Referat af møde i Viborg Idrætsråd
Dato:
Sted:
Til stede:
Afbud:
Referent:
12. februar kl. 17:00 – 22:00
Viborg Idrætsråd, Skottenborg 12 – 14
Peder B. Pedersen, Preben Jensen, Rikke Agerholm, Inger Kargo, Henrik
Bangshøj, Tine Wilsøe, Peter Mandrup
Poul Johannessen, Jens Ejnar Hansen, Ole S. Nielsen, Louise Frost Krogh
Morten Erfurth
15001:
Sportsmester (behandlet elektronisk)
Viborg Elite tildeles indstillingsret af talenter til hædring ved
Sportsmesterarrangementerne. Talenter repræsenterer således Viborg Elite.
15002:
Godkendelse af referat
Godkendt
15003:
Meddelelser
 Info om fodboldundersøgelsen, version 2015
 Sports Academi Viborg, henvendelse fra Olympia
 Bjerringbro Cross
 Januar hilsen fra Viborg Innovationsfond, bilag 1
 Skal idrætten være for alle? Invitation fra Skive Idrætsråd, bilag 2
 Artikel fra Skive Folkeblad om ROS afslutning, bilag 3
 Håndbold i Viborg Stadionhal
 Turistforeningen inviterer til generalforsamling d. 30. marts
 Kontorfællesskab med andre organisationer
 Erhvervsrådet inviterer til generalforsamling
 Viborg Handel inviterer til generalforsamling
 Innovationsfonden inviterer til generalforsamling
 Julehilsen fra erhvervsrådet
 ME orienterer om besøg i Holland med DIF
 ME inviteret til kvartalsvise chefmøder med KSE
 Børnenes Ven
 Søndersøløbet og støtte til Børnenes Ven
 SIK og kunstgræsbaner behandles som en sag på kommende bestyrelsesmøde
 PJ er gået ind i bestyrelsen for Innovationsfonden og særligt arbejdet omkring
forbindeing af søerne
 Er der anledning til at fordre yderligere samarbejde mellem grupperinger af klubber
 Rikke orienterede om forestående flytning til Dubai. Rikke er ikke på valg og
bestyrelsen ønsker at fastholde Rikke som en del af Viborg Idrætsråd. Således
afprøves tekniske løsninger, som kan sikre Rikkes fortsatte deltagelse i og bidrag til
Viborg Idrætsråd. Der er enighed om, at såvel Rikke som den øvrige bestyrelse skal
sige fra, hvis det viser sig at være uhensigtsmæssigt. På repræsentantskabsmødet vil
vi fremlægge, at vi har tænkt os at agere således i forhold til Rikkes deltagelse.
Således kan vore foreninger tage stilling til, om de synes det er OK.
15004:
Klubhusundersøgelsen
Den i bilag 1 præsenterede indstilling godkendes, således at der arbejdes videre med
politiske drøftelser med KFU omkring en første investering i størrelsesorden 1.5 mio. kr.
Endvidere lægges op til en fase 2 i efteråret 2015, hvor der både indhentes ansøgninger
vedr. energi og vedr. klubhusforbedringer. I den sammenhæng forestår en politisk drøftelse
af balancen mellem energiforbedringsansøgninger og mere almene ansøgninger omkring
forbedringer af klubhuse.
I dialogen med KFU foreslår Viborg Idrætsråd, at klubberne får lov til at igangsætte og
lægge ud for aftalte opgaver efter godkendelse fra Viborg Idrætsråd.
Spørgsmålet vedr. bygherre drøftes videre.
Drøftelserne med KFU skal være færdiggjort således, at vi i forbindelse med
repræsentantskabsmødet kan fremlægge en godkendt investeringsplan.
15005:
Regnskab
Godkendt.
I forlængelse heraf drøftede muligheden for at udbyde hjælp til foreninger, der benytter
Conventus i lighed med den hjælp vi udbyder i fht. Winkas.
15006:
Opsamling på og resultat af udviklingsproces
Viborg Idrætsråd har gennem det seneste år gennemført en proces, hvor vi har set nærmere
på os selv og vore ydelser. Vi har i processen spurgt vore foreninger og Viborg Kommune
om deres syn på Idrætsrådet og vore ydelser. Bestyrelse og personale har drøftet nutid og
fremtid på baggrund af indhentede data og forventninger til idrættens udvikling.
Processen (der jo i sig selv er fortsættende) har en første kulmination med beslutning om
ændringer i de serviceydelser, som Viborg Idrætsråd udbyder, samt i vores måde at
organisere Viborg Idrætsråd på, herunder vores politiske arbejde i bestyrelsen.
Følgende konkrete handlinger besluttedes:
1. Følgende ydelser/arbejdsopgaver afvikles
a. Aktivitetskatalog
b. Arbejdsmæssig støtte til events, der ikke har et idrætsperspektiv (politisk støtte uændret)
c. IT Raketten
d. Fundraising
2.
3.
4.
5.
6.
7.
e. Kopiering og Lay out
f. Lov om hold af heste
g. Eventyrligsport
h. Politisk vennesystem
i. Alle eksisterende udvalg nedlægges (med mulighed for revitalisering)
Materialebanken overgår til løntilskudsmedarbejder
Rullende opjustering af ressourcer til det politisk/analytiske arbejde
Reorganisering. ALLE nuværende udvalg nedlægges:
a. Idrættens børn og unge
b. Idrættens social
c. Idrættens NMP
d. Idrættens forebyggelse
e. Idrættens regionale samarbejde
f. Idrættens IT
g. Idrættens Fælles Indkøb
h. Idrættens Netværk og udvikling
i. Idrættens Markedsføring, PR og Sponsorer
j. Kommunikation
k. Viborg Elite
l. Tennis
m. Fodboldundersøgelsen
n. Ridesport
o. Golf
p. Rekruttering & Fastholdelse
q. Håndbog
r. CV lister
s. Afbureaukratisering
t. Generation Handball
u. Klubhusanalyse
Der etableres en ny bestyrelsesstruktur (visualiseret i bilag 1 A og 1 B) indeholdende en
formand og en næstformand samt 3 hovedingredienser:
a. Kontaktforeninger, bilag 1C. I det kommende halvår afprøves modellen omkring
kontaktforeninger ved at hvert bestyrelsesmedlem besøger 2 foreninger på foreningernes
bestyrelsesmøder. Efterfølgende drøftes, hvilken kontaktforeningsmodel, der
fremadrettet vil fungere bedst.
b. Politisk repræsentation. Visuelt grupperet, men indenfor grupperinger er der forskellige
ansvarsområder med forskellig politisk ansvarshavende.
c. Ad hoc arbejdsgrupper (med præcise kommissorier, herunder tidsplaner)
Skriftlige rammer for vores arbejde gendrøftes & revideret
a. Forventningsdokument for opgaver for medlemmer af bestyrelsen, bilag 2
b. Forretningsorden for bestyrelsen, bilag 3
c. Årshjul for bestyrelsen, bilag 4
d. Kommissorier for de ad hoc arbejdsgrupper, der nedsættes, bilag 5
Vi fortsætter påbegyndte forberedelse af den fremtidige idrætspolitik
a. Forventninger til nøgletemaer er drøftet og præciseret
b. Ord på indholdsdel i fht. nøgletemaer er påbegyndt på inspirationstur, herunder info fra
DIF rapport, der også er relevant i det videre forløb
c. Udfoldelse af vores yderligere arbejde med idrætspolitikken drøftes i foråret 2015
8. Følgende data indhentes årligt mhp. refleksion og løbende revurdering af indsatsområder:
a. Timeforbrug bestyrelse
b. Timeforbrug sekretariat
c. Ydelsernes timepris
d. Ydelsernes synlighed i medierne (avisartikler)
e. Ydelser, der giver kontakt til mange foreninger (konsulentmøder og lign.)
f. Ydelser, der giver kontakt til selvkørende foreninger
g. Medlemsforeninger & medlemstal
Muligheden for en ny TusindTakTræner kampagne blev vendt ud fra det perspektiv, at det
var utrolig vellykketog givende for idrætten i Viborg Kommune.