1. No category

JURIDISK KONTOR
Udbudsbrev
Dato: 2. november 2015
Sagsid: 82.16.05-Ø54-7-15
Ballerup Kommune udbyder udlejningen af cafeteriet i BallerupSkovlunde Fodbolds klubhus, Marbækvej 12, 2750 Ballerup
Cafeteriet har i mange år været drevet af Ballerup-Skovlunde Fodbold som en del
af klubbens aktiviteter, men klubben vil fremadrettet koncentrere sig om de
egentlige fodboldaktiviteter.
Cafeteriet er en igangværende forretning, men Ballerup-Skovlunde Fodbold vil
træde ud af cafeteriadriften, så snart Ballerup Kommune har fundet en lejer, der
kan overtage cafeteriet og driften af det. Cafeteriet bruges flittigt af klubbens
medlemmer samt øvrige fodboldspillere og tilskuere i forbindelse med kampe,
stævner og andre arrangementer samt ved andre aktiviteter i Ballerup Idrætsby.
Klubhuset, herunder køkkenet med tilhørende faciliteter på ca. 57 m2 er i god
stand. Husets klublokale på ca. 190 m2 bliver brugt som cafeteriets serveringslokale
sammen med et udendørs serveringsområde i sommerhalvåret.
Den nærmere beskrivelse af lejemålet fremgår af udbudsmaterialet.
For Ballerup Kommune er det vigtigt, at cafeteriet understøtter fodbold- og klublivet
samt de øvrige aktiviteter i Ballerup Idrætsby.
Ved valg af lejer lægges der derfor vægt på forretningskonceptet, herunder lejers
ideer til hvordan cafeteriet kan bidrage med eller understøtte aktiviteterne i
området.
1. Udbyder
Ballerup Kommune
Hold – an Vej 7
2750 Ballerup
I det følgende kaldet kommunen.
2. Udbuddets omfang
Udbuddet omfatter udlejning af køkkenet med tilhørende faciliteter i BallerupSkovlunde Fodbolds klubhus, jf. Udkast til lejekontrakt.
Udbudsmaterialet består af følgende vedhæftede dokumenter:
 Kravspecifikation, tekniske og økonomiske minimumsbetingelser
 Udkast til lejekontrakt
 Plantegning – klubhuset Marbækvej 12
 Inventarliste af 26. oktober 201
 Tilbudsblanket
 Tro og love erklæring
Side 1
3. Udbudsform og tildelingskriterier
Offentligt udbud.
Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvor der lægges 50/50
% vægt på:
1. Pris - lejen - alle forhold taget i betragtning.
2. Forretningskoncept og tilrettelæggelse af driften – virksomhedens egnethed til at
understøtte klublivet i Ballerup-Skovlunde Fodbold og de øvrige aktiviteter i
Ballerup Idrætsby
Kommunen forbeholder sig ret til at forkaste samtlige indkomne tilbud.
4. Forespørgsler og besigtigelse
Spørgsmål vedrørende udbudsmaterialet skal sendes skriftligt på e-mail til
[email protected] – tilbud på udlejning af Cafeteriet Marbækvej 12.
Besigtigelse af Cafeteriet, Marbækvej 12, 2750 Ballerup efter nærmere aftale.
5. Generelt om tilbuddet
Tilbuddet skal afgives på ”Tilbudsblanket for cafeteriet Marbækvej 12” og
vedhæftes relevant dokumentation samt tro og love erklæring i udfyldt stand.
Det skal af tilbuddet fremgå, hvordan tilbudsgiver agter at tilrettelægge driften af
cafeteriet herunder tilbudsgivers idéer til, hvordan driften kan tilpasses
kundegrundlaget og aktiviteterne i Ballerup-Skovlunde Fodbold.
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder regnet fra tilbudsfristen.
6. Tid og sted for afgivelse af tilbud
Tilbuddet og alle tilhørende bilag kan sendes med almindelig post i kuvert tydeligt
mærket: ”Tilbud på leje – må kun åbnes af Juridisk Kontor” til:
Ballerup Kommune, Juridisk Kontor
Hold-an Vej 7
2750 Ballerup
Eller som pdf med elektronisk post til [email protected]. I emnefeltet anføres:
”Tilbud på frist – må kun åbnes af Juridisk Kontor”
Tilbuddet skal være Ballerup Kommune i hænde senest den 1. december 2015 kl.
12.
7. Tildelingsprocedure
Vurderingen af tilbuddene vil blive foretaget på grundlag af det fremsendte
materiale, som derfor skal være fyldestgørende.
Tilbuddene vil blive åbnet og gennemgået af administrationen. Kommunen
forbeholder sig at kunne rette henvendelse til tilbudsgiverne med henblik på
afklarende spørgsmål i forbindelse med behandling af tilbuddene.
Den endelig beslutning om valg af lejer forelægges Økonomiudvalget til
godkendelse.
Side 2
JURIDISK KONTOR
Kravspecifikationer
Rådhuset
Hold-an Vej 7
2750 Ballerup
Tlf: 4477 2000
www.ballerup.dk
Dato: 2. november 2015
Sagsid: 82.16.05-Ø54-7-15
Udbudsmateriale kravspecifikationer –
Cafeteriet Marbækvej 12 i Ballerup
Skovlunde Fodbolds klubhus
1. Økonomiske og tekniske minimumsbetingelser
Sammen med tilbuddet skal tilbudsgiver fremsende følgende oplysninger:
 Udfyldt tilbudsblanket
 Dokumentation for tilbudsgivers økonomi i relation til cafeteriedriften i form af
tilbudsgivers seneste 3 revisorpåtegnede årsrapporter. Såfremt tilbudsgiver ikke
kan præstere et regnskab, skal tilbudsgiver indsende anden relevant og
tilstrækkelig dokumentation for sin økonomiske situation
 Beskrivelse af erfaring med drift af restauration, cafeteria eller lignende relevant
virksomhed
 Budgetoplæg for cafeteriedriften
 Tro og love erklæring om gæld til det offentlige.
Tilbudsgiver bedes bemærke, at manglende fremsendelse af ovenstående
oplysninger og dokumentation kan medføre, at tilbuddet ikke kan tages i
betragtning.
2. Generelle krav
Kommunen har følgende krav til tilbudsgiver:
 Tilbudsgiver skal kunne opnå fornødne bevillinger og myndighedstilladelser til
cafeteriedriften senest på tidspunktet for lejekontraktens ikrafttræden / senest
på åbningsdagen
 Tilbudsgiver skal, såfremt kommunen accepterer det afgivne bud, betale et
depositum svarende til 3 måneders leje som beskrevet i Udkast til lejekontrakt
3. Vilkår for udlejningen
Cafeteriet skal som udgangspunkt have åbent, når der er aktiviteter i BallerupSkovlunde Fodbold.
Ekspeditionsog telefontid
Mandag og tirsdag 10.00 - 15.00, torsdag 10.00 - 17.00, fredag 10.00 - 13.00
Onsdag lukket
Kontraktperiode
Kontrakten kan indgås med en uopsigelighedsperiode på 1-2 år, hvorefter den kan
opsiges med et aftalt varsel på fx 6 måneder.
Kommunen forventer, at kontrakten vil træde i kraft i starten af 2016.
Lejen
Tilbudsgiver skal afgive tilbud på størrelsen af den leje, der tilbydes kommunen.
Lejen skal anføres som et fast årligt beløb.
Varesortiment
Varesortimentet skal indeholde sund mad, frugt, snacks samt sunde drikke og
understøtte motion, bevægelse og sund livsstil.
Åbningstider
Cafeteriets åbningstider er:
Mandag til torsdag kl. 16-22.
Lørdage, søn- og helligdage: åbnes en time før start af første kamp og lukkes en
time efter afslutning af sidste kamp.
4. Øvrige vilkår
I åbningstiden skal der altid være en ansvarlig og myndig repræsentant for lejer
med kendskab til virksomhedens drift til stede.
5. Kontrakt
Som bilag er vedlagt Udkast til erhvervslejekontrakt. Ovenstående er ikke en
udtømmende gengivelse af alle vilkår i kontraktudkastet, og tilbudsgiver opfordres
derfor til nøje at gennemgå kontraktudkastet.
Lejekontrakten med den valgte tilbudsgiver udarbejdes af kommunen. Kontraktens
grundlag vil være det samlede udbudsmateriale med tilhørende bilag og den valgte
tilbudsgivers samlede tilbudsmateriale.
Kontrakten underskrives af tilbudsgiver og kommunen.
www.ballerup.dk
Side 2
Sag 82.16.05-Ø54-7-15
UDKAST af 2. november 2015
Erhvervslejekontrakt
Marbækvej 12, 2750 Ballerup
1. Parterne og det lejede
1.1. Udlejer
Ballerup Kommune, Hold-an Vej 7, 2750 Ballerup.
1.2. Lejer
xxxxx
1.3. Det lejede
Det lejede omfatter de på vedhæftede tegning viste køkken med
depot, gang og toilet på 57,62 m2, beliggende på kommunens
ejendom Marbækvej 12, matrikel nr. 18 A Skovlunde By,
Skovlunde.
Lejer råder over klublokale på 190 m2 til serveringsområde og et
udeareal på 45,5 m2 til servering.
2. Lejeforholdets begyndelse og ophør.
2.1. Begyndelse
Lejemålet træder i kraft den xx 2016.
2.2. Ophør
Lejemålet kan af begge parter opsiges skriftligt med 6 måneders
varsel til den 1. i en måned.
3. Det lejede
3.1. Anvendelse
Det lejede skal anvendes til cafeteria.
Det lejede må ikke uden Ballerup Kommunes forudgående
skriftlige samtykke benyttes til andet formål.
Lejer er forpligtet til at sørge for overholdelse af gældende
lovgivning, lokalplan 116, forskrifter, regulativer osv., fx
fødevarelovgivning, miljølovgivning, planlovgivning,
byggelovgivning vejlovgivning, politiets ordensforskrifter og
brandmyndighedernes forskrifter.
3.2. Bygningsmæssige
ændringer mv.
Der må ikke foretages ændringer af det lejede uden Ballerup
Kommunes forudgående skriftlige samtykke.
Lejer har ret til sædvanlig skiltning i forbindelse med lejemålets
anvendelse til cafeteria.
Skiltning skal i øvrigt ske i overensstemmelse med kommunens
godkendte retningslinjer og skal godkendes af kommunen inden
opsætning.
Radio- og tv-antenner må kun anbringes på ejendommen med
kommunens forudgående skriftlige godkendelse.
www.ballerup.dk
1 af 5 sider
e-mail: [email protected]
4. Overdragelse af lejede
Hel eller delvis fremleje samt bortforpagtning kan kun ske med
udlejers forudgående skriftlige tilladelse.
Lejer har ikke ret til at afstå det lejede, erhvervslejeloven § 55
er således ikke gældende.
5. Betaling af leje
5.1. Leje
Den årlige leje udgør xxx
kr.
5.2. Regulering af lejen
Lejen reguleres uden særskilt varsel en gang årligt. Den til
enhver tid gældende leje forhøjes hvert år pr. 1. januar som
hidtil med 3 % af foregående års leje.
Lejen reguleres første gang den 1. januar 2017.
5.3. Betaling
Lejen forfalder til betaling månedsvis forud, hver den 1.
5.4. Betalingssted
Ballerup Kommune sender opkrævning for betaling af lejen.
6. Depositum
Depositum svarer til enhver tid til 3 måneders leje.
Forhøjelse af depositum betales hvert år den 1. januarsamtidigt
med regulering af lejen. Depositum forhøjes første gang den 1.
januar 2017.
Depositum forrentes ikke.
7.
Varme, vand el og renovation
7.1. Varme, vand og el
8.
Ballerup Kommune leverer varme, vand og el, og udgifterne er
indeholdt i lejen.
Renovation og fedtudskiller
8.1. Renovation
Lejers affald fra køkken og cafeteria skal placeres i en særskilt
affaldscontainer, som placeres og tømmes i overensstemmelse
med kommunens erhvervsaffaldsregulativ. Enhver udgift til
tømning af containeren, herunder afgifter betales af lejer udover
lejen enten direkte til leverandøren eller til udlejer.
8.2. Fedtudskiller
Køkkenet skal være forsynet med fedtudskiller. Lejer skal
afholde enhver udgift til vedligeholdelse og tømning af
fedtudskilleren.
9. Det lejedes stand ved overtagelse og ophør
9.1. Overtagelse
Det lejede overtages som beset.
9.2. Aflevering
Ved lejeforholdets ophør skal lejer aflevere det lejede ryddet,
2 af 5 sider
rengjort og vedligeholdt, bortset fra slid og ælde.
Enhver af parterne kan forlange, at der senest 14 dage før
flyttedagen afholdes en fælles besigtigelse af det lejede med
henblik på at aftale omfanget og gennemførelsen af lejers
istandsættelsesforpligtelse. Såfremt istandsættelse ikke er
fuldført - eller efter udlejers skøn ikke er udført tilfredsstillende
– inden det lejedes aflevering, sker istandsættelse ved udlejers
foranledning og for lejers regning.
Særindretninger skal fjernes og lokalerne retableres, med
mindre udlejer bestemmer, at særindretningerne skal forblive i
det lejede.
10. Vedligeholdelse af det lejede i lejeperioden.
10.1. Udvendig
vedligeholdelse
Den udvendige vedligeholdelse påhviler udlejer.
Udlejer er i øvrigt forpligtet til at holde ejendommen løbende
vedlige.
Udlejer er endvidere forpligtet til at foretage løbende
vedligeholdelse af:
 udearealer omkring bygningen
 snerydning
10.2. Indvendig
vedligeholdelse
Den indvendige vedligeholdelse af køkken, depot, gang og toilet
påhviler lejer.
Ballerup Kommune er berettiget til at foretage en årlig
gennemgang med henblik på en vurdering af lejemålets
vedligeholdelsesstand.
Ballerup Kommune kan forlange at lejer straks efter skriftligt
varsel udfører de af lejer påhvilende vedligeholdelses- og
istandsættelsesarbejder, når en mangel er konstateret.
11. Hvidevarer, inventar mv.
11.1. Hvidevarer
Det lejede omfatter hvidevarer, jf. bilag 2.
11.2. Vedligeholdelse af
hvidevarer
Lejer vedligeholder og sørger for reparation af de hvidevarer,
som indgår i lejekontrakten. Alle reparationer skal ske på
håndværksmæssig forsvarlig måde og udføres af autoriserede
håndværkere.
11.3. Fornyelse og
udskiftning af hvidevarer
Lejer sørger for udskiftning, fornyelse og bortskaffelse af
hvidevarer. Lejers installering af hvidevarer skal udføres af
autoriserede håndværkere.
Lejer skal skriftligt med mindst 8 dages varsel underrette udlejer
skriftligt om ovenstående ændringer.
11.4. Lejers hvidevarer,
køkkenudstyr, service,
Ved lejemålets ophør kan lejer medtage hvidevarer,
køkkenudstyr, service, inventar mv., som er anskaffet af lejer.
3 af 5 sider
inventar mv.
12. Cafeteria
12.1. Catering
Lejer har tilladelse til at drive cateringvirksomhed. Det er dog en
betingelse, at den ikke påvirker lejers mulighed for at udføre
den primære opgave at dække det serveringsbehov, som
brugerne af klubhuset medfører.
12.2. Bespisning og
servering af drikkevarer
Alle former for bespisning og servering af drikke i og omkring
det lejede er omfattet af kontrakten.
12.3. Forplejning og
drikkevarer
Al forplejning og drikkevarer skal købes hos lejer, hvorfor mad
og drikkevarer ikke må medtages og nydes i det lejede område.
12.4. Arrangementer,
fester ol.
Der må ikke holdes private fester i lejemålet.
13. Varesortiment
13.1. Varesortiment
Varesortimentet skal indeholde sund mad, frugt, snacks samt
sunde drikke og understøtte motion, bevægelse og sund livsstil.
14. Åbningstider
14.1. Åbningstider
Cafeteriets åbningstider er:
Mandag til torsdag kl. 16-22.
Lørdage, søn- og helligdage: åbnes en time før start af første
kamp og lukkes en time efter afslutning af sidste kamp.
14.2. Særlige
arrangementer
Ved særlige arrangementer, stævner ol. skal cafeteriet holde
åbent, så længe arrangementet varer.
14.3. Lukkeperioder
Cafeteriet er lukket i juli måned og mellem jul og nytår.
14.4. Skiltning
Cafeteriets åbningstider og priser skal fremgå med tydelig
skiltning.
15. Særlige vilkår
15.1. Hotel- og
restaurationsvirksomhed
Det lejede skal drives på forsvarlig måde under overholdelse af
reglerne i lov om restaurations- og hotelvirksomhed m.v. samt
iagttage alle myndighedsforskrifter, herunder krav om hygiejne
og kvalitet såvel i anvendte råvarer og halvfabrikata som i
produktionslokaler og opbevaringsrum.
Køkken- og serveringsarealer skal fremstå indbydende og rent
og hygiejnestandarden skal være upåklagelig.
15.2. Rygepolitik
Cafeteriet skal være røgfrit i overensstemmelse med Ballerup
Kommunes rygepolitik.
15.3. Musikbokse,
spilleautomater ol.
15.4. Toiletforhold
Opsætning af musikbokse, spilleautomater ol. er ikke tilladt.
15.5. Rengøring af
Rengøring af serveringslokale, udendørsserveringsområde og
Lejers gæster kan bruge klubhusets toilet.
4 af 5 sider
serveringslokale,
udendørsserveringsområde
og klubhusets toiletter
15.6. Møbler, service mm.
klubhusets toiletter aftaler lejer med Ballerup-Skovlunde
Fodbold.
Lejers brug af møbler, service mv. aftaler lejer med BallerupSkovlunde Fodbold.
16. Bilag
Bilag 1. Udbudsmaterialet
Bilag 2. Tilbudsmaterialet fra xx.
17. Underskrifter
Dato:
Dato:
Ballerup Kommune
Borgmester Jesper Würtzen
xxxxx
Kommunaldirektør Eik Møller
5 af 5 sider
JURIDISK KONTOR
Dato: 26. oktober 2015
E-mail: [email protected]
Sagsid: 82.16.05-Ø54-7-15
Inventarliste – Køkken i klubhuset Marbækvej 12
Køkkeninventar, som tilhører Ballerup Kommune:
1
1
1
1
1
køledisk m/4 skabe
industriopvaskemaskine
fryseskab Gram
gaskomfur m/4 jernplader
emfang
Side 1
JURIDISK KONTOR
Dato: 2. november 2015
Tilbudsblanket
Sagsid: 82.16.05-Ø54-7-15
Forpagtning af Cafeteriet Marbækvej 12 i
Ballerup
Undertegnende
Navn :____________________________________ CVR/CPR:___________________
Adresse ______________________________________________________________
Telefon :________________________
E-mail :________________________
afgiver herved bindende tilbud på forpagtning af traktørstedet på de vilkår,
der fremgår af udbudsmaterialet dateret 8. maj 2014.
Tilbuddet omfatter:
1. Leje _______________kr. for det første år.
Angives som årligt afgift eksklusiv renovation. (Forbrug af varme, vand
og el er indeholdt i lejen).
2. Overtagelsestidspunkt_______________
3. Forretningskoncept
Der redegøres for hvordan cafeteriet forventes drevet med hensyn til
følgende forhold:
1. Varesortiment
2. Åbningstider
3. Organisation og antal ansatte
Side 1
4. Beskrivelse af den påtænkte drift af cafeteriet, fx forretningsidé,
handleplan eller lignende
5. Beskrivelse af mulighederne for samspil mellem Ballerup-Skovlunde
Fodbold og de øvrige aktiviteter i baller Idrætsby)
6. Erfaring, referencer og cv for nøglepersoner.
Beskrivelsen af forretningskonceptet skal være udformet i ovennævnte
rækkefølge.
Side 2
JURIDISKKONTOR
Tro og love erklæring
Sagsid: 82.16.05-Ø54-7-15
A. Generelt
Virksomhedens navn
CVR-nr
Selskabsform
B. Oplysning om eventuel ubetalt, forfalden gæld til det
Offentlige (sæt kryds)
1) Virksomheden har ikke ubetalt, forfalden
gæld til det offentlige.
2) Virksomheden har ubetalt, forfalden
gæld til det offentlige, men denne gæld
overstiger ikke 100.000 kroner (eller
tilsvarende beløb i anden valuta).
3) Virksomheden har ubetalt, forfalden
gæld til det offentlige, og denne gæld
overstiger 100.000 kroner (eller tilsvarende
beløb i anden valuta).
C. Nedenstående punkt 4 eller 5 udfyldes kun, hvis der er sat kryds i punkt
3 ovenfor
4a) Der er over for
inddrivelsesmyndigheden stillet sikkerhed
for betaling af den del af gælden, der
overstiger 100.000 kroner (eller
tilsvarende beløb i anden valuta)
4b) Der vil over for
inddrivelsesmyndigheden blive stillet
sikkerhed for betaling af den del af
gælden, der overstiger 100.000 kroner
(eller tilsvarende beløb i anden valuta).
Inddrivelsesmyndighedens navn
5) Der er med inddrivelsesmyndigheden
indgået en afdragsordning vedrørende
ubetalt, forfalden gæld, og denne ordning
er overholdt
Side 1
Inddrivelsesmyndighedens navn
Underskrift:
Underskrivers navn
Underskrivers titel
Dato
Navn (underskrift)
Hvis dokumentet ikke er underskrevet tages tilbuddet ikke i betragtning.
Side 2