Att ta betalt med 4§ avgiftsförordningen
Handledning Att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen ESV 2015:45 ESV:s handledningar ska vara ett stöd vid tolkning av föreskrifter och allmänna råd inom områden där ESV är normerande. Publikationen kan laddas ner som PDF från www.esv.se. Datum: 2015-05-12 Dnr: 3.8-382/2015 Copyright: ESV Författare: Anna Bengtsson och Ingalill Borild Omslag: Matton/fotograf Sam Edwards Förord Att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen är en handledning om myndigheters möjligheter att ta betalt enligt 4 § avgiftsförordningen (1992:191). Den ersätter publikationen Alla myndigheter får ta betalt, men … som Ekonomistyrningsverket (ESV) gav ut 2002 (ESV 2002:7). Sedan dess har en del bestämmelser ändrats som har med avgiftsförordningen och avgiftsbelagd verksamhet i staten att göra. Även andra förutsättningar för en myndighet att utföra sådan verksamhet har i viss mån förändrats. Denna nya version innehåller ändringar till och med april 2015. Frågor som gäller handledningen kan ställas till avdelningen Statlig redovisning och finansiering vid ESV telefon: 08-690 45 91 eller e-post: [email protected] 4 att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen Innehåll 1 Om handledningen _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 7 2 När får en myndighet ta betalt? _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 9 4 § – en möjlighet för alla myndigheter _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 9 Ett särskilt bemyndigande eller 4 §? _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 10 Hur mycket pengar handlar det om? _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 10 3 Ska myndigheten ta betalt eller inte? _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 13 Efterfrågan påverkas _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 13 Alla myndigheter har serviceskyldighet _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 13 4 Vilket pris är lämpligt … _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 15 … med tanke på det ekonomiska målet? _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 15 … med tanke på verksamhetens syfte? _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 15 … om myndigheten har tillfällig överkapacitet? _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 16 … om verksamheten är konkurrensutsatt? _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 16 … med tanke på administrationskostnaderna? _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 16 5 Vad får myndigheten ta betalt för? _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 19 1. Tidskrifter och andra publikationer _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 19 2. Informations- och kursmaterial _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 20 3. Konferenser och kurser _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 20 4. Rådgivning och annan liknande service _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 21 5. Lokaler _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 22 6. Utrustning _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 22 7. Offentlig inköps- och resurssamordning _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 23 8. Automatisk databehandlingsinformation i annan form än utskrift _ _ _ _ _ _ _ _ 24 9. Upplysningar per telefon _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 25 10. Tjänsteexport _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 25 6 Vilka begränsningar finns? _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 27 Verksamheten måste vara förenlig med myndighetens uppgift _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 27 Särskilda regler för kopia av allmän handling _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 27 Verksamheten måste vara av tillfällig natur eller mindre omfattning _ _ _ _ _ _ _ _ _ 28 7 Administration och redovisning _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 31 Budgetunderlag och regleringsbrev _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 31 Samråd med ESV _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 31 När ska myndigheten ta ut moms? _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 31 Hur ska myndigheten hantera betalningar? _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 32 Hur ska myndigheten redovisa intäkterna? _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 32 8Checklista _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 35 9 Några kostnadsbegrepp _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 37 Referenser _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 39 Lagar och förordningar _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 39 att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen 5 6 att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen om handledningen 1 Om handledningen Genom 4 § avgiftsförordningen kan alla myndigheter under regeringen ta betalt utan att ha något särskilt bemyndigande från regeringen, till exempel om myndigheten ger ut en publikation eller håller en konferens. Denna handledning vänder sig till ekonomiansvariga, chefer och handläggare i linjeverksamheten samt administrativ personal vid statliga myndigheter. Syftet med handledningen är att bidra till att myndigheterna får ett så bra underlag som möjligt för sina beslut om avgifter. Kärnan i handledningen är en genomgång av vilka varor och tjänster som myndigheten får ta betalt för med stöd av 4 § och hur ni kan prissätta dem. Ett kapitel handlar om vad ni bör tänka på innan myndigheten fattar beslut om att ta betalt. Dessutom diskuterar vi mer generellt kring vilket pris som är lämpligt bland annat med tanke på hur priset kan fungera som ett styrmedel. För att komplettera bilden av 4 §-verksamheten beskriver vi även vilka begränsningar som finns och hur ni lämpligen hanterar administration, redovisning, samråd med Ekonomistyrningsverket (ESV) om avgifter etc. I slutet av handledningen finns en checklista, som kan vara till hjälp när ni överväger att ta ut avgifter med stöd av 4 §, och en förklaring av några kostnadsbegrepp. Kontakta gärna oss om du har några frågor eller synpunkter på handledningens innehåll, [email protected]. Om du är intresserad av att få veta mer om prissättning och kalkylering för statliga myndigheter finns en särskild handledning i detta ämne: Sätt rätt pris! (ESV 2014:52). att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen 7 8 att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen när får en myndighet ta betalt? 2 När får en myndighet ta betalt? En myndighet måste ha ett bemyndigande för att ta betalt för varor och tjänster. Det innebär att ni bara får ta ut avgifter om det följer av en lag eller förordning eller av ett annat beslut av regeringen. Den som betalar kan vara ett företag, en privatperson, en kommun eller en annan statlig myndighet. Ett bemyndigande att ta betalt kan vara antingen särskilt eller generellt. Ett särskilt bemyndigande riktar sig till en enskild myndighet och innebär oftast en skyldighet för myndigheten att ta ut avgift för en vara eller en tjänst. Om det alltså står i bemyndigandet att myndigheten ska ta ut avgift, får tjänsten inte utföras gratis. Ett generellt bemyndigande för en myndighet att ta betalt finns i 4 § avgiftsförordningen (1992:191). Ni kan i dessa fall välja om ni ska ta ut en avgift för tjänsten eller om ni ska utföra den gratis. Regler för myndigheternas avgiftsbelagda verksamhet finns i avgiftsförordningen. I den står det bland annat att en myndighet ska ha bemyndigande för att få ta ut en avgift och bestämma storleken på den. Vidare ska myndigheten ha stöd i regelverket för att få disponera avgiftsinkomsterna, som annars tillfaller statskassan. Avgiftsförordningen gäller för statliga myndigheter under regeringen. Bestämmelserna i förordningen ska tillämpas om inte något annat följer av en annan förordning eller av ett särskilt beslut av regeringen. En statlig kommitté med direktiv från regeringen räknas vanligen som en del av myndigheten Regeringskansliet och kan därmed också ta betalt enligt 4 §. 4 § – en möjlighet för alla myndigheter I 4 § avgiftsförordningen finns ett antal varor och tjänster uppräknade som alla myndigheter som omfattas av förordningen kan ta betalt för: 1. tidskrifter och andra publikationer 2. informations- och kursmaterial 3. konferenser och kurser 4. rådgivning och annan liknande service 5. lokaler 6. utrustning 7. offentlig inköps- och resurssamordning 8. automatisk databehandlingsinformation i annan form än utskrift 9. upplysningar per telefon, om den service myndigheten därmed tillhanda håller går utöver myndighetens serviceskyldighet enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och förvaltningslagen (1986:223) 10. tjänsteexport. att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen 9 när får en myndighet ta betalt? Merparten av de varor och tjänster som myndigheten får ta betalt för med stöd av 4 § kan ses som biprodukter till myndighetens ordinarie verksamhet. En biprodukt är en vara eller tjänst som uppstår i samband med att en annan produkt framställs. Om inte huvudprodukten producerades skulle inte biprodukten finnas. Myndigheten bestämmer själv om den vill ta betalt för varan eller tjänsten. Myndigheten beslutar också om avgifternas storlek, upp till full kostnadstäckning, om inte regeringen bestämt något annat. Det betyder att avgiften kan sättas så att hela eller bara en del av självkostnaden täcks. När det gäller punkt 10 tjänsteexport gäller dock det ekonomiska målet full kostnadstäckning. Läs mer om prissättning i kapitel 4 ”Vilket pris är lämpligt…”. Av 25 § avgiftsförordningen framgår att myndigheten får disponera de avgifter som tas ut med stöd av 4 §, det vill säga myndigheten får behålla avgiftsintäkterna och använda dem i sin verksamhet. Ett särskilt bemyndigande eller 4 §? Ett särskilt bemyndigande gäller före det generella bemyndigandet i 4 §. Om regeringen har gett en myndighet ett särskilt bemyndigande att mot avgift tillhandahålla någon vara eller tjänst gäller alltså det bemyndigandet och inte det generella bemyndigandet i 4 §, även om varan eller tjänsten är av samma slag som någon av dem som räknas upp i 4 §. Om myndigheten har fått ett särskilt bemyndigande bör det framgå av myndighetens instruktion. Tidigare kunde det anges i myndighetens regleringsbrev. Ibland kan en myndighet ha ett bemyndigande som är så ”brett” formulerat att det är svårt att avgöra om regeringen avsett att en viss avgiftsbelagd verksamhet ska omfattas av det särskilda bemyndigandet eller om bemyndigandet i 4 § kan användas. Ett exempel: ”Myndigheten får bedriva uppdragsverksamhet inom sitt område.” Om det är osäkert vad bemyndigandet egentligen omfattar bör ni kontakta ert fackdepartement för att få klarhet i frågan. Det är viktigt eftersom avgiftsbelagd verksamhet som bedrivs med ett särskilt bemyndigande har full kostnadstäckning som ekonomiskt mål om inget annat beslutats. Dessutom gäller andra regler för redovisning och för samråd med ESV. Hur mycket pengar handlar det om? Staten fick sammanlagt in avgiftsintäkter för 76,7 miljarder kronor 2014, och av dem rör sig 3,7 miljarder kronor om avgifter som tas ut enligt 4 § (exklusive tjänsteexport). Nästan hälften, 46 procent, av de totala avgiftsintäkterna enligt 4 § svarade universitet och högskolor för. Av enskilda universitet och högskolor är det 10 att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen när får en myndighet ta betalt? Umeå universitet och Lunds universitet som är störst. Även myndigheterna inom försvarssektorn har med 10 procent en relativt hög andel av avgifterna som tas ut med stöd av 4 §. Avgiftsintäkter enligt 4 § (exklusive tjänsteexport) 2014 Försvarsmyndigheter 10% Alla övriga myndigheter 44% Universitet och högskolor 46% ESV ska enligt sin instruktion varje år lämna en redovisning av utvecklingstendenser för statlig avgiftsbelagd verksamhet till regeringen. Redovisningen gör vi i form av en årlig rapport1. ESV:s rapportering baseras huvudsakligen på uppgifter som lämnas av myndigheter som bedriver avgiftsbelagd verksamhet. Myndigheterna lämnar uppgifterna i en årlig enkät. 1 Avgifter 2014 – om avgiftsbelagd verksamhet i staten (ESV 2015:32). att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen 11 12 att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen ska myndigheten ta betalt eller inte? 3 Ska myndigheten ta betalt eller inte? Innan en myndighet bestämmer att den ska ta ut avgifter enligt 4 § finns det en del ni bör fundera på. Se även kapitel 8 ”Checklista”! Efterfrågan påverkas Att ta betalt för en vara eller tjänst leder till minskad efterfrågan och kan få till följd att ändamålet med myndighetens verksamhet motverkas. Det kan i vissa fall vara viktigt att till exempel informationen i en publikation får en viss spridning och att vissa grupper nås av informationen. Ni bör vid behov analysera vilka effekter en eventuell avgift kan få på efterfrågan. Hanteringen av själva avgiftsuttagen kan i vissa fall också kosta mer än vad som motsvarar en rimlig avgiftsnivå. Alla myndigheter har serviceskyldighet Avgifter får inte tas ut för sådana tjänster som ingår i myndighetens serviceskyldighet, det vill säga tjänster som en myndighet är skyldig att tillhandahålla allmänheten och myndigheter gratis. Bestämmelser om detta finns i förvaltningslagen. Enligt 4 § förvaltningslagen ska varje myndighet lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhet. Hjälpen ska lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Enligt 6 § förvaltningslagen ska varje myndighet lämna andra myndigheter hjälp inom ramen för den egna verksamheten. Varje myndighet måste därför bestämma var gränsen går mellan omfattningen av den service som ska vara gratis och den som myndigheten kan ta betalt för. Läs mer om detta i kapitel 5 under punkt 4 rådgivning och annan liknande service. att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen 13 14 att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen vilket pris är lämpligt … 4 Vilket pris är lämpligt … … med tanke på det ekonomiska målet? Det ekonomiska målet för en myndighets avgiftsbelagda verksamhet regleras i 5 § avgiftsförordningen. Med ekonomiskt mål menas hur stor del av kostnaderna för en verksamhet som avgifterna ska täcka. Normalt sett gäller full kostnadstäckning, det vill säga att avgifterna beräknas så att de på sikt helt täcker verksamhetens kostnader, som ekonomiskt mål om inte regeringen bestämt något annat. För avgifter som en myndighet tar ut enligt 4 § avgiftsförordningen punkt 1–9 får myndigheten, upp till full kostnadstäckning, besluta om storleken på avgifterna om inte regeringen har föreskrivit något annat. Det innebär att myndigheten kan bestämma att avgifterna ska täcka en del av kostnaderna, till exempel särkostnader, eller att full kostnadstäckning ska gälla för verksamheten. När en myndighet tar betalt med stöd av 4 § avgiftsförordningen är det alltså myndigheten själv som får bedöma vad som upp till full kostnadstäckning kan vara ett lämpligt pris. Det gäller att för respektive verksamhet välja en så rimlig nivå som möjligt med tanke på att priset inte ska motverka syftet med verksamheten, samtidigt som det kanske ändå bör ge en så bra kostnadstäckning som möjligt. För tjänsteexport (punkt 10) gäller dock full kostnadstäckning som ekonomiskt mål, om inte regeringen bestämt något annat. Det spelar ingen roll om myndigheten bedriver verksamheten med stöd av 4 § punkt 10 eller ett särskilt bemyndigande. … med tanke på verksamhetens syfte? När myndigheten väl har beslutat sig för att avgiftsbelägga en viss vara eller tjänst och ska bestämma vilket pris som är lämpligt, bör målet vara att försöka styra efterfrågan så att ni uppnår ett effektivt utnyttjande av myndighetens resurser. Samtidigt får inte priset sättas så högt att det motverkar syftet med verksamheten. Detta kan exemplifieras på följande sätt. En myndighet har utarbetat en publikation som innehåller information om ett visst område. Om priset på publikationen skulle sättas så att alla kostnader – inklusive lönekostnaden för att utveckla innehållet – täcks, bedöms informationen inte få den spridning som myndigheten tycker är önskvärd eftersom priset i så fall skulle bli för högt. Myndigheten måste därför bedöma vad som kan anses som ett rimligt pris med hänsyn till syftet med publikationen, de presumtiva kundernas betalningsförmåga och önskemålet att i så stor utsträckning som möjligt täcka kostnaderna. Ni kan i vissa fall ta ut olika pris av olika kunder med tanke på verksamhetens syfte. Om en myndighet till exempel har till uppgift att främja forskningsinsatser att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen 15 vilket pris är lämpligt … inom sitt område kan ni ta ut ett lägre pris för att utföra beställningar till forskare. Priset till övriga kunder kan sättas högre, men får inte överstiga myndighetens självkostnad för den begärda tjänsten. Det är alltså tillåtet för en myndighet att ta ut ett lägre pris av den kundkategori som ska främjas, men myndigheten får inte kompensera underuttaget i förhållande till självkostnaden med överuttag från övriga kunder. Myndigheten ska i stället använda anslagsmedel för att subventionera beställningar från forskare. … om myndigheten har tillfällig överkapacitet? Om ni har tillfällig överkapacitet kan en så kallad bidragsprissättning användas. Det innebär att priset beräknas så att det täcker särkostnaden för varan eller tjänsten och ger ett så stort bidrag som möjligt till att täcka samkostnaderna. Läs mer om sär- och samkostnad i kapitel 9 ”Några kostnadsbegrepp”. Företagsekonomiskt utgör särkostnaden den nedre gränsen för prissättningen vid tillfällig överkapacitet. En särkostnadskalkyl kan därför användas som en vägledning om lägsta pris även för 4 §-verksamhet. Sådana resonemang kan ni använda till exempel vid uthyrning av utrustning eller lokaler. Eftersom särkostnader oftast inte kan hämtas direkt ur redovisningen kan de vara svåra att beräkna. Det brukar dock gå bra att använda direkta kostnader som ungefärligt mått i stället. … om verksamheten är konkurrensutsatt? Konkurrensutsatt verksamhet kännetecknas först och främst av att köparen av en viss produkt har ett val mellan produkter från flera olika säljare, och att de produkter som säljarna erbjuder är tillräckligt homogena för att vara utbytbara sinsemellan. Produkterna måste dessutom tillhöra samma geografiska marknad för att konkurrera med varandra. Om en myndighets verksamhet är konkurrensutsatt är det viktigt att ni är vaksamma och om möjligt sätter priset så att full kostnadstäckning uppnås. Myndigheten riskerar annars att bli anklagad för underprissättning. Myndigheten bör, om verksamheten är konkurrensutsatt, sätta avgifterna så att den långsiktiga självkostnaden täcks. Det innebär att intäkterna på några års sikt ska täcka samtliga kostnader som direkt eller indirekt kan hänföras till den avgiftsbelagda verksamheten. Om det är svårt att beräkna självkostnaden för en viss typ av vara eller tjänst kan ni ta ut en avgift som motsvarar ett marknadspris. I 3 kap. 27 § konkurrenslagen (2008:579, ändrad 2009:1280) finns bestämmelser om offentlig säljverksamhet som bedrivs i konkurrens med privat verksamhet. … med tanke på administrationskostnaderna? Det är viktigt att tänka på att administrationen kring en avgift innebär kostnader. Om ni debiterar en avgift på till exempel 100 kronor kommer kostnaderna för 16 att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen vilket pris är lämpligt … fakturering, betalningsbevakning etc. sannolikt att överstiga avgiftsintäkterna. I dessa fall bör ni kanske tillhandahålla produkten i fråga gratis, om inte risken för okynnesbeställningar bedöms som stor. att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen 17 18 att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen vad får myndigheten ta betalt för? 5 Vad får myndigheten ta betalt för? I detta kapitel redogör vi för de varor och tjänster som ni kan ta betalt för med stöd av de tio punkterna i 4 § avgiftsförordningen. Innan myndigheten beslutar sig för att utnyttja möjligheten att ta betalt är det viktigt att ni är medvetna om de begränsningar som också finns, till exempel att verksamheten måste vara förenlig med myndighetens uppgift. Läs mer om det i kapitel 6 ”Vilka begränsningar finns?”. Om ni är osäkra på om den aktuella varan eller tjänsten omfattas av 4 § kan ni kontakta ESV för hjälp med bedömningen. 1. Tidskrifter och andra publikationer En myndighet kan ta betalt för rapporter, böcker, utredningar, tidskrifter etc. med stöd av 4 § punkt 1. Men om ni vill nå en bred spridning av tidskriften eller publikationen kan en avgiftsbeläggning motverka syftet. Det står mer om detta i kapitel 4, avsnittet ”Vilket pris är lämpligt… med tanke på verksamhetens syfte?”. Ibland är det mer rationellt att överlåta till ett externt företag att sälja en publikation som myndigheten tagit fram. Med stöd av 4 § punkt 1 kan man då avtala om att myndigheten ska få ersättning i form av royalty eller dylikt. En myndighet kan också ta betalt för författningstryck som den ger ut, efter att den har tagit hänsyn till bestämmelserna om avgiftsfria exemplar i författningssamlingsförordningen (1976:725). I förordningen sägs bland annat att ett exemplar av en författningssamling som en central myndighet ger ut ska sändas kostnadsfritt till varje kommun, landsting och kommunbibliotek som begär det. Prissättning av tidskrifter och andra publikationer Som vägledning vid prissättningen av en tidskrift eller publikation kan myndigheten beräkna styckkostnaden för att framställa tidskriften eller publikationen och för att administrera försäljning, utskick, fakturering etc. Priset kan sedan sättas högre eller lägre än den på det sättet beräknade kostnaden beroende på vilka effekter ni vill uppnå genom avgiftsbeläggningen. Även om priset skulle sättas högre ligger nivån sannolikt inom ramen för full kostnadstäckning, eftersom det kan finnas kostnader för metodutveckling och annat som kalkylen inte tagit hänsyn till. Observera att detta resonemang även kan föras för andra varor och tjänster, till exempel informationsmaterial och kurser. Det normala vid försäljning av publikationer är att använda ett i förväg fastställt pris. Om myndigheten anser att det är lämpligt kan den som beställer publikationen få det första exemplaret gratis, medan hen får betala för ytterligare exemplar. Det är dessutom vanligt att myndigheter ger mängdrabatter. Försäljning av tidskrifter eller författningstryck sker oftast i form av abonne- att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen 19 vad får myndigheten ta betalt för? mang som till exempel betalas en gång per år. Om en myndighet tar betalt när någon beställer enstaka exemplar bör myndigheten vara uppmärksam på att de administrationskostnader som avgiftsuttaget medför kan överstiga försäljningspriset. 2. Informations- och kursmaterial Begreppet informationsmaterial kan omfatta i stort sett vad som helst som innehåller information om myndighetens område men som varken räknas som tidskrift eller publikation. Exempel på informationsmaterial är broschyrer, filmer, affischer, fotografier och vykort. Prissättning av informations- och kursmaterial Vid prissättningen av informationsmaterial kan kostnaden för att ta fram materialet och för att administrera försäljning och utskick ställas i relation till ett eventuellt marknadspris för en motsvarande produkt. Vilken prisnivå myndigheten väljer är beroende av hur ni vill att efterfrågan ska påverkas. Motsvarande resonemang kan föras när det gäller kursmaterial, i den mån kostnaden inte täcks av kursavgiften. 3. Konferenser och kurser För att nå ut med information kan en myndighet välja att mot avgift ordna en konferens eller hålla en kurs. I samband med att deltagarna anmäler sig till konferensen eller kursen bör ni informera om när kursavgiften senast ska betalas och under vilka förutsättningar återbetalning av avgiften kan göras. Det förekommer att myndigheter tar ut en avgift för avbokningar som sker efter ett visst datum, även om kursen eller konferensen är gratis. ESV anser att även en sådan avgift kan tas ut med stöd av 4 § punkt 3. Prissättning av konferenser och kurser När konferens- eller kursavgiften ska bestämmas kan en sammanställning över samtliga kostnader som konferensen eller kursen för med sig vara till hjälp. Hit hör lönekostnader för kursledning, arvoden till externa föreläsare, kostnader för lokaler, material, eventuell mat och dryck etc. En tumregel vid beräkning av tidsåtgång för rena kursförberedelser kan vara att minst lika mycket tid går åt till förberedelser som vid själva kurstillfället. Om det handlar om att utveckla en helt ny kurs kan det förstås röra sig om betydligt längre tid. Kostnaderna för att utveckla kursinnehållet bör fördelas på beräknat antal kurstillfällen. Om man antar att kursinnehållet kommer att användas vid tre tillfällen per år under två år fördelar ni alltså utvecklingskostnaderna på sex kurstillfällen. Kursavgiften bestäms på årsbasis eller inför varje kurstillfälle med utgångspunkt i summa kostnader för kursen dividerat med förväntat antal kursdeltagare. 20 att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen vad får myndigheten ta betalt för? Det slutliga valet av avgiftsnivå är beroende av hur angelägen ni anser att utbildningen är och hur ni vill att efterfrågan ska påverkas. Ibland kan det vara svårt att uppskatta det förväntade deltagarantalet, till exempel när ni har utvecklat en ny kurs. Om kursavgiften bestäms med utgångspunkt i summa kostnader för kursen dividerat med ett beräknat antal deltagare och det faktiska deltagarantalet visar sig bli större, blir konsekvensen att intäkterna från kursen överstiger kostnaderna. Eftersom avgifter av praktiska skäl ofta baseras på någon form av genomsnittligt beräknad kostnad eller volym är det dock normalt att intäkterna avviker från självkostnaden. Om intäkterna från en annan kurs i stället visar sig understiga självkostnaden så jämnar det ju ut sig. 4. Rådgivning och annan liknande service Många myndigheter har som en av sina uppgifter att bedriva rådgivning. När myndigheten överväger att ta betalt för rådgivning eller annan liknande service är det därför särskilt viktigt att myndigheten bestämmer omfattningen av den hjälp som ska tillhandahållas gratis enligt förvaltningslagen. Myndigheter brukar bedöma att denna hjälp omfattar mellan en och fyra timmar. För rådgivning därutöver kan myndigheten alltså välja att ta betalt. Läs mer om serviceskyldigheten i kapitel 3 ”Ska myndigheten ta betalt eller inte?”. Med stöd av 4 § punkt 4 kan en myndighet också ta betalt till exempel när personal från myndigheten anlitas som föredragshållare på en konferens eller föreläsare på en kurs. Annan liknande service är till exempel när en myndighet på uppdrag bearbetar och sammanställer uppgifter, i den mån detta går utöver vad som följer av offentlighetsprincipen enligt tryckfrihetsförordningen och serviceskyldigheten enligt förvaltningslagen. Med stöd av 4 § punkt 4 har en myndighet rätt att ta betalt för sådana uppdrag. Exempel på andra verksamheter där ESV bedömt att myndigheten kan ta ut avgifter med stöd av denna punkt är när polisen bevittnar namn eller tar fingeravtryck på begäran samt i vissa fall när ambassadpersonal i samband med adoptioner hjälper föräldrar med tolkning. Är ni tveksamma om vad som ingår i begreppet annan liknande service, kontakta gärna ESV. Prissättning av rådgivning och annan liknande service Vid rådgivning och annan liknande service bygger avgiften normalt på beräknad tidsåtgång och timpris. Ett timpris kan vara utformat på olika sätt. Det kan vara individuellt utformat eller indelat i löneintervall. Det kan också vara beroende av vilken kompetensnivå som krävs för att utföra uppdraget. Ett timpris används vid debitering enligt så kallad löpande räkning eller ligger till grund för ett offererat fast pris. Löpande räkning innebär att ni debiterar kunden ett belopp som motsvarar timpriset multiplicerat med det antal timmar som ni lagt ner på uppdraget. att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen 21 vad får myndigheten ta betalt för? Vid debitering enligt fast offert måste ni i förväg beräkna kostnaderna för uppdraget. I en offertgivning kan sedan ersättningen i det enskilda fallet justeras uppåt eller nedåt, till exempel med hänsyn till hur stor den lediga kapaciteten är eller om det finns risk för att syftet med verksamheten annars skulle motverkas. I de fall ni på särskild begäran gör sökningar, sammanställningar eller andra bearbetningar av uppgifter bör ni bedöma möjligheterna att arbetet även kan komma andra användare till godo. I så fall bör ni fördela kostnaderna för programmering etc. med hänsyn till förväntat antal beställare. 5. Lokaler En myndighet kan upplåta sina lediga lokaler till någon hyresgäst såvida inte myndighetens avtal med fastighetsägaren eller lokalupplåtaren hindrar det. Om lokaler är tillfälligt lediga kan uthyrning vara ett bra alternativ. Myndigheten kan till exempel hyra ut kurs- eller konferenslokaler under de tider som lokalerna inte utnyttjas av myndigheten. Även parkeringsplatser och andra markanläggningar kan hyras ut med stöd av 4 § punkt 5. Vad som ska ingå i hyresavtalet ska specificeras. Normalt ingår exempelvis städning, värme och el i hyran. Om ni har lokaler som ni inte behöver inom överskådlig tid, bör ni emellertid så snart som möjligt säga upp avtalet för dessa lokaler. Prissättning av lokaler När ni ska bestämma vilket pris ni ska ta ut för era lokaler kan ett alternativ till ett kostnadsbaserat pris vara att för enkelhetens skull utgå från ett marknadspris för samma typ av lokal med motsvarande kvalitet. Om ni gör en sådan anpassning till hyresläget på den lokala marknaden är det viktigt att ni inte sätter hyran så lågt att det inverkar negativt på konkurrenssituationen på orten. 6. Utrustning Vid tillfälligt ledig kapacitet kan ni med stöd av 4 § punkt 6 hyra ut till exempel transportfordon eller laboratorieutrustning. Bemyndigandet omfattar även att en myndighet mot avgift kan låta allmänheten utnyttja utrustning i myndighetens lokaler, till exempel en kopiator. Om ni funderar på att hyra ut utrustning bör ni se över myndighetens försäkringsskydd. För frågor som gäller försäkring av statlig egendom, kontakta Kammarkollegiet. Bestämmelser om försäljning av utrustning finns i förordningen (1996:1191) om överlåtelse av statens lösa egendom och i kapitalförsörjningsförordningen (2011:210). 22 att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen vad får myndigheten ta betalt för? Prissättning av utrustning Vid uthyrning av utrustning kan ni ta ut olika avgifter beroende på om utrustningen ska användas utanför eller inom myndighetens lokaler. En taxa, som kan antas motsvara full kostnadstäckning, är en procent av anskaffningsvärdet per påbörjad vecka vid uthyrning utanför myndigheten och två procent inom myndighetens lokaler. I det senare fallet motiveras den högre taxan med att det tillkommer en del kostnader, till exempel el och lokaler. Ni kan ta ut särskild ersättning för försäkring, frakt, emballage och administration. 7. Offentlig inköps- och resurssamordning Inköpssamordning innebär att ni kan företräda även andra myndigheter när ni sluter inköps- och avropsavtal. Med stöd av 4 § punkt 7 får en myndighet som har kostnader för att sluta avtal med en leverantör i samband med offentlig inköpssamordning ta ut ersättning för detta. På det viset får myndigheterna ett incitament att avsätta resurser för att erhålla kostnadseffektiva avtal med leverantörer som även kommer andra myndigheter till godo. För inköpssamordning mellan myndigheter under regeringen gäller bestämmelserna i förordningen (1998:796) om statlig inköpssamordning. Offentlig resurssamordning innebär att ni har rätt att mot avgift helt eller delvis samordna ert resursutnyttjande med en annan statlig myndighet, men även med en kommun eller ett landsting. Resurssamordning kan till exempel gälla lokalvård, juridiska tjänster, rekrytering, vaktmästeri, telefonväxel eller bibliotekstjänster. Det är dock viktigt att myndigheterna tar hänsyn till konkurrenssituationen på orten. En myndighet som ger ut en tidskrift kan också mot avgift ta in annonser i denna, men bara om annonsören är en annan myndighet. Ett ytterligare exempel är när en nystartad myndighet mot avgift lånar in personal av en annan myndighet för att kunna komma igång med verksamheten innan den ordinarie personalen har hunnit anställas. Syftet med offentlig inköps- och resurssamordning är att kostnadseffektivisera myndigheternas arbete. Inköps- och resurssamordning är endast tillåten mellan statliga myndigheter eller mellan en statlig myndighet och en kommunal eller landstingskommunal myndighet. Någon samordning enligt 4 § punkt 7 kan alltså inte ske mellan en myndighet och till exempel ett företag eller en frivillig organisation, även om denna skulle vara finansierad med offentliga medel. Om en statlig myndighet ska ha resurssamordning med en kommunal myndighet är bestämmelserna i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling tillämpliga. att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen 23 vad får myndigheten ta betalt för? Prissättning av offentlig inköps- och resurssamordning Myndighetens ersättning för offentlig inköpssamordning är vanligen provision på försäljningsbeloppet. En sådan provision brukar röra sig om en halv till två procent. Vid resurssamordning av olika slag är det viktigt att ni klarlägger ansvarsfördelningen i ett skriftligt avtal. Innan ni träffar en överenskommelse bör ni beräkna samtliga kostnader för verksamheten. Ibland är det lämpligt att den ena myndigheten kompenserar den andra för de direkta kostnader som verksamheten för med sig, i andra fall, till exempel när konkurrenssituationen kräver det, är det bättre att utgå från självkostnaden. Vilket det slutliga priset blir avgör parterna i en förhandling. 8. Automatisk databehandlingsinformation i annan form än utskrift Med stöd av 4 § punkt 8 kan ni ta betalt för uppgifter som någon vill ha ut på något annat lagringsmedium än papper, till exempel en fil som skickas med e-post. Enligt tryckfrihetsförordningen är en myndighet skyldig att på begäran lämna ut en papperskopia eller utskrift av allmän handling om denna inte är sekretessbelagd. Se även kapitel 6, avsnittet ”Särskilda regler för kopia av allmän handling”. Ni har i och för sig också möjlighet att med stöd av 4 § punkt 8 ta betalt för information som görs tillgänglig via internet, men oftast är sådan information gratis. Ni bör vara extra vaksamma med information som innehåller personuppgifter. Med personuppgift menas all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Personuppgiftslagen (1998:204) gäller för sådan behandling av personuppgifter som helt eller delvis görs med hjälp av datorer. I lagen sägs bland annat att personuppgifter inte får användas till annat ändamål än de var avsedda för när de samlades in. Försäljning av personuppgifter ur register får ni inte göra med stöd av 4 § punkt 8, utan det kräver ett särskilt bemyndigande. Prissättning av automatisk databehandlingsinformation i annan form än utskrift Riksdagen har beslutat om en enhetlig princip för prissättning av uppgifter som myndigheter tillhandahåller i elektronisk form (prop. 1997/98:136, bet. 1997/98:KU 31, rskr. 1997/98:294). Principen innebär att avgifter som tas ut med stöd av 4 § punkt 8 inte får överstiga kostnaden för att ta fram och distribuera uppgifterna. I dessa kostnader ingår samtliga kostnader för att hantera beställningen, det vill säga materialkostnader, kostnader för programmering, bearbetning etc. 24 att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen vad får myndigheten ta betalt för? PSI-lagen Lagen (2010:566) om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen är en följd av ett EU-direktiv. Den kallas för PSI-lagen eftersom den tillämpas på information från den offentliga sektorn, Public Sector Information. Lagen innebär inget bemyndigande att mot avgift tillhandahålla handlingar för vidareutnyttjande. Detta regleras i stället i andra författningar. EU-direktivet har ändrats. Riksdagen har därför beslutat att från och med den 1 juli 2015 gäller följande bestämmelser om tak för avgifterna: "Om en myndighet får ta ut avgifter vid vidareutnyttjande av handlingar, får avgifterna inte överstiga kostnaderna för att reproducera, tillhandahålla och sprida handlingarna, om inte annat följer av andra eller tredje stycket. Om en myndighet är skyldig att ta ut avgifter vid vidareutnyttjande av handlingar för att täcka en väsentlig del av kostnaderna för en verksamhet, får de samlade intäkterna inte överstiga kostnaderna för att samla in, framställa, reproducera och sprida handlingarna samt en rimlig avkastning på investeringar. Sådana arkiv, bibliotek och museer som får ta ut avgifter vid vidareutnyttjande av handlingar, får tillämpa bestämmelsen i andra stycket oavsett krav på kostnadstäckning." Regeringen har gett ESV i uppdrag att under 2015 utreda om och i så fall hur avgiftsförordningen ska anpassas efter de nya reglerna i PSI-lagen.2 9. Upplysningar per telefon 2 En myndighet får mot avgift ge upplysningar per telefon, om denna service går utöver myndighetens serviceskyldighet enligt offentlighets- och sekretesslagen samt förvaltningslagen. För sådana informationstjänster via telefonen gäller nummerprefixet 0900. Om ni överväger att ta betalt för telefonupplysningar genom ett 0900-nummer måste ni först bestämma ambitionsnivån på den service som myndigheten är skyldig att tillhandahålla gratis. Se kapitel 3, avsnittet ”Alla myndigheter har serviceskyldighet”. Prissättning av upplysningar per telefon Myndigheten bestämmer själv priset per minut eller per samtal. Intäkterna från den avgiftsbelagda telefonservicen får inte överstiga era kostnader för den utökade servicen. Till kostnaderna hör direkt lönekostnad för berörd personal, kostnader för teknisk utrustning och operatörens avgifter. 10. Tjänsteexport Med tjänsteexport menas här tjänster som en myndighet inom eller utom landet utför åt utländska mottagare. Definitionen är vid och det är upp till myndigheten själv att bedöma vad som ska ingå. Exempel på tjänster kan vara rådgivning, 2 7 § lagen (2015:289) om ändring i lagen om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen. att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen 25 vad får myndigheten ta betalt för? utbildning, it-tjänster och annan uppdragsverksamhet inom myndighetens område. Vilken typ av verksamhet ni kan bedriva inom tjänsteexporten är alltså inte begränsad till vad ni kan ta ut avgift för med stöd av övriga punkter under 4 §. Om det är fråga om ett långsiktigt åtagande är det lämpligt att myndigheten underrättar sitt fackdepartement om tjänsteexportens innehåll och omfattning. Ni kan finansiera tjänsteexporten på olika sätt. Ett är biståndsfinansiering – via bilaterala eller multilaterala källor. Ett annat innebär att den utländske uppdragsgivaren själv står för finansieringen. Merparten av den tjänsteexport som statliga myndigheter bedriver är finansierad med svenska biståndsmedel eller via EU. Om ni överväger att ingå ett avtal med en utländsk finansiär bör ni vid tveksamma fall ta kontakt med Utrikesdepartementet. Ni kan också kontakta Business Sweden (tidigare Exportrådet och Invest Sweden).3 Prissättning av tjänsteexport Full kostnadstäckning gäller som ekonomiskt mål för tjänsteexport om inte regeringen bestämt något annat. Information om prissättning av verksamhet som har full kostnadstäckning som ekonomiskt mål finns i ESV:s handledning Sätt rätt pris! (ESV 2014:52). Vid prissättning av tjänsteexport finns det ofta ett ännu större antal osäkra faktorer, som kan påverka kostnaderna för ett uppdrag, än vad som är fallet i annan uppdragsverksamhet. Risker som inte går att eliminera genom försäkring är till exempel: Beställaren underkänner arbetet och vägrar betala; arbetet försenas och vistelsen i landet förlängs eller underentreprenörer fullgör inte sina skyldigheter. När ni beräknar storleken på pålägget för att täcka en andel av de indirekta kostnaderna bör ni också ta hänsyn till kostnader för att ta fram anbud som inte antas. Dessa kostnader är i allmänhet högre i tjänsteexport än i annan uppdrags verksamhet. 3 Tidigare fanns det särskilda bestämmelser om tjänsteexport i tjänsteexportförordningen (1992:192), men denna upphörde att gälla den 30 september 2010. 26 att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen vilka begränsningar finns? 6 Vilka begränsningar finns? Förutom de möjligheter som 4 § avgiftsförordningen ger finns där också ett antal förbehåll eller begränsningar som ni måste tänka på. Verksamheten måste vara förenlig med myndighetens uppgift Den verksamhet som ni tar ut avgift för med stöd av 4 § avgiftsförordningen måste vara förenlig med myndighetens uppgift enligt lag, instruktion eller annan förordning. Det innebär att ni inte får bedriva verksamhet som skiljer sig från myndighetens ordinarie verksamhet. Oftast är en vara eller tjänst som myndigheten tar betalt för med stöd av 4 § något slags biprodukt till den ordinarie verksamheten; främst rör det sig om information av något slag. Att verksamheten måste vara förenlig med myndighetens uppgift är alltså inte detsamma som att varan eller tjänsten måste ingå i myndighetens ordinarie verksamhet. Ett exempel: Om en myndighet har en konferenslokal som den använder för eget bruk och som den då och då hyr ut räknas det som förenligt med myndighetens uppgift, även om den ordinarie verksamheten inte har något med lokaluthyrning att göra. Särskilda regler för kopia av allmän handling För avgift för kopia av allmän handling gäller särskilda regler. Bestämmelser som rör rätten att ta del av allmänna handlingar finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen och avdelning IV offentlighets- och sekretesslagen. I 15–24 §§ avgiftsförordningen finns föreskrifter om avgifter för kopior, bevis och registerutdrag med mera. I korthet gäller att om det är fråga om allmän handling och materialet inte är sekretessbelagt kan det begäras ut med stöd av offentlighetsprincipen. Den som så önskar har rätt att ta del av allmänna handlingar i myndighetens lokaler utan kostnad. Om någon vill ha en kopia på papper av en allmän handling ska ni ta ut avgift enligt 15–24 §§ avgiftsförordningen. Om beställaren i stället vill ha en kopia i elektronisk form, kan ni ta betalt enligt 4 §. En myndighet har dock i allmänhet ingen skyldighet att lämna ut kopior av allmänna handlingar i elektronisk form. För att det ska vara fråga om en allmän handling måste ni kunna ta fram den begärda informationen med ”rutinbetonade arbetsinsatser”. I det fall någon efterfrågar information som myndigheten bara kan ta fram med en arbetsinsats som går utöver vad som kan sägas vara rutinbetonad är offentlighetsprincipen inte tillämplig. Det kan till exempel gälla om ni måste göra ett tidskrävande programmeringsarbete för att ta fram en viss sammanställning. Myndigheten får då själv avgöra om den ska utföra beställningen mot ersättning. Avgift kan i så fall tas ut med stöd av 4 § avgiftsförordningen. att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen 27 vilka begränsningar finns? Verksamheten måste vara av tillfällig natur eller mindre omfattning En förutsättning för att myndigheten ska kunna ta ut avgifter med stöd av 4 § avgiftsförordningen är att verksamheten är av antingen tillfällig natur eller mindre omfattning. Tillfällig natur Normalt sett räknas verksamhet som tillfällig natur om den pågår i högst två år. För sådan verksamhet finns inga begränsningar för hur stora intäkterna får vara. Det kan till exempel gälla utlåning av personal eller uthyrning av utrustning till en nystartad myndighet tills denna hinner anställa egen personal eller anskaffa nödvändig utrustning. I vissa fall kan intäkterna tillfälligt bli större än vad som är normalt även om verksamheten i och för sig bedrivs fortlöpande. Ett exempel är när en myndighet under en period ger ett stort antal kurser för att introducera en regelförändring. Myndighetens kursverksamhet brukar annars ha en blygsam omfattning. En myndighet vars intäkter i 4 §-verksamhet under budgetåret överstiger fem procent av myndighetens totala kostnader ska kunna visa att en viss del av intäkterna härrör från verksamhet av tillfällig natur om sådan bedrivits. Mindre omfattning För att bedöma vad som är verksamhet av mindre omfattning bör de sammanlagda intäkterna från försäljning av varor och tjänster (punkterna 1–10) ställas mot myndighetens totala förvaltningskostnader under budgetåret. Av ESV:s föreskrifter till 4 § framgår att om intäkterna under en längre tid än två år överstiger ett belopp som motsvarar fem procent av de totala kostnaderna ska verksamheten inte anses vara av mindre omfattning. Det är alltså fråga om verksamhet av mindre omfattning när verksamhetens intäkter högst uppgår till fem procent av de totala kostnaderna. Begränsningen är avsedd att ge en signal till myndigheten om när verksamheten blivit så pass stor att det kan vara lämpligt att regeringen prövar om verksamheten ska bedrivas och vilket ekonomiskt mål som i så fall ska gälla. Förutsättningen för att regeringen ska behöva ta ställning till verksamheten är att omsättningen under de kommande åren beräknas överstiga fem procent. Om den totala omsättningen bara tillfälligtvis överstiger fem procent finns ju inget behov av att regeringen reglerar verksamheten. Ett gott råd Om ni ett år haft intäkter som överstiger de fem procenten och beräknar att intäkterna kommer att bli ungefär lika stora – eller större – följande år, kan ni begära att regeringen prövar om ni kan få undantag från begränsningarna att verksamheten ska vara av tillfällig natur eller mindre omfattning. Ett annat alternativ är att 28 att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen vilka begränsningar finns? ni begär ett särskilt bemyndigande att ta ut avgifter för vissa varor och tjänster. Om det inte finns några hinder mot att ha full kostnadstäckning som ekonomiskt mål för verksamheten är det sistnämnda alternativet att föredra. Om ni vet att ni under en följd av år kommer att bedriva verksamheter av olika slag som i och för sig är av tillfällig natur, men som genererar betydande intäkter, är det naturligtvis inget som hindrar att ni ändå begär att regeringen prövar om undantag ska medges från begränsningarna. Om myndigheten får ett sådant undantag behöver ni ju inte särskilja vad som är intäkter i verksamhet av tillfällig natur. att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen 29 30 att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen administration och redovisning 7 Administration och redovisning Här redogör vi bland annat för hur ni lämpligen hanterar administration, redovisning och samråd med ESV om avgifter. Budgetunderlag och regleringsbrev Det sker normalt inte någon särskild uppföljning eller styrning av 4 §-verksamheten i myndighetens budgetunderlag, regeringens budgetproposition eller i myndighetens regleringsbrev. Ibland anges det dock i regleringsbrevet eller i instruktionen att myndigheten till exempel har undantag från begränsningarna om att verksamheten ska vara av antingen mindre omfattning eller tillfällig natur. Övrig avgiftsbelagd verksamhet, som utförs med stöd av ett särskilt bemyndigande, styrs bland annat genom budgeten för avgiftsbelagd verksamhet i regleringsbrevet. Samråd med ESV Enligt 7 § avgiftsförordningen ska en myndighet varje år samråda med ESV om de avgifter som myndigheten tar ut eller avser att ta ut. Myndigheten ska inleda samråd med ESV minst fyra veckor före myndighetens beslut om avgiftens storlek. Samråd ska ske även om avgifterna avses vara oförändrade. I fråga om avgiftsbelagd verksamhet utan krav på full kostnadstäckning, som till exempel 4 §-verksamhet, beslutar ESV i varje enskilt fall hur samrådsskyldigheten ska fullgöras. I normalfallet tittar ESV endast på två saker, nämligen om verksamheten är av mindre omfattning eller tillfällig natur samt om verksamheten ryms inom de tio punkter som anges i 4 § avgiftsförordningen. Detta innebär att samrådsunderlaget kan begränsas till ––verksamhetens art, det vill säga vilken verksamhet eller produkt myndigheten vill ta betalt för ––beräknade totala intäkter av de avgifter som myndigheten avser att ta ut med stöd av 4 § avgiftsförordningen. ESV får medge undantag från den årliga samrådsskyldigheten. När ska myndigheten ta ut moms? Enligt huvudregeln i mervärdesskattelagen (1994:200) är myndigheters försäljning av varor och tjänster momspliktig om dessa säljs i ekonomisk verksamhet. Försäljning av varor och tjänster enligt 4 § avgiftsförordningen är normalt momspliktig utom vid försäljning till andra statliga myndigheter. Ni ska förstås inte lägga på moms om varan eller tjänsten är undantagen från skatteplikt enligt mervärdesskattelagen. att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen 31 Ni ska inte ta ut moms vid försäljning till andra statliga myndigheter. Eftersom staten utgör en och samma juridiska person är den också ett enda skattesubjekt i momshänseende. Moms ska dock läggas på vid försäljning till affärsverk och statliga bolag, eftersom de faller utanför mervärdesskattelagens definition av ”staten” och därför utgör egna skattesubjekt. En nystartad myndighet som planerar att sälja varor eller tjänster till andra än statliga myndigheter ska momsregisteras hos den lokala skattemyndigheten. För närmare information, kontakta Skatteverket. Hur ska myndigheten hantera betalningar? När ni träffar avtal om försäljning av varor och tjänster, ska det av avtalet framgå ––när betalning senast ska ske ––att ersättning tas ut för skriftlig betalningspåminnelse ––att dröjsmålsränta tas ut om betalning inte sker förfallodagen samt ––övriga betalningsvillkor. Detta framgår av förordning (1993:1138) om hantering av statliga fordringar med Kammarkollegiets föreskrifter. Högsta ersättningsbelopp för påminnelse anges i 4 § lagen (2013:56) om ändring i lagen (1981:739) om ersättning för inkassokostnader med mera. Ni ska bevaka fordran och om kunden inte betalar fordran efter påminnelse, ska ni vidta nödvändiga åtgärder för att få betalt. Hur ska myndigheten redovisa intäkterna? I de fall ni redan vid produktionen av varan eller tjänsten känner till att den helt ska finansieras med avgifter är huvudprincipen att utgifterna inte ska avräknas mot anslaget. Vid faktureringen bokför ni en fordran i balansräkningen och en avgiftsintäkt (kontogrupp 31) i resultaträkningen. Det rörelsekapital ni behöver, i avvaktan på betalningen, hämtar ni från räntekontot. Eventuella över- eller underskott i verksamheten påverkar posten Årets kapitalförändring. För avgifter som ni tar ut med stöd av 4 § är det dock vid produktionstillfället i allmänhet inte känt hur varan eller tjänsten kommer att finansieras. Det är i dessa fall ofta enklast att ni avräknar utgiften mot anslaget vilket påverkar posten Intäkter av anslag i resultaträkningen. Vid fakturering bokför ni även i detta fall en fordran i balansräkningen och en avgiftsintäkt (kontogrupp 31) i resultaträkningen. För att myndigheten inte ska tillgodogöra sig samma intäkt två gånger måste ett belopp motsvarande avgiftsinkomsten återföras mot anslaget (konto för återföring av intäkt av anslag respektive konto för avräkning mot anslag). I årsredovisningen ska ni redovisa omfattningen av de avgiftsintäkter som tas ut med stöd av 4 § avgiftsförordningen, vilket ska ske i en not till posten Intäkter av avgifter och andra ersättningar i resultaträkningen. Det framgår av 32 att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen administration och redovisning föreskrifterna till 7 kap. 1 § förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB). Myndigheten ska särredovisa tjänsteexport Myndigheten ska i en not till posten Intäkter av avgifter och andra ersättningar särredovisa avgiftsintäkter från tjänsteexport. Det framgår också av föreskrifterna till 7 kap. 1 § FÅB. Kravet på särredovisning gäller oavsett om ni bedriver tjänsteexport med stöd av 4 § avgiftsförordningen eller med ett särskilt bemyndigande och oavsett vilket ekonomiskt mål som gäller för tjänsteexporten. Om regeringen har beslutat om en avgiftsbudget för verksamheten ska ni enligt 3 kap. 2 § FÅB följa upp den och kommentera väsentliga avvikelser. Av föreskrifterna till paragrafen framgår att myndigheten ska särredovisa verksamheten i resultatredovisningen enligt den indelning och struktur som regeringen beslutat om i avgiftsbudgeten. Det innebär att ni ska redovisa intäkter, kostnader, årets resultat och balanserat resultat för tjänsteexport om det är förenligt med avgiftsbudgeten. att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen 33 34 att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen checklista 8 Checklista Om ni funderar på att ta ut en avgift med stöd av 4 § avgiftsförordningen bör ni besvara följande frågor: Har ni ett särskilt bemyndigande? •Har ni ett särskilt bemyndigande, till exempel i instruktionen, att ta ut avgift för någon vara eller tjänst som är av samma slag som nämns i 4 § ska ni til�lämpa det särskilda bemyndigandet. Då är det alltså inte fråga om 4 §-verksamhet. Är verksamheten förenlig med myndighetens uppgift? •Myndigheten får inte bedriva verksamhet som inte är förenlig med myndighetens ordinarie verksamhet. Ni får alltså inte bedriva verksamhet som skiljer sig från myndighetens vanliga uppgifter enbart i syfte att tjäna pengar. Går verksamheten utöver myndighetens serviceskyldighet? •Ni får inte ta ut avgifter för sådana tjänster som ingår i myndighetens serviceskyldighet enligt förvaltningslagen. Är det fråga om avgift för kopia av allmän handling? •För kopia på papper av allmän handling gäller bestämmelserna i 15–24 §§ avgiftsförordningen. För kopia av allmän handling i elektronisk form kan ni ta betalt med stöd av 4 § avgiftsförordningen. Ryms verksamheten under någon av de tio punkterna i 4 §? •Kontakta ESV om ni är tveksamma om den aktuella varan eller tjänsten omfattas av 4 §. Kommer verksamheten att vara antingen av mindre omfattning eller av tillfällig natur? •Verksamheten är av mindre omfattning om budgetårets intäkter uppgår till högst fem procent av myndighetens totala förvaltningskostnader under året.Verksamhet som pågår under högst två år kan vara av tillfällig natur. Det finns ingen begränsning vad gäller omsättningens storlek, men om den sammanlagda omsättningen överstiger fem procent kan ni behöva visa vilka intäkter som kommer från verksamhet av tillfällig natur. att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen 35 checklista Bör verksamheten avgiftsbeläggas? •Finns det formella hinder mot att ta betalt? •Vad är syftet med verksamheten? •Ger en avgiftsbeläggning positiva eller negativa styreffekter? •Blir de administrativa kostnaderna för försäljning, fakturering, betalningsbevakning, etc. alltför höga i förhållande till vad som kan betraktas som ett rimligt pris? Förutsatt att verksamheten ska avgiftsbeläggas, vilken prissättningsprincip kan då tillämpas? •Finns det andra producenter som tar betalt för samma eller likvärdig vara eller tjänst? I så fall bör priset sättas så att full kostnadstäckning uppnås. •Har myndigheten tillfällig överkapacitet? I vissa fall kan då särkostnad eller direkt kostnad användas som en vägledning om lägsta pris. 36 att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen några kostnadsbegrepp 9 Några kostnadsbegrepp Självkostnad, direkt kostnad, särkostnad – det finns många olika kostnadsbegrepp som det inte alltid är så lätt att skilja mellan. Här förklaras kort innebörden av några vanliga begrepp. Direkt och indirekt kostnad Direkt kostnad: En kostnad som direkt i redovisningen hänförs till en viss vara eller tjänst. Indirekt kostnad: En kostnad som inte direkt i redovisningen hänförs till en viss vara eller tjänst, exempelvis kostnader för lokaler, tele, sjuk- och hälsovård. De indirekta kostnaderna fördelas ofta schablonmässigt med hjälp av fördelningsnycklar, till exempel direkt lönekostnad, antal anställda, antal årsarbetskrafter, redovisad tid eller lokalyta. Rörlig och fast kostnad En rörlig kostnad varierar med förändringen i producerad volym, medan en fast kostnad är opåverkad vid förändring av verksamhetsvolymen inom ett visst intervall. Särkostnad och samkostnad Särkostnad: En kostnad som tillkommer respektive bortfaller om ett visst handlingsalternativ genomförs respektive inte genomförs. En särkostnad är ofta rörlig. Samkostnad: En kostnad som är gemensam för alla handlingsalternativ i en beslutssituation och som inte påverkas av om ett visst handlingsalternativ genomförs respektive inte genomförs. Självkostnad Självkostnaden är summan av samtliga kostnader för en viss vara eller tjänst. Detta förutsätter att samtliga direkta kostnader har identifierats, samt att samtliga indirekta kostnader på ett rättvisande sätt har fördelats till den verksamhet där varan eller tjänsten framställs. Full kostnadstäckning Det ekonomiska målet full kostnadstäckning innebär att myndigheten ska sätta avgifterna så att den långsiktiga självkostnaden täcks, det vill säga samtliga med verksamheten såväl direkt som indirekt förenade kostnader ska på några års sikt täckas av avgiftsintäkter. Full kostnadstäckning kan sägas utgöra både tak och golv för prissättningen, det vill säga intäkterna ska på sikt täcka kostnaderna – varken mer eller mindre. Upp till full kostnadstäckning Det ekonomiska målet upp till full kostnadstäckning innebär att full kostnadstäckning är taket för prissättningen, medan det inte finns något golv. Myndigheten bestämmer om avgifterna helt eller bara delvis ska täcka kostnaderna eller om rentav ingen avgift alls ska tas ut. att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen 37 38 att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen referenser Referenser ESV 2015:32, Avgifter 2014 – om avgiftsbelagd verksamhet i staten ESV 2014:52, Sätt rätt pris! Prissättning och kalkylering för statliga myndigheter Propositionen Statlig förvaltning i medborgarnas tjänst (prop. 1997/98:136, bet. 1997/98:KU 31, rskr. 1997/98:294) Propositionen Vidareutnyttjande av information från den offentliga förvaltningen (prop. 2014/15:79, bet. 2014/15:FiU14, rskr. 2014/15:188) Lagar och förordningar Tryckfrihetsförordningen (1949:105) Förvaltningslagen (1986:223) Konkurrenslagen (2008:579, ändrad 2009:1280) Lagen (1981:739, ändrad 2013:56) om ersättning för inkassokostnader med mera Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling Lagen (2010:566, ändrad 2015:289) om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen (PSI-lagen) Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) Personuppgiftslagen (1998:204) Avgiftsförordningen (1992:191) Författningssamlingsförordningen (1976:725) Förordningen (1993:1138) om hantering av statliga fordringar Förordningen (1996:1191) om överlåtelse av statens lösa egendom Förordningen (1998:796) om statlig inköpssamordning Förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB) Kapitalförsörjningsförordningen (2011:210) att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen 39 40 att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen ESV:s publikationer 2015 2015:1Personalkostnader 2015:2 Prognos januari 2015 2015:3 Årlig rapport 2014 – jordbruksfonderna 2015:4 Årlig kontrollrapport 2014 – regionalfonden Botnia Atlantica Årligt Yttrande 2014 – regionalfonden Botnia Atlantica 2015:5 Årlig kontrollrapport 2014 – regionalfonden Nord Årligt yttrande 2014 – regionalfonden Nord 2015:6 Årlig kontrollrapport 2014 – regionalfonden Norra Periferin Årligt Yttrande 2014 – regionalfonden Norra Periferin 2015:7 Årlig kontrollrapport 2014 – regionalfonden Öresund Kattegatt Skagerrak Årligt yttrande 2014 – regionalfonden Öresund Kattegatt Skagerrak 2015:8 Årlig kontrollrapport 2014 – regionalfonden Regionala program Årligt yttrande 2014 – regionalfonden Regionala program 2015:9 Årlig kontrollrapport 2014 – regionalfonden Sverige-Norge Årligt yttrande 2014 – regionalfonden Sverige-Norge 2015:10 Årlig kontrollrapport 2014 – socialfonden Årligt yttrande 2014 – socialfonden 2015:11 Årlig kontrollrapport 2014 – fiskerifonden Årligt yttrande 2014 – fiskerifonden 2015:12 Årlig revisionsrapport med yttrande och validering – gränsfonden 2015:13 Årlig revisionsrapport med yttrande och validering – flyktingfonden 2015:14 Årlig revisionsrapport med yttrande och validering – återvändandefonden 2015:15 Årlig revisionsrapport med yttrande och validering – integrationsfonden 2015:16 Statliga inrapporteringskoder 2015 2015:17 ESV:s årsredovisning 2014 2015:18 EA-boken 2015 2015:19 Tänka efter före – konsekvensutredning vid regelgivning 2015:20 EU-medelshantering i Sverige 2015:21 Inkomstliggaren 2015 2015:22 Säkerställd intern styrning och kontroll 2015 2015:23 Redovisning av den statliga internrevisionen 2015 2015:24 Utfallet för statens budget 2015:25 Statens resultaträkning, balansräkning och finansieringsanalys m.m. 2015:26 Prognos mars 2015 2015:27 Andelar i hel- och delägda företag – Tillämpning av kapitalandelsmetoden 2015:28 2015:29 2015:30 2015:31 2015:32 Den statliga sektorn 2014 Tidsserier för Årsredovisning för staten 2014 En introduktion till den statliga internrevisionen Ekonomiadministrativ värdering 2015 Avgifter 2014 – om avgiftsbelagd verksamhet i staten ESV gör Sverige rikare – Vi har kontroll på statens finanser, utvecklar ekonomistyrningen och granskar Sveriges EU-medel. – Vi arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna. Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89 Tfn 08-690 43 00 Box 45316 Fax 08-690 43 50 104 30 Stockholm www.esv.se
© Copyright 2024