus – søgning på hvilken status bilaget har i IndFak2/NS

Dokumentstatus – hvilken status har bilaget i IndFak2
o
”Til behandling” – bilaget ”ligger” stadig i IndFak2
o
”Videresendt” – bilaget er videresendt til en anden organisation
o
”Overført” – bilaget er overført til NS
o
”Slettet” – bilaget er slettet manuelt i IndFak2

NS Status – bilagsstatussen for overførte bilag i NS
o
”Afventer status” – der er ikke modtaget en applicationsresponse fra NS
o
”Afvist – Teknisk” – bilaget er blevet afvist i NS grundet tekniske problemer
o
”Afvist – Forretningsmæssigt” – bilaget er blevet manuelt afvist i NS
o
”Accepteret” – bilaget er blevet modtaget i NS
o
”Bogført” – bilaget er blevet bogført i NS, men ikke betalt
o
”Betalt – delvist” – bilaget er blevet bogført i NS, og dele af beløbet er blevet betalt
o
”Betalt – helt” – bilaget er blevet bogført i NS, og hele beløbet er blevet betalt
Kontering – søgning på konteringen for konto/dimensioner

Her kan man søge på alle de konto- og dimensionsværdier, som bilagene er konteret på
Behandling – søgning på brugere eller handlinger




”Behandlet af” – hvilke bilag har været behandlet af en bestemt bruger
"På kontor” – hvilke bilag har været behandlet i et bestemt kontor (kan inkludere
underkonto)
”Udført handling” – hvilken handling er blevet udført
”Behandlingsdato" – til og fra
Genvejstaster
Generelt
For at lette arbejdet og undgå for mange museklik er der indarbejdet en masse genvejstaser i
fakturadelen.
Genvejstaster i overbliksbillede





"F2", Til varemodtagelse - åbner listen over de fakturabilag, som man har til
varemodtagelse
"F3", Til godkendelse - åbner listen over de fakturabilag, som man har til godkendelse
"F6", Fakturaarkiv - åbner fakturaarkivet
"F8", Til behandling - åbner listen over alle "aktive" fakturabilag, som ligger i regnskabet
"F9", Opret faktura - åbner skabelonen til oprettelse af en manuel faktura
Genvejstaster i fakturaoversigten










"CTRL+F" - Aktiver eller deaktiver filtrering
"CTRL+G" - Aktiver eller deaktiver gruppering
"CTRL+Pil ned" - Bladr ned i listen
"CTRL+Pil op" - Bladr op i listen
"CTRL+PgUp" - Vælg næste side
"CTRL+PgDn" - Vælg forrige side
"CTRL+Space" - Vælg faktura
"CTRL+A" - Vælg alle fakturaer på siden
"CTRL+I" - Vælg fakturadetaljer for valgte faktura
"F7" - Tilbage til Overbliksbillede
Genvejstaster i fakturavisningen
Fakturahoved




"F7" - Tilbage til Fakturaer til behandling, eventuelt Hovedkonsol
"F8" - Vælg forrige faktura i udvalget
"F9" - Vælg næste faktura i udvalget
"CTRL+S" - Gem fakturahovedet
Konteringslinje(r)







"CTRL+Pil ned" - Bladr ned i fakturaelementerne
"CTRL+Pil op" - Bladr op i fakturaelementerne
"CTRL+Space" - Vælg fakturalinje
"CTRL+A" - Vælg alle fakturafakturalinjer
"CTRL+E" - Rediger valgte fakturalinje
"CTRL+S" - Gem den åbne fakturalinje
"CTRL+L" - Luk den åben fakturalinje uden at gemme ændringer





"CTRL+D" - Åben "Distriburtion"
"CTRL+Shift+X" - Åben konteringsskabeloner
"CTRL+Shift+Z" - Fortryd opdeling
"CTRL+Shift+D" - Åben bilagstekst
"CTRL+Shift+C" - Åben kommentar
Faktura til varemodtagelse (Rekvirent)






"CTRL+SHIFT+Y" - Bekræft varemodtagelse
"CTRL+SHIFT+N" - Afvis varemodtagelse
"CTRL+SHIFT+X" - Konteringsskabelon
"CTRL+SHIFT+Z" - Fortryd opdeling
"CTRL+SHIFT+C" - Kommentar
"CTRL+SHIFT+D" - Bilagstekst
Faktura til godkendelse (Disponent)






"CTRL+SHIFT+Y" - Godkend
"CTRL+SHIFT+N" - Afvis godkendelse
"CTRL+SHIFT+X" - Konteringsskabelon
"CTRL+SHIFT+Z" - Fortryd opdeling
"CTRL+SHIFT+C" - Kommentar
"CTRL+SHIFT+D" - Bilagstekst