Intelligent bemanningsplanering
Välkommen till Allocate Optima,
ett system för resursplanering
och bemanningsoptimering som
gör det möjligt för företag att
hantera stora personalstyrkor
med många olika kompetenser.
Optima har utvecklats av
Allocate Software, Europas
ledande leverantör av system för
bemanningsoptimering, system
som används av över en miljon
anställda i mer än 700 offentliga
och privata organisationer över
hela världen.
Allocate Optima – så fungerar det
Allocate Optima är utformat för att effektivisera och optimera
företagets personalanvändning. Systemet introducerar
förbättrade arbetsmetoder där människor kan organiseras
med utgångspunkt från verksamhetens behov. Lösningen
gör det möjligt för organisationen att ta hänsyn till de olika
kompetenser som krävs inom olika områden, liksom till
personliga egenskaper och önskemål, vilket leder till större
produktivitet och nöjdare medarbetare.
Allocate Optima är en heltäckande lösning som gör mycket
mer än att bara lägga scheman. Systemet innebär intelligent
och flexibel schemaläggning som följs upp på ett sätt
som tydligt visar om schemat är utformat i enlighet med
verksamhetens behov. Uppföljningen analyserar också om
schemat är personal- och kostnadseffektivt samt följer regler
och avtal.
Allocate Optima optimerar bemanningsprocessen från start till
mål, samt integrerar den med flertal externa system.
“Vi har en mycket komplicerad
personalplaneringsprocess vilket ställer
stora krav på planeringssystemet och
dess dynamik. Allocate Optima och den
engagerade och kompetenta personalen
på Allocate hjälper oss att lösa detta på
ett i det närmaste optimalt sätt.”
David Larsson, Vice VD
och Jonas Lynghaug, IT Business Manager - Nokas
Planering
Allocate Optimas schemafunktioner ger förutsättningar för
flexibel och intelligent bemanningsplanering som utgår
från verksamhetens ständigt föränderliga kompetens- och
resursbehov och samtidigt tar hänsyn till medarbetarnas
tillgänglighet och önskemål.
Uppföljning
Allocate Optima innehåller omfattande och detaljerade
översikter som visar om bemanningen är effektiv och hållbar,
samt identifierar specifika områden som kan förbättras liksom
kostnader som kan undvikas.
Genomförande
Allocate Optima erbjuder verktyg för kontinuerlig uppdatering
av schemat, vilket bland annat innebär effektiv hantering av
frånvaro och tillsättning av vikarier. Med hjälp av dator, surfplatta
eller mobil kan chefer i realtid arbeta med resursplaneringen
och medarbetare se och påverka sina scheman.
Integrationer
Allocate Optimas beräkningsmotor möjliggör löneberäkningar
som sedan skickas till ett externt lönesystem. Systemet
kan samtidigt integreras fullt ut med externa HR-, löneoch tidssystem för att säkerställa korrekt och automatisk
dataöverföring.
Allocate Optima
– ger organisationer en unik möjlighet
att på ett flexibelt och överskådligt sätt
optimera bemanningen utifrån sina
specifika behov.
Allocate Optima – funktioner
Allocate Optima bygger på en webbaserad plattform som
innebär att man kan sköta bemanningsplaneringen var man
än befinner sig, alla tider på dygnet, och med hjälp av alla
typer av enheter. Detta stödjer hela arbetsflödet från det att
schemat skapas och optimeras till fastställande av antalet
arbetade timmar och integration med externa system.
Exempel på funktioner:
Överskådlig frånvarohantering
Kraftfullt planeringsverktyg
•
•
Schemamallar, regler och passmönster gör det möjligt
för organisationen att tillgodose behoven i olika
affärsområden, skräddarsy schemat för enskilda enheter
och förenkla den dagliga resursplaneringen
Mångsidig schemaplanering
•
Den manuella bemanningsplaneringen kan kompletteras
med automatisk schemaläggning som tar hänsyn till allt
från uppfyllande av verksamhetens behov till personalens
tillgänglighet och önskemål
•
Enkel semesterhantering
Systemet ger en tydlig bild av önskade ledigheter samt
ledighets- och semesterberättiganden, vilket gör det lätt
att säkerställa en hållbar hantering
Lätthanterligt gränssnitt
•
Optima Medarbetare gör det möjligt att se sitt schema
samt lämna in ledighetsansökningar och passönskemål
från mobila enheter och datorer
Effektiv kostnadskontroll
•
Heltäckande översikter
•
Systemet upptäcker vakanser för att underlätta den
dagliga hanteringen samt identifierar frånvaromönster
vilket ger värdefull information om arbetsmiljön
Systemet visar trender och kostnadsprognoser samt
möjliggör intern benchmarking
Översiktsvyer över avdelningar, affärsenheter, individer,
schemaplatser och aktiviteter visar all information som
chefer eller administratörer behöver se
Chefer
Organisation
Medarbetare
Behov
Personal
Frånvaro
Schemaläggning
Vikarier
Vikarier
Tidrapporter
Beräkningar
Integrationer
Allocate Optima – fördelar
Allocate Optima erbjuder stora fördelar för hela
organisationen, från ledningen till medarbetarna. Systemet
förbättrar servicen genom att se till att rätt kompetens
används på rätt plats vid rätt tillfälle. Lösningen är testad och
beprövad, och den ger en lång rad fördelar:
-Effektiviserar schemaprocessen, möjliggör
personalmedverkan och minskar administrationen
-Reducerar kostnader genom optimal användning av
ordinarie personal och minskat beroende av vikarier
-Möjliggör identifiering av kostnader som går att
undvika, ökar effektiviteten och tar fram kostnadstrender
och prognoser
-Hjälper till att säkerställa uppfyllelse av
arbetstidsdirektiv, kollektivavtal och arbetsmiljölagen
-Höjer produktiviteten genom att se till att rätt personer
är på rätt plats vid rätt tillfälle
-Ger tids- och kostnadsbesparingar, minskar
administrationen och säkerställer korrekt lön genom
integrationer med externa system
-Säkerställer hållbara scheman genom att möjliggöra
objektivt beslutsfattande och transparens
-Ökar medarbetarnas delaktighet samt ger dem
möjlighet att skapa en bättre balans mellan arbete och
fritid genom att de kan se och påverka sina scheman
-Leder till bättre förståelse och effektivare användning
av systemet tack vare det webbaserade och
användarvänliga gränssnittet
Allocate Optima – mer information
För mer information eller bokning av en demonstration, vänligen kontakta Time Care.
Tel: 08 – 505 518 00 Besök: www.timecare.se E-post: [email protected]