1. No category

Semester
Lön
Pension
gs­
ag
Avtal
Handledning
Personalkostnader
Redovisning av olika personalkostnader
i statliga myndigheter
2015:1
ESV:s handledningar ska vara ett stöd vid
tolkning av föreskrifter och allmänna råd
inom områden där ESV är normerande.
Publikationen kan laddas ner som PDF och
beställas från www.esv.se.
Beställningar kan även göras via:
Ekonomistyrningsverket, Publikationsservice
Box 45316, 104 30 Stockholm
[email protected]
Fax: 08-690 43 50
Datum: 2015-02-11
Dnr: 3.8- 47/2015
Copyright: ESV
Författare: Anne-Marie Ögren
Omslag: iStockphoto/SirikulT

Förord
Den här handledningen ska ge svar på redovisningsfrågor som ni på myndigheterna har om personalkostnader. Ekonomistyrningsverket vill även beskriva
vilka konteringar som sker automatiskt i samband med lönekörningar i de flesta
redovisningssystem och vilka övriga konteringar ni gör för personalkostnader
under ett räkenskapsår. I konteringsexemplen använder vi konton från Ekonomistyrningsverkets (ESV) baskontoplan för statliga myndigheter och statliga inrapporteringskoder (S-koder). Baskontoplanen och S-koderna publiceras på ESV:s
webbplats, www.esv.se, och uppdateras löpande. Handledningen är en uppdaterad version av handledningen om personalkostnader från 2009 (ESV 2009:35).
ESV ger endast ut regler och rekommendationer för just redovisningen av
kostnader som avser personal. Lagstiftning och avtal i frågor som avser arbetsrätt,
löner, pensioner och skatter hanteras av flera andra myndigheter, till exempel
Arbetsgivarverket, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Skatteverket och
Statens Tjänstepensionsverk (SPV).
Vi har valt att referera våra bokföringsexempel till ESV:s baskontoplan även
om den är frivillig att använda för er myndigheter. Ni som inte använder ESV:s
baskontoplan får anpassa redovisningen efter era egna konton. De statliga inrapporteringskoderna (S‑koderna) är däremot obligatoriska och gäller samtliga
myndigheter. Redovisningsexemplen i handledningen gäller en verksamhet som
är helt finansierad med anslag.
Handledningen har följande disposition: I första kapitlet går vi igenom den
kontoklass i baskontoplanen där konton för redovisning av personalkostnader
finns. I kapitel två presenterar vi avtalade sociala avgifter och hur ni ska redovisa
dem. Kapitel tre och fyra behandlar redovisning av löner och sociala avgifter,
både löpande och vid bokslut, och om principerna för redovisning mot anslag.
Handledningens femte kapitel tar upp hur ni ska redovisa avsättningar, dels
generellt, dels mer specifikt om redovisning av avsättningar för delpensioner, pensionsersättning och omstruktureringar. Kapitlet beskriver även hur ni bör redovisa avgångsvederlag, trots att dessa normalt inte ska redovisas som avsättningar.
I kapitel sex beskriver vi begreppen årsarbetskrafter och medelantal anställda
samt vilken metod ni bör använda för att beräkna dem. I kapitel sju beskriver vi
hur ni ska redovisa sjukfrånvaro i årsredovisningen och i handledningens sista
kapitel redogör vi för redovisning på skattekonto.
Om du har frågor om handledningen är du välkommen att kontakta ESV:s
rådgivning i redovisningsfrågor: [email protected] eller telefonnummer 08-690 45 91.
personalkostnader
3
4
personalkostnader
innehåll
Innehåll
1 Kostnader för personal _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 7
1.1Kontogrupp 40: Löner och arvoden _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 7
1.2Kontogrupp 43: Kostnadsersättningar och förmåner _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 7
1.3Kontogrupp 45: Lagstadgade arbetsgivaravgifter _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 8
1.4Kontogrupp 46: Avgifter, premier och pensioner enligt avtal _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 8
1.5Kontogrupp 47: Kostnader för sjuk- och hälsovård _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 8
1.6Kontogrupp 48: Kostnader för utbildning av personal _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 8
1.7Kontogrupp 49: Övriga personalkostnader _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 8
1.8Bokföring av personalkostnader via lönemodul kopplad till ekonomisystemet _ _ _ 9
2 Avtalade socialavgifter _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 11
2.1Redovisning av pensioner _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 11
Pensionspremier _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 12
Pensionsavgifter _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 12
3 Att redovisa löner och sociala avgifter löpande och mot anslag _ _ _ _ _ _ _ 15
3.1Redovisning mot anslag _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 15
3.2Exempel på löpande redovisning av löner och socialavgifter _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 16
3.3Bokföring av förändring av semesterlöneskuld _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 20
3.4Uttag av semester _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 20
3.5Högriskskydd _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 20
4 Redovisning av löner
och socialavgifter vid bokslut _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 21
4.1Korrigering av avtalspensionspremier som redovisats mot anslag _ _ _ _ _ _ _ _ _ 21
4.2Förändring av semesterlöneskulden _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 21
Redovisning mot anslag av semesterlöneskuld enligt
övergångsbestämmelsen i anslagsförordningen _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 22
4.3Retroaktiv löneskuld _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 25
4.4Avsättning för lokalt omställningsarbete(tidigare
kompetensväxlings- och kompetensutvecklings-åtgärder) _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 26
4.5Övriga upplupna personalkostnader _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 27
5 Redovisning av avsättningar för pensioner
och omstruktureringar samt redovisning av avgångsvederlag _ _ _ _ _ _ _ _ 29
5.1Redovisning av avsättningar _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 29
5.2Delpension _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 30
5.3Pensionsersättning _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 31
5.4Särskild pensionsersättning _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 31
5.5Omstruktureringar _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 32
5.6Avgångsvederlag _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 33
6 Årsarbetskrafter och medelantal anställda _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 35
6.1Årsarbetskrafter _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 35
6.2Medelantalet anställda _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 36
personalkostnader
5

7 Redovisning av sjukfrånvaro i årsredovisningen _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 37
7.1Exempel på beräkning av sjukfrånvaro _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 37
7.2Hur ska sjukfrånvaron redovisas i årsredovisningen? _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 39
7.3Var ska sjukfrånvaron redovisas i årsredovisningen? _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 40
8 Redovisning på skattekonto _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 41
6
personalkostnader
kostnader för personal
1 Kostnader för personal
I detta kapitel beskriver vi kontoklassen för personalkostnader i ESV:s baskontoplan. Beskrivningen följer den ordning som kontoplanen har och varje kontogrupp presenteras i ett särskilt avsnitt. Kontogrupp 41,42 och 44 är fria i baskontoplanen så därför finns ingen beskrivning av dessa kontogrupper.
Redogörelsen för kontogrupperna är kortfattad och mer ingående rekommendationer om bokföring i respektive kontogrupp finns i ESV:s handledning till
baskontoplanen. I kapitlets sista avsnitt tar vi upp bokföring av personalkostnader
om ekonomisystemet är kopplat till en lönemodul.
Det är frivilligt för myndigheterna att använda ESV:s baskontoplan för statliga
myndigheter. Därför är det vi skriver i kapitlet inte obligatoriskt, men det pekar
på de kontogrupper ni bör använda om ni använder ESV:s baskontoplan.
1.1 Kontogrupp 40: Löner och arvoden
Löner till anställda ska ni bokföra i baskontoplanens kontogrupp 40. Det gäller till
exempel månadslön, timlön, avgångsvederlag, bonus, semesterlöner och sjuklöner.
Såväl ordinarie månadslön som timlön, sjuklön och semesterlön ska ni bokföra på
samma baskonto och rapportera på samma S-kod. Eftersom det tas ut olika sociala
avgifter på lönen till personalen beroende på vilken ålderskategori de tillhör finns
det dock olika baskonton för olika personalkategorier. Dessa konton kan vara en
hjälp för er som inte har en lönemodul ni kan ta fram informationen ur.
När ni bokför förändringar av avsättningar för löner och arvoden ska ni använda särskilda baskonton och S-koder. I kontogruppen finns konton för dessa
kostnader upplagda för respektive personalkategori. Läs mer om redovisning av
avsättningar i kapitel fem.
I den här kontogruppen men i en särskild undergrupp, ska ni bokföra arvoden
till personer som inte är anställda, så kallade uppdragstagare, om myndigheten
ansvarar för inbetalning av källskatt och lagstadgade arbetsgivaravgifter. Arvoden
till uppdragstagare ska ni rapportera på en egen S-kod men det är obligatoriskt
endast årsvis. Löpande under året kan ni använda samma S-kod som för löner och
ersättningar till anställda, men då måste ni göra en omföring till rätt S-kod senast
vid årets slut. När en uppdragstagare har F-skattebevis och ansvarar för inbetalning av dessa skatter och avgifter själv ska kostnaden bokföras som en driftskostnad i kontoklass fem.
1.2 Kontogrupp 43: Kostnadsersättningar och förmåner
Kostnadsersättningar och förmåner till anställda kan vara skattefria eller skattepliktiga. Ni ska bokföra samtliga ersättningar i kontogrupp 43, men på olika
baskonton och rapportera dem på olika S-koder. Det finns även konton i vissa
personalkostnader
7
kostnader för personal
undergrupper i kontogruppen ni ska använda om den anställda själv betalar in
hela eller delar av de faktiska kostnaderna för den skattepliktiga förmånen. I kontogruppen finns också konton där myndigheten bokför de faktiska kostnaderna
för de skattepliktiga förmånerna.
1.3 Kontogrupp 45: Lagstadgade arbetsgivaravgifter
Den som ersätter någon för utfört arbete ska betala arbetsgivaravgifter. I kontogrupp 45 ska ni bokföra lagstadgade arbetsgivaravgifter för personal som är
anställd hos myndigheten och för uppdragstagare där myndigheten beräknar och
betalar avgifterna. I kontogruppen ska ni även bokföra särskild löneskatt, ålderspensionsavgift och avtalsförsäkringar vid omstruktureringar.
1.4 Kontogrupp 46: Avgifter, premier och pensioner enligt avtal
Man skiljer på avgifter och premier som myndigheterna betalar enligt lag och
enligt avtal. De avgifter, premier och eventuella egna pensionsutbetalningar som
myndigheten betalar enligt avtal ska bokföras i baskontoplanens kontogrupp 46.
I kapitel 3 behandlar vi bokföringen av dessa närmare.
I kontogruppen ska ni även bokföra kostnader för myndighetens egna pensionsåtaganden. Läs mer om redovisningen av detta i kapitel fem.
1.5 Kontogrupp 47: Kostnader för sjuk- och hälsovård
Myndighetens kostnader för sjuk- och hälsovård som inte är skattepliktig för personalen ska ni bokföra i kontogrupp 47. Vad som är icke skattepliktig sjuk- och
hälsovård för personalen framgår av Skatteverkets meddelanden.
1.6 Kontogrupp 48: Kostnader för utbildning av personal
Alla kostnader för att utbilda myndighetens personal ska ni bokföra i kontogrupp 48. Kostnaderna kan gälla såväl interna kurser och konferenser som introduktion och vidareutbildning eller avgifter för externa kurser och konferenser.
Lönen som personalen får under tiden de utbildas ska ni däremot bokföra som
vanlig lönekostnad i kontogrupp 40.
1.7 Kontogrupp 49: Övriga personalkostnader
Övriga personalkostnader är exempelvis rekryteringskostnader, personalrepresentation och kostnader för friskvård. Dessa kostnader ska ni bokföra i kontogrupp 49. I denna kontogrupp ska även kostnader av enklare personalvårdande
slag, som frukt, kaffe och fikabröd bokföras.
8
personalkostnader
kostnader för personal
1.8 Bokföring av personalkostnader via lönemodul
kopplad till ekonomisystemet
Många myndigheter redovisar sina lönerelaterade personalkostnader via en
lönemodul som är kopplad till ekonomisystemet och huvudboken. Via modulen
bokförs löner, andra skattepliktiga och inte skattepliktiga ersättningar och förmåner samt arbetsgivaravgifter och avtalade socialavgifter.
Vissa myndigheter har däremot ett separat lönesystem och överför uppgifterna
från detta system till ekonomisystemet. Oavsett om ekonomisystemet är kopplat
till en lönemodul eller inte, ska ni inte bokföra icke kontrolluppgiftsrelaterade
personalkostnader, som till exempel utbildnings- och rekryteringskostnader, i
lönemodulen, utan direkt i huvudboken.
De myndigheter som har en lönemodul direkt kopplad till ekonomisystemet
brukar löpande under året registrera löner och andra ersättningar i denna lönemodul. När månadens löneregistreringar är klara överförs transaktionerna i
lönefilen till huvudboken i ekonomisystemet.
personalkostnader
9
10
personalkostnader
avtalade socialavgifter
2 Avtalade socialavgifter
Alla arbetsgivare är skyldiga att betala lagstadgade arbetsgivaravgifter på den lön
och de arvoden de betalar ut till personalen och uppdragstagare. De flesta av
dessa avgifter ska finansiera sociala förmåner och benämns socialavgifter. Utöver
de lagstadgade arbetsgivaravgifterna finns avtalade socialavgifter enligt statliga
kollektivavtal, som myndigheter betalar för sina anställda.
Följande avtalade socialavgifter finns på en myndighet:
−−Avtalsförsäkringspremie för pensioner, personskadeförsäkring,
tjänstegruppliv, sjukpension, tillfällig sjukpension och efterlevandepension
−−Avgift för individuell ålderspension (Iåp)
−−Avgift för kompletterande ålderspension (Kåpan)
−−Avgift till partsorgan
Dessutom betalar myndigheterna medlemsavgift till Arbetsgivarverket.
Den största delen av de avtalade socialavgifterna hos en myndighet består av
pensionspremier (avtalsförsäkringspremie för pensioner) och pensionsavgifter
(Iåp och Kåpan). Det är redovisningen av dessa delar som vi beskriver i detta
kapitel.
Beroende på vilket pensionsavtal de anställda omfattas av är det olika avgiftsuttag för socialavgifterna. Sedan 2003 omfattas de flesta statligt anställda av
PA 03-avtalet. Ett fåtal anställda omfattas av det äldre pensionsavtalet, PA-91.
Från och med 2013 betalar arbetsgivarna bara PA-91-premier för de personer
som omfattas av förordningen om statliga chefspensioner. För det ytterligare
fåtal anställda som fortfarande omfattas av PA-91-avtalet är arbetsgivarna
premiebefriade.
Man skiljer på om pensionen är förmånsbestämd eller avgiftsbestämd. Förmånsbestämd pension innebär att storleken på pensionen är bestämd i förväg.
Ofta är förmånsbestämd pension en procentandel av medellönen under de sista
anställningsåren.
Avgiftsbestämd pension innebär att arbetsgivaren löpande betalar in en avgift
som beräknas på den anställdes lön till ett livförsäkringsbolag eller motsvarande.
Storleken på den anställdes pension beror sedan på hur mycket pengar som har
betalats in och vilken avkastning kapitalet får.
2.1 Redovisning av pensioner
Myndigheten måste hålla isär två typer av pensionskostnader. Det gäller pensionskostnader som ni ska redovisa i resultaträkningen och pensionskostnader som
medför ett pensionsåtagande och därför även ska redovisas som en pensionsavsättning i er balansräkning. Läs mer om redovisning av avsättningar för pensioner
i kapitel 6.
personalkostnader
11
avtalade socialavgifter
Alla myndigheter betalar premier till Statens tjänstepensionsverk (SPV)
enligt PA 03 och PA-91. Dessa premier ska ni redovisa som pensionskostnader.
Myndigheten har inget eget pensionsåtagande för dessa delar och ska därför inte
redovisa någon pensionsavsättning i balansräkningen. I stället är det SPV som
ansvarar för statens pensionsåtagande och tar upp hela statens avsättning för
avtalspensioner i sin balansräkning.
Pensionspremier
Pensionsrätten enligt PA 91-avtalet och en del av pensionsrätten enligt PA 03-avtalet är förmånsbestämd. Det innebär att pensionen är bestämd i förväg till ett
visst belopp eller till en viss nivå, till exempel en viss procent av medelinkomsten
under de sista fem anställningsåren.
För PA 03 sätts premierna varje månad. Myndigheten ska varje månad föra
över uppgifter till SPV för samtliga arbetstagare som har en anställning som omfattas av PA 03. SPV skickar därefter en premiefaktura till myndigheten som ska
betalas efter några dagar.
Om ni inte har fört över uppgifterna i tid behandlar SPV dem under efterföljande månad. Då tillkommer en ränta på den enskildes pensionsavgift. Det kan
även tillkomma ränta vid eventuella retroaktiva ändringar av lön, anställningstid
och andra faktorer som påverkar premien. Bokför ränta som en finansiell kostnad
eller intäkt.
För de fåtal anställda (enbart de som omfattas av förordningen om statliga
chefspensioner) som omfattas av PA-91-avtalet tillämpas årsvisa preliminära premier och en slutlig definitiv premie. SPV fastställer inför premieåret en preliminär
premie i kronor och utifrån denna preliminära premie ska ni betala en tolftedel av
premien till SPV månadsvis på speciella inbetalningsunderlag, så kallade OCRunderlag. SPV fastställer den slutliga definitiva premien året efter premieåret.
Senast den 30 april skickar SPV ut en faktura på skillnadsbeloppet.
Följande konton och S-koder ska ni använda för premier till avtalsförsäkringarna:
Konto 4611 och S4122
för premien
(i premien ingår särskild löneskatt som alltså inte bokförs separat)
Konto 4618 och S4129
för periodiseringar
Konto 2563 och S2563
för skuld för PA-91-premien
Konto 2561 och S2561
för skuld för premiefaktura från SPV
(vid påslag via lönesystemet används motkonto 2563 och S2563)
Pensionsavgifter
En del av pensionsrätten enligt PA 03-avtalet är avgiftsbestämd, nämligen avgifterna till individuell ålderspension (Iåp) och kompletterande ålderspension
(Kåpan Tjänste). Vissa myndigheter betalar även avgifter till Kåpan Extra och
Kåpan Plus.
12
personalkostnader
avtalade socialavgifter
Hantera betalningarna till Iåp, Kåpan Tjänste samt Kåpan Extra och Kåpan
Plus på samma sätt som rutinen för PA-03-premierna. Vid löpande inbetalning av
avgifterna skickar arbetsgivaren person- och premieuppgifter via sitt lönesystem
till SPV. Därefter fakturerar SPV arbetsgivaren. Vid engångsinsättningar från arbetsgivare som inte har löpande inbetalningar via sitt lönesystem fakturerar SPV
arbetsgivaren efter manuell registrering av person- och premieuppgifter.
Individuell ålderspensionsavgift (Iåp)
Den individuella ålderspensionen tjänas in från 23 års ålder. De anställda kan välja
mellan ett antal livförsäkringsbolag där de kan ha avgifterna till sin individuella
ålderspension placerade. Myndigheten betalar Iåp-avgiften till SPV. SPV betalar
i sin tur avgiften vidare till det försäkringsbolag som respektive anställd har valt.
Iåp-avgiften består av en procentsats på den utbetalda lönen. På avgiften tillkommer särskild löneskatt.
Följande baskonton och S-koder ska ni använda för att bokföra avgiften till Iåp:
Konto 4632 och S4131
för avgiften
Konto 4532 och S4132
för den särskilda löneskatten på avgiften
Konto 4638 och S4139
för periodisering av avgiften
Konto 4538 och S4139
för periodisering av särskild löneskatt på avgiften
Konto 2598 och S2592
för skuld för avgiften (utomstatlig skuld trots att ni betalat till SPV)
Konto 2569 och S2561
för skuld för särskild löneskatt på avgiften (inomstatlig)
Observera att ni ska rapportera skulden för avgiften på en utomstatlig S-kod
trots att ni betalar till SPV. Det beror på att SPV i detta sammanhang endast ses
som en betalningsförmedlare. SPV betalar avgiften vidare till en utomstatlig part
eftersom alla de försäkringsbolag som de anställda kan välja att placera Iåp hos är
utomstatliga parter.
Den särskilda löneskatten på Iåp-avgiften ska ni däremot rapportera på en inomstatlig S-kod. Anledningen till detta är att den särskilda löneskatten betalas till
Försäkringskassan och att staten därmed är slutlig mottagare av denna skatt.
Kompletterande ålderspension (Kåpan Tjänste)
Anställda som har fyllt 23 år tjänar in kapital till den kompletterade ålderspensionen fram till pensionsåldern. Arbetsgivaren betalar månadsvis en avgift som
utgörs av en procentsats på den utbetalda lönen. Särskild löneskatt tillkommer
på avgiften. De anställda kan inte välja placering utan Kåpan Pensioner förvaltar
pengarna. SPV sköter administrationen.
personalkostnader
13
avtalade socialavgifter
Följande konton och S-koder ska ni använda för bokföring av Kåpan Tjänste:
Konto 4631 och S4131
för avgiften
Konto 4531 och S4132
för den särskilda löneskatten på avgiften
Konto 4639 och S4139
för periodisering av avgiften
Konto 4539 och S4139
för periodisering av särskild löneskatt på avgiften
Konto 2598 och S2592
för skuld för avgiften (utomstatlig skuld, ni betalar till
Kåpan Pensioner som inte är en myndighet)
Konto 2569 och S2561
för skuld för särskild löneskatt på avgiften (inomstatlig)
Notera att liksom för Iåp-avgiften gäller en utomstatlig S-kod för skulden för
avgiften, medan ni ska rapportera skulden för den särskilda löneskatten på inomstatlig S-kod.
Kåpan Extra och Kåpan Plus
Vissa myndigheter har valt att göra ytterligare avgiftsinbetalningar till Kåpan Extra genom att teckna ett lokalt kollektivavtal. Det finns även möjlighet för statligt
anställda att teckna en frivillig pensionsförsäkring, Kåpan Plus.
Det finns inte några särskilda konton eller S-koder för att bokföra och rapportera avgifter till Kåpan Extra och Kåpan Plus. S-koderna är samma som för
Kåpan Tjänste och de konton vi föreslår i avsnitt 3.1.2.2 kan ni använda. De
myndigheter som vill bokföra dessa avgifter på separata baskonton kan lägga
upp egna konton.
14
personalkostnader
att redovisa löner och sociala avgifter löpande och mot anslag
3 Att redovisa löner och sociala avgifter löpande
och mot anslag
I detta kapitel redogör vi dels för hur redovisning mot anslag ska göras, dels hur
ni ska redovisa löner och sociala avgifter löpande under året. I kapitel fyra redogör vi för hur löner och sociala avgifter ska redovisas vid bokslut. Det som står
om redovisning mot anslag i detta och följande kapitel gäller under förutsättning
att myndighetens verksamhet helt eller delvis är finansierad av anslag.
Varje månad ska myndigheten bokföra lönekostnader och socialavgifter i
samband med lönekörningen. I normalfallet innebär bokföringen även att ni
redovisar mot anslag. Följande lönekostnader och avgifter bokför ni löpande varje
månad:
1.Bruttolön
2.Källskatteavdrag
3.Lagstadgade arbetsgivaravgifter
4.Avtalade socialavgifter, främst:
−−Pensionspremie till SPV,
−−Avgift till Kåpan Tjänste,
−−Särskild löneskatt på Kåpanavgiften,
−−Avgift för individuell ålderspension (Iåp),
−−Särskild löneskatt på Iåp
Utöver detta kan bokföring av semesterlöneskuld tillkomma. Ni väljer själva om
semesterlöneskulden ska beräknas och bokföras löpande eller vid bokslut.
3.1 Redovisning mot anslag
Utgifter för egen verksamhet ska ni redovisa mot anslag det budgetår till vilket
kostnaden hänför sig, enligt anslagsförordningen (2011:223). Enligt förordningen ska ni också redovisa mot anslag minst en gång i månaden. Det finns dock
ingen skyldighet att göra fullständiga periodiseringar varje månad.
Ni behöver bara periodisera kostnader som har stor påverkan på anslagsutfallet
en enskild månad, det framgår ESV:s allmänna råd till 14 § anslagsförordningen.
Det framgår även att ni vid den löpande redovisningen inte behöver ta hänsyn
till månadens förändring av semesterlöneskulden. Det finns dock ingenting som
hindrar att en myndighet gör fullständiga periodiseringar månadsvis. Detta under
förutsättning att myndigheten periodiserar enligt samma principer varje månad.
Utgångspunkten vid den månadsvisa redovisningen mot anslag är att det är
månadens kostnader som ska redovisas mot anslag. De kan fångas per transaktion
eller med olika kostnadsfördelningsmodeller, men som underlag finns bokförda
personalkostnader
15
att redovisa löner och sociala avgifter löpande och mot anslag
transaktioner under perioden. Detta innebär att det är bokföringsskyldigheten
som egentligen ligger till grund för vad ni bör redovisa mot anslag månadsvis.
När det gäller kostnader för personal uppstår kostnaden oftast löpande under
månaden, men bokförs först i samband med lönekörning eller när myndigheten
får en faktura med någon form av personalkostnad.
Ni kan använda ett pålägg i form av en procentsats för de avtalade socialavgifterna i lönesystemet, eftersom det inte regleras i anslagsförordningen exakt hur
redovisning mot anslag per månad ska göras och eftersom det underlättar myndighetens löpande bokföring. Vid lönekörningen bör ni använda pålägget så att
månadens totala lönekostnad kan redovisas mot anslag vid ett tillfälle. Vid varje
bokslutstidpunkt måste ni dock korrigera redovisningen mot anslag, så att det
belopp som har redovisats mot anslag överensstämmer med periodens faktiska
kostnader. Du kan läsa mer om detta i avsnitt 4.1.
SPV lämnar inför varje år en prognos i kronor till respektive myndighet på hur
stor premien för avtalspensionerna beräknas bli nästkommande år. (Egentligen
lämnas två prognoser, en prognos i kronor för PA 03-premien och en prognos i
kronor för PA-91-premien.) Myndigheten kan då räkna fram en egen procentsats
genom att sätta dessa belopp i förhållande till den budgeterade bruttolönesumman nästkommande år. Denna procentsats kan ni sedan använda som pålägg i
varje månads lönekörning. Ni debiterar kostnadskontot och krediterar konto
2563 (S2563) med det beräknade beloppet.
En kostnad får bara redovisas en gång mot anslag. Därför får en myndighet
som väljer ett system med pålägg, kostnadsföring och redovisning mot anslag
i samband med lönekörningen inte bokföra kostnaden en gång till enligt den
månadsvisa premiefakturan från SPV för PA 03-premien. Premiefakturan från
SPV ska ni endast bokföra på balanskonton. Debitera konto 2563 (S2563) och
kreditera konto 2561 (S2561) för PA 03-premien.
Myndigheten kan välja att även PA-91 premien ska ingå i påslaget i lönesystemet. Då gäller samma princip för betalningen av en tolftedel av PA-91 premien
via OCR-underlaget. Om ett påslag är inlagt i lönesystemet sker kostnadsföring
och redovisning mot av PA-91 premien i samband med lönekörningen. Bokför därför inte betalningen till SPV på ett konto i kontoklass 4. Bokföring ska
endast göras i balansräkningen, debet konto 2563 (S2563) och kredit 1932x
(S1932;xx).
Det finns särskilda regler för redovisning mot anslag vid uttag av sparad semester som har tjänats in före 2009. Se avsnitt 4.2 för en beskrivning av vad dessa
regler innebär.
3.2 Exempel på löpande redovisning av löner och socialavgifter
I följande exempel visar vi en myndighets bokföring i samband med lönekörningen för en anställd med 25 000 kronor i månadslön. Observera att detta är
16
personalkostnader
att redovisa löner och sociala avgifter löpande och mot anslag
ett exempel. Myndigheter använder olika system för att bokföra löner och andra
varianter kan förekomma.
Den löneansvariga registrerar lönearter som är kopplade till de konton i huvudboken som ni ser i nedanstående exempel. I samband med bokföringen av
kostnader redovisar ni också mot anslag. Bokföring av anslagsredovisningen visar
vi dock inte i exemplen.
Myndigheten i detta exempel bokför förändring av semesterlöneskuld vid bokslut. Se avsnitt 3.3 för hantering av löpande bokföring av semesterlöneskuld och
avsnitt 4.2 för hantering av semesterlöneskuld vid bokslut.
Inför varje räkenskapsår publicerar Arbetsgivarverket de aktuella procentsatser
för sociala avgifter som gäller under det kommande året. Informationen finns på
Arbetsgivarverkets webbplats, www.arbetsgivarverket.se, under fliken: Arbetsgivarverket informerar/Skatter och avgifter 201X. I nedanstående exempel har vi
valt ett antal procentsatser.
Följande procentsatser används i exemplen:
Källskatt
33%
Arbetsgivaravgifter
30%
Avtalspensionspremie (avser betalda premier,
pensioner, PSA, TGL-S, TA), schablon
11%
Kåpanavgift
Iåpavgift
Särskild löneskatt
a)
2%
2,5%
24,26%
Konto
S-kod
Debet
Löner och arvoden
40xx
S4111
25 000
Personalens källskatt
2591
S2591
Lagstadgade arbetsgivaravgifter
451x
S4121
2562
S2562
Betalda premier, pensioner,
4611
S4122
PSA, TGL-S och TA
2563
S2563
Betalda avgifter, Kåpan (inkl.
4631
S4131
Kåpan Extra och Kåpan Plus)
2598
S2592
Särskild löneskatt Kåpan
4531
S4132
2569
S2561
Betalda avgifter individuell
4632
S4131
ålderspension, Iåp
2598
S2592
Särskild löneskatt
4532
S4132
individuell ålderspension, Iåp
2569
S2561
Kredit
8 250
7 500
7 500
2 750
2 750
500
500
121
121
625
625
152
152
personalkostnader
17
att redovisa löner och sociala avgifter löpande och mot anslag
Följande bokföring sker för en anställd med en förmånsbil
med förmånsvärde 3 072 kr/månad:
b)
Personalens källskatt
Lagstadgade arbetsgivaravgifter
Konto
S-kod
2591
S2591
451x
S4121
2562
S2562
Betalda premier, pensioner,
4611
S4122
PSA, TGL-S och TA
2563
S2563
Betalda avgifter, Kåpan (inkl.
4631
S4131
Kåpan Extra och Kåpan Plus)
2598
S2592
Särskild löneskatt Kåpan
4531
S4132
2569
S2561
Betalda avgifter individuell
4632
S4131
ålderspension, Iåp
2598
S2592
Särskild löneskatt
4532
S4132
individuell ålderspension, Iåp
2569
S2561
Debet
Kredit
1 014
922
922
338
338
61
61
15
15
77
77
19
19
Den anställda ska samma månad få ett skattefritt utlandstraktamente
på 600 kronor och detta bokförs på följande sätt:
c)
Skattefria traktamenten, utl.
Konto
S-kod
Debet
4323
S4181
600
Konto
S-kod
Debet
4331
S4181
680
420
Kredit
Samma månad ska dessutom den anställda få skattefri
och skattepliktig bilersättning på 1 100 kr:
d)
Bilersättningar, skattefria
Bilersättningar, skattepliktiga
433x
S4111
Personalens källskatt
2591
S2591
Lagstadgade arbetsgivaravgifter
S4121
S2562
Betalda premier, pensioner,
4611
S4122
PSA, TGL-S och TA
2563
S2563
Betalda avgifter, Kåpan (inkl.
4631
S4131
Kåpan Extra och Kåpan Plus)
2598
S2592
Särskild löneskatt Kåpan
4531
S4132
2569
S2561
Betalda avgifter individuell
4632
S4131
ålderspension, Iåp
2598
S2592
Särskild löneskatt
4532
S4132
individuell ålderspension, Iåp
2569
S2561
Nettolönen skuldbokförs
2592
S2592
Summa för alla fyra exemplen
18
451x
2562
personalkostnader
Kredit
139
126
126
46
46
8
8
2
2
10
10
2
2
17 297
39 974
39 974
att redovisa löner och sociala avgifter löpande och mot anslag
Nedan ser ni de följdbokningar som sker i huvudboken i samband med utbetalning efter
att månadens lönefil har uppdaterat huvudboken:
Myndigheten skickar nettolönefilen till banken för utbetalning av månadens
lön. Överföringstransaktionerna kopplat till utbetalning från banken visas inte i
­exemplet.
Utbetalning, bank
Skuld till bank, nettolön
Konto
S-kod
1932x
S1932;xx
2592
S2592
Debet
Kredit
17 297
17 297
Vid nästa månads skattedeklaration bokför myndigheten i exemplet enligt nedan:
Exemplet visar inte omföringen av källskatt och arbetsgivaravgifter till avräkningskontot för skatter och avgifter, 1533, innan betalning sker.
Personalens källskatt
Lagstadgade arbetsgivaravg.
Utbetalning, bank
Konto
S-kod
Debet
2591
S2591
9 403
2562
S2562
8 548
1932x
S1932;xx
Kredit
17 951
När myndigheten får premiefakturan från SPV för avtalspensionspremier,
3 500 kronor (PA 03) ska de göra följande bokföring. (Enligt lönesystemet är
saldot 3 134 kronor).
Konto
S-kod
Debet
Premier avtalsförsäkringar
2563
S2563
3 500
Leverantörsskulder
2561
S2561
Kredit
3 500
Kåpan och Iåp betalas varje månad. Den särskilda löneskatten betalar myndigheterna varannan månad. Bokför så här vid betalning.
Konto
S-kod
Debet
2598
S2592
1 281
1932x
S1932;xx
2569
S2561
1932x
S1932;xx
Kredit
Kåpan och Iåp
Skuld Kåpan och Iåp
Utbetalning, bank
1 281
Särskild löneskatt
Övriga skulder
Utbetalning, bank
311
311
personalkostnader
19
att redovisa löner och sociala avgifter löpande och mot anslag
3.3 Bokföring av förändring av semesterlöneskuld
Om din myndighet bokför och löpande redovisar förändringen av semesterlöneskulden mot anslag ska ni även vid månadens lönekörning bokföra förändringen.
Det är inte någon skillnad vad gäller bokföring beroende på om myndigheten
bokför förändringen av semesterlöneskulden löpande eller vid bokslut. Se därför
avsnitt 4.2 för exempel på hur förändring av semesterlöneskuld ska bokföras.
3.4 Uttag av semester
När anställda tar ut semester ska de i första hand använda innevarande års semesterdagar. Om ni bokför förändringen av semesterlöneskulden löpande kan lönekostnaden redan ha redovisats mot anslag när en anställd tar ut innevarande års
semester. Ni bör i de fallen justera lönekostnaden mot semesterlöneskulden och
korrigera redovisningen mot anslag i den aktuella perioden.
Även när semesteruttaget gäller sparad semester bör ni justera semesterlöneskulden och lönekostnaden. Om uttaget gäller semester som har tjänats in före
den 1 januari 2009 bör ni också korrigera enligt den särskilda övergångsbestämmelsen till den tidigare anslagsförordningen, inklusive ESV:s föreskrifter till
12 § (nuvarande) anslagsförordningen. Se avsnitt 4.2 för information om vad
övergångsbestämmelsen innebär och hur ni ska bokföra.
Om ni bokför och redovisar förändringen av semesterlöneskulden mot anslag
vid bokslut behöver ni inte löpande korrigera redovisningen mot anslag för löneutbetalningar för semesteruttag under året.
3.5 Högriskskydd
Högriskskydd finns i flera olika sammanhang. Bland annat kan anställda som
lider av kroniska sjukdomar ansöka om högriskskydd hos Försäkringskassan.
När Försäkringskassan har fattat beslut om högriskskydd för en anställd skickas
ett meddelande till arbetsgivaren. Arbetsgivaren ansöker sedan om ersättning för
sjuklönekostnader hos Försäkringskassan.
Myndigheten betalar full lön (sjuklön) till den anställde. Bidraget som myndigheten rekvirerar från Försäkringskassan ska ni bokföra som erhållna bidrag från
statliga myndigheter på konto 3511 (S3511). Om ni har redovisat lönekostnaden
mot anslag ska ni återföra intäkter av anslag med erhållet bidragsbelopp. Återföringen ska bokföras på konto 3012 (S3011).
20
personalkostnader
redovisning av löner och socialavgifter vid bokslut
4 Redovisning av löner
och socialavgifter vid bokslut
Vissa kostnader för löner och socialavgifter bokförs inte löpande under året utan
först i samband med bokslut. I detta kapitel redogör vi för hur ni ska redovisa
personalkostnader vid bokslut.
4.1 Korrigering av avtalspensionspremier som redovisats mot anslag
De myndigheter som löpande under året använder ett schablonmässigt påslag i
lönesystemet för bokföring av kostnader och redovisning mot anslag av premierna för avtalspension måste senast i bokslutet korrigera redovisningen mot anslag.
De kalkylmässigt bokförda och anslagsredovisade avtalspensionspremierna måste
stämmas av mot uppgift om faktiska kostnader från SPV. Troligtvis är inte det kalkylmässigt beräknade beloppet som bokförts debet 4611 och kredit på 2563 lika
stort som de faktiska fakturor som myndigheten fått från SPV under året. Rätta
skillnaden genom att bokföra differensen kredit/debet balanskontot 2563 och
debet/kredit konto 4611. Korrigeringen måste ni också redovisa mot anslag.
Korrigera saldot för avtalspensionspremier som utgör skillnad mellan bokföring via lönesystemet och faktiska fakturor från SPV så här:
Konto
S-kod
Debet
366
Betalda premier, pensioner, PSA, TGL-S och TA
4611
S4122
Premier avtalsförsäkringar
2563
S2563
Intäkt av anslag
3011
S3011
Redovisning mot anslag
1751
S1751
Kredit
366
366
366
Lönesystemet har bokfört 3 134 kronor men fakturabeloppet från SPV var
3 500 kronor. Exemplet visar en månadskörning och därför gäller korrigeringen
bara en månads differens. Vanligtvis behöver ni inte korrigera varje månad, kravet
på korrigering gäller i samband med bokslut. Det innebär att de myndigheter
som upprättar delårsrapport gör en ackumulerad korrigering för årets första sex
månader och de myndigheter som bara upprättar årsredovisning kan korrigera för
alla tolv månaderna på en gång. Detta under förutsättning att det inte är fråga om
väsentliga differenser. I sådana fall bör ni korrigera oftare. Ni bör även i de fallen
se över det påslag som används i lönesystemet.
4.2 Förändring av semesterlöneskulden
Myndigheten kan, som vi tidigare nämnt, antingen bokföra förändringen av
semesterlöneskulden löpande eller vid bokslut. Ni måste ange i Hermes om ni
bokför och redovisar förändringen mot anslag löpande eller vid bokslut (årsredovisning/delårsrapport). En myndighet får byta mellan löpande och bokslut, men
personalkostnader
21
redovisning av löner och socialavgifter vid bokslut
det bör göras sällan och ni måste då kontakta ESV. Förändringen av semesterlöneskulden ska ni kostnadsbokföra och redovisa mot anslag.
Vid bokföring av förändring av semesterlöneskuld tar myndigheten ut en lista
ur lönesystemet som visar innestående semesterdagar och belopp per person.
Enligt semesterskuldslistan uppgår i följande exempel innestående semesterlöneskuld, exklusive sociala avgifter, för hela myndigheten till 253 000 kronor. Vid utgången av föregående räkenskapsår uppgick semesterskulden till 200 000 kronor.
Ökningen på 53 000 kronor bokförs enligt följande och procentsatsera i exemplet
är desamma som i avsnitt 3.2.
Årets förändring av
Konto
S-kod
Debet
4081
S4115
53 000
semesterlöneskulden
2712
S2714
Arbetsgivaravgifter på
4561
S4123
Kredit
53 000
15 900
semesterlöneskuld
2714
S2715
Avtalspensionspremier
4641
S4125
15 900
på semesterlöneskuld
2714
S2715
Kåpan-avgift på
4637
S4125
semesterlöneskuld
2714
S2715
Särskild löneskatt Kåpan
4537
S4125
på semesterlöneskuld
2714
S2715
Iåp-avgift på
4636
S4125
semesterlöneskuld
2714
S2715
Särskild löneskatt Iåp
4536
S4125
på semesterlöneskuld
2714
S2715
321
Intäkt av anslag
3011
S3011
77 693
Redovisning mot anslag
1751
S1751
5 830
5 830
1 060
1 060
257
257
1 325
1 325
321
77 693
I exemplet har arbetsgivaravgifter beräknats med 30 procent. Egentligen ska
myndigheten använda nästa inkomstårs procentsats som Skatteverket publicerar.
Detta gäller vid bokningar myndigheten gör vid årsbokslut.
Redovisning mot anslag av semesterlöneskuld enligt
övergångsbestämmelsen i anslagsförordningen
Vid övergången till kostnadsmässig redovisning mot anslag av myndigheternas
förvaltningsutgifter fördes en övergångsbestämmelse in i anslagsförordningen.
Övergångsbestämmelsen finns i SFS 2008:1431 och innebär att för en myndighets ackumulerade semesterlöneskuld den 31 december 2008 gäller 16 § i sin
äldre lydelse enligt SFS 1996:1189. Övergångsbestämmelsen betyder att myndigheten, vid uttag av sparad semester som tjänats in före den 1 januari 2009, ska
redovisa mot anslag det år semestern tas ut (utgiftsmässig princip) i stället för det
år som den arbetas in (kostnadsmässig princip).
22
personalkostnader
redovisning av löner och socialavgifter vid bokslut
När anställda, som har semesterlön sparad från tiden före 2009, tar ut sparad
semester ska ni redovisa mot anslag enligt en särskild övergångsbestämmelse till
dess att hela beloppet i undergrupp 178 har redovisats mot anslag. Det är alltså
först efter det att undergruppen ”Fordran avseende semesterlöneskuld som inte
har redovisats mot anslag” i Avräkning med statsverket är noll, som ni inte behöver skilja på om uttagen sparad semester gäller tiden före eller efter den 1 januari
2009.
I följande exempel har de anställda under året tagit ut sammanlagt 53 sparade
semesterdagar, som har tjänats in före 2009. Värdet på dessa dagar är 113 500
kronor (myndigheten använder lönenivå för aktuellt räkenskapsår för att beräkna
beloppet). Den totala skulden var 3 450 000 kronor. Myndigheten har redan
justerat årets löneutbetalningar för de delar som gällde uttag av sparad semester,
se exempel i avsnitt 4.2.
Konto
S-kod
Debet
Redovisning mot anslag
1751
S1751
113 500
Årets minskning, fordran semesterlöneskuld som
inte har redovisats mot anslag
1781
S1781
Kredit
113 500
Utgående balansen på konto 1781 ska myndigheten påföljande år föra som ingående balans till konto 1780, Fordran semesterlöneskuld som inte har redovisats
mot anslag. Efter denna överföring blir den ingående balansen på konto 1780
(S1780) följande:
Föregående års UB 1780
3 450 000
Årets minskning (konto 1781, se ovan)
−113 500
Ingående balans 1780:
3 336 500
Förenklade beräkningsmetoder
Av föreskrifterna till 12 § framgår att myndigheten får använda förenklade beräkningsmetoder för att fastställa det belopp som ska användas vid redovisning mot
anslag, förutsatt att de tillämpas konsekvent. Vid fastställandet av beloppet är det
lämpligt att utgå från lönenivån för aktuellt räkenskapsår. Det är dock alltid möjligt att i beräkningen använda lönenivån per den 31 december 2008.
Utgångspunkten vid tillämpning av övergångsbestämmelsen bör vara att hänföra semesterdagar som inte har redovisats mot anslag till respektive individ och
att individens lön ligger till grund för redovisning mot anslaget. I vissa myndigheter kan det vara svårt att få fram nödvändiga uppgifter utan att skapa orimliga
administrativa kostnader. Myndigheten kan i dessa fall använda schabloner.
De schabloner som kan vara aktuella att använda är att:
−−Använda genomsnittlig lön i stället för individuell lön.
−−Beräkna ett genomsnittligt värde av respektive sparad dag vid bokslutstill­
personalkostnader
23
redovisning av löner och socialavgifter vid bokslut
fället som ligger till grund för att fastställa det belopp ni ska använda vid
redovisning mot anslag för uttag av sparade dagar.
−−Fördela sparade dagar med utgångspunkt från finansieringsgrad (gäller
flerfinansierad verksamhet).
En myndighet som använder en schablon måste försäkra sig om att den metod
som används inte innebär att anslagsutfallet blir lägre än om de använt den lönenivå som de anställda hade den 31 december 2008.
Oavsett vilken metod ni använder finns det vissa förutsättningar som måste
vara uppfyllda för att metoden ska kunna användas:
−−Redovisningen mot anslag ska ge en rättvisande bild av anslagsutfallet
för uttag av sparade semesterdagar.
−−De äldsta sparade semesterdagarna tas ut först vid uttag av sparade dagar.
−−Den metod myndigheten använder bör tillämpas konsekvent över tiden.
−−Ni ska redovisa uttagen semester mot anslag enligt övergångsbestämmelsen
fram till det att Fordran hänförbar till semesterlöneskuld som inte har
redovisats mot anslag (178-gruppen i Avräkning med statsverket) är noll.
Den metod ni använder ska ge en rättvisande bild av anslagsutfallet för uttag av
semesterdagar som har tjänats in före 2009. Det finns ingen direkt motsättning
mellan att använda schabloner och att ge en rättvisande bild.
Det är viktigt att ni har rutiner som medför att hela fordran i undergrupp 178
kommer att redovisas mot anslag. Värdet av kvarvarande sparade dagar i 2008 års
lönenivå får alltså inte vara lägre än vad som redovisas på konto 1780, Ingående
balans, fordran semesterlöneskuld som inte har redovisats mot anslag (S1780).
Risken finns annars att ni har ett saldo i undergruppen, men inte personal som
har sparad semester från tiden före den 1 januari 2009 som saldot kan lösas upp
mot.
Flerfinansierad verksamhet
I en flerfinansierad verksamhet kan det i vissa fall vara svårt att hänföra sparade
semesterdagar till en finansiär. Det kan gälla personer som arbetar i både avgiftsoch anslagsfinansierad verksamhet, men det kan även förekomma i myndigheter
som har en intern rörlighet av anställda mellan verksamheter med olika finansiärer. I dessa fall kan det vara lämpligt att använda en procentuell fördelning för att
beräkna det antal dagar som ska anses uttagna i anslagsfinansierad verksamhet.
Denna fördelning kan användas vid uttag för samtliga av myndighetens anställda,
men den kan även användas för en del av myndigheten. Ni avgör själva vad som
är lämpligast, men bör använda metoden konsekvent.
Eftersom semesterlöneskulden har upparbetats under en mycket lång tid kan
det vara svårt att helt rättvisande fördela skulden mellan framför allt anslags- och
avgiftsfinansierad verksamhet. ESV har därför pekat på möjligheten att utgå från
24
personalkostnader
redovisning av löner och socialavgifter vid bokslut
en fördelning som inte överensstämmer med hur verksamheten ser ut vid tillfället då ni ska beräkna värdet på uttagna semesterdagar. Du hittar vårt resonemang
i vägledningen Underlag för beräkning av övergångseffekter vid kostnadsmässig
anslagsavräkning (ESV 2009:4). Fördelningen måste dock vara rimlig. Om ni
inte har utgått från hur verksamheten ser ut vid beräkningstillfället för att fördela
semesterlöneskulden är det inte möjligt att koppla upparbetade dagar till enskilda
individer. Ni kan därför även i dessa fall använda en procentuell fördelning för att
beräkna uttag av sparade dagar som ska redovisas mot anslag enligt övergångsbestämmelsen.
4.3 Retroaktiv löneskuld
Bokför eventuella retroaktiva löneskulder vid bokslutet. Det kan till exempel
gälla inarbetad men inte uttagen övertid eller mertid. Det kan även finnas ett nytt
löneavtal om retroaktiva lönehöjningar som myndigheten ännu inte hunnit betala
ut. Om det vid bokslutstidpunkten finns ett centralt löneavtal påskrivet, men det
lokala avtalet ännu inte är klart, bör ni reservera en summa för retroaktiva löner
enligt det centrala avtalet i bokslutet.
I följande exempel finns ett nytt löneavtal på myndigheten som innebär en
löneökning för alla från och med den 1 oktober. Denna retroaktiva lön har inte
hunnit betalas ut under räkenskapsåret och därför bokför myndigheten upplupna
retroaktiva löner i bokslutet. Totalt retroaktiva löner på myndigheten är 100 000
kronor (exklusive socialavgifter). Reservationen för retroaktiva löner ska även
redovisas mot anslag.
Konto
S-kod
Debet
Upplupna löner m.m. till
4091
S4119
100 000
anställd personal
2711
S2714
Upplupna arbetsgivaravgifter
4562
S4128
på löner m.m. till personal
2713
S2715
Avtalspensioner på upplupna
4649
S4129
löner och arvoden
2713
S2715
Upplupna avgifter, Kåpan
4639
S4139
(inkl. Kåpan Extra och Plus)
2713
S2715
Upplupen särskild löneskatt
4539
S4139
Kåpan
2713
S2715
Upplupna avgifter individuell
4638
S4139
ålderspension, Iåp
2713
S2715
Kredit
100 000
30 000
30 000
11 000
11 000
2 000
2 000
485
485
2 500
2 500
Upplupen särskild löneskatt
4538
S4139
individuell ålderspension Iåp
2713
S2715
607
607
Intäkter av anslag
3011
S3011
146 592
Redovisning mot anslag
1751
S1751
146 592
personalkostnader
25
redovisning av löner och socialavgifter vid bokslut
4.4 Avsättning för lokalt omställningsarbete(tidigare
kompetensväxlings- och kompetensutvecklings-åtgärder)
Enligt kollektivavtalet ska myndigheten avsätta 0,3 procent av bruttolönesumman för aktivt omställningsarbete. Ni ska göra en avsättning för de anställda
på myndigheten som omfattas av de avtalade socialavgifterna. Det innebär att
alla anställda som myndigheterna betalar avgift till Kåpan och Iåp för, ska ingå
i den lönesumma som används vid beräkningen av avsättningen. Eftersom det i
normalfallet är osäkert vid vilken tidpunkt myndigheten kommer att använda de
lokala omställningsmedlen ska ni redovisa dem som en avsättning.
I nedanstående exempel är myndighetens lönesumma under
räkenskapsåret för dessa personer 45 000 000 kronor.
Avsättningen blir 0,3 procent × 45 000 000 kronor = 135 000 kronor.
Konto
S-kod
Debet
Kompetenutvecklings- och
kompetensväxlingsåtgärder
4831
S4126
135 000
Övriga avsättningar
2290
S2250
Kredit
135 000
I det nya avtalet om lokala omställningsmedel från 2014-06-25 talas inte längre
direkt om kompetensutvecklings- och kompetensväxlingsåtgärder. Benämningen
på baskonto 4831 har dock fortfarande kvar denna benämning (2015) och därför
använder vi det begreppet i texten i de två exemplen om lokala omställningsmedel.
I bokslutet ska ni också korrigera i bokföringen för årets utförda omställningsåtgärder.
I nedanstående exempel har myndigheten bokfört och redovisat omställningsåtgärder för 50 000 kronor mot anslag under året. Den ingående avsättningen är
200 000 kronor.
Konto
S-kod
Debet
Övriga avsättningar
2290
S2250
50 000
Kompetensutvecklings- och
4831
S4126
Kredit
50 000
kompetensväxlingsåtgärder
I samband med kostnadsföringen (135 000) och upplösningen av avsättningen
(50 000) ska myndigheten även redovisa nettoförändringen mot anslag. Alternativt kan ni redovisa mot anslag för respektive transaktion och belopp, alltså
redovisning mot anslag 135 000 och återföring av redovisning mot anslag med
50 000 kronor.
26
Konto
S-kod
Intäkter av anslag
3011
S3011
Redovisning mot anslag
1751
S1751
personalkostnader
Debet
Kredit
85 000
85 000
redovisning av löner och socialavgifter vid bokslut
Det är även möjligt att bokföra återföring av omställningsåtgärder löpande under
året.
Tänk på att om myndigheten har använt omställningsmedlen till omställningsåtgärder i form av beslut och redovisning av delpensioner eller avtalspensioner
bör upplösningen av avsättningen ske mot konto 4659 (S4136) istället för
konto 4831 (S4126).
Utgående skuld för omställningsåtgärder (2290, S2250) blir efter dessa
omföringar:
Ingående balans
200 000
Årets avsättning
135 000
Årets upplösning
−50 000
Utgående balans:
285 000
Det kan undantagsvis förekomma att en myndighet redan vid bokslutstillfället vet
att hela den avsättning som görs vid bokslutet kommer att användas helt och hållet under det närmaste året. Då bör ni istället ta upp ”avsättningen” till omställningsåtgärder som en Upplupen kostnad. I så fall ska ni redovisa och rapportera
på konto 2719 (S2712) och konto 4831 (S 4149). Däremot ska myndigheten
inte dela upp en avsättning enligt ett visst beslut på flera poster eller konton. Ni
ska inte heller föra om den del av en befintlig avsättning som ni räknar med att
använda under det kommande året. Däremot ska myndigheten i not lämna upplysning om hur stor del av avsättningen som ni bedömer kommer att användas
under det närmast följande räkenskapsåret.
4.5 Övriga upplupna personalkostnader
I bokslutet ska ni reservera medel för alla väsentliga upplupna lönekostnader
och andra personalkostnader. Dessa ska ni även redovisa mot anslag. Det kan till
exempel finnas beslutade, ännu inte utbetalda, avgångsvederlag eller andra typer
av upplupna personalkostnader. Reservation ska till exempel ske för en ännu inte
utbetald uppsägningslön för anställda som är arbetsbefriade under sin uppsägningstid. Om den anställde arbetar under hela eller en del av uppsägningstiden
så ska ni inte göra en reservation av medel för den delen eftersom den anställde
då bidrar till myndighetens verksamhet. För den tid som den anställde ger en
motprestation till arbetsgivaren ska lönen istället kostnadsföras som en normal
lönekostnad.
personalkostnader
27
28
personalkostnader
redovisning av avsättningar för pensioner och omstruktureringar samt redovisning av avgångsvederlag
5 Redovisning av avsättningar för pensioner
och omstruktureringar samt redovisning av
avgångsvederlag
Detta kapitel handlar om redovisning av avsättningar, dels generellt, dels redovisning av vissa specifika avsättningar, närmare bestämt delpension, pensionsersättning, särskild pensionsersättning och omstruktureringar. I kapitlet behandlar vi
även redovisning av avgångsvederlag, trots att dessa normalt inte ska redovisas
som en avsättning.
I avsnitt 2.1 framgick det att myndigheterna måste hålla isär pensionskostnader
som bara redovisas i myndighetens resultaträkning i form av premier och avgifter
och de pensionskostnader som avser ett pensionsåtagande för myndigheten. Pensionsåtaganden ska ni redovisa som en pensionsavsättning i er balansräkning.
5.1 Redovisning av avsättningar
En avsättning är en skuld som är oviss till beloppet och/eller den tidpunkt då den
kommer att regleras. En avsättning ska ni redovisa i balansräkningen när
−−myndigheten har ett åtagande (legalt eller informellt) som en följd av en
inträffad händelse
−−det är troligt att ett utflöde av resurser krävs för att reglera åtagandet och
−−en tillförlitlig uppskattning av beloppet kan göras.
Oavsett om ni bokför en skuld eller en avsättning uppstår en kostnad hos myndigheten. Samtliga förvaltningskostnader, där personalkostnader ingår, ska rapporteras på särskilda S-koder när det rör sig om en avsättning.
Myndigheters pensionsåtaganden är osäkra när det gäller tidpunkten när de
ska utbetalas och/eller till beloppet och uppfyller därför kriterierna för när myndigheten ska redovisa en avsättning. Ni kan få hjälp av SPV att beräkna beloppet
i samband med beslut om en delpension, pensionsersättning eller särskild pensionsersättning. Det är myndigheten som har ansvaret för pensionsavsättningen,
men det är SPV som betalar ut pensionen till den anställde. SPV fakturerar sedan
myndigheten för den utbetalda pensionen, inklusive särskild löneskatt.
Bokför alltid en avsättning vid beslutstillfället. Det är då den ekonomiska
händelsen inträffar och ni ska redovisa mot anslag i samma period. I normalfallet
bokför ni avsättningen när ni sluter avtal med den anställda. Det kan dock finnas
tillfällen när ni har tagit ett beslut om pensionslösning, men ett avtal saknas, och
ett bokslut inträffar däremellan. Ni ska då vid bokslutet bokföra kostnaden och en
avsättning.
personalkostnader
29
redovisning av avsättningar för pensioner och omstruktureringar samt redovisning av avgångsvederlag
5.2 Delpension
Delpension kan enligt det statliga avtalet beviljas tidigast från och med den
månad den anställde fyller 61 år och betalas som längst ut till och med månaden
innan den anställde fyller 65 år. Det är myndigheten som fattar beslut om att
bevilja delpension. SPV beräknar och betalar ut delpensionen.
Ni ska kostnadsföra hela det framtida delpensionsbeloppet, inklusive särskild
löneskatt, i samband med beslutet och skuldföra det som pensionsavsättning
hos myndigheten. Myndigheten ska även redovisa hela beloppet mot anslag vid
avsättningstillfället. Myndigheten betalar sedan ut delpensionen genom månatlig
fakturering från SPV. Särskild löneskatt ingår i fakturan. När fakturan kommer är det naturligt att den ligger till grund för redovisning
mot anslaget, trots att ni gjorde detta redan då avsättningen bokfördes. Senast
vid bokslut ska ni därför göra en motsvarande upplösning av avsättningen och
redovisa kostnadsminskningen mot anslag. På så sätt belastas myndighetens
anslag endast en gång. Om beloppet är väsentligt bör ni redovisa upplösning av
avsättningar löpande.
Följande exempel visar hur ni ska bokföra delpension. En anställd beviljas i januari 2XX1 delpension med 20 procent från och med den 1 april 2XX1. Myndigheten ska bokföra hela det framtida delpensionsbeloppet som pensionsavsättning
i samband med beslutet om delpensionen. Ni bokför avsättningen i januari 2XX1
med 100 000 kronorplus särskild löneskatt. Ni redovisar mot anslag i samband
med att avsättningen bokförs.
Konto
S-kod
Debet
Förändring av
4659
S4136
100 000
pensionsavsättning
2210
S2210
Särskild löneskatt på
4559
S4137
avsättningen
2211
S2211
Intäkter av anslag
3011
S3011
Redovisning mot anslag
1751
S1751
Kredit
100 000
24 260
24 260
124 260
124 260
Från och med april kommer en faktura från SPV på den månatliga delpensionsutbetalningen med 2 585 kronor, varav 505 kronor är särskild löneskatt. I exemplet
visar vi inte överföringstransaktionerna kopplade till utbetalning från banken.
Konto
S-kod
1932x
S1932;xx
Utbetalda pensioner
4651
S4133
2 080
Särskild löneskatt på pensionskostnader
4551
S4132
505
Intäkt av anslag
3011
S3011
Redovisning mot anslag
1751
S1751
Utbetalning från räntekonto
Debet
Kredit
2 585
Redovisning mot anslag
30
personalkostnader
2 585
2 585
redovisning av avsättningar för pensioner och omstruktureringar samt redovisning av avgångsvederlag
Vid halvårsskiftet 2XX1, när myndigheten upprättar delårsrapport, kommer skuldbeskedet från SPV. Delpensionsskulden den 2XX1‑06‑30 är 9 500 kronor, exklusive särskild löneskatt. Myndigheten måste då korrigera delpensionsavsättningen.
Skulden är bokförd till 100 000 kronor och ska korrigeras till 94 500 kronor.
100 000−94 500 = 5 500. Särskild löneskatt på skuldminskningen är
5 500×24,26 % = 1 334.
Konto
S-kod
Debet
Förändring av
4659
S4136
pensionsavsättningar
2210
S2210
Särskild löneskatt på
4559
S4137
pensionsavsättningar
2211
S2211
1 334
3012
S3011
6 834
1751
S1751
Kredit
5 500
5 500
1 334
Korrigering av redovisning mot anslag
Återföring av intäkt av anslag
6 834
5.3 Pensionsersättning
Anställda som har mindre än fyra år kvar till sin pensionsålder kan under vissa
förutsättningar under åren 2015 och 2016 få pensionsersättning enligt det gamla
Trygghetsavtalet eller enligt Avtal om omställning, om de slutat sin anställning till
exempel till följd av arbetsbrist. SPV betalar ut pensionsersättningen till den före
detta anställde men myndigheten ska stå för utgiften. SPV fakturerar därför månatligen de belopp som myndigheten ska betala. I samband med att myndigheten
beviljar pensionsersättningen ska det totala framtida pensionsersättningsbeloppet
(fram tills den f d anställde fyller 65 år) kostnads- och skuldföras som en pensionsavsättning hos myndigheten. Beloppet ska också redovisas mot anslag. SPV
kan hjälpa till med att räkna fram avsättningsbeloppet och beräknar och meddelar
sedan myndighetens aktuella pensionsavsättning inför varje bokslut.
Bokföring av pensionsersättning gör ni på samma sätt och med samma konton
som för delpensioner, se exempel i avsnitt 5.2.
5.4 Särskild pensionsersättning
Från och med 2015 har reglerna för särskild pensionsersättning ändrats. Om en
anställd sägs upp på grund av arbetsbrist, och den anställde har fyllt 57 år men
inte 62 år på sista anställningsdagen, ska myndigheten betala en engångspremie
för särskild pensionsersättning till SPV. Betalningen till SPV sker när uppsägningstiden är slut, vilket gör att det kan dröja upp till 12 månader innan skulden
regleras. På SPV:s webbplats finns en lathund som ni kan använda för att beräkna
storleken på premien.
Ta upp den särskilda pensionsersättningen bland Övriga avsättningar, och inte
personalkostnader
31
redovisning av avsättningar för pensioner och omstruktureringar samt redovisning av avgångsvederlag
som Avsättningar till pensioner och liknande förpliktelser, i samband med beslutet om uppsägning av den anställde. Att den ska redovisas som en övrig avsättning beror på att det här inte är fråga om myndighetens eget pensionsåtagande.
Efter att myndigheten har betalat engångspremien finns inget åtagande kvar för
myndigheten. I samband med redovisningen ska ni även göra en reservation för
särskild löneskatt (24,26 procent) på premien. Redovisa både premien och den
särskilda löneskatten på samma konto och S-kod. I samband med bokföringen av
avsättningen ska ni även redovisa mot anslag (visas inte i detta exempel, se istället
avsnitt 5.2).
Bokför enligt exemplet nedan. Premien uppgår till 5 000 kronor.
Konto
S-kod
Debet
Kredit
Upplupna engångspremier
4619
S4126
5 000
Särskild löneskatt på engångspremier
4619
S4126
1 213
Avsättning för omstruktureringsåtgärder
2250
S2250
6 213
1932x
S1932;xx
6 213
Betalning av premien
Utbetalning räntekonto
Betalda engångspremier
4612
S4122
5 000
Särskild löneskatt på pensionsavsättningar
4551
S4132
1 213
Efter att premien har betalats ska den tidigare reserveringen återföras:
Konto
S-kod
Upplupna engångspremier
4619
S4126
Särskild löneskatt på engångspremier
4619
S4126
Avsättning för omstruktureringsåtgärder
2250
S2250
Debet
Kredit
5 000
1 213
6 213
5.5 Omstruktureringar
När myndigheten beslutar om framtida utgifter av engångskaraktär, som till exempel omstruktureringar eller nedläggning av verksamhet, ska ni reservera medel
för detta och bokföra det som en avsättning på konto 2250, Avsättning för omstruktureringsåtgärder m.m. med S-kod 2250. För kostnader för personal som
kan relateras till rapportering på S-koden finns särskilt S-koderna 4116 och 4126
där förändring av avsättningen ska rapporteras. Till S-koderna 4116 och 4126
finns ett antal baskonton kopplade, dels för att det är olika sociala avgifter på personal i olika ålderskategorier, dels för att kostnader som hör till avsättningen kan
avse löner, lagstadgade och avtalade socialavgifter.
Om omstruktureringen i ett senare skede leder till att anställda får en pensions-
32
personalkostnader
redovisning av avsättningar för pensioner och omstruktureringar samt redovisning av avgångsvederlag
lösning (delpension eller pensionsersättning under 2015 och 2016) ska ni bokföra denna som en avsättning för pensioner. Se redovisningsexempel i avsnitt 5.2.
Använd följande konton och S-koder vid bokföring av avsättning för lönekostnader vid omstruktureringar:
Konto 2250 och S2250
för avsättning för framtida utgifter av engångskaraktär
För förändringen av avsättningen av löner och arvoden…, S4116
Konto 4016
…, personal under 26 år
Konto 4026
…, personal 26–65 år
Konto 4036
…, personal över 65 år
För förändringen av …, S4126
Konto 4518
… arbetsgivaravgifter, personal under 26 år
Konto 4519
… arbetsgivaravgifter, personal 26–65 år
Konto 4543
… ålderspensionsavgift, personal över 65 år
Konto 4571
… avtalsförsäkringar, personal under 26 år
Konto 4572
… avtalsförsäkringar, personal 26–65 år
5.6 Avgångsvederlag
Ett avgångsvederlag är ett engångsbelopp eller visst belopp under en avtalad
period utan karaktär av pension. Avgångsvederlag är en avgångslön där oftast
både beloppet och tidpunkten för utbetalning av avgångsvederlaget är känt. Om
myndigheten kommer betala ut hela avgångsvederlaget inom de närmaste 12
månaderna bör ni ta upp det som en upplupen kostnad, och inte som en övrig avsättning. I de fall det finns villkor som medför att beloppet är osäkert, att
tidpunkten för utbetalningen inte är fastställd eller att utbetalning kommer att
ske under längre tid än under de närmaste tolv månaderna bör ni istället redovisa
avgångsvederlaget som en övrig avsättning.
Bokför bara arbetsgivaravgifter och inte avtalade socialavgifter på avgångsvederlag, eftersom ett avgångsvederlag enligt kollektivavtal inte utgör pensionsgrundande lön.
Följande konton och S-koder används för bokföring av avgångsvederlag:
Konto 4091 och S4119
för avgångsvederlaget
Konto 2711 och S2714
för den upplupna skulden för avgångsvederlaget
Konto 4562 och S4128
för upplupna arbetsgivaravgifter på löner
Konto 2713 och S2715
för den upplupna kostnaden för arbetsgivaravgifterna
personalkostnader
33
34
personalkostnader
årsarbetskrafter och medelantal anställda
6 Årsarbetskrafter och medelantal anställda
I avsnittet ”Sammanställning av väsentliga uppgifter” i årsredovisningen ska myndigheten lämna uppgift om antalet årsarbetskrafter och medelantalet anställda. Ni
ska även lämna dessa uppgifter årsvis i Hermes under avsnittet Särskild information.
Skillnaden mellan begreppen kan enkelt beskrivas som att årsarbetskrafter
mäter arbetsinsatsen i form av timmar, dagar eller liknande, medan medelantal
anställda mäter antal personer.
Kortfattade förklaringar till begreppen finns i ESV:s allmänna råd till
2 kap. 4 § förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag
(FÅB) och nedan beskriver vi begreppen lite mer. Vi ger också en rekommendation om hur ni myndigheter bör beräkna en årsarbetskraft
6.1 Årsarbetskrafter
Måttet årsarbetskrafter ska visa den tid som myndigheten har betalt lön eller annan ersättning för till anställda i utbyte mot arbete under ett räkenskapsår. Som
anställd räknas inte den som är uppdragstagare (konsult), trots att denna i vissa
fall arbetar med samma uppgifter som de anställda. Anställda i utlandet, vars löner betalas med myndighetens medel, ska ingå när myndigheten beräknar antalet
årsarbetskrafter. Även timanställdas nedlagda tid ska ingå i beräkningen.
Huvudregeln när ni beräknar årsarbetskrafter är att utgå från ordinarie arbetstid för en heltidsanställd person. Ordinarie arbetstid omfattar möjliga arbetsdagar
och beräknas dels utifrån den del av året som arbetstagaren varit anställd och dels
utifrån anställningens aktuella omfattning. Två halvtidstjänstgörande personer,
som arbetat under hela räkenskapsåret, blir således en årsarbetskraft. Korrigera
inte för vare sig intjänad eller uttagen kompensationsledighet, mertid eller övertid
som tas ut i ledighet när ni beräknar ordinarie arbetstid. Gör däremot tillägg för
övertid som tas ut i pengar.
Gör avdrag för följande när ni beräknar ordinarie arbetstid:
−−Föräldraledighet med föräldrapenning
−−Tjänstledighet utan lön (exempelvis tjänstledighet för studier eller annan
anställning)
−−Sjukfrånvaro som överstiger 14 dagar
−−Frånvaro för delpension
Gör däremot inte avdrag för:
−−Betald semester
−−Frånvaro för vård av barn
−−Kort sjukfrånvaro (som understiger 15 dagar)
−−Annan betald tjänstledighet
personalkostnader
35
årsarbetskrafter och medelantal anställda
Denna metod för att beräkna årsarbetskrafter bör användas. Myndigheter som
har stora svårigheter att ta fram uppgifter om de anställdas specifika arbetstider
kan använda en förenklingsregel vid beräkning av årsarbetskrafter.
Använd förenklingsregeln om ni bara har uppgift om totalt arbetat tid under
räkenskapsåret. Årsarbetstiden för en heltidsanställd person som arbetat hela
året kan då schablonmässigt antas vara 1 920 timmar. Schablonen motsvarar en
arbetstid på 40 timmar per vecka och inkluderar betald semester och avdrag för
ledighet för helgdagar.
6.2 Medelantalet anställda
Medelantalet anställda kan beräknas som ett genomsnitt av antalet anställda personer, oavsett tjänstgöringsgrad, baserat på mätningar vid två eller flera tidpunkter under året. Myndigheten bör korrigera för tjänstledigheter och liknande.
36
personalkostnader
redovisning av sjukfrånvaro i årsredovisningen
7 Redovisning av sjukfrånvaro i årsredovisningen
Myndigheter ska redovisa sjukfrånvaro, det regleras i 7 kap. 3 § FÅB. Ni ska dels
lämna uppgifterna i er årsredovisning, dels i Hermes under avsnittet Särskild
information. Enligt reglerna ska myndigheten lämna följande uppgifter:
−−De anställdas totala sjukfrånvaro i procent av de anställdas sammanlagda
ordinarie arbetstid.
−−Andel av sjukfrånvaron som gäller en sammanhängande tid av 60 dagar eller
mer (långtidssjukfrånvaro).
−−Sjukfrånvaron för kvinnor respektive män.
−−Sjukfrånvaron för anställda uppdelat i åldrarna 29 år eller yngre, 30–49 år
och 50 år eller äldre.
Myndigheten ska inte lämna uppgift om antalet anställda i en grupp är högst tio
eller om uppgiften kan hänföras till en enskild individ.
I detta kapitel förklarar vi redovisningskraven genom några exempel och ett
antal nyckeltal.
7.1 Exempel på beräkning av sjukfrånvaro
Nedanstående exempel visar hur ni kan beräkna ordinarie arbetstid, långtidssjukfrånvaro, gruppindelad sjukfrånvaro och ta hänsyn till integritet i samband med
att ni tar fram obligatoriska uppgifter om sjukfrånvaron till årsredovisningen. Alla
siffror i exemplen är just bara exempel och ni måste ta fram dessa uppgifter utifrån det kollektivavtal som gäller på myndigheten. För att förstå exemplen krävs
att ni samtidigt studerar ESV:s allmänna råd till 7 kap. 3 § FÅB om redovisning
av sjukfrånvaro. Det allmänna rådet definierar begreppen sjukfrånvaro, ordinarie
arbetstid, långtidssjukfrånvaro och grupprelaterad sjukfrånvaro.
Exempel 1. Beräkning av ett räkenskapsårs ordinarie arbetstid
I ESV:s allmänna råd till 7 kap. 3 § FÅB definieras ordinarie arbetstid som tillgänglig
arbetstid.
Förutsättningar:
Avtalad ordinarie arbetstid: 40 timmar per vecka.
Antal ordinarie arbetsdagar: 253 dagar.
Antal heltidsanställda: 17 personer, varav en helt tjänstledig för studier och en är helt
föräldraledig.
Antal anställda med 75 procents tjänstgöringsgrad: Tre personer, varav två har en
heltidsanställning och en har en avtalad 75-procentig anställning.
Antal anställda med timanställning:Två personer, varav den ena har ej i förväg fastställd arbetstid.
personalkostnader
37
redovisning av sjukfrånvaro i årsredovisningen
Ordinarie arbetstid är 40 timmar per vecka = 8 tillgängliga timmar i genomsnitt per
dag. (Med 75 procents tjänstgöringsgrad på en ordinarie 100 procents tjänst blir den
tillgängliga tiden 6 timmar per dag.)
Den ena timanställda har arbetat 180 timmar under räkenskapsåret och har ej i förväg
fastställd arbetstid och den andra har arbetat 1 012 timmar och har i förväg fastställd
arbetstid.
16 personer x 253 dagar x 8 timmar = 32 384
3 personer x 253 dagar x 6 timmar = 4 554
1 timanställd person = 1 012
Sammanlagd tillgänglig arbetstid i timmar: 37 950*
*Den föräldralediga ska räknas in i den tillgängliga arbetstiden, men inte den som är tjänstledig för studier. När det gäller timanställda ska endast timanställda som har i förväg fastställd
arbetstid räknas in.
Exempel 2. Beräkning av långtidssjukfrånvaro för en anställd
Datum för insjuknande: Måndagen den 2 december år 2XX1 vilket innebär att sjukdomen har pågått under 30 kalenderdagar under räkenskapsåret 2XX1. Under denna
tid skulle den anställdes tillgängliga arbetstid ha varit 144 timmar.
Datum för tillfrisknande: Måndagen den 3 februari år 2XX2 vilket innebär att sjukdomen har pågått under 33 kalenderdagar under räkenskapsåret 2XX2. Under denna tid
skulle den anställdes tillgängliga arbetstid ha varit 168 timmar.
Totalt antal sjukdagar detta sjukfall pågått: 63
– Årsredovisningen för år 2XX1: Sjukfallet klassas inte som långtidssjukfrånvaro eftersom sjukfallet inte pågått under 60 dagar ännu. Däremot räknas de 144 timmarnas
sjukfrånvaro in i den totala sjukfrånvaron och i aktuell grupp för kön respektive ålder.
– Årsredovisningen för år 2XX2: Sjukfallet klassas som långtidssjukfrånvaro eftersom
det pågått under sammanlagt 63 kalenderdagar. 168 timmars sjukfrånvaro har inträffat under räkenskapsåret och därför sätts dessa timmar i relation till den totala
sjukfrånvaron 2XX2 och redovisas som långtidssjukfrånvaro. De 168 timmarna ingår
givetvis också i den totala sjukfrånvaron och i aktuell grupp för kön respektive ålder.
Exempel 3. Beräkning av könsindelad sjukfrånvaro
Förutsättningar:
Den sammanlagda sjukfrånvaron under året: 1 440 timmar, varav kvinnor 740 timmar
och män 700 timmar
Sammanlagd tillgänglig arbetstid: 37 950 timmar
Kvinnor:
Sammanlagd tillgänglig arbetstid: 16 465 timmar
Sjukfrånvaro för kvinnor i relation till totalt antal tillgängliga timmar för kvinnor:
740/16 465 = 0,04494, dvs. 4,5 procent
38
personalkostnader
redovisning av sjukfrånvaro i årsredovisningen
Män:
Sammanlagd tillgänglig arbetstid: 21 485 timmar
Sjukfrånvaro för män i relation till totalt antal tillgängliga timmar för män:
700/21 485 = 0,03258, dvs. 3,3 procent
Exempel 4. När en uppgift kan hänföras till en enskild individ
En myndighet har 13 anställda, varav 11 kvinnor och 2 män.
Den ena mannen har varit sjukskriven en större del av räkenskapsåret medan den genomsnittliga sjukfrånvaron hos kvinnorna har varit relativt låg. Uppgift om männens
sjukfrånvaro ska inte lämnas i årsredovisningen eftersom antalet anställda i gruppen
inte uppgår till tio. Det kan dock även bli aktuellt att utesluta redovisningen av sjukfrånvaron hos kvinnorna om man med ledning av den uppgiften tillsammans med
uppgiften om den totala sjukfrånvaron kan dra slutsatser om den ena mannens frånvaro.
7.2 Hur ska sjukfrånvaron redovisas i årsredovisningen?
Redovisningen av sjukfrånvaron ska innehålla följande sju nyckeltal och redovisas
i procent. Multiplicera med 100 för att få fram procentsiffrorna:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Total sjukfrånvarotid
Sammanlag tillgänglig arbetstid
Summa tid med långtidssjukfrånvaro (60 dagar eller mer)
Total sjukfrånvarotid
Summa sjukfrånvarotid för kvinnor
Sammanlagd tillgänglig arbetstid för kvinnor
Summa sjukfrånvarotid för män
Sammanlagd tillgänglig arbetstid för män
Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre
Sammanlagd tillgänglig arbetstid i åldersgruppen 29 år eller yngre
Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 30−49 år
Sammanlagd tillgänglig arbetstid i åldersgruppen 30−49 år
Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre
Sammanlagd tillgänglig arbetstid i åldersgruppen 50 år eller äldre
=
=
=
=
=
=
=
Notera att nyckeltal 2 har en annan nämnare än övriga nyckeltal. Det som ska räknas fram är hur stor del av den totala sjukfrånvaron som är långtidssjukfrånvaro.
Myndigheten ska alltså inte redovisa hur stor långtidssjukfrånvaron är i förhål-
personalkostnader
39
redovisning av sjukfrånvaro i årsredovisningen
lande till den tillgängliga arbetstiden. Ni ska i stället notera hur många som är
sjukfrånvarande och ur denna grupp redovisa hur stor del av de sjukfrånvarande
som är långtidssjuka.
Dessa sju sjukfrånvarotal kan ni förslagsvis ställa upp och redovisa enligt
följande tabell:
Sjukfrånvaro
2XX2 (%)
2XX1 (%)
Totalt
Varav andel långtidssjuka (60 dagar eller mer)
Kvinnor
Män
Anställda -29 år
Anställda 30-49 år
Anställda 50 år-
7.3 Var ska sjukfrånvaron redovisas i årsredovisningen?
Eftersom reglerna om sjukfrånvaron är intagna i 7 kap. FÅB om tilläggsupplysningar ska informationen om sjukfrånvaron redovisas som en tilläggsupplysning.
Ett naturligt ställe att ta in uppgifterna är i samband med uppgifterna om ersättningar och uppdrag för myndighetens styrelseledamöter. Om ni tycker att en
annan placering bland tilläggsupplysningarna passar bättre kan ni välja den.
Det är också möjligt att i tilläggsupplysningen hänvisa till ett annat avsnitt i
årsredovisningen genom att till exempel ange ”Uppgifter om sjukfrånvaro, se sid.
XX i resultatredovisningen”. Det är dock viktigt att de sju nyckeltalen om sjukfrånvaron i så fall redovisas samlat. Läsaren ska inte behöva leta efter uppgifterna
på olika ställen i resultatredovisningen.
40
personalkostnader
redovisning på skattekonto
8 Redovisning på skattekonto
Varje myndighet med anställd personal har ett särskilt skattekonto hos Skatteverket. På det kontot registreras bland annat arbetsgivaravgifter, innehållen preliminärskatt för anställda och utgående mervärdeskatt. Skattekontots saldo visar
Skatteverkets sammanlagda avräkningsrelation till myndigheten.
ESV rekommenderar att myndigheterna lägger upp ett särskilt avstämningskonto i kontoplanen för skatter och avgifter, eftersom det underlättar vid avstämning. I ESV:s baskontoplan finns konto 1533, Avräkningskonto skatter och
avgifter, med S-kod 1533.
Nedan visar vi tre exempel på användning av skattekonto: En myndighet med
momsskattepliktig omsättning under 40 miljoner kronor, en myndighet med
momsskattepliktig omsättning över 40 miljoner kronor och en myndighet som
får stöd för nystartsjobb. Observera att myndigheterna bara deklarerat den
utgående mervärdesskatten och betalat den till skattekontot. Myndighetens
kompensation för ingående mervärdesskatt påverkar inte skattekontot eftersom
kompensationen rekvireras separat.
Exempel 1. Myndighet med mervärdesskattepliktig omsättning under 40 miljoner kr
I början av mars får myndigheten ett kontoutdrag från Skatteverket som visar en ränteintäkt med 50 kronor på skattekontot.
Senast den 12 mars ska myndigheten ha deklarerat och betalat in pengar till skattekontot. I praktiken innebär det att myndigheten några dagar före den 12 mars
deklarerar och betalar arbetsgivaravgifter och avdragen källskatt för februari och utgående moms för januari (om myndigheten redovisar moms varje månad). Vid betalningstillfället gör de ett avdrag med 50 kronor, det vill säga myndigheten utnyttjar
ränteintäkten på skattekontot vid betalningen.
Konto
S-kod
Debet
Kredit
Avräkningskonto skatter
1533
S1533
50
Ränteintäkter
3821
S3811
Arbetsgivaravgifter
2562
S2562
750
Personalens källskatt
2591
S2591
250
Redovisningskonto moms
2578
S2564
500
Avräkningskonto skatter
1533
S1533
1 500
1932x
S1932;xx
1 450
1533
S1533
50
Omföring av skulder till
avräkningskontot för skatter och avgifter
Betalning till skattekontot
Utbetalning från räntekonto
Avräkningskonto skatter
1 450
personalkostnader
41
redovisning på skattekonto
Det är viktigt att göra omföringen av arbetsgivaravgifter och källskatt till avräkningskontot 1533 i samma bokföringsmånad som betalningen till skattekontot sker. I annat fall blir rapporteringen av innehållen källskatt och skuld för arbetsgivaravgifter
felaktig.
Exempel 2. Myndighet med momsskattepliktig omsättning över 40 miljoner kr
I början av mars får myndigheten ett kontoutdrag från Skatteverket som visar en ränteintäkt med 50 kronor på skattekontot.
Senast den 12 mars ska myndigheten ha betalt in pengar till skattekontot för
arbetsgivaravgifter och avdragen källskatt för februari. I praktiken innebär det att
myndigheten några dagar före den 12 mars betalar arbetsgivaravgifter och avdragen
källskatt för februari till skattekontot. Vid betalningstillfället gör de ett avdrag med
50 kronor, det vill säga myndigheten utnyttjar ränteintäkten på skattekontot vid betalningen.
Senast den 26 mars ska myndigheten ha skickat in deklaration för arbetsgivaravgifter och avdragen källskatt för februari och gjort deklaration och betalning av utgående moms för februari.
Konto
S-kod
Debet
Kredit
Avräkningskonto skatter
1533
S1533
50
Ränteintäkter
3821
S3811
Arbetsgivaravgifter
2562
S2562
750
Personalens källskatt
2591
S2591
250
Avräkningskonto skatter
1533
S1533
1932x
S1932;xx
1533
S1533
950
Redovisningskonto moms
2578
S2564
500
Avräkningskonto skatter
1533
S1533
500
1932x
S1932;xx
500
1533
S1533
50
Omföring av skulder till
avräkningskontot för skatter och avgifter
1 000
Betalning till skattekontot
Utbetalning från räntekonto
Avräkningskonto skatter
950
Omföring av momsskuld till
avräkningskontot för skatter och avgifter
Betalning till skattekontot
Utbetalning från räntekonto
Avräkningskonto skatter
500
Även i detta fall ska myndigheten göra omföringen till avräkningskonto för skatter,
1533, i samma bokföringsmånad som betalningen till skattekontot.
42
personalkostnader
redovisning på skattekonto
Exempel 3. Myndighet får stöd för nystartsjobb
En arbetsgivare som anställer en person som har varit utan arbete en viss tid eller är
nyanländ invandrare kompenseras med ett belopp som motsvarar den normala eller
den dubbla arbetsgivaravgiften (beror på vem stödet riktas till). Arbetsgivaren ansöker om nystartsjobb hos Arbetsförmedlingen för den person som myndigheten vill
anställa. Arbetsförmedlingen måste fatta beslut innan anställningen påbörjas.
När ett nystartsjobb har beviljats krediteras arbetsgivarens skattekonto med det
belopp som myndigheten ska erhålla som stöd.
Konto
S-kod
Debet
Avräkningskonto skatter
1533
S1533
1 000
Bidrag från myndighet
3511
S3511
Kredit
1 000
Vid kommande månaders betalning av arbetsgivaravgifter och källskatt används de
här stödpengarna som delbetalning.
Vid redovisning av nystartsjobb i samband med årsredovisning och delårsrapport
ska myndigheten periodisera upplupna bidragsintäkter i vissa fall. Om myndigheten
fått besked om att medel kommer att tillföras skattekontot, men insättning av pengarna ännu inte gjorts vid bokslutstidpunkten, ska myndigheten bokföra upplupna
bidragsintäkter motsvarande periodens bidragsberättigade kostnader. Upplupna
bidragsintäkter bokförs debet på konto 1631, upplupna bidragsintäkter med S-kod
1631 och kredit 3519, periodiseringskonto med S-kod 3599.
personalkostnader
43

44
personalkostnader

ESV:s publikationer 2014–2015
2014:1
2014:2
2014:3
2014:4
2014:5
2014:6
2014:7
2014:8
2014:9
2014:10
2014:11
2014:12
2014:13
2014:14
2014:15
2014:16
2014:17
2014:18
2014:19
2014:20
2014:21
2014:22
2014:23
2014:24
2014:25
2014:26
2014:27
2014:28
2014:30
2014:31
2014:32
2014:33
2014:34
Statlig internrevision för myndighetsledningar
Uppföljning av ekonomiska nyttor från e-förvaltningsprojekt
Åtgärder för att stödja en ökad administrativ effektivisering i
statsförvaltningen som helhet
Den kommunala fastighetsavgiften – en fördelningsanalys
Prognos april 2014 – Statens budget och de offentliga finanserna
Avrop från statliga ramavtal BI-system
EA-boken 2014
Årlig rapport 2013 – garantifonden
Årlig rapport 2013 – landsbygdsfonden
ESV:s årsredovisning 2013
Att avropa från statligt ramavtal personalsystem
Baskontoplan för statliga myndigheter 2014
Inkomstliggaren 2014
Ekonomiadministrativ värdering 2014
Utvärdering av statens upplåning och skuldförvaltning 2009–2013
Årlig kontrollrapport 2013 – Regionalfonden Sverige–Norge
Årlig kontrollrapport 2013 – fiskerifonden
Årlig kontrollrapport 2013 – regionalfonden Nord
Årlig kontrollrapport 2013 – regionalfonden Botnia Atlantica
Årlig kontrollrapport 2013 – regionalfonden Regionala program
Årlig kontrollrapport 2013 – regionalfonden Norra Periferin
Årlig kontrollrapport 2013 – regionalfonden Öresund Kattegatt
Skagerrak
Årlig kontrollrapport 2013 – socialfonden
Intern styrning och kontroll på Statens energimyndighet
Utfallet för statens budget
Statens resultaträkning, balansräkning och finansieringsanalys m.m.
Slutrapport PEPPOL 2012–2013
Redovisning av den statliga internrevisionen 2014
Förslag till förordningsändringar
Den statliga sektorn 2013
Årlig revisionsrapport med yttrande och validering
– flyktingfonden
Årlig revisionsrapport med yttrande och validering
– återvändandefonden
Årlig revisionsrapport med yttrande och validering
– integrationsfonden
personalkostnader
45

2014:35 Årlig revisionsrapport med yttrande och validering
– gränsfonden
2014:36 Säkerställd intern styrning och kontroll 2014
2014:37 Tidsserier för Årsredovisning för staten 2013
2014:38 Prognosutvärdering 2013
2014:39 Fungerande styrning av försvarets materiel- och logistikförsörjning
2014:40 Prognos juni 2014 – Statens budget och de offentliga finanserna
2014:41 Tidsserier, statens budget m.m. 2013
2014:42 Delrapport ESV:s regeringsuppdrag e-handel, E-SENS och PEPPOL
2014:43 Tankar om styrning och verksamhetsutveckling i statsförvaltningen
2014:44 Statliga myndigheters lokaler i Stockholm, Solna och Sundbyberg
2012 och 2013
2014:45 Avgifter 2013 – om avgiftsbelagd verksamhet i staten
2014:46 Stöd för det fortsatta utvecklingsarbetet med Statens servicecenter
2014:47 Prognos september 2014 – Statens budget och de offentliga finanserna
2014:48 Avveckling av transaktionsdatabasen (TDB)
2014:49 Att få rätt saker att hända – verksamhetsstyrning i statliga myndigheter
2014:50 It-kostnadsmodell – ett första steg mot ett gemensamt språk
2014:52 Sätt rätt pris! – Prissättning och kalkylering för statliga myndigheter
2014:53 Statliga myndigheters lokaler – Utveckling av lokalhyror och areor
2014:54 Effektivare verksamhet genom ett ökat kundfokus – Erfarenheter från
systemsynsprojektet
2014:56 Principer för redovisning av statens tjänstepensionsskuld
2014:57 Myndighet startar – myndighet upphör
2014:58 Översyn av avgiftsrapport och avgiftssamråd
2014:59 Effektivisering av kärnverksamheter
2014:60 Redovisning av fonder vid statliga myndigheter
2014:61 Delrapport E-SENS 2014
2015:1Personalkostnader
2015:2 Prognos januari 2015
2015:16 Statliga inrapporteringskoder 2015
46
personalkostnader

Omstruktu­
rering
Årsarbets­
kraft
Premier
Avgång
vederla
Sjukfrånvaro
ESV gör Sverige rikare
– Vi har kontroll på statens finanser, utvecklar ekonomistyrningen
och granskar Sveriges EU-medel.
– Vi arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna.
Ekonomistyrningsverket
Drottninggatan 89
Tfn 08-690 43 00
Box 45316
www.esv.se
104 30 Stockholm