SAPA - PROJEKTSTATUS
Øst/Vest-kommunenetværksmøder
3.-4. februar 2015
KMJ
Legacy-løsningen er en hybrid
Person- og
sagsoverblik
Sagsbehandling
og sagsstyring
SAPA
Overblik
SAPA
Advis
Sagsbærende
løsninger
(Fagsyst. & ESDH)
Infrastruktur
Fordeler sager,
hændelser, adviser
Legacy (KMD Sag)
2
Fælleskommunale
Støttesystemer
Faseovergang – Kriterier for godkendelse
• Leverancer? (Gennemført udbudsforretningen!)
• Tidsplan? (Revideret!)
• Risikostyring på plads? (Tjek!)
• Økonomi? (Udfasning, Implementering…)
• Fortsat forretningsmæssig begrundelse? (BC OK!)
UDBUD
GENNEMFØRT
Highlights fra processen
• Fem prækvalificerede leverandører
• Alle indkomne tilbud var konditionsmæssige
• I alt modtaget ca 10.000 sider
• Samlet indsats for evaluering anslået til ca 1000 timer
• Kommunale specialister indstationeret
Tildelingskriterier og underkriterier for SAPA
Formålet med evalueringen er at finde ”det økonomisk mest
fordelagtige tilbud”.
Dette er IKKE nødvendigvis det samme som det billigste tilbud.
Tildelingskriteriet ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud” er
opdelt i 4 underkriterier:
1) Løsningens kvalitet
2) Tidsplan og leverancesikkerhed
3) Pris
4) Driftsydelsernes kvalitet
–
–
–
–
vægtes 45%
vægtes 30%
vægtes 10%
vægtes 15%
Netcompany teknologier til SAPA
Standstill – 10 dage fra d. 30/1 til d. 9/2
Standstill: Beregnes fra den 31. og udløber derfor den 9. februar.
Afslagsmøder med mundtlig uddybning i denne uge.
Efter stand still kan vi indgå kontrakt med leverandøren, dvs. d. 10. februar.
Hvis der klages inden for stand still perioden – dvs. inden 9. februar:
•
Automatisk opsættende virkning – vi kan ikke indgå kontrakt, før
klagenævnet tager stilling til fortsat opsættende virkning.
Hvis der klages efter stand still:
•
Kontrakten fortsætter – klagesagen kører ved siden af og KOMBIT risikerer
højst erstatningskrav.
P R O J E K T P LAN
Baseline
Q1
Fælleskommunale
Støttesystemer
Q2
Q3
UDBUD
2015
Q4
Q1
Q2
Q3
2016
Q4
UDVIKLING & TEST
Q1
Q2
2017
Q3
Overblik &
Advis (SAPA)
Snitflader fra
kildesystemer
Exit sager
& brugere
13
UDBUD
DIALOG
UDVIKLING & TEST
AFTALER
ANALYSE
& PLAN
Q1
Q2
Q3
Q4
Synk.
STS
Paralleldrift: Synkronisering
PILOT
UDVIKLING & TEST
AF SYNKRONISERING
AFTALE
IDRIFT
KMD SAG
KMD Sag
synkronisering
Q4
IDRIFT
2014
UDVIKLING & TEST AF
SNITFLADER
TILPASNINGER, ANSKAFFELSER
MIGRERING AF SAGER OG BRUGERE
UDRULNING
UDRULNING AF SNITFLADER
Q1
Fælleskommunale
Støttesystemer
Q2
Q3
UDBUD
2015
Q4
Q1
Q2
Q3
2016
Q4
UDVIKLING & TEST
Q1
Q2
2017
Q3
Overblik &
Advis (SAPA)
Snitflader fra
kildesystemer
Exit sager
& brugere
14
UDBUD
UDVIKLING & TEST
Q1
Q2
Q3
Q4
Synk.
STS
Paralleldrift: Synkronisering
PILOT
UDVIKLING & TEST
AF SYNKRONISERING
AFTALE
IDRIFT
KMD SAG
KMD Sag
synkronisering
Q4
IDRIFT
2014
UDRULNING
Afklaring forlænget
med 1½ måned
DIALOG
AFTALER
ANALYSE
& PLAN
UDVIKLING & TEST AF
SNITFLADER
TILPASNINGER, ANSKAFFELSER
MIGRERING AF SAGER OG BRUGERE
Fra 4 til 5 kvartaler
(Indkomne tilbud)
UDRULNING AF SNITFLADER
Fra 5 til 6 kvartaler
(Koordinering m. KY/KSD)
Afvigelsesplan
Q1
Fælleskommunale
Støttesystemer
Q2
Q3
2015
Q4
UDBUD
Q1
Q2
Q3
2016
Q4
Q1
Q2
Q3
UDVIKLING & TEST
Overblik &
Advis (SAPA)
Snitflader fra
kildesystemer
Exit sager
& brugere
15
UDBUD
Q4
Q1
Q2
Q3
Q4
UDVIKLING & TEST
Synk.
STS
Paralleldrift: Synkronisering
PILOT
UDVIKLING & TEST
AF SYNKRONISERING
AFTALE
IDRIFT
KMD SAG
KMD Sag
synkronisering
2017
IDRIFT
2014
UDRULNING
Afklaring forlænget
med 1½ måned
DIALOG
AFTALER
ANALYSE
& PLAN
UDVIKLING & TEST AF
SNITFLADER
TILPASNINGER, ANSKAFFELSER
MIGRERING AF SAGER OG BRUGERE
Fra 4 til 5 kvartaler
(Indkomne tilbud)
UDRULNING AF SNITFLADER
Fra 5 til 6 kvartaler
(Koordinering m. KY/KSD)
Baseline: 1. februar 2015
Q1
Fælleskommunale
Støttesystemer
Q2
Q3
2015
Q4
UDBUD
Q1
Q2
Q3
2016
Q4
Q1
Q2
Q3
UDVIKLING & TEST
Overblik &
Advis (SAPA)
Snitflader fra
kildesystemer
Exit sager
& brugere
16
UDBUD
DIALOG
AFTALER
ANALYSE
& PLAN
Q4
Q1
Q2
Q3
Q4
UDVIKLING & TEST
UDVIKLING & TEST AF
SNITFLADER
TILPASNINGER, ANSKAFFELSER
MIGRERING AF SAGER OG BRUGERE
Synk.
STS
Paralleldrift: Synkronisering
PILOT
UDVIKLING & TEST
AF SYNKRONISERING
AFTALE
IDRIFT
KMD SAG
KMD Sag
synkronisering
2017
IDRIFT
2014
UDRULNING
UDRULNING AF SNITFLADER
2015
Q1
SAPA
Q2
Q3
2016
Q4
UDVIKLING
KSD
UDVIKLING
UDVIKLING
Barsel
Familieydelse
Boligstøtte
Q2
UDVIKLING
KY
Pension
Q1
UDBUD
UDBUD
Q3
2017
Q4
Q1
Q2
Q3
2018
Q4
Q1
Q2
Q3
Q4
UDRULNING
UDRULNING
UDRULNING
UDRUL
UDVIKLING
UDRUL
UDVIKLING
UDBUD
Kommunerne kan opsige
kontrakten på KMD Sag, når
sidste TSA-løsning er udfaset
UDRUL
UDVIKLING
UDRUL
KMD Sag
TRANSITIONSFASE: PARALLELDRIFT VIA SYNKRONISERING
Baseline snitflader
VINDUE FOR OMLÆGNING TIL RAMMEARKITEKTUR
BUSINESS CASE
Status på Business Case
Reducerede omkostninger:
• Udviklingsomkostninger
• Videreudviklingsestimat (%-del af udviklingsomkostningerne)
• Driftsomkostninger (data transaktionsomkostninger dækkes af STS indkøb)
• Vedligehold og supporttimer til SAPA leverandør
Forøgede omkostninger:
• Driftsomkostningerne til SAPA leverandør baseret på modtagne tilbud
• KOMBIT udgifter til implementeringsopgaver
• Reservation af pulje til indkøb af fælleskommunal implementeringsbistand
Udeståender:
• Afklaringsfase på SAPA skal påbegyndes (og afsluttes)
• Afklaringsfase på STS ikke afsluttet
KOMMUNERNE
(FEEDBACK)
Har I en medarbejder, fx en SAPAprojektleder, der er dedikeret til opgaven?
Nej, 7, 21%
Delvist, 2, 6%
Ja, 24, 73%
I hvilken afdeling arbejder denne medarbejder ?
Digitalisering
og IT, 14, 52%
Ledelsessekretariat
og økonomi;
7; 26%
Borgerservice;
2; 7%
Jobcenter,
arbejdsmarked,
2, 7%
Udvikling;
2; 7%
SKAL-OPGAVER:
UDPEG EN SAPAPROJEKTLEDER
• Ca. 2/3 af kommunerne har meldt en SAPA-projektleder ind
til KOMBIT.
• De der mangler vil få tilsendt en rykkermail inden
vinterferien.
• Rykkermailen vil blive fulgt op af telefonopkald.
• Vi skal bruge SAPA-projektledere i forhold til KIGO, der
lanceres i marts, så det haster.
Har I drøftet KMD Sag Exit-strategien med
relevante medarbejdere?
Nej, 12, 36%
Ja, 14, 43%
Delvist, 7, 21%
Har I drøftet KMD Sag Exit-strategien med
relevante ledere?
Nej, 9, 27%
Ja, 11, 34%
Nej, men
planlagt,
1, 3%
Informeret,
6, 18%
Delvist,
6, 18%
Er I begyndt at flytte sager og brugere ud af
KMD Sag?
Ja, 1, 3%
Forberedelsesfase, 2, 6%
Ingen manuelle
sager i KMD Sag,
1, 3%
Nej, 29, 88%
KOMMUNERNES
UDFORDRINGER
Barriere
Bemanding
Bruger EDH-modulet
Mangler ESDH-strategi
Mangler kompetencer
Kontrakter
Kortlægning af brugere
Ledelsesmæssig opmærksomhed
Modtagende systemer
Oprydning i sager
Opstart
Overblik
Ressourcer
Sagsmængden
Sagsoprydning
Sagsoverblik
Snitflader
Strategi
Organisering
Total
Antal
Pct.
7
4
3
3
9
3
4
2
2
5
9
2
1
1
3
4
3
7
72
10
6
4
4
13
4
6
3
3
7
13
3
1
1
4
6
4
10
100
U N DTAG E LS E
FRA
DIG ITAL
SELVBETJENING
(IKKE AT FORVEKSLE MED FRITAGELSE FRA DIGITAL POST)
KORT OM
SELVBÆRENDE
FAGSYSTEMER
(FX KY OG KSD)
De selvbærende fagsystemer (KY og KSD)
1. KY og KSD er selvbærende fagsystemer, forstået på den måde
at systemerne indeholder sager, journalnotater og dokumenter.
2. KY og KSD indeholder snitflader til Støttesystemerne, så man i
SAPA kan se KY og KSD sager, journalnotater, dokumentreferencer og ydelser. Akkurat som i KMD Sag i dag.
3. KY og KSD vil som udgangspunkt indeholde tilstrækkelig
information til at sagsbehandlerne i ydelsescentrene ikke
behøver at søge yderligere information andetsteds.
Men hvis der er behov for tværgående overblik af hensyn til
helhedsorienteret sagsbehandling, så er SAPA den oplagte løsning
at anvende for disse brugere.
4. KY og KSD indeholder ikke funktionalitet til at håndtere arkivering,
da der ikke er arkiveringspligt.
5. KY og KSD indeholder ikke funktionalitet til at håndtere klagesager.
Ens for KY og KSD er, at sager kan opmærkes, hvis der kører en klage
på sagen. Det betyder, at sagen kan være lukket i hhv. KY og KSD, men
opmærket som klagesag.
I KSD kan sagen blive undtaget for kassation, hvis sagen er opmærket.
Dette er for det tilfælde, at kommunen taber klagesagen og skal
genoptage sagen (efter udløbet af kassationsperioden). Dette er ikke
tilfældet i KY.
Da klagesager (både KY og KSD) ikke sagsbehandles i de to systemer,
men fx i et ESDH-system, er der krav til at alle sagsoplysninger, der
skal anvendes til klagesagen, kan kopieres ud af systemet.
Hernæst vedrørende "lukning" af KMD Sag.
Man kan godt fortsætte med at anvende KMD Sag. Men man skal skaffe
sig en ny kontrakt herpå via SKI eller eget udbud.
Det er ikke en mulighed at forlænge den eksisterende aftale.
En kommune kan alene fortsætte med at lade brugere anvende KMD
Sag i sammenhæng med en KMD fagløsning (fx Opera, Structura,
Institution, o.lign.), såfremt kommunen har indgået særskilt aftale
herom i regi af det konkrete fagsystem.
Fx skal der i Opera-kontrakten fremgå, at kommunen også har betalt
for at anvende KMD Sag til den konkrete sagsbehandling i jobcenteret.
Hvis man ikke har indgået en sådan aftale om anvendelse af KMD Sag,
kan man ikke opsige sin eksisterende TSA-aftale for KMD Sag.
En kommune kan anskaffe KMD Sag som en ESDH-løsning i
sammenhæng med EDH-modulet i KMD Sag-suiten,
såfremt kommunen har indgået særskilt aftale herom.
SPØRGSMÅL?