Upphandling av rekryteringstöd till Konkurrensverket
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 2015-05-21 Dnr 367/2015 1 (24) Upphandling av rekryteringstöd till Konkurrensverket KKV1000, v1.3, 2011-12-15 Sista anbudsdag: 2015-06-25 Adress 103 85 Stockholm Besöksadress Torsgatan 11 Telefon 08-700 16 00 Fax 08-24 55 43 [email protected] FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 2015-05-21 Dnr 367/2015 2 (24) 1 Inledning Härmed inbjuds anbudsgivare att lämna anbud enligt nedan angivna förutsättningar. 1.1 Presentation av Konkurrensverket Konkurrensverket är förvaltingsmyndighet för konkurrensfrågor och den offentliga upphandlingen. Konkurrensverket ska verka för en effektiv konkurrens i privat och offentlig verksamhet till nytta för det allmänna och marknadens aktörer. Mer information finns på Konkurrensverkets webbplats www.konkurrensverket.se. 1.2 Upphandlingens omfattning Konkurrensverket avser att träffa ramavtal med en leverantör avseende rekryteringstöd. Konkurrensverkets rekryteringar sker i Stockholm. Uppdragen kommer främst gälla chefer och eventuellt handläggare. Uppdragen kan komma att omfatta hel eller del av rekryteringsprocess samt second opinion, search, personlighetstest och färdighetstest. Antal rekryteringar för avtalsperioden där behov av stöd kan bli aktuellt kan för närvarande inte anges men Konkurrensverket uppskattar att antalet rekryteringar där konsultstöd efterfrågas är mellan 10-20 per år. Det uppskattade behovet kan både överstigas och understigas. Konkurrensverket garanterar därför ingen volym av uppdrag under avtalstiden utan avropar alltså när behov uppstår. Konkurrensverket genomför även rekryteringar helt på egen hand utan behov av stöd från leverantör. En rekryteringsprocess består av: Behovsanalys och kravprofil Ansvarig konsult ska tillsammans med Konkurrensverket gå igenom och dokumentera behovet. Konsulten ska ta fram en komplett kravprofil för anställningen. Upprättande av tidplan Ansvarig konsult ska tillsammans med Konkurrensverket upprätta en tidplan för hela rekryteringsprocessen. FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 2015-05-21 Dnr 367/2015 3 (24) Annonsutformning Framtagande av fulltextannons. Annonsplats på leverantörens webbplats ska ingå i angivet pris (Konkurrensverket ansvarar och bekostar införande av externa annonsplatser). Vara kontaktperson Ansvarig konsult ska vara väl insatt i uppdraget och finnas tillgänglig för att svara på frågor under uppdragstiden. Mottagande av intresseanmälan Intresseanmälan skickas direkt från sökande till leverantören eller till Konkurrensverket. Urval Urval sker från den upprättade kravprofilen. I urvalsprocessen ska de lagar och förordningar som gäller för anställningsförfarandet inom statlig förvalting beaktas. Diskriminering oavsett orsak får inte förekomma i någon del av rekryteringsprocessen. Avstämning Efter första urvalet ska ansvarig konsult göra en första bedömning genom personlig kontakt med Konkurrensverket. Intervju Intervju sker i Stockholm och ska som grundprincip alltid ske genom ett personligt möte. Om Konkurrensverket medger kan video/telefonintervju genomföras. Vid hel rekryteringsprocess kallar ansvarig konsult kandidater till intervju. Intervjuer av kandidater ska ske genom kompetensbaserade intervjufrågor där sakliga grunder så som förtjänst och skicklighet säkerställs. Konkurrensverket kan välja att ha en representant med vid intervju. Avstämning Avstämning sker med Konkurrensverket efter intervju. Referenstagning Referenstagning görs av leverantören. Avrapportering Avrapportering ska ske av ansvarig konsult. I avrapporteringen ska tydligt framgå hur kandidaternas profil överensstämmer med kravprofilen. Avrapportering sker på plats hos Konkurrensverket eller per telefon om Konkurrensverkets så medger. FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 2015-05-21 Dnr 367/2015 4 (24) Återkoppling till kandidater De kandidater som varit på intervju men inte erbjuds anställning kontaktas av ansvarig konsult för att informeras om detta. Fristående uppdrag eller tillägg till rekryteringsprocess Second opinion, search, personlighetstest och färdighetstest kan utföras som en fristående tjänst eller som ett tillägg till hel eller delar av rekryteringsprocessen. Second opinion Ett oberoende utlåtande avseende en eller flera slutkandidater i en redan genomförd rekryteringsprocess. En helhetsbedömning genomförs genom personlighetstest, färdighetstest och djupintervju av utvalda kandidater. Intervju sker i Stockholm och ska som grundprincip alltid ske genom ett personligt möte. Om Konkurrensverket medger kan video/telefonintervju genomföras. Kallelse och intervju görs av ansvarig konsult. Syftet är att få en fördjupad bild av den sökande och dennes personliga förmåga, sociala förmågor, ledarskapsförmågor och intellektuella färdigheter. Avstämning sker med Konkurrensverket efter intervjun. Search Search är att aktivt söka fram lämpliga kandidater som ett komplement till de ansökningar som inkommer utifrån den annonserade tjänsten. Leverantören ska på olika sätt och genom olika kanaler söka fram och initiera kontakt med personer med lämplig bakgrund. Leverantören ska redovisa vilka kandidater man tillfört urvalet genom search samt en beskrivning hur processen gått till och vilka kanaler man har använt. Personlighetstest och färdighetstest Före genomförandet ska tester gås igenom med Konkurrensverket för ökad förståelse för resultatet samt att Konkurrensverket ges möjlighet att komplettera kravprofilen med eventuella tilläggsfrågor/fördjupningsområden. Testningen ska alltid utgå från en tydlig kravprofil och innehålla en intervju med kandidaten utifrån profilen samt en återkoppling till både Konkurrensverket och kandidat. 1.3 Avtalsperiod Avtalet anses slutet från det datum avtalet är behörigen undertecknat av båda parter. Tjänsten startar tidigast den 1 september 2015 och avtalet löper därefter i två (2) år. Konkurrensverket äger rätt men har inte skyldighet att förlänga avtalet med ytterligare ett (1) år. Den maximala avtalstiden kan alltså komma att uppgå till tre (3) år. Önskar Konkurrensverket nyttja rätten till förlängning ska detta skriftligen meddelas leverantören senast tre (3) månader innan avtalstidens upphörande. Avtalet upphör i annat fall utan föregående uppsägning. Det finns alltså ingen garanti att Konkurrensverket förlänger avtalet. FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 2015-05-21 Dnr 367/2015 1.4 Bilagor/förteckning Detta Förfrågningsunderlag består av detta dokument samt följande bilagor: Bilaga 1 – Sanningsförsäkran, underskrift och accept Bilaga 2 – Anbudsformulär Bilaga 3 – Referensblankett Bilaga 4 – Prisformulär 5 (24) FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 2015-05-21 Dnr 367/2015 6 (24) 2 Administrativa förutsättningar och krav 2.1 Upphandlingsförfarande Upphandlingen sker genom ett förenklat förfarande med föregående annonsering enligt 15 kap. 1 § lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). 2.2 Disposition av anbudet m.m. För att säkerställa likabehandling och underlätta utvärdering av anbud ombeds anbudsgivaren att följa dispositionen i detta förfrågningsunderlag. Konkurrensverket ser gärna att Bilaga 2 – Anbudsformulär används vid anbudsgivning. Krav som är obligatoriska för anbudsgivare att uppfylla i upphandlingen anges som ska/ska. Krav som ställs på anbudsgivare, eventuella underleverantörer och tjänsten anges som ett ska krav i fet text. Beviskrav på vad som ska bifogas anbudet för att visa på kravuppfyllnad avseende anbudsgivare, anbud eller underleverantör anges som ett understruket ska. Anbudsgivaren ansvarar själv för att samtliga efterfrågade intyg, redogörelser och dokument bifogas anbudet. 2.3 Frågor och svar Om anbudsgivaren har några frågor med anledning av förfrågningsunderlaget ställs sådana frågor skriftligen till [email protected]. Frågor och svar publiceras tillsammans med svar på Konkurrensverkets webbplats www.konkurrensverket.se. Svar kommer inte att lämnas senare än 6 dagar före sista anbudsdag. Frågor som inkommer senare än 10 dagar innan sista anbudsdag riskerar att inte besvaras. Publicerade svar och eventuella förtydliganden blir i tillämpliga delar en del av förfrågningsunderlaget och gäller således som ett underlag för anbudsgivning. Anbudsgivaren ansvarar själv för att hålla sig uppdaterad. 2.4 Formella krav på anbudet Följande krav gäller på anbudet: Anbudet ska vara Konkurrensverket tillhanda senast torsdagen den 25 juni 2015. Anbudsgivaren ansvarar för att anbudet har inkommit i rätt tid. Anbud som inkommer för sent kommer inte beaktas. Anbudet ska lämnas i ett pappersexemplar (anbud via fax eller mail accepteras inte). Anbudet bör lämnas i en försluten försändelse utan företagsbeteckning och ska vara tydligt märkt att försändelsen innehåller anbud i denna FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 2015-05-21 Dnr 367/2015 7 (24) upphandling. Förslagsvis kan försändelsen vara märkt med ”Anbud, dnr 367/2015 – Rekryteringstöd”. Anbudet ska innehålla företagsnamn, organisationsnummer och kontaktuppgifter. Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare. Anbudsgivaren ska acceptera de kommersiella villkoren. Anbudet ska vara skrivet på svenska (kopior på utländska intyg och diplom utfärdade av behörig myndighet/certifieringsorgan i tredje land godtas dock på engelska). Anbudet ska vara bindande till och med den 30 november 2015. Om denna upphandling blir föremål för överprövning i allmän förvaltningsdomstol kan Konkurrensverket komma att bereda anbudsgivarna tillfälle att förlänga anbudens giltighetstid. Anbudets undertecknande, anbudets giltighetstid och accept av de kommersiella villkoren sker genom att Bilaga 1 – Sanningsförsäkran, underskrift och accept undertecknas av behörig företrädare. 2.5 Konkurrensverkets adress: Postadress Konkurrensverket 103 85 Stockholm Besöksadress Torsgatan 11 111 23 Stockholm Receptionen är öppen 08.00-16.30 Receptionen är öppen vardagar klockan 08.00 – 16.30. Önskas kvittens på inlämnat anbud är registraturen öppen vardagar klockan 09.00 –11.00 samt 13.00 – 15.30. Det finns ingen möjlighet att lämna anbud i brevlåda. 2.6 Tilldelningsbeslut och avtalsspärr Efter avslutad prövning och utvärdering av inkomna anbud kommer beslut om val av leverantör (tilldelningsbeslut) att fattas och samtliga anbudsgivare ges skriftligt besked om beslutet och skälen till dessa. Efter att det skriftliga beskedet skickas löper en avtalsspärr då avtal inte får ingås. Avtal kommer därför att undertecknas av Konkurrensverket först efter att avtalsspärren har löpt ut. FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 2015-05-21 Dnr 367/2015 8 (24) 2.7 Sekretess Konkurrensverket lyder i egenskap av statlig myndighet under det som benämns offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att allmänna handlingar normalt ska vara tillgängliga för den person som önskar ta del av dem. Anbudsgivare som lämnar anbud i denna upphandling måste vara införstådd i denna aspekt och att handlingar som lämnas in med anbudet inte återlämnas. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför inte lämnas. Under pågående upphandling gäller absolut sekretess avseende samtliga uppgifter som rör anbuden. Efter det att tilldelningsbeslut har fattats i upphandlingen är leverantörens möjlighet att begära sekretess för uppgifter som rör anbudet begränsade och inkomna anbud blir som regel offentliga. Vissa uppgifter kan dock lyda under sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften lämnas ut. Om det finns uppgifter som anses lyda under sekretess och för att underlätta eventuell sekretessprövning av anbudet ombeds anbudsgivaren ange skriftligen i anbudet vilka uppgifter som avses samt på vilken grund som uppgifterna anses vara omfattade av sekretess. Konkurrensverket kommer vid begäran om att få ta del av handling att göra en självständig bedömning av om handlingen kan lämnas ut. 2.8 Kostnader i samband med anbudsgivningen Anbudsgivare äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. 2.9 Förbehåll Konkurrensverket förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om t.ex. anbuden överskrider avsatt budget eller om andra omständigheter inträffar som påverkar eller förändrar Konkurrensverkets möjlighet att fullfölja upphandlingen. FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 2015-05-21 Dnr 367/2015 9 (24) 3 Krav på anbudsgivaren 3.1 Uteslutning av anbudsgivare För att anbud ska godtas ska anbudsgivaren uppfylla samtliga ska-krav. Anbudsgivaren ska intyga att man uppfyller kraven genom att underteckna Bilaga 1 – Sanningsförsäkran, underskrift och accept. Konkurrensverket kommer kontrollera anbud genom att hämta in aktuella uppgifter. I de fall anbudsgivaren vid kontroll visar sig inte uppfylla kraven kan Konkurrensverket komma att bereda anbudsgivaren tillfälle att lämna en förklaring. Konkurrensverket förbehåller sig dock rätten att avgöra huruvida förklaringen är godtagbar eller inte. 3.1.1 Lagförda brott Anbudsgivaren, företrädare för anbudsgivaren och eventuella underleverantörer får inte belastas av någon av de omständigheter som nämns i 10 kap. 1 § LOU. 3.1.2 Olämpliga omständigheter Anbudsgivaren, företrädare för anbudsgivaren och eventuella underleverantörer får inte belastas av någon av de omständigheter som nämns i 10 kap. 2 § LOU. Konkurrensverket kommer att kontrollera att anbudsgivare och eventuella underleverantörer har erlagt skatter och sociala avgifter. 3.1.3 Registrering Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska uppfylla kravet på registrering enligt 11 kap. 6 § LOU senast vid tidpunkt för tilldelningsbeslut. Konkurrensverket kommer själv kontrollera att anbudsgivaren och eventuella underleverantörer uppfyller kraven genom att hämta in aktuella uppgifter. 3.1.4 Ekonomisk stabilitet Anbudsgivaren ska ha en stabil och god ekonomisk och finansiell ställning som är tillräcklig för att genomföra hela det avtalade åtagandet. Som bevis på detta kommer Konkurrensverket kontrollera att anbudsgivare har en riskklassificering enligt UC AB på minst 3 enligt värden redovisade vid utgången av det senaste registrerade och avslutade räkenskapsåret. För de fall lägre riskklassificering innehas eller då ingen klassificering kan erhållas kan anbudsgivaren ändå anses uppfylla kravet om anbudsgivaren lämnar en godtagbar förklaring till förhållandet som visar att den lägre klassificeringen eller avsaknaden av klassificering inte hänför sig till ekonomiska faktorer, samt att anbudsgivaren bifogar dokument efter förfrågan som visar på att erforderlig ställning innehas. Detta kan exempelvis utgöras av bank- eller moderbolagsgaranti, årsredovisning eller liknande av vilken det framgår av de ekonomiska villkoren eller nyckeltalen att anbudsgivaren har tillräcklig kapacitet att genomföra hela det avtalade åtagandet. FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 2015-05-21 Dnr 367/2015 Konkurrensverket kommer att göra en samlad bedömning av dokumenten för att avgöra om anbudsgivaren har en tillräcklig ekonomisk och finansiell ställning för att genomföra hela det avtalade åtagandet. 3.1.5 Utländska anbudsgivare För utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav och sådan anbudsgivare ska till anbudet bifoga intyg från myndigheter i det egna landet enligt följande: - Intyg om registrering i yrkes- eller handelsregister i det land där anbudsgivaren är etablerad, utfärdat tidigast ett år innan anbudstiden löper ut. - Intyg från behörig myndighet i det land där anbudsgivaren är etablerad som visar att anbudsgivaren där betalt föreskrivna skatter och avgifter. - Intyg från behörig myndighet i det land där anbudsgivaren är etablerad som visar att anbudsgivaren där betalt föreskrivna sociala avgifter, samt - Uppgifter om företagets samlade omsättning för de senaste tre åren eller den kortare tid verksamheten bedrivits eller annat bevis för ekonomisk stabilitet som nämns i 11 kap. 7 § LOU. 3.2 Anbudsgivarens tekniska och yrkesmässiga kapacitet 3.2.1 Organisation för uppdraget Anbudsgivaren ska ha kapacitet och resurser för att utföra rekryteringsstöd på ett professionellt och fackmannamässigt sätt. Anbudsgivaren ska erbjuda en platsorganisation anpassad för att åtagandet ska kunna utföras enligt angivna krav. Anbudsgivaren ska styrka sin förmåga att tillhandahålla efterfrågat uppdrag genom att lämna en kortfattad redogörelse av nuvarande verksamhet, kapacitet och förmåga att kunna tillgodose Konkurrensverkets behov och uppfylla kraven i detta förfrågningsunderlag. Av redogörelsen ska minst framgå hur platsorganisationen ser ut och antal personer som ingår i organisationen. 3.2.2 Anbudsgivarens erfarenhet - referensuppdrag Anbudsgivaren ska ha erfarenhet av att ha genomfört rekryteringsstöd av liknande slag och motsvarande omfattning som Konkurrensverket efterfrågar. För att säkerställa att anbudsgivaren är verksam inom Konkurrensverkets efterfrågade område ska anbudsgivaren ange tre (3) olika referensuppdrag. Minst två (2) av referenserna ska avse rekrytering av chefstjänst till myndigheter. Rekryteringarna ska vara påbörjade 2013 eller senare. 10 (24) FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 2015-05-21 Dnr 367/2015 Referensuppdragen ska redovisas i Bilaga 3- Referensblankett. Varje påstående är värt högst fem (5) poäng. För att bli kvalificerad i upphandlingen ska anbudsgivaren erhålla lägst 25 poäng per referens och lägst 3 poäng på varje enskild fråga. Samtliga frågor ska vara poängsatta. Anbudet ska innehålla minst nedanstående uppgifter på samtliga tre (3) referensuppdrag: Titel på befattningen/tjänsten som referensuppdraget avser Beställande myndighet, företag/organisation När rekryteringen påbörjades Kort beskrivning av tjänsten Kontaktperson och kontaktuppgifter hos beställaren 3.3 Uppgift om eventuell underleverantörs del av åtagandet Anbudsgivaren har möjlighet att anlita underleverantörer för utförande av delar eller hela åtagandet. Om anbudsgivaren åberopar underleverantörers kapacitet ska detta anges i anbudet. Anbudsgivarens eventuella underleverantörer ska ha tillräckliga resurser och kapacitet för den del av uppdraget som underleverantören ska utföra. Anbudsgivaren ska namnge samtliga underleverantörer, beskrivning av den del av uppdraget som underleverantören kommer utföra och beskrivning av underleverantörens platsorganisation inklusive angivelse av antal anställda. 3.4 Miljökrav Anbudsgivaren ska aktivt arbeta med miljöfrågor. En redovisning av hur anbudsgivaren arbetar med miljöfrågor, såsom miljöpolicy, miljömål, intyg om ISO-certifiering eller motsvarande ska bifogas anbudet. 11 (24) FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 2015-05-21 Dnr 367/2015 12 (24) 4 Krav på tjänsten 4.1 Utbildnings och yrkeskvalifikationer Konkurrensverket ställer höga krav på kompetens hos de konsulter som ska utföra rekryteringsuppdragen. Eftersom rekryteringsstödet underlättas av god kännedom om Konkurrensverkets organisation och arbetssätt ska en person anges som huvudkonsult i anbudet. Den huvudkonsult som erbjuds ska: ha akademisk utbildning inom beteendevetenskap, Human Resources eller psykologi, ha certifiering i personlighetstest avsedda för rekryteringsurval som är granskat av Stiftelsen för Tillämpad Psykologi (STP), Den Norske Veritas (DNV) eller motsvarande, ha erfarenhet av rekrytering genom annonsering, search och second opinion, kunna svenska språket väl i både tal och skrift, ha lägst fyra (4) års erfarenhet av att självständigt hantera kompletta rekryteringsprocesser och personbedömningar samt återkoppling av aktuella tester till sökande, ha genomfört minst 10 fullständiga rekryteringar av chefstjänster, ha erfarenhet av rekryteringar till myndighet. För att säkerställa att anbudsgivaren kan tillhandahålla efterfrågad kompetens ska till anbudet bifogas: namn på huvudkonsulten, huvudkonsultens CV, meritförteckning eller liknande, kopia på huvudkonsultens certifieringsintyg på personlighetstest, huvudkonsultens uppdragslista på 10 fullständiga rekryteringsuppdrag av chefstjänst varav minst tre (3) uppdrag ska avse rekrytering till myndighet. Av uppdragslistan ska det framgå titel på befattningen/tjänsten samt för vilken arbetsgivare uppdraget har genomförts. FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 2015-05-21 Dnr 367/2015 13 (24) 4.2 Tester Anbudsgivaren ska erbjuda personlighetstest och färdighetstest som är anpassade till rekrytering och arbetsrelaterade sammanhang. Testerna ska vara lämpliga vid rekrytering inom det kompetensområde som uppdraget avser. Testerna ska vara på svenska. Anbudsgivaren ska ha giltiga licensavtal för de tester som utförs. Tester ska vara granskade av Stiftelsen för Tillämpad Psykologi (STP), Den Norske Veritas (DNV) eller motsvarande organ som värderats positivt i omdöme från oberoende granskningsorgan. För att säkerställa att anbudsgivaren kan tillhandahålla lämpliga tester ska till anbudet bifogas: - förteckning över vilka tester som anbudsgivaren har tillgång till eller kommer ha tillgång till senast vid avtalsstart, - information om vilket organ som certifierat testerna, - en kortare beskrivning av hur anbudsgivaren kan säkerställa att tillhandhålla lämpliga tester för just Konkurrensverkets behov. 4.3 Psykolog Anbudsgivaren ska kunna tillhandahålla psykolog som har erfarenhet av rekryteringar och personlighetsbedömningar. För att säkerställa att anbudsgivaren kan tillhanda psykolog vid speciella rekryteringstillfällen ska till anbudet bifogas en beskrivning av hur anbudsgivaren kan tillhandahålla denna tjänst och vilken erfarenhet psykologen har av personlighetsbedömningar. FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 2015-05-21 Dnr 367/2015 14 (24) 5 Prisuppgifter och utvärdering 5.1 Prisuppgifter Pris ska lämnas i enlighet med Bilaga 4 – Prisformulär. Pris ska lämnas i SEK exklusive mervärdesskatt. Pris ska lämna dels för hel rekryteringsprocess samt för del av process eller tjänst som beskrivs under punkt 6.5 och punkt 6.6 i avtalsutkastet och i enlighet med prisformuläret. För prissättning av posterna ”tillägg till hel rekryteringsprocess” ska dessa angivna priser gälla endast om Konkurrensverket avropar hel rekryteringsprocess med samtliga delar enligt punkt 6.5.1- 6.5.12. Om Konkurrensverket väljer att köpa del av rekryteringsprocess räknas övriga tjänster som fristående. Utvärderat pris beräknas i aktuell bilaga. Angivna volymer (viktningstal) utgör inte någon utfästelse eller bedömd kontraktsvolym utan utgör endast ett uppskattat värde för utvärderingen. 5.2 Prövning och utvärdering av anbud Utvärdering av kvalificerade anbud kommer endast ske utifrån lägsta pris. Konkurrensverket har alltså för avsikt att tilldela avtalet till den anbudsgivare som lämnar lägst utvärderat pris och uppfyller och accepterar samtliga ska/ska krav. Konkurrensverket prövar samtliga inkomna anbud i tre (3) steg. I steg ett (1) kontrolleras att de formella kraven på anbudet är uppfyllt enligt punkt 2.4- Formella krav på anbudet samt att avsnitt 3- Krav på anbudsgivaren uppfylls. Endast de anbudsgivare som uppfyller samtliga krav enligt steg ett (1) går vidare till steg två (2). De anbud som inte uppfyller samtliga krav i steg ett (1) läggs åt sidan. I steg två (2) kontrolleras att anbudet uppfyller de krav som ställs på föremålet för upphandlingen enligt avsnitt 4- Krav på tjänsten samt att de kommersiella villkoren accepteras. Endast de anbudsgivare som uppfyller samtliga krav enligt steg två (2) går vidare till steg tre (3) Utvärdering av pris. De anbud som inte uppfyller samtliga krav i steg två (2) läggs åt sidan. I steg tre (3) utvärderas samtliga kvarvarande anbud enligt angiven tilldelningsgrund. Efterfrågade utvärderingspriser lämnas enligt punkt 5Prisuppgifter och utvärdering. Den anbudsgivare som lämnat lägst utvärderat pris kommer att antas som leverantör. FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 2015-05-21 Dnr 367/2015 15 (24) 6 Kommersiella villkor Avtalsvillkoren nedan utgör tillsammans med till avtalet tillhörande handlingar underlag till det slutliga avtalet mellan Konkurrensverket och leverantören. I det fall anbudsgivarens anbud antas kommer ett originalavtal att tas fram. Originalavtalet kommer att ha samma utförande och innehåll som nedan men med kompletterande uppgifter (leverantörens uppgifter och priser) som saknas i denna version. 6.1 Parter Mellan Konkurrensverket med organisationsnummer 202100-4342 och [Leverantören] med organisationsnummer [xx] har följande ramavtal, inklusive bilagor (Avtalet) slutits, innebärande att Leverantören förbundit sig att till de villkor som anges i avtalet utföra rekryteringsstöd åt Konkurrensverket (Uppdrag). 6.2 Avtalshandlingar Parternas åtagande regleras av nedan angivna handlingar: 1. Skriftliga ändringar i eller tillägg till Avtalet. 2. Avtalet inklusive bilagor. 3. Förfrågningsunderlaget, daterat den 21 maj 2015, inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar. 4. Leverantörens anbud, daterad den xx 2015. Förekommer mot varandra stridande uppgifter i handlingarna gäller de sinsemellan i ovan nämnd ordning, såvida inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat. 6.3 Avtalstid Avtalet anses slutet från det datum Avtalet är behörigen undertecknat av båda parter. Uppdrag startar dock tidigast den 1 september 2015 och Avtalet gäller därefter i två (2) år fram till och med den xx 2017. Konkurrensverket äger rätt men inte skyldighet att förlänga Avtalet med ett (1) år. Avtalstiden kan således som längst uppgå till tre (3) år. Önskar Konkurrensverket nyttja rätten till förlängning ska en skriftlig förlängning ske senast tre (3) månader innan avtalstidens utgång. Avtalet upphör utan föregående uppsägning. 6.4 Avtalets omfattning Avtalet omfattar rekryteringsstöd vid de rekryteringar som Konkurrensverket behöver konsulthjälp med enligt Förfrågningsunderlag daterat den 21 maj 2015. Rekryteringarna kommer främst gälla chefer och eventuellt handläggare. FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 2015-05-21 Dnr 367/2015 Konkurrensverket kan komma att avropa antingen hel rekryteringsprocess eller del av process samt second opinion, search, personlighetstest och färdighetstest som kan avropas som fristående tjänst eller som tillägg till hel eller del av rekryteringsprocess. Konkurrensverket garanterar ingen volym av Uppdrag under avtalstiden utan avropar alltså när behov uppstår. 6.5 Omfattningen av rekryteringsprocess En rekryteringsprocess omfattar följande delar: 6.5.1 Behovsanalys och kravprofil Ansvarig konsult ska tillsammans med Konkurrensverket gå igenom och dokumentera behovet. Konsulten ska ta fram en komplett kravprofil för anställningen. 6.5.2 Upprättande av tidplan Ansvarig konsult ska tillsammans med Konkurrensverket upprätta en tidplan för hela rekryteringsprocessen. 6.5.3 Annonsutformning Framtagande av fulltextannons. Annonsplats på Leverantörens webbplats ska ingå i angivet pris (Konkurrensverket ansvarar och bekostar införande av externa annonsplatser). 6.5.4 Vara kontaktperson Ansvarig konsult ska vara väl insatt i uppdraget och finnas tillgänglig för att svara på frågor under uppdragstiden. 6.5.5 Mottagande av intresseanmälan Intresseanmälan skickas från sökande till Leverantören eller till Konkurrensverket. 6.5.6 Urval Urval sker från den upprättade kravprofilen. I urvalsprocessen ska de lagar och förordningar som gäller för anställningsförfarandet inom statlig förvalting beaktas. Diskriminering oavsett orsak får inte förekomma i någon del av rekryteringsprocessen. 6.5.7 Avstämning Avrapportering ska ske av ansvarig konsult muntligt. I avrapporteringen ska tydligt framgå hur kandidaternas profil överensstämmer med kravprofilen. 16 (24) FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 2015-05-21 Dnr 367/2015 17 (24) 6.5.8 Intervju Intervju sker i Stockholm och ska som grundprincip alltid ske genom ett personligt möte. Om Konkurrensverket medger kan video/telefonintervju genomföras. Vid hel rekryteringsprocess kallar ansvarig konsult kandidater till intervju. Intervjuer av kandidater ska ske genom kompetensbaserade intervjufrågor där sakliga grunder så som förtjänst och skicklighet säkerställs. Konkurrensverket kan välja att ha en representant med vid intervju. 6.5.9 Avstämning Avstämning sker med Konkurrensverket efter intervju. 6.5.10 Referenstagning Referenstagning görs av Leverantören. 6.5.11 Avrapportering Avrapportering ska ske av ansvarig konsult. I avrapporteringen ska tydligt framgå hur kanditernas profil överensstämmer med kravprofilen. Avrapportering sker på plats hos Konkurrensverket eller per telefon om Konkurrensverkets så medger. 6.5.12 Återkoppling till kandidater De kandidater som varit på intervju men inte erbjuds anställning kontaktas per telefon av ansvarig konsult för att informeras om detta. 6.6 Second opinion, search, personlighetstest och färdighetstest Second opinion, search, personlighetstest och färdighetstest kan utföras som en fristående tjänst eller som ett tillägg till hel eller delar av rekryteringsprocess. 6.6.1 Second opinion Ett oberoende utlåtande avseende en eller flera slutkandidater i en redan genomförd rekryteringsprocess. En helhetsbedömning genomförs genom personlighetstest, färdighetstest och djupintervju av utvalda kandidater. Intervju sker i Stockholm och ska som grundprincip alltid ske genom ett personligt möte. Om Konkurrensverket medger kan video/telefonintervju genomföras. Kallelse och intervju görs av ansvarig konsult. Syftet att få en fördjupad bild av den sökande och dennes personliga förmåga, sociala förmågor, ledarskapsförmågor och intellektuella färdigheter. Avstämning sker med Konkurrensverket efter intervjun. 6.6.2 Search Search är att aktivt söka fram lämpliga kandidater som ett komplement till de ansökningar som inkommer utifrån den annonserade tjänsten. Leverantören ska på olika sätt och genom olika kanaler söka fram och initiera kontakt med personer med lämplig bakgrund. Leverantören ska redovisa vilka kandidater man tillfört urvalet genom search samt en beskrivning hur processen gått till och vilka kanaler man har använt. FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 2015-05-21 Dnr 367/2015 18 (24) 6.6.3 Personlighetstest och färdighetstest Före genomförandet ska tester gås igenom med Konkurrensverket för ökad förståelse för resultatet samt att Konkurrensverket ges möjlighet att komplettera kravprofilen med eventuella tilläggsfrågor/fördjupningsområden. Testningen ska alltid utgå från en tydlig kravprofil och innehålla en intervju med kandidaten utifrån profilen samt en återkoppling till både Konkurrensverket och kandidat. 6.7 Tester Personlighetstest och färdighetstest ska vara anpassade till rekrytering och arbetsrelaterade sammanhang. Testerna ska vara lämpliga vid rekrytering inom det kompetensområde som Uppdraget avser. Testerna ska vara på svenska. Leverantören ska ha giltiga licensavtal för de tester som utförs. 6.8 Samarbete och kontaktpersoner Båda parter ska kontinuerligt informera varandra om förändringar som är av betydelse för Avtalets genomförande. Parterna ska utse minst en kontaktperson var som ansvarar för frågor som avser Avtalet. Om kontaktpersonen byts ut ska part omgående meddela den andra parten. Kontaktpersoner för Avtalet: Konkurrensverket Namn Befattning Telefonnummer E-post Leverantören Namn Befattning Telefonnummer E-post 6.9 Beställning Leverantören ska finnas tillgänglig för beställning samt rådgivning via telefon och e-post. Leverantören ska besvara via e-post beställning av uppdrag näst kommande vardag. FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 2015-05-21 Dnr 367/2015 19 (24) Konsultation inför ett eventuellt Uppdrag ska vara kostnadsfritt för Konkurrensverket. Senast fem (5) arbetsdagar efter beställning ska Leverantören finnas tillgänglig för uppstartsmöte gällande Uppdraget. 6.10 Avstämningsmöten I de fall Konkurrensverket kallar till avstämningsmöte ska Leverantörens kontaktperson kunna komma till Konkurrensverkets senast fem (5) arbetsdagar räknat från den dag Konkurrensverket påkallat om mötet. Detta ska ske utan kostnad för Konkurrensverket. 6.11 Pris, fakturering, e-handel 6.11.1 Pris Ersättning utgår enligt bilaga xx, prisbilagan. Priserna anges i SEK exklusive mervärdesskatt. Priserna inkluderar samtliga kostnader för Uppdragets genomförande. Ingen ersättning utgår för eventuella resor, restid m.m. 6.11.2 Betalning Betalning sker i efterskott mot faktura efter slutfört och godkänt Uppdrag. Villkor som tagits in i fakturan ensidigt av Leverantören såsom fakturaavgift accepteras inte. Konkurrensverket ska till Leverantören utge betalning för levererade Uppdrag, senast trettio (30) dagar efter dagen då faktura som uppfyller villkoren i punkten 6.11.3- Fakturering har inkommit till Konkurrensverket. Om Konkurrensverket inte utger betalning för utfört Uppdrag i enlighet med villkoren i Avtalet är Konkurrensverket skyldig att till Leverantören utge dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635) och annan lagstadgad ersättning som utgår i anledning av försenad betalning. Inga andra påföljder får göras gällande i anledning av försenad betalning. 6.11.3 Fakturering Fakturan ska innehålla följande uppgifter: Avtalsnummer xx, fakturadatum, förfallodatum, fakturanummer, Leverantörens fullständiga namn och adress, organisationsnummer, plus- eller bankgironummer, totalbelopp samt momsbelopp. 6.11.4 Faktureringsadress Anges vid avtalsskrivning. FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 2015-05-21 Dnr 367/2015 20 (24) 6.11.5 Prisjustering Avtalade priser ska vara fasta under avtalsperioden. Vid eventuell förlängning kan avtalade priser justeras om part så begär. Som underlag för prisjustering ska Statistiska centralbyråns arbetskostnadsindex för tjänstemän inom privat sektor AKI, tabell AKI näringsgren SNI N ”företag inom uthyrning, fastighetsservice, resetjänster och andra stödtjänster”. Justering ska ske efter det av SCB publicerad preliminära indexvärdet (januari 2008=100), som basmånad gäller maj 2015 och som jämförelsemånad april 2017. Begäran om prisjustering ska skriftligen anmälas till den andra parten minst en månad före ikraftträdande. Justeringen måste godkännas skriftligen av båda parterna för att vara giltig och förändringen får tillämpas tidigast vid närmast påföljande kalendermånadsskifte efter att Konkurrensverket godkänt ändringen. Nya priser gäller under hela förlängningsperioden. Regleringen ska endast ske om prisändringarna uppgår till mer än +/- 2 procent. 6.11.6 E-handel Konkurrensverket kommer att införa elektronisk e-handel via en tjänst från Statens servicecenter. Denna tjänst innebär att ett elektroniskt inköpssystem kommer nyttjas. Leverantören ska därför på begäran av Konkurrensverket ansluta till myndighetens elektroniska e- handelssystem och faktureringssystem enligt anvisningar och vid den tidpunkt Konkurrensverket väljer. 6.12 Leverantörens åtagande Leverantören förbinder sig att följa gällande lagar och förordningar samt i övrigt agera i enlighet med för branschen gällande god sed och etiska normer. Leverantören är skyldig att inneha alla tillstånd som erfordras för fullgörande av sina åtagande enligt Avtalet. Leverantören förbinder sig att utföra Uppdraget i enlighet med de instruktioner som kan meddelas av Konkurrensverket. 6.13 Konkurrensverkets åtagande Konkurrensverket lämnar ingen garantivolym under avtalstiden utan avropar Uppdrag när behov uppstår i de rekryteringar som Konkurrensverket inte kommer genomföra helt på egen hand. Konkurrensverket förbehåller sig rätten att i enskilda fall vid behov kunna anlita annan leverantör för en specifik rekrytering. Konkurrensverket åtar sig att erlägga betalning i enlighet med villkoren i Avtalet och till avtalat pris för utfört Uppdrag. FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 2015-05-21 Dnr 367/2015 21 (24) 6.14 Avbrytande av uppdrag Konkurrensverket har rätt att avbryta pågående Uppdrag när som helst under pågående Uppdrag. Leverantören ska då avveckla Uppdraget så fort som möjligt och till minsta möjliga kostnad. 6.15 Statistik och uppföljning Leverantören ska kostnadsfritt och på begäran av Konkurrensverket lämna statistik till Konkurrensverket. Statistiken ska innehålla uppdrag, tidpunkter samt kostnader. Statistiken skickas till Konkurrensverkets kontaktperson. 6.16 Uppföljning och kontroll De krav som ställts i denna upphandling kommer följas upp löpande under avtalsperioden. Leverantören ska under hela avtalstiden aktivt medverka till Konkurrensverkets uppföljning av Uppdraget och självmant påtala brister eller problem samt komma med lösningsförslag oavsett om Konkurrensverket uppmärksammat dem eller inte. 6.17 Ansvarig huvudkonsult Leverantören ska ha rätt att använda annan personal än huvudkonsulten efter Konkurrensverkets godkännande. För godkännande ska personens kompetens och erfarenhet motsvara huvudkonsultens. Om Konkurrensverket finner en konsult olämplig ska Leverantören skyndsamt erbjuda en ersättare. 6.18 Arbetsgivaransvar och underleverantörer Leverantören förbinder sig att under avtalsperioden fullgöra sina skyldigheter och rättigheter avseende socialförsäkringsavgifter och skatter. Leverantören har möjlighet att använda sig av underleverantörer efter godkännande av Konkurrensverket vid utförande av hela eller delar av Uppdragen. Kontakt med Konkurrensverket ska i första hand ske genom Leverantören. Underleverantörer har inte rätt att fakturera Konkurrensverket direkt. Leverantören ansvarar fullt ut för underleverantörs arbete så som för sitt eget. 6.19 Garanti Om Leverantören inte presenterar någon kandidat som Konkurrensverket finner lämplig att anställa ska Leverantören presentera nya kandidater utan kostnad. 6.20 Sekretess och tystnadsplikt Leverantören är skyldig att beakta de regler om sekretess- och tystnadsplikt som gäller enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) OSL. Leverantören är även skyldig att tillse att anställda, underleverantörer och andra som Leverantören svarar för inser vikten av och beaktar dessa regler och föreskrifter. FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 2015-05-21 Dnr 367/2015 22 (24) Leverantören får inte utan Konkurrensverkets medgivande röja uppgifter som Leverantören fått tillgång till eller upprättat vid utförandet av Uppdrag enligt detta Avtal. Leverantören får inte heller lämna ut handlingar som erhållits i samband med utförandet av Uppdrag till tredje man. Sekretess gäller även då Avtalet upphört att gälla. 6.21 Marknadsföring Leverantören äger inte rätt att använda Konkurrensverkets namn i marknadsföring eller annat offentligt sammanhang utan att i förväg ha inhämtat skriftligt medgivande från Konkurrensverket. 6.22 Försäkring Leverantören förbinder sig att under hela avtalstiden inneha giltig ansvarsförsäkring som minst uppgår till det belopp som är brukligt inom branschen. Leverantören är skyldig att på begäran från Konkurrensverket omedelbart visa upp skriftligt bevis på betalda försäkringsavgifter. 6.23 Ansvar 6.23.1 Dröjsmål med Uppdragets utförande Dröjsmål föreligger om hela eller delar av avropat Uppdrag inte levereras enligt överenskommelse mellan parterna och under förutsättning att detta inte beror på någon omständighet från Konkurrensverkets sida. 6.23.2 Fel i Uppdragets utförande Fel föreligger om resultatet avviker från vad som avtalats eller vad Konkurrensverket med hänsyn till detta Avtal har rätt att kräva. 6.23.3 Påföljder vid fel Vid dröjsmål eller fel som inte beror på något förhållande från Konkurrensverkets sida äger Konkurrensverket rätt att • Kräva att felet avhjälps eller att Uppdraget fullgörs på Leverantörens bekostnad. • Hålla inne betalningen. • Göra avdrag på priset i den utsträckning som motsvarar felet eller dröjsmålet. • Säga upp Avtalet. FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 2015-05-21 Dnr 367/2015 23 (24) 6.24 Uppsägning av Avtalet Konkurrensverket ska ha möjlighet att säga upp, hela eller delar av Avtalet med tre månaders uppsägningstid utan speciell anledning. Sägs Avtalet upp i förtid utan speciell anledning utgår ersättning till Leverantören för upparbetade kostnader och styrkta nödvändiga avvecklingskostnader. Uppsägning ska ske skriftligt för att vara giltig. Konkurrensverket har rätt att med omedelbar verkan säga upp Avtalet helt eller delvis utan kompensation om Leverantören efter Avtalets ingående gör sig skyldig till avtalsbrott genom att väsentligen brista i sina åtaganden enligt detta Avtal, Förfrågningsunderlaget eller annan handling eller överenskommelse som utgör del i Avtalet, om Leverantören trots att felet påtalats inte har vidtagit rättelse inom trettio (30) dagar. Oaktat att rättelse vidtas äger Konkurrensverket rätt att säga upp Avtalet för de fall Leverantören vid upprepade tillfällen väsentligen brister i sitt åtagande enligt detta Avtal, Förfrågningsunderlag eller annan handling eller överenskommelse som utgör del av Avtalet. Konkurrensverket har därutöver rätt att med omedelbar verkan säga upp Avtalet helt eller delvis om Leverantören försatts i, eller blivit föremål för ansökan om, konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, ackord eller tills vidare inställt sina betalningar eller erhållit näringsförbud. Detsamma gäller om Leverantören dömts för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, eller på annat sätt gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen eller inte fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter. Konkurrensverket har därutöver rätt att med omedelbar verkan säga upp Avtalet helt eller delvis om Leverantören före eller efter Avtalets ingående underlåtit att lämna uppgifter om Leverantören som är av väsentligt betydelse för Avtalets tillkomst och/eller dess fortsatta giltighet. Leverantören har rätt att med omedelbar verkan säga upp Avtalet helt eller delvis om Konkurrensverket efter Avtalets ingående gjort sig skyldig till avtalsbrott genom att brista i sina åtaganden enligt Avtal eller annan handling eller överenskommelse som utgör del i Avtalet mellan parterna, om Konkurrensverket trots att felet påtalats inte har vidtagit rättelse inom trettio (30) dagar. 6.25 Ansvarsbegränsning Leverantören är inte i något fall skyldig att ersätta Konkurrensverket för indirekt eller följdskada på grund av förlorad vinst, förlorad besparing eller förlorade intäkter, under förutsättning att skadan inte orsakats uppsåtligen eller av oaktsamhet. FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 2015-05-21 Dnr 367/2015 24 (24) 6.26 Force majeure Part befrias från sina åtaganden enligt detta Avtal om fullgörandet av det förhindras på grund av omständighet utanför parts kontroll, som skäligen inte hade kunnat förutses vid Avtalets tecknande och vars följder skäligen inte kunnat undvikas eller övervinnas. Omständigheter som räknas hit är krig, krigsliknande tillstånd, eldsvåda, myndighetsbeslut. Beror dröjsmålet på någon part anlitad för att helt eller delvis fullgöra åtagandena enligt Avtalet, är parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som parten har anlitat skulle vara fri enligt första stycket. Part som avser åberopa en sådan omständighet ska omedelbart skriftligen underrätta motparten om detta. Då åberopad omständighet upphör ska parten omedelbart återuppta sina skyldigheter enligt Avtalet. 6.27 Tvist Tvist på grund av detta Avtal ska i första hand lösas av parterna, i andra hand ska tvist avgöras i allmän domstol i enlighet med svensk lag. Den omständigheten att tvist hänskjutits till rättsligt avgörande berättigar i sig inte Leverantören att ensidigt avbryta Avtalet. Inte heller äger Konkurrensverket rätt att innehålla belopp som inte direkt omfattas av tvisten, eller underlåta att i övrigt fullgöra sina åligganden. 6.28 Överlåtelse och ändringar Part får inte utan den andra partens skriftliga medgivanden överlåta detta Avtal på annan fysisk eller juridisk person eller på andra sätt ändra eller göra tillägg till Avtalet. Ändringar av och tillägg till Avtalet är bindande endast om de är skriftliga och behörigen undertecknade av Parterna. 6.29 Avtalets undertecknande Avtalet har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna erhållit var sitt. Xxx Xxxx
© Copyright 2024