Skövde kommuns riktlinje för eSamhället
" Innehållsförteckning Om dokumentet .......................................................................................................................... 3 Inledning..................................................................................................................................... 3 Utnyttja digitaliseringens möjligheter .................................................................................... 3 Definition av e-förvaltning ..................................................................................................... 4 Syftet med riktlinjen ............................................................................................................... 4 Koppling till övergripande mål .............................................................................................. 4 Mål för e-förvaltningen .............................................................................................................. 5 Enklare vardag för privatpersoner och företagare .................................................................. 5 Smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet .................................. 5 Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten ...................................................................... 5 Fokusområden för e-förvaltningen ............................................................................................. 5 Verksamhetsutveckling .......................................................................................................... 5 Digitala tjänster ...................................................................................................................... 6 Digital delaktighet .................................................................................................................. 7 Medarbetare ............................................................................................................................ 7 Strukturella förutsättningar ........................................................................................................ 7 IT-infrastruktur ....................................................................................................................... 7 Informationssäkerhet .............................................................................................................. 7 IT-plattform ............................................................................................................................ 8 e-tjänstplattform ..................................................................................................................... 8 Gemensamma funktioner och modeller ..................................................................................... 8 Kontaktcenter ......................................................................................................................... 8 Helpdesk ................................................................................................................................. 9 Intern servicedesk ................................................................................................................... 9 Projektmodell ......................................................................................................................... 9 Processmodell......................................................................................................................... 9 Metod för utveckling av digitala tjänster ............................................................................... 9 Systemförvaltning ................................................................................................................ 10 Styrning och ledning ................................................................................................................ 10 Kommundirektör och kommundirektörens ledningsgrupp .................................................. 11 Sektorsledningarna ............................................................................................................... 11 E-råd ..................................................................................................................................... 11 IT-råd .................................................................................................................................... 11 IT-grupp ............................................................................................................................... 11 Samverkan ................................................................................................................................ 12 2 Om dokumentet Dokumentet fastställer Skövde kommuns riktlinje för eSamhället. Riktlinjen har antagits av kommunstyrelsen 2015-02-09 och gäller samtliga sektorer. Uppföljning av dokumentet sker årligen i form av rapport till kommunstyrelsen. Kommundirektören ansvarar för dokumentet. Riktlinjen ska användas som underlag för strategiska beslut och prioriteringar under de närmaste 3-5 åren. I detta dokument används genomgående begreppet ”invånare” för att omfatta alla brukare av kommunens tjänster och service. Det inkluderar inte bara privatpersoner och företagare utan också föreningar, besökare med flera. Inledning Kraven på kommunen ökar inom en rad områden. Detta gäller för vår myndighetsutövning i stort, våra tjänster och vår service. Ytterst handlar det om att kommunen förväntas erbjuda bästa möjliga service så effektivt som möjligt. Samtidigt förväntas kommunen bli mer tillgänglig för invånare, företag och föreningar. IT är en möjliggörare för att tillgodose de ökade kraven på service, effektivitet och tillgänglighet. eSamhället utvecklas i offentliga förvaltningar genom strategisk verksamhetsutveckling med stöd av IT, det vill säga e-förvaltning. Rätt utnyttjad är IT en kraftfull resurs för att förenkla för invånare, företag och föreningar, men även stärka delaktigheten genom öppnare sektorer samt öka effektiviteten och kvaliteten i verksamheten. Det ska vara enkelt för invånare att utföra sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter. En del i detta är att tillhandahålla attraktiva och lättanvända tjänster med hög tillgänglighet. Invånarna ska själva kunna bestämma genom vilka kanaler de vill ta del av kommunens service. De har också olika behov av service vilket också gör det nödvändigt att utbudet av tjänster är stort och varierande. Nya och bättre tjänster stimulerar dessutom användandet av digitala kanaler för att ta del av kommunens service. En ökad användning ger effektivare verksamhetsprocesser genom att fler ärenden hanteras genom de kvalitetssäkrade flöden som en digital lösning ger. Kan detta kombineras med att kommunen använder digitaliseringens möjligheter för att skapa moderna och smarta arbetssätt vässas effektiviteten ytterligare. Men arbetet måste utgå från invånarnas behov och utformas utifrån det. Invånarna måste också känna en trygghet i att kommunen hanterar känslig information på ett säkert sätt och med respekt för invånarnas integritet. Utnyttja digitaliseringens möjligheter Genom projektet ”Enklare IT-vardag” har Skövde kommun idag formaliserat sin e-förvaltning i sådan utsträckning att de strukturella förutsättningarna är på plats i form av en e-tjänstplattform och ett gemensamt tillvägagångssätt. Dessutom är gedigna nulägesanalyser genomförda på samtliga sektorer och varje sektor har utformat åtminstone några e-tjänster. Men detta är bara början – om vi ska möta upp mot de ökade kraven på den service kommunen ska tillhandahålla måste vi fortsätta arbetet. Ett viktigt mål för kommunstyrelsen är därför att ”Utnyttja digitaliseringens möjligheter”. Utbudet av e-tjänster varierar stort inom kommunens olika sektorer. Fler sektorer ska ha ett brett utbud av relevanta e-tjänster, vilket innefattar att skapa nya tjänster men också att fördjupa och förbättra e-tjänster i de sektorer som kommit längre. För att uppnå effekt behöver arbetet vila på en tydlig och samordnad grund med gemensamma ramar och mål och med tydligt utpekade utvecklingsområden. Gemensamma och samordnade tillvägagångssätt så som metod för e-tjänstutveckling samt projekt- och processmodeller ska användas. Invånare och företagare ska uppfatta oss som en kommun. Arbetet ställer höga krav på både kompetens hos medarbetare och resurser. En central framgångsfaktor för att lyckas är samverkan, inom kommunen så väl som med medborgare och externa aktörer som andra kommuner, myndigheter och näringsliv. Standardiserade tillvägagångssätt, kunskaps- och erfarenhetsutbyte och gemensamma utvecklingsprojekt är exempel på samverkan. System och tjänster ska kunna integreras både inom kommunen och med externa aktörer. 3 Definition av e-förvaltning Skövde kommuns definition av e-förvaltning är: Verksamhetsutveckling där IT används som möjliggörare för att skapa smartare, enklare och mer effektiva arbetssätt och tjänster som gynnar både invånarna och våra egna verksamheter. Syftet med riktlinjen Riktlinjen ska peka ut kursen för det fortsatta e-förvaltningsarbetet och syftet med riktlinjen är att förbättra kommunens förutsättningar att på ett samordnat sätt utveckla e-förvaltningen i kommunen. Riktlinjen förväntas ge svar på hur arbetet ska ske för att Skövde kommun ska kunna utnyttja de möjligheter digitaliseringen ger. Likaså ska riktlinjen tydliggöra roller och ansvar för arbetet. Koppling till övergripande mål I samband med framställandet av riktlinjen har kommunens övergripande mål och prioriteringar beaktas. Bilden illustrerar de områden och delar som utgör en viktig grund och inriktning för riktlinjen. ”Skövderegionen är känd i landet som en välkomnande och växande region där människor möts verkar och mår bra.” Vision Skövde 2025 ”Skövde har invånare som är nöjda med sina liv och den samhällsservice som erbjuds.” ”Skövde kommun är en flexibel, kundorienterad och effektiv organisation.” Kommunfullmäktiges styrkort Kommunstyrelsens styrkort ”Utnyttja digitaliseringens möjligheter.” Skövde kommuns riktlinje för eSamhället 4 Mål för e-förvaltningen Skövde kommun ska uppfattas som en kommun som nyttjar digitaliseringens möjligheter. Arbetet ska drivas av verksamheterna i syfte att göra det enkelt för invånarna att använda de tjänster och den service som erbjuds. Dessutom ska vi med hjälp av moderna och smarta arbetssätt effektivisera våra interna processer. Målen för kommunens e-förvaltningsarbete utgår från de övergripande mål som pekas ut av SKL i ”Strategi för eSamhället”: • • • Enklare vardag för privatpersoner och företag Smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten Enklare vardag för privatpersoner och företagare Det ska vara enkelt för privatpersoner, företag och övriga intressenter att kommunicera med kommunen. Det ska vara möjligt att utföra ärenden oberoende av tidpunkt eller var man befinner sig. Våra tjänster ska vara attraktiva! Det innebär att tjänsterna är enkla att använda samtidigt som de ger verklig nytta för invånarna såväl som för medarbetare och organisationen. Dessutom ska användarna känna sig trygga med att informationen hanteras på ett säkert sätt. Våra tjänster ska vara enkla, trygga och säkra att använda. Smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet Det ska vara enkelt för privatpersoner att ta del av information, om och av, kommunen. Detta innebär exempelvis att det ska vara möjligt och enkelt att kunna jämföra service, följa beslutsprocesser och få status på ärenden. Det ska vara tydligt för invånarna hur man lämnar förslag och ger synpunkter på kommunens verksamheter och service. Skövde kommun ska vara en öppen och transparent organisation som levererar bra tjänster och välfärd till Skövdeborna. Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten Att använda IT-system och i vissa fall, e-tjänster, för att utföra uppgifter av rutinartad karaktär leder till ökad kvalitet och en snabbare ärendehantering. Genom att kommunen erbjuder efterfrågade och rätt utformade etjänster kan och vill privatpersoner och företagare göra en del av jobbet. Minskad manuell hantering leder också till ökad kvalitet då risken för felaktiga inmatningar minimeras. Skövde kommun är en kundorienterad och effektiv organisation. Fokusområden för e-förvaltningen I det här avsnittet beskrivs kommunens inriktning för arbetet med utvecklingen av e-förvaltningen genom fyra utvalda fokusområden. Verksamhetsutveckling Verksamhetsutveckling handlar om kontinuerlig förbättring av befintliga processer och arbetssätt tillsammans med en effektiv användning av systemstöd. Arbetet är tidskrävande men ger verksamheten förmåga att proaktivt anpassa sig till förändringar i omgivningen eller ta tillvara nya möjligheter. IT kan användas som pådrivare för att identifiera och utveckla smarta och effektiva arbetssätt. Det ska vara en naturlig del av verksamhetsutvecklingen i Skövde kommun och alltid komma in tidigt i utvecklingsprocessen. Med det menas att alla förändringsprojekt ska beakta de möjligheter som IT ger att vidareutveckla och effektivisera arbetssätt och processer. Verksamhetsutvecklingen ska ske samordnat och utifrån fastställda projekt- och processmodeller. 5 Digitala tjänster E-tjänster och appar ger invånare, företag och föreningar tillgång till kommunens service via digitala kanaler. Skövde kommun ska prioritera tjänster som innebär vinster och fördelar för så väl invånare som för kommunen. Vinster och fördelar för invånare • Ger verklig nytta och värde för användarna • Sparar tid • Ökar tillgänglighet • Ökar servicenivå genom snabbare service/handläggningstid och förbättrar kvalitet Vinster och fördelar för kommunen • Möjliggör intern effektivisering • Förenklar arbetssätt • Tidsvinster • Bättre resursutnyttjande • Samordningsvinster • Minskad pappersförbrukning • Attraktiv arbetsgivare som erbjuder utmanande och spännande arbetsuppgifter Nyttoanalys Innan beslut fattas om att utveckla eller införa en digital tjänst ska en nyttoanalys genomföras. I analysen ska förväntade effekter behandlas: • effektiviseringsvinster (tidsmässiga) • kvalitetshöjningar • ökad tillgänglighet Utveckling av digitala tjänster Vid utveckling av e-tjänster och andra digitala tjänster är det viktigt med en gedigen nulägesanalys där processer kartläggs och utvecklas för att undvika att den enda effekten blir att ”analoga rutiner” digitaliseras. De stora vinsterna kommer först när arbetet tar sin utgångspunkt i kontinuerlig verksamhetsutveckling och samordnas med förändringar i processer och arbetssätt. När det är möjligt och ekonomiskt försvarbart ska så kallade äkta e-tjänster skapas. Denna typ av e-tjänst utgör en e-process där flödet i stort sett är helt automatiserat och mottagande verksamhetssystem är integrerat med e-tjänstplattformen. Kommunen ska ha en tydlig metod för utveckling av digitala tjänster som ger vägledning i arbetet. Metoden, som beskrivs längre fram i dokumentet, ska vara väl förankrad, enkel att genomföra och beskriva arbetsgången i hur tjänster tas fram. För att de erbjudna e-tjänsterna ska användas är det viktigt att de marknadsförs och presenteras på ett bra sätt. Här har kontaktcenter en viktig roll och kan också vara ett stöd i att hjälpa invånarna att använda tjänsterna. Det är också angeläget att information i anslutning till e-tjänsterna är stödjande och lättförståelig. Kommunen ska verka för att öka användandet av e-tjänster. För att åstadkomma detta är det centralt att privatpersoners och företags behov står i centrum vid all e-tjänstutveckling. Gemensam plattform E-tjänstplattformen (beskrivs närmare under Strukturella förutsättningar) ska vara det givna alternativet vid etjänstutveckling. På så vis skapas tjänster med ett gemensamt gränssnitt där Skövde kommun är en tydlig avsändare. Dessutom blir samordningsvinsterna internt goda. Dock kan det finnas enstaka tjänster där det inte är lämpligt eller ekonomiskt försvarbart att utnyttja e-tjänstplattformen. Dessa fall ska tydligt motiveras. Finansiering Drift och förvaltning av e-tjänstplattformen med tillhörande e-tjänster finansieras centralt. Kostnader för utveckling av e-tjänster samt eventuella integrationer mot verksamhetssystem bekostas av respektive verksamhet. 6 Digital delaktighet I rapporten ”Svenskarna och Internet 2014” skrivs att nästan 1 miljon svenskar över 16 år sällan eller aldrig använder Internet och e-tjänster. Digital delaktighet innebär att människor tar del av de e-tjänster som samhället erbjuder samtidigt som internet används för att skapa ett demokratiskt digitalt samhälle där människor har möjlighet att påverka. Digital delaktighet är en förutsättning för en framgångsrik e-förvaltning. Kommunen ska verka för att fler människor får de kunskaper som krävs för att nyttja digitala tjänster. Här kan biblioteken spela en viktig roll då de är en naturlig mötesplats för kommunens invånare. IT är redan idag en viktigt och integrerad del av verksamheten på biblioteken och det finns bland annat IT-gallerier med bokningsbara datorer som kan användas för utbildning och information. Medarbetare I kommunens medarbetaridé kan man bland annat utläsas: ”Vi stärker vår kompetens och utvecklas i takt med tiden. Världen och vi förändras och vi har ett ansvar att hela tiden utvecklas. På samma sätt har du ett ansvar att medverka till att förändra vår verksamhet utifrån omgivningens krav och verksamhetens mål.” I takt med att arbetsuppgifter av rutinartad karaktär försvinner ställs nya krav på kommunens medarbetare. Anställda ska uppmuntras till att vara delaktiga i utvecklingen och initiativkraft ska premieras. Generellt måste kompetensen och förståelsen höjas kring vad IT kan bidra till för att utveckla verksamheten och arbetsgivaren ska verka för att höja denna kompetens. För att nå de övergripande målen för e-förvaltning måste medarbetarna vara delaktiga i förändringsarbete och utveckling. Alla medarbetare är viktiga i utvecklingen mot eSamhället! Skövde kommun ska erbjuda moderna verktyg i form av en flexibel arbetsmiljö med väl utvecklade IT-stöd. Genom detta kan kommunen vara en attraktiv arbetsgivare för att både behålla och rekrytera den kompetens som behövs för att utveckla framtidens välfärdstjänster. Strukturella förutsättningar IT-infrastruktur Skövde kommuns IT-infrastrukturplan, som antogs av kommunstyrelsen 2012, beskriver bredbandsområdet i kommunen som en vital del av kommunal verksamhet, näringslivet och invånarnas fritid. Tätorterna i Skövde kommun har bredband med hög kapacitet men på landsbygden är det färre hushåll och arbetsplatser än genomsnittet i länet som har bredband med hög kapacitet. Skövde kommun lyfter fram tre anledningar till att bredbandssatsningar är strategiskt viktiga: • Skövde kommuns vision 2025 • eSamhället • Utveckla Skövderegionen Exempel på områden inom eSamhället som kommer att utvecklas positivt med hjälp av bredbandssatsningar är: • Ökad service och vård inom vård och omsorg • Utbildning; alla skolungdomar ska kunna göra läxor hemifrån • Tillgänglighet till kommunens tjänster dygnet runt Målet är att alla i Skövde kommun ska ha tillgång till 100 Mbit/s symmetriskt år 2025. Informationssäkerhet En förutsättning för en god e-förvaltning är att den information som lagras i våra system är riktig och tillgänglig. Att dessutom kunna utbyta information med andra aktörer, på ett säkert sätt, ställer stora krav på hur vår information hanteras. I allt e-förvaltningsarbete ska informationssäkerheten beaktas. Det är därför viktigt med 7 ett samlat regelverk med styrande dokument för kommunens informationssäkerhet. Arbetet med informationssäkerhet ska ske på ett strukturerat och enhetligt sätt för att uppnå och upprätthålla önskvärd nivå för informationssäkerheten. Skövde kommun arbetar idag med informationssäkerhet enligt BITS (Basnivå för informationssäkerhet). Konceptet är framtaget av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). En övergripande policy, ”Riktlinjer för informationssäkerhet”, har fastställts av kommunstyrelsen. Till policyn finns underliggande informationssäkerhetsinstruktioner som fastställts av kommundirektören. Ett nytt koncept har tagits fram som fokuserar på informationssäkerhet i relation till hela verksamheten – Ledningssystem för informationssäkerhet (LIS). LIS är framtagen i samarbete med internationella standardiseringsorgan och är en vidareutveckling av det tidigare konceptet. Skövde kommun ska anamma det nya arbetssättet och göra en översyn av befintlig policy och instruktioner. Det är viktigt att LIS samordnas med övriga former av verksamhetsstyrning inom kommunen. IT-plattform Kommunens IT-avdelning ska leverera en modern IT-plattform med hög tillgänglighet. Den ska ge möjlighet att snabbt och tydligt stödja förändringar i verksamhetens arbetssätt och även kunna anpassas till divergerade krav på tjänsternas utformning. En ökad samverkan inom och mellan kommuner runt IT-plattformen ger effektivare verksamhetsprocesser och frigör resurser till utveckling. De IT-system som används i kommunen ska vara enkla att använda och gärna ha ett liknande gränssnitt. De ska i hög grad vara integrerade för att i möjligaste mån undvika manuell hantering när information ska utbytas mellan system. Lösningar som främjar single-sign-on, alltså att inloggningen i datorn även ger behörighet till system och tjänster, bör användas i stor utsträckning för att förenkla för användarna och samtidigt höja informationssäkerheten. Information i IT-system ska vara relevant, uppdaterad och ha ett tydligt ägarskap. Information som inte är sökbar på ett enkelt sätt ska struktureras om eller tas bort. e-tjänstplattform Skövde kommuns IT-avdelning ska tillhandahålla en modern och flexibel e-tjänsteplattform som stödjer etablerat arbetssätt för utveckling av e-tjänster. Plattformen ska innehålla funktioner för att utveckla formulär men också för säker inloggning, signering, mina sidor och betalning. Plattformen ska möjliggöra utveckling av så väl enkla som integrerade e-tjänster. Det innebär att det ska vara möjligt att integrera e-tjänster mot verksamhetssystem internt så väl som mot externa tjänster så som skatteverkets Navet. För att värna säkerheten för den information som hanteras via e-tjänsterna ska erkänt säkra protokoll för kommunikation användas, samt möjlighet finnas att på ett säkert sätt hantera och lagra sekretessbelagd information. Gemensamma funktioner och modeller Det finns ett antal gemensamma funktioner och modeller som ska stödja och/eller driva arbetet mot att utveckla e-förvaltningen. Kontaktcenter Skövde kommun arbetar med att etablera ett gemensamt kontaktcenter som ett led i strävan att bli bättre på att ge god service till privatpersoner och företagare. Syftet är att öka tillgängligheten samt säkerställa att servicen är snabb, enhetlig och håller hög kvalitet. Med EN väg in till kommunen via ett kontaktcenter ökar förutsättningarna för att alla ärenden behandlas lika och alla kunder/privatpersoner bemöts på samma sätt. Skövdes invånare ska uppleva kontakten med kommunen som genuint positiv och värdera den service som erhålls högt. 8 Kontaktcenter är ett led i att förstå och möta invånarnas behov. Den kunskap om vad våra invånare efterfrågar som byggs upp i ett kontaktcenter, ska skapa underlag för utveckling av så väl verksamheten som e-tjänster. Detta blir en viktig grund i arbetet emot eSamhället och säkerställer att vi lägger resurser på förändringsarbete inom rätt områden. Helpdesk IT-avdelningen erbjuder support till medarbetare inom kommunen genom en intern Helpdesk. Hit kan medarbetarna vända sig när det gäller frågor eller problem kopplat till kommunens IT- och telefonimiljö samt vid beställning av IT-avdelningens tjänster. Helpdesk svarar på frågor rörande de system som IT-avdelningen ansvarar för och hanterar även första-linje-support för ett antal verksamhetssystem. En tydlig ambition är att utöka antalet verksamhetssystem som Helpdesk kan supportera och på så sätt förenkla för medarbetarna och skapa en väg in. Intern servicedesk Erfarenheter från exempelvis IT-området visar att en gemensam intern servicedesk är en modell som fungerar och som ger den anställde bättre service. Generellt kan konstateras att detta arbetssätt ökar tillgängligheten till tjänster genom ökat öppethållande. Svars- och handläggningstider minskar och mer tid har frigjorts för kvalificerade utredningar och handläggning på förvaltningarna. Det borde även kunna resultera i effektivare inköp genom större avtalstrohet och färre leverantörskontakter. Det finns åtminstone två tänkbara områden för en intern servicedesk som Skövde kommun ämnar införa. Dels inom verksamhetsstöd som IT, HR, Ekonomi, Kansli, Upphandling, Kommunikation. Dels inom mer allmän administration och service som resebeställningar, kontorsmaterial, passage med mera. Gemensamt för båda områdena är att en tydlig grad av tjänste- och processorientering är en förutsättning för ett införande. Projektmodell En kommungemensam projektmodell ska användas i kommunen för att möjliggöra en effektivare projektadministration. Den gör det också enklare att följa upp projekten på ett kvalitetssäkrat sätt. Den modell som används idag är en generell modell som kan utvecklas och förfinas utifrån de behov som finns i kommunen. Mallarna som används idag ska anpassas och ett ramverk bör tas fram för att förtydliga hur de ska användas. Processmodell Att dokumentera processer innebär förutsättningar för hög kvalitet, effektivitet och lika arbetssätt. Ett kommungemensamt verktyg för att dokumentera och synliggöra processer är infört och användning och utbildning samordnas. Framöver ska en gemensam metodik för processgenomlysning och kartläggning av processer tas fram och implementeras. Metod för utveckling av digitala tjänster Utvecklingen av digitala tjänster ska bedrivas systematiskt och strukturerat och samma tillvägagångssätt ska användas av hela kommunen. Den ska drivas från verksamheten och i grunden ligger därför en gedigen nulägesanalys som görs sektorsvis. Inom ramen för denna görs en omvärldsanalys samt kartläggning av befintliga verksamhetssystem, e-tjänster och blanketter. Med utgångspunkt från detta identifieras behovet av nya tjänster, vidareutveckling av befintliga samt förslag till smarta arbetssätt. Nulägesanalysen, som revideras regelbundet, ger en samlad bild av sektorns framtida utvecklingsbehov inom e-förvaltningsområdet. Tjänsterna som ska utvecklas eller vidareutvecklas utreds sedan i mer detalj. Först görs en djupare analys av behovet, både hos våra invånare och hos våra medarbetare för att effektivisera den interna arbetsprocessen. Kraven på tjänsten specificeras och dessa analyseras sedan för att få fram ett förslag på design av tjänsten. Denna utredning ligger sedan till grund för ett beslut – ska den utvecklas eller inte? Om så är fallet, beslutas även om det är i form av enkel eller integrerad e-tjänst. Målet är att utveckla integrerade e-tjänster i de fall där 9 det är möjligt och ekonomiskt försvarbart. Det kan innebära att vi först utvecklar en enkel e-tjänst för att utreda hur frekvent den används av våra invånare. Utifrån den kunskapen vidareutvecklas sedan specifika tjänster till integrerade e-tjänster där flödet i stor utsträckning är automatiserat och mottagande verksamhetssystem är integrerat med e-tjänstplattformen. När tjänsten är utvecklad och noggrant testad, implementeras den. Samtidigt som e-tjänsten införs måste verksamheten förändra sitt arbetssätt för att anpassas till de nya möjligheter som digitaliseringen innebär. För att få full effekt av investeringarna i tjänsterna är det viktigt att sektorerna också anpassar sina verksamhetsprocesser till de nya förutsättningarna. UTVECKLA ENKEL BEHOV KRAV IMPLEMENTERA ANALYS UTVECKLA INTEGRERAD NULÄGESANALYSER FÖRÄNDRA ARBETSSÄTT INGEN UTVECKLING Systemförvaltning Alltmer information byts mellan våra system och IT-miljön blir mer och mer komplex. Det blir därför allt viktigare att arbeta strukturerat och samordnat med våra IT-system. Kommunens IT-system ska på bästa sätt stödja verksamhetens behov under hela livscykeln, från förvaltning och drift till avveckling. För att kommunen ska kunna dra nytta av gjorda investeringar måste systemförvaltningsområdet samordnas och styras. Avsaknaden av central styrning och samordning leder i dagsläget till att sektorerna ibland investerar i system där efterfrågad funktionalitet redan finns i andra system. BITS slår fast roller och grundläggande principer men är ingen systemförvaltningsmodell. En tydlig modell, PM3, ska implementeras så att systemen kan förvaltas på ett strukturerat, effektivt och affärsmässigt sätt. Med hjälp av modellen kan vi skapa ordning och reda för förvaltningsobjekten. En övergripande systemkarta, i form av en verksamhetsorienterad förvaltningsobjektsarkitektur, ska tas fram. Den bör omfatta kommunens centrala verksamhetssystem. Införande av en systemförvaltningsmodell ställer krav på kompetensutveckling av personal. En central funktion för att samordna systemförvaltningen är en nödvändighet för att utveckla förvaltningen och skapa effektiva arbetssätt. Den sammantagna nyttan för hela organisationen måste vara vägledande vid införande, förvaltning och avveckling av system. Styrning och ledning För att samordna verksamheterna och använda resurserna på ett effektivt sätt behövs en gemensam struktur för styrning och ledning av digitaliseringen. Alla medarbetare ska på ett enkelt och informationssäkert sätt ha tillgång till de system som krävs för att kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett korrekt och effektivt sätt. Det innebär också att använda vissa kommungemensamma system för att underlätta samarbete inom kommunen. Styrning och ledning av digitaliseringen sker både i befintliga funktionella strukturer (kommundirektören, kommundirektörens ledningsgrupp och sektorsgruppen) och i specialiserade tvärfunktionella grupperingar (E-råd, IT-råd och IT-grupp). 10 Kommundirektör och kommundirektörens ledningsgrupp Kommundirektören är formellt ansvarig för Skövdes riktlinje för eSamhället och är den tjänsteman som ytterst beslutar om IT i kommunen. Kommundirektörens ledningsgrupp har stor påverkan på tjänstemannaorganisationen och är rådgivande stöd till politiken. Sektorsledningarna Sektorsledningarna är ansvariga för och den drivande parten i all verksamhetsutveckling inom sektorn. Respektive sektor omvärldsbevakar inom sitt område och följer den verksamhetsspecifika utvecklingen inom IT- och etjänsteområdet. Sektorsledningarna utser systemansvariga och systemägare för verksamhetens IT-system och ansvarar för att systemen förvaltas på, för verksamheten, bästa sätt. Ytterst är verksamheterna ansvariga för utveckling av etjänster mot invånarna inom respektive område. E-råd E-rådet utses av kommundirektörens ledningsgrupp och består av sektorsschefer, IT-chef, kommunikationschef och e-strateg. E-rådet ska förankra övergripande strategiska IT-frågor och fördjupa sig i e-förvaltningsfrågor för att ge kommundirektörens ledningsgrupp ett bra beslutsunderlag. Man ska även följa utvecklingen inom eförvaltning genom omvärldsbevakning samt säkerställa att styrdokument inom informationssäkerhet och denna riktlinje efterlevs. E-rådet har en viktig roll att samordna utvecklingen inom e-förvaltning. IT-råd IT-råden är sektorsspecifika. Varje råd består av sektorsledning med sektorschef och IT-ledning med IT-chef. ITråden diskuterar och beslutar om strategiska IT-utvecklingsfrågor. På råden ska såväl större förändringar på ITområdet som större verksamhetsförändringar föras in. IT-rådens slutsatser styr i viss mån kommunens erådsarbete. Kundansvarig på IT-avdelningen sammankallar respektive IT-råd. IT-grupp IT-gruppen är ett viktigt forum för frågor som rör Skövde kommuns IT-miljö. Gruppen består av verksamhetsföreträdare från sektorerna och bolag, oftast IT-samordnaren, samt av IT-chef, informationssäkerhetssamordnare och vid behov, annan personal från IT-avdelningen. Gruppen sammanträder fyra gånger per år och fungerar som diskussionsforum vid förändringar i IT-miljön. 11 Samverkan I Vision 2025 kan man utläsa: ”Tillsammans är vi starkare! Vi ska utveckla former för att mötas och samverka på alla nivåer…” Samverkan med andra kommuner Skövde har utbredda samarbeten med närliggande kommuner inom bland annat upphandling, överförmynderi, e-handel, personal/HR och IT. Skövde är den drivande parten i dessa samarbeten och denna typ av samarbete skapar främst ekonomiskt utrymme för fortsatt utveckling av konkurrensmässiga tjänster. Vi ska utöka samarbetet med våra närliggande kommuner i Skövderegionen. Detta är en förutsättning för att det ska vara ekonomiskt möjligt att fortsätta utveckla vår IT-miljö då vi kan dela på kostnader för så väl drift och förvaltning som utveckling. Skövde kommun ska också utöka samarbeten med kommuner utanför Skövderegionen för att i större utsträckning kunna inspireras av goda exempel, utbyta kunskap och idéer som leder till utveckling, samt ta vara på gjorda erfarenheter. Idag finns det bland annat ett brett samarbete inom vårdsektorn, eHälsa, men vi behöver hitta liknande samarbeten inom fler områden. Samverkan inom e-tjänstutveckling Digitaliseringen innebär stora möjligheter men för att dra nytta av dessa krävs både kompetens och resurser. För många kommuner innebär detta stora utmaningar och en gemensam kraftsamling genom ökad samverkan är ett viktigt steg i att öka service och tillgängligheten till invånarna genom att tillhandahålla attraktiva och lättanvända e-tjänster. Det leder till snabbare e-tjänsteframtagning genom erfarenhets- och kompetensutbyte men en gemensam lansering ger också en högre verkningsgrad åt de tjänster som införs. Inom e-förvaltning bör Skövde främst samverka med organisationer som har likande IT- och e-tjänsteplattform. Vi ser också ett stort värde i att samverka runt de mjuka delarna som exempelvis metodstöd och processutveckling. 12
© Copyright 2025