Uppdaterad 2015-‐07-‐13 De Fyra Årstiderna Svenska Kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 Kommunikationspolicy Såhär vill vi sköta kommunikationen mellan ledare, föräldrar och scouter på vår avdelning. Inför och efter resan Vi ledare mailar ut information från avdelningens mailadress. Allt som vi skickar till scouterna kommer vi också att skicka till föräldrarna, för att de ska veta vad scouterna fått för info och hjälpa dem att ta till sig den. Vi lägger också upp information på avdelningshemsidan. Hjälp oss att säkra att budskapet kommer fram. Vi ledare utgår från att scouter och föräldrar läser våra mail och agerar på uppmaningar. Vi har inte möjlighet att följa upp att alla scouter verkligen tagit del av informationen och förstår innebörden av den, så vi ber att ni föräldrar hjälper oss. Det är av stor vikt för vårt arbete med förberedelserna inför resan att ni föräldrar tar ansvar för att följa upp att er scout har förstått och agerar på våra utskick. Föräldrar kan kontakta oss via avdelningsmailen, som Daniel i första hand svarar på. Det går förstås även att kontakta oss på våra individuella e-postadresser, men använd främst avdelningsadressen. Vi strävar efter att svara inom ett par dagar. Under resan till, från och i Japan Vi kommer tidvis att ha svårare att hålla kontakten via mail och hemsida, beroende på WiFi-tillgång. När vi landar på Narita i Tokyo kommer vi att hämta ut en så kallad WiFi-dongel som vi kommer ha med oss under hela tiden i Japan, vi vet dock inte hur väl den kommer fungera på olika platser. All kommunikation sker i första hand via WiFi-baserade tjänster. Hela den svenska kontingenten kommer kommunicera via Viber, så även vi. Viber är en applikation som finns att ladda ned gratis och som gör det möjligt att både skicka meddelanden och ringa över WiFi vilket är väsentligt billigare än att använda sig av telefonnätet. Den begränsade tillgången till WiFi innebär att: Vi ledare kommer att skicka ”livstecken” när vi har möjlighet genom mail från avdelningsmailen och uppdateringar på den gemensamma bloggen för alla avdelningar på http://japan2015.scout.se. Det kommer sannolikt ske oregelbundet, men strävan är att ge ett livstecken minst en gång per vecka. Om något allvarligt händer avdelningen kommer någon ur kontingentledningen eller vi ledare att så snart som möjligt kontakta er hemma i Sverige och informera om vad som hänt, hur alla mår och vad vi planerar att göra. Om något allvarligt händer en enskild scout kommer vi ledare eller – mer troligt – någon från kontingentsledningen att kontakta föräldern via telefon under ”dagtid” (08-22) i Sverige. 1 Uppdaterad 2015-‐07-‐13 De Fyra Årstiderna Svenska Kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 Föräldrar som vill kontakta oss ledare i ett mer allmänt ärende kan med fördel skicka ett meddelande till Daniels mobil (se nummer nedan) på Viber. Vill ni prata med oss ringer vi upp när vi har möjlighet. Kan det tas över mail kan ni ange i meddelandet att ni skickat ett sådant, så svarar vi så snart vi har möjlighet. Är det inte bråttom kan man skicka ett mail till avdelningsadressen, så svarar vi inom en vecka. Föräldrar som vill kontakta sin scout i ett mer allmänt ärende kan skicka ett sms eller meddelande direkt till scouten. Scouten kan då svara när det ges tillfälle. Var medvetna om att scouten befinner sig i en annan värld. Det är inte bara i en annan tidszon, utan på en gruppresa med mycket som händer. Kontakt med hemmet kan vara mer distraherande än hjälpande – hör med er scout hur den tror att den vill ha det med hemkontakt under resan. Generellt tycker vi att daglig kontakt inte är eftersträvansvärt eftersom det kan störa vår verksamhet på resan och lägret. Om det händer något allvarligt hemmavid ska ni inte kontakta oss i avdelningen! I enlighet med den svenska kontingentens beredskapsplan ska sådan information först meddelas Scouternas rikskansli i Stockholm (se nummer nedan) som sedan sätter igång en kommunikationskedja för att föra det vidare till oss i Japan. Anledningen till detta är att vi på så sätt har möjlighet att framföra allvarliga besked vid en lämplig tidpunkt och kan också se till att förbereda för att ge stöd och omvårdnad. Att utan förvarning få ett allvarligt besked över telefon eller sms kan i sig få negativa konsekvenser för både scouten och för avdelningen. Vi ledare har också små möjligheter att ge ett bra stöd om vi inte är förvarnade. Därför ber vi att alla allvarligare eller omskakande besked går via Scouternas rikskansli. Kontaktvägar Scouternas rikskansli i Stockholm, Daniel Lund, kommunikationsansvarig ledare: vardagar kl. 09.00-16.00: 08-568 432 00 Mobil (Viber): 00 46 70 383 66 22 Avdelningsmail: [email protected] Fredrik Westerlund, ansvarig ledare: Privat mail: [email protected] Mobil (Viber): 00 46 73 040 62 34 Gemensam blogg för alla avdelningar: Tove Nilsson, sjukvårdsansvarig ledare: http://japan2015.scout.se Mobil (Viber): 00 46 70 402 64 46 Avdelningshemsida De Fyra Årstiderna: Rickard Malm, ekonomiansvarig ledare: http://de4a-japan.scout.se Mobil (Viber): 00 46 70 352 46 55 Scouternas hemsida: http://www.scouterna.se 2