Postadress Box 45093 104 30 Stockholm Datum 2015‐07‐09 Besöksadress Wallingatan 2 111 60 Stockholm Telefon 010‐470 03 00 Org nr 202100‐6487 www.uhr.se
Frågor och svar om rapportering i Mobility Tool+ För närvarande får vi in mycket frågor om Mobility Tool+, EU‐kommissionens verktyg för rapportering för dig som har projekt inom Erasmus+. Här hittar du svar på de vanligast förekommande frågorna. Fråga: Hur gör jag för att registrera, lägga till eller ta bort en (partner)organisation/kontakt/mobilitet i Mobility Tool+? Svar: Information om hur du gör det finns i dokumentet Mobility Tool+ Guide for Beneficiaries of the Erasmus+ programme, som du hittar på utbyten.se. Fråga: Det blir röda siffror när jag rapporterar. Är något fel? Svar: Det kan, av olika anledningar, vara röda siffror i posterna under ”Activity Type”. Däremot ska det inte vara röda siffror i totalen (”Total Project”). Kontrollera vad ni blivit beviljade för och vad ni har rapporterat. Ni får aldrig rapportera mer totalt än vad ni blivit beviljade från oss på Universitets‐ och högskolerådet. Fråga: Jag vill lägga till en kontaktperson till vårt projekt. Personen har ett konto i EU‐kommissionens webbportal ECAS, men ser inte projektet i Mobility Tool+. Vad behöver jag göra för att personen ska kunna se vårt projekt? Svar: Den nya kontakten måste läggas till i systemet av den som har ansvar för ert projekt och på så sätt bli inbjuden. Först då kan personen logga in i Mobility Tool+ och se projektet. Att man har en ECAS‐inloggning innebär inte automatiskt att man har tillgång till ert projekt. Fråga: Jag är kontaktperson för vårt projekt och har bytt e‐postadress. Hur får jag tillgång till projektet? Svar: Du måste kontakta oss på Universitets‐ och högskolerådet på e‐post [email protected] och uppge ditt projektnummer och din nya e‐postadress, så att vi kan uppdatera våra system. Vi bekräftar när uppdateringen är genomförd. Därefter skapar du ett nytt ECAS‐konto med din nya e‐postadress. Sedan loggar du in i Mobility Tool+. Sida 1 (2) Fråga: Vilka rättigheter får de användare som vi lägger till i efterhand kopplade till vårt projekt? Svar: Det bestämmer kontaktpersonen för ert projekt. Fråga: Vi har glömt att ansöka om resdagar, hur ska vi rapportera dessa? Svar: Ni rapporterar alltid de aktiviteter ni genomfört (med tillhörande schabloner). Om ni av någon anledning glömt att ansöka om något (alternativt gjort ändringar efter godkännade av UHR) kan ni ta medel från posten ”Organisational Support” för att täcka dessa kostnader. Observera att ni aldrig kan få mer pengar än ni blivit beviljade. Fråga: Vi har gjort ändringar i vårt projekt. Hur ska vi rapportera detta i Mobility Tool+? Svar: Ändringar som Universitets‐ och högskolerådet har godkänt ska redovisas på samma sätt som planerade aktiviteter. Om organisationer och deltagare tillkommit lägger ni till dem i Mobility Tool+ i efterhand. Nya mottagarorganisationer ska registreras med en PIC‐kod. Kontrollera att budgetramarna hålls i enlighet med det ni blivit beviljade i ert kontrakt. Fråga: Projektets deltagare har kommit tillbaka från sitt utbyte, men har ännu inte fått sin deltagarrapport. Vad beror det på? Svar: Det kan ta upp till tre dagar från det att en deltagares utbytesperiod tagit slut tills deltagaren får det automatgenererande mejlet. Fråga: Jag har lagt till en mobilitet där slutdatumet på utbytesperioden har passerat. Deltagaren har inte fått mejlet med deltagarrapporten. Vad beror det på? Svar: Det kan dröja upp till tre dagar innan deltagaren får det automatgenererande mejlet. Om deltagaren inte fått mejlet efter tre arbetsdagar kan du kontakta oss på e‐
postadressen [email protected] Fråga: Vi vill skicka en ny deltagarrapport till en deltagare som redan besvarat sin rapport och skickat in den till systemet. Hur gör vi? Svar: Det är tyvärr inte möjligt att göra det. För mer information, kontakta oss på e‐
postadressen [email protected] Sida 2 (2)