Förvaltning/enhet
Lidköpings kommun
Ämnesområde
Lidköpings
kommun
Administration - Telefoni
Rubrik
Telefonirutin, chefer och anställda
Framtaget av
Joakim Halaby
Fastställt av
Sign
Kommunens ledningsgrupp
KL
Utgåva
Giltigt från
Dok nr
1
2010-01-01
A D M 6.2
Sid nr
1(3)
Syfte
Verksamheterna ska ha kunden/brukaren i fokus.
V i ska en hög tillgänglighet för våra kunder/bmkare och ge dem ett gott
bemötande
Omfattning
Denna rutin gäller för alla förvaltningar, kommunstyrelsens enheter samt
bolag inom Lidköpings kommun.
Ansvar
Kommundirektör, förvaltningschef, chef för kommunstyrelsens enhet och
bolagschef.
Innehåll
1. Chefs ansvar
2. Anställdas ansvar
3. Mobiltelefoni
1. Chefens ansvar
Ansvarar för att denna rutin efterlevs och följs upp.
•
Vid planerad frånvaro (t ex hela enheten borta) och oplanerad
frånvaro (t ex sjukdom) ska växeln meddelas.
•
Grupptelefon, arbetslagstelefon, lunchrum, personalrum motsv. där
det inte är lämpligt att använda hänvisningssystemet ska ett
röstmeddelande spelas in med hänvisning till bemannat svarsställe.
Alternativt kan telefonen vidarekopplas till expedition/reception eller
annan bemannad telefon. Eventuella undantag beslutas av chef.
•
Anknytning är normalt öppen för Sverigesamtal - avvikelser beslutas
av ansvarig chef.
•
Ansvarar för utbildning av nyanställda/anställda i
hänvisningssystemet Trio och rutiner kring telefoni.
o
Förändringar på arbetsplatserna ska i god tid anmälas till växeln t ex
vid nyanställning eller organisationsförändring.
Rubrik
Giltigt från
Telefonirutin, chefer och anställda
2010-01-01 ADM 6.2
•
Dok.nr
Sid nr
Beställer och avbeställer anknytningar samt abonnemang till
mobiltelefon via växeln.
2. Anställds ansvar
• Inkomna samtal besvaras snarast.
•
Vid externa samtal svara med förvaltning och/eller enhet, för- och
efternamn.
•
Vid utgående samtal presentera sig med för- och efternamn samt
Lidköpings kommun och förvaltning och/eller enhet.
•
Vid interna samtal svara med för- och efternamn.
•
Ring upp den som sökt och lämnat meddelande snarast, dock senast
inom 2 arbetsdagar.
•
Telefon ska alltid hänvisas vid frånvaro så att växeln kan lämna
korrekt information. Är du tillbaka innan hänvisningen upphört,
avbryt då hänvisningen så att du är anträffbar.
Se instruktion på intranätet under Service/Telefoni
•
Röstbrevlåda ska aktiveras, alternativt ska anknytningen
vidarekopplas till bemannat svarsställe.
Inspelat meddelande bör ge besked om att kund/brukare nått önskad
anknytning och ska formuleras kort och tydligt.
Förslag till inspelat meddelande:
Hej!
Du har kommit till Förvaltning/enhet Namn Namnsson.
Jag kan inte ta ditt samtal just nu men lämna gärna ett meddelande efter tonen så
hör jag av mig så fort jag kan.
•
Om en telefon "står och ringer" på avdelningen/enheten svara, ta
eventuellt meddelande och vid behov hänvisa anknytningen.
• Vid behov uppdatera dina uppgifter i hänvisningssystemet Trio.
Se information på intranätet under Service/Telefoni
3. Mobiltelefoni
• Mobilsvar ska aktiveras. Se exempel under stycket röstbrevlåda ovan.
•
Vid längre frånvaro t ex semester bör du läsa in ett tillfälligt svar.
Förslag till tillfälligt svar:
Hej!
Du har kommit till Förvaltning/enhet Namn Namnsson i Lidköpings kommun.
Jag har semester och är tillbaka dag månad.
Om ditt ärende är brådskande ring kommunens växel på 0510-770000.
•
För att undvika höga kostnader vid utlandsresa bör röstbrevlådan och
funktionen ActiveSync/Intellisync stängas av. Kontakta GöLiSka IT
för instruktioner.
P:\Lid\KI\KLK-personalen\Liselotte\ADM RUTINER fastställda\Telefoni\ADM 6.2_Telefonirutin chef anställd (2).doc
2(3)
Rubrik
Giltigt från
Telefonirutin, chefer och anställda
2010-01-01 A D M 6.2
Dok.nr
Sid nr
•
Vid stöld eller förlust ska telefonen omedelbart spärras.
Kontakta kommunens växel som har uppgifter om telefonen som gör
att det går att spärra både telefonen och samtalskortet. Anmälan ska
också ske till Polisen och enligt kommunens rutiner för
skaderapportering och försäkringsanmälan.
•
Du får använda din tjänstemobil för privata mobilsamtal och SMS
endast vid användande av så kallat prefix. Vid prefix får du faktura
till din hemadress för det privata nyttjandet.
•
Prefix fungerar inte om du skickar MMS eller svarar på ett
SMS/MMS genom att välja svara. Prefix fungerar inte heller vid
samtal, SMS och MMS från utlandet. I dessa fall ska avdrag via lön
göras.
P:\Lid\KI\KLK-personalen\Liselotte\ADM RUTINER fastställda\Telefoni\ADM 6.2_Telefonirutin chef anställd (2).doc
3(3)