EA-handboken - Internwebben
Ekonomihandboken Uppdaterad 2015-07-27 Har du synpunkter och förslag på hur ekonomihandboken kan förbättras? E-maila: [email protected] INNEHÅLLSFÖRTECKNING Inledning ...................................................................................................................................................................... 1 Centrala begrepp .......................................................................................................................................................... 5 Bokföringsskyldighet ........................................................................................................................................... 5 Årsredovisning ..................................................................................................................................................... 5 Redovisningsplan ................................................................................................................................................. 6 Kontoplanen ......................................................................................................................................................... 9 Verksamhetsgrenar ............................................................................................................................................... 9 Projekt .................................................................................................................................................................. 9 Värdering............................................................................................................................................................ 10 Kapitalförändring ............................................................................................................................................... 11 Motparter ............................................................................................................................................................ 11 Mutor och bestickning ........................................................................................................................................ 14 1 Tillgångar ................................................................................................................................................................ 15 1.1 Anläggningstillgångar .................................................................................................................... 15 1.1.1 När ska en tillgång redovisas? ................................................................................................................... 15 1.1.2 Immateriella anläggningstillgångar ........................................................................................................... 16 1.1.3 Materiella anläggningstillgångar ............................................................................................................... 18 1.1.4 Kontering och attest ................................................................................................................................... 22 1.1.5 Inventarie- och anläggningsregister........................................................................................................... 22 1.1.6 Avskrivningar ............................................................................................................................................ 25 1.1.7 Lånefinansiering ........................................................................................................................................ 26 1.1.8 Fysisk inventering ..................................................................................................................................... 26 1.1.9 Transaktioner med anläggningar ............................................................................................................... 28 1.2 Finansiella anläggningstillgångar ................................................................................................. 34 1.3 Fordringar....................................................................................................................................... 34 1.3.1 Kundfordringar .......................................................................................................................................... 35 1.3.2 Fordringar hos andra myndigheter ............................................................................................................ 38 1.3.3 Övriga kortfristiga fordringar .................................................................................................................... 39 1.3.4 Fakturering ................................................................................................................................................ 39 1.4 Periodavgränsningsposter ............................................................................................................. 46 1.4.1 Förutbetalda kostnader .............................................................................................................................. 46 1.4.2 Upplupna bidrags- och uppdragsintäkter (konto 1632/1672) .................................................................... 47 1.4.3 Övriga upplupna intäkter ........................................................................................................................... 47 1.5 Avräkning med statsverket............................................................................................................ 49 1.6 Kassa och bank ............................................................................................................................... 49 1.6.1 Räntekonto i RiksgäldeN ........................................................................................................................... 49 1.6.2 Bankgiro, plusgiro och bankkonton........................................................................................................... 50 1.6.3 Övriga betalningssätt ................................................................................................................................. 51 2 Kapital och skulder ................................................................................................................................................. 55 2.1 Myndighetskapital .......................................................................................................................... 55 2.2 Avsättningar ................................................................................................................................... 55 2.3 Skulder ............................................................................................................................................ 56 2.3.1 Lån i Riksgäldskontoret ............................................................................................................................. 56 2.3.2 Skulder till andra myndigheter .................................................................................................................. 56 2.3.3 Leverantörsskulder och övriga skulder ...................................................................................................... 57 2.4 Periodavgränsningsposter ............................................................................................................. 66 2.4.1 Upplupna kostnader ................................................................................................................................... 66 2.4.2 Oförbrukade bidrag/uppdrag ..................................................................................................................... 67 2.4.3 Övriga förutbetalda intäkter ...................................................................................................................... 67 3 Mervärdesskatt ........................................................................................................................................................ 68 3.1 Ingående moms ............................................................................................................................... 68 3.1.1 Bokföring .................................................................................................................................................. 69 3.1.2 Hur ska kompensationsrätten styrkas? ...................................................................................................... 69 3.1.3 Samköp ..................................................................................................................................................... 69 3.1.4 Tidpunkt för bokföring och rekvisition av ingående moms ...................................................................... 69 3.1.5 Förskottsbetalning ..................................................................................................................................... 70 3.2 Momskompensation ....................................................................................................................... 70 3.3 Utgående moms ............................................................................................................................... 70 3.4 Omvänd skattskyldighet ................................................................................................................ 71 3.5 Ej skattepliktig verksamhet ........................................................................................................... 72 3.5.1 Uthyrning av lokaler ................................................................................................................................. 73 3.5.2 Momsfri utbildning ................................................................................................................................... 73 3.6 Skattepliktig verksamhet bedriven vid KI ................................................................................... 75 3.6.1 Skattepliktig utbildning ............................................................................................................................. 75 3.6.2 Försäljning av anläggningstillgångar ........................................................................................................ 75 3.6.3 Avgifter enligt § 4 i Avgiftsförordningen ................................................................................................. 76 3.7 EU-handel och handel med tredje land ........................................................................................ 76 3.7.1 Utländsk moms i fakturan och rätt till återbetalning ................................................................................. 77 3.8 Tjänster ........................................................................................................................................... 78 3.8.1 Huvudregeln vid försäljning till näringsidkare ......................................................................................... 78 3.8.2 Huvudregeln vid försäljning till icke näringsidkare .................................................................................. 78 3.8.3 Undantag från huvudreglerna .................................................................................................................... 78 3.8.4 Några typexempel ..................................................................................................................................... 81 4 Verksamhetens intäkter .......................................................................................................................................... 83 4.1 Anslag .............................................................................................................................................. 83 4.2 Bidrag och uppdrag/avgifter ......................................................................................................... 84 4.2.1 Bidrag........................................................................................................................................................ 86 4.2.2 Avgifter och uppdrag ................................................................................................................................ 91 4.2.3 Sponsring .................................................................................................................................................. 97 4.3 Finansiella intäkter ......................................................................................................................... 98 5 Verksamhetens kostnader ....................................................................................................................................... 99 5.1 Personalkostnader .......................................................................................................................... 99 5.1.1 Representation......................................................................................................................................... 100 5.2 Kostnader för lokaler ................................................................................................................... 100 5.3 Övriga driftskostnader ................................................................................................................. 100 5.3.1 Resekostnader ......................................................................................................................................... 100 5.3.2 Extern representation .............................................................................................................................. 100 5.3.3 ”Icke giltiga kostnader” .......................................................................................................................... 101 5.4 Finansiella kostnader ................................................................................................................... 101 5.4.1 Leasing .................................................................................................................................................... 101 5.5 Avskrivningskostnader ................................................................................................................ 102 6 Uppbördsverksamhet ............................................................................................................................................ 103 7 Transferering ........................................................................................................................................................ 104 7.1 Bokföring....................................................................................................................................... 104 7.1.1 Stipendier ................................................................................................................................................ 104 7.2 Forskarflytt ................................................................................................................................... 105 7.3 Förmedling av bidrag mellan institutioner ................................................................................ 105 7.4 Kontantprincipen ......................................................................................................................... 106 7.5 Omföringar ................................................................................................................................... 106 8 Internredovisning .................................................................................................................................................. 107 8.1 Indirekta kostnader/full kostnadstäckning ................................................................................ 108 8.1.1 Kärnverksamhet och kostnadsbärare ....................................................................................................... 109 8.1.2 Indirekta kostnader (INDI) ...................................................................................................................... 110 8.1.3 Bokföring av indirekta kostnader ............................................................................................................ 111 8.1.4 Projektkalkyl ........................................................................................................................................... 115 8.1.5 Institutionsintern samfinansiering ........................................................................................................... 115 8.1.6 Samfinansiering av flera finansiärer ........................................................................................................ 116 8.1.7 Uppdragsutbildning ................................................................................................................................. 116 8.1.8 Uppdragsforskning .................................................................................................................................. 116 8.1.9 Tidpunkt och giltighet för regler ............................................................................................................. 116 8.1.10 Undantag från pålägg av indirekta kostnader ........................................................................................ 117 8.1.11 Hantering av stödverksamheten vid årsskiftet ....................................................................................... 117 8.2 Forskarflytt mellan institutioner................................................................................................. 118 8.3 Uppdragsutbildning ..................................................................................................................... 120 8.3.1 Bokföring av uppdragsutbildning ............................................................................................................ 120 8.4 Månadsavstämning och projektuppföljning .............................................................................. 122 8.4.1 Månadsavstämning på institutionen .................................................................................................... 122 8.4.2 Månadsavstämning på ekonomiavdelningen ...................................................................................... 122 8.4.3 Projektuppföljning ................................................................................................................................. 123 9 Arkivering .............................................................................................................................................................. 127 9.1 Arkivering av ekonomimaterial .................................................................................................. 127 9.1.1 EU/NIH-projekt ....................................................................................................................................... 128 9.1.2 Mer information ..................................................................................................................................... 128 Referenser................................................................................................................................................................. 129 Bilaga 1 - Uppställningsformer för resultaträkning ............................................................................................... 131 Bilaga 2 - Uppställningsformer för balansräkning ................................................................................................. 132 Bilaga 4 - Olika typer av betalkort och villkor ........................................................................................................ 134 Bilaga 5 - Momsregistreringsnummer (VAT- nummer) i EU-länderna ............................................................... 136 Bilaga 6 - Europeiska gemenskapens mervärdesskatteområde ............................................................................... 138 INLEDNING MÅLGRUPP Ekonomihandboken vänder sig till personal som arbetar med ekonomi- och redovisningsfrågor vid Karolinska Institutet, KI. SYFTE Syftet med ekonomihandboken är att på ett enkelt och kortfattat sätt beskriva regler, riktlinjer och rutiner inom det ekonomiadministrativa området och ge stöd vid tillämpningen av dessa. I handboken behandlas i första hand regler, riktlinjer och rutiner som är gemensamma för hela universitetet. I en decentraliserad organisation, med delegerat ekonomiskt ansvar och med många användare, finns det behov av stöd och anvisningar, så att arbetet kan bedrivas på ett korrekt och enhetligt sätt. I enlighet med god redovisningssed ska KI, som bokföringsskyldig myndighet, iaktta de bestämmelser som gäller för statlig verksamhet enligt Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring. FÖRSLAG TILL ÄNDRINGAR Ekonomihandboken ska vara ett ständigt uppdaterat dokument, varför det är viktigt att alla användare är delaktiga och ger synpunkter och önskemål om förändringar och förbättringar. I de fall man finner fel, oklarheter eller i övrigt har synpunkter på innehållet, vänder man sig till ekonomiavdelningen vid Universitetsförvaltningen via e-post: [email protected]. EKONOMIAVDELNINGEN Ekonomiavdelningen samordnar ekonomiadministrationen för hela universitetet. Avdelningen är ett övergripande strategiskt och administrativt stöd i ekonomifrågor och ansvarar bland annat för utveckling av rutiner och instruktioner bokslut och analys budget och uppföljning inköp och upphandling redovisningsprinciper, riktlinjer och regler utveckling och administration av ekonomisystem finansiella frågor Uppdaterad 2015-07-27 Sida 1 EA-HANDBOK Verksamheten vid avdelningen är organiserad i följande enheter: Ledning/samordning Inköp och upphandling Redovisning EA Servicekontor Avdelningens hemsida uppdateras fortlöpande med information och här kan man hitta kontaktinformation m.m. som kan underlätta det ekonomiadministrativa arbetet. Ytterligare information om inköp och upphandling och ea-servicekontor finns på intranätet. RAPPORTERING OCH KONTROLL Riksdagen beslutar om hur Sverige ska styras och ger regeringen mandat att utföra uppdraget. Via regleringsbrevet ger regeringen respektive myndighet uppdrag att bedriva specifik verksamhet. I KIs fall är uppdraget att bedriva utbildning på grundnivå och avancerad nivå samt forskning och utbildning på forskarnivå. Med regleringsbrevet följer besked om finansiering av uppdraget och krav på återrapportering. Ekonomistyrningsverket (ESV) har ett särskilt uppdrag av regeringen att med ekonomiadministrativa bestämmelser styra myndigheterna så att Sverige får en effektiv statsförvaltning. KIs externredovisning regleras främst av följande förordningar högskoleförordningen bokföringsförordningen kapitalförsörjningsförordningen anslagsförordningen avgiftsförordningen Alla svenska myndigheter rapporterar varje månad sina ekonomiska siffror till ESV, som sammanställer den statliga redovisningen till regeringen, en s.k. riksredovisning. Det är bl.a. utifrån KIs ekonomiska rapportering till ESV samt utifrån ovan nämnda förordningar som Riksrevisionen, på uppdrag av Riksdagen, granskar hur väl KI sköter sitt uppdrag som myndighet. Bilden nedan försöker förtydliga de olika rollerna och flödena emellan de olika uppdragen. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 2 EA-HANDBOK Riksdag Regeringen: regleringsbrev ESVs uppdrag: Effektiv statsförvaltning Ekonomisk styrning och kontroll Prognoser och uppföljning KIs uppdrag enligt regleringsbrev: Utbildning på grundnivå och avancerad nivå Forskning och utbildning på forskarnivå styrning återrapportering Ingrid Palmér 2 oktober 2011 1 ÖVRIGT REGELVERK ESV ger varje år ut en bok med författningar, föreskrifter och anvisningar. Upplagan heter ”EA 201X – Ekonomiadministrativa bestämmelser för statlig verksamhet” och publiceras i elektronisk form på ESVs hemsida. Den kan även beställas i bokform. ANSVAR, UNDERHÅLL OCH UPPDATERINGAR Ansvarig för innehållet i EA-handboken är ekonomidirektören vid Universitetsförvaltningen eller dennes ställföreträdare. Målsättningen är att handboken ska uppdateras löpande. Vid uppdatering kommer information om aktuell uppdatering med kapitel- och sidhänvisning att ges på ett särskilt försättsblad före innehållsförteckningen. Ekonomihandboken finns enbart på ekonomiavdelningens hemsida. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 3 EA-HANDBOK EA-HANDBOKENS UPPLÄGG Handboken består av totalt nio kapitel. Dispositionen utgår från balans- och resultaträkningens uppställningsform med tillägg för kapitel om internredovisning och arkivering. - Inledning - Centrala begrepp - Kapitel 1: Tillgångar - Kapitel 2: Kapital och skulder - Kapitel 3: Mervärdesskatt - Kapitel 4: Verksamhetens intäkter - Kapitel 5: Verksamhetens kostnader - Kapitel 6: Uppbördsverksamhet - Kapitel 7: Transferering - Kapitel 8: Internredovisning - Kapitel 9: Arkivering - Referenser - Bilagor Uppdaterad 2015-07-27 Sida 4 EA-HANDBOK CENTRALA BEGREPP Detta kapitel syftar till att definiera centrala ekonomiska begrepp som är viktiga att känna till och förhålla sig till i det ekonomiadministrativa arbetet vid Karolinska Institutet (KI). BOKFÖRINGSSKYLDIGHET Förordning om myndigheters bokföring, bokföringsskyldigheten, innebär att: kronologiskt och systematiskt löpande bokföra ekonomiska händelser samt se till att verifikationer finns för alla bokföringsposter upprätta årsredovisning vid räkenskapsårets slut upprätta god internkontroll, genomföra inventeringar och löpande stämma av kassarörelser (in- och utbetalningar) upprätta beskrivning över tillämpade redovisningsregler och arkivera räkenskapsmaterial följa regleringsbrev, ESVs krav på finansstatistisk information samt regler för redovisning mot statsbudgetens inkomsttitlar och utgiftsanslag bokföra kontanta in- och utbetalningar senast följande arbetsdag vid rättelse, upprätta rättelseverifikation och ange när och av vem rättelsen gjorts Den löpande redovisningen under budgetåret utförs på respektive institution i enlighet med KIs regler och riktlinjer. ÅRSREDOVISNING För varje räkenskapsår ska den löpande bokföringen avslutas med ett bokslut och slutredovisas i en årsredovisning. Årsredovisningen ska upprättas enligt Förordningen om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB). För universitet och högskolor ska den bestå av: resultatredovisning resultaträkning balansräkning anslagsredovisning noter Uppställningsformer för resultat- och balansräkning framgår av bilaga 1-2. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 5 EA-HANDBOK REDOVISNINGSPLAN För att ledning och verksamhetsansvariga ska kunna styra och fatta beslut krävs tillgång till ändamålsenlig information KIs redovisningsplan visar hur ekonomisystemet Agressos olika konteringsfält används för att fånga information om ekonomiska händelser i verksamheten. Den ekonomiska redovisningen består av två delar, dels den externa redovisningen som visar händelser mellan KI och omvärlden, dels den interna redovisningen som visar fördelning och förbrukning inom KI - i olika verksamheter, projekt och organisatoriska enheter. Bilden nedan (figur A) ger en övergripande översikt över KIs redovisningsplan. Kontoklasser Inst Proj Verks 1 2 Institutionsprefix + institutionens egen objektplan 1 2 3 4 5 6 7 8 Tillgångar Kapital och skulder Intäkter Personalkostnader Lokal, övriga driftskostnader Avyttring och avskrivning av tillgångar Uppbörd och transfereringar Årets kapitalförändring Institutionskod 3 4 5 6 7 8 9 Statsanslag GU1 Statsanslag FO/FoU2 Externa bidrag Forskning Externa bidrag GU Externa uppdrag utbildning Externa uppdrag forskning Olika KI-interna satsningar Gemensamt Kapitalförvaltning Dotterföretag Fin Anl Mpt 1 3 4 Instititionsprefix + anskaffningsår + egen nummerserie Annan statlig myndighet 5 6 7 8 9 Statsanslag Forskningsråd Statliga myndigheter Organisationer utan vinstsyfte Företag och affärsverk Kommuner & landsting Utländska organisationer och företag KI institutioner Institution inom KI Övriga externa Figur A. KIs redovisningsplan En detaljerad förteckning och förklaring över olika begreppsförkortningar framgår av figur B på nästa sida. 1 2 GU = Utbildning på grundnivå och avancerad nivå FO/FoU = Forskning och utbildning på forskarnivå Uppdaterad 2015-07-27 Sida 6 EA-HANDBOK Begreppsförkortning Inst Begrepp i klartext Institution Förklaring Dnr Diarienummer Kontrakt och avtal som avser finansiellt stöd till forskning och utbildning får ett diarienummer vid registrering i diarieföringssystemet W3D3. Proj Projekt Projekt är lägsta nivå för redovisning av verksamhetens intäkter och kostnader. Fin Finansiär Registrering av vem/vilka som finansierar KIs olika verksamheter Anl Anläggningar Anläggningstillgångens nummer i anläggningsregistret Anläggningstillgångar är tillgångar för stadigvarande bruk eller innehav och kan vara immateriella eller materiella. MPT Motpart Motpartskod. Alla ekonomiska mellanhavanden mellan externa och interna parter ska ha motpartskod för att avstämningen vid bokslut ska bli korrekt. Verks Verksamhet KIs verksamhet redovisas på projektnivå. Varje projekt knyts till en verksamhetskod beroende på vad det är för typ av verksamhet som bedrivs. Utbildning och forskning har olika verksamhetskoder. Även finansieringen avgör vilken verksamhetskod som används. Anslag, bidrag och uppdrag har olika koder inom respektive verksamhetsområde. Grupp KIs verksamhet är indelad i olika organisatoriska enheter. Kärnverksamheten bedrivs vid institutioner, vilka utgör egna resultatenheter. Organisatorisk gruppering av projekten. Exempel på ofta förekommande grupp är forskargrupp, enhet, avdelning och sektion Figur B. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 7 EA-HANDBOK Bilderna nedan (figur C & D) visar en detaljerad översikt över möjligheten att kombinera konto med finansiär och konto med verksamhet enligt KIs redovisningsplan. Figur C. Figur D. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 8 EA-HANDBOK KONTOPLANEN I kontoplanen specificeras kontoklasserna i olika konton, vilket tydliggör de ekonomiska händelserna. Tre- och fyrställiga konton i kontoklass 1-8 avser externa händelser. Samma kontoklasser används för interna händelser och bokförs med femsiffriga konton. Femsiffriga konton som slutar på; - siffran 9 avser transaktioner mellan institutioner på KI - siffran 8 avser transaktioner inom institutionen Alla institutioner har samma kontoplan. På ekonomiavdelningens hemsida finns en aktuell version av KIs kontoplan. Komplett kontoplan finns att ta ut i Agresso. Förändringar i kontoplanen kan initieras från såväl institution som centralt vid KI. Ekonomiavdelningen sammanställer och rapporterar alla KIs ekonomiska händelser till Ekonomistyrningsverket (ESV). Varje konto i kontoplanen är kopplat till en s.k. S-kod i enlighet med BAS-kontoplanen för statliga myndigheter. VERKSAMHETSGRENAR Verksamhetsgrenar beskriver den verksamhet KI utför. Ekonomistyrningsverket (ESV) beskriver begreppet verksamhetsgrenar enligt följande: ”Verksamhetsgrenarna är den lägsta nivån i verksamhetsstrukturen. Syftet med att staten har en verksamhetsstruktur är att regering och riksdag ska få ett bättre beslutsunderlag i en struktur där det är meningsfullt att koppla ihop verksamhetens mål, resultat och resurser”. Indelningen i verksamhetsgrenar beslutas av regeringen i regleringsbrevet och ska inte förväxlas med KI organisatoriska indelning som beslutas av KIs styrelse. PROJEKT Med projekt avses ett avgränsat arbete eller uppdrag som har ett specifikt mål, en given kostnadsram och som är begränsat i tid. Ett projekt kan vid behov förlängas och ny sluttidpunkt beslutas av behörig chef (t ex prefekt, dekan eller rektor beroende på intern delegationsordning). Om projektet är finansierat av extern part ska eventuell förändring godkännas av finansiären. Ett arbete/uppdrag utan någon bestämd sluttidpunkt och specifikt mål är inte ett projekt per definition utan snarare en löpande verksamhet. Vid KI används definitionen projekt även för att följa upp den löpande verksamheten. Alla intäkter och kostnader ska redovisningsmässigt kopplas till ett "projekt" via ett projektnummer. Detta sker vid konterings tillfälle. KIs projektnummer har en gemensam föreslagen fastställd struktur enligt nedan, IIGGGNNXXV: II = Institutionskod Uppdaterad 2015-07-27 Sida 9 EA-HANDBOK GGG = grupp NN = person (eget forskarID-nummer/person) XX = löpnummer V = verksamhetskod Antalet positioner i projektnumren kan variera, då alla institutioner t ex inte har treställiga grupper. Mer detaljerad information om projektupplägg, forskargrupper med mera finns i kapitlet 8, under rubriken 8.4.3 - ”Projektuppföljning” All verksamhet inom KI ska hänföras till projekt och summan av alla projekts intäkter och kostnader ska vara lika med KIs totala intäkter och kostnader. Projektuppföljning ska ske löpande varje månad. Som underlag för denna uppföljning finns en rapport att ta ut i Agresso.3 Löpande uppföljning innebär att kontroll görs att rätt intäkter och kostnader är registrerade på rätt projekt och att varje projekt har finansiering. Vid varje bokslut (kvartal, delår och helår) görs en värdering av projektet. VÄRDERING För att få en rättvisande bild av verksamhetens ekonomi görs en värdering av alla projekt varje kvartal. Värdering innebär att kontroll sker om projektet är pågående eller inte och om det har finansiering eller ej. Beroende på typ av projekt och vilken finansiering projektet har, ska det värderas mot olika balanskonton. Följande frågor beaktas: - Vad är det för typ av projekt? Finansierat av anslag - bidrag – uppdrag? Finns det oförbrukade medel att tillgå? Finns det medel att fordra från finansiären? Finns giltigt kontrakt/avtal Förekommer över- eller underskott i bidrags-/uppdragsverksamheten? Hur projekten ska värderas beror på tre parametrar; verksamhet, finansiär och intäktsslag. Alla projekt som är finansierade av statsanslag värderas mot årets kapitalförändring och samtliga pågående externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt, med finansiering styrkt av giltigt kontrakt, värderas mot balanskontot oförbrukade bidrag/uppdrag. Övriga externfinansierade projekt utan finansiering värderas mot årets kapitalförändring. I anslagsfinansierade projekt avräknas intäkten fullt ut oavsett förbrukning. För externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt gäller en omvänd matchnings princip. Periodens kostnader avgör hur stor intäkt som avräknas. Ytterligare information om värdering, se KIs intranät. 3 Agresso Rapporter – Underfinansierade projekt. Period anges (fr.o.m. period t o m period) i den browserfråga som kommer upp. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 10 EA-HANDBOK KAPITALFÖRÄNDRING I statlig redovisning används kapitalförändring som resultatbegrepp. Begreppet resultatredovisning inom staten används för att beskriva verksamhetens resultat i form av utförda prestationer och effekterna av dessa. Årets kapitalförändring visar hur myndighetskapitalet har förändrats under året, dvs. skillnaden mellan intäkter och kostnader. Begreppet kan närmast jämföras med termen årets resultat i företag. Posten återfinns i balansräkningen under rubriken Myndighetskapital. Den balanserade kapitalförändringen är skillnaden mellan intäkter och kostnader i resultaträkningen som överförts från tidigare år, med undantag för belopp som eventuellt förts till posterna Statskapital, Donationskapital eller Resultatandelar i dotterföretag och intresseföretag. Se bilaga 1 och 2, som visar uppställningsformer för resultat- och balansräkning. MOTPARTER Motpart anger vem som är den andra parten vid en transaktion. Enkelt uttryckt är motpart den som man skickar medel till eller erhåller medel från. På balanskonto talar motpartskoden om vem vi har skuld till alternativt fordran på. Motpartskoden (MPT) fyller flera funktioner, men främst används motpartsredovisning för att kunna eliminera inomstatliga och interna transaktioner i samband med upprättande av årsredovisningen. Motpartskoden hjälper även till att redovisa på rätt S-kod beroende på om KIs motpart är extern, statlig eller intern. Olika motpartskoder KI använder sig av fyra olika typer av motpartskoder. Tack vare att motpartskoderna har olika struktur kan man lätt söka fram resultatet för var och en av dem eller eliminera en motpartstyp vid redovisningen. Följande fyra MPT-typer finns: Uppdaterad 2015-07-27 Sida 11 EA-HANDBOK Statlig Extern Intern Institutionsintern Endast bokstäver, följer ESVs myndighetsbeteckningar, t ex VR för Vetenskapsrådet, SU för Stockholms Universitet 1EX, denna kod gäller för stiftelser/organisationer, privatpersoner, företag, landsting/kommuner, alla utländska motparter samt staten (statsanslag och skatt) 9 + institutionsbeteckning, MPT för C1 är t ex 9C1 (dvs. samma som finansiärskoden). Motpartskod 9KI används för bokningar mot årets kapitalförändring. 8 + institutionsbeteckning MPT för t ex C1 är 8C1. Används endast på internkonton inom den egna institutionen (XXXX8 konton) och den anges automatiskt. Registrering av motpart Där det är möjligt anges MPT automatiskt, men i andra fall måste man manuellt ange vem som är KIs motpart. MPT anges automatiskt: från försystem t ex Agresso EFH4, Primula5, televäxeln för konton som bara kan vara externa vid bokningar på institutionskonton vid alla bokningar med finansiärskod vid fakturering Om MPT inte anges automatiskt ska den registreras manuellt. KIs motpart är den som i första ledet skickar eller tar emot pengarna. Den som skickar bidragsmedel eller statsanslag6 bokar upp detta som en transferering. Om KI ersätter en privatperson som köpt något av en statlig myndighet blir MPT = 1EX, eftersom det är privatpersonen som är KIs motpart Om KI erhåller bidrag från EU, men via Uppsala Universitet, UU, blir EU finansiär, men motpart är UU Vid in- och utbetalningar (konto 1931 m fl) är det banken som är KIs motpart. Banken är ett företag och därför blir motparten 1EX. Vid interna omföringar mellan institutioner är det den andra institutionen som är motpart, t ex om C1 fakturerar K8 är MPT = 9K8 för C1 och för 4 Agresso EFH är det elektroniska fakturahanteringssystemet Primula är KIs lönesystem 6 Transferering av statsanslag ska finnas inskrivet i Regleringsbrevet – annars är det inte tillåtet att transferera anslaget. 5 Uppdaterad 2015-07-27 Sida 12 EA-HANDBOK K8 är MPT = 9C1. Motpartsavstämning inom staten När myndigheterna har rapporterat sitt ekonomiska utfall till ESV via statsredovisningssystemet Hermes, ska alla inomstatliga mellanhavanden elimineras. Det innebär att om KI har redovisat en intäkt från Uppsala Universitet så måste Uppsala Universitet ha bokfört motsvarande kostnad till KI. För att de inomstatliga mellanhavandena ska kunna elimineras är det alltså viktigt att myndigheterna har bokat upp både fordringar/ skulder och intäkter/ kostnader med rätt motpartskod och i rätt kontogrupp innan perioden stänger. Eftersom varje institution är en del av myndigheten KI ligger det här ett stort ansvar på respektive institution att se till att detta blir gjort. Periodavgränsningsposter behandlas i kapitel 1.4 och 2.4. Skulle någon statlig finansiär eller motpartskod saknas, ska redovisningsenheten meddelas. Mer information om ekonomiska begrepp inom staten finns på ESVs hemsida under rubriken Ordbok Uppdaterad 2015-07-27 Sida 13 EA-HANDBOK MUTOR OCH BESTICKNING Ingen anställd på KI ska personligen ta emot någon form av belöning för sin tjänsteutövning från leverantörer eller andra, annat än i enlighet med dessa riktlinjer. Ingen anställd på KI ska erbjuda någon en gåva eller förmån som är otillbörlig. Vid representation ska KIs riktlinjer och regler för representation följas. Det gäller både beloppsgränser och formell behörighet att representera KI. När det gäller behörighet att representera KI gäller de interna delegationsordningarna. Endast undantagsvis ska personalen tacka ja till inbjudan till events från det privata näringslivet och då alltid efter godkännande från närmaste chef. För att upprätthålla förtroendet för verksamheten är det av mycket stor vikt att KIs anställda inte låter sig påverkas av otillbörliga förmåner eller faller för frestelsen att ge någon förmån för att påverka annan i en viss riktning. Ett sådant agerande är inte enbart förtroendeskadligt, det kan också vara brottsligt och handlar då om muta eller bestickning. Riskgrupper Det här gäller alla medarbetare vid KI men följande grupper utgör exempel på arbetstagare som kan vara särskilt utsatta för mutor eller annan otillbörlig påverkan. Personal som arbetar med upphandling Inköpare som avropar ramavtal Beställare av varor och tjänster Lärare gentemot studenterna Gästforskare när det gäller bestickning Lärare/forskare gentemot läkemedelsbolag m.fl. Säkerhetspersonal Personal som beställer resor och arrangerar konferenser Vårdpersonal i KIs regi t ex tandläkare på Institutionen för odontologi Chefer som har mandat att anlita konsulter Mer att läsa finns på Karolinska Institutets intranät, se Regler och riktlinjer och Dokument och handböcker Om mutor och jäv – en vägledning för offentligt anställda, www.regeringen.se Farliga förmåner, Vad lagen säger om bestickning, korruptiv marknadsföring och mutbrott, www.chamber.se/imm Uppdaterad 2015-07-27 Sida 14 EA-HANDBOK 1 TILLGÅNGAR I detta kapitel redogörs för de poster som redovisas på tillgångssidan i balansräkningen; immateriella, materiella och finansiella anläggningstillgångar, fordringar, periodavgränsningsposter, avräkning med statsverket samt kassa och bank. Immateriella och materiella anläggningstillgångar har sammanförts till ett kapitel benämnt Anläggningstillgångar, då de grundläggande reglerna är gemensamma för dessa båda anläggningstyper. OBS, se även rutinbeskrivning AT-modulen för en mer utförlig beskrivning av hur man går tillväga vid användning av KIs anläggningsmodul AT. 1.1 ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Enligt förordning om myndigheters bokföring ska statliga myndigheter upprätta och föra register över sina inventarier och anläggningstillgångar. Anläggningsregistret ska innehålla uppgifter som gör det möjligt att identifiera tillgången. Registret ska omfatta tillgångar med ett anskaffningsvärde som motsvarar lägst det belopp som myndigheten tillämpar enligt föreskrifter och allmänna råd till Förordning om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB). Förbrukningsinventarier som anses vara stöldbegärliga ska också registreras i registret. 1.1.1 NÄR SKA EN TILLGÅNG REDOVISAS? För att en tillgång ska redovisas i balansräkningen måste den uppfylla kraven för att klassas som en tillgång: den ska ha införskaffats för stadigvarande bruk ha en ekonomisk livslängd på minst tre år ha ett anskaffningsvärde som överstiger 20 000 kr, för datorer gäller en gräns på 30 000 kr Det ska även vara sannolikt att tillgången ska ge framtida ekonomiska fördelar 7 eller vara en servicepotential8 för myndigheten. 7 Framtida ekonomiska fördelar är en tillgångs möjlighet att, ensam eller i förening med andra tillgångar bidra både direkt eller indirekt till intäkter eller kostnadsbesparingar för en myndighet. Ett exempel kan vara inköp av en egen analysutrustning istället för att skicka proverna till ett utomstående företag för analys. I detta fall uppkommer ekonomiska fördelar i form av kostnadsbesparingar och även tidsbesparingar. 8 En tillgångs servicepotential är dess kapacitet att, ensam eller tillsammans med andra tillgångar, bidra direkt eller indirekt till att fastlagda mål uppnås. Statliga tillgångar syftar ofta inte till att ge ekonomiska fördelar, utan nyttan med tillgångarna ligger snarare i de tjänster/service som produceras med hjälp av tillgången. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 15 EA-HANDBOK 1.1.2 IMMATERIELLA ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Immateriella anläggningstillgångar delas upp på olika poster och de kan bestå av: programvaror licenser för programvaror patent, koncessioner och liknande rättigheter modeller och prototyper egenutvecklade IT-system 1.1.2.1 ANSKAFFNINGSVÄRDE OCH AKTIVERING Anskaffningsvärdet för en internt upparbetad immateriell tillgång är summan av de kostnader som uppkommit från den tidpunkt då tillgången uppfyller alla kriterier för aktivering9, se figur 1.1 nedan. Eventuella rabatter på fakturabeloppen ska inte räknas in då anskaffningsvärdet fastställs. Enligt FÅB ska utgifter för utveckling som är av väsentligt värde för myndighetens verksamhet under kommande år tas upp som immateriell anläggningstillgång. Utgifter för forskning får emellertid inte tas upp som anläggningstillgång. Med utveckling avses att tillämpa forskningsresultat eller annan kunskap för att åstadkomma nya eller väsentligt förbättrade system, processer, material, konstruktioner, produkter eller tjänster innan produktion eller användning påbörjas. Med forskning avses istället ett planerat och systematiskt sökande som kan ge ny vetenskaplig eller teknisk kunskap och insikt. OBS! Om myndigheten inte kan särskilja utgifter för utveckling från forskning anser man att utgifterna hör till forskning och de kostnadsförs därmed när de uppkommer. I enlighet med ESVs föreskrifter ska utgifter för utveckling tas upp som immateriell anläggningstillgång om myndigheten kan visa att samtliga nedanstående förhållanden föreligger: Det är tekniskt möjligt att färdigställa den immateriella anläggningstillgången så att den kan användas Myndighetens avsikt är att färdigställa den immateriella anläggningstillgången och använda den Myndigheten har som förutsättning att använda den immateriella anläggningstillgången Den immateriella anläggningstillgången medför att de framtida ekonomiska fördelarna eller servicepotentialen för myndigheten sannolikt ökar och att detta kan påvisas med hög grad av säkerhet Det finns nödvändiga och användbara tekniska, finansiella och andra resurser för att fullfölja utvecklingen och för att använda den immateriella anläggningstillgången 9 Med aktivering menas här att man omför dessa kostnader och redovisar dem som en tillgång i balansräkningen och avskrivning påbörjas. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 16 EA-HANDBOK Myndigheten kan på ett tillförlitligt sätt beräkna de utgifter som kan hänföras till den immateriella anläggningstillgången. De utgifter för utveckling som myndigheten har innan alla ovan nämnda förhållanden är uppfyllda ingår inte i anskaffningsvärdet. Bedömningen, som görs i flera steg för att avgöra utgifterna för utveckling eller förvärvade licenser, rättigheter m.m. ska redovisas som immateriella anläggningstillgångar, beskrivs i figur 1.1 nedan. Kontrolleras tillgången av myndigheten? NEJ Är tillgången ett resultat av inträffade händelser? NEJ Förväntas tillgången innebära framtida ekonomiska fördelar eller servicepotential för myndigheten? Är det sannolikt att ekonomiska fördelar eller en ökad servicepotential kommer att tillföras myndigheten i framtiden? Kan tillgångens anskaffningsvärde beräknas på ett tillförlitligt sätt? NEJ Aktivering får inte ske NEJ NEJ Aktivering ska ske. Figur 1.1 Beslutsträd för aktivering 1.1.2.2 IMMATERIELLA TILLGÅNGAR I REDOVISNINGEN I redovisningen delas immateriella tillgångar upp i Utvecklingsarbeten, kontogrupp 101*, och Rättigheter och licenser, kontogrupp 103*. Utvecklingsarbeten som t ex KIMKAT finns främst på KIs centrala avdelningar och därför finns inte kontogrupp 101* öppen för institutionerna i Agresso. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 17 EA-HANDBOK Innan en tillgång av detta slag utvecklas ska kontakt tas med redovisningsenheten. För immateriella anläggningstillgångar gäller som huvudregel att den ekonomiska livslängden är högst 5 år. En immateriell anläggningstillgång ska därmed enligt FÅB skrivas av med minst en femtedel per år10. 1.1.2.3 PATENT I Sverige förfogar alla högskole- och universitetsanställda själva över rättigheterna till sina uppfinningar och forskningsresultat enligt lagen om rätt till arbetstagares uppfinningar. Detta kallas lärarundantaget men gäller alltså inte enbart lärare. Om inget annat har avtalats, t ex med en extern part, innebär det att forskaren själv förfogar över sina resultat och idéer. Det betyder att kostnaderna för exempelvis patent bekostas av forskarens egna företag eller av forskaren privat. För mer information eller rådgivning kring patent tas kontakt med Innovationskontoret eller Karolinska Institutet Innovations AB (KIAB). 1.1.3 MATERIELLA ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Materiella anläggningstillgångar delas upp på flera poster i balansräkningen och kan bland annat bestå av: Maskiner, inventarier, installationer mm. Pågående nyanläggningar I anskaffningsvärdet för en materiell tillgång ska alla kostnader som lagts ner för att göra tillgången brukbar i verksamheten inkluderas, såsom: inköpspris11 importavgifter tull transport- och andra hanteringskostnader installations- och monteringskostnader konsulttjänster som arkitekter, ingenjörer och jurister OBS! Däremot ska inte efterföljande kostnader som avser anläggningen, t ex i form av årlig service, ingå. Grundprincipen är att varje enskild tillgång ska värderas för sig. Man följer dock principen om en fungerande enhet. Ett exempel på en fungerande enhet är ett möblerat konferensrum (bord, stolar, hyllor osv) där den totala inköpskostnaden överstiger 20 000 kr men inköpspriset för de enskilda delarna är på mindre belopp. Vid nyinredning av laboratorie- och kontorsutrymmen eller motsvarande betraktas investeringen som en helhet. 10 Under särskilda omständigheter kan det anses överensstämma med god redovisningssed att skriva av med en mindre del. Kontakt tas i sådana fall med ekonomiavdelningen. 11 Ej eventuella kursförluster Uppdaterad 2015-07-27 Sida 18 EA-HANDBOK 1.1.3.1 MASKINER, INVENTARIER, INSTALLATIONER M M Maskiner, inventarier mm. som beräknas ha en ekonomisk livslängd kortare än 3 år och med ett anskaffningsvärde under 20 000 kr ska kostnadsföras direkt i kontoklass 5*. Även inventarier och maskiner med anskaffningsutgifter av ringa värde, normalt under 20 000 kr ska kostnadsföras. Undantaget är datorer där gränsen är 30 000 kr. Detta motiveras av att datorer har en allt kortare livslängd. Om den ekonomiska livslängden är över 1 år men under 3 år och anskaffningsvärdet är över 10 000 kr men under 20 000 kr, redovisas anskaffningen som en korttidsinvestering på konto 5611 eller 5612. Maskiner och inventarier mm. med en livslängd under 1 år och med ett anskaffningsvärde under 10 000 kr redovisas t ex som förbrukningsinventarier på konto 5614. Konto Livslängd Anskaffningsvärde 5611/5612 Korttidsinvestering 1år > 3år 10 000 kr > 20 000 kr 5613/5614/5061 Förbrukningsinventarier Under 1år Under 10 000 kr Figur 1.2 Korttidsinvesteringar Utrustning som regelbundet måste bytas ut pga. verksamhetens art eller för att utvecklingen i fråga om program och maskinvara är mycket snabb, kostnadsförs direkt. Om man köper tilläggsutrustning som förbättrar anläggningens prestanda, så läggs den till den befintliga anläggningen i anläggningsregister. Om prestandan inte förbättras bör utgiften kostnadsföras. Beloppsgräns för tilläggsutrustning ska vara på minst 20 00012 kr och senast 6 månader efter aktiveringsdatum på den befintliga anläggningen. Om tilläggsbeloppet understiger gränsen 20 000 kr ska utgiften kostnadsföras eller tidsperioden passerat 6 månader då får man skapa en ny anläggning under förutsättning att kraven uppfylls för att klassas som en tillgång och redovisas i balansräkningen. INKÖP AV DATOR Vid anskaffning av dator13 till ett värde under 30 000 kr per fungerande enhet, bokförs hela inköpet som förbrukningsinventarie. Den ekonomiska livslängden bedöms då understiga tre år, varför hela anskaffningen kostnadsförs. Överstiger anskaffningskostnaden 30 000 kr per fungerande enhet, bokförs den som anläggningstillgång och skrivs av under tre till fem år. För en schematisk översikt för val av konto och anläggningsgrupp, se figur 1.3 nedan. 12 Samma beloppsgräns för aktivering av nya anläggningar Med dator menas en fungerande enhet som består av bildskärm, tangentbord och hårddisk, inklusive eventuellt modem, program etc. 13 Uppdaterad 2015-07-27 Sida 19 EA-HANDBOK Konto 5612 Korttidsinvestering... 5614 Förbrukningsinventarier… 12* Maskiner, inventarier... Anskaff.värde 10 000–29 999 under 10 000 över 30 000 Livslängd under 3 år under 1 år 3-5 år Anl.grupp 1000, stöldbegärligt14 1000, stöldbegärligt 13E, 23E15 13L, 23L16 Figur 1.3 Datorer PÅGÅENDE NYANLÄGGNINGAR I kontogrupp 127* (pågående nyanläggningar) finns uppsamlingskonton för anläggningar där fakturorna ska betalas innan anläggningen är klar att tas i drift. Ombokning sker när anläggning är klar att tas i drift mot konto 1291 (Anskaffningsutgift anläggning AT) och aktiveras genom rutinen ”Skapa anläggningar från fakturor”. Anläggningens kontering styrs från vilken anläggningsgrupp som väljs vid aktiveringen, se Rutinbeskrivning AT-modulen för mer information. Observera att om en anläggning har bokförts på exempelvis konto 12711 (pågående nyanläggningar, årets ansk.) i period 201X12 kommer den per automatik att bokföras på konto 12701 (pågående nyanläggningar, ack ansk.värde) vid det nya årets ingång. Om det vid aktivering finns ett saldo på både konto med årets anskaffningsutgift (4:e siffran är 1) och konto för ackumulerat anskaffningsvärde (4:e siffran är 0) ska de delas upp i två separata poster vid bokningen mot konto 1291. Meddela redovisningsgruppen vilka poster som aktiverats samt vilken post som avser årets anskaffning (127?1) och ack anskaffning (127?0). Det här är viktigt då olika bokföringsrapporter behöver köras beroende på om posten avser årets- eller ack anskaffning. Vid årets anskaffning bokar en automatisk trigger upp postens värde på kontot för årets anskaffning mot ett s.k. omföringskonto (12?09), se figur 1.4 för skillnad i bokföring mellan årets och ack värde. Att denna skillnad görs är viktigt för att KI ska kunna göra ett korrekt låneupptag. Bokföring årets anskaffning Konto 1230, 1220, 1210 Belopp 100 000 D 1231, 1221, 1211 100 000 D 12309, 12209, 12109 100 000 K Bokföring ack anskaffning Konto 1230, 1220, 1210 Belopp 100 000 D Figur 1.4 Uppbokning årets- och ack anskaffning 14 se avsnitt 1.1.5.1 för vad som anses vara stöldbegärligt E = ej lånefinansierad, se ytterligare förklaring senare i kapitlet 16 L = lånefinansierad, se ytterligare förklaring senare i kapitlet 15 Uppdaterad 2015-07-27 Sida 20 EA-HANDBOK I samband med att anläggningen körs igenom rutinen ”skapa anläggningar från fakturor” läggs anläggningen upp i anläggningsregistret och efter att redovisningen kört bokföringsrapporten är anläggningen redo för att skrivas av. För kontogrupp 127* gäller samma uppdelning i bedömd ekonomisk livslängd på 3 år, 5 år och 10 år som för resten av kontoklass 12*. Se konteringsexempel i figur 1.5 nedan, i exemplet finns ett ack värde från tidigare år på 40 som också ska ingå i den aktiverade anläggningen. Konto 2581 1541 127?1 Benämning Leverantörsskulder Ingående moms Pågående nyanläggningar årets… Belopp 100 K 20 D 80 D Anl. är redo för aktivering, ombokning mot 1291 127?1 127?0 1291 1291 Pågående nyanläggningar årets… Pågående nyanläggningar ack… Anskaffningsutgift anläggning AT (årets) Anskaffningsutgift anläggning AT (ack) 80 K 40 K 80 D 40 D Anl. aktiveras i rutinen ”skapa anläggningar från fakturor” och läggs upp i anl. registret Bokföringsrapporten körs av redovisningen 1291 12?0 12?1 12?09 1291 12?0 Anskaffningsutgift anläggning AT (årets) Anläggningskonto ack anskaffning Anläggningskonto årets anskaffning (auto årets) Omföringskonto AT (auto årets) Anskaffningsutgift anläggning AT (ack) Anläggningskonto ack anskaffning 80 K 80 D 80 D 80 K 40 K 40 D Figur 1.5 FÖRBÄTTRINGSUTGIFT PÅ ANNANS FASTIGHET OBS! Innan reparationer beställs enligt vad som nedan beskrivs ska Fastighetsavdelningen vid Universitetsförvaltningen kontaktas! Av årsredovisningens redovisningsprinciper framgår att förbättringsutgift i annans fastighet hanteras som direkt kostnad när beloppet uppgår till max 500 tkr. Investeringar som uppgår till högre belopp hanteras som hyrestillägg. 1.1.3.2 KONST Konstföremål som tavlor och skulpturer mm. ska inte skrivas av, eftersom konst inte påverkas av någon värdeminskning. Konst redovisas därför med särskild anläggningsgrupp (99) och konto (1260). Detta gäller även konst från Statens konstråd17. 17 Statens konstråd bokar bort den konst som överlämnas till myndigheterna, som bokför den som tillgång. Därmed finns tillgången kvar inom staten med den skillnaden att den bytt myndighet. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 21 EA-HANDBOK 1.1.4 KONTERING OCH ATTEST Kontering av anläggningstillgångar sker på konto, kostnadsställe, projekt, finansiär och anläggningsnummer. I Agresso bokas poster som ska bli anläggningar på konto 1291. Den aktiveras sedan via rutinen ”skapa anläggningar från fakturor” och läggs i detta steg upp i anläggningsregistret. Därefter kör redovisningsgruppen en bokföringsrapport vilken bokar upp anläggningens värden i huvudboken samt i anläggningsregistret. Vilken kontering anläggningen får styrs av vilken anläggningsgrupp som väljs när anläggningen skapas. Att använda anläggningsregistret utgör ett tvingande led i hanteringen av anläggningstillgångar. Det är av största vikt att godkännaren lämnar nödvändiga upplysningar om utrustningen för bedömning av avskrivningstid (se avsnitt 1.1.6 Avskrivningar) samt behov av lånefinansiering (se avsnitt 1.1.7 Lånefinansiering). 1.1.5 INVENTARIE- OCH ANLÄGGNINGSREGISTER De huvudkriterier som gäller beträffande anläggningsregistret är att anskaffningsvärdet överstiger 20 000 kr exklusive moms (undantag datautrustning 30 000 kr exkl. moms) alternativt att egendomen anses vara stöldbegärlig. I inventarieregistret18 ska även finnas andras inventarier som Karolinska Institutet ansvarar för. Märkning av inventarier ska göras med märkpenna, etikett eller motsvarande där Karolinska Institutet samt inventarienummer framgår. 1.1.5.1 STÖLDBEGÄRLIGA TILLGÅNGAR Karolinska Institutet är enligt Förordningen om myndigheters bokföring skyldig att i inventarieregistret registrera de tillgångar som bedöms vara stöldbegärliga men som inte ska redovisas som anläggningstillgångar. Bl.a. de anskaffningar som redovisas som korttidsinvesteringar och förbrukningsinventarier i kontogrupp 561* kan vara stöldbegärliga. Nedanstående förbrukningsinventarier med ett inköpsvärde understigande 10 000kr men ska alltid ses som stöldbegärliga och tas in i inventarieregistret: Bärbara datorer (ej tillbehör såsom skärm, tangentbord mm) Smartphones Surf- och läsplattor Övrigt som anses vara begärligt (digitala kameror, projektorer mm) 1.1.5.2 Inventarieregisterblankett En särskild blankett 19 för inventarier/anläggningsregister finns på ekonomiavdelningens hemsida. Den fylls i med samma konteringsuppgifter som finns på fakturan. Denna utgör 18 Inventarieregistret avser anläggningar registrerade med anläggningsgrupp 1000, dvs anläggningar som inte uppfyller kriterierna för att redovisas som anläggningstillgång. 19 Alternativt kan även utdrag ur Agressos anläggningsregister skrivas ut Uppdaterad 2015-07-27 Sida 22 EA-HANDBOK tillsammans med fakturakopia och specifikationer, underlag till anläggnings/inventarieregistret. Blanketterna sparas i löpnummerordning. 1.1.5.3 ANLÄGGNINGSNUMMER Anläggningsnummer läggs upp med max tio siffror/positioner; de två första anger institutionen, därefter anges anskaffningsår, de två eller tre följande kan väljas utifrån institutionens eget upplägg och de tre sista utgör löpnummer (inst + år + kst + löpnummer = totalt max tio tecken). Det är viktigt att upplägget görs på samma sätt för alla tillgångar inom institutionen för att kunna utläsa information om tillgången från anläggningsnumret. Anläggningsnumret anges på inventarieblanketten och ska även markeras på inventariet/anläggningen. Varje anläggning kopplas till en särskild anläggningsgrupp. Anläggningsgruppen väljs utifrån vad det är för typ av anläggning och hur lång livslängd den har, för mer information om vad som är avgörande vid bedömning av avskrivningstid se avsnitt 1.1.6 Avskrivningar. Om anläggningsgrupp ska rättas/bytas kontaktas redovisningsenheten, eftersom anläggningsgrupp endast kan ändras av ekonomiavdelningen. 1.1.5.4 ANLÄGGNINGSGRUPPER Anläggningsgrupperna är uppbyggda på följande sätt: Exempel på anläggningsgrupper Motsvarande aktiveringskonto 13E Datautrustning (3år) 1211 Maskiner, inventarier, installationer, årets ansk (3år) 13L Datautrustning (3år), lån 1211 Maskiner, inventarier, installationer, årets ansk, lån (3år) 24E Kontorsmaskiner (5år) 1221 Maskiner, inventarier, installationer, årets ansk (5år) 24L Kontorsmaskiner (5år), lån 1221 Maskiner, inventarier, installationer, årets ansk (5år) 32E Inredning, förvaring (10år) 1231 Maskiner, inventarier, installationer, årets ansk (10år) 32L Inredning, förvaring (10år), lån 1231 Maskiner, inventarier, installationer, årets ansk, lån (10år) Figur 1.6 ANLÄGGNINGSGRUPPERNAS BESTÅNDSDELAR Första positionen (siffra): 1-3 anger avskrivningstid för de materiella anläggningstillgångarna. För övriga anläggningstillgångar används 6, 7 eller 9 som första siffra. Se avsnitt 1.1.6 för regler om avskrivning. Första siffran 1 Avskrivningsti d 3år Beskrivning Vilket motsvarar anskaffningskontots tredje siffra 1211 2 5år Vilket motsvarar anskaffningskontots tredje siffra 1221 3 10år Vilket motsvarar anskaffningskontots tredje siffra 1231 6 Uppdaterad 2015-07-27 Immateriella anläggningstillgångar Sida 23 EA-HANDBOK 7 Förbättringsutgifter på annans fastighet (används ej) 9 Konst Figur 1.7 Andra positionen (siffra): anger vad det är för sorts anläggning. Alla typer av anläggningar finns inte i kombination med första siffran. Det finns t ex ingen grupp för 10-årig datautrustning eftersom den ekonomiska livslängden inte bedöms förekomma. Detta gäller materiella anläggningar med första position 1-3 som beskrivs ovan. Andra siffran 1 2 3 4 5 6 7 9 Typ av anläggning Fasta anläggningar och installationer Inredning och förvaring Datautrustning Kontorsmaskiner Nätverk Transportmedel Laboratorieutrustning Övrigt Figur 1.8 Tredje positionen (bokstav): anger om en anläggning ska lånefinansieras eller om den är helt finansierad av externa medel. Se avsnitt 1.1.7 för regler om lånefinansiering. L motsvarar lånefinansierad (verksamhet 1* eller 2*) E motsvarar inte lånefinansierad/Externa medel Dessutom finns anläggningsgruppen 1000 (inventarieregistret) som används för att registrera de inventarier som är stöldbegärliga, men som inte uppfyller reglerna för att redovisas som anläggningstillgång. Se avsnitt 1.1.1 ovan för regler om anläggningstillgångar respektive korttidsinvesteringar. 1.1.5.5 REGISTRERING AV ANLÄGGNING I AGRESSO Vid registrering av en anläggning i Agressos anläggningsmodul20 är det viktigt att de uppgifter som anges är desamma som de som fanns angivna på fakturan och som anges vid bokföringen i Agresso. 20 AGRESSO Ekonomi – Anläggningsredovisning AT – Skapa anläggningar från fakturor Uppdaterad 2015-07-27 Sida 24 EA-HANDBOK 1.1.6 AVSKRIVNINGAR Enligt FÅB ska anläggningstillgångar med begränsad ekonomisk livslängd skrivas av systematiskt över sin livslängd. Med ekonomisk livslängd avses, enligt ESVs föreskrifter, den tidsperiod som en investering är lönsam att ha i drift för det ändamål den ursprungligen anskaffades för. Faktorer som påverkar bedömningen av hur lång den ekonomiska livslängden förväntas bli är dels den tekniska utvecklingen, dels den belastning objektet utsätts för och som medför slitage och underhållskostnader. Enligt ESVs allmänna råd använder KI endast linjär och månatlig avskrivning, som innebär att en lika stor andel av anskaffningsvärdet skrivs av varje år. Normalt ligger avskrivningstiderna i intervallet 3-7 år för datorer, 5-10 år för maskiner, transportmedel och inventarier, 30-40 år för byggnader och markanläggningar samt 5 år för immateriella anläggningstillgångar. Avskrivning görs fr.o.m. den tidpunkt (månad) då tillgången tas i bruk för avsedd verksamhet. Om anläggningen kan tas i bruk i period 201011 sker den första avskrivningen i period 201011. Om tillgången utgörs av delar som levereras separat ska avskrivningarna påbörjas i samband med delleverans om tillgången då kan användas i verksamheten. I Agresso anges linjär avskrivning för anläggningsgrupp 10-90 och avskrivningstiden ska anges i månader. Vid redovisning av tillgångar är medlen kassamässigt förbrukade på projekten, men värderingsmässigt ska medel finnas balanserade för att täcka kommande års avskrivningar. Om en anläggning med en livslängd på fem år köps in och finansieras med projektmedel som beviljats för kortare tid, gäller trots allt att avskrivningstiden ska vara fem år. Medel ska finnas balanserade för att täcka kommande års avskrivningar. En utrustning som inte längre behövs i verksamheten eller har blivit oanvändbar, får säljas alternativt utrangeras. KI ska emellertid vara restriktiv med försäljning - det ska gå att bevisa att egendomen inte behövs någonstans inom KI eller att den är helt obrukbar. Se även avsnitt 1.1.9.3 om utrangering och försäljning av anläggningstillgångar. I anläggningsmodulen går det endast att registrera en anläggning på ett projekt. Nyanskaffning och avskrivningar av anläggningar kan samlas på ett centralt anläggningsprojekt under kostnadsställe 8700, dock behövs ett projekt per verksamhetsgren. Via konto 69908 (Del av anläggning) hämtas fullständig finansiering till det centrala projektet från ett eller flera projekt som ska bära kostnaden för anläggningen. Vilka medel som finansierar anläggningen ska anges vid konteringen (finansiärskod) för att värderingen ska bli rätt. Hela finansieringen av nyanskaffningskostnaden ska vara täckt på det centrala projektet, dvs. full finansiering ska ha erhållits för att värderingen ska bli rätt. Det centrala anläggningsprojektet får inte användas om inte flytt av avskrivning redovisas på konto 69908. Detta konto används även om anläggningen ska användas i flera projekt och finansiering och avskrivningar ska delas mellan dessa. Avskrivningarna utförs månadsvis vid månadsboksluten via rapporter i Agresso. Avskrivningarna utförs av redovisningsgruppen och körs sista dagen innan stängning, vid frågor angående avskrivningar kontakta redovisningsgruppen. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 25 EA-HANDBOK 1.1.7 LÅNEFINANSIERING Enligt Kapitalförsörjningsförordningen ska anläggningstillgångar som används i myndighetens verksamhet i huvudsak vara finansierade med lån i Riksgälden (RGK). Universitet och högskolor medges emellertid undantag, som innebär att anläggningstillgångar som används i myndighetens verksamhet helt eller delvis kan finansieras med bidrag från icke-statlig givare. Detta gäller även för bidrag från statliga bidragsgivare under förutsättning att bidraget har tilldelats för ändamålet21. Det innebär att anläggningar som helt eller delvis finansieras av statliga medel tillsvidare bokförs som lånefinansierade anläggningar i anläggningsgrupp L. Anläggningar som däremot helt och hållet finansieras av externa bidrag eller av särskilda investerings- eller utrustningsbidrag22 ska inte lånefinansieras. Lånemodellen bygger på att ett s.k. avistalån tas upp i Riksgälden (RGK) till tillgångens bokförda värde, med rörlig repo-baserad ränta. 1.1.7.1 LÅNEHANTERING Låneverksamheten gentemot RGK administreras av ekonomiavdelningen. Institutionerna ska således inte själva ansöka om lån. Lån i RGK tas upp vid två tillfällen per år, i maj och november. För att ekonomiavdelningen ska kunna avgöra storleken på lånet är det viktigt att institutionerna bokför de anläggningstillgångar som ska lånefinansieras i anläggningsgrupp L, se avsnitt 1.1.5.4 ovan. 1.1.7.2 LÅNEKOSTNAD I RGK Vid KI är lånefinansiering i RGK avgiftsfri för institutionen. För institutionen innebär det att kostnaden för lånet ger en minskad ränteintäkt på räntekontot för den del av räntan som är associerad med betalningen av de lånefinansierade anläggningarna. 1.1.8 FYSISK INVENTERING För att säkerställa att samtliga utrustningar/anläggningar som ingår i balansvärdet för anläggningstillgångar verkligen finns kvar och används i verksamheten ska en fysisk inventering ske en gång per år, förslagsvis senast under november. De anläggningar som inte fysiskt finns kvar utrangeras med angivande av orsak. Anläggningar och stöldbegärliga inventarier som finns för hemmabruk omfattas även de av inventeringen. Om märkning av anläggningarna inte skedde i samband med att de blev upplagda i registret, så ska det ske vid inventeringen. Inom institutionen utses en ansvarig för inventeringen samt en inventeringsförrättare. 21 Medel från EU, NIH och Nordiska ministerrådet räknas inte som statliga i detta sammanhang. EU- och NIH-bidrag får dessutom inte användas till investeringar om det inte tydligt anges i kontraktet. 22 Detta gäller även om det särskilda investerings- eller utrustningsbidraget kommer från statligt råd, t ex Vetenskapsrådet. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 26 EA-HANDBOK 1.1.8.1 INVENTERINGSUNDERLAG I AGRESSO Inför inventeringen tas ett inventeringsunderlag ut i Agresso23. Vid inventeringen markeras de anläggningar som finns fysiskt på inventeringsunderlaget med en bock. Om utrustning återfinns fysiskt vid inventeringen men inte på inventeringsunderlaget, anges så mycket information som möjligt på blankett "Fysisk anläggning ej återfunnen i anläggningsregister". Utrustning som saknas förtecknas och orsak anges. För denna utrustning sker utrangering efter behörigt beslut, se även avsnitt 1.1.9 nedan om transaktioner med anläggningar. 1.1.8.2 HEMMAVARANDE UTRUSTNING Utrustning som förvaras hemma antecknas på särskild blankett; "Intyg om hemmavarande utrustning", där respektive person får intyga att utrustningen finns kvar hemma. Markering görs på inventeringsunderlaget med "H" framför resp. anläggningsnummer. 1.1.8.3 SAMMANSTÄLLNING OCH KONTROLL Den som är inventeringsansvarig gör en sammanställning efter den fysiska inventeringen. I den jämförs uppgiften på blanketten ”Fysisk anläggning ej återfunnen i anläggningsregister” och de icke-markerade på inventeringsunderlaget för att fånga utrustning som fysiskt flyttats under året. Ett inventeringsintyg ska lämnas in samtidigt som de andra bilagorna i samband med helårsbokslutet. Inventeringsmaterialet är räkenskapsmaterial och ska attesteras av prefekt eller administrativ chef före arkivering. 1.1.8.4 KONTROLL AV KOSTNADSKONTON För att säkerställa att utrustning som borde ha varit anläggningsförd inte felaktigt har kostnadsförts, ska en genomgång av kostnadskonton för korttidsinvesteringar, förbrukningsinventarier, varor etc. göras inför varje halv- och helårsbokslut. Exempel på sådana konton är 5061 (Diverse lokaltillbehör, korttidsinvesteringar), 5611 (Korttidsinvesteringar datorer och datautrustning, förbrukningsinventarier) osv. Felaktig bokföring rättas med bokföringsorder. 23 Finns under Ekonomi – Anläggningsredovisning AT – Anläggningar - tryck på plustecknet vid anläggningar och gå sedan in på Inventeringslista AT eller inventeringslista AT med alla gamla texter. I fältet setup kan man välja vilken typ av information man vill få fram i inventeringsunderlaget. Detta görs genom att välja exempelvis kod eller text under kolumn visa. Även sorteringen går att justera efter hur man vill ha den. Genom att högerklicka och välja lägg till fält kan extra fält läggas till i kolumn kolumnnamn. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 27 EA-HANDBOK 1.1.9 TRANSAKTIONER MED ANLÄGGNINGAR Ibland behöver anläggningar flyttas till andra projekt eller institutioner, säljas eller så kan anläggningen ha bokförts fel och behöver rättas. Hur man bokför, byter konto eller anläggningsgrupp samt uppdaterar anläggningsregistret i samband med dessa överföringar förklaras nedan. 1.1.9.1 BOKFÖRING I HUVUDBOK OCH ANLÄGGNINGSREGISTER Vid överföring av anläggningstillgångar inom institutionen måste projekt ändras så att kommande avskrivningar belastar rätt projekt. Vid flytt av anläggningar inom institutionen kontaktas redovisningsgruppen som kör en rapport som flyttar anläggningen från det gamla projektet till det nya. Efter rapportkörning kan bokningen exempelvis se ut enligt nedan. Konto T ex 1210 T ex 1219 T ex 1210 T ex 1219 Benämning Ackumulerad anskaffning Ackumulerad värdeminskning Ackumulerad anskaffning Ackumulerad värdeminskning Projekt Gamla projektet Gamla projektet Nya projektet Nya projektet Belopp/Saldo 100 K 80 D 100 D 80 K Figur 1.10 Man bör vara uppmärksam på om det nya projektet är finansierat av andra medel, t ex om byte sker från ett externfinansierat till ett statligt finansierat projekt. I dessa fall ska även anläggningsgrupp ändras24. Om det nya projektet inte ska stå för kommande avskrivningar, dvs finansieringen av kommande avskrivningar flyttas med till det nya projektet, görs ovanstående bokning med ett tillägg, se figur 1.12 Den återstående finansieringen på gamla projektet (som motsvarar tillgångens restvärde 25 vid ombokningstillfället) flyttas med genom debitering av konto 69908 på gamla projektet och kreditering av konto 69908 på nya projektet. Ursprungsfinansiär ska anges. Observera att konto 69908 enbart får användas inom den egna institutionen. Konto 69908 69908 Benämning Del av anläggning Del av anläggning Projekt Gamla projektet Nya projektet Belopp/Saldo 20 K 20 D Figur 1.12 När en anläggningstillgång har registrerats på fel projekt görs en liknande ombokning, se exemplet i figur 1.13 nedan. Även i detta fall gäller att vara uppmärksamma på om det nya projektet finansieras av andra medel då ett eventuellt byte av anläggningsgrupp behöver ske. 24 25 Det är endast Ekonomiavdelningen som kan ändra anläggningsgrupp Restvärdet är skillnaden mellan ackumulerad anskaffning och ackumulerad värdeminskning Uppdaterad 2015-07-27 Sida 28 EA-HANDBOK Kontot ackumulerad värdeminskning avser de totala avskrivningarna över anläggningens livslängd. Anläggningen i exemplet i figur 1.13 har en avskrivningstid på fem år. Den har redan skrivits av under 4 år, total kostnad på det felaktiga projektet är 80 (konto 691*). Det felaktiga projektet får en kostnads reducering på 80 och det nya belastas med en avskrivningskostnad på 80. Konto T ex 1220 T ex 1229 T ex 6912 T ex 1220 T ex 1229 T ex 6912 Benämning Ackumulerad anskaffning Ackumulerad värdeminskning Avskrivningar Ackumulerad anskaffning Ackumulerad värdeminskning Avskrivningar Projekt Gammalt/Fel projekt Gammalt/Fel projekt Gammalt/Fel projekt Nytt/Rätt projekt Nytt/Rätt projekt Nytt/Rätt projekt Belopp/Saldo 100 K 80 D 80 K 100 D 80 K 80 D Figur 1.13 BYTE AV ANLÄGGNINGSGRUPP/ AVSKRIVNINGSTID Om anläggningsgrupp/avskrivningstid ska ändras kontakta redovisningsgruppen. 1.1.9.2 TRANSAKTIONER MED ANLÄGGNINAR INTERNT OCH EXTERNT INOM KI Ibland delas en anläggning mellan två institutioner, ibland mellan en institution och en extern part eller myndighet och ibland får ett par institutioner tillsammans ett externt bidrag som bl. a ska finansiera anläggningar. Nedan redogörs för hur redovisning sker i dessa situationer genom olika exempel. EXEMPEL 1: ANLÄGGNING SOM DELAS MELLAN TVÅ INSTITUTIONER Institution A och institution B bestämmer sig för att tillsammans köpa in en anläggning som de båda kommer att använda i sin forskning. Institution A kommer att använda anläggningen ungefär 50 % av tiden och institution B resterande 50 %. Institution A beställer anläggningen från leverantören, betalar fakturan på 1 000 000 kr och lägger upp anläggningen i sitt anläggningsregister samt bokför anläggningen i huvudboken. För att fördela kostnaden för anläggningen fakturerar institution A institution B för deras del av avskrivningskostnaden. Antingen faktureras avskrivningskostnaden varje månad eller kvartalsvis under anläggningens livslängd. Kostnaden för anläggningens hela livslängd ska inte faktureras på en gång då det ger upphov till en icke rättvisande avskrivningskostnad i mottagande institutions resultat. Anläggningen i detta exempel kommer att skrivas av under 5 år, vilket ger en avskrivningskostnad på 16 666,60 kr per månad (1 000 000 kr/5 x 12 =16 666,60 kr), dvs 50 000 kr per kvartal. Vid fakturering av avskrivningskostnaden använder institution A konto 39699 (Intäkt avskrivningar, KI-intern) och institution B konto 69909 (Avskrivningskostnad anläggning, KI-intern faktura) (se figur 1.14 nedan). Uppdaterad 2015-07-27 Sida 29 EA-HANDBOK Institution A (där anläggningen är registrerad) Konto Kontotext Belopp Beskrivning 1512 Interna kundfordringar 50 000 D 39699 Intäkt av avskrivningar 50 000 K Kostnad för ett kvartal (KI-internt) Institution B (som delar på anläggningen och avskrivningskostnaden) Konto Kontotext Belopp Beskrivning 2582 Interna leverantörsskulder 50 000 K 69909 Avskrivningskostnad 50 000 D Kostnad för ett kvartal (KI-internt) Figur 1.14 EXEMPEL 2: ANLÄGGNING SOM DELAS MELLAN EN INSTITUTION OCH EXTERN PART När en anläggning delas mellan KI och en extern part är det endast en part som registrerar anläggningen i sitt anläggningsregister. I detta fall är det viktigt att ha upphandlingsreglerna i åtanke, om det är den externa partens upphandlade leverantör som används men vi som äger och betalar anläggningen kan det bli problem, kontakta upphandlingsavdelningen för mer information kring vad som gäller. Fördelning av kostnaden sker genom att den som registrerat anläggningen fakturerar den andra parten för del av avskrivningskostnaden. Innan en överenskommelse träffas bör samtliga kostnader som är förenade med verksamheten beräknas. Avskrivningskostnaden ska täckas, men hänsyn ska även tas till andra relevanta kostnader om sådana förekommer. Vilket det slutgiltiga priset blir avgörs i en förhandling mellan parterna. Om t ex Karolinska Universitetssjukhuset (KS) har en anläggning registrerad, som även används av en institution vid KI, ska KS fakturera KI del av avskrivningskostnad inklusive eventuella tilläggskostnader. Vid KI redovisas kostnaden på konto 5761 (Korttidshyra/leasing, maskiner, inventarier m m). I de fall där anläggningen är registrerad vid KI, men anläggningen även används av t ex en forskargrupp vid KTH ska KI fakturera KTH kvartalsvis i efterskott och redovisa intäkten på konto 3441 (Andra ersättningar, statliga). Om den externa parten är icke-statlig används konto 3443 (Andra ersättningar, utomstatliga) och fakturering sker med moms. EXEMPEL 3: GEMENSAM BIDRAGSANSÖKAN FRÅN EXTERN BIDRAGSGIVARE Ibland ansöker t ex tre institutioner (A, B och C) gemensamt om ett extern bidrag. Bidraget går då vanligtvis till den institution (A) där huvudsökanden finns och de två andra institutionerna (B och C) rekvirerar sin del av bidraget vid behov, t ex för att finansiera avskrivningskostnader på en anläggning. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 30 EA-HANDBOK I detta exempel antas att institution B köper en anläggning som ska finansieras med det externa bidrag som de tre institutionerna har tillsammans. Institution B rekvirerar därför del av bidraget från institution A (i detta exempel 500 000 kr). Institution A för över bidraget till institution B. Bokföring sker på konto 3564 (förmedling av bidrag inom KI) vid båda institutionerna26. Institution A Konto 19329 3564- proj *3 – 3VR – VR27 Institution B Belopp 500 000 K 500 000 D Konto 24091 3564- proj *3 – 3VR – VR Belopp 500 000 D 500 000 K Figur 1.15 Om anläggningen till viss del är finansierad med lån och ligger på ett statsanslagsprojekt måste bidraget först tas in på ett bidragsprojekt och sedan omföras till rätt projekt med hjälp av konto 69908 (del av anläggning), för att undvika kombinationsfel (se figur 1.16). Bokning vid delvis lånefinansierad anläggning vid Institution B: Konto Belopp Projekt Beskrivning 24091 500 000 D 3564 500 000 K Proj *3 Rekv bidrag från institution A 69908 (Del av anläggning) 500 000 D Proj *3 Omf från projekt med verks 3* 69908 (Del av anläggning) 500 000 K Proj *2 Omf till projekt med verks 2* Figur 1.16 1.1.9.3 FÖRSÄLJNING AV ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR MELLAN KI-INSTITUTIONER Vid en försäljning tas kontakt med redovisningsgruppen som hjälper till att flytta anläggningen i anläggningsregistret samt i huvudboken från institution A till institution B via rapporter. Ange vilket det överenskomna försäljningspriset är, från vilken period anläggningen ska säljas samt vilket projekt som ska ta emot anläggningen hos köpande institution. Om överenskommet pris är lägre än restvärdet får den säljande institutionen (A) en intern avskrivningskostnad på konto 69909 och den köpande institutionen (B) en intern intäkt på konto 39699 och tvärtom om överenskommet pris är högre än restvärdet. 26 Det är viktigt att både utbetalande och mottagande institution bokar vidareförmedlingen av medlen i samma period då konto 3564 på koncern nivå ska vara 0 i varje period. 27 I detta exempel antas bidraget komma ifrån Vetenskapsrådet; FIN-kod och Mpt ska vara samma vid båda institutionerna och detta konto bokförs endast på bidragsprojekt (slutsiffra 3) Uppdaterad 2015-07-27 Sida 31 EA-HANDBOK 1.1.9.4 FÖRSÄLJNING/UTRANGERING AV ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Om KI har anläggningar som inte längre behövs i den egna verksamheten eller som har blivit oanvändbara, är det tillåtet att sälja/utrangera egendomen. Försäljning ska genomföras marknadsmässigt. Myndigheten ska emellertid vara mycket restriktiv med försäljning, det ska gå att bevisa att egendomen inte behövs någonstans inom KI eller att den är helt obrukbar. Oftast finns alternativa användningsområden för exempelvis äldre datorer. Vid försäljning av anläggningstillgångar är KI inte skattskyldig för omsättningen och någon moms ska därför inte läggas på priset. Vid försäljning till personal ska regler om skattepliktiga förmåner beaktas. Om tillgången säljs till ett pris under marknadsvärdet räknas den som en förmån för den anställde från första kronan. Vid bedömning av priset bör även moms ingå eftersom den anställde troligen skulle ha betalat moms om tillgången köpts på egen hand. KI ska däremot inte redovisa eller betala någon moms. För att skänka utrustning krävs regeringens tillstånd. Regeringen får besluta om att överlåta annan lös egendom än aktier, andelar och fast egendom om egendomen inte längre behövs för statens verksamhet eller blivit obrukbar, eller om den inte anskaffats med statens medel28. Vid försäljning till extern part bokförs försäljningsintäkten på konto 6731 (Försäljningsinkomst materiella anläggningstillgångar), se figur 1.18, A. En försäljning registreras i anläggningsmodulen AT29, se även rutinbeskrivning AT-modulen. Försäljningen bokförs först när redovisningsgruppen kör bokföringsrapporten i anläggningsmodulen. Bokfört anskaffningsvärde och ackumulerade avskrivningar omförs då från konto 1??0 och 1??9 till konto 6732 (Bokfört värde materiella anläggningstillgångar), se figur 1.18, B. Om försäljningsinkomsten överstiger saldot för bokfört värde, d.v.s. om det totala saldot är ett kreditsaldo, bokförs även en reavinst, se exempel 1 i figur 1.18 nedan. Uppkommen reavinst eller reaförlust omförs till konto för reavinst respektive reaförlust genom att summan av saldona för konto 6731 och 6732 motbokas konto 6733 (Omföring reavinst/reaförlust). Vid reavinst debiteras konto 6733 och krediteras konto 3421/3422 (Reavinst materiella anläggningar, statliga alternativt utomstatliga köpare), se exempel 1, C i figur 1.18. Obs! Exemplet avser försäljning till utomstatlig köpare. Om försäljningsinkomsten understiger saldot för bokfört värde, d.v.s. om det totala saldot är ett debetsaldo, bokförs istället en reaförlust (se exempel 2 i figur 1.18). Vid reaförlust krediteras konto 6733 och debiteras konto 5331/5332 (Reaförlust materiella anläggningar, statliga alternativt utomstatliga köpare), se D och E i figur 1.18. 28 29 Enligt 28§ Lag (1996:1059) om statsbudgeten Agresso Ekonomi – Anläggningsredovisning AT – Registrering – Försäljningar och utrangeringar Uppdaterad 2015-07-27 Sida 32 EA-HANDBOK Konto Kontotext 19315 6731 Inbetalningar bg Danske Bank Försäljningsinkomst materiella anl. tillgångar D K Försäljning: A Exempel 1 (reavinst): 1220 B 1229 6732 C 6733 3422 Maskiner, inv., install., ack. anskaffn. värde - ” - , ack. avskrivningar Bokfört värde materiella anl. tillgångar Omföring reavinst/reaförlust Reavinst materiella anläggningar Exempel 2 (reaförlust): 1220 Maskiner, inv., install., ack. anskaffn. värde D 1229 - ” - , ack. avskrivningar 6732 Bokfört värde materiella anl. tillgångar E 6733 5332 Omföring reavinst/reaförlust Reavinst materiella anläggningar 500 500 800 350 450 50 50 800 250 550 50 50 Figur 1.17 OBS, bokföring sker per automatik av rapporter som körs av redovisningsgruppen, exemplet i figuren visar hur bokföringen ser ut när rapporten har körts. Den enda bokning ni gör på institution är bokning av försäljningsintäkten mot konto 6731. Vid utrangering 30 (se rutinbeskrivning AT-modul) omförs bokfört anskaffningsvärde och ackumulerade avskrivningar från tillgångskontona (t ex konto 1210 och 1211) till kontot för "bokfört värde" 6732. En ren utrangering kan ses som ett specialfall av försäljning, där erhållen ersättning är 0. Eventuell reaförlust vid utrangering anses som icke statlig och bokförs konto 5332 med motkonto 6733. OBS! När anläggningen, enligt exemplen ovan, är bortbokad från huvudboken spärras anläggningen i anläggningsregistret! 30 Görs på samma ställe som försäljning enligt ovan, Agresso Ekonomi – Anläggningsredovisning AT – Registrering – Försäljningar och utrangeringar. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 33 EA-HANDBOK 1.2 FINANSIELLA ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Finansiella tillgångar kan antingen klassificeras som anläggningstillgångar eller som omsättningstillgångar. Avgörande för om de klassas som en omsättningstillgång eller anläggningstillgång är avsikten med innehavet. Vid Karolinska Institutet (KI) klassificeras finansiella tillgångar som anläggningstillgångar då syftet med innehavet inte är att bedriva handel. Det är viktigt att ha kontroll över de finansiella anläggningstillgångarnas anskaffningsvärde för att vid försäljning kunna beräkna resultatet samt för att kunna värdera dem vid årets slut. Som finansiella anläggningstillgångar vid KI redovisas; Aktier och andelar i dotter- och intresseföretag Andra långfristiga värdepappersinnehav Finansiella anläggningstillgångar redovisas i kontogrupp 13, finansiella anläggningstillgångar, utlåning. På samma sätt som vid redovisning av materiella anläggningstillgångar ska den ingående balansen registreras så att det ackumulerade värdet, årets anskaffningsutgifter, årets avskrivningar, årets utdelning etc. förs till det konto inom varje grupp som avslutas med siffran 0; 1310 Aktier och andelar i dotterföretag (KI-Holding) 1330 Svenska aktier och andelar, ack värde 1350 Svenska obl. och andra v-papper, ack värde Den ackumulerade värderegleringen förs till konto 1339 (Värdereglering aktier och andelar). Finansiella anläggningstillgångar redovisas enbart vid KIs centrala ekonomiavdelning, inte vid institutionerna. 1.3 FORDRINGAR Fordringar som normalt förfaller till betalning inom 12 månader efter balansdagen definieras som kortfristiga. Hur fordringar ska behandlas inom staten regleras av Förordning om hantering av statliga fordringar. Det är viktigt att ha bevakning av alla fordringar och kräva in originalunderlag. I balansräkningen finns tre rubriker som avser kortfristiga fordringar: Kundfordringar Fordringar hos andra myndigheter Övriga fordringar Uppdaterad 2015-07-27 Sida 34 EA-HANDBOK 1.3.1 KUNDFORDRINGAR Institutionerna har eget ansvar för sina fordringar fram tills dess att en eventuell indrivning ska ske via Kammarkollegiet. Vid fordran på beställare utfärdas en faktura. Fakturan ska ställas ut snarast efter att fordran uppkommit, t ex i samband med genomförda uppdrag, vid försäljning av material osv. Det ska finnas en överenskommelse som underlag till fakturan. Det kan vara i form av ett avtal mellan KI och uppdragsgivaren eller en överenskommelse om t ex pris, tid och antal. Moms, overhead (OH, indirekta kostnader) och LKP (lönekostnadspålägg på löner) ska beaktas. Alla överenskommelser ska vara skriftliga. Det kan t ex vara i form av e-post med en beskrivning av vad som är överenskommet, där man ber den andra parten återkomma inom en viss tid om han/hon har något att invända mot. En fordran får inte överlåtas på någon annan. Fordringar på statliga myndigheter får inte lämnas till inkasso. Externa forskningsmedel som är klassade som bidrag ska rekvireras och inte faktureras. De ska således inte anses som en fordran och bokförs därmed inte i kundreskontran. Se även kap 4.2 Bidrag och uppdrag/avgifter. 1.3.1.1 EXTERNA KUNDFORDRINGAR Särredovisning av externa kundfordringar ska ske avseende: Fordringar på andra statliga myndigheter för att de inte ska dubbelräknas i den statliga finansstatistiken. Kontering ska ske på konto 1531 (Statliga kundfordringar). Kontot styrs av vald kundgrupp i kundreskontran. Andra externa kundfordringar bokförs på konto 1511 (Kundfordringar). Utgående moms bokförs på konto 257* och intäkten konteras inom någon av nedanstående kontogrupper. 31 Intäkter enligt § 4 i avgiftsförordningen 33 Verksamhetsfakturering 34 Övriga avgiftsintäkter Se även kapitel 4.2.2 Avgifter och uppdrag. 1.3.1.2 INTERNA KUNDFORDRINGAR För att kunna visa KIs ekonomiska ställning elimineras interna fordringar. Interna kundfordringar bokförs på konto 1512 (Interna kundfordringar), som styrs av vald kundgrupp i kundreskontran. Interna kundnummer börjar på siffran 1 och kan sökas fram i Agresso. Adressförteckning över kontaktpersoner finns på intranätet. Den interna intäkten konteras inom kontogrupp 39, Interna intäkter, för att elimineras mot de interna kostnaderna. Se vidare kapitel 8 om internredovisning samt interna konton mellan institutioner i kontoplanen. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 35 EA-HANDBOK 1.3.1.3 KRAVRUTINER Inom 15 dagar efter förfallodagen ska en betalningspåminnelse skickas. Vid behov skickas en andra betalningspåminnelse. Om fordran inte har betalats efter andra påminnelsen ska institutionen överlämna ett underlag för fordran till ekonomiavdelningen. KI har avtal med Kammarkollegiet när det gäller inkassotjänster. En institution som vill överlämna en fordran för inkasso lämnar ett underlag till ekonomiavdelningen som kontaktar Kammarkollegiet och ser till att inkassoåtgärder vidtas. 1.3.1.4 BETALNINGSBEVAKNING Kundfordringar ska bevakas och påminnelser skickas ut om betalning inte sker i tid. Efter två påminnelser görs en bedömning om kontakt ska tas med kunden och/eller om ärendet ska sändas vidare för inkasso. Uppgift om förfallna fakturor/kund tas ut i Agresso31. Se även manual för påminnelsehantering i Agresso. 1.3.1.5 DRÖJSMÅLSRÄNTA Dröjsmålsränta ska tas ut på externa kundfordringar som inte betalats på förfallodagen. Debitering av dröjsmålsränta begränsas till ett belopp på 50 kr för varje enskild räntefaktura. Räntefakturor på lägre belopp faktureras inte, men om en kund regelbundet har försenade betalningar ska dröjsmålsränta debiteras även för mindre belopp. Även flera fakturor till samma kund kan skapa underlag för en räntefaktura. Dröjsmålsränta utgår på fakturerat totalbelopp, alltså även på debiterad moms. Däremot utgår inte moms på fakturerad dröjsmålsränta. Räntefakturan förfaller till omedelbar betalning. Hur dröjsmålsränta ska debiteras regleras i räntelagen. Dröjsmålsränta debiteras från förfallodagen dvs 30 dagar efter det att fakturan skickats ut (som bör vara samma som fakturadatum). Se även manual för påminnelser och räntedebitering på intranätet. Dröjsmålsränta utgår enligt räntelagen med referensränta + 8 %, om inte annat avtalats. Referensräntan fastställs av Riksbanken varje kalenderhalvår och anges med avrundning till närmast högre halva procentenhet. Information om aktuell referensränta finns på Riksbankens hemsida. 1.3.1.6 BOKFÖRING AV KUNDFORDRINGAR Kundfordringar delas upp i interna, externa inomstatliga och externa utomstatliga, vilket även framgår av kundgrupp i kundreskontran. Bokföring av kundfordringar ska enligt bokföringsförordningen ske löpande. 31 Sker via rapporten Åldersfördelat saldo, se Agresso: Ekonomi – Kundreskontra – Rapporter – Åldersfördelat saldo Uppdaterad 2015-07-27 Sida 36 EA-HANDBOK KUNDREGISTER Ekonomiavdelningen lägger upp kundnummer i kundregistret i Agresso. När kundupplägg beställs är det viktigt att klargöra hur kunden ska klassas för att i görligaste mån undvika kredit/vidarefakturering32. Om ett kundnummer saknas, fylls blanketten ”Nyupplägg av kund i kundregistret” i och sänds till redovisningsenheten. Organisationer eller VAT-nr anges för företag och organisationer inom EU. 1.3.1.7 OSÄKRA KUNDFORDRINGAR Fordringar ska bokföras enligt den så kallade försiktighetsprincipen, vilket innebär att osäkra kundfordringar och/eller konstaterade kundförluster ska kostnadsföras. Man skiljer på befarade och konstaterade kundförluster. Orsaken till detta är att moms endast får begäras tillbaka för konstaterade kundförluster. Samtliga kundfordringar ska gås igenom (värderas) kvartalsvis och en bedömning ska göras om de kommer att betalas eller inte. Man bör särskilt beakta kundfordringar som inte betalats inom förfallotiden eller inte betalats trots påminnelser. Kundfordringar som anses osäkra och därmed kräver speciell bevakning ska särredovisas så att det osäkra fordringsbeloppet omförs från konto 15* (Kundfordringar) i kredit till konto 1518 (Osäkra kundfordringar) i debet33. Denna bokning görs genom att kvitta kontofordran på 1511 mot konto 1518. BEFARADE KUNDFÖRLUSTER När en kundförlust befaras (utan att förlusten slutligen konstaterats), t ex på grund av att kunden kommit i obestånd eller för att en tvist har uppstått om en fordran, krediteras konto 1519 (Värdereglering kundfordringar) mot konto 5442 (Befarade kundförluster, varor) eller konto 5452 (Befarade kundförluster, tjänster) i debet. Detta görs efter det att fordran först blivit omförd till osäkra kundfordringar, konto 1518, se ovan. Exemplet i figur 1.19 visar en kundfordran på 100 (varav 20 är moms) som är befarad. Bokning nedan förutsätter att fordran redan är ombokad som osäker. Konto 1519 Kontotext Värdereglering kundfordringar 5452 Befarade kundförluster Belopp 80 80 D/K K D Figur 1.19 32 Vid SVE-fakturering sänds t ex fakturan iväg elektroniskt omedelbart vid fakturering. Det innebär att rättelse inte kan göras genom att makulera fakturan (reversering). 33 I Agresso sker detta genom bokföring i huvudbok, konto 1518 i Debet mot kvittning av kundfakturan. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 37 EA-HANDBOK KONSTATERADE KUNDFÖRLUSTER, DVS KUNDFÖRLUSTEN ÄR DEFINITIV Enligt Förordning om hantering av statliga fordringar kan en myndighet besluta att indrivning ska avbrytas om indrivningsåtgärderna framstår som utsiktslösa (t ex vid konkurs) eller om de inte är försvarliga med hänsyn till kostnaderna. Indrivningsåtgärder ska vidtas i den omfattning som är motiverat med hänsyn till fordringens belopp, gäldenärens betalningsförmåga och omständigheter i övrigt. Framstår det som omöjligt eller olämpligt att driva in fordran kan den skrivas av, dvs kostnadsföras. Fordran kostnadsförs efter överenskommelse med ekonomiavdelningen. Underlaget ska undertecknas av prefekt/administrativ chef och innehålla tydlig förklaring till avskrivningen. Beloppet bokförs som konstaterad kundförlust genom att kreditera den tidigare uppbokningen på 1518 (Osäkra kundfordringar) mot konto 5441 (Konstaterad kundförlust, varor) eller konto 5451 (Konstaterad kundförlust, tjänster). Samtidigt återförs den tidigare bokningen på konto 1519 (Värdereglering kundfordringar) mot konto 5442 (Befarade kundförluster, varor) eller konto 5452 (Befarade kundförluster, tjänster). Eventuell moms bokas på konto 2572 (Utgående moms) i debet. Om moms vänds tillbaka på en konstaterad kundförlust, meddelas ekonomiavdelningen, så att momsen kan stämmas av på ett korrekt sätt! I figur 1.20 visas exempel på bokföring av en konstaterad kundförlust där den ursprungliga kundfordran var 100 (varav moms 20). Förutsättningen är att man bokat enligt vad som ovan beskrivits. Konto 1518 Kontotext Osäkra kundfordringar Belopp 100 D/K K 2572 Utgående moms 20 D 5452 Befarade kundförluster 80 K 1519 Värdereglering kundfordringar 80 D 5451 Konstaterade kundförluster 80 D Figur 1.20 1.3.2 FORDRINGAR HOS ANDRA MYNDIGHETER Eftersom alla myndigheter kan ses som enheter inom ”koncernen” staten ska mellanhavanden mellan myndigheter elimineras i samband med att årsredovisning upprättas. Inför årsbokslut är det därför viktigt att stämma av sina fordringar gentemot andra statliga myndigheter. Har en institution fakturerat en annan myndighet avseende kostnad för gångna året och den andra myndigheten inte hunnit få fakturan vid årets slut eller av någon anledning inte bokfört den, uppkommer en differens i den statliga motpartsavstämningen. Om en institution vid KI har rekvirerat medel från en annan myndighet, men den andra myndigheten bokfört rekvisitionen som en leverantörsskuld, uppkommer också en differens, eftersom KI inte har en motsvarande fordran uppbokad. Både KI och den andra myndigheten ska således säkerställa att man behandlar Uppdaterad 2015-07-27 Sida 38 EA-HANDBOK sina mellanhavanden på samma sätt och på samma år. Vid differenser ska kontakt tas med den andra myndigheten. 1.3.3 ÖVRIGA KORTFRISTIGA FORDRINGAR Konton för övriga kortfristiga fordringar i grupp 157* är följande: 1570 1571 1572 1577 Handkassa, se avsnitt 1.6.3.2 Reseförskott (redovisning sker via reseräkning i lönerutinen) Förskott lön (avräkningskonto som regleras via lönerutinen) Övriga kortfristiga fordringar. Kontot kan t ex användas i de fall där KI felaktigt gjort en utbetalning till någon och man vill bevaka att pengarna återbetalas. Det kan även användas vid ”ren vidarefakturering”, dvs då KI erhållit fakturor som inte tillhör KIs verksamhet och motparten för vidarefaktureringen är icke-statlig. Se även 1.3.4.6 Vidarefakturering. 1.3.4 FAKTURERING All fakturering ska ske via OLFI (Order-Lager-Fakturering-Inköp), en modul i Agresso som ligger under Agresso Logistik. För att kunna fakturera måste kunden finnas upplagd i Agressos kundregister, se även avsnittet om kundregister ovan under 1.3.1.6 Bokföring av kundfaktura. Manual för fakturering via OLFI och blankett för upplägg av nya kunder finns på intranätet. 1.3.4.1 FAKTURAUNDERLAG På KIs intranät finns en blankett, ”Kundfakturering - underlag”, som ska fyllas i som underlag till fakturan. Underlaget ska attesteras av ansvarig och skickas till den som handlägger kundfakturor. Om det finns ett undertecknat avtal används kopia av avtalet som fakturaunderlag. Avtalet ska vara diariefört i W3D3. Fakturering sker enligt avtal alternativt i omedelbar anslutning till leveransen av varan/tjänsten. Betalningsvillkor ska framgå på fakturan, dvs. uppgifter om förfallodag och dröjsmålsränta, som debiteras om betalning inte sker senast på förfallodagen. Betalningsvillkor ska vara 30 dagar för såväl externa som för interna kunder. 1.3.4.2 FAKTURANS INNEHÅLL Enligt EUs faktureringsregler ska en faktura innehålla följande information: 1. Datum för utfärdande 2. Löpnummer som ensamt identifierar fakturan 3. KIs momsregistreringsnummer 4. Köparens momsregistreringsnummer vid s k omvänd skattskyldighet 5. Fullständigt namn och adress för KI och köparen 6. Kontaktpersonernas namn Uppdaterad 2015-07-27 Sida 39 EA-HANDBOK 7. De levererade varornas eller tjänsternas art, mängd eller omfattning 8. Datum då leverans utförts, om den skiljer sig från fakturadatum 9. Pris exklusive moms, i tillämpliga fall uppdelat för varje skattesats eller undantag, enhetspriset samt eventuell rabatt 10. Tillämpad momssats 11. Moms att betala 12. Vid undantag från moms eller vid omvänd skattskyldighet34 (reverse charge) ska hänvisning till relevant lagrum eller annan uppgift anges. Se även kap 3.7 EU-handel och handel med tredje land. 1.3.4.3 FÖRENKLAD FAKTURA I vissa fall räcker det med en förenklad faktura om försäljningen avser ett mindre belopp. Enligt Skatteverkets föreskrifter får en förenklad faktura användas när fakturabeloppet inklusive moms inte överstiger 2 000 kr. Vad en förenklad faktura ska innehålla: Datum för utfärdandet (fakturadatum) Identifiering av säljaren Identifiering av vilka varor som levererats eller tjänster som har tillhandahållits Den moms som ska betalas eller uppgifter som gör det möjligt att beräkna momsen 1.3.4.4 KREDITNOTA I en kreditnota behöver endast uppgifter om ändringen anges med en tydlig hänvisning till ursprungsfakturan. Även momssats, momsbelopp, minskning av momsbeloppet ska framgå samt om omvänd skattskyldighet tillämpas i det aktuella fallet. 1.3.4.5 INTERNFAKTURERING Undvik internfakturering i möjligaste mån och använd istället triggern på konto 19329 för att skicka medel mellan institutionerna (se rutinbeskrivning nedan). I det fall internfakturering ändå ska ske är det en kredittid på 10 dagar. Skicka ingen faktura om det inte är väl förankrat med den mottagande institutionen. De internfakturor som skickas adresseras till institutionens postadress med angivande av korrekt ZZ-kod och sänds vid fakturering i OLFI som elektronisk faktura35. När en internfaktura har skickats och det inte finns invändningar i sak, måste den betalas som internfaktura av mottagande institution. Kontering sker inom kontogrupp 39 för 34 Omvänd skattskyldighet innebär att det är köparen och inte säljaren som ska deklarera och betala momsen till staten. De flesta byggtjänster omfattas av den omvända skattskyldigheten. 35 Interna fakturor, liksom fakturor till de flesta statliga myndigheter, skickas elektroniskt (SVE-fakturor) Uppdaterad 2015-07-27 Sida 40 EA-HANDBOK säljaren och internt kostnadskonto enligt kontoplanen för köparen. Se även Internredovisning, kapitel 8. Sista dag för internfakturering inför hel- och halvårsbokslut är 30 november och 31 maj. Kontrollera att förfallodatum är rätt så att fakturorna hinner bli reglerade innan den 15 december (alternativt 15 juni). Om det ändå finns öppna poster efter detta datum ska den institution som har fordran kontakta motparten. Mer information inför bokslutet finns på intranätet. Skicka ”pengar” mellan institutioner via triggern Triggern i Agresso gör det möjligt att föra över pengar från en institution till en annan på KI. Boka i kredit på konto 19329 (interna utbetalningar) och anger mpt för den institutionen som ska få pengarna. Trigger slår som bokar bort 19329 och krediterar 19109 på er institution (utbetalning). Den bokar sedan upp en inbetalning i debet 19109 på mottagarinstitutionen och kredit avräkning inbetalningar 24091. Mottagaren har nu fått pengar på 19109 och ni har minskat ert saldo. Texten på 19329 följer med i hela triggern. Institutionen som får pengar på 19109 på detta sätt har en transaktion på 24091 som ska bokas om till intäkt eller annat konto, som rutinen är på det kontot. Inbetalningar som kommer med triggern har användar id = AUTO. Texten bör ge er den information ni behöver för att göra bokningen. Om ni är osäkra på varifrån bokningen kommer kan ni se det på verifikationsnummer eller verifikationstyp (se nedan). Exempel:I nedanstående verifikation vill vi föra över 10 kronor från UI till UG. Manuell bokning har skett i UI på konto 2300 och 19329. I motpartfältet anges vart pengarna ska skickas och den angivelsen tillsammans med det nya kontot 19329 gör att triggern slår till så att det automatiskt bokas fyra rader till (anv = AUTO). 1. Skickande institutions konto 19329 nollas. (bokning vänds) 2. Skickande institutions konto 19109 krediteras 3. Mottagande institutions konto 19109 debiteras Uppdaterad 2015-07-27 Sida 41 EA-HANDBOK 4. Mottagande institutions avräkningskonto 24091 interna inbetalningar krediteras. Mottagande institution får pengen på avräkningskontot och bokar om det därifrån. Det är viktigt att vara tydlig i textfältet med vad det är för pengar så att mottagaren förstår hur de ska bokas, skriv inst-kod. Bokningen sker på skickande institutions verifikationsserie, som har underlag etc i pärm. Mottagaren kan använda sin del av verifikationen som underlag på verifikationen vid bokning på 24091. OBS: Triggern på 19329 slår bara i kredit och om det är en intern mpt. Annars slår den mot felkontot. Det går bara att betala ut. Reversera aldrig en verifikation med 19329 i debet (om ni ”måste” ta då bort raden med 19329 och ersätt den med en rad med konto 2304). Har det blivit fel kan ni ringa mottagande institution och be dem betala tillbaka pengen. 1.3.4.6 VIDAREFAKTURERING I princip ska man undvika att betala kostnader åt andra företag/myndigheter, men det finns fall då möjligheten behövs, t ex om en KI-anställd ska föreläsa vid annat universitet och KI-institutionen beställer och betalar resan, men det andra universitetet är kostnadsansvarigt. Vidarefakturering kan redovisas på tre olika sätt; enligt bruttoredovisning (huvudregel), via balansräkningen och som kostnadsreducering. 1. Huvudregeln: Enligt bruttoredovisning, dvs. vidarefaktureringen redovisas som en intäkt 2. Undantag: a) Via balansräkningen (icke-statliga) b) Kostnadsreducering (statliga myndigheter) Huvudregeln är att alla kostnader och intäkter ska redovisas brutto, vilket framgår av grundläggande redovisningsprinciper i FÅB (förordningen om årsredovisning och budgetunderlag). Alla kostnader och intäkter ska således redovisas i resultaträkningen. Inköpet bokas som en vanlig leverantörsfaktura med bokföring på aktuellt kostnadskonto. Ersättningen faktureras därefter den verkliga köparen på ett intäktskonto. Gäller det skattepliktig omsättning inom Sverige ska utgående moms läggas på kundfakturan. När det gäller samköp som är en del av KIs egen verksamhet gäller huvudregeln! Redovisning via balansräkning och kostnadsreduktion ska tillämpas restriktivt och gäller endast då kostnaden inte alls tillhör KIs verksamhet, dvs. fakturan skulle egentligen inte ha kommit till KI. När redovisning sker via balansräkning ska beloppet inkludera respektive andel av momsen. Nedan följer exempel på när KI köper tjänster (i detta exempel flygresor) och halva kostnaden ska vidarefaktureras. Hur vidarefaktureringen konteras beror dels på om huvudregeln gäller eller ej, dels på om det är statlig motpart eller ej. Utgångspunkt för exemplen i detta avsnitt är att leverantörsfakturan först betalas av KI och bokförs enligt figur 1.21 (om inte annat anges): Uppdaterad 2015-07-27 Sida 42 EA-HANDBOK Konto 2581 Benämning Leverantörsskulder 5512 1541 FIN MPT 1EX Belopp D/K 8 480 K Flyg inrikes 1EX 8 000 D Ingående moms 1EX 480 D Indirekta kostnader via fil 2 000 D Figur 1.21 1 Huvudregeln: Bruttoredovisning36 Exempel 1): Vidarefakturering av samköp med annan statlig myndighet KI har köpt tjänster som avser ett projekt som drivs av KI tillsammans med ett annat universitet. Inköpet avser således KIs egen verksamhet. Bokföring av leverantörsfakturan sker enligt exemplet i figur 1.21. Hälften av kostnaden vidarefaktureras ett annat universitet, t ex Stockholms universitet (SU). Kundfakturan bokförs då enligt exemplet i figur 1.22. Konto 1531 Benämning Statliga kundfordringar FIN 3441 Andra ersättningar, statliga 4SU MPT Belopp D/K SU 5 000 D SU 5 000 K (Flyg inrikes: 4 000, INDI: 1 000) Figur 1.22 Exempel 2) Vidarefakturering av kostnad som avser KIs verksamhet till icke-statlig mottagare Om halva flygresekostnaden vidarefaktureras till icke-statlig mottagare (t ex ett företag som är konferensarrangör), bokförs enligt exemplet i figur 1.23. Det är inte kostnaden för biljetten som vidarefaktureras utan den tjänst som KI utfört som faktureras. Därför är det inte momssatsen för flygbiljetten som ska användas utan momssatsen för den tjänst som efterfrågas. Konto 1511 Benämning Kundfordringar FIN 3443 Andra ersättningar, utomstatliga 6DIV 2572 (Flyg inrikes: 4 000, INDI: 1 000) Utgående moms MPT Belopp D/K 1EX 6 250 D 1EX 5 000 K 1EX 1 250 K Figur 1.23 Vilket påslag för indirekta kostnader som väljs vid vidarefakturering beslutas av institutionen. 36 Bruttoredovisning innebär att inköpet i sin helhet bokförs som en kostnad i verksamheten och vidarefaktureringen bokförs som intäkt. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 43 EA-HANDBOK Exempel 3) Vidarefakturering av kostnad som ska delas av andra KI institutioner Institutionen mottar leverantörsfakturan och bokför kostnaden i sin redovisning (se figur 1.21). Därefter görs en vidarefakturering via internfaktura. Den institution som vidareförmedlar kostnaden (institution A1) internfakturerar beloppet inklusive sin indirekta kostnad. Mottagande institution (institution B2) får en internkostnad som är undantagen indirekta kostnader enligt huvudregeln i INDI. Se även kapitel 8.1.3.4 om interna omföringar. Hälften av kostnaden vidarefaktureras den andra institutionen (B2): Institution A1 bokför kundfaktura: Konto Benämning 1512 Interna kundfordringar 39609 Intäkt av varor och tjänster (KI-interna) Inklusive indirekta kostnader (=1 000) FIN MPT Belopp D/K 9B2 5 000 D 9B2 9B2 5 000 K FIN MPT Belopp D/K Figur 1.24 Institution B2 bokför leverantörsfakturan: Konto Benämning 2582 Interna leverantörsskulder 9A1 5 000 D 57999 Övriga tjänster (K-intern faktura) 9A1 5 000 K Interna kostnadskonton (*9) är undantagna från indirekta kostnader Figur 1.25 2 Undantag a) kostnadsreduktion endast ”ren vidarefakturering”, dvs. kostnaden tillhör inte KIs verksamhet och motparten är statlig Exempel: Vidarefakturering till köpare vid annan statlig myndighet Leverantörsfakturan betalas av KI och bokförs, se exempel i figur 1.21. Hälften av kostnaden vidarefaktureras det andra universitetet (i detta exempel KTH): Konto Benämning 1531 Statliga kundfordringar Uppdaterad 2015-07-27 FIN MPT Belopp D/K KTH 4 000 D Sida 44 EA-HANDBOK 57971 Vidarefakturering till annan statlig myndighet 4KTH KTH 4 000 K Figur 1.26 b) via balansräkningen endast ”ren vidarefakturering”, dvs. kostnaden tillhör inte KIs verksamhet och motparten är icke-statlig Exempel: Vidarefakturering till köpare i icke-statlig verksamhet Leverantörsfakturan betalas av KI och den del av kostnaden som ska vidarefaktureras bokförs (eller omförs) på balanskonto enligt exemplet i figur 1.27: Konto 2581 Benämning Leverantörsskulder 5512 1541 1577 FIN MPT Belopp D/K 1EX 8 480 K Flyg inrikes 1EX 4 000 D Ingående moms Övriga kortfristiga fordringar (inklusive moms) 1EX 1EX 240 D 4 240 D Indirekta kostnader via fil 1 000 D Figur 1.27 Hälften av kostnaden vidarefaktureras företaget: Konto 1511 Benämning Kundfordringar 1577 Övriga kortfristiga fordringar *) FIN MPT Belopp D/K 1EX 4 240 D 1EX 4 240 K Figur 1.28 *) Momssats och –belopp enligt ursprunglig leverantörsfaktura ska specificeras på kundfakturan, i detta exempel t ex ”inklusive moms 6% (240,- kr)” Uppdaterad 2015-07-27 Sida 45 EA-HANDBOK 1.4 PERIODAVGRÄNSNINGSPOSTER Periodisering innebär att kostnader och intäkter matchas till rätt period. Målet är att bokföra de fordringar och skulder som hör till perioden, samt att värdera posterna för att ge en mer rättvisande bild av intäkter, kostnader och den ekonomiska ställningen på bokslutsdagen. Periodavgränsningsposter på tillgångssidan är fordringar som uppstår på grund av att betalning och prestation hamnar på olika år eller period. För att korrigera detta görs en tillfällig uppbokning (periodisering) av dessa poster så att de belastar rätt år. Efter brytdagen/följande period vänds den tillfälliga bokningen och periodavgränsningsposterna tillförs räkenskaperna. Periodavgränsningsposter på tillgångssidan utgörs av förutbetalda kostnader och upplupna intäkter och konteras i kontoklass 16*. Vid periodisering är det värt att observera att: Olika konton används beroende på om det är statlig eller utomstatlig motpart samt om det är en periodiserad intäkt eller kostnad. Periodisering ska utgå från väsentlighetsprincipen. Det innebär att belopp av ”väsentlig” betydelse periodiseras. Generellt innebär detta att endast större belopp periodiseras, dvs då kostnaden/intäkten överstiger 50 000 kr/månad. Periodisering för färre månader kan bli aktuellt t ex inför årsbokslut eller för att uppfylla vissa finansiärers krav osv. Momsen ska inte bokföras i beloppet som bokförs som förutbetald kostnad eller upplupen intäkt. 1.4.1 FÖRUTBETALDA KOSTNADER Med förutbetalda kostnader avses kostnader som är bokförda på bokslutsdagen, men avser nästa period, t ex hyra som betalas i förväg. Uppdelning kontomässigt finns på hyror, lokaler, konsultkostnader samt övriga kostnader. Vilka konton som används för dessa interimsposter finns inom grupp 161* i kontoplanen. EXEMPEL PÅ FÖRUTBETALD KOSTNAD I januari betalas en hyresfaktura för ett kvartal (januari-mars). Den bokförs på sedvanligt sätt vad avser hyreskostnaden för januari. Resterande månader periodiseras. Under februari och mars vänds periodiseringarna för respektive månad. Se exempel i figur 1.29. Konto Kontotext Januari 2581 Leverantörsskulder 5011 Lokalhyra 5019 Periodisering lokalhyra, utomstatlig 1612 Förutbet hyreskostnader, utomstatliga Februari Uppdaterad 2015-07-27 Debet Kredit 150 000 150 000 100 000 100 000 Sida 46 EA-HANDBOK 5019 1612 Mars 5019 1612 Periodisering lokalhyra, utomstatlig Förutbet hyreskostnader, utomstatliga 50 000 Periodisering lokalhyra, utomstatlig Förutbet hyreskostnader, utomstatliga 50 000 Figu r 1.29 50 000 1.4. 2 50 000 UPPLUPNA BIDRAGS- OCH UPPDRAGSINTÄKTER (KONTO 1632/1672) Upplupna bidrags- eller uppdragsintäkter bokförs på konto 1632 resp. 1672, men endast då det finns skriftliga avtal som styrker att ytterligare medel kommer att rekvireras eller faktureras och som beloppsmässigt motsvarar periodens kostnader. I samband med kvartals-, halvårs- och helårsbokslut ska särskilda bilagor upprättas där projektnummer, finansiär, underskott, beviljat belopp mm. specificeras. Konto 1632/1672 används endast för KI-externa mellanhavanden37 på bidragsprojekt. Ytterligare information om Värdering finns på ekonomiavdelningens hemsida. 1.4.3 ÖVRIGA UPPLUPNA INTÄKTER Upplupna intäkter är intäkter som ännu inte erhållits, men som beloppsmässigt motsvaras av periodens kostnader. Upplupna intäkter bokförs normalt i samband med bokslutet när redovisningsperiodens intäkter beräknas och uppskattas. Exempel på upplupna intäkter är upplupna ränteintäkter eller ännu ej fakturerade ersättningar och uppdrag. Konton som används vid dessa typer av interimsfordringar finns inom grupp 167* i kontoplanen. Upplupna intäkter på uppdragsprojekt bokförs på konto 167238. EXEMPEL PÅ UPPLUPEN INTÄKT KI har utfört en vetenskaplig tjänst åt ett företag i Tyskland under december år 1. Tjänsten är avslutad men inte fakturerad per den 31 december år 1. Beloppet faktureras först i januari år 2. Det innebär att intäkten ska periodiseras i december år 1. Resultatet för år 1 visar då en intäkt i resultaträkningen och en fordran på motsvarande belopp i balansräkningen. I samband med faktureringen i januari 2011 vänds periodiseringen. Hur kontering sker framgår av figur 1.30 nedan. Konto Kontotext År 1 – Periodisering: 3449 Periodisering andra ersättningar, utomstatliga 1679 Övriga upplupna intäkter, utomstatliga År 2 – Fakturering: 1511 Kundfordringar 3447 Andra ersättningar, EU-land, ej moms År 2 – Periodiseringen vänds: 37 38 Debet Kredit 50 000 50 000 50 000 50 000 finansiärskod 3*- 8* Verksamhetskod 3*, 4* Uppdaterad 2015-07-27 Sida 47 EA-HANDBOK Fi g ur 1.30 3449 1679 Periodisering andra ersättningar, utomstatliga Övriga upplupna intäkter, utomstatliga Uppdaterad 2015-07-27 50 000 50 000 Sida 48 EA-HANDBOK 1.5 AVRÄKNING MED STATSVERKET Avräkning med statsverket är unikt för statlig redovisning. Det är en post på balansräkningens tillgångssida under kontogrupp 17, som speglar den ekonomiska relationen mellan Karolinska Institutet och staten. Den visar ett saldo mellan å ena sidan avräkning av anslag och inkomsttitlar39 och å andra sidan nettobetalningar på statens centralkonto i Riksbanken, SCR. Ett positivt saldo uppstår t ex när myndigheten har anslagsavräknat ett högre belopp än vad som utbetalats från SCR vilket innebär att myndigheten har en fordran på statsverket. Vid Karolinska Institutet bokförs avräkning med statsverket av ekonomiavdelningen (förutom avräkning av patientintäkter mot inkomsttitel som bokförs på Institutionen för odontologi enligt särskilt beslut i regleringsbrevet). 1.6 KASSA OCH BANK Karolinska Institutets ekonomiavdelning har det övergripande ansvaret för KIs likviditetshantering. Detta avser såväl obligatorisk lånefinansiering för investeringar hos Riksgälden (RGK) som det löpande penningflödet som hanteras via Nordea, Danske Bank och SEB samt Swedbank (kortinlösen). Följande övergripande riktlinjer gäller vid KI: Investeringar, definierade i kapitalförsörjningsförordningen och regleringsbrev och finansierade av anslagsmedel, ska lånefinansieras. Lån ska tas i RGK enligt gällande regler och inom tilldelad låneram (beslutad av regeringen). Institutionerna får inte själva ta ett lån direkt i RGK eller annan bank/kreditinstitut. Den samlade finansverksamheten ska bedrivas så att man alltid eftersträvar att förvalta och låna kapital på, för Karolinska Institutet, totalt bästa möjliga villkor. Minimal kapitalbindning och låga finanskostnader ska eftersträvas. Likviditetsbudget och prognoser ska användas som stöd för totaloptimeringen. Banker upphandlade i statliga ramavtal ska i första hand användas för samtliga transaktioner. Institutionernas bankgiro- och plusgirokonton töms dagligen mot ett räntebärande konto i RGK. 1.6.1 RÄNTEKONTO I RIKSGÄLDEN Räntekontot är endast tillgängligt för statliga myndigheter. Räntekontot i RGK fungerar som ett bankkonto med kredit. Betalningstransaktioner påverkar kontots saldo och på detta saldo räknas ränta per dag. KI erhåller ränta på innestående belopp och får betala ränta på den kredit som utnyttjats. Både in- och utlåningsränta baseras på RGKs upplåningskostnad och motsvarar 39 Inkomsttitel är en post på statsbudgetens inkomstsida där statliga myndigheter redovisar inkomster som de själva inte får disponera Uppdaterad 2015-07-27 Sida 49 EA-HANDBOK kostnaden för RGKs kortaste upplåning. Räntan debiteras eller krediteras kvartalsvis. Räntebasen är Riksbankens reporänta. Till räntebasen adderas ett antal räntepunkter från en korrigeringstabell för att justera snedeffekter till följd av den kvartalsvisa ränteberäkningen, eftersom reporäntan avser en period på en vecka. Räntebindningen är 1-7 dagar. Enligt engagemangsbesked från RGK bokför ekonomiavdelningen upplupen ränta för institutionerna månatligen och krediterar eller debiterar den sedan kvartalsvis. 1.6.2 BANKGIRO, PLUSGIRO OCH BANKKONTON Myndigheternas betalningar regleras i Förordningen om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning (SFS). En statlig myndighet ska enligt denna förordning vara ansluten till det koncernkontosystem som staten använder. Inom betalningssystemet för staten är myndigheternas bank- och plusgirokonton anslutna i en speciell kontostruktur. Kontostrukturen är uppbyggd så att det mellan de olika nivåerna i systemet sker automatiska täckningar och tömningar mellan anslutna konton. År 2010 tecknade RGK nya ramavtal med Danske Bank, Nordea, SEB och Swedbank avseende betalningsförmedlingstjänster för statliga myndigheter. KI har avropat dessa avtal fr o m den 1 april 2011 enligt nedan (se figur 1.31): Betalningsflöde Inrikes inbetalningar Bank Danske Bank Typ av konto Institutionerna har egna kopplade till eget bankkonto Inrikes utbetalningar Nordea Institutionerna har egna ut-plusgirokonton (under en övergångstid finns även inplusgirokonton kvar) Utrikes in- och utbetalningar SEB Institutionerna har egna bankgiron kopplade till eget bankkonto (nettokonto) Kortinlösen Swedbank Konto finns vid Universitetsförvaltningen bankgiron Figur 1.31 KI anlitar Plusgirots fakturabetalningsservice för inrikes utbetalningar, vilket betyder att Plusgirot övertar betalningsbevakningen av leverantörsfakturorna, så att den sker i enlighet med gällande betalningsvillkor. Betalningsbevakningen av utländska leverantörsfakturor sker via SEB. Daglig kontroll av ut-plusgirot i e-redovisningens rapporter samt bankkontoutdrag i SEB måste ske för att upptäcka hejdade betalningar och fel förfallodagar. Bokföring av bankgiro- och Uppdaterad 2015-07-27 Sida 50 EA-HANDBOK plusgirokonton ska ske löpande liksom avstämning av dessa konton mot redovisningen så att inga differenser finns kvar vid periodstängning i Agresso. Nordea Corporate Netbank används endast för utbetalningar till ej anställda privatpersoner som inte kan betalas via Agresso EFH, t ex utlägg för studenter och föreläsare samt löneförskott. Ytterligare information och instruktion om hur man använder Nordea Corporate Netbank finns på ekonomiavdelningens hemsida. För att få bankbehörigheter för nya användare liksom avslut av gamla, tas kontakt med redovisningsenheten. 1.6.2.1 VALUTAKONTON KI har även valutakonton i SEB och Svenska Handelsbanken. Externa, i huvudsak utländska, bidragsgivare har möjlighet att göra sina inbetalningar till ett valutakonto i de fall institutionens egna bankkonton inte är lämpliga eller möjliga för förmedling av betalningen. KI har för närvarande ett koncerngemensamt eurokonto i Svenska Handelsbanken. Detta används vid betalningar från EU i enlighet med äldre EU-kontrakt. För EU-kontrakt inom sjätte och sjunde ramprogrammet samt NIH-kontrakt där KI är koordinator öppnas ett separat valutakonto för varje kontrakt i SEB efter särskilt tillstånd från RGK. Medel som ska transfereras vidare till andra parter i utländsk valuta, kvarstår på kontot tills dess utbetalning till slutlig mottagare är aktuell. Undantag från detta förfarande är ERCmedel 40 som rekvireras från det särskilda bankkontot till institution vartefter som kostnader upparbetas. Vid vidareförmedling av medel från bankkonton används ett särskilt betalningsuppdrag, som attesteras av ansvarig forskare och administrativ chef och sänds in till ekonomiavdelningen. Nya konton får inte användas innan RGK har godkänt ansökan. All hantering med att öppna nya konton sköts av ekonomiavdelningen, som också bokför och stämmer av valutakonton. Om särskilt bankkonto önskas för ovan nämnda typer av bidragsmedel kontaktas redovisningsenheten41. 1.6.3 ÖVRIGA BETALNINGSSÄTT Alla betalningstransaktioner sker inte via bankgiro. Utländska leverantörer kan betala med check eller kräva ersättning med check. I samband med resor och konferenser är det inte säkert att faktura kan erhållas i tid, viss betalning måste ske i samband med registreringsanmälan på internet eller på plats osv. I de fall då direktöverföring till bankkonton inte kan ske rekommenderas att betalkort används, se vidare nedan om Betalkort 1.6.3.3. 40 European Research Council (ERC) utlyser särskilda medel för speciellt meriterade forskare. Bidraget tillfaller således endast en forskare vid KI och fördelas inte till andra partners. 41 Uppgifter som behövs för att ansöka om tillstånd är: projektets namn (akronym), totalt bidrag för hela konsortiet, antal partners (varav KI är en), projektets längd, ungefärlig projektstart (mån, år) samt namn på forskningsansvarig och kontaktperson vid institutionen Uppdaterad 2015-07-27 Sida 51 EA-HANDBOK 1.6.3.1 CHECK INBETALNING Det händer att kunder eller bidragsgivare använder check eller utbetalningsavi som betalningsmedel. Institutionen ska då sända den in till banken för inlösen (se instruktion nedan). Utländsk check sänds till SEB och svensk check eller utbetalningsavi sänds till Danske Bank. En kopia ska alltid tas på checken som sparas tills pengarna krediterats kontot. Kopian visar att checken existerat om något skulle hända i t ex postgången samt utgör då också bokföringsunderlag. Önskas inkasso42 ska detta tydligt anges på brevet. Noteras bör att om utställaren av checken är privatperson måste checken skickas på inkasso. Utländsk check SEBs blankett för insättning av utländska bankcheckar fylls i och sänds in med checken. Överlåtelsen ska ha följande information på checkens baksida: ”För insättning i SEK till konto 5439-XX XXX XX” (dvs institutionens eget bankkonto i SEB) Check och blankett sänds till: SEB KG2/Public Sector 106 40 Stockholm Svensk check Svensk bankcheck, bankgiro/plusgiro-utbetalningsavi eller postväxel sänds till Danske Bank för inlösen. Danske Bank har ingen särskild blankett utan information om överlåtelsen skrivs på baksidan av checken/avin. Checken korsas med två parallella streck på diagonalen på framsidan. På baksidan skrivs den på av firmatecknare (administrativ chef eller prefekt) och konto för insättning anges där: ”För insättning till konto 1281-010 XXXX” (dvs institutionens eget bankkonto i Danske Bank) Checken sänds till: Danske Bank Transaction Services Box 7523 103 92 Stockholm 42 Att skicka en check på inkasso innebär att checken skickas tillbaka till utställande bank som måste bekräfta att den är korrekt. Beroende på i vilket land checken är utställd kan ett inkassoärende ta upp till tre månader. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 52 EA-HANDBOK UTBETALNING Kommersiell bankcheck kan också användas som betalningsmedel till alla länder, men är både dyrt och riskabelt. Betalning direkt till bankkonto eller med kontokort är alltid ett bättre alternativ. Checkar bör endast användas i undantagsfall då inga andra alternativ finns. Man bör komma ihåg att om en utbetalning inte sker till ett bankkonto, utan endast till en postadress (t ex via Nordea Corporate Netbank), så innebär det att banken skickar betalningen i form av en check med vanlig postgång till mottagaren. Detta är således ett osäkert sätt att transferera pengar på. Om en check måste beställas görs det hos ekonomiavdelningen. Vid beställning av kommersiell bankcheck skickas endast beställningsblanketten till redovisningsenheten. Underlag för vad checken avser skickas direkt till institutionens ekonomihandläggare för bokföring. Blanketten måste vara attesterad av administrativ chef och de uppgifter som är obligatoriska att fylla i är: - Betalningsmottagare - Landskod - Valutakod - Belopp - Beställare Ekonomiavdelningen skickar kopia på beställning och avräkningsnota till institutionens ekonomihandläggare i samband med att summan för checken sänds till institutionen. Samtidigt debiteras institutionen en förmedlingsavgift på 60 kr. Den färdiga checken skickas till beställaren. 1.6.3.2 HANDKASSA Handkassa får endast finnas i undantagsfall. KI rekommenderar betalkort med personligt betalningsansvar i stället för handkassa. Se vidare information nedan om betalkort. 1.6.3.3 BETALKORT RGK ansvarar för det statliga betalningssystemet inklusive statsverkets checkräkning med anslutna konton. Målet är en effektiv betalningsverksamhet som håller en hög säkerhet. När det gäller internetbetalningar, måste kortföretaget följa den standard och de krav på säkerhet som finns just då, och i de flesta fall ger leverantören av betalkortet även garantier mot bedrägerier. En metod att säkerställa betalningsöverföring via internet, är att identifiera sig antingen genom ett överenskommet lösenord, som enbart kortinnehavaren känner till, en fyrsiffrig kod som finns på kortets framsida eller ett engångslösenord. Det viktigaste är dock att kortinnehavaren iakttar största försiktighet och endast handlar hos seriösa företag. Kortinnehavaren ska också kontrollera att kortinformationen sänds krypterad. En Uppdaterad 2015-07-27 Sida 53 EA-HANDBOK indikation på att informationen är krypterad är att webbadressen börjar med https:// istället för http://. Ofta symboliseras kryptering också med ett hänglås i browserfönstret. Följande råd bör följas vid betalning via internet: Var observant på de debiteringar som sker av betalkort. Om ett kort felaktigt debiterats vid internetbetalning, kontakta kortföretaget så snart som möjligt för vidare utredning. Tänk efter om du har förtroende för leverantören. Leverantören ska både kunna leverera varan och hantera kortnumret på ett säkert sätt. Om man inte känner till företaget/organisationen är det säkrare att faxa in beställning och kortnummer. Ta alltid reda på företagets telefonnummer och adress och hur köpet kan reklameras. Behåll alltid en utskrift av beställningen. Skicka aldrig kortnummer med e-post. Betalning med betalkort uppmuntras vid KI bl. a. för att minska administrationen av reseförskott. I princip kan sägas, att inga reseförskott får utbetalas för resor till länder där betalning med kort är ett accepterat betalningsförfarande. Utlandsbetalningar såsom kongressavgifter, litteraturbeställningar mm görs enklare och billigare med kort än via (Plusgirot) Nordea Corporate Netbank eller via bankbetalning. Prefekt eller administrativ chef har det yttersta ansvaret för att den interna kontrollen fungerar tillfredsställande, att samtliga kostnader är vederbörligen verifierade med originalkvitton samt granskade av attestbehörig person. RAMAVTAL FÖR BETALKORT Riksgälden (RGK) har slutit ramavtal för betalkort som gäller fr.o.m. 1 januari 2013 till 31 december 2016 med möjlighet till förlängning till 31 december 2017. American Express Services Europe Ltd (American Express kort/American Express nätverk) och SEB Kort AB (Eurocard kort/MasterCard nätverket) Dessa båda leverantörer har båda rankats som etta och betalkort ska således väljas när det gäller betalkort med privat betalningsansvar. För betalkort där KI har betalningsansvar (s.k. inköpskort). För ytterligare information och ansökningsformulär, se American Express’ och Eurocards hemsidor. Hänvisning kan ske till statligt ramavtal nr 2011/2214. En förteckning över olika typer av betalkort som kan förekomma och vilka villkor som är kopplade till respektive typ finns som bilaga i slutet av boken (se bilaga 4). Uppdaterad 2015-07-27 Sida 54 EA-HANDBOK 2 KAPITAL OCH SKULDER I detta kapitel redogörs för de poster som redovisas på skuldsidan i balansräkningen: myndighetskapital, avsättningar, skulder och periodavgränsningsposter. De avsnitt som i högre grad rör den dagliga verksamheten och redovisningen vid institutionerna har getts större utrymme än andra avsnitt som endast berör redovisning vid den centrala ekonomiavdelningen. 2.1 MYNDIGHETSKAPITAL Begreppet kapital är annorlunda i staten än i näringslivet. Något aktiekapital finns inte i statliga myndigheter såsom Karolinska Institutet. I stället finns några specifika kapitalformer som beror på hur tillgångarna finansierats. Under rubriken myndighetskapital på balansräkningens skuldsida redovisas posterna: Statskapital Resultatandelar i dotter- och intresseföretag43 Donationskapital44 Balanserad kapitalförändring45 Kapitalförändring enligt resultaträkningen (Årets kapitalförändring)46 2.2 AVSÄTTNINGAR Definitionsmässigt skiljer sig avsättningar från skulder genom att de på bokslutsdagen ska vara säkra eller sannolika och avse förpliktelser som innebär ett kommande utflöde av t ex ekonomiska resurser, men de är däremot ovissa till belopp och/eller tidpunkt när de ska infrias. En myndighet ska göra avsättningar för pensionsförpliktelser som myndigheten själv svarar för. Exempel på dylika avsättningar är beviljad delpension och avtalspension som bokas upp i kontogrupp 22. De pensionsförpliktelser där premier betalas till SPV (Statens Pensionsverk) redovisas endast av SPV. Vid Karolinska Institutet bokförs avsättningar av Personalavdelningen. 43 Avser KIs dotterföretag Karolinska Institutet Holding AB (KIHAB), vars syfte är att kommersiellt exploatera projekt eller kunskaper framtagna eller uppkomna inom KIs verksamhet. KIHAB har åtta delägda dotterbolag. 44 KI förvaltar enskilda donationer avsedda för medicinsk vetenskap vid KI, dels i fonder som redovisas inom KI som myndighet, dels i fristående stiftelser som är egna rättssubjekt med en förvaltning som är knuten till KI. Se även kap 4.2.1.6 Gåvo- och donationsmedel vid KI 45 Se tidigare förklaring av begreppet i kapitlet Centrala begrepp 46 Se tidigare förklaring av begreppet i kapitlet Centrala begrepp Uppdaterad 2015-07-27 Sida 55 EA-HANDBOK 2.3 SKULDER Under rubriken skulder i balansräkningen redovisas lån i Riksgäldskontoret, skulder till andra myndigheter, leverantörsskulder och övriga skulder. 2.3.1 LÅN I RIKSGÄLDSKONTORET Karolinska Institutets ekonomiavdelning har det övergripande ansvaret för KIs likviditetshantering, vilket även inkluderar ansvar för den obligatoriska lånefinansieringen för investeringar hos Riksgälden (RGK). Följande övergripande riktlinjer gäller vid KI: Investeringar, definierade i kapitalförsörjningsförordningen och regleringsbrev och finansierade av anslagsmedel, ska lånefinansieras. Se även kapitel 1.1.7 om lånefinansierade anläggningar. Lån ska tas i RGK enligt gällande regler och inom tilldelad låneram (beslutad av regeringen). Institutionerna får inte själva ta ett lån direkt i RGK eller annan bank/kreditinstitut. Den samlade finansverksamheten ska bedrivas så att man alltid eftersträvar att förvalta och låna kapital på, för Karolinska Institutet, totalt bästa möjliga villkor. Minimal kapitalbindning och låga finanskostnader ska eftersträvas. 2.3.2 SKULDER TILL ANDRA MYNDIGHETER Eftersom alla myndigheter är enheter inom ”koncernen” staten ska mellanhavanden mellan myndigheter elimineras i samband med att årsredovisning upprättas. Inför årsbokslut är det därför viktigt att stämma av sina skulder gentemot andra statliga myndigheter för att motpartsavstämningen ska bli rätt. Har en annan myndighet t ex fakturerat KI avseende kostnad för gångna året och KI ännu inte bokfört den vid årets slut 47 uppkommer en differens i den statliga motpartsavstämningen, eftersom den andra myndighetens fordran inte matchas av en motsvarande leverantörsskuld vid KI. Det är således viktigt att alla fakturor blir bokförda i rätt period/år. Bidrag som överförs mellan myndigheter ska också behandlas på samma sätt vid berörda myndigheter, så att inte den ena myndigheten anser sig rekvirera medel och den andra bokar upp en leverantörsskuld. 47 Fakturan kan t ex ligga kvar i Agresso EFH Uppdaterad 2015-07-27 Sida 56 EA-HANDBOK 2.3.3 LEVERANTÖRSSKULDER OCH ÖVRIGA SKULDER Den 1 juli 2008 införde Karolinska Institutet, liksom alla andra myndigheter i Sverige, elektronisk fakturahantering. Det innebär att alla leverantörsfakturor scannas in/läses in elektroniskt. Vid beställning av varor och tjänster ska ett särskilt referensnummer på 10 positioner, s k ZZ-kod, uppges: ZZIIAAAAAA Där ZZ = referensid (gemensamt för alla), II = institutionsbeteckning och AAAAAA = personligt KI-ID Fakturaadressen är gemensam för hela KI: Karolinska Institutet Fakturor Box 23 109 104 35 Stockholm I övrigt hänvisas till anvisningar och information på KIs intranät. 2.3.3.1 VAD SKA EN FAKTURA INNEHÅLLA? Enligt EUs faktureringsregler ska en faktura innehålla följande information: Datum för utfärdande Löpnummer som ensamt identifierar fakturan Säljarens momsregistreringsnummer Köparens momsregistreringsnummer vid s k omvänd skattskyldighet Fullständigt namn och adress för säljare och köpare De levererade varornas eller tjänsternas art, mängd eller omfattning Datum då leverans utförts, om detta är annorlunda än fakturadatum Pris exklusive moms, i tillämpliga fall uppdelat för varje skattesats eller undantag, enhetspris samt eventuell rabatt Tillämpad momssats Moms att betala Vid undantag från moms eller vid omvänd skattskyldighet (reverse charge), hänvisning till relevant lagrum eller annan uppgift KI har ytterligare krav på vad som ska finnas med på fakturan och det är: Referenskod som börjar på ZZ Betalningsvillkor 30 dagar, annars tas kontakt med leverantören Kontaktuppgifter Information om F-skatt Uppdaterad 2015-07-27 Sida 57 EA-HANDBOK Enligt Skatteverkets uppfattning ska som huvudregel faktura som inte uppfyller samtliga krav enligt 11 kap 8 § ML korrigeras av säljaren. Vid utförd tjänst ska även uppgift om F-skattsedel finnas på fakturan. Man ska vara observant på risken för falska fakturor, som förekommer särskilt under sommaren. 2.3.3.2 FÖRENKLAD FAKTURA Förenklad faktura får utfärdas om det är fråga om mindre belopp (högst 2 000 kr inklusive moms) eller då handelsbruk, administrativ praxis eller tekniska förutsättningar för utställande av en faktura gör det svårt att utfärda en fullständig faktura. Skatteverket (SKV) har utfärdat riktlinjer för när en förenklad faktura får användas och vilken information den ska innehålla: Datum då fakturan utfärdades (fakturadatum) Identifiering av säljaren (fullständigt namn och organisationsnummer) Identifiering av varor som levererats eller tjänster som utförts Vilken moms som ska betalas eller uppgifter som gör det möjligt att beräkna momsen Exempel på när förenklad faktura kan tillåtas är försäljning av tåg- eller bussbiljetter, SL-remsor, biljett från parkeringsautomat. Däremot får inte förenklad faktura användas vid försäljning till andra länder. KASSAKVITTO Ett kassakvitto kan man se som en förenklad faktura om beloppet understiger 2 000 kr inklusive moms. Om beloppet överstiger 2 000 kr måste kassakvittot åtföljas av ett skrivet kvitto med nedanstående information: Datum för utfärdande Säljarens momsregistreringsnummer Fullständigt namn och adress för säljare och köpare De levererade varornas eller tjänsternas art, mängd eller omfattning Datum då leverans utförts, om det skiljer sig från fakturadatum Pris exklusive moms, i tillämpliga fall uppdelat för varje skattesats eller undantag, enhetspris samt eventuell rabatt Tillämpad momssats Moms att betala Uppdaterad 2015-07-27 Sida 58 EA-HANDBOK 2.3.3.3 FAKTURAGRANSKNING Fakturagranskning, som görs i för- och efterkontrollen i Agresso EFH, innebär kontroll av att: det är en faktura och att den är ställd till KI bilaga eller följesedel, som det hänvisas till, finns med varan/tjänsten stämmer med vad som är beställt det klart framgår vad fakturan avser uppgift om F-skatt finns (när det gäller tjänster) organisationsnummer finns fakturabeloppet är rimligt betalningen går till det kontonummer som anges på fakturan konteringen stämmer förfallodatumet är rimligt det vid faktura som avser resa klart framgår vem som är resenär och syftet med resan48. syfte, deltagare mm framgår om fakturan avser representation kontrollera att representationsreglerna efterlevs (se intranätet under Regler och riktlinjer) det framgår vem som är mottagaren (om fakturan avser gåva ska sammanhanget tydligt framgå, t ex 50-års present) OBS! Rektors representationsregler (se ovan länk till riktlinjer) UTLÄNDSKA FAKTUROR På utländska fakturor kontrolleras även: att det finns korrekt VAT49-nummer för leverantörsfakturor inom EU om EU-moms ska göras eller inte. Svensk F-skatt gäller inte vid utländska fakturor. att det framgår hur betalning ska ske. Finns det t ex en klar anvisning till vilken bank betalning ska ske (adress, vilken stad, vilket land), kontonummer, SWIFT-kod? För att betalningen ska gå till rätt mottagare, ska leverantörens adress vara fullständig. Inom EU är det obligatoriskt att IBAN-nr och SWIFT-kod ska finnas. 2.3.3.4 SKATTSEDLAR Det finns tre olika typer av skattsedlar: Företagare som bedriver näringsverksamhet har som regel F-skattsedel. Det innebär att företagaren själv betalar sina skatter och socialavgifter (egenavgifter) varje månad. Den som enbart är anställd har A-skattsedel. Arbetsgivaren gör skatteavdrag på lönen och betalar socialavgifter (arbetsgivaravgifter). 48 Enligt KIs resereglemente ska tjänsteresa planeras i samråd mellan resenär och arbetsgivare varvid en reseorder upp-rättas av resenären och godkänns av överordnad chef. Reseordern bifogas eller hänvisas till i Contempus. 49 VAT = Value Added Tax. VAT-nr kan kontrolleras på EUs hemsida om skatter och tull Uppdaterad 2015-07-27 Sida 59 EA-HANDBOK Den som har både enskild firma och anställning ska ha både F- och A-skatt, så kallad FAskatt. Då gör arbetsgivaren skatteavdrag och betalar arbetsgivaravgifter på lönen som vanligt, medan företagaren själv betalar skatten och egenavgifter för näringsverksamheten. F-skattsedeln får endast användas i näringsverksamheten. F-SKATT En faktura från en leverantör (av tjänst) innehåller som regel uppgift om innehav av F-skattsedel (kontroll är inte nödvändig om betalningen avser varor). Vid debitering av tjänster ska F-skatt åberopas skriftligen och det ska klart och tydligt framgå namn, adress samt betalningsmottagarens person-/organisationsnummer. I det fall betalningsmottagaren inte skriftligen åberopar F-skattsedel för uppdraget måste skatteavdrag göras i samband med utbetalningen, se exempel i figur 2.1 nedan. Om det inte står något om F-skatt på fakturan, kan man kontrollera om företaget har F-skatt genom att ringa Skatteverkets telefonsvarare 020-56 70 00, direktval 8102 och följa anvisningarna. Besked skickas om företaget innehar eller saknar F-skatt/FA-skatt till det faxnummer man anger. Om det är en tjänst och företaget saknar F-skattsedel kontaktas företaget för att höra om det finns fribeslut (som är utställt av Skattemyndigheten). Fribeslut begär man sedan att få kopia på. Fskatt eller fribeslut gäller inte retroaktivt. Om företaget har FA-skatt måste företaget åberopa sin F-skattsedel skriftligt (via e-post, fax eller fakturakopia). A-SKATT Betalning av faktura (tjänst) – till juridisk person (AB, HB, KB) med A-skattsedel (saknar F-skatt) Till juridisk person med A-skatt, som saknar F-skattsedel, registreras moms enligt fakturan, men KI måste även innehålla A-skatt för näringsverksamhet. Kopia av fakturan sänds därför till Löneenheten vid Personalavdelningen. Företagets namn, organisationsnummer och belopp ska klart och tydligt framgå. Före utbetalningen gör man ett avdrag för 30 % skatt, och skatten beräknas på beloppet exkl. moms. Betalningsmottagaren ska meddelas om skatteavdraget; i texten på utbetalningen anges: 30 % skatt innehållen. Exempel: Fakturan är på 4 500 kr varav moms 900 kr. Innehållen skatt (1 080 kr) beräknas till 30 % av 3 600 kr (4 500 kr – 900 kr). Skatten avrundas uppåt till hel krona. Betalningen till leverantören blir fakturabeloppet minskat med innehållen skatt (4 500 kr – 1 080 kr) = 3 420 kr. Se konteringsexempel, figur 2.1. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 60 EA-HANDBOK Konto 2581, leverantörsskulder Belopp 3 420 Kostnadskonto 1541, ingående moms 2592, A-skatt näringsverksamhet D/K K 3 600 D 900 D 1 080 K Figur 2.1 Betalning av faktura (tjänst)- till fysisk person med A-skattsedel (saknar F-skatt) Utbetalning ska göras via lönesystemet. På utbetalning till fysisk person med A-skatt måste utbetalaren (KI), förutom att göra skatteavdrag, också lägga på sociala avgifter på ersättningen och utbetalningen kan således i praktiken jämställas med en arvodesutbetalning. Utbetalning till fysisk person med A-skatt ska inte innehålla ersättning för moms. 2.3.3.5 INKOMMEN UTLÄNDSK FAKTURA AVSEENDE TJÄNSTER A- ELLER F-SKATT? Om utländsk näringsidkare anlitas gäller de svenska reglerna om A- respektive F-skatt. Vilken skattsedel näringsidkaren har avgör om skatt och sociala avgifter ska dras. Att den utländske företagaren bedriver rörelse i sitt hemland och kan bevisa det med intyg räcker inte för att slippa dra svensk skatt. UTLÄNDSK NÄRINGSIDKARE MED SVENSK F-SKATTSEDEL En utländsk företagare som inte har fast driftställe i Sverige kan få F-skattsedel från Skatteverket (SKV) utan skattedebitering. Vid ansökan kontrollerar SKV att företagaren inte är restförd för obetalda skatter och avgifter i hemlandet. Då F-skattesedel beviljats ska inget skatteavdrag eller avdrag för sociala avgifter göras. F-SKATTSEDEL SAKNAS Om den utländske näringsidkaren saknar F-skattsedel ska endast skatteavdrag göras om man är säker på att näringsidkaren har ett fast driftställe i Sverige. Då ska skatteavdrag göras med 30 % enligt allmänna regler för sidoinkomster (se exempel ovan, figur 2.1). Om en utländsk person har ett s k SINK-beslut (särskild inkomstskatt för utomlands bosatta) dras skatt enligt beslut, oftast 25 %. För ytterligare frågor om skatteavdrag, arbetsgivaravgifter och SINK-skatt, kontaktas Löneavdelningen. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 61 EA-HANDBOK 2.3.3.6 BETALNINGSVILLKOR OCH FEL I LEVERANTÖRSFAKTURA Tills dess att KI har övergått till elektroniskt inköpssystem gäller det som beskrivs nedan. Många icke-avtalsbundna leverantörer ställer krav på betalning inom 10, 15 eller 20 dagar, vanligen beroende på att avtal om längre betalningstid saknas. Enligt lag ska myndigheter avtala om 30 dagars betalningsvillkor med leverantörerna. Om inte avtal sker avseende betalning om 30 dagar är KI skyldig att acceptera den betalningstid leverantören anvisar på fakturan. Begäran om längre tid behöver därför träffas med icke-avtalsbundna leverantörer för att undvika onödiga krav/påminnelser samt dröjsmålsränta som debiteras för att fakturan inte blivit betald i tid, se avsnittet om ”ändra ingångna villkor” nedan. Med KIs avtalsbundna leverantörer är betalningstiden normalt 30 dagar och för dessa leverantörer behöver inga ytterligare avtal träffas. WEBB-BESTÄLLNING Beställning på webben sker ofta utan personlig kontakt. Det är därför viktigt att redan före beställning ta reda på vilka villkor som gäller. Om inga villkor finns att skriva ut från webben, kontaktar man företaget och ber att villkoren skickas. FELAKTIG FAKTURA Erhållen faktura som är felaktig måste protesteras, oftast inom viss tid (8 dagar). Kontakt tas snarast med leverantören och felet påpekas. Samtidigt ska man be att förfallodagen flyttas fram för att ge tid för utredning. ÄNDRING AV INGÅNGNA VILLKOR Den som beställer en vara/tjänst bör försäkra sig om att betalningstiden inte understiger 30 dagar. Så snart en faktura betalas enligt leverantörens villkor anses det juridiskt som att KI accepterat dessa. För att ändra ingångna villkor ska berörd leverantör meddelas. DRÖJSMÅLSRÄNTA För att ränta ska kunna debiteras från förfallodagen, om den är kortare än 30 dagar, krävs att det finns en överenskommelse med köparen. Räntelagens (1975:635) bestämmelser gäller. Räntan beräknas utifrån referensräntan (fastställs av Riksbanken) med ett tillägg av åtta procentenheter. Aktuell referensränta finns på Riksbankens hemsida. 2.3.3.7 ELEKTRONISK BILJETT (E-BILJETT) - TILLÄGG TILL KIS ANVISNINGAR FÖR TJÄNSTERESOR Upphandlad resebyrå ska anlitas. Information om vilka ramavtal som finns framgår av KIs intranät. Betalkort (Företagskort alternativt Företagskort med privat betalningsansvar) ska användas vid tjänsteresor. Ytterligare information om betalkort finns i kapitelet 1.6.3.3 Betalkort, se även bilaga 4 för sammanställning av olika betalkort och villkor. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 62 EA-HANDBOK Alternativ till betalkort är att respektive företag fakturerar KI för biljetter, logi, kongressavgifter etc. För att få ersättning för egen betald E-biljett måste det kunna styrkas att resan faktiskt gjorts och till vilken kostnad. Vissa lågprisföretag lämnar inte bagagetag eller annan dokumentation, som kan bekräfta att resenären verkligen har rest. Det åligger då resenären att på annat vis styrka att resan har skett, exempelvis genom bevis på konferensdeltagande eller incheckning på hotell på vistelseorten. Om någon sådan bekräftelse inte kan lämnas, riskerar resenären att få betala resan själv. Det kan då vara bäst att låta KI boka och betala resan. Resenären har att i vanlig ordning styrka sambandet mellan resa och KIs verksamhet. 2.3.3.8 ERSÄTTNING FÖR UTLÄGG Ersättning för utlägg för anställda görs via PA-webben. Manual finns på intranätet under Anställd, PA-webben. Utlägg till icke-anställda sker via Nordea Corporate Netbank och bokförs i huvudboken enligt utbetalning från ut-plusgirot. För att kunna få ersättning för utlägg, måste man kunna styrka att man haft en utgift. Detta görs med faktura/kvitto i original. Saknas kvitto finns heller inget bevis för utlägg, och ersättning kan således inte utbetalas. Vid köp gjorda utomlands ska kopia av kontokortsfaktura bifogas för att information om rätt valutakurs vid inköpstillfället ska framgå. Originalkvitton/-fakturor där moms framgår ska lämnas in för att utesluta att de används som underlag för utbetalning mer än en gång. Det är endast en faktura eller ett kvitto som kan ge avdragsrätt för moms. Fakturan/kvittot är beviset för att transaktionen ägt rum. SMS-BILJETTER För att få ersättning för en SMS-biljett måste utlägget styrkas. Enligt bokföringsförordningen50 är verifikationskravet uppfyllt om det framgår när händelsen inträffat, vad den avser, vilket belopp som avses och vem som är motpart. En telefonfaktura uppfyller verifikationskravet, men om sådan inte finns kan annan handling ligga till grund, t ex reseanteckningar 51 eller ett intygande om att den anställde haft utgifterna. Sådana handlingar ska vara attesterade av behörig chef. Vid debitering från resebyråer ska biljettyp framgå av faktura eller följesedel. Detta för att kunna särskilja resor med elektronisk biljett från resor vilka kan styrkas med biljettstam (originalhandling). 50 §§13-15 Reseanteckningar ska innehålla uppgift om kostnad, betalningssätt, resans tidpunkt och transportmedel (buss/tåg etc.) 51 Uppdaterad 2015-07-27 Sida 63 EA-HANDBOK TIDPUNKT Begäran om ersättning för utlägg ska ske så snart som möjligt enligt kravet på löpande bokföring av ekonomiska händelser och för att kostnaden ska kunna redovisas i rätt period. Inlämnande av kvitto ska ske i nära anslutning till tidpunkten för utlägget för att KI ska kunna göra avdrag för momsen. KRAV PÅ UNDERLAG VID ANSTÄLLDAS UTLÄGG Om det kan anses naturligt att arbetsgivaren står för ett inköp kan den ersättning arbetstagaren får från arbetsgivaren för ett inköp anses vara ersättning för ett utlägg för arbetsgivarens räkning. När det är fråga om ett utlägg har arbetsgivaren avdragsrätt för moms enligt de allmänna reglerna. Ett exempel är när t ex facklitteratur köps in. KI måste dock kunna visa att det är fråga om en anställds utlägg för KIs räkning. Kvittot eller handlingen måste, för att godkännas som arbetsgivarens verifikation, uppfylla kraven på faktura enligt avsnitt 2.3.3.1 – 2.3.3.2, med undantag för att den anställdes namn står på underlaget i stället för KIs namn. Specificerad moms i kronor ska framgå av kvitto för att KI ska ha rätt till momsavdrag. Saknas denna information måste momsen bokföras som kostnad. En utläggsverifikation ska innehålla följande uppgifter: Faktura/kvitto i original Vid betalning med kort ska kassakvitto/underlag med angivande av moms bifogas i original samt vid köp gjorda utomlands även kopia av kontokortsfakturan för information om valutakursen. ”Slip” godtas inte som kvitto. Vid utlägg för resor, bifogas biljettstam Syfte med utlägget Deltagarlista/inbjudan Attest av närmast överordnad chef Vid representation: Syfte, namn på deltagarna, vilket företag/organisation de representerar mm ska anges. OBS! Begränsat momsavdrag. Se KIs riktlinjer för representation samt särskild konteringsguide för representation som finns på intranätet. 2.3.3.9 UTBETALNING OCH RUTINER FÖR SU07/08 Utbetalning (beställning av SU07/SU08 rapporterna i Agresso) görs centralt av ekonomiavdelningen sedan juni 2014. Vid betalning av leverantörsfakturor beställs först ett betalningsförslag (SU07). Vid eventuella ändringar tas ett återskapat betalningsförslag ut. När kontrollen är avslutad körs betalningsbekräftelsen (SU08). Den slutliga betalningsrapporten för hela KI (SU11) körs av annan person på ekonomiavdelningen. Därmed sänds de fakturor som ingick i institutionernas betalningsbekräftelser till Plusgirot för bevakning samt utbetalning på förfallodagen. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 64 EA-HANDBOK RUTINER FÖR SU07/SU08 För att öka säkerheten avseende fakturahanteringen vid KI har regler rörande ekonomrollen i Agresso EFH samt rutiner för betalningsförslag (SU07) och betalningsbekräftelse (SU08) i Agresso utarbetats. Ingen användare ska ha möjlighet att både ha ekonomrollen och beställa SU07/SU08. Enligt RGKs föreskrifter ska myndigheten kontrollera att samtliga utbetalningar sker till rätt mottagare, med rätt belopp och vid rätt tidpunkt. För att säkerställa att kontrollen gjorts i Agresso EFH ska rutinerna nedan, utan undantag, följas vid uttag av rapporterna SU07 och SU08 (betalningsförslag respektive betalningsbekräftelse): Kontrollera samtliga fakturor överstigande 100 000 kr. Kontrollera samtliga direktregistrerade utbetalningar. Kontrollera minst tio slumpmässigt utvalda stickprov. Följande uppgifter på SU07 ska kontrolleras så att de stämmer mot fakturan: att betalning sker på förfallodag att beloppet är korrekt att mottagaren är korrekt att plus- eller bankgironummer är rätt Kontrollerade fakturor bockas av mot SU07-rapporten och skrivs ut och sparas tillsammans med SU07/SU08. Rapporterna ska arkiveras tillsammans i en separat pärm, således inte tillsammans med fakturaverifikationerna. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 65 EA-HANDBOK 2.4 PERIODAVGRÄNSNINGSPOSTER Periodisering innebär att kostnader och intäkter matchas till rätt period. Målet är att bokföra de skulder som hör till perioden för att ge en mer rättvisande bild av kostnader och den ekonomiska ställningen på bokslutsdagen. Periodavgränsningsposter på balansräkningens skuldsida är skulder som uppstår på grund av att betalning och prestation hamnar på olika perioder/år. Periodavgränsningsposter på skuldsidan utgörs av upplupna kostnader och förutbetalda intäkter (interimsskulder) och konteras i kontoklass 27*. Vid periodisering är det värt att observera att: Olika konton används beroende på om det är statlig/utomstatlig motpart samt om det är en periodiserad intäkt eller kostnad. Periodisering ska utgå från väsentlighetsprincipen. Det innebär att belopp av ”väsentlig” betydelse ska periodiseras. Generellt gäller dock att endast större belopp periodiseras, dvs då kostnaden överstiger 50 000 kr/månad. Momsen ska inte bokföras i beloppet som bokförs som upplupen kostnad eller förutbetald intäkt. 2.4.1 UPPLUPNA KOSTNADER Upplupna kostnader innebär kostnader för prestationer/tjänster som avser innevarande period, men där underlag för bokföring av kostnaden, t ex faktura, ännu inte kommit, eller där betalning inte skett. Bokföring görs då med annat underlag eller genom uppskattning. Konton som används för dessa interimsposter finns i grupp 271* i kontoplanen. EXEMPEL UPPLUPEN KOSTNAD En kostnad för en konsulttjänst har uppkommit år 1, men fakturan har inte mottagits ännu, varför en periodisering av kostnaden görs år 1 (se figur 2.2). Resultatet för december blir en kostnad i resultaträkningen och en skuld till konsulten på motsvarande belopp i balansräkningen. Denna bokning vänds tillbaka i kommande period, januari år 2, när fakturan anländer. Konto Kontotext Debet Kredit År 1 – Periodisering: 5799 Periodisering tjänster, utomstatliga 80 000 2719 Upplupna kostnader, utomstatliga 80 000 År 2 – Fakturan anländer/bokförs: 2581 Leverantörsskulder 100 000 5781 Konsultarvoden 80 000 1541 Ingående moms 20 000 År 2 – Periodiseringen vänds: 5799 Periodisering tjänster, utomstatliga 80 000 2719 Upplupna kostnader, utomstatliga 80 000 Figur 2.2 Uppdaterad 2015-07-27 Sida 66 EA-HANDBOK 2.4.2 OFÖRBRUKADE BIDRAG/UPPDRAG En särskild typ av interimspost är oförbrukade bidrags- eller uppdragsintäkter, som bokförs på konto 2732 om det är bidrag och konto 2772 om det är uppdrag. Kontona används endast vid värdering där erhållna bidrags- eller uppdragsinkomster periodiseras för att täcka framtida kostnader. Se även Värdering på ekonomiavdelningens hemsida. 2.4.3 ÖVRIGA FÖRUTBETALDA INTÄKTER Med förutbetalda intäkter avses intäkter som erhållits under aktuell period eller budgetår för prestationer/tjänster som avser nästa period eller år. Ett exempel är förutbetalda hyresintäkter. Konton som används för förutbetalda intäkter finns i grupp 277* i kontoplanen. EXEMPEL FÖRUTBETALD INTÄKT KI skickar i januari ut en kvartalsfaktura som avser kvartal 1. Fakturan bokförs som vanligt avseende januari, men en periodisering görs för kommande månader (se figur 2.3). I januari visar resultaträkningen en intäkt för januari och balansräkningen en skuld till kunden. I februari och mars vänds periodiseringarna för respektive månad. Se exempel på kontering, figur 2.3. Konto Januari 1511 3112 3119 2775 Februari 3119 2775 Mars 3119 2775 Kontotext Kundfordringar Intäkter uthyrning lokaler, utomstatliga Periodisering uthyrning lokaler, utomstatl Förutbetalda intäkter, utomstatliga Debet Kredit 150 000 150 000 100 000 100 000 Periodisering uthyrning lokaler, utomstatl Förutbetalda intäkter, utomstatliga 50 000 Periodisering uthyrning lokaler, utomstatl Förutbetalda intäkter, utomstatliga 50 000 50 000 50 000 Figur 2.3 Uppdaterad 2015-07-27 Sida 67 EA-HANDBOK 3 MERVÄRDESSKATT Mervärdesskatt är en allmän konsumtionsskatt som vanligen benämns moms. Karolinska Institutet är momsregistrerat och har därmed skyldighet att redovisa ingående respektive utgående moms. KI har inte avdragsrätt för ingående moms som andra företag utan får kompensation för den moms som KI betalar. Kompensationsrätt gäller endast för den ingående moms som har debiterats eller den som har beräknats (vid omvänd skattskyldighet) enligt den svenska mervärdesskattelagen. Mer information om detta finns i Ekonomistyrningsverkets (ESVs) Förordning om myndigheters rätt till kompensation för ingående mervärdesskatt. Ekonomiavdelningen sammanställer månatligen all bokförd moms för hela KI och deklarerar och betalar in den utgående momsen till Skattemyndigheten, varifrån även den ingående momsen rekvireras. KIs organisationsnummer är 202100-2973. Vid handel med EU-länder ska alltid VAT-nummer SE202100297301 anges. Varje omsättning av vara och tjänst inom landet ska beskattas om inte omsättningen är särskilt undantagen, vilket redogörs närmare för senare i detta kapitel. Mellan statliga myndigheter debiteras ingen moms. En förteckning över statliga myndigheter, det s k myndighetsregistret finns på ESVs hemsida. En handledning i moms för statliga myndigheter i webbformat finns på ESVs hemsida. 3.1 INGÅENDE MOMS Med ingående moms menas den moms som debiterats på en leverantörsfaktura. Ett villkor för att den ovan nämnda kompensationsrätten ska gälla är bl.a. att momsen måste vara specificerad på fakturan eller, vid förenklad fakturering, vara möjlig att beräkna. Vid all upphandling måste institutionerna förvissa sig om att säljaren fullgör sina skyldigheter enligt Mervärdesskattelagen. Inköpet måste avse förvärv för KIs verksamhet. Det finns några undantag från regeln om att inköpen ska vara direkt hänförliga till verksamheten, t ex kostnader för personalvård, gåvor av personalvårdskaraktär, julgåvor av mindre värde, jubileumsgåvor och minnesgåvor samt enklare slag av motion. För denna typ av kostnader har KI rätt till momskompensation trots att förvärvet ej är för KIs verksamhet. Det finns begränsningar i kompensationsrätten pga. avdragsförbud enligt Mervärdesskattelagen. Som ett exempel kan nämnas att avdrag inte får göras vid inköp av personbilar eller motorcyklar (med vissa undantag). Om en personbil hyrs för att användas i verksamheten får avdrag i de flesta fall bara göras för hälften av den ingående momsen. Begränsningar gäller även vid representation. Se regler och riktlinjer för representation samt särskild konteringsguide på intranätet. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 68 EA-HANDBOK 3.1.1 BOKFÖRING När avdrag inte får göras eller endast göras till hälften enligt ovan, ska resterande moms bokföras som en kostnad. En sådan icke-avdragsgill moms får dock inte belasta EU- och NIH projekt utan den måste kostnadsföras på annat projekt. 3.1.2 HUR SKA KOMPENSATIONSRÄTTEN STYRKAS? För att kunna dra av ingående moms måste KI kunna styrka inköpet genom en faktura. Om fakturan saknar någon av de uppgifter som ska framgå av fakturan, se avsnitt 2.3.3.1, måste KI vända sig till säljaren och kräva en fullständig faktura. Om fakturan är utställd på en anställd som gjort ett inköp för KIs räkning, har KI samma rättighet till kompensation som om fakturan varit utställd på KI. Förutsättningen är dock att den uppfyller kraven på faktura (se avsnitt 2.3.3.1) med undantag för att den anställdes namn står på underlaget i stället för KI. Den anställde ska begära ersättning för utlägget och överlämna originalfaktura/kvitto som underlag för KIs bokföring. 3.1.3 SAMKÖP Vid s k samköp, dvs då flera myndigheter med kompensationsrätt köper något tillsammans, gäller att det är den myndighet som betalar fakturan som har kompensationsrätten. De andra myndigheterna betalar sina andelar exklusive moms. 3.1.4 TIDPUNKT FÖR BOKFÖRING OCH REKVISITION AV INGÅENDE MOMS Ekonomiavdelningen rekvirerar varje månad den ingående momsen från Skattemyndigheten. Beloppet som rekvireras motsvarar den ingående moms som bokförts vid KI månaden innan. Vad som ska ha bokförts som ingående moms regleras av momsförordningens regler och även av reglerna om bokföringsskyldighet i förordning om myndigheters bokföring. Bokföring ska enligt förordningen utföras på ett sätt som överensstämmer med god redovisningssed. In- och utbetalningar ska bokföras senast nästföljande arbetsdag och andra ekonomiska händelser så snart det är möjligt. Ekonomiska händelser får bokföras senare om det finns särskilda skäl och om det är förenligt med god redovisningssed. Det gäller exempelvis tid för att möjliggöra en normal attestrunda inom myndigheten innan bokföring sker. Det bör emellertid alltid finnas möjlighet till en samlad överblick och kontroll över vilka fakturor som inkommit till KI. Detta sker idag genom ankomstregistrering i Contempus. Vid avslut av den löpande bokföringen ska poster som är nödvändiga för att bestämma räkenskapsårets intäkter, kostnader och den finansiella ställningen på balansdagen bokföras. KI tillämpar s k brytdag när den löpande bokföringen för perioden avslutas (vid hel- och delår). Vid hel- och delårsbokslut ska sådana kundfordringar och leverantörsskulder där faktura föreligger Uppdaterad 2015-07-27 Sida 69 EA-HANDBOK senast på brytdagen beaktas under förutsättning att affärshändelsen har inträffat under det gamla räkenskapsåret. Som tidigare nämnts måste bokföringen grunda sig på en faktura om KI ska kunna hävda kompensationsrätt för ingående moms. För de kundfordringar och leverantörsskulder där det inte finns någon faktura senast på brytdagen men där affärshändelsen inträffat under det gamla året, ska bokföring göras med annat underlag än faktura, exempelvis med ledning av leveranssedlar eller motsvarande (se även kapitel 1.4 och 2.4 om periodavgränsningsposter). Kompensation för ingående moms kan då inte ges förrän nästkommande period. 3.1.5 FÖRSKOTTSBETALNING Vid förskottsbetalning, t ex vid betalning av lokalhyra, som i allmänhet sker i förskott, ska momsen redovisas vid betalningstidpunkten. Görs betalning efter hyresperioden ska momsen redovisas den månad hyresperioden slutar. För krav på fakturor se även kapitel 2.3.3 om leverantörsskulder. 3.2 MOMSKOMPENSATION På bidrag som inkom till KI under 2008 eller tidigare drogs en så kallad momskompensation (högskolemoms) av. Högskolemomsen var på 8% och drogs av alla bidrag från icke statlig bidragsgivare. Regeringen beslutade att ta bort högskolemomsen fr. o m 1 januari 2009. Detta innebär att ingen momskompensation längre tas ut på inbetalningar av bidrag. Skulle det bli aktuellt med återbetalning till bidragsgivaren eller vidareförmedling/transferering av bidrag som erhölls under 2008 eller tidigare måste hänsyn tas även till momskompensationen, eftersom återbetalning/vidareförmedling ska avse det totala inbetalade beloppet inkl. högskolemomsen. Vid både vidareförmedling och återbetalning blir det därför aktuellt med rättelse av tidigare bokförd momskompensation. Detta görs via debitering av konto 1542. I de fall rättning gjorts ska belopp och verifikationsnummer meddelas redovisningsenheten vid ekonomiavdelningen. 3.3 UTGÅENDE MOMS Med utgående moms menas den moms som en säljare (eller vid förvärvsbeskattning 52 köpare) lägger på priset på en vara eller tjänst, och som redovisas och betalas till staten. KI ska här följa de allmänna bestämmelserna i Mervärdesskattelagen. Den utgående momsen ska redovisas i deklarationen för den redovisningsperiod då omsättningen eller köpet har bokförts. Vid förskottsbetalning gäller tidpunkten för när betalningen skett. 52 Förvärvsbeskattning är lika med omvänd skattskyldighet som innebär att köparen redovisar och betalar momsen enligt reglerna i det land där köparen är momsregistrerad. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 70 EA-HANDBOK 3.4 OMVÄND SKATTSKYLDIGHET Normalt är det den som säljer varor eller tjänster som tar ut moms vid försäljning och betalar in till staten. Vid omvänd skattskyldighet är det istället köparen som är skyldig att betala moms till staten. Vid handel inom Sverige gäller omvänd skattskyldighet i följande fall: Vid omsättning av de flesta byggtjänster till företag inom byggsektorn Under vissa förutsättningar vid omsättning av investeringsguld Vid handel inom EU:s momsområde gäller omvänd skattskyldighet i följande fall: När en vara transporteras mellan två länder och under förutsättning att köparen åberopar ett giltigt momsregistreringsnummer i sitt land Vid försäljning av en tjänst enligt huvudregeln till en näringsidkare i ett annat EU-land (då anses tjänsten omsatt, och ska beskattas, i det land där köparen är etablerad) Exempel: En faktura från Tyskland gällande inköp av konsulttjänst kommer till KI. Både det tyska företagets och KIs VAT-nr står på fakturan. Fakturerat belopp är 10 000 kr. Konto Leverantörsskulder Belopp 10 000 D/K K Kostnadskonto 10 000 D Beräknad ingående moms 2 500 D Beräknad utgående moms 2 500 K Figur 3.1 För tjänster som inte följer huvudregeln gäller inte omvänd skattskyldighet. Det innebär att KI som säljare kan vara skattskyldig i ett annat land och att en utländsk företagare kan vara skattskyldig i Sverige. Följande tjänster följer inte huvudregeln: Fastighetstjänster Persontransporter Tillträde till kulturella, pedagogiska, idrottsliga, vetenskapliga och liknande tjänster Restaurang- och cateringtjänster Korttidsuthyrning av transportmedel Vid frågor om omvänd skattskyldighet, kontakta redovisningsenheten vid ekonomiavdelningen. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 71 EA-HANDBOK 3.5 EJ SKATTEPLIKTIG VERKSAMHET Det finns områden vid KI som omfattas av Mervärdesskattelagens undantag från skatteplikt. Vilka dessa undantag är framgår nedan: Arkiverings- och biblioteksverksamheten är ej momspliktig. Läkemedel till människa eller djur enligt recept eller läkemedel till sjukhus är s k kvalificerade undantag från momsplikten. Det innebär att den som i yrkesmässig verksamhet säljer läkemedel har rätt till återbetalning av ingående moms vid inköp för verksamheten, trots att utgående moms inte ska redovisas vid försäljning av läkemedlen. Mervärdesskattelagens undantag från skatteplikt för läkemedel saknar motsvarighet i EUs sjätte direktiv. Sverige har emellertid genom anslutningsfördraget med EU fått rätt att behålla det kvalificerade undantaget. Organ, blod eller modersmjölk från människa är undantaget skatteplikt. Skattepliktigt är dock omsättning av blodplasma. Organisationstidskrifter, medlemsblad eller personaltidning. Medlemsblad och personaltidningar är inte momspliktiga om de kommer ut med minst fyra nummer per år och det huvudsakliga syftet är att sprida information om organisationen. Även den tekniska framställningen är momsfri. Momsfriheten gäller även tjänster som tillhandahålls av någon annan än den tekniske framställaren (tryckeriet). Om publikationer säljs till andra än medlemmar och anställda är den delen av upplagan momspliktig. Annonsering är momsfri i momsfria medlemsblad, personaltidningar, organisationstidskrifter, program och kataloger Sjukvård, tandvård, medicinsk fotvård är momsbefriat i samband med nedanstående omständigheter: Medicinska åtgärder för att förebygga, utreda och behandla sjukdomar, kroppsfel och skador Vård som i övrigt tillhandahålls av någon med särskild legitimation Kontroller och analyser av prov som tagits som ett led i sjukvården Ambulanstransporter Synundersökningar som görs av legitimerad optiker Varor och tjänster till vårdtagare som ett led i sjukvården Tandtekniska produkter och tjänster som säljs till tandläkare, tandtekniker eller patienter Social omsorg är momsbefriad om den behovsprövats individuellt av kommunen och gäller: Barn- och äldreomsorg Stöd och service till funktionshindrade Annan därmed jämförlig social omsorg Uppdaterad 2015-07-27 Sida 72 EA-HANDBOK 3.5.1 UTHYRNING AV LOKALER Uthyrning av fastigheter eller del av fastighet medför inte obligatorisk skattskyldighet. För statliga myndigheter gäller dock kompensationsrätt oavsett om verksamheten medför skattskyldighet eller inte enligt Mervärdesskattelagen. Undantaget omfattar även tillhandahållande av el, gas, värme och vatten när detta ingår i uthyrningen. Redovisning görs i kontogrupp 311*, Uthyrning av lokaler. 3.5.2 MOMSFRI UTBILDNING Från momsbeskattning undantas enligt mervärdeskattelagen följande: Grundskole-, gymnasie- eller högskoleutbildning (ej forskarutbildning), om utbildningen anordnas av det allmänna 53 eller av en av det allmänna för utbildningen erkänd utbildningssamordnare. Utbildning som enligt studiestödslagen berättigar eleven till studiestöd enligt studiestödslagen eller till sådant bidrag för korttidsstudier som fördelas av vissa särskilda organ (t ex Centrala studiestödsnämnden). Vissa speciella utbildningar som anordnas av Specialpedagogiska skolmyndigheten och Sametinget är också undantagna från skatteplikt. Även de varor och tjänster som omsätts som ett led i utbildningen är momsbefriade, t ex egna kompendier och kurslitteratur till studenter under pågående kurs. Ytterligare information finns i Mervärdesskattelagen 3 kap 8 §. 3.5.2.1 UNDERENTREPRENÖRERS UTBILDNINGSTJÄNSTER Om en utbildningsanordnare (KI), som är ansvarig för en skattebefriad utbildning ger en underentreprenör i uppdrag att hålla i en viss del av utbildningen, kommer även denna utbildningstjänst att vara momsbefriad. OBS! Förutsättningen för att tjänsten ska vara momsbefriad är dock att den uppfyller kriteriet för ”tillhandahållande av utbildningstjänst”. ”Uthyrning/inhyrning av personal” är däremot en momspliktig tjänst! Skillnaden mellan dessa två har normalt att göra med vem som ska svara för innehållet i undervisningen, dess utformning och vem som bestämmer vad läraren ska göra. För att en tjänst ska kunna klassificeras som en utbildningstjänst krävs att tillhandahållaren ger utbildningen under eget ansvar samt att utbildningen utgör en självständig del i förhållande till KI. En schematisk bild visar vad som skiljer de två olika tjänsterna åt, se figur 3.2 nedan. 53 Med det allmänna avses staten, kommun eller landsting Uppdaterad 2015-07-27 Sida 73 EA-HANDBOK Momsbefriad utbildningstjänst Momsbelagd ut/inhyrning av personal En utbildning som genomförs under entre- Tjänsten är momsbelagd om den som hyr in prenörens eget ansvar och där följande tre personalen ansvarar för utbildningen. förutsättningar är uppfyllda: Om KI svarar för arbetsledning, arbetsmetoder - Entreprenören tar hand om hela den samt definierar arbetsuppgifter och entrepresjälvständiga delen av ett ämne nören endast ställer personal till förfogande är tjänsten att betrakta som inhyrning av personal - Entreprenören åtar sig att ta hand om och momsbelagd. alla delar som behövs för att utbildningen i det specifika ämnet ska kunna genomföras, t ex tar fram material till eleverna - Entreprenören lägger upp och planerar (Särskilt undantag, se ”Tjänster med nära undervisningen i ämnet, dvs bestäm- anknytning till utbildning” nedan) mer vad läraren ska göra Figur 3.2 Exempel på momsbelagd tjänst Om KI hyr in en förläsare från ett privat företag för att under en dag hålla en föreläsning om ”Läkemedel i miljön” ska företaget fakturera KI med moms då det ses som uthyrning av personal. Det är fortfarande KI som är ansvarig och KI bestämmer vad föreläsaren ska föreläsa om. Den del som vederbörande medverkar i är inte så självständig att den uppfyller kraven för momsfrihet. Tjänsten ska således vara belagd med moms. UNDANTAG: ”TJÄNSTER MED NÄRA ANKNYTNING TILL UTBILDNING” Det finns däremot något som benämns ”tjänster med nära anknytning till utbildning”. Dessa kan omfattas av undantaget från skatteplikt förutsatt att följande förutsättningar är uppfyllda. Både säljare och köpare av tjänsten ska tillhandahålla undantagen utbildning. Tjänsten ska vara väsentlig för den undantagna utbildningstjänsten Personaluthyrning mellan erkända utbildningssamordnare måste vara av sådant slag eller hålla sådan kvalitet att köparen av tjänsten inte utan denna tjänst kan erbjuda eleverna en likvärdig utbildning. Det grundläggande syftet med tjänsten får inte vara att vinna ytterligare intäkter genom verksamhet i direkt konkurrens med kommersiella företag som måste betala mervärdesskatt. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 74 EA-HANDBOK Exempel på tjänst med nära anknytning till utbildning Chalmers har en professor som undervisar i sitt specialämne. KI, som inte har någon anställd med liknande kvalifikationer, köper in tjänster från Chalmers som består av att professorn från Chalmers hjälper till och undervisar vid några lektioner hos KI. Det är dock KI som har ansvaret för utbildningen och ger endast uppdrag åt professorn vilka ämnen denne ska undervisa om. Det är i detta fall inte fråga om en utbildningstjänst, eftersom Chalmers inte har något eget ansvar för undervisingen. Det är i stället fråga om en tjänst med nära anknytning till utbildning eftersom både säljare och köpare är erkända utbildningsanordnare, tjänsten håller en sådan kvalitet att köparen inte utan denna kan erbjuda en likvärdig utbildning, och tillhandahållandet är så specifikt att det inte kan anses vara i direkt konkurrens med kommersiella företag Således ska denna tjänst inte vara momsbelagd. 3.6 SKATTEPLIKTIG VERKSAMHET BEDRIVEN VID KI Förutom de undantag som nämns ovan under i kapitel 3.5 Ej skattepliktig verksamhet, gäller skatteplikt vid övriga köp och försäljning enligt Mervärdesskattelagen. Nedan redogörs närmare för några exempel på skattepliktig verksamhet vid KI. 3.6.1 SKATTEPLIKTIG UTBILDNING Med skattepliktig utbildning avses uppdragsutbildning, där KIs uppdragsgivare eller kund utser vilka personer som ska utbildas eller när Länsarbetsnämnden beslutar om utbildning som berättigar till utbildningsbidrag. Detta betyder att exempelvis kortare informationskurser som anordnas vid KI är momspliktiga såvida de inte ingår i det ordinarie utbudet av kurser, d v s dit allmänheten fritt kan anmäla sig och antagning sker. Studiematerial i detta sammanhang är också momsbelagt. Litteratur som tillhandahålls inom uppdragsutbildningen ska ingå i avgiften för uppdraget och inte debiteras separat. Till uppdragsgivare eller kund som inte är statlig myndighet ska momssatsen 25% tas ut. Fakturering inom KI eller till annan statlig myndighet är i vanlig ordning momsbefriad. Vid KI bedrivs uppdragsutbildningen via Avdelningen för uppdragsutbildning. Se även kapitel 8.1.7 om uppdragsutbildning. 3.6.2 FÖRSÄLJNING AV ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Om överlåtelse av statens egendom, se kapitel 1.1.9.3 om försäljning/utrangering av anläggningstillgångar. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 75 EA-HANDBOK 3.6.3 AVGIFTER ENLIGT § 4 I AVGIFTSFÖRORDNINGEN Avgifter som tas ut för t ex tidskrifter och andra publikationer, föreläsningsarvode, informationsoch kursmaterial, konferenser, lokaler och tjänsteexport anses som ersättning för tillhandahållande av skattepliktiga varor och tjänster. Utgående moms ska därför debiteras på sådana avgifter om de ska betalas av någon utanför staten och tjänsten/varan inte är momsbefriad. Ytterligare information om avgifter framgår av kapitel 4.2.2.1 Intäkter enligt §4 i Avgiftsförordningen. Kopior, avskrifter, bevis och registerutdrag m m anses ingå som ett led i KIs myndighetsutövning och ska inte beläggas med utgående moms, se vidare kapitel 4.2.2.2 Offentligrättsliga avgifter. 3.7 EU-HANDEL OCH HANDEL MED TREDJE LAND När Sverige blev medlem i EU 1995 gjordes en anpassning av mervärdesskattelagen till det sjätte direktivet, populärt kallat Harmoniseringsreglerna. Ett sjunde direktiv har ersatt detta fr o m 1 januari 2007. Nedan följer en lista på vilka begrepp som används i skattelagstiftningen och hur de definieras: Export Omsättning av varor och tjänster till ett land utanför EU Import En vara som förs in till Sverige från en plats utanför EU Tredje land Land som inte tillhör EU Ursprungsprincipen Moms tas ut i och tillfaller ursprungslandet Destinationsprincipen Moms tas ut i och tillfaller destinationslandet, dvs det land dit varorna förs Förvärvsbeskattning54 Gäller i samband med destinationsprincipen. Köparen redovisar och betalar momsen enligt reglerna i det land där köparen är momsregistrerad VAT55-nummer Det internationella momsregistreringsnumret Området varor är relativt lättförståeligt, medan området tjänster, i synnerhet för KIs verksamhet, i många fall beskattas enligt särskilda regler. För att kunna avgöra om beskattning ska ske i Sverige och vem som i så fall är skattskyldig måste man alltså veta vilken typ av tjänst som tillhandahållits. 54 55 Kallas även omvänd skattskyldighet VAT = Value Added Tax Uppdaterad 2015-07-27 Sida 76 EA-HANDBOK För att underlätta för användarna på KI har ekonomiavdelningen gjort en schematisk bild över mervärdesskatteregler vid dels försäljning av vara, såväl inrikes som utrikes (se figur 3.2), dels vid försäljning av tjänst till utlandet (se figur 3.3). 3.7.1 UTLÄNDSK MOMS I FAKTURAN OCH RÄTT TILL ÅTERBETALNING KI kan inte göra avdrag för utländsk moms i den svenska skattedeklarationen utan den måste kostnadsföras (får dock inte belasta EU- och NIH projekt utan måste kostnadsföras på annat projekt). Institutionerna bör därför alltid undersöka möjligheten att återfå momsen om fakturan är på ett större belopp, eller om man ofta handlar just med det landet. Innan man börjar ansöka om att få tillbaka den utländska momsen måste man först förvissa sig om att det är korrekt att fakturan ska innehålla utländsk moms. För att ha rätt till återbetalning av utländsk moms, ska momsen också vara avdragsgill i det aktuella landet. En ansökan ska normalt avse en period om minst tre kalendermånader och högst ett kalenderår. Ansökan får omfatta kortare tid än tre månader om den avser tiden till utgången av ett kalenderår (t ex november-december). Om ansökan inte avser ett helt kalenderår men minst tre månader ska det sökta beloppet vara minst 400 EUR. I annat fall minst 50 EUR. Ansökan ska ha kommit in till behörig skattemyndighet i den medlemsstat där den utländska företagaren är etablerad senast den 30 september året efter ansökningsperioden. Den utländska myndigheten ska meddela sitt beslut senast fyra månader från det att ansökan inkom56. Ansökan om återbetalning från utländska företag inom EU sker genom ett elektroniskt förfarande genom en e-tjänst på skatteverkets hemsida. De nya reglerna gäller ansökningar som lämnas efter den 31 december 2009. För tidigare ansökningar gäller äldre bestämmelser. Om en kostnadsförd moms söks och återfås, bokförs återbetalningen genom kreditering av det ursprungliga kostnadskontot. Återbetalning under ett senare räkenskapsår bokförs som en intäkt. När det gäller återbetalning av moms utanför EU, måste man kontakta landets skatteverk för att se vilka regler som gäller. Då sker ansökan i pappersform. Tjänsten kan även köpas av leverantörer som specialiserat sig på denna typ av tjänster. Observera att ansökan om återbetalning av utländsk moms görs av respektive institution. Kontakta gärna ekonomiavdelningen för stöd. 56 Om ytterligare uppgifter krävts in ska myndigheten alltid ha sex månader på sig att fatta beslut. Om ytterligare uppgifter krävts in upprepade gånger ska beslut meddelas inom åtta månader från det att ansökan mottogs av myndigheten i den återbetalande medlemsstaten. Den utländska myndigheten ska betala ut beviljat belopp till sökanden senast 10 arbetsdagar från det att den tillämpliga tidsfristen har löpt ut, annars ska de betala ränta på pengarna. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 77 EA-HANDBOK 3.8 TJÄNSTER De nya bestämmelserna om omsättningsland för tjänster bygger på två huvudregler, en vid försäljning till näringsidkare och en vid försäljning till icke näringsidkare. 3.8.1 HUVUDREGELN VID FÖRSÄLJNING TILL NÄRINGSIDKARE Försäljning av en tjänst till en näringsidkare är som huvudregel omsatt i Sverige om köparen har sätet för sin ekonomiska verksamhet i Sverige eller har ett fast etableringsställe här. En förutsättning är att tjänsten tillhandahålls till detta etableringsställe och svensk moms ska då debiteras. När en svensk näringsidkare tillhandahåller en tjänst, som omfattas av huvudregeln, till ett fast etableringsställe som en näringsidkare har utomlands ska tjänsten däremot anses omsatt utomlands. Ingen svensk moms ska debiteras. Har tjänsten tillhandahållits en utländsk företagares etablering inom EU ska denne redovisa moms på förvärvet genom omvänd skattskyldighet i skattedeklarationen i det land dit tjänsten tillhandahålls. Svensk moms debiteras således inte. 3.8.2 HUVUDREGELN VID FÖRSÄLJNING TILL ICKE NÄRINGSIDKARE En tjänst som tillhandahålls någon som inte är näringsidkare är som huvudregel omsatt i Sverige (svensk moms ska debiteras) om säljaren har sätet för sin ekonomiska verksamhet i Sverige och tjänsten tillhandahålls från detta. 3.8.3 UNDANTAG FRÅN HUVUDREGLERNA Undantag från huvudreglerna gäller i vissa fall både vid försäljning av tjänster till näringsidkare respektive till icke näringsidkare. I andra fall gäller undantagen endast vid försäljning till icke näringsidkare. Förmedlingstjänster Fastighetstjänster Transporttjänster Kultur, konstnärliga och pedagogiska tjänster m m Stödtjänster på lös egendom Restaurang och Cateringtjänster Uthyrning av transportmedel Konsulttjänster Figurerna på följande sidor visar en schematisk bild över mervärdesskatteregler vid dels försäljning av vara, såväl inrikes som utrikes (figur 3.3), dels vid försäljning av tjänst till utlandet (figur 3.4). Uppdaterad 2015-07-27 Sida 78 EA-HANDBOK Figur 3.3 Uppdaterad 2015-07-27 Sida 79 EA-HANDBOK Figur 3.4 Uppdaterad 2015-07-27 Sida 80 EA-HANDBOK 3.8.4 NÅGRA TYPEXEMPEL Exempel 1 Restaurang och cateringtjänster är omsatta i Sverige om de utförs här, dvs svensk moms tas ut, detsamma om de utförs i t ex Danmark, då dansk moms tas ut. Avgörande för var tjänsten är omsatt är alltså var maten och drycken serveras. Var den som tillhandahåller tjänsten har sin fasta etablering saknar alltså betydelse. Oberoende om KI i samband med en konferens i Danmark anlitar dansk eller svensk cateringtjänst ska alltså dansk moms betalas. Exempel 2 När konsulttjänster tillhandahålls mellan näringsidkare i olika länder (inom eller utom EU) gäller huvudregeln för näringsidkare. Var tjänsterna utförs saknar betydelse för var tjänsterna ska anses omsatta. Om KI köper en konsulttjänst från ett tyskt företag är det KI som är skattskyldigt för momsen genom omvänd skattskyldighet. Om KI istället utför en konsulttjänst åt ett tyskt företag och debiterar det för tjänsten är det istället det tyska företaget som är skattskyldigt för momsen genom omvänd skattskyldighet. 3.8.4.1 KULTUR, KONSTNÄRLIGA OCH PEDAGOGISKA TJÄNSTER MED MERA Fakturering av tjänster som rör kultur, konstnärliga och pedagogiska tjänster mm (vetenskapliga tjänster) till näringsidkare i EU länder och tredjeland ska inte faktureras med moms från och med den 1 januari 2011. Detta beror på att dessa tjänster från den 1 januari 2011 går under huvudregeln. Det finns ett undantag från detta och det är tillträde till utbildnings- och vetenskapliga evenemang såsom konferenser och seminarier mm. Då anses tjänsten omsatt i det land där evenemanget hålls (alltså svensk moms om konferensen hålls i Sverige), detsamma gäller tjänster med anknytning till tillträdet. Se exempel nedan. Exempel 1 På uppdrag av ett belgiskt företag utför KI en vetenskaplig tjänst, en undersökning, i sitt laboratorium i Sverige men tillhandahåller resultatet, t ex en promemoria, i Belgien. Från och med den 1 januari 2011 gäller att tjänsten enligt huvudregeln anses vara omsatt i Belgien och ingen svensk moms ska läggas på fakturan. Bådas VAT-nummer ska finnas med på fakturan samt texten ”Reverse charge”. Exempel 2 Ett svenskt företag ställer ut sina nya produkter på en mässa i Tyskland. Från och med 2011 gäller huvudregeln och ingen tysk moms kommer att debiteras det svenska företaget. Istället redovisar det svenska företaget momsen i sin svenska skattedeklaration genom omvänd skattskyldighet. Bådas VAT-nummer ska finnas med på fakturan samt texten ”Reverse charge”. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 81 EA-HANDBOK Exempel 3 Om KI anordnar en konferens i Sverige med utländska deltagare och dessa betalar för tillträde till konferensen ska det vara svensk moms. Detta gäller även för lite större konferenspaket, dvs även måltider och kvällsaktiviteter ingår i avgiften. Skatteverket anser att med tillträde till olika evenemang avses rätten att få närvara vid ett evenemang i utbyte mot en biljett eller betalning oavsett när och på vilket sätt betalningen sker (gäller även kortare kurser på två till tre dagar, kursavgiften ses som en avgift för tillträde till kursen). Hur betalningen faktiskt går till, om den sker direkt på plats eller i förväg för alla deltagare, påverkar således inte definitionen av ”tillträde”. Det spelar heller ingen roll om föranmälan är obligatorisk för att få närvara vid evenemanget eller om vem som helst kan få närvara. Information om momsregistreringsnummer och vilka länder som ingår i Europeiska gemenskapens mervärdesskatteområde framgår av bilaga 5 och 6. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 82 EA-HANDBOK 4 VERKSAMHETENS INTÄKTER Vid Karolinska Institutet redovisas verksamhetens intäkter i fyra grupper: anslag, bidrag, avgifter (uppdrag) och finansiella intäkter. 4.1 ANSLAG Riksdagen anvisar anslag, som regeringen får i uppdrag att använda för de ändamål riksdagen beslutat om. Regeringen ger sedan myndigheterna dispositionsrätt till anslagen, dvs att användas till de beslutade ändamålen. Rätten att disponera anslag på statsbudgeten ges bara till myndigheter och innebär en skyldighet för myndigheterna (KI) att avräkna anslaget i enlighet med anslagsförordningen. Anslag ska således förbrukas för det ändamål de är avsedda. OBS! Anslagsmedel (KI-medel) får inte föras ut från KI (om det inte särskilt framgår av regleringsbrevet57), eftersom det är medel som tilldelats KI som myndighet och inte den enskilda forskargruppen. Karolinska Institutet får följande typer av anslag: Medel för utbildning på grundnivå och avancerad nivå, inkl. hyreskostnader. Medel för forskning och utbildning på forskarnivå, inkl. hyreskostnader. Ersättning för klinisk utbildning och forskning (ALF-medel, som vidareförmedlas till Stockholms läns landsting) Anslaget för grundutbildning utgörs av ett förskott som uppgår till det maximala belopp som KI kan erhålla, det s k takbeloppet58. I samband med årsbokslutet sker en slutlig avräkning med hänsyn till antal registrerade studerande och studieprestationer som registrerats inom KIs grundutbildning under det gångna budgetåret. Anslagen för forskning/forskarutbildning utgörs av medel som anslagsavräknas i och med att de överförts till KI. Statsanslagen utbetalas till KI från Riksgäldskontoret omkring den 25:e varje månad med 1/12 av totalanslagen per månad. Ekonomiavdelningen skickar ut anslagen till institutionerna omkring den 25:e varje månad. •Grundutbildningsanslag: tolftedelar konteras på konto 3092 på projekt med verksamhetskod 1* •Forskningsanslag: tolftedelar konteras på konto 3096 på projekt med verksamhetskod 2* 57 eller i speciella fall enligt särskilda beslut av KIs ledning Takbelopp anger den maximala ersättningen för utbildning på grundnivå och avancerad nivå som ett lärosäte kan få. Lärosäten med fler helårsstudenter och helårsprestationer än vad takbeloppet ersätter kan spara prestationer till nästkommande år och få ersättning för dem när studentantalet minskar. På samma sätt kan lärosäten med färre helårsstudenter och helårsprestationer spara takbelopp till följande år (så kallat anslagssparande) och avräkna det när studenterna åter ökar i antal. (Källa: Högskoleverket: Statistisk analys 200905-26, 2009/5) 58 Uppdaterad 2015-07-27 Sida 83 EA-HANDBOK Nedan visas ett exempel på hur konteringen ser ut på institutions- respektive förvaltningsnivå. På koncernnivå ska således den interna fördelningen resultera i att debet och kredit tar ut varandra. Institutionen bokför: Konto FIN Verks Mpt D/K Konto FIN GU 3092 1STAT 1* 1EX K 3091 3096 1STAT 2* 1EX K 3095 FO KIkoncern: Ekonomiavdelningen bokför: Verks Mpt D/K 1STAT 1* 1EX D 0 1STAT 2* 1EX D 0 Figur 4.1 Om interna överföringar av anslag ska göras mellan institutioner ska man tänka på att undvika förfallodag vid månadsskifte eftersom 309*-konton stäms av och ska vara 0 på KI-nivå vid periodstängning (se konteringsexempel ovan). I de fall en institution ska vidareförmedla delar av sitt statsanslag till annan institution ska konto 30999 Förmedling anslag enligt beslut inom KI användas, så att den institution som vidaresänder bokar i debet och mottagande i kredit. Motpartskod blir den andra institutionens. I textfältet anges i vilken verksamhet anslaget ska bokas så att mottagande institution bokar på samma verksamhetskod. Styrelserna och kapitalförvaltningen förmedlar även interna fakultetsmedel (medel från styrelserna) och interna bidrag som bokas vid institutionerna på konto 39459 Fakultetsmedel (KI-intern) och 39489 Bidragsintäkt (KI-intern). När dessa medel förmedlas till institutionerna ska det tydligt framgå vilket konto samt vilken finansiärskod och verksamhetskod som det ska konteras på59. 4.2 BIDRAG OCH UPPDRAG/AVGIFTER För att kunna ta ställning till hur bidrag och avgifter ska redovisas är det viktigt att först definiera vad som är bidrag respektive uppdrag vid Karolinska Institutet. Bidrag är medel som tas emot utan krav på motprestation. Bidragsgivaren, som kan vara statlig eller utomstatlig, kan ändå ställa särskilda villkor utan att kravet på motprestation anses uppfyllt. Bidragsgivaren kan t ex ställa villkor för forskningens inriktning och avrapportering, men det finns däremot inget renodlat köp/sälj-förhållande. 59 Om råder det oklarheter avseende konteringen, kontakta förmedlande part dvs styrelsen alternativt kapitalförvaltningen. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 84 EA-HANDBOK En bidragsgivare har rätt att kräva följande utan att bidraget klassas som uppdrag: att bidraget ska användas för ett visst ändamål att viss person utses till projektansvarig att rapport eller dokumentation lämnas över uppnådda resultat Uppdrag är medel som betalas för en specificerad motprestation, dvs uppdragsgivaren ställer krav på att få varor, tjänster eller särskilda förmåner i utbyte. Uppdragsgivaren kan t ex ha rätt till resultaten eller utse vilka personer som får en utbildning. Med motprestation menas att uppdragsgivaren: kan ställa krav på hur uppgiften ska utföras kan ställa krav på att vissa resultat ska uppnås kan kräva fördröjning av publicering av resultatet kan komma i åtnjutande av någon särskild förmånsställning räknar med att resultatet ska tillfalla uppdragsgivaren Redan i samband med avtals- eller kontraktsskrivningen är det viktigt att en korrekt bedömning görs om avtalet ska betraktas som bidrag eller uppdrag. Beroende på klassificeringen behandlas/värderas intäkten på olika sätt då det gäller ansökan, redovisning och moms. Ett bidrag ska t ex alltid rekvireras, medan ett uppdrag vanligtvis faktureras. Ett bidrag redovisas enligt kontantprincipen, dvs när det erhålls, medan ett uppdrag som faktureras utgör grund för en fordran på uppdragsgivaren. Det är dock avtalet och dess innehåll som styr bedömningen, inte vilka ord som används i avtalet. Vid osäkerhet om bedömning (om det är bidrag eller uppdrag) ska KIs jurister tillfrågas. Alla avtal över 100 000 kr som rör uppdragsforskning ska kontrolleras av KIs jurister och undertecknas av universitetsdirektören. Avdelningen för uppdragsutbildning har det övergripande och samordnande ansvaret för uppdragsutbildning vid KI och är också den som tecknar avtal med uppdragsgivare. Se även kapitel 8.3 Uppdragsutbildning. Av figur 4.2 nedan framgår de grundläggande skillnaderna mellan bidrag och uppdrag: Bidrag Ingen motprestation som krav Beslut om samfinansiering (om inte full kostnadstäckning ges av finansiären) (Kalkyl används, se 4.2.1) Gåvobrev/Avtal Ska alltid rekvireras Kontogrupp 35 60 Uppdrag Krav på motprestation Full kostnadstäckning (Kalkyl för uppdragsforskning)60 Uppdragsavtal Faktureras Mervärdesskattelagen (moms) Kontogrupp 33 För beräkning och kalkylering inför uppdragsutbildning, kontakta Avdelningen för uppdragsutbildning. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 85 EA-HANDBOK Verksamhetskod 3* Diarieförs i Platina Verksamhetskod 5*, 6* Diarieförs i Platina Figur 4.2 4.2.1 BIDRAG I samband med ansökan om bidrag är det viktigt att göra en kalkyl för projektets totala kostnader under hela dess livslängd för att se att full kostnadstäckning ges eller om det finns behov av samfinansiering. För detta ändamål har en projektkalkylmall tagits fram. Projektkalkylmallen inklusive användarinstruktioner finns att hämta på respektive institutions egen hemsida. 4.2.1.1 DIARIEFÖRING AV KONTRAKT I W3D3 Så snart medel beviljats, ska kontraktet (avtalet) och ansökan diarieföras i W3D3, varvid ett diarienummer erhålls. Hur registrering sker och för svar på vanliga frågor, se information på ekonomiavdelningens hemsida. 4.2.1.2 BOKFÖRING AV BIDRAG Bidrag ska redovisas som intäkt av bidrag i samband med likvidbokning, förutsatt att avsikten är att det ska förbrukas vid KI (FÅB 4 kap). Oförbrukade bidrag värderas 61 (periodiseras) varje månad för att täcka framtida kostnader. Alla bidrag konteras i kontogrupp 35 på projekt med verksamhetskod 3* för forskningsbidrag (verksamhetskod 4* för bidrag till utbildning) i enlighet med avtal/gåvobrev. Finansiär och motpart ska alltid anges. Det är olika konton beroende på om givaren är statlig eller inte. Nedan ges exempel på några olika typer av konteringar vid inbetalning av bidragsmedel: Typ av bidragsgivare (Inbetalningar bg Danske Bank) Statlig myndighet (t ex VR) Statlig myndighet via annan myndighet (exemplet visar från VR via KTH) Svensk utomstatlig (t ex HjärtLungf) Svensk utomstatlig via statlig myndighet (exemplet visar från HjärtLungf via KTH) Bidrag från EU (Kommissionen) Bidrag från EU (via annan myndighet, t ex via Stockholms Universitet) Bidrag från land inom EU (t ex University of Oxford) Konto 1931 3511 35111 Dnr Proj FIN 3VR 3VR Mpt Verks 1EX VR 3* KTH 3* D/K D K K X/X X/X *3 *3 3512 35121 X/X X/X *3 *3 5HL 5HL 1EX KTH 3* 3* K K 3524 35241 X/X X/X *3 *3 85EU 85EU 1EX SU 330162 3309 K K 3521 X/X *3 85UO 1EX 3* K 61 För förklaring, se kapitlet Centrala begrepp Särskilda verksamhetskoder gäller för koordinator- respektive partnerprojekt (för fullständig kodlista, se Agresso) 62 Uppdaterad 2015-07-27 Sida 86 EA-HANDBOK Bidrag från utomeuropeisk finansiär (exemplet visar bidrag från NIH) 3523 X/X *3 85NIH 1EX 3* K Figur 4.3 4.2.1.3 ÅTERBETALNING AV BIDRAG Vid en eventuell återbetalning av bidrag görs ingen skillnad på om det är årets inkomna medel eller äldre medel som återbetalas. Återbetalningen bokas alltid över resultaträkningen med debitering av 35*-konto. Kontakt tas då med ekonomiavdelningen. Exempel på kontering av återbetalning till Vetenskapsrådet av medel som erhölls år 2009 eller senare framgår av figur 4.4 nedan. Konto 2561 Dnr 3511 xx/xx Proj *3 FIN 3VR Mpt VR Verks 31 Belopp D/K 100 000 K 100 000 D Figur 4.4 Vid återbetalning av medel erhållna före 31 december 2008 ska man tänka på att momskompensation (tidigare högskolemoms 8 %) kan ha dragits och i sådana fall återföra den. I de fall rättning gjorts, ska belopp och verifikationsnummer meddelas redovisningsenheten vid ekonomiavdelningen För ytterligare information om högskolemoms, se kapitel 3.2 om Momskompensation. Exempel på kontering av återbetalning till utomstatlig givare (i detta exempel Cancerfonden) som erhållits före den 31 december 2008: Konto 2581 Dnr 3512 xx/xx Proj *3 FIN 5CF Mpt 1EX Verks 31 154263 Belopp D/K 100 000 K 92 000 D 8 000 D Figur 4.5 4.2.1.4 VIDAREFÖRMEDLING AV BIDRAG INOM KI I vissa fall ska en bidragsintäkt delas av flera KI-institutioner. Bidragsgivaren väljer oftast att göra en inbetalning på hela beloppet till en av institutionerna. Första mottagande institution ska diarieföra avtalet i W3D3 och intäktsföra bidraget. Konteringen på första institutionen blir på konto 35*, bidragsintäkter. Utbetalningen till annan KI-institution sker sedan via debitering av konto 3564 (Förmedling av bidrag mellan institutioner) och då anges den ursprungliga 63 momskompensation som återförs Uppdaterad 2015-07-27 Sida 87 EA-HANDBOK bidragsgivarens finansiärs- och motpartskod. Inbetalningen bokförs hos mottagande KIinstitution på samma konto 3564 i kredit, med samma ursprungliga finansiärs- och motpartskod. Konto 3565 är upplagt för flytt av forskare/forskargrupp mellan institutioner. Detta konto ingår inte i underlag för aktivitetsredovisning64. För ytterligare beskrivning av forskarflytt inom KI, se kapitel 8.2. För vidareförmedling av bidrag utanför KI, se kapitel 7 Transfereringar. 4.2.1.5 INTERNA BIDRAG MELLAN KI INSTITUTIONER Interna bidrag som sänds från universitetsförvaltningen (UF) eller universitetsstyrelserna (US) till institution konteras 39489 (Bidragsintäkt, KI-intern) hos mottagande institution och 49489 (Lämnade bidrag, KI-intern faktura) vid förmedlande institution (förvaltningen). Interna bidrag ska totalt sett bli noll på KI-nivå, dvs belopp bokförda konto 39489 ska ha motbokning på konto 49489. Ytterligare information om internredovisning, se kapitel 8. 4.2.1.6 GÅVO- OCH DONATIONSMEDEL VID KI ”Med en donation avses varje slag av överlåtelse av egendom till en myndighet genom gåva eller testamentarisk förordnande som sker utan krav på motprestation eller särskild förmånsställning och där egendomen inte bildar en stiftelse”.65 Gåvo- och donationsmedel vid KI utgörs i regel av medel från en donator till KI där avkastningen ska användas till särskilda ändamål. KI har normalt rätt att placera gåvo- och donationsmedlen så att avkastningen optimeras, t ex i aktier, obligationer och andra värdepapper. Sådan placering görs av kapitalförvaltningen vid Universitetsförvaltningen och får inte göras vid institution. Före 1997 redovisades samtliga donationer inom ramen för myndigheten, men i och med införandet av stiftelselagen66 delades donationer upp i KI-fonder och KI-stiftelser. KI FONDER Fonder som redovisas inom KI som myndighet, s k KI-fonder, och som förvaltas av kapitalförvaltningen vid Universitetsförvaltningen (UK). Såväl kapital som avkastning får förbrukas. Utdelning från KI fonder bokförs på internkonto 39489 med finansiär och motpartskod 9UK hos mottagande institution. Huvudprincipen är att utbetalda medel ska förbrukas samma år som de är beslutade, såvida inte annat framgår av beslutet. 64 Med aktivitetsredovisning menas insamlandet av vissa uppgifter som sker årligen. Uppgifterna hämtas in via enkät och består av inbetalda externa bidrag, bibliometri, forskarexamina (disputation och licentiatexamen) samt postdoc månader. Resultatet av detta ligger sedan till grund för fördelningen av forskningsresurser som Styrelsen för forskning gör via aktivitetstilldelning. 65 Donationsförordning 1998:140, 2§ 66 Stiftelselagen 1994:1220 Uppdaterad 2015-07-27 Sida 88 EA-HANDBOK Uppdaterad 2015-07-27 Sida 89 EA-HANDBOK KI STIFTELSER Fristående stiftelser67, s.k. KI-stiftelser, är egna rättssubjekt med en förvaltning som är ansluten till KI. Enbart stiftelsens avkastning, inte kapitalet, får förbrukas. Utdelning från KI stiftelser bokförs på konto 3512 (Bidrag från svenska utomstatliga) med finansiär 5KIS och med motpartskod 1EX hos mottagande institution. Oanvända resebidrag 68 och forskningsbidrag ska återbetalas oavsett om givaren är KI fonder eller KI stiftelser. Om medlen inte förbrukas helt kan återbetalningskrav bli aktuellt. Alternativet är att snarast ansöka om att använda medlen till annat ändamål (t ex annan resa). 4.2.1.7 GÅVOINTÄKT UTAN UNDERLAG När en gåva kommer in utan underlag ska en bedömning göras om KI ska ta emot gåvan eller inte. Är KI rätt mottagare? Kan KI ta på sig eventuella skyldigheter som gåvan medför? Det ska vara ett aktivt beslut och gåvan ska accepteras av KI skriftligt. Om beslutet tas att KI ska ta emot gåvan ska bidragsgivaren kontaktas och gåvobrev upprättas. Av gåvobrevet ska det framgå att det är en gåva, vem mottagaren är samt eventuella villkor som är förknippade med gåvan. En mall för tackbrev för gåvor finns på hemsidan. I de fall då ett bidrag erhållits och som tillhör institutionen, men där kontrakt inte finns tillhands vid bokföring av inbetalningen, bokförs bidraget på ett särskilt projekt i Agresso; projektnummer 87008883 (Bidragsmedel utan kontrakt). En omföring görs till rätt projekt när kontraktet/gåvobrevet kan läggas som underlag till bokföringen. 4.2.1.8 INTERNATIONELLA BIDRAG EU-MEDEL Eftersom EU inte ger full kostnadstäckning och samfinansiering därför krävs är det viktigt att en bedömning görs av institutionens ledning om en EU-ansökan kan tillstyrkas eller inte. Avtal om EU-finansierad forskning tecknas sedan mellan KI som universitet och EU, inte mellan särskilda institutioner eller enskilda forskare. Vid KI ger Grants Office stöd och hjälp för forskare och administratörer i frågor som rör internationell finansiering. För ytterligare information, se Grants Office hemsida. Information om redovisning av EU-medel finns även att läsa på ekonomiavdelningens hemsida. USA-FINANSIERADE MEDEL NIH (National Institution of Health69) ger inte full kostnadstäckning varför behov av samfinansiering finns. Det är således viktigt att en bedömning görs av institutionens ledning om en NIH67 68 En stiftelse är en egen juridisk person med eget organisationsnummer. Resebidrag beviljas alltid för specifik resa Uppdaterad 2015-07-27 Sida 90 EA-HANDBOK ansökan kan tillstyrkas eller inte. Avtal om NIH-finansierad forskning tecknas sedan mellan KI som universitet och NIH, inte mellan särskilda institutioner eller enskilda forskare. Vid KI ger Grants Office stöd och hjälp för forskare och administratörer i frågor som rör internationell finansiering. Se även kapitel 8.1.10 om undantag från indirekta kostnader. 4.2.2 AVGIFTER OCH UPPDRAG Avsnittet avgifter omfattar fyra olika typer av avgifter. I enlighet med regleringsbrevet får universitet och högskolor bedriva sex olika typer av verksamheter mot avgift och disponera inkomsterna från dem. Tabellen nedan visar en översikt över avgiftstyperna, vilka konton de motsvaras av samt vilka verksamheter som hänför sig till respektive avgift. Senare i kapitlet redogörs närmare om de olika avgiftstyperna. Obs! Vid budgetering av uppdrag ska särskild kalkylmall för uppdragsforskning. Vid uppdragsutbildning kontaktas Avdelningen för uppdragsutbildning. Avgiftstyp Intäkter enligt § 4 i avgiftsförordningen Konto 31* Verksamhetstyp - Uthyrning av lokaler - Intäkter av konferenser - Föreläsningsarvoden - Informations- och kursmaterial - Tidskrifter och andra publikationer - Tjänsteexport 32* - Forskningsetisk granskning - Högskoleprov (KI har inte högskoleprov) 33* - Beställd utbildning - Internationella utbildningssamarbeten - Uppdragsutbildning - Uppdragsforskning 34* - Avgiftsintäkter som inte finns specificerade under 31* - 33* och som främst rör mindre belopp (Se 4.2.2.1) Offentligrättsliga avgifter (Se 4.2.2.2) Verksamhetsfakturering (Se 4.2.2.3) Övriga avgiftsintäkter (Se 4.2.2.4) Figur 4.6 69 The National Institutes of Health (NIH), a part of the U.S. Department of Health and Human Services, is the primary Federal agency for conducting and supporting medical research (www.nih.gov) Uppdaterad 2015-07-27 Sida 91 EA-HANDBOK 4.2.2.1 INTÄKTER ENLIGT § 4 I AVGIFTSFÖRORDNINGEN I Avgiftsförordningen70 finns ett generellt tillstånd för myndigheter att mot avgift ta betalt för ett antal tjänster och varor, om det är förenligt med myndighetens uppgift enligt lag, instruktion eller annan förordning. Avgifter i § 4 gäller främst biprodukter till myndighetens ordinarie verksamhet. Det innebär att offentligrättsliga avgifter, verksamhetsfakturering eller övriga avgiftsintäkter inte är § 4-avgifter, se beskrivningar för dessa avgifter nedan i detta kapitel. För att kunna kategoriseras som § 4-intäkter måste intäkterna vara av tillfällig natur eller av mindre omfattning. Detta bedöms för hela KI. Vid oklarheter kontaktas redovisningsenheten vid ekonomiavdelningen. Prissättning av varor och tjänster görs upp till full kostnadstäckning, se även avsnitt 4.2.2.6 om full kostnadstäckning vid fakturering. För tjänsteexport71 gäller dock krav på lönsamhet enligt Avgiftsförordningen, vilket innebär att åtminstone full kostnadstäckning ska uppnås. Intäkterna omfattas av moms. Generellt undantag från moms finns för uthyrning av lokaler och i vissa fall periodiska tidskrifter, se kapitel 3.5 Ej skattepliktig verksamhet. KIS § 4-AVGIFTER De sex olika verksamhetstyper inom vilka KI får ta ut och disponera avgifter är: 311* Uthyrning av lokaler Under förutsättning att avtalet för lokalerna tillåter det får KI hyra ut tillfälligt lediga lokaler. Uthyrningen kan gälla kurs- eller konferenslokaler och även parkeringsplatser. Vad som ingår i hyresavtalet ska specificeras, t ex värme, el och städning. 312* Intäkter av konferenser Konferenser som anordnas för att nå ut med information. Konferensavgiften påverkas av kostnader som löner, arvoden till externa föreläsare, lokalkostnader, material, eventuell förtäring etc. 313* Föreläsningsarvode Arvode när personal anlitas för föreläsning på kurs eller konferens. Avgift får inte tas för den serviceskyldighet som myndigheter ska tillhandahålla enligt Förvaltningslagen § 4 och § 6. 70 Avgiftsförordningen (1992:191) Med tjänsteexport avses ”sådana tjänster som inom eller utom riket tillhandahålls avnämare i utlandet” (EAhandbok, ESV) 71 Uppdaterad 2015-07-27 Sida 92 EA-HANDBOK 314* Informations- och kursmaterial Information om myndighetens områden i olika former som broschyrer, videofilmer, affischer etc, men inte produkter som ska ingå i 315*. Kursmaterial som ingår i kursavgiften tas inte upp här. 315* Tidskrifter och andra publikationer Här avses försäljning av rapporter, böcker, utredningar, tidskrifter etc. Även ett externt företag kan anlitas för försäljningen. 316* Tjänsteexport En myndighet får marknadsföra tjänster inom sitt område, inom eller utom landet 72, men KI har ingen tjänsteexport per definition. 4.2.2.2 OFFENTLIGRÄTTSLIGA AVGIFTER Förutom forskningsetisk granskning redovisas här också avgifter för kopior, bevis och registerutdrag mm som tas enligt 15-24§§ i Avgiftsförordningen. Enligt nämnda förordning ska en myndighet efter särskild begäran lämna ut: 1. 2. 3. 4. kopia eller avskrift av allmän handling utskrift av upptagning för automatisk databehandling kopia av video- eller ljudbandsupptagning eller utskrift av ljudbandsupptagning eller sådana bevis och registerutdrag som avses i 20 § Ovanstående gäller uttag med stöd av offentlighetsprincipen. Avgift för kopior (tio sidor eller mer) ska tas ut enligt följande73: Tio första sidorna 50 kr Varje sida därutöver 2 kr Porto (om mer än 20 gram) och postförskottsavgift Om uppdragsgivaren vill ha kopior via post ska detta expedieras genom postförskott (inklusive porto) eller via förskottsbetalning. Uppdrag under 100 kr får skickas utan postförskott. I detta fall ska inbetalningskort bifogas och fordran bevakas. Offentligrättsliga avgifter är icke-skattepliktiga och bokförs på konto 3211 eller 3212. 72 73 Enligt Tjänsteexportförordningen (1992:192). Enligt Avgiftsförordningen (1992:191) Uppdaterad 2015-07-27 Sida 93 EA-HANDBOK 4.2.2.3 VERKSAMHETSFAKTURERING Beställd utbildning – enligt avtal med annat svenskt lärosäte eller annan svensk extern finansiär Internationella utbildningssamarbeten – enligt avtal med annat utländskt lärosäte inom EU Uppdragsutbildning – anordnas mot avgift från annan än enskild person och som uppdragstagaren utser deltagare till74. Avdelningen för uppdragsutbildning ansvarar för samordningen av uppdragsutbildningen vid KI, se även kapitel 8.3. Uppdragsforskning – avser forskning som utförs på uppdrag av en extern uppdragsgivare som bestämmer forskningsområde. Rätten till resultaten regleras i avtal. Uppdragsverksamhet avser sådan verksamhet - uppdragsforskning eller uppdragsutbildning - där KI åtagit sig att för en utomståendes räkning utföra ett forskningsprojekt eller en viss utbildning. Uppdragsgivaren ställer särskilda krav på motprestation som ersätts enligt i förväg uppgjorda kontrakt. Det ska alltid finnas kontrakt upprättade och uppdrag ska alltid faktureras, aldrig rekvireras. Denna typ av intäkt omfattas av Mervärdesskattelagen. Uppdragsgivare är vanligtvis privata företag, kommuner eller landsting. Avdelningen för uppdragsutbildning har det övergripande och samordnande ansvaret för uppdragsutbildning vid KI och är också den som tecknar avtal med uppdragsgivare, se vidare kapitel 8.3 Uppdragsutbildning. Som tidigare nämnts i kapitlet om bidrag är det av stor vikt att intäkten klassificeras rätt redan vid kontraktsskrivning. Beroende på klassificering ska intäkten behandlas olika med avseende på ansökan, redovisning och moms. 4.2.2.4 ÖVRIGA AVGIFTSINTÄKTER Avgiftsintäkter som inte finns specificerade under 31*-33* och främst avser mindre belopp redovisas på 34* Övriga avgiftsintäkter. De delas i kontoplanen upp på följande: 341* Försäljning material utgör inte myndighetens egentliga produkter men ingår i myndighetens verksamhet. Här får endast ersättning av mindre omfattning konteras. 74 Enligt Förordning 2002:760 om uppdragsutbildning vid universitet och högskolor Uppdaterad 2015-07-27 Sida 94 EA-HANDBOK 342* Realisationsvinst försäljning anläggningstillgångar används då en anläggningstillgång säljs och försäljningsinkomsten är större än det bokförda värdet. För mer information, se kapitel 1.1.9 om anläggningstillgångar. 343* Försäkringsersättningar avser ersättning från Kammarkollegiet. OBS! Myndigheter får inte teckna försäkring hos ett enskilt försäkringsbolag utan tillåtelse från Kammarkollegiet. 344* Andra ersättningar avser t ex FoU-avtal, sponsringsintäkter och återvunna förluster. Kontot används främst för mindre belopp som inte kan redovisas på något specificerat avgiftsintäktskonto. 345* Patientintäkter avser t ex tandläkar- och optikerutbildningen. 4.2.2.5 HUR INTÄKTSKONTON ÄR UPPBYGGDA För att underlätta uppgiftslämnande till skatteredovisningen finns ett antal intäktskonton. Vilket konto som ska användas beror dels på avgiftstyp, dels på om omsättningen är skattepliktig eller inte samt om den är omsatt inom eller utom landet. Första siffran anger kontoklass, t ex 3 för intäkter. Andra siffran anger indelning i kontogrupp, t ex 33 för uppdrag. Fjärde siffran är anpassad till Skatteverkets skattedeklaration (se kapitel 3 om mervärdesskatt) och har följande innebörd i kontogrupperna 31*, 33* och 34*: 1 Statlig motpart, ej moms 2 Momsbefriade, enligt lag 3 Utomstatliga 25 % moms 4 Utanför Sverige, 25% moms (undantag från huvudregeln om omvänd skattskyldighet) 5 Export utanför EU, ej moms 6 Utomstatliga 6 % moms. 7 EU-land, ej moms 4.2.2.6 FULL KOSTNADSTÄCKNING VID FAKTURERING KI erhåller ersättning för avgiftsfinansierad verksamhet genom fakturering. Som grund för en kundfaktura ska det alltid finnas ett faktureringsunderlag i form av avtal eller liknande. Försäljning av t ex kursmaterial till studenter kan ske mot faktura eller mot direkt betalning. Det är viktigt att ta hänsyn till alla kostnader man haft, t ex i form av tid, material, lokalhyra, för att full kostnadsersättning ska erhållas. I Avgiftsförordningens 5 §75 anges att ”om inget annat ekonomiskt mål för verksamheten beslutats, ska avgifter beräknas så att full kostnadstäckning uppnås”. För uppdragsforskning gäller INDI-modellen och den kalkylmodell som gäller för respektive institution, se figur 4.7 och 4.8 nedan samt även kapitel 8.1 om indirekta kostnader/full kostnadstäckning. För uppdragsutbildning ska alla kostnader, inklusive 75 Avgiftsförordningen (1992:191) Uppdaterad 2015-07-27 Sida 95 EA-HANDBOK administration och lokaler, som är hänförliga till kursen anges i kronor 76. Kalkylmall vid beräkning av uppdragsforskning finns på KIs intranät. EXEMPEL PÅ FAKTURAUNDERLAG Beskrivning Uppdragsbelopp, dvs tid, material etc. (se även figur 4.8) Påslag för overhead (om INDI är t ex 20%) Delsumma Moms 25% Totalt att fakturera Belopp 100 000 +20 000 120 000 +30 000 150 000 Figur 4.7 BERÄKNING AV DEBITERBAR TID OCH TIMKOSTNAD I EN UPPDRAGSKALKYL För att fastställa debiterbar tid måste först betald ledighet och indirekt tid som administration, utbildning eller utvecklingsarbete räknas bort, se exempel i figur 4.8 nedan. Arbetstid på årsbas (heltid) 52 veckor x 40 h 2 veckor helgdagar Betald tid 7 veckors betald semester Annan betald frånvaro I. Standardtid Egen administration Egen utveckling etc. Resor, sammankomster Annan indirekt tid II Debiterbar tid (direkt tid) Dagar 260 -10 250 -35 -5 210 Timmar 2 080 -80 2 000 -280 -40 1680 -80 -200 -200 -480 1 200 Figur 4.8 Efter att debiterbar tid beräknats enligt ovanstående modell, beräknas timkostnaden enligt nedanstående formeln: Månadslön + lönekostnadspåslag (LKP) inkl. semesterersättning Debiterbar tid/12 OBS! Ingen moms tillkommer vid fakturering till andra statliga myndigheter. 76 Fakturering av uppdragsutbildning sker vid Avdelningen för uppdragsutbildning (ej vid institutionen) Uppdaterad 2015-07-27 Sida 96 EA-HANDBOK Kalkylen i figur 4.7 ovan anses vara eget arbetsmaterial. Vid internfakturering specificeras den indirekta kostnaden (INDI) på fakturan. På den externa fakturan som skickas iväg behöver specifikation endast finnas på kostnad + momsbelopp = totalbelopp. För ytterligare information, se kapitel 3.3 om utgående moms, kapitel 1.3.4.6 om moms i samband med vidarefakturering, samt kapitel 1.3.1.7 om osäkra kundfordringar. 4.2.3 SPONSRING Sponsring är en ömsesidig överenskommelse där den ena parten lämnar ersättning (kontanta medel, varor eller tjänster) medan den andra parten lämnar motprestation, som åtminstone till viss del utgörs av exponering av sponsorns företagsnamn eller varumärke. Karakteristiskt för sponsring är att det som sponsorn betalar för i stor utsträckning syftar till att skapa en positiv attityd till sponsorn själv och sponsorns produkter. I allmänhet rör det sig om att sponsorn betalar för ett paket med olika varor och tjänster. Man kan också säga att sponsorn köper en exponering av sitt eget namn eller en rättighet att utnyttja den sponsrade partens namn för att öka sin goodwill. Exempelvis kan en sponsor vilja bli omnämnd som sponsor för ett visst projekt genom att en skylt med sponsorns namn sätts upp eller genom att sponsorns namn anges på myndighetens webbplats, i brevpapper eller i annan tryckt form. Kostnaden för myndigheten torde i dessa fall vara marginell, medan värdet för sponsorn kan vara betydande. 4.2.3.1 GRÄNSDRAGNING MELLAN SPONSRING OCH AVGIFT, BIDRAG, DONATION ELLER GÅVA Sponsring har stora likheter med tillhandahållande av varor och tjänster mot avgift – i båda fallen rör det sig om att den som betalar ersättningen får varor eller tjänster som motprestation. Det är dock viktigt att kunna dra en gräns mellan å ena sidan försäljning av en vara eller en tjänst mot avgift och å andra sidan sponsring. För myndigheter har gränsdragningen mellan bidrag och sponsring betydelse. Ett bidrag eller en gåva innebär att givaren lämnar pengar eller andra tillgångar till myndigheten utan krav på motprestation. Bidragsgivaren får inte heller ges särskild förmånsställning, ställa krav på hur uppgiften ska utföras eller kräva att vissa resultat ska uppnås. Även för företag är gränsdragningen viktig, inte minst från beskattningssynpunkt. Sponsorn måste alltså få en motprestation, t ex i form av annonsplats el dyl, som är av sådan art att den skulle kunna öka omsättningen i näringsverksamheten. Sponsring helt utan motprestation anses som gåva och är då inte en avdragsgill kostnad för sponsorn.77 4.2.3.2 GRÄNSDRAGNING MELLAN SPONSRING OCH MOTTAGANDE AV MUTA Om ett företag sponsrar t ex en personalfest eller en personalresa mot att de får visa sina produkter/tjänster/fabrikat eller ännu tydligare, helt utan krav på motprestation, är det i utgångsläget risk för mutbrott. Samma stränga bedömning gäller som vid mottagande av gåvor, se avsnittet om 77 Sponsring som finansieringskälla. En vägledning för statliga myndigheter (ESV 2002:15) Uppdaterad 2015-07-27 Sida 97 EA-HANDBOK mutor och bestickning i kapitlet Centrala begrepp. Företag ska inte sponsra på ett sätt som innebär fördelar för anställda. Inte heller för studenter ska KI medverka till sponsringsavtal (såvida sådana studentaktiviteter inte går via studentföreningar). Om företaget/finansiären däremot ställer alltför höga krav på motprestation blir sponsorbidraget istället en momspliktig omsättning av tjänst (uppdrag). REGLER OCH RIKTLINJER KI har antagit en gåvopolicy som anger interna riktlinjer kring gåvor. Information om vad som är en donation framgår av donationsförordningen. Det finns överenskomna gemensamma etiska regler i det s k LIF-avtalet 78 (mellan läkemedelsföretagen och sjukvården), särskilt artikel 38 och 40 i Läkemedelsbranschens etiska regelverk rör regler om gåvor och sponsring. Vid frågor om redovisning av sponsormedel kontaktas ekonomiavdelningen. 4.3 FINANSIELLA INTÄKTER En finansiell intäkt är t ex ränteintäkter (räntekontot i Riksgälden), kursvinster eller vinst vid försäljning av värdepapper. Vid KI redovisas finansiella intäkter under kontoklass 38. 78 KI har ”hängavtal”, varför det gäller även för KI Uppdaterad 2015-07-27 Sida 98 EA-HANDBOK 5 VERKSAMHETENS KOSTNADER Kostnader kan definieras som värdet av de resurser som Karolinska Institutet har förbrukat, till skillnad från utgifter som avser anskaffning av resurserna. Vid KI tillämpas bokföringsmässiga grunder för den ekonomiska redovisningen. Detta kallas även kostnadsmässig redovisning. Det innebär att transaktioner och andra händelser bokförs när de inträffar och inte enbart vid ut- eller inbetalningar, samt att de redovisas för den period som de hänför sig. Enligt FÅB (Förordningen om årsredovisning och budgetunderlag) ska verksamhetens kostnader i resultaträkning fördelas på följande rubriker, se figur 5.1: Typ av kostnad Kostnader för personal Kostnader för lokaler Övriga driftskostnader Finansiella kostnader Avskrivningar och nedskrivningar Kontoklass/grupp 4 50* 51* - 58* 59* 6 Hänvisn i detta kapitel 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 Figur 5.1 Utöver detta måste KI enligt regleringsbrevet göra en uppdelning på verksamhetsgrenar, vilket förklarar varför verksamhetskoder finns upplagda i redovisningssystemet (se förklaring i kapitlet Centrala begrepp). Eftersom det finns krav på en rättvisande verksamhetsredovisning bör fördelning av lön och övriga kostnader göras månadsvis. Merparten av alla dessa kostnader, förutom lönekostnader och avskrivningskostnader, konteras i Contempus och bokförs i Agresso när de lämnat efterkontrollen (i Contempus). 5.1 PERSONALKOSTNADER Personalkostnader konteras huvudsakligen inom kontoklass 4 via personalsystemet Primula. Förutom löner och arvoden bokförs även alla typer av personliga ersättningar som arbetsgivaren måste lämna kontrolluppgift för, t ex traktamenten, bilersättningar och läkemedelsersättningar inom kontoklass 4 i Primula. Kostnader för utbildning för egen personal, konto 481*, samt övriga personalkostnader, konto 49*, t ex personalrepresentation, kan konteras direkt när fakturan kommer in via Contempus. Dock bör man tänka på att fullt skatteavdrag inte kan göras vid representation, se Regler och riktlinjer om representation samt särskild konteringsguide vid Karolinska Institutet samt kapitel 3 om mervärdesskatt. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 99 EA-HANDBOK 5.1.1 REPRESENTATION Begreppet representation är inte tydligt definierat i skattelagstiftningen och det innebär att det lätt uppstår frågor om hur representation ska definieras och konteras. Vid KI finns därför regler och riktlinjer som ska vara till hjälp vid bedömning om vad som dels kan klassificeras som representation, dels vad som är intern representation respektive extern representation, vilka högsta momsavdrag som gäller osv. Ytterligare stöd finns i konteringsguiden, som ger olika konkreta exempel på kontering av representation. 5.2 KOSTNADER FÖR LOKALER Kostnader för lokaler avser också kostnader för elektricitet, vatten, bränsle, städning och reparation av lokaler. 5.3 ÖVRIGA DRIFTSKOSTNADER Som övriga driftskostnader bokförs förutom inköp av varor även inköp av tjänster, t ex service och underhåll, resekostnader, extern representation, operationell leasing, konsulttjänster osv. 5.3.1 RESEKOSTNADER I kontoklass 55 redovisas kostnader i samband med de anställdas resor i tjänsten samt reseersättning för icke-anställda personer, t ex inbjudna gästföreläsare. Resekostnaderna konteras i huvudsak i Contempus när faktura kommer från resebolaget. Övriga utlägg och resekostnader konteras i Primula genom att de anställda registrerar reseräkning i PA-webben. När ersättning för resekostnader sker i form av att faktura inkommer från företag (med F-skattsedel), som fakturerar oss för tjänster, bokförs dessa i kontoklass 57, Köp av tjänster. Aktuella riktlinjer om resor finns i KIs resereglemente. 5.3.2 EXTERN REPRESENTATION Extern representation, som konteras på konto 553*, tillåts endast i direkt anslutning till KIs verksamhet. Exempel på representation är inledande eller bibehållande av för KI viktiga förbindelser eller utgifter vid jubileer/viktigare invigningar. Sambandet med KIs verksamhet ska klart framgå i verifikationen. Det bör påpekas att KI som myndighet inte får ge gåvor i form av bidrag till välgörande ändamål, t ex välgörenhetsfonder, ideella organisationer eller liknande. Presentkort (som går att byta mot pengar) är inte heller en tillåten representationsgåva. Ytterligare information om beloppsgränser, momsavdrag, konteringsexempel osv ges i KIs regler och riktlinjer för representation samt i konteringsguiden. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 100 EA-HANDBOK 5.3.3 ”ICKE GILTIGA KOSTNADER” Vissa finansiärer, främst internationella gåvogivare som EU och USA, ställer särskilda krav på vilka kostnader de erkänner som giltiga respektive icke-giltiga för ersättning. Som exempel på icke-giltiga kostnader i EU-projekt kan nämnas utländsk moms (VAT), som enligt KIs regler bokförs på kostnadskonto, skuldräntor, kursförluster mm. För ytterligare information och länkar till ”guidelines” hänvisas till ekonomiavdelningens hemsida. 5.4 FINANSIELLA KOSTNADER En finansiell kostnad är en kostnad som inte rör den egentliga verksamheten, t ex räntekostnader eller förlust vid försäljning av värdepapper. Vid KI redovisas finansiella kostnader under kontoklass 59. Här bokförs således dröjsmålsräntor, kursförluster, plusgiroavgifter och inkassokostnader. 5.4.1 LEASING Enligt Kapitalförsörjningsförordningen får ”ett avtal om hyra eller hyrköp träffas under förutsättning att det, sett över hela den ekonomiska livslängden, leder till en lägre kostnad för staten än anskaffning genom köp”. Ett leasingavtal är ett avtal enligt vilket en leasegivare - på avtalade villkor under en avtalad period - ger en leasetagare rätt att använda en tillgång i utbyte mot betalningar. Det finns två typer av leasing: finansiell och operationell, där operationell leasing oftast avser behov under en kortare tid. En kalkyl måste upprättas som visar vilket alternativ som är förmånligast innan ett avtal undertecknas. En excelmall som underlättar kalkyleringen finns på intranätet under Ekonomi och inköp. Det är viktigt att klassificering av avtalet blir korrekt då de olika leasingtyperna redovisas olika. Som bilaga till Redovisningsrådets rekommendation 6:99 om leasingavtal finns en grafisk översikt som är tänkt att underlätta klassificering av avtalet. ESV har också gett ut en handledning som ska vara ett stöd till myndigheterna vid bedömning av om man ska hyra/leasa anläggningstillgångar. 5.4.1.1 FINANSIELL LEASING Ett finansiellt leasingavtal innebär att de ekonomiska risker och fördelar som förknippas med ägandet av en tillgång i allt väsentligt överförs från leasegivaren till leasetagaren. Äganderätten kan, men behöver inte, slutligen övergå till leasetagaren. Ett av kriterierna för att ett avtal ska klassificeras som ett finansiellt leasingavtal är att vissa fördelar kommer att överföras från leasegivare till leasetagare. Vid leasingavtalets början ska det åtminstone framstå som rimligt att man kommer att vilja köpa ut tillgången. Enligt Förordningen Uppdaterad 2015-07-27 Sida 101 EA-HANDBOK om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB) ska ”anläggningstillgångar som innehas enligt ett finansiellt leasingavtal redovisas hos myndigheten som anläggningstillgång och förpliktelsen att i framtiden betala leasingavgifter som skuld”. 5.4.1.2 OPERATIONELL LEASING Ett leasingavtal som inte klassificeras som ett finansiellt avtal är ett operationellt leasingavtal. Operationell leasing kan också liknas vid en hyressituation. Vanligtvis är det ett tvåpartsförhållande mellan ett leasingbolag och KI. Leasingbolaget köper in eller äger utrustning som sedan hyrs ut till KI mot en avgift. Leasingbolaget står bland annat för service, underhåll och försäkringar. Ofta är avtalstiden kortare än utrustningens ekonomiska livslängd (sällan längre än 3 år). Ett operationellt leasingavtal redovisas som kostnad på konto 5761. Rätt kostnadsbelastning över tiden innebär att periodisering görs på konto 5769. Detta gäller leasing där KI inte förbundit sig att hyra för mer än kortare tid och där uthyraren bär alla risker i form av att leasingobjektet blir omodernt eller oanvändbart. Kontraktstiden är vanligen mindre än 5 år. Vid frågor om leasing kontaktas redovisningsenheten. 5.5 AVSKRIVNINGSKOSTNADER Kostnaden för anläggningstillgångars värdeminskning redovisas i form av avskrivningskostnader i kontoklass 6. Vid KI används linjär avskrivning för tillgången under hela dess ekonomiska livslängd. För ytterligare förklaring om när och hur avskrivning sker, se kapitel 1.1.6 om avskrivningar. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 102 EA-HANDBOK 6 UPPBÖRDSVERKSAMHET Intäkter som statliga myndigheter redovisar för statens räkning kallas ”uppbörd”. De har en unik karaktär inom den statliga redovisningen och de principer för redovisning av intäkter som gäller i andra sammanhang kan inte alltid tillämpas. Uppbörd i statlig redovisning kan, på ungefär motsvarande sätt som för transfereringar, ses som inkomster som myndigheten redovisar för annans, dvs statens, räkning. Uppbörd avser något som ligger utanför själva myndigheten, myndigheten har enbart en förmedlande roll. Myndighetens uppgift är att ta emot inkomsterna och därefter föra dem till statens kassa och redovisa dem mot inkomsttitel79 på statsbudgeten. Enligt föreskrifter till Förordningen om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB) ska myndigheterna redovisa de gemensamma statsinkomsterna i ett särskilt avsnitt i resultaträkningen med rubriken Uppbördsverksamhet. Vid Karolinska Institutet består avsnittet av två poster: - Intäkter av avgifter mm samt andra intäkter som inte disponeras av myndigheten Medel som tillförts statsbudgeten från uppbördsverksamhet (ses som kostnad i och med att myndigheten inte får behålla pengarna själv) När myndigheten har redovisat pengarna mot inkomsttitel ska saldot i uppbördsavsnittet normalt vara noll. Vid Karolinska Institutet innebär det att KI tar emot inkomster för statens räkning – inkomster som KI inte disponerar själv utan bara för över till statens centralkonto (SCR). De patientintäkter som erhålls i samband med undervisning vid Odontologiska institutionen är ett exempel på uppbörd. 79 Inkomsttitel är en post på statsbudgetens inkomstsida där statliga myndigheter redovisar inkomster som de själva inte får disponera Uppdaterad 2015-07-27 Sida 103 EA-HANDBOK 7 TRANSFERERING Transferering avser ekonomiska händelser där myndighetens huvudsakliga uppgift är att förmedla pengar från statsbudgeten till olika mottagare i form av bidragsutbetalningar. Bidragen, dvs transfereringarna, kännetecknas av att den myndighet som är engagerad i transfereringsverksamheten inte erhåller någon egentlig motprestation från bidragsmottagaren. En transferering är, enkelt uttryckt, en överföring av bidrag med tre parter inblandade: givaren, den förmedlande myndigheten och mottagaren. Bidragsmottagarna finns som regel utanför staten, t ex stipendiater, men även myndigheter kan vara mottagare, t ex andra universitet. Bidrag som ska vidareförmedlas till annan part hanteras på olika sätt i redovisningen beroende på om givaren/mottagaren (motparten) är en statlig myndighet eller inte. Om givaren och/eller mottagaren är statlig ska transfereringen bokföras i kontoklass 7. Om varken givaren eller mottagaren är statlig bokförs bidraget endast över balansräkningen på konto 2599 (Övriga kortfristiga skulder). Det finns ett undantag från detta och det är stipendier, som bokförs som en transferering i kontoklass 7 oavsett om finansiären är statlig eller inte. Se vidare information om stipendier på intranätet samt nedan i avsnitt 7.1.1 Stipendier. Karolinska Institutet (KI) är ingen bidragsgivande myndighet. Transfereringsavsnittet ska endast användas när KI förmedlar bidrag vidare, dvs när KI är koordinator eller vid forskarflytt. Det ska framgå av underlaget att medlen är avsedda att förmedlas vidare och givarens godkännande krävs. Transfereringarna ska inte påverka KIs resultaträkning då KI endast har en förmedlande roll. KI omför medel från en extern part till en annan extern part, dvs händelsen som ger upphov till transfereringen har inte föranlett någon intäkt eller kostnad – endast en reducering av medel som KI förvaltar. 7.1 BOKFÖRING Lämnade bidrag, transfereringen, redovisas på något av kontona i kontogrupp 77, 78 eller 79 i resultaträkningens transfereringsavsnitt (i debet). Finansiering av transferering ska redovisas på något av kontona i kontogrupp 73 eller 74 i transfereringsavsnittet (i kredit). Se kontoplanen för val av konto. 7.1.1 STIPENDIER Bidragsmedel som ska lämnas vidare i form av stipendium bokförs av personalavdelningen (PA) på konto 7931 (Lämnade bidrag till enskilda personer för konsumtion) på respektive institution i samband med att lönefilen körs. Institutionen ska då boka upp finansieringen av stipendiet i transfereringsavsnittet, dvs påvisa att en intäktsreducering har skett på det projekt som stipendiet betalas ut från. Finansiering av stipendiet ska redovisas på något av kontona i kontogrupp 73 eller 74 i transfereringsavsnittet (i kredit) mot något av kontona 35??7 (i debet). Uppbokningen av finansieringen på ”Övriga erhållna medel” i kontogrupp 73 och/eller 74 ska motsvara det Uppdaterad 2015-07-27 Sida 104 EA-HANDBOK belopp som PA bokfört på konto 7931 (Lämnade bidrag till enskilda personer för konsumtion). OBS, att transfereringsavsnittet alltid ska vara ett nollsummespel som påvisar hur medel förmedlats vid KI. I figur 7.1 nedan visas ett konteringsexempel - observera att val av konto påverkas av vem som är bidragsgivare! Vi har i detta exempel fått 500 000Kr från Cancerfonden. 20 000kr ska nu betalas ut i stipendier: Konto Benämning FIN Belopp Inbetalningen från Cancerfonden bokförs: 19315 Inbetalningar 3512 Bidrag från svenska utomstatliga 500 000 D 5CF 500 000 K När personalavdelningen har kört lönefilen kommer stipendiet att ha bokats upp enligt nedan: 7931 Transferering av bidrag från svenska utomstatliga 2401 Avräkning LÖN (koncernnivå) 20 D 20 K Finansieringen av stipendiet bokas sedan manuellt på institutionen: 35127 Transferering av bidrag från svenska utomstatliga 5CF 20 D 7415 Erhållna medel från övriga 5CF 20 K Figur 7.1 7.2 FORSKARFLYTT Transfereringsavsnittet används även vid forskarflytt när forskarens erhållna medel flyttas till det nya universitetet/högskolan. Man bör observera att finansiärens godkännande krävs för att överföra medlen. 7.3 FÖRMEDLING AV BIDRAG MELLAN INSTITUTIONER Transfereringsavsnittet i resultaträkningen avser enbart transfereringar till och från KI - inte mellan institutioner. För bidrag som ska förmedlas vidare till annan institution används konto 3564 (Förmedling av bidrag inom KI), se vidare kapitel 4.2.1.4 om vidareförmedling av bidrag inom KI. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 105 EA-HANDBOK 7.4 KONTANTPRINCIPEN Lämnade bidrag får inte periodiseras utan ska redovisas som lämnat respektive erhållet bidrag den månad då utbetalning av bidraget sker. Det är därför viktigt att lämnade bidrag når adressaten under samma månad som bidraget sänts. Det innebär att betalningar som avser lämnade transfereringar inte får vara bokförda som leverantörsskulder vid månadens slut. Av den anledningen måste alla transfereringar registreras i så god tid innan månadsskiftet att betalningsuppdraget hinner verkställas av postgiro eller bank. 7.5 OMFÖRINGAR Om inbetalningen först bokförts på intäktskonto i kontoklass 35*, men medlen avsåg att transfereras görs en rättelse antingen direkt (om medlen kommer att sändas senare) eller i samband med utbetalningen. Konto 35??7 debiteras och konto 73- eller 74-konto krediteras. Likvidkontot belastas och konto 77-79 debiteras, se exempel i figur 7.2. Konto Benämning FIN Mpt Belopp Inbetalning av bidrag från Vetenskapsrådet bokförs: 19315 Inbetalningar 3511 Bidrag från statlig myndighet 500 000 D 3VR VR 500 000 K Halva bidraget ska vidaresändas till Uppsala Universitet enligt avtal (samarbetsprojekt) och den första bokningen korrigeras enligt nedan: 35117 Transferering av bidrag från statliga myndigVR 250 000 D 3VR heter och råd 7351 Erhållna medel från statliga myndigheter 250 000 K 3VR Utbetalning sker och transfereringskontot debiteras: 2561 Utbetalningar 7711 Lämnade bidrag till statliga myndigheter 250 000 K UU 250 000 D Figur 7.2 Uppdaterad 2015-07-27 Sida 106 EA-HANDBOK 8 INTERNREDOVISNING En myndighets finansiella redovisning består av två delar: externredovisning och internredovisning. Externredovisning speglar vad som händer mellan myndigheten och dess omvärld, medan internredovisning speglar omflyttning, fördelning och förbrukning av resurser inom myndigheten80. Internredovisningen är, i motsats till extern redovisning, inget lagstadgat krav, men särskilt för större företag och myndigheter finns det behov av intern redovisning för att få underlag för kontroll, uppföljning och planering. Informationen hjälper ledningen i beslutsfattandet för hur de vill att KI/institutionen ska styras samt vilka styreffekter som eftersträvas. I alla verksamheter kommer det alltid att finnas kostnader (och ibland även intäkter) som det inte går att tilldela till ett specifikt projekt eller aktivitet, t ex administrationskostnader. Oavsett om det tydligt går att härleda en kostnad/intäkt till en specifik aktivitet eller ej, så ger den viktig information om verksamheten, sorterat per område och avdelning osv. Exempelvis kan en institution styra kostnaderna och intäkterna så att flödet ger en rättvisande bild av dess verksamhet samt uppmuntra viss typ av verksamhet, t ex bedriva utbildning i högre grad än forskning eller vice versa. På KI är fördelningen av INDI81 ett typexempel på interna kostnader som kan fungera som beslutsunderlag för den ekonomiska styrningen, se vidare kapitel 8.1 nedan. Varje institution vid KI är en egen resultatenhet inom myndigheten med egen huvudbok, plusgiro-, bankgiro och bankonton samt egen balans- och resultaträkning. Prefekten bär det ekonomiska ansvaret för den egna institutionen. Eftersom institutionerna kan liknas vid fristående ”företag” i koncernen KI måste de interna mellanhavandena mellan institutionerna elimineras inför varje bokslut. Det är på koncernnivå som KI som juridisk person gör ett bokslut för hela myndigheten. Därför ska mellanhavanden som sker inom eller mellan institutioner vara interna och inte ge någon resultatpåverkan på bokslutet, dvs kostnaderna/intäkterna ska inte ”blåsa upp” omsättningen i KIs redovisning. Konton som används idag för internredovisning ingår i kontoplanen under respektive kontoklass med särskilda femställiga kontonummer. De konton som används vid omföringar inom den egna institutionen avslutas med siffran åtta (????8) och de som används vid omföringar mellan institutioner avslutas med siffran nio (????9). 80 81 ESV: http://www.esv.se/amnesomraden/redovisning/internredovisning.4.1faf3f4fcea3ced188000261.html KIs benämning på indirekta kostnader (overhead) Uppdaterad 2015-07-27 Sida 107 EA-HANDBOK Inom den egna institutionen används huvudsakligen kostnadskonton vid omföringar; en kostnad lyfts från ett projekt med ett externt kostnadskonto82 i kredit till att belasta ett annat projekt med samma konto i debet. Omföringar mellan olika institutionerna sker i form av internhandel främst via kund- och leverantörsreskontra, men även via ”Trigger” 83. Då bokför den säljande institutionen på ett internt intäktskonto (3???9) och den mottagande/köpande institutionen på ett motsvarande internt kostnadskonto (4???9 eller 5???9). Vid internhandel gör den säljande institutionen påslag för indirekta kostnader, se även 8.1.3.4 Omföringar mellan institutioner. Det finns särskilda interna konton (mellan institutioner) som måste matcha varandra exakt, t ex avskrivningskostnader och avskrivningsintäkter. Vissa interna konton får bara användas för särskilda ändamål, t ex indirekta kostnader (INDI) eller endast bara för överföring från förvaltningen till institution och inte mellan institutioner, t ex bidragsintäkter (konto 39489) och lämnade bidrag (konto 49489). I detta kapitel beskrivs några interna redovisningsrutiner som är särskilt viktiga att känna till: - indirekta kostnader/full kostnadstäckning (INDI) forskarflytt mellan institutioner uppdragsutbildning månadsavstämning och projektuppföljning 8.1 8.2 8.3 8.4 8.1 INDIREKTA KOSTNADER/FULL KOSTNADSTÄCKNING I Avgiftsförordningens 5 § anges ”Om inget annat ekonomiskt mål för verksamheten beslutats, ska avgifter beräknas så att full kostnadstäckning uppnås”. ESV (Ekonomistyrningsverket) förtydligar det med att avgiftsnivån ska beräknas så att den långsiktiga självkostnaden täcks. Riktlinjer gällande full kostnadstäckning finns även i Regleringsbrevet. I redovisningen innebär detta att alla intäkter och samtliga kostnader, såväl direkta som indirekta, ska redovisas på kostnadsbärarnivå/projekt. En arbetsgrupp inom Sveriges Universitets- och Högskoleförbund (SUHF) har i samverkan med viktigare finansiärer utarbetat en modell för kalkylering och redovisning av indirekta kostnader. Syftet är att på ett enkelt, rättvisande och kostnadseffektivt sätt bidra till god intern styrning och kontroll. 82 OBS. Detta gäller endast då kostnaden/intäkten är intern och inte går att härleda till en specifik aktivitet med tydlig koppling till ett projekt! Om kostnaden/intäkten uppstått på grund av en specifik aktivitet med tydlig koppling till ett projekt ska externt konto användas. 83 Triggern konto 19329 för att skicka medel mellan institutionerna. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 108 EA-HANDBOK I korthet innebär modellen att såväl externa medel som direkta statsanslag ska fördelas i sin helhet till kärnverksamheten. Stödverksamhet som finns på universitets- fakultets- och institutionsnivå (de indirekta kostnaderna) finansieras genom debitering av kärnverksamheten i takt med att kostnader för löner och drift84 genereras. Vid KI budgeteras de universitets- och fakultetsgemensamma kostnaderna centralt och fördelas på respektive institution i proportion till institutionens omsättning i förhållande till den totala omsättningen på KI. Kostnaderna debiteras institutionen som ett fast månadsbelopp (den s k ”KIfakturan”). Storleken på de universitetsgemensamma kostnaderna beslutas av konsistoriet och de fakultetsgemensamma av rektor efter förslag från respektive styrelse. I detta kapitel redogörs närmare för vad som avses med kärnverksamhet och stödverksamhet, hur dessa definieras, beräknas och bokförs. 8.1.1 KÄRNVERKSAMHET OCH KOSTNADSBÄRARE KIs kärnverksamhet utgörs av de två huvudverksamheterna: Utbildning på grundnivå och avancerad nivå Forskning och utbildning på forskarnivå Kärnverksamheten ska delas in i kostnadsbärare, vilket är den lägsta nivån där samtliga intäkter och kostnader synliggörs. En kostnadsbärare kan vara ett enskilt projekt eller bestå av en grupp projekt som är knutna till en och samma verksamhet, forskare eller forskargrupp. I redovisningen hålls kostnadsbärarna samman genom den objektstruktur 85 som finns. Det är institutionerna själva som definierar kostnadsbärarna, men det måste alltid finnas separata kostnadsbärare för de fyra olika verksamhetsgrenarna: Anslags- och bidragsfinansierad grundutbildning (verksamhetskod 1 & 4) Uppdragsutbildning (verksamhetskod 5) Anslags- och bidragsfinansierad forskning/forskarutbildning (verksamhetskod 2 & 3) Uppdragsforskning (verksamhetskod 6) 84 SUHF-modellen rekommenderar direkt lön som fördelningsbas, men vid Karolinska Institutet gäller direkt lön och drift som fördelningsbas 85 Se vidare förklaring i kapitlet Centrala begrepp Uppdaterad 2015-07-27 Sida 109 EA-HANDBOK 8.1.1.1 DIREKTA OCH INDIREKTA KOSTNADER Med direkta kostnader avses normalt sådana kostnader som är entydigt knutna till ett enskilt projekt, t ex lönekostnader för forskare i projektet och material som köpts för projektet. Med indirekta kostnader avses sådana kostnader som inte kan hänföras till en viss vara eller viss tjänst, t ex kostnader som är gemensamma för flera projekt, för en hel forskargrupp, för en institution, för ett verksamhetsområde eller för hela universitetet. Exempel på indirekt kostnad är kostnader för administrativ chef, ekonomiavdelningen på förvaltningen osv. 8.1.2 INDIREKTA KOSTNADER (INDI) Den 7 oktober 2009 beslutade Rektor att från och med den 1 januari 2010 införa SUHFs modell86 för hantering av indirekta kostnader med en anpassning till KIs verksamhet. Vid KI benämns modellen INDI, som således är ett KI-internt begrepp för indirekta kostnader. 8.1.2.1 STÖDVERKSAMHETEN Stödverksamheten är alla gemensamma stödfunktioner som inte är direkt knutna till en eller ett fåtal kostnadsbärare. Stödverksamheten delas in i universitets-, fakultets- och institutionsgemensamma kostnader. Mer information om vad som definieras som stödverksamhet och hur den indelningen sker i olika funktioner finns på intranätet under Ekonomi: Redovisningsmodell – INDI. Stödverksamheten delas upp mellan grundutbildning och forskning. 8.1.2.2 FÖRDELNING AV UNIVERSITETS- OCH FAKULTETSGEMENSAMMA KOSTNADER PÅ INSTITUTION Storleken på de universitetsgemensamma kostnaderna beslutas av konsistoriet medan de fakultetsgemensamma kostnaderna beslutas av rektor efter förslag från respektive styrelse. Kostnaderna fördelas proportionellt utifrån institutionens totala personal- och driftskostnader, exklusive kostnader för lokaler och avskrivningar, för tolvmånadersperioden juli-juni året före det aktuella kalenderåret (kostnaden för 2011 beräknades alltså utifrån kostnaderna juli 2009 juni 2010). Resultatet av beräkningen blir ett fast belopp som debiteras varje institution i form av 12-delar (”Fakturan”). 8.1.2.3 FRAMTAGANDE AV INSTITUTIONSGEMENSAMMA KOSTNADER Inför budgetarbetet bör institutionerna tänka igenom vilka av institutionens kostnader som är indirekta, dvs utgör stödverksamhet, och vilka som är direkta. Med hjälp av ”Budgetmall” och ”Budgetinstruktion”, som nämns under stycket ”Stödverksamheten” ovan, ska varje institution definiera kostnaderna för de egna stödfunktionerna. Mer detaljerad information finns på 86 Se vidare information om SUHF-modellen på SUHFs hemsida. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 110 EA-HANDBOK intranätet. I samband med budgetering för nytt år skickar Ekonomiavdelningen även ut anvisningar inför beräkning av kommande års INDI. Stödverksamhet (indirekt kostnad) är således sådan verksamhet som gagnar hela institutionen, ofta institutionens centrala administration. Direkt kostnad är däremot kostnader som kan hänföras till en eller ett fåtal kostnadsbärare (projekt) och ska belasta denna/dessa kostnadsbärare. En sekreterare som t ex arbetar för hela institutionen ingår i stödverksamheten (indirekt kostnad), men en sekreterare som arbetar hos en speciell forskare/forskargrupp ingår i kärnverksamheten och ska belasta en/fåtal kostnadsbärare. Genom att sedan sätta de budgeterade kostnaderna för stödfunktionerna i relation till budgeten för kärnverksamheten så erhålls det procentuella påslag som ska användas för grundutbildning respektive forskning. Vilka kostnader som ska tas med vid budgetering av kärnverksamheten framgår av budgetinstruktionen. 8.1.2.4 DE TOTALA INDIREKTA KOSTNADERNA Genom att slå samman andelen indirekta kostnader för universitets-, fakultets- och institutionsgemensamma kostnader erhålls det slutgiltiga pålägget för grundutbildning respektive forskning vid varje institution, som ska användas vid ansökan av bidrag. INDI-modellen innebär att de procentuella påslagen kommer att skilja sig mellan institutionerna. En sammanställning av procentsatserna finns på INDIs hemsida. 8.1.3 BOKFÖRING AV INDIREKTA KOSTNADER Varje månad efter bokslut gör ekonomiavdelningen en körning som visar vilka indirekta kostnader de direkta personal- och driftskostnaderna har genererat och belastar kärnverksamheten med dessa. De indirekta kostnaderna bokförs i tre separata poster (universitets-, fakultets- och institutionsgemensamt) på varje projekt. Intäkten hamnar på institutionens stödverksamhet, dvs på kst 9* - fördelat på verksamhetskod 18 (grundutbildning) respektive verksamhetskod 28 (FFU). Därefter fördelas intäkterna till stödverksamhetens olika delar enligt budget. Bokföringskonton INDI Konto 49968 49978 49988 Konto (T) Institutions OH Fakultets-OH Universitets-OH Kommentar Inst. internt konto, från kärnverks till proj 9800? Inst. internt konto, från kärnverks till proj 9800? Inst. internt konto, från kärnverks till proj 9800? 39498 49979 49989 Inst. intern intäkt stöd KI-faktura, fakultet KI-faktura, universitet Nytt konto, från proj 9800? till institutionens stöd KI-internt (fakturan), från proj 9800? till fakultetstyr. KI-internt (fakturan), från proj 9800? till UF/KIB Figur 8.1 Uppdaterad 2015-07-27 Sida 111 EA-HANDBOK 8.1.3.1 PROJEKTSTRUKTUR Hur projektstrukturen för centrala projekt ser ut framgår av figur 8.2 och 8.3 nedan. Egna projekt kan läggas upp i såväl kärn- som stödverksamhet så länge strukturen följs. Projektstruktur institution GU FFU Kärnverksamhet Kst 1*-7* (8*) (verks 1, 4 & 5) Kärnverksamhet Kst 1*-7* (8*) (verks 2, 3 & 6) Trigger GU Fin. projekt stödverks Kst 9* (verks 18) Fördelas enl budget Stödverksamhet Inst Kst 81*-85* (fem funktioner) (verks 18) Ekonomiavdelningen Trigger FFU Betalning av ”Fakturan” • Universitetsgem. • Fakultetsgem. Fin. projekt stödverks Kst 9* (verks 28) Fördelas enl budget Stödverksamhet Inst Kst 81*-85* (fem funktioner) (verks 28) 18 februari 2010 16 Figur 8.2 Projektstruktur INDI Uppdaterad 2015-07-27 Sida 112 EA-HANDBOK XX Grupp XX8100 XX8100 Grupp (T) Ledning Ledning Projekt Projekt (T) XX81008001 Ledning GU XX81008002 Ledning FFU Verks Verks (T) 18 Stödverksamhet GU 28 Stödverksamhet FFU XX8200 XX8200 GU/FFU Admin GU/FFU Admin XX82008001 GU Administration XX82008002 FFU Administration 18 28 Stödverksamhet GU Stödverksamhet FFU XX8300 XX8300 Ekonomi/Personal Ekonomi/Personal XX83008001 Ekonomi/Personal GU XX83008002 Ekonomi/Personal FFU 18 28 Stödverksamhet GU Stödverksamhet FFU XX8400 XX8400 Infrastr./Service Infrastr./Service XX84008001 Infrastr/Service GU XX84008002 Infrastr/Service FFU 18 28 Stödverksamhet GU Stödverksamhet FFU XX8500 XX8500 Bibliotek Bibliotek XX85008001 Bibliotek GU XX85008002 Bibliotek FFU 18 28 Stödverksamhet GU Stödverksamhet FFU Gemensam kärnverksamhet Grupp XX8700 Grupp (T) Gemensam kärnverks Gemensam kärnverks Gemensam kärnverks XX8800 XX8800 Strategiska medel Strategiska medel XX8800 Strategiska medel XX8700 XX8700 Projekt Projekt (T) Verks Verks (T) XX87008XX3 Anläggningar (Exempel) 37 Inköp kem. förråd XX87008XX3 (Exempel) 311 Bidrag FFU anläggn XX87008XX2 Statistiker (Exempel) 21 Statsansl. FFU 311 31 Interna bidrag Externa bidrag FFU 31 Externa bidrag FFU Ränta, kursdifferenser XX88008003 mm XX88008XX3 LKP 1,5% (Exempel) Strategiska medel XX88008XX3 (Exempel) Interna bidrag Avsättning stödverksamhet Grupp XX9800 XX9800 Grupp (T) Avsättning stöd Avsättning stöd Projekt XX98001 XX98002 Projekt (T) Avsättning stöd GU Avsättning stöd FFU Verks Verks (T) 18 Stödverksamhet GU 28 Stödverksamhet FFU Projektstrukturen är densamma som 9000-projekten Figur 8.3 Specifikation till projektstruktur Uppdaterad 2015-07-27 Sida 113 EA-HANDBOK 8.1.3.2 UTFÖRDELNING PÅ KOSTNADSBÄRARE INDI-modellen utgår från full kostnadstäckning och det innebär att alla intäkter och kostnader ska fördelas ut på sina rätta kostnadsbärare. Vad beträffar kostnaderna betyder det att samtliga direkta och indirekta kostnader ska belastas kostnadsbärare i kärnverksamheten. Till de direkta kostnaderna hör enligt INDI-modellen även lokalkostnader och IT-avgifter 87 etc. När full kostnadsfördelning sker kommer varje kostnadsbärare att ge en rättvisande bild av den totala kostnaden för verksamheten. Kostnader för personer i kärnverksamheten (löner, lokaler, driftskostnader etc.) ska fördelas ut på den eller de kostnadsbärare där personen är verksam. Det innebär att det inte längre är möjligt att bokföra exempelvis professorslöner på ett centralt projekt. 8.1.3.3 CENTRALA PROJEKT I KÄRNVERKSAMHETEN Om en institution önskar lägga ett projekt centralt i kärnverksamheten för att t ex underlätta administrationen av institutionsgemensamma inköp eller funktioner så är det fullt möjligt. Det viktiga är dock att kostnaderna i förlängningen fördelas på de kostnadsbärare som utnyttjar varorna eller tjänsterna. Detta kan ske genom manuell omföring eller genom att institutionen tar ut ett påslag i form av en extra institutionstrigger. För att få hjälp med att lägga upp en sådan trigger kontaktas redovisningsenheten på ekonomiavdelningen. Eventuella upplägg av centrala projekt i kärnverksamheten ska följa projektstrukturen som beskrivs ovan. 8.1.3.4 INTERNA OMFÖRINGAR OMFÖRINGAR INOM INSTITUTIONEN Kostnader som förs om inom institutionen med hjälp av interna kostnadskonton (femställiga konton som slutar på en 8) genererar indirekta kostnader. Syftet är naturligtvis att det projekt som i slutänden ska bära kostnaden ska belastas med såväl direkta som indirekta kostnader. När en kostnad läggs på ett projekt genereras även en indirekt kostnad, men om projektet vid en omföring krediteras kostnaden så krediteras även den indirekta kostnaden. Den indirekta kostnaden kan således bara tas ut en gång. OMFÖRINGAR MELLAN INSTITUTIONER När en institution säljer en vara/tjänst till en annan institution ska säljaren vid faktureringen göra ett påslag för sina indirekta kostnader. Den säljande institutionen får alltså täckning för sina indirekta kostnader, som istället belastar den köpande institutionen. Den köpande institutionen ska bokföra fakturan på ett internt kostnadskonto (femställigt konto som slutar på 9), vilka är undantagna uttag av indirekta kostnader. Ingen ytterligare indirekt kostnad tas ut av den köpande 87 Enligt SUHF-modellen definieras lokal- och IT-kostnader alltid som indirekta kostnader Uppdaterad 2015-07-27 Sida 114 EA-HANDBOK institutionen, eftersom den köpande institutionen belastas med den säljande institutionens overhead. På detta sätt undviker man dubbeldebitering av indirekta kostnader. 8.1.4 PROJEKTKALKYL Då modellen kräver full kostnadstäckning är det viktigt att inför varje nytt projekt göra en kalkyl för projektets totala kostnader under hela dess livslängd. För detta ändamål har en projektkalkylmall tagits fram. Den ska användas för efterkalkyl när bidrag överstigande 100 tkr beviljats, men kan även användas för budgetering av varjehanda projekt. Projektkalkylmallen inklusive användarinstruktioner finns att hämta på respektive institutions egen hemsida. 8.1.5 INSTITUTIONSINTERN SAMFINANSIERING Om en extern finansiär inte ger full kostnadstäckning (för exempelvis löner eller indirekta kostnader) har prefekten att besluta om bidraget ska tas emot eller inte. Om bidraget accepteras måste samfinansiering ske inom institutionen och prefekten (eller den till vilken prefekten har delegerat beslutsrätten) har att fatta beslut om vilka medel som ska användas. Se även delegationsordning för Karolinska Institutet. Internationella ansökningar/kontrakt ska undertecknas gemensamt av prefekt och Grants Office. Se vidare delegationsordningen för Karolinska Institutet. I dessa fall bör beslut om eventuell samfinansiering fattas redan vid ansökningstillfället. Regeln om samfinansiering gäller även internationella finansiärer som normalt inte ger full kostnadstäckning för indirekta kostnader, t ex EU eller NIH (National Institutes of Health). Information och vägledning kring övriga frågor för ansökan till internationella finansiärer tillhandahålls av Grants Office. Särskilda projekt kan läggas upp i en kostnadsbärare för att samfinansiera en verksamhet. Till institutionsintern samfinansiering används forskningsanslag (verksamhetskod 2*) eller resultatförda medel. Samfinansiering får inte ske mellan verksamheterna Utbildning på grund- och avancerad nivå (verks 1*) och Forskning och utbildning på forskarnivå (verks 2*-3*). Uppdragsverksamhet (verks 5*-6*) drivs på marknadsmässiga villkor och ska ha full kostnadstäckning, se även kapitel 4.2.2.6 om Full kostnadstäckning vid fakturering. För dessa verksamheter får samfinansiering inte ske från anslags- eller bidragsmedel. Omföring av beslutad samfinansiering till en kostnadsbärare ska ske minst vid varje bokslut (juni och december) men får ske oftare om institutionen så önskar. För omföringar används konto 39488 (Institutionsintern samfinansiering) i både debet och kredit. Finansiärskod blir den egna institutionskoden. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 115 EA-HANDBOK 8.1.6 SAMFINANSIERING AV FLERA FINANSIÄRER Samfinansiering kan också innebära att finansiering erhålls från två eller flera externa finansiärer. Om behov uppstår av att föra intäkter mellan olika projekt inom kostnadsbäraren ska de boka med hjälp av konto 35648 (Godkänd extern samfinansiering). Ursprungliga finansiärskod ska användas. Det pågår ett översynsarbete över samfinansieringshantering på KI för att synliggöra dem samfinansieringar som görs/ska göras i framtiden. 8.1.7 UPPDRAGSUTBILDNING Uppdragsutbildningen (verks 53*) omfattas inte av INDI-modellen enligt beslut av universitetsdirektören den 1 december 2009. Uppdragsutbildningen ska finansieras av kund och full kostnadsstäckning gäller. Alla kostnader, inklusive administration och lokaler, som är hänförliga till kursen ska anges i kronor. Med andra ord, något påslag i % ska inte anges. Se även avsnitt 8.3 om uppdragsutbildning. 8.1.8 UPPDRAGSFORSKNING För uppdragsforskning gäller INDI-modellen. Se kalkylmall på intranätet. 8.1.9 TIDPUNKT OCH GILTIGHET FÖR REGLER För medel erhållna före 2010 som är resultatförda (trigger har redan dragits) gäller att de, i enlighet med INDI-modellen, ändå belastas med indirekta kostnader vartefter pengarna förbrukas. För kontrakt tecknade före 2010 där medel erhölls innan 1 januari 2010 skedde en återbetalning under våren 2010 på dragen overhead på det saldo som fanns på konto 2732. Kostnader som uppkommit på projektet efter 1 januari 2010 belastas med indirekta kostnader enligt INDImodellen. På motsvarande vis har förutbetalda kostnader där medel ännu ej erhållits (konto 1632) belastats med indirekta kostnader. För kontrakt som tecknas från och med 2010 gäller INDI-modellen fullt ut. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 116 EA-HANDBOK 8.1.10 UNDANTAG FRÅN PÅLÄGG AV INDIREKTA KOSTNADER Enligt rektorsbeslut från den 23 augusti 2011 (ändring av beslut från den 11 maj 2010) beviljas undantag vid beräkning av de universitets- och fakultetsgemensamma kostnader på institution från och med 2011 endast för verksamhet som finansieras av Nobelstiftelsen, för viss verksamhet som finansieras genom bidrag från Stockholms läns landsting samt för verksamhet som finansieras via bidrag från National Institutes of Health (NIH). Undantaget för NIH gäller fr. o m år 2012. Kompensation för universitets- och fakultetsgemensamma kostnader samfinansieras av rektorsmedel och har under 2012 betalats ut för år 2010 och 2011. I redovisningen görs undantaget genom att de universitets- och fakultetsgemensamma kostnaderna debiteras fullt ut, samtidigt som medel för motsvarande samfinansiering erhålls i resursfördelningen. Närmare beskrivning lämnas i den årliga resursfördelningen. Liksom tidigare har respektive institution att själv samfinansiera de institutionsgemensamma kostnaderna. Som förutsättning för samfinansieringen enligt ovan gäller att medel för de universitets- och fakultetsgemensamma kostnaderna inte erhållits av finansiären. För att samfinansiering ska kunna ges för bidrag från Stockholm läns landsting gäller dessutom att de ska grundas på avtal/beslut och att de ska ha sitt ursprung i ALF/FoUU-medel. Vidare avses i första hand bidrag till viss forskningsverksamhet, vanligtvis forskartjänster, och inte finansiering av hela eller avsevärda delar av verksamheter, såsom Karolinska Institutets folkhälsoakademi eller Institutionen för biovetenskaper och näringslära. Ansökan om undantag lämnas samlat av berörd institution till ekonomiavdelningen i samband med arbetet med den årliga resursfördelningen. Avisering om detta skickas ut till institutionerna månadsskiftet augusti/september. Frågor angående undantag från huvudregeln besvaras av bitr ekonomidirektör Nils-Fredrik Ankarcrona. 8.1.11 HANTERING AV STÖDVERKSAMHETEN VID ÅRSSKIFTET Saldon som finns i stödverksamheten nollställs efter varje årsskifte och återförs till kärnverksamheten i ny räkning. Saldon som finns i kostnadsställe 8100, 8200, 8300, 8400 samt 9800 förs över till projekt 88008991 (verksamhetskod 190) avseende Grundutbildning och till projekt 88008992 (verks 21) avseende FFU. Projekten ligger under kostnadsställe 8800 Strategiska medel. Överföringen görs av ekonomiavdelningen efter att bokslutet är helt stängt. Det står därefter varje institution fritt att besluta om hur man ska hantera eventuellt uppkomna över- eller underskott. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 117 EA-HANDBOK 8.2 FORSKARFLYTT MELLAN INSTITUTIONER I de fall en forskare flyttar till en annan institution blir det aktuellt att flytta över hans/hennes projekt i Agresso till den nya institutionen. Innan forskarflytten sker ska överenskommelse/ beslut fattas av båda institutionerna (prefekt, administrativ chef) som är involverade och överenskommelsen ska innehålla: - Datum för flytten samt - Villkor för flytten, t ex vilka inventarier och anläggningstillgångar som ska flyttas över till den nya institutionen. Ekonomiavdelningen kontaktas för hjälp med anläggningsflytten och förses med ett fullständigt underlag. Innan flytten sker behöver vissa åtgärder vidtas. Nedan följer en lista på sådant som kan vara aktuellt, alla punkter är dock inte relevanta vid alla forskarflyttar: - I de fall forskaren sökt och blivit beviljad bidrag som ännu inte inkommit behöver finansiären informeras om ändrat bankgirokonto. - Om forskaren brukar få bidrag som betalas ut via förvaltningen (t ex från Vetenskapsrådet och Cancerfonden) behöver redovisningsenheten vid ekonomiavdelningen informeras. - Projektlistor från Agresso från projektets början överlämnas till den nya institutionen, alternativt kan administrativ chef attestera en delredovisning av projekt som fortsätter på den nya institutionen. - Avlämnande institution gör redovisningar för redan avslutade projekt - Avlämnande institution skickar blanketten ”underlag förmedling bidrag/uppdrag” till mottagande institution för projekt som inte är avslutade - Avlämnande institution lämnar över originalkontrakt för pågående projekt och meddelar registrator att handläggare byts - Värdering görs av de projekt som flyttas - Övriga åtgärder som kan vara aktuella är t ex överlämning av lönelistor och personalakter från Primula, information om adressändring till finansiärer och interna medarbetare, anmälan till TDC (intern telefoni) osv. - Eventuellt medgivande från bidrags/uppdragstagaren behövs ej vid flytt inom KI. Exemplet i figur 8.4 nedan visar hur kontering kan se ut för avlämnande (A) respektive mottagande institution (B): Avlämnande institution (A) Mottagande institution (B) Projektstatus Projekt med överskott på kapitalet Projekt med underskott på kapitalet Uppdaterad 2015-07-27 Konto 49479 D/K D 39479 K FIN 9XX Mpt Konto D/K FIN 9* 39479 K 9XX 9* 49479 D Mpt 9* 9* Sida 118 EA-HANDBOK Projekt med saldo på kto 2732 3365/ 3565 Projekt med saldo på kto 1632 3365/ 3565 D 3* - 8* *) K 3* - 8* *) 3365/ 3565 3365/ 3565 K 3* - 8* 88 D 3* - 8* 89 Figur 8.4 Vid frågor om forskarflytt kontaktas ekonomiavdelningen, som också flyttar över anläggningar i anläggningsregistret från en institution till en annan. 88 89 Mpt ska vara enligt FIN-kod, dvs 1EX för alla externa förutom statliga som har särskild mpt-kod Mpt ska vara enligt FIN-kod, dvs 1EX för alla externa förutom statliga som har särskild mpt-kod Uppdaterad 2015-07-27 Sida 119 EA-HANDBOK 8.3 UPPDRAGSUTBILDNING Avdelningen för uppdragsutbildning är en avdelning inom universitetsförvaltningen sedan den 1 september 2009, då en verksamhetsövergång från KI Holding beslutades. Avdelningen för uppdragsutbildning har det övergripande och samordnande ansvaret för uppdragsutbildning vid KI, vilket innefattar att utveckla uppdragsutbildningsverksamheten i stort, omvärldsbevakning, att ta emot förfrågningar, teckna avtal med uppdragsgivaren, att göra kvalitets- och ekonomiska uppföljningar av verksamheten i sin helhet mm. Ytterligare information om uppdragsutbildningen finns på intranätet. Enligt beslut omfattas inte uppdragsutbildningen av INDI-modellen. Uppdragsutbildningen ska finansieras av kund och full kostnadstäckning gäller. Se även tidigare avsnitt, 8.1.7 om uppdragsutbildning samt kapitel 4.2.2.3 om verksamhetsfakturering. För vidare instruktioner för den ekonomiska hanteringen, kontakta Avdelningen för uppdragsutbildning. 8.3.1 BOKFÖRING AV UPPDRAGSUTBILDNING Institutionerna erhåller bruttointäkten för genomförd uppdragsutbildning genom att Avdelningen för uppdragsutbildning för över medel till den institution som ger utbildningen. Institutionen redovisar intäkten på konto 3367 (Förmedling av uppdrag KIEDU) 90 i kredit. Kostnaden för Avdelningen för uppdragsutbildningen dras från institutionen och bokas som en kostnad för institution på konto 57979 (Avgift uppdragsutbildning). Kostnaden är en avgift som tas ut från institutionen och som ska täcka Avdelningens för uppdragsutbildnings samtliga kostnader samt kostnader för genomförd uppdragsutbildning. När intäkten registreras vid institutionen ska den indirekta kostnaden för uppdragsutbildningen (den som finns i kalkylen) belasta projektet för uppdragsutbildningen tillsammans med de övriga kostnaderna. Detta görs med en manuell bokning av ansvarig administratör. Konto som ska användas är 49958 i såväl debet som kredit och projekt 980051 (Avsättning stöd uppdragsutbildning), krediteras. Ekonomiavdelningen gör sedan en omföring från projekt 980051 till stödverksamheten med samma fördelningsnyckel som från projekt 98001 (Avsättning stöd GU). För en översikt, se figur 8.7 nedan. 90 KIEDU är i Agresso en förkortning för Avdelningen för uppdragsutbildning Uppdaterad 2015-07-27 Sida 120 EA-HANDBOK INSTITUTIONEN KALKYL Löner Material Indirekta kostnader Avgift/Avd f uppdragsutb Budgeterad kostnad totalt: ÖVERFÖRING från KIEDU Bruttointäkt (kto 3367) Avgift/Avd f uppdragsutb (kto 57979) Nettointäkt INSTITUTIONEN bokför: Indirekta kostnader enligt budget bokförs manuellt (Kto 49958 motkonto 49958 K Projekt 980051) Direkta kostnader (lön o drift) AVD FÖR UPPDRAGSUTBILDNING Belopp 100 20 50 Budgeterad egen kostn för uppdraget 30 = -200 20 Kostn för kurs 200 (debiteras extern uppdragsgivare) -200 20 ÖVERFÖRING till INST Bruttointäkt (kto 3367) Avgift/Avd f uppdragsutb dras från institution Netto 200 -20 180 -180 30 150 EA fördelar sedan ut den indirekta kostnaden (30 i exemplet ovan) från projekt 980051 till stödverksamhetsprojekten. Resultat 0 Resultat 0 Figur 8.7 Uppdragsutbildning Uppdaterad 2015-07-27 Sida 121 EA-HANDBOK 8.4 MÅNADSAVSTÄMNING OCH PROJEKTUPPFÖLJNING De datum för periodstängning som sätts av ekonomiavdelningen utgår från ESVs kalendarium för myndigheternas inrapportering. Tiden är knapp och därför är det viktigt att institutionerna har gjort (och är klara med) sina avstämningar och rättningar innan perioden stänger, så att KI kan behålla en god kvalitet på sina bokslut. 8.4.1 MÅNADSAVSTÄMNING PÅ INSTITUTIONEN Administrativa chefen, AC, ansvarar för att institutionen har god kvalitet i sin redovisning och att resultat- och balansposterna ger en rättvisande bild av den totala verksamheten och respektive verksamhetsgrenar. AC ansvarar för att samtliga balanskonton stäms av, att bilagor upprättas varje månad samt att de bokslutsbilagor som ska vara ekonomiavdelningen tillhanda inlämnas i tid. Avstämningen ska ske enligt den avstämningslista som finns publicerad på intranätet. För samtliga avstämningar gäller att: Bilagor upprättas i nya BR-bilagor Övriga bilagor upprättas Bokslutsbilagorna görs via rapporter ”bokslutspecar” i Agresso. Inga bilagor behöver skickas in till EA. Endast vid del-och helår ska bilagor skickas in till EA. Vid övriga månadsbokslut hämtar EA information från bokslutsbilagor. Under Bokslut på intranätet kan man hitta avstämningslistan, datum för periodstängningar och bokslutsanvisningarna som ger en mer detaljerad förklaring över avstämningsarbetet. 8.4.2 MÅNADSAVSTÄMNING PÅ EKONOMIAVDELNINGEN Ekonomiavdelningen ansvarar i motsvarande mån för att hela KIs redovisning har samma kvalitet. Av detta följer att arbetet som görs ute på institutionerna lägger grunden för EAs möjligheter att uppfylla sitt ansvar avseende hela KI. ESV granskar i sin tur KIs ekonomiadministration, vilket mynnar ut i ett EA-värde för KI. Riksrevisionen, som är riksdagens kontrollorgan, är den myndighet som reviderar den statliga verksamheten vid landets myndigheter. Riksrevisionen granskar KIs helår- och delårsbokslut, men gör dessutom revisioner däremellan av specifika områden. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 122 EA-HANDBOK 8.4.3 PROJEKTUPPFÖLJNING Ett projekt på KI omfattar all verksamhet inklusive externt finansierad verksamhet. Till projektet hänförs alla intäkter eller kostnader redovisningsmässigt. Projekten har en gemensam föreslagen fastställd struktur: IIGGGNNXXV där: II = institutionskod GGG = grupp NN = personnr (eget forskarID-nummer/person) XX = löpnummer V = verksamhetskod Antalet positioner i projekten kan variera, då alla institutioner t ex inte har treställiga forskargrupper. Objektstrukturen för respektive institution går att finna i Agresso under Egen Meny/Avtalsreskontra/Inläsning Begrepp Relationer/Fråga Begrepp Relationer; Denna struktur identifierar projektet och anger också hur projektet ska följas upp. Utöver projekt finns relationer kopplade till projekten. Dessa är forskargrupp (GRP) och Sektion. Dessa går i hierarkisk ordning där projekt är lägsta nivå. Projekt är kopplat till en forskagrupp (GRP) som i sin tur är kopplad till en sektion och som i sin tur är kopplad till en institution. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 123 EA-HANDBOK Verksamhetskoden visar vilken typ av verksamhet som projektet bedriver, t ex utbildnings- eller forskningsverksamhet, samt ifall den är statlig eller ej. Inom statlig redovisning är det viktigt att visa vem/vilka som finansierar projektet, dels pga. statliga redovisningskrav, dels då dessa finansiärer kan ha synpunkter på hur verksamheten ska bedrivas i projektet. Därför är det viktigt att vara insatt i samt beakta kraven från en finansiär före ett avtal tecknas91 så att inte KI binder sig till ett avtal som inte ligger i linje med vad som är etiskt eller ekonomiskt försvarbart. Finansiär är ett tvingande fält i kontosträngen vid bokning av intäkter, allt för att skapa transparens samt ge en rättvisande bild av hur KIs verksamhet finansieras. Det är viktigt att den eller de som ansvarar för projektets måluppfyllelse också är införstådda med de administrativa rutiner eller krav som finansiären ställer. Vissa finansiärer har högre redovisningskrav än andra, t ex EU och NIH som har strikta redovisningskrav. Ytterligare information om finansiärers krav finns på KIs intranät, Enheten för forskarstöd och Ekonomiavdelningen. Oavsett om redovisningskraven från finansiären är höga eller ej så är det viktigt att de följs! Ett viktigt verktyg för ekonomistyrning av projekten är budgeten. Syftet med budgeten är att få större kontroll över inköp, anställd personal, fördelningen av de ekonomiska resurserna m m. Från vissa finansiärer, t ex NIH, är det ett krav att budgeten också finns registrerad i Agresso och att den aktivt används i projektuppföljningen samt i återrapporteringen till dem. Genom att stämma av verkligt utfall mot budget, kan man fånga upp felaktigheter i tid, fatta relevanta beslut och i tid styra projektets ekonomi i rätt riktning. Hur budget läggs upp beskrivs i Agressohandboken. Grundprincipen som tillämpas för alla typer av projekt vid KI är att de ska ha full kostnadstäckning inom KI, se tidigare avsnitt 8.1 i detta kapitel om indirekta kostnader och samfinansiering92 samt kapitel 4.2 Bidrag och avgifter. Varje projekt ska utöver löpande kostnader och intäkter belastas med periodiserade kostnader för investeringar, t ex avskrivningskostnader för anläggningstillgångar. I externfinansierade projekt avräknas endast de intäkter som motsvaras av de kostnader som projektet belastats med. Resterande överskott av intäkter värderas (periodiseras bort) månatligen. Exemplet i figur 8.8 och 8.9 förtydligar KI värderingsmodell, se även instruktioner för värdering på EA:s hemsida. Månatligen ska projekten vara genomgångna och kontrollerade så att inte icke-tillåtna kostnader finns på projekten. Exempel på sådana är hyreskostnader på projekt finansierade av Cancerfonden, skuldräntor eller kursförluster på EU/NIH-projekt osv. Det är viktigt att finansiärens anvisningar följs, t ex NIH har särskilda krav avseende vilka resebolag som anlitas. Eventuella felkonteringar ska korrigeras den månad de uppstår och periodiseringar ska bokas upp enligt den rutin som finns vid KI. För ytterligare information, se kapitel 1.4 och 2.4 om periodavgränsningsposter. Exempel på transaktioner under en månad på ett projekt framgår av figur 8.8 nedan: 91 Kontakt tas med juristavdelningen vid KI ifall det skulle råda någon tvekan om föreskrifterna i ett avtal Observera att det finns finansiärer som inte tillåter samfinansiering av andra externa finansiärer, men som kräver institutionsintern samfinansiering t ex EU och NIH. Institutionsintern samfinansiering innebär att KI själv täcker vissa projektkostnader, t ex kostnader som finansiären förutsätter att KI ändå skulle haft, oavsett om projektet fanns eller ej, såsom hyreskostnader eller avskrivningskostnader för inredning. 92 Uppdaterad 2015-07-27 Sida 124 EA-HANDBOK Konto Beskrivning 3512 Bidrag Proj *3 FIN Mpt 5WALL 1EX 4* Lönekostnader *3 1EX 5* Driftskostnader *3 1EX Verks 31 Belopp D/K 100 000 K 31 40 000 D 31 20 000 D 12 000 D 28 000 K Indirekta kostnader via fil Projektsaldo Figur 8.8 Kontering vid värdering blir då: Konto Intäkt/kostnad (text) 2732 Oförbrukade bidrag Proj *3 FIN Mpt 5WALL 1EX Verks Belopp 28 000 31 D/K 359 *3 5WALL 1EX 31 28 000 D 0 K Värdering (??) Projektsaldo efter värdering K Figur 8.9 De flesta finansiärer kräver en årlig ekonomisk rapport. Därför är minimikravet att projektet gås igenom varje kvartal, men även månaden innan projektperioden93 stänger, för att se till att alla föreskrifter avseende administrativa förehavanden är uppfyllda (tidrapportering för anställda, ekonomiskt utfall m m). Ifall felaktigheter ändå upptäcks efter periodstängning ska de snarast korrigeras, men om projekten följs upp månatligen så kan eventuella förelägganden från revisorer och finansiärer samt merarbete vid en revision minimeras. Det är viktigt att följa rutinerna för projektuppföljning då institutionen kan bli återbetalningsskyldig ifall finansiärens föreskrifter inte följs. I värsta fall kan det resultera i kännbara ekonomiska konsekvenser för institutionen/KI och för institutionens/KIs anseende (badwill). När ett projekt avslutats, dvs projektet är redovisat och godkänt av finansiären94, och det finns ett projektsaldo kvar, ska saldot resultatföras95. Detta förfarande förutsätter att finansiären inte krävt återbetalning av de återstående medlen. Om medel beviljas av extern finansiär som inte kräver någon återredovisning kan saldot på projektet resultatföras omedelbart. Det bör dock påpekas att det är vad som står i ansökan och i gåvobrevet, som avgör när projektet ska avslutas. Står det t ex att medel till projektet ska förbrukas/räcka under två år, så ska projektmedlen resultatföras först efter två år. 93 Dvs. den redovisningsperiod som framgår av kontraktet I vissa fall kan projektet definieras som redovisat först då finansiären skriftligen godkänt forskarrapporten samt den ekonomiska redovisningen. Detta gäller t ex EU- och NIH-projekt. 95 Dvs konto 8999 Årets kapitalförändring debiteras och konto 2090 Årets kapitalförändring krediteras 94 Uppdaterad 2015-07-27 Sida 125 EA-HANDBOK Om det råder några osäkerheter kring rutiner av projektuppföljning, redovisning eller avslut av projekt kontaktas redovisningsenheten vid ekonomiavdelningen. 8.4.3.1 DIARIEFÖRING OCH AVTALSHANTERING W3D3 (Platina fram till 2012-12-31) är KIs diarieföringssystem. Alla kontrakt avseende forskningsfinansiering (bidrag och uppdrag) ska diarieföras i W3D3. För ytterligare information, se intranätet. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 126 EA-HANDBOK 9 ARKIVERING Karolinska Institutet är en förvaltande myndighet som består av ett antal institutioner, där de enskilda institutionerna är egna arkivbildare vilket innebär att de själva är ansvariga för sin arkivhantering och att de uppfyller de krav som lagstiftningen ställer på hanteringen av allmänna handlingar. Tillsammans utgör dessa arkiv KIs fullständiga arkivbildning. Arkivlagen är den lag som anger de grundläggande bestämmelserna för hur de svenska myndigheterna ska sköta sina arkiv. KIs arkiv bildas av de allmänna handlingarna i myndighetens verksamhet och som KI beslutar ska tas om hand för arkivering. Myndighetens arkiv är en del av det nationella kulturarvet och ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att det tillgodoser: rätten att ta del av allmänna handlingar behovet av information för rättskipning och kontroll forskningens behov Reglerna om offentlighet för allmänna handlingar finns i tryckfrihetsförordningen, som är en grundlag och i den stadgas det att alla medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar. Det gäller oavsett vilken teknisk form en handling har. Alla typer av informationsbärare kan alltså vara en allmän handling, till exempel pappersdokument, filmer, ljudband eller elektronisk information i datorer. En handling blir allmän om den förvaras hos myndighet, inkommit till myndigheten eller upprättats där. På en myndighet som KI är huvudregeln att handlingarna är offentliga, dock kan vissa uppgifter i en handling vara sekretessbelagda, men det behöver inte gälla hela informationen utan kan gälla vissa delar. Sekretessbeläggning får endast göras med hänvisning till offentlighets- och sekretesslagens paragrafer. 9.1 ARKIVERING AV EKONOMIMATERIAL Enligt bokföringslagen ska räkenskapshandlingar bevaras. Vissa handlingar kan dock gallras (dvs. kastas) efter frist som Riksarkivet beslutar om - Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapshandlingar är det dokument som styr vad som ska arkiveras och vad som ska gallras när det handlar om räkenskapsmaterial vid KI. Räkenskapsinformationen ska som huvudregel stanna inom landet under hela arkiveringstiden. Finns informationen på datamedium gäller att mediet, maskinutrustning och system ska finnas i Sverige. Grundregeln för arkivering inom KI är att institutionen själv ansvarar för sina egna handlingar. Gallringsbart material kan levereras till universitetsförvaltningen förutom för innevarande samt föregående år som behålls vid institutionen. Arkivarie kontaktas. På Arkiv och Registraturs sida på KIs intranät finns ytterligare information om vad som gäller vid leverans av gallringsbart material till förvaltningen. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 127 EA-HANDBOK 9.1.1 EU/NIH-PROJEKT För EU-projekt anges arkiveringsreglerna specifikt för varje projekt. Det är således viktigt att redan från projektstarten ta reda på vad som gäller. Gallringsfristerna är ofta längre än vad som är vanligt för räkenskapsmaterial i Sverige, så det är viktigt att märka upp materialet med vilket ramprogram det tillhör, kanske till och med förvara det åtskilt från de andra arkivhandlingarna. Oavsett vilket ramprogram projekten tillhör ska alla handlingar finnas bevarade i 5 år efter att projektet avslutats, eftersom EU/NIH kan göra en revision inom den tiden. Har ett projekt dragit ut på tiden innebär det att handlingarna kan behöva sparas i 10-15 år (dvs från de första åren i projektet). 9.1.2 MER INFORMATION På KIs intranäts sidor om Arkiv och Registratur finns mer information om arkivering. Där finns också våra arkivbildningsplaner och andra dokument att tillgå. På Riksarkivets hemsida kan man läsa RA-FS 2004: Uppdaterad 2015-07-27 Sida 128 EA-HANDBOK REFERENSER Anslagsförordningen (SFS 2011:223) Regeringskansliets rättsdatabaser: http://62.95.69.15/ Avgiftsförordningen (SFS 1992:191) Regeringskansliets rättsdatabaser: http://62.95.69.15/ Bokföringsförordningen (SFS 1979:1212) Regeringskansliets rättsdatabaser: http://62.95.69.15/ Bokföringslagen (SFS 1999:1078) Regeringskansliets rättsdatabaser: http://62.95.69.15/ EA 2012. Ekonomiadministrativa bestämmelser för statlig verksamhet (ESV 2012:2) http://www.esv.se/PageFiles/260/eabok.pdf Ekonomistyrningsverkets cirkulärserie över föreskrifter och allmänna råd, www.esv.se ESV:s handledning i moms för statliga myndigheter http://www.esv.se/Verktyg--stod/momshandledning/ ESV:s ordbok om ekonomisk styrning i staten (ESV 2011:9) http://www.esv.se/PageFiles/1485/esvs-ordbok-110908.pdf Farliga förmåner, vad lagen säger om bestickning, korruptiv marknadsföring och mutbrott (Institutet mot mutor) www.chamber.se/imm Förordning om hantering av statliga fordringar (SFS 1993:1138) Regeringskansliets rättsdatabaser: http://62.95.69.15/ Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions. Version 28/02/2011 ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf Handledning - Materiella anläggningstillgångar. Redovisning av materiella anläggningstillgångar vid statliga myndigheter (ESV 2010:32) http://www.esv.se/Verktyg-stod/Publikationer/2009/Materiella-anlaggningstillgangar-/ Handledning – Transfereringar. Att redovisa lämnade bidrag (ESV 2011:23) http://www.esv.se/PageFiles/3645/Transfereringar.pdf Högskoleförordningen (SFS 1993:100) Regeringskansliets rättsdatabaser: http://62.95.69.15/ Immateriella anläggningstillgångar. En handledning om redovisning av immateriella anläggningstillgångar vid statliga myndigheter (ESV 2002:3) http://www.esv.se/Verktyg-stod/Publikationer/2002/Immateriella-anlaggningstillgangar/ Uppdaterad 2015-07-27 Sida 129 EA-HANDBOK Kapitalförsörjningsförordningen (SFS 2006:999) Regeringskansliets rättsdatabaser: http://62.95.69.15/ Momsbroschyren. Skatteverket (SKV 552, utgåva 19) http://www.skatteverket.se/foretagorganisationer/blanketterbroschyrer/broschyrer/info/552.4.39f 16f103821c58f680007909.html Momshandboken. Reglerna 2010/2011 (Tholin & Larsson 2010) www.tholin.se Moms vid utrikeshandel. Skatteverket (SKV 560 utgåva 3) http://www.skatteverket.se/download/18.1a098b721295c544e1f800015173/56003.pdf Om mutor och jäv – en vägledning för offentligt anställda (2006-06-02) www.regeringen.se Sponsring som finansieringskälla. En vägledning för statliga myndigheter (ESV 2002:15) http://www.esv.se/Verktyg--stod/Publikationer/2002/Sponsring-som-finansieringskalla/ Statistisk analys 2009-05-26, Högskoleverket 2009/5 http://www.hsv.se/download/18.1dbd1f9a120d72e05717ffe3222/Statistisk+analys+2009_5.pdf Uppdaterad 2015-07-27 Sida 130 EA-HANDBOK BILAGA 1 - UPPSTÄLLNINGSFORMER FÖR RESULTATRÄKNING Nedan återfinns resultaträkningen som avser åren 2011 samt 2010 angiven i tusentals kronor för KI. Till vissa rubriker finns en ”not”. En not är en hänvisning, som placerats i slutet av årsredovisningen, och som ger ytterligare information om posten. Utfall Utfall 2011-01-01 2010-01-01 2011-12-31 2010-12-31 2 435 581 2 335 458 771 283 780 648 2 098 274 2 107 775 65 662 29 175 5 370 799 5 253 056 -2 783 693 -2 605 695 Verksamhetens intäkter Intäkter av anslag (not 1) Intäkter av avgifter och andra ersättningar (not 2) Intäkter av bidrag (not 3) Finansiella intäkter (not 4) Summa intäkter Verksamhetens kostnader Kostnader för personal (not 5) Kostnader för lokaler (not 6) -585 653 -564 529 Övriga driftkostnader (not 7) -1 644 846 -1 658 896 Finansiella kostnader (not 8) -28 665 -7 617 -175 106 -157 502 Summa kostnader -5 217 964 -4 994 240 Verksamhetsutfall 152 835 258 816 -8 525 -4 304 2 067 -1 871 1 882 -1 881 196 -1 20 565 10 449 29 577 20 851 82 928 35 480 -133 071 0 -66 781 0 144 506 254 513 Avskrivningar och nedskrivningar (not 12-14) Resultat från andelar i dotterföretag och intresseföretag Uppbördsverksamhet (not 9) Intäkter av avgifter m m samt andra intäkter som inte disponeras av myndigheten Medel som tillförts statsbudgeten från uppbördsverksamhet Saldo Transfereringar (not 10) Medel som erhållits från statsbudgeten för finansiering av bidrag Medel som erhållits från myndigheter för finansiering av bidrag Övriga erhållna medel för finansiering av bidrag Lämnade bidrag Saldo ÅRETS KAPITALFÖRÄNDRING (NOT 11) 96 96 Statliga universitet och högskolor ska balansera räkenskapsårets resultat i ny räkning. Om det ackumulerade överskottet i verksamheten överstiger tio procent av verksamhetens totala kostnader ska förklaring lämnas över hur överskottet ska användas och hur det uppstått. På samma sätt ska ett underskott i verksamheten för budgetåret enligt resultaträkningen förklaras och kommenteras, såväl hur det har uppstått som hur det ska täckas. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 131 EA-HANDBOK BILAGA 2 - UPPSTÄLLNINGSFORMER FÖR BALANSRÄKNING Nedan återfinns balansräkningen som avser åren 2011 samt 2010 angiven i tusentals kronor för KI. TILLGÅNGAR 2011-12-31 2010-12-31 Balanserade utgifter för utveckling 4 457 5 167 Rättigheter och andra immateriella anl.tillg. 4 085 3 898 8 543 9 065 Immateriella anläggningstillgångar (not 12) Summa immateriella anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar Förbättringsutgifter på annans fastighet (not 13) 61 073 71 438 605 589 593 315 Pågående nyanläggningar (not 15) 31 438 19 557 Summa materiella anläggningstillgångar 698 101 684 310 Andelar i dotterföretag och intresseföretag (not 16) 102 443 129 300 Andra långsiktiga värdepappersinnehav (not 17) 244 959 258 808 347 403 388 109 121 845 136 862 80 074 82 945 772 25 646 202 691 245 454 Förutbetalda kostnader (not 20) 128 600 115 672 Upplupna bidragsintäkter (not 21) 204 561 215 211 Övriga upplupna intäkter (not 22) 14 787 7 927 347 948 338 810 -90 435 -72 121 -90 435 -72 121 3 191 142 2 941 510 193 232 122 780 Summa kassa och bank 3 384 374 3 064 291 SUMMA TILLGÅNGAR 4 898 625 4 657 917 2011-12-31 2010-12-31 Maskiner, inventarier, installationer m.m. (not 14) Finansiella anläggningstillgångar Summa finansiella anläggningstillgångar Fordringar Kundfordringar Fordringar hos andra myndigheter (not 18) Övriga fordringar (not 19) Summa fordringar Periodavgränsningsposter Summa periodavgränsningsposter Avräkning med statsverket Avräkning med statsverket (not 23) Summa avräkning med statsverket Kassa och bank Behållning räntekonto i Riksgäldskontoret (not 24) Kassa, postgiro och bank KAPITAL OCH SKULDER Uppdaterad 2015-07-27 Sida 132 EA-HANDBOK Myndighetskapital (not 11+25) Statskapital 5 238 5 238 96 969 128 604 Balanserad kapitalförändring 949 303 690 486 Kapitalförändring enligt resultaträkningen 144 506 254 513 1 196 016 1 078 841 förpliktelser (not 26) 11 548 14 694 Övriga avsättningar (not 27) 38 013 34 544 49 561 49 238 400 245 376 343 95 777 104 699 Leverantörsskulder 192 978 192 867 Övriga skulder 177 032 119 852 Summa skulder m m 866 032 763 846 Resultatandelar i dotterföretag och intresseföretag Summa myndighetskapital Avsättningar Avsättningar för pensioner och liknande Summa avsättningar Skulder m m Lån i Riksgäldskontoret (not 28) Skulder till andra myndigheter Periodavgränsningsposter Upplupna kostnader (not 29) 139 522 140 971 Oförbrukade bidrag (not 30) 2 276 622 2 224 390 370 871 370 716 Summa periodavgränsningsposter 2 787 016 2 736 077 SUMMA KAPITAL OCH SKULDER 4 898 625 4 657 917 Inga Inga Övriga förutbetalda intäkter (not 31 Ansvarsförbindelser97 97 Enligt ESV är en ansvarsförbindelse en ”förpliktelse som inte redovisas som skuld eller avsättning på grund av att det inte är troligt att den kommer att behöva infrias, eller på grund av att dess storlek inte kan beräknas med tillräcklig tillförlitlighet”. De största ansvarsförbindelserna som finns inom staten är garantiåtaganden t ex att överta en låntagares skyldigheter gentemot en långivare . Uppdaterad 2015-07-27 Sida 133 EA-HANDBOK BILAGA 4 - OLIKA TYPER AV BETALKORT OCH VILLKOR Typ av betalkort Villkor 1. Företagskort/Inköpskort Ska användas i begränsad omfattning, normalt endast ett kort per institution. Universitetsdirektören beslutar om dessa kort. Kortföretaget fakturerar KI på institutionsadress. Kortet ska förvaras vid institutionen på betryggande sätt och får endast användas i tjänsten. Information om ramavtal, se KIs intranät. Kortinnehavaren är personligt ansvarig för gjorda beställningar och inköp. Vid personlig användning dras kortet in. Samtliga betalningar ska kunna verifieras på sådant sätt att det klart framgår att det rör sig om en kostnad i tjänsten i enlighet med KIs regler. Se vidare representationsreglerna och resereglementet på intranätet under Regler och riktlinjer. 2. Betalkort med personligt betalningsansvar Personligt betalningsansvar innebär att kortinnehavaren har det fulla betalningsansvaret för alla debiteringar som uppkommer genom användandet av kortet liksom för eventuella andra avgifter. Kortinnehavaren ska följa avtalade villkor och kontobestämmelser samt KIs egna bestämmelser. Fakturan adresseras till kortinnehavarens bostadsadress och regleras direkt mellan innehavaren och kortföretaget. Kortinnehavaren redovisar sina kostnader kopplade till KI som utläggsersättningar. Samtliga ersättningsanspråk ska kunna verifieras på sådant sätt att det klart framgår, att det rör sig om en kostnad i tjänsten i enlighet med KIs regler. Originalkvitton med angivande av moms ska bifogas. För det fall det rör sig om utländska transaktioner bör även kopia av kortföretagets faktura bifogas för information om använd valutakurs. Yrkande om ersättning för betalkortsköp bör göras löpande och i nära anslutning till varje ekonomisk händelse och inom räkenskapsåret. Kortet får användas även för privata inköp. Då anställning upphör ska kortet, utan särskild tillsägelse, klippas och sändas in till respektive institution som vidarebefordrar kortet till kortföretaget för avslut. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 134 EA-HANDBOK Ansökan om företagskort/betalkort med personligt betalningsansvar Prefekt eller Administrativ chef på delegation, beslutar om dessa kort. Beslut om val av upphandlad leverantör fattas på avdelningen eller institutionen, ansökningsblanketten fylls i och skickas till leverantören via Prefekt eller Administrativ chef. Kopior av ansökan förvaras på avdelningen eller institutionen. En sökväg är via internwebben: Ekonomi/Inköp och Upphandling/Ramavtal/Avtalsdatabas. Vid sökord anges ”betalkort” eller leverantörens namn. Under leverantörsnamnet finns olika dokument inklusive avsnittet Avropsavtal samt Myndighetsavtal med tillhörande ansökningsblankett. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 135 EA-HANDBOK BILAGA 5 - MOMSREGISTRERINGSNUMMER (VAT- NUMMER) I EU-LÄNDERNA a) Medlemsland Momsregistreringsnummer med landskod Belgien BE 9999999999 10 siffror Bulgarien BG 9999999999 9 - 10 siffror Cypern CY 99999999X 8 siffror + 1 bokstav Danmark DK 99999999 8 siffror Estland EE 999999999 9 siffror Finland FI 99999999 8 siffror Frankrike FR 99999999999 11 siffror Grekland EL 999999999 9 siffror Irland IE 9X99999X 8 tecken Italien IT 99999999999 11 siffror Lettland LV 99999999999 11 siffror Litauen LT 999999999999 9 eller 12 siffror Luxemburg LU 99999999 8 siffror Malta MT 99999999 8 siffror Nederländerna NL 999999999B99 Polen PL 9999999999 12 tecken f) 10 siffror Portugal PT 999999999 9 siffror Rumänien RO 9999999999 2 - 10 siffror Slovakien SK 9999999999 9 eller10 siffror Slovenien SI 99999999 8 siffror Spanien ES X9999999X 9 tecken Storbritannien GB 999999999 9 siffror GB 999999999999 12 siffror i) GB GD999 5 tecken j) GB HA999 5 tecken k) Sverige SE 999999999999 12 siffror l) Tjeckien CZ 9999999999 Tyskland DE 999999999 8 - 10 siffror m) 9 siffror Ungern HU 99999999 8 siffror Österrike AT U99999999 9 tecken Förklaringar 9 = tecknet ska vara en siffra X = tecknet ska vara en siffra eller bokstav Uppdaterad 2015-07-27 Antal tecken utöver landskoden b) c) d) e) g) h) n) Förklaringar a-n: se nästa sida Sida 136 EA-HANDBOK Förklaringar a) – n): a) Här mellanrum efter landskoden av tydlighetsskäl b) Fyll ut äldre niosiffriga nummer med en inledande nolla c) Det första eller det andra tecknet efter landskoden kan undantagsvis istället vara en bokstav (inte I eller O) d) Landskoden är inte enligt ISO 3166. Grekiska momsregistreringsnummer visas bara som godkända om företaget särskilt anmält till landets skattemyndighet att det handlar med andra EG-länder e) Andra tecknet efter landskoden är en siffra eller en bokstav, det sista tecknet är alltid en bokstav. (OBS! skillnaden mellan 1 och I samt mellan 0 och O) f) Polska momsregistreringsnummer visas bara som godkända om företaget särskilt anmält till landets skattemyndighet att det handlar med andra EG-länder g) Nummer kortare än tio siffror ska inte fyllas ut med inledande nollor h) Det första tecknet efter landskoden eller i vissa fall det sista tecknet eller båda dessa tecken är en bokstav. Spanska momsregistreringsnummer visas bara som godkända om företaget särskilt anmält till landets skattemyndighet att det handlar med andra EGländer i) Avser företag som har separata momsregistreringar för olika verksamhetsgrenar j) Avser myndigheter (Governmental Departments) k) Avser "health care institutions", numera normalt utbytta mot 9-siffriga nummer som inleds med siffrorna 654 l) De två sista siffrorna är alltid 01 m) Särskilt registreringsnummer för EG-handel Identifikationsnummer" ("USt-IdNr.") n) Första tecknet efter landskoden är alltid bokstaven U. Betecknas "UID-Nr." Uppdaterad 2015-07-27 som betecknas "Umsatzsteuer- Sida 137 EA-HANDBOK BILAGA 6 - EUROPEISKA GEMENSKAPENS MERVÄRDESSKATTEOMRÅDE Medlemsland Landkod Benämning Belgien Bulgarien Cypern Danmark Estland Finland Frankrike BE BG CY DK EE FI FR Grekland Irland Italien GR IE IT FPA VAT IVA Lettland Litauen Luxemburg Malta Nederländerna Polen Portugal Rumänien Slovakien Slovenien Spanien LV LT LU MT NL PL PT FO SK SI ES LSL LTL TVA MTL BTW PLN IVA TVA SKK SIT IVA Storbritannien GB VAT Sverige Tjeckien Tyskland SE CZ DE MOMS CZK Mwst Ungern Österrike HU AT HUF Mwst Medtag/undantag: Vissa områden inom EU har dock undantagits från de gemensamma reglerna. Skatt/moms BTW CYP MOMS EEK ALV TVA Undantag: Den norra turkiska delen av Cypern Undantag: Åland Medtag: Monaco Undantag: De franska utomeuropeiska departementen (Franska Guyana, Guadeloupe, Martinique och Réunion) Undantag: Agion Oros Undantag: Livigno, Campione d´Italia och de italienska delarna av Luganosjön Medtag: Azorerna och Madeira Medtag: Balearerna (Mallorca, Ibiza, Menorca och Formentera) Undantag: Ceuta, Melilla och Kanarieöarna (Gran Canaria, Tenerife, Fuerteventura, Lanzarote, La Palma, La Gomera och El Hierro). Medtag: Isle of Man Undantag: Kanalöarna (Jersey, Guernsey, Aldernay, Sark och Herm). Undantag: Ön Helgoland och området Busingen am Hochrhein I EU:s mervärdesskatteområde ingår inte: Färöarna och Grönland Andorra San Marino Vatikanstaten Aruba och Nederländska Antillerna (Bonarire, Curacao, Saba, Sint-Eustatius och Sint-Maarten) De franska utomeuropeiska territorierna Uppdaterad 2015-07-27 Sida 138
© Copyright 2024