Uppdragsbeskrivning för Konstkårens Presidium

Uppdragsbeskrivning för Konstkårens Presidium
Antagen av Fullmäktige 2014-10-22, Reviderad 2015-02-26
Denna Uppdragsbeskrivning beskriver ansvarsområden och uppgifter för Konstkårens presidium.
Presidiet har vissa övergripande uppgifter som framgår av Konstkårens stadgar samt i detta
dokument. Konstkårens ordförande har också vissa arbetsuppgifter knutna till ordförandeposten.
Utöver de övergripande uppgifterna finns följande ansvarsområden som fördelas inom presidiet
och/eller inom styrelsen på ett sätt som presidiet och styrelsen själva beslutar:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
(Övergripande uppgifter)
Utbildningsfrågor
Studiesociala frågor
Arbetsmiljö
Ekonomi
Kommunikation
Medlemsregister
Internationella studenter
Arbetsmarknadsfrågor
Dessa ansvarsområden rymmer var och en olika arbetsuppgifter vilka beskrivs nedan. Presidiet är en
del av styrelsen som är det organ som tar beslut i många frågor och ärenden samt fungerar som ett
diskussionsforum för presidiet. Se Arbetsordning för Konstkårens Styrelse för information om
styrelsens åligganden och åtaganden.
1. Övergripande uppgifter
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Utföra Fullmäktiges och Styrelsens beslut
Vara tillgänglig genom mejl och telefon för Konstkårens räkning
Kommunicera regelbundet med sektionerna
Kommunicera regelbundet med studentrepresentanter
Utgöra Konstkårens ansikte inåt och utåt
Administrera och förhandla om Konstkårens avtal och samarbeten
Förvalta Konstkårens lokaler, förvaringsutrymmen och utrustning, både fysiska och digitala
Uppdragsbeskrivning för Konstkårens Presidium
Antagen av Fullmäktige 2015-02-04
Sida 2 av 9
1. Utföra Fullmäktiges och Styrelsens beslut
Vanligtvis är det styrelsen som formellt utför Fullmäktiges beslut, men styrelsen och även fullmäktige
kan delegera direkt till presidiet att både bereda och verkställa besluten. Ofta handlar det om att
driva frågor i olika forum och t.ex. sammanställa skrivelser, vilka styrelsen beslutar om riktning för.
Många viktiga handlingar och dokument inför fullmäktige såsom verksamhetsberättelse, bokslut,
verksamhetsplan, budget, styrdokument och åsiktsdokument som styrelsen tar beslut om har i
praktiken presidiet i uppgift att sammanställa.
Det är även presidiets uppgift att sammanställa och dokumentera handlingar som dagordning,
bilagor och protokoll inför styrelsemöten och fullmäktigemöten.
2. Tillgänglighet genom mejl och telefon
Ett av presidiets viktigaste uppgifter är att ta hand om inkomna mejl och telefonsamtal och förmedla
ärenden vidare till sektionerna eller Konstkårens styrelse, eller ta hand om dem själva.
3. Kommunicera regelbundet med sektionerna
För att hålla uppe ett flöde av kommunikation från studenterna till fakultetsledningen krävs förutom
att sektionerna kommunicerar med presidiet även att presidiet aktivt kommunicerar med
sektionerna. Detta sker företrädelsevis genom Konstkårens styrelse, men även enskilda möten med
de olika sektionerna rekommenderas för att presidiet ska hållas a jour med aktuella frågor på
institutionerna.
4. Kommunicera regelbundet med studentrepresentanter
Här åsyftas studentrepresentanterna på fakultetensnivå förutom de som besitter poster som inte
presidiet själva gör, t.ex. Campus Näckrosen, bibliotekskommitté, Lärarförslagsnämnd, Kvalitetsråd.
Rapportering från dessa organ ska förekomma på Konstkårens styrelsemöten, och om
studentrepresentanterna inte kan närvara är det presidiets uppgift att föra en diskussion om aktuella
ärenden i styrelsen.
5a. Utgöra Konstkårens ansikte inåt
Det är presidiets uppgift att vara Konstkårens ansikte för samtliga studenter. Det innebär att vara
synlig på institutionerna, framför all vid större samlingar vid terminsstart och terminsavslutning,
tillsammans med de förtroendevalda sektionsaktiva.
Uppdragsbeskrivning för Konstkårens Presidium
Antagen av Fullmäktige 2015-02-04
Sida 3 av 9
Presidiet bör också medverka vid sektionernas sektionsmöten och sektionsstyrelsemöten emellanåt i
mån av tid. Presidiet är ständigt adjungerade med närvaro och yttranderätt till
sektionsstyrelsemötena och sektionsmötena.
5b. Utgöra Konstkårens ansikte utåt
Presidiet har en viktig uppgift att företräda Konstkåren som organisation och vårda Konstkårens
varumärke och rykte i de råd och forum de sitter i.
Det är också presidiets uppgift att vara Konstkårens ansikte i media vid behov och lämpliga tillfällen.
Vid GU finns tidningen Spionen som har särskilt ansvar att granska universitetet, och utgör således en
utmärkt kanal att framföra Konstkårens åsikter och ståndpunkter i vissa sammanhang.
Det är slutligen också presidiets uppgift att representera Konstkåren vid särskilda publika
evenemang, t.ex. GU:s professorsinstallation och doktorspromovering.
6. Avtal och samarbeten
Konstkårens styrelse beslutar om ingående, ändringar och uppsägning av avtal i Konstkårens namn,
och det är presidiets uppgift att förhandla om och administrera dessa avtal.
Presidiet kan också arbeta med att hantera olika typer av samarbeten med externa parter, t.ex.
studenterbjudanden till fakultetens eller Konstkårens studenter.
7a. Lokaler och utrustning
Konskåren har sedan 2010 kontorslokaler i Studenternas hus på Götabergsgatan. Det är presidiets
ansvar att hantera nycklar och kortaccess till lokalerna. Det finns en vaktmästare på Studenternas
hus som administrerar detta. Presidiet ansvarar också för att hålla ordning på kontoret, i Konstkårens
pappersarkiv, och i de gemensamma utrymmen som finns som delas med Göta, GUS och Spionen.
7b. E-post och digitalt förvaringsarkiv
Vidare är det presidiets uppgift att hantera Konstkårens mejladresser som tillhandahålls från GU
(*@konstkaren.gu.se) genom Google-tjänster, och därigenom också det digitala förvaringsarkiv
(Google Drive) som presidiet kan använda för att enkelt och smidigt arbeta med och ha tillgång till
aktuella dokument tillsammans.
Uppdragsbeskrivning för Konstkårens Presidium
Antagen av Fullmäktige 2015-02-04
Sida 4 av 9
Ordförande
Ordföranden står som firmatecknare för Konstkåren och är ytterst ansvarig för ekonomin.
Ordföranden har också ett visst ansvar för utbildningsfrågor även om ansvarsområdet huvudsakligen
inte läggs på ordföranden. En studentrepresentantpost i Fakultetsstyrelsen och
studentrepresentantposten i Prefektrådet är direkt knuten till ordföranden, om inte styrelsen
beslutar något annat.
Vice ordförande
Konstkårens presidium inbegriper 1-2 vice ordföranden.
Samtliga vice ordförande har ett visst ansvar för utbildningsfrågor även om ansvarsområdet
huvudsakligen inte läggs på dem. En av studentrepresentantposterna i Fakultetsstyrelsen är direkt
knuten till en vice ordföranden, om inte styrelsen beslutar något annat.
2. Utbildningsfrågor
Konstnärliga fakulteten
Presidial med ansvar för utbildningsfrågor ska företräda och representera studenterna på
fakultetsnivå vid Konstnärliga fakulteten. På institutionsnivå är det sektionernas kåraktiva som sköter
den direkta studentrepresentationen, men även där ska presidiet finnas som stöd vid behov samt
kommunicera utbildningsrelaterade frågor med Sektionerna åt båda hållen.
Studentrepresentantposten i Lärarförslagsnämnden och en av studentrepresentantposterna i
Kvalitetsrådet (tillika posten i Kvalitetsrådets styrgrupp) vid Konstnärliga fakulteten, är direkt knutna
till presidialen med ansvar för utbildningsfrågor, om inte styrelsen beslutar något annat.
Studentärenden
Enskilda studentärenden går i första hand genom sektionen och de sektionsaktiva. Vid behov kan
också presidiet kopplas in som stöd, alltså presidial med ansvar för utbildningsfrågor. Räcker inte
presidiets tid eller kunskap till kan presidiet koppla in GUS studentombud om studenten vill. Vissa
studentärenden av mer känslig natur kan också falla inom ansvarområdet för arbetsmiljö och
likabehandling, i vilket fall presidialerna med dessa ansvarsområden tar an sig ärendet tillsammans.
Uppdragsbeskrivning för Konstkårens Presidium
Antagen av Fullmäktige 2015-02-04
Sida 5 av 9
GUS
Presidial med ansvar för utbildningsfrågor ska företräda och representera Konstkårens studenter i
Göteborgs Universitetets Studentkårers samarbetsorgan, GUS. Konstkåren är sedan 2010
medlemskår i GUS och enligt GUS stadgar har Konstkåren för närvarande 1 mandat i GUS styrelse,
vilket tillfaller presidial med ansvar för utbildningsfrågor som ordinarie ledamot. Till ordinarie
ledamot kommer 1 ersättare, vilken väljs av Konstkårens styrelse.
GUS-interna arbetsgrupper och andra organ såsom Valberedning tillfaller också presidial med ansvar
för utbildningsfrågor i mån av tid, och annars är det upp till styrelsen att utse Konstkårens
representanter i dessa organ.
Vid regelbundna möten som GUS administrerar för medlemskårerna såsom Rektorsfrukost och
Rektors Chefs- och Prefektmöte ska presidial med ansvar för utbildningsfrågor företräda Konstkåren i
mån av tid.
Slutligen har presidial med ansvar för utbildningsfrågor även i uppgift att kommunicera relevant
information och frågor genom GUS och GU, och Konstkårens sektioner åt båda håll.
3. Studiesociala frågor
Presidial med ansvar för studiesociala frågor har till uppgift att samordna studiesociala aktiviteter på
fakultetsnivå, att vara kontaktperson för sektionerna gällande deras studiesociala aktiviteter bland
annat gällande fakultetsstöd, samt att driva studiesociala frågor i lämpliga forum. Många frågor om
detta hör hemma på institutionsnivå men presidial har också i uppgift att stödja sektionerna i deras
arbete och ta frågor till fakultetsnivå på Konstnärliga fakulteten vid behov.
Fakultetsstöd för studiesociala aktiviteter
Konstkåren erhåller varje år särskilda medel från Konstnärliga fakulteten för studiesociala aktiviteter.
Dessa medel förvaltas av Konstkårens styrelse. Sektioner och studentgrupper kan söka om pengar för
att anordna studiesociala aktiviteter. Dessa pengar får inte gå till alkohol. Presidial med ansvar för
studiesociala frågor har till uppgift att administrera dessa ansökningar. Detta görs lämpligast via en
ansökningsblankett som ska finnas tillgänglig för studenterna. Det är sedan Konstkårens styrelse som
tar beslut om inkomna ansökningar, samt om bredare perspektiv och eventuella strategiska
satsningar av medlen. Styrelsen kan t.ex. delegera ansvaret för en viss del av medlen avsedda för en
institution till respektive sektionsstyrelse. Presidial med ansvar för studiesociala frågor har också till
uppgift att betala ut pengar till beviljade ansökningar och begära in kvitton på använda medel.
Uppdragsbeskrivning för Konstkårens Presidium
Antagen av Fullmäktige 2015-02-04
Sida 6 av 9
Institutionsövergripande aktiviteter
Presidial med ansvar för studiesociala frågor har också till uppgift att samordna arrangemang av
institutionsövergripande aktiviteter. Konstkåren har t.ex. anordnat Konstpub för samtliga studenter
och MasterMingel (presentationer av spännande ämnesövergripande konstprojekt av studenter,
alumner och verksamma konstnärer) för masterstudenterna vid Konstnärliga fakulteten.
Styrelsen eller presidiet kan tillsätta särskilda arbetsgrupper för att arrangera dessa aktiviteter, till
vilka presidial med ansvar för studiesociala frågor är sammankallande. Det rekommenderas också att
avsätta en del av de studiesociala medlen från fakulteten till dessa aktiviteter.
Göteborgs Förenade Studentkårer
Konstkåren är sedan 2010 medlemskår i Göteborgs Förenade Studentkårer, GFS, och ska där
företräda och representera Konstkårens studenter. För närvarande har Konstkåren ett mandat i GFS
vilken tillfaller presidial med ansvar för studiesociala frågor som ordinarie ledamot. Till ordinarie
ledamot kommer 1 ersättare, vilken väljs av Konstkårens styrelse.
GFS-interna arbetsgrupper och andra organ såsom Studiesocial grupp, Valberedning och
Ägarutskottet tillfaller också presidial med ansvar för studiesociala frågor i mån av tid, annars får
styrelsen besluta att utse Konstkårens representanter i dessa organ.
GFS är också medlemskårernas samordnare för Studentforum, ett forum för studentkårer och
politiker Göteborgs stad. För närvarande har Konstkåren en plats i Studentforum som tillfaller
presidial med ansvar för studiesociala frågor.
4. Arbetsmiljö- och likabehandlingsfrågor
Arbetsmiljöfrågor tangerar både utbildningsfrågor och studiesociala frågor. Den kan delas in i fysisk
och psykosocial arbetsmiljö. Presidial med ansvar för arbetsmiljöfrågor bör vara
studentarbetsmiljöombud (SAMO) och har till uppgift att samordna studentarbetsmiljöarbete och
SAMO vid institutionerna. En av de två posterna i Lokala Arbetsmiljökommittén (LAMK) vid
Konstnärliga fakulteten är direkt knuten till presidial med ansvar för arbetsmiljöfrågor, om inte
styrelsen beslutar något annat.
Likabehandling och jämställdhet ingår också i arbetsmiljöfrågor, men vid vissa institutioner finns en
särskild likabehandlingsgrupp och likabehandlingsombud för studenterna. Presidial med ansvar för
likabehandlingsfrågor har till uppgift att samordna likabehandlingsombuden vid Konstkåren.
Uppdragsbeskrivning för Konstkårens Presidium
Antagen av Fullmäktige 2015-02-04
Sida 7 av 9
5. Ekonomi
Den eller de av presidialerna som står som firmatecknare ansvarar för Konstkårens ekonomi. Det
innebär att se till att fakturor betalas, utbetalningar sker och skatt betalas in till skatteverket.
Eventuellt kan en person arvoderas för ett uppdrag att hantera ekonomin, så att inte presidialerna
t.ex. behöver betala ut lön till sig själva. Då måste presidiet och den ekonomiska hanteringspersonen
ha en god kontakt och ett gott samarbete så att ekonomiska transaktioner sköts och bokförs korrekt
och i tid.
Banktjänster
Konstkåren använder banktjänster för att kunna administrera in- och utbetalningar. Det är presidiets
uppgift att ha kontakt med banken och se till att de får tillgång till Konstkårens bankkonton,
eventuella bankkort, samt anmäla eventuella förändringar av firmatecknare för Konstkåren.
Bokföring
Presidiet har också ansvar för att sköta den löpande bokföringen för Konstkåren, att sammanställa
ett bokslut inklusive balans- och resultaträkning efter avslutat verksamhetsår, samt att deklarera till
skatteverket efter avslutat kalenderår.
Fakturering
Konstkåren skickar också fakturor till vissa aktörer i samband med vissa avtal. Presidiet har till ansvar
att skapa, skicka och bokföra dessa fakturor.
6. Medlemsregister
Membit
Sedan 2010 använder sig Konstkåren av ett medlemshanteringssystem som tillhandahålls av Membit.
Alla kårer vid GU använder samma system och har ett ramavtal tillsammans med GU och Membit.
Medlemsregistret är direkt kopplat till GU:s servicecenter så att kårloggan skrivs till på medlemmars
GU-kort som bevis för medlemskap och inbetald medlemsavgift för respektive kår. Studenter kan
också själva generara en inbetalningsavi som vid betalning registrerar deras medlemskap. Den
inbetalda medlemsavgiften till membit sätts sedan in på ett av Konstkårens bankonton.
Uppdragsbeskrivning för Konstkårens Presidium
Antagen av Fullmäktige 2015-02-04
Sida 8 av 9
I det gemensamma ramavtalet står GU för den allra största delen av kostnaderna. Membit fakturerar
Konstkåren löpande under året och Konstkåren kan sedan fakturera GU för sina kostnader.
Det är presidiets uppgift att ha kontakt med Membit och meddela aktuella medlemsavgifter och
typer av medlemskap som Fullmäktige beslutar om, samt administrera utskick av inbetalningsavier
till studenter vid Konstnärliga fakulteten.
För närvarande har Konstkåren ett avtal med Göta studentkår som sköter viss del av denna
administration, och då består presidiets uppgift att ha kontakt med Götas kansli som sköter detta.
Register
Det är presidiets uppgift att hämta hem aktuellt medlemsregister i Membit för att vara uppdaterade
på medlemsantalet, anslutningsgraden och vilka som har betalat och inte. Presidiet kan också lämna
vidare aktuella listor till sektionerna vid behov.
Presidiet rekommenderas att också hantera kontant betalning, framför allt i samband med
terminsstart, som komplement till inbetalningsavierna. Presidiet behöver då också föra in de
kontanta betalningarna i membit-systemet samt förvara och hantera pengarna som har betalats in.
7. Kommunikation
Presidiet har ett övergripande ansvar över att information flödas igenom Konstkåren på bästa sätt.
För att nå ut med information till Konstkårens medlemmar och studenter finns följande
informationskanaler till hands:
1.
2.
3.
4.
5.
Konstkårens hemsida
Konstkårens facebook-sida
Konstkårens sida i Spionen
Nyhetsbrev/Blogg till studenterna
Grafisk kommunikation
a) Affischer på institutionerna
b) Trycksaker t.ex. informationsfoldrar
c) Mejlutskick till studenter
Presidiet förväntas vidare ha regelbunden kontakt med sektionerna och med studenter på
institutionerna för att vara insatt i studenternas situation.
Slutligen ska presidiet också vara tillgänglig via mejl, telefon, brev och i person för Konstkårens
medlemmar och studenter, universitetetet och kårgemensamma organ samt för externa parter.
Uppdragsbeskrivning för Konstkårens Presidium
Antagen av Fullmäktige 2015-02-04
Sida 9 av 9
8. Internationella studenter
GU anordnar i samband med terminsstart ett välkomstprogram för internationella studenter.
Presidial med ansvar för internationella studenter har till uppgift att medverka i planeringen och
utförandet av detta välkomstprogram. För närvarande har samtliga kårer ett tillfälle att presentera
sig för alla nya internationella studenter, samt möjlighet att ha ett bord vid en slags studentmässa för
att informera om sin verksamhet.
Konstkårens språkpolicy om information på engelska är också relevant för presidial med ansvar för
internationella studenter.
9. Arbetsmarknadsfrågor
Arbetsmarknadsfrågor är vad man skulle kunna kalla studentkårens tredje uppgift, efter utbildningsoch studiesociala frågor. Presidial med ansvar för arbetsmarknadsfrågor har till uppgift att samordna
arbeta kring arbetsmarknadsfrågor på sektionerna, att bistå sektionerna med tid och kunskap, samt
att eventuellt arrangera vissa institutionsöverskridande arrangemang med arbetsmarknadsfrågor,
t.ex. seminarium/föreläsning om att starta egen firma, entreprenörskap, konst- och
kulturinstitutioner i samhället etc.