Utbildning för
planerare
Orbit 5
Projektgruppen för Orbit 5 i Region Skåne, Lena Nordholm Kron
-1-
Innehållsförteckning
Inställningar
sid. 3
Listor, allmänt
sid. 4
Väntelistor för operationer och besök
sid. 7
Associerade besök i väntelistan
sid. 9
Planering från väntelista
sid. 9
Ta bort bokning
sid. 11
Kalla patient
sid. 12
Skriv ut
sid. 13
Veckoprogram
sid. 14
Funktioner i högerpanelen
sid. 15
Reservera tid på opsal
sid. 15
Patientöversikten
sid. 16
Varning
sid. 19
Byt operationsavdelning
sid. 19
Ordinerad utredning
sid. 20
Störning
sid. 21
Kallelser/brev
sid. 22
Referensmaterial och Rutindokument
sid. 26
-2-
Inställningar
Genom att klicka på pilen i ”Välkommen rutan”, under ”Mina inställningar” väljer du vad du vill se
när du öppnar Orbit och vilka planeringsmappar du vill ha. Under fliken ”Inställningar” i
Operationsprogrammet väljer du vilka operationssalar, anestesimottagning, dagar och klockslag du vill
se. Glöm inte att spara under Orbit symbolen högst uppe till vänster
Sök patient genom att skriva namn eller personnummer i rutan ”Sök patient”. För att se patienten i
gantt-schemat, högerklicka på raden och välj ”Visa bokningstidpunkten i gantt-schemat
-3-
LISTOR I OPERATIONSPROGRAMMET, ALLMÄNT
(sid. 45 i användarmanual)
Under Gantten finns flera listfunktioner i Orbit 5
• Akutlistan
• Dagens operationer
• Schemats operationstillfällen
• Vänte- och besökslistor
För listorna finns flera funktioner i en ”toolbar” (här visas väntelistans):
Klicka här för att
gruppera listan. En
extra list öppnas och
dit drar man fälten
man vill gruppera på
Klicka här om du
vill att listan ska
visa en, 3 eller
alla rader.
d d
Klick här för att skriva ut
listan. Man förhandsgranskar
först. Layouten är den som
bestämts för utskrift i
listdesignern
Refresh
av listan
Söker på allt i
listan, ex
personnummer
På dessa ikoner klickar man för
att skriva ut dokument/ brev
eller kalla markerade patienter.
Skillnaden är att man samtidigt
sätter status Kallad på patienten
med telefon ikonen.
Notera! Systemlistorna Akutlista, Dagens operationer och Schemats optillfällen uppdateras
hela tiden med automatik. Övriga listor ska man refresha för att få in senaste data.
Vid dubbelklick på listraderna hamnar man normalt i patientöversikten på aktuell
behandling.
För alla listor finns det höger musmenyer om man klickar på en viss rad. Dessa varierar
beroende på behandlingens status eller listans funktion.
Tooltipen på alla rader visar innehållet i fältet – användbart speciellt om raden klipps. Samma
gäller rubrikerna i listan.
-4-
Alla listor har en tooltip med patientdata. Denna visas längst till vänster.
Den lilla info-ikonen, som finns till varje lista, visar vilket urval listan har:
Längst till vänster i listorna finns ytterligare information:
– Varningsdata (från uppmärksamhetssynbolen)
– Skyddad identitet
– Associerade besök
-5-
Listor med parameterurval öppnas tomma. Vissa parametrar kan ha standarvärden ifyllda,
t.ex. Opererande enhet och Operationsavdelning. Om påloggad användare ingår i ett
parameterurval på operatörer så visas användaren i comboboxen som parameter.
Ange befintliga parametrar och klick och Sök
Detaljdelen i listorna ligger till höger och kan visa information som inte behöver vara sökbar
eller sorteringsbar eller om den består av längre textfält:
-6-
Sortering av listor görs genom att man klickar på en kolumnrubrik och då sorterar den först
stigande och sedan fallande (visas med liten pil)
Sortering kan göras på flera kolumner samtidigt genom att hålla ner Shift-tangenten och
klicka på rubrikerna.
Filtrering av listor görs genom att klicka på den lilla tratten i kolumnrubrikens högra hörn.
Den visas när man sätter muspekaren på rubriken. Här kan man filtrera på befintliga värden i
tabellen.
Väntelistor för operationer och besök
(sid. 51 i användarmanual)
Väntelistorna byggs upp i listdesignen och gäller för alla, för vissa kliniker eller specifika
användare.
-7-
Väntelistan består av de operationstillfällen eller besök som finns registrerade i systemet,
endast de operationstillfällen som finns på användarens klinik eller kliniker kommer att visas i
väntelistan (styrs av behörigheten).
Kolumnrubrikerna kan flyttas om under aktuell inloggning, kan även sorteras genom att
klicka på rubriknamnet. Det går att ha flera listor öppna samtidigt genom att öppna en ny flik.
Klicka på fliken Ny väntelista och välj en lista i comboboxen till höger.
Man kan lägga upp de listor man vill ha tillgängliga genom att klicka på Ny väntelista och
välj en ny lista i comboboxen. När alla listor är framme, spara inställningar via Orbitikonen
uppe till höger.
Från väntelistan kan du planera operationer genom drag-drop. Läs mer under planering.
Via höger musmeny i listan kan olika funktioner göras på markerad behandling
-8-
Associerade besök i väntelistan
(sid. 55 i användarmanual)
De operationstillfällen som har associerade besök visar ett plustecken längst till vänster i
väntelistan, klicka på detta för att öppna listan med besök.
Besök kan planeras/bokas från väntelistan genom att dra in ett operationstillfälle från
väntelistan på en besöksenhet, t.ex. Anestesimottagning. Bokningen visas då i gantten som en
stapel och i väntelistan visas ett plustecken till vänster i listan
Planering från väntelista
(sid. 56 i användarmanual)
Man kan planera från väntelistan med drag –drop eller via Planeringsguiden (som då visar
förslag på möjliga tider). Preliminärbokning är också möjlig.
Denna tid är den exakta tiden för bokningen
Om du klickar i knappen, Fäst mot behandlingar under fliken inställningar så limmar den ihop
den nya operationen med den föregående så att man lätt kan släppa och få operationerna utan
mellanrum. Vill du kunna planera behandlingar med överlappning ska den inte vara iklickad.
-9-
Regler finns som kontrolleras och meddelande visas om dessa bryts, om du är behörig att
bryta regler är denna knapp aktiv.
Om alla resurser inte finns eller alla regler inte är uppfyllda på den tiden man släpper
operationen, så kommer det upp en varning:
Om man svara Nej, måste man ha behörighet att bryta regler, då går bokningen igenom med
de resurser som kunnat bokas och eventuella regelbrott. Svara man Ja, får man upp följande
dialog:
Här kan man välja en annan resurs än den som inte är tillgänglig och komplettera med
assistenter eller artiklar.
- 10 -
Ta bort bokning
Om man tar bort en bokning som kompletterats med assistenter och/eller artiklar så får man
upp en dialogruta där man kan markera de resurser man vill spara tills det att patienten ska
bokas på nytt.
Om man tar bort en bokning med att bokat besök visas denna ruta där man kan välja om man
vill avboka även detta besök eller behålla bokningen
Som default är det valt att man inte ska göra något med dessa besök. Man kan Avboka
besöket eller Ta bort det helt; dvs. det ska även försvinna från patientdokumentet. Ta bort
rekommenderas i normalfallet för att inte ha kvar oplanerade besök. Väljer man Gör inget är
bokningen kvar.
- 11 -
Kalla patient
Man kan kalla en eller flera patienter från väntelistan. Man kan kalla utan att skriva ut
kallelse/brev och vice versa. Man kan också kalla patienter från patientdokumentets
Brevkontroll.
•
Markera den eller de patienter som ska kallas i listan, markera flera genom att hålla
shift-tangenten nertryckt och klicka på flera patienter i listan.
•
Klicka på Kalla-ikonen
bekräftelse visas:
eller välj Kalla patienten på höger musmeny. Följande
•
Svara Ja och en fråga kommer upp om kallelse ska skrivas ut
•
Svara Ja och välj kallelse i följande dialog:
Varje kallad patient ligger i en lista under varje brev, markera vilket brev som ska skrivas ut.
Brevet kan redigeras enskilt för de olika patienterna och sparas på patienten. Kopior av den
redigerade kallelsen kan skrivas ut i Brevkontrollen i patientdokumentet.
- 12 -
Den normala vägen att ångra en kallelse är att dokumentera en störning t.ex. när patienten
lämnar återbud. Om man av misstag råkat sätta patienten till Kallad kan man ångra det genom
att klicka på höger musmeny och välja Ångra kallelse, då slipper man planera om patienten.
Utskrivna brev ligger alltid kvar i brevkontrollen.
Skriv ut
Listorna kan skrivas ut från operationsprogrammet, startsida eller Sök behandlingar. Klicka på
skrivarknappen. Man kommer då till funktionen Förhandsgranska varifrån man skriver ut
listan.
- 13 -
Veckoprogram
En fast lista för veckoprogram finns under rubriken Funktioner längst till vänster
Samtliga fält måste fyllas i:
•
Ange datum. Listan startar på måndagen den vecka datumet finns.
•
Ange Organisationsenhet, den operationsavdelning som ska visas.
•
Ange salsgrupp om en begränsning inom opavdelningen ska göras.
•
Klicka Förhandsgranska frö att se listan på skärmen.
•
Klicka Skriv ut veckoprogram för att få en utskriven lista.
Listan visar operationerna från måndag till fredag sorterade i första hand på sal, i andra hand
på starttid för operationen.
- 14 -
Funktioner i högerpanelen
•
Registrera störning
•
Gå till opprogram tar med aktiv behandling i arbetslistan i
opprogrammet
•
Gå till uvabeläggning tar med aktivt optillfälle i arbetslistan i
beläggningsfunktionen.
•
Skriv ut….skriver ut alla sidrapporter för aktivt optillfälle.
•
Skriv ut operationskort
Länkar till Melior, Obstetrix etc. ligger längst ner i
högerpanelen.
Reservera tid på op-sal
Man kan reservera tid på en operationssal genom att högerklicka på berörd opsal och välj
Lägg till spärrning och skriv anledningen i rutan, denna text syns då på opsalen. Spärren
måste tas bort innan man kan planera på tiden för spärren.
- 15 -
Patientöversikten
Patientdokumentet öppnas från alla listor via höger musmeny, man kommer direkt in i
patientöversikten för den valda behandlingen. Gör man en sökning på personnummer eller
namn, får man en lista med patienter som matchar sökningen och kan välja mellan att
redigera patientuppgifter och öppna patientdokumentet.
Endast ett patientdokument kan vara öppnat åt gången, söker man fram en annan patient
måste man spara den första. Via en lista i Orbits huvudmeny, Tidigare patienter, kan man
återgå till den patient man arbetade med tidigare.
- 16 -
Genom att klicka på pilen uppe till höger, bredvid Uppmärksamhetssymbolen får man
fram adress, telefonnummer mm på patienten
Patientöversikten öppnas med en lista över optillfällen på användarens opererande
enhet/enheter synliga till vänster. Markera i navigeringslisten till vänster vilket optillfälle
eller besök det gäller. Listan döljs när man öppnar en sida i patientdokumentet.
I navigeringslisten till höger har man en överblick
över faserna och vilka sidor som är ifyllda. Listan
döljs när man öppnar en sida i patientdokumentet.
- 17 -
Här visas de optillfällen/besök som tillhör de enheter
som är kopplade till användaren
För att se andra enheters operationstillfällen måste man klicka på Övriga vårdenheter, då får
man en påminnelse om att man loggas med utökad
loggning (enl. Patientdatalagen).
Om patienten spärrat något vårdtillfälle för obehöriga så ligger dessa under Övriga
vårdenheter – spärrade.
När navigeringslistan till vänster/höger är stängd öppnas den genom att man klickar på pilarna
- 18 -
OBS! Om man av misstag sparat en sida kan man återställa fasen till vit genom att ta bort
uppgifterna på sidan och spara. Högerklicka på fasen och välj Återgå till ej påbörjad och
skriv varför sida ska återgå.
Varning
Varningarna är indelade i varningsgrupper som styr dem till en viss del i av
Uppmärksamhetsikonen, i tooltipen ser man mer information man kan också klicka på
ikonen.
Byt operationsavdelning
Byter man operationsavdelning får man automatiskt upp en lista över den nya
operationsavdelningens opkort. Överst visas de opkort som matchar opkortsnamn,
primäringrepp och primärdiagnos som redan är valda. Avviker det nya opkortet från det
gamla får man en varning. Tänk på att även byta vårdande enhet om platsen är någon
annanstans
- 19 -
Ordinerad utredning
Här lägger man till
ny ordination och tar
bort kommentarer
genom att klicka på
plustecknet
Under Lab i Skåne skriver man in bokade utredningar, dessa kan även hämtas till
kallelsebreven
- 20 -
Störning
Se Region Skånes direktiv för hantering av störningar i Orbit
Ströningsfunktionen öppnas via högerpanelen i patientöversikten, genom att högerklicka på
patienten i någon lista eller på operationsprogammet. Störningar registreras vid olika slags
avvikelser, t.ex. när patienten lämnar återbud, strykningar i samband med operation.
Störningar kan även registreras för besök.
Pennan markerar att störning redan finns registrerad på optillfället
Genom att klicka på Registrera störning öppnas lista över störningar. Ny störning registreras
genom att klicka på raden Lägg till en ny störning
Här ser man om det finns störningar på andra optillfällen
Denna knapp är tillgänglig när man öppnar störning från lista eller operationsprogram.
- 21 -
Beroende på vilket status operationstillfället har då störningen registreras, finns det olika
åtgärder att välja.
Status Anmäld – Ingen förändring, Avbryt behandlingen eller Överför till akut. Från
akutlistan finns alternativet Överför till elektiv.
Status Planerad eller Kallad – Ingen förändring, Överför till akut, Avbryt behandlingen och
Omplanera.
Status Operation pågår – Avbryt behandlingen eller Ingen förändring.
Status Opererad – Ingen förändring
Status Avbruten – kan man aktivera och då välja Ingen förändring, Överför till akut (till
elektiv för akut op) och Omplaneras. Om man väljer Omplaneras måste ev. registrerade tider
raderas.
Ingen förändring innebär att man inte ändrar ev. bokning eller status på optillfället.
Kallelser/brev
Det finns möjlighet att designa egna brev och kallelser i Orbit 5 man kan även importera
kallelser och brev som man använt i Orbit 4 eller i annat system för att utnyttja stommen av
dessa brev.(datafälten måste infogas på nytt)
Man utgår från organisationsstrukturen och väljer på vilken nivå brevet ska byggas. Man
designar brevet i bilden och väljer bland alla fält i systemet som ska användas i brevet.
Därefter väljer man var (i vilka listor och för vilka opkort) brevet ska vara tillgängligt.
I exemplet visas ett kallelsebrev från kirurgiska kliniken. Brevet är åtkomligt för användare på
alla under- och överliggande nivåer, men inte för sidonivåer såsom andra kliniker.
- 22 -
•
Klicka på Design i vänstermenyn – Brev/kallelser operation eller Brev/kallelser besök
•
Markera organisationsenhet som ska äga brevet/kallelsen
•
Klicka på Nytt kallelsebrev eller Nytt brev i menyraden. Endast kallelsebrev omfattas
av kallelserutinen
•
Namnge brevet under Benämning
•
Leta fram de fält under Urval som ska in i brevet under de egna och de fasta fälten och
välj dessa
•
Formulera brevet i Brevets design. Dubbelklicka på brevlayouten för att få fram
kallelsen i redigerbart skick
Importera kallelser
Infoga datafält under Infogamenyn
- 23 -
•
Under Arkiv-menyn kan man Importera befintliga kallelser
•
Om man börjar från början ska man skriva och layouta brevet. Bilder kan infogas (se
under fliken Infoga)
•
Placera muspekaren på sidan där ett datafält ska infogas
•
Klicka på Infoga datafält (under fliken Infoga) och välj ett fält i taget bland de fält där
data ska hämtas från optillfället. Fältet infogas omedelbart
•
Om Lab i Skåne är valt, radera rubrikerna och välj ”Inga kantlinjer” under Designmenyn för att inte få med dessa i brevet.
•
Man kan Förhandsgranska med testdata under samma flik
•
När brevet är klart – Spara under Arkiv-liken och stäng
OBS! Det finns flera flikar i menyn med olika funktioner för att redigera brevet
Nu återstår att ange vilka filter som ska finnas för brevet:
•
Markera de operationskort för vilka brevet ska visas direkt
•
Markera de listor i vilka brevet ska visas direkt
•
Spara och stäng
I väntelistan eller andra listor är brevet tillgängligt när man markerar en eller flera
optillfällen och klickar på Brevsymbolen vid listan.
Kallelsesymbolen är tillgänglig i väntelistan för planerade operationer/besök.
- 24 -
Brev som ska vara tillgängliga för denna lista visas under Välj brev.
•
Markera Tillhör listan och Tillhör operationskort för att få fram aktuellt brev
•
Redigera vid behov, annars skriv ut med Skriv ut-knappen eller Exportera till annan
brevfunktion
- 25 -
Ref.material:
•
Manual för användare ”Orbit 5 ett system för operationsplanering”
Rutindokument:
•
Operationsanmälan
•
Hantering av tidstyper i Orbit
•
Hantering av störningar
- 26 -