Nyheter - avstämning annan myndighet
VÄLKOMMEN TILL EKONOMIDAGEN! Ekonomidagen oktober 2015 Redaktör: Gabriele Nilsson AGENDA • Conny Kjell välkomnar och presenterar medarbetarna på Ekonomiavdelningen • Rose-Marie Kellqvist Sundström presenterar dagens program • Redovisning och projektredovisning • Kaffe och fika • Inköp och upphandling Varför uppföljning - Avtalsuppföljning • IT system IT komponenter-bakgrund - Raindance - Behörighet & rutiner • Avslutning - Rose-Marie Kellqvist Sundström avrundar eftermiddagen Ekonomidagen oktober 2015 NYHET Lathund Bokslut 2015 Inför bokslutet 2015 har vi sammanställt information gällande viktiga, återkommande bokslutspunkter och deras hantering i en lathund. Ekonomikalendern Är i stort sett klar och kommer att läggas på webben inom kort. Vi förbehåller oss dock möjligheten till ändringar om så krävs. OBS! Datum och tider i rött är preliminära och kan komma att ändras via mail till [email protected] Ekonomidagen oktober 2015 F-SKATT Viktigt att kontrollera om företag har F-skatt Den som anlitar ett företag bör alltid kontrollera att företagaren är godkänd för F-skatt. Till exempel: Om F-skattsedel inte finns och fakturan från samma företagare under ett år hamnar på minst kr 10 000 är det köparens ansvar att göra skatteavdrag, betala sociala avgifter och lämna kontrolluppgift till SKV. Tips: Kolla hos RATSIT eller SKVs Skatteupplysningen. Ekonomidagen oktober 2015 Momsregistreringsnummer (VAT) Alla som registreras för moms får ett momsregistreringsnummer av Skatteverket (internationellt även kallat VAT-nummer /Valued Added Tax = moms). I Sverige bygger numret på person- eller organisationsnummer. Momsregistreringsnumret inleds med den svenska landskoden SE och avslutas med 01. Inga bindestreck eller mellanslag får ingå i numret. Andra EU-länders konstruktion av momsregistreringsnummer Kontrollera ett VAT nummer via länken: Ekonomidagen oktober 2015 http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vieshome.do Representation • Ekonomidagen oktober 2015 Riktlinjer för representation, gåvor, mm, måste följas Över- och underskottsprojekt • Samtliga projekt som börjar på 199***** avslutas under november månad. • Resultat överförs till anslagsaktivitet, enhet och kostnadsbärare. • Bokföringsorder från projekthandläggaren. Inga fler bokningar från institutionerna fr o m 1 nov 2015. Ekonomidagen oktober 2015 Avgiftsfinansierad verksamhet • Uppdragsutbildning och konferenser (finansierad via uppdrag) vid fakturering använd konto 310*. • Uppdragsforskning vid fakturering använd konto 311*. • Full kostnadstäckning • 4 § Avgiftsförordningen – vid fakturering använd konto 33** med aktivitet 10*** - kurser anslag 20*** - fakultetsfinansierad forskarutbildning, anslag 30*** - fakultetsfinansierad forskning, anslag • Kräver inte full kostnadstäckning • Bidragsprojekt – ALDRIG FAKTURERING Ekonomidagen oktober 2015 Externa projekt i bokslut • Projektets dispositionstid. • Rutiner vid avslut av projekt. • Felbokningar enligt uppgifter i IVS ska vara korrigerade. Ekonomidagen oktober 2015 Projekt – erhållna förskott • Avstämning erhållna förskott konto 25**. • Genomgång av samtliga projekt som har saldo på dessa konton. • Aktivt – Giltig dispositionstid - Kontrakt Ekonomidagen oktober 2015 Säkerställa fordringar i bokslut • Avstämning fordran på forskningsbidrag- konto 163*. • Genomgång av samtliga projekt där saldo bokats upp som fordran. • Listor med saldo per 30 september Finns avtal som täcker fordran Åtgärd av fordran • Listor åter till ekonomiavdelningen senast 20 nov 2015. Ekonomidagen oktober 2015 Ett bidragsprojekt – fler projekt • Huvudprojektet saldo +/- per 31 december 2015. • Underprojekt saldo = noll per 31 december 2015. • Nollställning av underprojekt sker via 25**-konton (erhållna förskott). • Bokföringsorder till projekthandläggare senast 7 januari 2016. Ekonomidagen oktober 2015 Makulering av leverantörsfaktura Kommentarer/bilagor Alltid kreditfaktura i första hand Ekonomidagen oktober 2015 Leverantörsfakturor • Öppna poster i leverantörsreskontra inför bokslut • Ej konterade och utanordnade fakturor • Ca 1500 poster senast • Gissningar från vår sida = risk för fel Ekonomidagen oktober 2015 Inbetalningar • Betalningsvägar • Kontosträngar • Oidentifierade medel Ekonomidagen oktober 2015 Kontakt – redovisning & projekt Rose-Marie Kellqvist Sundström Redovisningschef [email protected] 08 – 67 470 47 Anne Krantz Chef sektionen för stiftelser och projektredovisning [email protected] 08 – 16 1917 Gabriele Nilsson Controller Bokslut, redovisningsfrågor [email protected] 08 – 16 3674 Daniel Johansson Kundreskontra, Leverantörsreskontra [email protected] 08 – 16 2066 Håkan Sixtensson Inbetalningar [email protected] Ekonomidagen oktober 2015 08 – 16 2132 Inköp och Upphandling Ekonomidagen oktober 2015 Varför är avtalstrohet viktigt? • Trovärdighet gentemot våra leverantörer. • Efterlevnad av lagar och regler, inte använda offentliga medel till olagliga inköp. • Vårda vårt renommé. Ekonomidagen oktober 2015 Varför är det viktigt att följa upp leverantörernas åtaganden? • Trovärdighet gentemot våra leverantörer. • För att få det vi betalar för. • För att få varor och tjänster som stödjer våra verksamheter. Ekonomidagen oktober 2015 Rent praktiskt En tjänst som avtalscontroller har införts för att hålla ihop arbetet med uppföljning av såväl avtalstrohet som leverantörernas avtalsefterlevnad Ekonomidagen oktober 2015 Avtalsuppföljning Ekonomidagen oktober 2015 AVTALSTROHET Ekonomidagen oktober 2015 Spendanalys Ekonomidagen oktober 2015 Vad är spendanalys? Vad köps? För hur mycket? Från vem? Av vem? På vilket sätt? Det som skiljer spendanalysen från ett traditionellt ekonomiperspektiv är att den skär genom hela ”universitet” och visar inköps- och leverantörsmönster oavsett leverantör, kostnadsställe och land. Ekonomidagen oktober 2015 Hur går man tillväga? 1. Datainsamling, från bl a Raindance och INYETT 2. Dataverifikation / ”tvätt” 3. Kategorisering 4. Presentation 5. Automatisering och upprepning Ekonomidagen oktober 2015 Tittar inte bara i backspegeln För att kunna utveckla en framgångsrik inköpsstrategi och proaktivt driva inköpsverksamheten så räcker det inte att styra med att enbart titta i backspegeln. Vad ligger i plan och budget för nästa år (gärna två år till)? Kommer volymerna att gå upp eller ner? Kommer vi sluta köpa vissa tjänster/produkter? Kommer det innebära att inköp från vissa leverantörer minskas helt eller delvis? Vilka investeringar är inplanerade? Vad i övrigt kommer att påbörjas som inte kan ses genom att bara titta på historiska siffror? Ekonomidagen oktober 2015 Avtalsdatabas Kommer att innehålla bl a: Lokala ramavtal Statliga ramavtal Innehåll, vad omfattar avtalet Avtalstid Kontaktperson Hur du beställer - avropsordning Avtalet Synpunkter på avtalet Ekonomidagen oktober 2015 Exempel på avtalsdatabas • Kravställd i upphandling ”upphandlingsstöd som tjänst” beräknat publiceringsdatum 2015-10-26 Ekonomidagen oktober 2015 Exempel Ekonomidagen oktober 2015 Exempel Ekonomidagen oktober 2015 Exempel Ekonomidagen oktober 2015 Exempel KOMMENTARER/ SYNPUNKTER SOM GÅR TILL AVTALSANSVARIG Ekonomidagen oktober 2015 Nya ramavtal på gång Blommor Busstransporter Catering Internrevision AV - rådgivning Ekonomidagen oktober 2015 Kontakt - inköp Therese Klaar Chef inköpssektionen [email protected] 08 – 16 4457 Thomas Torpfeldt Avtalscontroller [email protected] 08 – 16 1312 Ekonomidagen oktober 2015 IT system Ekonomidagen oktober 2015 Inloggning Ekonomidagen oktober 2015 Många komponenter och programvaror Ekonomidagen oktober 2015 Arkitekt och IT-Arkitekt AR Molntjänst E_BESTÄLLNINGAR Leverantörsfakturor RESKONTRA EK-REDOVISNING Ekonomidagen oktober 2015 Longaberger Company-huvudkontor amerikanskt företag som tillverkar handgjorda korgar i trä Ekonomidagen oktober 2015 Stenhuset i Fafe, Portugal Ekonomidagen oktober 2015 Dancing House, Prag Ekonomidagen oktober 2015 Kubus våningen, Rotterdam Ekonomidagen oktober 2015 Robot Building, Bangkok Ekonomidagen oktober 2015 Nuläge CGI-s molntjänst Stockholms universitet Utbetalningar BG och PG SUKAT Rapportsystemet IVS Inköp/Fakturaportal Raindanceportalen Ekonomisystemet (Raindance Classic) Budget-systemet/ Mercur Personalsystem Lön Ekonomidagen oktober 2015 SUbutiken Mamut Tekniska avd Lokalbokning Fastighets avd Hyresdebitering IT avd Debitering för telefoni IT avd Debitering för utskrifter Överföring Bokföringsorder, Leverantörsfakturor-inkomna, DEF-satta, makulerade Leverantörsfakturor: Ekonomidagen oktober 2015 Beställning av behörighet • Glöm inte prefektens (eller motsvarande) underskrift. • Avslut – glöm inte skicka blanketten. • Beställarbehörighet – ”lägsta” behörigheten. • Senaste blanketter gäller. • Uppdatera förteckning över attestberättigade/ utanordningsberättigande. Ekonomidagen oktober 2015 Support – glöm inte kontaktuppgifter! Ekonomidagen oktober 2015 Hur bra är ditt l##senord´? Lorrie Cranor ”Lösenordsmatta” (Security blanket) Ekonomidagen oktober 2015 Lösenord - MSP: ELO Ekonomidagen oktober 2015 Lösenord - Min inkorg Mina inställningar - Användare Ekonomidagen oktober 2015 Perspektivet? Ekonomidagen oktober 2015 Ekonomidagen oktober 2015 Ekonomidagen oktober 2015 Kontakt - systemansvariga Kent Kardell [email protected] 08 – 16 2526 Tiina Reiman [email protected] 08 – 16 2659 Ekonomidagen oktober 2015 Tack för att ni kom och lyssnade! Ekonomidagen oktober 2015
© Copyright 2024