NAV 2015 projekt
Brugervejledning til C2IT’s opgave og aktivitetsstyringssystem Forfatter: Version: Dato: C2IT A/S Kent Tranberg Pedersen 1.00 31. august 2015 | Birkemosevej 7 | DK-6000 Kolding | T.: +45 7216 0777 | M.: [email protected] | www.c2it.dk | Cvr. 2735 6893 Indholdsfortegnelse 1 BAGGRUNDEN FOR JIRA ................................................................................................................... 3 1.1 1.2 1.3 1.4 2 HVORFOR ET ELEKTRONISK OPGAVE- OG AKTIVITETSSTYRINGSSYSTEM ................................................... 3 JIRA ................................................................................................................................................... 3 OM BRUGERVEJLEDNINGEN .................................................................................................................. 3 TILDELTE OG MAILS FRA JIRA ............................................................................................................... 3 OPSTART OG LOGIN .......................................................................................................................... 4 2.1 2.2 2.3 3 OPSTART AF JIRA ................................................................................................................................ 4 LOGIN OG STARTBILLEDET I JIRA .......................................................................................................... 4 SYSTEM DASHBOARD ........................................................................................................................... 4 BESØGSREFERATER OG OPGAVER ................................................................................................. 5 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 BESØGSREFERATER OG HVORDAN DU BEHANDLER DEM.......................................................................... 5 YDERLIGERE OM BESØGSREFERATER .................................................................................................... 5 OPGAVER – OPRETTELSE OG REDIGERING .............................................................................................. 5 VEDHÆFTE FILER OG SKÆRMBILLEDER .................................................................................................. 8 ARBEJDSGANGE OMKRING EN OPGAVE .................................................................................................. 8 4 FORMATERING AF TEKST .................................................................................................................. 9 5 YDERLIGERE FUNKTIONALITET ........................................................................................................ 9 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 6 KOMMENTARER .................................................................................................................................... 9 VEDHÆFTE FILER OG SKÆRMBILLEDER .................................................................................................. 9 OVERVÅGNING AF AKTIVITETER ............................................................................................................. 9 OPRET UNDERAKTIVITET / KONVERTER TIL UNDERAKTIVITET ................................................................. 10 FLYT.................................................................................................................................................. 10 LINK (SAMMENKÆDNING).................................................................................................................... 10 KLON ................................................................................................................................................. 10 ETIKETTER......................................................................................................................................... 11 MENTION / BRUGERREFERENCER ........................................................................................................ 11 OVERBLIK - SØGNING, FILTRE OG DASHBOARDS ......................................................................... 11 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 OVERBLIK OVER DIT PROJEKT ............................................................................................................. 11 SØGNING ........................................................................................................................................... 12 FILTRE............................................................................................................................................... 12 ABONNER PÅ FILTRE ........................................................................................................................... 13 DASHBOARDS .................................................................................................................................... 13 7 MASSEOPDATERING AF AKTIVITETER ........................................................................................... 14 8 PERSONLIGE INDSTILLINGER ......................................................................................................... 15 8.1 8.2 8.3 9 TILDELTE ÅBNE AKTIVITETER PR. PROJEKT ........................................................................................... 15 FORUDDEFINEREDE FILTRE ................................................................................................................. 15 AKTIVITETSSTRØM.............................................................................................................................. 15 BEGREBER OG FUNKTIONALITET I JIRA ........................................................................................ 16 9.1 9.2 9.3 9.4 10 10.1 10.2 11 11.1 LOGNING ........................................................................................................................................... 16 E-MAILS ............................................................................................................................................. 16 ALT ARKIVERES .................................................................................................................................. 16 DATOER ............................................................................................................................................ 17 MERE OM PROJEKTER OG KOMPONENTER ............................................................................... 17 PROJEKTER OG PROJEKTEJERE .......................................................................................................... 17 KOMPONENTER OG KOMPONENTEJERE ................................................................................................ 17 YDERLIGERE INFORMATION ........................................................................................................ 17 ATLASSIAN KURSUSMATERIALE OG VIDEOER ........................................................................................ 17 JIRA | brugervejledning | kunder Side: 2 af 17 1 Baggrunden for JIRA 1.1 Hvorfor et elektronisk opgave- og aktivitetsstyringssystem Hos C2IT Business Solutions er der behov for at sætte styring af opgaver og aktiviteter i forhold til dig som kunde i system. Formålet er at sikre høj kvalitet i det daglige arbejde både i relation til overblik over opgavemængde samt dokumentation af udført arbejde. Samtidigt er det et mål at sikre kommunikation omkring opgaver på et niveau, hvor alle konsulenter hos C2IT Business Solutions, sammen med relevante personer hos kunden, har adgang til al dokumentation i stedet for dette foregår mellem enkeltpersoner hos C2IT og dig som kunde. 1.2 JIRA Til at løse denne problemstilling er produktet JIRA valgt. JIRA er et Web-baseret værktøj – en såkaldt Issue-tracker – som er udviklet til at støtte arbejdsgange omkring eksempelvis softwareudvikling. JIRA består overordnet af aktiviteter (Issues), som kan gennemgå et livsforløb (et workflow). Aktiviteter samles i projekter, hvortil der individuelt kan foretages opsætning af brugeradgang. JIRA er skabt af et australsk firma, Atlassian (www.atlassian.com), som laver forskellige værktøjer til at støtte processer omkring it og softwareudvikling. Hos C2IT er JIRA konfigureret til at kunne arbejde med 2 aktivitetstyper: 1) Besøgsreferater og 2) Opgaver. Et besøgsreferat skrives af en konsulent, når der har været udført arbejde for dig. Ordet ”besøg” skal forstås i bred forstand og kan dække over aktiviteter udført uden fysisk besøg, fx supportopkald. En opgave indeholder flere felter end et besøgsreferat ligesom der er defineret et livsforløb for en opgave, hvor eksempelvis testen af en udført opgave kan håndteres. Livsforløbende (workflows) forklares senere. På nuværende tidspunkt er det vigtigt at være opmærksom på, at der er forskel på, hvem der kan gøre hvad omkring en aktivitets livsforløb, afhængig af, om du er kunde eller medarbejder hos C2IT. 1.3 Om brugervejledningen Denne vejledning er tænkt som en introduktion til de grundlæggende funktioner i JIRA, således du kan godkende besøgsreferater og oprette og deltage i testen af en opgave. I JIRA er der adgang til en fuld brugervejledning til standardproduktet (uden vores konfiguration). Denne brugervejledning findes ved at klikke på ikonet med spørgsmålstegnet (?) i øverste højre hjørne og vælge menupunktet Online hjælp. 1.4 Tildelte og mails fra JIRA ”Tildelt til” er et centralt begreb i JIRA. Aktiviteter tildeles en specifik bruger og indikerer, hvem der har ansvaret for aktiviteten i forhold til den aktuelle status. Der kan tildeles til brugere, der er oprettet i JIRA og kun til brugere, der kan se det aktuelle projekt i JIRA. Bemærk: Der kan skiftes Tildelt til, uden at der skiftes status på en opgave. Når en aktivitet tildeles en bruger, så sendes der automatisk en mail til vedkommende ved alle ændringer til aktiviteten. Se i øvrigt afsnit 9.2 vedr. E-mails. JIRA | brugervejledning | kunder Side: 3 af 17 2 Opstart og login 2.1 Opstart af JIRA C2IT’s opgave- og aktivitetsstyringssystem, JIRA, startes i en browser på adressen https://jira.c2it.dk/. 2.2 Login og startbilledet i JIRA Brugernavn og adgangskode er identisk med det du bruger til domænet/din pc. Du kan med fordel sætte flueben i Remember my login on this computer. 2.3 System Dashboard Den første side du møder, når du er logget ind, hedder System Dashboard. Her kan du få et overblik over igangværende og afsluttede aktiviteter. I sektionen Tildelt til mig kan du se de opgaver, der pt. ligger til godkendelse eller test hos dig. I sektionen Alle aktiviteter listes alle åbne og igangværende aktiviteter. Besøgsreferater kendes ved et lille ikon med et i, hvor opgaver har et ikon med et flueben ligesom underopgaver har deres eget ikon. JIRA | brugervejledning | kunder Side: 4 af 17 3 Besøgsreferater og opgaver I dette kapitel beskrives de helt grundlæggende elementer omkring arbejdet med aktiviteter i form af besøgsreferater og opgaver. Første del omhandler besøgsreferater og senere behandles emnet omkring opgaver. 3.1 Besøgsreferater og hvordan du behandler dem Et besøgsreferat er oprettet af en konsulent fra C2IT. Når referatet er færdigt, så sendes det til godkendelse hos dig. Du vil således kunne se det under både Tildelt til mig og Alle aktiviteter. Du åbner besøgsreferatet ved at klikke på det. For et besøgsreferat kan du udføre forskellige aktiviteter: Kommentere. Du kan indsætte en kommentar eller et spørgsmål til besøgsreferatet, ved at klikke på knappen Kommentar i bunden af skærmbilledet. Når du har angivet en kommentar sendes der automatisk en mail omkring kommentaren, til den, der har skrevet besøgsreferatet. Godkende. Kan du godkende referatet, så klikker du på Godkendt knappen øverst i skærmbilledet. I den efterfølgende dialog kan du igen blot klikke på knappen Godkendt. Du har her også mulighed for at angive en kommentar, men det er ikke nødvendigt. Afvise. Kan du ikke godkende referatet, så klikker du på knappen Ikke godkendt øverst i skærmbilledet. I den efterfølgende dialog vil vi gerne, om du 1. Tildeler opgaven til den konsulent, der har skrevet referatet 2. Kommenterer, hvorfor du ikke kan godkende referatet 3.2 Tildele. Du kan også tildele besøgsreferatet til en anden person i din virksomhed, hvis det er en anden, der skal godkende. Yderligere om besøgsreferater Har du brug for at dele besøgsreferatet med nogle, som ikke er oprettet som bruger i JIRA, så kan du gøre det ved at klikke på knappen Eksporter i øverste højre hjørne og vælge Word som eksportmulighed. I besøgsreferatet kan der være links til andre opgaver i JIRA. Det er nemt at navigere til disse ved blot at klikke på deres opgavenummer. Det samme kan også lade sig gøre, hvis der er vedhæftet filer eller skærmbilleder til besøgsreferatet. Hvis der i beskrivelsesteksten til en opgave står et @ efterfulgt af nogle få bogstaver, fx @km, så er det en facilitet i JIRA, som benyttes hos C2IT, til at notificere en kollega om, at besøgsreferatet er oprettet. 3.3 Opgaver – oprettelse og redigering Du kan arbejde med opgaver på flere områder, fx oprette en ny opgave, deltage i kommunikationen omkring en opgave samt teste og godkende en opgave. Du opretter en opgave ved at klikke på den røde knap, . Derefter vises skærmbilledet til oprettelse af aktiviteter som vist nedenfor. I denne skal alle felter med en rød stjerne (*) udfyldes. Har du adgang til flere projekter, så vær sikker på, at du vælger det rigtige projekt. Aktivitetstypen skal være Opgave. Ud over det er der krav om, at du angiver et Resumé samt en opgavebeskrivelse. JIRA | brugervejledning | kunder Side: 5 af 17 Øvrige felter kan udfyldes efter behov: Komponenter. Hvis der er oprettet komponenter1 til det aktuelle projekt i JIRA, så kan der vælges komponent her. Prioritet. Her kan der angives prioritet for opgaven. Standard er ”Normal”. Der kan vælges mellem 1) Kritisk, 2) Høj, 3) Normal, 4) Lav og 5) Ved lejlighed. Deadline dato. Her kan angives en dato for, hvornår opgaven senest ønskes udført. Tildelte. Angives, hvis opgaven ønskes tildelt en specifik person. Sammenkædning. Der kan skabes sammenkædning2 (link) til andre opgaver. Vedhæftning. Der kan vedhæftes filer til at underbygge opgavebeskrivelsen. 1 Komponenter beskrives i afsnit 10.2 på side 23. 2 Sammenkædning beskrives i afsnit 5.6 side 13. JIRA | brugervejledning | kunder Side: 6 af 17 Generelt er det sådan for alle lister med mulige valg mellem flere elementer, at listen kun viser ”andre” elementer end det aktuelle valg. I eksemplet nedenfor er ”opgave” allerede valgt, hvorfor listen kun viser ”besøgsreferat” som muligt alternativt valg. Se fx feltet prioritet, hvor standardprioriteten er Normal. Klikker du på listen, vil du se 4 andre muligheder for feltet prioritet. Når opgaven er færdigudfyldt klikkes på den blå knap med teksten Opret. Kortvarigt herefter vises en dialog i toppen af skærmbilledet, som vist nedenfor. I denne kan man nå at klikke på linket til opgaven for at arbejde videre med denne. Den netop oprettede opgave redigeres nemmest ved at klikke på Aktiviteter i toppen af skærmbilledet, hvor det netop oprettede referat ligger øverst under Seneste aktiviteter. Klikker man på denne, vises den på følgende måde. Der kan rettes direkte i det viste skærmbillede ved at klikke direkte på det felt, man ønsker at ændre. Der kan også klikkes på knappen Ret, hvorefter opgaven kan redigeres i samme skærmbillede, som blev brugt til oprettelsen. JIRA | brugervejledning | kunder Side: 7 af 17 3.4 Vedhæfte filer og skærmbilleder Hvis opgaven har noget at gøre med et konkret skærmbillede eller rapport i dit system eller en specifik fejlmeddelelse, så vil vi gerne have så meget dokumentation vedhæftet til opgaven som muligt. Det letter opgaveløsningen, hvis der vedhæftes skærmbilleder og fejlbeskeder. Du kan også vedhæfte rapport i PDF-format eller Excel-udtræk. Ved hjælp af menuknappen Mere kan du Vedhæfte filer og vedhæfte skærmbilleder. Skærmbilleder kan også indsættes direkte på en opgave, hvis du kopieret skærmbilledet til din udklipsholder. Det kan indsættes i JIRA, ved at trykke Ctrl+V (windows-funktionen for at indsætte indholdet af udklipsholderen). Giv gerne skærmbilledet et sigende navn og tilføj bag efter en kommentar om, i hvilken situationen skærmbilledet er taget. 3.5 Arbejdsgange omkring en opgave Som kunde kan du foretage følgende statusskift på en opgave. Oprette. Kunden kan oprette opgaver men ikke redigere dem efterfølgende. Status efter oprettelse er Åben. Afvent. Skifte status til afvent. Det indikerer, at C2IT ikke kan igangsætte opgaven. Åbn afventende. Bruges til at skifte status fra Afvent til Åben på en opgave. Kommentere. Kan bl.a. bruges til efterfølgende at supplere opgavebeskrivelsen. Testet OK. Ved at klikke på godkendt. Testet fejl. Ved at klikke på ikke godkendt og dokumentere fejlen En opgave har ud over dette et livsforløb, hvor en opgave generelt kan have følgende statusser: Åben. Opgaven er oprettet. Dette er standard ved oprettelse af nye opgaver. Afvent. Angiver opgaven afventer og ikke må igangsættes. Igangsat. Indikerer at der arbejdes på opgaven. Stopper arbejdet på en opgave i længere tid, kan en igangsat skifte status tilbage til Åben. Til test. Når opgaven er færdig, sendes den til test hos kunden. Det sker ved at klikke til test og tildele opgaven til kunden. Testet OK. Vælges af kunden, hvis opgaven er testet ok. Testet Fejl. Vælges af kunden, hvis opgaven ikke testes ok. Til test (C2IT). Anvendes hvis opgaven skal testes af en kollega, inden den overdrages til test hos kunden. Det sker ved at klikke Til test (C2IT). Testet OK (C2IT). Vælges hvis opgaven er ok. Her kan man også vælge Til test direkte og sende den til test hos kunden. Testet fejl (C2IT). Vælges, hvis opgaven ikke er ok. Lukket. Opgaven er lukket efter endt test. Ved lukning af en opgave kan angives et resultat. Her er standardværdien Løst, men der kan også vælges andre resultater. Genåbnet. Hvis der er behov for at genåbne en testet/ lukket opgave for at lave rettelser. De forskellige statusser har farver efter følgende princip: Blå. Opgaven er åben eller afventer Gul. Opgaven er i gang Grøn. Opgaven er afsluttet eller lukket. JIRA | brugervejledning | kunder Side: 8 af 17 4 Formatering af tekst Der kan laves rigtig meget tekstformatering i JIRA. Hvis du editerer et tekstfelt, så vises nedenstående værktøjslinje, hvor almindelig tekstformatering kan foretages. Ved alle tekstfelter kan du desuden klikke på ikonet med et spørgsmålstegn, ?, for at få hjælp til formatering af tekst. 5 Yderligere funktionalitet Ud over basisfunktionaliteten beskrevet i forrige kapitel, så giver JIRA en lang række yderligere muligheder, som beskrives i det efterfølgende. Første punkt er Kommentarer, som kan oprettes direkte via en knap i JIRA. Alle øvrige faciliteter beskrevet i det efterfølgende findes under menuknappen Mere: 5.1 Kommentarer Der kan kommenteres på alle aktiviteter i JIRA. Kommentarer oprettes ved at klikke på knappen Kommentar. Knappen findes både i toppen og bunden af skærmbilledet. Kommentarer kan slettes og ændres af den bruger, der har oprettet den. Det sker ved klikke på henholdsvis skraldespanden eller blyanten i kommentar-feltet. 5.2 Vedhæfte filer og skærmbilleder Det er muligt at vedhæfte filer til opgaver og besøgsreferater. Vedhæftede filer må ikke erstatte indholdet af feltet beskrivelse i JIRA. Dette bl.a. for at sikre muligheden for at søge på opgaver efterfølgende, hvor der ikke søges i vedhæftede filer. Et eksempel på en vedhæftet fil kunne være en PDF-fil af en rapport, som kunden har indtegnet diverse ændringsønsker på. Tilsvarende kan der vedhæftes skærmbilleder til en aktivitet. Ved fejlsituationer etc. skal kunderne opfordres til at vedhæfte skærmbilleder som dokumentation og forklaring. Skærmbillede indsættes via udklipsholderen. Der skal således være taget et skærmbillede i udklipsholderen, fx ved at trykke Alt + Print Screen. Det er en fordel at der indtastes et filnavn til det billede, der sættes ind. 5.3 Overvågning af aktiviteter JIRA gør det muligt at overvåge aktiviteter. Som standard overvåges de aktiviteter man selv har oprettet og/eller, som er tildelt til en. JIRA | brugervejledning | kunder Side: 9 af 17 Overvågning betyder, at man modtager en notifikation pr. e-mail ved ændring af en opgave. Det er også muligt at se en oversigt over overvågede aktiviteter på sit dashboard 3. Du kan aktivere overvågning på en given opgave på 3 måder: Ved at klikke på knappen Overvåg aktivitet. Overvågning kan frakobles ved at klikke Stop overvågning. Bemærk: Knappen er der kun på opgaver, man ikke er tildelt eller har oprettet. Ved at vælge tilsvarende menupunkter på menuknappen Mere. Ved at klikke på linket med Overvåg denne aktivitet. Du finder den i højre side under Personer. Via menupunktet Overvågere kan listen af overvågere styres. Det vil sige, vi både kan fjerne og tilføje overvågere på en aktivitet. 5.4 Opret underaktivitet / konverter til underaktivitet Til en given opgave er det muligt at oprette en underopgave via menupunktet Opret underaktivitet. En underaktivitet har samme kendetegn som en almindelig opgave, men strukturmæssigt er den blot en underopgave og dermed knyttet til en anden opgave. På tilsvarende vis kan en allerede oprettet opgave gøres til en underaktivitet ved af vælge konverter til underaktivitet. 5.5 Flyt Med menupunktet Flyt er det muligt at flytte en opgave fra et givent projekt til et andet. Det kan kun lade sig gøre, såfremt du har adgang til flere projekter i JIRA. 5.6 Link (Sammenkædning) Via menupunktet Link kan der laves sammenkædning mellem flere opgaver. Der kan vælges mellem følgende forskellige sammenkædningstyper: Hvis der er oprettet link mellem opgaver, så er der tale om en gensidig sammenkædning, hvorefter opgaverne refererer til hinanden. Det vises herefter i sektionen Aktivitetssammenkædninger på den enkelte opgave. Det er fra denne sektion en evt. sammenkædning kan ophæves, ved at føre musen hen over og klikke på skraldespanden. Der kan også laves en implicit sammenkædning ved blot at skrive en opgavereference med store bogstaver i et tekstfelt på en opgave. Fx vil en tekst med ”Jf. CNAVBI-37 så udarbejdes en rapport …” efterfølgende lave et link til opgaven CNAVBI-37. Man vil dog ikke kunne se, at der linkes til opgaven fra CNAVBI-37. Denne metode kan anvendes, når der i et besøgsreferat refereres til konkrete opgaver. 5.7 Klon En opgave kan klones (kopieres) ved at vælge menupunktet Klon. Opgaven vil få et nyt nummer og få tilføjet teksten KLON- foran opgavebeskrivelsen, med mindre du vælger en anden beskrivelse under kloningen. 3 Dashboards beskrives i afsnit 6.5 side 18. JIRA | brugervejledning | kunder Side: 10 af 17 5.8 Etiketter Etiketter gør det muligt at sætte et eller flere ”mærker” eller søgeord på en opgave. Dette kan være et alternativ til underopdeling af et projekt i komponenter. 5.9 Mention / brugerreferencer Som beskrevet i afsnit 3.2 vedr. Yderligere om besøgsreferaterFejl! Henvisningskilde ikke fundet., så kan der laves brugerreferencer (mention). Det gøres ved at taste @ efterfulgt af brugernavn/initialer. Gøres dette, så sendes der automatisk en mail til pågældende om, at vedkommende er nævnt i en aktivitet. Bemærk: Denne funktionalitet er kun slået til internt hos C2IT. 6 Overblik - Søgning, filtre og dashboards Det er et stort emneområde som er nemmest at lære ved. ”Learning by doing”. Vær ikke bange for at afprøve systemet på egen hånd. 6.1 Overblik over dit projekt Du kan få et overblik over alle aktiviteter i dit projekt, ved i øverste linje at klikke på projekter og vælge dit aktuelle projekt på listen: I det viste skærmbillede får du et resumé af projektet. Standardvisningen hedder Aktivitet, men skifter du visning til Statistik får du nedenstående skærmbillede, hvor du har mulighed for at få overblik over alle aktiviteter i dit projekt. 6.1.1 Udskriftsvenlige oversigter og eksport til Excel Ved at klikke på de enkelte elementer kan du få en detaljeret liste over aktiviteter inden for det valgte filter. Ønsker du fx at udskrive disse eller eksportere disse til Excel, gøres det nemmest ved at klikke på knappen Eksport i øverste højre hjørne, hvor du har en række forskellige muligheder: JIRA | brugervejledning | kunder Side: 11 af 17 6.2 Søgning Der kan søges på 2 måder: Fritekstsøgning via søgefelter i øverste højre hjørne o Her kan max fx skrive et projekts præfiks, fx CNAVBI, for at se alle aktiviteter på det projekt Ved at vælge søgefunktionen i JIRA Søgefunktionen findes under menuen Aktiviteter og menupunktet Søg efter aktiviteter: I det viste vindue kan der søges efter samme princip, som hvis man arbejder med filtre i Excel og NAV for den sags skyld. De forskellige kolonner i søgningen kan sorteres ved at klikke på kolonneoverskrifterne. 6.3 Filtre Filtre oprettes ved at gemme en søgning. Ønsker man at gemme en søgning, så kan man klikke på knappen Gem. Afhængig af situationen kan der være en knap, der hedder Gem som, alternativt er der en pil ved Gem-knappen, hvor man kan vælge Gem som. Filtre kan vedligeholdes via menuknappen Aktiviteter, hvor der nederst er menupunktet Vedligehold filtre. Vælges denne får man følgende skærmbillede til vedligeholdelse af filtre. Her kan man bl.a. se sine favoritfiltre eller søge efter delte filtre: JIRA | brugervejledning | kunder Side: 12 af 17 Som inspiration kan der tilføjes en gadget til et Dashboard (se nedenfor), som hedder ”Gemte filtre”. Denne gadget findes også på System Dashboard. 6.4 Abonner på filtre På siden, hvor filtre administreres, er det også muligt at abonnere på filtre. Et abonnement betyder, at der på et defineret tidspunkt sendes en e-mail med indholdet af filteret. Der kan opsættes et filter ved at klikke på Abonner ud for det enkelte filter i kolonnen med Abonnementer. 6.5 Dashboards Dashboards er hjemmesider, hvor man kan samle lister og grafer, som giver et overblik over aktiviteter inden for et givent filter. JIRA | brugervejledning | kunder Side: 13 af 17 JIRA er konfigureret med et System Dashboard, der er designet til at give dig som kunde et overblik. Ud over dette er der designet nogle få yderligere dashboards, som er delt med alle kunder. For at få adgang til delte dashboards følges denne vejledning. 6.5.1 Gør delte dashboards til dine egne Start med at vælge menupunktet Dashboards og herunder Vedligehold Dashboards. I skærmbilledet vælges Søg i menuen til venstre, hvorefter der klikkes på knappen Søg. I listen kan man herefter se dashboards, der er delt med kunder (Group: C2IT-K-ALL-Kunder). På nuværende tidspunkt er der følgende delte dashboards: Besøgsreferater Mine opgaver Der vil blive udarbejdet flere dashboards løbende. 6.5.2 Lave egne dashboards Ønsker man selv at forsøge sig med Dashboards, så gøres det via menuerne i øverste højre hjørne: Man skal have sit eget dashboard, før man får adgang til værktøjerne Tilføj gadget og Ret layout. 7 Masseopdatering af aktiviteter I JIRA kan man opdatere mange aktiviteter på én gang via Massehandling. Massehandling findes i øverste højre hjørne under Værktøjer og kan aktiveres, når der vises en oversigt over aktiviteter (inden for en given filtrering): Aktiveres funktionen føres man igennem en guide, hvor de valgte aktiviteter kan opdateres. De aktiviteter, der skal opdateres, markeres med et flueben. Ønsker man at opdatere alle aktiviteter så sæt et flueben i det øverste felt – lige under knappen Næste. JIRA | brugervejledning | kunder Side: 14 af 17 Dernæst følges dialogen i guiden og til sidst kan opdateringen gennemføres ved at klikke bekræft. 8 Personlige indstillinger I øverste højre hjørne kan du klikke på pilen ud for dit profilbillede. Har du ikke valgt noget, ser det sådan ud: Her kan du klikke på Profil og vedligeholde din egen brugerprofil – fx sætte et billede ind. Eksterne brugere kan fx ændre adgangskode på dette sted. 8.1 Tildelte åbne aktiviteter pr. projekt I nederste venstre hjørne kan man se antallet af tildelte aktiviteter til én selv pr. projekt. 8.2 Foruddefinerede filtre Øverst til højre er det muligt at vælge blandt nogle foruddefinerede filtre jf. nedenstående: 8.3 Aktivitetsstrøm I højre side kan man desuden se en oversigt over de seneste aktiviteter, man har arbejdet på, og hvad man har foretaget sig. JIRA | brugervejledning | kunder Side: 15 af 17 9 Begreber og funktionalitet i JIRA 9.1 Logning Alle aktiviteter der udføres på en opgave i JIRA logges. Disse logninger ses nederst i skærmbilledet på den enkelte opgave/besøgsreferat under punktet Aktivitet: 9.2 E-mails JIRA sender rigtig mange mails. Hver gang der sker noget på en aktivitet som man: Har oprettet (er rapportør) Er tildelt til dig (tildelt til) Overvåger Så sender JIRA en e-mail for at fortælle om ændringen. Er man irriteret af det, så anbefales det at lave en mappe i Outlook til arkivering af mails fra JIRA og opsætte en regel, som automatisk arkiverer mails fra JIRA i denne mappe, fx: 9.3 Alt arkiveres Alle opgaver og besøgsreferater arkiveres for evigt i JIRA. Afsluttede aktiviteter lukkes, så de ikke fremgår af den igangværende opgavemængde. Opgaver og besøgsreferater, der er fejloprettede, kan blot lukkes. JIRA | brugervejledning | kunder Side: 16 af 17 Administrator kan slette aktiviteter, hvis det er nødvendigt. 9.4 Datoer Alle datoer i JIRA præsenteres samlet i højre side af skærmbilledet. Det gælder også datoen for et besøgsreferat. Dette er standardfunktionalitet i JIRA og kan ikke ændres. 10 Mere om projekter og komponenter 10.1 Projekter og projektejere Projekter er den grundlæggende struktur bag aktiviteterne i JIRA. Der kan oprettes et ubegrænset antal projekter. Der oprettes min. ét projekt pr. kunde, men der kan oprettes flere. Fx kan der være et projekt til driftsopgaver og et separat projekt til eksempelvis et opgraderingsprojekt. Projekter har en forkortelse (et præfiks), som bruges til nummerering af alle aktiviteter i JIRA. Fx har vores interne projekt til C2IT NAV og BI præfikset CNAVBI og aktiviteter i projektet nummereres fortløbende fra CNAVBI-1. For hvert enkelt projekt kan der angives en projektejer (Projekt Lead). En projektejer vil pr. definition modtage alle ny opgaver oprettet i projektet, med mindre de oprettes og tildeles specifikt til en anden bruger. 10.2 Komponenter og komponentejere Et projekt kan underopdeles i komponenter. Til hver komponent kan der vælges en specifik komponentejer (Component Lead). Det vil så være denne person, der modtager nye opgaver til den pågældende komponent. På den måde kan alle generelle opgaver gives til en kundeansvarlig, hvorimod specifikke opgaver (fx relateret til et tillægsprodukt), kan gives til en anden. 11 Yderligere information Du er også velkommen til at spørge de konsulenter, du har besøg af, om de kan hjælpe med brugen af JIRA. Ligeledes er du også velkommen til at kontakte vores supportafdeling. 11.1 Atlassian kursusmateriale og videoer Har du lyst til at lære mere, så er der mange videoer om produktet på såvel Atlassians hjemmside samt på youtube. JIRA Demonstration Video o https://www.atlassian.com/software/jira/demo o Bemærk: Vi har ikke implementeret modulerne til Agile, Capture og Confluence. Det er således de første 14 minutter af videoen der er mest relevant. JIRA System Filters Demo Video o https://www.youtube.com/watch?v=O08oySq043w JIRA in a Nutshell demo video o https://www.youtube.com/watch?v=xrCJv0fTyR8 JIRA | brugervejledning | kunder Side: 17 af 17
© Copyright 2024