Lathund W3D3
2015-06-02
Diarieföring på Karolinska Institutet – Liten lathund
Utgivare:
Karolinska Institutet
Universitetsförvaltningen
Arkiv och Registratur
Version: 1.0 Juni 2015
1
Lathund W3D3
2015-06-02
Innehåll
Diarieföring på Karolinska Institutet – liten lathund ............................................................................... 3
Öppna ett ärende ................................................................................................................................ 3
Diarieföra en handling i ett ärende ..................................................................................................... 7
Diarieföra och koppla handlingar elektroniskt till ärenden ............................................................ 7
Diarieföra och koppla handlingar elektroniskt till ärenden genom att hämta dem från
mappstruktur................................................................................................................................. 11
Diarieföra och koppla handlingar utan att koppla dem elektroniskt till ärenden......................... 12
Koppla ärenden till varandra ............................................................................................................. 13
Avsluta ett ärende ............................................................................................................................. 15
Söka fram ärenden ............................................................................................................................ 16
2
Lathund W3D3
2015-06-02
Diarieföring på Karolinska Institutet – liten lathund
Detta är en enkel lathund som vänder sig till alla som har gått Universitetsförvaltningens
registratorsutbildning. Lathunden tar upp de vanligaste, grundläggande funktionerna behövs för att
ni ska kunna komma igång med diarieföringen. Dokumentet är ett komplement till den mer
omfattande Diariehandboken.
Öppna ett ärende
Logga in i W3D3. Du kommer då till den här vyn:
3
Lathund W3D3
2015-06-02
I navigationslisten till vänster klickar du på menyknappen Registrera, och sedan på Initiera ärende,
se nedan.
Du kommer då till nedanstående vy. Här väljer du vilken serie du vill skapa ditt ärende i. Serien väljer
du i rullisten högt uppe till höger i menylisten Är du osäker på vilken serie ditt ärende ska registreras
till kan du titta i KI:s dokumenthanteringsplan som ligger på internwebben. Du kan också söka i
diariet för att se hur andra diariefört liknande ärenden, eller kontakta UF:s registratorer så hjälper vi
dig.
När du valt serie klickar du sedan på symbolen för det tomma vita arket uppe till vänster i
menylisten.
4
Lathund W3D3
2015-06-02
När du klickat på det vita arket får du upp ett tomt ärendekort. Ärendekortet ska fyllas på med
samtliga uppgifter som krävs för att ett ärende ska bli komplett. Nedanstående bild visar ett exempel
på ett ifyllt ärendekort i ett diariefört ärende.
De fält som är märkta med en asterisk (*) är obligatoriska i systemet. Nedan följer en beskrivning av
vilka fält som ska fyllas i.
Ärendemening
Här fyller du i en kort beskrivning av ärendet. Tänk på att använda ord som kan användas som
sökord.
Motpart
Här anges eventuell motpart. Är det ett internt ärende lämnar du fönstret tomt.
5
Lathund W3D3
2015-06-02
Handläggare
Klicka på den understrukna texten (Handläggare). Du får då upp detta fönster:
Sök fram den handläggare du vill koppla till ärendet i sök-rutan. När du hittat handläggaren i listan
väljer du hen genom att bocka i rutan till vänster om namnet (se exemplet i fönstret ovan). Sedan
klickar du på symbolen med den gröna pilen i menylisten för att koppla handläggaren till ärendet.
Flera handläggarekan kopplas till ett och samma ärende.
Tips! Om du ofta registrerar ärenden på en viss handläggare kan du klicka på stjärnan längst till
vänster om handläggarens namn. Då kommer handläggarens namn lägga sig högst upp i listan och du
slipper att söka fram namnet varje gång du diarieför ett nytt ärende.
Avdelning
Används främst av registratorerna vid UF, men vi rekommenderar även registratorer vid institution
att fylla i detta fält.. Använd rullisten och välj den institutionsgemensamma funktion/avdelning som
passar bäst.
Institution
Välj institution med hjälp av rullisten.
Ärendestatus
När du öppnar ett ärende är det alltid under Beredning.
Klassificering
Välj den strukturenhet (klassificering) som passar för ditt ärende.
6
Lathund W3D3
2015-06-02
Startdatum
Fyll i det datum när ärendet öppnades. Är ärendet initierat av att det kommit in en handling till
institutionen (t.ex. en ansökan eller en remiss) är det datumet när handlingen kom in som ska fyllas i
I annat fall är det datumet som handläggaren till ärendet ber om att få ett diarienummer.
OBS! Det är viktigt att bocka i rutan JK-balans snett uppe till höger i ärendekortet för de ärenden
som är inkomna till institutionen. D.v.s. de ärenden som är initierade utifrån av t.ex. studenter, olika
organisationer och privatpersoner. Det är dessa ärenden som ska redovisas för Justitiekanslern i den
s.k. JK-listan. Är rutan inte ifylld kommer ärendet inte med på listan.
När du fyllt i alla uppgifter klickar du på Spara-symbolen
högst uppe till vänster i
ärendekortet. Du har då öppnat ett ärende och fått ett diarienummer.
Diarieföra en handling i ett ärende
När en handling ska diarieföras i ett ärende kan man gå tillväga på olika sätt.
1. Diarieföra pappershandlingen utan att lägga in den i W3D3. Då finns handlingen bara på
papper i aktomslaget.
2. Skanna handlingen: Du skannar handlingen och skickar handlingen direkt till W3D3 epostlåda och kan sedan ladda ned handlingen till rätt ärende
3. E-posta direkt till W3D3 från din egen e-postbrevlåda. Du skickar e-post från din egen epostbrevlåda till W3D3:s e-postbrevlåda och kan sedan ladda ned handingen till rätt ärende
4. Ladda upp en fil direkt från datorn till rätt ärende.
Även de handlingar som finns elektroniskt i sitt ärende i W3D3 ska dock skrivas ut,
enkelsidigt, och sparas på papper i aktomslaget.
Diarieföra och koppla handlingar elektroniskt till ärenden
De olika serierna har olika e-postadresser:
•
•
•
•
•
•
Serie 1 har: [email protected]
Serie 2 har: [email protected]
Serie 3 har: [email protected]
Serie 4 har: [email protected]
Serie 5 har: [email protected]
7
Lathund W3D3
2015-06-02
Om du t.ex. vill diarieföra en handling i ett ärende i serie 2skickar du handlingen i ett mail till epostadressen för serie 2.
När du skickat ditt mail återfinner du det i den inbox i W3D3 som du skickat den till. Du hittar
inboxen genom att klicka på menyknappen Registrera i navigationslisten till vänster i W3D3, och
sedan på Inkomna handlingar. Obs! Rätt ärendeserie måste vara markerad i rullisten till höger.
Annars kommer du inte till rätt inbox.
8
Lathund W3D3
2015-06-02
När du klickat på Inkomna handlingar i rätt serie kommer du till den här vyn:
De handlingar som du, och andra, har skickat in till inboxen ligger i en lista. Klicka på den handling du
skickat in. Då öppnas ett handlingskort.
9
Lathund W3D3
2015-06-02
Ett handlingskort liknar ett ärendekort men i ett handlingskort är det information om handlingen
som ska registreras. E-postmeddelandet och handlingen finns längst ner i handlingskortet. Klickar du
på filen så öppnas den.
På handlingskortet ska man fylla i följande fält:
Åtgärd/Handl.
Här talar du om vad det är för sorts handling. Det kan vara en ansökan, ett avtal, ett beslut mm. Även
här är det bra att tänka på att handlingen ska vara sökbar över tid.
Riktning
Här du riktning beroende på om handlingen kommit in till eller har skickats ut från (expedierats)KI. Är
det en intern handling som upprättats men som inte har lämnat KI, väljer man Intern.
Datum
Ange datum för när handlingen kom in resp. upprättats.
10
Lathund W3D3
2015-06-02
Handlingstyp
Här väljer man i rullisten vilken typ av handling man vill diarieföra. Finns det ingen som passar väljer
man Skrivelse.
Namn
Till sist fyller man i vem/vilken organisation som skickat in handlingen, eller var/till vem som
handlingen har gått till. Om handlingen är intern anger man den institution/avdelning som
handlingen upprättats hos.
Koppla handlingen till befintligt ärende
Nu återstår bara att koppla handlingen till det befintliga ärendet. I handlingskortets menylist (högst
upp på kortet) finns en symbol som ser ut som en blå pil
fönster som ser ut som nedan:
. Klicka på den. Du får då upp ett
I fältet Ärendenummer skriver du det diarienummer som du vill att handlingen ska kopplas till. Klicka
sedan på Spara-symbolen. Du har nu diariefört en handling i ett ärende.
Glöm inte att handlingen ska finnas på papper i aktomslaget också.
Diarieföra och koppla handlingar elektroniskt till ärenden genom att hämta dem från
mappstruktur
Man kan även diarieföra en handling man har sparad i en mapp på sin dator, utan att skicka den in i
w3d3 via e-post. Du gör då som följer:
Utgå från ärendekortet för det ärende som du vill diarieföra handlingen i. I menylisten högst upp på
ärendekortet finns en symbol som ser ut som ett tomt pappersark:
Detta är symbolen för
att lägga till en ny handling till ärendet. Klicka på den. Du får då upp ett nytt handlingskort.
11
Lathund W3D3
2015-06-02
På handlingskortet finns en symbol i menylisten som ser ut så här:
Bifoga handling. Klicka på den.
Denna symbol betyder
Du får då upp denna ruta:
Klicka på Bläddra. Välj den fil (handling) i din mappstruktur som du vill ladda upp. Klicka på Ladda
upp-knappen.
Fyll sedan i handlingskortet som vanligt och spara. Du har nu diariefört en handling i ett ärende.
Glöm inte att handlingen ska finnas på papper i aktomslaget också.
Diarieföra och koppla handlingar utan att koppla dem elektroniskt till ärenden
Om du har en handling på papper som du vill diarieföra, men inte skanna in i diariet följer du denna
instruktion.
Utgå från ärendekortet för det ärende som du vill diarieföra handlingen i. I menylisten högst upp på
ärendekortet finns en symbol som ser ut som ett tomt pappersark:
Detta är symbolen för
att lägga till en ny handling till ärendet. Klicka på den. Du får då upp ett nytt handlingskort.
Fyll i handlingskortet som vanligt. Tryck på Spara. Du har nu diariefört en handling i ett ärende.
Handlingen läggs i aktomslaget.
12
Lathund W3D3
2015-06-02
Koppla ärenden till varandra
Man kan koppla ärenden till varandra, så att man i diariet ser att de hör ihop. I ärendekortets
menylist finns en symbol som ser ut som en blå pil.
Klicka på pilen och följande fönster öppnas:
13
Lathund W3D3
2015-06-02
Klicka på det vita arket uppe i det vänstra hörnet. Skriv i ärendenumret du vill koppla ditt ärende till i
rutan Ärendenummer. Ange med seriebeteckning och diarienummer som i exempel nedan. Spara.
På ärendekortet kommer då informationen om att det finns en länk till ett annat ärende, se bilden
nedan
14
Lathund W3D3
2015-06-02
Avsluta ett ärende
När du ska avsluta ett ärende ska några fält på ärendekortet fyllas i.
Ärendestatus ska ändras till Avslutat.
Avsl.datum ska fyllas i.
Ad Acta-rutan ska bockas i.
Alla dessa uppgifter ska registreras för att ärendet ska avslutas på ett korrekt sätt, se nedan.
Tryck på Spara-knappen. Spara-knappen ändrar då utseende, och en del fält blir gråa (inaktiva).
15
Lathund W3D3
2015-06-02
Söka fram ärenden
För att söka fram befintliga ärenden klickar du på Sök-knappen i navigationslisten.
Klicka sedan på symbolen med ett förstoringsglas som betyder att man söker via ärendekortet. Du
kan klicka på symbolen i navigationsfältet, eller uppe i det vänstra hörnet i menylisten.
16
Lathund W3D3
2015-06-02
Ett nytt fönster öppnas där man kan ange sina sökbegrepp och få fram en träfflista. Se nedan där vi
har gjort en sökning på ordet Tillgodoräknande i ärendemeningen.
Det går att kan söka i samtliga fält som finns representerade på ärendekortet. Du kan även söka i
flera fält samtidigt för att förfina sökresultatet.
Tänk på att du med fördel kan begränsa sökningen till en specifik serie genom att välja den i rullisten
uppe till höger. Tänk också på sökbegrepp ligger kvar i sökfönstret när du byter serie. Om du vill
starta en helt ny sökning är det bra att använda sig av den här symbolen
sökbegrepp rensas ur sökfönstret.
17
som betyder att alla