Chefios Kartläggning, förändringsarbete och resultat

Chefios
Kartläggning, förändringsarbete
och resultat
Hans Lindgren projektledare
Nyttiggörandeprojektet
Chefios.gu.se
INSTITUTIONEN FÖR SOCIOLOGI OCH ARBETSVETENSKAP NYTTIGGÖRANDEPROJEKTET
Hur arbetade organisationerna – förändringsarbeten med
skilda utfall
• Ett antal exempel på kartläggningsresultat
• Jämförelse av förändringsprocesser
• En idé om Gynnsamma förutsättningar för förändringsarbete
INSTITUTIONEN FÖR SOCIOLOGI OCH ARBETSVETENSKAP NYTTIGGÖRANDEPROJEKTET
Grundförutsättningar för förändringsarbete
• Handlingsutrymme för organisationen och för dess chefer
– Goda och konstruktiva relationer till makten (politiker och högre
tjänstemän)
– Att antalet medarbetare per chef ger utrymme för insatser för
organisationens bästa
INSTITUTIONEN FÖR SOCIOLOGI OCH ARBETSVETENSKAP NYTTIGGÖRANDEPROJEKTET
Antalet medarbetare per chef Chefios 2011
och SU Område 3 2013 *
Äldreomsorg
Funktionshinderverksamhet
Förskola/skola
Gymnasieskola
Teknisk förvaltning
Område 3 2013
0
10
20
30
40
• Värdena gäller 1:a och
2:a linjens chefer
INSTITUTIONEN FÖR SOCIOLOGI OCH ARBETSVETENSKAP NYTTIGGÖRANDEPROJEKTET
50
Tidplan över Nyttiggörandeprojektet Område 3, Sahlgrenska
ARIA
Klusterbild
Enkät
fördjupning
M-TAM
Uppföljn.
Återkopplin
gKartläggnin
g
ORGA
intervjuer
Enkät
Uppföljn
.
Avslutande
arbetsmöte
Arbete med handlingsplaner i ledningsgrupperna under ett år
Kartläggning
April- juni
Verkaenkät
OCAP, CSP
M-TAM enkät
LG kapabilitet
Processtöd inför och under genomförandet
1 april
Augusti
Start
Återkoppling
Augusti
2014
INSTITUTIONEN FÖR SOCIOLOGI OCH ARBETSVETENSKAP NYTTIGGÖRANDEPROJEKTET
De fyra verktygen
INSTITUTIONEN FÖR SOCIOLOGI OCH
ARBETSVETENSKAP
ARIA
Chefens perspektiv
Processtöd
ORGA
INSTITUTIONEN FÖR SOCIOLOGI OCH ARBETSVETENSKAP NYTTIGGÖRANDEPROJEKTET
Några resultat Enkäten
CHEFiOS Borås nov 2011 n= 83
Lundby 2012, n = 80
14%
18%
2%
4%
8%
25%
19%
15%
11%
17%
18%
4%
11%
15%
10%
9%
9%
PoNF 2013, N = 22
Sahlgrenska Område 3, n=57
27%
18%
7% 7%
16%
3%
5%
64%
9%
CHEFiOS Bas, 2009
12%
9%
16%
17%
11%
14%
10%
12%
7%
23%
CHEFiOS Bas, 2011
14%
15%
21%
16%
14%
14%
10%
INSTITUTIONEN FÖR SOCIOLOGI OCH ARBETSVETENSKAP NYTTIGGÖRANDEPROJEKTET
Illegitima arbetsuppgifter
Gör en uppskattning av hur stor del av din arbetstid som du ägnar åt
ovan nämnda arbetsuppgifter, dvs som du utför och som du på något
sätt anser ”onödiga”
Ill tasks
Alla Chefios 2011
Lundby Utbildning
2013
Område 3 SU 2013
%
0
10
20
30
40
50
60
70
INSTITUTIONEN FÖR SOCIOLOGI OCH ARBETSVETENSKAP NYTTIGGÖRANDEPROJEKTET
De fyra verktygen
INSTITUTIONEN FÖR SOCIOLOGI OCH
ARBETSVETENSKAP
ARIA
Chefens perspektiv
Processtöd
ORGA
INSTITUTIONEN FÖR SOCIOLOGI OCH ARBETSVETENSKAP NYTTIGGÖRANDEPROJEKTET
Strategiska
rummet
Generalister
Översätta
Dämpa stötar
Stötta, Prioritera
Balansera mål - medel
Nu - morgondags
och verksamhetsorientering
Professioner
Aktiviteter
Erfarenheter
Då – Nu och aktivitets
orientering
Specialister
Ramar, riktlinjer planer, visioner
Framtids – och
omvärldsorientering
Linjechefen
När kunskap och förståelse
för varandras uppgifter och
perspektiv saknas
uppstår olika handlingslogiker,
missförstånd och tillitsbrist
Operativa
rummet
ANNIKA HÄRENSTAM
INSTITUTIONEN FÖR SOCIOLOGI OCH ARBETSVETENSKAP NYTTIGGÖRANDEPROJEKTET
Den avskurna organisationen.
INSTITUTIONEN FÖR SOCIOLOGI OCH ARBETSVETENSKAP NYTTIGGÖRANDEPROJEKTET
Den separerade organisationen.
INSTITUTIONEN FÖR SOCIOLOGI OCH ARBETSVETENSKAP NYTTIGGÖRANDEPROJEKTET
Den nätverkande organisationen.
INSTITUTIONEN FÖR SOCIOLOGI OCH ARBETSVETENSKAP NYTTIGGÖRANDEPROJEKTET
Förutsättningar för gemensamma
referensramar i Område 3 SU
• Omfattande och åtgärdsinriktat kommunikationsflöde ger litet utrymme för
dialog kring strategiska gemensamma frågor
• Bristande dialog om chefskapets ramar och inriktning leder till autonoma
uttolkningar av chefsuppdraget.
• Skilda och olika starka professioner vars hållning tenderar att dra isär
organisationen
• LG/Chefsmöten arena med i flera fall bristande funktionalitet.
• Det finns en stark resurs i form av samlad solid chefserfarenhet med god
uppfattning om vad som ryms inom uppdraget. Medel år som chef 8,5.
INSTITUTIONEN FÖR SOCIOLOGI OCH ARBETSVETENSKAP NYTTIGGÖRANDEPROJEKTET
De fyra verktygen
INSTITUTIONEN FÖR SOCIOLOGI OCH
ARBETSVETENSKAP
ARIA
Chefens perspektiv
Processtöd
ORGA
INSTITUTIONEN FÖR SOCIOLOGI OCH ARBETSVETENSKAP NYTTIGGÖRANDEPROJEKTET
Sammanfattning av ARIA analys av rektorers
arbetsinnehåll och konsekvenser
• Det är oklart när arbetsgivaren/organisationen anser att
arbetet är tillräckligt bra och nått en acceptabel kvalitet
• Det finns flera arbetsuppgifter som inte blir klara i tid, där
rektor får eller riskerar att få påpekanden
• Det krävs sannolikt långvarigt och påtagligt övertidsarbete
för att klara av att nå målen i arbetsåtagandet
• Det finns påtagliga risker för att rektors nuvarande
arbetsförhållanden på sikt leder till ohälsa
INSTITUTIONEN FÖR SOCIOLOGI OCH ARBETSVETENSKAP NYTTIGGÖRANDEPROJEKTET
ARIA Bedömning av
hinder kontra resurser
Enligt vår bedömning uppfylls kriterierna för hinder i arbetet genom:
• Att ett ensamt ledarskap inte är hållbart på sikt, utan kan leda till ohälsa eller att
cheferna helt enkelt slutar.
• Att vårdenhets/enhetscheferna har svårighet att leva upp till god kvalitet på grund
av oklara mål, målkonflikter och brister i uppföljning av kvalitetsmått.
• Att ständiga nyrekryteringar och svårigheter att finna rätt kompetens får
konsekvenser för vårdkvalitén.
• Att bristande resurser avseende lokaler, material, administrativt stöd eller
fungerande IT-system får konsekvenser för verksamheten.
• Att många vårdenhets/enhetschefer löser konflikten mellan budget,
rekryteringsproblem, god arbetsmiljö och god kvalitet i vården genom ett relativt
stort uttag av extra arbetstid.
INSTITUTIONEN FÖR SOCIOLOGI OCH ARBETSVETENSKAP NYTTIGGÖRANDEPROJEKTET
INSTITUTIONEN FÖR SOCIOLOGI OCH
ARBETSVETENSKAP
Goda grundförutsättningar för förändringsarbete
• Handlingsutrymme för organisationen och för dess chefer
– Goda och konstruktiva relationer till makten (politiker och högre
tjänstemän)
– Att antalet medarbetare per chef ger utrymme för insatser för
organisationens bästa
• Arbete utefter modellen Gynnsamma förutsättningar
INSTITUTIONEN FÖR SOCIOLOGI OCH ARBETSVETENSKAP NYTTIGGÖRANDEPROJEKTET
De fyra verktygen
INSTITUTIONEN FÖR SOCIOLOGI OCH
ARBETSVETENSKAP
ARIA
Chefens perspektiv
Processtöd
ORGA
INSTITUTIONEN FÖR SOCIOLOGI OCH ARBETSVETENSKAP NYTTIGGÖRANDEPROJEKTET
Gynnsamma förutsättningar för förändringsarbete
Bridging
Förankring
och
legitimitet
Spridning
Lokal
Projekt
Ledare
Pedagogisk
redovisning
av kartläggn.
Handlingsplaner och
handlingar
Omvärld
Brett processägande
Processtöd
Omfattande förändringsarbete består av komplexa, cirkulära samband
Resultatet växer fram ur förutsättningars samverkan – kan inte definieras på förhand
Processen kan inte detaljstyras - enbart faciliteras
INSTITUTIONEN FÖR SOCIOLOGI OCH ARBETSVETENSKAP NYTTIGGÖRANDEPROJEKTET
Lyckade och misslyckade förändringsprocesser
A1
Tech
A2
Care
A3
Tech
B1
Care
B2
Edu
B3
Care
Förankring
legitimitet
Pedagogisk
redovisning
Lokal Projekt
Ledare
Brett process
ägande
Bridging
Process
stöd
Handlings
planer
Spridn
Omvärld
INSTITUTIONEN FÖR SOCIOLOGI OCH ARBETSVETENSKAP NYTTIGGÖRANDEPROJEKTET
Classification of success or failure of the
intervention according to pre-defined
criteria
A1 (Tech)
A2 (Care)
A3 (Tech)
B1 (Care)
B2 (Edu)
B3 (Care)
Action
plan
Achieve
goals in
action
plan
Changes in
accordance
with norms of
healthy org.
Constructive
change
process
(process eval.)
Organisational Classification
learning (Self- of successful
& processintervention
evaluation)
Yes
Yes
Yes
Yes
Yes
Yes
Yes
Yes
Yes
No
Yes
Yes/No
Yes
Yes
Yes
No
No
Yes/No
Yes
Yes
Yes
No
No
Yes/No
Yes
Yes
No
No
No
Yes/No
Yes
Yes
Yes
No
No
No
INSTITUTIONEN FÖR SOCIOLOGI OCH ARBETSVETENSKAP NYTTIGGÖRANDEPROJEKTET
INSTITUTIONEN FÖR SOCIOLOGI OCH
ARBETSVETENSKAP
Effekter av Chefios-interventionen
• De med en gynnsam utvecklingsprocess hade relativt:
– Färre medarbetare per chef, bättre stödjande organisatoriska strukturer,
bättre organisatoriska förutsättningar att prestera, större önskan om
annat arbete eller arbetsplats
– Mindre resursproblem, logikkonflikter, arbetshinder, bedömt antal
chefsnivåer, andel tid med onödiga arbetsuppgifter överbelastning och
stressymptom
• De med en ogynnsam utvecklingsprocess hade relativt:
– Ökade resursproblem, organisatoriska styrningsbrister, oskäliga
arbetsuppgifter och överbelastning
– Minskat stöd från kollegor, stödjande organisatoriska strukturer,
organisatoriska förutsättningar att prestera och accepterande strategi
INSTITUTIONEN FÖR SOCIOLOGI OCH ARBETSVETENSKAP NYTTIGGÖRANDEPROJEKTET
Resultat av förändringsarbetet Område 3 SU
• Efter ett år är handlingsplaner framtagna men inte genomförda.
• Mkt bra diskussioner i flertalet ledningsgrupper.
• Dessvärre drunknar arbetet med att utveckla
organisationen i hanterandet av vardagens frågor.
• Återmätningen flyttas tills handlingsplaner genomförts
INSTITUTIONEN FÖR SOCIOLOGI OCH ARBETSVETENSKAP NYTTIGGÖRANDEPROJEKTET
Jämförelse av arbetsprocessen PoNF och Område 3 SU
PoNF 1 år
Område 3 1 år
Förankring/legiti
mitet
Presentation
Lokal
projektledare/HR
Brett
processägande
Bridging
Processtöd
Handlingsplaner
Spridning
INSTITUTIONEN FÖR SOCIOLOGI OCH ARBETSVETENSKAP NYTTIGGÖRANDEPROJEKTET