VÄLKOMMEN
TILL
EKONOMIDAGEN!
Ekonomidagen oktober 2015
Redaktör: Gabriele Nilsson
AGENDA
•
Conny Kjell välkomnar och presenterar medarbetarna på Ekonomiavdelningen
•
Rose-Marie Kellqvist Sundström presenterar dagens program
•
Redovisning och projektredovisning
•
Kaffe och fika
•
Inköp och upphandling
Varför uppföljning - Avtalsuppföljning
•
IT system
IT komponenter-bakgrund - Raindance - Behörighet & rutiner
•
Avslutning - Rose-Marie Kellqvist Sundström avrundar eftermiddagen
Ekonomidagen oktober 2015
NYHET
Lathund Bokslut 2015
Inför bokslutet 2015 har vi sammanställt information gällande viktiga,
återkommande bokslutspunkter och deras hantering i en lathund.
Ekonomikalendern
Är i stort sett klar och kommer att läggas på webben inom kort.
Vi förbehåller oss dock möjligheten till ändringar om så krävs.
OBS! Datum och tider i rött är preliminära och kan komma att ändras via mail till
[email protected]
Ekonomidagen oktober 2015
F-SKATT
Viktigt att kontrollera om företag har F-skatt
Den som anlitar ett företag bör alltid kontrollera att företagaren är
godkänd för F-skatt.
Till exempel:
Om F-skattsedel inte finns och fakturan från samma företagare under
ett år hamnar på minst kr 10 000 är det köparens ansvar att göra
skatteavdrag, betala sociala avgifter och lämna kontrolluppgift till SKV.
Tips:
Kolla hos RATSIT eller SKVs Skatteupplysningen.
Ekonomidagen oktober 2015
Momsregistreringsnummer (VAT)
Alla som registreras för moms får ett momsregistreringsnummer av
Skatteverket (internationellt även kallat VAT-nummer /Valued Added
Tax = moms).
I Sverige bygger numret på person- eller organisationsnummer.
Momsregistreringsnumret inleds med den svenska landskoden SE och
avslutas med 01. Inga bindestreck eller mellanslag får ingå i numret.
Andra EU-länders konstruktion av momsregistreringsnummer
Kontrollera ett VAT nummer via länken:
Ekonomidagen oktober 2015
http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vieshome.do
Representation
•
Ekonomidagen oktober 2015
Riktlinjer för representation, gåvor,
mm, måste följas
Över- och underskottsprojekt
• Samtliga projekt som börjar på 199***** avslutas under
november månad.
• Resultat överförs till anslagsaktivitet, enhet och
kostnadsbärare.
• Bokföringsorder från projekthandläggaren.
Inga fler bokningar från institutionerna fr o m 1 nov 2015.
Ekonomidagen oktober 2015
Avgiftsfinansierad verksamhet
•
Uppdragsutbildning och konferenser (finansierad via uppdrag) vid
fakturering använd konto 310*.
•
Uppdragsforskning vid fakturering använd konto 311*.
•
Full kostnadstäckning
•
4 § Avgiftsförordningen – vid fakturering använd konto 33** med aktivitet
 10*** - kurser anslag
 20*** - fakultetsfinansierad forskarutbildning, anslag
 30*** - fakultetsfinansierad forskning, anslag
•
Kräver inte full kostnadstäckning
• Bidragsprojekt – ALDRIG FAKTURERING
Ekonomidagen oktober 2015
Externa projekt i bokslut
• Projektets dispositionstid.
• Rutiner vid avslut av projekt.
• Felbokningar enligt uppgifter i IVS ska vara korrigerade.
Ekonomidagen oktober 2015
Projekt – erhållna förskott
• Avstämning erhållna förskott konto 25**.
• Genomgång av samtliga projekt som har saldo på dessa
konton.
• Aktivt – Giltig dispositionstid - Kontrakt
Ekonomidagen oktober 2015
Säkerställa fordringar i bokslut
• Avstämning fordran på forskningsbidrag- konto 163*.
• Genomgång av samtliga projekt där saldo bokats upp
som fordran.
• Listor med saldo per 30 september
 Finns avtal som täcker fordran
 Åtgärd av fordran
• Listor åter till ekonomiavdelningen senast 20 nov 2015.
Ekonomidagen oktober 2015
Ett bidragsprojekt – fler projekt
• Huvudprojektet saldo +/- per 31 december 2015.
• Underprojekt saldo = noll per 31 december 2015.
• Nollställning av underprojekt sker via 25**-konton
(erhållna förskott).
• Bokföringsorder till projekthandläggare senast
7 januari 2016.
Ekonomidagen oktober 2015
Makulering av leverantörsfaktura
Kommentarer/bilagor
Alltid kreditfaktura i första hand
Ekonomidagen oktober 2015
Leverantörsfakturor
• Öppna poster i leverantörsreskontra inför bokslut
• Ej konterade och utanordnade fakturor
• Ca 1500 poster senast
• Gissningar från vår sida = risk för fel
Ekonomidagen oktober 2015
Inbetalningar
• Betalningsvägar
• Kontosträngar
• Oidentifierade medel
Ekonomidagen oktober 2015
Kontakt – redovisning & projekt
Rose-Marie Kellqvist Sundström
Redovisningschef
[email protected]
08 – 67 470 47
Anne Krantz
Chef sektionen för stiftelser och projektredovisning
[email protected]
08 – 16 1917
Gabriele Nilsson
Controller Bokslut, redovisningsfrågor
[email protected]
08 – 16 3674
Daniel Johansson
Kundreskontra, Leverantörsreskontra
[email protected]
08 – 16 2066
Håkan Sixtensson
Inbetalningar
[email protected]
Ekonomidagen oktober 2015
08 – 16 2132
Inköp och Upphandling
Ekonomidagen oktober 2015
Varför är avtalstrohet viktigt?
• Trovärdighet gentemot våra leverantörer.
• Efterlevnad av lagar och regler, inte använda offentliga
medel till olagliga inköp.
• Vårda vårt renommé.
Ekonomidagen oktober 2015
Varför är det viktigt att följa upp
leverantörernas åtaganden?
• Trovärdighet gentemot våra leverantörer.
• För att få det vi betalar för.
• För att få varor och tjänster som stödjer våra
verksamheter.
Ekonomidagen oktober 2015
Rent praktiskt
En tjänst som avtalscontroller har
införts för att hålla ihop arbetet med
uppföljning av såväl avtalstrohet som
leverantörernas avtalsefterlevnad
Ekonomidagen oktober 2015
Avtalsuppföljning
Ekonomidagen oktober 2015
AVTALSTROHET
Ekonomidagen oktober 2015
Spendanalys
Ekonomidagen oktober 2015
Vad är spendanalys?





Vad köps?
För hur mycket?
Från vem?
Av vem?
På vilket sätt?
Det som skiljer spendanalysen från ett traditionellt
ekonomiperspektiv är att den skär genom hela
”universitet” och visar inköps- och leverantörsmönster
oavsett leverantör, kostnadsställe och land.
Ekonomidagen oktober 2015
Hur går man tillväga?
1. Datainsamling, från bl a Raindance och INYETT
2. Dataverifikation / ”tvätt”
3. Kategorisering
4. Presentation
5. Automatisering och upprepning
Ekonomidagen oktober 2015
Tittar inte bara i backspegeln
För att kunna utveckla en framgångsrik inköpsstrategi och proaktivt
driva inköpsverksamheten så räcker det inte att styra med att enbart
titta i backspegeln.
 Vad ligger i plan och budget för nästa år (gärna två år till)?
 Kommer volymerna att gå upp eller ner?
 Kommer vi sluta köpa vissa tjänster/produkter?
 Kommer det innebära att inköp från vissa leverantörer minskas helt
eller delvis?
 Vilka investeringar är inplanerade?
 Vad i övrigt kommer att påbörjas som inte kan ses genom att bara
titta på historiska siffror?
Ekonomidagen oktober 2015
Avtalsdatabas
Kommer att innehålla bl a:
 Lokala ramavtal
 Statliga ramavtal






Innehåll, vad omfattar avtalet
Avtalstid
Kontaktperson
Hur du beställer - avropsordning
Avtalet
Synpunkter på avtalet
Ekonomidagen oktober 2015
Exempel på avtalsdatabas
• Kravställd i upphandling ”upphandlingsstöd som tjänst”
beräknat publiceringsdatum 2015-10-26
Ekonomidagen oktober 2015
Exempel
Ekonomidagen oktober 2015
Exempel
Ekonomidagen oktober 2015
Exempel
Ekonomidagen oktober 2015
Exempel
KOMMENTARER/
SYNPUNKTER SOM
GÅR TILL
AVTALSANSVARIG
Ekonomidagen oktober 2015
Nya ramavtal på gång
Blommor
Busstransporter
Catering
Internrevision
AV - rådgivning
Ekonomidagen oktober 2015
Kontakt - inköp
Therese Klaar
Chef inköpssektionen
[email protected]
08 – 16 4457
Thomas Torpfeldt
Avtalscontroller
[email protected]
08 – 16 1312
Ekonomidagen oktober 2015
IT system
Ekonomidagen oktober 2015
Inloggning
Ekonomidagen oktober 2015
Många komponenter och programvaror
Ekonomidagen oktober 2015
Arkitekt och IT-Arkitekt
AR
Molntjänst
E_BESTÄLLNINGAR
Leverantörsfakturor
RESKONTRA
EK-REDOVISNING
Ekonomidagen oktober 2015
Longaberger Company-huvudkontor
amerikanskt företag som tillverkar handgjorda korgar i trä
Ekonomidagen oktober 2015
Stenhuset i Fafe, Portugal
Ekonomidagen oktober 2015
Dancing House, Prag
Ekonomidagen oktober 2015
Kubus våningen, Rotterdam
Ekonomidagen oktober 2015
Robot Building, Bangkok
Ekonomidagen oktober 2015
Nuläge
CGI-s molntjänst
Stockholms universitet
Utbetalningar
BG och PG
SUKAT
Rapportsystemet
IVS
Inköp/Fakturaportal
Raindanceportalen
Ekonomisystemet
(Raindance Classic)
Budget-systemet/
Mercur
Personalsystem
Lön
Ekonomidagen oktober 2015
SUbutiken
Mamut
Tekniska
avd Lokalbokning
Fastighets
avd
Hyresdebitering
IT avd
Debitering för
telefoni
IT avd
Debitering för
utskrifter
Överföring
Bokföringsorder, Leverantörsfakturor-inkomna, DEF-satta, makulerade
Leverantörsfakturor:
Ekonomidagen oktober 2015
Beställning av behörighet
• Glöm inte prefektens (eller motsvarande) underskrift.
• Avslut – glöm inte skicka blanketten.
• Beställarbehörighet – ”lägsta” behörigheten.
• Senaste blanketter gäller.
• Uppdatera förteckning över attestberättigade/
utanordningsberättigande.
Ekonomidagen oktober 2015
Support –
glöm inte kontaktuppgifter!
Ekonomidagen oktober 2015
Hur bra är ditt l##senord´?
Lorrie Cranor ”Lösenordsmatta” (Security blanket)
Ekonomidagen oktober 2015
Lösenord - MSP: ELO
Ekonomidagen oktober 2015
Lösenord - Min inkorg
Mina inställningar - Användare
Ekonomidagen oktober 2015
Perspektivet?
Ekonomidagen oktober 2015
Ekonomidagen oktober 2015
Ekonomidagen oktober 2015
Kontakt - systemansvariga
Kent Kardell
[email protected]
08 – 16 2526
Tiina Reiman
[email protected]
08 – 16 2659
Ekonomidagen oktober 2015
Tack för att ni kom och lyssnade!
Ekonomidagen oktober 2015