1 2015-03-10 Kommunstyrelsen Yttrande över revisionens granskningsrapport Granskning av beredning av motioner Eksjö kommuns revisorer har den 2014-12-31 översänt en revisonsrapport till kommunstyrelsen avseende ”Granskning och beredning av motioner”. KPMG har på uppdrag av revisorerna granskat ett antal motioner och dess beredning med avseende på tydlighet, allsidighet, saklighet och legalitet. Vid granskningen har ett antal brister som kommenteras nedan. De motioner som granskats är. - Kostnadsfri frukost till elever i skolan, 2012-04-12 Omläggning av cykelväg Mariannelund- Spillhammarsbadet, 2013-03-11 Giftfria förskolor, 2013-06-19 Inrätta en social investeringsfond, 2013-10-16 Utökad service för digitala tjänster, 2013-12-16 Klimatkompensering, 2012-03-01 Kritiken mot beredningen av de granskade motionerna koncentreras till två huvudspår nämligen: - Kvaliteten i beslutsunderlagen - Säkerställandet av ett antal rutiner vid beredningen av motionerna. Om beslutsunderlagens kvalité i de granskade motionerna. Kostnadsfri frukost till elever i skolan Revisorerna pekar på det förhållande att hela motionens intentioner ej har utretts utan endast de ekonomiska aspekterna. Man borde även ha utrett andra aspekter, såsom volym barn som inte äter frukost hemma, hur och var frukosten serveras mm. Kommunstyrelsens svar Kommunstyrelsen konstaterar att motionären föreslår ”att vi utreder möjligheterna att erbjuda kostnadsfri frukost till alla skolans elever (från förskolan till åk 9) Eksjö kommun  575 80 Eksjö  Besök: Stadshuset, Österlångg. 14  Tel 0381-360 00 vx  Fax 0381-166 00  www.eksjo.se 2 Kommunstyrelsen delar dock uppfattningen att beslutsunderlaget kunde varit mer fylligt och kommer i det framtida beredningsarbetet av motioner se till att denna aspekt tillvaratas. Detta kommer att ske genom att en rutin/checklista upprättas som beskrivs under avsnittet ”Säkerställande av ett antal rutiner vid beredningen av motioner”. Omläggning av cykelväg Mariannelund- Spillhammarsbadet Revisorerna anser att motionen är väl berett och därmed ett gott beslutsunderlag, men att det finns vissa brister i beslutsformuleringarna, återapporteringstidpunkter och expedieringen av protokollsutdrag. Kommunstyrelsens svar De aktuella bristerna kommer att uppmärksammas i instruktionen/rutinen för avsnittet ”Säkerställande av ett antal rutiner vid beredningen av motioner”. Giftfria förskolor Revisorerna pekar på det förhållande att hela motionens intentioner inte inledningsvis beaktades. Visserligen föreslår såväl samhällsbyggnadsutskottet som kommunstyrelsen att kemikalieexponeringen i kommunens förskolor skall kartläggas. Men motionären vill att den även skulle minska. Den senare aspekten beaktades dock vid kommunfullmäktiges beslut i ärendet. Vidare saknas det uppgift om när denna kart- läggning skall ske och när resultatet skall återrapporteras till kommunfullmäktige Kommunstyrelsens svar Kommunsstyrelsens konstaterar i likhet med revisionen att hela motionens intention inte beaktades inledningsvis i beredningsprocessen. För att säkerställa att så sker i framtiden hänvisas till ”Säkerställande av ett antal rutiner vid beredningen av motioner”. Inrätta en social investeringsfond Revisionen konstaterar att motionen har beretts förtjänstfullt från ekonomichefens sida, med hade önskat ett breddat underlag där även barn- och utbildningsnämnden, liksom socialnämnden borde ingått i utredningsarbetet. Kommunstyrelsens svar Revisorernas synpunkt på ett breddat beslutsunderlag måste ställas i relation till tid och resurser. Självklart är det önskvärt att motionen att utreds ur ett allsidigt och sakligt perspektiv. Denna synpunkt tas också in i instruktionen/rutinen ”Säkerställande av ett antal rutiner vid beredningen av motioner”. Eksjö kommun  575 80 Eksjö  Besök: Stadshuset, Österlångg. 14  Tel 0381-360 00 vx  Fax 0381-166 00  www.eksjo.se 3 Utökad service för digitala tjänster Revisionen konstaterar att motionen är berett och rekommenderar kommunfullmäktige att i sitt uppdragsbeslut anger tidpunkt när uppdraget skall återapporteras till kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen svar Kommunstyrelsen delar revisionens uppfattning att i samtliga beslut om tilldelade uppdrag mm ska en tidpunkt anges för återrapportering till kommunfullmäktige. Klimatkompensering Revisorerna pekar på den långa handläggningstiden och brister i ärrendehantering, men konstaterar att ärendet i övrigt beretts väl. Kommunstyrelsen svar Kommunstyrelsen instämmer i revisionens kritik av den långa handlingstiden, även om frågan är komplex. Förutom instruktionen/rutinen ”Säkerställande av ett antal rutiner vid beredningen av motioner”, kommer förvaltningen under 2016 att införa ett nytt dokument- och ärendehanteringssystem som ännu bättre utsträckning än idag har kontroll på själva ärendehantering och därmed sammanhängande dokumentflöden. Om säkerställandet av rutiner vid beredningen av motionerna Revisionen framhåller följande områden Rutiner för återrapportering är inte säkerställda, motion har behandlats i fullmäktige innan den registerats som inkommen i diariet, rutiner för expediering, rutiner för redovisning av obesvarade motioner samt rutiner att besvara motion inom ett år. Kommunstyrelsens svar Kommunstyrelsen instämmer i revisionens granskning och synpunkter av ovan angivna områden. Kommunstyrelsen tar till sig de förbättringsområden som revisionens granskning visar på. Kommunen ingår tillsammans med ett antal andra kommuner i Jönköpings län i ett gemensamt projekt för upphandling och integrering av ett dokument- och ärendehanteringssystem som, utöver att vara ett administrativt verktyg i ärendeprocessen, kommer att säkerställa rutiner av det slag som ovan anges. För att säkerställa rutiner och ärendeberedningen under tid fram tills dessa att systemet integrerats i kommunens IT-lösning har kommunstyrelsen sett behovet av ett verktyg för interna kontroller. För att säkerställa rutiner kring återrapportering, expediering, redovisning och besvarandet av motioner inom uppställd tid ska ett verktyg för interna kontroller upparbetas och användas. Verktyget är avsett att följa motionen från det att motionen in- kommer och blir diarieförd tills det att ärendet återrapporteras till kommunfullmäktige och därefter expedieras. Verktyget ska säkerställa både kvaliteten i svaren och rutiner vid handläggning. Eksjö kommun  575 80 Eksjö  Besök: Stadshuset, Österlångg. 14  Tel 0381-360 00 vx  Fax 0381-166 00  www.eksjo.se 4 Verktyget utarbetas enligt metod för ”checklista” och är avsett att även kunna integreras vid handläggningen av inkomna medborgarförslag. An- svaret för att checklistan åtgärdas ligger på den som avlämnar yttrandet avseende motionen eller medborgarförslag till kommunstyrelsen. Verktyget för interna kontroller bifogas denna skrivelse. KOMMUNSTYRELSEN Annelie Hägg Ordförande Eksjö kommun  575 80 Eksjö  Besök: Stadshuset, Österlångg. 14  Tel 0381-360 00 vx  Fax 0381-166 00  www.eksjo.se