EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanven
24. APRIL 2015 RENO DJURS I/S EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer EU-UDBUD - UDBUDSMATERIALE ADRESSE TLF FAX WWW 24. APRIL 2015 RENO DJURS I/S EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer EU-UDBUD - UDBUDSMATERIALE PROJEKTNR. A065028 VERSION 1.0 UDGIVELSESDATO 24. april 2015 UDARBEJDET SEV KONTROLLERET HMI/JEL GODKENDT SEV COWI A/S Jens Chr. Skous Vej 9 8000 Aarhus C +45 56 40 00 00 +45 56 40 99 99 cowi.dk EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 5 INDHOLD 1 1.1 1.2 Baggrund og orientering Baggrund Orientering 2 Udbudsgrundlag 11 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 Grundlag for afgivelse af tilbud Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Udformning og krav til tilbud Alternative tilbud Forbehold Ingen forhandling Evaluering af tilbud og tildeling Stand still-periode Accept og kontrakt 12 12 12 13 16 16 16 16 19 19 4 4.1 4.2 4.3 4.4 Generelle krav og forhold Administrative forhold Opsamlingsudstyr Indsamlingskøretøjer Kørselsledelse og mandskab 20 20 22 23 27 5 5.1 5.2 5.3 5.4 Indsamlingsopgaven Husstandsindsamling af dagrenovation Husstandsindsamling af papir/pap Generelt for husstandsindsamlingsopgaverne Indsamling fra kuber og nedgravede affaldsløsninger (kran-entreprisen) Modtageanlæg 32 32 37 37 5.5 7 7 8 44 46 6 EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 5.6 Særlige ydelser 48 6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 Samarbejde og kvalitet Samarbejds- og driftsmøder Kvalitets- og arbejdsplan Driftskontrol og tilsyn Kvalitetsstyringssystem Bonus- og bodsberegning 51 51 51 52 53 55 7 7.1 7.2 Generelle og særlige betingelser Generelle betingelser Særlige betingelser 57 57 60 Bilagsfortegnelse Bilag 1 Tilbudsliste (inkl. pristilbudsliste vedlagt i excel-format), der skal vedlægges tilbuddet med underskrift Bilag 2 Udkast til kontrakt Bilag 3 Oversigter med beholdere og tømningsfrekvenser m.v. for de 4 geografiske delområder Bilag 4 Reno Djurs I/S "Informationshæfte til skraldemænd" EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 1 Baggrund og orientering 1.1 Baggrund 7 Reno Djurs I/S er et fælleskommunalt affaldsselskab, der varetager affaldsrelaterede opgaver for ejerne Norddjurs Kommune og Syddjurs Kommune. I nedenstående tabel 1 er angivet en oversigt over antal indbyggere, husstande og sommerhuse i de to kommuner. Tabel 1 Kildegrundlag husstande og sommerhuse pr. 1. januar 2014, Danmarks Statistik Kommune Indbyggere (Ca. antal) 37.933 Husstande (Ca. antal) 18.791 Sommerhuse (Ca. antal) 5.130 Syddjurs Kommune 41.657 18.661 9.930 I alt 79.590 37.452 15.060 Norddjurs Kommune Reno Djurs I/S har således ansvaret for driften af ordninger for indsamling af husholdningsaffald i Norddjurs og Syddjurs Kommuner omfattende følgende aktiviteter: › › › › Husstandsindsamling af dagrenovation. Indsamling af småbatterier, småt elektronik og sparepære i tilknytning til husstandsindsamlingen af dagrenovation. Husstandsindsamling af papir og pap. Tømning af kuber til flasker/glas og papir/pap opstillet på centrale lokaliteter og tømning af nedgravede affaldsløsninger til dagrenovation, flasker/glas og papir/pap. Alle ejendomme med dagrenovation og dagrenovationslignende affald skal være tilmeldt ordningen. Også fjerntliggende landejendomme er tilsluttet ordningen. Kommunerne/Reno Djurs kan dog i konkrete tilfælde give dispensation fra tilslutningspligten. Særligt erhvervsvirksomheder gives sådanne dispensationer. 8 EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 1.2 Orientering Reno Djurs I/S udbyder indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer i spande, minicontainere og enkelte affaldssække samt i kuber og nedgravede affaldsløsninger fra private husstande, etageboliger, sommerhuse, offentlige institutioner og virksomheder i de to kommuner. Indsamling af husholdningsaffald på Anholt er ikke omfattet af dette udbud. Indsamlingsopgaven udbydes som et offentligt EU-udbud for en kontraktperiode på 2 år med start den 1. januar 2016 og udløb uden yderligere opsigelse den 31. december 2017 med option for Reno Djurs I/S på forlængelse af kontraktperioden på uændrede vilkår i et vilkårligt antal måneder i op til 2 år frem til 31. december 2019. Senest med udgangen af juni 2017 vil det være afklaret og blive meddelt renovatøren, om Reno Djurs I/S ønsker at anvende optionen om forlængelse eller om Reno Djurs I/S vælger at udbyde indsamlingsopgaven i et nyt udbud. Indsamlingsopgaven udbydes i følgende 5 selvstændige delentrepriser: › › › › › Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer i spande og minicontainere m.v. i Norddjurs Øst (kaldet NDØ-entreprisen). Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer i spande og minicontainere m.v. i Norddjurs Vest (kaldet NDV-entreprisen). Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer i spande og minicontainere m.v. i Syddjurs Øst (kaldet SDØ-entreprisen). Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer i spande og minicontainere m.v. i Syddjurs Vest (kaldet SDV-entreprisen). Indsamling af genanvendelige materialer i kuber og indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer i nedgravede affaldsløsninger i Nord- og Syddjurs kommuner (kaldet Kran-entreprisen). Tilbudsgiverne kan afgive tilbud på en eller flere af de angivne delentrepriser hver for sig eller på flere eller alle delentrepriserne. Hvis der afgives tilbud på flere eller alle delentrepriserne kan tilbudsgiveren angive en samle-rabat, der skal gælde for alle de afgivne enhedspriser ved eventuel tildeling. Reno Djurs I/S har stor fokus på høj kvalitet og stor professionalisme i udførelsen af indsamlingsopgaven og i særdeleshed på mandskabets adfærd og fremtoning over for brugerne under indsamlingen. Renovatøren og dennes mandskab skal være særlig bevidste om og have særlig fokus på, at mandskabet under udførelse af indsamlingsopgaven har stor berøringsflade med brugerne og er meget synlige, og at de fungerer som "ansigtet ud ad til" for Reno Djurs I/S og kommunerne. Renovatøren skal være opmærksom på bestemmelserne om bonus og bod, som Reno Djurs I/S vil anvende til sikring af overholdelse af de angivne krav og betingelser ved udførelse af opgaven med indsamling af husholdningsaffaldet. EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 9 Reno Djurs I/S arbejder løbende med implementering af anvendelse af nedgravede affaldsløsninger, og renovatøren skal være indstillet på, at Reno Djurs I/S til stadighed vil udvide anvendelsen af nedgravede affaldsløsninger i det omfang, kunderne ønsker denne løsningsmodel - eller det viser sig hensigtsmæssigt for Reno Djurs I/S. Reno Djurs I/S har i 2014 indsamlet de i tabel 2 angivne affaldsmængder. Der henvises i øvrigt til ”Redegørelse for miljø, arbejdsmiljø og kvalitet for 2014”, der kan findres på www.renodjurs.dk Tabel 2 Indsamlede mængder fra husstande og sommerhuse i de 2 kommuner (tons i 2014) Fraktion Ton i 2014 Restaffald Husstandsindsamling af papir/pap 20.643 4.030 Kuber, papir/pap 542 Kuber, glas, metal, plast 916 Batterier, poser på låget (er i 2015 udvidet med småelektronik og sparepærer). 11,3 1.2.1 Forventet tidsplan for udbuddet EU-udbuddet for indsamling af husholdningsaffald forventes gennemført efter følgende tidsplan: › 24. april 2015: Annoncering af udbuddet i EU-Tidende. › 26. maj 2015: Frist for at stille spørgsmål. › 2. juni 2015: Udsendelse af svar på stillede spørgsmål. › 9. juni 2015: Frist for afgivelse af tilbud. › Primo juli 2015: Forventet meddelelse om tildelingsbeslutning og start på stand still-perioden på 10 dage. › August 2015: Forventet kontraktindgåelse 10 EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 1.2.2 Ordregiver Ordregiver er: Reno Djurs I/S Nymandsvej 11 8444 Balle Kontaktperson: Miljøchef Hardy Mikkelsen EU-udbuddet varetages af: COWI A/S Havneparken 1 7100 Vejle Kontaktperson: Steffan Vaaben E-mail: [email protected] EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 2 11 Udbudsgrundlag Følgende dokumenter danner grundlag for afgivelse af tilbud: › Europaparlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. › Udbudsbekendtgørelsen i EU Tidende. › Bekendtgørelse om lov om miljøbeskyttelse nr. 879 af 26. juni 2010. › Bekendtgørelse om affald nr. 1309 af 18. december 2012 med senere ændringer. › Bekendtgørelse om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger m.v. nr. 336 af 13. maj 1997. › Bekendtgørelse vedr. fremgangsmåden ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge-og anlægskontrakter nr. 712 af 15. juni 2011 med senere ændringer. › Gældende love og offentlige bestemmelser, der er relevante for opgaven med indsamling af husholdningsaffald, herunder relevante AT-vejledninger m.v. › Dette udbudsmateriale med tilhørende bilag. › Tilbudslisterne med tilhørende dokumenter til udfyldelse og underskrift. › Eventuelle rettelsesbreve og spørgsmål/svar udarbejdet i tilbudsfasen. Udbudsmaterialet er tilgængeligt på www.renodjurs.dk, hvor også eventuelt supplerende materialer, rettelser og eventuelle spørgsmål og svar vil blive offentliggjort. 12 EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 3 Grundlag for afgivelse af tilbud 3.1 Spørgsmål til udbudsmaterialet Såfremt der er uklarheder i udbudsmaterialet, eller der ønskes supplerende oplysninger, kan der stilles spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmålene skal være skriftlige og på dansk og kan sendes pr. e-mail til: COWI A/S Att.: Steffan Vaaben E-mail: [email protected] Alle henvendelser bedes venligst mærket "Reno Djurs I/S – Indsamlingsudbud". Tilbudsgiverne opfordres til at stille spørgsmål senest den 26. maj 2015 kl. 15:00 og svar på eventuelle spørgsmål vil være til rådighed senest den 2. juni 2015. Alle spørgsmål stillet senest den 26. maj 2015 vil blive besvaret. Spørgsmål stillet efter den 26. maj 2015 vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare disse senest 6 dage for tilbudsfristens udløb. Spørgsmålene og de tilhørende svar vil blive anonymiseret og præsenteret i et dokument, der vil blive offentliggjort på www.renodjurs.dk. Såfremt svarene indeholder rettelser til udbudsmaterialet, vil der blive udarbejdet rettelsesblade og disse rettelsesblade vil ligeledes blive offentliggjort på www.renodjurs.dk. Det påhviler tilbudsgiverne selv med regelmæssige mellemrum, at kontrollere, om der er kommet supplerende materiale. 3.2 Tilbudsfrist Sidste frist for modtagelse af tilbud er tirsdag den 9. juni 2015 kl. 11:00 og tilbuddet skal afleveres eller sendes til: COWI A/S Jens Chr. Skous Vej 9 8000 Aarhus C Tilbuddet skal afleveres i en lukket kuvert eller forsendelse mærket "Reno Djurs I/S – Indsamlingstilbud" og skal være mærket med tilbudsgiverens navn og adresse samt være mærket med teksten "Må ikke åbnes i postafdelingen". Det er i alle henseender tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet og herunder alle tilbudsdokumenter er fremme på nævnte adresse senest ved tilbudsfristens udløb. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristen, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 13 Der gives ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud og tilbudsmaterialet betragtes som tilhørende Reno Djurs I/S og vil ikke blive returneret. 3.3 Udformning og krav til tilbud Tilbudsgiveren er forpligtet til i fornødent omfang, at gøre sig bekendt med forholdene i indsamlingsdistrikterne i relation til vej- og adgangsforhold, vejbelægninger, bredden af veje og gader, eventuelle brohøjder samt øvrige trafikale forhold inden tilbud afgives. Tilbuddet skal afgives skriftligt og på dansk i følgende eksemplarer: › › 1 papirbaseret underskreven original 1 elektronisk kopi af tilbuddet på et USB-stik Den vedlagte tilbudsliste i bilag 1 inkl. skal anvendes og samtlige tilhørende erklæringer skal udfyldes og underskrives og samtlige ønskede oplysninger skal afgives. Tilbudslistens bilag 1 består af dokument med vejledning og erklæringer samt pristilbudsliste (i excel-format). Alle felter i tilbudslisten skal være udfyldt i danske kroner ekskl. moms og sammentællinger foretaget og overført i samleskemaer, hvor dette er angivet. Vær opmærksom på, at alle faner af excel-arket udskrives til den papirbaserede underskrevne original. De tilbudte priser skal indeholde alle nødvendige ydelser for entreprisens udførelse i overensstemmelse med betingelserne og kravene i udbudsmaterialet. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den underskrevne originale papirudgave og den elektroniske kopi, er den underskrevne originale papirudgave gældende. Dette afskærer dog ikke Ordregiver fra at tage hensyn til oplysninger, dokumenter m.v., der måtte mangle i den originale papirudgave, men forefindes i kopierne af tilbuddet. Eventuelle tekniske bilag, brochurer og lignende materiale må dog gerne være på engelsk, tysk, svensk eller norsk og Ordregiver er i sin vurdering af tilbuddene berettiget til at se bort fra materiale på andre sprog end dansk, engelsk, tysk, svensk og norsk. 3.3.1 Egnethedsvurdering og –dokumentation Forud for evalueringen af de afgivne tilbud vil der blive foretaget en vurdering af tilbudsgiverens egnethed i relation til udførelse af den udbudte opgave. Vurderingen baseres på en gennemgang af tilbuddets dokumentation for tilbudsgiverens forhold og formåen i de følgende underpunkter. 14 EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer Tro og love erklæring vedrørende følgende forhold: Der må ikke være ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og ændring af visse andre love. Tilbuddet skal derfor indeholde en erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, der overstiger 100.000 kr., jf. den angivne lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997. Udelukkelsesgrundene i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 § 10, stk. 2 og udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a-c og e-f. Tilbuddet skal derfor indeholde en erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver ikke befinder sig i en situation omfattet af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 eller artikel 45, stk. 2, litra a-c og e-f. Der kan ikke indgås kontrakt med en virksomhed, der har gæld på over 100.000 kr. til det offentlige, eller er omfattet af de opstillede udelukkelsesgrunde. Erklæringen i bilag 1A i tilbudslisten (bilag 1) skal udfyldes og underskrives. Sikkerhedsstillelse Tilbudsgiver skal vedlægge en erklæring eller tilsagn fra penge- eller kautionsforsikringsinstitut om, at denne har til hensigt at stille sikkerhedsstillelse på 10 % af kontraktens årssum i hele kontraktperioden i tilfælde af tildeling af kontrakten. Den endelige sikkerhedsstillelse skal udleveres til Reno Djurs I/S i forbindelse med kontraktunderskrivelsen. Erhvervsansvarsforsikring Tilbudsgiveren skal vedlægge dokumentation for, at tilbudsgiver er i besiddelse af en gældende og gyldig erhvervsansvarsforsikring dækkende alle de relevante aktiviteter. Økonomiske nøgletal Tilbudsgiver skal som minimum give oplysninger om tilbudsgivers økonomiske nøgletal (Omsætning – Resultat – Egenkapital) for de seneste tre afsluttede regnskabsår. De økonomiske nøgletal skal angives i erklæringen i bilag 1B og kan suppleres med afsluttede revisionspåtegnede årsregnskaber. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver har et positivt resultat beregnet som et gennemsnit over de seneste tre afsluttede regnskabsår eller at tilbudsgiver ikke har haft en negativ egenkapital de seneste tre regnskabsår. Tilbudsgivere, som har en gyldig grund til ikke at dokumentere mindstekravets opfyldelse (f. eks. fordi virksomheden ikke har eksisteret i tre år), skal ved bank- eller revisorerklæringer, eller på anden betryggende måde dokumentere, at have den fornødne økonomiske og finansielle formåen til at varetage den tilbudte kontrakt. EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 15 Erklæringen i bilag 1B i tilbudslisten (bilag 1) skal udfyldes og underskrives. Erfaringer og referencer Entrepriserne med tømning af spande og minicontainere: Tilbudsgiveren skal vedlægge en oversigt med referencer for de seneste tre år vedrørende indsamling og transport af dagrenovation og/eller genanvendelige materialer. Referencen skal som minimum omfatte indsamling af dagrenovation og/eller genanvendelige materialer i affaldsspande (udelte eller delte), minicontainere og/eller affaldssække i fast rute fra minimum 5.000 tømningsadresser. Entreprisen med kuber og nedgravede containere (Kranentreprisen): Tilbudsgiveren skal vedlægge en oversigt med referencer for de seneste tre år vedrørende indsamling/tømning som krantømninger af restaffald og/eller genanvendelige materialer fra nedgravede affaldsløsninger og/eller kuber med regelmæssige tømninger fra minimum 50 enheder. Dokumentationen skal vedlægges i form af en referenceliste med angivelse af følgende oplysninger for hver enkelt reference: › › › › opgaven antal tømningsadresser henholdsvis enheder omfattet af opgaven kontraktperiode kundens navn og kontraktoplysninger Det er et mindstekrav, at tilbudsgiveren har erfaring med indsamling af dagrenovation og/eller genanvendelige materialer og har mindst én reference inden for de seneste tre år. Teknisk formåen Tilbudsgiverens tekniske formåen skal dokumenteres ved at vedlægge følgende beskrivelser m.v.: › › › Tilbudsgiverens administrative og praktiske organisation og herunder angive navn og/eller navne på de relevante kontaktpersoner, som vil være tilknyttet opgaven med indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer. Beskrivelse af den planlagte opgaveløsning med indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer. Oplysning om eventuel anvendelse af underrenovatører og herunder beskrivelse af underrenovatørens tekniske formåen i forhold til den aktuelle del af opgaven, som underleverandøren skal varetage. Tilbudsgiveren skal vedlægge en gyldig og gældende vognmandstilladelse. 3.3.2 Vedståelse Tilbudsgiveren skal uden forbehold vedstå sit tilbud indtil den 30. november 2015. 16 EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 3.4 Alternative tilbud Alternative tilbud accepteres ikke. 3.5 Forbehold Eventuelle forbehold skal anføres på erklæringen i bilag C i tilbudslisten (bilag 1). Der kan ikke tages forbehold overfor grundlæggende elementer og overordnede betingelser i udbudsmaterialet. Såfremt dette sker, kan tilbuddet blive betragtet som værende ikke konditionsmæssigt og Reno Djurs I/S er forpligtet til at forkaste tilbuddet. Såfremt det ikke er muligt at prissætte et forbehold, kan tilbuddet ligeledes blive forkastet som værende ikke konditionsmæssigt. Reno Djurs I/S vil i det konkrete tilfælde vurdere, om der er tale om et forbehold, og hvorvidt et sådant forbehold er grundlæggende eller ikke kan prissættes. Det er således tilbudsgivers risiko, såfremt der tages forbehold. Reno Djurs I/S er under alle omstændigheder berettiget til at forkaste tilbud, der indeholder forbehold. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder afklaret ved at bede om opklarende oplysninger eller stille spørgsmål forud for afgivelse af tilbud. 3.6 Ingen forhandling Det skal understreges, at Reno Djurs I/S ikke har mulighed for at forhandle med tilbudsgivere om de afgivne tilbud. På denne baggrund opfordres tilbudsgiveren til at sørge for, at det afgivne tilbud er fyldestgørende, behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger samt er præcist i enhver henseende, således at der kan indgås kontrakt direkte på grundlag af tilbudsmaterialet. 3.7 Evaluering af tilbud og tildeling Reno Djurs I/S vil i første omgang gennemgå og evaluere de indkomne tilbud og tilbudsmaterialet i forhold til at kontrollere, om tilbudsgiveren er egnet til at afgive tilbud og om de afgivne tilbud er konditionsmæssige. Evalueringen vil blive baseret på en detaljeret gennemgang og vurdering af tilbuddets dokumentation for tilbudsgivers forhold og formåen i relation til de angivne krav til beskrivelser og dokumentation og mindstekrav til tilbuddet. EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 17 Såfremt tilbudsgiveren betragtes som værende egnet til at kunne løse indsamlingsopgaven og tilbudsmaterialet betragtes som værende konditionsmæssigt vil tilbuddet blive evalueret i forhold til tildelingskriteriet. 3.7.1 Tildeling Reno Djurs I/S vil ved evaluering af de konditionsmæssige tilbud anvende tildelingskriteriet "økonomisk mest fordelagtige tilbud", hvilket vil sige det samlet set "økonomisk mest fordelagtige tilbud" for de 5 delentrepriser. Evalueringen vil sigte mod, at finde det samlet set "økonomiske mest fordelagtige tilbud" for Reno Djurs I/S ved at undersøge, om "det økonomisk mest fordelagtige tilbud" fremkommer ved en kombination af særskilte tilbud på hver af de 5 delentrepriser eller, om "det økonomisk mest fordelagtige tilbud" fremkommer ved antagelse af en kombination af tilbud på en, flere eller alle de 5 delentrepriser. Tildelingen vil blive baseret på evaluering af tilbudsmaterialet i forhold til de angivne delkriterier og de angivne vægtningsrammer i tabel 1. Tabel 1 Tildelingskriterie – delkriterier og vægtningsramme Delkriterier Relativ vægtning med rammeudsving Pris 50-60 % Beskrivelse af opgaveløsningen og driftssikkerhed 15-20 % Kvalitets- og servicestandard 15-20 % Miljø og arbejdsmiljø 15-20 % De angivne tildelingskriterier i tabel 1 vil blive evalueret på baggrund af følgende beskrivelser for de enkelte delkriterier. Pris Den pris, der indgår i evalueringen, er den af tilbudsgiver tilbudte "Samlet Tilbudssum" på den pågældende delentreprise og ved indregning af den af tilbudsgiver tilbudte "samle-rabat" ved afgivelse af flere delentrepriser. Beskrivelse af opgaveløsningen og driftssikkerhed Reno Djurs ønsker en høj grad af driftssikkerhed og stabil og sikker drift, herunder: › › › en sikring af driften ved sygdom og ved særlige situationer omkring helligdage, vejrligssituationer m.v. en sikring af driften ved uforudsete hændelser som nedbrud af køretøjer, uheld og herunder beskrivelse af reservekapacitet en sikring af oplæring og instruktion af faste medarbejdere og afløsere 18 EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer Tilbudsgiveren skal udarbejde en beskrivelse af planlægningen og tilrettelæggelsen af indsamlingsopgaverne og herunder beskrive sammensætningen af indsamlingskøretøjer og den bemandingsmæssige struktur for at tilgodese dette. Tildelingsvurderingen vil tage udgangspunkt i beskrivelserne og overholdelse af de angivne indholdsmæssige krav i udbudsmaterialet. Kvalitets- og servicestandard Reno Djurs ønsker en høj standard for kvalitet og service over for brugerne og i samarbejdet mellem renovatøren og Reno Djurs. Tilbudsgiveren skal beskrive standarden for kvalitet og service, herunder: › › › hvordan det sikres, at mandskabet arbejder efter de angivne servicemål og er instrueret i forhold til at have tilstrækkelig viden om at løse opgaven og at være imødekommende og informerende over for borgerne. hvordan mandskabet sikres kendskab til indsamlingsopgaven, ruterne, køretøjer m.v. og hvordan det sikres, at mandskabet har forståelse for serviceniveauet i forhold til borgerne. hvordan der sikres et højt serviceniveau og en høj kvalitet i den løbende driftsdialog med Reno Djurs I/S. Tildelingsvurderingen vil tage udgangspunkt i beskrivelserne og overholdelse af de angivne indholdsmæssige krav i udbudsmaterialet. Miljø og arbejdsmiljø Reno Djurs ønsker en høj standard for miljø og arbejdsmiljø. Tilbudsgiveren skal beskrive standarden for miljø og arbejdsmiljø, herunder: Miljø: › › › de påtænkte anvendte indsamlingskøretøjer (type, motornorm, udstyr m.v.) og herunder særlige tiltag og anvendelse af udstyr med reduceret miljøbelastning og herunder eksempelvis anvendelse af en højere EURO motornorm end krævet eller anvendelse af el- eller hybridløsninger. tiltag i forhold til en generel reduktion af miljøbelastningen ved udførelse af indsamlingsopgaven med evt. kurser for mandskabet i energirigtig kørsel og hensynsfuld bykørsel ved at tilstræbe minimal støj. tilbudsgiverens eventuelle miljøstyringssystem og herunder særlige miljømål og miljøtiltag. Arbejdsmiljø: › › den arbejdsmiljømæssige og sikkerhedsmæssige organisering i virksomheden arbejdsmiljømæssige tiltag i forhold til systematikken og tiltagene til reduktion af arbejdsbelastningen for mandskabet, registrering af uheld/skader, nærved uheld og sygefravær og de tilhørende tiltag og handlinger i forhold til løsninger EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer › › › 19 tiltag til sikring af, at mandskabet har og anvender arbejdstøj, værnemidler og tekniske hjælpemidler m.v., og sikring af kendskab til og overholdelse af de relevante arbejdsmiljøregler mandskabsfaciliteter og velfærdstilbud til mandskabet samt øvrige sociale tiltag. tilbudsgiverens eventuelle arbejdsmiljøpolitik og arbejdsmiljøstyringssystem, herunder særlige arbejdsmiljømæssige mål og tiltag Tildelingsvurderingen vil tage udgangspunkt i beskrivelserne og overholdelse af de angivne indholdsmæssige krav i udbudsmaterialet. 3.8 Stand still-periode Efter evaluering af tilbuddene følger en hensigtserklæring om valg af tilbudsgiver samt en meddelelse om igangsætning af stand still-perioden på 10 kalenderdage. Stand still-periodens start- og slutdatoer vil blive angivet i meddelelsen. Stand still-meddelelsen e-mailes til tilbudsgiverne og vil indeholde en kort redegørelse med resultatet af evalueringen og med oplysninger om, hvilken eller hvilke tilbudsgivere kontrakterne påtænkes indgået med. 3.9 Accept og kontrakt Efter stand still-perioden forventer Reno Djurs I/S, at indgå kontrakter med den eller de vindende tilbudsgivere ultimo august 2015 med kontraktstart den 1. januar 2016. Udkast til kontrakt er vedlagt i bilag 2. Den eller de vindende tilbudsgivere skal være indstillet på, at deltage i kontraktmøder, hvor Reno Djurs I/S og tilbudsgiverne kan redegøre for forventningerne til opgaveløsningen og samarbejdet. Kontrakterne forventes underskrevet på kontraktmøderne. 20 EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 4 Generelle krav og forhold 4.1 Administrative forhold Reno Djurs I/S har det overordnede ansvar for den brugerrelaterede kontakt og har i samarbejde med de to ejer-kommuner det overordnede ansvar for indsamlingen af husholdningsaffaldet og for de regulativfastsatte forhold - herunder afgørelser i henhold til regulativerne. Reno Djurs I/S sørger for den generelle information til brugerne om de forskellige indsamlingsordninger, sorteringskrav m.v. og sørger for de løbende serviceinformationer til brugerne om afhentningsdage, eventuelle regulativændringer og andre relevante løbende informationer til brugerne. Renovatøren er forpligtiget til uden særskilt afregning at aflevere spørgeskemaer, foldere og lignende informationsmateriale fra Reno Djurs I/S, der har direkte relation til dagrenovationsordningen til brugerne (højst 2 gange om året). Renovatøren må ikke på egen foranledning informere brugerne med eget materiale. Ved spørgsmål om fortolkning af regulativ eller kontrakt henvises brugerne til Reno Djurs I/S. Brugere, der ønsker at klage, henvises til Reno Djurs I/S, medmindre klagen umiddelbart kan imødekommes af renovatøren. Alle ejendomme med dagrenovation eller dagrenovationslignende affald skal være tilmeldt indsamlingsordningen, herunder også fjerntliggende landejendomme m.v. Kommunerne/Reno Djurs I/S kan dog i konkrete tilfælde give en midlertidig eller permanent dispensation fra, at være tilmeldt indsamlingsordningen. Dispensationer gives primært til erhvervsvirksomheder. Det indsamlede affald må ikke omlastes eller blandes med andre separat indsamlede fraktioner. Omlastning kan dog tillades i særlige tilfælde efter forudgående konkret godkendelse af Reno Djurs I/S. Renovatøren må ikke udføre privat indsamling af dagrenovation (restaffald, papir samt metal, glas og plast) hos ejendomme, der er tilsluttet Reno Djurs I/S´ ordning. Renovatøren må ej heller udføre privat indsamling af erhvervsaffald i samme rute som indsamling af affald hos ejendomme, der er tilsluttet ordningen hos Reno Djurs I/S. Affald fra Reno Djurs I/S´ ordning må således ikke blandes med andet affald i renovationsbilen. Enhver klage over opgaver omfattet af kontrakten skal straks afhjælpes/udbedres af renovatøren. Såfremt en klage ikke umiddelbart kan imødekommes af renovatøren, henviser renovatøren til Reno Djurs I/S. EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 21 4.1.1 Reno Djurs I/S – Til- og afmeldinger m.v. Reno Djurs I/S modtager ønsker og behov for ændringer fra de tilmeldte brugere til indsamlingsordningerne og videresender løbende (normalt ugentligt) opdaterede renovationslister (ændrings- og udbringningslister) med ændringer til renovatøren. Ændringer kan omfatte almindelige til- og afmeldinger af spande og minicontainere, ændringer af type og størrelse af opsamlingsudstyret, ændringer af tømningsfrekvens m.v. Renovatøren skal henvise brugere, som ønsker at til- eller afmelde sig renovationsordningen, til Reno Djurs I/S. Reno Djurs I/S arbejder løbende med at udvide anvendelsen af nedgravede affaldsløsninger som en del af indsamlingsordningerne for husholdningsaffald. Tømningen af de nedgravede affaldsløsninger indgår i Kranentreprisen. Det forventes, at ca. 300 tømningssteder for papir/pap afmeldes pr. 1. januar 2016 (samlet for de 4 entrepriser). Renovationslisterne vil blive genereret af Reno Djurs I/S fra affaldsadministrationssystemet "Renomatic" fra Logimatic A/S og vil tilgå renovatøren på elektronisk form ugentligt. Ændringerne meddeles som udgangspunkt på mail, men der kan også blive tale om udveksling af oplysninger via internettet. 4.1.2 Renovatørens administration Renovatøren skal ved modtagelse af en opdateret renovationsliste gennemføre ændringerne på følgende måde: › › › › Ved en tilmelding til indsamlingsordningen skal renovatøren kunne påbegynde tømningen på den førstkommende faste tømningsdag. Ved en afmelding fra indsamlingsordningen skal renovatøren straks kunne indstille tømningen. Ved en ændring af tømningsfrekvensen skal renovatøren iværksætte ændringen i førstkommende uge efter modtagelsen af renovationslisten. Ved ændring af beholdertype eller –størrelse skal renovatøren iværksætte ændringen senest 10 dage efter modtagelse af renovationslisten (beholdere udbringes dog førstkommende uge, jf. afsnit 5.6.1) Der kan dog forekomme enkeltstående undtagelser, hvor tidsfristerne skærpes i forhold til ovenstående. Renovatøren skal på baggrund af oplysninger om ændringer i renovationslisten fra Reno Djurs I/S udarbejde en opdateret rute- og tømningsplan, der på overskuelig måde viser udførelsen af indsamlingsopgaverne med indsamlingsruter, faste tømningsdage og ca. tømningstidspunkter. Renovatøren skal til enhver tid sikre, at der er fuld overensstemmelse mellem den tilmeldte tømningsydelse for de enkelte ejendomme og den faktiske udførte ydelse på ejendommene. Ved eventuelle afvigelser i form af et forkert antal eller størrelse af spande og/eller minicontainere eller manglende tilgængelighed til udstyret skal renovatøren straks meddele Reno Djurs I/S om afvigelserne. 22 EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer For at minimere fejl i indsamlingsopgaven og herunder specielt ved indsættelse af afløsere, skal kvalitets- og arbejdsplanen jf. afsnit 6.2 i de enkelte indsamlingskøretøjer indeholde ajourførte indsamlingsruter og kørelister, der ud over tømningstypeog dag skal indeholde oplysninger om særlige forhold på enkeltejendomme, f. eks. særlige tilkørselsforhold eller særlig placering af opsamlingsudstyret. 4.2 Opsamlingsudstyr Reno Djurs I/S anvender primært 2-hjulede 140 l og 240 l affaldsspande og 4-hjulede 400 l og 600/660 l minicontainere til indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer. Minicontainere på 600 liter og 660 liter sidestilles ved tilbudsgivning. I tidligere Rønde Kommune anvendes i mindre omfang (16 stk.) 370 liters spande på 2 hjul hos dagplejere. Disse beholdere vil fortsat blive anvendt og vil blive afregnet som 400 liters minicontainere til restaffald. De 2-hjulede affaldsspande og 4-hjulede minicontainere er ejet af Reno Djurs I/S og udlånes til brugerne. Hovedparten af de 2-hjulede affaldsspande er monteret med 2-delte sidehængte låg og med et flytbart håndtag, der skal være sænket ved brug på standpladsen og skal køres op under transport og tømning, mens der også anvendes 2-hjulede affaldsspande med baghængt låg og integreret håndtag. Renovatøren skal gøre sig bekendt med de forskellige typer af opsamlingsudstyr ved Reno Djurs I/S og skal sikre sig, at alt det anvendte opsamlingsudstyr kan tømmes af de anvendte indsamlingskøretøjer. Ud over affaldsspande og minicontainere anvendes der (et begrænset) antal 125 l affaldssække til indsamling af dagrenovation på adresser, hvor det ikke er muligt at anvende spande. Herudover anvendes julesække, nødsække og ekstra-sække, kuber til genanvendelige materialer og nedgravede affaldsløsninger til dagrenovation og genanvendelige materialer. Hovedparten af de nedgravede affaldsløsninger ejes af grundejeren, mens kuber og enkelte nedgravede affaldsløsninger ejes af Reno Djurs I/S. 4.2.1 Husstandsindsamling af dagrenovation Husstandsindsamling af dagrenovation er primært baseret på anvendelse af 140 l og 240 l affaldsspande ved almindelige enfamiliehuse og sommerhuse samt anvendelse af 400 l og 600 l til etageboliger, institutioner m.v. Ved få ejendomme, primært i den ældre bydel i Ebeltoft, anvendes der, på grund af særlige/vanskelige adgangsforhold, sækkestativ og 125 liters plastsække. Afregningen for tømning af disse vil over for renovatøren ske som tømning af en 140 liters restaffaldsbeholder. EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 23 4.2.2 Husstandsindsamling af genanvendelige materialer Husstandsindsamling af genanvendelige materialer (papir og pap) er primært baseret på anvendelse af 140 l og 240 l affaldsspande ved almindelige enfamiliehuse og 600 l minicontainere ved etageboliger, institutioner m.v. 4.2.3 Indsamling i kuber og nedgravede affaldsløsninger Indsamling af genanvendelige materialer (papir og glasemballage) fra centralt placerede lokaliteter foregår primært ved anvendelse af kuber med et volumen på 1,51,65 m³ (Villiger City-Line-modeller) og i mindre grad i kuber med et volumen op til 2,5 m³. Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer (papir og glasemballage) i nedgravede affaldsløsninger foregår ved anvendelse af forskellige modeller med et volumen på 3-5 m³. De anvendte kuber og nedgravede affaldsløsninger er forsynet med godkendte løfteanordninger, og tømningen kan udføres med lastbil med kran og et 2-krogs løftesystem. 4.3 Indsamlingskøretøjer Renovatøren skal til enhver tid have den nødvendige indsamlingskapacitet til rådighed og antallet og sammensætningen af indsamlingskøretøjer skal således til enhver tid være tilstrækkeligt til, at det aktuelle antal tømninger af det anvendte opsamlingsudstyr bliver udført tilfredsstillende. Det er renovatørens ansvar at få indsat det nødvendige reservemateriel i tilfælde af, at de normalt benyttede køretøjer og udstyr ikke er tilstrækkeligt eller ikke er funktionsdygtigt. Hvis renovatøren ikke sikrer tilstrækkeligt reservemateriel, vil renovatøren blive gjort økonomisk ansvarlig for indsamling og transport af det antal tømninger, der ikke bliver udført og præsteret. Renovatørens køretøjer skal fremstå ensartede med samme farve eller farvekombination. Renovatørens firmanavn m.v. skal stå på køretøjets førerhusdøre, mens Reno Djurs I/S skal disponere over køretøjernes sider til montering af skilte eller folier (størrelse max 80 x 250 cm) med tekst om, at køretøjet indsamler for Reno Djurs I/S og anden relevant information. Montering udføres i givet fald for Reno Djurs´ regning. Renovatøren er ansvarlig for, at indsamlingskøretøjerne og andet materiel opfylder Trafikstyrelsens og Arbejdstilsynets regler. Renovatøren er endvidere ansvarlig for, at indsamlingskøretøjerne er fuldt funktionsdygtige hele året rundt og i alle vejrsituationer, herunder træffe særlige vinterforanstaltninger ved montering af vinterdæk ("Snowflake"-mærkede) på alle hjul. Vinterdæk skal være monteret i perioden fra 1. december og frem til den 1. april. 24 EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer Renovatørens indsamlingskøretøjer skal som minimum være udstyret med og overholde følgende tekniske og miljømæssige krav: › › › GPS-trackingsudstyr med entydig registrering af tid og sted til dokumentation for de udførte indsamlinger. Godkendte motorer efter EURO 5-normen. Anvendelse af bionedbrydelige motor- og hydraulikolier. Renovatøren skal være opmærksom på, at der forekommer enkeltbeliggende ejendomme, få byejendomme og visse sommerhusområder m.v. med smalle og dårlige veje med trange forhold, hvor kørsel med almindelige indsamlingskøretøjer vil være meget vanskellig og i visse tilfælde være umulig. Renovatøren skal derfor vælge en sammensætning af sine indsamlingskøretøjer, der tilgodeser tømning af dagrenovation og genanvendelige materialer ved disse ejendomme og i disse områder ved anvendelse af passende mindre indsamlingskøretøjer. Renovatøren har det fulde ansvar for sammensætning af sine indsamlingskøretøjer i en passende kombination til, at indsamlingsopgaven kan løses korrekt og tilfredsstillende, og skal indregne dette i de afgivne enhedspriser. Indsamlingskøretøjerne skal holdes rene og i ordentlig stand og herunder i god vedligeholdelsesstand i forhold til at minimere risikoen for uhygiejniske forhold, oliespild m.v. Indsamlingskøretøjerne skal altid medbringe udstyr/materiale til anvendelse ved spild m.v. Indsamlingskøretøjerne til papir/pap skal være tilfredsstillende rengjort, således at kvaliteten af det indsamlede papir til genbrug ikke forringes. Kvaliteten af det indsamlede papir må således ikke forringes på vejen fra beholderen hos brugeren til aflæsningen på modtageanlægget. Renovatøren skal fremlægge dokumentation i form af registreringsattester som entydigt angiver den maksimalt tilladte last og totalvægt for de anvendte indsamlingskøretøjer. Renovatøren skal i tilbudslisten afgive en enhedspris for en almindelig renovationsbil med chauffør, der kan anvendes til særlige ydelser m.v. 4.3.1 Krav til trafiksikkerhed Renovatørens indsamlingskøretøjer skal være udstyret med funktionsdygtigt bakkamera og bakalarm ved bakkemanøvrering og det må ikke være muligt at frakoble det monterede udstyr. For at øge den generelle trafiksikkerhed under udførelse af indsamlingsopgaven og herunder specielt minimere risikoen for svingulykker m.v. skal renovatøren sikre sig, at mandskabet altid har maksimalt udsyn fra køretøjerne og at køretøjerne er monteret med det nødvendige antal spejle (bak- og sidespejle, blindvinklespejle, frontspejle m.v.) og at alle spejle fungerer optimalt. EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 25 Renovatøren skal sikre sig, at førerhuset altid er ryddeligt og at der ikke er monteret eller placeret genstande i ruderne, der kan reducere udsynet. 4.3.2 Krav i forhold til tømning Indsamlingskøretøjerne skal være opbygget med størst mulig beskyttelse af mandskabet for at minimere eventuelle gener fra støv og væsker m.v. under tømmeprocessen. Indsamlingskøretøjerne skal endvidere være indrettet, således at tømmeprocessen belaster opsamlingsudstyret mindst muligt og at risiko for tab af affald og genanvendelige materialer under tømningen er minimal. 4.3.3 Option på montering af RFID-tag og registrering ved tømning Reno Djurs I/S overvejer, at indføre elektronisk registrering ved tømning af affaldsspande og minicontainere for at kunne sikre en entydig dokumentation for udført tømning over for brugerne m.v. Tømningsregistreringen baseres på, at de eksisterende affaldsspande på 140 l og 240 l samt minicontainere på 400 l og 600/660 l udstyres med en RFID-tag og montering af antenner og registreringssystemer på indsamlingskøretøjerne. RFID-taggen vil være en "Read Only tag" og transmittere med en frekvens på 134,2 kHz efter HDX-princippet. RFID-taggen vil overholde metodekrav til identifikation efter EN 14803 og specifikationerne til dataoverførsel efter DIN 30745. Monteringen af RFID-tags på affaldsspandene og minicontainerne skal foregå ved placering af taggen i den indstøbte chipnest i gribekarmen på affaldsspandene eller ved montering på kroppen af minicontainerne. Efter monteringen af RFID-taggen skal identiteten af opsamlingsudstyret kobles sammen med den tilmeldte brugeradresse ved registrering af RFID-taggen på en håndscanner og påsætning af en adresselabel med stregkode og ID-nummer. De registrerede data i håndscanneren skal leveres til Reno Djurs I/S, således at disse oplysninger kan indlæses i "Renomatic". Hvis optionen ønskes anvendt, skal renovatøren levere følgende: › › › › Afholde samtlige omkostninger til indkøb og montering af registreringssystemer til indsamlingskøretøjerne. Montere RFID-tags på eksisterende affaldsspande på 140 l og 240 l samt minicontainere på 400 l og 600/660 l. Sørge for at opsamlingsudstyret sammenkobles med den tilmeldte brugeradresse ved registrering af RFID-taggen på en håndscanner. Påsætning af adresselabel på eksisterende opsamlingsudstyr på 140 l og 240 l samt minicontainere på 400 l og 600/660 l (skal ske omhyggeligt og efter nærmere anvisning fra Reno Djurs I/S). 26 EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer Hvis optionen ønskes anvendt, vil Reno Djurs I/S levere følgende: › › › Indkøb og levering af RFID-tags til renovatøren. Indkøb og levering af et (efter nærmere aftale) antal håndscannere til renovatøren (disse skal returneres til Reno Djurs I/S, når registreringen er afsluttet) Indkøb og levering af et (efter nærmere aftale) antal labelprintere samt adresselabels til renovatøren (labelprintere skal returneres til Reno Djurs I/S, når eksisterende opsamlingsudstyr har fået påsat en adresselabel). Renovatøren skal i tilbudslisten afgive en enhedspris pr. opsamlingsudstyr på montering og registrering af en RFID-tag med tilhørende påsætning af adresselabel og overførsel af registreringsdata til Reno Djurs I/S. Renovatøren skal endvidere afholde omkostningerne til indkøb og montering af registreringssystemer til indsamlingskøretøjerne og skal i tilbudslisten afgive et tillæg til enhedspriser for alle tømninger af dagrenovation og genanvendelige materialer i 2- og 4-hjulet opsamlingsudstyr ved tømningsregistrering. 4.3.4 Krav til øvrigt udstyr Reno Djurs I/S forestår den primære kontakt med brugerne og kræver i forbindelse med eventuelle klager og forespørgsler m.v., at Reno Djurs I/S kan komme i telefonisk kontakt med kørselslederen og evt. mandskabet under udførelse af indsamlingsopgaven. Renovatøren skal sørge for, at mandskabet har en smartphone eller tablet med kamera, således at mandskabet kan sende en meddelelse med tilhørende billeddokumentation ved uregelmæssigheder – evt. via en smartphoneapplikation, som fx FotoDoc-systemet fra Logomatic. Hvis Reno Djurs I/S ønsker det, skal mandskabet anvende smartphone eller tablet til meddelelser med tilhørende billeddokumentation (fx via ovenstående applikation) til indberetning af forhold, som Reno Djurs I/S ønsker. Det kan fx være ved følgende: › › › Manglende tømning med billeddokumentation af årsagen (overfyldning, fejlsortering, spærret adgang m.v.). Ødelagt opsamlingsudstyr m.v., som kræver ombytning eller reparation. Vejarbejde eller lignende situationer, der kræver dialog med Reno Djurs I/S. Kommunikationsudstyret skal generelt anvendes til sikring af en optimal og effektiv dialog mellem Reno Djurs I/S, kørselslederen og mandskabet om daglige problemstillinger og opgaveløsningen. EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 27 4.3.5 Krav til krantømning Indsamlingskøretøjer til udførelse af tømninger af kuber og nedgravede affaldsløsninger skal være udstyret med godkendt kranudstyr med en rækkevidde på minimum 10 meter fra køretøjets holdeplads og med en tilstrækkelig løfteevne til at kunne varetage opgaven med løft af udstyr og indhold (forventeligt på til 2.000 kg). I forbindelse med tømningerne skal renovatøren registrere tømningslokaliteten og typen af opsamlingsudstyret samt foretage en hydraulisk vejning af indholdet i hele kg. Renovatøren vælger selv om indsamlingskøretøjer med kran er udstyret med komprimering eller ladcontainer til indsamling af dagrenovation og papir/pap, mens der ikke må foretages komprimering ved tømning af glas/metal/plast-emballage. Renovatøren skal sikre sig, at kvaliteten af de indsamlede materialer ikke kvalitetsforringes under tømningen og transporten. Renovatøren skal ligeledes sikre sig, at have et tilstrækkeligt antal ladcontainere eller andet materiel til at varetage tømningen af de nedgravede affaldsløsninger og opstillede kuber og at ladcontainere til glas/metal/plast-emballage skal være udstyret med tophængt bagklap med halv containerhøjde til tømning af glas/metal/plastemballagen. Ladcontainere kan være delte og skal være med hydraulisk låg med faste plader eller trådnet for at forhindre spild af affald og dette låg skal være lukket under enhver form for transport. Det bemærkes, at det ikke er muligt at køre til alle tømningslokaliteter med påmonteret hænger. Den nuværende renovatør løser dette ved at have en mindre container i lad-containeren på for-vognen. Denne løftes op med kran og tømmes ud i containeren på hængeren. Indsamlingskøretøjerne kan være 3-akslede og skal i så fald være med drejbar bagaksel for optimal manøvrering og smidighed ved udførelse af tømninger på de forskellige lokaliteter. 4.4 Kørselsledelse og mandskab Al kommunikation mellem renovatøren og Reno Djurs I/S i både skrift og tale skal foregå på dansk og renovatøren skal sikre en hurtig og effektiv kommunikation ved at have effektive it-forbindelser og it-systemer til rådighed. 4.4.1 Krav til kørselsledelse Renovatøren skal udpege en erfaren og kompetent kørselsleder, der har det overordnede ansvar for planlægning af indsamlingsopgaven og tilrettelæggelse af udførelsen af indsamlingsopgaven samt har ansvaret for den daglige drift og kommunikation med mandskabet og Reno Djurs I/S i overensstemmelse med de angivne krav og betingelser i dette udbudsmateriale. 28 EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer Renovatøren skal angive navn og øvrige relevante data på kørselslederen og skal samtidigt angive navn og relevante data på kørselslederens stedfortræder ved evt. sygdom, ferie m.v. De relevante data for kørselslederen og dennes stedfortræder og dokumentation for disses kvalifikationer skal angives i kvalitets- og arbejdsplanen jf. afsnit 6.2. Kørselslederen skal have et indgående kendskab til arbejdsområdet med indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer og skal til enhver tid have indgående og detaljeret kendskab til de angivne krav og betingelser i dette udbudsmateriale. Kørselslederen skal være bemyndiget til at forhandle og indgå aftaler om indsamlingsopgavens udførelse med bindende virkning for renovatøren og skal have den ledelsesmæssige kompetence i forhold til mandskabet. Renovatørens kørselskontor skal som minimum være åbent i tidsrummet fra mandag til fredag fra 7:00-16:00 og kørselslederen og/eller kontoret skal kunne kontaktes via telefon eller e-mail. Ved indsamling af dagrenovation og/eller genanvendelige materialer ud over kontorets åbningstider skal der være tilknyttet en vagttelefon. Reno Djurs I/S forventer, at renovatørens kørselsleder og kørselskontoret i videst muligt omfang sikrer en løbende kommunikation og løsning af opståede problemstillinger og forlanger, at renovatøren svarer på en henvendelse fra Reno Djurs I/S samme dag. Reno Djurs I/S ønsker i videst muligt omfang en fast kontaktperson med erfaring inden for indsamlingsopgaver på kørselskontoret med reference til kørselslederen. Renovatøren skal angive alle relevante navne og kontaktoplysninger på medarbejdere i tilknytning til denne indsamlingsopgave i kvalitets- og arbejdsplanen jf. afsnit 6.2. 4.4.2 Krav til mandskab Renovatørens og dennes mandskab skal kunne forstå, tale og læse dansk. Herudover er renovatøren frit stillet med hensyn til antagelse af sit mandskab, men er ansvarlig for, at mandskabet til enhver tid leverer et højt serviceniveau og udviser høflig og professionel optræden under udførelse af indsamlingsopgaven. Mandskabets brugerkontakt skal være karakteriseret ved god opførsel og en imødekommende fremtoning og skal generelt være præget af loyalitet over for Reno Djurs I/S i forhold til beslutninger og administration af indsamlingsordningerne. Renovatøren skal være særlig bevidst om og have særlig fokus på, at mandskabet under udførelse af opgaven har stor berøringsflade og er meget synlige for brugerne, og at mandskabet ved sin adfærd og signalværdi fungerer som ansigtet ud ad til for Reno Djurs I/S i forhold til brugerne. EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 29 Renovatøren og dennes mandskab må ikke modtage vederlag eller træffe aftaler om særordninger og må ikke foretage nogen form for klunsning. Hvis der bliver tale om illoyalitet, alvorlig klage over en medarbejder, eller hvis tilsyn med arbejdet afslører overtrædelser af krav og betingelser for opgavens udførelse, kan Reno Djurs I/S forlange vedkommende fjernet fra indsamlingsopgaven. Renovatøren og dennes mandskab har tavshedspligt vedrørende oplysninger, som de måtte få kendskab til ved udførelse af indsamlingsopgaven og skal på forlangende af Reno Djurs I/S underskrive en erklæring om tavshedspligt i forhold til § 27 i bekendtgørelse om forvaltningsloven nr. 433 af 22. april 2014. Krav til uddannelse Reno Djurs I/S stiller følgende overordnede basale og særlige krav til kvalifikationer hos renovatørens mandskab i forbindelse med udførelse af indsamlingsopgaven: › › › › › Indsigt i affaldsområdet og generel viden om de forskellige affaldsordninger, som Reno Djurs I/S tilbyder til brugerne. Indsigt i og forståelse for de stillede krav til adfærd og kendskab til de grundlæggende elementer i ydelsen og udbudsmaterialet. Overblik og roligt temperament i pressede situationer (konflikt-håndtering). Indsigt i indsamlingskøretøjets basale funktioner. Gyldigt førerbevis (gælder kun for chauffører). Ferieafløsere og andre eventuelle korttids-ansatte skal ligeledes opfylde ovennævnte krav til kvalifikationer. Renovatøren skal sikre sig, at mandskabet besidder ovennævnte kvalifikationer inden indsamlingsopgaven påbegyndes og at kvalifikationerne følges op og ajourføres gennem hele kontraktperioden. Krav til arbejdstøj m.v. Renovatørens mandskab skal være klædt i ensartet og passende arbejdstøj med firmanavn og arbejdstøjet skal være præsentabelt, rent og i ordentlig stand uden huller og revner. Reno Djurs I/S kan kræve, at medarbejderens navn findes på arbejdstøjet med en synlig placering (kan være påsyet eller ID-skilt). Renovatøren er ansvarlig for, at mandskabets arbejdstøj overholder EN 471 og Arbejdstilsynets regler i forhold til synlighed med krav om fluorescerende materiale med reflekser svarende til klasse 3 direkte på arbejdstøjet. Reno Djurs I/S accepterer ikke anvendelse af veste (alene) til mandskabet. Renovatøren er endvidere ansvarlig for, at mandskabet hele året har relevant og nødvendigt arbejdstøj samt personlige værnemidler til varetagelse af indsamlingsopgaven omfattende som minimum almindeligt arbejdstøj, sikkerhedsfodtøj, regntøj, vintertøj, handsker m.v. 30 EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer Renovatøren skal sikre sig, at mandskabet bærer arbejdstøjet i alle funktioner i tilknytning til udførelse af indsamlingsopgaven. 4.4.3 Krav til arbejdsmiljø Reno Djurs I/S lægger stor vægt på, at indsamlingen af husholdningsaffald sker med mindst mulig belastning af mandskabet og med mindst mulig sikkerhedsrisiko. Renovatøren skal anvende indsamlingskøretøjer og andet udstyr, der til enhver tid opfylder gældende forskrifter vedr. arbejdsmiljø og sikkerhed, ligesom renovatøren skal tilrettelægge arbejdet, således at Arbejdstilsynets krav, retningslinjer og anvisninger altid overholdes. Mandskabet skal have adgang til omklædning, og der skal være brusebad samt omklædning med adskilt opbevaring af gangtøj og arbejdstøj. Faciliteterne skal være til rådighed på et etableret samlingssted, udgangssted eller lignende. Der skal i fornødent omfang medbringes vand, sæbe og engangshåndklæder på renovationsbilen. Ved rengøring af materiel skal højtryksspuling undgås. Der skal bruges beskyttelsesudstyr, hvis det i særlige tilfælde er nødvendigt med spuling. Renovatøren er gennem hele kontraktperioden forpligtet til at sikre, at alt anvendt materiel og arbejdets udførelse lever op til Arbejdstilsynets krav, retningslinjer og anvisninger og til andre lovmæssige krav på arbejdsmiljøområdet. Omkostninger i forbindelse med overholdelse af kravene m.v. påhviler alene renovatøren. Renovatøren skal sikre løbende opmærksomhed på arbejdsmiljøet og sikkerheden for indsamlingsopgaven - herunder eventuelle behov for vaccinationer eller anden sygdomsforebyggelse for mandskabet. Renovatøren skal registrere hændelser omkring ulykker og nærved-ulykker, skader, sygdom m.v., der skal danne grundlag for opfølgninger og handlingsplaner på arbejdsmiljøområdet. Renovatøren skal i hele kontraktperioden sikre arbejdsmiljø og uddannelse for mandskabet på indsamlingsopgaven ved: › › › › › › › overholdelse af gældende arbejdsmiljølovgivning samt regler, anvisninger og påbud fra Arbejdstilsynet. anvendelse af nødvendige hjælpemidler under arbejdets udførelse, som af arbejdsmiljø- eller sikkerhedsmæssige årsager er påkrævet. løbende opmærksomhed på arbejdsmiljøet og arbejdsrutinerne, og opfølgning på konkrete hændelser (skader, længerevarende sygdom m.v.). regelmæssig kontrol af førerbevis m.v. for chauffører af indsamlingskøretøjer. håndhævelse af forbud mod indtagelse og påvirkning af alkohol, stoffer og medicin under udførelse af indsamlingsopgaven. at medarbejderne motiveres og at det sikres, at medarbejderne er i besiddelse af tilstrækkelig viden om og indsigt i indsamlingsopgaven. at der gennemføres løbende instruktion og evt. efteruddannelse af alle medarbejdere afstemt efter den enkeltes behov og ønsker. EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer › › 31 at medarbejdere informeres om den overenskomstmæssige ret til at efteruddanne sig. at medarbejdere kender, forstår og følger kvalitets- og arbejdsplanen. Renovatøren skal i tilbudsmaterialet beskrive virksomhedens arbejdsmiljø- og uddannelsesforhold og herunder beskrive, hvorledes renovatøren vil efterkomme og sikre de opstillede krav til arbejdsmiljø- og uddannelsesforholdene og til arbejdsmiljøet generelt. Disse beskrivelser vil indgå i evalueringen af tildelingskriteriet omkring arbejdsmiljø. 32 EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 5 Indsamlingsopgaven Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer m.v. skal foregå på hverdage i tidsrummet fra kl. 06:00 til 18:00. Reno Djurs I/S accepterer som udgangspunkt ikke, at indsamlingsopgaven udføres på lørdage og søn- og helligdage, dog kan der i forbindelse med indsamling i julen og påsken efter særlig aftale med Reno Djurs I/S accepteres indsamling på lørdage for at minimere generne ved at ændre tømningsdage for brugerne. Ligeledes kan der efter særlig aftale med Reno Djurs I/S accepteres indsamling på lørdage ved udskydelse af tømningsdage som følge af vejrligssituationer m.v. Husstandsindsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer er baseret på standplads-afhentning, hvor opsamlingsudstyret med dagrenovation og papir/pap skal afhentes på standpladsen ved tømning og leveres tilbage til standpladsen efter endt tømning. Opsamlingsudstyret må ikke byttes rundt mellem de forskellige ejendomme og renovatøren må kun transportere én fyldt affaldsspand eller minicontainer ad gangen. Ved afhentning af opsamlingsudstyret på standpladsen skal renovatøren og dennes mandskab hæve håndtaget til kørselsposition og ved tilbagelevering af det tomme opsamlingsudstyr skal lågene være lukket og håndtaget skal sænkes til den nederste position (klar til uhindret anvendelse for brugerne). Nedsænkning af håndtag er ikke muligt på ´Rønde-beholderen´, der er opstillet i den gamle Rønde Kommune. Lukkede låger, døre, porte mv. skal efterlades lukkede efter tømningen. Renovatøren skal, såfremt grundejeren ønsker det, benytte nøgle ved afhentningen. Ansvaret for nøglen er alene et anliggende mellem renovatøren og grundejeren. Generelt vil afstanden fra indsamlingskøretøjets tilkørselsmulighed til standpladsen med opsamlingsudstyret være maksimalt 50 m. Dog kan/vil der være afvigelser fra den maksimale afstand på op til 30 ejendomme i hver af de fire delentrepriser. Renovatøren skal indregne udgifterne til indsamling på disse op til 30 ejendomme i de afgivne enhedspriser. Afregning ved flere end 30 ejendomme i hver entreprise foretages på grundlag af renovatørens dokumenterede merudgifter. 5.1 Husstandsindsamling af dagrenovation Indsamling af dagrenovation ved enfamilie-boliger foregår primært ved anvendelse af 140 l og 240 l affaldsspande og den væsentligste andel af de tilmeldte brugere har valgt en tømningsfrekvens med tømning hver 14. dag - den resterende andel har valgt tømning hver uge. Ganske få brugere har valgt tømning 2 gange pr. uge eller anvender affaldssække. EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 33 Indsamling af dagrenovation ved etageboliger og offentlige institutioner m.v. foregår primært ved anvendelse af 600/660 l minicontainere og i mindre grad 400 l minicontainere med en primær tømningsfrekvens med tømning hver uge og i mindre grad tømning hver 14. dag samt enkelte med tømning 2 gange pr. uge. Brugere af 400 l og 600/660 l minicontainere til dagrenovation har mulighed for at tilkøbe en plastforing, hvor renovatøren efter tømning af dagrenovationen skal isætte en foringspose. Nogle brugere vælger selv at isætte foringsposerne i minicontainerne og i disse tilfælde skal renovatøren levere ruller med foringsposer til de pågældende brugere. Reno Djurs I/S indkøber foringsposerne og renovatøren skal opbevare foringsposerne på eget lager. Antallet og fordelingerne mellem det anvendte opsamlingsudstyr og de valgte tømningsfrekvenser for de geografiske delentrepriser er angivet i oversigterne i bilag 3 og danner grundlaget for afgivelse af enhedspriser i tilbudslisterne i bilag 1. 5.1.1 Sommerhustømning Indsamling af dagrenovation ved sommerhuse er primært baseret på anvendelse af 140 l og 240 l affaldsspande og med følgende 5 forskellige variationer af tømningsfrekvenser, som den enkelte sommerhusejer kan vælge: Tabel 2 Tømningsfrekvenser for sommerhuse Tømningsfrekvenser Sommerperioden 1. april – 30. september Vinterperioden 1. oktober – 31. marts Antal tømninger pr. år Minimum sommerordning Hver 14. dag* Hver 4. uge 23 Helårlig tømning hver 14. dag Hver 14. dag* Hver 14. dag 30 Standard sommerordning Hver uge Hver 4. uge 32 Udvidet sommerordning Hver uge Hver 14. dag 39 Helårlig tømning hver uge Hver uge Hver uge 52 * Alle sommerhuse skal tømmes hver uge i sommermånederne juli og august De angivne tømningsfrekvenser skal overholdes, således at der ikke går længere tid mellem hver tømning end angivet i tabel 2 og dette krav gælder også ved overgangen mellem de forskellige sæsonbestemte tømningsfrekvenser. 5.1.2 Indsamling af poser med småbatterier, småt elektronik og sparepærer Reno Djurs I/S tilbyder alle de tilmeldte brugere, at kunne aflevere småbatterier, småt elektronik og sparepærer i tilknytning til indsamlingen af dagrenovation, og brugerne kan i princippet få afhentet disse materialer ved hver tømning af dagrenovation. 34 EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer Brugerne skal sortere og emballere småbatterier, småt elektronik og sparepærer i hver sin gennemsigtige pose, der er forsvarligt lukket med en knude eller lignende, og placere posen/poserne på låget af eller i kurven på opsamlingsudstyret til dagrenovation. Renovatøren og dennes mandskab skal ved tømningen af opsamlingsudstyret til dagrenovation medtage eventuelle poser med småbatterier, småt elektronik og sparepærer og placere poserne i de respektive beholdere på indsamlingskøretøjet. Poserne kontrolleres visuelt i forhold til, om indholdet er korrekt sorteret og er i overensstemmelse med sorteringsvejledningen fra Reno Djurs I/S. Renovatøren er forpligtet til at medtage alle poserne, uanset om indholdet ikke er korrekt sorteret, og skal ved konstatering af en fejlsorteret pose registrere og indberette adressen med fotodokumentere af fejlsorteringen til Reno Djurs I/S. Den fejlsorterede pose skal placeres i en beholder til fejlsorterede poser. Renovatøren skal behandle poserne nænsomt under håndteringen og skal placere poserne i de korrekte beholdere på indsamlingskøretøjet, der skal være fastgjort og lukket forsvarligt under enhver form for transport. Renovatøren skal selv forestå opbevaring af de indsamlede poser med småbatterier m.v. i de udleverede plasttromler og skal rekvirere afhentning af fyldte plasttromler og levering af tomme emballager ved Reno Djurs I/S. Renovatøren skal sikre sig, at opbevaringen foregår i overensstemmelse med de gældende miljøkrav og at renovatøren har en miljøgodkendelse til opbevaring af de indsamlede affaldsfraktioner. Renovatøren skal igangsætte eventuel ansøgning om miljøgodkendelse til opbevaring af de indsamlede materialer i umiddelbart forlængelse af kontraktindgåelsen, således at renovatøren så vidt muligt har fået en miljøgodkendelse ved opstart af indsamlingsopgaven. Reno Djurs I/S accepterer en overgangsperiode på maksimalt 6 måneder til opnåelse af en miljøgodkendelse til opbevaring af materialerne. I overgangsperioden vil renovatøren efter nærmere anvisning fra Reno Djurs I/S kunne aflevere de indsamlede materialer på fire af Reno Djurs I/S genbrugsstationer. Bortskaffelse af poser med indhold af småbatterier, småt elektronik og sparepærer sammen med dagrenovationen vil blive betragtet som misligholdelse af kontrakten. Renovatøren skal afgive en enhedspris pr. kg for hver af de indsamlede materialer småbatterier, småt elektronik og sparepærer i tilbudslisten i bilag 1. 5.1.3 Indsamling af ekstrasække Reno Djurs I/S tilbyder alle brugerne muligheden for at købe særlige ekstrasække, der kan anvendes til dagrenovation ved situationer med en større mængde af dagrenovation end normalt. Ekstrasække er 125 l plastsække mærket ”RESTAFFALD EKSTRA”, der kan købes ved ca. 50 salgssteder fordelt på Djursland. EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 35 Reno Djurs I/S har i 2014 solgt ca. 12.400 stk. ekstrasække og antallet af solgte ekstrasække er nogenlunde jævnt fordelt i de fire geografiske delentrepriser. Ekstrasække skal medtages ved indsamling af dagrenovation. Brugerne kan for afhentning placere ekstrasække i sækkestativ eller løst ved affaldsbeholdere eller minicontainere. Der må ikke indsamles andre end de af Reno Djurs I/S udleverede sække. Antallet af sække, der sælges af Reno Djurs I/S inden for den enkelte entreprisegrænse (bl.a. via butikker og øvrige salgssteder), meddeles løbende til renovatøren for den enkelte entreprise. Renovatøren fakturerer dette for samme måned, som sækkene er udleveret til forhandlerne med den afgivne enhedspris for tømning af en ”Mærket affaldssæk” i tilbudslisten bilag 1., idet specifikationen på fakturaen er ”Solgte sække af Reno Djurs”. 5.1.4 Indsamling af julesække og nødsække Reno Djurs I/S indkøber særlige julesække, der skal omdeles af renovatøren til brugerne før jul (dog ikke sommerhuse, undtaget med helårsstatus). Disse julesække skal omdeles efter anvisning fra Reno Djurs I/S og medtages, når brugerne stiller dem frem i forbindelse med den almindelige afhentning af dagrenovation efter jul/nytår. Dette udløser ikke særskilt afregning, men skal være indeholdt i renovatørens priser. Renovatøren skal medtage alle de fyldte julesække, uanset om julesækkene er udleveret til brugerne af Reno Djurs I/S, af en tidligere renovatør eller af renovatøren selv, og indsamlingen samt uddelingen af julesækkene skal være indeholdt i renovatørens afgivne enhedspriser for de almindelige tømninger i tilbudslisten i bilag 1. Reno Djurs I/S indkøber ligeledes særlige nødsække, der efter nærmere anvisning skal udleveres til udsatte ejendomme hvert år inden vinteren sætter ind. Udsatte ejendomme er fx landejendomme eller helårshuse i sommerhusområder. Såfremt der bliver vejrlig, hvor skraldebilerne på grund af sne i en længere periode ikke kan komme frem til adressen, kan brugerne benytte de udleverede nødsække. Når indsamlingskøretøjet igen kan komme frem på adressen medtages de nødsække, der er stillet frem. På ejendomme, der har fået udleveret nødsække, skal der normalt først tømmes i forbindelse med en ordinær tømningsdag, selvom vejene igen er farbare inden tømningsdagen. Det indebærer, at der ikke nødvendigvis skal køres til de pågældende ejendomme så snart, der igen kan køres, men at der kan ventes til næste ordinære tømningsdag. Der kan dog forekomme enkeltstående undtagelser herfra. Uddeling og indsamling af nødsække skal være indeholdt i renovatørens afgivne enhedspriser for de almindelige tømninger i tilbudslisten i bilag 1. 36 EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 5.1.5 Indsamling ved offentlige kuber I den nuværende situation har Reno Djurs I/S i tilknytning til de centralt placerede lokaliteter med offentlige kuber til papir/pap og glas/metal/plast-emballage opstillet en 240 l affaldsspand til dagrenovation m.v. Disse beholdere vil typisk være tilmeldt med tømning hver uge og på enkelte lokaliteter (særligt i sommerperioden) med tømning to til tre gange pr. uge. Denne beholder til restaffald fjernes dog evt. i kontraktperioden. Renovatøren skal i forbindelse med tømning af beholderne foretage oprydning og fejning af det befæstede areal omkring kuberne, således at pladsen omkring kuberne fremstår ryddelig og renholdt. Hvis renovatøren konstaterer større henstillede genstande (cykler, møbler, fjernsyn m.v.), skal Reno Djurs I/S straks informeres med angivelse af lokalitet og foto af forholdene. Renovatøren skal endvidere kontrollere de opstillede kuber i forhold til fyldningsgrad og generelle tilstand (hærværk og graffiti) og straks orientere Reno Djurs I/S ved fyldte kuber (mere end 75 % fyldte) eller ved skader m.v. på kuberne. Renovatøren vil blive afregnet for renholdelse af området omkring kuberne og tømning af disse beholdere m.v. til en enhedspris på 2 gange den afgivne enhedspris for tømning af en 240 l affaldsbeholder til restaffald. 5.1.6 Sæsonindsamling ved campingpladser m.v. Reno Djurs I/S tilbyder sæsonbestemt eller enkeltstående indsamling af dagrenovation til campingpladser, festivaller m.v., hvor kunden senest 3 dage før behov bestiller et antal 600/660 l minicontainere til udbringning ved Reno Djurs I/S og samtidig angiver en fast tømningsfrekvens eller aftaler tømning efter behov ved bestilling til Reno Djurs I/S. Renovatøren skal foretage tømning af disse 600/660 l minicontainere efter den aftalte faste tømningsfrekvens eller efter brugerens bestilling hos Reno Djurs I/S (senest 2 dage før behov). Renovatøren vil blive afregnet til samme enhedspris som ved de ordinære 600/660 l minicontainere. Renovatøren skal angive den konkrete kunde og det udførte antal tømninger på fakturaen, der månedligt fremsendes til Reno Djurs I/S. Tømninger i denne indsamlingsordning vil således ikke være en del af faktureringsgrundlaget, der udarbejdes af Reno Djurs og månedligt sendes til renovatøren. Hvis udførte tømninger i måneden ikke fremgår af renovatørens faktura til Reno Djurs I/S, vil renovatøren ikke blive afregnet sine ydelser. Rene Djurs I/S kan alternativt kræve, at renovatøren indberetter tømninger via smartphone og elektronisk applikation, som herefter vil danne grundlag for faktureringen. Denne indberetning via applikationen (fx FotoDoc-systemet fra Logomatic), skal ske i forbindelse med selve tømningen. EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 5.2 37 Husstandsindsamling af papir/pap Indsamling af papir/pap ved enfamilie-boliger foregår primært ved anvendelse af 140 l og 240 l affaldsspande og med en tømningsfrekvens med tømning hver 4. uge. Indsamling af papir/pap ved etageboliger og offentlige institutioner m.v. foregår ved anvendelse af 600 l minicontainere med en primær tømningsfrekvens med tømning hver 4. uge og med enkelte 600 l minicontainere med tømning hver 2. uge eller hver uge. Antallet og fordelingerne mellem det anvendte opsamlingsudstyr og de valgte tømningsfrekvenser for de geografiske delentrepriser er angivet i oversigterne i bilag 3 og danner grundlaget for afgivelse af enhedspriser i tilbudslisterne i bilag 1. 5.3 Generelt for husstandsindsamlingsopgaverne Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer skal foregå via de offentlige og normalt anvendte adgangsveje med mindst mulig gene for borgerne og øvrige brugere, uden beskadigelse af brugernes ejendom og uden spild af affald. Ved ejendomme med køreadgang til ejendommen (landejendomme, lang indkørsel til ejendommen m.v.) skal denne anvendes ved indsamlingsopgaven, hvis det kan lade sig gøre via en uproblematisk bakkemanøvre eller ved gennemførelse af en almindelig T-vending eller 3-punkts vending. Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer m.v. skal i særlige områder med indkøbsgader, ved skoler eller andre uddannelsesinstitutioner og ved særligt trafikerede veje planlægges og tilrettelægges under hensyntagen til den trafikale og anvendelsesmæssige situation på de bestemte tidspunkter. Indsamlingen i centrum af byer skal foregå uden for forretningerne åbningstider, indsamlingen ved skoler og andre uddannelsessituationer skal foregå uden for spidsbelastningerne omkring møde- og sluttidspunkter og indsamlingen på større indfaldsveje og trafikkerede veje skal ligeledes foregå uden for spidsbelastningerne. 5.3.1 Tømningsplanlægning Renovatøren skal planlægge, at gennemføre indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer inden for det angivne tidsrum og de øvrige angivne kriterier med udgangspunkt i de aktuelle tømningslister over tilmeldte brugere og de angivne tømningsfrekvenser. For minimum de første 3 måneder af entreprisen skal renovatøren generelt følge de nuværende tømningsdage. Oversigt over nuværende tømningsdage for de enkelte gader og veje udleveres til renovatøren af Reno Djurs I/S hurtigst muligt efter kontraktindgåelse. Renovatørens tømningsplanlægning kan være baseret på indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer efter traditionel rutemæssig indsamling eller 38 EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer en distriktsmæssig opdeling, hvor flere indsamlingskøretøjer den samme dag indsamler husholdningsaffald i et afgrænset byområde. Det bemærkes, at indsamlingskøretøjerne som udgangspunkt ikke må indsamle på tværs af delentrepriserne. Det er renovatørens ansvar, at planlægge og tilrettelægge indsamlingsopgaven på en logisk og hensigtsmæssig måde under hensyntagen til de fysiske og praktiske forhold. Renovatøren skal foretage tømning af opsamlingsudstyret efter den fastlagte tømningsfrekvens og den faste tømningsdag, uanset om mængden af dagrenovation eller genanvendelige materialer måtte være meget begrænset. Reno Djurs I/S skal godkende renovatørens tømningsplanlægning og vil sørge for, at brugerne kan se de fastlagte tømningsdage m.v. på Reno Djurs´ hjemmeside. Ved afslutning af kontraktperioden er renovatøren forpligtet til at udlevere den seneste opdaterede tømningsplanlægning i en elektronisk version til Reno Djurs I/S. Hvis renovatøren ønsker at ændre ruteplanen med de faste tømningsdage, således at mere end 50 tømninger foretages på nye tømningsdage, fremsender renovatøren en revideret plan senest 3 måneder forud således, at der kan udarbejdes materiale til at orientere brugerne om de planlagte ændringer i god tid inden disse træder i kraft. Mindre omlægninger af planen (omfattende færre end 50 tømninger) kan foretages af renovatøren med 14 dages varsel efter aftale med Reno Djurs I/S, idet renovatøren udarbejder en liste med angivelse af ændringen og de omfattede grundejere. Ved ændring af tømningsdage for den enkelte bruger er renovatøren forpligtet til at aflevere en orienteringsseddel herom i postkassen hos den enkelte bruger. Orienteringsseddelen skal afleveres senest i forbindelse med sidste tømning inden ændringen træder i kraft. Orienteringssedlen udarbejdes/trykkes af renovatøren efter godkendelse af Reno Djurs I/S. Omlægninger, der indebærer, at perioden mellem to tømninger forlænges, kræver forhåndsgodkendelse fra Reno Djurs I/S. Ved forlængelse af perioden mellem to tømninger, skal renovatøren uden beregning udføre en ekstratømning for at undgå overfyldning. Dette krav kan kun fraviges efter forudgående aftale med Reno Djurs I/S. 5.3.2 Udskudt tømning og meddelelsesseddel Renovatøren er ikke forpligtet til at medtage/tømme følgende: › Affaldsspande og minicontainere, der er overfyldte i en sådan grad, at de ikke kan transporteres og/eller tømmes uden spild eller fjernelse af affald fra opsamlingsudstyret. EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer › › › 39 Affaldsspande og minicontainere, hvor indholdet er åbenlyst og indlysende fejlsorteret medmindre andet er aftalt med Reno Djurs I/S. Adgangsvejen til standpladsen og opsamlingsudstyret er spærret (biler, cykler, barnevogne, løs hund m.v.). Adgangsvejen til standpladsen og opsamlingsudstyret er ikke farbar (manglende snerydning og glatførebekæmpelse). Hvis renovatøren undlader at foretage tømning af en affaldsspand, minicontainer eller affaldssæk skal renovatøren og dennes mandskab: › › › Aflevere en udfyldt meddelelsesseddel med oplysning af årsagen til den udskudte tømning (afkrydsning). Billeddokumentere årsagen til den manglende tømning. Foretage en omgående indberetning til Reno Djurs I/S og vedhæfte billeddokumentationen. Ved udskudte tømninger skal der senere samme dag eller senest den førstkommende hverdag efter den udskudte tømning forsøges gennemført en tømning, såfremt årsagen til den udskudte tømning er løst, med mindre andet er aftalt med Reno Djurs I/S. Renovatøren bliver ikke afregnet for den leverede ydelse i tilknytning til en udskudt tømning, men vil blive afregnet for gennemførelse af en ordinær tømning efter enhedsprisen i tilbudslisten, når det er dokumenteret, at tømningen er udført. Ved gentagne udskydelser af tømningen på samme tømningsadresse som følge af overfyldning af affald, hindringer på ejendommen og lignende, vil Reno Djurs I/S tage kontakt til grundejeren for at finde en løsning på problemstillingen. 5.3.3 Adgangsforhold Reno Djurs I/S kræver, at adgangsforholdene og indretningen af standspladsen overordnet set er i overensstemmelse med det til enhver tid gældende affaldsregulativ og Arbejdstilsynets vejledninger. Døre, låger og porte samt anvendelse af nøgler Renovatøren skal acceptere, at nogle grundejere har valgt at have adgangen til opsamlingsudstyret aflåst med døre, låger eller porte og skal være indstillet på, at indgå aftale med disse grundejere om en nøgleordning. Renovatøren skal åbne og lukke/låse døre, låger eller porte uden ekstrabetaling. Aftaler om nøgleordninger er et mellemværende mellem renovatøren og grundejeren, dog skal renovatøren udarbejde og opdatere en samlet oversigt over omfanget af nøgleordninger og en entydig beskrivelse for at holde styr på nøglerne i kvalitets- og arbejdsplanen. Ved kontraktophør skal nøgler udleveres til Reno Djurs I/S. 40 EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer Vanskelig tømning Renovatøren skal til enhver tid gennemføre indsamlingsopgaven også selvom der udføres opgravningsarbejder eller andre typer af arbejder på veje og fortovsarealer m.v. Renovatøren skal i tilfælde af vejarbejder m.v. være indstillet på, at udvise smidighed og vilje til eksempelvis at benytte interimistiske adgangsveje eller alternative adgangsveje, foretage indsamlingen fra en anden midlertidig placering eller indgå særlige aftaler med den udførende entreprenør på vejarbejdet m.v. om en anden håndtering af opsamlingsudstyret ved fælles hjælp. Renovatøren må ikke undlade indsamling af husholdningsaffald som følge af vejarbejder m.v., parkerede biler og lignende på offentlige veje og arealer. Renovatøren skal acceptere, at anvende alternative adgangsveje, acceptere at skulle gå længere for at hente opsamlingsudstyret eller at forsøge, at foretage indsamlingen på et senere tidspunkt på tømningsdagen. Såfremt det mod forventning ikke er muligt at gennemføre indsamlingsopgaven ved vejarbejder m.v. som følge af, at de indgåede aftaler med entreprenøren ikke overholdes eller at omfanget af vejarbejdet umuliggør indsamlingen, skal renovatøren straks billeddokumentere dette og orientere Reno Djurs I/S for at finde en fælles løsning på problemstillingen og at aftale behovet for orientering af de berørte borgere. 5.3.4 Servicetømninger Servicetømninger er tømninger eller ydelser, der rekvireres af Reno Djurs I/S og som renovatøren skal udføre hurtigst muligt og senest inden for 2 dage efter rekvireringen og kan fx omfatte følgende: › › › › Indsamling af husholdningsaffald på ejendomme, der endnu ikke er tilmeldt ordningerne, men hvor der er behov for indsamling af affald, inden den førstkommende tømningsdag i området. Indsamling af husholdningsaffald på ejendomme, der allerede er tilmeldt ordningerne, men hvor der som følge af meget affald er behov for at få indsamlet affald hurtigst muligt (uden for normal tømningsdag). Indsamling af husholdningsaffald på ejendomme, hvor der uden for den normale tømningsdag er henstillet uautoriseret affald. Indsamling af dagrenovation ved offentlige kuber, hvor beholderen til dagrenovation er overfyldt - eller der er henstillet dagrenovation ved siden af kuberne i perioder mellem de fastlagte tømningsdage. I særlige tilfælde, hvor der efter meddelelse fra Reno Djurs I/S skal medtages uautoriserede sække på den normale tømningsdag, afregnes sådanne sække ikke som servicetømninger, men med enhedsprisen for en ekstrasæk. EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 41 Reno Djurs I/S har i 2014 rekvireret udførelse af ca. 150 servicetømninger på ca. 80 forskellige adresser med en nogenlunde jævn geografisk fordeling på de fire delentrepriser. Udførelse af en servicetømning afregnes med 3 gange den af renovatøren afgivne enhedspris for det pågældende opsamlingsudstyr. 5.3.5 Specialafhentninger Det er til enhver tid frit for Reno Djurs I/S at vælge en anden renovatør til udførelse af specialafhentninger. Eventuelle specialafhentninger kan derfor løftes ud af kontrakten. Specialafhentninger er en tømning af opsamlingsudstyr på en adresse, hvor gennemførelsen af tømningsprocessen kræver særlige foranstaltninger eller særlig tilrettelæggelse for at kunne indsamle affaldet på en sikkerheds- og sundhedsmæssig forsvarlig måde. Reno Djurs I/S kan rekvirere specialafhentninger på adresser, hvor adgangsvejen ikke umiddelbart er egnet til at kørsel med beholdere på hjul eller en kærre til affaldssække. De brugere, der ikke kan eller har etableret adgangsforhold, således at renovatøren kan overholde Arbejdstilsynets krav, skal evt. efter eventuelle konkrete påbud fra Arbejdstilsynet eller afgørelse fra Reno Djurs I/S/kommunen have dagrenovation hentet som specialafhentning med anvendelse af særligt materiel/særlige metoder. Tidsfristen for iværksættelse af specialafhentning på den enkelte adresse er senest 1 måned efter at beslutning herom er truffet. Specialafhentninger skal normalt foretages på særskilt indsamlingsrute. Ved specialafhentning skal renovatøren således lade afhentningen foregå med særligt materiel/særlige metoder, der kan tilgodese de arbejdsmiljømæssige krav. Renovatøren skal i øvrigt opfylde de samme krav, der er gældende ved normalafhentning. Renovatøren skal over for Reno Djurs I/S redegøre for metode og arbejdsgang ved specialafhentninger, forud for at disse træder i kraft. Specialafhentninger, der foretages efter påbud fra Arbejdstilsynet eller efter afgørelse af Reno Djurs I/S/kommunen, afregnes efter særlig enhedspris. Renovatøren må ikke af egen drift indstille den normale tømning eller påbegynde special-afhentninger. Hvis renovatøren mener, at der på en adresse er problemer med en adgangsvej, meddeles dette til Reno Djurs I/S, der herefter vurderer forholdene hurtigst muligt under hensyn til forholdene i den konkrete sag. Det kan til orientering oplyses, at der i samarbejde med de nuværende renovatører og Arbejdstilsynet har været gennemført en vurdering af adgangsvejene ved samtlige adresser. Dette har resulteret i kortlægning af et stort antal adresser, hvor der skulle træffes foranstaltninger til at forbedre adgangsforholdene. På grundlag af de hidtidige erfaringer vurderes antallet af egentlige specialafhentninger at være stærkt begrænset. Reno Djurs I/S har således i 2014 rekvireret én specialafhentning af en affaldssæk. 42 EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer Der kan forekomme problemer på/ved fx gamle ejendomme, hvor der ikke for den enkelte grundejer er mulighed for at opfylde anvisningens generelle krav eller på anden måde imødekomme problemet. Det kan f.eks. være i den gamle del af Ebeltoft By. Udgangspunktet er her, at entreprenøren skal sikre forsvarlige arbejdsmiljøforhold ved særlig arbejdstilrettelæggelse, uden at der er tale om specialafhentning efter særlig enhedspris. Den særlige arbejdstilrettelæggelse kan eksempelvis indebære, at der ikke arbejdes på akkord, men på timeløn i henhold til gældende overenskomster. Såfremt der er sådanne adresser, hvor forholdene er særligt vanskelige, medvirker Reno Djurs I/S til at få disse behandlet hurtigst muligt – og om nødvendigt med Arbejdstilsynets bistand. For adresser, hvor problemerne er af en sådan karakter, at de ikke kan løses ved særlig arbejdstilrettelæggelse jf. ovenfor, og hvor der kræves særlige ressourcer, kan der blive tale om specialafhentning jf. ovenfor. Nogle steder – specielt i sommerhusområder - er tilkørselsforholdene meget besværlige som følge af trange vejforhold, hvilket renovatøren skal tage højde for, fx ved anvendelse af særligt små renovationsbiler. Sådanne vanskelige tilkørselsforhold udløser således ikke specialtømning. I forhold til belysning kan det i visse tilfælde (f.eks. i sommerhusområder) være nødvendigt at tilrettelægge tømningerne, så de sker i dagslys. 5.3.6 Helligdage For forårets helligdage/fridage er det et krav, at tømningsplanen tilrettelægges således: Normale tømningsdag Ny tømningsdag Påsken Mandag efter Palmesøndag Tirsdag efter Palmesøndag Onsdag efter Palmesøndag Skærtorsdag Langfredag Mandag, 2. påskedag Tirsdag efter 2. påskedag Samme dag Samme dag eller mandag (før) Samme dag eller tirsdag (før) Tirsdag eller onsdag (før) Onsdag (før) Tirsdag (efter) Samme dag eller onsdag (efter) 1. maj Ved en mandag eller tirsdag Ved en onsdag, torsdag eller fredag Samme dag eller dagen efter Samme dag eller dagen før Bededag Torsdag før bededag Fredag, bededag Samme dag eller onsdag (før) Torsdag (før) Kristi himmelfartsdag Torsdag, Kristi himmelfartsdag Onsdag (før) eller fredag (efter) EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer Grundlovsdag Ved en mandag eller tirsdag Ved en onsdag, torsdag eller fredag Samme dag eller dagen efter Samme dag eller dagen før Pinse Mandag, 2. pinsedag Tirsdag efter 2. pinsedag Tirsdag (efter) Samme dag eller onsdag (efter) 43 For jul og nytår gælder følgende generelle krav til tømningsplanen: Hvor den faste afhentningsdag falder på den 24. december, 25. december, 26. december, 27. december, 31. december, 1. januar eller 2. januar, kan renovatøren flytte afhentningstidspunktet til den nærmeste hverdag eller lørdag. Renovatøren skal sikre, at forskydning i afhentningsdagene højst er 2 dage for den enkelte bruger. Ved forlængelse af perioden mellem 2 tømninger med mere end 1 dag som følge af disse forskydninger, skal renovatøren uden beregning udføre en ekstratømning. Udover ovenstående kan de faste tømningsdage ikke forskydes medmindre andet i konkrete tilfælde aftales med Reno Djurs I/S. Renovatøren skal på overskuelig form fremsende et forslag til planlægning og gennemførelse af helligdagstømningerne til Reno Djurs I/S senest den 3. måneder før disse indtræffer, således at Reno Djurs I/S kan nå at indarbejde tømningerne i tømmekalenderen på hjemmesiden. Søgnehelligdage berettiger ikke til, at der springes en tømning over. Alternativ: Tømning på søgnehelligdage Alternativt til ovennævnte helligdagsindsamling kan Reno Djurs I/S kræve, at udførelsen af indsamlingsopgaven skal gennemføres ved tømning på søgnehelligdage, således at de planlagte tømningerne på eksempelvis skærtorsdag skal gennemføres som på en almindelig torsdag. Renovatørens eventuelle meromkostninger skal være indeholdt i de afgivne enhedspriser i tilbudslistens bilag 1. Der afregnes således ikke særligt herfor. 5.3.7 Vejrlig og vinterforanstaltninger Hvis renovatøren er forhindret i at udføre sit arbejde grundet vejrlig eller andre årsager, skal denne underrette Reno Djurs I/S øjeblikkeligt og orientere om problemet. Såfremt der ikke kan afhentes den pågældende dag, er renovatøren pligtig til at foretage tømning snarest muligt, således at renovatøren gennemfører det antal tømninger, som denne er forpligtiget til. Renovatøren må ikke ændre de ordinære indsamlinger af husholdningsaffald for at gennemføre indsamling af de manglende tømninger. 44 EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer Renovatøren har ret til forlængelse af tidsfrister ved forsinkelse af arbejdet, der er en følge af vejrlig, der gør veje ufremkommelige. Udsættelse af afhentning i dette tilfælde udløser ikke bod. Anser renovatøren sig berettiget til forlængelse af en frist, skal Reno Djurs I/S snarest muligt underrettes. Renovatøren skal på forlangende godtgøre, at den indtrådte forsinkelse skyldes det påberåbte forhold. Renovatøren skal altid søge forsinkelser undgået eller begrænset ved sådanne dispositioner, der med rimelighed kan kræves. Renovatøren skal i de særlige vejrligssituationer af længere varighed udarbejde en plan for tømningsarbejdet (nødplan) i samarbejde med og til godkendelse af Reno Djurs I/S. Reno Djurs I/S kan evt. acceptere, at tømningstidspunkterne udvides eller at renovatøren undtagelsesvis foretager tømninger på lørdage. Renovatøren skal – i alle disse tilfælde og uden beregning – medtage ophobet affald, som borgerne har stille frem i plastsække (både plastsække uden mærker, købte ekstrasække, nødsække m.v.). Renovatøren skal være indstillet på at udvise smidighed og vilje til at gennemføre indsamlingsopgaven på trods af vanskellige vejrforhold og herunder acceptere, at husholdningsaffaldet i perioder indsamles på andre måder - eksempelvis ved midlertidige løsninger med opstilling af 600 liters ´nødcontainere´ i områder, hvor indsamlingskøretøjet har svært ved at køre til. 5.4 Indsamling fra kuber og nedgravede affaldsløsninger (kran-entreprisen) Reno Djurs I/S har etableret en række centralt placerede lokaliteter med opstillede kuber til papir/pap og glasemballage i sommerhusområder og på andre strategiske steder i kommunerne. Reno Djurs I/S har opstillet ca. 250 kuber til glas/metal/plastemballage og ca. 210 kuber til papir/pap og disse kuber er fordelt på ca. 200 forskellige lokaliteter, således at der kan være flere kuber med samme affaldsfraktion på den samme lokalitet. Reno Djurs I/S har i samarbejde med grundejere etableret nedgravede affaldsløsninger til dagrenovation, glas/metal/plast-emballage og papir/pap på ca. 50 tømningsadresser, og antallet af nedgravede affaldsløsninger forventes at stige i kontraktperioden – herunder kan det blive aktuelt hos Reno Djurs I/S selv. De nedgravede affaldsløsninger kan omfatte både helt nedgravede affaldsløsninger med fast inderbeholder i metal, delvist nedgravede affaldsløsninger med fast inderbeholder i plast og delvist nedgravede affaldsbeholdere med affaldssæk til de forskellige affaldsfraktioner. EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 45 5.4.1 Tømningsfrekvenser Kuberne med glas/metal/plast-emballage og papir/pap skal tømmes efter behov og det er renovatørens ansvar at tilrettelægge tømningsplanlægningen, således at overfyldning af kuberne undgås og således at der ikke foretages tømninger af halvtomme kuber. Renovatøren skal være opmærksom på sæsonvariationerne i fyldningsgraderne i forhold til kubernes placering ved sommerhusområder m.v. Tømningerne af de nedgravede affaldsløsninger er som udgangspunkt baseret på faste tømningsfrekvenser og i nedenstående tabel 3 er de forventede tømningsfrekvenser for kuber og nedgravede affaldsløsninger angivet. Tabel 3 Forventede tømningsfrekvenser Tømningsfrekvens Hver uge Hver 2. uge Hver 3. uge Hver 4. uge Hver 6. uge Andet Dagrenovation + + + +* - Papir og pap - + - + - Efter behov Glas, metal og plast - + - + + Efter behov Papir og pap - - - - - Efter behov Glas, metal og plast - - - - - Efter behov Nedgravede affaldsløsninger Kuber * I sommerhusområder kan Reno Djurs I/S angive tømning af nedgravede affaldsløsninger med dagrenovation til hver 4. uge i vinterhalvåret. Reno Djurs I/S har på baggrund af de nuværende erfaringer med tømningerne af kuberne estimeret et antal årlige tømninger i tilbudslisten i bilag 1 med udgangspunkt i et gennemsnitligt antal tømninger pr. kube på ca. 18 svarende til tømning ca. hver 3 uge. Reno Djurs I/S ønsker at optimere tømningsfrekvenserne for de opstillede kuber. Renovatøren skal medvirke til løbende optimering af tømningsfrekvenserne og skal acceptere ændringer af tømningsfrekvenser og eventuelle ændringer af ruterne fra Reno Djurs I/S på baggrund af evaluering af de faktiske vejninger. Normalt vil en gennemsnitlig fyldningsgrad på 70 % være tilfredsstillende, som Reno Djurs I/S bl.a. vil vurdere på grundlag af vægten af de tømte kuber. Renovatøren skal afgive enhedspriser pr. tømning af de nedgravede affaldsløsninger i tilbudslisten i bilag 1 og skal tilsvarende afgive enhedspriser pr. tømning af de opstillede kuber i pristilbudslisten i bilag 1. 46 EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 5.4.2 Tømningsplanlægning Renovatøren skal i forbindelse med tømning af offentlige kuber og nedgravede affaldsløsninger ejet af Reno Djurs I/S foretage oprydning og fejning af det befæstede areal, således at pladsen omkring kuberne og de nedgravede affaldsløsninger fremstår ryddelig og renholdt. Hvis renovatøren konstaterer større henstillede genstande (cykler, møbler, fjernsyn m.v.), skal Reno Djurs I/S straks informeres med angivelse af lokalitet og foto af forholdene. Oprydning og fejning i forbindelse med tømningen skal være indeholdt i de afgivne enhedspriser. Renovatørens tømningsplan skal ud over selve tømningsplanlægningen ligeledes tage højde for aflevering af de indsamlede materialer på de angivne modtageanlæg og herunder, at renovatøren skal påregne at have et antal byttecontainere til ombytning (aflevering af fyldt container med glasemballage til tømning og medtagning af tom container). Det er renovatørens ansvar, at planlægge og tilrettelægge indsamlingsopgaven på en logisk og hensigtsmæssig måde under hensyntagen til de fysiske og praktiske forhold. Reno Djurs I/S skal godkende renovatørens tømningsplanlægning og Reno Djurs I/S skal godkende eventuelle ændringer eller tilpasninger inden de må iværksættes. Ved afslutning af kontraktperioden er renovatøren forpligtet til at udlevere den seneste opdaterede tømningsplanlægning i en elektronisk version til Reno Djurs I/S. Renovatøren skal kunne medtage småbatterier, småt elektronik og sparepærer, som beskrevet i pkt. 5.1.2. Renovatøren skal ved særlig rekvirering af Reno Djurs I/S foretage en tømning af en nedgravet affaldsløsning eller kube indenfor 24 timer efter rekvirering og vil blive afregnet til de angivne enhedspriser i tilbudslisten. Renovatøren skal endvidere ved særlig rekvirering af Reno Djurs I/S kunne foretage en tømning af en nedgravet affaldsløsning eller kube indenfor 4 timer efter rekvirering og vil blive afregnet efter den afgivne enhedspris "Særlig krantømning" i tilbudslisten. 5.5 Modtageanlæg Dagrenovation, papir/pap og glas/metal/plast-emballage Renovatøren skal transportere og aflevere det indsamlede dagrenovation og genanvendelige materialer (papir/pap og glas/metal/plast-emballage) på de i tabel 4 angivne eksterne modtageanlæg, som Reno Djurs I/S på nuværende tidspunkt har indgået behandlingsaftaler med. EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 47 Afregningen for behandling af dagrenovation og de genanvendelige materialer er alene et mellemværende mellem Reno Djurs I/S og det pågældende modtageanlæg. Reno Djurs I/S kan indgå andre behandlingsaftaler og anvende andre eksterne modtageanlæg i kontraktperioden. Ved ændring af eksterne modtageanlæg i kontraktperioden vil renovatøren blive afregnet som angivet i pkt. 5.5.1. Renovatøren er forpligtet til, at overholde modtageregler og modtagebetingelser på de enkelte modtageanlæg og herunder gøre sig bekendt med procedurerne for indvejning og aflevering af affaldsfraktionerne. Renovatøren skal dokumentere aflevering af affaldsfraktionerne til modtageanlæggene ved en registrering og indvejning af indsamlingskøretøjerne og renovatøren skal sikre, at indvejningerne af affaldsfraktionerne entydigt kan henføres til de enkelte delentrepriser. Såfremt modtageanlæggene kræver det, skal renovatøren inden opstart af indsamlingsopgaverne eller ved første indvejning lade sig registrere med henblik på udlevering af et vejekort eller lignende. Registrering og indvejning på modtageanlægget skal følge anlæggets anvisninger. Renovatøren skal acceptere ventetid ved modtageanlæggene og der ydes ingen ekstra betaling for ventetiden. 48 EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer Tabel 4 Eksterne modtageanlæg Affaldsfraktioner Eksterne modtageanlæg Dagrenovation AffaldsCenter Aarhus (forbrændingsanlægget) Ølstedvej 20-36, Lisbjerg 8240 Aarhus N Tlf.: 89 40 16 90 (vejerbod) Åbningstider: 06:00 – 16:00 (alle hverdage) Papir/pap STENA Recycling A/S Analystparken 51 8381 Tilst Tlf.: 56 67 97 00 Åbningstider: 07:00 – 16:00 (mandag til torsdag) 07:00 – 15:00 (fredag) Glasemballage MFC A/S Glasgenbrug Karupvej 30, Fårbæk 7470 Karup Tlf.: 97 45 60 37 Åbningstider: 07:00 – 15:30 (mandag til torsdag) 07:00 – 13:00 (fredag) 5.5.1 Ændring af modtageanlæg Reno Djurs I/S kan indgå andre behandlingsaftaler og anvende andre eksterne modtageanlæg i kontraktperioden og hvis Reno Djurs I/S vælger, at ændre modtageanlæg midlertidigt eller permanent, skal renovatøren i tilbudslisten angive en reguleringsfaktor, som de afgivne enhedspriser skal reguleres med ved ændring af modtageanlægget. 5.6 Særlige ydelser 5.6.1 Udbringning og hjemtagning af opsamlingsudstyr Reno Djurs I/S indkøber og ejer opsamlingsudstyret i form af affaldsspande, minicontainere, affaldssække samt øvrigt opsamlingsudstyr. Reno Djurs I/S opbevarer det indkøbte opsamlingsudstyr på anlægget i Glatved og renovatøren kan afhente nyt opsamlingsmateriel på hverdage fra 07:00 til 16:00. Ved afhentning af nyt opsamlingsudstyr ved Reno Djurs I/S skal renovatøren følge retningslinjerne og herunder udfylde en leveringsseddel for udlevering af udstyret. Opsamlingsudstyret vil blive udleveret som nyt eller rengjort udstyr fra Reno Djurs I/S og renovatøren skal sikre sig, at opsamlingsudstyret er i pæn og ren stand indtil udlevering til brugerne. EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 49 Renovatøren skal ved den løbende til- og afmelding samt ved udskiftning af typen af opsamlingsudstyr eller ved udskiftning som følge af defekt ved den enkelte bruger kunne udbringe og hjemtage opsamlingsudstyr fra egen lokalitet. Renovatøren skal løbende levere hjemtaget opsamlingsudstyr til Reno Djurs I/S i Glatved, og renovatøren skal enten aflevere tømt opsamlingsudstyr til rengøring på lagerpladsen eller foretage tømning af eget hjemtaget opsamlingsudstyr til dagrenovation hver uge og til papir/pap hver 4. uge. Udbringning og hjemtagning af opsamlingsudstyret skal foretages i løbet af førstkommende uge efter, at renovatøren har modtaget en opdateret udbringningsliste, jf. pkt. 4.1.2. I særlige tilfælde skal udbringning eller hjemtagning dog ske med kortere varsel efter aftale med Reno Djurs I/S. Ved udbringning af opsamlingsudstyr til nye brugere skal renovatøren placere opsamlingsudstyret på ejendommen med mindst mulig gene for brugeren (carport eller tæt ved huset) og ved ombytning af opsamlingsudstyr skal det udstyr, der udbringes, placeres samme sted som det udstyr, der hjemtages. Renovatøren skal afgive enhedspriser for de beskrevne ydelser i tilbudslisten. Det er til enhver tid frit for Reno Djurs I/S at vælge en anden renovatør til udførelse af beholderlevering. Udbringning og hjemtagning af opsamlingsudstyr kan derfor løftes ud af kontrakten. 5.6.2 Kontrol af sorteringskvaliteten Reno Djurs I/S kan som en del af indsamlingsydelsen bede renovatøren om at gennemføre en visuel kontrol af sorteringskvaliteten i det udleverede opsamlingsudstyr til papir/pap. Den visuelle kontrol gennemføres ved, at renovatørens mandskab inden tømningsprocessen på indsamlingskøretøjet åbner låget/lågene og vurderer sorteringskvaliteten i forhold til fastlagte sorteringskrav fra Reno Djurs I/S. Hvis renovatøren og dennes mandskab ved den visuelle kontrol eller i forbindelse med tømning af opsamlingsudstyret i indsamlingskøretøjet konstaterer fejlsortering, skal der afleveres en fortrykt meddelelsesseddel med afkrydsningsmuligheder fra Reno Djurs I/S til brugeren og samtidig skal Reno Djurs I/S informeres om fejlsorteringen. Reno Djurs I/S kan bede renovatøren om at gennemføre en visuel kontrol af sorteringskvaliteten af alle tømninger én gang om året og renovatørens udgifter til denne kontrol skal være indregnet i de tilbudte enhedspriser. 5.6.3 Vask af spande og minicontainere Ansvaret for rengøring og vedligeholdelse af spande og minicontainere påhviler brugerne. Såfremt der i enkeltstående tilfælde forekommer så uhygiejniske spande/minicontainere, at det er arbejdsmiljømæssigt uforsvarligt, og at brugeren ikke efter henstilling fra Reno Djurs I/S selv rengør spanden/minicontaineren, vil Reno 50 EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer Djurs I/S bestille renovatøren til denne rengøring. Tidsfristen fra bestilling, til spanden/minicontaineren skal være rengjort, er 1 uge. I forbindelse med afhentning og bytte af restaffaldsbeholdere, jf. afsnit 5.6.1 kan det ligeledes komme på tale, at enkelte beholdere skal vaskes. Der afgives separat enhedspris herfor i tilbudslisten. Det er til enhver tid frit for Reno Djurs I/S at vælge en anden operatør til udførelse af vask af spande og minicontainere. EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 6 Samarbejde og kvalitet 6.1 Samarbejds- og driftsmøder 51 Renovatørens kørselsleder skal deltage i møder hos Reno Djurs I/S om samarbejdet og driften af indsamlingsopgaven efter behov. Samarbejds- og driftsmøderne afholdes efter anmodning fra Reno Djurs I/S og vil med udgangspunkt i den aktuelle driftssituation have en varighed på 1-3 timer pr. møde. Renovatøren skal indregne udgifter til deltagelse i afholdelsen af samarbejds- og driftsmøderne i tilbuddet. Reno Djurs I/S udarbejder et kortfattet beslutningsreferat fra samarbejds- og driftsmøderne, og renovatørens kørselsleder skal komme med eventuelle kommentarer og indsigelser senest 5 arbejdsdage efter modtagelse af referatet. Ved konstatering af større og/eller vedvarende problemstillinger i renovatørens udførelse af indsamlingsopgaven kan Reno Djurs I/S forlange, at renovatøren leverer en handlingsplan for udbedring af problemerne i tilknytning til et ordinært eller et særligt indkaldt samarbejds- og driftsmøde. Reno Djurs I/S kan i kontraktperioden kræve, at der med en fast frekvens afholdes samarbejds- og driftsmøder. I indkøringsperioden og i perioder med ændringer, udførelse af forsøgsordninger eller andre forhold, som kan kræve mødeaktivitet, kan Reno Djurs I/S indkalde til ekstramøder med dags varsel. Renovatøren har pligt til at deltage i sådanne varslede møder, og renovatøren har naturligvis også ret til at anmode om ekstramøder med Reno Djurs I/S. Deltagelse i eventuelle ekstramøder skal være indeholdt i renovatørens tilbud. 6.2 Kvalitets- og arbejdsplan Renovatøren skal udarbejde en kvalitets- og arbejdsplan for at sikre, at opgaven med indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer udføres i overensstemmelse med de krævede krav og betingelser samt det krævede kvalitets- og serviceniveau. Kvalitets- og arbejdsplanen skal være renovatørens manuskript for opgavens kvalitetsmæssige udførelse og beskrive de væsentligste procedurer for mandskabets udførelse af indsamlingsopgaven. Planen skal derfor altid forefindes i en opdateret version i indsamlingskøretøjerne og på kørselskontoret, og indholdet af kvalitetsog arbejdsplanen skal være implementeret og anvendt af mandskabet. Kvalitets- og arbejdsplanen skal som minimum indeholde: › Oversigt over indsamlingskøretøjer (totalvægt og total lasteevne), udstyr og mandskabet på indsamlingsopgaven med angivelse af organisationsstrukturen. 52 EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer › › › › › › Arbejdsbeskrivelser/driftsinstruktioner for indsamlingsopgaverne, herunder forholdsregler for håndtering af vanskellige tømninger, meddelelsessedler, billeddokumentation m.v. Instruktioner om arbejdsmiljø, miljø og sikkerhed. Beskrivelse af uddannelse og instruktion af mandskabet samt beskrivelse af vedligeholdelse af uddannelsesniveauet. Beskrivelse af tilsyn, intern kontrol og kvalitetsstyring. Beredskabsplan for håndtering af ulykkes- og nødsituationer samt beskrivelse af tiltag til hindring af ulykker og uheld. Kommunikation (både internt og eksternt). Den færdige kvalitets- og arbejdsplan skal fremsendes elektronisk ved udgangen af indkøringsperioden og skal godkendes af Reno Djurs I/S, der inden den endelige godkendelse vil komme med eventuelle kommentarer og rettelser senest 2 uger efter modtagelse af det første udkast. Reno Djurs I/S har i bilag 4 vedlagt et "Informationshæfte til skraldemænd", som renovatøren kan anvende til inspiration ved udarbejdelse af kvalitets- og arbejdsplanen. Renovatørens arbejde med udarbejdelse af kvalitets- og arbejdsplanen og den løbende opdatering og vedligeholdelse af planen gennem kontraktperioden skal være indeholdt i renovatørens tilbud. 6.3 Driftskontrol og tilsyn Renovatøren skal føre tilsyn og kontrol med udførelsen af indsamlingsopgaven i forhold til overholdelse af de stillede krav og betingelser i dette udbudsmateriale. Renovatøren skal dokumentere sine udførte tilsyn og egenkontrol med arbejdets udførelse og de registrerede resultater samt eventuelle tiltag efter tilsynene ved de afholdte samarbejds- og driftsmøder. Reno Djurs I/S har ret til løbende at føre tilsyn med renovatørens udførelse af indsamlingsopgaven og herunder ret til at inspicere indsamlingskøretøjer m.v. Renovatøren er forpligtet til, efter anmodning fra Reno Djurs I/S, at dokumentere, at indsamlingsopgaven udføres kontraktmæssigt korrekt og herunder, at stille alle relevante og nødvendige oplysninger til rådighed for Reno Djurs I/S under udførelse af tilsynet og kontrollen. Gennemførte tilsyns- og kontrolbesøg af Reno Djurs I/S kan på ingen måde fritage renovatøren for dennes forpligtigelser i forhold til selv at foretage tilsyn og kontrol eller forpligtigelser i henhold til dette udbudsmateriale. Reno Djurs I/S kan lade tilsyn og kontrol udføre af en ekstern samarbejdspartner. Renovatøren skal orientere sit mandskab om, at der kan forekomme både anmeldte og uanmeldte tilsyn. EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 53 6.3.1 Fælles tilsyn Ud over tilsyn udført af renovatøren eller Reno Djurs I/S kan der være behov for at foretage fælles tilsyn af indsamlingsopgavens udførelse. Renovatørens kørselsleder skal på forlangende af Reno Djurs I/S deltage i et fælles tilsyn. Renovatørens samlede arbejder med tilsyn/kontrol skal være indeholdt i tilbuddet. 6.4 Kvalitetsstyringssystem 6.4.1 Generelt Reno Djurs I/S lægger vægt på et godt og konstruktivt samarbejde med renovatøren, og Reno Djurs I/S forventer at renovatøren arbejder efter følgende værdier: › › › › › Troværdighed En høj standard for miljø og arbejdsmiljø Ansvarlighed Venlighed og højt serviceniveau Fleksibilitet Kvalitetsstyringssystemet skal medvirke til, at indsamlingsopgaven bliver løst tilfredsstillende med en så høj kvalitet som muligt. Systemet anvendes til at opgøre bonus eller bod til den enkelte renovatør. Kvalitetsstyringen betyder, at den renovatør, der leverer en ydelse af høj kvalitet får udbetalt en bonus. Bonussen kan give op til 2 % tillæg til betalingen for indsamlingsopgaven. Såfremt renovatørens ydelse ikke har en acceptabel kvalitet, betales der bod. Det er Reno Djurs A/S's opfattelse, at en løsning af indsamlingsopgaven, der udløser bod, ikke er tilfredsstillende. Betaling af bod gør således ikke en dårlig kvalitet i indsamlingsopgaven tilladelig. Lav kvalitet kan således både udløse bod og ophævelse af kontrakten som følge af misligholdelse. Bonus og bod beregnes på grundlag af klager fra brugerne samt konstaterede fejl og mangler ved gennemført tilsyn og kontrol af Reno Djurs I/S. Reno Djurs I/S opfordrer renovatøren til aktivt at anvende systemet internt i egen organisation med det formål at sikre og fremme en høj kvalitet i indsamlingsopgaven. 54 EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 6.4.2 Kvalitetsparametre Renovatørens kvalitetsmæssige udførelse af indsamlingsopgaven vil blive målt på følgende parametre: 1 Antallet af klager fra brugere (gælder ikke krantømninger) 2 Gennemførte tilsyn og kontrol Ad 1. Antallet af klager fra brugere Klager fra brugerne registreres af Reno Djurs I/S, når de anses for berettigede. Det er Reno Djurs I/S, der afgør om en klage er berettiget. Klager kan eksempelvis omfatte følgende forhold: › › › › › › › ikke-rettidig tømning manglende tilbagelevering til standplads af spand eller minicontainer manglende opsamling af spildt affald manglende lukning/aflåsning af døre, låger og poret m.v. mandskabets påklædning og opførsel andre krav til tømningen, der fremgår af udbudsmaterialet hensynsløs kørsel eller køretøjer, der spilder perkolat/olie Ved manglende tømning på den faste ugedag i overensstemmelse med renovatørens ruteplan, der af brugeren indberettes til Reno Djurs I/S, registrerer Reno Djurs I/S det pågældende forhold som en tømning, der ikke er udført rettidigt. Renovatøren skal altid rette forholdet ved hurtigst muligt og senest dagen efter meddelelse herom at foretage tømning. For at en klage kan indgå i kvalitetsstyringssystemet, skal den registreres af Reno Djurs I/S med navn og adresse på klager, dato og årsag og anmeldes rettidigt til renovatøren. Klagen skal endvidere angå renovatørens opgaver efter den respektive indsamlingsopgave. Reno Djurs I/S informerer renovatøren om indkomne klager senest hverdagen efter at klagen er indgivet. Renovatøren har ret til at se alle skriftlige klager (dog i visse tilfælde i anonymiseret form) og Reno Djurs I/S´ notater om mundtlige/telefoniske klager, der indgår i kvalitetsstyringssystemet. Ad 2. Stikprøvemåling/vurdering af kvaliteten Reno Djurs I/S vil foretage stikprøver af kvaliteten af det udførte arbejde ved tilsyn og kontrol samt vurdere den generelle kvalitet af renovatørens løsning af indsamlingsopgaven. Dette omfatter en vurdering af renovatørens opfyldelse af kontraktens vilkår, herunder: › › › › forhold til arbejdsmiljø, sikkerhed og miljø service overfor brugerne jf. ovenfor andre krav til indsamlingen, der fremgår af udbudsmaterialet. samarbejdet i henhold til de værdier, der er angivet i afsnit 6.4.1. EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 55 Konklusionen af de udførte stikprøver og vurderingen af den generelle kvalitet kan være: 1. Høj kvalitet. Alle kontraktens vilkår overholdes til fulde. 2. Middel kvalitet. Kontraktens vilkår overholdes stort set fuldt ud – dog med enkelte mindre (og enkeltstående) undtagelser, der umiddelbart kan rettes. 3. Lav kvalitet. Kontraktens vilkår overholdes ikke. Alle konstaterede afvigelser skal rettes. Såfremt der konstateres betydende afvigelser fra kontraktens vilkår, indkalder Reno Djurs I/S renovatøren til et møde med henblik på at fastlægge procedurer for fremtidig sikring af en høj kvalitet. Renovatøren er forpligtet til at deltage i sådanne møder. For særlige hændelser, hvor kontrakten afviges, kan der pålægges en punktbod jf. afsnit 6.5.3. 6.5 Bonus- og bodsberegning Bonus og bod opgøres for en periode på et halvt år og opgørelsen sendes til renovatøren 2 gange årligt. Bonus og bod tillægges/fratrækkes derefter i betalingen ved førstkommende fakturering. 6.5.1 Antallet af klager fra brugerne Nedenstående gælder ikke for krantømninger. Bonus Der gives bonus, hvis der i perioden er mindre end 0,5 0/00 klager, svarende til 1 klage pr. 2000 tømninger. Entreprenøren får udbetalt en bonus på 1,5% af renovatørens betaling for de foregående 6 måneder, såfremt der ikke forekommer klager. Ved et antal klager på 0,5 0/00 er bonussen 0. Bonussen beregnes proportionalt i intervallet mellem 0 og 0,5 0/00 klager (0,25 0/00 klager udløser eksempelvis en bonus på 0,75% til renovatøren). Hverken bonus eller bod Såfremt antallet af klager er mellem 0,5 0/00 og 2 0/00 udløses der hverken bonus eller bod. Bod Der gives bod, hvis der i perioden er mere end 2 0/00 klager, svarende til 2 klager pr. 1000 tømninger. 56 EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer Boden udgør 100 kr. pr. klage udover 2 klager pr. 1000 tømninger. 6.5.2 Stikprøvemåling/vurdering af kvaliteten Bod Såfremt konklusionen på udførte stikprøvekontroller og vurderingen af den generelle kvalitet er ”høj kvalitet” udløses en bonus til entreprenøren på 0,5% af entreprenørens betaling for de foregående 6 måneder. For krantømninger udløser ”høj kvalitet” en bonus på 2,0%. Hverken bonus eller bod Såfremt konklusionen er ”middel kvalitet” udløses der hverken bonus eller bod. Bod Såfremt konklusionen er ”lav kvalitet” udløses en bod til entreprenøren på 0,5% af entreprenørens betaling for de foregående 6 måneder. For krantømninger udløser ”lav kvalitet” en bod på 2,0%. 6.5.3 Punktbod Ved konstaterede væsentlige afvigelser fra kontrakten har Reno Djurs I/S ret til at opkræve en punktbod på 500 kr. pr. hændelse. Eksempler på hændelser, der kan udløse punktbod er: › › › › › › › At der ikke tømmes rettidigt. At der i gentagne tilfælde konstateres uoverensstemmelser mellem tilmeldinger/kørelister og faktisk udført ydelse på den enkelte ejendom. At der køres med køretøjer, der ikke opfylder de stillede krav. At det konstateres, at spande ikke stilles tilbage på standplads. At oprydning ved kuber ikke foretages som beskrevet i forbindelse med tømning. Manglende lukning/låsning af døre, porte og lignende. Andre krav til tømningen, der fremgår af udbudsmaterialet. Konkrete hændelser, der har udløst punktbod, drøftes på driftsmøder med renovatøren. Punktbod kan udløses efter tilsyn eller klage. Der kan maksimalt blive tale om 20 tilfælde med punktbod for hver entreprise hvert halve år. Flere end 20 hændelser, der kan udløse punktbod for hver entreprise pr. halvår, er udtryk for en uacceptabel lav kvalitet, der vil kræve tiltag til væsentlig forbedring af kvaliteten. EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 7 Generelle og særlige betingelser 7.1 Generelle betingelser 57 7.1.1 Forsikring Renovatøren skal have en gyldig og gældende erhvervsansvarsforsikring dækkende skader efter dansk rets regler i hele kontraktperioden og skal holde alle indsamlingskøretøjerne og tilhørende udstyr behørigt forsikrede, ligesom al ansvarsog ulykkesforsikring samt arbejdsskadeforsikring for mandskabet skal afholdes af renovatøren. Forsikringssummen skal andrage mindst 10 mio. kr. og selvrisikoen pr. skade må ikke overstige 20.000 kr. Renovatøren skal gennem hele kontraktperioden kunne dokumentere at have en gyldig og gældende erhvervsansvarsforsikring. Renovatøren er erstatningspligtig for al skade, som han eller hans mandskab måtte forvolde på personer, privat eller offentlig ejendom under udførelse af de beskrevne indsamlingsopgaver. Reno Djurs I/S påtager sig intet ansvar for transportuheld eller andre uheld, der kan opstå under arbejdets udførelse. Ved skader på ejendom tilhørende borgere, kommuner eller Reno Djurs I/S skal Reno Djurs I/S orienteres omgående 7.1.2 Sikkerhedsstillelse Der skal sammen med afgivelse af tilbuddet foreligge et tilsagn eller en erklæring fra et penge- eller kautionsforsikringsinstitut om, at denne har til hensigt at stille en sikkerhed på 10 % af kontraktens årssum i hele kontraktperioden i tilfælde af tildeling af kontrakten. Renovatørens forpligtigelser er ikke begrænset af sikkerhedsstillelsens størrelse. Sikkerhedsstillelsen skal udleveres til Reno Djurs I/S i forbindelse med underskrivelsen af kontrakterne. Sikkerhedsstillelsen skal ske i form af en anfordringsgaranti, der kan hæves af Reno Djurs I/S uden rettergang. Sikkerhedsstillelsen udgør 10 % af kontraktens årssum for de samlede arbejder i tilbudslisten i hele kontraktperioden. Sikkerhedsstillelsen står til rådighed til Reno Djurs I/S i tilfælde af misligholdelse eller utidig ophævelse af kontrakten i det omfang Reno Djurs I/S må opfylde renovatørens kontraktlige forpligtigelser. Kræver Reno Djurs I/S sikkerhedsstillelsen taget i anvendelse, skal dette meddeles skriftligt og samtidigt til renovatøren og sikkerhedsstilleren med angivelse af arten og omfanget af misligholdelsen og størrelsen af det krævede beløb. Beløbet skal udbetales til Reno Djurs I/S inden 10 arbejdsdage efter kravets fremsættelse. 58 EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer Sikkerhedsstillelsen frigives 3 måneder efter kontraktudløb, med mindre der er fremsat et berettiget krav fra Reno Djurs I/S mod renovatøren. Sikkerhedsstillelsen kan således tages i anvendelse efter kontraktperiodens udløb. 7.1.3 Overdragelse af rettigheder og forpligtigelser Overdragelse af indsamlingsopgaven til andre renovatører må ikke foregå uden accept og skriftlig godkendelse fra Reno Djurs I/S. Renovatøren må ikke anvende andre underrenovatører end de angivne i tilbuddet uden accept og skriftlig godkendelse fra Reno Djurs I/S. 7.1.4 Misligholdelse Reno Djurs har ret til at fratage renovatøren arbejdet, hvis vilkårene og betingelserne for indsamlingsopgavens udførelse misligholdes væsentligt. Hvis indsamlingsopgaven fratages renovatøren, er Reno Djurs I/S berettiget til at overdrage opgaven til anden side. Eksempler på væsentlig misligholdelse af kontrakten kan være, at: › › › › › Renovatøren gentagne gange misligholder sine forpligtigelser (ikke foretager tømninger korrekt, ikke overholder start- og sluttider) til trods for anvendelse af bodssystemet. En hyppig lav kvalitet efter det i afsnit 6.4 beskrevne kvalitetsstyringssystem kan således betragtes som væsentlig misligholdelse samtidig med, at der betales bod. Renovatøren udfører anden indsamling af affald i kombination med indsamling for Reno Djurs I/S. Renovatøren eller dennes mandskab overtræder færdselsloven meget groft eller gentagne gange, eksempelvis ved kørsel med overvægt eller overskridelse af fartbegrænsninger. Renovatøren ikke er behørigt forsikret. Renovatøren ikke følger retningslinjerne i forbindelse med kørselsstop eller ikke efterkommer afgørelser truffet af faglig voldgift. Hvis renovatøren erklæres konkurs eller træder i betalingsstandsning eller likvidation, kan Reno Djurs I/S vælge at ophæve kontrakten uden varsel ved skriftlig meddelelse til boet. Ved betalingsstandsning eller når renovatørens økonomiske forhold forhindrer ham i at opfylde kontrakten, er hæveretten betinget af, at renovatøren ikke har stillet, eller på anmodning fra Reno Djurs I/S ikke straks stiller betryggende garanti for kontraktens opfyldelse. Er renovatøren et aktie- eller anpartsselskab kan Reno Djurs I/S hæve kontrakten, hvis renovatørens virksomhed kræves opløst af Erhvervsstyrelsen. Ved evt. salg af renovatørens virksomhed har Reno Djurs I/S ret til at ophæve kontrakten med mindre Reno Djurs I/S kan godkende den nye ejer og at kontrakten EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 59 kan videreføres i den nye ejers navn med samme forpligtigelser og sikkerhedsstillelse. For manglende igangsætning af entreprisens opgaver ved entreprisestart skal entreprenøren for hver entreprise betale en bod på kr. 100.000,-. Boden tilbageholdes i betalingen (fratrukket efter momsberegningen) eller sikkerhedsstillelsen. 7.1.5 Voldgift Eventuelle uoverensstemmelser om forståelsen af kontrakten eller de af kontrakten omfattede opgaver mellem renovatøren og Reno Djurs I/S skal i videst muligt omfang søges løst ved forhandling. Eventuelle uoverensstemmelser mellem parterne berettiger ikke renovatøren til at standse eller forsinke indsamlingsopgavens udførelse. Enhver tvist, som måtte opstå i forbindelse med denne kontakt, herunder tvister vedrørende kontraktens eksistens og gyldighed, skal afgøres ved voldgift ved Voldgiftsinstituttet efter de af Voldgiftsinstituttet vedtagne regler herom, som er gældende ved indledning af voldgiftssagen. 7.1.6 Ydelsesstop I tilfælde af strejke og/eller lockout i forbindelse med ordinære overenskomstforhandlinger, usædvanlige vejrsituationer og/eller naturbegivenheder eller lignende usædvanlige begivenheder, der ikke kan lægges renovatøren til last, er denne fri for kontraktansvar. Renovatøren skal på forlangende godtgøre, at den indtrådte forsinkelse skyldes det påberåbte forhold. Hindres renovatøren i at udføre indsamlingsopgaven på grund af ovennævnte eller andre forhold, skal Reno Djurs I/S straks informeres. Besluttes der herefter i samråd mellem renovatøren og Reno Djurs I/S, at indsamlingen indstilles midlertidigt, er renovatøren forpligtet til at genoptage arbejdet, når forholdene er normaliseret. Renovatøren skal altid søge forsinkelser undgået eller begrænset ved sådanne dispositioner, der med rimelighed kan kræves. Renovatøren er i den forbindelse forpligtet til at yde en ekstraordinær indsats for at få indsamlingen normaliseret ved om nødvendigt at indsætte ekstra indsamlingskøretøjer og mandskab. Arbejdsnedlæggelser hos renovatørens eget personale, uanset om disse er overenskomststridige, medfører dog ikke ret til tidsfristforlængelser. 7.1.7 Ændringer i ydelsen Ændringer i tømningsantallet kan foretages uden at der reguleres i de tilbudte priser. Renovatørens betaling baseres på det dokumenterede udførte antal tømninger. 60 EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer Renovatøren skal uden ændringer i pris acceptere, at: › › › der løbende sker ændringer i antallet af tømninger og indsamlede mængder af dagrenovation og genanvendelige materialer. at Reno Djurs I/S eller kommunerne træffer bestemmelser om f. eks. både midlertidige og permanente trafikomlægninger, etablering af hastighedsregulerende foranstaltninger eller lignende tiltag uden ændringer i de afgivne enhedspriser uanset, at tiltagene kan have indflydelse på indsamlingsopgaven. at der sker ændrede modtageregler på de benyttede modtageanlæg. 7.2 Særlige betingelser 7.2.1 Indkøringsperiode Reno Djurs I/S lægger vægt på, at renovatøren kommer godt fra start med opgaverne med indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer. De første 2 måneder af kontraktperioden betragtes som en indkøringsperiode. Reno Djurs I/S forventer, at renovatøren i indkøringsperioden anstrenger sig ekstraordinært med at få alle forhold omkring indsamlingsopgavens udførelse på plads. Den krævede kvalitets- og arbejdsplan jf. afsnit 6.2 skal først foreligge til godkendelse hos Reno Djurs I/S ved indkøringsperiodens afslutning. Bestemmelserne vedrørende bod vil blive anvendt lempeligt i indkøringsperioden. 7.2.2 Forsøgsordninger Renovatøren og dennes mandskab har pligt til at medvirke i et samarbejde med Reno Djurs I/S om gennemførelse af eventuelle forsøgsordninger og Reno Djurs I/S har ret til at udtage indsamlingsområder til forskellige undersøgelser, afprøvning og justeringer af affaldssystemet. Såfremt der bliver tale om dokumenteret merarbejde for renovatøren, kan der forhandles om ændringer i afregning og betaling med udgangspunkt i de tilbudte enhedspriser for mandskab og indsamlingskøretøjer under supplerende ydelser. 7.2.3 Arbejdsforhold Renovatøren er forpligtet til at sikre, at ansatte som medvirker til at opfylde kontrakten, er sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område. EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer 61 Renovatøren har bevisbyrden for, at arbejdsforholdene er overholdt, og Reno Djurs I/S kan på forlangende kræve, at se dokumentation for renovatørens og dennes eventuelle underrenovatørers overholdelse heraf. Dokumentationen skal være Reno Djurs I/S i hænde senest 10 arbejdsdage efter anmodningen. Såfremt renovatøren ikke opfylder overstående, og efterkommer Reno Djurs I/S's anmodning senest 10 arbejdsdage efter at anmodninger er fremsat, kan Reno Djurs I/S betragte dette som en misligholdelse af kontrakten. 7.2.4 Overtagelse af medarbejdere Hvis renovatøren overvejer at tilbyde at overtage medarbejdere fra de(n) tidligere renovatør(er), skal renovatøren være opmærksom på Bekendtgørelse af lov om lønmodtages retstilling ved virksomhedsoverdragelse nr. 710 af 20. august 2002. Det er alene renovatørens ansvar, at indhente relevante og tilstrækkelige oplysninger om ansvarsforhold, forpligtigelser m.v., som renovatøren evt. påtager sig ved eventuel overtagelse af medarbejdere og det er samtidig renovatørens ansvar, at indhente relevante oplysninger om de enkelte medarbejdere, der vil være omfattet af en virksomhedsoverdragelse. Reno Djurs I/S kan ikke stilles til ansvar for forhold, der vedrører overtagelse af medarbejdere. 7.2.5 Betaling og regulering Reno Djurs I/S fremsender én gang hver måned faktureringsgrundlag for tømning af affaldsspande og minicontainere m.v. til renovatøren. Faktureringsgrundlaget er baseret på det dokumenterede antal tømninger i den pågældende måned og de afgivne enhedspriser. For sæsontømninger kan Reno Djurs I/S alternativt kræve, at renovatøren indberetter de udførte sæsontømninger via smartphone og elektronisk applikation, som herefter vil danne grundlag for faktureringen. Denne indberetning via applikationen (fx FotoDoc-systemet fra Logomatic), skal ske i forbindelse med selve tømningen. I forhold til de udførte krantømninger skal renovatøren fremsende en faktura til Reno Djurs I/S for hver kalendermåned baseret på det dokumenterede antal udførte tømninger i den pågældende måned og de afgivne enhedspriser. Reno Djurs I/S kan alternativt kræve, at renovatøren indberetter de udførte krantømninger via smartphone og elektronisk applikation, som herefter vil danne grundlag for faktureringen. Denne indberetning via applikationen (fx FotoDoc-systemet fra Logomatic), skal ske i forbindelse med selve tømningen. På baggrund af faktureringsgrundlaget fremsender renovatøren senest den 10. i måneden faktura til Reno Djurs I/S. Fakturaen skal fremsendes elektronisk i henhold til betalingsanvisningerne og skal vedhæftes den nødvendige og krævede dokumentation. Betalingsfristen er 15 dage efter modtagelse og godkendelse af fakturaen. 62 EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer Ved ændringer i merværdiafgiften inden entreprisen er endeligt afregnet, skal renovatøren opgøre det udførte arbejdes stade på ændringsdagen. På grundlag af en sådan stadeopgørelse, foretages den endelige momsberegning i forbindelse med entreprisens endelige afregning i øvrigt. Regninger for eventuelt ekstraarbejde efter konkret bestilling fra Reno Djurs I/S vedlægges anmodningen om betaling, henholdsvis slutopgørelsen og betales sammen med denne med en betalingsfrist på 15 arbejdsdage. Eventuel bod og bonus jf. pkt. 6.5 opgøres og udbetales/modregnes 2 gange om året. Enhedspriserne og herunder de supplerende ydelser reguleres en gang om året den 1. januar på basis af Danmarks Statistiks omkostningsindeks for dagrenovation. Udgangspunktet for regulering af enhedspriserne er gennem hele kontraktperioden indekset for 1. kvartal 2015. I 2016 reguleres priserne ikke, men er som afgivet i tilbuddet. Prisreguleringen sker herefter hvert år pr. 1. januar i henhold til indekstal for 3. kvartal i det pågældende år med regulering første gang den 1. januar 2017 efter følgende beregning: Reguleret enhedspris pr. 1. januar 2017 = afgivet enhedspris x 2016K3/2015K1 (denne pris er gældende i 2017) Reguleret enhedspris pr. 1. januar 2018 = afgivet enhedspris x 2017K3/2015K1 (denne pris er gældende i 2018) Reguleret enhedspris pr. 1. januar 2019 = afgivet enhedspris x 2018K3/2015K1 (denne pris er gældende i 2019) Reguleringen sker på Reno Djurs´ foranledning ved fremsendelse af en e-mail til renovatøren med angivelse af grundlaget for beregningen af de regulerede enhedspriser og en opdateret prisliste med de regulerede enhedspriser. Senest 20 arbejdsdage efter kontraktperiodens ophør fremsender renovatøren en endelig og fuldstændig opgørelse, herunder over tilgodehavender for alle ekstraarbejder. Efter at Reno Djurs I/S har modtaget denne slutopgørelse, kan renovatøren ikke fremkomme med yderligere krav - bortset fra sådanne, der er taget specificeret forbehold om i slutopgørelsen. Hvis slutopgørelsen ikke er kommet frem til Reno Djurs I/S inden 20 arbejdsdage efter kontraktperiodens ophør, kan Reno Djurs I/S skriftligt kræve opgørelsen fremsendt inden 10 arbejdsdage. Fremsendes opgørelsen herefter ikke til Reno Djurs I/S inden udløbet af denne frist, fortaber renovatøren krav på vederlag for ekstraarbejder, der udføres som regningsarbejder. EU-udbud - Indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer Renovatørens tilgodehavende forrentes fra forfaldsdagen med rentelovens rentesats. Såfremt Reno Djurs I/S måtte få et tilgodehavende, forrentes dette efter tilsvarende regler. Betalingsfristen er 15 arbejdsdage fra modtagelse af anmodningen. 63
© Copyright 2024