Page |1 Manual för diarieföring i W3D3 vid Stockholms universitet Utlysningsärenden hanteras numera i personalrekryteringsprogrammet Reach Mee.Kontakta Personalavdelningen för närmare information. Denna manual avser diarieföringföring av övriga ärendetyper, så som exempelvis avtal, överklaganden, stipendieutlysningar etc. Stockholms universitet Tekniska avdelningen 2015-10-12 Page |2 Innehåll Kortfattat om diarieföring 3 Inloggningsmenyn 5 Startmenyn och Sökmenyn 6 Diarienummer vid Stockholms universitet 8 Diarieutdrag 9 Skicka e-post från W3D3 10 Skapa nytt dokument i ett befintligt ärende 11 Skapa ett nytt ärende 13 Forts. skapa ett nytt ärende 14 Radera i diariet 15 Avsluta ett ärende i W3D3 15 Tips 15 Kontakt 15 Page |3 Kortfattat om diarieföring ¤ Allmänna handlingar ska diarieföras. Undantag får göras för handlingar av uppenbar ringa betydelse för verksamheten (t.ex. inbjudningar, diverse förfrågningar, reklam). ¤ Exempel på handlingar som diarieförs: Ansökningar till utlysta anställningar, ansökningar om stipendier och bidrag, kontrakt, avtal, remisser, överklaganden, anmälningar, upphandlingar, anhållan om entledigande, anhållan om anstånd med studier. ¤ Diarieföringen innebär att dokumenten i ett ärende hålls ihop och tilldelas ett gemensamt löpnummer. Detta diarienummer gäller inte bara den första handlingen i ett ärende, utan även alla in- och utgående handlingar som följer därefter. ¤ Diarieföring ska ske utan dröjsmål. Detta innebär att registrering bör ske samma dag som handlingen kommit in eller upprättats. En tjänsteman som har fått en handling ställd direkt till sig, måste därför se till att handlingen omgående lämnas till registrator/motsv. för diarieföring. I diariet kan med fördel anges t.ex. vilka som fått kopia på handlingar Samt uppgifter om relationen mellan olika ärenden (korshänvisning) ¤ Om en handling felaktigt har sänts till Stockholms universitet, ska universitetet enligt lag vidarebefordra handlingen till rätt adressat. ¤ Registrator ska alltid underrättas om ett ärende får en ny ansvarig handläggare. ¤ Vissa inkomna handlingar, t.ex. information från utomstående myndigheter, kräver ingen annan åtgärd än att en kopia tas för någons eller någras kännedom, samt att originalet förvaras hos registrator. ¤ Sekretessbelagda handlingar måste diarieföras, annars kan man inte sekretessbelägga uppgifter i handlingen. Det är handläggaren som avgör om ett ärende eller del av ett ärende ska sekretessbeläggas. Handläggaren måste för registrator ange vilket lagrum som åberopas. Sekretessen måste prövas varje gång ett sekretessbelagt ärende begärs utlämnat. Registrator hänvisar till handläggaren för sådan prövning. ¤ Enligt myndighetsförordningen ska myndigheter senast den 1 mars varje år lämna en förteckning till Justitiekanslern (JK) över de ärenden som kommit in till myndigheten före den 1 juli året innan, men som inte avgjorts vid årets utgång. Ansvaret för att sammanhålla detta, ligger vid Page |4 Stockholms universitet på Sektionen för arkiv och registratur. 4 OBS Det är ytterst viktigt att ansvarig handläggare ser till att avsluta ett ärende, då beslut i ärendet har fattats och se till att sända samtliga originalhandlingar tillbaka till registrator. Mer information om diarieföring finns på följande länk: http://www.su.se/medarbetare/service/arkivering-diarief%C3%B6ring/registrator Page |5 Inloggningsmenyn Du kommer till denna inloggningsmeny via följande webbadress: http://arkiv.it.su.se Skriv in Användarid och Lösenord samt klicka på Logga in Page |6 Startmenyn och sökmenyn Den här menyn är det första du ser när du loggat in i W3D3. Sidans innehåll kan naturligtvis variera, så den ser kanske inte exakt likadant ut hos dig. Om du vill söka i W3D3, börjar du genom att klicka på Sök. Du får nu upp följande bild: Page |7 Här kan du söka bland ärenden. Vill du söka mer detaljerat så kan du söka via ”Ärendekort”. Du kommer till den sökfunktionen genom att klicka på något av förstoringsglasen i huvudmenyn till vänster eller i menyn högst upp. (Se ovan.) Så här ska det se ut när du klickat på sökning i Ärendekort: Sökmenyn visas i ett pop-up-fönster. Om du inte får upp fönstret, kan det bero på att din webbläsare är blockerad för pop-up-fönster. Se till att blockeringen hävs och försök igen. Du kan söka/ ta fram ett befintligt ärende på olika sätt. Kontrollera först i övre högra hörnet att du befinner dig i rätt serie (se markering på bilden ovan ). För att kunna göra sökningar, bör du känna till hur diarienumren som används vid Stockholms universitet är konstruerade. Page |8 Diarienummer vid Stockholms universitet Exempel 1: SU FV-3.2.1-2844-15 SU = Stockholms universitet FV = Förvaltningen (Ärenden med FV diarieförs av den centrala förvaltningsregistraturen. 3.2.1 = Ärendetyp (Särskild förteckning över samtliga ärendetypsnummer finns att ladda ned från registaturens hemsida: http://www.su.se/medarbetare/service/arkivering-diarieforing/registrator OBS Att W3D3 automatiskt genererar löpnummer och år. Ärendetyp och serie väljer du själv för att sedan samanfoga de olika beståndsdelarna till ett diarienummer. 2844 = löpnummer. Löpnumret är unikt för respektive år. Nummer 2844 förekommer alltså endast en gång år 2015. Numret kan däremot ha använts tidigare år för andra ärenden. Kontrollera därför om du söker på löpnummer, att det gäller rätt år och ärende. 15 = Årtal Exempel 2: SU-431-5.1.2-1583-15 SU = Stockholms universitet 431 = Institutionsnummer 431 (I detta fall Institutionen för biokemi och biofysik) 5.1.2 = Ärendetypnummer 1583 = Löpnummer 15 Årtal Page |9 Du kan söka på de olika delarna i ett diarienummer var och en för sig. Prova att söka på löpnummer, ärendetyp, avdelning, registrator, handläggare. OBS att det finns ett fält med dubbel funktion: Avs./mottagare respektive Motpart. Det går även bra att söka på enstaka ord i fältet Ärendemening. Du kan naturligtvis söka på olika kombinationer, t.ex. fritext i ärendemeningsfältet tillsammans med Avdelning. Gör en sökning på t.ex. löpnummer 0288 i fältet för löpnummer i Förvaltningsserien. Klicka på Enter/Retur för att starta sökningen. Eftersom samma löpnummer kan användas för olika ärenden olika år, bör du kontrollera för vilket år resultatet gäller i sökresultatet. Vi väljer i detta exempel 0288 för år 2014. Gå sedan in i resultatet genom att klicka på länken under ”Ärendenummer”. I detta exempel kan vi utläsa en hel del information om ärendet. Vi kan bland annat se vad ärendet gäller, vem som är registrator och vem som är handläggare, samt avdelning och information om de olika dokumenten i ärendet. Nu mera läggs de flesta dokument in digitalt vilket gör att man kan ta del av dokumentet direkt i W3D3. Diarieutdrag Om du vill ta fram ett diarieutdrag för ett visst ärende, klickar du på symbolen Generera rapport i menyraden överst i bild.Välj därefter vilken typ av lista du vill ha. P a g e | 10 Skicka e-post från W3D3 Du kan skicka ett ärende eller dokument som e-post från W3D3. I ärendekortet finns en brevsymbol i menyraden. Klicka på brevsymbolen för att skicka e-post. Du kan även e-posta ett enskilt dokument genom att klicka på brevsymbolen till vänster i dokumentraden. OBS! För att W3D3 ska skicka iväg meddelandet, krävs att någon form av notering görs i det stora fältet nedtill. Lämnas fältet blankt, sänds inte meddelandet. P a g e | 11 Skapa nytt dokument i ett befintligt ärende. OBS! Dokument benämns som Handling i W3D3. Vid Stockholms universitet underdelas emellertid ett Ärende i dokument med dokumentnummer. Till dokumentet kan bilagor vara bifogade. Öppna ärendet som du tänker skapa ett nytt dokument i, genom att klicka på länken till ärendet i sökresultatet, t.ex: Klicka på Åtgärd/Handling i den övre menyraden. P a g e | 12 Ett nytt fönster öppnas när du diarieför det nya dokumentet. Fyll i ärendefältet Markera riktning (Inkommande eller utgående) Handlingstyp, t.ex. ansökan, beslut, komplettering (ej obligatoriskt) Fyll i namn Om du har en elektronisk bilaga som du vill ska laddas upp till W3D3, gör du det nu. Vi utgår från att bilagan skickats till dig som e-post eller att du skannat in den till din dator. Klicka på Bifoga fil i den övre menyraden. Välj dokument och ladda upp. Länkar till de uppladdade do kumenten visas längst ned på samma sida. OBS! Kom ihåg att till sist spara genom att klicka på Spara-symbolen (disketten i det övre vänstra hörnet. P a g e | 13 Skapa ett nytt ärende För att skapa ett nytt ärende i W3D3, måste det finnas ett första dokument som startat ärendet. Man får alltså inte skapa ”tomma” ärenden i förskott. För att skapa ett nytt ärende, gå till vänstermenyn som visades när du loggade in i systemet och klicka på Registrera, därefter Initiera ärende. Se till att rätt serie är markerad och klicka på Skapa ärende. Skriv in i fältet Ärendemening eventuell rubrik, t.ex. Samarbetsavtalvtal mellan Stockholms unikversitet och Kungliga tekniska högskolan. Vi återkommer strax och fortsätter att skapa ett nytt ärende, men först något om JK-balans, PUL och Sekretess. Om vi har mottagit ett förslag om samarbete från t.ex. KTH, är det en inkommande handling som ska diarieföras. Därför markerar vi rutan JK-balans. (JK = Justitiekanslern) Det gör att vi kan följa upp våra inkommande ärenden och se till att de besvaras/administreras i tid enligt gällande regler.Fler exempel på inkommande handlingar som ska JK-märkas är överklaganden, personliga brev från allmänheten, förfrågningar från allmänheten eller andra myndigheter eller företag. Kort sagt allt som skickas till oss och som resulterar i ett handläggande och uppföljande svar. Rutan JK-balans behöver däremot inte markeras när vi skickar utgående ärenden. Det är Sektionen för arkiv och registratur vid Tekniska avdelningen, som följer upp JK-balansen. Läs gärna vidare på följande länk: http://www.su.se/polopoly_fs/1.121400.1359365805!/menu/standard/file/JKlistehantering_vid_SU_1.pdf OBS! Ytterst få av alla ärenden som diarieförs vid Stockholms universitet behöver sekretessbeläggas, Det kan gälla t.ex. anmälan om trakasserier eller annat känsligt ämne.. Handläggaren meddelar registrator om hela eller delar av dokumenten ska sekretessbeläggas och vilket lagrum som åberopas. I W3D3 finns en ruta där sekretessnotering görs (PUL) i ärendekortet högst upp. Sekretessen prövas varje gång någon begär att få se ärendet och det är handläggaren alternativt enhetschefen som avgör vad som får lämnas ut. Prövning sker alltså P a g e | 14 varje gång någon begär att handlingen ska lämnas ut. I PUL, personuppgiftslagen, får vi reda på vad som gäller för t.ex. uppgifter om etnicitet, kön, personnummer, politiska åsikter etc. i offentliga register. För mer infortmation om detta, kontakta Sektionen för arkiv och registratur. http://www.su.se/medarbetare/service/arkivering-diarief%C3%B6ring/registrator OBS! att vi aldrig skriver in personnamn i Ärendefältet, eftersom detta kan komma att användas för allmänhetens sökningar framgent. Personnamn kan istället skrivas som Motpart. Fortsättning Skapa ett nytt ärende Nu fortsätter vi att skapa vårt nya ärende. Skriv in Motpart. I detta fall KTH samt eventuell kontaktperson. Markera vidare Handläggare, avsändarens eller mottagarens Namn, beroende på om handlingen är inkommande eller utgående samt Avdening och till sist ”Ärendetyp”. Lista över ärendetyper finns på registraturens hemsida. http://www.su.se/polopoly_fs/1.144606.1377843274!/menu/standard/file/Klassificeringsstruktur. pdf Spara det skapade dokumentet genom att klicka på diskett-symbolen uppe i det vänstra hörnet. Vi ska nu skapa det första dokumentet i det nya ärendet. Klicka på Ny åtgärd/handling Fyll i Ny Åtgärd/handling, Riktning (utgående eller inkommande) och Namn (Mottagarens eller avsändarens namn). Nu kan du klicka på Bifoga fil, (Du kan förbereda genom att dra ut dokumentet från epostprogrammets in-korg eller skannern och lägga det på Skrivbordet) t.ex. eventuella digitala bilagor som du har skannat in eller som kommit via e-post. OBS! Kom ihåg att Spara när du laddat ned dokumentet. Internet explorer är den webbläsare som fungerar bäst för att öppna nedladdade filer i W3D3. P a g e | 15 Radera i diariet OBS! Det är inte tillåtet att radera innehåll i diariet. Om du diarieför fel, skriver du t.ex. ”UTGÅR! FELAKTIGT DIARIEFÖRT” i ärendemeningsfältet och i fältet Information. Skriv motsvarande på ett papper och lägg i akten (vid ej digital diarieföring), så att antalet dokument överensstämmer med diariet. Om den felaktiga diarieföringen beror på handläggaren, ska han/hon skriva motsvarande intygande dokument. Avsluta ett ärende i W3D3 Vänligen kontakta förvaltningens huvudregistratorer för information om hur ett ärende avslutas i diariet Tips Kortkommandon som fungerar i vissa webbläsare: CtrI I = Initiera ärende Ctrl N = Nytt dokument Ctrl S = Spara Kontakt Kontakta gärna Serktionen för arkiv och registratur för eventuella frågor. E-post: [email protected] P a g e | 16