Steg för steg-guide för
Medarbetarundersökning
En av de viktigaste resurserna i en
organisation är medarbetarna. Hur dina
medarbetare samarbetar kommer att i
hög utsträckning påverka resultatet för
din affärsverksamhet. Moderna
affärsorganisationer inser betydelsen av
att förbättra arbetsförhållandena.
Medarbetarundersökningar kommer inte bara att identifiera
förbättringsområden, utan också bekräfta den riktning du tar. De
hjälper dig att bestämma om dina HR-utvecklingsinsatser har haft
avsedd effekt.
Varför bör du läsa den här guiden?
•
Guiden innehåller råd, tips och bästa metoder från våra proffs
på undersökningar, som genomför hundratals
undersökningsprojekt varje år.
•
Guiden ger dig värdefulla råd om de fyra olika stegen för
medarbetarundersökningar
•
--
planering och design av frågeformulär
--
datainsamling
--
analys och rapportering
--
ytterligare åtgärder
Hjälper dig att undvika vanliga misstag när du genomför
medarbetarundersökningar.
Vem har nytta av att läsa den här guiden?
Alla som funderar på att införa medarbetarundersökningar, eller
som försöker hitta sätt att förbättra organisationens nuvarande
undersökningsprocess, kommer att ha mycket stor nytta av att läsa
den här guiden. Guiden hjälper dig genom hela livscykeln för ett
projekt för medarbetarundersökningar.
”Genom att genomföra en medarbetarundersökning når
företaget ut till alla medarbetare och ger dem ett forum där de
kan framföra vad de tycker. Det gör undersökningen till ett av
de viktigaste verktygen för återkoppling. Forskning visar att det
finns ett starkt samband mellan investeringar i medarbetarnas
utveckling och ett företags framgång. Genom att känna till vad
medarbetarna tycker kan du förändra metoder och göra
förändringar för att bibehålla och förbättra deras unika
färdigheter och prestationer. ”
Josefin Linebäck,
Chef för analysavdelningen
Förutom ovanstående skulle du också kunna använda undersökningsprogram för inbjudningar
och anmälningar till kurser, nyhetsbrev, internrekrytering, skapa nya säljmöjligheter eller helt
enkelt som en förslagslåda för förbättringar. Listan kan göras lång och användningsmöjligheterna
är oändliga.
Våra tips för att genomföra en
framgångsrik medarbetarundersökning
En medarbetarundersökning är, om den genomförs på rätt sätt, ett kraftfullt
verktyg som arbetsgivaren kan använda för att fastställa hur engagerade medarbetarna är i sitt
arbete. Den identifierar vilka processer som fungerar bra och klargör vilka områden som
behöver förbättras. Medarbetarundersökningar hjälper dig också att mäta hur framgångsrika
dina utvecklingsinsatser är.
Steg 1:
Planering & design
av frågeformulär
•
•
•
Kravanalys
Designa frågeformuläret
Förbered databasen
över medarbetare
Steg 2:
Datainsamling
•
•
•
•
Skapa en
webbaserad
undersökning
Kommunicera
den kommande
undersökningen
Skicka
inbjudningar om
att delta
Samla in data
Steg 3:
Analys &
rapportering
•
•
Analys och
rapportering av
reslutat
Presentation av
undersökningsreslutat
Steg 4:
Ytterligare åtgärder
•
•
Planering av
åtgärder
Uppföljning
”Många organisationer har en undersökningsstrategi för HR-utveckling
som ofta innehåller en kärnfunktion för undersökningar. Jag
rekommenderar att den årliga HR-undersökningsplanen inte bara
omfattar en traditionell medarbetarundersökning, utan också
använder sig av andra viktiga HR-verktyg. 360-utvärderingar har varit
framgångsrika när det gäller att bidra positivt till teamarbete och
ledarskap i en organisation. En avgångsintervju är också en viktig resurs
när det gäller att förstå orsakerna och dynamiken bakom
personalomsättning.”
Maarit Pakarinen,
Research Manager vid Webropol
Steg 1: Planering & design av frågeformulär
•
Starta din medarbetarundersökning genom att fast-
•
Utforma ett lämpligt frågeformulär. Kom ihåg att
ställa dina krav. Vilken information är viktig för dig? Vad
använda tydliga och positiva påståenden med
förväntar du dig att få reda på genom att genomföra den
innehållsrika formuleringar, och ställ bara en fråga för
här undersökningen? Vilket slags analys är du intresserad
varje punkt. Undvik ledande frågor och fundera på om
av? Genom att besvara de här frågorna får du hjälp med
det ska finnas ett neutralt alternativ och/eller ett öppet
att ställa de rätta frågorna i frågeformuläret.
svarsalternativ efter en lista av möjliga svar, där det är
möjligt.
Förslag på riktade frågeområden:
Arbetssituation och
arbetsbelastning
Hälsa och välbefinnande
Arbetsmiljö
Internkommunikation
Färdigheter och utveckling
Diskussion om
personlig uppskattning
Vision, syfte och värden
”Kom alltid ihåg att ställa frågor om hur nöjda medarbetarna är i
det stora hela. När du analyserar resultaten kan du sedan analysera
vilka faktorer som har störst inverkan på hur nöjda medarbetarna är i det stora hela. Det hjälper dig att bestämma de viktigaste
förbättringsområdena. Om du känner dig osäker på hur frågeformuläret ska utformas eller resultaten analyseras, ska du inte tveka
att få professionell hjälp. Yrkeskunniga personer har bredare erfarenhet. Vi vet vad som fungerar och vad som inte gör det.”
Maarit Pakarinen,
Research Manager vid Webropol
Steg 2: Datainsamling
Håll databasen över medarbetare uppdaterad. Gör upp en
lista över alla medarbetare som ska delta i undersökningen
•
Ta fram ett strukturerat följebrev.
Se till att du har med information om
och se till att deras personuppgifter stämmer och är
a) hur undersökningen ska besvaras
uppdaterade. Detta är en viktig faktor för svarsfrekvensen
b) hur resultaten kommer att användas
och integriteten för gruppens resultat.
c) undersökningens syfte och betydelse samt
•
undersökningen.
d) hur respondenten kommer att ha nytta av att besvara
Fundera på vad som är bäst för ditt företag: Genomföra
en anonym eller öppen medarbetarundersökning?
Kom också ihåg att nämna sista svarsdatum. Påminnelser
•
Kommunicera den kommande undersökningen i hela
kan skickas ut en vecka efter inbjudan.
företaget. Vår erfarenhet visar att företag som
kommunicerar med medarbetarna i förväg och förklarar
syftet med undersökningen och hur viktigt det är att de
deltar (via intranätet, personliga mejl, meddelande på
möten etc.) får betydligt högre svarsfrekvenser.
”En bra svarsfrekvens för
medarbetarundersökningar är över 70 %. Om
bara 50 % av medarbetarna besvarar
undersökningen är det tecken på motsträvighet
och signalerar att någonting är allvarligt fel. Som
en morot kan du till exempel belöna alla team
med en svarsfrekvens på över 70 %.”
Maarit Pakarinen,
Research Manager vid Webropol
Steg 3: Analys och rapportering
Steg 4: Ytterligare åtgärder
•
•
En välgjord analys ger konkreta och tillförlitliga bidrag
Upprepa undersökningen varje år. Detta hjälper dig att
till din åtgärdsplan. Gör delindex för de uppsatta
följa utvecklingsprocessen och avgöra hur framgångs-
frågeområdena genom att sätta ett värde på alla frågor
rik åtgärdsplanen är.
som har mätt samma område. Undersök vilka av dessa
•
områden som har störst inverkan på hur nöjda med-
Om du vill studera trender över tiden ska du inte
arbetarna är i det stora hela på arbetsplatsen.
ändra frågornas formulering. Du kan ta bort eller lägga
Analysera också skillnaderna mellan avdelningarna i
till frågor från år till år, men ändra inte formuleringen
din organisation
på gemensamma frågor eftersom detta kan leda till
feltolkning av frågorna och data som inte går att
•
Rapportera på ett professionellt sätt. Ta inte med
jämföra.
resultatet från grupper med färre än 5 personer i din
rapport så att respondentens integritet garanteras. Det
kan hända att du vill exportera undersökningsresultaten som diagram till PowerPoint. Planera en
tydlig rapportstruktur och inkludera också en sammanfattning och slutsats samt identifiera nästa steg.
•
ANVÄND VÅR POPULÄRA ANALYSAVDELNING
Anordna möten för att presentera och diskutera
Om du upplever att du inte har tid eller resurser för att
resultaten. När du har fått resultaten är det en fördel
arbeta med ditt företags medarbetarundersökning, ska
att diskutera resultaten internt på ledningsgruppsnivå,
du inte tveka att kontakta Webropols analysavdelning
inom hela organisationen och inom teamen så att du
med hjälp av kontaktformuläret på www.webropol.se.
Vi har ett engagerat team av erfarna
kan börja göra upp åtgärdsplaner och genomföra förbättringsåtgärder.
•
Dela med dig av resultaten och slutsatserna från
undersökningspersoner som skulle uppskatta att
genomföra det här projekt åt dig, presentera
undersökningen med deltagarna. Visa medarbetarna
resultaten och ge kunniga råd för att genomföra en
hur viktiga deras åsikter är. Diskutera åtgärdsplanerna
åtgärdsplan.
och förbättringsåtgärderna med dem och få dem att
delta. Detta kommer att höja medarbetarnas
engagemang och få dem att känna sig mer delaktiga i
förbättringarna.
HR-KOMPASSEN – Låt oss göra hela arbetet!
•
En komplett medarbetarundersökning med cirka 70 st
•
Demografiska data gör det möjligt att bryta ner resultaten
Alla frågor är framtagna av experter med flerårig erfaren-
•
Alla svar lämnas anonymt.
het inom såväl statistiska undersökningar och frågemeto-
•
frågor fördelade på 11 kategorier, samt två fritextfrågor.
•
baserat på t ex kön, ålder och avdelning.
dik som HR-strategi. Allt för att vi ska kunna leverera en
produkt av högsta kvalitet.
•
Standardiserade frågor gör det möjligt att jämföra era
resultat med andra företag i samma bransch.
•
Resultatet levereras som en lättöverskådlig rapport och
Genom att göra medarbetarundersökningen årligen får
ni får två timmars presentation av och diskussion kring
ni möjlighet att jämföra resultatet från år till år. Då kan ni
resultatet per telefon eller hos Webropol.
säkerställa att de åtgärder ni genomför verkligen leder till
ett förbättrat resultat. Vi gör hela arbetet: utformning av
enkät, utskick, analys och rapportering.
Har du några frågor
angående denna
guide, kontakta:
013 470 72 00
[email protected]
webropol.se