1(15)
PLATINA
Ett ärende,
från början till slut
2(15)
PLATINA
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
INLEDNING ---------------------------------------------------------------------------------------- 3
1
NYTT DIARIEFÖRT ÄRENDE ---------------------------------------------------------- 3
1.1
1.2
2
TJÄNSTESKRIVELSEN ------------------------------------------------------------------- 5
2.1
3
Kallelse --------------------------------------------------------------------------------- 9
Protokoll ------------------------------------------------------------------------------ 11
DIARIEFÖRING --------------------------------------------------------------------------- 13
4.1
4.2
4.3
5
Tjänsteskrivelse till beslut ----------------------------------------------------------- 8
MÖTESADMINISTRATIONEN --------------------------------------------------------- 9
3.1
3.2
4
Mejlfunktionen ------------------------------------------------------------------------ 4
OK-knappen --------------------------------------------------------------------------- 4
Beslut till ärendekortet ------------------------------------------------------------- 13
Protokollsutdrag --------------------------------------------------------------------- 13
Diarieför handlingar ---------------------------------------------------------------- 13
AVSLUT-------------------------------------------------------------------------------------- 14
3(15)
PLATINA
Inledning
Här ger vi övergripande information om flödet av ett ärende i Platina. För mer grundläggande
information om diarieföring eller nämndadministration hänvisar vi till lathunden för respektive
område.
1 Nytt diariefört ärende
Ett ärende kan initieras på flera olika sätt. Vi börjar med att se till så att vi har ett ärende.
Om en handläggare ska skriva en tjänsteskrivelse måste det först finnas ett ärende. Om det inte
finns ett ärende ska handläggaren be registratorn lägga upp ett nytt diariefört ärende.
Som registrator väljer du Ny och Nytt diariefört ärende. Ett nytt diariefört ärendekort öppnas.
Fyll i uppgifterna på ärendekortet.
7
4
1
2
3
5
6
1.
2.
3.
4.
Välj diarium
Välj Tillkomst
Fyll i ärendetyp
Fyll i ärenderubrik
4(15)
PLATINA
5. Fyll i initierare (för mer information se lathund för initierare)
6. Välj handläggare (obligatoriskt)
7. Gå in på flicken möteshantering och lägg till ditt ärende på den instans och det datum den
ska upp till utskott/nämnd
Du har nu fyllt i de grundläggande uppgifterna i ärendekortet. Klicka på Verkställ och du sparar
ärendekortet.
Du kan nu se diarienumret på ärendekortet, högst upp till vänster.
Ett diariefört ärende har registrerats.
1.1 Mejlfunktionen
När en handläggare tilldelats ett ärende skickar Platina ut ett mejl om detta.
I mejlet finns information om ärendet. Det framgår vilket diarienummer det är, ärenderubrik samt
en länk till ärendet.
(Detta mejl är inte kopplat till övrigt exempel)
Genom att klicka på länken kommer du direkt till ärendet i Platina.
1.2 OK-knappen
När du tilldelats ett ärende kommer det dyka upp på din Idag-area, startsidan i Platina. Du kommer
enklast till Idag-arean genom att klicka på det lilla huset uppe till vänster. Ärendet hamnar i ett
första skede under modulen Uppgifter. Om du inte har modulen väljer du att lägga till den genom
att klicka på pilen uppe till vänster, och sedan Mina inställningar (
modulen kan du välja att klicka på Visa och Visa alla i modulen.
) Om du inte ser uppgiften i
Här är det viktigt att du klickar på knappen OK för att godkänna ärendet. Om du inte klickar på
knappen kommer ärendet inte gå vidare i en process.
När du klickat på OK hamnar ärendet i modulen Ärenden. Om du inte ser ärendet kan du klicka på
5(15)
PLATINA
Visa och Mina ärenden vid modulen Ärenden.
2 Tjänsteskrivelsen
När du tilldelats ett ärende, registrerad som handläggare, kan du börja skriva din tjänsteskrivelse.
Börja med att öppna ärendekortet i Platina. Du kan nå ärendekortet genom länken i mejlet, från
modulen Ärenden eller genom att söka fram ärendet.
Klicka på fliken Information och öppna mappen Arbetsdokument.
Du ska nu ladda upp mallen Tjänsteskrivelse. Klicka på Nytt dokument
dokumentkort, öppnas.
1
2
4
. Ett nytt fönster,
5
3
Fyll i uppgifterna på dokumentkortet:
1. Dokumenttyp: Välj Kommungemensamma mallar
2. Mall: Välj Tjänsteskrivelse
3. Rubrik: Här namnger du dokumentet, det är namnet dokumentet får i Platina
6(15)
PLATINA
4.
5.
Signatur 1: Skriv namnet på den som ska skriva under tjänsteskrivelsen (förvaltningschefen)
och dennes titel
Signatur 2: Skriv namnet på den som ska skriva under tjänsteskrivelsen (avdelnings/enhetschef)
och dennes titel
Rubrik: Här skriver du en rubrik till dokumentet. Detta är texten som hamnar som rubrik på
tjänsteskrivelsen.
Du ska nu checka ut dokumentet till Word för att skriva din tjänsteskrivelse. Som du kan se är rutan
för Checka ut dokument förifylld. Välj att klicka på OK. Dokumentet checkas ut och Word startar.
Viss information är redan ifyllt i
dokumentet.
Ta bort texten ”Skriv beslutsinstans här”
och skriv in beslutsinsansen.
Skriv din tjänsteskrivelse!
Det finns två rubriker i tjänsteskrivelsen som är obligatoriska, Ärendet och Förslag till beslut.
7(15)
PLATINA
I detta exempel väljer vi att skriva
följande text för att visa flödet i Platina:
Förslag till beslut: Detta är mitt förslag
till beslut.
Ärendet: Detta är min sammanfattning
av ärendet.
Ta bort de rubriker du inte använder dig
av.
När du är klar med din tjänsteskrivelse stänger du ner dokumentet genom att klicka på krysset uppe
till höger.
Du får en fråga vad du vill göra med dokumentet. Välj att Spara.
Här väljer du att checka in dokumentet.
Du har nu skrivit din tjänsteskrivelse och den finns sparad i Platina.
8(15)
PLATINA
2.1 Tjänsteskrivelse till beslut
För att tjänsteskrivelsen ska kunna tas upp för beslut i anmäld nämnd måste du se till så att
tjänsteskrivelsen inkluderas till kallelsen. På fliken Möteshantering anmäler du ditt ärende till
nämnd, väljer tjänsteskrivelse och eventuella andra beslutsunderlag. Be nämndsekreterare eller
registrator om hjälp om du är osäker.
1
4
2
3
Fyll i uppgifterna som krävs:
1. Välj det möte som ärendet ska anmälas till. Markera sedan mötet i boxen nedanför.
2. Om det finns flera tjänsteskrivelser eller protokollsutdrag väljer du vilket som ska vara
förslag till beslut genom att klicka i rätt tjänsteskrivelse/protokollsutdrag under Välj.
3. Välj övriga dokument som ska med som beslutsunderlag till ärendet, markera dokumentet i
boxen till vänster och tryck på Bifoga. Genom att klicka på pilarna i boxen till höger kan du
bestämma ordning på dokumenten.
4. När ärendet varit uppe i nämnden ser du det under Beslut, du kan även titta på
protokollsutdraget.
Klicka på Verkställ för att spara eller OK för att spara och stänga ärendekortet.
9(15)
PLATINA
3 Mötesadministrationen
Vi har nu fått ett ärende som ska tas upp för beslut, i detta exempel till kommunstyrelsen, och det är
dags för nämndsekreteraren att skapa kallelsen samt protokoll i Platina.
3.1 Kallelse
Klicka på Möten och Administration. Sök fram din instans och klicka på kallelse till höger.
Vi kan nu se hur många ärenden som är anmälda till sammanträdet i nedre vänstra hörnet. Klicka på
Lägg till samtliga ärenden för beslut till kallelsen i mitten för att få fram de ärenden som är
anmälda.
10(15)
PLATINA
Information om handläggaren missat att anmäla ärenden till nämnden kan nämndsekreteraren göra
detta genom att klicka på Lägg till punkt och välja Ärende. Nämndsekreteraren kan även välja att
lägga till en tom punkt, för sådana punkter i kallelsen som inte är kopplade till ett ärende.
Klicka på Skapa kallelse. Du skapar nu en PDF-fil.
Fyll i det som ska bifogas till kallelsen. Byt eventuellt namn på kallelsen under Filnamn. När du är
klar välj OK.
Vi kan nu se att ärendet ”Min tjänsteskrivelse” med Dnr REV 8/15 är med i kallelsen.
När du är klar med din kallelse stänger du ner dokumentet genom att klicka på krysset uppe till
höger.
Du har nu skrivit din kallelse och den finns sparad i Platina.
11(15)
PLATINA
3.2 Protokoll
Det är dags för nämndsekreteraren att skriva protokollet. Klicka på protokoll.
Om vi klickar på Skapa paragrafer baserat på kallelsen kan vi se de ärenden som fanns med i
kallelsen.
Samtliga ärenden får automatiskt ett paragrafnummer baserat på vilken paragraf föregående
protokoll slutade på. Du kan även gå in och ändra detta manuellt, genom att klicka på Hantera möte
uppe i högra hörnet och välj inställningar.
När du är klar med protokollet klickar du på Skapa protokoll.
12(15)
PLATINA
Välj de paragrafer som ska bli protokollet och välj eventuella handlingar. Du kan ändra namn på
protokollet under Filnamn.
Om du scrollar ner i dokumentet kommer du se ärendena. Det framgår även att text från
tjänsteskrivelsen automatiskt hämtats till protokollet. Texterna som du finner under Beslutet,
Förslag till beslut och Expedieras till skrev handläggaren i sin tjänsteskrivelse. Även texten som
återfinns under rubriken Ärendet är hämtad från tjänsteskrivelsen.
När du är klar med ditt protokoll stänger du ner dokumentet genom att klicka på krysset uppe till
höger.
Du har nu skrivit ditt protokoll och det finns sparat i Platina.
13(15)
PLATINA
4 Diarieföring
När ett ärende varit uppe för beslut, blivit justerat och nämndsekreterare har justerat protokollet i
Platina, diarieförs automatiskt ett protokollsutdrag i ärendet.
4.1 Beslut till ärendekortet
På ärendekortet, fliken Möteshantering, kan du nu se vid informationen för Beslut att ärendet varit
uppe för beslut på kommunstyrelsen den 17 december 2014.
Genom att klicka på informationen får du ytterligare information. Du kan nu välja att klicka på Visa
utdrag för att se protokollsutdraget.
4.2 Protokollsutdrag
Det har nu skapats en ny mapp, Handlingar, under fliken Information och du kan även se
dokumentet här.
4.3 Diarieför handlingar
Handlingarna i ärendet ska diarieföras. Klicka på mappen Arbetsdokument. Högerklicka på
tjänsteskrivelsen. Välj diarieför.
Fyll i uppgifterna på handlingskortet:
Ett handlingskort öppnas. Fyll i:
14(15)
PLATINA
1.
2.
In/ut-datum
Rubrik
2
1
Spara genom att klicka på Verkställ.
Handlingen får nu ett diarienummer.
5 Avslut
Du är nu klar med ärendet och det är dags att ändra status på ärendekortet till Avslutad. Spara
genom att klicka på Verkställ.
15(15)
PLATINA
Frågor
Om du har några frågor vänder du dig till din förvaltnings registrator.