PILOTKOMMUNER
Temamøde 9/4 2015
Dagsorden
• Velkomst
• Formål, baggrund og rammen for pilotfasen
Pilotkommunens opgaver, forpligtigelser og udbytte.
• Pause med mulighed for at spørge ind til SAPA, KSD, KY
og fælleskommunal infrastruktur
• Udvælgelse af pilotkommuner
• Hvad er specifikt for pilot på SAPA, KY eller KSD?
• Afslutning og tak for denne gang
PILOTKOMMUNER
Formål, baggrund og rammen for pilotfasen
Peter Egelund
Hvorfor pilotkommuner nu?
-en milepæl
•
Overordnet milepæl er passeret
•
Endnu mere fokus på
implementering og udrulning
•
Vi lancerer redskaber til at
understøtte den tværgående
implementering og udrulning af
løsninger under monopolbruddet
Pilotkommunerne er vigtige for:
Kommuner
• Sikre at løsningen kommer sikkert ind i kommunerne
• Hjælpe med at formidle overgangen til de nye løsninger
ud fra et kommuneperspektiv
Leverandører
• Bidrage med en praktisk kommunal vinkel
på implementering og udvikling
• Støtte til udvikling og review på strategier,
planer, værktøjer og produkter
KOMBIT
• Kommuner bliver ambassadører for løsningen
• Giver input i forhold til den samlede monopolbrudsplan
Status på projekter, tidsplaner og udkast til
strategi for implementering/udrulning
Udkast til udrulningsstrategi for pilotfasen
Tidsplan afhænger af afklaringsfasen – best case / worst case
Pilotfasen bølge 1 og 2
Infrastruktur
SAPA Pilot
KSD Pilot
KY Pilot
Udrulning bølge 3-8
Infrastruktur
SAPA Udrulning
KSD Udrulning
KY Udrulning
Q1
Q2
Q3
2015
Q4
Q1
Q2
Q3
Q4
Q1
Q3
2017
2016
Best case
Q2
Worst case
Både i forhold til start og længde på pilotfasen
Q4
Q2
Q1
2018
Planer, milepæle og kommunikation
Planen opdateres i takt med udviklingen af løsningen.
Afklaring
Analyse
og
design
Udvikling
Delleverancer
Pilotfasen bølge 1 og 2
Infrastruktur
SAPA Pilot
KSD Pilot
KY Pilot
Udrulning bølge 3-8
Infrastruktur
SAPA Udrulning
KSD Udrulning
KY Udrulning
Q1
Q2
Q3
Q4
Q1
2015
M1
Q2
Q3
2016
M2
M3
Udfaldet af udviklingsfaser vil påvirke opstartsdato
for pilot. Efter hver fase kan planerne opdateres.
Q4
Q1
Q2
Q3
2017
Q4
Q2
Q1
2018
Hvad ved vi nu og senere?
• Detaljeret viden om ressourcetræk og
pilotkommunens opgaver
• Opdatering af planen
• Tidspunkt for idriftsættelse og løbende
kommunikation
PILOTKOMMUNER
Pilotkommunens opgaver, forpligtigelser og udbytte
Kenneth Møller Johansen
Christian Aalbæk Nielsen
1. Formål med pilotfasen
Succesfuldt forløb
• God oplevelse
• Positiv kommunikation
Fokus i pilot
• Løsningen
• Implementering
• Og samspillet mellem dette
Rækkefølge i overordnet implementering af løsninger
•
•
•
•
•
Lokal og fælleskommunal infrastruktur
SAPA
KSD
KY
Mere SAPA…
2. Overordnet implementeringsforløb
Pilot i tre tempi
• Først 6-9 kommuner på SAPA
• Herefter med et par kommuner på KSD og KY
• Sidst med 4-6 kommuner på KSD og KY
Særligt om KSD og KY
• Større teknisk kompleksitet.
• SAPA så vidt muligt implementeret i kommunen i forvejen.
Forberedelsestid for pilotkommune
• SAPA: 4-7 måneder
• KSD og KY: 9-12 måneder
I
2.
Overordnet implementeringsforløb
- eksempel på det samlede pilotforløb
Pilot på SAPA
K1
Fundament/STS SAPA
K2
Fundament/STS
K3
Fundament/STS
SAPA
SAPA
Pilotbølge 1: KSD/KY
K4
Fundament/STS
K5
Fundament/STS
K6
Fundament/STS
SAPA
KSD
KY
SAPA
KSD
KY
Pilotbølge 2: KSD/KY
K7
K8
Fundament/STS
SAPA
KSD
KY
Fundament/STS
SAPA
KSD
KY
K9
Fundament/STS
KSD
KY
K10
Fundament/STS
SAPA
KSD
K11
Fundament/STS
SAPA
KSD
K12
Fundament/STS
K13
Fundament/STS
Q1
KY
SAPA
Q3
Q2
2016
KY
Q4
HVORNÅR?
I
2.
Overordnet implementeringsforløb
- eksempel på det samlede pilotforløb
K2
Fundament/STS
K3
Fundament/STS
SAPA
SAPA
Pilotbølge 1: KSD/KY
K4
Fundament/STS
K5
Fundament/STS
K6
Fundament/STS
U51+52
Juli
Pilot på SAPA
K1
Fundament/STS SAPA
SAPA
KSD
KY
SAPA
KSD
KY
Pilotbølge 2: KSD/KY
K7
K8
Fundament/STS
SAPA
KSD
KY
Fundament/STS
SAPA
KSD
KY
K9
Fundament/STS
KSD
KY
K10
Fundament/STS
SAPA
KSD
K11
Fundament/STS
SAPA
KSD
K12
Fundament/STS
K13
Fundament/STS
Q1
KY
SAPA
Q3
Q2
2016
KY
Q4
Temaer i KSD
pilotdriftsfasen
Eksempler på pilotkommunens
opgaver i relation til KSD
Involverede
aktører KSD
Organisatorisk implementering
Teknisk udrulning
Kompetenceudvikling
Sikre at undervisningsmaterialet er forståeligt og
dækkende
Sagsbehandlere
Arbejdsgange og organisering
Sikre at kan anvende KSD på baggrund af den
undervisning de modtager
Sagsbehandlere
Sagsklargøring/-oprydning
Identificere og etablere bedste praksis for oprydning i
gamle sager og implementering af nye
brevskabeloner
Sagsbehandlere
KOMBITs/leverandørens
kommunikation til
kommunerne
Evaluere informationsmateriale til kommunerne,
herunder budskaber/indhold, målgruppe og
forståelse
Projektejer, projektleder,
sagsbehandler, it-afd.
Kommunens organisering i
forbindelse med forberedelse,
idriftsættelse og ibrugtagning
af løsningen.
Evaluere processen for udrulningen, herunder særligt Projektleder
med fokus på, at det er de rigtige processer og de
rette kompetencer der bringes i spil i kommunerne
for at sikre en effektiv udrulning og en udrulning, som
kommunerne føler sig trygge ved
Kommunespecifik drejebog
for integration/snitflade,
konvertering/mirgering og
test/prøver
Afprøve og tilpasse indholdet af den
kommunespecifikke drejebog for udrulning, så den er
dækkende, forståelig og praktisk anvendelig
Drift og support
Evaluere kompetenceprofiler på driftsorganisationen i Projektleder, superbruger, itkommunen
afd.
Projektleder, superbruger, itafd.
Ønskværdige egenskaber ved gruppen af
pilotkommuner – alt kan ikke opfyldes af en kommune
Organisatoriske forudsætninger
• Ledelse og medarbejderne er engagereret
• Mulighed for at KOMBIT afprøver processer omkring fx sager/ESDH-strategi
• Erfaring som pilotkommune
Tekniske forudsætninger
• Pilotbølge 2 skal inkludere kommuner som repræsenterer forskellig itarkitektur/-miljø
• Serviceplatform skal være i drift på ét system
• Forskelligheder: It-miljø, citrix/ikke citrix, platforme
• ”KMD-land” + kommune med blandede systemer/leverandører
Andet
• Mulighed for at afprøve alle processer i tilstrækkeligt omfang
• Kommuner, som er interesseret i at implementere SAPA i Q2 vil være særligt
interessante, da deres udfordringer i pilotdriftsfasen bølge 2 bliver mindre
Hvad forpligter pilotkommunerne sig til?
Afstemte forventninger
•
•
•
Forvent hårdt slid
Tæt samarbejde
Videndeling
KOMBIT og leverandør forventninger til pilotkommunens opgaver
•
•
•
Deltagelse i udvikling af materiale
Investere ekstra tid til fejlfinding og registrering
Problemløsning
Kompetencer og ressourcetyper
•
•
•
•
Stille medarbejdere til rådighed, der opsætter infrastruktur
Skal være ”Parate” jf. KIGO. KOMBIT følger op
Kommunernes egen supportorganisation skal være klar til at hjælpe
Administratorer, herunder STS-administratorer, skal være
100% allokeret når SAPA, KY og KSD idriftsættes.
Pilotkommunernes udbytte
•
•
•
•
•
Pionerrolle
Gå forrest og få sig nye færdigheder
Hurtigt med på den fremtidige strategi
Særlig opmærksomhed fra KOMBIT og leverandører
Øget støtte fra KOMBIT/leverandøren ved idriftsættelse
og ibrugtagning
PAUSE
HØR MERE OM:
SAPA, KY, KSD OG DEN
FÆLLESKOMMUNALE
INFRASTRUKTUR
PILOTKOMMUNER
Udvælgelse af pilotkommuner
Hvad er specifikt for pilot på SAPA, KY eller KSD?
Christian Aalbæk Nielsen
Den videre proces
Potentielle pilotkommuner
Temamøde
Den 9/4
Aflevere
spørgeskema
Den 1/5
Afklare og beslutte om I vil
melde jer som pilotkommune
Besked fra
KOMBIT
Dialog med projekterne om deltagelse
som pilotkommune
Juni
Maj
April
Afklare vilkår med
leverandører
Dialog med potentielle pilotkommuner
Udvælgelse af pilotkommuner
Modtager
spørgeskemaer
Den 1/5
Særligt for SAPA, KY og KSD
Der vil være forskel på hvad der vægtes og prioriteres ved valg
af pilotkommuner
Eksempel
SAPA
KY
KSD
Antal
pilotkommuner
5-10 kommuner
7 kommuner
9 kommuner
Mål med pilot
Teste datakompleksitet,
opsætning af STS
og arbejdsgange
Teste processerne for
idriftsættelse og
organisatorisk
implementering i et
sammenhængende forløb
Teste processerne for
idriftsættelse og
organisatorisk
implementering i et
sammenhængende forløb
Hvornår
I forbindelse med
detaljeplanlægning af pilot
og evt. i efteråret 2015,
når der udarbejdes
undervisningsmateriale
Umiddelbart efter
udvælgelse
Umiddelbart efter
udvælgelse
AFSLUTNING OG
TAK FOR DENNE GANG