Förvaltningens interna organisation
vid Högskolan i Skövde
- ansvarsområden och uppgifter
Organisationsbeskrivningen, som gäller från och med 2016-01-01, har fastställts av
högskoledirektören 2015-12-18 . Därmed ersätts tidigare version fastställd 2015-05-11.
Dnr HS 2015/1079
Innehållsförteckning
1.
Inledning ..................................................................................................................... 2
2.
Högskoledirektören ..................................................................................................... 3
3.
Avdelningen för samverkan och kommunikation ....................................................... 4
4.
Avdelningen för utbildnings- och studentstöd ............................................................ 6
5.
Campusavdelningen .................................................................................................... 8
6.
Ekonomiavdelningen................................................................................................... 9
7.
HR-avdelningen ........................................................................................................ 10
8.
Högskolebiblioteket .................................................................................................... 11
9.
IT-avdelningen .......................................................................................................... 12
Förvaltningens interna organisation vid Högskolan i Skövde – Högskoledirektörens beslut 2015-12-18
1
1.
Inledning
I detta dokument beskrivs ansvar och uppgifter för avdelningarna inom förvaltningen vid
Högskolan i Skövde (Högskolan).
Varje förvaltningsavdelning leds av en chef som är verksamhetskunnig inom avdelningens
område. Chefen kan vid behov utse en biträdande chef.
Allmänt gäller att varje avdelning ansvarar för regelskrivning och tidsbestämning av de
administrativa processer och rutiner som ligger inom avdelningens ansvarsområde. Vidare
har avdelningarna ett allmänt ansvar för omvärldsbevakning inom det egna området,
liksom ansvar för information om och internutbildning i frågor som faller inom det egna
ansvarsområdet. I detta ansvar ingår tillsyn och kontroll av att de nationella och lokala
regelverk som ligger inom avdelningens ansvarsområde efterföljs.
Beslut i administrativa frågor som rör avdelningens interna verksamhet och ligger inom
ramen för dess budget, inklusive beslut som innebär rena arbetsledningsåtgärder, fattas
för varje avdelning av respektive avdelningschef.
Övriga beslut som faller inom avdelningarnas ansvarsområden fattas av avdelningschefen
(efter delegation från högskoledirektören), högskoledirektören eller i vissa fall rektor.
Vilken nivå som respektive beslut fattas på regleras av rektors beslutsordning (som ingår
som en del i Arbetsordning vid Högskolan i Skövde) och högskoledirektörens delegationsordning.
Förvaltningens interna organisation vid Högskolan i Skövde – Högskoledirektörens beslut 2015-12-18
2
2.
Högskoledirektören
Högskoledirektör
Högskoledirektören (HD) är chef över högskoleförvaltningen. I uppdraget ingår att
strategiskt samordna förvaltningens stöd- och kontrollverksamheter med utbildning och
forskning.
Högskoledirektören har följande ansvarsområden och uppgifter:
-
strategisk planering av åtgärder som avser organisation, processer, ledning och
utveckling inom högskoleförvaltningen
-
övergripande ansvar för förvaltningens kvalitetsarbete
-
chef för avdelningscheferna inom förvaltningen
-
samordning av högskoleförvaltningens omvärldsbevakning och omvärldsanalys
-
stöd till rektor med kontakter och förhandlingar inom och utom Högskolan
Biträdande högskoledirektör
Den biträdande högskoledirektören har följande ansvarsområden och uppgifter:
-
strategiskt ansvar för frågor som rör Human Resources (HR)
-
stöd till högskoledirektören i strategisk planering av de åtgärder som avser
organisation, processer, ledning och utveckling inom högskoleförvaltningen
-
ersättare för högskoledirektören vid dennes frånvaro
Förvaltningens interna organisation vid Högskolan i Skövde – Högskoledirektörens beslut 2015-12-18
3
3.
Avdelningen för samverkan och kommunikation
Avdelningen för samverkan och kommunikation (ASK) ger stöd i samverkans- och
kommunikationsfrågor. Vidare ansvarar avdelningen för marknadsföring och utveckling av
varumärket Högskolan i Skövde, såväl nationellt som internationellt.
Avdelningen har följande ansvarsområden och uppgifter:
Kommunikation
-
samordning, aktiviteter och utveckling av den externa kommunikationen av forskning
och utbildning, samt Högskolan som organisation och samhällsaktör
-
samordning, stöd och utveckling av den interna kommunikationen och
medarbetarportalen
-
mediakontakter, PR och påverkansarbete, ansvar för servicekanalen MyNewsDesk
-
utveckling av Högskolans närvaro och aktiviteter i sociala medier samt nya kanaler
-
redaktionsansvar för www.his.se och Högskolans konton i sociala medier
-
kommunikationsplanering vid större högskoleövergripande arrangemang och besök
med anknytning till rektorsfunktionen samt vid krishantering
Marknadskommunikation
-
marknadsföring och utveckling av varumärket Högskolan i Skövde
-
marknadsföring av högskolans forskning och av utbildningar på alla nivåer, såväl
nationellt som internationellt och på uppdrag
-
ansvara för marknadsföring gentemot internati0nella partner
-
relationsbyggande kommunikation med Högskolans studenter
-
upprätthållande och utveckling av den grafiska profilen
Webbsystem och digital produktion
-
förvaltning och utveckling av webbplatsen www.his.se (svensk och engelsk version)
-
förvaltning och utveckling av plattformen för medarbetarportalen
-
förvaltning av och stöd i användandet av mallsystemet och bildbanken
-
supportstöd kring webbplatsen
-
film-, bild- och bannerproduktion
Förvaltningens interna organisation vid Högskolan i Skövde – Högskoledirektörens beslut 2015-12-18
4
Samverkan
-
bevaka, uppmärksamma och informera om utlysningar som ligger i linje med
Högskolans profilerade forskning
-
stöd i att söka och erhålla extern forskningsfinansiering
-
stöd i frågor som rör avtal och immateriella rättigheter
-
initiering och koordinering av samverkan med det omgivande samhället
-
aktiviteter som gynnar samverkan mellan studenter och det omgivande samhället
-
koordinering och utveckling av alumnverksamheten
-
relationsskapande aktiviteter
Service
-
koordinering av konferenser, events, mässor och ceremonier
-
stöd vid produktion av avhandlingar och profilskapande trycksaker
-
stöd vid utformning av lokaler
Förvaltningens interna organisation vid Högskolan i Skövde – Högskoledirektörens beslut 2015-12-18
5
4.
Avdelningen för utbildnings- och studentstöd
Avdelningen för utbildnings- och studentstöd (US) ansvarar för och samordnar
utbildnings- och forskarutbildningsadministration samt studentstöd. I avdelningens
uppdrag ingår också att, via International Office, koordinera och utveckla Högskolans
internationaliseringsverksamhet.
Avdelningen har följande ansvarsområden och uppgifter:
Allmänt
-
personskadeförsäkringar för studenter
-
driftavtal för de system där avdelningen är systemägare
-
utbildning i studieadministrativa system och rutiner
-
beredning av ärenden rörande sista anmälningsdatum för kurser och program
-
beredning av ärende n rörande överenskommelse med Universitets- och
högskolerådet (UHR) om antagningstjänst och licenstjänst för användande av NyAsystemet
-
beredning av ärenden rörande utformning av examens- och kursbevis
Antagning och examina
-
högskoleprovets planering och genomförande
-
handläggning av ärenden som rör anmälan, antagning, anstånd och studieuppehåll
-
registrering av studenter på program och kurser
-
handläggning av ärenden som rör tillgodoräknande och validering
-
handläggning av ärenden som rör examen, examensbevis och kursbevis
-
diarieföring och arkivering av studieadministrativa beslutsärenden
-
skyddsbehov av student (sekretesshantering)
International Office
-
koordinering och administrering av avtals- och stipendiefrågor samt mobilitetsprogram
-
beredning av samarbetsavtal, återbetalningsärenden samt andra ärenden som rör
internationalisering
-
utveckling av, samt stöd vid, samverkan med internationella partner
-
stöd vid utveckling av internationalisering av utbildning
Förvaltningens interna organisation vid Högskolan i Skövde – Högskoledirektörens beslut 2015-12-18
6
-
i samarbete med ASK arbeta med marknadsföring gentemot internationella partner
-
koordinering av rekrytering av avgiftsskyldiga studenter
-
koordinering av särskilda internationella projekt
-
stöd vid utveckling av internationalisering på hemmaplan samt genomförande av
relaterade aktiviteter
Studentstöd
-
studie-, karriär- och arbetsmarknadsvägledning (inklusive utlandsstudier och
överenskommelse för individuell studiegång)
-
handläggning av ärenden rörande funktionshinder och likabehandling av studenter
-
stödjande samtal och förebyggande hälsovård för studenter
-
samordning av introduktionen av nya studenter
-
stöd i arbetet med krishantering
Studieadministration
-
studieadministrativa processer samt insamling, granskning och rapportering av
uppgifter till system där avdelningen är systemägare
-
sekreterar- och beredningsstöd till fakultetsnämnd och utbildningskommittéer
-
kvalificerad handläggning och utredningsstöd
-
beredning av utbildnings-, forsknings- och forskarutbildningsärenden
-
administrativ samordning av forskarutbildningen
-
stöd till lokala och nationella utvärderingar av utbildning och forskning
-
beredning av styrdokument för utbildning, forskning och allmänna högskoleövergripande styrdokument
-
administration av val till högskolestyrelse och fakultetsnämnder
-
Studentservice (expedition), inklusive tentamensutlämning och administration av
omprövning av betyg
-
arkivering av utbildningsplaner, kursplaner, originaltentamina och examensarbeten
-
schemaläggning och lokalbokning
-
tentamensadministration, inklusive arbetsledning och utbildning av skrivvakter
-
bostadsförmedling för studenter
Förvaltningens interna organisation vid Högskolan i Skövde – Högskoledirektörens beslut 2015-12-18
7
5.
Campusavdelningen
Campusavdelningen (CA) ansvarar för fastighets- och lokalförsörjningsfrågor, miljöledning, teknisk-administrativ service, telefoni och reception, samt övergripande
säkerhetsfrågor.
Avdelningen har följande ansvarsområden och uppgifter:
Fastighets- och lokalförsörjning
-
lokaler och lokalförsörjning samt högskolegemensam inredning och utrustning
-
upphandling och kontraktering av entreprenörer gällande restaurangverksamhet,
lokalvård, bevakning, etc.
-
kontakt med fastighetsägare och kontrakterade entreprenörer under löpande
avtalstid vad avser drifts- och underhållsfrågor
-
frågor kring säkerhet inklusive brandsäkerhet vad gäller lokaler, inredning och
utrustning
-
arbets- och studiemiljöfrågor vad avser den fysiska miljön
Miljöledning
-
utveckling och implementering av ett miljöledningssystem
Teknisk-administrativ service
-
vaktmästeritjänster
-
underhåll, support och inköp av AV-utrustning till högskolans allmänna salar
-
systematiskt brandskyddsarbete
-
skalskydd (larm, bevakning, nycklar och passerkortsystem)
-
miljöfraktionshantering
-
kopiering, utskrifter och inbindning till studenter och anställda
-
försäljning av profilprodukter, kontorsmaterial och kompendier till studenter
Växel och reception
-
reception
-
ansvar för telefonitjänster
-
extern uthyrning av lokaler
Förvaltningens interna organisation vid Högskolan i Skövde – Högskoledirektörens beslut 2015-12-18
8
6.
Ekonomiavdelningen
Ekonomiavdelningen (EK) ansvarar för ekonomiadministrativa frågor samt frågor som rör
budget, redovisning och upphandlingar.
Avdelningen har följande ansvarsområden och uppgifter:
-
ekonomiadministrativa frågor
-
underlag för Högskolans ekonomistyrning
-
ansvar för Högskolans budgetprocess
-
sammanställning av likviditets-, resultat-, och investeringsbudgetar
-
stöd i budgetering och ekonomisk uppföljning för institutioner och avdelningar
-
systemägare för ekonomisystemet Agresso, verksamhetsstyrningssystemet Qlikview
samt e-handelssystemet Proceedo
-
bokslutsarbete (års- respektive delårsbokslut)
-
finansiell redovisning till årsredovisningen
-
kontakt gentemot Riksrevisionen
-
ansvar för placering av donationsmedel
-
ansvar för högskoleövergripande upphandlingar
-
ansvar för e-handel
Förvaltningens interna organisation vid Högskolan i Skövde – Högskoledirektörens beslut 2015-12-18
9
7.
HR-avdelningen
HR-avdelningen (HR) ansvarar för frågor inom HR-området (Human Resources),
inklusive frågor som rör arbetsmiljö, friskvård, jämställdhet och mångfald.
Avdelningen har följande ansvarsområden och uppgifter:
-
rekrytering av personal
-
högskolegemensam kompetensutveckling
-
ledarförsörjning och ledarutveckling
-
högskoleövergripande ansvar för jämställdhets- och mångfaldsfrågor
-
personaladministrativa frågor
-
löne- och reseadministrativa frågor
-
lönebildning
-
registrering av bisysslor
-
tecknande av avtal inom HR-området
-
personalstatistik
-
friskvård
-
högskolegemensamt ansvar för arbetsmiljöfrågor
-
ansvar för avtal och kontakt med företagshälsovård
-
stöd i rehabiliteringsfrågor
-
personrelaterade försäkringsärenden
-
pensionsfrågor
-
ansvar för personuppgiftslagen (PUL)
-
högskoleövergripande information till fackliga organisationer
-
fackliga förhandlingar
Förvaltningens interna organisation vid Högskolan i Skövde – Högskoledirektörens beslut 2015-12-18
10
8.
Högskolebiblioteket
Högskolebiblioteket (BIB) är Högskolans centrala resurs för informations- och litteraturförsörjning.
Högskolebiblioteket har följande ansvarsområden och uppgifter:
-
förvärv, katalogisering, hantering och tillgängliggörande av litteratur och
informationsresurser för utbildning och forskning, såväl i tryckt som i elektronisk
form
-
stöd och utbildning för studenter och personal i informationssökning och
informationshantering
-
Studieverkstans verksamhet
-
administration av och stöd kring e-publiceringssystemet DiVA för synliggörande av
Högskolans publiceringar
-
uttag av underlag för fördelning av anslag till institutionerna
-
utveckling av former för användning av bibliometriska analysmetoder
-
utveckling av tjänster som möjliggör ett effektivt och användarvänligt utnyttjande av
elektroniska informationsresurser
-
samverkan inom det allmänna biblioteksväsendet enligt Bibliotekslagen
-
i övrigt biblioteksservice inom Högskolan enligt Bibliotekslagen
Förvaltningens interna organisation vid Högskolan i Skövde – Högskoledirektörens beslut 2015-12-18
11
9.
IT-avdelningen
IT-avdelningen (IT) ansvarar för utveckling, drift och support av den gemensamma ITinfrastrukturen, samt utveckling, integration och förvaltning av flertalet av de systemlösningar som används på Högskolan.
Avdelningen har följande ansvarsområden och uppgifter:
IT-service
-
förvaltning, utveckling och underhåll av nätverk, servrar och arbetsstationer
-
IT-support gentemot studenter och anställda
-
samordning och inköp av IT-utrustning och programvaror
-
grundläggande IT-tjänster såsom tillgång till nätverk, e-post, lagring,
utskriftsfunktioner och säkerhet.
-
licensfrågor
-
informationssäkerhet
-
samordning av behov, system, teknik och infrastruktur gällande IT-frågor
-
beskrivning av servicenivåer för IT-verksamheten
-
ramavtalsupphandlingar inom IT-området
-
användarsupport till personal och studenter inom nätbaserad utbildning
-
tekniskt stöd och utbildning gällande verktyg relaterade till nätbaserad utbildning
-
administration, utveckling och förvaltning av system, utrustning och lokaler för
nätbaserad utbildning
-
administration, utveckling och förvaltning av system, utrustning och lokaler för
e-möten och videokonferenser
Systemutveckling
-
utveckling och underhåll av egenutvecklade system och tjänster
-
integrering mellan egenutvecklade och inköpta system
-
projektledning i samband med utveckling och införande av system
-
ansvar för utveckling, administration och underhåll av det studieadministrativa
systemet Kursinfo
-
förvaltning av studieadministrativa system (egenutvecklade och inköpta)
-
framställning av studentrelaterad statistik
Förvaltningens interna organisation vid Högskolan i Skövde – Högskoledirektörens beslut 2015-12-18
12