Manual till HR-portalen
för timanställda
inom Division Social Omsorg
Reviderat datum: 2015-01-07
Kontakt
Bemanningscentralen
[email protected]
Telefon 24 89 60
Öppettider må-fr 6.15-17, lö-sö 6.15-14
Löneenheten
[email protected]
Telefon 45 73 00
Telefontid:
IT-support
[email protected]
Telefon 24 84 00
Öppettider må-fr 8-17
2
Innehåll
Kontakt.......................................................................................... 2
Bemanningscentralen .......................................................................... 2
Löneenheten ....................................................................................... 2
IT-support ............................................................................................ 2
Logga in i HRportal ...................................................................... 4
Lösenord ............................................................................................. 4
HRportalen.................................................................................... 4
Din kalender ................................................................................. 5
Välj period ........................................................................................... 5
Kalendervy .......................................................................................... 5
Lägga in tider ............................................................................... 6
Önska arbetstid ................................................................................... 6
Ta bort tid ............................................................................................ 6
Logga ut ........................................................................................ 7
Hur blir jag bokad i systemet? ................................................... 7
Bokad arbetstid ................................................................................... 7
Lönerapport .................................................................................. 8
Klarmarkering............................................................................... 8
Klarmarkera månad ............................................................................. 8
Se och ändra klarmarkering ................................................................ 9
Ändra kontaktuppgifter ............................................................. 10
3
Logga in i HRportal
Använd sökvägen https://hrportal.nykoping.se eller gå in via kommunens
webbsida: www.nykoping.se och väljer länken För medarbetare.
Dina inloggningsuppgifter är ditt användarnamn och lösenord som du har till
Nyköpings Kommuns intranät.
Har du inte fått dina inloggningsuppgifter kontaktar du Enhetschefen för
rekrytering: [email protected]
Lösenord
Om du misslyckas med att logga in 3 gånger spärras ditt lösenord i ungefär 15
minuter. Därefter kan du prova 3 gånger till, osv. Om du inte kommer ihåg ditt
lösenord kontaktar du IT-support på telefonnummer 24 84 00. De har öppet
vardagar kl. 8.00-17.00.
HRportalen
När du är inloggad kommer du till följande sida. Här finner du bland annat
länken till din lönespecifikation men också länk för att Lägga tider/Önska pass
när du kan och vill arbeta.
För att Lägga tider/Önska pass välj länken Min Arbetstid, du kommer då till
din kalender.
4
Din kalender
Välj period
Din kalender öppnas alltid med den period du senast var inne i. Du kan byta
period genom att klicka med pil framåt eller bakåt. Du kan även ange valfri
period genom att klicka här
Kalendervy
På bilden ovan ser du följande:
1. De aktuella dagarna i vald period visas.
2. Aktuella summeringar av arbetad tid.
3. Eventuella signaler om du brutit mot någon arbetstidsregel syns både i
planeringsvyn (som gula trianglar) och under aktuella summeringar. Tex
dygnsvila, veckovila, nära 165tim/mån. Detta gäller de pass du är påbokad.
5
Lägga in tider
Önska arbetstid
För att önska arbetstid högerklickar du på aktuell dag. Du får då upp en lista
med förvalda tider – markera den tid du kan arbeta. Observera att du endast
kan välja en tid. Om du vill arbeta nattpass önskar du arbetstid den morgon du
vill gå av nattpasset.
Så här ser din kalender ut när du har önskat arbetstid (önskad arbetstid är
röd):
Ta bort tid
För att ta bort tid du inte önskar arbeta högerklickar du på aktuell dag och
väljer alternativet ledig.
Samma sak kan du göra om du inte har blivit påbokad alla timmar som du har
önskat arbete – den övertaliga tiden går att ta bort. Observera att du aldrig kan
plocka bort tid då du är bokad på arbete.
6
Logga ut
När du är klar och vill lämna systemet, klicka på Avsluta uppe till höger i
bilden.
Hur blir jag bokad i systemet?
I det nya systemet blir du bokad via SMS. Dessa SMS går ej att besvara.
SMS skickas endast ut under Bemanningscentralens öppettider.
Vid akuta bokningar kan du även bli uppringd.
Hej,
Du är bokad och välkommen till
Arken Norrgården
18/12 kl 14:00-21:00
Med vänlig hälsning/
Bemanningen
Bokad arbetstid
När du är bokad på arbetspass ser det ut så här (bokad tid är blå):
7
Lönerapport
Du kan via Fliken Rapporter - Lönerapport ta fram ett underlag på dina
arbetade timmar.
Klarmarkering
Vid varje månadsskifte är det viktigt att du har klarmarkerat din arbetstid.
Cheferna på dina arbetsplatser ska sedan attestera att allt stämmer så att din
nästa lön kommer att baseras på rätt information.
Är det tider som inte stämmer kontaktar du chef eller schemaläggare på den
arbetsplats passet gäller, så rätt uppgifter kommer in i systemet.
Klarmarkeringen för en månad kan göras dag för dag, veckovis eller vid varje
månadsslut. Den ska vara gjord senast den 4:e i efterföljande månad för att
nästa lön ska baseras på korrekta uppgifter.
Klarmarkera månad
Utgå ifrån din kalender, och markera den sista dagen i den period du ska
klarmarkera.
8
Klicka sedan på Klarmarkera – Klarmarkera.
Nu visas en ruta där du bockar för vilken/vilka planeringsgrupper
klarmarkeringen gäller. Klicka sedan på Spara.
När du har klarmarkerat en period ska din/dina chefer attestera perioden, och
sedan går uppgifterna direkt till lönebehandling.
Se och ändra klarmarkering
När du har klarmarkerat en period blir bakgrunden orange i Kalendern.
När din chef sedan har attesterat perioden får den ljusgrön bakgrund.
När du har klarmarkerat en period kan du naturligtvis inte göra någon ändring i
den. Om du vill göra en ändring måste du först ta bort din klarmarkering, göra
ändringen, och sedan göra om din klarmarkering.
9
Om din chef redan har hunnit attestera perioden kan du inte ta bort din
klarmarkering, och alltså inte göra någon ändring.
Ändra kontaktuppgifter
Du ansvarar själv för att dina kontaktuppgifter är korrekta i systemet. För att
ändra dina kontaktuppgifter klickar du på fliken Personaladministration.
Klicka på ditt personnummer
Här kan du nu ändra dina uppgifter. Glöm inte att spara när du är klar.
En bekräftelse på dina ändringar skickas till angiven e-postadress.
10