1. No category

Beslutad 2015-04-11
LATINAMERIKAGRUPPERNAS
DELEGATIONS- OCH ARBETSORDNING
1. GENERELLA PRINCIPER FÖR DELEGERING OCH
BESLUTSFATTANDE INOM LATINAMERIKAGRUPPERNA
Delegations- och arbetsordningen är antagen av Latinamerikagruppernas styrelse den 16 aug
2014. Revideringar kan antas av styrelsen. En årlig översyn görs i augusti varje år. En separat
delegationsordning finns för kansliet i Stockholm och kontoren i Latinamerika. Revideringar av
den görs av verksamhetsledaren.
Latinamerikagrupperna har en organisationsstruktur med ett antal beslutsnivåer: årsmöte, styrelse,
AU, verksamhetsledare, koordinatörer, övrig personal. I organisationen kan medlemmar även
engagera sig i lokalgrupper och temagrupper. Latinamerikagrupperna strävar efter att vara en
organisation där delaktighet och insyn präglar beslutsfattande. Beslut fattas i allmänhet i
demokratisk ordning i samråd med olika instanser och personer. Det innebär att de som arbetar –
både ideellt arbetande och anställda – inom Latinamerikagrupperna tar aktivt ansvar för att alla
som berörs av ett beslut i möjligaste mån ges utrymme att vara delaktig, vilket både innebär att
fråga efter synpunkter före beslut samt att själv ta sig tid att lämna synpunkter i relevanta frågor.
Samråd och att öppna upp för synpunkter och diskussioner är en arbetsform som fungerar bra i
en relativt liten organisation som Latinamerikagrupperna med en ganska komplex verksamhet.
Det är också en nödvändighet för att minska det avstånd som uppstår i verksamheten.
2. ÅRSMÖTET
Ansvarsområde
Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ och det är det forum där föreningens
förtroendevalda utses. Alla medlemmar har rätt att närvara och delta aktivt i diskussioner om alla
frågor som rör föreningen, samt i förväg lägga motioner. Årsmötet anger inriktning på
verksamheten.
Beslut
Årsmötet:
 Beslutar om den strategiska, långsiktiga och politiska inriktningen för föreningen och
verksamheten, inklusive den strategiska långtidsplanen.
 Beslutar om budgetramar och -prioriteringar för hela verksamheten.
 Beslutar om föreningens policy och andra övergripande riktlinjer.
 Väljer styrelse och ordförande(n).
 Väljer externa och interna revisorer.
 Väljer valberedning.
 Fastställer resultat- och balansräkning och verksamhetsberättelse, samt beslutar utifrån
revisionsberättelsen om ansvarsfrihet för styrelsen.
 Beslutar om motioner och propositioner.
 Godkänner stadgeändringar (2/3 majoritet).
 Fastställer medlemsavgift.
 Godkänner nya medlemsorganisationer.
3. STYRELSE
1
Latinamerikagrupperna 802004-5681
3.1 STYRELSEN
Ansvarsområde
Mellan årsmötena är styrelsen föreningens högsta beslutande organ. Styrelsen ansvarar för att
årsmöte genomförs, att bereda ärenden som behandlas på årsmötet samt att dess beslut
genomförs. Styrelsen har också en viktig roll i att leda föreningen framåt och driva frågor som
styrelsen har identifierat behov av. Styrelsen ska sträva efter dialog med medlemmarna och en
levande deltagande förening mellan årsmötena. Styrelsen rapporterar till och ansvarar inför
årsmötet vad gäller föreningens utveckling och ekonomi. Styrelsen utser vice ordförande samt
firmatecknare för organisationen och personer som i förening har uttagsrätt från föreningens
konto. System för att dokumentera vilka personer som har uttagsrätt, budgetansvar och attesträtt
finns beskrivet i dokumentet Latinamerikagruppernas finansiella system (antagen av styrelsen
140513).
Styrelsen kan inom sig inrätta utskott för att bereda ärenden inom mer avgränsade områden och,
om styrelsen så finner lämpligt, till sådana utskott delegera viss beslutanderätt. Inrättande av
utskott får inte leda till att styrelsen förlorar överblicken och kontrollen över verksamheten eller
att informationen till styrelsen försämras. Beslut i utskott ska protokollföras. Styrelsen delegerar
arbetsuppgifter till respektive utskott, vilka sedan rapporterar tillbaka till styrelsen. Styrelsen
innehar dock yttersta ansvaret för uppgifterna och fattar också de slutgiltiga besluten.
Styrelsemöten äger rum ca sju gånger per år och planeras in vid första ordinarie styrelsemötet
efter årsmötet. Därutöver kan förekomma möten per telefon eller att beslut fattas per capsulam 1.
Styrelsen är beslutsmässig när minst hälften av ledamöterna är närvarande. Ordförande har
utslagsröst. I det fall föreningen har två ordföranden och dessa två röstat olika har förste vice
ordförande utslagsröst. Gäller även för telefonmöten, beslut per capsulam och beslut som fattas
genom andra forum. Alla beslut ska protokollföras. Underlag bör skickas ut till
styrelseledamöterna för att möjliggöra inläsning två helger före styrelsemötet. Underlagen skickas
ut per e-post och kopior skickas till interrevisorerna. Protokoll förs vid varje möte och
mötesordförandeskapet respektive sekreterarskapet roterar bland styrelsens medlemmar.
Protokollen ska numreras och skrivas under av mötesordförande samt sekreterare samt arkiveras
på Todas av verksamhetsledaren som är ansvarig för protokollarkiveringen. Vid varje ordinarie
möte ska följande ärenden tas upp:




Protokoll från föregående möte samt från arbetsutskottets möten som hållits efter
föregående styrelsemöte.
Val av ordförande, sekreterare och justerare.
Godkännande av dagordning.
Rapport från verksamhetsledaren.
Styrelsen har ansvar att säkerställa att det finns effektiva system för uppföljning och kontroll av
verksamheten och av ekonomin. Styrelsen ansvarar också för att det finns en tillfredställande
kontroll av efterlevnad av lagar och andra regler som gäller verksamheten. Styrelsen ser också till
att föreningen följer FRII:s kvalitetskod. Vidare har styrelsen en viktig roll i att se till att de
värderingar som stärker en positiv kontrollmiljö inom föreningen genomsyrar den.
Styrelseledamöter ska inte vara anställda i organisationen men kan, i undantagsfall, ha uppdrag för
organisationen utöver styrelseuppdraget. När detta sker på reguljär basis skall arbetsfördelningen
1
Beslut fattade mellan styrelsemötena.
2
Beslutad 2015-04-11
klargöras i styrelsens arbetsordning och i styrelsens instruktion för högsta tjänsteman. Tillfälliga
uppdrag skall bekräftas genom styrelsebeslut. Ordföranden kan arvoderas på 20% (se vidare
under Ordförande)
Alla styrelseledamöter är skyldiga att redogöra för jävsituationer. Styrelseledamöterna är skyldiga
att inte bereda ärenden, delta i beslut eller representera föreningen i frågor där jäv föreligger.
Styrelsen beslutar om det anses föreligga jäv för en enskild styrelseledamot.
Styrelsen har det övergripande arbetsgivaransvaret, inklusive arbetsmiljöansvaret, vilket till största
del har delegerats till verksamhetsledaren. Styrelsen tillsätter verksamhetsledaren, som ansvarar
för den operativa verksamheten. Tillsättningen äger rum genom en extern rekryteringsprocess.
Styrelsen fastställer dennes anställningsvillkor och lön. Verksamhetsledaren är adjungerad till
delar av styrelsemötet. Årligen genomför styrelsen ett utvecklingssamtal med verksamhetsledaren.
Beslut
Styrelsen:
 Ansvarar för verksamhetens inriktning mellan årsmöten, och att sätta riktlinjer och ramar.
 Beslutar om strategiska samarbetspartners (organisationer eller nätverk)
 Beslutar i övergripande ekonomiska frågor.
 Fattar beslut av principiell karaktär eller beslut för att fastställa och förtydliga tolkningar
av riktlinjer och planer.
 Fastställer årlig verksamhetsplan och budget.
 Beslutar om prioriteringar vid omfattande förändringar av Latinamerikagruppers
organisation.
 Godkänner nya lokalgrupper och temagrupper.
 Kan under exceptionella omständigheter och i avvaktan på årsmötesbeslut besluta att
avstänga medlem, lokalgrupp eller medlemsorganisation från att representera
Latinamerikagrupperna.
 Kan göra uttalanden i Latinamerikagruppernas namn.
 Beslutar om ekonomiska prioriteringar av principiell eller omfattande art och kostnader
som överstiger ramarna för föreningens fastslagna budget.
 Fastställer FRIIs kodrapport.
 Beslutar om Latinamerikagruppernas finansiella system.
 Beslutar om formella riktlinjer för kapitalplaceringar.
 Utser firmatecknare och personer som i förening har uttagsrätt från föreningens konton.
 Beslutar om riktlinjer för hantering av personal och personalfrågor inom
Latinamerikagrupperna bland annat genom att fastställa personalpolicy.
 Beslutar om lönesättning för kanslipersonalen.
 Beslutar om personalfrågor som rör verksamhetsledaren.
 Beslutar om anställning eller uppsägning av verksamhetsledare.
 Fattar beslut om politiska uttalanden och har rätt att uttala sig som styrelse, ordförande,
vice ordförande eller ledamot inom riktlinjerna för Latinamerikagruppernas verksamhet.
 Ansvarar för att verksamhetsledaren får den utbildning, resurser och befogenheter som
krävs för att leda arbetsmiljöarbetet i organisationen.
3.2 ORDFÖRANDE(N)
Ansvarsområde
Ordförande organiserar och leder styrelsearbetet samt driver föreningen framåt. Ordförande
följer och håller sig informerad om processer i verksamheten och bidrar till en levande
3
Latinamerikagrupperna 802004-5681
kommunikation inom styrelsen. Ordförande företräder Latinamerikagrupperna och
Latinamerikagruppernas ställningstaganden i offentliga sammanhang och gentemot andra
organisationer. Ordförande håller löpande kontakt med verksamhetsledaren och fungerar som
diskussionspartner och stöd för denne. Ordföranden ansvarar för att styrelsens arbete årligen
utvärderas samt att protokoll förs vid samtliga styrelsemöten och arbetsskottsmöten. Ordförande
ska även se till att samtliga protokoll är underskrivna enligt ovan.
Ordförande kan arvoderas på 20%. En förutsättning är att man är sittande ordförande vald av
årsmötet samt att ett styrelsebeslut bekräftar arvoderingen. I undantagsfall kan vice ordförande gå
in i ordförandes ställe och då överta arvoderingen under den aktuella perioden. Detta kan enbart
ske för en avgränsad period, utifrån särskilt motiverade omständigheter och beslut fattat av
styrelsen.
Beslut
Ordförande:
 Har rätt att utanordna medel (två personer i förening).
3.3 VICE ORDFÖRANDE
Vice ordförande utses av styrelsen på det första ordinarie styrelsemötet efter årsmötet. Minst en
vice ordförande och upp till tre vice ordföranden kan utses. Vice ordförande stöttar och ersätter
ordförande inom dennes ansvarsområden och uppgifter när ordförande är förhindrad att fullfölja
dessa eller när så delegeras. Om fler vice ordföranden så utses även vem som efterträder
ordföranden vid frånfälle, så kallat förste vice ordförande.
3.4 LEDAMÖTER
Ansvarsområde
Att sitta i Latinamerikagruppernas styrelse innebär ett personligt ansvar. Ledamoten ska ägna
uppdraget den tid och omsorg som behövs. Ledamoten ska självständigt bedöma de ärenden
styrelsen har att behandla, föra fram sina uppfattningar, göra egna ställningstaganden samt begära
kompletterande information om ledamoten anser nödvändig för att styrelsen ska kunna fatta väl
underbyggda beslut.
Ny styrelseledamot ska genomgå introduktionsutbildning.
Styrelsen har ansvar för att ha kontinuerlig kontakt med lokalgrupper, temagrupper och
medlemsorganisationer för att uppmuntra till aktivism.
3.5 STYRELSEUTSKOTT
Ansvarsområde
Styrelsen kan utse flera utskott beroende på verksamhetens inriktning för det kommande året.
Utskotten bereder ärenden och förbereder frågor som ska behandlas på styrelsemöten. Utskotten
samråder med verksamhetsledare och annan personal när det gäller prioriteringar och strategier
som faller inom utskottets ansvarsområde.
Styrelsen kan även utse ett arbetsutskott med ansvar att ta fram förslag på dagordning för
styrelsemötena samt att bevaka föreningens ekonomi och förmedla detta till övriga styrelsen.
Arbetsutskottet har regelbundna möten med verksamhetsledare och ekonomiansvarig kring detta.
Möjligheten finns också att ge ett arbetsutskott vissa befogenheter att sammankalla i akuta
situationer eller i extrema fall fatta beslut. Minst tre styrelseledamöter ska närvara när beslut fattas
och alla beslut ska protokollföras för att senare informeras resterande styrelse vid nästkommande
styrelsemöte.
4
Beslutad 2015-04-11
Vidare har arbetsutskottet funktion som överklagansenhet när personal anser att de utsätts för
systematiska trakasserier eller dylikt eller att Latinamerikagrupperna bryter mot lagstiftning utan
att verksamhetsledare utreder situationen.
3.6 VERKSAMHETSLEDARE (VL)
Ansvarsområde
Verksamhetsledare är tillsatt av styrelsen och är dess tjänsteman. VL bär inför styrelsen det
samordnande ansvaret för den operativa verksamheten. Styrelsens idéer, ställningstaganden och
beslut ska fungera som vägledning och riktlinjer för verkställandet av verksamheten. VL ska bidra
till en levande kommunikation mellan styrelsen och personalen.
Verksamhetsledaren har liksom styrelsen ett ansvar att se till att de värderingar som stärker en
positiv kontrollmiljö genomsyrar föreningen, med fokus på den operativa verksamheten. Det är
verksamhetsledarens ansvar att systemen för uppföljning och kontroll efterlevs och utvecklas.
Verksamhetsledaren styr och kontrollerar verksamheten (genom instruktioner, riktlinjer, krav på
rapportering, etc) samt genomför kontrollaktiviteter (tex slutattest). Verksamhetsledaren ansvarar
också för att var och en inom intern styrning och kontroll vet sin roll, sitt ansvar och sina
skyldigheter och att riskanalyser genomförs på kansliet. Vidare ansvarar verksamhetsledaren för
att styrelsen får den information den behöver för att kunna fullfölja sitt ansvar vad gäller intern
styrning och kontroll.
Beslut
Verksamhetsledaren:
 Fattar alla nödvändiga beslut för att verkställa styrelsens riktlinjer i policy, prioriteringar
och planer.
 Fattar alla operativa beslut inom ramen för strategiska samarbetsrelationer.
 Fattar beslut om ekonomiska prioriteringar och kostnader inom ramen för föreningens
fastslagna budget.
 Ansvarar för att organisera kansliet, region- och landkontor utifrån styrelsens
prioriteringar samt att delegera ansvarsområden, budgetansvar och attesträtter.
 Beslutar om omprioriteringar i fastslagna budgetar för olika anslag som går utanför
ramarna för koordinatörers eller handläggares dispositionsrätt.
 Har rätt att utanordna medel (två personer i förening).
 Beslutar i alla personalfrågor förutom lönesättning för kanslipersonal, lokalt tillägg till
kollektivavtalet för personal i Sverige och personalfrågor som rör verksamhetsledare och
personalpolicy.
 Har övergripande säkerhetsansvar för personalen
 Beslutar om rapporter och ansökningar till finansiärer (inte för egeninsatsstöd)
 Har övergripande budgetansvar, allmän attesträtt, samt rätt att slutattestera alla fakturor
som inte rör verksamhetsledaren.
4. LOKALGRUPPER, TEMAGRUPPER OCH MEDLEMMAR
Ansvarsområde
Lokalgrupper och temagrupper i föreningen ska verka i linje med föreningens syfte, stadgar och
policy, men har ett stort mått av självständighet i att välja sin organisationsform och sin
verksamhet. Lokalgrupper antar egna stadgar och röstar fram förtroendevalda eller har riktlinjer
och en vald kontaktperson för verksamheten. Det ligger på styrelsen och verksamhetsledaren att
kommunicera med lokal- och temagrupperna för att åstadkomma samordning av den ideella
5
Latinamerikagrupperna 802004-5681
verksamheten, men det ligger även i lokal- och temagruppernas intresse att samordna med resten
av föreningen. Lokal- och temagrupperna ansvarar för lokala aktiviteter och att de ligger inom
ramen för Latinamerikagruppernas styrdokument. En temagrupp kan självständigt göra
uttalanden och bedriva insamling som inte direkt faller inom ramen för Latinamerikagruppernas
arbete, men detta ska då framgå tydligt att det görs i temagruppernas namn, inte i
Latinamerikagruppernas.
5. INTERNREVISORER
Ansvarsområde
Internrevisorerna granskar styrelsens beslut och att de överensstämmer med gällande stadgar,
policy, långtidsplan, årsmötesbeslut, verksamhetsplan och andra styrdokument. Vidare
kontrollerar de att besluten leder till att metoder och arbetsformer på alla nivåer i föreningen
följer ovan nämnda styrdokument samt tagna beslut, stadgar, policy och andra styrdokument.
Internrevisorerna avger revisionsberättelse till årsmötet och kan där uttala sig där över
föreningens förvaltning, samt tillstyrker eller avstyrker ansvarsfrihet för föreningens styrelse.
6. VALBEREDNINGEN
Ansvarsområde
Valberedningen
förbereder
nomineringar
av
ledamöter
och
suppleanter
till
Latinamerikagruppernas
styrelse
och
internrevision
att
väljas
vid
årsmötet.
Nomineringsprocessen innebär dels att kommunicera med styrelsen om kommande behov av nya
ledamöter och dels att säkerställa att det finns valbara personer nominerade vid årsmötet.
Valberedningen förbereder även de nominerade för vad styrelseuppdraget innebär.
Valberedningen utses vid årsmötet.
6