Kassaguide Onslip360
Kassaguide Onslip360 POS Tablet S80 ETH POS Z10 Välkommen till Onslip! Tack för att du valt kassasystemet Onslip360! Vår målsättning är att Onslip360 ska vara tryggt, lätt att använda och erbjuda alla funktioner du behöver. Om du har några förbättringsförslag eller önskemål om nya funktioner så är du mer än välkommen att kontakta vår support. Vi utvecklar kontinuerligt våra produkter och tjänster. Alla nyheter lägger vi upp på vår hemsida www.onslip.com. I denna kassaguide hittar du den mesta informationen om kassan. Den senaste versionen av kassaguiden hittar du på vår supportsida, www.support.onslip.com. Där hittar du även svaren på de vanligaste frågorna, kontaktuppgifter, öppettider m.m. Om du undrar över någonting eller behöver hjälp så är du välkommen att kontakta vår support. Vi önskar dig lycka till med din verksamhet och hoppas att vi får ett långt och framgångsrikt samarbete! Tack återigen för att ni valt Onslip360! För senaste versionen av kassaguiden www.support.onslip.com Kassaguide Onslip 2015-11-26 1.4 2 Innehåll Information ....................................................................................................... 5 Backoffice – Konfigurera kassasystemet ........................................................... 6 Backoffice – Artikelregister .................................................................................................6 Varugrupp ...........................................................................................................................6 Artiklar ................................................................................................................................7 Ladda ner artikelregistret ....................................................................................................8 Backoffice – Knappar ..........................................................................................................8 Backoffice - Konfigurera ......................................................................................................9 Användare ..........................................................................................................................9 Betalmetoder ....................................................................................................................10 Kassor ...............................................................................................................................11 Kontoplan .........................................................................................................................12 Platser och ändra kvittotext ..............................................................................................15 Ändra kvittotext ................................................................................................................15 Logga på kvitto..................................................................................................................15 Backoffice – Kunduppgifter ...............................................................................................16 Värdebevis ........................................................................................................................16 Kassan .............................................................................................................. 17 Starta och logga in ............................................................................................................17 Konfigurering av kassa ......................................................................................................17 Växelinsättning/Växeluttag ...............................................................................................18 Kassakoppla kortterminalen ..............................................................................................19 Försäljning ....................................................................................................... 19 Nota ..................................................................................................................................21 Parkera en nota................................................................................................................21 Värdebevis ........................................................................................................................23 Fakturaunderlag ................................................................................................................24 Betalning med kort ...........................................................................................................25 Betalning med kontant......................................................................................................26 Returer .............................................................................................................................27 3 Återbetalning med flera betalmetoder..............................................................................28 Rapporter ........................................................................................................ 29 Rapporter - Kassan ............................................................................................................29 Z-rapport (dagsrapport) ....................................................................................................29 Rapporter - Backoffice ......................................................................................................29 Försäljning ........................................................................................................................30 Journal ..............................................................................................................................30 Rapporter .........................................................................................................................30 Felsökning ........................................................................................................ 32 Felanmäl kassa hos skatteverket .......................................................................................36 Appendix ......................................................................................................... 38 Z-rapport – exempel .........................................................................................................38 Kvittorullar och tillbehör ................................................................................. 39 Support ............................................................................................................ 40 4 Information Viktig information Avinstallera aldrig kassa-appen. Om kassa-appen avinstalleras kan den inte återinstalleras! Installera inga andra appar på kassan. Andra appar som installeras på kassan kan störa kassaappen samt försvåra vid eventuell felsökning. Onslip tar inget ansvar för fel på utrustning som uppstått av att andra appar är installerade. Stäng aldrig av skärmen. Låt den alltid stå på. Om skärmen stängs av kan kassan tappa internetuppkopplingen. Säkerhet Placera kassan på en säker plats för att minska risken för stölder. Kassalådan ska vara svåråtkomlig för obehöriga. Kassalådan ska vara stängd då betalning inte pågår och låst om kassan lämnas obevakad. Kassalådan är inte ett värdeskåp utan en förvaringsplats för kontanter under öppettider. Så lite pengar som möjligt ska förvaras i kassalådan. Skötsel Placera kassan, övrig kassautrustning och kablage på en säker plats där risken för nedsmutsning, spill och slitage är liten. Inga rengöringsmedel samt blöta trasor får användas för att rengöra kassautrustningen. Undvik extrem värme, kyla, eller luftfuktighet. Alla enheter och dosor med tillhörande kablage innehåller känslig teknisk utrustning! Uppdatering Om det finns en uppdatering tillgänglig så blir du notifierad om detta när du loggar in. Välj att installera uppdateringen och följ guiden för att uppdatera din kassa. Du kan välja att skjuta fram uppdateringen, men vi rekommenderar att du installerar uppdateringar inom några dagar efter att den notifierats första gången. Säker uppkoppling Kassasystemets kommunikation går igenom en säker och krypterad uppkoppling. Moms Momsen ställs in i varugruppen och räknas alltid ut automatiskt på kvittot. Hos Skatteverket tar du reda på vilka momssatser som gäller för dina varor eller tjänster. Kontrollenhet Viktigt angående kontrollenhet. Kassaregistret är utformat för att arbeta mot en certifierad kontrollenhet, CleanCash Typ A, enligt föreskrift SKVFS 2014:9. Registrering hos Skatteverket Enligt lag så måste du anmäla alla kassaregister du använder till skatteverket. Alla förändringar ska även anmälas. Tex om du byter, säljer eller skrotar kassaregistret. Läs mer om detta, samt om andra regler och skyldigheter hos skatteverket. 5 Backoffice – Konfigurera kassasystemet Åtkomst till Backoffice via https://www.onslip360.com. Backoffice är ett administrationssystem som tillåter dig att nå din kassa online. Här kan du lägga till artiklar i ditt artikelregister, lägga till knappar på din kassa, lägga till fakturakunder i ditt kundregister, titta på försäljningsstatistik och tidigare köp, skriva ut rapporter och mycket mer. Logga in på Backoffice Så här loggar du in: • • • • Öppna upp en webbläsare. Gå till https://www.onslip360.com. Bokmärk gärna! Ange Företagsalias, Användarnamn, Lösenord och klicka på logga in. Du är nu inloggad i Backoffice. Logga ut från Backoffice För att logga ut trycker du på den lilla nedåtpilen högst upp till höger i menyn. Ditt användarnamn och företagsnamn står där. Här kan du även klicka på Mitt konto och se och ändra dina användaruppgifter. Klicka på Logga ut för att lämna Backoffice. Backoffice – Artikelregister Varugrupp En varugrupp beskriver en grupp av artiklar som tex läsk eller veckotidningar. Den momssats du har valt för varugruppen kommer att gälla samtliga artiklar i varugruppen. Lägg till / Ändra en Varugrupp Du befinner dig i Backoffice. • • • • • • • • • Klicka på Artikelregister och välj Varugrupper. Klicka på Skapa varugrupp eller Ändra. Detta går även att utföra i tabelläge. Ange namn, tex Alkoholhaltiga drycker. Välj Varugrupptyp Varor, Tjänster eller Skulder med Dropdown. Välj momssats, tex 25%. Om funktionen köksskrivare är aktiverad kan den väljas här. Gäller endast matrelaterade varugrupper. Ange bokföringskonton är frivilligt. Om du har lagt in bokföringskonton i kassan kan du ange Försäljningskonto, Rabattkonto och Momskonto. Ange Varningsmeddelande är frivilligt. Detta anger en textsträng för artikelgruppen tex ”KONTROLLERA LEG” för tex tobak. Kassören får då bekräfta att kunden har åldern inne genom att trycka OK. Klicka på Spara. 6 Artiklar Detta beskriver själva artikeln, kvantitet och prissättning. För att den ska synas i kassan måste också en knapp skapas. Lägg till och Ändra en Artikel Du befinner dig i Backoffice. • Klicka på Artikelregister och välj Artiklar. Här ser du en lista med artiklar, sökfält, knapp för tabelläge och Skapa artikel. Under listan finns navigeringen för att visa nästa sida. Sök en artikel genom att skriva in namnet på artikeln i sökfältet så visas artiklar med det namnet. Bredvid sökfältet finns knapparna tabelläge och Skapa artikel. Vid tryck på tabelläge väljer man varugrupp i dropdownmenyn och sen visas alla artiklar i varugruppen i fönstret som öppnas. I tabelläge går det att redigera befintliga produkter och lägga till nya. Bra för att ändra eller lägga till flera artiklar. Skapa artikel används vid skapande av en artikel och är tydligare att använda för de som inte är bekväma med tabelläget. Till höger om varje artikel finns det en knapp för att ändra den artikeln. • • • • • • • • • • • • • • Sök efter den artikel som ska ändras, eller tryck på Skapa artikel för att skapa en ny. Tabelläget går också bra att använda. Ange namn på artikeln. Tex Cosmopolitan 4cl. Fält med en röd stjärna måste fyllas i. Ange varugrupp. Automatiskt inställt på den varugrupp som du gick in via om du har valt tabelläge, men du kan även i detta läge välja att redigera varugrupp. Ange försäljningspris. Om du inte anger ett försäljningspris så blir det ett öppet pris på artikeln och du får då ange priset manuellt vid varje försäljningstillfälle. Ange enhet. Förinställt på styck. Ange kvantitet, förinställt på 1. Ange inköpspris, behöver ej fyllas i. Ange Tillverkare/ Märke, behöver ej fyllas i. Beskrivning är frivillig. Detaljerad beskrivning är frivillig. Ange Streckkod, EAN. Ange produktens streckkod om du kommer att använda streckkodsläsare. Skriv eller skanna in den. Enklast är att klicka i rutan och sen läsa av streckkoden med streckkodsläsaren ansluten till en dator. I avsnittet om streckkodsläsaren finns information om hur den konfigureras om för användning med dator eller kassa. Viktigt att ställa in den rätt. Ange Artikelnummer, SKU. Här kan du skapa egna SKU-artikelnummer. SKUartikelnummer får innehålla både bokstäver och siffror. Ange leverantörens Modellnummer. Här kan du ange leverantörens modellnummer för att skapa bättre sökvärden Ange PLU. Här kan du ange egna PLU-nummer. PLU-nummer får endast innehålla siffror. Klicka på spara. 7 Ladda ner artikelregistret Du är inne i Backoffice och väljer Artikelregister och sedan “Ladda ner”. En CSV fil (commaseparerad) fil som heter articles.csv laddas ner. Öppna denna med Excel eller LibreOffice Calc. I Excel gör du så här: • Välj kolumn A. • Klickar på “Data” och sedan “Text till kolumner”. • I dialogen som visas väljer man “Avgränsade fält” (”Delimited/Separerad”) och i nästa vy ”Komma” (“Comma/Kommatecken”) • Klicka sedan på “Finish/Klart”. I LibreOffice Calc gör du så här: • • • När filen öppnas visas konverteringsdialogen. Klicka bort alla alternativ utom Delad och Komma under Delningsalternativ. Klicka på OK. EAN-koden visas helt utskriven i LibreOffice Calc till skillnad från i Excel. Backoffice – Knappar Knappgrupper Du grupperar dina artiklar i olika knappgrupper i kassan. Lägg till och Ändra en Knappgrupp Du befinner dig i Backoffice. • • • Klicka på Knappar och välj Knappgrupper. Klicka på Skapa knappgrupp för en ny eller Ändra för att redigera. Det går även att redigera i tabelläge. Ange namn, tex Drinkar, och klicka på spara. Undergrupper och knappar Du kan även gruppera dina artiklar i Undergrupper. Tex Knappgruppen är Drinkar, Undergruppen är Cocktail. Du kan även ha undergrupper i dina undergrupper. Lägg till och Ändra Undergrupper eller knappar Du befinner dig i Backoffice. • • • Klicka på knappar och välj Knappar & Undergrupper. Välj den Knappgrupp som Knappen eller Undergruppen tillhör eller ska tillhöra. Du väljer den i dropdownmenyn. Klicka på Skapa knapp eller ändra. Det går även att redigera i tabelläge. 8 Knapp • • • • Välj knapptyp i dropdown. Knapp är förvalt. Ange artikeln i dropdown. Tips! Sök efter artikeln efter att du har öppnat dropdown. Sök genom att skriva din artikels namn. Ange hur artikelns namn ska synas på knappen. Tips! Lämna detta blankt. Då hämtar kassan automatiskt din artikels namn och sätter priset inom parantes. Klicka på spara. Undergrupp Undergrupper används för att sortera produkterna på kassan. Går att använda i flera nivåer om så önskas. • • • • • • Välj Undergrupp som typ av knapp. Ange namn på Undergruppen. Ange knappgrupp. Automatiskt inställt på den knappgrupp som du gick in via men du kan även i detta läge välja att redigera knappgrupp. Klicka på spara. Nu kan du lägga till knappar i Undergruppen. Backoffice - Konfigurera Det finns ett antal funktioner som användare kan konfigurera. De är Användare, Betalmetoder, Enheter, Kassor, Kontoplan och Platser. En del av dessa är tillvalsfunktioner och inte tillgängliga för alla användare av Onslip360. Användare Kassan kommer med en användare inlagd. Denne användare är både kassabiträde och administratör och kan lägga till, ta bort och redigera användare. För att ändra eller skapa användare gör du så här: • • • • • • Tryck på Konfigurera. Välj Användare. Nu ser du en lista med de användare som finns inlagda. Tryck på knappen Skapa användare eller knappen Ändra på raden med användaruppgifter. Ange namn. Namnet visas vid inloggning på kassan. Ange alias/Användarnamn. Detta används vid inloggning i BackOffice. Välj vilka roller användaren ska ha behörighet till. • Administratör kan ändra allt i BackOffice. 9 • • • • Kassabiträde kan använda kassan samt se valda delar i BackOffice. Ange PIN-kod. Används för inloggning på kassan. Ange Lösenord. Används för inloggning på BackOffice. Klicka på Skapa användare. En administratör kan ändra PIN-kod och lösenord på företagets samtliga användare. Glömmer någon PIN-koden eller lösenordet kan alltså företagets egen administratör ändra det. Onslip Support kan också hjälpa till med detta. Betalmetoder Betalmetoder är en tillvalsfunktion. Kontakta Onslip för aktivering. Betalmetoden Värdebevis För dessa funktioner behöver du logga in i Backoffice. Värdebevis är speciella och skapandet är annorlunda än artiklar och varugrupper. Nedan beskrivs skapandet av ett Värdebevis. Du befinner dig i Backoffice. • • • • • • • • • • • • Klicka på Konfigurera och välj Betalmetoder. Klicka på Skapa betalmetod. Välj Typ och ändra det till Värdebevis i dropdownmenyn. Skriv in namnet, exempelvis Värdebevis, Presentkort eller Tillgodohavande. Ange konto om det är aktuellt. Ange avräkningskonto om det är aktuellt. Tryck på Spara. Fortsätt med att skapa Varugruppen. Klicka på Artikelregister och sen Varugrupper. Namnge den nya varugruppen, exempelvis, Värdebevis eller Presentkort. Varugrupptypen ska vara Skulder och momssatsen ska vara 0%. Fortsätt med att skapa artikeln. Klicka på Artikelregister och sen Artiklar. Här fungerar inte tabelläget utan du blir tvungen att använda Skapa artikel. Namn är lämpligen Värdebevis eller Presentkort, varugruppen blir den du skapade i förra steget, till exempel Värdebevis eller Presentkort. Typ ändras till Värdebevis i dropdownmenyn. Det går att ha flera artiklar i varugruppen, exempelvis Värdebevis, Presentkort och Tillgodo. Men de registreras som värdebevis allihop så Värdebevis rekommenderas. Ändra Typ och Betalmetod till Värdebevis. Sätt också giltighetstiden till lämplig längd. Fortsätt med att skapa Knappgruppen. Namnge lämpligen den som Värdebevis eller Presentkort. Till sist ska du nu skapa en Knapp. Lämpligt namn är Värdebevis eller Presentkort. Efter att värdebevis är aktiverat, konfigurerat och knapp skapad så måste du logga ut från kassan och logga in igen för att det ska ta effekt. Om allt är rätt gjort ser du nu en ny knappgrupp och i den finns knappen för värdebevis. Innan du börjar använda den så rekommenderar vi att du läser igenom informationen om hur försäljningen av värdebevis går till samt hur du tar betalt med värdebevis. 10 Betalmetoden Valuta Det går att hantera olika valutor i kassasystemet. Vi lägger till rättigheterna efter att du beställt funktionen. Du måste själv aktivera den i Backoffice och konfigurera med rätt växelkurs. Du befinner dig i Backoffice • • • • • • • • Klicka på Konfigurera och välj Betalmetoder Klicka på Skapa betalmetod Vid Typ står det Egen, ändra det till Valuta i dropdownmenyn. Vid Valuta, ändra till rätt valuta i dropdownmenyn. Ange växelkursen som kassan ska använda. Denna måste ni själv bevaka så det inte blir fel. Ändra namn om det behövs. Ange konto och avräkningskonto om det är aktuellt. Tryck på Spara. Betalmetoden Egen Betalmetoden egen är till för de som har speciella behov och har egna betalmetoder. Exempel på möjliga egna betalmetoder är förtryckta presentkort eller insättning direkt på bankkonto, t.ex via Swish. Kassor Här ser ni information om er kassa eller era kassor. Det går att skapa kassaspecifikt redovisningsunderlag genom att trycka på Bokföringskonton och sen specificera de olika redovisningskontona. Detta ger möjlighet att separera intäkterna från olika kassor och, eller, resultatenheter. Informationen ni ser är: • • • Kassans namn. Device-ID, kassans id för identifikation. Kontrollenhetens id.nummer. 11 Kontoplan Följande information är inte korrekt för alla företag. Vi tar inget ansvar för er kontoplan då det kan förekomma många olika kontoplaner bland våra kunder. Detta är därför endast ett exempel och får inte följas utan anpassning till er kontoplan. Innan ni lägger in konton rekommenderar vi att ni har en dialog med den som bokför ert företag och, eller, er revisor så att det blir rätt. Kontoplanen används för att ge varugrupper och kassor kopplingar till er kontoplan. I Varugruppen kan ni lägga in Konto, Rabattkonto och Momskonto. Dessa gäller för alla artiklar i en varugrupp. Vidare går det att lägga in konton som gäller för kassorna. För att kunna exportera i SIE-format är det en förutsättning att konton är inlagda då det inte går att exportera en SIE-fil från backoffice om inte kontoplanen är konfigurerad. Kontoplan – exempel 1 I det här exemplet har vårt exempelföretag en kassa. Kom ihåg att detta inte är direkt applicerbart på ert företag. Er konfiguration kommer antagligen att se annorlunda ut. Vi ber er därför att inte kopiera detta rakt av utan att kontrollera med den person som bokför åt er hur det ska vara. Vissa konton måste eventuellt skapas i er kontoplan i bokföringsprogrammet innan det fungerar. Följande konton lägger vi in i kassan: Fordringar för kontokort och kuponger Kassa Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25% Utgående moms på försäljning inom Sverige, 12% Utgående moms på försäljning inom Sverige, 6% Försäljning inom Sverige, 25% moms: Försäljning inom Sverige, 12% moms: Försäljning inom Sverige, 6% moms: Försäljning inom Sverige, momsfri: Lämnade kassarabatter, 25% moms: Lämnade kassarabatter, 12% moms: Lämnade kassarabatter, 6% moms: Lämnade kassarabatter, momsfri: Öres- och kronutjämning Mismatch-konto 1580 1910 2611 2621 2631 3001 3002 3003 3004 3731 3732 3733 3734 3740 3790 De tre översta håller reda på betalningarna i kassan. Konto 1580 används för kortbetalningar, eftersom banken inte betalar ut samma dag som betalningen görs. Konto 1910 visar kontantbetalningar. Konto för försäljning, moms och kassarabatter väljs beroende på momssats. Konto 3740, Öres- och kronutjämning används för avrundning. För fakturaförsäljning finns inget konto då detta inte registreras som försäljning i kassan. 12 Steg 1: Lägg in kontoplan i Backoffice Börja med att lägga in samtliga konton som behövs i kontoplanen. Gör så här för att lägga till konton: • • • • • Klicka på Konfigurera och välj Kontoplan. Klicka på Skapa konto. Ange Kontonummer. Ange Kontonamn. Tryck Skapa för att spara eller avbryt för att avbryta. Nu syns det skapade kontot i en lista. Kontot går att Radera och ändra. Är kontot använt i systemet innebär inte Radera att det raderas, bara att det inte används i framtiden. Steg 2: Lägg in konton i Varugrupperna Artiklarna i varugruppen ärver konton av Varugruppen. Gå till Artikelregister, välj Varugrupper och Ändra på varugruppen som konton ska läggas in i. Exempel: Redigera varugrupp Namn: Varugrupptyp: Momssats: Försäljningskonto: Momskonto: Diverse Varor 25% 3001 - Försäljning inom Sverige, 25% moms 2611 - Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25% Välj konto genom att klicka på det grå fältet och klicka på rätt konto i dropdownlistan. När du är klar trycker du på spara. Lägg in korrekta konton i samtliga varugrupper. Var noga med att försäljningskontot matchar momskontot så det inte blir fel. Steg 3: Konfiguration för redovisningsunderlag `Kassa' Tryck på Konfigurera och sen Kassor i dropdownmenyn. Nu ska vi lägga in konton för kassan. Om du har flera kassor kan du använda olika konton för olika kassor. Avrundningskonto: Mismatch-konto: 3740 - Öres- och kronutjämning 3790 - Övriga intäktskorrigeringar Bokföringskonton för betalmetoder Här finns det två kolumner att ange konton i. Kassakonto och avräkningskonto. Kassakontot är det konto som kassan använder och detta konto nollas alltid vid dagsavslut. Avräkningskontot är det konto som används i bokföringen. Dessa konton kan vara samma, då blir det rätt vid SIE-exporten. Vill företaget separera dom går det bra. 13 Bokföringskonton för betalmetoder: Kort, (kortbetalningar) Kassakonto 1580 - Försäljning inom Sverige cash, (kontantförsäljning) 1910 - Försäljning inom Sverige Avräkningskonto 1580 - Fordringar för kontokort och kuponger 1910 – Kassa Bokföringskonton för varugrupper: Exempel varugruppen Diverse ovan: Försäljningskonto: Momskonto: Rabattkonto: 3001 - Försäljning inom Sverige, 25% moms 2611 - Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25% 3731 – Lämnade kassarabatter, 25% moms. Steg4: Konfiguration för redovisningsunderlag `Platser' Det går att använda olika konton till olika kassor på olika platser. I bokföringsprogrammet finns det troligen ett stort antal oanvända konton mellan 3000 och 3099. Likadant går det att skapa konton för betalmetoderna. Därmed går det att skapa nya konton för försäljning fördelat på flera platser och kassor. 14 Platser och ändra kvittotext Här går det att ändra texten på kvitton samt lägga till och ändra plats där kassan används. För att kunna använda kassan på mer än en plats, till exempel vid olika säsongsverksamheter kan det krävas anmälan till Skatteverket. Har ni frågor om det hänvisar vi till Skatteverket. Under Platser syns en lista på platser. Det kan finnas en kassa på varje plats, eller det kan finnas en kassa men flera platser. Men en kassa kan bara vara på en plats i taget. Flyttas den måste det ändras här. De flesta kommer inte att använda mer än en plats om verksamheten finns på en stadigvarande plats. Då är möjligheten att justera texten på kvittona det mest intressanta. Ändra kvittotext • • • • Tryck Konfigurera, välj Platser. I listan klicka på Ändra vid den kassa ni vill ändra texten på. I formuläret ändrar ni texten så det står det ni vill ha. Förhandsvisning av ändringarna visas till höger på skärmen. När ni är nöjd, tryck på spara. Avbryt genom att lämna formuläret utan att spara. Logotyp på kvitto Du kan själv lägga in en logga på kvittot samt justera utseendet. Den här funktionen hittar ni längst ner på sidan för att redigera plats och kvitto. • • • • • • • • • Tryck Konfigurera, välj Platser. I listan klicka på Ändra vid den kassa du vill ändra texten på. Logotypen hittas längst ner. Tryck Välj bild. Kan din webbläsare visa bilden, då kan bilden laddas upp. Nu visas ett nytt fönster. Använd skjutreglagen för att justera bilden. Det övre skjutreglaget justerar storleken på fönstret och det undre justerar storleken på bilden. Dra åt höger eller vänster för att ändra. Det som syns inom den vita boxen visas på kvittot. Tryck Ok för att spara. Tryck avbryt för att gå tillbaka utan att använda bilden. Bilden visas nu i förhandsvisningen på kvittot. Bilden omvandlas också till svartvitt eftersom kvittoskrivaren inte kan skriva ut i färg. • När du är nöjd, tryck Spara. Vill du använda en annan bild tryck först Ta bort och gör sedan om Välj bild. Logotypen laddas upp till skrivaren vid alla inloggningar på appen. 15 Backoffice – Kunduppgifter För denna funktion så behöver du logga in i Backoffice. Kundregister Kundregistret används i samband med att försäljning ska faktureras. Fakturaunderlag används för att skapa ett underlag för fakturering och bokförs inte som försäljning i kassan. För att kunna registrera ett Fakturaunderlag så behöver du ett Kundregister. Du kan registrera din kund direkt i kassan i samband med försäljningen men även skapa eller ändra kunder i Backoffice. Kundregistret används också om kundkopplade värdebevis används. Skapa / Ändra en Kund Du befinner dig i Backoffice • • • Klicka på Kunduppgifter och välj Kundregister. Klicka på Skapa kund, eller Ändra på raden för inlagda kunder. Detta går även att utföra i tabelläge. Fyll i formulär och klicka på spara. Din kund är nu sparad och kan hämtas upp i din kassa nästa gång du säljer med fakturaunderlag. Kundregistret kan laddas ner på dator i csv-format. Filen får namnet customers.csv. För användning i Excel se informationen under Ladda ner artikelregistret. Värdebevis Under Kunduppgifter finns även information om alla Värdebevis som sålts. Här går det att se följande: Identifierare, eller namn, eller nummer, på värdebeviset. Betalmetod visar att det är ett värdebevis och därmed en skuld företaget har till någon. Saldo visar kvarvarande belopp på värdebeviset. Kreditgräns visar om det finns kredit på värdebeviset. Utgångsdatum är giltighetstiden och kundkoppling visar vilken kund ett kundkopplat värdebevis är kopplat till. På ett befintligt värdebevis går det att göra följande från Backoffice: Ladda, Sätta kreditgräns, ändra giltighetstid samt radera. Endast värdebevis med saldo noll går att radera. För att göra något av detta tryck på knappen för det du ska göra och använd formuläret som öppnas för att genomföra ändringen. Det överensstämmer väl med hur det ser ut på kassan. Det går också att Skapa värdebevis genom att trycka på den gröna knappen Skapa värdebevis. Fyll bara i formuläret som öppnas och tryck på Skapa för att skapa värdebeviset. 16 Kassan Starta och logga in Inloggning används för att registrera vem som utfört försäljningen eller funktionen. För att funktioner eller åtgärder ska kunna genomföras så behöver vanligtvis pågående transaktion, köp, slutföras eller avbrytas. • • Välj din användare I listan, och mata in din PIN-kod. Listan är bläddringsbar! Mata in det belopp du har i växelkassan och tryck OK. Ingående växelkassa För varje ny försäljningsperiod behöver du ange ingående växelkassa. Detta sker när du loggar in i kassan, eller om det skapas en ny försäljningsperiod direkt efter att Z-rapporten (Dagsavslut) tagits ut. Logga ut Tryck på Lås kassa för att logga ut. Konfigurering av kassa När du har loggat in på kassan kan du anpassa ett antal olika saker i kassan. Det går att konfigurera öresinmatning, ange om den ska öppna kassalådan vid kortbetalning samt kassakoppla kortterminalen. Kassakoppling av kortterminalen beskrivs under avsnittet om installation. Vidare går det att välja vilka av dina betalmetoder som ska gå att använda och det finns möjlighet att dölja några knappar och deras funktioner. Gå in i menyn Konfigurera • • Tryck på Inställningar. Tryck på knappen Konfigurera. Grön knapp Ja innebär att funktionen är aktiv, eller att knappen syns. Röd Nej innebär att knappen är dold eller att funktionen är avstängd. Konfigurera - Beteende • • • Förvald terminal - innebär alltså kassakoppling av kortterminal. Hur detta görs beskrivs under avsnittet om installation. Öresinmatning – välj NEJ om du vill stänga av möjligheten att använda öresinmatning. Öppna kassalådan vid kortköp – välj Ja om du vill att kassalådan ska öppnas vid kortköp. 17 Konfigurera - Betalmetoder Du kan välja vilka betalmetoder som går att använda på kassan. Förvald inställning är att alla tillgängliga betalmetoder är aktiverade. Om till exempel möjligheten att skapa fakturaunderlag ska avaktiveras klickar du på knappen Ja så den ändras till Nej. Tar ni inte kort eller kontanter går dessa också att avaktivera på samma sätt. Ändras rutinerna senare går det bra att ändra igen. Konfigurera - Gränssnitt Genom att avaktivera de här knapparna i appen fås ett renare och enklare utseende. Om företaget har funktionen värdebevis men inte använder Kundvärdebevisfunktionen så går den knappen att avaktivera. Likaså går det att avaktivera knapparna Koppla kund till köp och Nota. Samma sak här står det Ja på raden för knappen så syns den, står det Nej syns den inte. Även dessa knappar går att aktivera om så önskas. Växelinsättning/Växeluttag Denna funktion är avsedd för insättningar och uttag av kontanter i kassan som inte avser försäljning eller returer, tex när det läggs in mer växel eller växelkassan minskas. För att åtgärden ska kunna genomföras så behöver pågående transaktion eller köp slutföras, alternativt avbrytas. Växelinsättning • • • Tryck Inställningar och välj Växel Insättning. Mata in beloppet och tryck ok. Kvittot skrivs ut. Spara kvittot! Växeluttag • • • Tryck Inställningar och välj Växel Uttag. Mata in beloppet och tryck ok. Kvittot skrivs ut. Spara kvittot! 18 Kassakoppla kortterminalen Om du har en kortterminal av modellen S80 Bredband så går det att kassakoppla den. Aktiveringen görs i två steg, först i kortterminalen och sen i kassan. Kortterminalen kan ställas in i tre olika lägen, fristående, kassakopplad och kombinerad. • • • Fristående innebär att köpet måste utföras manuellt i terminalen. Kassakopplad innebär att terminalen inte kan användas med manuell inmatning. För att kunna komma in i menyn på kortterminalen i detta läge så krävs butikslösenordet. Kombinerad innebär att kortterminalen går att använda både som kassakopplad och fristående. Aktivera kassakoppling i kortterminal S80 ETH • • • • Tryck på ”MENU”. Välj > INSTÄLLNINGAR (F3) > SYSTEM (F3) > ONSLIP 360 (F4) och ange ert butikslösenord. Bekräfta med Enter. Tryck på F2 för att välja mellan alternativen. Vi rekommenderar Kassakopplad eller Kombinerad. Tryck på Enter för att spara. Aktivera kassakoppling i kassan Kräver att du är inloggad i kassan. • • • • Tryck på Inställningar och sen på Konfigurera i menyn. Välj förvald terminal genom att trycka på Ingen/Annan terminal (orange knapp). Välj den rad som börjar med ”S80…”. Har du flera terminaler så väljer du efter serienummer. Tryck på Enter för att spara. Försäljning För att funktioner, åtgärder ska kunna genomföras så behöver vanligtvis pågående transaktion, köp avslutas eller avbrytas. Inmatning av produkt Klicka på den Knappgrupp som knappen finns i och klicka på knappen. Har du streckkoder aktiverat och inlagt i systemet och streckkodsläsaren inkopplad till kassan eller integrationsmodulen IM10 kan du läsa av streckkoden istället genom att trycka på knappen och belysa streckkoden. Streckkodsläsaren piper när koden är läst. Korrigera inmatad produkt Klicka på pennan till höger om produkten i notan. 19 Korrigera antal • • • Klicka på pennan till höger om produkten i notan. Klicka på + och – för att korrigera antal. Du kan även klicka på ange för att skriva in antalet direkt. Ange antal och klicka på ok. Var uppmärksam på decimalerna. Klicka på uppdatera. Lägg till rabatt • • • • Klicka på pennan till höger om produkten i notan. Klicka på Lägg till rabatt. Ange rabatt i kronor eller i procent. Du kan klicka på x för att ta bort rabatten och börja om om det blivit fel. Klicka på uppdatera. Rabatten syns under produkten i notan. Ändra pris på en produkt Du kan ändra pris på en produkt. • • • • Klicka på pennan till höger om produkten i notan. Klicka på Ändra till höger om á pris. Ange pris och klicka på ok. Var uppmärksam på decimalerna. Klicka på uppdatera. Lägg till en beskrivning Du kan lägga till en beskrivning av artikeln. Detta kan vara bra om du tex har en öppen artikel. • • • • Klicka på pennan till höger om produkten i notan. Klicka på Ändra till höger om Beskrivning. Mata in beskrivning. Klicka i inmatningsfältet. Mata in beskrivning. Klicka på kör. Klicka på spara. Klicka på uppdatera. Inmatning av öppet antal Om artikeln är skapad utan mängd så ombeds du att ange mängd varje gång du väljer produkten. • Ange mängd och tryck OK. 20 Inmatning av öppet pris Om artikeln är skapad utan ett pris så har artikeln ett öppet pris och du ombeds då att ange pris varje gång du väljer produkten. • Ange priset och tryck OK. Lådöppning Du öppnar kassalåda genom att klicka på Kassalåda. Varje lådöppning registreras. Nota Det är möjligt att parkera ett pågående köp. Du kan ha flera notor och du namnger varje nota som du skapar. Knapparna Parkera, Hämta och Nota finns högst upp till höger på skärmen. Hämta och Parkera visas inte samtidigt utan finns på samma knapp. Det står Hämta på den om det inte är något inslaget i en nota och om det är produkter inslagna i en nota står det Parkera. OBS! Knappen Nota visas endast om tillvalet Bordshantering är aktiverat. Parkera en nota Du har slagit in alla produkter och vill nu parkera notan. • • • Klicka på Parkera. Notan sparas. Sorteras på klockslag. Om ni har köksskrivare installerad skrivs nu beställningen ut på vald köksskrivare. Notan är parkerad. Har du tillvalet bordshantering så finns det beskrivet i Tillvalsguiden. Lägg till produkter i en parkerad nota • • • • • • Klicka på Hämta Klicka på Hämta vid den nota som du vill öppna. Notan är öppen. Slå in produkterna ni vill lägga till i notan. Parkera notan. Om ni har köksskrivare installerad skrivs nu beställningen ut på vald köksskrivare. Har du tillvalet bordshantering så finns det beskrivet i Tillvalsguiden. Slå ihop notor Börja med att hämta en nota, sen kan den slås ihop med en annan parkerad nota. Klicka på Hämta. Klicka på den nota som du vill öppna. Notan är öppen. Den sammanslagna notan kommer att få detta namn. • Klicka på Hämta. 21 • • • • Välj första notan i bordskartan eller i lösa notor. Tryck på Nota och sen slå ihop. Välj nota som ska slås ihop i bordskartan eller i lösa notor. • Nu får du ett varningsmeddelande om att den valda notan kommer att försvinna och slås ihop med annan nota. • Tryck på OK för att slå ihop. Tryck på Avbryt om du inte ska slå ihop notorna. Den sammanslagna Notan är öppen. Notan får namnet från den först öppnade notan. För att parkera: Tryck Parkera. För att ta betalt: Tryck Ta betalt. Dela upp notor Det går att dela upp notor. Börja med att hämta notan som ska delas. • • • • • Klicka på Nota och välj Dela upp. Välj de produkter som du vill lägga i en ny nota. • Du kan även välja att dela på en produkt och sedan dela på notan. • Klicka på produkten som du vill dela under aktuell nota. • Välj hur många delar du vill dela upp vald artikel. (Du kan även fritt mata in antalet delar om du väljer 1/x). Produkten är nu delad. Välj produkterna som du vill lägga i en ny nota. Klicka på Ok. Den nya Notan är nu öppen. För att parkera: Tryck Nota och välj Parkera. För att ta betalt: Ta betalt. Ta betalt för notor Klicka på Hämta och välj sedan nota. Klicka på den nota som du vill öppna. • • Notan är öppen. Ta betalt. Radera notor Klicka på Hämta och välj den nota du vill radera. • • • Notan är öppen. Klicka på rensa. Bekräfta genom att trycka ok. Notan är rensad. Radera alla öppna notor Klicka på Nota och klicka sedan på Välj i dropdownmenyn. Klicka på Radera alla öppna notor. • Bekräfta genom att trycka ok. Notorna är rensade. 22 Värdebevis Värdebeviset är en skuld som du har till kunden. Det kan vara ett Presentkort eller ett Tillgodohavande kunden har gentemot er. Skapa ett Värdebevis • • • • • • Klicka på den knappgrupp där du har lagt värdebeviset och klicka på knappen för värdebeviset. I rutan som kommer fram anger du ett nummer. Var noga med att det är ett unikt nummer. Om det är ett befintligt nummer så fyller du på ett gammalt värdebevis med mer pengar. Numret kan vara personnummer, serienummer på plastkort eller annat kort som används för identifiering av värdebeviset. I nästa ruta som kommer fram ändrar du giltighetstiden genom att klicka på den orangea knappen och väljer sen giltighetstid i Dropdownmenyn. Förvalt är 10 år på Skatteverkets rekommendation. Ofta används kortare giltighetstider. Koppla värdebeviset till en kund kan med fördel lämnas tom. Detta används bara i specifika fall. Koppla det till en kund genom att klicka på den gråa knappen Välj. Om kunden är inlagd i ert kundregister letar ni rätt på kunden i listan till höger i det nya fönster som öppnas. Finns kunden inte inlagd i kundregistret lägger ni in kunden i formuläret. Var gärna noga med att få in alla uppgifter här. Det underlättar om ni har flera kunder mad samma namn. När ni är klar trycker ni på den gröna knappen Ok så ni kommer tillbaka ett steg. Skriv in beloppet som värdebeviset ska ha som saldo. Ta betalt som vanligt med kontant eller kort. Ta betalt med ett Värdebevis • • • • • Slå in försäljningen precis som vanligt och tryck Ta betalt. Tryck på den blåa knappen Annat. En ny meny visas med inlagda valutor, Värdebevis och Fakturaunderlag. Välj Värdebevis. Ange beloppet som ska dras från värdebeviset. Tryck Ok. Knappa in värdebevisets nummer. Tryck Ok. Tryck slutför. Kvittot skrivs ut. På kvittot finns information om värdebevisets nya saldo. Delad betalning med Värdebevis Börja med att göra som beskrivs ovan. Om beloppet att betala överstiger saldot på värdebeviset visas det efter att värdebeviset valts. Så nu fortsätter vi från Knappa in värdebevisets nummer. Tryck Ok. • • • Om saldot på värdebeviset inte täcker hela köpet kommer en ny ruta att visas på skärmen som säger: Värdebeviset saknar täckning (Kreditgräns nådd). På raden under står sen saldot på värdebeviset. Det innebär att betalningen måste delas upp. Notera saldot på värdebeviset. Tryck OK. 23 • • • • • Tryck på den blåa knappen Annat. En ny meny visas med inlagda valutor, Värdebevis och Fakturaunderlag. Välj Värdebevis. Ange beloppet som ska dras från värdebeviset. Får inte överstiga saldot på värdebeviset. Tryck Ok. Knappa in värdebevisets nummer. Tryck Ok. Välj Kontant eller Kort med blå knapp. Bekräfta beloppet genom att trycka Ok. Tryck slutför. Kvittot skrivs ut. På kvittot finns information om värdebevisets nya saldo. Kundkopplade Värdebevis Kundkopplade värdebevis fungerar på samma sätt som vanliga värdebevis, men med några skillnader. Eftersom de här värdebevisen är registrerade på en specifik kund är de sökbara. Förutsättningen är att värdebeviset kundkopplas när det säljs och att den gula knappen Kundvärdebevis används för val av kund. • • • • Kundkopplas vid försäljning av värdebeviset. Betalning med kundkopplat värdebevis fungerar likadant som med vanliga. Kan även utföras med gul knapp Kundvärdebevis. Genomför försäljningen genom att trycka gul knapp Kundvärdebevis. Välj sen kund. Kvittot skrivs ut direkt. Är saldot för lågt, delbetala med blå Kort eller Kontantknapp först och välj värdebevis med gul knapp Kundvärdebevis efter. Köpet slutförs då direkt vid tryck på gula knappen Kundvärdebevis. Fakturaunderlag Fakturaunderlag används för att skapa ett underlag för fakturering och bokförs inte som försäljning. Det skapas endast ett underlag så att du har alla uppgifter som krävs för att fakturera kunden. • • • • • • • • Skapa en vanlig försäljningsnota genom att välja produkterna som kunden ska ha. Klicka på Ta betalt. Klicka på Annat. Klicka på Faktura. Ange kundens fakturauppgifter eller välj en försparad faktureringskund i kundregistret och klicka på ok. Om du har angett faktureringsuppgifterna manuellt så får du frågan om du vill spara kunden i kundregistret? Välj Spara eller Spara inte. Ange referens. Klicka i inmatningsfältet. Mata in referens och klicka på kör. Klicka på Skriv ut fakturaunderlag. Två kvitton skrivs ut. Kunden ska ange personnummer och signera butikens kvitto. 24 Betalning med kort När kortterminalen är kassakopplad skrivs inget kvitto ut från kortterminalen. Kundens information skrivs ut på kassakvittot och butikens information lagras i den digitala journalen. Tappar kassa och terminal kontakten under transaktionen skrivs kvitto ut på kortterminalen. Papper skall finnas i kortterminalen för detta och för dagsavslut som måste göras på kortterminalen. I skrivande stund gäller detta endast Swedbank Babs, övriga inlösare får funktionen när den är godkänd av inlösaren. Produkterna är valda och du ska nu ta betalt. Kassakopplad kortbetalning jämnt belopp • • • • • Tryck Ta betalt. Tryck Kort OK. Kassan skickar automatiskt ut korrekt belopp till kassakopplad kortterminal. Följ instruktionerna på kortterminalen. Om ni har köksskrivare installerad skrivs nu beställningen ut på vald köksskrivare. Kassakvittot skrivs ut. Kassakopplad kortbetalning ett högre belopp • • • • • • Tryck Ta betalt. Tryck Pil upp bredvid Kort och välj din kassakopplade kortterminal. Ange belopp och tryck på OK. Kassan skickar automatiskt ut beloppet till kassakopplad kortterminal. Följ instruktionerna. Om ni har köksskrivare installerad skrivs nu beställningen ut på vald köksskrivare. Kassakvittot skrivs ut. Ej kassakopplad kortbetalning jämnt belopp Du har genomfört transaktionen på ett jämnt belopp i terminalen och ska nu stämpla in det kassan • • • • Tryck Ta betalt. Tryck Kort OK. Kassan slår ut försäljning på jämnt belopp. Om ni har köksskrivare installerad skrivs nu beställningen ut på vald köksskrivare. Kassakvittot skrivs ut. 25 Ej kassakopplad kortbetalning ett högre belopp Du har genomfört transaktionen på ett högre belopp i terminalen och ska nu registrera köpet i kassan. • • • • • Tryck Ta betalt. Tryck Pil upp bredvid Kort och välj annan terminal. Ange belopp och tryck på OK. Kassan slår ut försäljningen på det belopp du valt. Om ni har köksskrivare installerad skrivs nu beställningen ut på vald köksskrivare. Kassakvittot skrivs ut. Betalning med kontant Produkterna är valda och du ska nu ta betalt. Kontantbetalning jämnt belopp • • • • Tryck Ta betalt. Tryck Kontant OK. Kassan slår ut försäljning på jämnt belopp. Om ni har köksskrivare installerad skrivs nu beställningen ut på vald köksskrivare. Kassakvittot skrivs ut. Kontantbetalning högre belopp (för att se växel till kund) • • • • • • Tryck Ta betalt. Tryck Kontant. Mata in belopp som du mottar och klicka på OK. Klicka på Slutför. Kassan slår ut försäljning på vald belopp och växel till kund visas. Om ni har köksskrivare installerad skrivs nu beställningen ut på vald köksskrivare. Kassakvittot skrivs ut. Betalning med flera betalmetoder • • • • • • • Tryck Ta betalt. Tryck Kontant eller Kort. Mata in belopp som du mottar och klicka på OK. Betalning och kvarvarande belopp visas. Repetera tills betalning är avklarad. Klicka på Slutför. Kassan slår ut försäljningen och eventuell växel till kund visas. Om ni har köksskrivare installerad skrivs nu beställningen ut på vald köksskrivare. Kassakvittot skrivs ut. 26 Kontantbetalning med annan valuta • • • • • • • • Tryck Ta betalt. Tryck Annat. Välj valuta att ta emot betalning i. Ex.vis Euro. Mata in belopp som du mottar och klicka på OK. Mottaget belopp och växel till kund visas. Växeln visas i svenska kronor. Klicka på Slutför. Om ni har köksskrivare installerad skrivs nu beställningen ut på vald köksskrivare. Kassakvittot skrivs ut. Historik tidigare köp och kvittokopia • • • • Tryck Inställningar och välj Transaktioner. Leta rätt på det kvitto du behöver. Tryck Visa. Tryck Skriv ut kopia. Returer Returer används när du behöver göra ett återköp/återbetalning till kund. För att funktioner/åtgärder ska kunna genomföras så behövs vanligtvis pågående transaktion/köp avslutas/avbrytas. Retur enstaka produkter • • • • • • • • • Tryck Returläge. Texten kommer att rödmarkeras så att du ser att du är inne i returläget. Mata in produkter som ska returneras. Tryck på Återbetala. Ange orsak till retur. Tryck Ok. Välj återbetalningsmetod Kontant eller Kort. För återbetalning via kontant. Tryck Kontant OK. För återbetalning via kassakopplad kortterminal - Tryck Kort OK och följ instruktionerna på skärmen. För återbetalning via ej kassakopplad kortterminal - Tryck Kort OK och genomför retur på kortterminal. För återbetalning via en annan kortterminal - Tryck pil upp vid Kort och välj en annan terminal. Tryck OK. Tryck på Slutför. Kassan slår ut returen. Kunden ska skriva under kassakvittot och kassören ska skriva under kortkvittot. 27 Retur/felslag hela köp Återbetalning av ett helt köp. OBS! Fungerar endast om kassan är online. • • • • • • • • • • • • • • Tryck Inställningar och välj Transaktioner. Leta rätt på det kvitto du behöver. Tryck Visa. Tryck Felslag. Ange orsak till felslag. Tryck Ok. Klicka i inmatningsfältet. Mata in beskrivning och klicka på kör. Klicka på OK. Tryck på Återbetala. Välj återbetalningsmetod Kontant eller kort. För återbetalning via kontant. Tryck Kontant OK. För återbetalning via kassakopplad kortterminal. Tryck Kort OK och följ instruktionerna. För återbetalning via ej kassakopplad kortterminal. Tryck Kort OK och genomför retur på kortterminal. För återbetalning via en annan kortterminal. Tryck pil upp vid Kort och välj en annan terminal. Tryck OK. Tryck på Slutför. Kassan slår ut returen. Kunden ska skriva under kassakvittot och kassören ska skriva under kortkvittot. Återbetalning med flera betalmetoder Du har ett felslag som du vill returnera till kund men du ska göra en återbetalning på både kontant och kort. Du är i returläget och har felslaget eller produkterna som ska returneras i notan. • • • • • • Tryck Återbetala. Ange orsak till retur. Tryck Ok. Tryck Kontant eller Kontant. Utför returen. Återbetalning och kvarvarande belopp visas. Repetera med annan betalmetod tills återbetalning är avklarad. Klicka på Slutför. Kassan slår ut returen. Kunden ska skriva under kassakvittot och kassören ska skriva under kortkvittot. Påför returbelopp till värdebevis Vid retur går det att öka på saldot på ett befintligt värdebevis. Det går inte att skapa ett nytt värdebevis. Du har ett felslag som du vill returnera till kund men du ska göra en återbetalning till ett värdebevis. Du är i returläget och har felslaget eller produkterna som ska returneras i notan. • • Tryck Återbetala. Ange orsak till retur. Tryck Ok. 28 • • • • Tryck Annat och välj Värdebevis. Ange värdebevisets nummer. Utför returen. Klicka på Slutför. Kassan slår ut returen. Kunden ska skriva under kassakvittot och kassören ska skriva under kortkvittot. Rapporter Rapporter - Kassan I kassan går det att ta ut X-rapport (nulägesrapport) och Z-rapport ( dagsrapport) och i Backoffice går det att generera mer detaljerade rapporter. X-rapport (nulägesrapport) Detta skriver ut en lägesrapport på försäljningen. • • Tryck Inställningar och välj X-rapport. X-rapporten skrivs ut. Z-rapport (dagsrapport) Detta skriver ut en dagsrapport vilket minst ska genomföras efter varje försäljningsdag. • • • Tryck inställningar och Z-rapport. Tryck Ok. Z-rapporten skrivs ut. För att se ett exempel på en Z-rapport gå till Appendix. Rapporter - Backoffice Här kan du få en detaljerad försäljningsrapport gällande valfri tidsperiod. För denna funktion så behöver du logga in i Backoffice. Så här loggar du in: • • • • Öppna upp en webbläsare. Gå till (https://www.onslip360.com) eller klicka på länk. Bokmärk gärna! Ange Företagsalias, Användarnamn och Lösenord och klicka på logga in. Du är nu inloggad i administrationssystemet. 29 Försäljning Du befinner dig i Backoffice. • • • Klicka på rapporter och välj försäljning. Välj din kassa eller plats i dropdownlistan. Ange Från- och Till-datum och klicka på Visa. Grafer och statistik för vald period kommer att visas i skärmen. Materialet går att sortera genom att klicka på kolumnernas namn. Det går att kopiera över materialet till excel om så önskas. Då markerar du allt som ska kopieras, kopierar det och klistrar in i excel. Journal Under Journal hittar du allt som gjorts med kassan under en specifik period. Här kan historik över transaktioner, rapporter, lådöppningar visas. Det överensstämmer med transaktionslistan i kassan, men är mer detaljerad då det även går att se lådöppningar, kassörspecifik info, Ändringar via Backoffice med mera. Det finns också möjligheter att titta på endast delar av materialet. Du befinner dig i Backoffice. • • • • • Klicka på Rapporter och välj Journal. Välj din kassa, eller Ändringar via Backoffice i dropdownlistan. Välj kund om ni vill se försäljning till en specifik kund. • Kryssa i Inkludera raderade kunder om ni vill se försäljning till en borttagen kund. Välj typ om ni vill begränsa resultatet. Förvalt är Alla… klicka på den och sätt en bock i dropdownlistan för de ni vill se. Ange Från- och Till-datum och klicka på Visa. Grafer och statistik för vald period kommer att visas i skärmen. Kvitton på transaktioner samt rapporter går att öppna genom att trycka på Visa. Rapporter Under Rapporter finns också valet Rapporter. Här går det att välja Z-Rapport och Transaktioner för värdebevis. Rapporter – Z-Rapport Här går det att plocka ut Z-rapporterna på nytt. Det går att välja att visa Z-rapporterna för alla kassor, per kassa eller per plats. Detta är användbart för dom som har flera kassor. Om det bara finns en kassa blir informationen densamma oavsett val. Du befinner dig i Backoffice. 30 • • • • Klicka på Rapporter och välj Rapporter Välj Z-Rapport i dropdownlistan. Klicka på sammanställning om du vill se information per kassa eller per plats. • Kryssa i de rapporter ni vill se. Ange Från- och Till-datum och klicka på Visa. Z-rapporterna för vald period visas nu på skärmen. • • Tryck Skriv ut om ni vill skriva ut dom på papper. För att ladda ner som SIE-fil klickar ni på Ladda ner SIE-fil. OBS! Använd endast om ni har lagt in bokföringskonton i kassasystemet. Ladda ner SIE-fil används för att importera direkt till ett bokföringsprogram. Transaktioner för Värdebevis Om ni vill se en periods förändring av värdebevis använder ni Transaktioner för värdebevis. Du befinner dig i Backoffice. • • • • Klicka på Rapporter och välj Transaktioner för värdebevis. Välj Transaktioner för värdebevis i dropdownlistan. Klicka på anpassa rapporten om du vill anpassa rapporten. • Kryssa i En sida per värdebevis om ni vill skriva ut rapporten och få ett värdebevis per sida. Om denna inte bockas i skrivs det ut så många per sida som utrymmet tillåter. • Kryssa i Inkludera oförändrade för att se samtliga värdebevis. Ange Från- och Till-datum och klicka på Visa. Vill ni skriva ut dom klickar ni nu på Skriv ut. De skrivs då ut ett eller flera per sida beroende på vilket val ni gjorde. 31 Felsökning Kontrollera att alla kablar sitter på rätt plats, att de sitter i korrekt och att inga kablar är skadade innan du börjar felsöka. Felsökning internetuppkoppling Blå nätverksikon ”tillgång till Internet” Blåa staplar indikerar på att uppkopplingen fungerar. Grå nätverksikon ”lokalt-nätverk” Om wifi-ikonen på kassaskärmen visar gråa staplar fungerar kassans kommunikation med routern men kassan får inte tillgång till internet. Detta beror på att internetuppkoppling saknas. Tom nätverksikon indikerar “inget nätverk” Kommunikationen fungerar inte mellan kassan och router. Ikonen finns bredvid klockan längst ner till höger på skärmen och ser ut som en upp och nervänd trekant som ska vara blå om allt är OK. Är den grå finns lokalt nät men inte internetuppkoppling. Syns bara ramen och inget innehåll har kassan inte kontakt med routern. Åtgärd 1: Kontrollera att router och modem är påslaget Lyser det inga lampor på router och eller modem? • • • Kontrollera att alla sladdar sitter i som de ska. Koppla in elsladdarna och starta modem och router. Vänta tills de startat och starta sen kortterminal, integrationsmodul och kassa. Felsök nätverk med kortterminalen S80 ETH Det går att använda kortterminalen S80 ETH för felsökning av nätverket. Den är uppkopplad till samma router som kassan och får kortterminalen en godkänd logon vet vi att nätverket och bredbandsuppkopplingen fungerar. • • • • Det ska stå Ny kund på skärmen. Tryck F1. Terminalen kopplar upp sig mot banken. Får terminalen Logon Godkänd fungerar nätverk och bredband. Skriver terminalen ut ett papper får den inte kontakt med banken. Felsök nätverk och bredband. Åtgärd 2: Kontrollera att du är ansluten till Internet Kassan har ett inbyggt verktyg för att se status på uppkopplingen. • • Tryck på Inställningar. Under System välj Nätanalys. 32 Följande information finns på skärmen: • • • Applikation visar vilken version av Onslip 360 som är installerad API Service visar pingtiderna till Onslips server. BackOffice Service visar pingtiderna till BackOfficeservern. Gröna värden på ovanstående indikerar att det finns internuppkoppling. • • • • IM10 visar integrationsmodulens ip-adress och pingtiden (anslutningstid) till den. Indikerar att det finns lokalt nätverk som fungerar om värdet är lågt och grönt. Nameserver visar ip-adressen till routern samt pingtiden till den. Ett grönt och lågt värde indikerar att det finns lokalt nätverk. S80/LAN/DHCP visar pingtiden till kortterminalen. Gröna siffror indikerar att det lokala nätverket fungerar. Saknas den så kontrollera att kortterminalen är påslagen och kassakopplad. USB saknas för de flesta eller visar ett rött Ej tillgänglig. Det är normalt. Används en adapter för trådad nätverkskoppling ska den bli grön med pingtid. Gröna värden indikerar att det fungerar som det ska. Röda att det finns fel. På nästa sida beskrivs hur wifi-nätverket felsöks ytterligare och vilka åtgärder som används för att starta det. Åtgärd 3: Felsök wifi-nätverket Gäller endast för surfplattor. • • • • • Tryck på wifi-ikonen nere i högra hörnet. Den är till höger om klockan. Klicka på wifi-ikonen under klockan i fönstret som öppnas. Klicka raden WI-FI med ikonen till vänster. Kontrollera att Wi-Fi är i ”På-läge” och att du är ansluten till ditt WIFI-nätverk. • WI-FI-nätverket heter troligen Onslip eventuellt plus något. Det är routern som levererades med kassan. • Om kassan är uppkopplad till ett annat nät kontrollerar du att Onslip finns i listan till höger. • Klicka på Onslip till höger. I rutan som öppnas väljer du Anslut. • Hittar du inte nätverket Onslip, starta om routern som levererades med kassan. Stäng först av den med knappen bredvid höger antenn, sett framifrån. Dra sen ut strömsladden och vänta 30 sekunder. Koppla sen tillbaka sladden och starta routern med knappen. • Vänta en stund så routern startat ordentligt. Gå sen igenom punkterna ovan igen och anslut till nätverket. Dubbelkolla genom att gå in på google.se och sök på onslip.com. Testa också om kortterminalen har uppkoppling. Om du inte hittar ditt wifi-nätverk så har du problem med din router alternativt ditt bredband. Kontakta din IT-tekniker eller din internetleverantör. 33 Åtgärd: Kontrollera att bredbandsuppkopplingen fungerar • • • • Testa om ni kan komma ut på internet med en dator inkopplad på nätverket. • Om det fungerar, börja om med åtgärd ett på förra sidan för att få igång kassan. Stäng av kortterminal, integrationsmodul, router och modem. Dra ur strömkabeln på integrationsmodul, router och modem. Vänta två minuter. Starta om modem och router. Låt modemet starta ordentligt innan routern startas. Om lamporna lyser som de brukar har den startat. Låt även routern starta ordentligt innan kassa, kortterminal och integrationsmodulen startas. Om omstart av router inte ger kassan tillgång till internet. Kontrollera att ditt bredband fungerar i övrigt. Om det inte fungerar, kontakta din bredbandsleverantör. Starta om Onslip360-appen Ibland behöver Onslip360-appen startas om. Det görs så här: • • • • • • Tryck på hemikonen längst ner till vänster. Tryck på ikonen till höger om hemikonen. En lista med öppna program dyker upp. En rad till vänster på skärmen på surfplattan och en rad rakt över skärmen på Onslip POS Z10. Stäng Onslip360 genom att dra ikonen bort från listan. Starta Onslip360 igen genom att trycka på ikonen som bör finnas på er skärm. Saknas den på skärmen, tryck på de sex fyrkanterna för att se alla installerade program. Finns på olika ställen och ser lite olika ut på olika modeller. Ofta högst upp till höger på surfplattan och längst ner i mitten på Onslip POS Z10. Vissa surplattor har 16 fyrkanter längst ner i höger hörn. Logga in som vanligt. Felsök Integrationsmodulen, IM10 Integrationsmodulen levereras tillsammans med Onslip POS Tablet. Onslip POS Z10 har ingen sådan. Integrationsmodulen möjliggör utskrift och sköter kommunikationen mellan kassaappen och Skatteverkets kontrollenhet, skrivare och kassalåda. Integrationsmodulen är en liten enhet som ser ut som en stor svart tablettask. • • Kontrollera att alla kablar sitter i. Om en lossnat, sätt i den igen. • En strömkabel, typ micro-USB. Sitter på äldre enheter på kortsidan bredvid minneskortet och på de senare på ena långsidan. • En nätverkskabel, typ RJ45. • En kabel som delar upp sig och ena går till skrivaren och andra till kontrollenheten. Kontrollera att lamporna i integrationsmodulen lyser rätt. • Titta på ena kortsidan av er integrationsmodul och kontrollera att en röd lampa lyser. En grön lampa blinkar under uppstart. 34 • • • • • På de äldre integrationsmodulerna finns ett avlångt hål på ovansidan där det går att se om det lyser rött, grönt och gult. • Om lamporna lyser så fungerar integrationsmodulen. • Om det lyser både rött och grönt på kortsidan kan minneskortet vara trasigt eller sitter inte på plats ordentligt. • Stäng av integrationsmodulen genom att dra ur strömkabeln. • Kontrollera att minneskortet sitter i som det ska. • På de äldre integrationsmodulerna, om endast den röda lampan lyser, kan det vara problem med minneskortet. • Stäng av integrationsmodulen genom att dra ur strömkabeln. • Kontrollera att minneskortet sitter i som det ska. Sätt tillbaka strömsladden. Vänta nu minst en minut. Den behöver lite tid på sig att starta. Kontrollera att lampan lyser rött. Eller rött, gult och grönt för äldre IM10. Om det lyser rätt bör det efter cirka en minut gå att välja IM10 på kassan. Om det lyser stabilt rött och grönt, eller för äldre versionen endast rött, måste minneskortet bytas ut. • Kontakta Onslip Support på 0500 – 600 111. Välj 2 i växeln. • Om vi har stängt, felanmäl kassan till Skatteverket. • Maila oss på [email protected] och ring oss gärna så skickar vi ut ett nytt minneskort. Kassan hittar inte anslutna enheter Kontrollera att alla kablar är anslutna och att alla enheter är påslagna. Gå sen in i Inställningar och tryck Enheter. Här ska alla anslutna enheter visas. Alla kassor ska ha kvittoskrivare och kassalåda. Är verksamheten momsredovisningsskyldig skall även kontrollenheten visas. På Pos Z10 och Protech finns även Kunddisplay. Tillval som köksskrivare och streckkodsläsare skall också synas om de är aktiverade och anslutna. För Z10 och Protech fortsätter ni med att kontrollera att drivrutinen är igång. Det gör ni genom att trycka på de två rektanglarna till höger om hemknappen. Saknas drivrutinen i listan ska ni starta den. Tryck på hemknappen och sen ikonen Onslip Drivrutin som bör finnas på ert skrivbord. Gå sen tillbaka in i kassaappen. I Enheter kan ni koppla automatiskt, upptäcka tjänster, ta bort alla kopplingar och återställa. Tryck på orange knapp Ta bort alla kopplingar och sen Koppla automatiskt så bör alla enheter konfigureras rätt. Blir det korrekt trycker ni nu på Spara inställningar. Onslip360 Tablet har en kabel som går till kvittoskrivaren och skatteverkets kontrollenhet. Det är en USB till serieportkabel som är delad. Vid koppla automatiskt i Enheter ska denna kopplas rätt. Men om den inte gör det så prova att skifta vilken sladd som förlängningskabeln till kvittoskrivaren är ansluten till. Du ser standardkopplingen genom att lägga kabeln med lampan mot er. Då ska förlängningskabeln normalt sett vara ansluten till höger sladd. 35 Felanmäl kassa hos skatteverket Om man inte kan registrera försäljning i kassan så måste kassan felanmälas hos skatteverket. Felanmäl Ring 010-5766060 eller e-posta [email protected]. Går också bra att felanmäla på Skatteverkets hemsida där det går att logga in med e-legitimation eller mobilt bank-id. • • • Ange organisationsnummer samt Skatteverkets ID-nr på kontrollenhet och kassa och felanmäl kassan. Felanmälan noteras av skatteverket. Om ni gör det på Skatteverkets hemsida följer ni instruktionerna där. Försäljning under reparation Försäljning får ske utan kassa men butiken måste alltid erbjuda kunderna ett handskrivet kvitto. Denna försäljning får inte slås in i efterhand i kassan utan ska redovisas manuellt i en liggare. Detta kan sedan kopplas mot skatteverkets notering. För fullständig information, vänligen kontakta Skatteverket eller sök på deras hemsida efter information om Anmäla kassaregister, ändringar och fel. • • • • • Anteckna all försäljning på papper, Produkt, tjänst, moms och pris. Lämna skrivet kvitto om det begärs. Summera försäljningen vid dagens slut. Bokför liggaren. OBS! Försäljningen får INTE efterregistreras i kassan! Din pappersjournal är bokföringsunderlaget. Åtgärdat fel Om felet åtgärdas väldigt fort behöver inte skatteverket kontaktas. Om utbyte av kontrollenhet eller kassa krävs så ska detta utbyte anmälas till Skatteverket. • • • • Ring 010-5766060 eller e-posta [email protected]. Ange organisationsnummer samt skatteverkets ID-nr på kontrollenhet och kassa. Ange de nya enheterna. Skatteverket postar ut nya ID-nr. 36 Kompletterande Bredbandskabel till surfplatta Ibland är det besvärligt med wifi. Till exempel om det finns många trådlösa nätverk som täcker lokalen. Då kan en ETH-adapter behövas. Den kopplas då mellan surfplattan och Onslip360-routern. Bilden nedan visar principen, men inte exakt utförande. 37 Appendix Z-rapport – exempel I nedanstående exempel ser du ett exempel på hur en Z-rapport ser ut. Eftersom Zrapporten är lång är den uppdelad i två spalter, börjar med vänster och sen höger. Att läsa Z-rapporten kan vara förvirrande. Men den är egentligen rätt tydlig. Att rapporten är detaljerad är oftast orsak till problem med att läsa den. Här följer en enkel beskrivning på innehållet. Generellt visar periodens nettoförsäljning. Kassalåda & växelkassa visar info om kasslådan, öppningar, kontanthantering och värdebevis. Betalmetoder visar hur betalningarna fördelar sig per betalmetod. Periodens försäljning visar periodens bruttoförsäljning. Försäljning per varugrupp exkl returer och Försäljning per momsgrupp exkl returer visar periodens försäljning exklusive returer sorterad på varugrupp respektive momsgrupp. Dessa bör ha samma summa och överensstämma med Periodens försäljning. Kvitton visar vilka typer av kvitton som gjorts under perioden. Periodens försäljning minus Returkvitton i denna post bör ge periodens nettoförsäljning som visas under generellt. Grand Total visar all försäljning sen kassan togs i bruk. Bokföringsunderlaget visar försäljningen fördelad på bokföringsposter. 38 Kvittorullar och tillbehör Kvittopapper Kvittoskrivaren till kassan är en thermoskrivare som använder värmekänsligt papper. Det är vanligt standardpapper till kassaskrivare. Dimensioner för pappret: Bredd: 80 mm Ytterdiameter: 80 mm Hylsans innerdiameter: 12 mm Rullängd: 75m Vi säljer bisfenolfritt thermopapper med 10 års hållbarhet. Kontakta oss för aktuella priser. Byta kvittorulle – Onslip POS Z10 Öppna luckan som finns under kassans skärm. • • Börja med att ta fram en kvittorulle och öppna den så du får en lös ända. Lägg in kvittorullen i kassans kvittolucka. OBS! Papprets lösa ände ska ligga in mot kassan och pappret ska sticka ut. Byta kvittorulle - Tablet Öppna luckan som finns på skrivarens ovansida genom att dra i spaken på höger sida. • • Ta fram en kvittorulle och öppna den så du får en lös ända. Lägg in kvittorullen i skrivaren. • OBS! Pappersrullen ska ligga inåt och pappret ska dras rakt upp. En liten bit ska sticka ut. • I locket finns en beskrivning på hur pappret ska läggas i. Tillbehör Vi säljer tillbehör till kassa och kortterminal. Bland annat kvittopapper och stativ. Gå in på vår hemsida www.onslip.com för att se aktuella produkter och priser. Tillval Kassan går att utöka med funktionerna skanner, bordshantering och köksskrivare. Aktuella priser på tillbehören finns på vår hemsida www.onslip.com. Hårdvaran säljs till ett engångspris och sen tillkommer en månadsavgift. 39 Support www.support.onslip.com På www.support.onslip.com hittar du enkelt kontaktuppgifter, driftinformation, användardokument, frågor och svar och viktiga meddelanden. Här kan du också enkelt göra en felanmälan. Vissa funktioner på supportsidan är endast till för dig som kund hos Onslip och kräver att du loggar in. Vi kommer att maila en länk till dig som leder till vår supportsida. Klicka på länken och välj ditt eget lösenord så får du tillgång till hela supportsystemet. Vi använder e-postadressen du angav i hyresavtalet. Kontakta oss Mail: [email protected] Telefon: 0500 600 111 Våra öppettider hittar ni på vår supportsida www.support.onslip.com Hemsida www.onslip.com ©Onslip AB 2015 40
© Copyright 2025