Förvaltning/enhet Lidköpings kommun Ämnesområde Lidköpings kommun Administration - Telefoni Rubrik Telefonirutin, chefer och anställda Framtaget av Joakim Halaby Fastställt av Sign Kommunens ledningsgrupp KL Utgåva Giltigt från Dok nr 1 2010-01-01 A D M 6.2 Sid nr 1(3) Syfte Verksamheterna ska ha kunden/brukaren i fokus. V i ska en hög tillgänglighet för våra kunder/bmkare och ge dem ett gott bemötande Omfattning Denna rutin gäller för alla förvaltningar, kommunstyrelsens enheter samt bolag inom Lidköpings kommun. Ansvar Kommundirektör, förvaltningschef, chef för kommunstyrelsens enhet och bolagschef. Innehåll 1. Chefs ansvar 2. Anställdas ansvar 3. Mobiltelefoni 1. Chefens ansvar Ansvarar för att denna rutin efterlevs och följs upp. • Vid planerad frånvaro (t ex hela enheten borta) och oplanerad frånvaro (t ex sjukdom) ska växeln meddelas. • Grupptelefon, arbetslagstelefon, lunchrum, personalrum motsv. där det inte är lämpligt att använda hänvisningssystemet ska ett röstmeddelande spelas in med hänvisning till bemannat svarsställe. Alternativt kan telefonen vidarekopplas till expedition/reception eller annan bemannad telefon. Eventuella undantag beslutas av chef. • Anknytning är normalt öppen för Sverigesamtal - avvikelser beslutas av ansvarig chef. • Ansvarar för utbildning av nyanställda/anställda i hänvisningssystemet Trio och rutiner kring telefoni. o Förändringar på arbetsplatserna ska i god tid anmälas till växeln t ex vid nyanställning eller organisationsförändring. Rubrik Giltigt från Telefonirutin, chefer och anställda 2010-01-01 ADM 6.2 • Dok.nr Sid nr Beställer och avbeställer anknytningar samt abonnemang till mobiltelefon via växeln. 2. Anställds ansvar • Inkomna samtal besvaras snarast. • Vid externa samtal svara med förvaltning och/eller enhet, för- och efternamn. • Vid utgående samtal presentera sig med för- och efternamn samt Lidköpings kommun och förvaltning och/eller enhet. • Vid interna samtal svara med för- och efternamn. • Ring upp den som sökt och lämnat meddelande snarast, dock senast inom 2 arbetsdagar. • Telefon ska alltid hänvisas vid frånvaro så att växeln kan lämna korrekt information. Är du tillbaka innan hänvisningen upphört, avbryt då hänvisningen så att du är anträffbar. Se instruktion på intranätet under Service/Telefoni • Röstbrevlåda ska aktiveras, alternativt ska anknytningen vidarekopplas till bemannat svarsställe. Inspelat meddelande bör ge besked om att kund/brukare nått önskad anknytning och ska formuleras kort och tydligt. Förslag till inspelat meddelande: Hej! Du har kommit till Förvaltning/enhet Namn Namnsson. Jag kan inte ta ditt samtal just nu men lämna gärna ett meddelande efter tonen så hör jag av mig så fort jag kan. • Om en telefon "står och ringer" på avdelningen/enheten svara, ta eventuellt meddelande och vid behov hänvisa anknytningen. • Vid behov uppdatera dina uppgifter i hänvisningssystemet Trio. Se information på intranätet under Service/Telefoni 3. Mobiltelefoni • Mobilsvar ska aktiveras. Se exempel under stycket röstbrevlåda ovan. • Vid längre frånvaro t ex semester bör du läsa in ett tillfälligt svar. Förslag till tillfälligt svar: Hej! Du har kommit till Förvaltning/enhet Namn Namnsson i Lidköpings kommun. Jag har semester och är tillbaka dag månad. Om ditt ärende är brådskande ring kommunens växel på 0510-770000. • För att undvika höga kostnader vid utlandsresa bör röstbrevlådan och funktionen ActiveSync/Intellisync stängas av. Kontakta GöLiSka IT för instruktioner. P:\Lid\KI\KLK-personalen\Liselotte\ADM RUTINER fastställda\Telefoni\ADM 6.2_Telefonirutin chef anställd (2).doc 2(3) Rubrik Giltigt från Telefonirutin, chefer och anställda 2010-01-01 A D M 6.2 Dok.nr Sid nr • Vid stöld eller förlust ska telefonen omedelbart spärras. Kontakta kommunens växel som har uppgifter om telefonen som gör att det går att spärra både telefonen och samtalskortet. Anmälan ska också ske till Polisen och enligt kommunens rutiner för skaderapportering och försäkringsanmälan. • Du får använda din tjänstemobil för privata mobilsamtal och SMS endast vid användande av så kallat prefix. Vid prefix får du faktura till din hemadress för det privata nyttjandet. • Prefix fungerar inte om du skickar MMS eller svarar på ett SMS/MMS genom att välja svara. Prefix fungerar inte heller vid samtal, SMS och MMS från utlandet. I dessa fall ska avdrag via lön göras. P:\Lid\KI\KLK-personalen\Liselotte\ADM RUTINER fastställda\Telefoni\ADM 6.2_Telefonirutin chef anställd (2).doc 3(3)
© Copyright 2024