1. No category

Tolv dagar med
Microsoft Office
Excel 2007
Innehållsförteckning
Rundtur. Gränssnitt
Formatering
Kolumner och autofyll
Formler
Funktioner
Diagram
Utskrift
Rundtur. Databaser
Sök och ersätt
Filter
Svar på frågorna
2
4
5
6
7
8
9
10
12
13
15
Planering och kompletterande övningar
Adress: biblios.se/data/excel
Rundtur
Gränssnitt, exempel, mata in data, Markera
Microsoft Office Excel 2007
När du startar Excel får du automatiskt tillgång till en hel arbetsbok. En arbetsbok kan jämföras med en pärm med
flera blad, där varje blad har ett eget namn. En ny arbetsbok har tre kalkylblad, men du kan ta bort och lägga till
kalkylblad om du önskar.
Lägg till kalkylblad............................................................
Ta bort, byt namn på, flytta, kopiera kalkylblad ............... Högerklicka på fliken och välj.
Eftersom ett kalkylblad är så stort (mer än en miljon
rader och ca 10 000 kolumner) är det ofta du
behöver bläddra i Excel. Du kan bläddra i
rullningslisterna, både lodrät och vågrät.
CTRL + Home
till början av
innnehållet
CTRL + End
till slutet av innehållet
Page Up och Page Down
bläddrar en skärmbild i
taget
2 av 15
Ett kalkylblad kan jämföras med ett vanligt rutat
papper där du för hand skriver ner tal och gör
beräkningar. Ett kalkylblad består av ett rutnät med
vågräta rader och lodräta kolumner. Överst i varje
kolumn finns kolumnrubriken som anges med
bokstäver, till exempel: A, B, C … AA, AB, AC osv.
Längst till vänster på varje rad finns radrubriken som
anges med 1, 2, 3 osv. Ett kalkylblad har 256
kolumner och 65 536 rader. Eftersom det är så stort
visas endast en liten del av kalkylbladet.
© april 2011
Daniel Cronholm
Rundtur
Gränssnitt, exempel, mata in data, Markera
Markera en cell - Klicka på den cell du vill markera,
vilket visas genom att den får en tjock ram runtom.
Microsoft Office Excel 2007
Med tangenten Delete raderar du innehåll i en cell.
Om du vill ta bort något annat i markerade celler
Markera flera celler – klicka mitt på en av cellerna
och dra muspekaren över de celler du vill markera.
väljer du
Markera flera celler som inte gränsar till varandra –
håll nere CTRL samtidigt som du klickar på cellerna
du vill markera.
Markera rad eller kolumn – Klicka på siffran på den
rad du vill markera alternativt på bokstaven på den
kolumn du vill markera.
När du vill ta bort en hel rad högerklickar du på
radsiffran och väljer Ta bort.
När du vill ta bort en kolumn högerklickar du på
kolumnbokstaven och väljer Ta bort
Markera ett kalkylblad – Klicka i den tomma rutan
överst till vänster där rad- och
kolumnbeteckningarna möts. CTRL + A
Jaha. Dags att kavla upp ärmarna och sätta igång! Det finns en övning på adressen:
biblios.se/data/excel/rundtur.xlsx
3 av 15
© april 2011
Daniel Cronholm
Formatering
Formatera, talformat, kalkyblad
Microsoft Office Excel 2007
När du ska formatera något måste du alltid markera detta först. Formatering betyder Ändra det visuella utseendet
på ett dokument.
I gruppen Tecken finns:






Ändra teckensnitt
Ändra teckenstorlek
Fetstil, kursiv, understruken
Kantlinjer
Fyllningsfärg
Teckenfärg

Klicka på
om du vill komma åt mer avancerade inställningar
I gruppen Justering finns:






Uppe, mitten, nere i cellen
Orientering
Radbrytning (om texten i en cell blir för lång)
Vänster, mitten, höger i cellen
Indrag (dra in texten mot höger eller vänster i cellen)
Centrera över kolumner (till rubriker över tabeller)

Klicka på
om du vill komma åt mer avancerade inställningar
I gruppen Tal finns:





Vanliga talformat (t.ex. datum, text)
Valuta (kr, €, £, $)
Procent
Tusentalsavgränsning
Öka och minska decimaler

Klicka på
om du vill komma åt mer avancerade inställningar
Finns det en knapp för olika sorters
understruken text (tex dubbel
understruken)?
JA
NEJ
Bara i Word
biblios.se/data/excel/formatering.xlsx
4 av 15
© april 2011
Daniel Cronholm
Rader, kolumner, autofyll
Rader och kolumner, Flytta och kopiera, Autofyll, Villkorsstyrd formatering
Microsoft Office Excel 2007
 Infoga
- Rad
högerklicka på radsiffran och välj Infoga
- Kolumn
högerklicka på kolumnbokstaven och välj Infoga
- Kalkylblad
högerklicka nere på bladfliken och välj Infoga
 Radera
- Rad
högerklicka på radsiffran och välj Radera
- Kolumn
högerklicka på kolumnbokstaven och välj Radera
- Kalkylblad
högerklicka nere på bladfliken och välj Radera
 Ändra bredd eller höjd
- Håll muspekaren på strecket mellan bokstäver eller siffror och...
 Flytta
- Klipp ut och klistra in
- Håll muspekaren längs markeringens kant  dra
och släpp
 Kopiera
- Kopiera och klistra in
- Håll muspekaren längs markeringens kant (håll nere
CTRL)  dra och släpp
Biblios.se/data/excel/kolumner-autofyll.xlsx
5 av 15
© april 2011
Daniel Cronholm
Formler
Formler, Cellreferenser, Absolut referens, Paranteser
Microsoft Office Excel 2007
Formler är ekvationer som används för att beräkna värden i kalkylblad. Formler inleds med likhetstecken (=). Se
några exempel nedan:
=B1+B2+B3
adderar innehållet i cellerna B1, B2 och B3
=A1*32
multiplicerar innehållet i cellen A1 med siffran 32
=(A1+A2+A3)*B44
adderar innehållet i A1, A2 och A3. Detta multipliceras med det som står i B44
Excel före och efter att en formel skrivits in.
Skärningspunkten mellan en kolumn och en rad kallas för en cell. Varje cell har
en unik referens (adress). Cellreferenser anges enligt principen kolumn+rad.
Cellen i skärningspunkten mellan B och 1 har således referensen B1.
En referens kan vara relativ, exempel: B1 eller absolut, exempel $B$1
En av nedanstående är en
korrekt utformad formel,
vilken?
B1+B2
=B1+b2
B1 plus B2
biblios.se/data/excel/formler.xlsx
6 av 15
biblios.se/data/excel/n2-formler.xlsx
© april 2011
Daniel Cronholm
Funktioner
Funktioner, Autofunktioner, Summa, medel, min, max, beräkna, om, antal, avrunda
Microsoft Office Excel 2007
Det finns flera hundra olika funktioner. Funktionerna är indelade i olika kategorier som du hittar om du klickar på
Formler
Några exempel på hur funktioner kan se ut.
Exel före och efter funktionen Summa
En av nedanstående är en
korrekt utformad funktion,
vilken?
SUMMA(B1:B6)
=SUMMA B1:B6
=summa(c1:c6;d2:d4)
Excel före och efter funktionen Medel
biblios.se/data/excel/funktioner.xlsx
7 av 15
biblios.se/data/excel/n2-funktioner.xlsx
© april 2011
Daniel Cronholm
Diagram
Linje, stapel och cirkel. Flytta och redigera
Microsoft Office Excel 2007
För att göra ett diagram börjar du med att skriva in informationen. Därefter klickar du någonstans i denna
information och väljer Infoga. Här ser du att det finns många diagram att välja på i kategorierna Stapel, Cirkel,
Linje m.fl.
1. Jag börjar med att skriva in detta:
Radera ett diagram
Klicka i det vita området
(diagramområdet) och tryck ned
DELETE.
Flytta ett diagram
 Klicka i diagramområdet
 Klicka någostans längs
kanterna (men inte på
prickarna) och dra
diagrammet du du vill ha det.
2. Sedan gör jag ett Linjediagram:
Ändra storlek
 Klicka i diagramområdet
 Klicka i hörnen (på prickarna)
och dra tills du ser att det blir
större eller mindre.
försäljning
6
4
2
0
Ändra formatering (tex färg)
januari
februari
mars
april
3. och ett Stapeldiagram:
 Klicka på den stapel du vill
ändra.

Ska du ändra alla klickar du en
gång för att markera, ska du
ändra en stapel klickar du två
gånger på denna.
 Välj Format.
 Testa knapparna.
försäljning
5
Ändra olika sors information i
diagrammet (tex förklaring)
0
januari
februari
mars
april
 Klicka i diagramområdet.
 Välj Layout.
 Testa knapparna.
Ändra diagramtyp (tex från
linje till stapel)
4. och ett Cirkeldiagram
försäljning
januari
 Klicka i diagramområdet.
 Välj Design.
 Klicka på Ändra diagramtyp
februari
mars
april
biblios.se/data/excel/diagram.xlsx
8 av 15
biblios.se/data/excel/n2-diagram.xlsx
© april 2011
Daniel Cronholm
Utskrift
Utskrift, inställningar, sidhuvud och sidfot
Microsoft Office Excel 2007
Officeknappen  Skriv ut (eller CTRL + P)
Om du vill se hur pappret kommer bli på skärmen innan du skriver ut välj:
Officeknappen  Skriv ut  Förhandsgranska
Olika inställningar för utskrift finns under fliken Sidlayout
Stående eller
liggande papper.
Pappersstorlek,
A4, A5 m.m.
Om du alltid vill att just
ett visst område ska
skrivas ut. Markera det
och välj Ange.
Ibland vill du ha
rubrikerna på varje
sida. Går att ställa
in för flera rader
eller kolumner.
Utskrifsformat
Nästan alla
inställningar
samlade. Tex Passa.
 Välj Sidlayout  Utskrifsformat
 På fliken Sida väljer du Passa.
 Här kan du välja hur många sidor du vill att din utskrift ska få plats på
Vad är kortkommandot för
att skriva ut?
______________________
 Välj Sidlayout  Utskrifsrubriker
 Ställ dig i rutan Rader överst och klicka därefter på den rad du vill ha på varje sida
biblios.se/data/excel/utskrift.xlsx
9 av 15
© april 2011
Daniel Cronholm
Rundtur. Databas
Databastänk. Skapa en databas.
Microsoft Office Excel 2007
Data kan vara vad som helst. Ex. 800 kr. Information är Data med en innebörd. Ex. Barnbidrag=800 kr. En Databas
är en lista med rader som innehåller likartade data.
Några synonymer till Databas är Register, Databank, Lista
När du vill få stuktur på data. Tex när du vill göra en adresslista, eller när du vill göra en lite mer komplicerad
webbsida, eller när du vill göra sin bokföring, eller när du vill…
För att Excel ska förstå att det handlar om en databas krävs att första raden innehåller rubriker, det är när vi
sätter rubriker som vår data blir information. Kolumner kallas för fält, kolumnbriker kallas därför
kolumnetiketter/fältnamn. En rad i en databas kallas för en post.



Avvikande formatering på rubrikerna (tex
fetstil som på bilden ovan)
Detta för att Excel ska förstå vad som är
rubriker

o
o
Inga tomma rader i listan/databasen
Detta för att Excel ska hålla ihop listan
Inga tomma blanksteg innan namnen
Detta för att Excel inte ska sortera listan
felaktigt
Se Nisse:
10 av 15
Kalle
Nisse
Pelle
När du skriver namn;
Detta för att det ska vara möjligt att sortera
listan efter efternamn


Skriv inte Anna Svensson
skriv istället Svensson, Anna och om
du vill ha möjligheten att även
sortera efter förnamn skriver du
Svensson och Anna i separata fält
Ha inte mer än en lista per kalkylblad
Detta för att Excel ska blanda in listorna i
varandra
Får gärna ha en primärnyckel (något unikt för
varje post)
Ett exempel på en primärnyckel är ett
personnummer. Bra att ha i listor med mycket
information.
© april 2011
Daniel Cronholm
Rundtur. Databas
Databastänk. Skapa en databas.
Microsoft Office Excel 2007
1. Gå till www.foretagsfakta.se
2.
3. Bläddra ner en bit och klicka på
Exportera till Excel
4. Spara filen i din mapp
I en databas kallas Rader för
Poster och Kolumner för…
Fält
Fältetiketter
A1, A2, A3, A4 osv…
biblios.se/data/excel/rundtur-databas.xlsx
11 av 15
© april 2011
Daniel Cronholm
Sök och ersätt
Sök/ ersätt. Sortering. Anpassad sortering
Microsoft Office Excel 2007
1. Klicka i en cell
2. Klicka på Sök eller Ersätt i gruppen Redigering på fliken Start.
3. Skriv den text eller de tal som du vill söka efter i rutan Sök efter, eller klicka på pilen i rutan Sök efter och
klicka på en nyligen genomförd sökning i listan.


Du kan använda jokertecken, till exempel asterisk (*) och frågetecken (?), i sökvillkoren:
Använd asterisk om du vill söka efter valfri teckensträng, till exempel s*d hittar "syd" och "startad".
Använd frågetecken om du vill söka efter ett enskilt tecken, till exempel s?t hittar "söt" och "sot".
Klicka på Alternativ om du vill finjustera sökningen, och du har följande alternativ att välja på:
Hittar/ersätter i bladet
eller i arbetsboken.
Hittar/ersätter data i
vissa rader eller
kolumner.
Hittar ersätter data
med specifika detaljer.
Om du vill söka efter
skiftlägeskänsliga data
markerar du kryssrutan
Matcha
gemener/VERSALER.
Om du vill söka efter celler
som innehåller enbart de
tecken som du skriver i rutan
Sök efter markerar du
kryssrutan Matcha hela
cellinnehållet.
1. Klicka i kolumnen du vill sortera efter.
2. Välj sedan
biblios.se/data/excel/sok-och-ersatt.xlsx
12 av 15
© april 2011
Daniel Cronholm
Filter
Delsumma, , filter, pivottabell och exportera
Microsoft Office Excel 2007
1. Öppna en korrekt utformad databas
2. Välj Sortera och filtrera  Filter
3. Nu ser du att det dyker upp en listpil bredvid varje rubrik i din lista
4. Klicka på pilarna för att filtrera listan
(nedan väljer jag att visa alla tillbehör)
5. Ta bort filtret genom att välja Sortera och filtrera  Filter igen
13 av 15
© april 2011
Daniel Cronholm
Filter
Delsumma, , filter, pivottabell och exportera
Microsoft Office Excel 2007
1. Börja alltid med att sortera listan efter det du vill räkna på
2. Välj sedan Data  Delsumma
3. Ställ in som det ser ut på bilden
 När du har en delsumma uppe kan du dölja och visa information genom att klicka på siffror, minus/ eller plus i
vänstra kolumnen.
 För att ta bort delsumman igen går du tillbaka och väljer Ta bort alla
När du ska få över information från Excel till ett annat program kan du göra på flera sätt. Ett exempel är att
kopiera text i Excel och klistra in denna i Word, Powerpoint, din e-post eller i något annat program.
Du kan också spara din arbetsbok i olika format:
Börja med att välj: Officeknappen  Spara som  och klicka på Filformat.
Här kommer en lista över vad några av dessa filformat betyder:
xlsx
Excel-arbetsbok
xls
Excel-arbetsbok för gamla system (1997-2003)
htm Webbsida
txt
Spara i textformat - enklast möjliga
csv
Kommaavgränsad text. Används om du tex ska exportera en adresslista till din e-post.
xml
Kommande standard för webbsidor och informationshantering
pdf
Om du ska skicka iväg arbetsboken och vill att den ska vara läsbar och att mottagaren inte ska kunna ändra.
biblios.se/data/excel/filter.xlsx
14 av 15
© april 2011
Daniel Cronholm
Microsoft Office Excel 2007
Finns det en knapp för olika sorters
understruken text (tex dubbel
understruken)?
JA, klicka på pilen till höger om
knappen ”Understruken” för att få
upp olika alternativ.
En av nedanstående är en korrekt
utformad formel, vilken?
=B1+b2
En av nedanstående är en korrekt
utformad funktion, vilken?
=SUMMA(c1:c6;d2:d4)
Vad är kortkommandot för att
skriva ut?
CTRL + P
I en databas kallas Rader för Poster
och Kolumner för…
Fält
Excel kan användas som ett
databasprogram och som ett…
Kalkylprogram
När du har skrivit klart och
bekräftar med Tabb hoppar du
Till cellen till höger.
Vilken flik klickar du på om du vill få
in en bild?
Infoga
Du vill ändra utskriftsinställningarna
till liggande A4, under vilken flik
finns detta?
Sidlayout. Efter det väljer du
Orientering.
A42 är ett exempel på en...
relativ referens
Du vill ta bort förklaringen. Under
vilken menyflik gör du det?
Layout
Under vilken av menyflikarna kan
du ändra diagramtyp?
Design
Du vill ändra till röd färg på
staplarna, under vilken menyflik
kan du göra detta?
Format
Välj den tangent du håller ner när
du vill markera områden som inte
ligger intill varandra.
CTRL
Hur gör du om du vill markera hela
kalkylbladet? Två svar.
-Klicka i fyrkanten ovanför
radnummer 1 och till vänster
om kolumnbokstav A.
-Använd kortkommandot: CTRL + A
© april 2011
Daniel Cronholm