1. No category

1(8)
SOCIALFÖRVALTNINGEN
Beslutsdatum: 2014-04-22
Gäller från och med: 2016-03-01
Beslutad av (namn och titel): Framtagen av (namn och titel):
Reviderad av (namn och titel):
Reviderad den:
Amelie Gustavsson,
Förvaltningschef
Maria Förander,
2015-03-25
Gäller för:
Johanna Sandberg,
utvecklingsstrateg
IT-samordnare
Hemtjänstutförare, hemsjukvård, Care Tech, Avdelningen för utveckling och administration samt
myndighetsenheten inom socialförvaltningen i Lomma kommun
Referens (regelverk, lag, SOSFS etc):
Rutin för Phoniro Lock
Bakgrund
I Lomma kommun används verksamhetssystemet Phoniro Lock i hemtjänsten och
hemsjukvården. Phoniro Lock är ett digitalt nyckelsystem som består av Phoniro
Lock Base som monteras på brukarens dörr, Main Entrance (ME) som monteras på
porten till flerfamiljsfastigheter samt Any Entrance (AE) som monteras på soprum
och tvättstugor i flerfamiljsfastigheter. För att öppna dörrar används mobiltelefoner
med Phoniros app. Administration sker i webgränssnittet Phoniro Care.
Nya brukare kommer in i Phoniro Care när en beställning av SoL-insatser verkställts
i Procapita. De fall som bara är HSL-ärenden (ingen SoL-insats) är sällsynta och
ofta kortvariga. Dessa fall hanteras av hemsjukvården genom användning av fysisk
nyckel.
Lokala rutiner
Utförarna ska ha lokala rutiner som säkerställer säker hantering av mobiltelefonerna,
hantering av behörigheter, introduktion av nya användare, hantering av batteribyten
samt planering för driftstörning.
Ansvar och roller
Hemtjänstutföraren respektive hemsjukvården har ett stort ansvar för den dagliga
användningen och administrationen och av systemets alla delar. För att hantera detta
krävs bland annat att det finns utbildade superanvändare inom respektive
verksamhet i tillräcklig omfattning för att uppfylla sina ansvarsområden.
Lomma kommun ansvarar för teknisk drift av IT-systemet och för en övergripande
rutin som anger ramarna för användningen av Phoniro Lock.
Swesafe ansvarar för montering/demontering av Phoniro Lock hos brukarna samt
reparationer/åtgärd.
Systemägare
Systemärgare är socialförvaltningens förvaltningschef. Systemägaren är ytterst
ansvarig för Phoniro Lock och beslutar om en övergripande rutin som anger ramarna
för användningen av Phoniro Lock.
Lomma kommun
234 81 Lomma
Tel 040-641 10 00
Fax 040-41 16 93
E-post [email protected]
www.lomma.se
2(8)
Systemansvarig
Systemansvarig har ett övergripande ansvar för systemet och för de kontakter som
behöver tas med systemägaren, kommunens IT-avdelning och Phoniros konsulter.
Systemleverantören Phoniro tilldelar den Systemansvarige rollen ”Systemadministratör Classic” i Phoniro Care vilket ger full administratörsbehörighet i
samtliga behörighetsgrupper. Systemansvarig ska hjälpa till om superanvändarna har
frågor som inte kan lösas genom kontakt med Phoniro Support och vid önskemål om
utveckling av systemet.
Superanvändare
Superanvändarna för Phoniro Care ska vara samma personer som superanvändarna i
Procapita. Systemansvarig tilldelar superanvändaren rollen ”Administratör classic” i
Phoniro Care.
•
Superanvändaren ansvarar för daglig administration och support av systemet
för sin organisation. Superanvändare har ansvar för att lägga upp nya
användare, nya lås, nya adresser och koppla ihop dessa så att korrekt
behörighet tilldelas användaren.
•
Superanvändaren ansvarar för att övervaka batteristatus och se till att batteri
byts ut vid behov.
•
Superanvändaren felsöker och anmäler ärenden (se stycket Support,
felanmälan och akuta problem).
•
Superanvändaren ansvarar för mobiltelefonerna och ska vara ett stöd för
personalen i handhavandet. I vissa enheter förekommer superanvändare som
endast har ansvar för telefonerna.
•
Superanvändaren har tillgång till olika rapporter i Phoniro Care för sin
organisation, för att kunna se till exempel vem som senast använde en
mobiltelefon samt vem som öppnat/låst hos vilken brukare och när. Om
uppgifter önskas om en annan organisation ska detta efterfrågas hos
superanvändaren i den andra organisationen.
•
Superanvändaren ansvarar för att utbilda nya användare och superanvändare
inom sina respektive verksamheter i Phoniro. Om det finns behov av nya
superanvändare ska detta även anmälas till Systemansvarig som tilldelar
superanvändarbehörighet i Phoniro Care. I utbildingssyfte finns ett portabelt
demonstrationslås på Havsblick. Kontakta lokal- och aktivitetssamordnare på
Havsblick, på tfn: 0733-41 14 49 för att boka låset.
Användaren
Användaren är den enskilde medarbetaren som använder Phoniros mobilapp.
Superanvändaren tilldelar användaren rollen ”Användare Classic” med behörighet
endast till sin egen organisation. Användaren får utbildning av superanvändaren i
handhavandet av Phoniro lock.
3(8)
Information om Phoniro lock
Lomma kommun ansvarar för att informera om Phoniro Lock till de
kommuninvånare som ansöker om insatser som kräver att hemtjänsten har tillgång
till nyckel. Biståndshandläggarna har tillgång till ett informationsblad att dela ut.
Utgångspunkten i informationen som ges är att Phoniro Lock är en förutsättning för
att hemtjänsten ska kunna utföra beviljade insatser. Det är myndighetens och
utförarnas gemensamma ansvar att motivera brukare som är tveksamma.
Behörighetsgrupper
Det finns tre behörighetsgrupper; Lomma, Bjärred och Kommunövergripande. I
Lomma ingår hemtjänstgrupperna Havsblick 1, 3 samt Solberga 1, 3. I Bjärred ingår
hemtjänstgrupperna Centrum och Omkretsen. I Kommunövergripande ingår
behörighet till både Lomma och Bjärred och den används av hemsjukvården,
nattpatrull samt städpersonal. Mobiltelefonerna är knutna till en behörighetsgrupp.
Beställning och montering av Phoniro Lock Base, Main Entrance (ME)
och Any Entrence (AE)
När en ny brukare tillkommer beställer hemtjänstutföraren montering av lås genom
att faxa en blankett som innehåller åtgärd och kundens kontaktuppgifter till Swesafe
på 046-146593. Swesafe kan också kontaktas genom att ringa 046-14 65 90
(öppettider mån-tors 7.00-16.00, fre 07.00-15.00) och trycka 1 för att komma till
kundtjänsten.
Hemtjänstutföraren ska inhämta godkännande från fastighetsägare om ME och AE, i
de fall det inte redan finns, samt vid behov beställa montering av ME och AE.
Blanketten med godkännandet från Fastighetsägaren ska skickas till systemansvarig
i kommunen.
Swesafe meddelar hemtjänstutföraren när det är inbokat att Phoniro Lock ska
monteras och Swesafe ska meddela hemtjänstutföraren om installationen fördröjs
eller uteblir. När Swesafe monterat Phoniro Lock hos brukaren ska de omedelbart
rapportera låsets KE-nummer till hemtjänstutförarens superanvändare så att
koppling kan göras och behörighet tilldelas.
Swesafes monteringsvillkor återfinns i bilaga 1. Swesafe ska ha ett mindre lager av
lås. Swesafe beställer själva lås efter behov direkt från Phoniro, men en kopia på
beställningen ska skickas till systemansvarig.
Användning av Phoniro Lock
Phoniro lock ska användas hos samtliga brukare som har fått Phonirolås. Om låset
redan är öppet eller ska lämnas öppet så görs istället en ankomst- respektive
lämningsregistrering i Phoniroappen.
Användaren loggar in i Phoniroappen i mobiltelefonen med användarnamn och
lösenord. Användarnamnet ska vara detsamma som i Procapita. Lösenordet är
initialt 75123 och ska direkt bytas av användaren till ett personligt lösenord. Vid
arbetspassets slut ska användaren logga ut.
4(8)
Användaren måste stå i närheten av brukarens dörr för att mobiltelefonen ska kunna
kommunicera via Bluetooth med Phonirolåset. Phonirolåset aktiveras genom att
användaren knackar fyra gånger på låscylindern eller dörren. Därefter kan
användaren låsa upp via Phoniroappen. Om brukarens dörr är olåst när användaren
kommer kan en ankomstregistrering göras i Phoniroappen.
När användaren går aktiveras Phonirolåset genom att användaren trycker på knappen
på låset och dörren kan låsas via Phoniroappen. En lämningsregistrering kan istället
göras i mobiltelefonen om brukaren önskar att dörren lämnas olåst när användaren
går.
Vid dubbelbemanning kan besöket registreras genom att en låser upp/låser och den
andra gör en ankomst-/lämningsregistrering. Syftet med ankomst- och lämningsregistrering är att kunna spåra de besök som görs vid utredning av avvikelser.
Batteribyte
Superanvändaren övervakar behov av batteribyte och följer upp att batteri byts ut.
Hemtjänstutföraren ansvarar för att beställa och byta batteri. Batterier beställs
genom att mejla [email protected]. Batteriets livslängd påverkas av hur
frekvent låset används och kan därför variera. Vanligtvis ska batteriets livslängd
vara minst 1,5 år. Phoniro Lock i Lomma kommun har Eco Mode vilket sparar
batteri. När ett batteri behöver bytas indikeras detta hos superanvändaren och också i
mobiltelefonen om Phoniro Lock används.
Säkerhet
De personliga inloggningsuppgifterna till Phoniroappen i mobiltelefonen och
webbgränssnittet Phoniro Care ska förvaras oåtkomlig för obehöriga och lösenordet
ska bytas minst 1gång/kvartal.
Mobiltelefonerna får inte användas till annat än arbetsrelaterade uppgifter.
Phoniroappen i mobiltelefonen låses efter 10 minuter vilket ställs in centralt i
systemet. Om en användare tappar en mobiltelefon ska användaren omgående ta
kontakt med superanvändaren som spärrar Phoniroappen i mobiltelefonen.
Information om händelsen ska även ges till verksamhetschef. Extra mobiltelefoner
ska finnas att tillgå. Om mobiltelefonen hittas kan spärren öppnas igen.
Användarnas behörigheter styrs av superanvändaren i webbgränssnittet Phoniro
Care. Superanvändaren ska ta bort en användares behörighet vid längre ledigheter.
Minst en nyckel från varje brukare ska finnas i ett nyckelskåp hos hemtjänsten (i
november 2015 kommer en utvärdering att göras som kan ändra denna rutin).
Nyckeln ska användas i de fall Phoniro Lock inte fungerar och felanmälan inte har
hunnit åtgärdas. Varje gång en nyckel behöver användas för att det inte fungerar
med Phoniro lock så ska en avvikelse skrivas för att ge en bra bild av Phoniro Locks
säkerhet och underlag för utvärdering.
Mobiltelefoner och abonnemang
Lomma kommun äger mobiltelefonerna och abonnemangen som ska användas till
Phoniro lock. Kostnad för nyanskaffning av mobiltelefoner samt löpande kostnader
för mobilabonnemang med surf bekostas av hemtjänstutföraren respektive
hemsjukvården.
5(8)
Hemtjänstutföraren respektive hemsjukvården beställer själv nya mobiler och
abonnemang via kommunens IT- och serviceavdelning. Initialt är alla mobiltelefoner
av märket Samsung Galaxy XCover 2. Nya mobiltelefoner måste vara kompatibla
med systemet. Phoniro Support kan ge en aktuell lista över kompatibla
mobiltelefoner. Mobiltelefonerna måste ha abonnemang med surf med en
datahastighet på minst 16 Mb. Alla mobiltelefoner ska vara konfigurerade vilket
innebär att Phoniroappen är installerad och mobiltelefonen namngiven enligt
namnstandarden ssk/rehab 1, 2, 3 osv., Lomma 1, 2, 3 osv. respektive Bjärred 1,2,3
osv. Mobiltelefonerna kan kompletteras med kontaktlistor utifrån verksamhetens
behov. Dessa kontaktlistor kan delas genom Bluetooth.
I de lokala rutinerna för hantering av mobiltelefoner måste det säkerställas att
telefonerna startas om minst en gång per vecka för att nödvändiga uppdateringar av
operativsystem laddas ner.
Mobiltelefoner som ska kasseras ska först återställas till fabriksinställning och sedan
återvinnas som elektronikskrot.
Support, felanmälan och akuta problem
Om användaren har problem att öppna/låsa ska superanvändaren i den egna
organisationen kontaktas. Superanvändaren gör sedan en felsökning enligt
checklista, bilaga 2. Om felsökningen inte åtgärdar problemet ska reservnyckel
användas.
Om superanvändarna har problem som de inte kan lösa på egen hand ska de i första
hand vända sig till Phoniro Support. Phoniro systems support är öppen 8-17 och nås
via [email protected] alternativt tfn: 010-45 67 220.
Vid misstanke om IT-problem så kontaktas systemansvarig som vid behov kontaktar
IT- och serviceavdelningen.
Om det är fel på låset ska detta felanmälas av utföraren till Swesafe som åtgärdar. I
en akut situation där inte reservnyckel kan användas ska låssmed Swesafe i Lund
kontaktas på tfn: 0771 - 14 65 90 alternativt e-post [email protected]
under kontorstid och tfn: 020 - 24 00 00 under jourtid.
Om felet är relaterat till mobiltelefonen så ska utförarens egen IT-avdelning felsöka
telefonen. Om de bedömer att det är ett hårdvaruproblem med telefonen som
innefattar garantin (fabriksfel) så ska utföraren kontakta Lommas IT- och
serviceavdelning som anmäler garantiärendet till leverantören.
Uppdateringar och driftstörningar
Phoniro systems håller planerat driftstopp första måndagen i varje månad kl. 15.0016.00 för uppdateringar. Phoniro Systems ska informera Systemansvarig om övriga
planerade avbrott. Systemansvarig informerar vidare superanvändarna.
Systemansvarig planerar för uppdateringar av system och telefoner. Information om
planerade uppdateringar sprids via superanvändarna.
6(8)
IT- och serviceavdelningen har möjlighet att bevaka att systemet är uppe och
meddelar till Systemansvarig om de upptäcker problem. Systemansvarig informerar
vidare superanvändarna. IT- och serviceavdelningen har automatisk backup på
databasen 1gång i timmen under kontorstid kl. 6-17.
Phoniro låset på brukarens dörr är batteridrivet och påverkas inte av strömavbrott.
Vid längre strömavbrott kan laddning av telefoner ske på kommunhuset i Lomma.
Avvikelser
Avvikelser relaterade till Phoniro lock ska hanteras enligt Rutin för avvikelsehantering.
7(8)
Bilaga 1. Monteringsvillkor för låssmed
Monteringvillkoren beskriver vad som gäller vid Swesafes montering av Phoniro
Lock Base, Main Entrance och Any Entrance.
Generella villkor
Utgångspunkten är att ingen åverkan på dörrar får göras utan brukarens
godkännande. För ingrepp som inte återfinns i monteringsvillkoren ska systemansvarig först kontaktas för att stämma av kostnaden.
Phoniro Lock Base
• Dörrar med enbart nyckelhålslås ska bytas ut till ASSA 2000 för att bibehålla
bortavarofunktion, på kommunens bekostnad.
•
Ej kompatibel låskista ska bytas på kommunens bekostnad
•
Om byte av låskista (t ex vid s.k. tillhållarlås) eller reparation av lås erfordras
(t ex byte av cylinder) byts denna på kommunens bekostnad
•
Om list behöver flyttas, bearbetas eller tas bort ska detta godkännas av
brukaren innan åverkan görs. Ingreppet bekostas av kommunen.
•
Om erforderlig täckbricka för 7-tillhållarlås behövs ska detta erbjudas
brukaren och om medgivande från brukaren ges så monteras täckbricka på
kommunens bekostnad
Main Entrance (ME) och Any Entrance (AE)
Vid montering av ME och AE ska skriftligt godkännande ha inhämtats från
fastighetsägaren. ME och AE-låsen ska sitta kvar även om det under en period inte
finns några brukare i fastigheten.
För ME-låsen gäller att låssmed aldrig får ändra på dörrens ursprungsfunktion, t.ex.
låst i strömlöst läge får inte ändras till öppet i strömlöst läge, utan fastighetsägarens
medgivande.
Systemansvarig ska alltid kontaktas för att stämma av kostanden innan arbete inleds
till exempel när:
• det inte finns tillgång till 230 V eluttag samt åtkomst till styrning av elslutbleck
inom tre meter
• låst port ej har tillgång till 12/24V DC
• lämplig inkopplingspunkt ej finns utom räckhåll för allmänheten
Förvaring av låset hemma hos brukaren
Brukaren ansvarar för säker förvaring av de komponenter som kommer att behövas
den dag låset ska återställas. Lägg låset i Phoniro Lock kartongen och skriv tydligt
”LÅS SPARAS” på kartongen. Rekommendera brukaren att förvara kartongen vid
sidan av larmet, på hatthyllan eller i städskåpet.
8(8)
Bilaga 2. Checklista
Checklistan ska användas som grund vid felsökning.
Om brukaren inte finns i listan
• Mobiltelefonen är inte uppdaterad
• Brukaren har ingen låsenhet kopplad
• Brukaren har ingen aktiv verkställighet i Procapita
Om användaren inte kan logga in i Phoniroappen
• Användaren måste byta lösenord vid inloggning i Phoniro Care
• Fel användarnamn eller lösenord
• Användare eller mobilen i fel organisation
• Felaktigt inställt datum eller tid på mobilen
Om det inte skapas kontakt med servern
• Internetinställning (GPRS) är inte korrekt inställt i mobilen
• Ingen mobiltäckning
• Operatören har datatrafikproblem
• Lommas server med Phoniro har stängts ner
Om dörren inte öppnas
• Användaren har glömt att väcka låset med fyra knackningar
• Användaren har inte tryckt till dörren eller annan särskild manöver som
krävs för denna dörr
• Användaren har inte lyft upp handtaget vilket krävs om det är en
säkerhetsdörr
Om telefonen slutar fungera
• Mjukvaruproblem på grund av att telefonen inte har stängts av varje vecka
och uppdaterats.