BALLERUP KOMMUNE Dato: 14. oktober 2015 Tlf. dir.: 40944491 E-mail: [email protected] Kontakt: Jesper Bak Notat vedr. tilslutning af Samarbejdsaftalen Dette notat skal give en beskrivelse og et overblik over økonomiske og brugermæssige konsekvenser, fordele og ulemper ved, at Ballerup Kommune tilslutter sig aftalen hvor KOMBIT iværksætter et EU-udbud vedrørende den fælleskommunale “Samarbejdsplatform” til skole og dagtilbud. Samarbejdsplatformen skal være en erstatning, for det eksisterende system skolerne bruger i dag, kendt som SkoleIntra. Det er samtidig en del af den kommende samlede it-løsning til skole og dagtilbud kaldet brugerportalsinitiativet (herefter forkortet BPI). Baggrund: Målet med PBI er at skabe en fælles digital indgang til folkeskolen for samtlige af dens primære brugere; elever, forældre, pædagoger, administration mv. BPI’s hovedelementer organiseres som et samlet program, og omhandler tre overordnede projekter:  Kommunal anskaffelse og implementering af en læringsplatform  Fælles kommunalt udbud og implementering af Samarbejdsplatformen  Sikring af standarder og it-arkitektur BPI skal have til formål:  at styrke den digitale kommunikation med forældrene om elevernes læring og trivsel  at give mulighed for videndeling og kommunikation blandt personalet  at være stedet hvor undervisning planlægges, gennemføres og evalueres  at samle og vise elevplaner, uddannelsesplaner, karakter osv.  at give adgang til nationale it-service (test, evalueringer mm.)  at være indgangen til digitale læremidler. BPI består som sagt af en Samarbejdsplatform, en læringsplatform samt et dashboard, hvor den enkelte bruger kan tilpasse en brugerflade, der er personlig og vedkommende. I Ballerup Kommune har vi, som mange andre kommuner allerede indkøbt en læringsplatform. Hvis vi tilslutter os Samarbejdsplatformen, skal vi tage den i brug på skoleområdet. Vi kan selv beslutte, om hvorvidt vi vil tage løsningen i brug på dagtilbudsområdet. Hvorfor skal vi tilslutte os? BPI vil være en økonomisk merudgift for Ballerup Kommune. Om der er en økonomisk gevinst ved at digitalisere lærernes arbejdsgange må tiden vise. Men hvorfor så udskifte et system, som i bund og grund virker? Det nuværende system, SkoleIntra, er kort sagt ikke fulgt med den digitale udvikling. Systemet bygger på en forældet teknologisk platform, og kan derfor ikke efterleve de krav, der stilles til en moderne brugerportal. Folkeskolereformen stiller krav til en digital kobling mellem nye forenklede Fælles Mål og en dynamisk elevplan. Der stilles krav til videndeling, let adgang for forældrene så de kan følge barnets daglige skolegang, en kommunikation der kan foregå multimodalt, som er en kombination af billede, tekst, lyd m.m.. Et nyt system skal gennem et digitalt løft sikre, at der etableres en rammearkitektur, som tilbyder, at der kan udveksles informationer mellem de mange systemer, der bruges i skolens dagligdag, således at alle informationer, der omhandler det enkelte barn, kan hentes og vises i en fælles portal. Med til historien skal den faktor, at SkoleIntra aldrig har været sat i udbud og dermed ikke har været udsat for en sikring af en konkurrencedygtig pris samt kvalitet i forhold til den vare, der skal leveres. Hvis vi, som kommune, skulle overholde udbudspligten, vil et selvstændigt udbud blive dyrere, end hvis vi går ind i et fælleskommunalt udbud. Drift og udvikling vil ligeledes være billigere, hvis man indgår i et samarbejde. Et fælles udbud sikrer ligeledes en ensartethed for brugerne, ligegyldig om man er i den ene eller anden kommune eller ved fx skoleskift. Hvad tilslutter vi os? I tilslutningsaftalen skal der tages stilling til to muligheder:  Samarbejdsplatform Skole, eller  Samarbejdsplatform Skole og Dagtilbud. Det er ikke muligt at tilslutte sig dagtilbudsområdet alene. Hvis dagtilbudsområdet bliver dyrere end forventet, vil kommunen blive spurgt igen, om hvorvidt vi fortsat ønsker at tilslutte os denne del. Der er krav om, at 90% af elevgrundlaget i Danmark skal tilslutte sig løsningen på skoleområdet, og en fjerdedel af de 90% tilmeldte på skoleområdet, svarende til i alt 22,5% af de indskrevne børn i offentlige dagtilbud tilslutter sig dagtilbudsområdet.  Ved utilstrækkelig tilslutning til løsningen på skoleområdet vil KOMBIT i samråd med KL træffe beslutning om den videre proces.  Ved manglende tilslutning til løsningen på dagtilbudsområdet realiseres denne del af projektet ikke. Side 2 Hvad sikrer KOMBIT?: KOMBIT står for EU-udbud, udvikling, drift, vedligeholdelse og videreudvikling af kommende samarbejdsplatform samt opsigelse af kontrakt med itslearning A/S, som er udbyder af det nuværende SkoleIntra. Hvad skal vi i Ballerup?: Vi skal sikre:  nødvendig organisatorisk implementering  samspil med egne it-løsninger.  at vores it overholder de krav, der er nødvendige for Samarbejdsplatformen herunder samt at overholde de krav til snitflader, som systemet må stille af krav.  at der igangsættes og skabes et grundlag for den forandringsledelse, som forventes at være udgangspunktet for BPI. Ved underskrivelse af aftalen binder vi os i 8 år samt for betaling af vores andel i hele bindingsperioden. Tidsplan  20. Nov. 2015: Deadline for kommunal tilslutning  Primo februar 2016: Udbudsbekendtgørelse  August/september 2016: Kontrakt med leverandør  Ultimo 2017: Pilottest (Ikke Ballerup)  Første halvdel af 2018: Implementering i folkeskolerne (herunder uddannelse af superbrugere)  Sommerferie 2018: Overdragelse til kommunerne  Senest 2019: Idriftsættelse af løsning på daginstitutionsområdet Økonomi Første vederlag betales september 2018 og herefter halvårligt. Afskrivningsperioden er 8 år og tilbagebetales til KOMBIT. KOMBIT har ingen økonomisk gevinst i projektet, men sikrer sig dækning af de omkostninger, som de må have i forløbet. Prisen på skoleområdet er sat til maksimalt at kunne blive 76 kr. pr år pr. elev. Udvikling af UNI-login finansieres gennem reducering af bloktilskuddet, da det er aftalt, at alle kommuner skal have en samarbejdsplatform og en læringsportal understøttet af UNI-login. Prisen på dagtilbudsområdet er sat til 97,50 kr. pr. år pr. indmeldt barn i dagtilbud (incl. UNI-Login) og dækker hele dagtilbudsområdet ligegyldigt hvor meget af dagtilbudsområdet, vi ønsker, der benytter sig af produktet. Ved større tilslutning kan prisen forventeligt falde. Udvikling af UNI-login til dagtilbud er sat til 8,10 kr. pr. år. pr. indskrevet barn. Driftsomkostninger til UNI-Login vil under alle omstændigheder skulle finansieres af kommunen, ligegyldigt hvorvidt vi benytter os af den fælles løsning eller finder anden leverandør hvor UNI-login også anvendes. Andre økonomiske konsekvenser Udover betaling for Samarbejdsplatformen skal det forventes, at der kommer en række økonomiske konsekvenser, som på nuværende tidspunkt ikke er mulige at sige noget konkret om. Side 3 Her følger et forsøg på at forudsige nogle af de økonomiske konsekvenser, der må følge med implementeringen af et så omfangsrigt it-system. Implementering af eksisterende systemer Det må forventes, at der kommer udgifter til administrative og pædagogiske lærebogssytemer, som skal kunne vises i Samarbejdsplatformen. Det betyder udvikling af eksisterende systemer, som skal tilpasses til de kommende standarder. Ballerup Kommune agter at indgå i dialog med nabokommunerne (itsamarbejdskredsen m.fl) om at lægge fælles pres på disse leverandører. Da Samarbejdsplatformen søger 90 % tilslutning, vil implementeringen af eksisterende systemer være et fælles ønske fra alle de andre tilsluttede kommuner til leverandørerne. Uddannelse Indeholdt i aftalen er uddannelse af:  En administrator til den tekniske implementering  2 superbrugere til det administrative personale  14-22 superbrugere pr. skole.  På dagtilbudsområdet vil der blive uddannet en superbruger svarende til en i hver daginstitution. Hvis vi ønsker flere superbrugere, står det for egen regning. Support Vi står selv for aflønning af timer til superbrugerne. Herudover skal der afsættes timer til den uddannede administrator, der står for den tekniske implementering samt de 2 superbrugere, der skal stå for 1st level support samt være bindeled til 2nd og 3th level support. Dette er i dag en ydelse, der er indregnet i supporten fra SkoleIntra. 2nd og 3th level support må også forventes at skulle finansieres gennem et abonnement. Videreudvikling Videreudvikling af Samarbejdsplatformen er indregnet i den årlige udgift, men opstår der krav til videreudvikling, som ikke kan løses inden for denne ramme, vil KOMBIT bede kommunerne om ekstra finansiering hertil. Eksisterende aftale med itslearning A/S Ved indgåelse af aftalen forpligter vi os til at fortsætte med SkoleIntra, indtil løsningen er i drift. Det forventes, at løsningen er i drift august 2018. Indtil da skal vi betale for det fortsatte samarbejde med itslearning A/S. Prisstigningen for det eksisterende SkoleIntra vil dog maksimalt være indekstal plus en prisregulering som maksimalt kan være 6 % årligt. I dag betaler vi 226.311,50 kr. for SkoleIntra. Side 4 Beregning Beregningsmodel fra KOMBIT: Kommunens betaling = Samlet udgiftsniveau pr. år * (kommunens antal folkeskole-elever/antal tilsluttede folkeskoleelever) Skole i alt: Dagtilbud: UNI-login: I alt dagtilbud: 38 mio * 5.520/499.922 =kr. pr. år 419.585,50 6 mio * 2.713/63.831 = kr. pr. år 255.017,15 8,1*2.713 = kr. pr. år 21.975,30 kr. pr. år 276.992,45 Ballerup Kommunes samlet løsning: Nuværende aftale med SkoleIntra er Nuværende aftale med BørneIntra er: Hvis samarbejdet med BørneIntra fortsættes vil en kommende pris incl. UNI-Login være: Samlet udgift i dag incl kommende UNI-logn: kr. pr. år. 696.577,95 kr. pr. år 226.311,50 kr. pr. år 157.133,71 kr. pr. år 179.109,01 kr. pr. år 405.420,51 Det betyder en årlig merudgift til Samarbejdsplatformen på kr. 291.157.49 i forhold til den nuværende udgift til SkoleIntra og BørneIntra. Afregning til KOMBIT kan variere årligt afhængig af ændringer i elevtal eller indskrevne dagtilbudsbørn. Skoleelever afregnes på baggrund af grundskoleindberetning i september. Dagtilbud beregnes på baggrund af opgørelsen fra 1. oktober og som offentliggøres ca. et halvt år efter i Danmarks Statistik. Side 5