Användarguide – kundportalen
Apotek Hjärtat
Vård & Omsorg Örebro
Author:
Created date:
Last updated:
Document name:
Version:
Status:
Användarguide - kundportalen
Erik Forsberg
2014-03-07
2015-09-08
Användarguide kundportalen
0.6
<Tentative/Committed>
PAGE 1
Change Record
Date
Author
Version
Change Reference
2014-03-07
2014-05-05
2014-05-09
2014-06-04
Erik
Erik
Forsberg
Erik Forsberg
Erik Forsberg
Erik Forsberg
0.1
0.2
0.3
0.4
2015-09-04
Camilla
Hallström
0.5
Skapade dokumentet
Reviderade uppdateringar
Lade till nya stycken
Uppdaterade skärmdumpar och information för att stämma med
nya uppdateringar i portalen
Uppdaterat med ny text och nya skärmdumpar
Distribution
Name
Position
Latest version
Position
Date
Review
Name
Användarguide - kundportalen
PAGE 2
1 Innehåll
2
Anmäla ny kund & ändra behörighet för existerande kund................4
3
Logga in ...................................................................................................5
3.1 Logga in på kundportalen: .......................................................................... 5
3.2 Möjliga orsaker till problem med att logga in:........................................... 5
4
Startsidan ................................................................................................6
4.1 Kundnummer - kontrollera att du beställer till rätt kundnummer .............. 6
5
Hjälp .........................................................................................................8
5.1 Hjälp ikonen ................................................................................................ 8
6
Söka och lägga till artikel i varukorgen ...............................................9
6.1 Sökfältet...................................................................................................... 9
11
6.1.1
Artikelfilter – filtrera, förfina din sökning ................................................................. 12
6.1.2
Alternativt sätt att lägga till artiklar i kundvagnen................................................... 13
6.2 Beställ direkt............................................................................................. 14
6.3 Skapa och beställa från mallorder, ”favoriter”........................................ 15
6.4 Katalogträdet ............................................................................................ 18
7
Varukorg och utcheckning ................................................................. 20
7.1 Visa/Dölj orderrader .................................................................................. 20
7.2 Visa/Dölj varukorg ..................................................................................... 20
7.3 Till kassan ................................................................................................. 22
7.4 Skicka order .............................................................................................. 22
7.5 Skicka akutorder ...................................................................................... 25
7.6 Skicka order för attest ............................................................................. 25
7.7 Attestera order ......................................................................................... 27
8
Orderhistorik ........................................................................................ 30
8.1 Ej levererade order ................................................................................... 30
8.2 Äldre order ................................................................................................ 31
9
Kundtjänst & Hjälp .............................................................................. 32
10 Logga ut................................................................................................ 33
10.1 Logga ut ur portalen ................................................................................. 33
Användarguide - kundportalen
PAGE 3
2
Anmäla ny kund & ändra behörighet för existerande kund
För att anmäla en ny eller ändra behörigheter för en existerande kund behöver…
Rutin ska uppdateras
Användarguide - kundportalen
PAGE 4
3
Logga in
3.1 Logga in på kundportalen:
1. Börja med att starta din webbläsare (ex: Internet Explorer).
2. Navigera till sidan: https://ehandelvardomsorg.apotekhjartat.se/imiportal/
a. Det går även att hitta sidan via Apotek Hjärtats hemsida under Vård och Omsorg.
3. Fyll i fältet ”Användarnamn” och ”Lösenord” med giltiga login uppgifter och tryck på ”Enter/retur”
tangenten alternativt klicka på ”ok” knappen.
4. Kundportalen öppnas nu i en ny ruta.
3.2 Möjliga orsaker till problem med att logga in:

Användaruppgifterna är fel.

Insticksprogram eller inställningar i webbläsaren som blockerar sidan från att öppna nya fönster.

Webbläsaren stöds inte.
 Figur 1 - Webbportalens inloggningsskärm
Användarguide - kundportalen
PAGE 5
4
Startsidan
1
2
3
4
5
Figur 2 – Startsidan, 1. Bakåt- och framåtpilar, 2. Användaruppgifter och kundnummer, 3. Logga ut knapp, 4 Undermeny, 5. Startsida
1.
2.
3.
4.
Bakåt och framåt pilar som kan användas i hela portalen.
Användaruppgifter, kontrollera så att rätt kundnummer används, se 4.1 nedan.
Logga ut knapp. Huvudmeny rad, förblir den samma portalen igenom.
Undermeny, ändras beroende på vilken huvudmeny som är aktiv.
4.1 Kundnummer - kontrollera att du
beställer till rätt kundnummer
Om du har behörighet att beställa till flera kundnummer är det viktigt att du börjar med att
kontrollera att du beställer till rätt kundnummer.
1. Kontrollera vilket kundnummer som är aktivt.
2. Ändra kundnummer genom att klicka på ”Ändra” knappen.
3. Den lilla kryssrutan klickas i om användaren önskar att det aktiva kundnumret ska vara
standardkundnumret när denne loggar in.
Användarguide - kundportalen
PAGE 6
 Figur 3 – Startsidan – ändra kundnummer
Användarguide - kundportalen
PAGE 7
5
Hjälp
5.1 Hjälp ikonen
Genomgående i portalen finns små ikoner i form av frågetecken, om användaren klickar på en sådan
kommer en ny ruta upp med information om det aktuella fältet.
Denna information kan vara nyttig att läsa om det är så att användaren har kört fast och inte vet vad
som förväntas av denne.
 Figur 4 – Exempel på Hjälpikoner
Användarguide - kundportalen
PAGE 8
6
Söka och lägga till artikel i varukorgen
Det finns olika sätt att söka upp och lägga till artiklar i varukorgen några av dessa beskrivs nedan.
6.1 Sökfältet
1. Klicka i sökfältet.
2. Sök fram önskad artikel, i detta fält kan sökningar göras på bland annat:
a. Namn på läkemedlet.
i. Även delar av namn samt styrkan på preparatet går att söka på. Var för sig eller i
kombination.
b. Artikelnummer=Varunummer
c.
EAN-kod/Streckkod.
3. Sökningen visas i huvudfältet ”Produktkataloger”. I träfflistan som vissas i detta lägen kan du se
vilken vara som är lagervara på sjukhusapoteket. Dessa är markerade med en grön cirkel. Dessa
varor ska väljas i första hand.
4. Klicka på artikelnumret för att se mer information om artikeln. I denna detaljbild kan du se om
läkemedlet är narkotikaklassat eller ett licensläkemedel.
5. När önskad artikel har hittats, fyll i kvantitetsfältet med antalet artiklar (förpackningar) som önskas
beställas.
6. Klicka på ”Lägg till order” knappen.
7. Observera att antalet orderrader räknades upp med 1 rad.
8. Om önskas kan användaren klicka på FASS knappen för att se artikeln i FASS.se.
Användarguide - kundportalen
PAGE 9
1
2
 Figur 4 - 1. Söka artikel, 2. Lagerförda artiklar
Användarguide - kundportalen
PAGE 10
3
4
1
2
 Figur 5 -1. Beställningskvantitet, 2. Lägg till order knappen, 3. Räknaren som visar sammanlagda antalet orderrader,
4. Länk till FASS.
 Figur 6 – Detaljbild artikel – Exempel narkotikaklassat läkemedel.
Användarguide - kundportalen
PAGE 11
6.1.1
Artikelfilter – filtrera, förfina din sökning
Filtreringsfunktionen kan användas för att förfina din sökning.
1. Filtreringen kan ske på från och till pris. Fyll i rutor.
2. Filtrering kan även ske genom att textrutan benämning fylls i. Här kan man filtrera genom att
fylla i styrka eller form, t.ex. 500 mg eller tablett. Endast ett ord kan användas.
3. När sökkriterier fyllts i klicka på ”Filter”
4. Om filtreringen ska tas bort tryck på ”Rensa”

Användarguide - kundportalen
Figur 7 – Filtrerad sökning 1. Filtersättning, 2. Filter, 3. Rensa
PAGE 12
6.1.2
Alternativt sätt att lägga till artiklar i kundvagnen
1. Klicka i sökfältet
2. Sök fram önskad artikel, i detta fält kan sökningar göras på bland annat:
a. Namn på läkemedlet.
i. Även delar av namn samt styrkan på preparatet går att söka på. Var för sig eller i
kombination
b. Artikelnummer=Varunummer
c.
EAN-kod/Streckkod.
3. Sökningen visas i huvudfältet ”Produktkataloger”.
4. Fyll i fältet ”Kvantitet” fältet med det antal som önskas beställas för raden med den önskade
artikeln.
a. Om fler artiklar i sökningen önskas beställas kan kvantitet fältet fyllas i för flera varor
samtidigt.
5. Klicka på knappen ”Lägg till order”.
6. Observera att antalet orderrader ökar med antalet rader där kvantitet angivits.
 Figur 8 – Alternativ lägga artiklar i varukorg
Användarguide - kundportalen
PAGE 13
6.2 Beställ direkt
Beställ direkt används när användaren redan vet vilket artikelnummer=varunummer artikeln som ska
beställas har.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Om inte ”Hem” skärmen visas klicka på ”Hem” knappen, alternativt på apotekhjärtat logan.
Klicka i det första ”artikelnummer” textfältet i ”beställ direkt” delen till höger.
Fyll i artikelnummer på den artikel som önskas beställas.
Tryck på ”Tab” knappen eller klicka i ”Kvantitet” fältet som hör till det redan ifyllda
”Artikelnummer” fältet
Fyll i den kvantitet som önskas beställas.
Fortsätt att fylla i artikelnummer och kvantitet fälten om fler artiklar önskas.
När användaren är nöjd med mängden artiklar, tryck på ”Lägg till order” knappen.
Observera att ”Antal orderrader” räknas upp med samma mängd artiklar som beställts.
Tips: Om mer information önskas, klicka på ”Avancerad” knappen. I detta läge kommer namnet på
artikeln fram efter att du fyllt i artikelnumret och tryckt på ”Tab” knappen. Användaren kan även se om
där finns några anmärkningar på artikeln samt bruttopriset.
 Figur 9 - Beställ direkt
Användarguide - kundportalen
PAGE 14
 Figur 10 - Beställ direkt avancerad
6.3 Skapa och beställa från mallorder, ”favoriter”
Skapa mall för mallorder=favoritlista
En mall skapas utifrån en befintlig beställning. För att skapa en mall=favoritlista gör en beställning och lägg till
order som beskrivs tidigare i avsnitt 6.
1. Välj visa ”Varukorg”
2. Välj att namnsätta mallen genom att skriva i avsedd textruta.
3. Genom att bocka i rutan ”Spara kvantiteter” går det spara de beställda kvantiteterna i mallordern för
att kunna användas vid kommande beställningar via mall.
4. Välj ”Spara mallorder”
5. Mallen är nu sparad och går att finna under ”Order” och fakturor”, ”Mallorder”.
Användarguide - kundportalen
PAGE 15
1
3
2

Figur 11– Skapa mall för mallorder
Beställ läkemedel med hjälp av Mallorder
1. Välj ”Order och fakturor” i den övre listen.
2. Välj ”Mallorder” i den vänstra marginalen.
3. Under Mallorder visas de mallar som finns skapade för aktuellt kundnummer. Klicka på namnet på
den mall som önskas användas. Mallen öppnas.
4. Granska innehållet i mallordern och gör eventuella ändringar.
5. Om en eller flera rader önskas tas bort, klicka i rutan framför artikelnumret och tryck sedan
”Uppdatera mall” så försvinner raden.
6. Om antalet beställda artiklar behöver fyllas i eller ändras, fyll i antal eller ändra siffran i fältet
”Kvantitet” och klicka sedan på ”Uppdatera Mall”
7. Om meddelande önskas lämnas till sjukhusapoteket på specifik produkt kan det göras här eller i
Kassan. För beskrivning se avsnitt 7 punkt 2.
i)
Klicka på ”Text” knappen för aktuell artikelrad.
ii)
Skriv den text som önskas skickas med orderraden i textboxen som nu visas.
iii) Efter texten har matats in, tryck på det röda krysset i högra hörnet av textfältet.
iv) Observera att rutan nu är i bockad och att textknappen har ändrats till ”Ändra”.
8. Uppdatera mall: Om ändringar har gjorts i mallen sparas dessa genom att klicka på ”Uppdatera Mall”
Användarguide - kundportalen
PAGE 16
9. Klicka på ”Skriv ut order” om beställningen önskas skrivas ut
a. Ordern öppnas nu i ett nytt fönster.
b. För att skriva ut, klicka på ”Skriv ut” knappen.
10. Det är möjligt att lägga till ny artikel i mallen. Klicka på ”Lägg till ny artikel”. Fyll i önskat
artikelnummer, klicka på ”TAB” och sedan på ”Lägg till artikel”.
11. För att beställa läkemedel klicka i rutan efter respektive artikel eller välj att klicka i rutan för alla.
12. Klicka på ”Lägg till order” knappen.
13. Observera att antalet orderrader räknades upp med 1 rad.
14. Följ samma ordning som vid beställning utan mall. Se avsnitt 6 Varukorg och skicka order.
1
1
2
8
6
5
1
3
1
4

7
9
10
Figur 12 – Mallorder, 1. Order och fakturor, 2. Mallorder, 3. Ta bort rader, 4. Uppdatera mall, 5. Ändra kvantitet, 6. Lägg till
text specifik artikel, 7. Lägg till artikel, 8. Markera artiklar för beställning, 9. Skriv ut mall, 10. Lägg till order
Användarguide - kundportalen
PAGE 17
Figur 13 – Lägg till artikel mallorder
6.4 Katalogträdet
1. Klicka på länken till det träd som syns i fältet ”Katalogträd” i den vänstra marginalen.
2. Trädet bör nu ha expanderat så att underkategorierna visas.
a. Dessa underkategorier visas också huvudfältet ”Produktkataloger” också går att använda
för navigering.
3. Navigera till den artikel som önskas beställas genom att fortsätta använda trädstrukturen i fältet
”Katalogträd”.
4. Sökningen visas i huvudfältet ”Produktkataloger”.
5. När önskad artikel har hittats klicka på artikelnumret
6. En ny vy visas, fyll i kvantitetsfältet med antalet artiklar som önskas beställas.
7. Klicka på ”Lägg till order” knappen.
8. Observera att antalet orderrader räknades upp med 1 rad.
Tips: för att underlätta sökandet i trädstrukturen kan användaren klicka på den lilla fyrkanten till höger om
texten ”Katalogträd” detta expanderar fältet så att all text syns, skulle användaren vilja minimera fältet igen
klickar denne på de två fyrkanterna som nu syns på samma plats.
Användarguide - kundportalen
PAGE 18
 Figur 14 - Katalogträd
Användarguide - kundportalen
PAGE 19
7
Varukorg och skicka order
7.1 Visa/Dölj orderrader
Från var som helst i portalen kan användaren trycka på ”Visa/Dölj rader >>” för att se vilka orderrader som
finns i varukorgen.
1. Klicka på ”Visa/Dölj rader >>” knappen i fältet uppe till höger.
2. En ruta öppnas som visar orderraderna i varukorgen.
3. För att dölja rutan klicka igen på ”Visa/Dölj rader >>” knappen
7.2 Visa/Dölj varukorg
Likt orderrader kan användaren ifrån vilken del av systemet som helst trycka på ”Visa/Dölj kundkorg >>” för
att visa kundkorgens innehåll och gå vidare för att skicka order:
1. Klicka på ”Visa/Dölj kundkorg >>” knappen i fältet uppe till höger.
2. Kundkorgsvyn öppnas, i denna vy kan användaren:
a. Ta bort orderrader, genom att klicka i checkboxen för raden/raderna som önskas tas bort
och sedan trycka på ”Ta bort valda rader” knappen.
b. Spara ordern som mall för lättare kunna beställa samma artiklar vid senare tillfälle genom
att trycka på ”Spara som mall” knappen.
c.
Gå vidare till kassan genom att trycka på ”Till kassan >>” knappen.
3. För att gå tillbaka till föregående vy klicka igen på ”Visa/Dölj kundkorg>>” knappen.
Användarguide - kundportalen
PAGE 20
 Figur 15– Antal orderrader, visa/dölj rader, visa/dölj varukorg, till kassan
1
2
 Figur 16– Varukorg, 1. Markera artikel för borttag, 2. Val varukorg
Användarguide - kundportalen
PAGE 21
7.3 Till kassan
Om användaren inte använder sig av metoden att ta sig till kassan som är beskriven i ”7.2 Visa/Dölj
varukorg”
1. Klicka på ”Till kassan>>” knappen i fältet uppe till höger, alternativt klicka på kundkorgsikonen.
2. Vyn för Kassan bör nu vara synlig.

Figur 17 – Till kassa
7.4 Skicka order
1. Börja med att granska informationen så att leveransadressen stämmer. Om den inte stämmer och
du har behörighet att beställa till flera olika kundnummer kontrollera att du är inne och beställer på
rätt kundnummer.
a. Objektnummer, ordernummer och godsmärke behöver inte fyllas i.
2. Lämna meddelande till sjukhusapoteket
a. Lämna meddelande till sjukhusapoteket som gäller hela ordern:
i)
Klicka på ”Text” knappen under rubriken ”Orderuppgifter”
ii)
Skriv den text som önskas skickas med ordern i textboxen som nu visas.
iii) Efter texten har matats in, tryck på det röda krysset i högra hörnet av textfältet.
iv) Observera att rutan nu är i bockad och att textknappen har ändrats till ”Ändra”
Användarguide - kundportalen
PAGE 22
b. Lämna meddelande till sjukhusapoteket som gäller en specifik artikel i varukorgen
v)
Klicka på ”Text” knappen för aktuell artikelrad.
vi) Skriv den text som önskas skickas med orderraden i textboxen som nu visas.
vii) Efter texten har matats in, tryck på det röda krysset i högra hörnet av textfältet.
viii) Observera att rutan nu är i bockad och att textknappen har ändrats till ”Ändra”
3. Extra bekräftelse via e-post:
Klicka i valet ”E-Post” om extra bekräftelse önskas via e-post. E-postadressen som bekräftelsen
kommer att skickas till är den e-post som är ifylld i fältet till häger. Detta fält är förifyllt med den epostadress som är registrerad på användaren. E-postadressen kan ändras.
4. Granska så att orderraderna stämmer överens med det som vill beställas.
a. Om en rad/rader önskas tas bort, klicka i checkboxen framför artikelnumret och tryck sedan
på ”Ta bort valda rader”
b. Om antalet beställda artiklar behöver ändras, ändra siffran i ”Kvantitet” fältet.
5. Om texten ”Din order har ändrats. Tryck på 'Kontrollera/Spara'-knappen när du är klar.” visas i
vänstra hörnet klicka då på knappen ”Kontrollera/Spara” när alla ändringar är klara.
6. Klicka på ”Skriv ut order” om beställningen önskas skrivas ut
a. Ordern öppnas nu i ett nytt fönster.
b. För att skriva ut, klicka på ”Skriv ut” knappen.
7. Orderkostand visas i högra hörnet.
8. Skicka order: När användaren är nöjd med att den information som visas stämmer trycker denne
på ”Skicka order” knappen.
a. En ruta öppnas där det står:
” Tack för din order. Den har fått ordernummer XXXXXX och har skickats till vårt ordersystem”
b. Om användaren går tillbaka till ”Hem” så ska ordern synas under ”Ej Levererade”
kategorien.
Användarguide - kundportalen
PAGE 23
3
1
4
6
5
8
2
7
9
 Figur 18– Kassa, 1. Meddelande gällande hela ordern, 2. Meddelande gällande
specifik artikel, 3. Extra bekräftelse e-post, 4. Markera borttag av rader, 5. Ta bort
rader, 6. Ändra kvantitet, 7. Spara ändringar, 8. Skriv ut order, 9. Skicka order
Användarguide - kundportalen
PAGE 24
7.5 Skicka akutorder
Beställningen följer ordningen på samma sätt som tidigare beskrivits i manualen under avsnitt 6 Söka och
lägga till artikel i varukorg samt avsnitt 7.4 Skicka order.
Är det en akut order där leverans önskas omgående ska rutan för akutbeställning kryssas i innan ordern
skickas.
I samband med en akutbeställning ska Apotek Hjärtat alltid kontaktas per telefon så att det kan ske en
överenskommelse om när leverans kan ske.

Figur 19 - Akutbeställning
7.6 Skicka order för attest
Beställningen följer ordningen på samma sätt som tidigare beskrivits i manualen under avsnitt 5 Söka och
lägga till artikel i varukorg samt avsnitt 6.4 Skicka order fram till punkt 8.
Det som skiljer är att istället för knappen ”Skicka order” så visas en knapp med texten ”Order klar” i
kassabilden.
1. När användaren är nöjd med att den information som visas i kassabilden stämmer klickar denne på
”Order klar”.
2. En ruta öppnas där det står: ”Varukorgen väntar på attest (ordern skickades inte). Meddelande skickat
till attestberättigade.”
3. Ett mail skickas samtidigt till behörig attestant som sedan loggar in i Portalen och attesterar och skickar
ordern för beställning. Se avsnitt 7.7 Attestera order
4. När beställningen är skickad av attestanten kan ursprunglig beställaren se ordern på startsidan under
kategorin ”Ej Levererade”.
Användarguide - kundportalen
PAGE 25

Användarguide - kundportalen
Figur 20 - Skicka order för attest
PAGE 26

Figur 21 – Order skickad för attest
7.7 Attestera order
När det görs en beställning som ska attesteras skickas ett mail till behörig attestant om att det finns en order
att attestera.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Attestanten loggar in i Portalen enligt avsnitt 2 Logga in
Välj rätt kundnummer som ordern ska attesteras på.
Klicka på ”Order och fakturor” i övre listen.
Klicka på ”Attestera order” i vänstra listen.
Välj order som ska attesteras genom att klicka i rutan för ”Aktiv”
Beställningen följer ordningen på samma sätt som tidigare beskrivits i manualen under avsnitt
7.4 Skicka order fram till punkt 8.
7. Det som skiljer är att istället för knappen ”Skicka order” så visas en knapp med texten
”Attestera order” i kassabilden.
8. När användaren är nöjd med att den information som visas i kassabilden stämmer klickar
denne på ”Attestera order”.
9. En ruta öppnas där det står: ”Tack för din order. Den har fått ordernummer xxxx och har
skickats till vårt ordersystem .”
Användarguide - kundportalen
PAGE 27
1
2
3

Figur 22 - Attestera order. 1. Välj rätt kundnummer, 2. Order och fakturor, 3. Attestera order
Användarguide - kundportalen
PAGE 28

Användarguide - kundportalen
Figur 23 - Attestera order kassa
PAGE 29
8
Orderhistorik
8.1 Ej levererade order
På startsidan kan användaren se vilka senaste order denna har liggandes som väntar på att levereras.
1. Välj i listan vilken order som önskas granskas.
2. Klicka på ordernumret på orden som önskas öppnas.
3. Ordern har nu öppnats i en ny vy.
4. I denna vy kan användaren se information om när det är beräknat att ordern levereras.

Användarguide - kundportalen
Figur 24 – granskning ej levererad order
PAGE 30
8.2 Äldre order
Om ordern som önskas granskas inte finns med i Ej levererade order listan på startsidan kan användaren
söka efter order manuellt.
1. Tryck på menyknappen ”Order & Fakturor”.
2. I menyn till höger kan användaren välja ”Öppna order” (visas som standard) om ordern denne letar
efter fortfarande är aktiv eller så väljer användaren ”Avslutade order” för att söka bland stängda
order.
3. För att specificera sökningen, fyll i sökalternativen som önskas.
4. Tryck på ”Sök” knappen.
5. En lista med träffar visas.
6. Välj den order som är av intresse genom att klicka på ordernumret.
7. Ordern bör nu öppnats i en ny vy.
 Figur 25 – menyval för sökningar av order
Användarguide - kundportalen
PAGE 31
9
Kundtjänst & Hjälp
Under fliken ”Kundtjänst & Hjälp” kan användaren hitta kontaktuppgifter vart denne kan vända sig vid problem
eller om hjälp önskas.
Ska uppdateras med rutin för kontaktvägar inom Region Örebro
 Figur 26 - Kundtjänst & Hjälp
Användarguide - kundportalen
PAGE 32
10 Logga ut
10.1 Logga ut ur portalen
Var som i portalen kan användaren alltid klicka på logga ut knappen.
1. Klicka på logga ut knappen uppe till höger.
2. En ny vy med frågan om användaren är säker på att denne vill loga ut visas
3. Klicka på Logga ut knappen.
1
2
 Figur 27 - Logga ut, 1. Logga ut steg 1, 2. Logga ut steg 2
Användarguide - kundportalen
PAGE 33