Slutrapport Mobila Ungdomsmottagningen
8 oktober 15 Ansvarig: Katarina Waller Slutrapport Mobila Ungdomsmottagningen VERSION 1.1 EXKL. BILAGOR Innehållsförteckning 1 Sammanfattning................................................................................................................. 3 2 Bakgrund ............................................................................................................................ 4 2.1 Projektorganisation ....................................................................................................... 4 2.2 Förutsättningar .............................................................................................................. 5 2.3 Syfte och mål ................................................................................................................ 6 2.4 Tillvägagångssätt .......................................................................................................... 6 2.5 Metoder för utvärdering ................................................................................................ 7 3 Måluppfyllelse .................................................................................................................... 7 3.1 Att bygga ut Mobil ungdomsmottagningsverksamhet i syfte att förbättra tillgängligheten i geografiska områden där ungdomsmottagningsverksamhet saknas ....... 7 3.2 Att öka besöksfrekvensen på ungdomsmottagning för ungdomar i målgruppen 12-23 på utvalda orter som idag saknar en sådan. ......................................................................... 8 3.3 Att hitta en modell för att bedriva ungdomsmottagningsverksamhet i mindre kommuner som fungerar mer tillfredsställande än filialverksamhet ................................ 10 3.4 Att, tills fungerande mottagningsverksamhet är i drift, bedriva verksamhet i intermittenta lokaler .......................................................................................................... 11 4 Ekonomi ............................................................................................................................ 12 5 Erfarenheter av projektarbetet ...................................................................................... 12 5.1 Förslag till förbättringar .............................................................................................. 12 5.2 Mobil ungdomsmottagning ......................................................................................... 15 6 Slutsatser .......................................................................................................................... 16 2 1 Sammanfattning Framgångsfaktorer: God förankring i ledning och verksamhet Hög grad av engagemang och stark drivkraft hos chefer och medarbetare att genomföra projektet Behov och önskemål med politisk förankring av ungdomsmottagning på vissa orter Att vara en rullande ”reklampelare” Medial uppmärksamhet Att tänka utanför boxen- att jobba kreativt Hög grad av delaktighet av medarbetare i processen vilket kan ge ökat medarbetarinflytande och engagemang Effektivt och målmedvetet utåtriktat arbete i skolor och fritidsgårdar Samverkan med skolor, socialtjänst och kommun. Utökade anslag med ekonomiskt tillskott från den fasta verksamheten Lärdomar: Klargöra projektledare och projektdeltagares roller avseende befogenheter och ansvar (i relation till styrgruppen). Det kan underlätta för att kunna fatta rätt beslut vid rätt tillfälle vilket ökar chanser för framgångsrikt resultat. Involvera alla intressenter från start Att driva projektet utifrån projektmodell för att säkerställa processen Kan upplevas splittrande att kombinera chef- och projektledarrollen Stora verksamhetsövergripande omorganisationer kan stoppa upp processen t ex genom personalbyte Vid öppnande av nya lokaler tillgodose att patientsäkerheten är god utifrån aspekter som tillräcklig ljudisolering. Tillfälliga lokaler kan ge mer jobb än upplevd nytta. Tydliggör först uppdraget och anställ därefter personal med rätt kompetens Tydliga ramar för teamet att jobba efter Kommunikatörskompetens stärker projektets genomslagskraft. Avsaknad av informationsmaterial som affischer och informationskort försvårar informationsspridning. Alla funktioner upplevs inte fungera optimalt på en liten begränsad yta. Vid tillfällen då fler än patienten och behandlaren ska vara i besöksrummet t ex anhöriga eller annat stöd är kan det vara svårt att få plats med fler sittplatser. Om besökaren är omfångsrik eller väldigt lång kan det vara behäftat med svårigheter för hen att få plats. Brits och undersökningsstol är inte heller dimensionerade för större personer. 3 Resultat: Ökning av besöksantal Nöjda patienter Övervägande delen av ungdomar i målgruppen på orterna har fått information om ungdomsmottagningen Vidare arbete: Utvärdera arbetssättet som ev. måste korrigeras framförallt inom det psykosociala området men även översyn av hur optimal användning av lastbilen kan uppnås genom t ex schemaändringar Se över möjligheter att köra till olika evenemang där många ungdomar samlas Se över samarbetet mellan Regionservice och Mobila ungdomsmottagningen Utvärdera behovet på olika orter i syfte att optimera måluppfyllelsen Tydligare patientmedverkan t ex i samband med val av uppställningsplats Undersöka hur ungdomars hälsa påverkas av närhet till en ungdomsmottagning 2 Bakgrund 2.1 PROJEKTORGANISATION Beställare Hälso- och sjukvårdsnämnden, Region Skåne. Beslut togs 130321 i Hälso- och sjukvårdsnämnden samt 130527 i Vårdproduktionsutskottet. Se bilaga 1. Projektledare Joakim Wollin, enhetschef, Skånevård Kryh Primärvården Mobila Ungdomsmottagningen /Trelleborg/Ystad/ Vellinge/ Projektgrupp Elisabeth Eliasson, barnmorska, Vellinge och Mobila ungdomsmottagningen Anna Hagander, barnmorska, Vellinge och Mobila ungdomsmottagningen Katarina Waller, barnmorska, Vellinge och Mobila ungdomsmottagningen Manuel Ek, sjuksköterska, Vellinge och Mobila ungdomsmottagningen Anna Båfält, kurator, Vellinge och Mobila ungdomsmottagningen Fianne Petersson, kurator, Vellinge och Mobila ungdomsmottagningen 4 Styrgrupp Karin Melander, divisionschef, Division Primärvård, Skånevård Kryh Elisabeth Liljerehn, verksamhetschef, Ungdomsmottagningarna Skåne, Division Primärvård, Skånevård Kryh Joakim Wollin, enhetschef, Ungdomsmottagningarna Trelleborg/Ystad/Vellinge/Mobila, Division Primärvård, Skånevård Kryh Bo Andersson, ekonom, Division Primärvård, Skånevård Kryh Ewa Persson, HR specialist, Division Primärvård Skånevård Kryh Johan Radix, kommunikatör, Division Primärvård, Skånevård Kryh (slutade före projektets avslut) 2.2 FÖRUTSÄTTNINGAR En ungdomsmottagning ska fungera som en lågtröskelverksamhet dit ungdomar ska känna sig välkomna oavsett orsak. I Region Skåne är målgruppen ungdomar i åldern 12-23 och bemanningen ska bestå av kurator och barnmorska samt tillgång läkare. Manlig sjuksköterska finns anställd på samtliga ungdomsmottagningar i Skåne. Målet med verksamheten är att stärka ungdomar i att hantera sin sexualitet och att förebygga fysisk och psykisk ohälsa samt att förebygga oönskade graviditeter och sexuellt överförbara sjukdomar.1 I Region Skånes undersökning om barns och ungdomars livsvillkor, levnadsvanor och hälsa framkommer att ungdomsmottagningen är ungdomars främsta val när det gäller vem de väljer att pratar med om sex, preventivmedel, sexuellt överförbara sjukdomar eller liknande frågor. Enligt denna undersökning väljer 42 % av pojkarna och 69 % av flickorna i gymnasiets åk 2 att vända sig till en ungdomsmottagning.2 Samma undersökning visar att ungdomars känsla av psykisk ohälsa ökar med åldern. I åk 2 på gymnasiet uppger 25 % av flickorna att de varje vecka känner sig nedstämda, oroliga eller ängsliga. Generellt har flickor fler psykiska besvär än pojkar i alla åldersgrupper. På orter utan underlag för ordinarie verksamhet har filialer bemannats av personal från ungdomsmottagningar i närmaste större stad. En genomlysning av filialverksamhet visade att dessa mottagningar inte fungerade tillfredsställande.3 Filialerna är sårbara och har svårt att uppfylla kriterier för bemanning på ungdomsmottagning. För att på bästa sätt kunna möta ungdomen och i fall det krävs bör en god kontakt vara etablerade mellan ungdomsmottagningen och socialtjänst, barn- och ungdomspsykatrin, vuxenpsykiatrin och skola för att samverka kring ungdomen. 1 Som målet beskrivs i rapport På väg till vuxenlivet, 2008, som beskriver UM Skånes basverksamhet. Folkhälsorapport. Barn och unga i Skåne 2012.- En undersökning om barn och ungdomars livsvillkor, levnadsvanor och hälsa. 3 Genomlysning av verksamheten vid UM Skånes filialmottagningar, 2009-2010. Marie-Louise Berséus 2 5 I syfte att öka tillgängligheten för ungdomar till en ungdomsmottagning beslutade Hälso- och sjukvårdsnämnden 130527 att ge ungdomsmottagningen Skåne (UM Skåne) utökat uppdrag för att starta en mobil verksamhet. Projekttiden var 2 år, 2013-2015. Tankar fanns då också att den mobila mottagningen skulle kunna användas på festivaler och idrottsevenemang. Då uppdraget var att öka den geografiska tillgängligheten beslöts att under produktionstiden för lastbilen öppna verksamhet i tillfälliga lokaler på orterna. 2.3 SYFTE OCH MÅL 2.3.1 Syfte Att rekrytera och bygga upp mobil ungdomsmottagningsverksamhet och vid fördröjande av uppbyggnad av densamma ska intermittent verksamhet bedrivas. 2.3.2 Mål Att bygga ut Mobil ungdomsmottagningsverksamhet i syfte att förbättra tillgängligheten i geografiska områden där ungdomsmottagningsverksamhet saknas. Att öka besöksfrekvensen på ungdomsmottagning för ungdomar i målgruppen 12-23 år på utvalda orter som idag saknar en sådan. Att, tills fungerande mottagningsverksamhet är i drift, bedriva verksamhet i intermittenta lokaler. Att hitta en modell för att bedriva ungdomsmottagningsverksamhet i mindre kommuner som fungerar mer tillfredsställande än filialverksamhet. 2.4 TILLVÄGAGÅNGSSÄTT Efter beslut av Hälso- och sjukvårdsnämnden i maj 2013 om ökat anslag för utbyggnad av ungdomsmottagningen gavs uppdraget för detta till Skånevård Kryh, Division Primärvården och Ungdomsmottagningarna i Skåne (UM Skåne). Verksamhetschef för UM Skåne gav enhetschefen för Trelleborg och Ystad uppdrag att tillsätta projektgrupp och utarbeta en projektplan vilken förtydligades senare under processen, se bilaga 2. Teamet som skulle bemanna Mobila ungdomsmottagningen anställdes i september 2013. Deras uppdrag var att utforma en mobil mottagning, omskapa filialen i Vellinge till fast verksamhet, öppna tillfälliga lokaler på orterna samt bedriva utåtriktad verksamhet på de orter där ungdomsmottagning skulle öppna. Kravspecifikation utformades av enhetschef för Mobila ungdomsmottagningen tillsammans med upphandlingsansvariga på koncernstaben. Upphandlingen vanns av Groth Kaross AB i Mönsterås. Kontrakt tecknades april 2014. Byggmöten, telefon- och mailkontakt med tillverkarna hölls kontinuerligt. Projektgruppen har varje vecka hållit projektmöten. Lastbilen blev färdig för drift i verksamhet i oktober 2014. 6 Skurup och Sjöbo utsågs att få ungdomsmottagning efter en granskning av socialstyrelsens abortstatistik då en korrelation eventuellt sågs mellan höga aborttal och avsaknad av ungdomsmottagning. I Sjöbo hade Ungdomsrådet och kommunpolitiker varit mycket aktiva i att påvisa behovet av en ungdomsmottagning. Svedala hade en filial som stängdes några år tidigare och ansågs geografiskt ligga inom rimligt avstånd från de två övriga orterna. Låg tillgängli ghet •Ökat anslag •Mobil verksamhet Mobila •Utåtriktad ungdoms verksamhet mottagni •Tillfälliga lokaler ngen Ökad tillgängli ghet •Lastbil •Utåtriktad verksamhet Figur 1. Process för ökad tillgänglighet till ungdomsmottagning. 2.5 METODER FÖR UTVÄRDERING Utvärdering av projektet har till syfte att undersöka resultat och effekter av projektet, lärandet i processen samt ge en ekonomisk redovisning. Besöksstatistik hämtas från Qlikview. Enkäter har delats ut till patienter under en två veckors period för att undersöka upplevelsen av lokalens beskaffenhet samt annan enkät om upplevelsen av besöket på Mobila ungdomsmottagningen. Denna undersökning utförs på årlig basis på samtliga ungdomsmottagningar i UM Skåne för att undersöka patienters upplevelse av att besöka en ungdomsmottagning.4 För att ta till vara lärandet i processen har chefer och personal intervjuats om deras upplevelse av projektet, se bilaga 3. En ekonomisk redovisning har erhållits från ekonom i Division Primärvård, Skånevård Kryh. 3 Måluppfyllelse Måluppfyllelsen beskrivs utifrån målen uppsatta i projektplanen se bilaga 2. 3.1 ATT BYGGA UT MOBIL UNGDOMSMOTTAGNINGSVERKSAMHET I SYFTE ATT FÖRBÄTTRA TILLGÄNGLIGHETEN I GEOGRAFISKA OMRÅDEN DÄR UNGDOMSMOTTAGNINGSVERKSAMHET SAKNAS Tillgängligheten påverkas av flera faktorer, att finnas fysiskt på plats är en del. Andra delar som påverkar är bl. a öppettider, anpassning till funktionshindrade, telefontillgänglighet och 4 Resultat från denna enkät är i skrivandes stund inte sammanställd 7 placering av mottagningen. En del av tillgängligheten ökar genom att öppna en mottagning på orter som saknar ungdomsmottagning men att endast utgå från det ger inte en komplett bild av tillgängligheten. Ungdomar uttrycker önskemål om ändrade öppettider och andra uppställningsplatser men särskilt saknas tillgänglighet för ungdomar med vissa funktionsnedsättningar då det t ex inte går att komma in med rullstol. Att skapa en mobil mottagning innebär i sig begränsad tillgänglighet under perioder då fordonet ska servas, lagas eller inte kan vara i drift av andra orsaker. Den Mobila ungdomsmottagningen är uppställd en dag/vecka/ort: tisdag- Skurup, onsdagSjöbo och torsdag- Svedala, ingen kvällsmottagning erbjuds på någon av orterna. Besökssiffrorna visar att det finns behov av att åtminstone i Skurup och Sjöbo ha en ungdomsmottagning. Det finns för närvarande ingen möjlighet att ta emot ungdomar som tar sig fram med hjälp av rullstol. Sjöbo och Skurup ansågs vara i behov av ungdomsmottagning då man kunde se en koppling mellan hög abortfrekvens och låg tillgänglighet till ungdomsmottagning. Från och med mars -15 tar mottagningen emot ungdomar i Höganäs och bemannas av personal från Helsingborg. Vidare arbete: Att undersöka hur tillgängligheten för ungdomar med vissa funktionshinder kan ökas Att undersöka via statistik och andra tillgängliga data vilka orter som är i behov av mobil ungdomsmottagningsverksamhet. Att undersöka hur tillgängligheten kan påverkas genom ändrade öppettider. Att utarbeta en rutin för att säkerställa tillgängligheten vid driftstopp av lastbilen Att undersöka möjligheten till ökad patientmedverkan vid t ex val av uppställningsplats Hur påverkar det ungdomars hälsa att ha god tillgänglighet till ungdomsmottagning? 3.2 ATT ÖKA BESÖKSFREKVENSEN PÅ UNGDOMSMOTTAGNING FÖR UNGDOMAR I MÅLGRUPPEN 12-23 I UTVALDA ORTER SOM IDAG SAKNAR EN SÅDAN. Mobila ungdomsmottagningen öppnade i november 2013 i tillfälliga lokaler. I oktober 2014 började mottagningen i den specialbyggda lastbilen. Ökning av besök kan ses på orter där Mobila ungdomsmottagningen har etablerat sig men besök har ökat även på andra ungdomsmottagningar. Antalet besök som genomfördes av ungdomar folkbokförda i utvalda orter ökade generellt, se figur 1. Dessa ungdomar gjorde 3585 besök på någon ungdomsmottagning vilket är en ökning med 27 % jämfört med 2013. Av besöken 2014 utfördes 21 % på den Mobila ungdomsmottagningen. Den mest blygsamma ökningen kan ses i Svedala, se tabell 1. Mer utförlig beskrivning, se bilaga 4. 8 900 800 700 600 500 2013 400 2014 300 200 100 0 Skurup Sjöbo Svedala Figur 1. Antal besök på ungdomsmottagning utifrån var ungdomen är folkbokförd Ort 2013 2014 Ökning Procentuell ökning Andel Mobila Skurup 491 667 +176 35 % 25 % Sjöbo 315 572 +257 81 % 35 % Svedala 822 827 +5 0,61 % 10 % Totalt 1628 2066 +438 27 % 21 % Tabell 1. Jämförelse mellan 2013-2014 i besöksfrekvens på de utvalda orterna, samt hur stor andel av ungdomarna som besökte Mobila ungdomsmottagningen Vidare arbete: Undersöka om det finns orter med större behov av en Mobil ungdomsmottagning. 9 Undersöka möjligheter till att ytterligare öka antalet besök på den Mobila ungdomsmottagningen 3.3 ATT HITTA EN MODELL FÖR ATT BEDRIVA UNGDOMSMOTTAGNINGSVERKSAMHET I MINDRE KOMMUNER SOM FUNGERAR MER TILLFREDSSTÄLLANDE ÄN FILIALVERKSAMHET Att skapa ett team som bemannar en mobil mottagning till skillnad från bemanning av filialer kan vara ett sätt att öka möjligheterna till en väl fungerande mottagning. Teamet är ett arbetslag där personalen är anställda i teamet och byts inte ut enligt särskilt schema från en modermottagning. Det kan öka chanserna att ha en öppen mottagning även vid frånvaro av personal t ex sjukfrånvaro, semester, utbildning eller dyl. Vid filialverksamhet bemannas filialerna med personal från annan ungdomsmottagning och vid frånvaro av personal finns en tendens till att prioritera den egna fasta verksamheten. Kontinuitet av personal kan ge en trygghet för ungdomarna. Filialer bemannas av olika personal enligt schema. Lastbil kan vara en lösning på problem med lokaler som kan vara ett bekymmer vid filialverksamhet. Den är solitär, anpassad till verksamheten och i viss mån flexibel. Personal behöver inte flytta på saker mellan olika mottagningar. Den skapar en slags kontinuitet för personal genom att arbetsplatsen är densamma trots att lokalisationen varierar. Ett mobilt team bör i viss mån vara överbemannat för att minska risken för sårbarhet vid frånvaro. Besökarna är överlag positiva till ungdomsmottagning i lastbil. Se figur 2 samt bilaga 5 Många kan tänka sig att rekommendera besök på Mobila ungdomsmottagningen i lastbil. Se figur 3 samt bilaga 5. Frontdesk bemannas av chauffören vilket gör att besökarna möts av någon när de kliver på. Det kräver ett visst mått av logistik och planering för att mottagningen ska fungera optimalt schematekniskt, bemanning av följebil samt bemanning på mottagningen. Särskilda rutiner är utarbetade för detta. Lastbilen upplevs som för liten att ha som utgångspunkt för det dagliga arbetet då teamet är fler i antal än vad mottagningen är dimensionerad för. Extra investering i form av följebil är nödvändig för bl. a påfyllning av material, frakt av laboratorieprover och transport av medarbetare från fast verksamhet till mobil mottagning. IT funktioner kan påverkas och alternativa lösningar som 4G stickor kan vara nödvändiga för att datasystem ska fungera. På uppställningsplatser som saknar tillgång till el behöver lastbilen drivas av generator. Generatorn kan ge obehag i form av störande ljud och dieselångor. En fast mottagning i lokal är nödvändig för lagerhållning och posthantering 10 Lastbil ger en förhållandevis liten yta att bedriva mottagning på. Vidare arbete: Finns andra lösningar än lastbil t ex trailer som har större yta Undersöka möjligheten att förändra vissa arbetssätt framförallt inom det psykosociala området för att bättre passa en Mobil verksamhet. Arbeta fram en arbetsmodell som bättre fungerar för bemanning av Mobila mottagningen och mottagningen i Vellinge och utåtriktat arbete. Hur tycker du lastbilen fungerar som ungdomsmottagning? 11% 0 0 Oerhört bra 20% Mycket bra Ganska bra Inte särskilt bra 69% Inte alls bra Figur 2. Svar på fråga i enkät angående funktionerna i lastbilen. Hur sannolikt är det att du skulle rekommendera Mobila ungdomsmottagningen till någon? 00 Oerhört sannolikt 19% Mycket sannolikt 31% Ganska sannolikt Lite sannolikt 50% Inte alls sannolikt Figur 3. Svar på fråga i enkät huruvida mottagningen kan rekommenderas till andra 3.4 ATT, TILLS FUNGERANDE MOTTAGNINGSVERKSAMHET ÄR I DRIFT, BEDRIVA VERKSAMHET I INTERMITTENTA LOKALER 11 Tillfälliga intermittenta lokaler hyrdes på orterna. Inflyttning skedde hösten 2013 och mottagningarna öppnade för patienter 1/11-13. För att informera målgruppen om att en ungdomsmottagning nu fanns på orten utfördes utåtriktat arbete på samtliga skolor med elever i målgruppen under höst och vinter 13/14. Information gavs i form av så kallade blänkare- 10 min/klass. En kondom, ett UMO-kort och ett info kort delades ut till varje elev. Mobila teamet träffade på detta sätt 1700 elever. Det upplevdes vara mycket jobb för personalen i Mobila teamet att inventera möbelförråd, möblera och ställa i ordning de tillfälliga lokalerna. En lokal fick stängas i förtid då den inte höll måttet för ljudgenomsläpp mellan rummen. Utflytt från tillfälliga lokaler skedde i augusti -14. Leverans av lastbil blev försenad och detta gav ett ”glapp” i mottagningsverksamheten på ca 2 månader. Besöksfrekvensen ökade under tiden de tillfälliga lokalerna var i drift. I enkätundersökning uppfattar många respondenter att lokalen är av mindre betydelse 4 Ekonomi Det finns svårigheter att särskilja de olika ekonomiska posterna då den mobila ungdomsmottagningen inte enbart innefattar lastbilen och kostnader kopplade till den utan även fast verksamhet i lokal i Vellinge. Det utökade anslaget omfattade 8 miljoner för projekttiden på två år (4 miljoner/år). Under projekttiden uppenbarades att dessa 4 miljoner/år inte skulle täcka samtliga utgifter och fasta verksamheten (UM Skåne) fick ge ett ekonomiskt tillskott. Lastbilen är i drift med Mobila ungdomsmottagningen tre dagar/vecka och en dag/vecka i Höganäs fr om mars 2015. Den kostar oavsett om den är i drift eller inte. Det budgeteras för 5 ½ miljon/år då samtliga kostnader (bortsett personalkostnader i Höganäs) tillfaller Mobila ungdomsmottagningen. Även då lastbilen i dagsläget inte kan påstås ha ekonomiska vinster så i ett längre perspektiv kan det mycket väl utveckla sig till att bli ekonomiskt fördelaktigt. Teamet är mindre sårbart vid frånvaro och lokalen (lastbilen) är bättre anpassad till verksamheten jämfört med filialer. Chanserna ökar att ge ungdomarna den vård och behandling de söker för eller behöver när mottagningen håller öppet enligt överenskommet. Detta kan ge förtreoende och tillit för ungdomsmottagningen vilket kan göra att ungdomarna gör besök i högre utsträckning och sprider goda rykten. Långsiktigt arbete behövs för att ge stabilitet i ekonomin. Vidare arbete: Att undersöka hur användningen av lastbilen kan optimeras 5 Erfarenheter av projektarbetet 5.1 FÖRSLAG TILL FÖRBÄTTRINGAR Projektorganisation 12 När projektet Mobila ungdomsmottagningen påbörjades såg strukturen annorlunda ut än vad som senare blev fallet. Då en stor omorganisation genomfördes inom Region Skåne under projektet ändrades bemanning av ursprunglig projektgrupp och styrgrupp. En del funktioner ersattes inte vilket kan ha påverkat projektets progress och utfall. Det fanns sparsam erfarenhet av liknande projekt vilket gjorde att man provade sig fram. Den projektgrupp som genomförde projektet bestod enbart av personer med vårdande profession som kom att utgöra teamet i Mobila ungdomsmottagningen. Detta mobila team hade som uppgift att utforma fordonet som skulle innehålla en ungdomsmottagning, att omforma filialen i Vellinge till permanent verksamhet samt utföra utåtriktat arbete på de orter som skulle komma att få en ungdomsmottagning. Projektledaren för projektet var även enhetschef för ungdomsmottagningarna i Trelleborg och Ystad men även för Mobila och Vellinge. Basen för Mobila teamet var på mottagningen i Vellinge. Dessa lokaler var underdimensionerade för denna utökade verksamhet vilket ledde till att projektledaren inte hade någon arbetsplats vid projektgruppen. Möten hölls veckovis, däremellan hade teamet och projektledare mail- eller telefonkontakt. Under produktionstiden av lastbilen blev det svårt att ha en kommunikationsväg som var tillfredsställande. Det saknades ”en väg in” för lastbilstillverkaren som många gånger behövde svar på sina frågor inom kort tid för att kunna undvika produktionsstopp. Teamet besvarade frågor av olika tillverkningstekniska karaktärer vilket de kände de saknade kompetens för. Projektledaren saknades för att strukturera arbetet och delegera uppgifter. När projektledare har dubbla roller kan det upplevas som splittrande och det kan vara svårt att räcka till för alla mottagningar. Det är långa geografiska avstånd mellan mottagningarna. Förbättringsförslag: En annorlunda projektorganisation där representanter finns från t ex Regionservice transport- och fastighetsavdelningar, IT, HR, kommunikationsavdelning, arkitekter och verksamheten. Detta kan ge en mer välriktad progress och risk för förseningar och felaktiga beslut minimeras. ”Rätt kompetens på rätt plats”, personal från verksamheten kan konsulteras vid utformning av besöksrummen, Regionservice kan utformningen av lastbil, IT kan lösningar för datasystem osv. Det är dock viktigt att alla är delaktiga från projektstart men eventuellt i varierande utsträckning. Projektledare som är frikopplad från övriga uppdrag och då kan ges ökade möjligheter att ha översyn och styra projektet och den interna och externa kommunikationen. Att anställa personalen som skulle bemanna det Mobila teamet i ett senare skede och inte öppna tillfälliga lokaler som upplevts har gett mycket merarbete. Att anställa personalen vars uppdrag var att omorganisera mottagningen i Vellinge från filial till permanent verksamhet och fungera som konsultgrupp till projektgruppen. 13 Intern kommunikation Den interna kommunikationen mellan projektledare och team har företrädelsevis skett per mail eller telefon. Detta kan skapa frustration och missuppfattningar i båda riktningar. Fysiska teammöten på veckovis basis har utgjort öga mot öga kommunikation. Känslan i teamet har varit att mycket har hopat sig till detta tillfälle i veckan vilket har resulterat i att mötet trots att tid avsatts under en förmiddag, inte varit tillräckligt för att behandla viktiga frågeställningar. Det har funnits vissa problem i kommunikationen med övriga interna aktörer som Regionservice och kommunikationsavdelning. Det kan eventuellt bero på förbisedd förankring i övriga stöd- och servicefunktioner inom Regionen men även på den stora omorganisation av förvaltningarna som genomfördes vid tiden för projektstart. Förbättringsförslag Projektledare som bereds tid och plats med projektgruppen. Tydligare förankring bland andra aktörer inom Regionen som är nödvändiga att engagera i ett nybyggnadsprojekt. Extern kommunikation Kommunikationen med ungdomar i målgruppen och externa intressenter som kommun och skola har skett genom utåtriktad verksamhet. Det Mobila teamet har gjort studiebesök i skolor för att berätta om verksamheten. Informationsmaterial har varit svårt att få distribuerat i samband med att den utåtriktade verksamheten påbörjades. Utåtriktat arbete utfördes före lastbilen var i drift men även sen lastbilen börjat rulla. Nyhetsbrev från Mobila ungdomsmottagningen har skickats till bl. a skolor, barnmorskemottagningar, vårdcentraler och kommuner med information om verksamhetens aktiviteter och framskridande. Ansvariga finns i teamet för att schemalägga och fördela denna verksamhet. Kommunikationen med entreprenören tillika lastbilsproducenten har skett med olika personer. Det har funnits svårigheter att få en tillfredsställande kommunikationsgång som skulle kunna optimera besluten och progressen. Projektet har fått stor medial uppmärksamhet och har utrymme i både lokalpress och riksnyheter. Förbättringsförslag Att avvakta med utåtriktat arbete tills de tillfälliga lokalerna var färdiga för drift alternativt tills den mobila mottagningen var i drift. Att tillgodose behovet av informationsmaterial 14 Att frigöra tid och plats för projektledaren med projektgruppen för att tillgodose tillfredsställande kommunikation med lastbilsproducenten. 5.2 MOBIL UNGDOMSMOTTAGNING 5.2.1 Den dagliga verksamheten Dagligen hämtas lastbilen av chauffören på Scania i Lund. Utskjutet som har varit utfällt under natten för att göra lastbilen tillgänglig för städpersonal fälls in. Chauffören kör lastbilen till den ort som är aktuell för dagen. När lastbilen står parkerad ska den ställas in att vara i nivå så rak som möjligt. Utskjutet fälls ut, trappor monteras och sen är det möjligt att gå in. Skjutväggar förankras, möbler placeras ut och IT systemet aktiveras. Detta ombesörjs av chauffören. När teamet anländer är lastbilen förberedd så arbetsdagen kan börja. En del av teamet har hämtat följebilen i Vellinge och fyllt på med material som behövs i lastbilen och kör till den aktuella orten. Mottagningsverksamheten startar kl 08.00 då är det möjligt att komma in och hämta kondomer, första bokningsbara tid är kl. 08.30. Under dagen är det tidsbokad mottagning för samtliga personalkategorier. Ungdomar kan komma in och hämta kondomer under dagen och boka tid. För övrigt finns ingen mottagning för drop-in besök. Samtliga personal utgår från lastbilen och de som har utåtriktad verksamhet inbokad kör följebilen dit de ska. Efter arbetsdagens slut lastsäkrar chauffören samtliga möbler, skåp och förankrar väggar för att sen skjuta in utskjutet igen. 5.2.2 Lastbilen Lastbilen är ca 35 kvm se bilaga 6. Den innehåller tre besöksrum; ett barnmorskerum, ett samtalsrum för kuratorer och ett rum för sjuksköterskebesök. Vidare finns ett väntrum, två toaletter, en reception och ett personalrum. En ingång är för patienter och en annan för personal. Reception och personalrum avgränsas med vikväggar. Lastbilen har ett utskjut som fälls ut från ena långsidan. Chaufför från Regionservice ombesörjer att köra ut lastbilen till orten samt iordningsställa den inför dagens arbete. Responsen från besökare är övervägande positiv; bl. a att den upplevs större än förväntat, att det är häftigt och annorlunda. Det har funnits en del inkörningsproblem som har påverkat driften i varierande grad. Dessa åtgärdas fortlöpande av Regionservice och Scania men även hos tillverkaren, Groth Kaross AB när det är nödvändigt. 15 6 Slutsatser Att skapa något nytt, att vara med i en innovativ process kan skapa engagemang och arbetsglädje. Det finns ett behov av ungdomsmottagning som en mobil mottagning kan tillgodose. Involvera alla intressenter från start för bästa resultat Projektet bör drivas utifrån projektmodell för att säkerställa processen. Rätt kompetens på rätt plats minimerar risken för fel beslut. Klargöra projektledare och projektdeltagares roller avseende befogenheter och ansvar. En mobil mottagning kan marknadsföra varumärket Region Skåne med positiv klang- att göra skillnad varje dag 16
© Copyright 2024