Informationsbrev vedr. sponsorstævne 2015
Sponsorstævnet afholdes lørdag den 19. september 2015 i Fløng Svømmehal, Fløng
Byvej 24, 2640 Hedehusene.
Hvis du tidligere har deltaget ved sponsorstævnet kan du gå direkte til programmet.
Moderklubberne i VAT CPH afholder én gang om året et stævne hvor de enkelte hold i klubberne,
samt i VAT CPH svømmer så langt de kan på 1 time. Svømmerne fordeles på 6 baner og det er vigtigt
at svømmeren har spist og drukket godt inden timen, samt at de har noget energi med til at indtage
undervejs i svømningen. Ved hver bane sidder der en banetæller, som noterer hvor langt hver svømmer
får svømmet på den time.
Formålet med sponsorstævnet er at ”indsvømme” (indsamle) så mange penge som muligt til
svømmeren og moderklubben ved at tegne sponsorkontrakter (se øvrige dokumenter) med firmaer,
familie eller dem der har lyst til at støtte svømmeren og moderklubben (regler for tildeling fås i
moderklubben).
Efter timen udarbejder moderklubben et diplom (med billede) og en faktura (på det beløb som
sponsoren skal indbetale) til sponsoren, som efterfølgende bliver fremsendt til sponsoren.
Pengene kan efter indbetaling (indsættes på sponsorkonto i moderklubben) anvendes af svømmeren til
betaling for træningslejre, tøj etc. (se reglerne på side 4 ).
Jo flere kontrakter den enkelte svømmer skaffer jo større indtægt til svømmeren og moderklubben.
Når alle klubber og VAT CPH har svømmet afholdes sponsorfesten hvor alle svømmere, trænere,
forældre, bedsteforældre, bestyrelser eller andre som ønsker at deltage er velkomne. Ved sponsorfesten
serveres der mad (billet købes) og der kan købes drikkevarer til fornuftige penge.
Der afholdes amerikansk lotteri gennem hele dagen og præmierne er de sponsorgaver som svømmerne
får hos mulige sponsorer eller virksomheder som ønsker at støtte svømmeren og VAT CPH – få gerne
familie, venner eller andre til at give gaver til sponsorstævnet. De indsamlede penge fra det
amerikanske lotteri går ubeskåret til VATCPH.
I løbet af aftenen hædres sæsonens danske mestre, EM, VM deltagere på behørigt vis.
Håber I har lyst til at støtte op om arrangementet som er en fast tradition i VAT CPH
1/4
Informationsbrev vedr. sponsorstævne 2015 - fortsat
Sponsorstævnet afholdes lørdag den 19. september 2015 i Fløng Svømmehal, Fløng
Byvej 24, 2640 Hedehusene.
PROGRAM:
08.00-09.00
Gruppebillede + portrætbillede (Tag en rød GSK eller VAT CPH t-shirt på)
09.30-10.30
1. Sponsor Heat - GSK
10.40-11.40
2. Sponsor Heat - STT
11.50-12.50
3. Sponsor Heat – VI39
13.00-14.00
4. Sponsor Heat – VAT CPH Årgang
14.10-15.10
5. Sponsor Heat – VAT CPH Junior
15.20-16.20
5. Sponsor Heat - VAT CPH Elite
16.30-17.30
6. Sponsor Heat – MK31 og AIF
18.30-23.00
Sponsorfest for dig og hele familien – der kommer særskilt invitation
senere.
Sponsorfesten afholdes i festsalen på Fløng Skole (lige ved siden af Fløng
svømmehal)
Til dette brev hører der forskellige vigtige papirer. De vil blive lagt på klubbens hjemmeside
www.gskswim.dk . Print selv det antal eksemplarer, du har brug for.
2/4
Informationsbrev vedr. sponsorstævne 2015
1.
Informationsbrev til sponsorerne ”Kære Sponsor”
Brevet kan du aflevere, når du møder op hos din sponsor, eller den du håber på vil blive sponsor. Læs
brevet, og find selv på hvad netop du vil sige. Få eventuelt dine forældre eller andre til at hjælpe dig
med at forberede dig.
Du kan sige:








Hvem du er!
Hvad du vil!
Hvor vigtigt det er, at du får en kontrakt (ellers bliver træningslejrene for dyre)!
Hvad pengene skal bruges til (træningslejre og ture)!
Hvor god du er til at svømme!
Hvor mange år du har svømmet!
Hvor meget du træner!
Hvor mange meter du kan svømme på en time!
Sponsorer er velkomne til at komme til stævnet for at se, hvor flittig du er i vandet.
Hvis sponsoren tilbyder dig gaver i stedet for penge, så sig endelig ”JA TAK”- gaverne kan bruges til
lotterigevinster under sponsorstævnet.
2.
Kontrakter
VIGTIGT: Kontrakten udfyldes med dine informationer, hold, navn osv.
HUSK at få kontrakten udfyldt og underskrevet af sponsoren – husk gerne e-mail adressen.
Vær realistisk med de meter du kan svømme, så sponsoren ved besked om, hvad de kan forvente at du
svømmer.
Kontrakterne skal opdateres og afleveres løbende i Glostrup Svømmeklubs blå postkasse eller
fremsendes på e-mail til [email protected] , senest onsdag den 16. september 2015.
Reklamer og lignende, der skal sættes op i hallen, har sponsoren mulighed for at aflevere i Fløng
svømmehalle, lørdag den 19. september 2015 mellem kl. 08.00-9.00 i sekretariatet.
3.
Liste over sidste års sponsorer
Ud for hver sponsor er skrevet navnet på den svømmer, der havde sponsoren ved sidste sponsor
stævne.
De sponsorer dit eget navn står uden for er "dine", men besøg dem hurtigst muligt, så du er sikker
på at få dem igen.
Andres sponsorer må du ikke kontakte om sponsorstævnet før den 15. september.
Fra den 10. september, må du også kontakte sponsorer i Albertslund, Vallensbæk Tåstrup og
Københavns kommune.
Sponsorer fra svømmere, der er stoppet med at svømme, er allerede fordelt til nye
svømmere, og det er ikke tilladt andre end disse at kontakte sponsorerne.
Reglerne for og fordeling af sponsorindtægterne mellem svømmer og svømmeklub kan du se på
vedhæftede dokument. Læs dem grundigt sammen med din far eller mor - og overhold dem. Kort og
godt bliver det billigere for netop dig at komme på træningslejr, hvis du svømmer mange penge ind til
sponsorstævnet.
Men du får mere end penge
1. Gruppebillede af dig og dine svømmekammerater.
2. 1 stk. T-shirt, som skal bæres ved fotograferingen (dog ikke i 2015).
3. En sjov og uforglemmelig dag!
3/4
Regler gældende for deltagelse ved sponsorstævner.
§1
De indsvømmede sponsorater fordeles efter følgende nøgle:
For T1, T2, T3 svømmere:
1/3
Disponeres af svømmeren til nedbringelse af brugerbetaling til
 Træningslejre
 Udenlandske stævner
 Opstartsweekend
 Køb af klub tøj / tøj pakke og lignende med relation til svømning
2/3
Disponeres af bestyrelsen til træningslejre, ture og lignende.
For VAT Årgang, VAT Junior, VAT Elite og A-svømmere:
3/4
Disponeres af svømmeren til nedbringelse af brugerbetaling til
 Træningslejre
 Udenlandske stævner
 Opstartsweekend
 Køb af klub-tøj / tøj-pakke og lignende med relation til svømning
1/4
Disponeres af bestyrelsen til træningslejre, ture og lignende.
§2
Den personlige del af sponsorbeløbet kan ikke
 overføres til andre svømmere
 udbetales efter udmeldelse af klubben
§3
Sponsoraternes størrelse opgøres på baggrund af de faktisk indbetalte sponsorater og ikke på baggrund af de
indgåede kontrakter.
§4
Sponsorer fra foregående sponsorstævne, må kun kontaktes af de svømmere, som havde dem det pågældende
år.
§5
Sponsorer fra året før, hvis svømmere ikke mere svømmer på et konkurrencehold, fordeles til nuværende
svømmere, af en af bestyrelsen udpeget koordinator i samarbejde med den tidligere svømmer.
§6
Al bytning af sponsorer, samt ønsker om overtagelse af tidligere svømmeres sponsorer, kan ikke ske uden
koordinatorens accept.
§7
Hvis en sponsor ønsker at skifte svømmer, forelægger svømmeren dette for koordinatoren forinden.
§8
Overtrædelse af § 3, 4, 5, 6 eller 7 medfører, at sponsoratet 100 % tilfalder den fællespulje, minimum det
første år efter.
§9
Eventuel tvist forelægges koordinator til endelig afgørelse.
GSK’s koordinatorer for sponsorstævnet den 19. september 2015 er:
Susanne Dyrved & Claus Hørning
E-mail: [email protected]
til hvem spørgsmål om sponsorstævnet, og fordelingen af sponsorer, bedes rettet.
Med venlig hilsen
GLOSTRUP SVØMMEKLUB, Bestyrelsen
4/4