Nyheter Office 2013
Nyheter Office 2013 1 Innehåll NYHETER I OFFICE 2013 .................................................................................................... 3 Programsviter av Office 2013............................................................................................... 3 Startskärmen ........................................................................................................................ 3 Senaste ............................................................................................................................ 4 Mallar............................................................................................................................... 4 Inloggning ........................................................................................................................ 4 Jobba i molnet med dina dokument .................................................................................... 5 Spara lokalt ...................................................................................................................... 5 Spara i molnet .................................................................................................................. 6 Öppna dokument ............................................................................................................. 7 Nya filformat ........................................................................................................................ 8 Välj mellan pek- eller musläge ............................................................................................. 9 Infoga bilder direkt från webben ....................................................................................... 10 Snabbare avstängning ........................................................................................................ 10 Ändra utseende och inställningar för ditt konto ................................................................ 11 Appar, Program för Office .................................................................................................. 11 NYHETER I WORD 2013 .................................................................................................. 14 Visa och dölj delar av ett dokument .................................................................................. 14 Förbättrad kommentarsfunktion ....................................................................................... 14 Öppna och redigera PDF-dokument .................................................................................. 15 Kom ihåg var du var i dokumentet ..................................................................................... 16 Nytt läsläge ........................................................................................................................ 17 Titta på video direkt i Word ............................................................................................... 18 Ny layoutfunktion för bilder och diagram .......................................................................... 18 Enkel markering vid spårade ändringar ............................................................................. 19 Nyheter för tabeller ........................................................................................................... 20 NYHETER I POWERPOINT 2013 ....................................................................................... 22 16:9 ny standardstorlek för bilder ..................................................................................... 22 Spara en presentation som film i MP4 ............................................................................... 22 Smarta guider ..................................................................................................................... 23 Animerade bildövergångar ................................................................................................ 23 Kommentarer ..................................................................................................................... 23 Uppdaterad Föredragshållarvy .......................................................................................... 24 NYHETER I OUTLOOK 2013 ............................................................................................. 26 Placera mappar i vilken ordning du vill .............................................................................. 26 Sök i hela postlådan automatiskt ....................................................................................... 26 Markerade avsändare ........................................................................................................ 28 Uppdaterad navigering ...................................................................................................... 29 Inget att göra-fält ............................................................................................................... 30 Nyheter i kalendern ........................................................................................................... 31 Kontakter ........................................................................................................................... 31 Inbyggd social nätverksintegrering ................................................................................ 32 Hitta dina olästa brev enkelt .............................................................................................. 32 Infogade svar...................................................................................................................... 33 ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 2 NYHETER I EXCEL 2013.................................................................................................... 34 Mindre nyheter .................................................................................................................. 34 Fönster bredvid varandra .............................................................................................. 34 Infoga nytt blad.............................................................................................................. 34 Snabbfyllning (Flash Fill)..................................................................................................... 34 Dela upp en kolumn med Snabbfyllning ........................................................................ 34 Slå ihop kolumner med Snabbfyllning ........................................................................... 36 Andra användningsområden ......................................................................................... 37 Snabbanalys ....................................................................................................................... 37 Nyheter för diagram........................................................................................................... 38 Rekommenderade diagram ........................................................................................... 38 Nyheter för infogade diagram ....................................................................................... 39 Enklare att skapa kombinationsdiagram ....................................................................... 40 Utsnitt i tabeller ................................................................................................................. 43 Extra tillägg i Excel.............................................................................................................. 44 PowerView ......................................................................................................................... 46 Inquire ................................................................................................................................ 51 Workbook Relationship och Worksheet Relationship ................................................... 51 Ta bort oönskad markering............................................................................................ 52 Workbook Analysis ........................................................................................................ 53 Pivottabeller ....................................................................................................................... 54 Pivottabeller via Snabbanalys ........................................................................................ 54 Rekommenderade pivottabeller.................................................................................... 55 Pivottabeller på det traditionella sättet ........................................................................ 56 Pivotdiagram och tidslinjer ................................................................................................ 56 ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 3 Nyheter i Office 2013 Programsviter av Office 2013 Office 2013 finns i dagsläget i ett antal olika programsviter: • • • • • • Office Hem och Student 2013. Innehåller Word, Excel, Powerpoint och OneNote. En licens. Office Hem och Småföretag 2013. Samma som ovan plus e-postprogrammet Outlook. En licens. Office Professional 2013. Det fullständiga paketet som innehåller Word, Excel, Powerpoint, Outlook, OneNote, Publisher samt Access. En licens. Office 365 Home Premium. Ger dig tillgång till fem licenser motsvarande Office Professional. Den innehåller även 60 minuters Skype-samtal per månad samt 27 GB onlinelagring på SkyDrive. Office 365 Small Business Premium. Ger dig tillgång till fem licenser motsvarande Office Professional. Den innehåller också 25 GB e-post och delad kalender samt möjlighet till onlinemöten med delat skrivbord, röst och video. Office 365 University. För studenter eller personal inom utbildning. Innehåller Word, Excel, Powerpoint, Outlook, OneNote, Publisher samt Access. Den innehåller även 60 minuters Skype-samtal per månad samt 27 GB onlinelagring på SkyDrive. Två licenser. Publisher, Access och OneNote finns endast för PC. Microsoft har även en molntjänst som heter Office 365 där du bland annat kan köra en webbaserad variant av Word, Excel, Powerpoint och OneNote i din webbläsare. Den här tjänsten vänder sig främst till företag och man betalar per användare och månad. Startskärmen När du öppnar Word, Excel eller PowerPoint möts du av en ny skärm som kallas Startskärmen (eng. Start Screen). Startskärmen i Word 2013. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 4 Startskärmen består av tre delar. Den färgade kolumnen till vänster där de dokument du har jobbat med tidigare visas, den stora ljusa ytan i mitten där du kan välja mellan olika mallar och inloggningsuppgifterna uppe i högra hörnet. Senaste Till vänster under rubriken Senaste (eng. Recent) visas de dokument du har arbetat med tidigare. Det är bara att klicka på ett dokument så öppnas det. Finns inte dokumentet du letar efter i listan så klickar du på Öppna andra dokument (eng. Open Other Documents) underst. Arbetar du ofta med samma dokument kan du också nåla fast det här om du önskar så att det alltid finns tillgängligt när du öppnar Word. Mallar I den stora ytan i mitten kan du välja att skapa ett dokument från någon av de mallar som Microsoft skickar med. Du kan naturligtvis lägga till eller ersätta dessa med egna mallar istället. Valet Tomt dokument (eng. Blank Document) uppe till vänster innebär att du öppnar Word med ett helt tomt standarddokument. Du kan också trycka på ESC-tangenten så hamnar du i Word med ett nytt, tomt dokument. Inloggning Uppe i hörnet visas hur du är inloggad. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 5 Du kan vara inloggad på med flera konton/på flera olika platser. Fördelen med det är att du direkt kommer åt de olika platserna från Word (eller andra program i Office). Gillar du inte Startskärmen kan du stänga av den genom att välja Arkiv, Alternativ, Allmänt (eng. File, Options, General) och sedan avmarkera alternativet Visa startskärmen när programmet startas (eng. Show the Start screen when this application starts). Jobba i molnet med dina dokument Att öppna och spara dina dokument fungerar nu lite annorlunda jämfört med tidigare. Förut kom du direkt in i en dialogruta, men nu kommer du istället till den uppdaterade Backstagevyn. När du sparar ett dokument i Word 2013 så kan det se ut så här: Spara lokalt Under rubriken Spara som (eng. Save As) kan du välja mellan olika platser att spara dokumentet på. Vill du spara det lokalt på din dator väljer du alternativet Dator (eng. Computer). Då visas de mappar du nyligen har sparat i till höger under Senaste mappar (eng. Recent Folders) Klicka på den mapp du vill spara dokumentet i så visas den gamla hederliga dialogrutan Spara som (eng. Save As). Vill du spara i en annan mapp som inte visas så klickar du på Bläddra (eng. Browse) och letar reda på den. Vill du alltid komma åt en mapp nålar du fast den genom att föra musen över mappen och sedan klicka på fästnålen som du visas till höger. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 6 Spara i molnet En av de stora nyheterna i Office är att det finns nu möjligheten att spara dokument direkt i molnet, t ex på SkyDrive eller en SharePoint-plats. Den stora fördelen med det är att du lätt kan komma åt dokumentet från flera olika platser och datorer. Du kan också dela med dig av dokument till andra och också jobba gemensamt i samma dokument. För att spara ett dokument på SkyDrive väljer du bara det alternativet i listan. Välj sedan den mapp du vill spara dokumentet i eller klicka på Bläddra (eng. Browse) för att välja en ny mapp. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 7 Spara i SkyDrive direkt från Word. Om du inte skulle vara inloggad på SkyDrive när du ska spara ditt dokument kan du göra det direkt från Word. Klicka bara på knappen Logga in (eng. Sign In) och följ sedan instruktionerna. Öppna dokument Att öppna ett dokument fungerar enligt samma filosofi som spara. Du väljer bara den plats du vill öppna dokumentet ifrån. Under alternativet Senaste dokument (eng. Recent Documents) kommer du åt de dokument du nyligen har arbetat med. Dessa kan du (som tidigare) också enkelt ”nåla fast” om det är så att det är vissa dokument som du arbetar ofta ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 8 med. Det gör du i så fall genom att föra musen över dokumentet du vill nåla fast och sedan klicka på nålsymbolen som visas längst till höger. Nåla fast dokument. Nya filformat Både Word, Excel och PowerPoint kommer med uppdaterade filformat. Filerna har samma ändelse som tidigare (.docx, .xlsx samt .pptx) men tidigare filer behöver konverteras för att vara fullt kompatibla med nya Office 2013. Detta görs lite annorlunda beroende på vilket program det är och hur gammal filen är. Dokument som är skapade i tidigare versioner av Word öppnas i Word 2013 i kompatibilitetsläge vilket visas i titelraden. För att konvertera dokumentet så väljer du Arkiv (eng. File) och klickar sedan på knappen Konvertera (eng. Convert) (under valet Info). En dialogruta visas där du bekräftar dina ändringar och sedan är det klart och det är bara att spara dokumentet med det nya formatet. I Excel och PowerPoint kan det också vara så att dokumentet öppnas i kompatibilitetsläge och om så är fallet gör du på samma sätt som i Word för att konvertera dokumentet. Men om du öppnar ett dokument som exempelvis är skapat i Excel eller PowerPoint 2010 i motsvarande program för 2013 så kommer du inte att märka någon skillnad. Vill du vara säker på att alla nya funktioner ska fungera fullt ut är det bästa att ändå spara om de gamla dokumenten i de nya formaten. Det gör du genom att öppna det gamla dokumentet och sedan välja Spara som (eller trycka på F12) och sparar dokumentet med samma namn. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 9 Noterat dock att om du har t ex känsliga Excel-dokument med mycket makron och/eller pivottabeller så kan det vara en god idé att kontrollera att allting i dokumentet verkligen fungerar i det nya filformatet. Då kan ett alternativ vara att spara dokumentet med ett nytt namn så att du fortfarande har kvar det gamla originalet ifall det skulle vara så att vissa funktioner inte längre fungerar som de ska. Välj mellan pek- eller musläge En annan nyhet är att det går att välja utseende på Office beroende på om du arbetar som tidigare med mus eller om du jobbar med en pekskärm. Det kan vara användbart t ex om du visar en presentation på en platta eller pekskärm. Du kommer åt valet genom att anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst (eng. Quick Access Toolbar) och där välja Pek- eller musläge (eng. Touch/Mouse Mode). När du gör det läggs knappen Pek- eller musläge (eng. Touch/Mouse Mode) till i verktygsfältet Snabbåtkomst där du kan välja vilket läge du vill använda. I läget Peka (eng. Touch) så finns det mer utrymme mellan olika val och kommandon så att det ska bli enklare att komma åt dessa från en pekskärm. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 10 Pekläge i PowerPoint. Normalt (mus) läge i PowerPoint. Den här funktionen ska aktiveras automatiskt när du använder en pekskärm men om den inte gör det så är det alltså här du ställer in vilket läge du vill arbeta med. Infoga bilder direkt från webben Du kan nu hämta och infoga bilder direkt från webben via Office. Det gör du genom att välja Infoga, Onlinebilder (eng. Insert Online Pictures). Här kan du välja att söka efter bilder du vill infoga, att söka bland ClipArt på Office.com eller också logga in för att infoga bilder från t ex Facebook, Flickr eller någon annan plats. Snabbare avstängning Microsoft har försökt snabba upp Office lite vilket du bland annat kan märka i form av en snabbare avstängning. När du stänger ett program, t ex genom att klicka på krysset uppe i det högra hörnet så stängs programmet ner omgående till skillnad från tidigare då det ibland ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 11 kunde ta en liten stund beroende på hur snabb dator du hade och hur stora dokument du arbetade med. Ändra utseende och inställningar för ditt konto Om du vill ändra inställningarna för ditt konto eller utseende på Office så kommer du åt detta genom att välja Arkiv, Konto (eng. File, Account). Här kan du lägga till och ändra information för dina konton, ansluta och ta bort konton och du kan också ändra Office-bakgrund och Office-tema. Appar, Program för Office En nyhet som finns för Word, Excel och Project är möjligheten att använda appar. Det är olika typer av tillägg som du kan lägga till i de olika programmen för att utöka funktionaliteten. Appar som egna applikationer och påverkar därför inte varandra som t ex tillägg i Excel kan göra ibland. Du kommer åt dem under fliken Infoga (eng. Insert) och sedan knappen Program för Office (eng. Apps for Office). ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 12 Första gången du gör det finns förmodligen inga appar att välja eftersom du inte har lagt till några. För att lägga till en app väljer du Visa alla (eng. Show all) och loggar sedan in på Office Store där du kan lägga till de appar du vill ha. En del måste du betala för, en del kan du hämta hem gratis. När du har lagt en app så finns den sedan tillgänglig från menyn. Vi ska titta på hur du kan använda en app. (Exemplet nedan kräver tillgång till Internet för att fungera.) Låt oss anta att du har lite försäljningsstatistik från några olika kontor. Nu vill du visualisera det vilket naturligtvis är enkelt att göra med något av alla de diagram som Excel tillhandahåller. Men ett alternativ kan istället vara att visa informationen med en kartapp som Bing Maps. Börja med att infoga Bing Maps genom att välja Program för Office, Bing Maps (eng. Apps for Office, Bing Maps). Det kommer att se ut något i den här stilen. Markera sedan dina data och klicka på ikonen Plot locations i övre högra kanten i kartappen (inringat på bilden ovan). ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 13 De olika regionerna markeras i form av fyllda cirklar på kartan och cirklarna har också olika storlek baserat på hur mycket försäljningen har varit i respektive region. Allting fungerar också dynamiskt så om du har skrivit fel eller vill ändra på något värde så uppdateras det direkt i kartan. Fiffigt. När detta skrivs finns det inga appar på svenska, men ett antal att välja mellan på engelska så det är bara att botanisera för att se om du hittar något som passar dig. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 14 Nyheter i Word 2013 Visa och dölj delar av ett dokument En mycket användbar nyhet i Word är möjligheten att dölja och visa delar av dokumentet med ett enkelt klick, ett sorts integrerat dispositionsläge. Förutsättningen för att det ska fungera är att du använder dig av de inbyggda rubriknivåerna i Word. När du gör det och för muspekaren över rubriken så visas en liten pil till vänster om rubriken. Klicka på pilen för att dölja allt innehåll för den rubriken. Genom att klicka på pilen så fälls allt innehåll under rubriken ihop och endast rubriken visas. Klicka på pilen en gång till för att visa innehållet igen. För att visa allt innehåll klickar du bara på pilen igen. På detta sätt kan du alltså enkelt dölja och visa olika delar av dokumentet. Smidigt. Förbättrad kommentarsfunktion Word 2013 har fått en uppdaterad och förbättrad kommentarsfunktion. Du kan lägga till en kommentar t ex genom att högerklicka och välja Ny kommentar (eng. New Comment). Ett annat sätt är att välja Infoga, Kommentar (eng. Insert, Comment). Kommentaren hamnar då till höger i dokumentet. Detta är inte några direkta nyheter i sig, men kommentaren har snyggats till lite, genom att klicka på symbolen så kan du få mer information om den som har skapat kommentaren, du ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 15 kan skapa en Lync-konversation med honom/henne, med mera. Men sedan finns också en nyhet längst till höger i kommentaren, där du genom att klicka på den lilla symbolen direkt kan svara på den som har gjort kommentaren. Klicka på symbolen för att svara på kommentaren… …så kan du direkt skriva in ett svar. Vill du ta bort kommentarerna så högerklickar du på dem och väljer Ta bort kommentar (eng. Delete Comment). Det finns också ett nytt alternativ som heter Markera kommentar som färdig (eng. Mark Comment Done). Det gör att kommentaren blir nedtonad men fortfarande finns kvar om det är så att man vill spara en historik över kommentarerna så att man i efterhand kan gå igenom dem. Färdiga kommentarer. Öppna och redigera PDF-dokument En mycket trevlig nyhet är att du nu kan öppna och redigera PDF-dokument direkt i Word. Du öppnar dokumentet som vilket annat dokumentformat som helst. När du gör det konverteras dokumentet till ett redigerbart Word-dokument där du sedan kan göra de ändringar du vill precis som i ett vanliga dokument. Eftersom du har konverterat dokumentet till ett Word-dokument måste du komma ihåg att spara det som ett PDF-dokument när du är klar. Det kan du t ex göra genom att spara som vanligt. När du gör det visas dialogrutan Spara som (eng. Save As) där du väljer PDF som filformat. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 16 Du kan också välja att exportera dokumentet som PDF. Det gör du genom att välja Arkiv, Exportera, Skapa PDF-/XPS-dokument (eng. File, Export, Create PDF/XPS document) och sedan klicka på knappen Skapa PDF/XPS (eng. Create PDF/XPS). Värt att notera Även om den här funktionen är användbar finns det några saker som kan vara bra att känna till. PDF-dokumentet får inte vara skyddat, för då går det inte att redigera. Beroende på hur PDF-dokumentet ser ut kan det också vara så att konverteringen ändrar på layouten i det befintliga PDF-dokumentet. Så det kan vara värt att ta en extra titt så att allting ser ut som det ska efter det att du har gjort dina redigeringar. Kom ihåg var du var i dokumentet Det finns nu en smidig funktion som snabbt tar dig till den plats där du arbetade eller slutade läsa senast. När du öppnar ett dokument du har läst eller arbetat med tidigare så visas en informationsruta som talar om var du befann dig när du slutade med dokumentet. Det är bara att klicka på rutan så flyttas du till senast använda plats. Råkar du klicka i dokumentet så fälls rutan ihop men då är det bara att klicka på den lilla symbolen för att rutan ska visas igen. Klicka på symbolen för att fälla ut rutan. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 17 Den här funktionen fungerar också om du arbetar med ett dokument online från olika datorer. I sammanhanget kan också den gamla trotjänaren SKIFT+F5 nämnas som fungerar på samma sätt. Nytt läsläge Word 2013 har begåvats med ett nytt läsläge som underlättar läsningen av ett dokument, t ex om du vill läsa det på en läsplatta. Du kommer åt läsläget genom att klicka på symbolen Läsläge (eng. Read Mode) i statusfältet eller genom att välja Visa, Läsläge (eng. View, Read Mode) i menyfliksområdet. Det nya läsläget. När du väljer läsläget hittar du knappar för att bläddra framåt och bakåt i dokumentet på respektive sida. Knapp för att navigera framåt. Du hittar också några menyval som du kan använda för att t ex söka på nätet, ändra färger och layout samt lite annat. I läsläget kan du också dubbelklicka (eller snabbt trycka två gånger med fingret på en läsplatta/pekskärm) för att snabbt zooma in en bild, tabell eller ett diagram. För att återgå till det vanliga läget trycker du på ESC eller klickar på knappen för Utskriftslayout (eng. Print Layout) i statusfältet. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 18 Titta på video direkt i Word Det går nu att lägga in videofilmer i Word som går att titta på direkt. Det gör du genom att välja Infoga, Onlinevideo (eng. Insert, Online Video). När du gör det öppnas dialogrutan Infoga Video (eng. Insert Video) där du antingen kan söka efter en video eller infoga den direkt om du redan har en färdig inbäddningskod. Du kan också logga in om du vill infoga videoklipp från YouTube och andra platser. För att söka efter något skriver du bara in det du vill söka efter och klickar på söksymbolen till höger i fältet. Då visas alla träffar på det du sökte efter. Sedan är det bara att dubbelklicka på en video du vill infoga (eller markera den och sedan klicka på knappen Infoga (eng. Insert)). Videon läggs in i Word och det går att spela upp den direkt genom att klicka på Play-knappen. Ny layoutfunktion för bilder och diagram När du infogar en bild, SmartArt eller ett diagram får du tillgång till den nya knappen Layoutalternativ (eng. Layout Options). Den gör det enkelt att välja hur bilden ska placeras i förhållande till texten. Markera bilden så visas knappen uppe till höger. Genom att klicka på knappen får du tillgång till de olika alternativen. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 19 Den nya knappen Layoutalternativ. Du kan också ändra storleken på bilden och direkt ser hur det ser ut med de olika layoutalternativen, så kallad Livelayout. När du flyttar bilden får du också hjälp av de nya justeringsstödlinjerna (eng. Alignment Guides) som hjälper dig att placera bilden/objektet så att det linjerar korrekt med andra bilder eller objekt. Enkel markering vid spårade ändringar Det nya läget Enkel markering (eng. Simple Markup) gör det enklare att arbeta med spårade ändringar i dokument. När du granskar ett dokument med spårade ändringar i läget Enkel markering så visas bara ett streck i kanten på de platser där det finns ändringar. Genom att klicka på strecket så ser du alla ändringar som har gjorts i dokumentet. Klicka igen för att dölja dem. Du kommer åt det genom att välja Granska, Enkel markering (eng. View, Simple Markup). ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 20 Nyheter för tabeller Tabellerna i Word 2013 innehåller några nya nyheter. Det är nu lätt att infoga rader eller kolumner i en existerande tabell. Det är bara att föra muspekaren till en kant antingen mellan två kolumner eller två rader så visas ett plustecken. Klicka på plustecknet för att infoga en ny kolumn… Klicka bara på plustecknet så infogas den nya raden/kolumnen automatiskt. …så infogas den nya kolumnen automatiskt. Det är för övrigt också ett väldigt smidigt sätt att lägga till nya rader. Ett annat alternativ är att markera en rad eller en kolumn, då visas en snabbmeny där du också kan välja att lägga till rad eller kolumn. Då kan du också välja var den ska placeras. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 21 På samma sätt kan du göra för att ta bort en kolumn eller rad. Markera raden/kolumnen och klicka sedan på Ta bort (eng. Delete) i snabbmenyn som visas. Det finns också ett nytt verktyg under fliken Design som heter Kantlinjepennan (eng. Border Painter) som du kan använda för att ”måla” linjerna i din tabell. Klicka på Kantlinjepennan och välj sedan tjocklek, färg och kantlinjeformat. Sedan ”målar” du på linjerna i tabellen för att använda formatet. Snyggt? Skulle du få till en kantlinje du är extra nöjd med, kan du också kopiera den till andra tabeller. Det gör du genom att välja alternativet Hämta kantlinjeformat (eng. Border Sampler) underst bland de olika kantlinjeformaten. Sedan hämtar du bara formatet genom att klicka på det så kan du sedan använda det i den nya tabellen. På samma sätt kan du göra om du vill återställa ett format som du inte är nöjd med. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 22 Nyheter i PowerPoint 2013 16:9 ny standardstorlek för bilder PowerPoint använder nu bredbildsformat (widescreen) 16:9 som standardformat på sina bilder istället för som tidigare 4:3. Bredare bilder med andra ord. Det är dock enkelt att välja mellan 4:3 och 16:9 om du vill ändra. Det gör du i så fall genom att klicka på Design, Bildstorlek (eng. Design, Slide Size) och sedan välja den storlek du vill använda. Spara en presentation som film i MP4 Det går nu att spara en presentation direkt som en film i formatet MP4. Det innebär att det går att spela upp presentationen på datorer, plattor och andra plattformar som saknar stöd för PowerPoint. För att spara en presentation som MP4 så väljer du Arkiv, Spara som (eng. File, Save As), väljer plats och väljer sedan MP4 som filformat i dialogrutan Spara som. I Skapa MP4-videos av dina presentationer. Beroende på hur stor presentationen är och hur snabb din dator kan det lite tid att spara om presentationen till videoformat. Du kan följa förloppet nere i vänstra hörnet i statusfältet. Vill du avbryta har du alltid möjlighet att klicka på det lilla krysset till höger om informationsstapeln i statusfältet. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 23 Smarta guider Smarta guider (eng. Smart Guides) är en ny funktion som gör det enkelt att placera ritade objekt på samma avstånd och i linje med varandra. I Office 2010 fanns det en funktion där du kunde se att objekten låg i linje med varandra. Nytt för 2013 är att du också kan se att de ligger på samma avstånd från varandra. Mycket användbart. Stödlinjer för att placera objekt i linje och på rätt avstånd från varandra. Animerade bildövergångar En (gammal) nyhet i PowerPoint 2013 är animerade bildövergångar, det vill säga, olika typer av effekter när man byter bild i ett bildspel. Det här har funnits tidigare, men har utökats rejält i och med den nya versionen. Det finns nu ett stort antal övergångar du kan välja mellan. Du kommer åt dem genom från fliken Övergångar (eng. Transitions). Ett urval av de animerade övergångar som finns att tillgå i PowerPoint 2013. Kommentarer Du lägga in kommentarer även i PowerPoint om du så önskar. Det gör du enklast genom att klicka på alternativet Kommentarer (eng. Comments) i statusfältet. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 24 När du gör det så öppnas ett åtgärdsfönster till höger där du sedan klickar på knappen Ny (eng. New) för att skapa en ny kommentar. Även här kan du svara på kommentaren, bläddra mellan kommentarer och ta bort kommentaren genom att klicka på det lilla krysset som visas i det övre högra hörnet på kommentaren när du håller muspekaren över densamma. Kommentaren visas sedan som en pratbubbla i övre vänstra hörnet i bilden. Det gör att du kan visa/se kommentaren även om åtgärdsfönstret skulle råka vara stängt. Uppdaterad Föredragshållarvy Föredragshållarvyn (eng. Presenter View) kan du använda för att köra bildspelet på en skärm och sedan en vy för dig på en annan skärm där du ser bild plus dina anteckningar, förhandsgranskning av nästa bild, en timer och lite annat smått och gott. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 25 Föredragshållarvyn. Föredragshållarvyn har funnits i tidigare versioner men har ibland varit lite svår att få att fungera på ett bra sätt. Det har man försökt åtgärda så nu räcker det med att kryssa i rätt ruta så fungerar resten automatiskt. PowerPoint känner exempelvis själv av vilket som är den externa skärmen så du slipper visa dina anteckningar för åhörarna medan du själv får bildspelet på din egen skärm. Rätt ruta kommer du åt genom att välja Bildspel, Använd föredragshållarvy (eng. Slide Show, Use Presenter View). Sedan är det bara att köra bildspelet som vanligt. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 26 Nyheter i Outlook 2013 Outlook 2013. Placera mappar i vilken ordning du vill Outlook 2013 innehåller flera användbara nyheter. En sådan är att det nu går att flytta omkring mappar precis som du vill utan att de som tidigare behöver ligga i bokstavsordning. En välkommen nyhet. Placera mappar i vilken ordning du önskar. Sök i hela postlådan automatiskt En annan välkommen nyhet är att Outlook nu söker automatiskt i hela postlådan när du gör en sökning till skillnad från tidigare när sökningen skedde i den aktuella mappen. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 27 Sök i hela postlådan automatiskt. Det finns också en knapp som heter Inkludera äldre resultat (eng. Include Older Results). Inkludera äldre resultat. Det här är en ny funktion som möjliggörs av att det nu går att ställa in hur länge meddelanden sparas lokalt på datorn (offline). Den inställningen kommer du åt genom att välja Arkiv, Kontoinställningar och sedan Kontoinställningar igen (eng. File, Account Settings, Account Settings). ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 28 Markera sedan ditt konto och klicka på Ändra (eng. Change). I dialogrutan som öppnas finns valet Använd Cachelagrat Exchange-läge (eng. Use Cached Exchange Mode) där du kan ställa in hur länge e-post ska behållas lokalt på datorn (offline). I fallet ovan är detta 12 månader men det går att ändra genom att dra i reglaget. Det här innebär alltså att e-posten sparas lokalt på din dator i maximalt 12 månader, sedan läggs den över på servern. Det innebär också att om du inte hittar vad du söker så kan du prova Inkludera äldre resultat för att även söka i äldre e-post. Värt att notera är då att den sökningen kommer att ta lite längre tid. Vill du spara äldre e-post lokalt ökar du bara värdet här, men då kommer också din postlåda att ta upp mer utrymme lokalt på din hårddisk. Markerade avsändare En annan nyhet är att avsändarnamnet nu visas med lite större text för att lyfta ut det jämfört med övrig text. Det har att göra med att många filtrerar ut sina brev beroende vem man får det ifrån vilket nu underlättas av att namnet syns lite tydligare. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 29 Avsändarnamn med lite större text. Ytterligare ett alternativ lyfta fram viktiga brev är markera dem som olästa. För att markera ett brev som oläst så klickar du bara i den lilla blåa kanten till vänster om avsändaren/rubriken i brevet. Brevet markeras då som oläst. Klicka en gång till så markeras det som läst. Läst brev. Klicka till vänster om avsändare/rubrik för att markera det som oläst. Oläst brev. Klicka till vänster om avsändare/rubrik för att markera det som läst. Vill du ta bort ett brev kan du enkelt göra det genom att klicka på krysset som visas i högerkant på varje brev när du för muspekaren över brevet. Uppdaterad navigering En annan nyhet är att navigeringen mellan de olika delarna i Outlook nu ser lite annorlunda ut. Nere till vänster i Outlook finns ikoner som du använder för att förflytta dig och när du för muspekaren över en ikon så visas en förhandsgranskningsruta för just den delen. Om du t ex för muspekaren över ikonen för kalendern så visas en förhandsgranskning av kalendern med dagens händelser. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 30 Inget att göra-fält I tidigare versioner av Outlook så fanns det ett att göra-fält till höger. Det är nu borttaget och en anledning till det är att Microsoft har försökt att göra ett lite renare gränssnitt som ska fungera även för pekskärmar. Det går dock att få tillbaka att göra-fältet genom att högerklicka på någon av ikonerna nere till vänster och sedan välja Fäst översikten (eng. Dock the peek). Då kommer kalendern i det här fallet att placeras fast i högra kanten av Outlook. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 31 Dockad kalender. För att ta bort det du har dockat, stänger du bara ner det genom att klicka på krysset uppe i högra hörnet som vanligt. Nyheter i kalendern Även kalendern i Outlook 2013 har fått sig en ansiktslyftning och lite nya funktioner. En sådan är att du nu direkt ser de närmaste dagarnas väder i överkant av kalendern. Det kan ju vara en trevlig nyhet, i alla fall om det är fint väder… Se vädret direkt i kalendern. Du kan välja mellan olika orter genom att klicka på den lilla pilen direkt till höger om den valda orten och sedan lägga till orten du är intresserad av. Kontakter En annan del av Outlook som har fått sig en ansiktslyftning är kontakterna eller Favoriter (eng. People) som den numera heter. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 32 Inbyggd social nätverksintegrering Möjligheter att integrera Outlook med olika sociala nätverk fanns även i Outlook 2010 men det förutsatte att du laddade ner och installerade ett tillbehör till Outlook. Det behövs inte i Outlook 2013 utan nu finns den funktionen som standard. Det innebär att du själv kan bestämma om du vill integrera Facebook eller LinkedIn tillsammans med Outlook. (Om inte de funktionerna är avstängda.) Skulle samma kontakt finnas på flera ställen så kommer dessa att slås ihop vilket innebär att du slipper ha en massa dubbletter bland dina kontakter. När du väljer kontakten visas också information om varifrån informationen har hämtats. Hitta dina olästa brev enkelt En mycket välkommen nyhet är att det nu är enkelt att hitta olästa brev. Genom att klicka på knappen Oläst (eng. Unread) filtreras alla olästa brev ut. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 33 Hitta alla olästa brev genom att klicka på knappen Oläst. För att visa alla brev igen klickar du bara på knappen Alla (eng. All). Infogade svar Du kan nu svara på ett meddelande direkt i läsfönstret så att du slipper öppna ett separat fönster varje gång du ska svara på ett brev, ett så kallad infogat svar (eng. inline reply). Vad som också händer när du svarar på det sättet är att så länge som du inte har skickat iväg brevet så kommer det att visas som ett utkast (eng. draft) i Inkorgen i Outlook. Det försvinner så fort du skickar brevet. Om du ångrar dig och inte vill skicka brevet så klickar du bara på Ta bort (eng. Delete) till höger ovanför Skicka-knappen Vill du öppna svaret i ett eget fönster som det var tidigare klickar du på knappen Ta fram (eng. Pop Out). ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 34 Nyheter i Excel 2013 Mindre nyheter Fönster bredvid varandra En av de bästa nyheterna i Windows 7 var möjligheten lätt placera två fönster bredvid varandra på skärmen. Tyvärr fanns det inte stöd för att (på ett enkelt sätt) göra detta i Excel men det har man ordnat till nu i och med Excel 2013. Nu är det bara att dra och lägga två Excelböcker bredvid varandra, precis som för andra program och dokument. Äntligen, två Excel-böcker bredvid varandra! Infoga nytt blad Den här ser lite annorlunda ut jämfört med tidigare versioner. Dels så finns det som standard nu bara en flik, dels så lägger du till nya flikar genom att klicka på plussymbolen Nytt blad (eng. New Sheet). Klicka på plussymbolen för att lägga till ett nytt blad. Snabbfyllning (Flash Fill) Snabbfyllning (eng. Flash Fill) är en mycket användbar nyhet i Excel 2013. Med den kan du snabbt och enkelt skapa nya kolumner med innehåll som du enkelt väljer från kolumner som du redan har. Låter det komplicerat? Det är det inte. Dela upp en kolumn med Snabbfyllning Låt oss anta att du har en kolumn med för- och efternamn på det här sättet: ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 35 Ett klassiskt problem är att man vill dela upp en sådan här kolumn i för- och efternamn så att man exempelvis ska kunna sortera enkelt på efternamn. Det finns lite olika sätt att lösa detta på i tidigare versioner av Excel, men nu kan du alltså med fördel använda dig av Snabbfyllning. I fallet ovan vill jag alltså få alla efternamnen från kolumn A att hamna i kolumn B. Detta kan du göra på lite olika sätt, men ett enkelt är att skriva in det första efternamnet så här: Sedan klickar du på Fyll, Snabbfyllning (eng. Fill, Flash Fill) uppe till höger under fliken Start (eng. Home). Vips så fylls resten av kolumnen ut automatiskt med resterande efternamn! ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 36 Excel gissar här att du vill fylla ut kolumnen med just efternamnen vilket i det här fallet stämmer alldeles utmärkt. Vill du istället ha förnamnen gör du på samma sätt fast skriver ett förnamn i en ny kolumn istället. Om du tycker det här är användbart finns det också ett kortkommando du kan använda, CTRL+E. Du kan också börja skriva på nästa namn så gissar Excel resten av kolumnen och du kan direkt bekräfta med ENTER. Slå ihop kolumner med Snabbfyllning På samma sätt som du kan dela upp en kolumn med Snabbfyllning så kan du också slå ihop kolumner med Snabbfyllning. Om vi antar att du nu istället redan har två kolumner med föroch vill slå ihop dessa så fungerar Snabbutfyllning lika bra där. Ställ dig i den tredje kolumnen, skriv för- och efternamn, tryck CTRL+E och simsalabim så skapas den nya kolumnen! Skulle det vara så att det inte blir som du har tänkt dig eller du ångrar dig av någon annan anledning kan du alltid klicka på symbolen Snabbfyllningsalternativ (eng. Flash Fill Options) och välja Ångra snabbfyllning (eng. Undo Flash Fill). Det klassiska CTRL+Z fungerar också bra. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 37 Andra användningsområden Eftersom du kan välja vilken del som ska hämtas från en kolumn finns det många användbara områden för Snabbfyllning. Du kan t ex använda det för att ta bort inledande nollor, avidentifiera personnummer och mycket annat. Vi tycker att det är en mycket bra funktion. Avidentifiering av personnummer. Borttagande av inledande nollor. Snabbanalys Snabbanalys (eng. Quick Analysis) är en ny funktion som gör det enkelt att snabbt visa din information på olika sätt. Låt oss anta att du har lite försäljningsstatistik som ser ut så här: Om du markerar statistiken så visas en knappen för Snabbanalys nere i högra hörnet. Klickar du på den visas ett antal olika funktioner i Excel sorterade i kategorier. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 38 Som standard är kategorin Formatering (eng. Formatting) vald och du kan där välja olika formateringsalternativ. Det finns också en inbyggd förhandsgranskning så att du direkt kan se hur ditt val kommer att se ut, innan du väljer det. Formatering med alternativet Färgskala valt. När du har hittat ett alternativ som du tycker passar, klickar du bara på det för att välja det. Som du säkert ser finns det ett flertal olika kategorier här, du kan välja mellan olika diagram, miniatyrdiagram, tabeller med mera. En mycket användbar funktion. Nyheter för diagram Rekommenderade diagram En annan nyhet i Excel är det nu finns ett alternativ som heter Rekommenderade diagram som du kan använda om du är lite osäker på vilken typ av diagram du vill skapa. Du kommer åt den bland de andra diagrammen genom att välja Infoga (eng. Insert) och sedan Rekommenderade diagram (eng. Recommended Charts). ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 39 Sedan kan du i en dialogruta välja mellan några olika diagramtyper som Excel föreslår utifrån det data du har markerat. Om du inte tycker att något av de föreslagna diagrammen passar, kommer då lätt resten av diagrammen genom att klicka på fliken Alla diagram (eng. All charts). Nyheter för infogade diagram När du sedan har skapat diagrammet har det också kommit lite nyheter. Det finns nu ”bara” två flikar för Diagramverktygen – Design och Format. Tidigare fanns det också en tredje flik vilken innehöll detaljerade inställningar för diagrammet. Dessa har nu flyttats ned till själva diagrammet där det nu finns tre nya knappar vid sidan av diagrammet. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 40 Kommer du exempelvis på att du vill ha dataetiketter i diagrammet kan du klicka på plustecknet, markera Dataetiketter (eng. Data Labels) och dessutom välja hur du vill att dessa ska placeras. Du kan också göra olika inställningar för diagramrubriker och förklaringar härifrån. Under ikonen Diagramformat (eng. Chart Styles) kan du välja mellan olika stilar och färger på diagrammet och under ikonen Diagramfilter (eng. Chart Filters) slutligen, kan du filtrera innehållet i diagrammet på olika sätt. Enklare att skapa kombinationsdiagram Ett kombinationsdiagram är som namnet antyder en kombination av två eller flera olika diagram i Excel. Möjligheten att skapa sådana har funnits tidigare, men är nu lite enklare. Kombinationsdiagram kan du exempelvis använda när du vill se hur en prognos har fallit ut i verkligheten. Låt oss anta att vi har gjort en liten årsbudget och nu vill se hur den har stämt överens med det faktiska resultatet. Då kan du naturligtvis använda t ex ett vanligt stapeldiagram men med ett kombinationsdiagram blir det lite tydligare och snyggare. Du kommer åt det genom att välja Infoga och sedan Infoga kombinationsdiagram (eng. Insert, Insert Combo Chart). Det finns några förvalda varianter och som vanligt visas en förhandsgranskning av det diagram du har valt. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 41 Det här fungerar bra om du inte har för många serier eller kategorier men om du har det så kan Excel bli lite förvirrat. Låt oss anta att du har delat upp försäljningen i olika delområden så att det ser ut så här istället: Om du nu infogar ett kombinationsdiagram på samma sätt så ser det lite konstigt ut. Inte så snyggt. Excel vet inte hur de olika diagrammen ska kombineras men det är ganska lätt att ändra på genom att skapa ett anpassat kombinationsdiagram. Vi ska titta lite snabbt på hur det fungerar. Markera din försäljning och klicka på alternativet Skapa anpassat kombinationsdiagram (eng. Create Custom Combo Chart). ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 42 I dialogrutan som öppnas visas en förhandsgranskning av diagrammet och undertill kan du välja vilken typ av diagram du vill ha för varje serie. Det du letar efter är Staplad stapel (klicka och välj det mittersta alternativet överst) för de första tre serierna (så att de hamnar ovanpå varandra) och sedan Linje för Budget (den kan du med andra ord låta vara som den är). Du ser med en gång i dialogrutan hur dina val kommer att se ut. När du är nöjd klickar du på OK. Snyggt. Det finns många användbara variationer du kan göra med kombinationsprogram, får du hålla på en stund hittar du säkert flera som du kommer att gilla. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 43 Utsnitt i tabeller Tabeller är ju användbara dels om du snabbt vill kunna filtrera dina listor, dels för att snabbt få en lite snyggare layout på listorna. Tabeller har funnits med ett tag i Excel men har fått en ansiktslyftning i nya versionen. Det som har tillkommit är funktionen Utsnitt (eng. Slicer) som fanns för pivottabeller i Excel 2010. Den gör det ännu lite enklare att filtrera ut information på olika sätt. För att använda utsnitt så skapar du först en tabell av din lista genom att stå i listan och sedan välja Infoga, Tabell (eng. Insert, Table). När du gör det markeras listan/tabellen och du hamnar på fliken Design. En bit till vänster här finns knappen Infoga utsnitt (eng. Insert Slicer). När du gör det visas ett fönster där du ska välja vilka kolumner du vill filtrera på. I det här fallet väljer vi Vin samt Land och klickar på OK. Nu visas två nya fönster med innehållet i det vi valde. Fördelen med det här är nu att du lätt kan filtrera ut olika delar bara genom att klicka på de delar du vill visa. Vill du exempelvis visa alla röda viner från Frankrike klickar du bara på Rött respektive Frankrike så filtreras de alternativen ut. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 44 Vill du ändra filtreringen så klickar du bara på krysset vid ”tratten” uppe i högra hörnet på fönstret för att ta bort det existerande filtret och så skapar du ett nytt. Smidigt. Extra tillägg i Excel Om du har Office 2013 Professional så följer det med några extra tillägg som är mycket användbara. Det är PowerView, Inquire och PowerPivot. Dessa är förmodligen inte installerade som standard utan du måste lägga till dem för att kunna använda dem. Det gör du genom att välja Arkiv, Alternativ (eng. File, Options) och klicka på alternativet Tillägg (eng. Add-Ins) nere till vänster. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 45 I dialogrutan som öppnas väljer du COM-tillägg i listrutan Hantera (eng. Manage) och klickar sedan på Gå (eng. Go). Ytterligare en dialogruta öppnas där du väljer vilka tillägg du vill lägga till. Markera allihop och klicka sedan på OK för att stänga dialogrutan och återgå till Excel. Du får nu tillgång till ett par nya menyflikar längst till höger i Excel. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 46 Under fliken Infoga (eng. Insert) finns också valet PowerView en bit till höger. PowerView PowerView är ett nytt verktyg som låter dig att presentera mycket information på ett mer lättillgängligt sätt. Det är framförallt användbart när du arbetar med stora listor och datamängder eftersom du med PowerView lätt kan välja ut vad du vill visa i en egen rapport. Så här kan en del av en sådan lista se ut: För att använda PowerView så ställer du dig först någonstans i listan (annars så kommer du bara att få ett tomt blad) och väljer Infoga, PowerView (eng. Insert PowerView). Eventuellt behöver du bekräfta att du vill aktivera tillägget, bekräfta i så fall med OK. Sedan skapas en helt ny flik i Excel som heter PowerView plus en siffra, första gången är det siffran 1, sedan räknas den bara upp som för vanliga blad. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 47 På det nya bladet visas din lista till vänster och till höger kan du nu välja vilka fält du vill visa. Finessen med det här är nu att du enkelt kan välja vad som ska visas och hur det ska visas. Vill du exempelvis visa vad varje säljare har sålt för så avmarkerar du alla alternativ utom Säljare och Totalpris i PowerView-fältet till höger. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 48 Då kommer bara den informationen att visas som en tabell i visningsfältet till vänster. Vad du nu också enkelt kan göra är att skapa ett diagram utifrån din valda information/tabell. Vill du exempelvis skapa ett stapeldiagram så väljer du bara Kolumndiagram, Grupperad stapel (eng. Column Chart, Clustered Column). Vad som då händer är att din tabell omvandlas till ett stapeldiagram istället. Du kan också lägga till fler filtrerade urval bredvid varandra. Det gör du genom att klicka på en tom yta utanför din existerande tabell/diagram och sedan göra ett nytt urval från PowerView-fältet till höger. Du kanske vill se hur mycket varje produkt har sålt, då markerar du bara Produkt och Totalpris så ser det ut så här: ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 49 Och du kan naturligtvis göra om även den tabellen till ett diagram om du så önskar. Här finns också ett alternativ att lägga till en karta vilket fungerar på samma sätt som kartappen vi visade under generella Office-nyheter i början av detta material. Du har också möjligheter till ytterligare filtrering. Du kanske bara vill visa vissa säljare eller produkter eller vad det nu kan vara. Då drar du bara ut det eller de fälten du vill filtrera på till filtervyn direkt till vänster om PowerView-fältet. Sedan kryssar du i det eller de fälten du vill filtrera på. De ändringar du gör återspeglas direkt i respektive tabell eller diagram. För varje alternativ du väljer (tabell, diagram, karta etc.) så har du också möjligheter att ändra olika inställningar. Det gör du i så fall i nedre högra hörnet under PowerView-fältet. Något som är väldigt snyggt med PowerView är att du kan göra flera diagram som visar information dynamiskt beroende på vilket diagram du har valt. I fallet ovan med säljare och produkter så kan du klicka på en säljare så visas automatiskt hur många produkter han har ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 50 sålt. På samma sätt så kan du klicka på en produkt, t ex apelsiner och då visas automatiskt hur många apelsiner som respektive säljare har sålt. Standard. Klicka på Cinderella så visas hur mycket hon har sålt av respektive produkt. Klicka på Apelsiner så visas hur mycket apelsiner respektive säljare har sålt. Tjusigt. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 51 Inquire Inquire använder du när du vill få mer information om dina filer och din information i Excel. Du kanske länkar till information från andra filer eller andra filer kanske länkar till ditt dokument. Då kan du använda Inquire för att se hur filerna hänger ihop. Workbook Relationship och Worksheet Relationship Låt oss anta att du har ett större Excel-dokument med länkar till olika filer och du vill få en överblick över vilka filer som används egentligen. Då klickar du bara på Inquire och sedan Workbook Relationship. Då öppnas ett fönster där du direkt ser vilka filer du använder dig av i ark. I fallet ovan se vi att vi hämtar information från fyra separata filer. Vi ser också att en av filerna – Sverige.xlsx – hämtar information från vårt ark, eftersom den pilen är dubbelriktad och ikonen är tonad i gult. Länkade filer. Du kan också få med även hur olika flikar inom arbetsboken relaterar till varandra (vilka formler som länkar till andra blad). Då klickar du istället på knappen Worksheet Relationship. Då kan det se ut så här: ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 52 Länkade filer och flikar. Här visas vilka flikar som länkar till vad. På bilden ovan kan vi se att fliken exlinks länkar till de externa filerna som vi såg på förra bilden, vi ser att fliken inlinks länkar till olika blad inom dokumentet och så vidare. Genom att klicka på den lilla plussymbolen vid respektive ikon så kan du se om det finns ytterligare länkar för den fliken eller dokumentet. Du kan också klicka på minussymbolen om du vill fälla ihop just det trädet för att få lite bättre överblick. Vill du gå ner på ytterligare detaljnivå finns även knappen Cell Relationship. Det finns också en knapp som heter Compare Files som du kan använda för att jämföra två filer med varandra för att se var det finns skillnader mellan filerna. Ta bort oönskad markering Som bekant kan du i Excel bakgrundsmarkera rader eller kolumner. Vad som då är lätt hänt är att man istället för att bara markera den del av raden/kolumnen som innehåller data, markerar hela kolumnen eller raden, det vill säga till kolumnens/radens slut i Excel. Det gör dels att det inte blir så snyggt och dels kan det också innebära att dokumentet växer lite i storlek. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 53 Oönskad markering. Råkar du ut för det här så finns det nu en funktion i Inquire som löser detta. Du väljer bara Inquire, Clean Excess Excel Formatting och sedan om du vill använda det i hela arbetsboken eller på det aktuella bladet. Sedan så rensar Excel bort den markering som ligger utanför celler som saknar data, inte ligger inom ett diagram eller liknande. Smart. Workbook Analysis Med Workbook Analysis kan du kontrollera hur din arbetsbok är uppbyggd. Du kan se länkade filer om sådana finns, hur många blad arbetsboken innehåller och vad de heter, du kan se dolda blad, formler, dolda rader och kolumner och mycket annat. Ett mycket användbart verktyg när du snabbt och enkelt vill få en överblick över vad din arbetsbok innehåller och har för kopplingar. Workbook Analysis. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 54 Pivottabeller Med hjälp av en pivottabell kan du snabbt filtrera fram uppgifter, göra beräkningar och skapa pivotdiagram. Pivotera betyder vrida och vända. Du kan skapa en viss pivottabell och i efterhand manipulera och studera dina data – tabellen är interaktiv. Dina ursprungsdata finns hela tiden kvar ograverade. Pivottabeller är ingen nyhet i Excel, men problemet har tidigare varit att många har dragit sig för att använda pivottabeller eftersom det har ansetts lite krångligt. Det är något som Microsoft har försökt åtgärda i den här versionen och det finns nu några nya, enklare sätt att arbeta med pivottabeller. Det ena är att skapa dem via Snabbanalys som vi har tittat på tidigare, det andra är att använda den nya funktionen Rekommenderade pivottabeller. Vi börjar med att titta på hur det fungerar att skapa pivottabeller via Snabbanalys. Pivottabeller via Snabbanalys För att skapa pivottabeller via Snabbanalys markerar du först hela listan (om den är stor kan du klicka i den och sedan trycka CTRL+A) och klickar sedan på knappen Snabbanalys (eng. Quick Analysis). Genom att sedan klicka på alternativet Tabeller (eng. Tables) och sedan föra muspekaren över de olika Pivottabell-alternativen så får du direkt en förhandsgranskning över hur de kommer att se ut. När du hittar ett alternativ som du vill ha klickar du bara på det så skapas pivottabellen på en egen flik. I fallet ovan kan det se ut så här: ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 55 Tjusigt. Fördelen med det här är att du direkt får en färdig tabell som du sedan kan göra ändringar i om du vill. Du kanske vill se hur mycket varje säljare har sålt av respektive kategori, då bockar du bara för det alternativet till höger under Pivottabellfält så läggs det till automatiskt i tabellen till vänster. Kryssar du i Produkt kommer den också att läggas till och så vidare. Du har också möjlighet att ändra ordningen mellan fälten, ta bort och lägga till fält underst till höger under Pivottabellfält. Rekommenderade pivottabeller Ett annat smidigt sätt att skapa pivottabeller på är att använda sig av rekommenderade pivottabeller. Markera listan på samma sätt som tidigare och välj sedan Infoga, Rekommenderade pivottabeller (eng. Insert, Recommended PivotTables). ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 56 I dialogrutan som visas väljer du något av de alternativ som föreslås och klickar sedan på OK så skapas pivottabellen på en egen flik som tidigare. Rekommenderade pivottabeller. Pivottabeller på det traditionella sättet Du kan naturligtvis skapa pivottabeller helt från grunden om du vill. Då väljer du bara Infoga, Pivottabell (eng. Insert, PivotTable) och klickar OK i dialogrutan som öppnas. Då hamnar också tabellen på ett eget blad, men den här gången får du själv bygga upp tabellen från början. Pivotdiagram och tidslinjer Du kan också skapa diagram av dina pivottabeller. Ställ dig i listan och klicka på Infoga, Pivotdiagram (eng. Insert, PivotChart) och klicka på OK så infogas en pivottabell plus ett diagram på ett separat blad. ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126 57 Välj vilka fält du vill visa genom att markera dem till höger under Pivotdiagramfält som vanligt. Det här har funnits förut men vad som är nytt är funktionen Tidslinje som du kan använda om du har något datumfält för att visa år, månader eller liknande. Det gör du genom att klicka på knappen Tidslinje (eng. Timeline) uppe till höger och sedan markera det fält du vill lägga till i dialogrutan som visas och sedan klicka på OK. När du gör det infogas ett verktyg som visar alla de år, månader eller vad det nu är du har i ditt fält. Finessen med det är att du sedan kan dra i den liggande stapeln för att visa vissa år eller vissa månader. I fallet nedan har jag valt att visa bara de tre första månaderna för 2012. Resultatet återspeglas direkt både i tabellen och diagrammet. Smart! ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126
© Copyright 2025